Martonomily – A Business Practitioner and Law's Lecturer

Manajemen Perkantoran

Erika Revida, Rahman Tanjung, Diana Purnama Sari Hengki Mangiring Parulian Simarmata, Dewi Suryani Purba

Dyah Gandasari, Bonaraja Purba,Sukarman Purba David Tjahjana, Martono Anggusti, Diena Dwidienawati Tjiptadi

Penerbit Yayasan Kita Menulis

Manajemen Perkantoran Copyright © Yayasan Kita Menulis, 2021

Penulis:

Erika Revida, Rahman Tanjung, Diana Purnama Sari Hengki Mangiring Parulian Simarmata, Dewi Suryani Purba

Dyah Gandasari, Bonaraja Purba, Sukarman Purba David Tjahjana, Martono Anggusti, Diena Dwidienawati Tjiptadi

Editor: Ronal Watrianthos & Janner Simarmata

Desain Sampul: Tim Kreatif Kita Menulis Sampul: pexels.com

Penerbit

Yayasan Kita Menulis Web: kitamenulis.id

e-mail: [email protected] WA: 0821-6453-7176

Anggota IKAPI: 044/SUT/2021

Katalog Dalam Terbitan Hak cipta dilindungi undang-undang

Dilarang memperbanyak maupun mengedarkan buku tanpa Izin tertulis dari penerbit maupun penulis

Erika Revida, dkk. Manajemen Perkantoran Yayasan Kita Menulis, 2021 xii; 162 hlm; 16 x 23 cm ISBN: 978-623-6840-83-2 Cetakan 1, Februari 2021

I. Manajemen Perkantoran II. Yayasan Kita Menulis

Kata Pengantar Segala puji dan syukur diucapkan kehadirat Tuhan Yang Mahaesa, atas berkat dan hidayahNya buku yang berjudul Manajemen Perkantoran dapat diselesaikan tepat pada waktunya. Buku ini disusun untuk menambah referensi tentang hakIkat Manajemen Perkantoran dan manfaatnya bagi kantor dalam rangka mencapai tujuannya yaitu menyediakan data dan informasi yang akurat, cepat, tepat, akuntabel dan terpercaya, sehingga ketika data dan informasi dibutuhkan, maka kantor akan segera dapat menyediakannya dengan baik. Buku ini dapat digunakan para mahasiswa yang mengambil mata kuliah Manajemen Perkantoran. Bagi para praktisi yaitu aparatur pemeritah dan swasta, buku ini dapat menjadi pedoman dalam menjalankan Manajemen Perkantoran dengan baik. Adapun susunan nuku ini terdiri dari pembahasan tentang: Bab.1. Konsep Dasar Manajemen Perkantoran Bab.2. Kegiatan dan Aspek Manajemen Perkantoran Bab.3. Peranan dan Kewajiban Manajer Kantor Bab.4. Organisasi Kantor Bab.5. Tata Ruang Kantor Bab.6. Korespondensi dalam Manajemen Perkantoran Bab.7. Penataan Arsip Bab.8. Penataan Perlengkapan Kantor Bab.9. Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Manajemen Kantor Bab.10. Efisiensi Pekerjaan Kantor Bab.11. Keselamatan dan Kesehatan Kerja

vi Manajemen Perkantoran

Semoga buku ini dapat menambah wawasan dan pengetahuan tentang Manajemen Perkantoran. Segala masukan dan kritik yang membangun akan dapat menyempurnakan buku ini. Terima kasih diucapkan atas kerja sama semua penulis buku dan penerbit.

Medan, Februari 2021 Penulis.

Daftar Isi Kata Pengantar ................................................................................................... v Daftar Isi ............................................................................................................. vii Daftar Gambar .................................................................................................. xi Bab 1 Konsep Dasar Manajemen Perkantoran 1.1 Pendahuluan ................................................................................................. 1 1.2 Pengertian Kantor ....................................................................................... 2 1.3 Pekerjaan Kantor ......................................................................................... 3 1.4. Pengertian Manajemen Perkantoran ......................................................... 4 1.5 Prinsip-prinsip Manajemen Perkantoran ................................................... 7 1.6 Fungsi-fungsi Manajemen Perkantoran ..................................................... 11 Bab 2 Kegiatan dan Aspek Manajemen Perkantoran 2.1 Pendahuluan ................................................................................................. 17 2.2 Kegiatan Manajemen Perkantoran ............................................................. 18 2.3 Aspek Manajemen Perkantoran ................................................................. 23

2.3.1 Sumber Daya Kantor ......................................................................... 24 2.3.2 Pekerjaan Kantor ................................................................................ 26 2.3.3 Tata Letak/Tata Ruang (Layout) Kantor .......................................... 28

Bab 3 Peranan dan Kewajiban Manajer Kantor 3.1 Peranan Manajer Kantor ............................................................................. 29 3.2 Tingkatan Manajer ...................................................................................... 30 3.3 Fungsi Manajer ............................................................................................ 31 3.4 Peran Manajer .............................................................................................. 33

3.4.1 Kewajiban Manajer Kantor ............................................................... 39 Bab 4 Organisasi Kantor 4.1 Pendahuluan ................................................................................................. 41 4.2 Pengertian Organisasi Kantor ..................................................................... 42

viii Manajemen Perkantoran

4.3 Model Organisasi Kantor ............................................................................ 44 4.4 Prinsip Organisasi Perkantoran .................................................................. 47 4.5 Struktur Organisasi Perkantoran ................................................................. 50 Bab 5 Tata Ruang Kantor 5.1 Pengertian Kantor ........................................................................................ 53 5.2 Pengertian Tata Ruang Kantor ................................................................... 54 5.3 Tujuan Tata Ruang Kantor ......................................................................... 55 5.4 Perancangan Tata Ruang Kantor ................................................................ 56 5.5 Asas-Asas Pokok dan Prinsip Tata Ruang Kantor .................................... 59 5.6 Jenis Tata Ruang Kantor ............................................................................. 61 5.7 Penyusunan Perabotan Kantor .................................................................... 62 5.8 Lingkungan Fisik Tata Ruang Kantor ....................................................... 65 Bab 6 Korespondensi Dalam Manajemen Perkantoran 6.1 Pendahuluan ................................................................................................. 69 6.2 Konsep Korespondensi ............................................................................... 69

6.2.1 Definisi dan Tujuan Korespondensi ................................................. 70 6.2.2 Fungsi dan Keunggulan Surat Menyurat ......................................... 71

6.3 Penggolongan dan Karakteristik Surat ....................................................... 72 6.4 Cara Menulis Surat Formal ......................................................................... 74 6.5 Cara Menulis Surel dan Memo ................................................................... 77 Bab 7 Penataan Arsip 7.1 Pendahuluan ................................................................................................. 79 7.2 Pengertian Arsip .......................................................................................... 83 7.3 Jenis-jenis Arsip ........................................................................................... 85 7.4 Sistem Penataan Arsip ................................................................................. 87

7.4.1 Jadwal Retensi Arsip ......................................................................... 90 7.4.2 Pemeliharan dan Pengamanan Arsip ............................................... 90 7.4.3 Pemindahan dan Pemusnahan Arsip ................................................ 91

Bab 8 Penataan Perlengkapan Kantor 8.1 Pendahuluan ................................................................................................. 93 8.2 Pengertian Perlengkapan Kantor ............................................................... 94 8.3 Fungsi Perlengkapan Kantor ...................................................................... 96 8.4 Jenis-jenis Perlengkapan Kantor ................................................................ 97 8.5 Pemeliharaan Perlengkapan Kantor ........................................................... 101 8.6 Penataan Perlengkapan Kantor ................................................................... 101

Daftar Isi ix

8.7 Tujuan Penataan Perlengkapan Kantor ..................................................... 103 8.8 Manfaat Penataan Perlengkapan Kantor .................................................... 103 8.9 Prinsip-prinsip dalam Penataan Ruang dan Perlengkapan Kantor .......... 105 Bab 9 Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Manajemen Kantor 9.1 Pendahuluan ................................................................................................. 107 9.2 Internet dan Email. ...................................................................................... 108 9.3 Digital Scanner ............................................................................................ 108 9.4 Internet of Things (IOT) .............................................................................. 109 9.5 Digital Private Branch Exchange ............................................................... 110 9.6 Penyimpanan Data Pada Cloud Computing ............................................. 111 9.7 Digital Work-Flow (Digital SOP/Business Process) ................................ 111 9.8 Digital Security ............................................................................................ 112 9.9 Digital Whiteboard/ Smartboard ............................................................... 113 9.10 Quick Response Code ............................................................................... 113 9.11 Sistem Aplikasi Enterprise System (ES) ................................................. 114 9.12 Aplikasi Pengolah Data dan Kata ........................................................... 115 9.13 Software as a Service (SaaS) .................................................................... 115 9.14 Video Conference ..................................................................................... 116 9.15 Dashboards Reporting System ................................................................. 117 Bab 10 Efisiensi Pekerjaan Kantor 10.1 Pendahuluan ............................................................................................... 119 10.2 Pengertian Manajemen dan Pengembangan Manajemen ...................... 121 10.3 Pengertian Efisiensi ................................................................................... 122 10.4 Keberlanjutan Pekerjaan Kantor .............................................................. 124

10.4.1 Sasaran Perusahaan ........................................................................ 126 10.4.2 Menata Ulang Proses perkantoran Eksisting ................................ 126 10.4.3 Sistem Tata Kerja Perkantoran ...................................................... 127 10.4.4 Analisis Jabatan dan Uraian Jabatan ............................................. 128 10.4.5 Standar Piramida Dokumen Sistem Tata Kerja Perkantoran yang

Efisien dan Efektif ......................................................................... 130 10.4.6 Perilaku Dalam membangun Efektivitas dan Efisiensi ............... 132

10.5 Menentukan Kebutuhan Sumber Daya Manusia .................................... 134 10.6 Paradigma Manajemen Kualitas ............................................................. 136 10.7 Meningkatkan Kesejahteraan dengan Efisiensi – Efektif ....................... 137

x Manajemen Perkantoran

Bab 11 Keselamatan dan Kesehatan Kerja 11.1 Pendahuluan ............................................................................................... 139 11.2 Pengertian Keselamatan dan Kesehatan Kerja ........................................ 140 11.3 Mengapa Keselamatan dan Kesehatan Kerja? ........................................ 141 11.4 Aturan Keselamatan dan Kesehatan Kerja .............................................. 141 11.5 Peranan Perusahaan dan Karyawan dalam Keselamatan dan Kesehatan

Kerja ........................................................................................................... 143 11.6. Hal-hal yang Menyebabkan Kecelakaan ................................................ 145 11.7 Bagaimana Mencegah Kecelakaan di Tempat Kerja ............................. 147 Daftar Pustaka .................................................................................................... 149 Biodata Penulis .................................................................................................. 157

Daftar Gambar Gambar 3.1: Piramida Manajemen ................................................................. 30 Gambar 3.2: Fungsi Manajemen ..................................................................... 33 Gambar 5.1: Tata ruang kantor ....................................................................... 58 Gambar 10.1: Piramida Dokumen Sistem Tata Kerja Sesuai Standar ISO .. 130 Gambar 11.1: Poster Keselamatan dan Kesehatan di Tempat Kerja ............ 142

xii Manajemen Perkantoran

Bab 1

Konsep Dasar Manajemen Perkantoran

1.1 Pendahuluan Setiap organisasi besar atau kecil di manapun berada pada umumnya memiliki kantor. Kantor adalah tempat kegiatan kerja sama yang dilakukan oleh sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Untuk mencapai tujuan kantor dengan baik, efisien dan efektif, maka kantor perlu dikelola atau di manage dengan baik melalui manajemen perkantoran. Tujuan dari manajemen perkantoran antara lain dapat memberikan data dan informasi yang akurat kepada setiap orang, unit organisasi maupun customer (pelanggan) serta masyarakat yang membutuhkannya. Selain itu, kantor harus dapat memberikan pelayanan yang terbaik dan berkualitas kepada yang orang atau satuan organisasi yang membutuhkan pelayanan kantor.

Pada umumnya, tugas kantor adalah memberikan data dan informasi yang berkualitas. Oleh karena itu, setiap saat dibutuhkan, maka kantor harus bisa memberikan data dan informasi yang akurat, cepat, tepat, akuntabel dan terpercaya. Dalam praktiknya, aktivitas kantor dari hari ke hari selalu mengalami perubahan yang signifikan seiring dengan perubahan akan kebutuhan data dan informasi yang lebih baik, kebutuhan konsumen,

2 Manajemen Perkantoran

masyarakat atau pelanggan yang berkembang maupun permintaan pasar yang fluktuatif. Oleh karena itu, kantor harus dapat membenahi dirinya agar dapat memenuhi kebutuhan data dan informasi yang berkualitas. Untuk itu sangat diperlukan penataan atau manajemen kantor yang baik.

Manajemen kantor haruslah dapat mengikuti perkembangan zaman khususnya perkembangan teknologi informasi yang semakin canggih dan relevan. Dukungan teknologi dan informasi yang semakin canggih dan relevan akan menghasilkan pelayanan dan data serta informasi yang cepat, tepat dan transparan, akuntabel serta terpercaya.

1.2 Pengertian Kantor Kantor adalah tempat dilakukannya pekerjaan kantor. Istilah kantor berasal dari bahasa Belanda yaitu ”kantoor” yaitu sebutan tempat yang digunakan untuk perniagaan atau perusahaan yang dijalankan secara rutin. Kantor bisa hanya berupa suatu kamar atau ruangan kecil maupun bangunan bertingkat tinggi (Long, 2004).

Beberapa pengertian kantor diajukan oleh beberapa ahli manajemen kantor sebagai berikut:

1. Nuraida (2008) membatasi pengertian kantor yaitu tempat diselenggarakannya kegiatan tata usaha di mana terdapat ketergantungan sistem antara orang, teknologi dan prosedur untuk menangani data dan informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai menyalurkannya.

2. Moekijat (2008) mendefinisikan kantor yaitu setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha (pekerjaan kantor, pekerjaan tulis menulis), dengan nama apapun juga tempat tersebut mungkin diberikan.

3. Maryati (2008) mengartikan kantor sebagai unit organisasi yang terdiri atas tempat, staf personel dan ketatausahaan guna membantu pimpinan.

4. Sedarmayanti (2001) menyatakan pengertian kantor atas dua hal yaitu:

Bab 1 Konsep Dasar Manajemen Perkantoran 3

a. Tempat dilaksanakannya kegiatan menangani informasi b. Proses menangani informasi, mulai dari menerima,

mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai menyalurkan/ mendistribusikan informasi.

5. Sayuti (2013) memberi arti kantor sebagai tempat karyawan melakukan aktivitas kerjanya: tempat proses penanganan informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan sampai menyalurkan informasi dalam rangka mendukung tercapainya tujuan organisasi.

Dari beberapa pendapat di atas, maka dapat dinyatakan bahwa kantor adalah setiap tempat yang digunakan untuk melaksanakan pekerjaan kantor atau kegiatan tata usaha seperti menghimpun, mencatat, penggandaan, pengiriman, dan penyimpanan surat surat.

1.3 Pekerjaan Kantor Menurut Mills (1991), pekerjaan atau fungsi kantor yaitu: a. Menerima Informasi (to receive information, b. Merekam/menyimpan data-data serta informasi (to record information), c. Mengatur informasi (to arrange information), d. Memberi Informasi (to give information), dan e. Melindungi Aset (to safeguard assets). Gie (2009) menyatakan bahwa pekerjaan kantor maupun fungsi kantor adalah aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan (information) yang diperlukan dalam organisasi.

Selanjutnya, menurut Umam (2014), kegiatan utama manajer dan staf kantor adalah:

1. Kegiatan komunikasi. Setiap kantor merupakan pusat komunikasi. Kantor merupakan tempat yang menerima perintah, informasi dan laporan dari kantor-kantor lain.

2. Kegiatan kalkulasi. Kalkulasi adalah penghitungan biaya. Alat yang digunakan untuk kalkulasi sangat banyak, mulai mesin hitung sederhana hingga komputer yang canggih.


3. Pengelolaan warkat. Warkat adalah surat, isi surat, atau lembar surat yang dapat dilipat seperti surat tertutup. Warkat dibutuhkan untuk membuktikan kontrak-kontrak yang telah dibuat atau janji-janji yang telah dipenuhi.

4. Penyusunan laporan. Dasar kegiatan pengawasan adalah pelaporan. Laporan diperlukan sebagai prosedur rutin dari departemen-departemen ke kepala kantor. Laporan itu dipertimbangkan dan dianalisis untuk mengetahui beberapa masalah yang dihadapi perusahaan dan cara penanganannya.

5. Kegiatan yang mengikuti prosedur lain. Banyak kegiatan rutin yang harus dilaksanakan secara teratur apabila kantor ini ingin berfungsi dengan tepat. Pada tingkatan terendah, hal ini mungkin meliputi penggantian “kartu putar” yang perlu disiapkan untuk setiap minggunya atau pengumpulan surat-surat dari berbagai departemen. Pada tingkatan tinggi, kegiatan seperti memeriksa kemajuan karyawan, prosedur pemeliharaan terhadap pabrik dan mesin merupakan tugas rutin administrasi kantor.

Dengan demikian dapat dinyatakan bahwa yang dimaksud dengan pekerjaan kantor pada umumnya sama dengan pekerjaan tata usaha yaitu mulai dari menerima surat, mengolah surat, menggandakan dan mengirim surat dan menyimpan surat (arsip) dalam rangka mencapai tujuan kantor yaitu memberikan pelayanan data dan informasi yang berkualitas.

1.4. Pengertian Manajemen Perkantoran Manajemen adalah proses untuk mencapai sesuatu melalui kegiatan orang lain. Kristiawan, Savitri dan Lestari (2017) menyebutkan pengertian sebagai ilmu dan seni dalam mengatur, mengendalikan, mengkomunikasikan dan memanfaatkan semua sumber daya yang ada dalam organisasi dengan memanfaatkan fungsi-fungsi manajemen (Planning, Organizing, Actuating, Controlling) agar organisasi dapat mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Daryanto, dkk (2013) menyatakan pengertian manajemen yaitu bagaimana cara manajer (orangnya) mengatur, membimbing dan memimpin semua orang


yang menjadi pembantunya agar usaha yang sedang digarap dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Manajemen adalah perencanaan, pengorganisasian dan penggerakan serta pengawasan terhadap aktivitas dan proses kerja sama dengan mengerahkan segala sumber daya untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Manajemen perkantoran adalah proses mencapai hasil pekerjaan kantor melalui kegiatan orang lain untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Untuk lebih jelasnya pengertian manajemen perkantoran diuraikan sebagai berikut:

1. Mills (1991) mendefinisikan manajemen perkantoran sebagai seni membimbing personel kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuan yang ditetapkan.

2. Moekijat (2008) menyatakan bahwa manajemen perkantoran itu sebagai penerapan fungsi-fungsi manajemen pada kantor, yakni perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan kantor, agar tujuan kantor tersebut dapat tercapai dan pegawai-pegawai merasa puas.

3. Gie (2009) memberikan batasan manajemen perkantoran adalah rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol sampai menyelenggarakan kegiatan pekerjaan kantor).

4. Maryati (2008) memberi arti manajemen perkantoran yaitu penerapan fungsi-fungsi manajemen pada sarana dan daya kantor untuk mencapai tujuan dan sasaran yang ditetapkan dengan cara memberdayakan pegawai dengan sebaik-baiknya, menggunakan mesin dan perlengkapan dengan tepat, menggunakan metode yang paling baik dan memberikan lingkungan yang kondusif.

5. Garnida dan Priansa (2013) mengartikan manajemen kantor sebagai cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkaitan dengan pekerjaan perkantoran secara efektivitas dan efisien.


Dengan demikian dapat dirumuskan yang dimaksud dengan manajemen kantor adalah mengelola dan mengatur semua pekerjaan kantor mulai dari merencanakan (planning), mengorganisasikan (organizing), menggerakkan (actuating), dan mengawasi (controlling) untuk mencapai tujuan kantor yaitu memberikan data dan informasi yang akurat, cepat, tepat, akuntabel dan terpercaya kepada setiap orang maupun unit organisasi yang membutuhkannya.

Menurut Maryati (2008) bahwa kegiatan manajemen perkantoran meliputi hal-hal sebagai berikut:

1. Menyediakan organisasi kantor yang efektif, agar tercapai efisiensi perusahaan.

2. Menyediakan informasi yang tepat, agar dalam pengambilan keputusan pihak manajerial dapat menetapkan strategi tepat, sehingga jalannya roda organisasi mampu menggelinding ke depan dengan cepat.

3. Mengusahakan fasilitas pelayanan dan komunikasi agar tercipta kinerja yang prima di dalam perusahaan.

4. Menentukan luasnya otomatisasi kantor yang dipergunakan agar tidak terjadi pemborosan yang berlebihan karena ketidaktepatan dalam strategi otomatisasi peralatan kantor.

5. Mengelola lingkungan fisik agar tercipta kenyamanan kerja sehingga karyawan lebih produktif dalam bekerja.

6. Menganalisis dan memperbaiki metode serta prosedur kerja untuk mencari yang terbaik sebelum dijadikan standar kerja.

7. Membuat standar kerja yang akan digunakan untuk evaluasi kinerja pekerjaan kantor.

8. Mengarahkan pegawai-pegawai kantor untuk bekerja dengan optimal.


1.5 Prinsip-prinsip Manajemen Perkantoran Prinsip adalah segala sesuatu yang dijadikan dasar dan pedoman dalam bertindak dan berperilaku oleh seseorang maupun unit organisasi dalam suatu organisasi. Prinsip manajemen perkantoran adalah segala sesuatu yang menjadi dasar dan pedoman bagi setiap karyawan dan unit organisasi kantor dalam melakukan pekerjaan kantor untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Pada dasarnya prinsip-prinsip manajemen perkantoran hampir sama dengan prinsip-prinsip manajemen pada umumnya. Menurut Fayol (2016) ada 14 (empat belas) prinsip-prinsip manajemen yaitu: a) pembagian kerja (division of work), b) keseimbangan wewenang dan tanggung jawab (authority and responsibility) c) disiplin (discipline), d) kesatuan komando (unity of command), e) kesatuan arah (unity of direction), f) mengutamakan kepentingan organisasi di atas kepentingan individu (subordination of individual interest to the general interest), g) kompensasi yang adil (remuneration), h) sentralisasi (centralization), i) rantai scalar (scalar chain), j) tata tertib (order), k) keadilan (equity), l) stabilitas kondisi karyawan (stability tenure of personnel), m) inisiatif (initiative), n) semangat kesatuan (esprits de corps).

Komaruddin (1981), menyatakan bahwa prinsip-prinsip manajemen perkantoran adalah sebagai berikut:

1. Manajer kantor itu adalah seorang eksekutif yang harus membuat rencana, menyusun organisasi, dan melakukan pengawasan terhadap sebagian besar pekerjaan kantor yang harus dilaksanakan tugas mereka.

2. Tata ruang kantor harus direncanakan dengan ilmiah untuk menghindari gerakan yang tidak perlu (mubazir), keterlambatan, dan kesukaran untuk menggapai pekerjaan atau bahan-bahan.

3. Mesin-mesin dan perlengkapan-perlengkapan yang otomatis hendaknya dipergunakan apabila hasilnya ekonomis.

4. Kajian gerakan dan waktu (time and motion study), penyederhanaan kerja dan pengukuran kerja hendaknya diterapkan dalam pekerjaan kantor.


5. Sistem dan prosedur kantor harus dengan terus menerus diupayakan agar menjadi lebih efisien dan mengurangi biaya.

6. Sistem manajemen arsip/warkat yang diperbaiki harus dikembangkan sesuai dengan pengawasan formulir.

7. Hubungan kepegawaian yang lebih ilmiah harus dikembangkan melalui analisis pekerjaan, program diklat, nasihat kepegawaian, dan panduan perintah.

8. Standar kualitas dan kuantitas pekerjaan kantor harus digunakan dan dikembangkan.

9. Kesadaran kerja, bersamaan dengan konsep dasar manajemen ilmiah dalam pekerjaan kantor hendaknya dikembangkan baik pada jiwa penyelia maupun pada sikap pegawai.

Berdasarkan uraian di atas, maka dapat dinyatakan bahwa prinsip-prinsip manajemen perkantoran yang utama harus dijalankan berkaitan dengan pekerjaan kantor dalam rangka mencapai tujuan kantor yaitu:

Perumusan tujuan yang jelas

Tujuan manajemen kantor haruslah dirumuskan dengan jelas dengan melibatkan berbagai pihak termasuk pimpinan, karyawan dan yang berkepentingan. Tujuan manajemen kantor yang dirumuskan dengan jelas akan membangun komitmen untuk mewujudkannya dan sebaliknya, apabila pimpinan, karyawan dan yang berkepentingan tidak mengetahui dengan jelas tujuan manajemen kantor, maka akan sulit tercapai dengan efisien dan efektif. Oleh karena itu tujuan manajemen kantor yang jelas harus selalu melekat dalam diri pimpinan, karyawan dan yang berkepentingan, agar mereka selalu menyelesaikannya dengan tugas pokok dan fungsinya.

Pembagian kerja

Setiap pekerjaan harus dibagi habis untuk dilakukan oleh setiap orang dan unit organisasi yang ada dalam kantor. Dengan pembagian kerja yang jelas dan terukur maka setiap orang maupun unit organisasi dalam suatu kantor akan dapat melaksanakan tugas pokok dan fungsinya dengan baik. Pembagian kerja dalam kantor sangat penting, mengingat tidak ada manusia yang dapat mengerjakan semua pekerjaan dalam waktu yang sama. Hal ini disebabkan faktor keterbatasan manusia, baik terbatas di bidang ruang dan waktu, tenaga, pikiran. Pembagian kerja yang jelas akan melahirkan uraian pekerjaan (job


description) yang baik, sehingga semua orang maupun unit organisasi akan fokus pada penyelesaian pekerjaannya.

Wewenang dan tanggung jawab

Setiap melaksanakan pekerjaan kantor haruslah diiringi dengan wewenang. Wewenang adalah hak atau kekuasaan untuk melakukan pekerjaan dengan baik. Tanpa wewenang, maka setiap karyawan tidak dapat melakukan pekerjaannya. Dengan perkataan lain, pekerjaan yang diberikan harus diikuti dengan penyerahan wewenang, agar pegawai lebih leluasa dan berkreasi serta berinovasi dalam melakukan pekerjaan. Pekerjaan yang telah diberikan wewenang akan diikuti dengan tanggung jawab penuh serta akan bertanggung jawab terhadap pekerjaannya.

Koordinasi

Koordinasi adalah kegiataan menghubung-hubungkan antara pekerjaan atau orang yang satu dengan pekerjaan atau orang yang lain. Koordinasi akan berupaya untuk menyatupadukan pekerjaan atau orang yang satu dengan pekerjaan atau orang lain, sehingga akan menjamin kesatuan arah dan langkah. Tanpa koordinasi yang baik, maka setiap pekerjaan atau orang akan berjalan sendiri-sendiri dan merasa lepas atara satu dengan yang lainnya. Tentu ini akan sangat dihindari. Hal ini antara lain disebabkan bahwa kantor atau organisasi adalah satu kesatuan.

Kesatuan komando

Kesatuan komando sering juga disebut dengan kesatuan perintah. Satu orang karyawan hanya dapat menerima perintah dari satu orang atasan. Istilah ini sering juga disebut dengan “one man one boss, no man can serve two bosses“. Hal ini harus dipahami oleh setiap pimpinan. Hal ini dimaksudkan agar seorang karyawan tidak bingung jika menerima perintah dari dua pimpinan sekaligus apalagi perintah yang berbeda. Seorang bawahan hanya menerima perintah dari satu orang atasannya langsung menurut garis struktur organisasi.

Kesatuan arah

Kesatuan arah (unity of direction) berbeda dengan kesatuan perintah (unity of command). Kesatuan arah adalah adanya kesatuan dalam bertindak berkaitan dengan pekerjaannya antara satu orang atau unit organisasi dengan orang lain atau unit organisasi yang lain. Kesatuan arah dimaksudkan untuk mencegah setiap orang maupun unit organisasi berjalan sendiri-sendiri. Dengan kesatuan


arah, maka setiap orang maupun satuan organisasi mampu menyesuaikan tugas pekerjaannya dengan orang lain maupun unit organisasinya, sehingga ada kesatuan langkah untuk mencapai tujuan organisasi atau kantor.

Disiplin

Disiplin adalah ketaatan kepada peraturan, nilai-nilai, program yang telah ditetapkan maupun tugas pokok dan fungsi yang telah ditetapkan sebelumnya. Badudu dan Zein (2001) memberi arti disiplin yaitu taat, patuh, teratur dan tertib. Susanto (1989) mengartikan disiplin sebagai suatu sikap menghormati, menghargai, patuh dan taat terhadap peraturan-peraturan yang berlaku, lebih baik yang tertulis maupun tidak tertulis serta sanggup menjalankannya dan tidak mengelak untuk menerima sanksi-sanksinya apabila ia melanggar tugas dan wewenang yang diberikan kepadanya. Manajemen perkantoran sangat membutuhkan disiplin pegawai maupun unit organisasi dalam menjalankan masing-masing tugas pokok dan fungsinya.

Remunerasi yang wajar

Remunerasi adalah setiap kompensasi yang diterima pegawai atas kinerjanya. Remunerasi merupakan imbalan atau balas jasa yang diberikan kepada tenaga kerja atau pegawai sebagai akibat dari prestasi yang telah diberikannya. Surya (2004) menyatakan remunerasi memiliki makna seperti “sesuatu” yang diperoleh para pegawai sebagai imbalan dari kontribusi yang telah diberikan kepada organisasi tempat bekerja.

Selanjutnya, menurut Handoko (2011), tujuan dari pemberian remunerasi adalah:

1. Pemenuhan kebutuhan ekonomi pegawai menerima kompensasi berupa gaji, upah, atau bentuk lain adalah untuk memenuhi kebutuhan ekonomi dan untuk meningkatkan kesejahteraan karyawan, hal ini akan secara langsung berdampak pada peningkatan produktivitas

2. Menunjukkan keseimbangan dan keadilan. Ini berarti pemberian remunerasi berhubungan dengan persyaratan yang harus dipenuhi oleh pegawai pada jabatan yang ia duduki, sehingga tercipta keseimbangan antara input dan output,

3. Memajukan lembaga atau perusahaan. Semakin berani suatu lembaga memberikan remunerasi yang tinggi dapat dijadikan tolak ukur


bahwa semakin berhasil lembaga tersebut membangun prestasi kerja pegawainya, karena pemberian remunerasi tinggi hanya mungkin dilakukan apabila lembaga tersebut memiliki pendapatan yang cukup tinggi dan mau memberikan remunerasi yang tinggi pula dengan harapan akan semakin maju lembaga tersebut.

1.6 Fungsi-fungsi Manajemen Perkantoran Fungsi manajemen perkantoran adalah segala sesuatu yang harus dijalankan dalam melaksanakan pekerjaan kantor. Moekijat (2008), menyatakan fungsi manajemen perkantoran sebagai berikut:

1. Untuk menerima keterangan-keterangan seperti surat-surat dan harga-harga.

2. Untuk mencatat keterangan, seperti catatan-catatan tentang pegawai, harga dan sebagainya.

3. Untuk menyusun keterangan, seperti pembiayaan dan pembukuan. 4. Untuk memberi keterangan, seperti daftar barang-barang dagangan.

Fungsi atau kegiatan manajemen perkantoran yang harus dilakukan menurut Maryati (2008) yaitu:

1. Menyediakan organisasi kantor yang efektif, agar tercapai efisiensi perusahaan.

2. Menyediakan informasi yang tepat, agar dalam pengambilan keputusan pihak manajerial dapat menetapkan strategi tepat, sehingga jalannya roda organisasi mampu menggelinding ke depan dengan cepat.

3. Mengusahakan fasilitas pelayanan dan komunikasi agar tercipta kinerja yang prima di dalam perusahaan.

4. Menentukan luasnya otomatisasi kantor yang dipergunakan agar tidak terjadi pemborosan yang berlebihan karena ketidaktepatan dalam strategi otomatisasi peralatan kantor.


5. Mengelola lingkungan fisik agar tercipta kenyamanan kerja sehingga karyawan lebih produktif dalam bekerja.

6. Menganalisis dan memperbaiki metode serta prosedur kerja untuk mencari yang terbaik sebelum dijadikan standar kerja.

7. Membuat standar kerja yang akan digunakan untuk evaluasi kinerja pekerjaan kantor.

8. Mengarahkan pegawai-pegawai kantor untuk bekerja dengan optimal.

Pada umumnya fungsi manajemen perkantoran tidak lepas dari fungsi manajemen pada umumnya yang meliputi perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), penggerakan (actuating), pengawasan (controlling). Laksmi dkk (2008) menyatakan fungsi manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengorganisasian, memimpin/mengarahkan, dan pengawasan. Dengan demikian fungsi manajemen perkantoran adalah perencanaan pekerjaan kantor, pengorganisasian pekerjaan kantor, penggerakan pekerjaan kantor, dan pengawasan pekerjaan kantor.

Perencanaan pekerjaan kantor (Planning)

Perencanaan adalah kegiatan memilah dan memilih pekerjaan yang akan dilakukan. Menurut Sutarno (2006), setiap rencana mengandung tiga ciri khas yaitu (a) selalu berdimensi waktu yang akan datang atau ke masa depan, (b) selalu mengandung kegiatan-kegiatan dan memiliki sebuah tujuan yang ingin dicapai, (c) memiliki alasan, sebab atau landasan baik secara personal maupun organisasional maupun keduanya. Perencanaan pekerjaan kantor adalah proses menentukan pekerjaan kantor apa (what) yang akan dilakukan, siapa yang melakukan (who), di mana dilakukan (where), kapan dilakukan (when), mengapa dilakukan (why), dan bagaimana melakukan pekerjaan kantor (how).

Dengan 5W dan 1 H, maka perencanaan pekerjaan kantor akan dapat dilakukan dengan baik dalam rangka mencapai tujuan manajemen perkantoran yaitu menyediakan data dan informasi yang cepat, tepat, akurat, akuntabel dan terpercaya. Perencanaan pekerjaan kantor dapat dilakukan dalam jangka pendek yaitu 1 (satu) tahun, menengah 5 (lima) tahun, dan jangka panjang yaitu 20 (dua puluh) tahun.

Menurut Giyanti (2015), perencanaan pekerjaan kantor meliputi pekerjaan yaitu: 1) menetapkan tujuan dan sasaran dari masing-masing fungsi dalam layanan kantor; 2) Melakukan perbaikan setiap waktu dengan melakukan perubahan-perubahan yang mengarah pada perkembangan, kemajuan serta


efisiensi kerja; 3) Menganalisis sarana dan sumber daya yang dibutuhkan untuk layanan kantor; 4) Mendesain metode dan prosedur kerja yang efisien; 5) Mengembangkan sistem administrasi yang efektif; dan 6) Mengevaluasi metode dan prosedur kerja untuk menetapkan yang terbaik.

Selanjutnya Giyanti (2015) menambahkan bahwa tujuan fungsi perencanaan adalah 1) mengurangi/mengimbangi ketidakpastian dan perubahan-perubahan di waktu yang akan datang; 2) memusatkan perhatian kepada sasaran; 3) mendapatkan/menjamin proses pencapaian tujuan terlaksana secara ekonomis, dan; 4) memudahkan pengawasan.

Pengorganisasian pekerjaan kantor (Organizing)

Pengorganisasian pekerjaan kantor adalah proses mengatur pekerjaan kantor mulai dari siapa yang melakukan apa, siapa yang bertanggung jawab kepada siapa, penentuan uraian tugas (job description) dan sebagainya. Pengorganisasian pekerjaan kantor dapat diklasifikasi berdasarkan asas sentralisasi, desentralisasi, atau campuran (mix). Namun semakin terdesentralisasi pekerjaan kantor, maka azas demokrasi akan semakin tumbuh dan sebaliknya. Untuk hal-hal yang prinsip tentu harus tersentralisasi. Demikian halnya dengan mix atau gabungan sentralisasi dengan desentralisasi.

Di sisi lain Suganda (2001) menyatakan beberapa ada jenis pekerjaan yaitu pekerjaan teknis operasional, pencatatan dan pekerjaan pemikiran atau conceptual atau strategis. Berkaitan dengan pengorganisasian pekerjaan kantor menurut Giyanti (2015), meliputi hal-hal yaitu: 1) Mengatur pengalokasian sarana dan sumber daya kantor, agar tidak terjadi pemborosan; 2) Mendeskripsikan pekerjaan yang akan dilakukan pada setiap bagian layanan kantor, dan menjelaskannya pada karyawan kantor; 3) Menjamin optimalisasi penggunaan peralatan kantor; 4) Mengimplementasikan semua perencanaan kantor yang telah dibuat.

Penggerakan pekerjaan kantor (Actuating)

Penggerakan pekerjaan kantor adalah pekerjaan yang mengupayakan agar pekerjaan kantor dapat dilaksanakan dengan baik. Kepemimpinan dan motivasi mempunyai peran yang signifikan dalam proses penggerakan pekerjaan kantor. Giyanti (2015) menyatakan bahwa aspek-aspek penting dalam kepemimpinan adalah 1) motivasi, biasanya diartikan sebagai dorongan. Kegiatan memotivasi adalah memengaruhi orang lain untuk berperilaku secara tertentu; 2) kepemimpinan yaitu proses untuk memengaruhi dan mengarahkan


orang lain agar mereka mau berusaha mencapai tujuan yang hendak dicapai oleh kelompok. Pemimpin berfungsi sebagai pemecah masalah dan memberikan jalan keluar pendapat dan informasi.

Selanjutnya, Giyanti (2015) menambahkan bahwa aktivitas penggerakan (actuating) pekerjaan kantor adalah: 1) menjelaskan dan mengarahkan karyawan kantor dalam melakukan pekerjaan; 2) memotivasi karyawan agar selalu bekerja dengan efektif dan efisien searah dengan tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan; 3) memberikan pelatihan untuk pekerjaan untuk sistem, metode, prosedur kerja yang baru; 4) melakukan pembinaan dan pengembangan dalam melakukan pekerjaan kantor.

Pengawasan pekerjaan kantor (Controlling)

Pengawasan adalah proses yang bertujuan agar perencanaan yang telah disusun dapat dilaksanakan dengan baik. Selain itu pengawasan dimaksudkan agar pekerjaan kantor tidak menyimpang dari tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Menurut Giyanti (2015), kegiatan pengawasan pekerjaan kantor adalah pekerjaan: 1) mengevaluasi pekerjaan sesuai dengan prosedur operasional baku yang sudah ditetapkan; 2) melakukan penilaian kinerja yang efektif dan efisien, 3) menjamin terlaksananya prosedur pengawasan kerja yang efektif dan efisien.

Berkaitan dengan pekerjaan kantor, ada beberapa hal prinsip-prinsip pengawasan yang yang harus dijadikan pedoman menurut Silalahi (2002) sebagai berikut:

1. Pengawasan harus berlangsung terus menerus bersamaan dengan pelaksanaan kegiatan atau pekerjaan.

2. Pengawasan harus menemukan, menilai dan menganalisis data tentang pelaksanaan pekerja secara objektif.

3. Pengawasan bukan semata-mata untuk mencari kesalahan tetapi juga mencari atau menemukan kelemahan dalam melaksanakan pekerjaan.

4. Pengawasan harus memberi bimbingan dan mengarahkan untuk mempermudah pelaksanaan pekerjaan dalam pencapaian tujuan.

5. Pengawasan tidak menghambat pelaksanaan pekerjaan tetapi harus menciptakan efisiensi (hasil guna).

6. Pengawasan harus fleksibel.


7. Pengawasan harus berorientasi pada rencana dan tujuan yang telah ditetapkan (plan and objective oriented).

8. Pengawasan dilakukan terutama pada tempat-tempat strategis atau kegiatan-kegiatan yang sangat menentukan atau control by exception.

9. Pengawasan harus membawa dan mempermudah melakukan tindakan perbaikan (corrective action).


Bab 2

Kegiatan dan Aspek Manajemen Perkantoran

2.1 Pendahuluan Saat ini bila kita berbicara tentang Manajemen Perkantoran, perkembangannya cukup pesat. Pada mulanya hanya tentang administrasi dan tata usaha, namun sekarang telah berkembang sejalan dengan berkembangnya teknologi, informasi dan komunikasi yang cukup memberikan pengaruh serta dapat membantu peran dari manajemen kantor. Manajemen perkantoran saat ini telah menjadi suatu kegiatan penunjang bagi sebuah organisasi, sehingga siapa saja yang sudah masuk dalam sebuah organisasi tentunya perlu mengetahui bahkan bila dimungkinkan memahami tentang manajemen perkantoran.

Kegiatan perkantoran telah berkembang cukup pesat sampai saat ini, tidak hanya semata-mata menjadi tempat di mana para pegawai berkumpul, bekerja menyelesaikan tugasnya, melaksanakan rapat, membuat surat, tetapi saat ini telah menjadi suatu sistem manajemen yang mencakup bermacam sub sistem yang biasa terdapat dalam unsur-unsur manajemen yang 6M, yaitu: pengelolaan pegawai atau sumber daya manusia (Man), pengelolaan keuangan atau sumber dana (Money), pengelolaan bahan/material pekerjaan (Material), pengelolaan cara/metode/prosedur tata kerja (Method), pengelolaan peralatan


kantor (Machine) dan pengelolaan kegiatan-kegiatan pemasaran produk dari suatu organisasi (Market) yang dijalankan dengan lebih efektif, efisien dan profesional.

Manajemen perkantoran atau bisa juga disebut manajemen kantor, adalah seni membimbing personel kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuan yang ditetapkan (Geofrey Mills, 1991). Dari pengertian tersebut dapat diartikan bahwa melalui manajemen perkantoran diharapkan dapat dikelola unsur-unsur manajemen yang ada di suatu kantor yang diarahkan untuk mencapai tujuan dari kantor atau organisasi tersebut.

Mengingat dalam istilah manajemen perkantoran terdapat kata manajemen, maka kegiatan dan aspek yang ada dalam manajemen perkantoran tersebut tentunya merupakan rangkaian aktivitas-aktivitas dalam konsep manajemen pada umumnya yang diterapkan di perkantoran, yaitu mulai dari aktivitas merencanakan, mengorganisasikan/mengatur, mengarahkan serta mengawasi dan mengendalikan, di mana semua kegiatan tersebut ditujukan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

2.2 Kegiatan Manajemen Perkantoran Sebelum memaparkan lebih lanjut terkait kegiatan-kegiatan apa saja yang dilakukan dalam manajemen perkantoran, seperti telah dijelaskan dalam pendahuluan, bahwa pada dasarnya dalam istilah manajemen perkantoran terdapat kata manajemen. Maka kegiatan-kegiatan yang ada dalam lingkup manajemen perkantoran tidak terlepas dari kegiatan-kegiatan manajemen.

Istilah manajemen sendiri dapat didefinisikan sebagai suatu proses yang dimulai dengan merencanakan sampai dengan mengevaluasi atau mengendalikan aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan dalam sebuah organisasi dengan mengelola dan menggunakan sumber daya – sumber daya yang ada di organisasi tersebut untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan/dicita-citakan. Bila mengacu pada definisi salah seorang pakar, yaitu GR. Terry, manajemen diartikan sebagai pencapaian tujuan-tujuan yang telah ditetapkan melalui atau bersama-sama usaha orang lain (Sukarna, 2011).

Dalam konsep manajemen perkantoran, bisa diartikan bahwa terdapat peran penting Manajemen yang diimplementasikan dalam aktivitas operasional

Bab 2 Kegiatan dan Aspek Manajemen Perkantoran 19

kantor, mengapa demikian ?, karena keperluan atas manajemen, tidak hanya dikarenakan keperluan untuk mengembangkan organisasi dan merespon atas lingkungan perubahan organisasi saja, tetapi keperluan atas penerapan manajemen adalah untuk mendukung dan mengantarkan organisasi mencapai tujuannya serta berjalannya seluruh aktivitas operasional kantor dengan optimal. Di sinilah diperlukan peran Manajer yang terampil dan cekatan, yaitu manajer yang bisa menerapkan fungsi-fungsi manajemen dalam aktivitas operasional kantor secara optimal.

Manajemen perkantoran pada dasarnya mempunyai hubungan yang cukup erat dengan pelaksanaan tugas administrasi. Dengan adanya manajemen perkantoran maka aktivitas tata usaha pada sebuah kantor bisa dilakukan dengan tepat. Oleh karena itu manajemen perkantoran perlu untuk lebih diperhatikan sebab keberadaannya sangatlah penting bagi perkantoran.

Manajemen perkantoran dimulai dengan menciptakan pemahaman yang komprehensif terkait fungsi serta aspek – aspek penting dalam aktivitas perkantoran hingga melaksanakan komunikasi yang efektif terhadap semua jajaran dalam pelaksanaan sebuah aktivitas maupun operasional perkantoran dengan efektif dan efisien, baik dalam pengelolaan arsip, formulir, penataan ruangan dan aktivitas lainnya, sehingga aktivitas administrasi perkantoran dapat berjalan dengan baik dan lancar.

Kegiatan manajemen perkantoran tidak terlepas dari aktivitas-aktivitas manajerial dalam pekerjaan kantor yang bisa diidentifikasi melalui fungsi-fungsi manajemen yang diterapkan dalam aktivitas kantor. Adapun fungsi-fungsi manajemen yang dapat dilihat dalam kegiatan kantor menurut (Kismartini dan Maesaroh, 2007) adalah sebagai berikut:

1. Perencanaan Perencanaan dalam manajemen perkantoran adalah merencanakan dan mengkoordinasikan berbagai proses informasi, misalnya: komunikasi, manajemen surat-menyurat, sistem pengadaan, tata letak kantor yang nyaman, pemenuhan peralatan lainnya serta pemilihan dan penempatan karyawan yang sesuai dengan pekerjaan.

2. Pengorganisasian Dalam manajemen perkantoran kegiatan pengorganisasian meliputi penentuan dasar-dasar organisasi kantor yang ada pada perencanaan


hubungan kerja di antara staf yang dilengkapi dengan peralatan fisik, untuk memaksimalkan produktivitas kerja.

3. Pelaksanaan Dalam hal ini adalah menggerakan serta mengawasi efektif atau tidaknya kegiatan-kegiatan kantor, mendapatkan dan menetapkan kebijakan kepegawaian yang bisa memberikan jaminan tingkat moral yang dikehendaki, pelatihan, orientasi, promosi dan memberikan upah/gaji yang layak sehingga mendorong peningkatan mutu dan kinerja karyawan, memberikan keseimbangan komunikasi baik itu eksternal maupun internal, yaitu antara pegawai dan manajer.

4. Pengawasan Dalam manajemen perkantoran fungsi pengawasan meliputi penerapan, pengembangan dan peningkatan sistem dan prosedur administrasi kantor, disertai dengan penyempurnaan masing-masing tahapan kerja kantor, pengawasan dan pengarahan kegiatan, persiapan dan penggunaan formulir kantor dan alat-alat tulis lainnya, mengukur hasil kerja dengan standar kerja yang telah ditetapkan, mempersiapkan anggaran, laporan serta petunjuk cara kerja kantor sebagai alat untuk mengendalikan dan menekan biaya.

Sedangkan dalam Modul Paket Keahlian Perkantoran SMK Kemendikbud RI, menyebutkan bahwa kegiatan-kegiatan manajemen perkantoran dapat dibedakan menjadi dua kelompok (Susantini, dkk, 2016), yaitu:

1. Berdasarkan Kelompok Kegiatan Kegiatan perkantoran meliputi beberapa kegiatan yaitu: a. Perencanaan Perkantoran atau Office Planning

Adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan peninjauan kembali terhadap faktor-faktor yang memengaruhi tercapainya tujuan kantor.

b. Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing) Adalah pengaturan seperangkat fungsi organisasi dengan fungsi-fungsi lain yang terdiri dari:

• Pembagian tugas serta aktivitas untuk efisiensi dalam organisasi perusahaan.


• Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan pimpinan atau pun dengan karyawan.

• Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis aktivitasnya dalam memberikan kemudahan bagi karyawan untuk melaksanakan pekerjaan.

c. Pengarahan Perkantoran (Office Actuating) Adalah kegiatan yang dapat mengoptimalkan efektivitas dan efisiensi kerja dengan maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditetapkan serta dalam rangka menghadirkan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis.

d. Pengawasan Perkantoran (Office Controlling) Adalah proses yang berupaya meyakinkan organisasi agar sasaran dan perencanaan bisa dijalankan sesuai dengan target yang ingin dicapai.

2. Berdasarkan Kelompok Fasilitas a. Lokasi Gedung/Kantor

Lokasi gedung/kantor perlu mendapat perhatian dari seorang manajer kantor, sebab dapat berpengaruh terhadap aktivitas dan tujuan kantor, selain mengikuti ketetapan perencanaan lingkungan dari pemerintah setempat. Seperti, gedung perdagangan harusnya berlokasi di daerah perdagangan dan gedung pelayaran harusnya dekat dengan pelabuhan, dan lain sebagainya. Hal lain yang harus juga diperhatikan adalah faktor lingkungan, sebab ada saatnya faktor tersebut turut serta menentukan jalan atau berhentinya organisasi.

b. Peralatan Peralatan dibagi menjadi dua kelompok antara lain: perabotan kantor dan perbekalan kantor

c. Interior Yaitu tatanan perabot atau perangkat yang mendukung operasional kerja di ruang kantor, misalnya plafon, penerangan, ventilasi, aksesoris kantor dan jendela.


d. Mesin-Mesin Kantor Dalam perencanaan, kegiatan kantor memiliki rumus perencanaan mesin yang digunakan sesuai dengan prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan interior.

Mengacu pada beberapa definisi tentang manajemen perkantoran, Atmosudirjo (dalam Apandi dan Yulianti, 2020), menyebutkan bahwa manajemen perkantoran tidak terlepas dari tiga unsur berikut, yaitu:

1. Establishment, yaitu berupa gedung, ruang dan peralatan. 2. Office Personel, yaitu terdiri dari pegawai atau personil kantor. 3. Office Operation, yaitu pelaksanaan atau operasional pekerjaan tata

usaha.

Sebagaimana disebutkan di atas, pekerjaan tata usaha atau administrasi menjadi salah satu bentuk kegiatan dalam manajemen perkantoran. Di mana Halimah (2018) mengartikan administrasi secara sempit sebagai penyusunan serta pencatatan data dan informasi secara sistematis yang bermaksud untuk menyajikan keterangan serta memberikan kemudahan untuk memperoleh kembali secara keseluruhan dan dalam hubungannya satu sama lain.

Menurut Halimah (2018), kegiatan ketatausahaan dapat dirangkum dalam tiga kelompok, yaitu:

1. Correspondence (Korespondensi) atau surat-menyurat, adalah rangkaian aktivitas yang berkaitan dengan pengiriman informasi secara tertulis mulai dari penyusunan, penulisan sampai dengan pengiriman informasi hingga sampai kepada pihak yang dituju.

2. Expedition (Ekspedisi), adalah aktivitas mencatat setiap informasi yang dikirim atau diterima, baik untuk kepentingan internal maupun eksternal. Hal ini bertujuan untuk memudahkan mengetahui atau pembuktian bahwa suatu informasi yang dibutuhkan sudah dikirim atau diterima.

3. Filling (Pengarsipan), adalah proses pengaturan dan penyimpanan informasi secara sistematis sehingga bisa dengan mudah dan cepat ditemukan saat dibutuhkan.


Namun kegiatan-kegiatan administrasi tidak hanya menyangkut tiga hal tersebut di atas saja, karena istilah tata usaha atau administrasi mengalami perluasan arti. Di mana secara luas administrasi berhubungan dengan kegiatan kerja sama yang dilakukan manusia atau sekelompok orang sehingga tercapai tujuan yang diinginkan (Halimah, 2018). Sehingga dari pengertian tersebut, kegiatan administrasi juga meliputi kegiatan-kegiatan yang terkait dengan Kerjasama.

Hal ini diperkuat oleh pernyataan The Liang Gie (1980) yang menyebutkan bahwa rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu disebut Administrasi (dalam Halimah, 2018).

2.3 Aspek Manajemen Perkantoran Menurut Charles O Libbey, secara umum aspek ruang lingkup manajemen perkantoran (dalam Halimah, 2018) meliputi Sembilan bidang kerja manajemen perkantoran berikut ini:

1. Office Space, mengatur yang berhubungan dengan ruang perkantoran, seperti: luas, jumlah, penjatahan, tata ruang, kenyamanan, keamanan, kebersihan, perubahan, pemindahan, pemeliharaan

2. Communications, mengatur hal-hal yang berhubungan dengan surat menyurat, pelayanan, media komunikasi (telepon, telex, fax, email, dan lain-lain), resepsionis, kehumasan, dan sebagainya.

3. Office Personnel, Kepegawaian perkantoran yang berhubungan dengan HRD (Human Resource & Development), GA (General Affair), pelatihan, pengujian, dan lain sebagainya

4. Furniture & Equipment, mengatur dan berhubungan dengan pengadaan, pemeliharaan peralatan dan perlengkapan kantor (meja, kursi, dan lain sebagainya

5. Appliances and Machines, mengatur dan berhubungan dengan pengadaan pemeliharaan peralatan dan mesin (Mesin tik, Komputer, Printer, Mesin Hitung, Perlengkapan Kebersihan, dan lain sebagainya


6. Supplies and Stationery, yang mengatur dan berhungan dengan pengadaan perbekalan dan keperluan alat tulis kantor dan cetak

7. Methods, yang berhubungan dengan proses dan pengolahan data, pengukuran hasil kerja, SOP (Sistem Operasional Prosedur) kerja, analisis statistic, dan lain sebagainya

8. Records (Warkat), yang berhubungan dengan pengoordinasian formulir, perancangan formulir pelayanan surat menyurat, pelaporan kearsipan, dan lain sebagainya

9. Executive Controls, kontrol Pejabat Pimpinan meliputi perencanaan organisasi, sentralisasi dan desentralisasi pelayanan, perencanaan anggaran, forecasting, job analysis, dan lain sebagainya.

Menurut The Liang Gie sebagaimana dikutip oleh (Akhmad, 2012), bahwa aspek ruang lingkup manajemen perkantoran mencakup sebelas bidang, yaitu:

1. Pekerjaan perkantoran pada umumnya 2. Sistem perkantoran 3. Organisasi perkantoran 4. Komunikasi perkantoran 5. Pelaporan manajerial 6. Manajemen kearsipan 7. Kontrol perkantoran 8. Penyederhanaan pekerjaan perkantoran 9. Tata ruang perkantoran 10. Perlengkapan perkantoran 11. Studi perkantoran

2.3.1 Sumber Daya Kantor Dalam mencapai tujuan utama suatu organisasi atau kantor diperlukan dukungan sumber daya-sumber daya yang dimiliki oleh organisasi/kantor. Menurut Akhmad (2012), sumber daya kantor meliputi:

1. Personalia kantor Masalah personalia atau sumber daya manusia cukup besar pengaruhnya terhadap keberadaan kantor, sehingga diperlukan


perencanaan yang profesional tentang analisis pekerjaan (job analysis) sehingga akan memperjelas deskripsi pekerjaan (job description) yang bisa menghasilkan spesifikasi pekerjaan (job specification).

2. Permodalan atau uang Permodalan dan uang cukup berperan penting, sebab merupakan roda perusahaan, sehingga dalam menentukan kebijakan keuangan membutuhkan perhitungan yang matang, baik dalam penganggaran keperluan-keperluan kantor secara rutin maupun yang sewaktu-waktu dan dalam pelaksanaannya diperlukan suatu sistem pengawasan yang baik agar pemborosan dan penyelewengan yang merugikan organisasi dapat dihindari.

3. Peralatan dan perlengkapan kantor Pengadaan perlengkapan, perbekalan perlu direncanakan dengan baik. Hal ini harus disesuaikan dengan kebutuhan dan tingkat efisien serta efektivitasnya serta perlu diperhatikan juga tentang harga dan mutu perlengkapan, perbekalan dan mesin dimaksud, perawatan serta layanan purna jualnya.

4. Mesin-mesin kantor Pengadaan mesin-mesin kantor agar bisa disesuaikan dengan keperluan kantor dan mengikuti perkembangan ilmu dan teknologi, sehingga dapat menjawab keperluan-keperluan kantor yang bisa bersaing dengan organisasi lain.

5. Metode kerja 6. Metode kerja merupakan suatu tata cara melaksanakan kerja yang

harus diterapkan oleh manajemen menjadi suatu pola kerja untuk menjamin tercapainya tujuan organisasi secara efisien, dan efektif.

7. Waktu kerja Waktu kerja sangat perlu dicermati, karena pemborosan waktu berarti pemborosan tenaga dan uang serta menunda tercapainya tujuan kerja.

8. Tempat kerja Tempat dan lingkungan serta suasana kerja memerlukan kondisi yang representatif, oleh karena itu perlu penyusunan tata ruang yang baik,


yang dapat mendukung setiap personil kantor untuk melaksanakan aktivitasnya.

2.3.2 Pekerjaan Kantor Pada dasarnya definisi pekerjaan kantor sama dengan tata usaha, atau bisa disebut office work/clerical work dalam bahasa Inggris, yang menurut (Susantini, dkk, 2016) artinya adalah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha bersama.

Menurut Leffingwell dan Robinson (dalam Akhmad, 2012), pekerjaan perkantoran bisa dirinci dalam aktivitas-aktivitas berikut ini:

1. Receiving, dispatching, and shipping orders (menerima pesanan-pesanan, mengantarkan dan mengirimkannya)

2. Billing (membuat rekening) 3. Correspondence, dictation, typing (surat- menyurat, mendikte dan

mengetik) 4. Passing credit and collecting outstanding accounts (menyampaikan

hutang dan mengumpulkan perhitungan-perhitungan yang belum diselesaikan)

5. Filing (menyimpan warkat) 6. Handling, distributing and dispatching mail (mengurus, membagi-

bagi dan mengirimkan surat-surat pos 7. Duplicating and addressing work (memperbanyak warkat dan

membubuhkan alamat) 8. Miscellaneous, such as telephone, receiving visitors, messenger

service (macam-macam pekerjaan seperti, menelpon, menerima tamu dan pekerjaan pesuruh)

9. Special tasks, objectives: simplification of system: elimination of unnecessary work (tugas-tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan sistem, meng-hapuskan pekerjaan yang tidak perlu)

10. Making records, noting down desired data (membuat warkat-warkat, mencatat data yang diinginkan)


Sedangkan Susantini, dkk (2016) mengutip dari pendapat G.R Terry, menyebutkan bahwa prosentase pekerjaan-pekerjaan kantor untuk menunjang tugas utama organisasi adalah sebagai berikut:

1. Mengetik atau Typing: 24,6% 2. Menghitung atau Calculating: 19,5% 3. Memeriksa atau Checking: 12,3% 4. Menyimpan warkat/arsip atau Filling: 10,2% 5. Menelpon atau Telephoning: 8,8% 6. Menggandakan atau Duplicating: 6,4% 7. Mengirim surat atau Mailing: 5,5% 8. Lain-lain atau Others: 12,7%

Menurut Prajudi Atmosudirjo sebagaimana dikutip oleh Apandi dan Yulianti (2020), jenis pekerjaan perkantoran dikategorikan menjadi empat jenis, yaitu:

1. Segala macam pekerjaan yang bersifat komunikasi, meliputi: rapat briefing, musyawarah, pertemuan, wawancara, konferensi, korespondensi.

2. Segala macam pekerjaan yang bersifat registrasi, meliputi: agenda surat, filing, recording, dokumentasi, perpustakaan, film mikro, perekaman tape.

3. Segala macam pekerjaan komputasi, meliputi: analisis data, data processing, penyusunan tabel, daftar, ikhtisar, grafik, statistik, penyusunan laporan.

4. Segala macam pekerjaan yang bersifat informasi, meliputi: pengumpulan data, pemberian peringatan, survey, riset, inspeksi, pemberian keterangan.

Berdasarkan beberapa hal tersebut di atas, maka bisa disimpulkan bahwa pekerjaan kantor pada dasarnya meliputi 2 kategori, yaitu:

1. Pekerjaan yang bersifat ketatausahaan atau yang berhubungan langsung dengan dengan pekerjaan tulis menulis, seperti: pengurusan surat/penanganan surat, penyimpanan surat, sortir, pengetikan, pengurusan kepegawaian, pengurusan keuangan, pengurusan perlengkapan, penggandaan, pembuatan laporan


2. Pekerjaan yang tidak bersifat ketatausahaan atau yang merupakan pekerjaan kantor yang tidak berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis, seperti: Penerimaan tamu, Penanganan telepon, Pelayanan kebersihan, Pelayanan keamanan

2.3.3 Tata Letak/Tata Ruang (Layout) Kantor Dalam pelaksanaan manajemen perkantoran, salah satu faktor penting yang ikut menentukan lancar atau tidaknya tugas adalah menyusun tempat kerja dan alat perlengkapan kantor dengan sebaik-baiknya. Penyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat dan pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan kerja ke para pegawai disebut tata ruang perkantoran.

Menurut Renaldi dan Soetrisno (2006), Tata ruang perkantoran bisa dibedakan menjadi:

1. Tata ruang yang terpisah-pisah. Dalam penataannya, ruangan untuk bekerja dibagi-bagi menjadi beberapa satuan. Pembagian itu dapat dilakukan karena keadaan gedungnya yang terdiri atas kamar-kamar maupun karena memang sengaja dibikin pemisah buatan, misalnya plywood atau dinding kaca.

2. Tata ruang yang terbuka. Menurut susunan ini ruangan kerja tidak dipisah-pisahkan, jadi semua pegawai berada dalam satu ruangan besar dan antara pegawai yang satu dengan pegawai yang lainnya saling terlihat.

Bab 3

Peranan dan Kewajiban Manajer Kantor

3.1 Peranan Manajer Kantor Peranan seorang manajer dalam suatu organisasi itu sangatlah penting karena keberadaan seorang manajer menjadi motivator bagi karyawan-karyawannya dan salah satu ujung tombak dari keberhasilan suatu organisasi. Salah satu tugas atau peran seorang manajer yaitu harus bisa mengatasi konflik yang ada dalam suatu organisasi yang dipimpinnya sehingga setiap konflik itu dapat diselesaikan dengan baik dan tidak ada yang merasa dirugikan.

Manajer adalah seseorang yang bekerja melalui orang lain dengan mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan mereka guna mencapai sasaran organisasi, seorang yang karena pengalaman, pengetahuan, dan keterampilannya diakui oleh organisasi utk memimpin, mengatur, mengelola, mengendalikan dan mengembangkan kegiatan organisasi dalam rangka mencapai tujuan (Muizu Zusnita dan Sule Tisnawati Ernier, 2017). Menjadi seorang manajer memang bukan perkara mudah, perlu bertahun-tahun pengalaman dan jam terbang serta bidang keilmuan yang mencukupi yang bisa menjadikan ia pantas disebut dan diangkat menjadi seorang manajer. Seorang manajer harus mampu untuk mengatasi masalah dan mampu untuk


meramalkan kejadian yang akan terjadi bila sebuah keputusan diambil, namun tidak semua manajer itu bekerja selayaknya seorang manajer, ada manajer yang hanya bisa menyuruh-nyuruh dan tidak mau dikoreksi apabila dia salah dan tidak mau dikritik padahal pemimpin yang baik adalah pemimpin yang mau mendengarkan keluhan dari bawahannya

Tugas utama setiap manajer apapun itu sifat, bentuk, dan tujuan dari organisasi yang dipimpinnya adalah untuk memimpin. Sukses atau tidaknya suatu organisasi tentu akan sangat bergantung pada kemampuan manajer itu sendiri untuk membuat suatu keputusan yang terbaik menurutnya dan untuk mengelola para bawahannya agar bekerja sesuai rencana yang telah dibuatnya. Oleh karena itu manajer dalam memimpin membutuhkan daya untuk memimpin.(Fatmasari Feira Dewi, 2018)

3.2 Tingkatan Manajer Pada suatu organisasi berstruktur tradisional, manajer sering dikelompokan menjadi manajer puncak, manajer tingkat menengah, serta manajer lini pertama, biasanya digambarkan dengan bentuk piramida, di mana jumlah dari karyawan lebih besar di bagian bawah daripada di puncak).

Gambar 3.1: Piramida Manajemen

Bab 3 Peranan dan Kewajiban Manajer Kantor 31

Keterangan gambar:

1. Manejemen lini Pertama (first-line management) Manajemen lini pertama (first-line management), dikenal dengan istilah manajemen operasional, merupakan manajemen tingkat yang paling rendah yang bertugas mengawasi dan memimpin karyawan non-manajerial yang ada di dalam proses produksi. Mereka sering disebut penyelia (supervisor), manajer shift, manajer area, manajer kantor, manajer departemen, atau mandor (foreman).

2. Manajemen Tingkat Menengah (middle management) Manajemen tingkat menengah (middle management) mencakup semua manajemen yang berada di antara manajer lini pertama dan manajemen puncak dan tugas sebagai penghubung antara keduanya. Jabatan yang termasuk manajer menengah yaitu kepala bagian, pemimpin proyek, manajer pabrik.

3. Manajemen Puncak (top management) Manajemen puncak (top management), dikenal dengan executive officer, yang bertugas dengan merencanakan strategi dan kegiatan perusahaan secara umum dan mengarahkan jalannya perusahaan. Contoh top manajemen adalah CEO (Chief Executive Officer) (Ardiana, 2010)

3.3 Fungsi Manajer Manajemen diperlukan sebagai upaya agar kegiatan dapat berjalan secara efektif dan efisien. Agar manajemen yang dilakukan mengarah kepada kegiatan bisnis secara efektif dan efisien, maka manajemen perlu dijelaskan berdasarkan fungsi-fungsinya atau dikenal sebagai fungsi-fungsi manajemen (managerial functions) yang meliputi fungsi perencanaan, fungsi pengorganisasian, fungsi pengimplementasian, dan fungsi pengendalian dan pengawasan.(Veithzal Rivai, 2010)


Manajer perusahaan melaksanakan fungsi-fungsi manajemen sebagai berikut:

1. Fungsi Perencanaan Kegiatan-kegiatan pokok perencanaan melalui penentuan tujuan, penyusunan, program dan jadwal, penyusunan anggaran, pengembangan prosedur, serta penetapan dan penafsiran kebijakan. perencanaan perusahaan antara lain meliputi produksi, pemasaran, SDM, dan ketatausahaan.

2. Fungsi Pengorganisasian Termasuk fungsi ini antara lain menyusun struktur organisasi, mendelegasikan wewenang dan tanggung jawab serta menetapkan hubungan antarbagian dalam organisasi. itulah tiga pokok kegiatan yang harus dilaksanakan dengan sungguh-sungguh.

3. Fungsi Pelaksana Kerja Berdasarkan Rencana Yang Telah Disusun Rencana baru berarti bila telah dilaksanakan. Agar dicapai hasil yang diinginkan, manajer harus terlibat dalam pelaksanaan rencana kerja. tujuannya supaya dicapai koordinasi antar bagian dan kualitas proses dan hasil produksi senantiasa terjaga.

4. Fungsi Pengawasan Manajer mengawasi apakah pelaksanaannya dan hasilnya telah sesuai dengan apa yang telah direncanakan. apakah perlu ada perbaikan dan lain sebagainya. dalam melaksanakan tugas yang cakupannya luas itu manajer dibantu oleh beberapa kepala bagian produksi, kepala bagian pemasaran, kepala bagian kepegawaian, dan kepala bagian keuangan.(Nuraida, 2008; Stephen P. Robbins, 2010)


Gambar 3.2: Fungsi Manajemen

3.4 Peran Manajer Ada sepuluh peran yang dimainkan oleh manajer di tempat kerjanya. Namun kesepuluh peran itu dirangkum menjadi tiga kelompok yaitu:

Peran antar pribadi

Dalam hubungan interpersonal terdapat tiga peran pemimpin yang muncul secara langsung dari otoritas formal yang dimiliki pemimpin dan mencakup hubungan interpersonal dasar, yaitu:

1. Peran sebagai yang dituakan (Figurehead role) Karena posisinya sebagai pemimpin suatu unit organisasi, pemimpin harus melaksanakan tugas-tugas seremonial seperti menyambut tamu penting, menghadiri pernikahan anak buahnya, atau menjamu makan siang pelanggan atau kolega. Kegiatan yang terkait dengan peran interpersonal sering bersifat rutin tanpa adanya komunikasi ataupun keputusan.

2. Peran sebagai pemimpin (Leader role) Seorang pemimpin bertanggung jawab atas hasil kerja orang-orang dalam unit organisasi yang dipimpinnya. Kegiatan yang terkait dengan itu berhubungan dengan kepemimpinan secara langsung dan tidak langsung. Yang berkaitan dengan kepemimpinan secara


langsung antara lain menyangkut rekrutmen dan training bagi stafnya. Sedang yang berkaitan secara tidak langsung, seorang pemimpin harus memberi motivasi dan mendorong anak buahnya. Pengaruh pemimpin jelas terlihat pada perannya dalam memimpin. Otoritas formal memberi seorang pemimpin kekuasaan potensial yang besar, tetapi kepemimpinanlah yang menentukan sejauh mana potensi tersebut dapat direalisasikan.

3. Peran sebagai penghubung (Liaison role) Pemimpin menjalin kontak di luar rantai komando vertikal. Pemimpin menumbuhkan dan memelihara kontak biasanya dalam rangka mencari informasi, akibatnya peran sebagai penghubung sering secara khusus diperuntukkan bagi pengembangan sistem informasi eksternalnya sendiri yang bersifat informal, privat verbal, tetapi efektif (Ricky W. Griffin, 2007; Daft, 2010).

Peran informasional

Peran ini dikarenakan kontak interpersonalnya, baik dengan anak buah maupun dengan jaringan kontaknya yang lain, seorang pemimpin muncul sebagai pusat syaraf bagi unit organisasinya. Pemimpin bisa saja tidak tahu segala hal, tapi setidaknya tahu lebih banyak daripada stafnya. Pemrosesan informasi merupakan bagian utama dari tugas seorang pemimpin. Informasi tersebut terdiri dari:

1. Peran sebagai monitor (Monitor role) Sebagai yang memonitor, seorang pemimpin secara terus menerus memonitor lingkungannya untuk memperoleh informasi. Informasi tersebut dapat berupa gosip, kasus, dan spekulasi yang masih membutuhkan konfirmasi dan verifikasi lebih lanjut.

2. Peran sebagai disseminator (Disseminator role) Sebagian besar informasi yang diperoleh pemimpin harus dimanfaatkan bersama dan didistribusikan kepada anak buah yang membutuhkan. Di samping itu ketika anak buah tidak bisa saling kontak dengan mudah, pemimpinlah yang kadang-kadan harus meneruskan informasi dari anak buah satu kepada lain.


3. Peran sebagai juru bicara (Spokesman Role) Sebagai juru seorang pemimpin mempunyai hak untuk menyampai kan informasi yang di milikinya ke orang di luar unit organisasinya.(Ricky W. Griffin, 2007; Daft, 2010; Fadyandri, 2014; Nugraha, 2015; Fatmasari Feira Dewi, 2018).

Peran pengambilan keputusan

Informasi yang diperoleh pemimpin bukanlah tujuan akhir, tetapi merupakan masukan dasar bagi pengambilan keputusan. Berkaitan dengan peran pemimpin sebagai pengambil keputusan, terdapat empat peran pemimpin, yaitu terdiri dari:

1. Peran sebagai wirausaha (Entrepreneur Role) Pemimpin harus berupaya untuk selalu memperbaiki kinerja unitnya dan beradaptasi dengan perubahan lingkungan di mana organisasi tersebut eksis. Pemimpin juga harus mencari ide baru dan berupaya menerapkan ide tersebut jika dianggap baik bagi perkembangan organisasi yang dipimpin.

2. Peran sebagai pengendali gangguan (Disturbance handler role) Pemimpin harus bisa sukarela sebagai agen pembaharuan, sementara di pihak lain peran sebagai pengendali gangguan memotret keharusan pemimpin untuk merespon tekanan yang dihadapi organisasinya. Di sini perubahan merupakan sesuatu di luar kendali pemimpin. Dia harus bertindak karena adanya situasi yang kuat sehingga tidak dapat diabaikan.

3. Peran sebagai pengalokasi sumberdaya (Resource allocator role) Disini terletak tanggung jawab memutuskan siapa akan menerima apa dalam unit organisasi. Pemimpin juga bertugas untuk mendesain struktur organisasi, pola hubungan formal, pembagian kerja, dan koordinasi dalam unit yang dipimpin.

4. Peran sebagai negosiator (Negotiator role) Negosiasi merupakan “way of life” dari seorang pemimpin yang canggih. Negosiasi merupakan kewajiban seorang pemimpin, mungkin rutin, tetapi tidak boleh dihindari. Negosiasi merupakan bagian integral tugas


pemimpin, karena hanya dia yang memiliki otoritas untuk bisa memberikan komitmen sumberdaya organisasi(Daft, 2010; Sofyan S. Harahap, 2011; Muizu Zusnita dan Sule Tisnawati Ernier, 2017).

Keterampilan Manajer

Berikut ini merupakan kemampuan atau keterampilan yang harus dimiliki oleh seorang manajer.

1. Keterampilan Konseptual Manajer tingkat atas (top manager) diharuskan memiliki sebuah keterampilan untuk membuat konsep, ide dan gagasan untuk kemajuan sebuah organisasi. Gagasan, ide serta konsep tersebut lalu dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan untuk mewujudkan gagasan atau konsep itu. Proses penjabaran ide menjadi sebuah rencana kerja yang konkret dan biasanya disebut sebagai sebuah proses perencanaan. Oleh karenanya, keterampilan konsepsional juga merupakan keterampilan untuk membuat sebuah rencana kerja.

2. Keterampilan Berhubungan Dengan Orang Lain Selain kemampuan konsepsional, seorang manajer juga harus dilengkapi dengan keterampilan berkomunikasi serta berhubungan dengan orang lain, yang disebut dengan keterampilan kemanusiaan. Komunikasi yang persuasif harus selalu diciptakan oleh manajer terhadap bawahan yang dipimpinnya. Seorang manajer yang memiliki kemampuan komunikasi yang persuasif, bersahabat dan kebapakan akan membuat karyawan merasa dihargai dan kemudian mereka akan bersikap lebih terbuka terhadap atasannya. Keterampilan berkomunikasi diperlukan, baik pada tingkatan manajemen atas, menengah, maupun bawah.

3. Keterampilan Teknis Keterampilan teknis merupakan bekal bagi manajer pada tingkat yang lebih rendah. Keterampilan ini merupakan kemampuan untuk menjalankan sebuah pekerjaan. Misalnya menggunakan program komputer, memperbaiki mesin, akuntansi dan sebagainya.


4. Keterampilan Manajemen Waktu Merupakan keterampilan yang merujuk pada kemampuan seorang manajer untuk menggunakan waktu yang dimilikinya secara bijaksana. Griffin mengajukan contoh kasus Lew Frankfort dari Coach. Pada tahun 2004, sebagai manajer, Frankfort digaji $2.000.000 per tahun. Jika diasumsikan bahwa ia bekerja selama 50 jam per minggu dengan waktu cuti 2 minggu, maka gaji Frankfort setiap jamnya adalah $800 per jam—sekitar $13 per menit. Dapat kita lihat di atas bahwa setiap menit yang terbuang akan merugikan perusahaan. Hampir semua manajer memiliki gaji yang jauh lebih kecil dari Frankfort. Tetapi waktu yang mereka miliki tetap merupakan aset yang berharga, serta menyia nyiakannya berarti membuang-buang uang dan mengurangi produktivitas sebuah perusahaan.

5. Keterampilan Membuat Keputusan Keterampilan ini merupakan kemampuan untuk mendefinisikan sebuah masalah dan menentukan cara terbaik untuk memecahkan masalah tersebut. Membuat sebuah keputusan adalah hal yang paling utama untuk seorang manajer, terutama untuk kelompok manajer atas (top manajer). Ada tiga langkah dalam membuat keputusan, yaitu: a. Seorang manajer harus mendefinisikan masalah dan mencari

berbagai alternatif yang dapat diambil untuk menyelesaikannya. b. Manajer harus mengevaluasi setiap alternatif yang ada dan

memilih sebuah alternatif yang dianggap paling baik. c. Manajer harus mengimplementasikan alternatif yang telah ia pilih

serta mengawasi dan mengevaluasinya agar tetap berada di jalur yang benar (Ardiana, 2010; Fadyandri, 2014; Nugraha, 2015).

Etika Manajer

Etika manajerial adalah standar perilaku yang memandu manajer dalam pekerjaan mereka. Ada tiga kategori klasifikasi:

1. Perilaku terhadap karyawan 2. Perilaku terhadap organisasi


3. Perilaku terhadap agen ekonomi lainnya

Tugas Manajer

Agar konsep tentang manajer menjadi lebih jelas, berikut ini diuraikan secara terperinci apa tugas-tugas penting yang dilakukan manajer:

1. Manajer bekerja dengan dan melalui orang lain Istilah “orang” mencakup tidak hanya para bawahan dan atasan, tetapi juga manajer-manajer lainnya dalam organisasi. Disamping itu, “orang” juga termasuk individu-individu dari luar organisasi, langganan, penyedia (supplier), konsumen atau langganan, pengurus serikat karyawan, pejabat dan karyawan kantor-kantor pemerintah dan sebagainya.

2. Manajer memadukan dan menyeimbangkan tujuan Setiap manajer akan menghadapi sejumlah tujuan, masalah dan kebutuhan organisasional yang semuanya ini bersaing untuk memperebutkan sumberdaya-sumberdaya organisasi (manusia, material atau bahkan waktu manajer). Karena berbagai sumberdaya tersebut selalu terbatas, manajer harus menjaga keseimbangan di antara berbagai tujuan dan kebutuhan organisasional.

3. Manajer bertanggung jawab dan mempertanggung jawabkan Para manajer ditugaskan untuk mengelola pekerjaan-pekerjaan tertentu secara sukses. Mereka biasanya dievaluasi atas dasar seberapa baik mereka mengatur tugas-tugas yang harus diselesaikan. Lebih lanjut, manajer juga bertanggung jawab atas kegiatan-kegiatan para bawahannya. Sukses atau kegagalan bawahan adalah cerminan langsung sukses atau kegagalan manajer.

4. Manajer harus berpikir secara analisis dan konseptual Untuk menjadi pemikir yang analisis, manajer harus mampu merinci dan memisah-misahkan suatu masalah menjadi komponen-komponen masalah, menganalisa komponen-komponen tersebut, dan kemudian mencari penyelesaian yang layak (feasible) dengan akurat. Dan yang lebih penting bagi manajer adalah menjadi pemikir konseptual, yang


mampu memandang keseluruhan tugas dan mengaitkan suatu tugas dengan tugas-tugas lain.

5. Manajer adalah seorang mediator Organisasi terdiri dari orang-orang, dan kadang-kadang mereka saling tidak bersetuju atau saling bertentangan. Bila hal itu terjadi dalam suatu unit kerja atau organisasi, maka bisa menurunkan semangat kerja dan produktivitas, atau bisa merusak suasana kerja, atau bahkan para karyawan yang cakap bisa meninggalkan organisasi. Kejadian-kejadian seperti ini menuntut peranan manajer sebagai mediator (penengah).

6. Manajer adalah seorang politisi Seperti apa yang dilakukan politisi dalam mengkampanyekan program-programnya, manajer harus mengembangkan hubungan-hubungan baik untuk mendapatkan dukungan atas kegiatan-kegiatan usulan-usulan atau keputusannya. Setiap manajer yang efektif “memainkan politik” dengan mengembangkan jaringan kerjasama timbal balik dengan para manajer lain dalam organisasi.

7. Manajer adalah seorang diplomat Manajer mungkin harus berperan sebagai wakil (representative) resmi kelompok kerjanya pada pertemuan-pertemuan organisasional. Manajer juga mungkin mewakili organisasi dalam berurusan dengan kontraktor, langganan, pejabat pemerintah atau personalia organisasi lain.

8. Manajer mengambil keputusan-keputusan sulit Organisasi selalu menghadapi banyak masalah (misalnya, kesulitan financial, masalah personalia, dan sebagainya). Manajer adalah seorang yang diharapkan dapat menemukan pemecahan berbagai masalah sulit dan mengambil keputusan yang akurat (Ricky W. Griffin, 2007; Nuraida, 2008; Veithzal Rivai, 2010).

3.4.1 Kewajiban Manajer Kantor Kewajiban seorang manajer dalam sebuah organisasi atau perusahaan yaitu

1. Memimpin organisasi/ perusahaan


2. Mengendalikan dan mengatur organisasi/perusahaan 3. Kepercayaan antar karyawan 4. Mengembangkan kualitas organisasi/perusahaan 5. Mengevaluasi aktivitas organisasi/perusahaan 6. Menjadi problem solver bagi permasalahan organisasi/perusahaan 7. Mencapai tujuan organisasi/perusahaan bersama dengan para

karyawan yang dipimpin 8. Bertanggung jawab terhadap proses manajemen secara keseluruhan.

Jadi kesimpulannya kewajiban manajer dalam organisasi/perusahaan yaitu untuk memastikan mewujudkan agar tujuan organisasi itu bisa tercapai secara efektif dan efisien dengan menggunakan kegiatan manajemen secara fungsional dan operasional (Muizu Zusnita dan Sule Tisnawati Ernier, 2017).

Bab 4

Organisasi Kantor

4.1 Pendahuluan Manajemen perkantoran sangat erat dengan kegiatan pengolahan data dan informasi untuk membantu manajemen mencapai tujuan organisasi. Untuk mencapai tujuan organisasi maka diperlukan pengorganisasian. Pengorganisasian merupakan hal yang sangat penting untuk mengembangkan perusahaan terutama dalam mengalokasikan sumber daya secara terintegrasi. Pengorganisasian adalah salah satu fungsi manajemen yang dilakukan secara efektif dan efisien. Fungsi dalam manajemen ini bertujuan untuk mengoptimalkan penggunaan sumber daya alam dan sumber daya manusia yang ada di organisasi.

Fungsi organisasi didefinisikan sebagai kegiatan dalam menentukan tugas dan aktivitas sumber daya manusia, apa yang harus dikerjakan, siapa yang akan mengerjakan, bagaimana proses pengerjaan, dan kepada siapa hasil pekerjaan itu dilaporkan. Semua aktivitas dalam organisasi merupakan tanggung jawab dari manajer sehingga manajer perlu mendesain struktur organisasi kantor dengan baik. Struktur organisasi sangat tergantung pada model manajemen yang terjadi di kantor. Dalam membuat struktur organisasi manajemen perlu memperhatikan masing-masing fungsi dalam organisasi kemudian menentukan personil yang akan melaksanakan fungsi-fungsi tersebut.


Fungsi organisasi biasanya bersifat permanen sedangkan orang yang berada dalamnya cenderung berubah atau berganti. Design pengorganisasian yang di design manajer merupakan petunjuk dasar dalam memadukan aktivitas perusahaan dengan sumber daya manusia untuk mencapai tujuan organisasi. Dengan merancang, menganalisis dan mendeskripsikan pekerjaan mampu meningkatkan kinerja organisasi. Dalam struktur organisasi kantor ada empat bagian yang perlu diketahui yaitu analisis sistem, memproses data, proses kata dan jasa kantor (Rahmawati, 2014).

4.2 Pengertian Organisasi Kantor Organisasi diperlukan karena ketidakmampuan untuk mengerjakan gagasan, ide maupun kegiatan tanpa bantuan orang lain. Organisasi menjadi tempat atau wadah kerja sama antar manusia untuk mencapai tujuan. Berbagai definisi organisasi dijelaskan oleh beberapa ahli, di mana organisasi merupakan sebuah sistem kerja sama antara sekelompok orang untuk mencapai tujuan yang telah disepakati bersama. Organisasi dijelaskan sebagai sekelompok orang bekerja sama untuk mencapai tujuannya.

Sedangkan menurut peneliti lain organisasi diartikan sebagai sejumlah orang yang saling berhubungan, bertemu, terikat dalam tugas, saling berhubungan satu dengan lain, untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan (Akhmad, 2012). Organisasi juga diartikan sebagai pembentukan kelompok kerja, mendefinisikan wewenang dan mendelegasikannya serta mampu menetapkan hubungan-hubungan antar individu maupun kelompok untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien (Silintowe and Dewi, 2020).

Sedangkan kata kantor berasal dari bahasa belanda yaitu kantoor yang berarti sebuah tempat yang digunakan sebagai tempat perniagaan atau perusahaan yang melakukan kegiatannya secara rutin. Kantor juga dapat diartikan sebagai tempat terselenggaranya kegiatan mengenai informasi dan proses menangani berbagai informasi mulai dari kegiatan menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan maupun menyalurkan informasi (Soetrisno dan Renaldi, 2006). Kantor menjadi pusat melaksanakan kegiatan organisasi yang di dalamnya terdapat manusia, uang, metode, material, dan pasar uang dikelola.

Kantor terdiri dari dua jenis yaitu kantor pusat sebagai tempat kegiatan-kegiatan penting dan besar dan kantor lain yang disebut dengan kantor cabang.

Bab 4 Organisasi Kantor 43

Pekerjaan kantor merupakan seluruh bagian dalam perusahaan Sehingga pemahaman tentang kantor dapat berupa jasa maupun pelayanan, jabatan, gedung atau tempat bekerja, unit kerja, bagian, biru, instansi maupun badan usaha.

Oleh karena itu kantor dapat dicirikan dengan adanya (Soetrisno dan Renaldi, 2006):

1. Pegawai yang bertugas menangani data atau informasi. 2. Sistem, prosedur, tata kerja perkantoran yang jelas sehingga pegawai

memiliki uraian tugas yang jelas. 3. Memiliki bangunan dan tata ruang yang baik, menggunakan alat

perkantoran dalam pengolahan data maupun informasi. 4. Mendayagunakan biaya, dan memiliki tatalaksana yang efektif,

efisien.

Dalam organisasi kantor ada beberapa hal yang harus diketahui adalah sebagai berikut ini:

1. Organisasi kantor mencakup pada sumber daya manusia yang terdapat dalam kantor yang melakukan interaksi sosial baik secara formal maupun nonformal.

2. Adanya interaksi sosial yang berhubungan dengan arus pekerjaan maupun arus informasi.

3. Sebuah organisasi perkantoran memiliki hubungan timbal balik antara organisasi ke lingkungan internal maupun organisasi ke lingkungan eksternal.

4. Setiap individu memiliki tujuan dalam organisasi dan menjadi alasan dalam menggerakkan tujuan organisasi.

5. Interaksi yang terjadi dalam organisasi kantor membantu perusahaan dalam mencapai tujuan bersama.

Beberapa pengertian organisasi kantor berdasarkan pendapat para ahli adalah sebagai berikut (Sadikin and Aiswara, 2019):

1. Organisasi perkantoran merupakan tempat orang-orang melakukan interaksi untuk mencapai tujuan organisasi.


2. Organisasi kantor merupakan sebuah kerangka dasar yang di dalamnya terdapat individu-individu melakukan kegiatan dalam bentuk menerima, menyimpan, mengolah dan menyajikan informasi dan merawat aktiva.

3. Organisasi perkantoran merupakan sebuah susunan staf dan alokasi tugas serta tanggung jawab dalam menerima, mengolah dan memasok informasi serta merawat aktiva.

Dalam organisasi kantor terdapat dua jenis unsur yaitu unsur inti dan unsur kerja di mana kedua unsur tersebut dijelaskan sebagai berikut:

1. Unsur Inti, merupakan unsur penting dalam organisasi perkantoran yaitu manusia yang berada di dalamnya. Adanya interaksi setiap manusia yang ada di dalam kantor.

2. Unsur Kerja, merupakan sumber daya insani, nir-insani dan konseptual yang terdapat dalam kantor. a. Sumber daya insani adalah kemampuan karyawan dan pengaruh

pribadi mereka. b. Sumberdaya nir-insasi merupakan barang ekonomi contohnya

mesin, peralatan kantor, komputer dan lainnya. c. Sumber daya konseptual merupakan kemampuan dalam

mengambil keputusan-keputusan yang tepat yang dilakukan oleh manajer.

Dalam pemanfaatan kemampuan karyawan dan pengaruh pribadinya untuk meningkatkan efektivitas dan efektivitas dalam mencapai tujuan organisasi. Dalam membangun hubungan antara tujuan individu dan tujuan organisasi merupakan tugas dan tanggung jawab dari manajer.

4.3 Model Organisasi Kantor Dalam organisasi kantor terdapat tiga jenis model yang biasa digunakan dalam pengorganisasian pekerjaan kantor baik di lingkungan pemerintah maupun di instansi swasta. Sentralisasi merupakan kegiatan yang menitikberatkan pada pengawasan dari pusat dan dinyatakan dalam instruksi secara terperinci


mengenai pekerjaan-pekerjaan yang terpusat. Desentralisasi merupakan pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan oleh unit atau bagian-bagian. Sedangkan asas campuran merupakan gabungan dari asas sentralisasi dengan desentralisasi.

Ketiga model tersebut antara lain adalah (Kismartini and Maesaroh, 2007; Akhmad, 2012):

1. Sentralisasi dijelaskan bahwa semua kegiatan administrasi dipusatkan pada sebuah tempat dan dipimpin oleh satu manajer. Perusahaan besar dalam melakukan metode ini dalam menjalankan usahanya seperti pada bagian pengarsipan. Dalam pengambilan keputusan dilakukan di pusat yang dipimpin oleh manajer beberapa kelebihan dalam sentralisasi adalah: a. Kegiatan kantor dipimpin oleh orang yang ahli dibidangnya. b. Pengawasan administrasi dapat dilakukan dengan mudah karena

dikendalikan oleh satu bagian. c. Penggunaan peralatan, mesin, atau perabotan kantor menjadi

lebih optimal. Hal ini disebabkan karena satu peralatan dapat menyelesaikan pekerjaan

d. Metode kerja dapat dilakukan secara seragam sehingga keseragaman dapat dicapai.

e. Karyawan menjadi ahli dibidangnya hal ini disebabkan karena karyawan hanya melakukan satu pekerjaan saja

f. Pekerjaan senantiasa dapat disempurnakan. g. Spesialisasi kerja dapat diberlakukan, sehingga beban pekerjaan

kantor dapat lebih merata. h. Penggunaan tenaga kerja yang spesialis. i. Dapat mencegah duplikasi fungsi atau arsip. j. Biaya pekerjaan kantor lebih hemat.

Walau asas sentralisasi ini memiliki beberapa kebaikan tetapi juga memiliki kekurangan atau kelemahannya. Kelemahan yang dimaksud antara lain seperti:

a. Tidak mungkin menampung pekerjaan yang cukup banyak dalam waktu bersamaan. Penumpukan kerja pada satu bagian


mengakibatkan pekerjaan menjadi berlarut-larut dan mengalami hambatan.

b. Unit pengelola pekerjaan sering tidak memahami kebutuhan khusus unit lain.

c. Kurang praktis karena pekerjaan dilakukan oleh bagian tertentu saja.

d. Lambat dalam melakukan tugas. e. Jika jarak antar divisi berjauhan maka sentralisasi sulit untuk

dilakukan.

Contoh dari kegiatan ini kegiatan perkantoran dalam lingkungan departemen keuangan yang disentralisasikan seperti penerimaan surat masuk,penataan lingkungan kantor,dan penerimaan tamu.

2. Desentralisasi merupakan kegiatan perkantoran yang dilakukan oleh manajer fungsional sehingga kegiatan dapat dilaksanakan oleh masing-masing bagian. Desentralisasi juga diartikan sebagai pemencaran semua kegiatan yang diserahkan pada manajer fungsional. Model ini sangat tepat dilakukan jika organisasi memiliki lokasi yang berjauhan satu dengan yang lain. Misalnya setiap unit mempunyai sub tata usaha sendiri yang mengurus kebutuhan peralatan kantor, pengetikan, pengadaan barang, alat tulis menulis dan lainnya. Beberapa kelebihannya antara lain: a. Dapat memperlancar pelaksanaan pekerjaan pokok bagi instansi

yang memiliki unit-unit di berbagai tempat. b. Urutan pekerjaan dalam dilakukan dengan model skala prioritas

dengan tingkatan masing-masing bagian. c. Melayani kebutuhan-kebutuhan khusus unit yang bersangkutan. d. Lebih hemat waktu sehingga tidak berlarut-larut. e. Cepat dalam proses pekerjaan kantor. f. Setiap karyawan dapat mengerjakan pekerjaan yang harus

dikerjakan atau karyawan bersifat generalis


Seperti halnya sentralisasi, asas desentralisasi pun memiliki kelemahan. Kelemahan dengan menggunakan metode desentralisasi adalah:

a. Memerlukan biaya yang cukup besar karma setiap unit harus memiliki peralatan yang sejenis contohnya setiap unit harus memiliki mesin fotokopi untuk menjalankan aktivitasnya.

b. Memerlukan tenaga kerja yang banyak dalam mengoperasikan peralatan kantor.

c. Kurangnya pengawasan administrasi atau pengawasan yang kurang optimal.

d. Penggunaan peralatan kurang optimal. e. Kemungkinan terjadi pemalsuan arsip. f. Tidak adanya keseragaman dalam bekerja. g. Asas Campuran

Asas campuran merupakan asa yang digunakan dengan memadukan kedua asas sentralisasi dengan desentralisasi. Dalam asas campuran pekerjaan kantor yang memiliki sifat pengawasan secara kontinyu maka dilakukan dengan asas sentralisasi. Untuk pekerjaan kantor yang bersifat umum dapat dilakukan dengan asas desentralisasi. Dalam penerapan asas maka kantor sebaiknya mempertimbangkan semua kebaikan maupun kelemahan dari masing-masing asas. Pada organisasi yang sudah berkembang biasanya lebih tepat menggunakan asas campuran.

4.4 Prinsip Organisasi Perkantoran Prinsip organisasi merupakan hal penting dalam sebuah perusahaan karena prinsip organisasi akan memberikan dampak efektif maupun efisiensi penggunaan sumber daya yang ada. Beberapa prinsip yang harus dimiliki organisasi perkantoran adalah (Kismartini and Maesaroh, 2007):

1. Spesialisasi Pekerjaan, spesialisasi pekerjaan merupakan pembagian tugas yang spesifik sesuai dengan kebutuhan organisasi. Spesialisasi terbentuk dari pengulangan tugas dengan rentang waktu yang lama akan meningkatkan produktivitas dan meningkatkan efisiensi sebuah


pekerjaan. Dampak lain dari spesialisasi akan menimbulkan kebosanan, stress dan kualitas kerja yang rendah. Untuk mengatasinya maka perlu dilakukan variasi pekerjaan serta memberikan kesempatan untuk menyelesaikan tugas dari awal hingga akhir atau dengan bertukar pengalaman dengan dalam sebuah tim sehingga meningkatkan kepuasan kerja dan produktivitas kerja.

2. Departementalisasi, melakukan pengelompokan pekerjaan yang serupa dalam sebuah departemen. Misalnya fungsi administrasi yang berhubungan dengan keuangan dapat dikelompokkan dengan divisi keuangan. Tujuan dari departementalisasi adalah mengelompokkan pekerjaan sesuai dengan kesamaan fungsi yang dikerjakan. Contohnya perusahaan Indofood yang melakukan departementalisasi makanan instan seperti indomie, supermi, sarimi, dan lainnya.

3. Rantai Komando, rantai komando menjelaskan bagaimana laporan pekerjaan akan dilaporkan, siapa yang akan bertanggung jawab dan kepada siapa laporan itu akan disampaikan. Dalam rantai komando terdapat dua unsur penting yaitu adanya otoritas dan perintah. Otoritas merupakan hak yang melekat pada seseorang untuk memberi tugas dan melakukan evaluasi pekerjaan.

4. Rentang Pengawasan, rentan pengawasan digunakan untuk melakukan pengawasan kepada para bawahan. Rentan pengawasan yang besar akan dapat mendekatkan atasan kepada bawahan sehingga manajer dan atau supervisor mudah untuk mengambil keputusan organisasi.

5. Sentralisasi dan Desentralisasi, sentralisasi dan desentralisasi berhubungan dengan bagaimana pimpinan dalam mengambil keputusan dalam organisasi.

6. Formalisasi, merupakan dokumen tertulis yang mengidentifikasikan, menjelaskan pekerjaan dan tugas serta spesifikasi pekerjaan. Jika pekerjaan sudah diformalisasikan maka karyawan akan mengetahui apa yang harus dikerjakan.

Terdapat beberapa prinsip organisasi kantor yang esensial yang dijelaskan sebagai berikut (Rahmawati, 2014):


1. Prinsip Tujuan, dalam organisasi perkantoran memiliki tujuan yang dirumuskan agar dimengerti pegawainya sehingga menjadi motivasi dalam mencapai tujuan perusahaan.

2. Prinsip Kesatuan Fungsi, organisasi memiliki sejumlah fungsi yang bekerja sama baik individu maupun kelompok untuk mencapai tujuan organisasi. Organisasi perkantoran merupakan sistem yang terdiri dari sejumlah fungsi yang saling berhubungan dan memengaruhi untuk tujuan perusahaan.

3. Prinsip Hubungan Individual, merupakan bentuk kinerja yang efektif dari pribadi individu dalam melakukan pekerjaannya. Kendati organisasi merupakan sebuah fungsi namun individu lah yang menyelesaikan pekerjaanya.

4. Prinsip Kesederhanaan, merupakan prinsip dalam melaksanakan pekerjaan diperlukan kesederhanaan dan interelasi. Kesederhanaan memudahkan untuk memahami dan interelasi yang jelas akan mengurangi tingkat keraguan.

5. Prinsip wewenang dan tanggung jawab, setiap orang yang bekerja dalam organisasi perkantoran diberikan wewenang dan tanggung jawab sesuai dengan tugas dan pelaksanaannya.

6. Prinsip laporan kepada atasan tunggal, merupakan prinsip di mana setiap orang akan melapor kepada level yang jelas dan menerima perintah serta bertanggung jawab terhadap atasan.

7. Prinsip pengawasan dan kepemimpinan, di mana pengawasan yang efektif perlu dilakukan agar organisasi mampu mencapai tujuannya. Pengawasan yang efektif mampu mencegah perubahan arah dalam mencapai tujuan. Pengawasan juga berfungsi sebagai pelajaran bagi organisasi dimasa yang akan datang.

8. Prinsip jangkauan pengawasan, merupakan pengawasan langsung yang dilakukan oleh manajer kantor sehingga proses pengawasan berjalan lebih efektif. Semakin jauh pengawasan manajer kantor maka akan semakin besar kemungkinan menurunnya pertambahan kemampuan pengawasan.


4.5 Struktur Organisasi Perkantoran Struktur organisasi perkantoran adalah pusat melaksanakan aktivitas perkantoran. Struktur organisasi kantor merupakan kerangka dan tata perwujudan pola hubungan antara tiap bagian. organisasi. Organisasi kecil dengan jumlah pekerja sedikit biasanya menggunakan struktur yang sederhana sebaliknya organisasi besar yang memiliki beberapa departemen akan memiliki struktur organisasi yang lebih besar dan rumit. Beberapa hal penting dalam suatu struktur antara lain adalah (a) Adanya spesialisasi di mana berbeda jenis pekerjaan maka berbeda pula tugas dan tanggung jawabnya, (b) Adanya standarisasi atau prosedur baku untuk aktivitas tertentu, (c) Adanya koordinasi yaitu mekanisme kerja sama tiap bagian, (d) Mekanisme pengambilan keputusan, dan (e) Unit kerja. Dalam organisasi biasa dijumpai enam struktur organisasi yaitu: Struktur garis, struktur garis dan staf, struktur fungsional, struktur produk, struktur komite dan struktur matriks(Rahmawati, 2014).

Organisasi Garis.

Organisasi lini merupakan bentuk organisasi yang paling sederhana. Bentuk lini disebut juga sebentuk lurus atau bentuk jalur. Struktur organisasi lini juga disebut sebagai tradisional atau klasik. Ciri utama dalam organisasi ini adalah terdapat jabatan yang tercantum dalam organisasi yang terletak secara vertikal. Kekuasaan mengalir secara vertikal dari tingkat paling atas melalui tingkat menengah sampai pada tingkat bawah. Prinsip pembentukan organisasi berdasarkan pada pembagian kerja. Dalam organisasi direktur menangani seluruh masalah baik itu yang menyangkut sumber daya manusia, penjualan maupun produksi.

Organisasi lini banyak digunakan perusahaan-perusahaan kecil.

Ciri-ciri bentuk organisasi lini adalah

1. Hubungan antara pimpinan dan bawahan masih bersifat langsung melalui satu garis wewenang

2. Selain top manajer, manajer di bawahnya hanya sebagai pelaksana. 3. Jumlah karyawan sedikit. 4. Sarana dan alatnya terbatas. 5. Bentuk lini pada perusahaan perseorangan, di mana pemilik adalah

sebagai top manajer.


6. Organisasi kecil

Kelebihan dari struktur ini adalah Karyawan lebih menyadari akan tugas dan tanggung jawab atas pekerjaan yang diembannya, karena struktur ini mudah dimengerti dan sederhana. Dalam pengambilan keputusan lebih cepat karena tidak ada halangan birokrasi. Kekurangan dari struktur ini adalah:Kurang fleksibel dalam menyediakan spesialisasi kebutuhan ketika perusahaan menjadi luas atau lebih kompleks.

Organisasi Lini dan Staf

Organisasi lini dan staf merupakan perkembangan dari organisasi lini di mana orang-orang lini terdiri dari orang operasional dan lebih bersifat teknik dalam tugasnya. Sedangkan organisasi staf lebih spesialis dan bertugas sebagai penasihat dan penyedia fasilitas untuk lini. Struktur ini hampir sama dengan struktur garis dengan satu dimensi tambahan berupa staf ahli yang mendukung aktivitas garis dengan pencapaian tujuan utama organisasi.

Ciri-ciri Organisasi Lini dan Staf:

1. Hubungan atasan dan bawahan tidak seluruhnya secara langsung 2. Karyawan banyak 3. Organisasi besar 4. Ada dua kelompok kerja dalam organisasi sehingga ditekankan

adanya spesialisasi

Kelebihan utama dari struktur ini adalah: Posisi garis terbebas dari aktivitas khusus yang dapat diberikan kepada karyawan staf, jadi manajer pada posisi garis mempunyai waktu untuk melakukan aktivitas yang berperan secara langsung pada pencapaian tujuan utama perusahaan. Kekurangan struktur garis dan staf adalah: Konflik antara karyawan posisi garis dan staf sering menjadi masalah. Misalnya karena staf selalu mendominasi seringkali karyawan posisi garis menghiraukan masukan mereka.

Struktur Produk

Mengingat semakin berkembangnya suatu perusahaan pada beberapa produk, baik produk yang sama maupun produk yang berbeda sama sekali. Perusahaan tersebut memerlukan suatu penyesuaian atau perkembangan terhadap struktur organisasi karena tidak memadai lagi dengan hanya menggunakan struktur organisasi fungsional. Struktur ini digunakan jika perusahaan memutuskan


menggunakan produk yang mereka hasilkan sebagai dasar penetapan atau pembuatan struktur organisasi sebuah perusahaan.

Kelebihan struktur produk adalah struktur ini memungkinkan beberapa divisi untuk mengembangkan proses dan prosedur yang dianggap baik untuk mereka. Ketika struktur alternative digunakan seperti garis dan staf, proses dan prosedur akan terstandarisasi dalam keseluruhan perusahaan. Kekurangan struktur produk adalah dengan dimungkinkannya tiap divisi untuk berjalan dengan cara masing-masing dibandingkan struktur lain hal ini dapat mengakibatkan kegagalan beberapa divisi dalam mencapai tujuan perusahaan.

Struktur Komite

Meskipun tidak semua sependapat bahwa struktur komite merupakan salah satu jenis struktur perusahaan, struktur ini memberikan fungsi utama pada kebanyakan perusahaan. Beberapa komite melakukan fungsi manajerial di mana yang lainnya hanya sebagai penasihat. Struktur perusahaan dengan tipe ini cocok digunakan untuk menjembatani tiga struktur yang telah dijelaskan sebelumnya meskipun beberapa struktur komite dalam perusahaan berjalan, struktur komite yang lain dibubarkan setelah menyelesaikan fungsinya. Organisasi komite terdiri dari pimpinan komite yaitu para anggotanya mempunyai wewenang lini dan Staf komite yaitu orang-orang yang mempunyai wewenang staf

Kelebihan dari struktur ini adalah adanya rekomendasi yang diberikan komite terkadang diterima lebih baik dari pada yang dibuat oleh individu atau bawahan yang terdapat dalam wewenang garis. Kekurangan struktur komite komite seringkali dikritik karena membutuhkan waktu yang lama untuk berfungsi dengan baik tidak semua komite sama produktivitasnya, khususnya yang didominasi oleh beberapa individu.

Organisasi Matrik

Organisasi matrik disebut juga sebagai organisasi manajemen proyek yaitu organisasi di mana penggunaan struktur organisasi menunjukkan di mana para spesialis yang mempunyai keterampilan di masing-masing bagian dari kegiatan pemasaran dikumpulkan lagi menjadi satu untuk suatu proyek yang harus diselesaikan. Struktur ini melibatkan karyawan yang direkrut sementara dari beberapa area fungsional seperti keuangan, manufaktur, penjualan, dan mempekerjakan mereka secara part time atau full time pada sebuah projek.

Bab 5

Tata Ruang Kantor

5.1 Pengertian Kantor Kantor adalah sarana pemusatan kegiatan organisasi atau perusahaan yang bersifat administratif di mana para pegawai melakukan aktivitas manajemen. Kantor merupakan tempat pusatnya pimpinan perusahaan atau organisasi. Kantor adalah kata serapan dari bahasa Belanda yakni kantoor yang artinya ruang tempat bekerja atau tempat kedudukan pimpinan perusahaan dan yang lainnya. Sedangkan dalam bahasa Inggris, kantor disebut dengan office yang artinya ruangan kerja dan posisi. Hal ini sesuai dengan Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) bahwa kantor adalah gedung, balai ataupun tempat untuk mengelola dan menjalankan suatu pekerjaan dan disebut dengan tempat bekerja.

Pengertian kantor juga dibedakan menjadi 2 yakni dinamis dan statis. Dalam arti dinamis, kantor merupakan proses terlaksananya kegiatan perusahaan atau organisasi seperti mengumpulkan data, mencatat data, mengolah data dan menyimpan kemudian mendistribusikan data. Sedangkan dalam arti statis, kantor merupakan suatu tempat ruangan kerja, biro instansi, lembaga, badan usaha, perusahaan ataupun organisasi. Pengertian kantor secara statis juga dikemukakan oleh Moekijat (2008) bahwa kantor adalah tempat yang biasanya dipergunakan untuk melakukan pekerjaan tata usaha (pekerjaan kantor, pekerjaan tulis menulis).


Hal senada juga dinyatakan oleh Prajudi Atmosudirdjo (2000) bahwa kantor merupakan unit organisasi yang terdiri atas 3 hal yaitu tempat, staf personel dan operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan. Dari pengertian-pengertian diatas, maka disimpulkan bahwa kantor adalah tempat diselenggarakannya kegiatan tata usaha atau administrasi di mana terdapat ketergantungan sistem antara orang, teknologi, dan prosedur untuk menangani data yang dimulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai mendistribusikannya.

Bergerak dari definisi maka fungsi kantor pada perusahaan menurut Moekijat (2008) adalah memberikan pelayanan komunikasi dari berbagai catatan yang dijabarkan sebagai berikut:

1. Untuk menerima keterangan-keterangan seperti arsip, surat-surat. 2. Untuk mencatat keterangan seperti data/informasi tentang pegawai,

harga produk dan sebagainya. 3. Untuk menyusun catatan keterangan seperti dalam pembiayaan,

penjualan dan pembukuan. 4. Untuk memberi keterangan seperti daftar barang-barang dagangan.

5.2 Pengertian Tata Ruang Kantor Tata ruang kantor merupakan kegiatan penyusunan atau penataan alat-alat kantor, mesin dan peralatan yang berada di dalam ruang kantor seperti penempatan meja, kursi lemari dan peralatan kantor lainnya. Penataan ruang kantor yang rapi dan teratur dapat memberikan rasa puas dan nyaman sehingga dapat menunjang kinerja karyawan.

Adapun pengertian tata ruang kantor menurut beberapa ahli antara lain:

1. Menurut Gie (2007), pengertian tata ruang kantor ialah penentuan tentang kebutuhan-kebutuhan ruang dan penggunaan ruang secara rinci serta untuk menyiapkan bentuk susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang diperlukan dalam pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya selayaknya.

2. Menurut Hariyadi (2009), tata ruang kantor adalah pengaturan ruang kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan yang diperlukan

Bab 5 Tata Ruang Kantor 55

ruang kantor sesuai dengan luas lantai dan besarnya ruangan kantor yang tersedia untuk memberikan sarana bagi para pegawai.

3. Menurut Moekijat (2008), pengertian tata ruang kantor ialah penentuan syarat- syarat ruang dan penggunaan ruang secara terperinci guna memberikan susunan perabot dan perlengkapan yang paling praktis yang diperlukan dalam melakukan pekerjaan kantor.

Dari beberapa pengertian yang dikemukakan di atas diambil kesimpulan bahwa tata ruang kantor adalah pengaturan dan pemanfaatan ruang kantor sesuai dengan luas yang tersedia untuk memberikan sarana bagi pegawai guna melaksanakan aktivitas kinerjanya dengan baik.

5.3 Tujuan Tata Ruang Kantor Dalam penyusunan tata ruang kantor ada beberapa tujuan yang hendaknya dicapai. Menurut Gie (2007), tujuan tersebut merupakan syarat yang sebaiknya dipenuhi guna penataan ruang kantor yang baik yaitu:

1. Pekerjaan kantor itu dalam proses pelaksanaanya dapat menempuh jarak yang sependek mungkin,

2. Rangkaian kegiatan tata usaha dapat mengalir secara lancar, 3. Seluruh tata ruang dipergunakan dengan efisien untuk keperluan

pekerjaan, 4. Kesehatan dan kepuasan kerja para pegawai dapat terjaga, 5. Pengawasan terhadap pekerjaan pegawai dapat berlangsung secara

maksimal, 6. Pihak luar yang mendatangi kantor mendapatkan kesan yang baik

mengenai organisasi tersebut, 7. Penyusunan tempat kerja dapat berguna dalam bermacam pekerjaan

dan mudah diubah sewaktu-waktu diperlukan.


Senada dengan pernyataan tersebut, Haryadi (2009) menyatakan tentang tujuan tata ruang kantor yaitu:

1. Memanfaatkan seluruh ruangan demi mendapatkan keuntungan ekonomis secara besar. Jika setiap meter persegi dan sudut ruangan seluruhnya dapat difungsikan maka tidak ada tempat yang tidak berguna di dalam ruangan itu.

2. Mempermudah pengawasan manajer terhadap kegiatan para staf yang sedang bekerja.

3. Mempermudah komunikasi dan arus kerja yang baik. 4. Penataan ruangan yang baik akan memberikan rasa puas dan

kenyamanan dalam bekerja sehingga pegawai merasa senang bekerja di ruang kantor.

5. Menyediakan berbagai pelayanan yang dibutuhkan pegawai seperti komputer, telepon, interkom, faksimile, dan pelayanan rumah tangga perusahaan seperti menyediakan air minum.

6. Memudahkan setiap gerakan para pegawai dalam penyimpanan arsip, khususnya untuk arsip aktif, lemari dan ruangan harus ditempatkan berdekatan dengan bagian pegawai yang membutuhkan arsip tersebut.

Secara keseluruhan tujuan akhir dari tata ruang kantor adalah memperlancar komunikasi, mempermudah koordinasi dan pengawasan, sehingga dapat meningkatkan efisiensi kerja pada umumnya. Jika suatu saat terjadi perubahan yang berpengaruh terhadap kinerja pegawai maka perlu dilakukan peninjauan kembali dalam penataan ruang kantor di perusahaan tersebut.

5.4 Perancangan Tata Ruang Kantor Sayuti (2012) menyatakan bahwa tata ruang kantor yang baik tentunya bermanfaat bagi para karyawannya jika manajemen perusahaan benar-benar memperhatikan beberapa aspek antara lain: memanfaatkan penggunaan segenap ruang yang ada secara efektif, mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi karyawan, memberikan kesan positif terhadap pelanggan perusahaan, menjamin efisiensi arus kerja, meningkatkan produktivitas kerja


pegawai, serta mengantisipasi pengembangan organisasi di masa depan melalui perencanaan tata ruang yang fleksibel.

Hal ini sejalan menurut Gie (2007) bahwa salah satu faktor penting yang turut menentukan kelancaran pelaksanaan tata usaha adalah penyusunan tempat kerja dan alat perlengkapan kantor dengan sebaik–baiknya. Penyusunan peralatan kantor pada letak yang tepat serta pengaturan ruang kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi pegawai disebut tata ruang perkantoran. Tata ruang yang baik akan berpengaruh positif bagi perusahaan/ instansi yang bersangkutan dalam melaksanakan aktivitas pekerjaan.

Menurut Gie (2007) prinsip implementasi tata ruang yang baik akan memperoleh keuntungan – keuntungan sebagai berikut:

1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena berjalan mondar – mandir yang sebetulnya tidak perlu.

2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan. 3. Memungkinkan pemakaian ruang kerja yang efisien dengan luas

lantai yang dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak- banyaknya.

4. Mencegah pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui bagian lainnya.

Baik buruknya perancangan tata ruang tentunya akan memberi dampak positif maupun dampak negatif, maka merancang sebuah ruang kerja harus mementingkan efisiensi agar biaya yang dikeluarkan lebih efektif sehingga tata ruang melibatkan tiga komponen yaitu peralatan kantor, alur kerja, dan hubungan karyawan. Berikut adalah perbandingan antara tata ruang kantor yang buruk dengan tata ruang kantor yang baik menurut Gie (2007):


Gambar 5.1: Tata ruang kantor (Gie,2007)

Gambar diatas menunjukkan suatu seksi perusahaan yang bertugas membuat perhitungan, misalnya membuat faktur. Proses membuat faktur tersebut dimulai dengan diterimanya daftar pesanan dari seksi lain. Kepala seksi bertugas membuat catatan-catatan mengenai harganya, potongan yang harus diberikan, asuransi tambahan biaya pengiriman, atau pertanggungan Lalu diteruskan juru hitung untuk dihitung. Setelah selesai perhitungan maka dilanjutkan diperiksa oleh juru periksa. Kemudian diteruskan kepada juru tulis untuk diketik. Akhirnya, setelah diperiksa oleh juru periksa dan kepalanya, barulah diteruskan kepada juru arsip untuk dikirimkan ke seksi lain, sedangkan salinannya disimpan dalam lemari arsip. Pada gambar kiri karena tata ruang tidak direncanakan sebaik-baiknya, maka terjadinya arus mondar- mandir yang tidak efisien dari segi waktu dan tenaga.

Jadi dapat disimpulkan bahwa perencanaan tata ruang yang baik ialah yang mempergunakan sepenuhnya semua sudut ruangan yang ada. Ruang itu tidak hanya luas lantai saja (ruang datar), melainkan juga ruang yang vertikal ke atas maupun ke bawah sehingga kecil kemungkinan ruangan yang tidak terpakai.


5.5 Asas-Asas Pokok dan Prinsip Tata Ruang Kantor Asas untuk suatu perencanaan tata ruang kantor yang baik menurut Richard Muther (Nuraida, 2008):

1. Asas mengenai jarak terpendek Tata ruang yang baik ialah yang memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan dengan menempuh jarak yang sependek-pendeknya. Dalam hal ini garis lurus antara dua titik adalah jarak yang terpendek dalam menyusun tempat kerja dan dalam penempatan alat-alat kantor hendaknya diperhatikan jaraknya.

2. Asas mengenai rangkaian kerja Tata ruang yang baik ialah yang menempatkan para pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urut-urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Asas ini merupakan kelengkapan dari asas mengenai jarak terpendek. Jarak terpendek tercapai kalau para pekerja atau alat-alat diletakkan berderet-deret menurut urutan proses penyelesaian pekerjaan. Menurut asas ini suatu pekerjaan harus senantiasa bergerak maju dari awal dikerjakan sampai selesainya tidak ada gerakan mundur atau menyilang. Hal ini tidak berarti bahwa jalan yang ditempuh harus selalu berbentuk garis lurus. Akan tetapi selalu mengarah maju ke depan dan bentuknya dapat berupa garis bersiku-siku atau lingkaran yaitu berwujud huruf L atau U.

3. Asas mengenai penggunaan segenap ruang Suatu tata ruang yang baik adalah mempergunakan sepenuhnya ruang yang tersedia. Ruang itu tidak hanya yang berupa luas lantai saja (ruang datar), melainkan juga ruang yang ke atas maupun ke bawah.

4. Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja Tata ruang yang baik ialah mudah diubah atau disusun kembali dan tidak menggunakan biaya yang besar.

5. Asas mengenai integrasi kegiatan


Tata ruang dan peralatan kantor yang baik harus mengintegrasikan kegiatan antar dan inter bagian yang ada dalam perusahaan.

6. Asas keamanan dan kepuasan kerja bagi pegawai Tata ruang dan peralatan kantor yang baik harus membuat pegawai dapat bekerja secara aman, nyaman, dan puas.

Selain asas-asas yang dikemukakan di atas, Moekijat (2008) juga mengungkapkan prinsip-prinsip dalam perencanaan tata ruang kantor, yaitu:

1. Arus pekerjaan yang sederhana, yaitu membatasi mondar-mandirnya pegawai sampai yang seminimum mungkin.

2. Ruang lantai harus bebas dari rintangan seperti meja dan lemari. 3. Meja-meja menghadap ke arah yang sama kepada pengawas. 4. Ruang kerja seminimum mungkin. 5. Perlengkapan kantor diletakkan dekat dengan pekerjaan-pekerjaan

yang menggunakannya. 6. Jumlah gang yang cukup dengan luas yang memadai. 7. Pekerjaan terperinci yang memerlukan penerangan banyak harus

ditempatkan dekat dengan jendela. 8. Tata ruang harus seimbang dan nampak menyenangkan.

Sedangkan menurut Maryati (2008) prinsip-prinsip penyusunan tata ruang kantor tersebut adalah sebagai berikut:

1. Fungsi kerja yang sama atau berhubungan disusun berdekatan jaraknya.

2. Pekerjaan harus mengalir secara terus menerus. 3. Pengaturan perkakas kantor yang mempermudah pengawasan. 4. Tidak permanen, agar mudah disusun kembali jika terjadi perubahan. 5. Ada ruang yang cukup untuk bergerak atau berjalan saat beraktivitas. 6. Pekerjaan yang menimbulkan suara gaduh, misalnya bagian produksi

dijauhkan dari bagian lainnya. 7. Ruangan pimpinan dirancang yang tenang karena membutuhkan

konsentrasi tinggi dalam bekerja.


8. Pengaturan tata letak membuat jarak tempuh lebih pendek sehingga menghemat tenaga dalam bergerak dari satu bagian ke bagian lainnya.

5.6 Jenis Tata Ruang Kantor Menurut Gie, (2007) tata ruang kantor dapat dibedakan menjadi 2 jenis yaitu tata ruang kantor terbuka dan tata ruang kantor tertutup.

1. Tata Ruang Kantor Terbuka Ruangan pimpinan dan para pegawainya berada dalam satu ruangan terbuka tanpa adanya sekat pemisah. Keuntungannya: a. Pengawasan lebih mudah dan efektif terhadap semua pegawai. b. Hubungan dan komunikasi antar pegawai mudah dan cepat. c. Memperlancar arus pekerjaan dari meja satu ke meja yang lain

tanpa harus mondar-mandir meninggalkan ruangan kerja. d. Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar. e. Mudah merubah ruangan. f. Perubahan organisasi menyebabkan perubahan tata ruang dapat

dilayani dengan cepat dan luwes. g. Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantor

menjadi agak sulit menampungnya karena ruangan yang terbatas.

Kelemahannya:

a. Dapat merendahkan mental dan moral staf karena cara hidup dengan bekerja yang diawasi terus menerus.

b. Akan mengurangi keamanan bagi pekerjaan yang bersifat rahasia.

c. Pekerja akan kehilangan privasi. d. Apabila ada pekerja yang mengobrol dan bermalas-malasan antar

teman sekerja dapat mengganggu yang lain.


e. Peralatan kantor yang dapat menimbulkan suara gaduh akan mengganggu pekerjaan lainnya yang membutuhkan ketenangan.

f. Pimpinan lebih terganggu ketenangan kerjanya, jika dibandingkan dengan ruang tertutup.

2. Tata Ruang Kantor Tertutup Susunan tata ruang ini dibagi dalam ruangan terpisah. Ruangan ini pada umumnya dipisahkan berdasarkan fungsi tiap-tiap seksi atau bagian. Keuntungannya: a. Moral pekerja atau staf tetap terjaga. b. Pekerjaan yang sifatnya rahasia tetap terjaga. c. Menghindari gangguan dari pekerja satu ke yang lainnya. d. Pimpinan akan lebih tenang dalam mengerjakan tugasnya karena

tidak terganggu oleh kegiatan para karyawan.

Kelemahannya:

a. Pengawasan lebih sulit dilakukan karena terhalang oleh penyekat. b. Cahaya sulit masuk dan udara sulit beredar sehingga suasana

lebih pengap dan gerah. c. Apabila diperlukan tukar tempat antara bagian yang satu dengan

bagian yang lain sulit dilakukan dan sulit merubah ruangan. d. Jika terjadi penambahan pegawai, alat-alat kantor, mengenai

perubahan proses penyelesaian suatu pekerjaan maka akan sulit menampungnya.

5.7 Penyusunan Perabotan Kantor Perabot merupakan perlengkapan kantor yang bertujuan untuk membantu proses tata usaha dengan tidak langsung. Perabot kantor terdiri dari lemari, lemari arsip, lemari katalog, meja, kursi, rak, asbak, dan perlengkapan lainnya yang diberikan kepada pegawai perseorangan atau untuk umum. Menurut Gie (2007), teknik yang diperlukan untuk memperoleh tata ruang kantor yang baik adalah:


1. Meja kerja disusun menurut garis lurus dan menghadap ke arah yang sama. Hal ini guna mengurangi kemungkinan para pegawai sering mengobrol, tidak fokus dan hanya memperhatikan apa yang dikerjakan oleh rekannya.

2. Pada tata ruang yang terbuka, susunan meja-meja itu dapat terdiri atas beberapa baris.

3. Di antara baris-baris meja itu disediakan gang atau lorong untuk keperluan para pegawai. Sebaiknya di tengah-tengah ruangan terdapat sebuah lorong utama yang lebarnya 120 cm dan lorong-lorong lainya selebar 80 cm.

4. Jarak antara sesuatu meja dengan meja yang di muka atau yang di belakangnya (ruang untuk duduk pegawai) selebar 80 cm.

5. Pejabat pimpinan bagian yang bersangkutan ditempatkan di belakang para pegawainya. Posisi tersebut akan lebih mudah dalam mengawasi kinerja pegawainya.

6. Pada tata ruang terbuka di mana banyak orang yang bekerja sebaiknya pegawai-pegawai diklasifikasikan di bawah pengawasan pejabat dan ditempatkan di sekat masing-masing pejabat yang bertanggung jawab atas masing-masing kelompok.

7. Pegawai-pegawai yang melakukan pekerjaan-pekerjaan dengan detail atau halus seperti mencatat angka-angka kecil secara cermat atau melukis gambar-gambar halus maka perlu diberikan tempat yang memperoleh banyak penerangan cahaya. Ini demi kesehatan mata dan kesempurnaan hasil kerja para pegawai.

8. Pegawai-pegawai yang bertugas berkenaan dengan urusan-urusan yang mengandung risiko besar ditempatkan di pojok yang jarang dilewati orang-orang, bahkan dibuatkan batasan dari kaca. Misalnya, pegawai yang bertugas adalah kasir sehingga terjaminlah keamanan uang yang berada dalam tanggung jawabnya.

9. Lemari dan alat-alat perlengkapan lainnya ditaruh di dekat pegawai- pegawai yang paling sering mempergunakan benda-benda tersebut. Peralatan kantor yang menimbulkan suara ribut seperti mesin stensil


sebaiknya ditaruh didekat jendela sehingga gema suara mesinnya dapat langsung menyebar keluar ruangan.

10. Pegawai-pegawai yang sering berhubungan dengan publik atau dengan pegawai-pegawai lainnya ditempatkan di dekat pintu. Sehingga orang-orang yang berkomunikasi dan menghubunginya tidak perlu mondar-mandir dan tidak mengganggu pegawai-pegawai lainnya.

11. Meja yang memuat alat-alat yang menghasilkan banyak getaran seperti mesin hitung sebaiknya jangan menempel pada tembok atau tiang. Hal ini untuk mencegah getaran dan mengganggu seluruh ruangan.

12. Lemari berat atau peti besi dapat diletakkan menempel tembok atau tiang sehingga mendapat penyangga untuk menambah kekuatannya.

13. Bagi pejabat yang sering menerima tamu penting membicarakan urusan-urusan yang bersifat rahasia maka dibuatkan ruangan sendiri.

14. Apabila seorang kepala atau tenaga ahli karena sifat pekerjaannya benar-benar membutuhkan ruangan tersendiri dapatkah dibuatkan ruangan pribadi.

Menurut Gie (2007) langkah-langkah yang diperlukan dalam merancang tata ruang kantor adalah sebagai berikut:

1. Sebaiknya dibuat gambar denah kantor yang bersangkutan dengan skala tertentu sesuai dengan kebutuhan.

2. Mempelajari semua pekerjaan yang termasuk dalam lingkungan kantor, dan semua aktivitas perkantoran dicatat.

3. Menyusun letak meja kerja untuk para pegawai. 4. Tata ruang dirancang dengan menjejerkan guntingan-guntingan

gambar meja dan kursi di atas gambar denah. Apabila sudah diperoleh tata ruang yang terbaik kemudian guntingan-guntingan gambar tersebut pada gambar denah tadi untuk mencegah kekeliruan dan penghamburan tenaga, sebaiknya perabotan itu diberi nomor urut baik pada gambar maupun pada benda yang sebenarnya.


Dengan demikian disaat memindahkan perabot dan perlengkapan kantor ke dalam ruangan, pelaksanaannya dapat berjalan tertib dan sebaiknya secara berkala dilakukan peninjauan terhadap suatu tata ruang kantor misalnya setiap satu tahun sekali. Hal ini berlaku jika tidak ada perubahan kantor namun jika pada suatu ketika terjadi perubahan yang mempunyai pengaruh terhadap tata ruang kantor tersebut, peninjauan kembali seharusnya dilakukan. Hal ini sejalan dengan perencanaan tata ruang kantor yang baik menurut Moekijat (2008) yang ditinjau secara praktis yaitu:

1. Buatlah rencana ruangan kantor dengan menggunakan skala. 2. Perhatikan rencana jalan masuk, jendela dan sebagainya. 3. Tentukan jumlah dan ukuran semua perkakas dan perlengkapan. 4. Gunakanlah model-model dari semua perkakas dan perlengkapan. 5. Bicarakan dengan kepala-kepala seksi mengenai ruangan yang

diperlukan untuk tiap pegawai. 6. Buat model-model pada rencana sesuai dengan prinsip-prinsip

maupun asas-asas dalam perencanaan tata ruang kantor. 7. Perhatikan nama pekerja telepon dan sebagainya Buatlah rencana tata

ruangan kantor dengan menggunakan skala.

5.8 Lingkungan Fisik Tata Ruang Kantor Setiap kantor memiliki kondisi lingkungan yang sebaiknya diperhatikan dan diatur oleh setiap manajer perkantoran. Kondisi fisik suatu kantor berperan penting dalam proses perencanaan tata ruang kantor agar terciptanya kondisi lingkungan kantor yang aman dan nyaman. Gie (2007) menyatakan bahwa ada empat hal penting yang memengaruhi efisiensi aktivitas di perkantoran yaitu cahaya, warna, udara dan suara.

Cahaya

Ada beberapa tipe cahaya penerangan buatan yaitu cahaya langsung, cahaya setengah langsung, cahaya setengah tak langsung, dan cahaya tak langsung

1. Cahaya langsung Cahaya langsung memancarkan langsung dari sumbernya ke permukaan meja. Bila menggunakan lampu biasa (pijar), cahaya


bersifat tajam. Bayangan yang ditampilkan sangat jelas. Cahaya ini sangat melelahkan mata. Jadi sebaiknya tidak menggunakan penerangan lampu cahaya langsung.

2. Cahaya setengah langsung Cahaya setengah langsung memancarkan dari sumbernya dengan melalui lapisan/tudung lampu yang biasanya terbuat dari gelas/kertas dengan warna seperti susu. Cahaya menyebar ke seluruh jurusan sehingga tidak menjadi begitu tajam tapi pencahaan tetap langsung jatuh ke permukaan meja sehingga dapat memantul ke arah mata pekerja.

3. Cahaya setengah tak langsung Cahaya setengah tak langsung terjadi karena pantulan dari langit-langit dan dinding ruangan yang merupakan cahaya sebagian dari tudung kaca. Cahaya ini sudah cukup baik daripada cahaya setengah langsung karena bayangannya sudah menjadi tidak begitu tajam.

4. Cahaya tak langsung Cahaya tak langsung menyebar ke seluruh penjara namun tidak menimbulkan bayangan. Sifat cahaya tak langsung lebih lembut dan tidak menimbulkan kelelahan pada mata. Cahaya tak langsung merupakan penerangan lampu yang terbaik untuk pekerja.

Warna

Warna merupakan faktor yang penting untuk efektivitas dan efisiensi kerja para pegawai terutama dalam memengaruhi mental dan moral para pegawai. Warna yang tepat pada dinding ruangan dan kombinasi warna perabotan dalam ruang kantor dapat memberikan kegembiraan dan ketenangan bekerja para pegawai. Tiga warna pokok adalah merah, kuning, dan biru. Karakteristik warna-warna tersebut antara lain:

1. Merah. Warna yang menggambarkan aura panas, kegembiraan dan kegiatan kerja. Warna merah dapat merangsang panca indra di jiwa agar lebih bersemangat dalam bekerja. Warna merah merupakan warna yang baik dan tepat dipergunakan.

2. Kuning. Warna yang menggambarkan kehangatan matahari. Warna ini baik dalam merangsang mata dan saraf, pengaruh psikologi yang


dapat ditimbulkan adalah perasaan bahagia, senang dan menghilangkan perasaan tertekan.

3. Biru.Warna yang menggambarkan keluasan dan ketentraman seperti warna langit dan samudera. Warna ini memberikan pengaruh psikologi yang dapat mengurangi ketegangan otot-otot tubuh dan tekanan darah.

Udara

Faktor udara merupakan yang terpenting karena suhu udara dalam ruangan sangat berpengaruh terhadap perputaran oksigen dalam ruang kantor. Tubuh pegawai yang secara terus menerus mengeluarkan dan memancarkan panas itu memerlukan sirkulasi udara di sekitarnya. Udara di Indonesia yang terlampau panas dan lembab, membuat orang mudah mengantuk, cepat lelah, dan kurang bersemangat. Di Indonesia nilai kelembaban udara rata-rata lebih besar dari 70% dan berbeda di satu tempat dengan tempat lainnya.

Suara

Faktor suara hendaklah diperhatikan seperti letak alat-alat gaduh sehingga sebaiknya ruang kantor yang mempergunakan alat-alat perkantoran yang memberikan suara gaduh dipasang lapisan-lapisan penyerap suara pada langit- langit atau dindingnya. Adapun cara lain untuk mengurangi kegaduhan misalnya mesin-mesin tik di bawahnya diberi alas karet busa tipis. Untuk pesawat telepon sebaiknya dibuatkan bilik kecil yang cukup rapat. Dengan demikian suara-suara dari mesin-mesin yang gaduh tidak mengganggu suasana ruangan kantor agar tetap aman dan hening.


Bab 6

Korespondensi Dalam Manajemen Perkantoran

6.1 Pendahuluan Dalam bagian ini akan dibahas tentang surat menyurat yang merupakan salah satu bentuk komunikasi tertulis. Ada banyak format dan gaya penulisan yang berbeda, dari surat informal atau email, hingga surat resmi. Masing-masing memiliki tujuannya sendiri - untuk berkomunikasi dengan audiens yang dituju. Surat yang baik dapat didefinisikan sebagai surat yang efektif, yaitu surat yang menghasilkan hasil yang diinginkan. Jika penulis berhubungan langsung dengan tujuan dengan menulis dokumen surat yang terstruktur dengan baik dalam bahasa yang jelas, kemungkinan besar akan efektif. Bab ini akan membantu Anda menulis surat semacam itu dalam manajemen perkantoran.

6.2 Konsep Korespondensi Bidang komunikasi organisasi dalam sistem kegiatan perkantoran dengan bentuk tulisan di antaranya adalah korespondensi atau surat menyurat. Komunikasi tertulis ini sangat penting dalam suatu organisasi perkantoran


karena merupakan suatu rangkaian aktivitas komunikasi verbal mulai dari penyusunan, penulisan, pengiriman sampai kepada pesan tersebut diterima oleh audiens/penerima surat. Proses surat menyurat atau korespondensi dalam manajemen perkantoran merupakan cara untuk mengirimkan pesan tertulis kepada audiens internal maupun eksternal dalam hal ini atasan ataupun pihak lain (Rusdiana and Zaqiah, 2014). Korespondensi yang disusun harus memperhatikan berbagai unsur agar menghasilkan komunikasi verbal yang efektif.

Orang yang melakukan surat menyurat disebut koresponden. Menurut Rusdiana and Zaqiah (2014) koresponden dalam manajemen perkantoran adalah orang yang berhak atau mempunyai wewenang menandatangani surat, baik atas nama perorangan maupun kantor.

6.2.1 Definisi dan Tujuan Korespondensi Surat merupakan alat komunikasi yang memuat informasi yang ditujukan kepada orang lain di dalam ataupun di luar perusahaan/kantor/organisasi. Surat resmi merupakan saluran yang paling baik untuk berkomunikasi dengan perusahaan/kantor lain karena menggunakan bahasa yang lebih formal dan sopan. Surel sudah banyak digunakan dalam komunikasi eksternal perkantoran hanya surat resmi tetap penting ketika kita membutuhkan arsip untuk dilihat kembali ketika kita membutuhkannya (Suyatni and Aulia, 2019).

Lembaga atau organisasi melakukan aktivitas tentunya dengan tujuan tertentu, di mana antar lembaga atau organisasi mungkin mempunyai tujuan yang berbeda.

Menurut Rusdiana and Zaqiah (2014) ada tiga tujuan menulis surat, yaitu sebagai berikut:

1. Memberitahukan atau menyampaikan informasi, penjelasan kepada pihak lain.

2. Menerima atau mendapatkan informasi, penjelasan kepada pihak lain. 3. Memperlancar arus informasi, sehingga informasi yang diterima jelas

dan tidak salah pengertian.

Bab 6 Korespondensi Dalam Manajemen Perkantoran 71

Berbagai aspek yang harus dipahami (Rusdiana and Zaqiah, 2014) agar seorang penulis dapat menulis secara efektif adalah:

1. Prosedur korespondensi 2. Topik yang akan ditulis 3. Teknis penulisan surat 4. Penggunaan tata bahasa dalam surat menyurat 5. Jabatan/posisi penulis dan penerima surat.

6.2.2 Fungsi dan Keunggulan Surat Menyurat Menurut Suyatni dan Aulia (2019) surat memiliki tujuh fungsi utama yaitu sebagai berikut:

1. Alat komunikasi. 2. Bukti tertulis yang otentik. 3. Alat mengingat jika diperlukan sewaktu-waktu. 4. Alat untuk mewakili organisasi. 5. Pedoman atau dasar untuk bertindak. 6. Keterangan yang dapat memberikan rasa aman dalam aktivitas

tertentu. 7. Bukti historis dari suatu kegiatan, sehingga dapat digunakan sebagai

bahan riset bagi yang membutuhkannya.

Keunggulan surat menyurat (Suyatni and Aulia, 2019) dibandingkan dengan media komunikasi lainnya adalah sebagai berikut:

1. Lebih hemat dibandingkan telepon atau bila harus tatap muka (transportasi).

2. Menjamin rahasia dan ketepatan isi. 3. Lebih formal. 4. Hal-hal yang tidak bisa disampaikan secara lisan dapat ditulis dalam

surat dengan lebih leluasa.


6.3 Penggolongan dan Karakteristik Surat Surat dapat dibedakan berdasarkan asal, sifat, tujuan, cara pembuatan dan cara pengiriman. Menurut Rusdiana and Zaqiah (2014) dan Suyatni and Aulia (2019) surat dapat digolongkan menjadi 6 kelompok, yaitu:

1. Wujud, di antaranya adalah: a. Kartu pos yaitu media berupa kertas karton yang berukuran 15cm

x 10 cm, bagian depan untuk menulis nama atau alamat pengirim dan penerima, bagian belakang untuk menulis berita-berita yang disampaikan.

b. Surat bersampul adalah surat-surat yang isinya atau beritanya ditulis pada kertas lain, kemudian kertas surat tersebut dimasukkan ke dalam sampul atau amplop.

c. Surat terbuka adalah surat-surat yang isinya dapat dibaca oleh umum. Contohnya: surat dari pembaca untuk sebuah instansi melalui redaksi surat kabar, majalah atau tabloid.

d. Surat tertutup adalah surat-surat yang dikirimkan kepada alamat tertentu dan isinya tidak boleh diketahui orang lain.

e. Memorandum dan data nota memorandum adalah satu alat komunikasi berupa surat-surat di lingkungan internal kantor yang penyampaiannya tidak resmi dan digunakan secara internal dalam lingkungan kantor.

2. Pemakai. Terdiri dari: a. Surat pribadi yaitu surat-surat yang bersifat kekeluargaan, berisi

masalah keluarga contohnya tentang keuangan, kesehatan keluarga.

b. Surat Dinas/resmi yaitu surat sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan berita/informasi tentang hal-hal yang berhubungan dengan kedinasan/perkantoran.

c. Surat niaga adalah surat yang berisi tentang perdagangan yang dibuat oleh perusahaan kepada pelanggan.


3. Kegiatan. Terdiri dari: a. Internal: di dalam organisasi b. Eksternal: di luar organisasi.

4. Sasaran yang dituju. Terdiri dari: a. Biasa surat yang dikirim kepada satu organisasi tertentu atau

kepada seseorang. b. Edaran adalah surat yang dikirim kepada beberapa pejabat atau

orang tertentu. 5. Isi/Tujuan Penulisan. Terdiri dari surat pemberitahuan, surat perintah,

surat permohonan, surat peringatan, surat panggilan, surat pengantar, surat keputusan, surat perjanjian, dan surat penawaran.

6. Sifat. Terdiri dari: a. Surat sangat segera atau surat kilat adalah surat yang harus

dikirim sangat segera atau kilat pada kesempatan pertama sebab penerima harus segera menanggapi dan menyelesaikannya.

b. Surat segera adalah surat yang secepatnya diselesaikan tetapi tidak perlu pada kesempatan yang pertama, namun segera dikirimkan supaya mendapatkan tanggapan dan penyelesaian dari pihak penerima.

c. Surat biasa adalah surat yang tidak perlu tergesa-gesa untuk penyelesaiannya karena tidak perlu mendapat tanggapan secepatnya dari penerima.

Menurut (Suyatni and Aulia, 2019) karakteristik surat yang baik adalah sebagai berikut:

1. Isi yang jelas. Ide dipisahkan ke dalam paragraf, kalimat pendek, bahasa jelas, kalimat lugas langsung ke pokok persoalan, menarik dan sopan.

2. Nada niat baik. Niat baik adalah perasaan positif yang pembaca miliki terhadap seseorang atau suatu organisasi. Tekankan perspektif Anda. Uraikan manfaat bagi pembaca. Peka terhadap kata-kata yang bias gender, ras, usia, atau cacat tubuh. Bingkai ide secara positif.


3. Format yang tepat. Format surat mencerminkan ketelitian dan pengalaman penulis. Beberapa model seperti block style, modified block style, tidak rata kanan meningkatkan keterbacaan.

6.4 Cara Menulis Surat Formal Surat formal atau resmi harus mengikuti aturan dan konvensi tertentu. Format seperti itu membantu menyampaikan informasi secara profesional. Harus diingat bahwa ada berbagai format surat formal yang diikuti orang. Beberapa contoh dan penjelasan di dalam bab ini adalah yang umum digunakan untuk komunikasi formal saat ini.

Contoh format surat formal Suyatni and Aulia (2019) dan Muphy, Hildebrandt and Thomas (1988) yaitu berisikan:

1. Kop Surat. Kop surat nama organisasi/kantor/perusahaan. 2. Tanggal. Ini adalah tanggal di mana surat itu ditulis. Ini penting

dalam surat resmi karena sering kali disimpan dalam catatan. 3. Nomor Surat. Mengagendakan nomor surat contohnya berdasarkan

nomor urut, kode unit kerja, bulan dan tahun dan ditulis di sisi kiri halaman.

4. Lampiran. Tulis jumlah lampiran jika ada bahan/informasi yang akan disertakan.

5. Perihal. Subyek atau topik tentang hal yang akan disampaikan dalam surat. Subjek merupakan simpulan tujuan dari penulisan surat dan dibuat dalam satu baris. Ini membantu penerima fokus pada subjek surat dalam satu pandangan.

6. Alamat Penerima. Setelah memberi ruang beberapa baris maka tulis alamat penerima di sisi kiri halaman. Apakah menulis "Kepada" di atas alamat bergantung pada preferensi penulis. Pastikan Anda menulis gelar / nama / posisi resmi dan lain-lain dari penerima, sebagai baris pertama alamat.

7. Salam. Di sinilah Anda menyapa orang yang Anda tuju pada surat itu. Ingatlah bahwa ini adalah surat resmi, jadi sapaannya harus


hormat dan tidak terlalu pribadi. Salam umum yang digunakan dalam surat formal adalah "Bapak", "Ibu" atau “Saudara”. Jika Anda tahu nama orang tersebut, sapaannya mungkin juga "Mr. XYZ "atau" Ms. ABC ”. Tapi ingat, Anda tidak bisa memanggil mereka hanya dengan nama depan mereka. Harus nama lengkap atau hanya nama belakang mereka.

8. Kata Pembuka. Beberapa contoh kata pembuka (Suyatni and Aulia, 2019) yaitu sebagai berikut: a. Pada permulaan surat:

• Sehubungan dengan…

• Dengan ini diberitahukan….

• Bersama ini kami kirimkan….. b. Menjawab surat yang diterima:

• Menjawab surat Bapak/Ibu/Saudara Nomor…. tentang….

• Berdasarkan surat Bapak/ Ibu/Saudara Nomor…. tentang….

• Menanggapi surat Bapak/ Ibu/Saudara Nomor…. tentang….

• Sehubungan surat Bapak/ Ibu/Saudara Nomor…. tentang…. c. Menyusuli surat yang pernah dikirim:

• Menunjuk surat kami Nomor…

• Menyusuli surat kami Nomor ….

• Menyambung surat kami Nomor …. 9. Badan Surat. Ini adalah isi utama surat itu. Ini bisa dibagi menjadi

tiga paras atau dua paras jika suratnya lebih singkat. Tujuan surat itu harus dijelaskan di paragraf pertama itu sendiri. Nada konten harus formal. Jangan gunakan bahasa berbunga-bunga. Hal lain yang perlu diingat adalah bahwa surat itu harus ringkas dan langsung ke sasaran. Dan selalu bersikap hormat dan perhatian dalam bahasa Anda, apapun subjek surat Anda. Menurut Suyatni and Aulia (2019) isi surat dapat berupa: a. Pemberitahuan:

• Sebagaimana Saudara ketahui bahwa…

• Kami ingin menjelaskan secara rinci bahwa….


b. Bernada permintaan:

• Kami akan berterima kasih jika Saudara…

• Kami mohon dengan hormat agar Saudara… c. Bernada penjelasan:

• Sayang sekali kami belum mendapat kepastian…

• Dengan sangat menyesal kami beritahukan…. d. Bernada konfirmasi:

• Sesuai dengan kesepakatan kami bahwa…

• Sesuai dengan pesanan Saudara, bersama ini… e. Bernada mengingatkan:

• Kami bermaksud menginformasikan bahwa…

• Dengan didasari maksud baik, kami terpaksa mengingatkan….

10. Penutup Surat. Beberapa contoh penutup surat (Suyatni and Aulia, 2019) yaitu sebagai berikut: a. Bernada minta jawaban:

• Kami tunggu jawaban Saudara

• Kami nantikan jawaban Saudara b. Bernada akan memberi jawaban:

• Setelah kami mendapat kepastian, Saudara segera akan kami hubungi

• Saudara akan mendapatkan jawaban kami mengenai c. Bernada permintaan:

• Kami minta dengan sangat agar

• Kami ingin mendapat keterangan secara rinci d. Bernada pemberitahuan:

• Demikian pemberitahuan kami

• Demikian mohon maklum

• Atas perhatian dan kerjasama 11. Salam Penutup. Beberapa contoh salam penutup (Suyatni and Aulia,

2019): a. Hormat kami,


b. Salam hormat c. Wassalam

12. Nama Perusahaan/Kantor/Organisasi asal surat. 13. Nama Penanda Tangan. Nama orang yang bertanggung jawab dalam

menyampaikan surat. 14. Nama Jabatan. Nama jabatan orang yang bertanggung jawab dalam

menyampaikan surat. 15. Tembusan. Jika diperlukan untuk disampaikan kepada beberapa

bagian terkait sebagai informasi.

6.5 Cara Menulis Surel dan Memo Surel dan memo adalah alat komunikasi internal kantor (antar-bagian). Bahasa dalam surel dan memo biasanya menggunakan bahasa percakapan yang sopan, profesional, singkat dan jelas serta bersifat lebih informal (Muphy, Hildebrandt and Thomas, 1988; Suyatni and Aulia, 2019). Surel dan memo berisikan pesan tentang penawaran, permintaan, pertanyaan, pertimbangan, lamaran, penolakan dan penagihan (Suyatni and Aulia, 2019).

Karakteristik surel dan memo yang baik menurut Suyatni dan Aulia (2019) adalah sebagai berikut:

1. Judul dan Kata Petunjuk. Seperti To, From, Date, Subject yang akan membantu Anda mengidentifikasi dari siapa, ditujukan kepada siapa, tanggal berapa dan tentang apa.

2. Topik Tunggal. Pesan yang baik hanya mendiskusikan suatu topik untuk dianalisis dan diselesaikan.

3. Bahasa Bersifat Percakapan. Bahasa bernada percakapan karena satu sama lain sudah saling mengenal, namun tidak emosional atau tajam.

4. Ringkas dan Padat. Surel dan memo hanya menyampaikan makna yang perlu dan sopan. Hindari kalimat majemuk yang panjang dan kalimat pengisi.

5. Menandai Hal yang Penting. Surel dan memo dirancang untuk dibaca dengan cepat, dan dipahami dengan menekankan ide yang penting


agar mudah dipahami. Misal dengan menggunakan huruf a, b, c atau penebalan (bold).

Menurut Suyatni and Aulia (2019) berikut bagian-bagian dari format Surel:

1. Kata-kata Penunjuk (Headings). To/Kepada: tulis alamat email yang dituju. From/Dari: tulis alamat email Anda. Tanggal: tulis tanggal Ketika surel dibuat. Subjek: tulis ringkasan topik yang penuh arti.

2. Salam Pembuka (Salutation). Contohnya: Yang terhormat, Dengan hormat, Assalamualaikum, Selamat pagi, Dear Andi, Halo Andi dan sebagainya.

3. Isi Surel (Body). Hanya mencakup satu topik. Gunakan huruf besar dan huruf kecil. Panjang baris tidak lebih dari 80 karakter. Gunakan panjang pesan tidak lebih dari tiga layar. Termasuk salam penutup, nama dan alamat pengirim.

4. Penutup (Closing lines). Contoh kata penutup: Hormat kami, Salam hormat, Best regards. Tulis nama dan identitas penulis, jika pesan eksternal tulis jabatan dan organisasi Anda. Beberapa menggunakan tanda tangan atau inisial.

Komunikasi tertulis melalui korespondensi atau surat menyurat yang dibahas di atas bertujuan untuk membantu Anda dalam memahami dan agar mampu menulis surat secara terstruktur, jelas, lengkap dan sesuai etika. Sehingga menghasilkan surat yang efektif sesuai dengan yang diinginkan untuk berkomunikasi secara tertulis dengan stakeholders Anda. Surat merupakan saluran yang paling baik dan paling banyak digunakan untuk berkomunikasi dalam perusahaan/kantor/organisasi.

Bab 7

Penataan Arsip

7.1 Pendahuluan Perkembangan ilmu dan teknologi yang sangat pesat dewasa ini sangat berpengaruh terhadap kemajuan di sektor pemerintah dan swasta. Mereka bersaing untuk meningkatkan profesionalisme. Untuk mengelola manajemen diperlukan informasi yang teliti, tepat dan cepat. Salah satu informasi yang sangat penting bagi swasta atau pemerintahan adalah rekaman dari kegiatan itu sendiri. Rekaman tersebut terdapat pada arsip, arsip-arsip tersebut diperlukan untuk membantu pelayanan ataupun keperluan informasi internal (Kumoro, 2004; Ferinia et al., 2020; S. Purba et al., 2020; Revida et al., 2020; Sherly et al., 2020; Kurniullah et al., 2021).

Pengambilan keputusan oleh pimpinan banyak tergantung kepada kelengkapan, kecepatan dan ketepatan informasi yang disajikan dan dilaporkan secara aktif. Data diolah menjadi informasi secara manual atau komputer, data itu sendiri berasal dari berbagai transaksi dan kegiatan yang terekam pada arsip. Walau datanya sudah diolah oleh komputer, arsip tersebut harus tetap disimpan sebagai bahan bukti yang otentik. Di sinilah letak pentingnya arsip di dalam kancah perkembangan peralatan teknologi canggih dewasa ini (Kumoro, 2004; Wardah, 2017; Romindo et al., 2020; Mardia et al., 2021).


Manajemen kearsipan (Record management) berfungsi untuk menjaga keseimbangan arsip dalam segi penciptaan lalu lintas dokumen, pencatatan, penerusan, pendistribusian, pemakai, penyimpanan, pemeliharaan, pemindahan dan pemusnahannya. Tujuan akhirnya adalah menyederhanakan jenis dan volume arsip serta mendayagunakan pemakainya bagi peningkatan profesionalisme kinerja dengan pengeluaran biaya yang seminimal mungkin. Pengelolaan terhadap suatu arsip penting, perlu dilakukan mengingat arsip tersebut masih sangat dibutuhkan keberadaannya. Keberadaan arsip sering digunakan sebagai sumber informasi yang benar oleh pihak-pihak yang membutuhkan.

Arsip sendiri menurut UU No.43 tahun 2009 pasal 1 ayat 2 yaitu: Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara. Pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi masyarakat, dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara (Martono, 1992; B. Purba et al., 2020; Parinduri et al., 2020; Negara et al., 2021; Sahir et al., 2021; Sisca et al., 2021).

Melihat peranan arsip dinamis salah satunya sebagai kegiatan administrasi maka perlu adanya penanganan arsip sesuai kaidah penyimpanan. Apabila dalam penataan arsipnya tidak maksimal artinya akan membutuhkan kembali susah dalam pencariannya yang mengakibatkan pelayanan yang diberikan kepada masyarakat akan lamban dan tidak memuaskan. Kearsipan merupakan suatu unsur dari sistem informasi organisasi atau pekerjaan kantor semakin dirasakan pentingnya di dalam kehidupan organisasi pemerintah maupun swasta atau perorangan. Semua unsur manajemen kearsipan perlu dikelola dengan baik (Zulkarnain and Sumarsono, 2015).

Sebagaimana diketahui bahwa penyimpanan dan penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat merupakan tujuan dari penataan arsip. Menyimpan arsip pada tempatnya secara teratur, belum dapat menjamin bahwa arsip tersebut dapat ditemukan dengan mudah. Penemuan kembali arsip sangat erat hubungannya dengan sistem penataan atau penyimpanan yang dipergunakan, serta tergantung dari kecekatan petugas arsip. Untuk kepentingan pertanggungjawaban nasional kepada generasi yang akan datang, perlu diselamatkan bahan-bahan bukti yang nyata, benar dan lengkap mengenai kehidupan kebangsaan Bangsa Indonesia pada umumnya menyelenggarakan pemerintahan Negara pada khususnya, baik mengenai masa lampau, masa

Bab 7 Penataan Arsip 81

sekarang dan masa yang akan datang. Penyelamatan bahan-bahan bukti tersebut merupakan masalah yang termasuk bidang kearsipan dalam arti yang seluas-luasnya. Oleh karena itu perlu dipikirkan tentang penentuan pemilihan sistem penataan atau penyimpanan(Nuraida, 2008).

Pada rangkaian pengelolaan arsip tersebut, pengelolaan arsip inaktif juga berperan penting salah satunya adalah untuk memastikan bahwa yang tersimpan adalah arsip yang benar-benar inaktif sehingga dapat mengurangi penumpukan arsip di unit kerja. Permasalahan yang sering muncul berkenaan dengan pengelolaan arsip inaktif adalah bagaimana cara menemukan arsip dengan cepat, tepat dan benar. Hal tersebut bisa disebabkan oleh penumpukan arsip yang terjadi di unit-unit kerja (Hendrawan and Ulum, 2017).

Penumpukan arsip tersebut tentunya akan menghambat kinerja orang- orang yang membutuhkan arsip yang aktif namun harus mencari di antara tumpukan arsip aktif dan inaktif yang sudah tercampur. Oleh sebab itu, arsip aktif dan inaktif harus dipisahkan dan dipindahkan ke bagian arsip atau pusat arsip agar mendapatkan tata kearsipannya sendiri. Agar arsip-arsip inaktif juga tetap dapat diakses dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat, perlu diterapkan sistem pengelolaan arsip yang sesuai dengan kebutuhan masing-masing organisasinya. Pengelolaan arsip yang baik sangat dibutuhkan dalam mendukung upaya terselenggaranya pelaksanaan tugas organisasi yang akuntabel dan bertanggung jawab. Dinas Perpustakaan dan arsip daerah (DISPUSIPDA) sebagai salah satu lembaga pemerintah yang bergerak dalam bidang arsip daerah yang menghasilkan data, informasi arsip dari seluruh badan/dinas pemerintahan baik dari kota/kabupaten ke pemerintah daerah untuk pembuktian ke pusat pemerintahan (Ratna Juniarti, 2007).

Dalam menjalankan fungsi dan kegiatannya secara otomatis menghasilkan arsip. Di antara arsip tersebut ada arsip-arsip dari instansi lainnya yang berada di kabupaten/kota. Arsip yang dihasilkan tersebut kemudian dikelola menjadi arsip dinamis dan ada yang frekuensi penggunaannya telah menurun yang oleh UU No. 43 Tahun 2009 disebut dengan arsip inaktif. Walaupun penggunaannya telah menurun, arsip inaktif tersebut tetap dikelola oleh arsiparisnya.

Arsip tersebut saat ini dikelola oleh bidang pengelolaan arsip dinamis mempunyai fungsi sebagai bagian arsip yang mengelola arsip inaktif dari seluruh bagian yang dibawahinya sendiri. Sejalan dengan prinsip penyelenggaraan pemerintahan yang baik dan reformasi birokrasi yang saat ini


sedang dicanangkan oleh Pemerintah, maka setiap pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi yang harus terdokumentasikan dengan baik untuk mendukung semua pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.

Jika pengelolaan arsip tersebut dilakukan dengan baik, tentunya akan memudahkan temu kembalinya apabila sewaktu-waktu dibutuhkan oleh pengguna sebagai bahan acuan untuk membuat laporan organisasi yang nantinya akan dipertanggungjawabkan langsung kepada pemerintah pusat. Hal tersebut menjadi sangat penting karena apabila organisasi tidak dapat mempertanggungjawabkan dengan baik dana, sarana dan prasarana yang diberikan oleh negara tentunya nanti akan menyulitkan organisasi sendiri (Julyanthry et al., 2020; Sudarmanto et al., 2020; Sudarso et al., 2020; Halim et al., 2021; Wirapraja et al., 2021).

Bentuk pertanggungjawaban tersebut dapat berupa publikasi media online informasi yang disebarluaskan melalui blog ataupun sosialisasi. Untuk meminimalisir segala bentuk kerancuan tentunya organisasi akan membutuhkan bukti-bukti kegiatannya yang tertuang dalam bentuk dokumentasi. Dalam kegiatan kearsipan banyak kendala yaitu dari sarana gedung yang tidak menyiapkan pemisahan dokumen atau arsip dinamis dan arsip statis, ataupun lemari anti kebakaran yang belum diujikan karena meskipun lemari tahan api tetapi kualitas yang masih minim itu membuat penjaga atau pegawai arsip was-was apabila terjadi hal-hal yang tidak diinginkan.

Bagian pengelolaan arsip dinamis ini berfungsi memberikan informasi dan keberlangsungan hidup arsip-arsipnya. Salah satu fungsinya adalah untuk menyimpan arsip-arsip inaktif yang masih digunakan dan juga melakukan perawatan dan pemeliharaan yang bertujuan untuk menyelamatkan informasi yang terkandung di dalamnya sebelum tiba masa pemusnahannya. Informasi yang dibuat manusia maupun badan korporasi (Perusahaan, departemen, instansi, yayasan dan sejenisnya) dapat berupa informasi yang terekam dan dapat pula berupa informasi yang tak terekam.

Dari semua aset organisasi yang ada, arsip adalah salah satu aset yang berharga. Arsip merupakan warisan nasional dari generasi ke generasi yang perlu dipelihara dan dilestarikan. Tingkat peradaban suatu bangsa dapat dilihat dari pemeliharaan dan pelestarian terhadap arsipnya tak terkecuali dalam perusahaan maupun kantor. Berkaitan dengan hal tersebut arsip perlu dikelola dengan baik dalam sebuah kerangka sistem yang benar.


Di dalam sistem kegiatan perkantoran ada proses komunikasi organisasi salah satunya komunikasi melalui tulisan yang terwujud melalui surat-menyurat (korespondensi). Kegiatan ini sangat penting dalam sebuah organisasi perkantoran karena korespondensi atau surat-menyurat merupakan rangkaian aktivitas yang berkaitan dengan pengiriman informasi secara tertulis mulai dari penyusunan, penulisan sampai dengan pengiriman informasi hingga sampai kepada pihak yang dituju. Selain itu, proses korespondensi merupakan sarana untuk mengirim atau memberi informasi tertulis kepada atasan atau pihak lain, baik sebagai laporan, pemberitahuan, permintaan ataupun pertanyaan. Dalam penyusunan korespondensi harus memperhatikan berbagai unsur-unsur dalam pembuatannya yaitu dari segi tulisan dan pemakaian bahasa yang harus benar dan tepat.

Selain korespondensi yang ada dalam kegiatan kantor, penataan arsip pun sangat diperlukan dalam suatu organisasi atau kantor. Arsip sebagai salah satu sumber informasi memiliki fungsi yang sangat penting untuk menunjang proses kegiatan administrasi. Masalah yang akan timbul nantinya adalah semakin menumpuknya arsip dari tahun ke tahun secara tidak terkontrol. Agar arsip dapat berperan sebagaimana fungsinya perlu dikelola dengan baik dan benar, artinya ditata secara sistematis sehingga jika sewaktu-waktu diperlukan dapat dengan cepat, tepat dan lengkap disajikan.

Dalam pengelolaan arsip, termasuk di dalamnya adalah upaya memelihara arsip baik dari segi fisik maupun kerusakan. Sedangkan memelihara dari segi informasi yaitu tidak terjadinya kebocoran informasi. Arsip sebagai salah satu sumber informasi memiliki fungsi yang sangat penting untuk menunjang proses kegiatan administrasi. Agar arsip dapat berperan sebagaimana fungsinya perlu dikelola dengan baik dan benar, artinya ditata secara sistematis sehingga jika sewaktu-waktu diperlukan dapat dengan cepat, tepat dan lengkap disajikan.

7.2 Pengertian Arsip Kata “Arsip” berasal dari bahasa Belanda, archief. Menurut Armosudrdjo (1982) dalam (Rosalin, 2017), archief dalam bahasa Belanda memiliki beberapa pengertian berikut ini:


1. Tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip: bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte, daftar-daftar, dokumen-dokumen, peta-peta.

2. Kumpulan teratur, dari bahan-bahan kearsipan tersebut. 3. Bahan-bahan yang harus diarsip itu sendiri.

Dalam bahasa Inggris, arsip dinyatakan dengan istilah file, yang berasal dari bahasa Latin filum yang berarti tali atau benang. Karena pada awalnya orang-orang Inggris menyatukan warkat dengan cara mengikatnya dengan tali atau benang.

Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, file dapat diartikan sebagai:

1. Semacam lemari berlaci yang dipakai untuk menyimpan berkas-berkas

2. Sekelompok warkat sama jenisnya yang disimpan terpisah dari kelompok-kelompok lainnya dalam lemari arsip. Misalnya foreign file, untuk menyimpan/mengelompokkan jenis warkat surat menyurat dengan perseorangan/organisasi di luar negeri

3. Arsip sebagai kumpulan warkat yang disimpan. Misalnya central file (arsip pusat)

Istilah warkat diserap dari kosakata bahasa Arab, warkat yang artinya surat. Dewasa ini istilah warkat berkembang menjadi setiap lembaran yang berisi keterangan, mempunyai arti dan kegunaan. The Liang Gie (1979) dalam (Hendrawan and Ulum, 2017) memberikan pengertian bahwa warkat adalah setiap catatan tertulis atau bergambar mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk keperluan perekam ingatan. Dalam bahasa Inggris warkat dikenal dengan istilah record.

Sementara itu, menurut UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.


7.3 Jenis-jenis Arsip Jenis-jenis arsip dapat dibedakan sebagai berikut:

1. Arsip menurut subyek atau isinya dapat dibedakan menjadi 4 yaitu: a. Arsip kepegawaian, contoh: Daftar riwayat hidup pegawai, surat

lamaran, surat pengangkatan pegawai dan rekaman prestasi. b. Arsip keuangan, contohnya: laporan keuangan, bukti

pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian, dan dan surat perintah bayar

c. Arsip pemasaran, contoh: Surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan, daftar pelanggan dan daftar harga.

d. Daftar pendidikan, contohnya: kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, raport dan transkrip mahasiswa.

2. Arsip menurut bentuk dan wujud fisiknya a. Surat, contohnya: naskah perjanjian/kontrak, akta pendirian

perusahaan, surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan dan tabel.

b. Pita rekaman c. Mikro film d. Disket e. Compact disk f. Flash disk

3. Arsip menurut nilai gunanya. Penggolongan arsip berdasarkan nilai dan kegunaannya: a. Arsip bernilai informasi, contoh: pengumuman, pemberitahuan

dan undangan b. Arsip bernilai administrasi, contohnya: ketentuan–ketentuan

organisasi, surat keputusan, prosedur kerja, dan uraian tugas pegawai.

c. Arsip bernilai hukum, contoh: akta pendirian perusahaan, akta kelahiran, akta perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa dan keputusan pengadilan.


d. Arsip bernilai sejarah, contohnya: laporan tahunan, notulen rapat, dan gambar foto dan peristiwa

e. Arsip bernilai ilmiah, contoh: hasil penelitian f. Arsip bernilai keuangan, contoh: kuitansi, bon penjualan, dan

laporan keuangan g. Arsip bernilai pendidikan, contoh: karya ilmiah para ahli,

kurikulum, satuan pelajaran dan program pelajaran 4. Arsip Menurut Sifat Kepentingannya.

a. Arsip tidak penting, contohnya surat undangan dan memo b. Arsip biasa, contohnya: presentasi pegawai, surat permohonan

cuti dan surat pesanan barang c. Arsip penting, contohnya: surat keputusan, daftar riwayat hidup

pegawai, laporan keuangan, buku kas dan daftar gaji d. Arsip sangat penting/vital, contohnya: akta pendirian perusahaan,

buku induk pegawai, sertifikat tanah/bangunan dan ijazah 5. Arsip Menurut Fungsinya

a. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan kantor sehari-hari

b. Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

6. Arsip Menurut Tempat/Tingkat Pengolahannya a. Arsip pusat, yaitu arsip yang disimpan secara sentralisasi atau

berada di pusat organisasi yang berkaitan dengan lembaga pemerintah dan arsip nasional pusat di Jakarta.

b. Arsip unit, yaitu arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi yang berkaitan dengan lembaga pemerintah dan arsip nasional di daerah ibu kota provinsi.

7. Arsip Menurut Keasliannya. a. Arsip asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin

tik, cetakan printer, tanda tangan, serta legalisasi asli yang merupakan dokumen utama.


b. Arsip tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang dalam proses pembuatannya bersama dokumen asli, tetapi ditujukan pada pihak selain penerimaan dokumen asli.

c. Arsip salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama dengan dokumen asli, tetapi memiliki kesesuaian dengan dokumen asli.

d. Arsip petikan, arsip yang berupa tulisan atau ketikan ulang dari sebagian arsip asli.

8. Arsip Menurut Kekuatan Hukum a. Arsip autentik, yaitu arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan

asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip-arsip autentik dapat digunakan sebagai bukti hukum yang sah.

b. Arsip tidak autentik, yaitu arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta, arsip ini dapat berupa fotokopi, film, mikrofilm dan hasil print komputer (Porwani, 2012; Andayani, 2017; Romindo, 2019).

7.4 Sistem Penataan Arsip Kata “sistem” dalam hubungannya dengan sistem kearsipan biasanya menunjukkan metode penyusunan atau metode klasifikasi (penggolongan). Ada dua metode pokok untuk menyimpan surat (dokumen, arsip), yaitu:

1. Metode Kearsipan Mendatar Metode kearsipan mendatar adalah suatu metode kearsipan, di mana dokumen-dokumen yang satu di taruh di atas, sedang yang lain dalam laci-laci, dan sebagainya. Metode ini mungkin sulit untuk mendapatkan dokumen yang diperlukan.

2. Metode Kearsipan Vertikal Metode kearsipan vertikal adalah suatu metode kearsipan, di mana dokumen-dokumen yang satu di taruh di belakang yang lain berdasarkan urutan klasifikasi yang diambil.


Sekarang ini yang banyak digunakan adalah sistem penyimpanan/penataan arsip secara vertikal, namun sistem penataan secara mendatar pun masih ada yang menggunakan untuk tujuan-tujuan tertentu.

Adapun sistem klasifikasi (penggolongan) dalam menata arsip yang merupakan pengelompokkan arsip menurut/ masalah secara logis dan sistematis berdasarkan fungsi dan kegiatan instansi/kantor yang menciptakan atau menghimpunnya. Tujuan klasifikasi arsip yaitu sebagai sebagai dasar penataan arsip secara sistematis dan efektif (Ratna Juniarti, 2007). Sedangkan kegunaan klasifikasi arsip, yaitu:

1. Untuk mengelompokan arsip yang urusan/masalahnya sama ke dalam satu berkas.

2. Untuk mengatur penyimpanan arsip secara logis dan sistematis. 3. Untuk memudahkan menemukan kembali arsip sehingga dapat

dicapai penghematan waktu dan tenaga.

Berikut ini dikemukakan lima macam sistem klasifikasi pengarsipan, yaitu:

1. Klasifikasi menurut abjad (alphabetical classification) yaitu berkas-berkas yang berhubungan dengan nama (orang, perusahaan, lembaga, organisasi, dan sebagainya) disusun berdasarkan urutan abjad dari A sampai dengan Z.

2. Klasifikasi menurut perihal (Subject classification) yaitu berkas-berkas yang berhubungan dengan masalah dalam kantor dipisah-pisahkan, kemudian diberi kode dalam mengindeks. Contoh: Kepegawaian, Pengadaan, Pengangkatan, Mutasi, Keuangan, Gaji, Pendapatan, Pajak,dst

3. Klasifikasi menurut nomor (numerical classification) yaitu penataan berkas dengan memberikan nomor pada klasifikasi/kelompok masalah tertentu.

4. Klasifikasi menurut urutan tanggal/urutan waktu (chronological classification) yaitu penataan arsip berdasarkan urutan tanggal tanggal, bulan, tahun tanpa memperhatikan masalah berkas tersebut.

5. Klasifikasi menurut wilayah (geographical classification) yaitu penataan arsip berdasarkan nama wilayah (propinsi, kabupaten/kotamadya, kecamatan dan sebagainya).


Kemudian, dalam penataan arsip ini dibutuhkan peralatan dan perlengkapan untuk menata arsip secara rapi. Dalam pemilihan peralatan yang digunakan untuk penataan arsip harus disesuaikan dengan bentuk fisik arsip, serta kebutuhan untuk penemuan kembali. Di dalam menentukan peralatan perlu memperhatikan beberapa hal:

1. Arsip harus dapat ditemukan dengan mudah diambil dan ditempatkan kembali pada lokasinya.

2. Peralatan yang digunakan harus memperhatikan sifat arsip sehingga keamanan informasinya terjamin, seperti untuk menyimpan arsip yang bernilai guna tinggi,arsip rahasia, arsip sangat rahasia dan lain sebagainya.

3. Peralatan harus disesuaikan dengan bentuk dan ukuran file arsip. 4. Peralatan yang digunakan harus memperhatikan pertumbuhan

akumulasi yang tercipta (Boedi Martono, 1992).

Dari uraian tersebut diatas peralatan yang dapat digunakan adalah sebagai berikut:

1. Guide; Guide atau sekat adalah alat yang digunakan sebagai batas atau petunjuk antara pokok masalah (primer) dengan rinciannya (sekunder dan tersier). (Boedi Martono, 1994)

2. Folder; Folder adalah map tempat penyimpanan arsip sehingga arsip dapat terhimpun dalam suatu wadah baik secara seri, rubrik maupun dossier. Pada folder terdapat tab, yaitu bagian yang menonjol untuk mencantumkan titel dan kode klasifikasi

3. Filling Cabinet; Filling cabinet adalah tempat untuk menyimpan arsip dinamis aktif di dalam susunan sekat dan folder secara vertikal dalam laci-lacinya. Di mana penyusun selalu mengawali dari laci bagian atas ke bawah.

4. Rak Terbuka; Penggunaan rak lebih mudah dibandingkan menggunakan filling cabinet karena tidak perlu membuka laci sebagaimana pada filling cabinet (Boedi Martono, 1992).

5. Rotary (Alat Penyimpan Berputar) Alat penyimpanan arsip secara berputar. Alat ini dapat digerakkan secara berputar sehingga dalam penempatan dan penemuan kembalinya tidak makan tenaga.


Keuntungan lain yaitu menghemat tempat dibanding dengan filling cabinet ataupun rak terbuka.

Proses penataan arsip:

1. Membuat berita acara penyerahan arsip 2. Mengklasifikan isi arsip 3. Membuat berita acara pemindahan arsip 4. Pemilahan arsip yang patut disimpan dan diterima 5. Penataan di arsip inaktif 6. Pemindahan ke gudang arsip 7. Membuat berita surat pemusnahan

Jenis dokumen yang diarsipkan:

1. JKK (Jurnal Kas Keluar) 2. Operasi 3. Teknik 4. Komersial 5. SDM dan Umum

7.4.1 Jadwal Retensi Arsip Jadwal retensi arsip adalah suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan. Dengan demikian jadwal retensi arsip merupakan suatu daftar yang menunjukkan:

1. Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file active (satuan kerja), sebelum dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip (file in active).

2. Jangka waktu penyimpanan masing-masing kelompok arsip sebelum dimusnahkan ataupun dipindahkan ke Arsip Nasional.

7.4.2 Pemeliharan dan Pengamanan Arsip 1. Menyimpan di boks 2. Membersihkan ruangan 3. Melakukan fumigasi setiap 2 bulan


4. Menjaga kelembaban ruangan 5. Mengunci sarana penyimpanan arsip bila tidak digunakan 6. Setiap dinas/divisi wajib membuat berita acara penyerahan arsip yang

dikelolanya

7.4.3 Pemindahan dan Pemusnahan Arsip 1. Pemindahan Arsip; Pemindahan arsip adalah kegiatan memindahkan

arsip-arsip dari aktif kepada inaktif, karena jarang sekali dipergunakan dalam kegiatan sehari-hari. Pemindahan arsip dapat juga berarti kegiatan memindahkan arsip-arsip yang telah mencapai jangka waktu tertentu ke tempat lain.

2. Pemusnahan Arsip; Pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya serta tidak memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut harus dilakukan secara total, yaitu dengan cara dibakar habis, dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi maupun bentuknya.

3. Prosedur Pemusnahan Arsip di Unit Kerja 4. Jatuh tempo retensi kurang lebih 2 tahun 5. Pembuatan Daftar Arsip Usul Musnah lalu diusulkan ke pimpinan

Unit Pengolah 6. Setelah itu, pemimpin melakukan pengecekan Daftar Usul Musnah

melalui pedoman Jadwal Retensi Arsip 7. Jika tidak disetujui, karena arsip tersebut masih memiliki nilai guna

maka rasip kembali disimpan dalam waktu yang telah ditentukan 8. Jika disetujui, maka pelaksanaan pemusnahan arsip mendapatkan

Tanda Tangan BAPA (Berita Acara Pemusnahan Arsip) dan DAUS (Daftar Arsip Usul Musnah) rangkap 2. Lembar pertama ditujukan untuk Pimpinan Unit Pengolah. Lembar kedua untuk Unit Pelaksana

9. Pemusnahan harus disaksikan oleh pemilik Arsip


Teknis Penyusutan/Pemusnahan:

1. Dicacah; Pemusnahan arsip dengan cara pencacahan dapat dilakukan secara bertahap dan rutin.

2. Dibakar; Pemusnahan arsip dengan cara pembakaran ini cukup mudah, tetapi memakan waktu cukup lama.

3. Daur Ulang; Biasanya pada Daur Ulang ini dilimpahkan ke pihak ketiga atau perusahaan pembuat kertas dan telah terjalin kerjasama sebelumnya (Martono, 1992, 1994; Amsyah, 2003; Zulkarnain and Sumarsono, 2015; Wardah, 2017).

Bab 8

Penataan Perlengkapan Kantor

8.1 Pendahuluan Perlengkapan/peralatan kantor memiliki peranan yang cukup penting dan mendukung dalam pekerjaan pada suatu kantor instansi, karena tidak dapat dipungkiri para pegawai yang bekerja sangat membutuhkan perlengkapan/ peralatan kantor dalam membantu menunjang setiap aktivitas kerja perkantoran. Perlengkapan/peralatan kantor yang baik, haruslah memiliki jumlah yang cukup, dan memiliki beraneka ragam jenis sesuai dengan kebutuhan kantor untuk semakin mempermudah pekerjaan para pegawai kantor. Untuk itu, perlu adanya penanganan khusus dalam pengadaan perlengkapan/peralatan kantor sesuai dengan keperluan suatu kantor atau perusahaan dan disertai dengan pengetahuan tentang jenis-jenis peralatan dan perlengkapan kantor apa saja yang sesuai dengan kebutuhan untuk nantinya dipakai dalam mempermudah aktivitas pekerjaan karyawan, karena suatu pekerjaan akan sukses apabila mampu mengoptimalkan peralatan dan perlengkapan/peralatan kantor yang sesuai dengan pekerjaan tersebut.

Untuk dapat memilih perlengkapan kantor dengan tepat dan dapat digunakan maka harus lebih dahulu diketahui perlengkapan/peralatan yang dibutuhkan, karena pada dasarnya tepat tidaknya pemilihan perlengkapan kantor tergantung dengan kesesuaian kebutuhan kantor tersebut. Untuk menentukan peralatan apa yang akan dipilih untuk digunakan maka harus didaftar dahulu kebutuhan


perbekalan untuk perlengkapan kantor. Ini perlu dilakukan agar dalam memilih perlengkapan/peralatan kantor sesuai dengan kebutuhan pekerja atau pegawai di kantor tersebut sehingga tidak akan salah beli, dan bisa mengefisienkan anggaran yang terdapat dalam kantor. Bila perlengkapan/ peralatan kantor yang dibutuhkan telah tersedia, maka perlu dilakukan penataan dari perlengkapan/peralatan kantor tersebut agar proses kerja dalam kantor dapat saling mendukung dan tidak mengganggu mobilitas pegawai dalam bekerja.

Penataan perlengkapan/peralatan kantor pada dasarnya diciptakan untuk memenuhi kenyamanan semua personil kantor dan pemanfaatan ruang kantor secara optimal. Untuk itu, dalam penataan perlengkapan/peralatan kantor seperti meja, kursi, lemari, komputer, dan lain-lain haruslah didesain sedemikian rupa agar sesuai dengan bentuk dan kondisi ruangan sehingga diharapkan terciptanya produktivitas di dalam melaksanakan suatu pekerjaan. sebaliknya, jika kondisi perlengkapan/peralatan kantor yang tak tersusun rapi dapat menyebabkan efektivitas dan semangat bekerja terganggu atau menurun.

Untuk itu, seorang pemimpin kantor serta personil kantor harus dapat memperhatikan tata cara penataan perlengkapan/peralatan kantor yang baik dan benar agar terciptanya suasana yang menyenangkan di dalam ruangan sehingga para pegawai dapat bekerja dengan baik dan nyaman. Dengan perkataan lain, penataan perlengkapan/peralatan kantor yang nyaman, agar setiap pegawai kantor tidak merasa pengap dan mengganggu mobilitas pergerakan pegawai dalam bekerja. Artinya, penataan perlengkapan/peralatan kantor harus disesuaikan dengan kebutuhan fasilitas yang tersedia, baik oleh seluruh pegawai yang ada kantor termasuk pimpinan agar saling terintegrasinya pekerjaan kantor dengan baik

8.2 Pengertian Perlengkapan Kantor Dalam mencapai tujuan dalam suatu organisasi, biasanya memiliki kantor sebagai penunjang dalam pelaksanaan kegiatan organisasi tersebut. Dengan demikian, kantor merupakan tempat berkumpulnya orang-orang dalam melakukan kegiatan tata usaha. Dalam melakukan pekerjaan di kantor pastilah memerlukan perlengkapan/peralatan yang dapat mendukung pekerjaan kantor tersebut, di mana terdapat ketergantungan sistem antara orang, teknologi, dan

Bab 8 Penataan Perlengkapan Kantor 95

prosedur mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai menyalurkan suatu data atau informasi.

Moekijat (2008) menyatakan kantor adalah tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha (pekerjaan kantor, pekerjaan tulis-menulis). Sedangkan Sedarmayanti (2009) menyatakan kantor dapat diartikan sebagai tempat di mana dilakukan berbagai macam pelaksanaan kegiatan perusahaan dalam rangka mencapai tujuannya. Selain itu seiring dengan perkembangan, kantor mempunyai makna lebih dari hanya sebagai tempat, melainkan sebagai pusat kegiatan penyediaan informasi, guna menunjang kelancaran pelaksanaan kegiatan di segala bidang.

Untuk mendukung pekerjaan kantor dibutuhkan perlengkapan/peralatan kantor yang mengacu kepada semua perlengkapan yang umumnya digunakan kantor, perusahaan dan organisasi lainnya. Perlengkapan/peralatan kantor memiliki peranan yang cukup penting dalam mendukung pekerjaan di kantor. Perlengkapan/peralatan yang dibutuhkan harus sesuai dan dalam kondisi yang baik, cukup jumlahnya, beraneka ragam jenisnya sehingga diharapkan dapat mempermudah pekerjaan para pegawainya (Dino, 2014).

Dengan demikian, perlengkapan/peralatan kantor merupakan barang-barang yang dibutuhkan dan digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan kantor sesuai dengan yang diharapkan. Istilah perlengkapan/peralatan kantor ini meliputi barang-barang kecil yang digunakan sehari-hari seperti penjepit kertas, staples, pelubang kertas, pulpen dan kertas, tetapi juga mencakup perlengkapan lainnya, seperti komputer, printer, mesin faksimili, mesin fotokopi dan kas register, serta furniture kantor, seperti bilik, lemari arsip dan meja.

Ada beberapa definisi dari para ahli tentang pengertian perlengkapan/peralatan kantor antara lain:

1. Perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan kantor sesuai dengan yang diharapkan. Tujuan kantor tidak akan tercapai tanpa adanya perlengkapan kantor. Perlengkapan kantor yang baik, akan memperlancar proses suatu pekerjaan sehingga pencapaian tujuan dapat dicapai secara efektif dan efisien (Bhavati, 2014).

2. Perlengkapan kantor adalah sesuatu yang sangat diperlukan pada setiap instansi, baik instansi pemerintah maupun instansi swasta.


Tujuannya yaitu dapat dipergunakan untuk melakukan setiap pekerjaan kantor agar terlaksana dengan baik dan dapat selesai dengan cepat dan tepat, sesuai yang diharapkan perusahaan (Abubakar, 2006).

3. Perlengkapan/peralatan kantor adalah segenap alat yang digunakan untuk mencatat, mengirim, mengganda dan mengelola bahan keterangan yang bekerja secara mekanis, elektris, elektronik, mengetik, atau secara kimiawi (Gie, 2000).

Berdasarkan pernyataan tersebut, dapat disimpulkan bahwa perlengkapan/ peralatan kantor merupakan alat-alat atau mesin-mesin yang digunakan sebagai penunjang dalam menyelesaikan proses kerja secara efektif dan efisien. Dengan adanya perlengkapan/peralatan kantor maka pekerjaan dapat diselesaikan dengan cepat, tepat dan mudah. Menurut Ensiklopedi Administrasi bahwa perlengkapan kantor (office equipment) adalah segenap benda yang dipergunakan untuk membantu kelancaran tugas-tugas tata usaha, yang terdiri perabot kantor, mesin kantor, bekal kantor dan hiasan kantor (Gie, 2004).

8.3 Fungsi Perlengkapan Kantor Perlengkapan/peralatan kantor merupakan barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan kantor sesuai dengan yang diharapkan. Dengan perkataan lain, perlengkapan/peralatan kantor adalah segala sesuatu yang dibutuhkan untuk melengkapi berbagai peralatan yang ada di dalam kantor atau perusahaan. Perlengkapan kantor yang baik, akan dapat memperlancar proses pekerjaan dalam kantor sehingga diharapkan pencapaian tujuan dapat dicapai secara efektif dan efisien.

Adapun fungsi perlengkapan/peralatan kantor adalah sebagai sarana penyimpanan untuk arsip, yang berperan sebagai alat bantu dalam mempercepat, membantu dalam meringankan, dan mempermudah pekerjaan di dalam kantor. Riawati (2017) menyatakan bahwa perlengkapan kantor merupakan sesuatu yang sangat diperlukan pada setiap instansi, baik instansi pemerintah maupun swasta. Perlengkapan/peralatan kantor ini berfungsi untuk


membantu dalam mempercepat setiap pekerjaan kantor agar terlaksana dengan baik dan dapat selesai dengan cepat dan tepat, sesuai dengan yang diharapkan.

Berdasarkan pernyataan tersebut dapat dinyatakan bahwa fungsi dari perlengkapan/peralatan kantor dapat mendukung penyelesaian pekerjaan kantor, mempermudah dalam proses pengerjaan sehingga diharapkan memperoleh hasil pekerjaan yang maksimal.

8.4 Jenis-jenis Perlengkapan Kantor Amalia (2014) menyatakan bahwa perlengkapan/peralatan kantor dapat dibedakan menjadi:

1. Barang yang habis pakai yaitu barang-barang kantor yang hanya dapat dipakai 1 kali atau tidak tahan lama. Misalnya kertas, amplop, tinta, karbon, klip/penjepit kertas, dan sebagainya;

2. Barang yang tidak habis pakai yaitu barang-barang kantor yang dapat dipakai berulang kali atau tahan lama. Misalnya penggaris, hecter/stepler, gunting, dan sebagainya;

3. Mesin-mesin kantor adalah segala macam mesin kantor yang digunakan untuk memproses pekerjaan kantor. Misalnya mesin tik, komputer, stensil, OHP, mesin fotocopy, dan sebagainya;

4. Pesawat Kantor yaitu semua mesin kantor yang digunakan untuk mengadakan komunikasi baik di lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar kantor. Misalnya intercom, telepon, fax, dan sebagainya;

5. Interior kantor yaitu semua jenis barang/fasilitas yang berfungsi untuk menghias ruangan kantor sehingga tercipta ruangan yang serasi. Misalnya gambar, lampu, vas bunga, dan sebagainya.

Adapun jenis-jenis perlengkapan/peralatan kantor (office equipment) menurut Sugiarto yang disampaikan Wawan (2016), yaitu:

1. Komputer, adalah rangkaian alat elektronik yang dapat melakukan pekerjaan secara sistematis, berdasarkan instruksi atau program yang


diberikan serta dapat menyimpan dan menampilkan keterangan bila diperlukan;

2. Printer, merupakan alat yang dihubungkan pada komputer dan dapat mencetak hasil dalam layar komputer yang sesuai dengan ketikan atau pekerjaan dalam layar komputer;

3. Mesin penghancur kertas, adalah salah satu mesin yang digunakan untuk menghancurkan berkas-berkas dengan cara yang aman, dengan mesin ini berbagai macam ukuran kertas dapat dihancurkan dengan cepat dan aman;

4. Filling cabinet, merupakan salah satu furniture perkantoran yang bisa dibilang wajib untuk dimiliki. Adapun fungsi dan tujuannya biasanya digunakan untuk menyimpan dokumen dalam folder sehingga dapat mempermudah pengelolaanya;

5. Mesin fotocopy, adalah alat pengganda secara praktis karena setiap saat diperlukan dapat dilakukan dengan mudah dan cepat;

6. Telepon, adalah alat yang digunakan dalam melakukan hubungan komunikasi lisan yang dilakukan baik dalam organisasi maupun organisasi dengan pelanggan.

Dino (2014) menyatakan bahwa jenis-jenis perlengkapan kantor yang sering digunakan pada suatu instansi, yaitu:

1. Perbekalan kantor (office supplies), yaitu benda-benda yang akan habis pakai yang biasanya digunakan sehari-hari di kantor, seperti benda yang digunakan untuk kegiatan tulis menulis dan pendukung lainnya. Benda yang habis pakai ini merupakan perbekalan kantor, yaitu: a. Macam-macam kertas (HVS, Stensil, karton, karbon, dan

sebagainya); b. Tinta, lem, karet penghapus, pita mesin tik; c. Paper clip, jepitan kawat, staples.

2. Peralatan kantor (office appliances), yaitu segenap alat yang digunakan dalam pekerjaan tata usaha. Misalnya alat-alat bukan mesin dan ATK. Contoh peralatan kantor adalah sebagai berikut: a. Bak surat (desk try);


b. Kalender meja (desk calendar); c. Mistar (ruler); d. Pena (pen); e. Tangkai pena (pen holder); f. Gunting (shears); g. Cap tanggal (band date); h. Bantalan cap (stamp pad).

3. Mesin-mesin kantor (office machine), yaitu segenap alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan tata usaha yang bekerja secara magnetik, elektronik dan mekanik. Contoh mesin-mesin kantor adalah sebagai berikut. a. Mesin penghitung (calculating machine); b. Mesin tulis (typewriter); c. Mesin pengganda (reproducing machine); d. Mesin label (labeling machine); e. Mesin penomor (numbering machine); f. Mesin-mesin komunikasi (pesawat kantor) misalnya telepon, fax,

intercom; g. Mesin perekam misalnya tape recorder, dictaphone, transcriber; h. OHP, LCD; i. Komputer.

4. Perabot kantor (office furniture), yaitu benda-benda kantor yang umumnya terbuat dari bahan yang kuat, seperti kayu atau baja yang digunakan untuk pekerjaan tata usaha.

5. Meja kantor, yaitu meja kantor yang baik harus memenuhi beberapa persyaratan, di antaranya: a. Dari permukaan meja sampai lantai tidak seluruhnya tertutup,

bagian bawahnya harus mempunyai kaki-kaki yang cukup terbuka untuk tempat peredaran udara;

b. Permukaan meja tidak berkilat-kilat agar tidak menyilaukan para pegawai yang memakainya;


c. Luas meja tidak terlampau berlebihan, karena luas meja yang berlebihan biasanya tidak dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tapi digunakan untuk fungsi yang lain;

d. Meja kantor ada beberapa jenis, dilihat dari ukurannya dan fungsinya jenis-jenis meja kantor.

6. Kursi, yaitu kursi kantor yang baik harus memenuhi persyaratan antara lain: a. Dapat diatur tinggi rendahnya; b. Dibuat secara kokoh; c. Disesuaikan dengan bentuk badan orang; d. Mempunyai penyangga belakang.

7. Lemari, yaitu lemari di kantor dapat dibedakan berdasarkan kegunaannya, macam-macam lemari atau alat penyimpan di kantor antara lain: a. Lemari-lemari warkat, yaitu biasanya digunakan untuk

menyimpan warkat atau dokumen yang belum di file atau belum disimpan;

b. Lemari rak, yaitu digunakan untuk menyimpan dokumen seperti buku, laporan yang sudah dibundel atau dimasukan dalam ordner;

c. Lemari brandkas (cash box), yaitu digunakan untuk menyimpan uang atau dokumen-dokumen penting dan surat berharga perusahaan;

d. Filling cabinet, yaitu digunakan untuk menyimpan dokumen yang telah selesai diproses dan dijadikan sebagai arsip perusahaan;

e. Hiasan kantor (office ornament), yaitu benda-benda kantor pada umumnya untuk menambah suasana menyenangkan di kantor. Berfungsi untuk menambah suasana indah di dalam kantor sehingga semangat kerja pegawai dapat meningkat, dengan adanya hiasan di kantor diharapkan dapat mengurangi stress pegawai sehingga kinerja pegawai meningkat.


8.5 Pemeliharaan Perlengkapan Kantor Pemeliharaan perlengkapan/peralatan kantor, menurut Sedarmayanti (2005) ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan, antara lain:

1. Pemeliharaan (maintenance). Perawatan terhadap peralatan dan perlengkapan materil perlu dilakukan agar peralatan dan perlengkapan dapat lebih awet (mengurangi kecepatan rusak). Pemeliharaan dapat ditekankan pada pencegahan sebelum terlanjur rusak, dengan pertimbangan biaya yang lebih tinggi;

2. Reparasi (repair). Perbaikan terhadap peralatan dan perlengkapan materil, agar dapat berfungsi lagi sebagaimana mestinya;

3. Peningkatan (betterment). Mengusahakan peralatan dan perlengkapan materil pada kondisi yang lebih baik lagi sehingga umur dan nilai guna mesin akan bertambah;

4. Penggantian (replacement). Mengganti peralatan dan perlengkapan yang telah ada dengan peralatan yang lain yang lebih baru;

5. Penambahan (addition) Menambah jumlah peralatan dan perlengkapan yang fungsinya sama, sehingga nilai guna dari peralatan dan perlengkapan yang sejenis dapat bertambah.

8.6 Penataan Perlengkapan Kantor Kegiatan bekerja di kantor harus diciptakan para pegawai dapat bekerja dengan senang, tidak membosankan dan dapat menambah gairah kerja pegawai dalam rangka mendukung peningkatan mutu kegiatan perkantoran demi tercapainya tujuan organisasi. Artinya, bahwa suasana kantor sangat mendukung efektivitas kerja pegawai yang bekerja di kantor tersebut. Oleh karena itu, setiap organisasi atau perusahaan perlu menciptakan suasana kantor yang mendukung kelancaran pegawai dalam melaksanakan pekerjaannya dengan melakukan penataan kantor dan perlengkapannya dengan baik.

Penataan berasal dari kata tata. Tata artinya menyusun, mengatur, atau menata. Jadi, penataan dan perlengkapan kantor adalah cara menata/menyusun, menempatkan dan meletakkan peralatan kantor dengan tepat serta memberikan


layanan ketika menggunakan peralatan kantor tersebut. Penataan peralatan kantor merupakan salah satu faktor penting dalam meningkatkan efektivitas kerja karyawan. Produktivitas suatu organisasi secara langsung atau tidak langsung akan dipengaruhi oleh penataan kantor dan perlengkapan dari kantor tersebut.

Penataan perlengkapan yang ada dalam suatu kantor akan dapat menentukan kelancaraan dari pekerjaan kantor, bila penyusunan tempat kerja serta perlengkapan kantor dilakukan dengan baik. Penyusunan alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan kerja bagi para pegawai. Hasil penelitian Loeth, Amir, & Tawai. (2020) menemukan penataan ruangan dan perlengkapan kantor dapat mewujudkan efisiensi kerja pegawai ditinjau dari pekerjaan kantor, rangkaian aktivitas, kesehatan dan kepuasan kerja.

Penataan ruang dan perlengkapan kantor adalah pengaturan dan penyusunan seluruh mesin kantor, alat perlengkapan kantor, serta perabot kantor pada tempat yang tepat, sehingga pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa dan bebas untuk bergerak, sehingga tercapai efisiensi kerja (Sedarmayanti, 2009). Armiati (2015) menyatakan penataan ruang kantor dan perlengkapannya dikatakan efisien adalah apabila dilakukan penataan penempatan peralatan kantor, perlengkapan kantor, furniture kantor dan mesin-mesin kantor yang sesuai dengan kebutuhan tugas masing-masing karyawannya. Pekerjaan yang bersifat sama diletakkan berdekatan agar mempermudah dalam penyelesaiannya, serta memperhatikan ruang gerak dan arus komunikasi bagi karyawannya.

Begitu pentingnya dilakukan penataan terhadap ruang dan perlengkapan kantor, sehingga dituntut kemampuan pemimpin kantor bersama pegawai untuk dapat mengatur, menyusun perabot, peralatan, mesin dan perlengkapan kantor lainnya agar dapat meningkatkan efisiensi kerja pegawai, dan menghemat biaya yang yang dikeluarkan serta memberikan kepuasan kerja bagi pegawai/karyawan kantor.

Dengan demikian, penataan ruang dan perlengkapan/peralatan kantor akan dapat menentukan kenyamanan dan ketidaknyamanan setiap pekerja dalam ruangan tersebut. Apabila ruang dan perlengkapan/peralatan kantor tidak tertata dengan baik maka akan dapat menghambat pegawai dalam melakukan pekerjaannya.


8.7 Tujuan Penataan Perlengkapan Kantor Setiap institusi atau organisasi bertujuan agar mencapai tujuan organisasi sesuai dengan yang diharapkan. Untuk mencapai tujuan tersebut, para pegawai atau karyawan yang terlibat dalam organisasi tersebut diharapkan dapat bekerja menyelesaikan atau melakukan tugas-tugasnya secara efektif dan efisien. Untuk itu, suatu kantor sebagai pusat seluruh kegiatan pegawai atau karyawan dalam melaksanakan tugas atau pekerjaan haruslah dapat bekerja dengan baik, karena setiap komponen-komponen dari pekerjaan tersebut, seperti pekerjaan itu sendiri, prosesnya, perlengkapannya, ruang tempat bekerja, lingkungan di sekitarnya, serta para pegawainya merupakan suatu kesatuan yang saling berhubungan satu sama lain sehingga harus dapat ditata dengan baik agar dapat memperlancar semua aktivitas yang ada di dalam kantor.

Gie (2000) menyatakan ada 7 (tujuh) tujuan penataan ruang dan perlengkapan kantor, yaitu:

1. Pekerjaan kantor; 2. Rangkaian aktivitas; 3. Segenap ruang; 4. Kesehatan dan kepuasan pegawai; 5. Pengawasan terhadap pekerjaan; 6. Pihak luar mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan

yang baik; 7. Susunan tempat kerja.

8.8 Manfaat Penataan Perlengkapan Kantor Perlengkapan/peralatan kantor yang tersedia di dalam suatu kantor haruslah ditata dengan baik agar memberikan manfaat dalam proses melakukan pekerjaan di kantor. Pada saat ini masih ada kantor yang tidak menata


perlengkapan kantor dengan baik, akibat ketidaktahuan manfaat yang didapatkan. Untuk dapat memberikan suasana yang menyenangkan dalam bekerja, maka penataan ruang kantor dan perlengkapannya merupakan salah satu hal penting dalam meningkatkan semangat para pekerja dan memberikan kenyamanan dalam bekerja.

Selain itu, bila dilakukan penataan perlengkapan/peralatan kantor yang baik, dengan menyusun dan menyimpan dengan baik, maka akan dapat mempermudah dalam penggunaannya sehingga tidak menghambat dalam proses bekerja. Oleh karenanya, dalam suatu kantor diperlukan penataan perlengkapan/peralatan kantor yang nyaman, aman dan rapi. Seperti yang dinyatakan Armiati (2015) bahwa penataan ruang dan perlengkapan kantor merupakan prasyarat yang sangat penting sebagai salah satu unsur dari manajemen perkantoran. Bila dilakukan penataan ruang dan perlengkapan kantor dengan baik akan memberikan keuntungan dan manfaat dalam memproses dan menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan kantor (office work).

Lestari (2021) menyatakan adapun manfaat dari penataan perlengkapan kantor, antara lain

1. Untuk memberikan kesan yang rapi dan nyaman bagi pegawai. Dengan penataan perlengkapan yang baik atau tidak acak-acakan dalam suatu kantor, maka ruangan pun akan terlihat rapi dan menarik, serta memberikan kenyamanan kepada para pegawai dalam melakukan pekerjaannya;

2. Menjamin kelancaran alur pekerjaan, yaitu suatu pekerjaan akan dapat terselesaikan dengan cepat atau berjalan lancar apabila penyimpanan perlengkapan yang dibutuhkan sudah ditata dan tidak sulit untuk diambil saat diperlukan;

3. Mempergunakan ruangan dengan baik, yaitu bila ruangan kantor yang terbatas ataupun yang luas akan terlihat tidak nyaman apabila peralatan atau perlengkapan yang ada tidak ditata atau dirapikan sesuai dengan kegunaannya. Bila penataan perlengkapan kantor dilakukan sesuai dengan besar kecilnya ruangan, maka ruangan kantor akan terlihat berbeda. Artinya, kantor yang kecil akan terlihat luas apabila peralatan atau perlengkapan ditata sehingga mencukupi dalam penggunaannya;


4. Menata perlengkapan yang disesuaikan dengan kegunaan masing-masing agar tidak tercampur dengan peralatan yang lain sehingga dapat dengan mudah ditemukan saat dibutuhkan. Menata perlengkapan kantor haruslah disimpan dan disesuaikan dengan kegunaan masing-masing, diusahakan perlengkapan tersebut tidak tercampur dengan perlengkapan lain agar memudahkan ditemukan saat dibutuhkan.

Berdasarkan perbadapat tersebut dapat dinyatakan bahwa penataan perlengkapan/peralatan kantor haruslah disesuaikan dengan space yang telah ditentukan, walaupun saling berdekatan dengan staf lain yang dihalangi oleh sekat-sekat tapi akan cukup efektif, bila jumlah orang disesuaikan dengan ukuran ruangan. Harus diupayakan jangan sampai berdesakan yang dapat mengganggu proses pelaksanaan pekerjaan karena letaknya tidak teratur. Ini akan dapat memberikan dampak, pegawai kantor akan dapat cepat merasa bosan dan terganggunya proses pekerjaan, sehingga akan berpengaruh pada pemimpin kantor dalam pengambilan keputusan.

8.9 Prinsip-prinsip dalam Penataan Ruang dan Perlengkapan Kantor Dino (2015) menyatakan ada beberapa prinsip-prinsip yang harus diperhatikan pada saat melakukan penataan ruang dan perlengkapan kantor, sebagai berikut:

1. Pekerjaan harus mengalir terus menerus sedapat mungkin dalam garis lurus;

2. Bagian-bagian dan seksi-seksi yang berfungsi sama dan berhubungan harus ditempatkan secara berdekatan untuk mengurangi waktu bepergian;

3. Aliran pekerjaan harus sederhana, sehingga dapat mengurangi hilir mudik pegawai dan penyampaian surat-surat dalam jarak yang pendek;

4. Meletakan perlengkapan kantor harus dekat dengan pegawai yang menggunakannya;


5. Pergunakan meja dan kursi dengan ukuran yang sama dalam sebuah ruangan;

6. Menyusun meja harus sedemikian rupa sehingga tidak ada pegawai yang terpaksa menghadap pada sumber cahaya;

7. Kesatuan yang banyak berhubungan dengan masyarakat harus ditempatkan di bagian depan, sehingga mudah didatangi tanpa mengganggu bagian lain;

8. Satuan tugas yang dikerjakannya bersifat gaduh, sebaiknya ditempatkan dekat jendela dan sebaiknya dijauhkan dari satuan lainnya, dan satuan yang banyak menjalankan pekerjaan otak;

9. Hendaknya tempat arsip-arsip kantor berada pada dinding atau susun tangga yang mudah terjangkau oleh petugas.

Berdasarkan pernyataan tersebut, dalam melakukan penataan ruang dan perlengkapan/peralatan kantor haruslah memperhatikan prinsip-prinsip tersebut yang dapat dijadikan pedoman oleh pegawai kantor dalam melakukan penataan ruang dan perlengkapan/peralatan kantor, sehingga tercipta ruangan kantor yang baik, tepat dan efisien dalam melaksanakan seluruh kegiatan pekerjaan kantor.

Bab 9

Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Manajemen Kantor

9.1 Pendahuluan Dengan berkembang pesatnya teknologi informasi dalam dunia bisnis dan perkantoran, perusahaan harus mengikuti perkembangan ini dengan cepat. Kemampuan karyawan pada masa ini harus sudah mampu menggunakan peralatan teknologi informasi terkini, yang sudah menjadi hal yang umum di perkantoran. Pemimpin perusahaan akan melakukan investasi teknologi informasi dengan budget yang relatif tinggi untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam menghasilkan keuntungan perusahaan dengan menekan kerugian pada tingkat yang bisa diterima perusahaan.

Banyak perusahan baru berdiri yang lebih dikenal startup business lebih mengedepankan penggunaan teknologi informasi sebagai keunggulan bersaing. Perusahaan baru ini bahkan mampu mengalahkan perusahaan besar dengan birokrasi yang cukup tinggi dalam implementasi teknologi informasi. Dengan demikian manajemen kantor harus mampu menggunakan teknologi informasi dalam kegiatan operasional pendukung perusahaan.


9.2 Internet dan Email Internet mulai diperkenalkan di Indonesia sejak tahun 1994, ketika beberapa provider internet atau Internet Service Provider (ISP) mulai bermunculan menjual jasa koneksi internet dan e-mail pribadi ke masyarakat umum. Perkantoran mulai mengalihkan proses surat menyurat dari awalnya menggunakan peralatan faximile dan Pos secara perlahan selama lebih kurang 10 sampai dengan 20 tahun kedepan. Hal ini mengakibatkan terjadinya technology disruption, dengan kata lain bahwa teknologi/produk baru (e-mail) telah mengeliminasi teknologi/produk sebelumnya (Faximile dan jasa Pos surat).

Sejak tahun 2010 keatas, penggunaan e-mail dengan bantuan teknologi cloud computing semakin popular, perkantoran tidak membutuhkan e-mail harus di download ke komputer atau smartphone, tetapi kebutuhan dapat mengakses dari mana saja merupakan prioritas utama dalam teknologi cloud computing. Pada lingkungan perkantoran sudah tidak dapat memberikan toleransi, bila karyawan atau level pimpinan tidak membaca e-mail dalam kurun waktu satu hari atau bahkan dalam hitungan beberapa jam, semua karyawan membutuhkan respon cepat dalam pekerjaan dalam upaya mencapai keuntungan perusahaan lebih maksimal.

9.3 Digital Scanner Teknologi digital scanner mampu melakukan scan terhadap dokumen dalam segala ukuran dengan kemampuan pilihan yaitu mengkonversi dokumen menjadi text yang dapat diedit lebih lanjut. Teknologi ini juga diperlengkapi dengan aplikasi yang mampu menerjemahkan langsung dokumen bahasa asing yang di scan. Teknologi dapat dilengkapi dengan manajemen dokumen perkantoran guna kemudahan dalam mencari dokumen dalam perusahaan. Teknologi ini juga mampu melakukan scan terhadap gambar berwarna dan menyempurnakan ke dalam bentuk file yang langsung tersimpan di cloud computing.

Bab 9 Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Manajemen Kantor 109

9.4 Internet of Things (IOT) Internet of Things (IoT) adalah jaringan objek fisik atau "benda" yang ditempelkan dengan sensor, prosesor, perangkat lunak, dan kemampuan konektivitas jaringan untuk memungkinkan mereka bertukar data dengan produsen perangkat, operator perangkat, dan perangkat lain yang terhubung (Stair and Reynolds 2020). Penggunaan peralatan-peralatan elektronik berbasiskan Internet Protocol (IP) pendukung kantor yang terhubung dengan peralatan Wireless Fidelity (WIFI) sehingga mampu dikendalikan jarak jauh melalui internet dan smartphone , seperti:

1. Pendingin ruangan atau peralatan listrik lainnya. 2. Pintu dilengkapi dengan peralatan digital security. 3. Kamera pengamat dengan merekam yang bergerak saja (motion)

dilengkapi juga dengan infrared dalam ruangan yang gelap sama sekali.

4. Penggunaan peralatan robot pengantar dokumen yang memang perlu tanda tangan langsung serta hal-hal lainnya yang membutuhkan layanan pemindahan barang atau dokumen antar ruangan.

5. Peralatan desinfektan ruangan yang mampu melakukan penyemprotan rutin terhadap ruangan-ruangan secara otomatis pada jam yang telah ditentukan.

6. Teknologi Drone pengantar dokumen/barang antar lantai secara otomatis pada waktu yang telah ditentukan oleh pengirim.

7. Automatic Fire Door. Pengontrolan akses pintu penghubung antar ruangan yang mampu menutup secara otomatis bila terjadi kebakaran untuk antisipasi penyebaran asap dan oksigen pada ruangan yang mengalami kebakaran. Pengontrolan ini terhubung dengan control room yang biasanya berada di ruangan security melalui monitor komputer kendali.


9.5 Digital Private Branch Exchange Peralatan teknologi Private Branch Exchange (PBX) sudah menjadi peralatan yang mendukung komunikasi secara suara dan gambar/video pada lingkungan perkantoran.

Rangkuman perkembangan teknologi PBX:

1. Mampu melakukan koneksi beberapa nomor telepon dari luar atau public switched telephone network (PSTN) pada jaringan sejumlah peralatan telepon yang ada di perkantoran. Jaringan telepon perkantoran ini dapat menerima telepon/mobile phone dari luar dan melakukan panggilan ke nomor telepon/mobile phone (Stair and Reynolds 2020).

2. Penggunaan nomor Hotline perkantoran yang mampu mewakili beberapa nomor telepon dan pembatasan budget melakukan panggilan keluar kantor dengan terintegrasi dengan penambahan modul sistem pada peralatan PBX.

3. Penambahan modul pada PBX yang mampu melakukan perekaman suara guna mendukung bukti/evidence dalam melakukan percakapan dengan pelanggan/customer yang dapat menelusuri percakapan bila terjadi perselisihan pelayanan.

4. Melakukan panggilan ke mobile phone melalui jaringan PBX dengan penambahan modul yang dilengkapi dengan SIM Card GSM yang sesuai dengan nomor provider telekomunikasi yang akan di hubungi. Hal diatas bertujuan menghemat biaya komunikasi suara dari perkantoran ke provider telekomunikasi.

5. Terintegrasi dengan aplikasi Voice over Internet Protocol (VoIP) , sehingga bila prospect/customer menghubungi nomor telepon perkantoran via hotline dan tertuju kepada seorang karyawan, maka panggilan akan dialihkan kepada smartphone karyawan dengan basis teknologi Protokol IP. Hal ini membuat karyawan dapat bebas dari mana saja menerima panggilan resmi baik dari pelanggan/Customer baru maupun lama.


9.6 Penyimpanan Data Pada Cloud Computing Penempatan data-data perusahaan pada cloud computing, sehingga data dapat di sharing di manapun karyawan berada dengan memperhatikan hak akses yang tepat dan aman (Turban, Volonino, and Wood 2015). Perusahaan penyedia teknologi penyimpan data pada cloud computing semakin banyak sehingga memungkinan pekerjaan back-up data menjadi lebih mudah dan ringan. Penggunaan teknologi ini memberikan kemudahan untuk karyawan untuk dapat bekerja dari mana saja serta mampu sharing dokumen untuk dikerjakan bersamaan pada waktu tertentu.

Kemudahan teknologi ini juga dapat dirasakan oleh customer dalam menerima dokumen atau gambar serta video yang berukuran cukup besar, mampu membuka dan melihat file yang dikirimkan tanpa menggunakan komputer yaitu langsung menggunakan smartphone. Teknologi penyimpan data pada cloud computing ini merusak (disruptive) teknologi penyimpanan data menggunakan external hard drive yang mudah rusak dan bisa hilang.

9.7 Digital Work-Flow (Digital SOP/Business Process) Pengiriman dokumen/form resmi untuk persetujuan/approval oleh pimpinan perusahaan sudah dapat lebih mudah lagi dalam lingkungan perkantoran. Dokumen resmi yang termasuk dapat berupa dokumen: cuti, reimbursement, pembelian, pembayaran vendor, memo internal, surat keluar dari perusahaan, surat instruksi, dan lain sebagainya. Teknologi dapat meningkatkan ketaatan terhadap jalannya sebuah prosedur dalam perusahaan berupa Standard Operating Procedure (SOP), mendukung proses ketaatan untuk memperoleh sertifikasi International Organization for Standardization atau ISO 9000.

Teknologi ini membantu juga dalam kecepatan dalam proses berlangsung proses bisnis dalam perusahaan dengan mempunyai kelebihan trace secara waktu kebelakang/ data history. Teknologi yang dikembangakan perusahaan sudah didukung oleh cloud computing yang memampukan para pimpinan


dapat memberikan persetujuan tanpa memandang lokasi kerja. Kemudahan yang diberikan juga kepada karyawan baru dalam masa orientasi kerja dengan kemampuan mempelajari serta memahami prosedur dan proses bisnis dalam perusahaan secara menyeluruh.

9.8 Digital Security Penggunaan peralatan digital dalam melakukan seleksi dalam hal absensi dan akses pintu masuk, baik berupa ruangan atau lift serta peralatan lainnya. Penggunaan kartu akses Radio Frequency Identification (RFID) akan semakin menurun seiring kebutuhan pada identifikasi orang yang seharusnya mempunyai akses.

Penggunaan digital security dalam perkantoran sebagai berikut:

1. Finger scan untuk membuka kotak rahasia penyimpanan surat atau barang berharga (safe deposit box).

2. Voice recognition atau face recognition pada penggunaan lift private atau umum.

3. Motion detector yang digunakan untuk perkantoran menghindarkan pencurian serta terhubung ke kantor security.

4. Infrared Camera melakukan perekaman terhadap ruangan dan sekeliling perkantoran dengan kemampuan night vision sehingga mampu merekam gambar dalam kondisi kurang cahaya atau gelap.

5. Finger scan/face recognition pada peralatan komputer beserta pendukungnya, mampu menghindarkan penggunaan yang berlebihan atau terbatas pada orang tertentu saja.

6. Face detector mempunyai kemampuan penyimpanan banyak wajah, dapat digunakan untuk mengidentifikasi orang yang sudah bukan karyawan atau pelamar yang pernah ditolak perusahaan.

7. Irish Scan dipergunakan untuk mengakses hal-hal yang sangat penting seperti ruangan atau safe deposit box yang sangat jarang diakses, mengingat untuk meminimalisasi dampak negatif dari teknologi ini terhadap retina mata.


9.9 Digital Whiteboard/ Smartboard Digital Whiteboard/ Smartboard dalam istilah yang paling sederhana, adalah tampilan metrik dalam bentuk numerik atau grafik (Benton 2020). Teknologi ini yang terintegrasi dengan peralatan komputer sudah mulai digunakan sejak tahun 2000-an di Indonesia, sehingga papan tulis mampu mewakili sebagai touch screen berukuran besar dan mendukung dalam presentasi/meeting/training dalam perusahaan.

Kemampuan teknologi Digital Whiteboard mempunyai kemampuan untuk mencetak langsung hasil coretan ataupun mengkonversi dan mengemail langsung dalam bentuk dokumen atau gambar. Teknologi ini sangat membantu dalam memberikan pelatihan pada pusat pelatihan perusahaan dengan kemampuan merekam penulisan whiteboard selama training berlangsung.

9.10 Quick Response Code Penggunaan teknologi Quick Response Code atau disingkat dengan nama QR code adalah matrix barcode atau barcode 2 dimensi yang pertama kali dipergunakan di Jepang tahun 1994. QR code ini mampu menyimpan data lebih panjang dari pada barcode umumnya. Teknologi ini sebagai salah satu jalan tersingkat (shortcut) dalam mengakses dokumen, undangan meeting, surat berharga, dan lainnya. Karyawan tidak perlu mengingat dokumen disimpan di mana, hanya mengakses QR Code menggunakan QR Code Scanner atau smartphone. Teknologi ini mendukung dalam penataan dokumen dengan baik yang memudahkan dalam pencarian lokasi penyimpanan dokumen.


Berikut adalah contoh QR Code dari Youtube adalah sebagai berikut:

9.11 Sistem Aplikasi Enterprise System (ES) Sistem Aplikasi Enterprise System merupakan sistem informasi terintegrasi yang berbasiskan cloud computing mulai dari proses bisnis berikut: proses procurement (sistem pembelian barang), proses produksi, proses fulfillment system (sistem penjualan), sampai dengan proses perekaman pencatatan data di bagian Akuntansi (Magal and Word 2012). Sistem ini sering disebut sistem backbone dari perusahaan, menjadi sistem utama perusahaan yang menghasilkan laporan keuangan.

Laporan keuangan utama meliputi laporan neraca (Balance sheet) dan laporan rugi laba (Income statement) sebagai laporan keuangan perusahaan terbuka (TBK), yang wajib melaporkan laporan keuangannya kepada public setahun sekali. Laporan terintegrasi dari sistem aplikasi Enterprise System dapat berupa dashboard reporting yang mempercepat seorang pemilik perusahaan mengambil sikap atau keputusan terhadap nilai-nilai keuangan yang timbul dari laporan ini.


9.12 Aplikasi Pengolah Data dan Kata Sistem aplikasi pengolah data dan kata serta presentasi yang banyak dipergunakan dalam perkantoran adalah produk dari Microsoft. Aplikasi pengolah kata adalah Microsoft word yang mempunyai kemampuan olah kata yang dipergunakan untuk membuat sebuah buku, artikel/paper, termasuk kemudahan dalam pembuatan daftar isi, daftar tabel atau gambar, daftar Pustaka, serta surat menyurat. Aplikasi ini mampu berintegrasi dengan aplikasi lainnya sebagai pendukung seperti: Grammarly, aplikasi pendukung untuk mengecek struktur kata dan ejaan dalam penggunaan bahasa Inggris pada dokumen yang kita buat.

Sistem aplikasi pengolah data terbatas yang umum digunakan adalah Microsoft Excel. Aplikasi Microsoft Excel 2019 mampu mengolah kata dalam dengan jumlah baris terbatas sebanyak 1,048,576 baris dan jumlah kolom terbatas sebanyak 16.384 kolom, maksimum lebar kolom adalah 255 karakter, dan tinggi baris adalah 409 points. Semakin banyak jumlah data yang diproses akan semakin bergantung kepada jenis prosesor dan memori komputer. Aplikasi ini dilengkapi dengan fitur lanjutan yang umum dipergunakan dalam perkantoran seperti: Cross-tab (Pivot Tables), graphic, filter Advanced dan macro. PivotTable memungkinkan kita dengan cepat mengatur dan meringkas data dalam jumlah besar. Kita dapat memfilter dan menelusuri untuk pemeriksaan lebih rinci dari angka kita dan berbagai jenis analisis dapat diselesaikan tanpa perlu memasukkan rumus secara manual ke dalam spreadsheet yang Anda analisis.

9.13 Software as a Service (SaaS) Banyak aplikasi atau software pendukung kegiatan secara spesifik pada perkantoran yang tidak umum digunakan, namun hal tersebut tidak menjadi masalah bagi perusahaan pada masa sekarang. Perusahaan dapat menyewa aplikasi tersebut pada website tanpa melakukan instalasi software pada komputer, tanpa membutuhkan kualifikasi spesifikasi komputer dengan kecepatan tertentu, dikarenakan teknologi ini sudah berbasis cloud computing. Sebagai contoh aplikasi pembuat video training, desain banner atau spanduk dengan template design yang sudah langsung dapat dipergunakan.


Secara umum penggunaan SaaS berlangganan secara bulanan atau tahunan secara individual maupun dengan opsi pilihan beberapa pengguna/user. Harga langganan dipengaruhi terhadap jumlah user dan tingkatan kategori aplikasi. Tingkatan kategori memengaruhi jumlah jenis fitur serta kemudahan seperti basic, gold, Profesional, dll. Pelanggan akan diberikan user-id dan password melalui e-mail, dan dapat mengakses menggunakan komputer pada lokasi bebas di manapun, sejauh ada komputer yang terkoneksi dengan internet. Penggunaan SaaS ini juga mencakup kepada aplikasi bisnis seperti Human Resources, Sales & Inventory, finance & accounting, dan aplikasi bisnis simple lainnya.

SaaS ini banyak dipakai oleh Usaha Kecil Menengah (UKM) (Seethamraju 2015) di Indonesia dan mendapatkan dukungan dari pemerintah Indonesia dalam pencapaian target UKM go International pada jangka panjang. Semakin berkembang SaaS ini mulai banyak dipergunakan untuk aplikasi berskala besar seperti Enterprises Resources Planning (ERP) seperti SAP Software (Seethamraju 2015).

9.14 Video Conference Konsep Small Office Home Office pada awalnya mengusung teknologi video conference sebagai pendukung komunikasi antar karyawan dan dengan pimpinan perusahaan, karyawan dapat bekerja dari rumah atau dari tempat client. Hal ini dipelopori oleh perusahaan-perusahaan Internasional pada tahun 2010-an yang memungkinkan karyawan tidak di batasi jam kerja dan lokasi bekerja. Peralatan video conference pada awalnya sangat mahal dan harus menggunakan televisi dan kamera yang menyorot otomatis kepada orang yang berbicara saja pada satu waktu tertentu dalam suatu ruangan. Kemampuan teknologi ini mampu berkomunikasi dengan berbagai orang di berbagai lokasi negara yang berbeda sekalipun. Sejak terjadinya pandemic Covid-19, penggunaan aplikasi video conference ini menjadi hal yang umum dan biasa dengan mempergunakan aplikasi berbayar dan gratis pada meeting perkantoran. Perbedaannya adalah kemampuan fitur yang diberikan selama berlangsungnya video conference.


9.15 Dashboards Reporting System Dashboards Reporting System merupakan laporan yang membantu dalam manajemen tingkat atas dalam pengambilan keputusan yang cepat dan tepat. Sistem ini merupakan juga sebagai alat ukur key performance indicator (KPI) untuk perusahaan (Stair and Reynolds 2020). Sistem ini merupakan rangkuman dari berbagai macam pelaporan, sehingga pemilik perusahaan tidak perlu membaca puluhan laporan dan cukup hanya membaca beberapa laporan untuk pengambilan keputusan.

Dashboards Reporting System dapat berupa aplikasi yang merangkum data dari Big Data menjadi pelaporan berbasis grafik-grafik yang memudahkan dalam pembacaan angka-angka penjualan. Sistem ini didukung oleh pelaporan otomatis yang mampu menghasilkan laporan berbasis grafik yang dapat dikirim secara otomatis dari data center pada e-mail pimpinan atau pemilik perusahaan secara berkala. Sebagai contoh adalah laporan penjualan harian seluruh toko penjualan yang ada di Indonesia yang dihasilkan komputer setelah toko tutup jam 10 malam.

Server atau pusat komputer di data center akan mengirimkan laporan berbasis grafik setelah data digabungkan ke dalam big data, setelah itu akan server memproduksi laporan nasional serta mengirimkan otomatis kepada alamat-alamat email yang sebelumnya sudah direkam. Pemilik perusahaan atau para pimpinan perusahaan dapat membaca report tersebut pagi dini hari, satu hari setelah tutup transaksi pada seluruh toko. Pada dewasa ini dashboards reporting system menggunakan fasilitas dari Business Intelligence (BI) yang mempunyai harga yang cukup mahal dan banyak dipergunakan hanya untuk perusahaan besar saja.


Bab 10

Efisiensi Pekerjaan Kantor

10.1 Pendahuluan Indonesia (dan seluruh dunia) tengah menghadapi era Mobilisasi dan Orkestrasi. Fenomena disruption yang terjadi pada banyak bidang usaha dan kerja. Fenomena yang terjadi dalam industri transportasi, logistik, pariwisata, bisnis keuangan, perbankan, retail, dan masih banyak lagi. Semuanya nyaris terdistorsi oleh perubahan cara kerja yang berbeda. Perubahan tersebut khususnya teknologi digital. Uang digital, sharing resources yang melahirkan fenomena sharing ekonomi, dan seterusnya. Supply chain management menjadi lebih ramping dan mudah terpantau. Terjadinya koneksi melalui enam pilar teknologi, yaitu Internet of Things (IoT), Cloud Computing, Big Data Analytics, Artificial Intelligence (AI), Super Apps, dan Broadband Infrastructure.

Leadership, office management juga berubah, seiring dengan tuntutan baru lagi bagi skill para pekerja: Disruptive mindset. Celakanya, orang-orang lama yang kesulitan keluar dari perangkap masa lalu yang telah diyakininya. Teori ini dimulai sejak 1977 dengan contoh klasik, yakni runtuhnya industri besi baja skala besar sekelas Bethlehem Steel yang dihajar oleh pabrik pabrik besi baja mini yang hanya memakai bahan baku baja rongsokan (scrap) yang didaur ulang. Lalu, juga runtuhnya armada armada transportasi udara besar dihajar oleh low cost carrier seperti Southwest Airlines. Mereka semua, saat teori ini


dikembangkan, belum mengenal dunia digital. Ternyata terdistorsi juga. Namun, teori ini mencapai puncaknya setelah fenomena taksi online, hotel online, financial technology, dan retail online. Reaksi para pihak juga beragam. Ada yang langsung mengambil inisiatif memimpin revolusi pada industrinya, tetapi tak sedikit yang hanyut dalam orkestrasi yang disampaikan pihak lain dan menyalahkan keadaan. Mereka menyalahkan daya beli yang lemah (ketimbang membenahi ketidakberdayaan diri sendiri, regulator atau kompetitor). Alih-alih self disruption, mereka justru membiarkan dirinya terdistorsi. Padahal, rules of the games bisnis telah berubah.

Disruption selalu diawali dengan inovasi yang memutuskan mata rantai pendekatan pendekatan lama, membuat batas batas perusahaan memudar, mengurangi beban atau menyederhanakan rantai pasokan (supply chain), dan memaksa pembuat kebijakan ekonomi harus menulis kembali hukum hukum baru perekonomian. Bahkan, mengubah cara pandang birokrasi dan para penegak hukum.

Penerapan konsep Operational Excellence (OpEx) merupakan naluri untuk terus mencari perbaikan dan melakukan hal hal baru untuk mengejar kesempurnaan meski pada akhirnya tak pernah ada yang sempurna. Jadi, kurang lebih sama dengan prinsip continuous improvement atau kaizen. Cara cara berbisnis yang dulunya sangat menekankan owning (kepemilikan) menjadi sharing (saling berbagi peran, berbagi resources, berkolaborasi sumber daya). Sekarang eranya bekerja bersama, kolaborasi, bergotong royong, dan berbagi. Perkembangan teknologi, khususnya teknologi digital, merubah product oriented beralih menjadi customer/market centric, jadi bukan lagi what we give, melainkan what customer/market want.

Market/customer yang terbesar adalah penduduk, termasuk para pekerja. Banyak pemimpin perusahaan yang berbicara, “Aset paling berharga bagi perusahaan adalah manusianya, Sumber daya manusianya.” Namun, ketika perusahaan menghadapi kondisi sulit, penjualan melorot karena harga jual produk yang anjlok, yang pertama mereka lakukan adalah memangkas jumlah karyawan/pekerja/buruh. Jadi, ada yang tidak sejalan antara ucapan dan perbuatan. Tentu ini juga berdampak pada keberlangsungan perusahaan tersebut juga. Seharusnya pengelolaan manajemen memperhatikan, Integrity, Meritokrasi, Openness, Respect, Excellent. (Rhenald Kasali, 2018, modified by author).

Bab 10 Efisiensi Pekerjaan Kantor 121

10.2 Pengertian Manajemen dan Pengembangan Manajemen Data diatas menunjukkan pengelolaan manajemen yang benar demikian pentingnya untuk keberlangsungan suatu bisnis. Apakah manajemen itu sebenarnya. Manajemen adalah proses kerja sama antara dua orang atau lebih dalam rangka mencapai tujuan tujuan yang sudah ditetapkan sebelumnya. Manajemen terdiri dari proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian. Manajer adalah mereka yang menyatukan orang, uang, bahan, dan mesin, yang diperlukan untuk mengoperasikan suatu organisasi/perusahaan.

George Terry (1972:4) mengatakan bahwa manajemen didefinisikan dalam berbagai cara tergantung dari sudut pandang, keyakinan, dan pemahaman orang yang mendefinisikan. Sebagai penjelasan, beberapa ahli mendefinisikan manajemen sebagai “Tenaga yang menjalankan suatu bisnis dan bertanggung jawab atas keberhasilan dan kegagalannya.” Yang lain menyatakan bahwa, “Manajemen adalah kinerja dalam menyusun dan menerima hasil hasil yang diinginkan dengan maksud upaya upaya kelompok memanfaatkan bakat bakat dan sumber daya manusia.” Ahli lainnya menyebutkan bahwa manajemen secara sederhana adalah “menyelesaikan sesuatu melalui orang orang.” Sementara yang lain menyebutkan bahwa “pengertian manajemen dapat diringkas sebagai kepuasan ekonomi dan kebutuhan sosial dengan menjadi produktif bagi manusia, ekonomi dan masyarakat.” Beberapa ahli lainnya menyebutkan, “manajemen adalah suatu sumber daya yang digunakan oleh tiap tiap orang untuk mencapai tujuan tujuan.” Seluruh definisi definisi tentang manajemen ini berguna karena masing masing pengertian manajemen menurut para ahli tersebut menyoroti aspek aspek penting dalam manajemen.

Pengembangan manajemen adalah setiap usaha untuk memperbaiki penampilan kerja manajerial saat ini atau masa yang akan datang dengan memberikan pengetahuan, mengenai sikap, atau meningkatkan keterampilan. Dengan demikian, pengembangan manajemen meliputi inhouse program (seperti kursus kursus, coaching, penugasan rotasi), professional program (seminar seminar), dan program program universitas (program MBA).

Kinerja merupakan suatu fungsi dari motivasi dan kemampuan untuk menyelesaikan tugas atau pekerjaan, di mana seseorang sepatutnya memiliki


derajat kesediaan dan tingkat kemampuan tertentu. Kesediaan dan keterampilan seseorang tidaklah cukup efektif untuk mengerjakan sesuatu tanpa pemahaman yang jelas tentang apa yang akan dikerjakan dan bagaimana mengerjakannya. Kinerja merupakan perilaku nyata yang ditampilkan setiap orang sebagai prestasi kerja yang dihasilkan oleh karyawan merupakan suatu hal yang sangat penting dalam upaya perusahaan untuk mencapai tujuannya.

Management by objectives merupakan penilaian prestasi yang dilakukan bersama sama antara atasan dan bawahan. Dalam prosesnya, bawahan dan manajer berunding apa yang akan dicapai dari suatu jabatan dan bagaimana sasaran akan dicapai. Jadi, ada partisipasi dari bawahan, sehingga bawahan terdorong untuk mencapai sasaran. (CHR.Jimmy L.Gaol, 2014).

10.3 Pengertian Efisiensi Selain mempelajari mengenai manajemen dan bagaimana proses kerjasama dalam mencapai sasaran, masalah efisiensi, merupakan sesuatu yang tidak kalah pentingnya, karena efisiensi akan memberikan nilai daya saing yang tinggi dan kesempatan untuk sukses, sehingga perlu dimengerti lebih lanjut tentang efisiensi. Fenomena – kodifikasi, kombinasi ulang, dan penetapan ulang tujuan dalam aset pengetahuan memiliki implikasi yang luas, dan berdampak pada proses bisnis dalam penjualan, sumber daya manusia, manajemen rantai pasokan, dan keuangan, dengan mengefisiensikan bisnis dan meningkatkan hasil, kualitas, personalisasi, dan kapabilitas secara keseluruhan.

Pengertian efisiensi adalah suatu ukuran keberhasilan sebuah kegiatan yang dinilai berdasarkan “besarnya biaya/ sumber daya / waktu, sumber sumber terkait lainnya,” yang digunakan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Dalam hal ini, semakin sedikit/minim, “besarnya biaya/ sumber daya / waktu, sumber sumber terkait lainnya,” yang digunakan untuk mencapai hasil yang diharapkan maka prosesnya dapat dikatakan semakin efisien.

Suatu kegiatan dapat dikatakan efisien jika ada perbaikan pada prosesnya, yang membuat perubahan sebagai berikut: menjadi lebih cepat, menjadi lebih murah, menjadi lebih baik kualitasnya, menjadi cepat waktu pengirimannya,...dll. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), efisiensi dapat diartikan sebagai ketepatan cara dalam melakukan sesuatu, dan


kemampuan melaksanakan tugas dengan baik dan tepat tanpa membuang biaya, waktu, dan tenaga.

Menurut Mulyamah (1987), pengertian efisiensi adalah suatu ukuran dalam membandingkan rencana penggunaan masukan dengan penggunaan yang direalisasikan atau perkataan lain penggunaan yang sebenarnya Menurut S. P. Hasibuan (1984), pengertian efisiensi adalah perbandingan yang terbaik antara input (masukan) dan output (hasil antara keuntungan dengan sumber-sumber yang dipergunakan), seperti halnya juga hasil optimal yang dicapai dengan penggunaan sumber yang terbatas. Dengan kata lain hubungan antara apa yang telah diselesaikan.

Efisiensi sering dilakukan pada berbagai bidang kehidupan manusia yang tentunya memiliki tujuan sebagai alasan dilakukannya efisiensi. Secara umum, tujuan efisiensi adalah sebagai berikut:

1. Untuk mencapai suatu hasil atau tujuan sesuai dengan yang diharapkan.

2. Untuk menghemat atau mengurangi penggunaan sumber daya dalam melakukan kegiatan.

3. Untuk memaksimalkan penggunaan segala sumber daya yang dimiliki sehingga tidak ada yang terbuang percuma.

4. Untuk meningkatkan kinerja suatu unit kerja sehingga output-nya semakin maksimal.

5. Untuk memaksimalkan keuntungan yang mungkin didapatkan.

Dari penjelasan diatas kita mengetahui bahwa tujuan dari berbagai upaya efisiensi adalah untuk mencapai efisiensi optimal. Efisiensi optimal adalah perbandingan terbaik antara pengorbanan yang dilakukan untuk mendapatkan suatu hasil yang diharapkan. Manusia selalu berupaya untuk melakukan efisiensi dalam berbagai bidang kehidupan.

Agar upaya efisiensi dapat dikatakan berhasil maka harus memenuhi beberapa syarat berikut:

1. Berhasil guna, yaitu kemampuan suatu unit kerja dalam mendatangkan hasil dan manfaat. Misalnya, barang yang diproduksi bermanfaat bagi masyarakat.


2. Ekonomis, yaitu suatu tindakan untuk mendapatkan input (barang atau jasa) yang berkualitas dengan tingkat sekecil mungkin.

3. Pelaksanaan kerja dapat dipertanggungjawabkan 4. Pembagian kerja yang nyata 5. Rasionalitas wewenang dan tanggung jawab 6. Prosedur kerja yang praktis (M.Prawiro, 2018)

10.4 Keberlanjutan Pekerjaan Kantor Berhubungan dengan pekerjaan kantor, banyak orang bertanya, “Berapa banyak pekerja tetap yang akan segera tersingkirkan?“. Tak diragukan lagi bahwa kekhawatiran ini telah digemakan yang membahas tentang dampak Artificial Intellectual (AI) pada pekerjaan kantor. Bagaimanapun, beberapa memprediksikan bahwa otomatisasi robotik akan mengeliminasi porsi besar dari pekerjaan kantor. Para periset dari Universitas Oxford telah memprediksi bahwa sebanyak 47% dari pekerjaan di AS akan diotomatisasikan pada 2025.

Kini ada 160 juta pekerjaan di seluruh lapangan kerja di AS, jadi prediksi Oxford tersebut secara sederhana menandakan bahwa 75 juta pekerjaan akan menghilang. Jika kita tarik ke tataran negara negara industrialisasi G7, di mana kurang lebih ada 368 juta pekerjaan, maka ini artinya sekitar 173 juta pekerjaan akan disingkirkan oleh mesin dalam jangka waktu delapan tahun yang akan datang. Tingkat pengangguran yang sedemikian tinggi akan membawa kita pada masa depan distopian kelas Elysium.

Mesin baru ini akan mengubah lapangan pekerjaan negara negara G7 dalam tiga cara berbeda:

1. Otomatisasi pekerjaan – sekitar 12% dari pekerjaan yang sudah ada sekarang akan menghadapi risiko diambil oleh sistem kecerdasan;

2. Peningkatan pekerjaan – sekitar 75% dari pekerjaan yang sudah ada akan digantikan atau diperkuat oleh bot. Pekerjaan yang sudah ada akan tetap ada, dan pekerjaan pekerjaan ini akan memberikan hasil dan/atau kualitas yang lebih baik;


3. Penciptaan pekerjaan – 13% pekerjaan baru akan diciptakan seiiring diciptakannya kesempatan pendapatan dan/atau kategori pekerjaan yang baru.

Data Forrester Research selanjutnya meringankan kekhawatiran akan ungkapan riset universitas Oxford tersebut. Perbedaan pengertian “pekerjaan“ (Jobs) dengan “tugas“ (tasks). Studi yang sudah ada cenderung memandang pekerjaan dengan kacamata biner “mereka akan disingkirkan otomatisasi“ atau “mereka tak akan disingkirkan otomatisasi“. Ini merupakan sebuah simplifikasi; pekerjaan pengetahuan yang mana pun merupakan kumpulan tugas tugas. Beberapa tugas ini akan siap saat otomatisasi datang, sementara beberapa lainnya takkan pernah siap. Pada mayoritas kasus, beberapa porsi dari sebuah pekerjaan akan terdampak atau tergantikan oleh bot, tapi porsi lainnya tetap tak tersentuh atau bahkan mengalami perbaikan. Membayangkan bahwa seorang akuntan yang bekerja pada departemen akuntansi di mana pekerjaannya terdiri dari lusinan tugas, beberapa dari tugas tugas ini akan tersingkir karena otomatisasi dengan pemakaian mesin baru atau justru menjadi jauh lebih efisien karenanya, tapi tidak demikian dengan semua tugas. Tugas akuntansi memang akan berubah, tapi tak akan tersingkirkan seluruhnya.

Salah satu analisis terbaik dari perubahan pekerjaan yang disebabkan mesin ni telah dikemukakan oleh Forrester Research, yang mengambil pendekatan dengan membedakan antara “tugas“ dan “pekerjaan“ tersebut. Dalam banyak kasus, “proses otomatisasi robotik“ akan menghapuskan hanya beberapa porsi dalam pekerjaan, dan biasanya menghapus porsi yang paling sering dianggap membosankan oleh manusia. Karenanya, dalam banyak kasus ini ada 20% dari porsi pekerjaan rutin dan sangat membosankan yang diambil alih oleh mesin. (Malcolm Frank, et al, 2018)

Kebijakan (policy) merupakan pernyataan formal manajemen perusahaan mengenai tujuan perusahaan, latar belakang dari tujuan tersebut, serta komitmen perusahaan untuk mencapai tujuan tersebut. Pernyataan kebijakan kemudian dijadikan landasan utama dan acuan aktivitas perusahaan dalam rangka mencapai visi dan misi perusahaan, yang dilakoni oleh para pekerja di kantor. Perusahaan bisa menetapkan kebijakan yang berbeda-beda sesuai dengan kebutuhan masing masing sistem tata kerja. Namun, kebijakan kebijakan tersebut harus konsisten satu sama lain dan tidak saling


bertentangan. Pernyataan kebijakan sebaiknya mencerminkan siklus PDCA (Plan-Do-Check-Act).

1. Plan – menjelaskan kebijakan dalam proses perencanaan; 2. Do – menjelaskan kebijakan dalam proses pelaksanaan; 3. Check – menjelaskan kebijakan yang menjamin bahwa organisasi

bergerak ke arah tujuannya sesuai dengan pedoman yang telah ditetapkan;

4. Act – menjelaskan kebijakan untuk meningkatkan kinerja ke arah yang lebih baik.

10.4.1 Sasaran Perusahaan Sasaran (objective) adalah tujuan yang akan dicapai oleh perusahaan dan harus disosialisasi pada seluruh pekerja, sehingga dapat dijalankan bersama, di mana dinyatakan secara spesifik, terukur, realistis, dan berlaku pada jangka waktu tertentu. Sasaran perusahaan umumnya termanage, terintegrasi dengan target indikator kinerja terpilih (key performance indicator) yang umumnya untuk mengefisiensikan para pekerja, yang berlaku selama 1 tahun, dan pencapaiannya dimonitor melalui sistem manajemen kinerja.

Penetapan sasaran perusahaan dilakukan dengan prinsip SMART, yang dapat dijabarkan sebagai berikut:

1. Specific – sasaran/target yang ditentukan harus spesifik/terurai jelas; 2. Measurable – sasaran/target yang ditentukan harus

terukur/terjangkau; 3. Achievable – sasaran/target yang ditentukan harus masuk

akal/realistis/dapat dicapai; 4. Relevant – sasaran/target yang ditentukan harus

sesuai/berhubungan/terkait/senada dengan proses bisnis organisasi/unit kerja;

5. Time Bound – sasaran/target harus jelas batasan waktunya.

10.4.2 Menata Ulang Proses perkantoran Eksisting Seringkali setelah diimplementasikan selama bertahun tahun, dalam proses audit temukan bahwa proses kerja perkantoran eksisting yang terdokumentasi


dalam dokumen sistem tata kerja perkantoran sudah tidak relevan dengan kondisi terkini mengikuti perkembangan bisnis.

Penyebabnya dapat bermacam macam, di antaranya:

1. Perubahan konsep bisnis; 2. Perkembangan pasar; 3. Perubahan struktur organisasi; 4. Perubahan kebijakan dan peraturan perundangan; dan 5. Perubahan teknologi yang digunakan dalam menghasilkan nilai

tambah organisasi.

Standard Operating Procedure (SOP) merupakan panduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan operasional perkantoran atau perusahaan berjalan dengan lancar dan efisien. Penggunaan SOP dalam manajemen perkantoran/perusahaan bertujuan untuk memastikan output kinerja pekerja semaksimal mungkin. Operasional dapat berjalan secara konsisten, efektif, efisien, sistematis, dan terkelola dengan baik, untuk menghasilkan produk kerja yang memiliki mutu konsisten sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Banyak orang menggunakan istilah SOP untuk menyebutkan semua dokumen yang mengatur kegiatan perkantoran/perusahaan, seperti protokol, prosedur tetap, instruksi kerja, lembar kerja, diagram alir, dan sebagainya.

Secara luas, SOP dapat didefinisikan sebagai dokumen yang menjabarkan aktivitas operasional sebuah organisasi. Namun, dalam pengertian yang sempit, SOP (atau ‘Prosedur‘) merupakan salah satu jenis dokumen dalam sebuah sistem tata kerja yang digunakan untuk mengatur kegiatan operasional antar bagian/fungsi dalam sebuah perkantoran/perusahaan, agar kegiatan tersebut dapat terlaksana secara sistemik.

10.4.3 Sistem Tata Kerja Perkantoran Sistem Tata Kerja (STK) adalah sebuah perangkat yang mengatur penyelenggaraan kegiatan manajemen dan operasional perkantoran/perusahaan dengan memanfaatkan sumber daya dan waktu yang tersedia secara efisien dan efektif, dengan tujuan untuk mencapai visi dan misi kinerja. STK terdiri atas rangkaian dokumen, baik dalam bentuk hardcopy maupun softcopy, yang menjabarkan 5W1H (Why, What, Who, When, Where, How) untuk setiap


kegiatan dalam perkantoran/perusahaan, termasuk mendefinisikan indikator keberhasilan dan jenis rekaman yang menjadi bukti dan pelaksanaan sistem tersebut.

STK diimplementasikan dalam perkantoran/perusahaan sebagai sarana pengendalian dan pemantauan aktivitas pekerja/karyawan/buruh untuk memastikan agar aktivitas dalam perkantoran/perusahaan dilaksanakan secara efektif dan efisien sesuai standar yang telah ditetapkan perusahaan. Dengan adanya STK, sebuah perusahaan dapat beroperasi secara otomatis dan tetap terkendali, dan tidak mengandalkan seorang figur atau sekelompok orang tertentu untuk mengatur operasional perkantoran/perusahaan agar dapat berjalan dengan teratur.

10.4.4 Analisis Jabatan dan Uraian Jabatan Setelah hubungan antara proses perkantoran/perusahaan dapat dipetakan dengan baik, hasilnya kemudian digunakan sebagai salah satu referensi untuk melakukan analisis jabatan (job analysis). Analisis jabatan dilakukan dengan mengkaji pekerjaan secara aktual, dengan menghimpun data mengenai aktivitas pekerjaan, perilaku karyawan/pekerja/buruh, kondisi kerja, dan persyaratan karyawan/pekerja/buruh yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut. Kajian ini kemudian diverifikasi kepada karyawan/pekerja/buruh atau pimpinan unit kerja terkait.

Hasil analisis jabatan kemudian digunakan untuk penyusunan uraian jabatan (job description). Uraian jabatan bukan sebuah prosedur, melainkan dokumen yang berisikan deskripsi aktivitas terpenting dari suatu jabatan atau unit kerja, termasuk tugas dan tanggung jawabnya. Adapun prosedur merupakan deskripsi rinci mengenai rangkaian aktivitas proses dalam perkantoran/perusahaan, yang selain menjelaskan mengenai jabatan atau unit kerja yang bertanggung jawab terhadap aktivitas tersebut, juga menjelaskan mengenai hubungan antar jabatan/unit kerja terkait. Uraian jabatan juga merupakan salah satu parameter pengukuran kinerja/unit kerja berdasarkan tugas, tanggung jawab, dan beban yang diberikan kepada jabatan/unit kerja tersebut, sesuai dengan perjanjian kerja bersama yang telah disepakati.

1. Implementasi sistem tata kerja akan membantu perusahaan dalam mengelola proses bisnisnya karena memberikan benefit sebagai berikut:

2. Perusahaan dapat memahami aktivitas setiap proses dengan benar;


3. Perusahaan dapat memonitor dan mengendalikan aktivitas setiap proses secara sistematis;

4. Perusahaan dapat mengidentifikasi bagian bagian proses yang dapat ditingkatkan penggunaan sumber dayanya sehingga operasional perusahaan dapat berlangsung dengan lebih efektif dan efisien;

5. Apabila terjadi kesalahan atau pelanggaran dalam proses, perusahaan dapat lebih mudah mengidentifikasinya dan memperbaikinya sedini mungkin;

6. Perusahaan mampu mengelola dengan baik integrasi proses antar unit kerja;

7. Perusahaan dapat mengendalikan dan memprediksi adanya perubahan dalam proses, baik di dalam maupun luar Perusahaan/perkantoran;

8. Perusahaan dapat lebih memfokuskan diri pada pemenuhan keinginan pelanggan.

Penyusunan proses bisnis Perusahaan harus memenuhi beberapa kriteria berikut:

1. Proses bisnis harus memiliki batasan, masukan, dan keluaran yang jelas;

2. Proses bisnis harus terdiri atas aktivitas yang berurutan sesuai waktu dan ruang;

3. Proses bisnis harus memiliki penerima hasil proses (pelanggan/users);

4. Proses bisnis harus memberikan nilai tambah kepada penerima; 5. Proses bisnis tidak berdiri sendiri, tetapi harus terkait dengan struktur

Perusahaan; 6. Proses bisnis tidak selalu terjadi dalam satu unit kerja, tetapi bisa

melibatkan unit-unit kerja lainnya.

Agar Perusahaan memiliki Sistem Tata Kerja yang efektif, Perusahaan diharapkan telah memiliki hal hal sebagai berikut:

1. Visi, misi dan tata nilai (corporate value) yang dinyatakan dengan jelas. Visi dan misi merupakan pernyataan arah dan tujuan Perusahaan, sedangkan tata nilai merupakan nilai nilai dasar yang


menjiwai setiap aktivitas perusahaan. Tata nilai ini juga akan tercermin pada sistem tata kerja yang akan dibuat;

2. Kebijakan dan sasaran yang dinyatakan dengan jelas dan dipahami dengan benar oleh setiap anggota perusahaan;

3. Struktur perusahaan yang menunjukkan hierarki pengambilan keputusan dalam perusahaan;

4. Manajemen perusahaan yang memiliki uraian tugas yang jelas dan mampu menerapkan keteraturan dan sistematika yang diatur dalam sistem tata kerja;

5. Operasional atau aktivitas yang telah berjalan dengan konsisten; 6. Kepastian bahwa setiap perubahan yang berkaitan dengan

perusahaan, manajemen, dan operasional tidak akan berpengaruh terhadap kelangsungan perusahaan, dalam arti tidak membuat perusahaan bubar. (Arini T.Soemohadiwidjojo, 2002).

10.4.5 Standar Piramida Dokumen Sistem Tata Kerja Perkantoran yang Efisien dan Efektif

Gambar 10.1: Piramida Dokumen Sistem Tata Kerja Sesuai Standar ISO

Di dalam sebuah perusahaan, berlaku berbagai macam sistem untuk mengatur kegiatan perusahaan agar berjalan dengan lancar, tertib, dan mudah untuk dilacak kembali. Sistem sistem tersebut antara lain:


1. Sistem keuangan, Akuntansi, dan Perpajakan; 2. Sistem Pemasaran, Penjualan, dan Penerimaan Order; 3. Sistem Produksi dan Distribusi Produk; 4. Sistem Pengelolaan Sumber Daya Manusia; 5. Sistem Pengadaan Barang dan Jasa; 6. Sistem Manajemen Mutu; 7. Sistem Manajemen Keselamatan Kerja dan Lindungan Lingkungan; 8. Sistem Good Corporate Governance; 9. Sistem manajemen Risiko; 10. Dan sebagainya.

Peningkatan efisiensi, produktivitas /kinerja, karyawan / pekerja / buruh merupakan motor penggerak kemajuan ekonomi dan keuntungan perusahaan. Produktivitas kinerja dan efisiensi juga penting untuk meningkatkan upah dan penerimaan karyawan / pekerja / buruh. Suatu negara yang tidak dapat meningkatkan produktivitasnya akan segera mengalami penurunan standar kehidupannya.

Produktivitas didefinisikan sebagai hubungan antara masukan dan keluaran suatu sistem produksi. Hubungan ini sering lebih umum dinyatakan sebagai rasio keluaran dibagi masukan. Jika lebih banyak keluaran dihasilkan daripada masukan, maka terjadi peningkatan produktivitas. Para manajer operasional adalah pelopor bagi peningkatan produktivitas kinerja pekerja / karyawan / buruh di suatu perusahaan. Selama bertahun-tahun, manajer operasional telah meningkatkan produktivitas baik di perkantoran maupun di pabrik.

Tantangan serupa kini juga sedang dihadapi para manajer operasional di industri jasa. Tapi ternyata meningkatkan produktivitas kinerja karyawan/pekerja/buruh pada fungsi operasi saja tidak cukup. Wilayah paling luas bagi peningkatan produktivitas adalah di bidang penjualan, keuangan, kepegawaian, pengolahan data, dan bagian staf/karyawan/pekerja/buruh lainnya. Banyak perusahaan berhasil mengendalikan ongkos tenaga kerja langsung (direct cost), tetapi gagal pada ongkos tenaga kerja tak langsung (indirect cost), sehingga produktivitas turun. Karena itu produktivitas harus dilihat sebagai masalah perusahaan secara luas.

Di bidang operasional, produktivitas/kinerja karyawan/pekerja/buruh tergantung pada semua keputusan, termasuk rancangan proses, kapasitas,


sediaan, tenaga kerja, dan penetapan kualitas. Karena itu pembahasan peningkatan produktivitas, kinerja, efisiensi, efektivitas, merupakan tema yang tak terhindarkan dalam operasional.

Sering orang melihat masalah produktivitas, kinerja, efisiensi, efektivitas dari sudut yang berbeda. Para ekonom memusatkan pada pengaruh investasi dan regulasi pemerintah. Para teknisi menekankan pengaruh metode dan aturan kerja pada produktivitas. Psikolog dan orang manajemen menekankan pada penetapan pekerjaaan atau pendekatan hubungan manusia. (Roger G. Schroder, 1989, modified by author).

10.4.6 Perilaku Dalam membangun Efektivitas dan Efisiensi Sikap yang baik kembali dan untuk alasan yang baik. Ketika dunia menjadi semakin kompetitif, orang yang memberikan kesan baik akan mendapat promosi, atau mendapatkan transaksi. Sikap dan profesionalisme harus menjadi kebiasaan bagi siapapun yang ingin berprestasi dan mempertahankan ketajaman kompetitif. Anda dapat memulai kebiasaan tersebut sekarang, sehingga anda akan memiliki keterampilan yang dibutuhkan untuk berhasil ketika anda memulai karir anda.

Kebiasaan itu meliputi hak sebagai berikut:

1. Memberikan kesan pertama yang baik – Pepatah lama berkata, “Anda tidak pernah mendapatkan kesempatan kedua untuk memberikan kesan pertama yang baik.“ Anda hanya memiliki beberapa detik untuk memberikan kesan. Oleh karena itu, bagaimana anda berpakaian dan bagaimana penampilan anda adalah penting. Ambil sebuah petunjuk tentang apa yang pantas di perusahaan tertentu dengan mempelajari orang-orang disana yang sangat sukses. Apa yang mereka kenakan? Bagaimana mereka bertindak?

2. Berfokus pada penampilan yang rapi – Sadarilah penampilan anda dan pengaruhnya terhadap orang orang disekeliling anda. Konsistensi adalah esensial, anda tidak dapat mencerminkan kesan baik dengan berpakaian baik beberapa kali dalam satu minggu dan kemudian muncul dengan penampilan seperti anda sedang bersiap-siap untuk memotong rumput di halaman rumah. Kenakanlah aksesoris dan pakaian yang pantas dan bersih.


3. Tepat Waktu – ketika anda tidak datang ke tempat kerja tepat waktu, anda mengirimkan pesan kepada atasan anda. Terkadang, anda harus datang lebih awal ketimbang yang lain dan pulang lebih larut untuk mendapatkan pengalaman kerja yang anda butuhkan. Untuk mengembangkan kebiasaan kerja baik perlu kesadaran diri dan perubahan cara berpikir secara positif.

4. Mempraktikkan perilaku yang penuh perhatian – Perilaku yang penuh perhatian mencakup mendengar ketika orang lain berbicara, tidak melakukan hal lain, seperti membaca sms di ponsel, atau membuka forum topik bicara lain dengan orang yang duduk disebelah atau didepan. Tidak mengganggu orang lain ketika mereka berbicara, dan menunggu giliran untuk memberikan pandangan anda atau diskusi.

5. Mempraktikkan “Netiket“ yang baik. – Teknologi komputer, terutama e-mail, dapat menjadi alat produktivitas yang baik. Peraturan kesopanan dasar dari komunikasi secara langsung juga berlaku untuk pertukaran e-mail. Anda dapat melihat lebih jauh tentang etiket internet (netiket/internet etiquette) yang baik di online netiquette.com.

6. Memperhatikan sikap telepon seluler yang baik – Telepon seluler merupakan bagian vital dari dunia zaman sekarang, tetapi penting untuk bersikap sopan ketika menggunakan alat komunikasi tersebut. Silent-kan atau gunakan nada getar handphone ketika rapat berlangsung, diangkat hanya ada panggilan penting dan keluar ruangan untuk menjawab panggilan tersebut agar tidak mengganggu jalannya rapat.

7. Siap siaga – seorang pengusaha tidak akan pernah muncul dalam rapat tanpa membaca materi yang diberikan untuk rapat tersebut dan siap untuk mendiskusikan topik tersebut.


10.5 Menentukan Kebutuhan Sumber Daya Manusia Semua manajemen termasuk manajemen sumber daya manusia, dimulai dengan perencanaan. Lima langkah dilibatkan dalam proses perencanaan sumber daya manusia:

1. Mempersiapkan inventaris sumber daya manusia dari karyawan perusahaan/perkantoran. Inventaris ini harus meliputi usia, nama, pendidikan, kapabilitas, pelatihan, keterampilan khusus, dan informasi lain yang berhubungan dengan organisasi tertentu. Informasi seperti ini menunjukkan kondisi angkatan kerja yang selalu update secara teknis, sepenuhnya terlatih dan berjalan sesuai Standar Operasional Perusahaan (SOP).

2. Mempersiapkan analisis pekerjaan. Analisis pekerjaan (job analysis) adalah studi tentang apa yang dilakukan oleh para karyawan/pekerja/buruh yang memegang berbagai jabatan pekerjaan. Analisis seperti ini dibutuhkan untuk merekrut dan melatih para karyawan/pekerja/buruh yang memiliki keterampilan yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan tersebut. Hasil dari analisis pekerjaan adalah dua pernyataan tertulis: deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Deskripsi pekerjaan (job description) menentukan tujuan pekerjaan, jenis pekerjaan yang harus dilakukan, tanggung jawab dan kewajiban, kondisi pekerjaan, dan hubungan pekerjaan dengan fungsi lain; Spesifikasi pekerjaan (job specification) adalah rangkuman tertulis tentang kualifikasi minimum (pendidikan, keterampilan…dll), yang dibutuhkan dari para karyawan/pekerja/buruh untuk melakukan pekerjaan tertentu. Singkatnya, deskripsi pekerjaan adalah pernyataan tentang orang yang melakukan pekerjaan tersebut.

3. Menilai permintaan sumber daya manusia di masa depan. Karena teknologi berubah dengan cepat, program pelatihan harus dimulai lama sebelum kebutuhan tersebut. Para manajer sumber daya manusia yang proaktif, yaitu yang mengantisipasi persyaratan


perusahaan yang diidentifikasikan proses peramalan memastikan bahwa orang-orang yang terlatih tersedia ketika dibutuhkan.

4. Menilai persediaan masa depan. Angkatan kerja terus menerus berubah mengenai kondisi fisik maupun kejenuhan, sehingga perlu sering diadakan refresh jenjang keilmuan.

5. Membuat rencana strategis. Rencana tersebut harus mempertimbangkan perekrutan, penyeleksian, pelatihan dan pengembangan, penilaian, pemberian kompensasi, dan penjadwalan angkatan kerja. Karena empat langkah sebelumnya membawa kita pada langkah yang satu ini.

Pelatihan dan Pengembangan (training and development) mencakup semua upaya untuk memperbaiki produktivitas, kinerja, efisiensi, efektivitas, dengan meningkatkan kemampuan bekerja karyawan/pekerja/buruh. Pelatihan berfokus pada keterampilan jangka pendek, sementara pengembangan berfokus pada kemampuan jangka panjang.

Akan tetapi, baik program pelatihan maupun pengembangan meliputi tiga langkah:

1. Menilai kebutuhan perusahaan dan keterampilan karyawan/pekerja/buruh untuk menentukan kebutuhan pelatihan;

2. Merancang aktivitas pelatihan untuk memenuhi kebutuhan yang diidentifikasikan; dan

3. Mengevaluasi efektivitas pelatihan.

Beberapa aktivitas pelatihan dari pengembangan umum adalah sebagai berikut:

1. Orientasi karyawan/pekerja/buruh (employee orientation) adalah aktivitas yang menginisiasikan karyawan/pekerja/buruh pada perusahaan; pada teman karyawan/pekerja/buruh; pada penyelia langsung mereka; dan pada kebijaksanaan, praktik, dan objektif perusahaan.

2. Pelatihan pada pekerjaan (on job training) adalah jenis pelatihan yang paling fundamental. Karyawan/pekerja/buruh yang dilatih dalam pekerjaan dengan segera memulai tugasnya dan belajar dengan


melakukan, atau mengamati orang lain untuk sementara waktu dan kemudian meniru mereka di tempat kerja.

3. Program magang (apprentice program) melibatkan satu periode di mana seorang bekerja berdampingan dengan karyawan yang berpengalaman untuk menguasai keterampilan dan prosedur keahlian.

4. Pelatihan di luar Pekerjaan (off the job training) terjadi jauh dari tempat kerja dan terdiri dari program internal atau eksternal untuk mengembangkan berbagai keterampilan atau untuk memajukan perkembangan pribadi.

5. Pelatihan On Line (online training) memberikan sebuah contoh akan bagaimana teknologi meningkatkan efisiensi dan efektivitas banyak program pelatihan di luar pekerjaan.

6. Pelatihan Vestibula (vestibula training) atau pelatihan di dekat pekerjaan dilakukan di kelas tempat para karyawan diajari tentang peralatan yang mirip dengan yang digunakan dalam pekerjaan.

7. Simulasi pekerjaan (job simulation) adalah penggunaan peralatan yang meniru kondisi pekerjaan dan tugas, sehingga pengikut latihan dapat mempelajari keterampilan sebelum mencoba dalam pekerjaan. (Nickels et al, 2010).

10.6 Paradigma Manajemen Kualitas Paradigma tentang kualitas telah berubah dari waktu ke waktu. Perubahan ini disebabkan oleh cara pandang para pelaku bisnis yang memengaruhi langsung paradigma dari masyarakat luas yang memberi dampak perubahan yang sangat signifikan dalam manajemen kualitas (Quality Management) selama kurun waktu dua puluh tahun terakhir ini. Suatu ketika kualitas diartikan sebagai memenuhi kepuasan pelanggan karena dapat memenuhi persyaratan serta keinginan dan harapan pelanggan. Kualitas yang bagus harus juga tepat waktu dan harga yang pantas dan memenuhi syarat seperti disepakati dalam kontrak.

Namun, dalam era kompetisi global yang sedang berlangsung saat ini, istilah kualitas telah semakin luas, tidak hanya fungsi harga dan ketepatan waktu penyerahan tapi juga dihubungkan dengan hal lain seperti: 3P (Planet, Profit,


People), efisiensi, ramah lingkungan, umur produk yang lebih lama serta kesepakatan dengan pihak yang bertanggung jawab untuk menangani produk yang telah kadaluarsa, jaminan jasa pelayanan, serta dampak lingkungan atas produk dari awal hingga end user, kembali hangat dibahas sebagai bagian “corporate social responsibility“ yang sebelumnya tidak ada kaitan langsung dengan produk dan jasa yang diproduksi dan dibeli tersebut. Sepanjang sejarah perusahaan di negara maju dan berkembang selalu bersaing dalam menyediakan produk yang berkualitas tinggi baik.

10.7 Meningkatkan Kesejahteraan dengan Efisiensi - Efektif Pasar kelimpahan sudah terjadi dan nyata, dan pemimpin bisnis mulai mengubah lanskap kompetisi dengan cara efisiensi – efektif, meningkatkan personalisasi, dan membuka kesempatan kesempatan berskala besar. Seperti yang telah ditunjukkan bahwa kuncinya adalah dengan menggunakan mesin baru, didorong oleh data dan dibungkus dalam sebuah model komersial yang baru, untuk nilai jual yang lebih baik secara dramatis. Ini membuka gerbang pada sebuah skala pasar yang masif.

Penciptaan pada pasar yang baru akan memberikan kesempatan kesempatan yang baru juga. Elemen elemen seni dan juga sains dalam tiap inovasi. Pada era ekonomi digital, pengertian penemuan bukan hanya berbentuk produk barang/material tetapi juga dalam bentuk lapangan pekerjaan yang lebih baik dalam peningkatan pendapatan dan kesejahteraan pekerja. Don’t worry be Happy.


Bab 11

Keselamatan dan Kesehatan Kerja

11.1 Pendahuluan Hasil survei tentang keselamatan kerja menemukan bahwa 80% dari pekerja lebih menyukai mendapatkan lingkungan kerja dan fasilitas kesehatan yang baik dibandingkan mencapai upah minimum, cuti sakit dan cuti melahirkan. Di bagian ini akan dibahas apa itu Keselamatan dan Kesehatan Kerja dan apa pentingnya dan hal-hal yang perlu diperhatikan oleh manajer untuk mengurangi masalah kesehatan dan keselamatan kerja. Tulisan ini juga akan membahas tentang peranan perusahaan dan karyawan dalam Keselamatan dan Kesehatan Kerja, hal-hal yang menyebabkan kecelakaan kerja dan bagaimana mencegahnya.


11.2 Pengertian Keselamatan dan Kesehatan Kerja Jika kita membaca Keselamatan dan Kesehatan Kerja, kelihatannya artinya begitu jelas sehingga tidak perlu lagi penjelasan lebih lanjut. Akan tetapi jika mempertimbangkan dampak dan konsekuensi hukumnya, maka Keselamatan dan Kesehatan Kerja tidak sesederhana seperti yang kita pikirkan. Mengingat pentingnya Keselamatan dan Kesehatan Kerja, maka berbagai regulasi telah diterbitkan untuk mengaturnya. Pengaturan tersebut berlaku untuk semua industri tanpa terkecuali. Pengaturan tersebut bertujuan untuk memastikan semaksimal mungkin setiap pekerja memperoleh kondisi kerja yang aman dan sehat dan untuk melestarikan sumber daya manusia kita.

Kesehatan dan keselamatan kerja mengacu pada hak setiap karyawan, apapun industrinya, untuk melaksanakan pekerjaan sehari-hari di lingkungan yang aman. ILO/WHO pada tahun 1995 mendefinisikan Keselamatan dan Kesehatan Kerja sebagai ”Kesehatan dan Keselamatan kerja harus ditujukan pada: promosi dan pemeliharaan tingkat tertinggi kesejahteraan fisik, mental dan sosial para pekerja; pencegahan di antara pekerja yang menyimpang dari kesehatan yang disebabkan oleh kondisi kerja mereka; penempatan dan pemeliharaan pekerja di lingkungan kerja yang disesuaikan dengan… kemampuannya. " (Wakeling, 2017). Dengan kata lain keselamatan dan kesehatan kerja adalah aktivitas tentang mempromosikan kesejahteraan di lingkungan kerja serta mencegah cedera dan penyakit.

Ada berbagai peraturan di semua negara yang mengatur apa yang harus dilakukan pengusaha untuk memastikan Keselamatan dan Kesehatan Kerja, dengan menghindari dan meminimalkan kecelakaan, cedera dan kematian. Keselamatan dan Kesehatan Kerja di Indonesia diatur oleh Peraturan Pemerintah Republik Indonesia no 50 tahun 2012 (PP Republik Indonesia No 50 Tahun 2012, 2012). Menurut PP tersebut yang dimaksud dengan Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja adalah bagian dari sistem manajemen perusahaan yang secara keseluruhan dalam pengendalian risiko yang berkaitan dengan kegiatan kerja guna tercapainya tempat kerja yang aman, efisien dan produktif. Menurut PP tersebut Keselamatan dan Kesehatan Kerja yang dikenal dengan K3 adalah segala kegiatan untuk menjamin dan melindungi keselamatan dan kesehatan tenaga kerja melalui upaya pencegahan kecelakaan kerja dan penyakit akibat kerja.

Bab 11 Keselamatan dan Kesehatan Kerja 141

11.3 Mengapa Keselamatan dan Kesehatan Kerja? Keselamatan dan Kesehatan kerja merupakan hal yang menjadi prioritas manajer dan perusahaan karena angka kejadiannya cukup besar. Di Amerika dalam satu tahun di tahun 2013 dilaporkan 4,405 pekerja meninggal di tempat kerja; dan kecelakaan kerja mengakibatkan sekitar 3 juta angka cedera dan penyakit akibat kerja (Dessler, 2017). Sedangkan angka di Inggris mengungkapkan masalah Kesehatan dalam kerja menyebabkan 1 dari 4 karyawan memiliki masalah kesehatan dan 1 dari 8 karyawan memiliki masalah mental (Phoenix Health & Safety, 2018).

Selain masalah keselamatan dan kesehatan yang menjadi risiko karyawan, masalah ini juga bisa menimbulkan risiko pada perusahaan misalnya kebakaran atau kerusakan gedung atau tempat kerja. Sehingga memastikan diimplementasikannya semua aturan keselamatan dan kesehatan kerja adalah alasan yang tepat untuk menjaga kelangsungan bisnis. Lingkungan kerja yang baik yang bisa menjaga kesehatan karyawan akan meningkatkan kesejahteraan dan kepuasan karyawan sehingga produktivitas dan loyalitas mereka bisa meningkat. Tempat kerja yang aman dan jauh dari risiko kecelakaan juga menjamin kelangsungan bisnis.

11.4 Aturan Keselamatan dan Kesehatan Kerja Di Indonesia aturan Keselamatan dan Kesehatan kerja diatur oleh Peraturan Pemerintah Republik Indonesia no 50 tahun 2012 tentang Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja. Di mana sistem tersebut harus diterapkan pada perusahaan yang mempekerjakan lebih dari 100 orang karyawan; atau mempunyai tingkat potensi bahaya yang tinggi. Sistem manajemen ini tidak hanya mengatur karyawan perusahan tapi juga kepada semua pihak yang terkait.

Menurut PP No 50 tahun 2012 tersebut, perusahaan yang memenuhi persyaratan di atas harus membuat rencana Kesehatan dan Keselamatan Kerja


yang penyusunannya tidak hanya melibatkan pihak perusahaan tapi semua pihak terkait seperti karyawan atau wakil pekerja/buruh, ahli terkait dan panitia pembina. Rencana tersebut paling tidak harus berisi:

1. Tujuan dan sasaran 2. Skala prioritas 3. Upaya pengendalian bahaya 4. Penetapan sumber daya 5. Jangka waktu pelaksanaan 6. Indikator pencapaian 7. Sistem pertanggungjawaban

Gambar 11.1: Poster Keselamatan dan Kesehatan di Tempat Kerja

Di Amerika, pengaturan Kesehatan dan Keselamatan Kerja diatur oleh ”Occupational Safety and Health Act of 1970” atau OSHA “to assure so far as possible every working man and woman in the nation safe and healthful working conditions and to preserve our human resources” atau untuk memastikan sedapat mungkin setiap karyawan laki-laki dan perempuan di Amerika memiliki kondisi kerja yang aman dan sehat dan untuk melestarikan sumber daya manusia.

Baik OSHA maupun PP No 50 tahun 2012 mewajibkan perusahaan untuk mencatat dan melaporkan kejadian yang berhubungan dengan kecelakaan dan


kesakitan yang terjadi akibat kerja. Hal-hal yang perlu dilaporkan adalah seperti pekerja terjatuh atau terpeleset atau mengalami kecelakaan baik di tempat kerja atau waktu dalam perjalanan ke dan dari tempat kerja. Kejadian keracunan makanan di cafetaria kantor atau keseleo pergelangan kaki pada waktu kegiatan olahraga atau rekreasi kantor. Semua kejadian tersebut harus dicatat dan dilaporkan.

11.5 Peranan Perusahaan dan Karyawan dalam Keselamatan dan Kesehatan Kerja Kesehatan dan Keselamatan Kerja harus diikuti oleh semua bagian dari perusahaan, baik karyawan maupun pengusaha. Lebih jauh lagi aturan tersebut tersebut juga melindungi semua pihak yang berhubungan dengan perusahaan seperti pelanggan, pengunjung dan bahkan orang yang lewat misalnya. Walaupun mencakup banyak pihak, dalam prakteknya tanggung jawab pelaksanaan Keselamatan dan Kesehatan Kerja ada di bawah tanggung jawab perusahaan. Perusahaan atau pemberi kerja memiliki kewajiban hukum untuk memastikan, kesehatan, keselamatan dan kesejahteraan di tempat kerja karyawan, sejauh hal tersebut dapat diimplementasikan.

Attitude dari manajer terhadap keselamatan dan kesehatan kerja sangat penting dalam implementasinya di perusahaan. Karyawan harus bisa melihat secara langsung bagaimana perusahaan dan manajer memandang bahwa keselamatan dan kesehatan kerja adalah hal yang sangat serius. Karyawan hanya akan melihat bahwa keselamatan dan kesehatan kerja adalah prioritas jika perusahaan dan manajer mereka lihat serius untuk berupaya sedemikian rupa untuk menekan angka kecelakaan kerja dan mencegah hal-hal yang dapat menyebabkan kecelakaan kerja. Karyawan juga harus memberikan komitmen secara formal bahwa mereka akan memprioritaskan keselamatan dan kesehatan kerja (Dessler, 2017).

Manajer atau supervisor di perusahaan pertama harus mengetahui dengan baik peraturan dan regulasi pemerintah yang terkait dengan keselamatan dan kesehatan kerja. Mereka juga harus mengetahui semua aturan perusahaan yang mengatur keselamatan dan kesehatan kerja. Perusahaan harus memberikan


training pada semua karyawan terkait bagaimana mengerjakan pekerjaannya dengan benar.

Briefing kepada semua team terkait tentang aturan tersebut juga harus dilakukan secara berkala, terlebih lagi jika ada aturan baru yang diimplementasikan. Hal penting lain adalah bagaimana manajer dan supervisor harus secara rutin dan berkala melakukan ’walking around’ untuk melihat secara langsung bagaimana karyawan mengerjakan pekerjaannya dan langsung memperbaiki dan memberi teguran jika diketahui adanya pelanggaran atau penyimpangan. Perusahaan harus memastikan bahwa semua aktivitas di atas terdokumentasi secara tertulis dengan baik. Dengan kemajuan teknologi, sistem tersebut bisa dilakukan secara online sehingga semua ter-update dengan cepat dan tepat waktu.

Semua perusahaan apapun bidang usahanya berkewajiban untuk (Financial Service Union, 2020) di antaranya:

1. Merancang, menyediakan dan memelihara tempat kerja yang aman dan tanpa risiko kesehatan

2. Mengidentifikasikan potensi bahaya 3. Menerapkan langkah-langkah untuk mengurangi risiko bullying dan

harassment 4. Menyediakan fasilitas pertolongan pertama yang memadai 5. Mengatur rencana kontijensi untuk mengatasi hal darurat (termasuk

evakuasi tempat kerja) 6. Memastikan fasilitas ventilasi, suhu, penerangan, toilet, cuci dan

istirahat memenuhi standar kesehatan, keselamatan dan kesejahteraan sesuai ketentuan lembaga yang berwenang

7. Menyediakan pakaian pelindung, jika diperlukan, dan tanda peringatan yang memadai

Dalam Kesehatan dan Keselamatan Kerja, karyawan juga memiliki hak dan kewajiban. Karyawan mempunyai hak untuk melaksanakan pekerjaan sehari-hari di lingkungan yang aman. Karyawan mempunyai hak untuk mendapatkan alat atau pakaian pelindung yang memang diperlukan untuk aktivitas pekerjaan tertentu secara gratis. Karyawan mempunyai hak untuk menghentikan pekerjaan jika hal tersebut dianggap membahayakan keselamatan atau kesehatannya.


Karyawan di lain pihak mempunyai kewajiban yang harus mereka jalankan seperti mereka harus mematuhi semua aturan yang ditetapkan oleh perusahaan yang tercantum dalam rencana Keselamatan dan Kesehatan Kerja. Karyawan harus berpartisipasi dalam kegiatan pelatihan untuk Kesehatan dan Keselamatan Kerja. Karyawan harus menggunakan alat pelindung diri jika diharuskan. Karyawan memiliki kewajiban untuk melaporkan kondisi kerja yang berbahaya kepada atasan mereka. Karyawan harus melaporkan kejadian cedera atau hak lain yang berhubungan dengan masalah keselamatan.

Karyawan didorong untuk secara terbuka melaporkan jika mereka mengetahui atau melakukan pelanggaran terhadap aturan keselamatan dan kesehatan kerja. Perusahaan tidak boleh menghalangi atau menutup-nutupi kejadian-kejadian tersebut. Jika perusahaan menghukum karyawan karena mereka melaporkan adanya kasus Keselamatan dan Kesehatan Kerja di tempat kerjanya, maka perusahaan dapat ditindak secara hukum.

11.6 Hal-hal yang Menyebabkan Kecelakaan Terjadinya kecelakaan menurut (Dessler, 2017) bisa diakibatkan karena salah satu atau kombinasi dari 3 hal dasar penyebab terjadinya kecelakaan yaitu kejadian kecelakaan tidak disengaja, kondisi yang tidak aman dan karyawan yang cenderung melakukan tindakan berbahaya. Contoh kejadian kecelakaan yang tidak disengaja misalnya terserempet motor waktu menyebrang di jalan menuju kantor atau tertimpa barang yang jatuh dari lantai atas waktu jalan di gedung bertingkat. Hal-hal ini biasanya terjadi karena ’kebetulan’ yang agak sulit untuk dikontrol oleh manajer.

Kondisi kerja yang tidak aman bisa diakibatkan karena beberapa hal seperti (Dessler, 2017; Financial Service Union, 2020):

1. Peralatan yang tidak dijaga dengan baik Peralatan yang tidak dirawat dengan baik misalnya jadwal servis mesin yang melebihi periode servis bisa mengakibatkan mesin rusak atau bekerja dengan tidak semestinya.


2. Peralatan yang rusak 3. Prosedur yang berbahaya dalam penggunaan peralatan atau mesin

Dalam mengoperasikan mesin, sebaiknya diperhatikan dan dibaca dengan baik manual prosedur yang disediakan pabrikannya untuk memastikan mesin bekerja dengan optimal dan menghindari kecelakaan karena pengoprasian yang salah.

4. Penyimpanan yang tidak aman Misalnya adalah gudang yang melebihi kapasitas atau rak gudang yang menanggung beban lebih berat dari semestinya.

5. Pencahayaan yang kurang baik Pencahayaan harus cukup untuk memastikan karyawan dapat bekerja dan bergerak dengan aman. Jika perlu, penerangan lokal harus disediakan di masing-masing workstation dan di tempat-tempat berisiko tertentu seperti koridor dan tangga. Pencahayaan yang berlebihan bisa berbahaya karena menyebabkan silau dan kesulitan untuk melihat dengan baik. Pengaturan cahaya secara otomatis yang menyesuaikan cahaya ruangan dan cahaya dari luar bisa sangat membantu. Harus dipikirkan juga apa yang harus dilakukan jika sumber listrik terputus.

6. Ventilasi yang buruk Tempat kerja harus memiliki ventilasi yang memadai.

7. Ruangan kerja yang padat Setiap karyawan harus memiliki ruang/space kerja yang cukup, baik dalam hal luas lantai maupun tinggi ruangan. Dalam tempat kerja harus ada ruang kosong yang cukup.

8. Suhu yang terlalu panas atau terlalu dingin Tidak ada peraturan yang menetapkan suhu maksimum atau minimum, akan tetapi perusahaan harus memastikan bahwa suhu ruangan dapat memberikan kenyamanan untuk karyawan dalam bekerja.

Bagaimana dengan karyawan yang cenderung melakukan tindakan berbahaya? Apa yang menyebabkan mereka cenderung untuk melakukan Tindakan yang berbahaya. Tidak ada yang tahu pasti mengapa ada orang-orang tertentu yang


cenderung mengalami kecelakaan. Bisa jadi mereka ceroboh atau mereka mengalami nasib buruk. Akan tetapi jika dilihat dengan lebih seksama biasanya karyawan yang rawan mengalami kecelakaan seperti ini, cenderung memiliki karakteristik tertentu seperti orang dengan karakteristik impulsive, kurang teliti, ceroboh atau orang yang suka mencari sensasi.

11.7 Bagaimana Mencegah Kecelakaan di Tempat Kerja Dalam prakteknya mencegah kecelakaan di tempat kerja adalah dengan mengintervensi 2 hal yaitu kondisi kerja yang tidak aman dan perilaku karyawan yang membahayakan. Mengurangi kondisi tempat kerja yang tidak aman dapat dilakukan oleh perusahaan dengan memperhatikan hal-hal yang disebutkan di atas sebagai hal-hal yang menyebabkan kondisi tempat kerja tidak aman. Perusahaan juga harus berupaya dengan bantuan komputer atau tenaga ahli lainnya untuk melakukan hazard analysis untuk memastikan peralatan yang dipakai tidak berbahaya. Misalnya meja dengan bentuk sudut yang bulat, ujung anak tangga yang dibuat/dilapisi dengan bahan yang kasar, menyediakan tempat khusus untuk peralatan yang tajam dll.

Hal lain yang harus dilakukan menurut Dessler (2017) adalah dengan melakukan Job Hazard Analysis. Untuk setiap proses yang dilakukan karyawan yang mempunyai risiko kecelakan harus ditanyakan:

1. Dalam proses ini, hal apa yang mungkin akan salah? 2. Apa konsekuensinya? 3. Bagaimana kejadian tersebut mungkin terjadi? 4. Faktor-faktor apa yang menyebabkan kejadian tersebut terjadi.

Bagaimana mengurangi tindakan yang berbahaya? Hal yang harus kita pahami adalah apakah tindakan tersebut dilakukan karyawan dengan sengaja atau tidak sengaja. Seringkali hal tersebut terjadi karena tidak disengaja. Maka yang bisa dilakukan perusahaan adalah memastikan peralatan yang berbahaya selalu dijaga oleh petugas khusus. Kemudian perusahaan juga harus memastikan kondisi kerja yang nyaman misalnya tidak gaduh, tidak terlalu panas atau


dingin, tidak stress. Selain ini perusahaan harus memastikan proses seleksi penerimaan karyawan yang baik.

Perusahaan harus bisa mengenali kebiasaan yang mungkin bisa menimbulkan cedera atau kecelakaan. Hal lain adalah mentraining karyawan yang mempunyai kecenderungan melakukan tindakan berbahaya. Divisi HR juga harus selalu melakukan sosialisasi tentang keselamatan dan kesehatan kerja dengan membuat poster, blast email, insentif dan reward untuk tindakan positif yang dilakukan karyawan.

Daftar Pustaka

Abubakar, H. (2006). Pola Kearsipan Modern Sistem Kartu Kendali. Jakarta: Djambatan.

Akhmad, J. (2012) Manajemen Perkantoran & Bisnis. Jakarta: Lentera Ilmu Cendekia.

Amalia, R. (2014). Perlengkapan Kantor. Tersedia [online]. https://riskiamalia69.wordpress.com/2014/05/07/perlengkapan-kantor/ Diakses 7 May 2014.

Amsyah, Z. (2003) Manajemen kearsipan. Gramedia Pustaka Utama.

Andayani, S. (2017) ‘Manajemen arsip digital dan ERMS’, Shaut Al-Maktabah: Jurnal Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi, 9(2), pp. 175–182.

Apandi, A. and Yulianti, D. (2020) Buku Ajar Administrasi Perkantoran dan Logistik. Lampung: Pustaka Ali Imron.

Ardiana (2010) ‘Kompetensi SDM UKM dan Pengaruhnya Terhadap Kinerja UKM di Surabaya’, Jurnal Manajemen dan Kewirausahaan, 12(1), pp. 42–55.

Arini T. Soemohadiwidjoyo (2002), Mudah Menyusun SOP, Jakarta, Penerbit Penebar Plus (Penebar Swadaya Grup)

Armiati. (2015). Meningkatkan Efektivitas Kerja Pegawai Melalui Penataan Layout Kantor. Seminar Nasional Ekonomi Manajemen Dan Akuntansi (SNEMA) Fakultas Ekonomi UNP,4(3), 334–343

Atmosudirjo, S. P. (2000) “Administrasi Manajemen Umum,” CV. Mas Haji: Jakarta.


Badudu, J.S & Sultan M.Z. (2001). Kamus Bahasa Indonesia. Jakarta: Gunung Agung.

Benton, C.J. (2020). “Excel 2019 Pivot Tables & Introduction To Dashboards The Step-By-Step Guide.” : 173.

Bhavati, A.D. (2014). Modul Mengelola Peralatan kantor. Tersedia [online] https://www.slideshare.net/AnugerahDinoBhavati/modul-mengelola-peralatan-kantor. Diakses, 7 Agustus 2014.

CHR. Jimmy L. Gaol (2014), A to Z Human Capital, Jakarta, PT. Gramedia Widiasarana Indonesia.

Daft, R. L. (2010) Era Baru Manajemen Buku Satu, Edisi Sembilan. Jakarta: Salemba Empat

Daryanto, dkk. (2013). Pengantar Ilmu Manajemen dan Komunikasi. Prestasi. Jakarta: Prestasi Pustaka.

Dessler, G. (2017) Human Resource Management, Pearson.

Dino, A. (2014). Jenis-Jenis Perlengkapan Kantor. Tersedia [online]/ https://www.anugerahdino.com/2014/02/jenis-jenis-perlengkapan-kantor.html

Dino, A. (2015). Prinsip-prinsip Tata Ruang Kantor. Tersedia [online]/ https://www.anugerahdino.com/2015/07/prinsip-prinsip-tata-ruang-kantor.html.

Fadyandri, A. N. (2014) ‘Pengaruh dan Peran Manajer SDM Terhadap Keharmonisan Hubungan Industrial di Kota Batam’, Jurnal Manajemen, 14(1).

Fatmasari Feira Dewi (2018) ‘Peranan Manajer untuk Mencapai Tujuan Organisasi’, Jurnal Administrasi Bisnis, 2(2).

Fayol, H. (2016). General and Industrial Management. Diterjemahkan oleh Constance Storrs, London: Ravenoi Books.

Ferinia, R. et al. (2020) Komunikasi Bisnis. Yayasan Kita Menulis.

Financial Service Union (2020) A Brief Guide to Health & Safety in the Workplace, FSU.

Geofrey Mills (1991) Manajemen Perkantoran Modern. Jakarta: Bina Rupa Aksara.

Daftar Pustaka 151

Gie, L. (2007) “Manajemen Administrasi Perkantoran.” Yogyakarta: Liberty.

Gie, L. (2009). Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty.

Gie, T. L. (2000). Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty.

Gie, T. L. (2004). Ensiklopedia Administrasi. Jakarta: Gunung Agung.

Giyanti, S. (2015). Manajemen Kantor di PT Indonesia Power Unit Pembangkit Suralaya. Jurnal Utilitas. Vol. 1(2), pp.136-144.

Halim, F. et al. (2021) Manajemen Pemasaran Jasa. Yayasan Kita Menulis.

Halimah, M. (2018) ‘Konsep dan Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran’, in Administrasi Perkantoran. Jakarta: Universitas Terbuka, pp. 1–43. Available at: http://repository.ut.ac.id/3972/1/ADPU4331-M1.pdf%0Ahttp://repository.ut.ac.id/3972/.

Handoko, H.T. (2011). Manajemen, Manajemen Personalia dan Sumber Daya Manusia.

Haryadi, H. (2009) Administrasi Perkantoran untuk Manajer & Staf. VisiMedia.

Hendrawan, M. R. and Ulum, M. C. (2017) Pengantar Kearsipan: Dari Isu Kebijakan ke Manajemen. Universitas Brawijaya Press.

Julyanthry, J. et al. (2020) Manajemen Produksi dan Operasi. Yayasan Kita Menulis.

Kismartini and Maesaroh (2007) ‘Buku Ajar Manajemen Perkantoran’. Semarang: FISIP Universitas Diponegoro, pp. 1–76.

Kismartini, K. and Maesaroh, M. (2007) Manajemen Perkantoran. Semarang: Universitas Diponegoro.

Komarudin. (1981). Analisis Organisasi dan Management Modern. Jakarta: Rajawali Press.

Kristiawan, M., Safitri, D. & Lestari, R. (2017). Manajemen Pendidikan. Yogyakarta: Deepublish.

Kumoro, J. (2004) ‘Manajemen Perkantoran’, Efisiensi: Kajian Ilmu Administrasi, 4(2).

Kurniullah, A. Z. et al. (2021) Kewirausahaan dan Bisnis. Yayasan Kita Menulis.


Laksmi, dkk. (2008). Manajemen Perkantoran Modern. Jakarta: Penaku.

Lestari, D. (2021). Manajemen Perkantoran, Tersedia. [online]. https://www.academia.edu/8304025/Manajemen_Perkantoran, diakses 28 Januari 2021.

Loeth, L. T. W., Amir, H. M., & Tawai, A. (2020). Penataan Ruang Kantor Dalam Mewujudkan Efisiensi Kerja Pegawai Pada Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional Provinsi Sulawesi Tenggara. REZ PUBLICA, 6(1), 71-80.

Long, K. (2004). User Effective Buildings. Denver: Aardex Coorporation.

Magal, Simha, and Jeffrey Word. (2012). Integrated Business Processes with ERP Systems. Wiley Hoboken, NJ.

Malcolm Frank, Paul Roehrig, et al, Apa Yang Harus Dilakukan Ketika Mesin Melakukan Semuanya, Jakarta, PT. Elex Media Komputindo.

Mardia, M. et al. (2021) Sistem Informasi Akuntansi dan Bisnis. Yayasan Kita Menulis.

Martono, B. (1992) ‘Pengurusan Surat’, Jakarta: ANRI.

Martono, B. (1994) Penyusutan dan pengamanan arsip vital dalam manajemen kearsipan. Pustaka Sinar Harapan.

Maryati, M. C. (2008) “Manajemen Perkantoran Efektif,” Yogyakarta: UPP STIM YKPN.

Maryati. (2008). Manajemen Perkantoran Efektif. Yogyakarta: Unit Penerbit dan Percetakan Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen YKPN.

Mills, G. O. S. (1991). Manajemen Perkantoran Modern. Jakarta: Binarupa Aksara.

Moekijat. (2008). Administrasi Perkantoran. Bandung: Mandar Maju.

Moekijat. (2008). Administrasi Perkantoran. Bandung: Mandar Maju.

Muizu Zusnita dan Sule Tisnawati Ernier (2017) ‘Manajer dan Perangkat Manajemen Baru’, Jurnal Ekonomi dan Bisnis, 9(2).

Muphy, H. A., Hildebrandt, H. W. and Thomas, J. P. (1988) Effective Business Communications. McGraw-Hill Inc.

Daftar Pustaka 153

Negara, E. S. et al. (2021) Sistem Informasi Manajemen Bisnis. Yayasan Kita Menulis.

Nickels, McHugh, et al, Pengantar Bisnis - Understanding Business, Jakarta, Penerbit Salemba Empat.

Nugraha, A. W. (2015) ‘Penilaian Kinerja Manajer Pusat Pendapatan, Pusat Biaya dan Pusat Laba pada PT. PUPUK Kalimantan Timur’, UNESA.

Nuraida, I. (2008) ‘Manajemen administrasi perkantoran’. Kanisius.

Nuraida, I. (2008) “Manajemen administrasi perkantoran.” Kanisius.

Nuraida, I. (2008) Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Kanisius.

Nuraida, I. (2008). Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Kanisius.

Parinduri, L. et al. (2020) Manajemen Operasional: Teori dan Strategi. Yayasan Kita Menulis.

Phoenix Health & Safety (2018) ‘What is meant by health and safety in the workplace | Phoenix Blog | Phoenix Blog’, Phoenix Blog, (August), pp. 1–5. Available at: https://www.phoenixhsc.co.uk/blog/meant-health-safety-workplace.html.

Porwani, S. (2012) ‘Penataan Ruang Kantor’.

PP Republik Indonesia No 50 Tahun 2012 (2012) ‘Penerapan Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja’.

Purba, B. et al. (2020) Ilmu Komunikasi: Sebuah Pengantar. Yayasan Kita Menulis.

Purba, S. et al. (2020) Perilaku Organisasi. Yayasan Kita Menulis.

Rahmawati, R. (2014) Manajemen perkantoran. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Ratna Juniarti, D. (2007) ‘ANALISIS SISTEM KEARSIPAN MENGGUNAKAN SISTEM KODE NOMOR UNUTK MENINGKATKAN EFISIENSI OPERASIONAL PADA BAGIAN BIRO PAJAK (DIPENDA) KOTA BANDUNG’. Universitas Komputer Indonesia.


Renaldi, B. and Soetrisno (2006) ‘Manajemen Perkantoran Modern’, Modul Pendiidikan dan Pelatihan, pp. 1–92.

Revida, E. et al. (2020) Teori Administrasi Publik. Yayasan Kita Menulis.

Rhenald Kasali (2018), Self Disruption, Jakarta, Penerbit Mizan IKAPI

Riawati, I. (2017). “Pentingnya Peralatan Dan Perlengkapan Kantor Untuk Menunjang Aktivitas Kerja Pegawai Pada Balai Wilayah Sungai Sulawesi I Manado”. Doctoral Dissertation, Manado: Politeknik Negeri Manado.

Ricky W. Griffin, R. J. E. (2007) Bisnis, Jilid Satu, Edisi Kedelapan. Jakarta: Erlangga.

Romindo, R. (2019) ‘Sistem Informasi Pengarsipan Pada Kantor Notaris Efrina Nofiyanti Kayadu, Sh. M. Kn Berbasis Web Dengan Metode Waterfall’, REMIK (Riset dan E-Jurnal Manajemen Informatika Komputer), 3(2), pp. 81–86.

Romindo, R. et al. (2020) Sistem Informasi Bisnis. Yayasan Kita Menulis.

Rosalin, S. (2017) Manajemen arsip dinamis. Universitas Brawijaya Press.

Rusdiana and Zaqiah, Q. Y. (2014) Manajemen Perkantoran Modern. Penerbit Insan Komunika.

Sadikin, A. and Aiswara, W. (2019) Manajemen Perkantoran. Pusdiklat Pegawai Kemdikbud.

Sahir, S. H. et al. (2021) Dasar-Dasar Pemasaran. Yayasan Kita Menulis.

Sayuti, A. J. (2012) “PENATAAN RUANG KANTOR UNTUK MEMPERLANCAR AKTIFITAS KERJA KARYAWAN.”

Sayuti, A.J. (2013). Manajemen Kantor Praktis. Bandung: Alfabeta.

Sedarmayanti. (2001). Dasar-dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran. Edisi Revisi. Bandung: Mandar Maju.

Sedarmayanti. (2005). Manajemen Perkantoran. Bandung: Mandar Maju.

Sedarmayanti. (2009). Tata Kerja dan Produktivitas Kerja. Bandung: Mandar Maju.

Seethamraju, Ravi. (2015). “Adoption of Software as a Service (SaaS) Enterprise Resource Planning (ERP) Systems in Small and Medium Sized Enterprises (SMEs).” Information Systems Frontiers 17(3): 475–92.

Daftar Pustaka 155

Sherly, S. et al. (2020) Pemasaran Internasional. Yayasan Kita Menulis.

Silalahi, U. (2002). Asas-asas Manajemen. Bandung: Refika Aditama.

Silintowe, Y. B. R. and Dewi, Y. E. P. (2020) Manajemen Perkantoran Modern. Jawa Tengah: CV Amerta Media.

Sisca, S. et al. (2021) Manajemen Inovasi. Yayasan Kita Menulis.

Soetrisno, S. and Renaldi, B. (2006) Manajemen Perkantoran Modern. Lembaga Administrasi Negara.

Sofyan S. Harahap (2011) Etika Bisnis dalam perspektif Islam. Jakarta: Salemba Empat.

Stair, Ralph, and George Reynolds. (2020). Principles of Information Systems. Cengage Learning.

Stephen P. Robbins, M. C. (2010) Manajemen Jilid Satu, Edisi Kesepuluh. Jakarta: Erlangga.

Sudarmanto, E. et al. (2020) Etika Bisnis. Yayasan Kita Menulis.

Sudarso, A. et al. (2020) Konsep E-Bisnis. Yayasan Kita Menulis.

Suganda, Dann. (2001). Kepemimpinan di dalam Organisasi dan manajemen. Bandung: CV Sinar Baru.

Sukarna (2011) Dasar - Dasar Manajemen. Jakarta: CV. Mandar Maju.

Surya, Muhammad. (2004). Psikologi Pembelajaran dan Pengajaran. Bandung: Pustaka Bani Quraisy.

Susantini, S. and dkk (2016) Guru Pembelajar : Modul Paket Keahlian Perkantoran Sekolah Menengah Kejuran (SMK). Jakarta: Direktorat Jenderal Guru dan Tenaga Kependidikan, Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan RI. Available at: http://www.elsevier.com/locate/scp.

Susanto. (1989). Manajemen Personalia. Bandung: Gunung Agung.

Sutarno, N.S. (2006). Manajemen Perpustakaan Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta: Sagung Seto.

Suyatni, S. and Aulia, S. (2019) Aplikasi Komunikasi Bisnis. Jakarta: Salemba Empat.


Turban, Efraim, Linda Volonino, and Gregory R Wood. (2015). Information Technology for Management: Digital Strategies for Insight, Action, and Sustainable Performance. Wiley Publishing.

Umam, K. (2014). Manajemen Perkantoran Referensi untuk Para Akdemisi dan Praktisi. Bandung: Pustaka Setia.

Veithzal Rivai, D. M. (2010) Kepemimpinan dan Perilaku Organisasi Edisi Ketiga. Jakarta: Rajawali Pers.

Wakeling, B. (2017) Definition of Workplace Health & Safety, Bizfluent. Available at: https://bizfluent.com/about-7227639-definition-workplace-health-safety.html.

Wardah, M. (2017) ‘Pengelolaan Arsip Dinamis’, LIBRIA, 8(1).

Wawan. (2016). “Optimalisasi Peralatan Dan Perlengkapan Kantor Dalam Menunjang Aktivitas Kerja Karyawan Pada PT. Indofood CBP Sukses Makmur Tbk, Manado”. Tugas Akhir. Manado: Politeknik Negeri Manado.

Wirapraja, A. et al. (2021) Manajemen Pemasaran Perusahaan. Yayasan Kita Menulis.

Zulkarnain, W. and Sumarsono, R. B. (2015) Manajemen perkantoran profesional. PENERBIT GUNUNG SAMUDERA (GRUP PENERBIT PT BOOK MART INDONESIA).

Biodata Penulis

Prof. Dr. Erika Revida, MS, lahir di Simalungun, 21 Agustus 1962. Menyelesaikan pendidikan Doktor (S3) Universitas Padjadjaran (UNPAD) Bandung bidang Ilmu Administrasi Publik pada tahun 2005. Pada tahun 1991 menyelesaikan pendidikan Magister (S2) Ilmu Administrasi Publik pada Universitas Padjadjaran (UNPAD) Bandung, dan menempuh pendidikan Sarjana (S1) bidang Ilmu Administrasi Publik pada tahun 1996 dari Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (FISIP) Universitas Sumatera Utara. Menjadi dosen tetap program studi Ilmu Administrasi Publik FISIP USU

Sejak 1 Januari 1987, dan sejak tanggal 1 April 2007 menjadi Guru Besar Ilmu Administrasi Publik FISIP USU Medan. Penulis banyak menulis artikel pada jurnal nasional dan internasional dalam bidang pemberdayaan birokrasi, pemberdayaan masyarakat, modal sosial, manajemen perubahan, e-government, manajemen sumber daya manusia, pelayanan publik, dan pelayanan pariwisata Email : [email protected].

Rahman Tanjung lahir di Karawang 12 Januari 1981. Saat ini bekerja sebagai Widyaiswara Ahli Madya pada BKPSDM Kabupaten Karawang dan juga aktif mengajar di STIT Rakeyan Santang Karawang.

Menamatkan pendidikan dasar di SDN Nagasari VII Karawang, jenjang menengah pertama di SMPN 2 Karawang, menengah atas di SMAN 1 Karawang dan melanjutkan Pendidikan jenjang sarjana di Fakultas

Ekonomi Jurusan Manajemen UNSOED Purwokerto, kemudian S2 Magister Manajemen dengan konsentrasi MSDM di STIE Kampus Ungu Jakarta dan saat


ini sedang menempuh studi doktoral (S3) di Universitas Islam Nusantara (UNINUS) Bandung.

Penulis sudah menghasilkan beberapa judul buku di antaranya : buku Manajemen Humas Lembaga Pendidikan, Kepemimpinan dan Perilaku Organisasi (Konsep dan Perkembangan), Manajemen Pemasaran Pendidikan, Manajemen Strategi, Manajemen Mitigasi Bencana, SIM dan Bisnis, Kewirausahaan dan Komunikasi Pemasaran. Saat ini penulis aktif menulis jurnal ilmiah nasional maupun internasional.

Diana Purnama Sari Karyawan di PT Bank Perkreditan Rakyat (BPR) Jam Gadang Bukittinggi. Penulis dilahirkan di Pilubang, 22 Mei 1996. Penulis adalah karyawan di PT Bank Prekereditan Rakyat (BPR) Jam Gadang Bukittinggi. Menyelesaikan pendidikan S1 di Universitas Andalas di Padang Fakultas Ekonomi Jurusan Manajemen. Penulis sedang melanjuti kuliah S2 di Institut Agama Islam Negri (IAIN) Bukittinggi dengan fakultas Ekonomi dan Bisnis Jurusan Ekonomi Syariah. Penulis menekuni bidang ilmu ekonomi dan

juga perbankan.

Hengki Mangiring Parulian Simarmata, S.Si., M.M, lahir di Pematangsiantar Sumatera Utara. Penulis menyelesaikan pendidikan Magister Manajemen pada tahun 2014 dari Universitas Padjadjaran Bandung. Pada tahun 2015 diangkat menjadi Dosen Tetap di Politeknik Bisnis Indonesia Murni Sadar Pematangsiantar di Jurusan Administrasi Perkantoran dan dosen tidak tetap di Sekolah Tinggi Manajemen dan Akuntansi Indonesia.

Penulis pernah menjadi dosen di Universitas Prima Indonesia Medan, Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Mars dan AMIK. Fokus pengajaran pada mata kuliah Manajemen Pemasaran, Manajemen Sumber Daya Manusia, Manajemen Risiko Bank, Komunikasi Bisnis, Etika Bisnis, Public Relation, dan Administrasi Perkantoran. Fokus penelitian pada bidang Manajemen dan Pariwisata yang di terbitkan di jurnal nasional dan internasional dengan Author Sinta : 5998993 dan ID Scopus : 57215917254. Fokus pengabdian masyarakat

Biodata Penulis 159

pada bidang pemberdayaan ekonomi masyarakat petani, pelaku usaha mikro dan kecil. Dosen bersertifikat pendidik (Sertifikasi Dosen) tahun 2018 dan memiliki Sertifikat Kompetensi tahun 2019 dan 2020 dari Badan Nasional Sertifikasi Profesi (BNSP). Peraih hibah Penelitian Dosen Pemula (PDP) tahun 2019 dan tahun 2020 bidang Manajemen dan Pariwisata. Buku yang telah terbit hasil kolaborasi dibidang Manajemen, Marketing, Manajemen Sumber Daya Manusia, Pariwisata, Kewirausahaan, Ekonomi dan Bisnis sebanyak 21 Buku.

Penulis pernah bekerja di Bank selama 7 tahun, Garuda Indonesia Airlines Medan, dan PT ISS Bandung. Aktif dalam berbagai organisasi profesi Dosen Indonesia sejak tahun 2018. Penulis juga merupakan Tim Diklat dan Penelitian di Pusat Pelatihan dan Pedesaan Swadaya (P4S) Pematangsiantar. Pemilik dan pengelola usaha mikro. Email : [email protected]. Google scholar : Hengki Mangiring Parulian Simarmata.

Dewi Suryani Purba, S.Pd., M.M., M.Pd. lahir di Medan pada tanggal 02 September 1988. Sarjana Pendidikan Matematika di Universitas Negeri Medan (UNIMED), Magister Manajemen dari Universitas HKBP Nommensen, Magister Pendidikan Matematika dari Universitas Negeri Medan (UNIMED). Menikah dengan C. Marpaung dan memiliki 3 orang anak. Saat ini mengajar di SMA Swasta Santo Thomas 1 Medan

sebagai Guru Matematika.

Dr. Dyah Gandasari, SP, MM, lahir di Bogor pada tanggal 14 Oktober 1970. Ia menyelesaikan kuliah dan mendapat gelar Sarjana Pertanian di IPB pada 30 Januari 1995. Pada Agustus Tahun 2002 mengikuti Program Magister Manajemen Agribisnis IPB dan Lulus pada 30 Januari Tahun 2005. Pada Agustus Tahun 2010 mengikuti Program Doktor Komunikasi Pembangunan Pertanian dan Pedesaan dan lulus pada 2 Maret Tahun

2015 dari IPB Bogor. Pada Tahun 2019 diangkat menjadi Dosen Politeknik Pembangunan Pertanian (Polbangtan) Bogor dan ditempatkan di Jurusan Peternakan pada Program Studi Penyuluhan Peternakan dan Kesejahteraan Hewan.


Dr. Drs. Bonaraja Purba, M.Si. Lulus Sarjana Pendidikan dan Akta IV dari Universitas Negeri Medan (UNIMED), Magister Sains dalam Ilmu Ekonomi dari Universitas Syiah Kuala (USK) dan Doktor Ilmu Ekonomi Bidang Konsentrasi Ilmu Ekonomi Perencanaan dan Regional juga dari Universitas Syiah Kuala (USK) Banda Aceh. Sejak tahun 1987 hingga saat ini berkarir sebagai Dosen Tetap di Fakultas Teknik dan Fakultas Ekonomi

Universitas Negeri Medan. Author dari 60 Buku ISBN Bidang Ekonomi, Bisnis dan Pendidikan.

Email [email protected] dan [email protected]

Dr. Sukarman Purba, ST, M.Pd, dilahirkan di Kota Pematang Siantar pada tanggal 23 Mei 1962. Lulus dari pendidikan S1 Jurusan Pendidikan Teknik Elektro IKIP Medan Tahun 1986, S1 Teknik Elektro UISU Medan Tahun 2000, pendidikan S2 dari IKIP Jakarta Jurusan Pendidikan Teknologi Kejuruan Tahun 1992, dan pendidikan S3 dari Universitas Negeri Jakarta Jurusan Manajemen Pendidikan Tahun 2008. Saat ini aktif sebagai Tenaga Pengajar di Universitas Negeri Medan.

Aktif menulis Buku Referensi dan telah menghasilkan sebanyak 39 buku yang ditulis secara kolaboratif. Selain itu, melakukan penelitian dan menulis dalam jurnal Nasional maupun Internasional dalam bidang manajemen, sosial dan pariwisata. Aktif mengikuti kegiatan sebagai pengurus Asosiasi Profesi Ikatan Sarjana Manajemen dan Administrasi Pendidikan Indonesia (ISMAPI) Pusat dan Daerah Sumatera Utara, Pengurus Organisasi Kemasyarakatan HMSI Sumatera Utara, PMS Kota Medan dan IKA S3 MP UNJ Wilayah Sumatera Utara.

Biodata Penulis 161

Dr. David Tjahjana, S.Kom, MM, CERA, CBV

Information System Department

Universitas Multimedia Nusantara

Serpong – Banten

Indonesia

Memperoleh gelar Doktor tahun 2020 dengan Predikat Cum Laude masa studi 2.5 tahun dengan penelitian

disertasi terkait frugal innovation, digital business dan family business. Meraih gelar Sarjana Komputer bidang Manajemen Informatika, serta meraih gelar Magister Manajemen di Sistem Informasi, dimana semua gelar berasal dari Universitas Bina Nusantara.

Pernah mejadi Programmer analyst. Karier profesional selama 20 tahun di bidang Fast-Food, perusahaan dari Amerika di Dunkin’ Donuts Corporation. Level manager sebagai IT Manager, General Manager Administrasi dan Keuangan, HR Manager, Business Development ruang ATM, Commissioner dan General Manager pada Dunkin Group pada D2 Bakery n Café. Pernah menjabat Director pada program Pasca-Sarjana UPH, sebagai General Manager pada Home Made Bakery, menjalankan bisnis sebagai President Director “Kuali Mamaku” , menjadi dosen Bina Nusantara tahun 1999-2000, menjadi Dosen Home-based UMN sejak tahun 2014 sampai sekarang dan dosen Binus tahun 2020 sampai sekarang.

Martono Anggusti Lahir 18 April 1964 di Wingfoot dan menyelesaikan Sarjana Teknik Sipil, Sarjana Hukum, Master Manajemen, Master Hukum dan Doktor Hukum sejalan didunia praktisi dengan membangun berbagai bisnis, seperti bidang kontraktor, trading, soap industries, transportation, refinery, Palm oil mill, estate, bulking station, jerry-can, property, hotel, restaurant, coconut milk, Academy. Aktif sebagai dosen di UHN dan NTU Academy.

Sedangkan dalam hidup berorganisasi, aktif di Kadin Sumut sebagai wakil ketua bidang GCG, CSR dan L.Hidup, Apindo Sumut sebagai bendahara, Pembina


Yayasan Tiociu Sumut, Pembina Yayasan Budaya Hijau Indonesia, Pembina Sekolah Budi Utomo, Forum Komunikasi Lembaga Pelatihan Kerja Sumut, Dewan Pengupahan Daerah Provinsi, di Lionsclub D-307A2 sebagai ketua AD & ART ...

Penulis senang dalam memadukan antara dunia Dogmatis dan Pragmatis sejak Sekolah Menengah Atas, sehingga prinsip Link, Match and Applicable ibarat dua sisi mata uang yang tidak terpisahkan.

Hidup ini adalah berkah, dan kerja adalah ibadah, amanah, pelayanan, seni dan berbahagialah apabila anda dapat melakoni teori dalam dunia nyata dan kemudian menulis apa yang terjadi dalam proses proses tersebut. Website: martonomily.com.

Dr. drh. Diena Dwidienawati, MM

Management Program, BINUS Business School Undergraduate Program, Bina Nusantara University

Jakarta - Indonesia

Saat ini penulis adala Dosen di Management Program, BINUS Business School Undergraduate Program, Bina Nusantara University. Penulis menyelesaikan program sarjananya di Kedokteran Hewan Institut Pertanian Bogor, Bogor, Indonesia. Penulis menyelesaikan gelar master dalam Strategic Management dari Magister Management Program at BINUS Business School, Bina Nusantara University, Jakarta, Indonesia, Jakarta, Indonesia. Penulis menyelesaikan Doctor of Management di Doctor of Research in Management di BINUS Business School, Universitas Bina Nusantara, Jakarta, Indonesia. Peenulis juga memiliki lebih dari 20 tahun pengalaman di Industri dalam bidang Sales, Marketing dan General Management. Penulis mengajar topik manajemen (Strategi Bisnis Digital, Manajemen Strategis, Manajemen Sumber Daya Manusia, Simulasi Bisnis, Ekonomi Mikro, Ekonomi Bisnis) di Management Program, BINUS Business School Undergraduate Program, Bina Nusantara University. Penulis juga merupakan fasilitator dalam pelatihan perusahaan di bidang Strategic Management, Marketing, Leadership dan Human Capital. Penulis telah menerbitkan lebih dari 20 publikasi Scopus. Minat dalam penelitian dan bidang keahlian penulis adaalah dalam digital business, business development, leadership, strategic management dan marketing management,

Documents

Martonomily – A Business Practitioner and Law's Lecturer