Materi Kuliah Organisasi Dan Metode ( Bk Kecil )

7/26/2019 Materi Kuliah Organisasi Dan Metode ( Bk Kecil )

1/46

BAB I

ARTI PENTINGNYA ORGANISASI DAN METODE

1. PENGERTIAN ORGANISASI DAN METODE

Sebelum menguraikan pengertian organisasi dan metode secara lengkap, terlebih dahulu akan ditinjausecara sekilas arti dari kata organisasi dan metode. Istilah organisasi dan metode dapat diartikan sebagai:Wadah : Sekelompok manusia untuk saling bekerja samaProses : Pengelompokan manusia dalam suatu kerja sama yang efisien

Sedangkan istilah metode trersebut berarti suatu tata kerja mencapai tujuan secara efisien.Pengertian organisasi dan metode secara lengkap adalah :

Rangkaian proses kegiatan yang harus dilakukan untuk meningkatkan kegunaan segala sumber danfaktor yang menetukan bagi berhasilnya proses manajemen terutama dengan memperhatikan fungsi dandinamika organisasi atau birokrasi dalam rangka mencapai tujuan yang sah ditetapkan.Dari pengertian tersebut terkandung beberapa maksud yaitu :a. rganisasi dan metode merupakan kunci atau syarat pelaksanaan kerja yang setepat!tepatnya.b. rganisasi dan metode penting bagi kegiatan manajemenc. rganisasi dan metode dapat memanfaatkan sumber!sumber dan "aktu yang tersediad. rganisasi dan metode berguna dalam meningkatkan efesiensi kerja untuk mencapai tujuanDari urain di atas terlihat jelas betapa eratnya hubungan antara manajemen organisasi dan metode,bahkan sepertinya dapat dikatakan bah"a organisasi dan metode merupakan salah satu bidangpengkhususan dari manajem#anajemen pada hakekatnya merupakan proses kegiatan seorang pimpinan $manajer% yang harusdilakukan dengan mempergunakan cara!cara yang rasional maupun praktis untuk mencapai tujuan yangtelah ditetapkan melalui kerja sama dengan orang lain sebagi sumber tenaga kerja tanpa mengabaikansumber!sumber yang lain dan "aktu yang tersedia setepat!tepatnya.

&egiatan manajeman.

a. Planning $perencanaan%

#erupakan proses kegiatan pemikiran, dugaan dan penentuan prioritas!prioritas yang harus

dilakukan secara rasional sebelum melaksanakan tindakan yang sebenarnya.

#erupakan kegiatan non fisik $ keji"aan % sebelum melaksanakan kegiatan fisik.

Sangat diperlukan dalam rangka mengarahkan tujuan dan sasaran organisasi serta tujuan suatu

program pembangunan.

b. rgani'ing

#erupakan proses penyusunan pembagian kerja ke dalam unit!unit kerja dan fungsi!fungsinya

serta penempatan mengenai orang yang menduduki fungsi!fungsi tersebut secara tepat.

Dilakukan demi perencanaan, pelaksanaan dan pembagian kerja yang tepat.

(arus diperhatikan dalam penempatan orang $ staffing % dilakukan secara obyektif.

c. #oti)ating $ pendorongan %

#erupakan proses kegiatan yang harus dilakukan untuk membina dan mendorong semangat dan

kerelaan kerja pare pega"ai.

#encakup segi!segi perangsang balk yang bersifat rohaniah seperti kenaikan pangkat, pendidikandan pengembangan karier, pemberian cuti dan sebagainya maupun yang bersifat jasmaniahseperti sistem upah yang menggairahkan, pemberian tunjangan, penyediaan fasilitas yanglengkap dan sebagainya.

c. *ontroling $ pengendalian %

#erupakan rangkaian kegiatan yang harus dilakukan untuk mengadakan penga"asan,

penyempurnaan dan penilaian sehingga dapat mencapai tujuan seperti yang direncanakan.

Sangat penting untuk mengetahui sampai dimana pekerjaan sudah dilaksanakan.

Dapat dilakukan e)aluasi, penentuan tindakan korektif ataupun tindak lanjut, sehingga

Organisasi dan Metode 1


2/46

pengembanganh dapat ditingkatkan pelaksanaannya.&eempat kegiatan manajemen tersebut tidak dapat terlaksana tanpa adanya sumber!sumber

ataupun sarana yang harus didayagunakan secara tepat. Sumber!sumber yang dirnaksud disebut + #$ he si- #s in manajement istilah /eorge R erry% yaitu :

a. #anusia atau tenaga kerja $ #anpo"er %

b. 0ang atau dana $ #oney %

c. 1ahan!bahan atau material $ #aterials %

d. #esin dan peralatan $ #achines and 23uipment %

a. eta kerja atau $ #ethods %

e. Pasar $ #arket %

2. MANAJEMEN DAN ORGANISASIDari uraian diatas dapat dirumuskan bah"a manajemen adalah proses kegiatan pencapaian

tujuan melalui kerja sama antar manusia. Rumusan tersebut mengandung pengertian adanya hubungantimbal batik antara kegiatan dan kerja sama di satu pihak dengan tujuan di pihak lain.

0ntuk dapat mencapai tujuan maka perlu dibentuk suatu organisasi. secara fungsional dapat

diartikan sebagai sekelompok manusia yang dipersatukan dalam suatu kerja sama yang efisien untukmencapai tujuan, Sehingga dapat dlikatakan bah"a fungsi organisasi adalah sebagai alat dari manajemenuntuk men!capai tujuan. 4adi dalam rangka manajemen maka harus ada organisasi, demikian eratnya dankekalnya $ consistency% hubungan antara manajemen dan, organisasi.

3. MANAJEMENDAN TATA KERJA

ata kerja atau metode adalah satu cara bagaimana $ ho"% agar sumbersumber dan "aktu yangtersedia dan amat diperlukan dapat dimanfaatkail den cyan teoat sei iin3ga proses kegiatan manajemendaDat dilaksanakan dengan tenat ouia.

uengan tata kerja yang tepat mengandung arti bah"a proses kegiatan pencapaian tujuan sudahdilakukan secara ilmiah dan praktis, disamping itu pemakaian tata kerja yang tepat pada pokoknyaditujukan untuk :

a. #enghindari terjadinya pemborosan di dalam pendayagunaan sumber!sumber dan "aktu yang

tersedia.b . #enghindari kemacetan!kemacetan dan kesimpangsiuran dalam proses pencapaian tujuan.

c. #enjamin adanya pembagian kerja, "aktu dan koordinasi yang tepat. 4adi hubungan antaramanajemen dan tata kerja dapat dilukiskan seperti diba"ah ini :

#anajemen :#enjelaskan perlunya ada proses kegiatan dan pendayagunaan sumber!sumber serta "aktusebagai faktor!faktor yang yang diperlukan untuk pelaksanaan kegiatan demi tercapainya tujuan.

ata kerja : #enjelaskan bagaimana proses kegiatan itu harus dilaksanakan sesuai dengan sumber!sumber dan "aktu yang tersedia.

4. MANAJEMEN, ORGANISASI DAN TATA KERJA2ratnya hubungan atau hubungan timbal batik antara ketiga hat tersebut adalah sebagai berikut :

a. #anajemen Proses kegiatan pencapaian tujuan melalui kerja sama antar rnanusia.

b. rganisasi 5lat bagi pencapaian tujuan tersebut dan alat bagi pengelompokkan kerja sama.a. ata kerja !. Pola cara!cara bagaimana kegiatan dan kerja sama tersebut harus dilaksanakan

sehingga tujuan tercapai secara efisien.Dari konsep tersebut, jelaslah bah"a baik manajemen, organisasi maupun tata kerja ketiganya diarahkankepada tercapainya tujuan.

BAB II

RUANG LINGKUP ORGANISASI DAN METODE

1. SIFAT DAN MAKSUD ORGANISASI DAN METODESebelum kita bahas apa saja yang termasuk kedalam ruang lingkup organisasi dan metode, maka kitaakan membahas apa yang menjadi sifat dan maksud organisasi metode. #engapa harus demikian 6

&arena ruang lingkup organisasi dan metode akan menyangkut masalah efisiensi prosedur tata kerjayang dipakai dalam melaksanakan fungsi!fungsi manajemen oleh manajer $pimpinan %.Sedangkan dari pengertian organisasi dan metode, antara manajemen, organisasi dan tata kerja



3/46

merupakan satu kesatuan yang tidak bisa dipisahkan artinya kalau tata kerjanya sudah efisien berartidiharapkan pelaksanaan fungsi!fungsi manajemen dalam organisasi bisa berjalan lancar.4adi sifat dan maksud organisasi dan metode adalah pelayanan terhadap manajer dan administrasi yangberusaha memajukan pekerjaan mereka atau tata kerja yang diperlukan dalam rangka pencapaian

efisiensi yang maksimal pada organisasi.

2. PENGERTIAN EFISIENSI

2fisiensi adalah perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh atau output dengankegiatan yang dilakukan serta sumber dan "aktu yang digunakan.&alau dirumuskan sebagai berikut :

Efesiensi = Outut !i"#$i Inut % & I

2fisiensi disini harus diperhatikan benar!benar karena merupakan syarat atau ukuran pada pelaksanaankerja yang setepat!tepatnya sehingga 7 # sebagai bantuan secara teknis dan praktis dalammelaksanakan fungsi manajemen bisa memanfaatkan sumber!sumber "aktu dan ruang yang tersediasecara maksimal.5dapun syarat pencapaian efisiensi dalam 7 # adalah sebagai berikut :

1. Pencapaian target haruslah berhasil guna maksudnya target tercapai sesuai dengan "aktu yangtelah ditetapkan tetapi mutu dari hasil kerja tersebut juga harus diperhatikan.

2. 2konomi artinya dalam pencapaian effecti)e $ berhasil guna % penggunaan biaya, tenaga kerja,material, peralatan dan "aktu sudah digunakan setepat!tepatnya.

3. Pelaksanaan kerja bisa dipertanggungja"abkan.

4. (arus benar!benar mencerminkan pembagian kerja yang nyata karena adanya keterbatasankemampuan perseorangan.

5. Rasionalitas "e"enang dan tanggungja"ab artinya antara "e"enang dan tanggungja"ab yangdibebankan kepada tenaga kerja harus seimbang.

6. Prosedur kerja yang praktis, dapat dikerjakan dan dapat dilaksanakan. (al ini untuk mencerminkan

ban"a 7 # adalah kegiatan yang praktis maka target efektif dan ekonomis, pelaksanaan kerjayang dapat dipertanggung ja"abkan serta pelayanan kerja yang memuaskan.

2fisiensi kerja dapat ditingkatkan melalui :

1. Pelaksanaan fungsi manajemen secara tepat

2. Pemanfaatan sumber!sumber daya ekonomi yang tepat

3. Pelaksanaan fungsi!fungsi organisasi sebagai alat pencapaian tujuan yang setepat!tepatnya

4. Pengarahan dan dinamika organisasi dilakukan untuk pengembangan dan kemajuan yangberkesinambungan.

3. RUANG LINGKUP ORGANISASI DAN METODEDengan melihat maksud dan sifat 7 # merupakan pelayanan bagi manajer dan administrasi dalammelaksanakan fungsi manajemen make 7 # merupakan bantuan teknis dan praktis dalampelaksanaan teori organisasi dan manajemen dengan setepat!tepatnya.Dari sifat dan maksud 7 # dapatlah dipahami ruang lingkup 7 # adalah menyangkut bidang!bidangkhusus dari organisasii dan manajemen yang detail dan luas scopenya.5dapun kegiatan!kegiatan yang termasuk dalam scope 7 # adalah sebagai berikut :

1. 5nalisis organisasi $ rgani'ation 5nalysis %.

2. &omunikasi dalam organisasi $ *ommunication In he rgani'ation %.

3. entang tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja $Work #ethods, Procedures and Systems%.

4. Pentingnya filing dari segi 7 #.

5. Pentingnya jangka "aktu penyimpanan data dan dokumen $ Record Retention and Schedule%.

6. Pentingnya formulir dari segi 7 #.

7. Pendayagunaan mesin kantor $ ffice #achine %

8. Pendayagunaan perabotan dan peralatan kantor $ ffice 23uipment %.9. Pentingnya tata ruang kantor dan perencanaan penyusunan ruangan kerja $ffice 8ayout and SpacePlanning%



4/46

10. Pentingnya penulisan laporan dalam 7 #.

11. Pentingnya buku pedoman kerja.

12. Pentingnya 7 # anggaran belanja.

13.5nalisis kepega"aian.14. Pentingnya penyederhanaan kerja.

15. rganisasi unit 7 #.

16. &esimpulan akhir $ 9inal *onclusion %.

Sesuai dengan prinsip!prinsip dalam 7 # maka pembahasan bidang!bidang tersebut akan dititikberatkan pada pembahasan tentang sistem, prosedur, dan tata kerjanya dalam kaitannya dengan a'asefisiensi.

5danya sistem, prosedur dan tata kerja yang tepat akan memungkinkan pelaksanaan fungsi !fungsi manajemen yang dilakukan top manajer juga tepat dan efesiensi dalam pemakaian sumber dayaalam, sumber daya manusia, maupun penggunaan "aktu yang tersedia.

BAB III

TEORI DAN PROSES ORGANISAS

Dalam membahas organisasi secara mendetail make perlu diperinci ape saja yang tercakup dalamseluk beluk organisasi. 5dapun dalam pembahasan ini ditekankan pada:

. eori organisasi;. Proses organisasi


5/46

d. rganisasi adalah instrumen sosial yang mempunyai batasan yang secara relatif dapat diidentifikasikan.5da beberapa macam definisi organisasi, yaitu:

a. #enurut Ernest Dalerganisasi adalah suatu proses perencanaan yang meliputi penyusunan, pengembangan danpemeliharaan suatu struktur atau pola hubungan kerja dari orang!orang dalam suatu kelompok kerja.

b. #enurut Cyril Sofferrganisasi adalah perserikatan orang!orang yang masing!masing diberi peranan tertentu dalam suatusistem kerja dan pembagian dalam mana pekerjaan itu diperinci menjadi tugas!tugas, dibagikan diantarapemegang peranan dan kemudian digabung kedalam beberapa bentuk hasil.

c. #enurut Kast dan Rosenzweig #endefiniskan organisasi sebagai suatu sub sistem dari lingkungan yang lebih luas

ediri dari orang!orang yang berorientasi pada tujuan

Suatu sub sistem teknik, yaitu orang!orang yang menggunakan pengetahuan teknik peralatan dan

fasilitas

Suatu sub sistem struktural yaitu orang!orang yang bekerja sama dalam berbagai kegiatan yang

terpadu

Suatu sub sistem psikhisosial, yaitu orang!orang yang terlibat dalam hubungan sosial

Suatu sub sistem manajerial yang merencanakan dan mengendalikan semua usaha.

d. Definisi organisasi secara umum &elompok orang yang secara bersama!sama ingin mencapai tujuan yang sama

rganisasi adalah orang!orang yang usahanya harus dikoordinasikan, tersusun dari sejumlah

subsistem yang saling berhubungan dan tergantung, bekerja sama atas dasar pembagian kerja,peran dan "e"enang serta mempunyai tujuan tertentu yang hendak dicapai.

1. TEORI ORGANISASI

Dalam pembahasan mengenai teori organisasi, mencakup masalah teoriteori organisasi yang pernah adadan berlaku beserta sejarah dan perkembangannya hingga sekarang. >aitu meliputi teori organisasiklasik, teori organisasi neoklasik dan teori organisasi modern.

a. Te'(i '($#nis#si )*#si) +

Te'(i K*#si) ( Cassical theory,kadang!kadang disebut juga teori tradisional, yang berisi konsep!konsep tentang organisasi mulai dari tahun ?@@!an abad A %.

Dalam teori ini, organisasi secara umum digambarakan oleh para politisi klasik sebagai sangattersentralisasi dan tugas!tugasnya terspesialisasi, serta memberikan petun iuk mekanistik strukturalyang kaku tidak mengandung kreatifitas.eori klasik mendefinisikan organisasi sebagai sturktur hubungan, kekuasaan!kekuasaan, tujuan!

tujuan, peranan!peranan, kegiatan!kegiatan, komunikasi dan faktor!faktor lain yang terjadi bilaorang!orang bekerja sama.eori klasik berkembang dalam < aliran yang dibangun atas dasar anggapan!anggapan yang samadan mempunyai efek yang sama. yaitu teori birokrasi, teori administrasi dan teori manajemen ilmiah.

Te'(i Bi(')(#sieori ini dikemukakan oleh M#- e"e( dalam bukunya " The Protestant Ethic and Spirit ofCapitalism ".&ata birokrasi mula!mula berasal dari kata legal!rasional. rganisasi itu legal, karena "e"enangnyaberasal dari seperangkat aturan prosedur dan peranan yang dirumuskan secara jelas, danorganisasi disebut rasional dalam hal penetapan tujuan dan perancangan organisasi untuk mencapaitujuan tersebut.&arakteristik!karakteristik birokrasi menurut Weber adalah

Pembagian kerja yang jelas

(irarki "e"enang yang dirumuskan secara baik

Program rasional dalam pencapaian tujuan organisasi



6/46

Sistem prosedur bagi penanganan situasi kerja

Sistem aturan yang mencakup hak!hak dan ke"ajiban!ke"ajiban posisi para pemegang jabatan

(ubungan antar pribadi yang bersifat impersonal.

Te'(i A!/inist(#si

eori ini sebagian besar dikembangkan atas dasar sumbangan 0en(i F#'*dan Ln!#** U(i3)dari2ropa serta M''ne dan Rei*edari 5merika.0en(i F#'* seorang industrialis dari Perancis, hidup pada tahun ?B C A;, F#'*mengemukakan dan membahas B $empat belas % kaidah manajemen yang menjadi dasarperkembangan teori administrasi yaitu :

Pembagian kerja $ Di)ision of Work %

We"enang dan tanggungja"ab $ 5uthorityand Responsibility %

Disiplin $ Dicipline %

&esatuan perintah $ 0nity of *ommand %

&esatuan pengarahan $ 0nity of Direction %

#endahulukan kepentingan umum dari pada kepentingan pribadi $Subordination of Indi)idual

Intereststo /eneral Interests %

1alas jasa $ Remuneration of Personnel %

Sentralisasi $ *entrali'ation %

Rantai skalar $Scalar *hain %

5turan $ rder %

&eadilan $ 23uity %

&elanggengan personalia $ Stability of enure of Personnel %

Inisiatif $ Initiati)e %

Semangat korps $ 2sprit de *orps %

0en(i f#'*juga memerinci fungsi!fungsi kegiatan administrasi menjadi elemen!elemen manajemen,yang dikenai sebagai F#'*4s Fun3ti'n#*is/atau teori fun$si'n#*is/e F#'*, yaitu : perencanaan,pengorganisasian, pemberian perintah, pengkoordinasian dan penga"asan.J#/es D. M''ne dan A**en Rei**pada tahun A


7/46

dan perancangan organisasi untuk mencapai tujuan tersebut. Didalam organisasi formal ada empatunsur pokok yang selalu muncul yaitu:. Sistem kegiatan yang terkoordinasi;. &elompok orang


8/46

sedangkan teori modern dengan tekanan pada perpaduan dan perancangan menjadikanpemenuhan suatu kebutuhan yang menyeluruh.

b. eori klasik telah membicarakan konsep koordinasi, skalar dan )ertikal. sedangkanteori modem lebih dinamis dari pada teori lainnya dan meliputi lebih banyak )ariabel yang

dipertimbangkan.eori modern menyebutkan bah"a kerja suatu organisasi adalah sangat kompleks, dinamis,multile)el, multidimensional, multi)ariabel dan probalistik. Dengan analisas sistem teori organisasimodem mencoba untuk mencan ja"aban atas pertanyaan!pertanyaan yang saling berhubungan,pertanyaan kunci tersebut diantaranya adalah :

a. 5pa yang merupakan bagian!bagian strategic sistem

b. 5pa yang menyebabkan mereka saling bergantung

c. Proses!proses inti apa yang menghubungkan bagian!bagian secara bersama!sama danmemberikan penyesuaian satu sama lain

d. ujuan apa yang hendak dicapai melalui sistem.&onsep sistem umum menjadi dasar utama analisa organisasi dalam teori modern, dan secararingkas kedua teori ini, baik teori modern maupun teori sistem umum mempelajari :

a. 1agian!bagian dalam keseluruhan dan pergerakan indi)idu didalam dan diluar sistemb. Interaksi indi)idu!indi)idu dengan lingkungan yang terjadi dalam sistem

c. Interaksi diantara indi)idu!indi)idu dalam sistem

d. #asalah!masalah pertumbuhan dan stabilitas sistem.

eori modern menunjukkan tiga kegiatan proses hubungan uni)ersal yang selalu muncul padasistem manusia dalam perilakunya berorganisasi, yaitu ..

a. &omunikasi

b. &onsep keseimbangan

c. Proses pengambilan keputusan

Perkembangan teori organisasi yang telah dibahas, memberikan dasar munculnya berbagai

pendekatan manajemen yang berbeda!beda, adapun pendekatan!pendekatan manajemen tersebutadalah :

a. Pendekatan proses, pendekatan ini disebut juga sebagai pendekatan fungsional, operasional,uni)ersal dan tradisional.

b. Pendekatan keperilakuan ( ,eha)ior /pproach 0, pendekatan ini sering disebut pendekatanhubungan manusia"i ( &'man Relation /pproach 0.

c. Pendekatan kuantitatif ( 1'antitati)e /pproach 0 sering dinyatakan dengan istiiahanagement Science ataupunperation Research.

d. Pendekatan sistem.

e. Pendekatan contingency ( Sit'asional 0.2. PROSES ORGANISASI

Dalam bab ini, memang akan dibahas mengenai proses!proses organisasi, namun sebelumnya akan

dibahas lebih dulu mengenai struktur organisasi, karena antara struktur dengan proses organisasimerupakan satu kesatuan dan berkaitan erat.Struktur organisasi "alaupun hanya menyajikan kerangka bangunan organisasi, tetapi merupakan suatusubsistem penting dalam sistem organisasi formal. Dalam menganalisis struktur suatu organisasi, tidakbisa lepas begitu saja dari desain organisasi. Struktur organisasi disusun adalah untuk membantupencapaian tujuan organisasi dengan lebih efektif. ujuan organisasi tersebut akan menentukan strukturorganisasinya. 4adi struktur organisasi merupakan suatu kerangka yang menunjukkan seluruh kegiatan!kegiatan untuk pencapaian tujuan organisasi, hubungan antar fungsi serta "e"enang dantanggungja"ab ja"abnya disamping itu struktur organisasi juga mencerminkan mekanisme!mekanismeformal pada pengelolaan organisasi.Struktur organisasi $ formal % mempunyai dua muka yaitu:

a. #odel struktur, dalam hal ini kita dapat mempergunakan prinsip!prinsip teori organisasib. Dimensi!dimensi dasar struktur, yang akan menentukan kegiatankegiatandan hubungan!hubungan

yang harus dilakukan dan tingkat spesialisasi yang dapat diberikan



9/46

etapi sebelum kedua hal tersebut dibahas, terlebih dahulu akan dibicarakan )ariabel!)ariabel kunci yangmenentukan desain struktur organisasi yaitu :

#. St(#te$i !#n st(u)tu((ubungan erat antara strategi dan struktur organisasional pertama kali dijelaskan oleh *handlerdalam studinya pada beberapa perusahaan besar di 5merika. *handler mengatakan bah"a strukturmengikuti strategi, dan strategi ini pada gilirannya akan mempengaruhi struktur organisasi yaitu :

Strategi menentukan kegiatan!kegiatan organisasional yang merupakan basis pokok bagi

desain organisasi

Strategi mempengaruhi pemilihan teknologi dan orang!orang yang tepat untuk pelaksanaan

kegiatan tersebut

Strategi menetukan lingkungan spesifik dimana organisasi akan beroperasi.

". Lin$)un$#n #n$ /e*in$)uin#Dalam pembahasan mengenai pengaruh lingkungan pada desain organisasi secara terperinci perlumembedakan tiga tipe lingkungan sebagai berikut :

. 8ingkungan stabil, yaitu lingkungan dengan sedikit atau tanpa perubahan yang tidakdiperkirakan atau secara tiba!tiba.

;. 8ingkungan berubah $ Changing En)ironment%, yaitu lingkungan dimana ino)asi $ perubahan %mungkin terjadi dalam setiap atau seluruh bidang.


10/46

mengusulkan bermacam!macam penyesuaian teknik!teknik dan perilaku!perilaku struktural " offline "yaitu :

a. #odel hubungan manusia"i mempersilahkan para manajer untuk mempergunakan

kemampuan kepemimpinannya untuk mengurangi friksifriksinya diantara orang!orang danjabatan!jabatan mereka dalam organisasi serta mengembangkan hubungan kerja samayang baik antar para anggota organisasi yang bertanggungja"ab kepadanya.

b. Pendekatan hubungan manusia"i mengarahkan manajer memanfaatkan organisasiinformal dalam departemennya.

c. Pendekatan hubungan manusia"i ditunjukkan dengan sejumlah teknik atau program yangbiasanya diba"ah yurusdiksi atau ke"enangan departemen personalia yang dirancanguntuk melayani kebutuhankebutuhan seluruh anggota organisasi.

Inti konsep hubungan manusia"i tidak berurusan langsung dengan struktur organisasi, strukturditerima sebagai sesuatu pemberian yang sudah tertentu. 1agaimanapun juga mekanisme!mekanisme model hubungan manusia"i tersebut cukup besar gunanya dalam pencegahan ataupemecahan konflik yang terjadi pada struktur.

c. M'!e* Su/"e( D## M#nusi#Implikasi model sumber daya manusia pada struktur organisasi, "alaupun abstrak adalah jelas.#odel ini berpendapat bah"a pada hakekatnya manusia mempunyai kemampuan untukmempelajari pengarahan dan pengendalian diri lebih kreatif dari pada pekerjaannya sekarang,dan bah"a tugas manajer adalah menciptakan suatu lingkungan dimana mereka dapatmeningkatkan sumbangan kapasitasnya pada organisasi.&onsep model sumber daya manusia, mencoba memaksimumkan fleksibilitas baik didalammaupun diantara posisi!posisi yang berinteraksi. (al tersebut mengharuskan anggota!anggotaorganisasi mempunyai hal!hal sebagai berikut:

a. Suatu tujuan tingkat operasional yang telah disetujui bersama

b. 4alur untuk memperoleh infomasi )ertikal dan horisontal yang rele)an

c. &emampuan untuk memberikan tanggapan terhadap informasi dengan keputusan danperilaku yang mengarahkan pencapaian tujuan yang efisien.

5dapun mengenai tujuan organisasi model sumber daya manusia ditetapkan bersama olehmanajer dan ba"ahannya, sehingga tujuan bersama tersebut jelas merubah hubungan atasandan ba"ahan yang diatur oleh model tradisional dan hubungan manusia"i.Dengan norma!norma rasionalitas $ effisiensi , organisasi dirancang untuk memungkinkantercapainya tujuan dimana, indi)idu!indi)idu tidak dapat mencapainya sendiri, usaha!usahakerja sama tersebut berjalan dengan perkembangan organisasi, akan mencapai suatu tingkatkompleksitas tertentu. 0ntuk itu pars anggota organisasi dihadapkan pada dua perhatian pokok :

a. Pembagian kerja yang dilaksanakanb. Penentuan basis yang tepat untuk mengelompokkan kegiatan agar menghasilkan satuan!

satuan kerja yang efisien dan menguntungkan bagi organisasi secara keseluruhan.

Secara ringkas dapat dikatakan bah"a pembagian kerja akan mempengaruhi tingkat

prestasi organisasi melalui minimisasi ketergantungan pada indi)idu!indi)idu tertentu, atauketrampilan!ketrampilan khusus dan gerakan!gerakan atau perpindahan yang percuma darikomponen!komponen pekerjaan besar.Pembagian kerja juga mengarahkan penanaman pada peralatan dan mesin!mesin yang efisienuntuk meningkatkan produkti)itas. Disamping itu pembagian kerja $ spesialisasi % mengandungkonsek"ensi pada perlaku para, karya"an, seperti menimbulkan kebosanan karena pekerjaanmenjadi monoton dan sebagainya. Dan selanjutnya perlu disadari bah"a pembagian kerjabukan hanya merupakan proses organisasional.Pengembangan struktur organisasi $ formal % bersangkutan juga dengan penyusunan hubungan!hubungan yang terjadi dalam struktur. &egiatan!kegiatan dan hubungan!hubungan sebagaifungsi struktural yang terjadi secara garis besar dapat diperinci sebagai berikut :

a. We"enang $/'thority %, adalah hak untuk melakukan sesuatu atau memerintah orang lainuntuk melakukan sesuatu dan merupakan kunci jabatan manajerial.

b. &ekuasaan ( Power 0, adalah kemampuan untuk melakukan sesuatu hak yang terjadidalam "e"enang.

c. anggungja"ab 8 Responsi$ility %, adalah ke"ajiban untuk melakukan sesuatu. Didalam



11/46

organisasi tanggungja"ab merupakan ke"ajiban seseorang untuk melaksanakan tugasatau fungsi organisasi atau ke"ajiban seorang ba"ahan yang diberi tugas atasannya untukmelakukan sesuatu yang diinginkan atasan tersebut.

d. 5kuntabilitas $ /cco'nta$ility % adalah faktor diluar indi)idu dan perasaan pribadinya.5kuntabilitas terjadi, bila seorang manajer menghendaki pertanggung ja"aban untuk suatukegiatan yang dilakukan ba"ahan.

e. &omunikasi dan organisasi, dengan menyusun dan mengendalikan komunikasi, suatuorganisasi berharap dapat meningkatan efisiensi yang menyeluruh.

f . (ubungan lini dan staff, masih berhubungan dengan konsep "e"enang, keduanyamerupakan pendekatan yang berbeda untuk menentukan deskripsi "e"enang dalamorganisasi. We"enang lini adalah memberikan perintah atau melaksanakan kegiatan,sedangkan "e"enang staff memberi bantuan dan nasehat.

g. Rentang kendali $Span of Control 0, adalah berapa jumlah orang ba"ahan yang dapatdikendalikan secara efektif oleh seorang manajer atau atasan. Pendapat tentang rentangkendali yang paling kuat justru berdasar dari dan bukan praktek. 2./. 3raic'nas, seorangkonsultan dan ahli matema.tika Perancis, menemukan rumusan tentang rentang kendali>aitu :

Dimana R adalah jumlah hubungan, dan n adalah jumlah ba"ahan.

h. Struktur lat dan Tall, istilah flat $erarti datardan tall $erarti tinggi. Dalam organisasistruktur ini digunakan untuk menggambarkan poly menyeluruh rentang kendali dantingkatan manajemen, mengenai sifat dan ruang lingkupnya analog dengan hubunganantara delegasi dan desentralisasi. Struktur flat mempunyai rentang kendali banyak lebar%sedangkan struktur tall mempunyai rentang kendali sedikit $ sempit %.

i . Sentralisasi dan desentralisasi, desentralisasi "e"enang terjadi bila "e"enangdidelegasikan atau dilimpahkan meluas dalam suatu organisasi, dan sentralisasi "e"enangterjadi bila "e"enang dipegang atau dipusatkan pada seseorang atau beberapa orang.

j . Rantai "e"nang skalar, bersangkutan dengan jumlah tingkatan dalam saute organisasi dansecara otomatis ada kapan saja seorang indi)idu dijadikan ba"ahan pada seorang atasan.0ntuk menentukan perbedaan tingkat "e"enang dalam organisasi adalah semakin tinggitingkatan semakin besar "e"enang.

k. &esatuan perintah, dimaksudkan terutama untuk memudahkan koordinasi.#eskipun organisasi $ formal % disusun atas dasar kegiatan!kegiatan dan hubungan!hubungan"e"enang, kekuasaan, tanggungja"ab, akuntabilitas dan arus komunikasi yang sama, tetapihasilnya adalah berbagai tipe struktur organisasi yang berbeda!beda. &arena tidak adapandangan yang paling baik dalam merancang struktur organisasi ataupun terap dalam semuakondisi, maka akan dibahas beberapa tipe departementasi yang masing!masing tipe mempunyaiberbagai kebaikan dan kelemahan. Departementasi pada umumnya dapat dibagi menjadi tigakelompok yaitu :

a. Departementasi f'ngsional

#erupakan departementasi yang paling umum dan luas digunakan dalam merancangstruktur, dan dapat dijumpai dalam semua tipe organisasi. 5dapun kebaikan utamadepartementasi fungsional adalah berkaitan dengan aspek!aspek positif spesialisasi,sedangkan kelemahannya antar lain mempersulit koordinasi, dapat menciptakan konflikantar fungsi dan kurangnya kontak antar fungsi.


)12( 1

+=

nR n


12/46

G#/"#( 1

$. Departementasi prod'!Dengan berkembangnya organisasi $ formal % maka departementasi fungsional menjaditidak praktis lagi digunakan, sehingga perlu dibentuk di)isi!di)isi setengah otonom yangmasing!masing merancang, memproduksi dan, memasarkan sendiri produk!produknya.Departementasi produk merupakapengelompokkan kegiatan!kegiatan atas dasarperbedaan!perbedaan barang atau jasa menurut perbedaan!perbedaan cara produksi atauproses dan cara pemakaiannya.

G#/"#( 2

c. Departementasi wilayah

Departementasi atas dasar "iiayan a&an ciperi0&an tDila organisasi tersebut beroperasi di"ilayah!"ilayah yang tersebar. ipe departementasi "ilayah sering disebut sebagaidepartementasi lokasi, daerah regional ataupun geografis.

G#/"#( 9



13/46

ipe organisasi di)isional dengan Departementasi mempunyai beberapa kebaikan dankelemahan.

&ebaikan!kebaikan tersebut antara lain :a. Pengambilan keputusan lebih cepat dan dengan kemungkinan kualitas lebih balk.b. &oordinasi tugas lebih mudah dilaksanakan karena ada pemusatan kegiatan.c. 1eban manajemen pusat menjadi lebih ringan karena ada pendelegasian "e"enang.d. Pertanggung ja"aban lebih jelas.Sedangkan kelemahan!kelemahannya antara lain :a. &epentingan seluruh organisasi kurang diperhatikan karena kepentingan terpusat pada

ukuran prestasi di)isi.

b. #eningkatnya biaya operasional organisasi karena cenderung terjadinya kelebihan staf,duplikasi sumber daya dan peralatan.

c. #empersulit alokasi sumber daya dan konsistensi kebijaksanaan.

Penyelesaian!penyelesaian sederhana yang dita"arkan teori klasik untuk saat sekarang tidaklagi memadai untuk memecahkan berbagai masalah kompleks, oleh karena itu memerlukanbeberapa model struktural yang lebih modern yang telah dirancang dan diimplementasikanuntuk dapat menghadapi tantangan organisasional maupun lingkungan. #odel struktur tersebut

antara lain :a. rganisasi proyek, banyak digunakan dalam industri!industri dan teknologi tinggi yangmemerlukan perhatian besar terhadap perencanaan, penelitian, pengembangan dankoordinasi. &arakteristik terpenting dari organisasi proyek, dan perbedaan yang palingradikal dengan struktur organisasi klasik adalah adanya hubungan horisontal dan diagonal.Struktur organisasi proyek diciptakan apabila manajemen memutuskan untuk memusatkansejumlah besar kekuatan dan cumber daya organisasi untuk suatu periode tertentu padapencapaian suatu tujuan proyek khusus.

5da beberapa macam bentuk struktur proyek yang antara lain1. rganisasi proyek indi)idual, hanya terdiri atas manajer proyek, dan tidak mempunyai

kegiatan.2. rganisasi proyek staf, manajer proyek mempunyai staf pendukung.3. rganisasi proyek intermi!s, manajer proyek mempunyai personalia staf dan dipilih

kepala!kepala fungsional utama.4. rganisasi proyek agregat, manajer proyek mempunyai semua personalia.

b. rganisasi matriks, dihasilkan dari struktur proyek yang dilapiskan diatas struktur fungsionaldan dianggap sebagai suatu bentuk organisasi proyek plus organisasi fungsional.rganisasi matriks sangat terkenal dalam industri ruang angkasa dan organisasi yangmemerlukan koordinasi karena banyaknya hubungan!hubungan yang terjadi. 1entukorganisasi matriks akan sangat bermanfaat apabila :. &egiatan mempunyai "aktu penyeleseaian yang terbatas dan skedul "aktu harus

ditepati.;. Pengendalian biaya merupakan faktor kritis.aitu dengan model!model proyek dan matriks, dan kadang!

kadang disebut sebagai naturalistik atau organik. ipe organisasi bentuk bebas dapatdipandang sebagai perluasan pola desentralisasi:



14/46

. #enggunakan secara ekstensifsistem informasi yang dikomputerisasikan.;. 1eranggotakan dan dikelola oleh para manajer muda dan dinamis yang berani

mengambil resiko.

Dalam pokok bahasan ini, disamping membicarakan masalah struktur organisasi juga akandibicarakan pula mengenai proses!proses yang terjadi dalam organisasi $ formal %. 5dapunmengenai proses!proses tersebut antara lain :

#. P('ses /e/en$#(u:i 8een#n$ !#n )e)u#s##n%

Suatu proses adalah setiap kegiatan yang dilaksanakan oleh manajemen untuk mencapaitujuan!tujuan organisasi. Sedangkan pengaruh menurut Scott dan itchell merupakansuatu transaksi sosial dimana seorang atau kelompok orang digerakkan oleh seseorangatau kelompok orang yang lain untuk melakukan kegiatan yang sesuai dengan harapanmereka yang mempengaruhi. Dalam hal ini suatu pengaruh sangat berhubungan dengankekuasaan dan "e"enang. >ang dimaksud dengan kekuasaan adalah kemampuan untukmempunyai pengaruh, sedangkan "e"enang merupakan salah satu tipe dari kekuasaan.Dalam proses mempengaruhi mencakup tiga unsur yaitu:

. rang yang mempengaruhi @;. #etoda mempengaruhi $H %.


15/46

&ekuasaan adalah suatu kenyataan penting dalam kehidupan organisasi, hal tersebut tidakdapat dipungkiri. Didalam praktek mempengaruhi orang lain itu sulit sekali, kadang kalaorang harus berhati!hati, secara luar biasa dalam menghadapi dan berusaha untuk

mempengaruhi orang lain. 5da pule yang dilakukan secara otomatis dan dengan mudahorang terpengaruh oleh seorang yang lain.

". P('ses en$#/"i*#n )eutus#n

Pengambilan keputusan secara uni)ersal didefinisikan sebagai pemilihan diantara berbagaialtematif yang mencakup baik pembuatan pilihan maupun pemecahan masalah. Prosespengambilan keputusan berkaitan erat dengan semua fungsi!fungsi manajemen tradisional.Dalam pembahasan aspek!aspek teori organisasi dan manajemen modern, permulaananalisis proses pengambilan keputusan dapat ditelusuri pada tulisan Chester ,arnarddalam bukunya " The f'nction of the e5ec'ti)e ".Pengambilan keputusan sebagai bagiankunci kegiatan manajer, merupakan proses melalui mana serangkaian kegiatan dipilih.Proses pengambilan keputusan mencakup beberapa langkah. 1erikut ini akan dibahasbeberapa pendapat para ahli tentang langkah!langkah tersebut :

a. #enurut &er$er / Simon, proses pengambilan keputusan pada hakekatnya terdiri atastiga langkah utama yaitu :

&egiatan intelijen H merupakan langkah a"al menyangkut pencarian berbagai

kondisi lingkungan yang diperlukan bagi keputusan.

&egiatan desain H tahap kedua yaitu pembuatan, pengembangan dan

penganalisaan berbagai rangkaian kegiatan yang mungkin dilakukan.

&egiatan pemilihan H tahap ketiga, adalah pemilihan serangkaian kegiatan

tertentu dari alternatif Calternatif yang tersedia.

b. #enurut 6ewman7 S'mmer, dan aren#emerinci langkah desain dan menidentifikasikan memjadi empat tahap yaitu

Pembuatan suatu diagnosis

Penemuan penyelesaian!penyelesaian alternatif

Penganalisaan dan pembandingan alternatif

Pemilihan rencana yang diambil.

c. #enurut Scottdan itchelProses pengambilan keputusan meliputi ! Proses pencarian F penemuan tujuan

9ormulasi tujuan

Pemilihan alternatif atau strategi untuk. mencapai tujuan

#enge)aluasi hasil!hasil.

d. #enurut El$ingProses pengambilan keputusan meliputi lima langkah berikut :

0mpan 1alik

Dalam proses pengambilan keputusan ada unsur resiko dan ketidak pastian. Resiko



16/46

merupakan kementakan suatu pedsti"a dapat atau tidak dapat terjadi. Sedangkanketidak pastian merupakan hal dimana tidak mungkin untuk menentukan kementakanpada suatu kejadian karena kekurangan informasi.

Pengambilan keputusan diinterpretasikan sebagai tercakup pada fungsi perencanaanmanajemen, karena perencanaan menyangkut keputusankeputusan sangat pentingdan jangka panjang, seperti penentuan tujuan, penetuan sumber daya yang digunakandan pemutusan siapa yang akan melaksanakan setiap tugas yang dibutuhkan, 5dabeberapa tipe keputusan organisasi dan manajemen meialui pengklasifikasian sebagaiberikut:

a. &eputusan!keputusan perseorangan dan organisasi 5dalah keputusan yangdilakukan oleh perseorangan berupa keputusan berpartisipasi dan keputusanberproduksi demi organisasi.

b. &eputusan!keputusan pribadi dan organisasional Chester ,arnar menjelaskanadanya perbedaan antara keputusan pribadi dan organisasional yaitu, perbedaandasarnya adalah bah"a keputusan!!keputusan pribadi $ person decision %biasanya tidak dapat didelegasikan kepada orang lain, Sedangkan keputusan!keputusan organisasional $ organi'ational decision % sering didelegasikan,

c. &eputusan!keputusan dasar dan rutin #c.9arland mengemukakan bah"akeputusan!keputusan dasar merupakan keputusan unit in)estasi dalam jumlahbesar, keputusan satu kali yang menyangkut komitmen $ keterkaitan % jangkapanjang dan relatif permanen, dan tinggi derajat pentingnya karena suatukesalahan pengambilan keputusan akan mencelakakan organisasi secara serius.Sedangkan keputusan rutin adalah keputusan!keputusan yang sangat berla"anandengan keputusan dasar. ipe keputusan ini merupakan keputusan setiap haribersiflat sangat Repetititf$ berulang!ulang % dan mempunyai sedikit dampak padaorganisasi keseluruhan.Suatu keputusan adalah rasional secara sengaja bila penyesuaian!penyesuaiansarana terhadap hasil akhir dicoba dan dengan sengaja oleh indi)idu atauorganisasi, dan suatu keputusan adalah rasional secara organisasional bilakeputusan diarahkan ke tujuan!tujuan indi)idual.

5da enam model deskriptif perilaku rasionalitas pilihan dalam perilaku pengambilankeputusan manajemen yaitu :

a. #odel ekonomi

b. #odel manusia administratif

c. #odel manusia mobicutrik

d. #odel manusia organisasi

e. #odel pengusaha baru

f. #odel sosial.

#enurut isher pada hakekatnya ada dua model proses pengambilan keputusanyaitu :

a. #odel preskriptif $ pemberian resep perbaikan % menerangkan bagaimana kelompok seharusnya mengambil keputusan

memberikan pedoman dasar, agenda, jad"al urut!urutan yang membantu

kelompok mencapai konsensus

diambil berdasarkan pada proses yang ideal

contoh : model pemikiran replektif yang dikemukakan oleh Deweyyaitu P2R

b. #odel deskriptif

rneneruskan bagaimana kelompok mengambil keputusan tertentu

berhubungan dengan obser)asi kelompok yang melakukan pengambilan

keputusan!keputusan dan menggambarkan proses tersebut

diambil berdasarkan realitas obser)asi

Pembahasan pendekatan kuantitatif terhadap manajer!nen secara ringkas mencakupberbagai dasar penting secara matematis bagi teknik!teknik pengambilan keputusan.



17/46

eknik!teknik tersebut telah memberikan kontribusi sifat ilmiah dalam pengambilankeputusan. Disamping teknik kuantitatif, masih banyak teknik!teknik yang lain untukmembantu proses pengambilan keputusan kreatif dan pengambilan keputusan modern.eknik!teknik tersebut antara lain adalah :

#. Te)ni)7te)ni) )(e#tifipe teknik ini mencoba untuk memanfaatkan semua hal yang tersedia untuk membantuindi)idu dalam pengambilan keputusan kreatif. Dalam hal ini ada empat pedomansebagai alat bantu simulasi kreatifitas yang cukup representatif yang dikemukakan oleh6ewman7S'mmer, dan arren, yaitu :

. #enyadari berbagai hambatan psikologis, terutama rintangan budaya danpersepsual

;. #encoba merubah atribut!atribut dengan pemusatan perhatian pada suatu atributmasalah pada "aktu tertentu terutama atribut kunci


18/46

pengembangan gagasan secara diam dalarn bentuk . tulisan unipan batik

yang berupa usulan dari para anggota kelompok pembahasan setiap gagasanyang dicatat untuk memperoleh penjelasan dan e)aluasi

pemungutan suara indi)idual dilakukan untuk memperoleh gagasan

prioritas, dengan keputusan kelompok diambil secara sistematis.

c. P('ses )'(nuni)#siProses komunikasi dalam bab ini tidak akan dibahas, karena akan dibahas secara lengkap danmenyeluruh dalam bab lain secara tersendiri.

9. DINAMIKA ORGANISASI

#anusia melakukan kegiatan dan bereaksi terhadap kegiatan orang lain dalam organisasi baik daripimpinan atau sesama anggota, menimbulkan bermacam!macam dinamika perilaku dalam organisasi.Dalam dinamika organisasi ini akan dibahas beberapa hal penting antara lain : rganisasi informal,dinamika konflik, teori moti)asi, kepemimpinan dalam organisasi, analisis kepega"aian dan anggaranorganisasi.#. O($#nis#si inf'(/#*

rganisasi informal dapat disebut sebagai suatu E bayangan E organisasi formal. #eskipunorganisasi informal merupakan refleksi organisasi formal, tetapi terdapat perbedaan ciri!ciriorganisasi yang menonjol, secara lebih khusus/rgyrismengemukakan empat bidang utama yangmembedakan organisasi formal dari informal, yaitu :

. (ubungan!hubungan antar pribadi, dalam organisasi formal hubungan diantara orang!orangditentukan sedangkan dalam hubungan informal sangat tergantung pada berbagai kebutuhanpara anggota.

;. &epemimpinan, para pemimpin ditetapkan dan ditunjukkan dalam formal, serta muncul dandipilih dalam informal.


19/46

b. 5nggota kelompok

c. Status golongan pinggir

d. Status diluar

Dalam banyak hal, organisasi informal membantu organisasi formal, dan tanpa adanya organisasiinformal, organisasi formal akan menghadapi hambatan!hambatan yang lebih berat. #elihat haltersebut maka bisa disimpulkan secara garis besar mengenai manfaat organisasi informal yaitua. Sebagai pendukung tujuan organisasib. Sebagai alai komunikasi tambahanc. Sebagai slat pemuas kebutuhan sosiald. Dapat membantu manajer yang kurang mampu.

". Din#/i)# )'nf*i)

imbulnya konflik atau pertentangan dalam organisasi, merupakan suatu kelanjutan dari adanyakomunikasi dan informasi yang tidak menemui sasarannya. Suatu pemahaman akan konsep dandinamika konflik telah menjadi bagian )ital dalam studi perilaku organisasional, oleh karena itu perlu

untuk dipahami dengan balk.

Pada hakekatnya konflik merupakan suatu pertarungan menang kalah antara kelompok atauperorangan yang berbeda kepentingannya satu sama lain dalam organisasi, atau dapatjugadikatakan bah"a konflik adalah segala macam interaksi pertentangan atau antogonistik antara duaatau lebih pihak yang terkait.

5dapun mengenai jenis!jenis konflik, ada beberapa orang yang mengelompokkan konflik menjadisebagai berikut :a. &onflik peranan yang terjadi dalam diri seseorang $person role conflict %.b. &onflik antar peranan $ inter!role conflict %, yaitu persoalan timbul karena satu orang menjabat

dua atau lebih fungsi yang saling bertentangan.c. &onflik yang timbul karena seseorang harus memenuhi harapan beberapa orang $ intersender

conflictd. &onflik yang timbul karena disampaikannya informasi yang saling bertentangan ( *ntrasender

Conflict 0

Selain pembagian jenis konflik diatas rnasih ada pembagian jenis konflik yang dibedakan menurutpihak!pihak yang saling bertentangan, yaitu :

a. konflik daiam diri indi)idu

b. konflik antar indi)idu

c. konflik antar indi)idu dan kelompok

d. konflik antar kelompok dalam organisasi yang sama

e. konflik antar organisasi

f. konflik organisasional

&onflik organisasional timbul karena ada beberapa sumbernya, dan berbagai sumber utama konflik

tersebut dapat diuraikan sebagai berikut :

a. kebutuhan untuk membagi sumber days!sumber 4aya yang terbatas

b. perbedaan!perbedaan dalam berbagai tujuan

c. saling ketergantungan kegiatan!kegiatan kerja

d. perbedaan nilai!nilai atau perepsi

e. kemenduaan organisasional

f. gaya!gaya indi)idual.

Indi)idu!indi)idu dalam organisasi mempunyai banyak tekanan pengoperasian organisasional yangmenyebabkan konflik. Secara konsepsual 8itterer mengemukakan empat penyebab konflikorganisasional yaitu :

a. suatu situasi dimana tujuan!tujuan tidak sesuai

b. keberadaan peralatan!peralatan yang tidak cocok atau alokasi!alokasi sumber daya yang tidaksesuai



20/46

c. suatu masalah ketidak tepatan status

d. perbedaan persepsi.

Didalam sautu organisasi terdapat empat bidang struktural, dan dibidang itulah konflik sering terjadi,yaitu !.

a. konflik hierarkis, adalah konflik antara berbagai tingkatan organisasi

b. konflik fungsional, adalah konflik antara berbagai departemen fungsional organisasi

c. konflik lini!staf, adalah konflik antara lini dan staf

d. konflik formal! informal, adalah konflik antar organisasi formal dengan organisasi informal

Secara tradisional pendekatan terhadap konflik organisasional adalah sangat sederhana danoptimistik. Pendekatan tersebut didasarkan atas tiga anggapan, yaitu :

a. konflik dapat dihindarkanb. konflik diakibatkan oleh para pembuat masalah, pengacau dan primadona

c. bentuk!bentuk "e"enang legalistik

d. korban diterima sebagai hal yang talk dapat dielakkan.

5pabila keadaan tidak saling mengerti serta situasi penilaian terhadapa perbedaan antara anggotaorganisasi itu makin parch sehingga konsensus suht dicapai, sehingga konflik tak terelakkan, dalamhal ini pimpinan dapat melakukan berbagai tindakan tetapi harus melihat situasi dan kondisinya,yaitu :

a. menggunakan kekuasaan

b. konfrontasi

c. kompromi

d. menghaluskan situasie. pengunduran diri1ila dilihat sekilas memang sepertinya konflik itu sangat sulit untuk dihindari dan diselesasikan, tetapidalam hal ini jangan beranggapan bah"a dengan adanya konflik berarti organisasi tersebut telahgagal, karena bagaimanapun sulitnya suatu konflik pasti dapat diselesaikan oleh para anggotadengan melihat persoalan sertamendudukannya pada proporsi yang "ajar.

c. Te'(i /'ti#si

#oti)asi adalah keadaan dalam pribadi seseorang yang mendorong keinginan indi)idu untukmelakukan kegiatan!kegiatan tertentu guns mencapai suatu tujuan.

4adi moti)asi bukanlah sesuatu yang dapat diamati, tetapi merupakan hal yang dapat disimpulkanadanya karena sesuatu perilaku yang tampak. #oti)asi merupakan masalah yang kompleks dalam

organsiasi karena kebutuhan dan keinginan setiap anggota organisasi adalah berbeda!beds danberkembang atas dasar proses belajar yang berbeda pula.

#oti)asi dapat ditimbulkan baik oleh faktor internal maupun eksternal tergantung dari mans suatukegiatan dimulai.

&ebutuhan dan keinginan yang ada dalam diri sesorang akan menimbulkan moti)asi internal. 1egitujuga dalam suatu organisasi, setiap indi)idu akan mempunyai kebutuhan dan keinginan yangberbeda dan unik. Penggolongan moti)asi internal yang dapat diterima secara umum belummendapat kesempatan para ahli, namun demikian para psikolog menyetujui bah"a moti)asi internaldapat dikelompokkan menjadi dua kelompok, yaitu :

a. moti)asi fisiologis, yang merupakan moti)asi alamiah $ biologis % seperti lapar, haus, seks.

b.#oti)asi psikhologis, yang dapat dikelompokkan dalam tiga kategori dasar, yaitu :

! moti)asi kasih sayang ( /ffectional oti)ation 0, yaitu moti)asi untuk menciptakan dan



21/46

memelihara kehangatan, keharmonisan dan lain!lain.! #oti)asi mempertahankan diri (Ego9Defensi)e oti)ation0yaitu moti)asi untuk melindungi

kepribadian dan mendapatkan kebanggaan diri.! #oti)asi memperkuat diri ( Ego9,olstering oti)ation 0 yaitu moti)asi.untuk

mengembangkan kepribadian, berprestasi dan lain!lain.

eori moti)asi eksternal menjelaskan kekuatan!kekuatan yang ada didalam indi)idu yangdipengaruhi oleh faktor!faktor intern. 0ntuk itu, teori organisasi eksternal tidak mengabaikan teorimoti)asi internal, tetapi justru mengembangkannya. eori moti)asi eksternal ada yang positif dan adapula yang negatif. Dalam hal ini ada sebuah teori dari c 3regor)ang dikenal dengan teori >danteoriY, yang akan menbantu menjelaskan teori moti)asi eksternal.

eori tradisional mengenai kehidupan organisasi banyak diarahkan dan dikendalikan atas teori > .5dapun anggapan!anggapan yang mendasari teori tersebut adalah :

a. rata!rata para pekerja itu malas, tidak suka bekerja.

b. karena pada dasarnya pekerja tidak suka bekerja, maka harus dipaksa, dikendalikan,diperlakukan dengan hukuman, dan diarahkan untuk mencapai tujuan organisasi.

c. rata!rata para pekerja lebih senang dibimbing, berusaha menghindari tanggungja"ab, ambisiyang kecil dan lain!lain.etapi pada kenyataannya teori > tidak dapat menja"ab seluruh fakta yang ada dan terjadi dalamorganisasi. leh karena itu perfu ada teori yang lain yang mungkin dapat menja"abnya, yaitu teoriY5anggapan!anggapan dari teoriYantara lain sebagai berikut :

a. usaha fisik dan mental yang dilakukan manusia dalam bekerja adalah kodrat manusia, samahalnya dengan bermain atau beristerahat

b. rata!rata manusia bersedia belajar, dalam kondisi yang layak tidak hanyamenerima tetapimencari tanggungja"ab.

c. ada kemampuan yang besar dalam kecerdikan, kreati)itas dan daya imajinasi untukmemecahkan masalah!masalah organisasi yang secara luas tersebar pada seluruh karya"an

d. pengendalian ekstern dan hukuman bukan satu!satunya cara untuk mengarahkan usaha

pencapaian tujuan tersebute. keterikatan pada tujuan organisasi adalah fungsi penghargaan yang diterima karena prestasinya

f. organisasi seharusnya memberikan kemungkinan orang untuk me"ujudkan potensinya, dantidak hanya digunakan sebagian.

#oti)asi dapat dipandang sebagai proses psikologis dasar yang terdiri atas berbagai kebutuhan,dorongan dan tujuan. Pendekatan hubungan manusia"i pada umumnya tidak menyadari pentingnyaproses psikologis tersebut. Pandangan itu terutama didasarkan atas tiga asumsi sebagai berikut :

a. personalia terutama domoti)asi secara ekonomis dan perasaan aman serta kondisi kerja yangbalk

b. pemenuhan ketiga hal itu akan mempunyai pengaruh positif pada semangat kerja mereka

c. ada korelasi positif antara semangat kerja dan produkti)itas.

Dengan ketiga asumsi tersebut, diharapkan masalah moti)asional yang dihadapi manajemen relatifmudah dipecahkan dan diselesaikan. Dalam kenyataannya pendekatan hubungan manusia"i tidaksepenuhnya berjalan dalam praktek, telah terbukti bah"a pendekatan ini terialu sederhana untukdapat memecahkan masalah!masalah moti)asional kompleks yang dihadapi manajemen. Sejalandengan perkembangan masalah!masalah manusia"i yang mulai meningkat, keterbatasan!keterbatasan pendekatan hubungan manusia"i mulai tampak.Pada tahun AB< telah terjadi suatu pengembangan teori moti)asi manusia yang sangat terkenalyang dilakukan oleh 5braham #aslo" seorangpsikolog. konsep teorynya menjelaskan suatu hirarki kebutuhan ( &ierarchy of 6eeds 0 yangmenunjukkan adanya lima tingkatan keinginan dan kebutuhan manusia. Secara lebih terinci kelimakebutuhan dasar manusia yang membentuk hierarki kebutuhan adalah :

a. &ebutuhan fisiologis ( Phisiological 6eeds 0 seperti lapar, ha"s, perumahan dan lain!lain

b. &ebutuhan keamanan $ safety needs yaitu kebutuhan akan keselamatan dan perlindungandari bahaya, ancaman dan perampasan ataupun pemecatan

c. &ebutuhan sosial $ social needs %, yaitu kebutuhan akan rasa cinta dan kepuasan dalammenjalin hubungan dengan orang lain, kepuasan dan perasaan memiliki serta diterima dalam



22/46

suatu kelompok, rasa kekeluargaan, rasa persahabatan dan kasih sayang

d. &ebutuhan penghargaan $ esteem needs %, yaitu hubungan akan status atau kedudukan,kehormatan diri, reputasi dan prestasi

e. &ebutuhan aktualisasi diri $ self!actuali'ation needs %, yaitu kebutuhan pemenuhan diri, untukmempergunakan potensi diri, pengembangan diri semaksimal mungkin, kreati)itas, ekspresidiri dan melakukan spa yang paling cocok serta menyelesaikannya sendiri.

Selain teori moti)asi tersebut diatas masih ada teori moti)asi yang lain antara lain teori moti)asiprestasi $ achie)ement moti)ation % yang didasarkan pada kekuatan yang ada didalam manusia, teoriini dikembangkan oleh #c Delland melalui riset empiris. eori ini menyatakan bah"a seseorangdianggap mempunyai moti)asi prestasi yang tinggi, apabila dia mempunyai keinginan untukberprestasi lebih baik daripada yang lain dalam banyak situasi. c Clelland memusatkanperhatiannya pada tiga kebutuhan manusia"i yaitu :

a. kebutuhan prestasi ( 6eed for /chie)ement 0

b. kebutuhan afiliasi ( 6eed for /ffiliation0

c. kebutuhan kekuatan ( 6eed for Power 0.

d. Kee/i/in#n !#*#/ '($#nis#si

&epemimpinan ( 4eadership 0, adalah bagian tersendiri dari manajemen. #anajer dalammelaksanakan fungsi!fungsi manajemen memerlukan adanya kepemimpinan. &epemimpinan yangefektif harus memberikan pengarahan terhadap usaha!usaha semua pekerja dalam mencapaitujuan!tujuan organisasi, tanpa kepemimpinan hubungan antara tujuan perseorangan dan tujuanorganisasi mungkin menjadi renggang $ lemah %. leh karena itu kepemimpinan sangat diperlukanbila suatu organisasi ingin sukses. Jamun demikian sebenarnya kepemimpinan itu sendiri masihmerupakan suatu konsep yang sulit diterangkan atau merupakan sebuah E kotak hitam E $ black bo- %yang sangat indah. Sebelum mencoba untuk menganalisa kedudukan kepemimpinan dalam suatuorganisasi perlu ditelusuri dulu perkembangan teori kepemimpinan yaitu :

:. eori sifat kepemimpinan

5nalisis ilmiah tentang kepemimpinan dimulai dengan memusatkan perhatian pada parspemimpin itu sendiri. &epemimpinan adalah saute fungsi kualitas seorang indi)idu, bukanfungsi situasi, teknologi, atau dukungan masyarakat. Keith Da)ismengiktisarkan ada empatciri utama yang mempunyai pengaruh terhadap kesuksesan kepemimpinan dalam organisasiyaitu :

kecerdasan $ intellegence %.

kede"asaan sosial dan hubungan sosial yang luas $ Social at'rity and ,reath 0

moti)asi diri dan dorongan berprestasi

sikap!sikap hubungan manusia"i.

;. eori kelompokeori kelompok dalam kepemimpinan ( 3ro'p Theory of 4eadership 0dikembangkan atasdasar ilmu psikologi sosial. eori ini menyatakan bah"a untuk pencapaian tujuan!tujuankelompok harus ada pertukaran yang positif antara pemimpin dan ba"ahannya.


23/46

kepemimpinan direktif ( Directi)e 4eadership 0

kepemimpinan suportif (S'pporti)e 4eadership 0

kepemimpinan partisipatif ( Participati)e 4eadership 0

kepemimpinan orientasi prestasi (/chie)ement riented 4eadership 0

Pendekatan lain untuk memahami kepemimpinan yang sukses memusatkan diri pada apa yangdilakukan seorang pemimpin gayanya. /aya kepemimpinan adalah suatu cara pemimpin untukmempengaruhi ba"ahannya. Secara relatif ada tiga macam gaya kepemimpinan yang berbeda yaitu

#. tokratis, mempunyai ciri!ciri

Sernua penentuan kebijaksanaan dilakukan oleh pimpinan

eknik!teknik dan langkah!langkah kegiatan didikte oleh atasan setiap "aktu

Pimpinan biasanya mendikte tugas kerja bersama setiap anggota

Pemimpin cenderung menjadi pribadi dalam pujian dan kecamannya terhadap kerja setiap

anggota.". Demokratis, mempunyai ciri!ciri :

Semua kebijaksanaan terjadi pada kelompok diskusi dan keputusan diambil dengan

dorongan dan bantuan dari pemimpin.

kegiatan!kegiatan didiskusikan, langkah!langkah umum untuk tujuan kelompok dibuat, dan

bila dibutuhkan petunjuk!petunjuk teknis, pemimpin mengarahkan dua atau lebih alternatifprosedur yang dapat dipilih.

kelompok para anggota bebas bekerja dengan siapa saja yang mereka pilih dan pembagian

tugas ditentukan oleh.

pemimpin adalah obyektif atau # act inded %

3. 4aissez aire, mempunyai ciri!ciri :

&ebebasan penuh bagi keputusan kelompok atau indi)idu dengan partisipasi minimal dari

pemimpin.

1ahan!bahan yang bermacam!macam disediakan oleh pemimpin yang membuat orang

selalu siap bila dia akan memberikan informasi saat ditanya.

Sama sekali tidak ada partisipasi dari pemimpin dalam penentuan tugas.

&adang!kadang membed komentar spontan terhadap kegiatan anggota.

4aringan 1lake dan #outon mengidentifikasian gaya manajer, tetapi tidak secara langsung berkaitandengan efecti)itas. William 4. Redden, seorang profesor dan konsultan &anada, telah menambahkandimensi ketiga atau efecti)itas pada modeinya. eori ini menyajikan empat gaya kepemimpinandasar dan setiap gaya dapat efektif atau tidak efektif tergantung pada situasi, kedelapan gaya inidapat diuraikan sebagai berikut.a. /aya!gaya efektif

1. 2ksekutif ( E5ec'ti)e 0

2. Pembangun ( De)eloper 0

3. tokrat penuh kebajikan $ bene)olent autocrat %

4. 1irokrat ( ,'rea'crat 0.

b. /aya!gaya tidak efektif

1. &ompromis ( Compromiser 0

2. #isionaris ( issionary 0

3. tokrat ( /'tocrat 0

4. Pelarian ( Deserter 0.

1aik pendekatan 1lake dan #outon maupun Redden merupakan pendekatan yang deskriptif dansecara empirik kekurangan penelitian )alid yang mendukungnya. Dilain pihak Rensis 8ikert denganmelibatkan kelompok #ichigan dalam melakukan penelitian bertahun!tahun mengemukakan empatsistem atau gaya dasar kepemimpinan organisasional yaitu :

1. sistem : otokratik eksploratif, manajer mengambil semuakeputusan yang berkaitan dengan pekerjaan dan



24/46

memerintahkan serta mengekpioitasi ba"ahanuntuk melaksanakannya.

2. sistem ; :otokratik penuh kebajikan, manajer tetapmenentukan perintahperintah kerja, tetapi

ba"ahan 4ibed keleluasaan $ fleksibilitas % dalampelaksanaannya dengan suatu cars paternalistik.

3. system


25/46

a. menetapkan dasar!dasar pengupahan dan penggajian yang obyektif

b. menetapkan dasar!dasar bagi recruitment

c. membantu pega"ai agar lebih mudah memahami tugas pekerjaannya

d. memperlancar hubungan kerja sama dan saling pengertian antar pega"aie. menemukan dasar dan kebutuhan penyelenggara

f. menemukan pola atau pokok!pokok sistem pengembangan karier

g. mempersiapkan skema arus kerja $ "ork flo" chart %

h. mengadakan penga"asan dan e)aluasi produksi dan tenaga kerja.


26/46

c. alih tugas dan penyaluran karier pega"ai

d. penyempurnaan policy dan sistem penggajian

e. pengurangan pega"ai yang tidak cocok, baik untuk pekerjaan maupun untuk jabatan yang

bersangkutan.f. 5nggaran organisasi.

e. An$$#(#n '($#nis#si0ang adalah faktor yang sangat penting, bahkan menentukan dalam setiap proses pencapaian tujuan.Setiap program, setiap kegiatan baik rutin maupun proyek semua itu tidak akan terlaksana tanpaadanya penyediaan uang atau biaya yang cukup.

Salah satu tanggungja"ab terpenting dari setiap pimpinan adalah mengusahakan senantiasa terdapatkesimbangan antara kegiatan!kegiatan organisasi dengan hasil!hasil yang akan dicapai berdasarkanbatas!batas sumber keuangan yang dapat dipergunakan. 0ntuk memenuhi tanggungja"ab tersebutdan sekaligus sebagai alat pengendaliannyamaka dibuat sesuatu yang dinamakan anggaran ataubudget. 1erdasarkan hal tersebut maka budget dapat diartikan sebagai suatu penyusunan perkiraansecara terinci tentang hasil yang ingin dicapai dari penggunaan uang yang tersedia untuk suatu

pelaksanaan program kegiatan organisasi.

Dari uraian tersebut diatas maka dapat diketahui bah"a budget mempunyai arti penting yaitu dapatdipakai sebagai

. alat menterpadukan perencanaan dan program;. alat pembagian kerja


27/46

b. mempermudah pengendalianc. mempermudah pemerincian pos!pos lainnyad. mengarahkan kemungkinan perluasan kegiatan organisasi

e. mempermudah analisis dan e)aluasi.


28/46

TATA KERJA5 PROSEDUR KERJA DAN SISTEM KERJA

1. PENGERTIAN

Dalam mengartikan tata kerja, prosedur dan sistem kerja akan kita pisahkan pengertian untukmasing!masing supaya jelas dalam memahaminya.

ata kerja : merupakan cara kerja suatu pekerjaan yang benar dan berhasii guna atau bisamencapai tingkat efisien yang maksimal.

Prosedur : merupakan tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui suatu pekerjaan baik mengenaidari mana asainya dan mau menuju mana, kapan pekerjaan tersebut harusdiselesaikan maupun alat apa yang harus digunakan agar pekerjaan tersebut dapatdiselesaikan.

Sistem : merupakan susunan antara tata kerja dengan prosedur yang menjadi satu sehinggamembentuk suatu pola tertentu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. #isalnya :#engenai sistem kearsipan perpustakaan /unadarma adalah sebagai berikut :

. #engklasifikasi buku berbahasa Inggris dan buku berbahasa Indonesia.;. #emberikan kode!kode tertentu pada buku menurut abjad, nama pengarang

maupun gabungan keduanya $ melaksanakan pengkodean L Coding %


29/46

?. ata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja itu harus disusun sedmikian rupa sehingga memilikistabilitas dan fleksibilitas ( sta$ility and fle5i$ility 0. Stibilitas maksudnya bah"a sistem, tata kerjadan prosedur kerja itu harus mengandung unsur tetap sehingga menjamin kelancaran dankemantapan kerja. 5dapun fleksibilitas artinya bah"a dalam pelaksanaannya tidak kaku tetapi

harus lu"es yaitu masih memungkinkan diadakannya saling pergantian tugas, sehingga misalnyasalah seorang tidak masuk atau kebetulan salah satu mesin macet, maka pekerjaan harus tetapdapat teriaksana dan diselesaikan.

A. Perlu diperhatikan bah"a penyusunan sistem, prosedur dan tata kerja harus selalu disesuaikandengan kemajuan jaman dan teknologi, jadi harus dijaga 'pdatednessnya

@. 0ntuk penggambaran tentang penerapan sesuatu prosedur tertentu sebaiknya dieprgunakantanda!tanda atau simbol dan skema atau bagan prosedur dengan setepat!tepatnya. 1agansemacam ini disebut skema arus kerja ( wor! flow chart0 atau skema proses kerja ( wor!prosed'res chart 0. &hususnya tentang hat ini periksa uraian diba"ah.

. Dan akhirnya untuk menjamin penerapan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja yang setepat!tepatnya, maka adanya pedoman $ manuals % tentang hat!hat itu mutlak perlu dipersiapkan, untukitu maka adanya staf khusus sebagai 7 # Spesialist adalah mutlak diperlukan.

BAB ?

KOMUNIKASI DALAM ORGANISASi

1. PENGERTIAN

&omunikasi dalam organisasi sangat penting karena dengan adanya komunikasi makaseseorang bisa berhubungan dengan orang lain dan saling bertukar pikiran yang bisa menambah"a"asan seseorang dalam bekerja atau menjalani kehidupan sehari!hari. #aka untuk membinahubungan kerja antar pega"ai maupun antar atasan ba"ahan perlulah membicarakan komunikasi secaralebih terperinci.

Diba"ah ini ada beberapa pendapatyang mendefinisikan komunikasi secara terpisahdiantaranya :

a. Keith Da)isComm'nication is process of passing information and 'nderstanding from one person to the

another.&omunikasi adalah Suatu proses penyampaian informasi dan pengertian dari satu orang ke orang

yang lain.

b. Chester * ,arnard

&omunikasi adalah suatu alat dimana orang!orang yang saling berhubungan satu sama lain dalamsuatu organisasi untuk mencapai tujuan umum.

c. Koontz > Donnell&omunikasi adalah sebagai suatu pemindahan informasi dari satu orang ke orang yang lain.

Dari ketiga pendapat diatas bisa disimpulkan bah"a didalam komunikasi harus mencakup tigahal penting agar komunikasi tersebut berhasil baik :

1. (arus ada si pemba"a berita atau biasa disebut komunikator $ serder%.

2. (arus ada si penerima berita atau biasa disebut komunikan $ recei)er %.

3. 1erita atau informasi yang akan disampaikan.

Dalam suatu organisasi komunikasi dilakukan untuk menyampaikan berita, perintah dari atasan,

pemberitahuan kebijaksanaan perusahaan, ataupun untuk menanggapi masalah ba"han atau keluhanba"ahan. Dengan demikian keluhan, masalah maupun informasi yang diperlukan antar karya"anmaupun antar atasan!ba"ahan bisa dilakukan F diselesaikan dengan baik.



30/46

5dapun agar komunikasi yang dilakukan antar ; orang atau lebih bisa berhasil baik harusmemenuhi syarat!syarat sebagai berikut :

1. Je*#s yaitu dinyatakan kedalam bahasa yang dimengerti oleh si penerima berita.

2. Te#t Dalam hal orang yang dituju untuk diberi berita atau informasi yang perludisampaikan.

3. S#s#(#nujuan pemberian berita atau informasi sebaiknya sebaiknya sesuai dengan yangdiharapkan si pengirim.

1iasanya seseorang yang melakukan komunikasi dengan seseorang mempunyai tujuan yang berbeda!beda tergantung pada maksud pribadi seseorang. Seseorang yang melakukan komunikasi dengan oranglain bisa bertui . uan untuk memberikan informasi kepada orang yang menerima berita tersebut, bisa jugaseseorang yang melakukan komunikasi dengan orang lain karena bertujuan untuk memperoleh beritayang diperlukan dalam melaksanakan pekerjaannya tetapi bisa juga seseorang yang melakukankomunikasi dengan orang lain karena bertujuan untukmerundingkan sesuatu atau musya"arah untuk mencapai persetujuan diantara mereka.

1entuk jelasnya bagaimana komunikasi terjadi bisa dilihat dalam il lustrasi sebagai berikut :

1. ne ay Traffic: &omunikasi satu arch yang artinya komunikasi itu terjadi #ika seseorangyang mengirim berita tidak bermaksud untuk menerima umpan batik $ respon % dari orang yangmenerimanya secara langsung. 4adi hanya bermaksud memberikan informasi atau menyarnpaikanperintah dari atasan untuk dikerjakan karya"an.

5 !!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! 15 Si pengirim berita1 Si penerima berita

2. Two ay Traffic : &omunikasi yang terjadi antara seseorang dengan orang lain dimana&edua orang tersebut sama!sama aktif dalam memberikan tanggapan. 4adi baik komunikatormaupun komunikan sama!sama dalam berinteraksi.

Two way trafficini biasanya dilakukan diantara sesama 8eman atau sesama karya"an yang beradadalam tingkatan struktur organisasi yang sama.

5 M!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! 15 5dalah si pengirim berita1 5dalah si penerima berita

9. 1agaimana kalau komunikasi dilakukan oleh lebih dari due orang sedangkan dalamkomunikasi tersebut jumlah orang yang melakukan komunikasi terus bertambah 6

#enurut + E alters dalam suatu organisasi bisa dicari berapa jurnlah arus tata hubungan yangterjadi kalau penambahan jumlah orang yang melakukan komunikasi terus bertambah. Sebagaigambaran saudara lihat pada gambar sebagai berikut :

Dari gambar diatas jelas terdapat B orang pejabat yaitu &abag I, &abag II, &abag III dan&epala 1iro, sehingga kemungkinan komunikasi yang terjadi adalah sebagai berikut :

1. &omunikasi antara &epala 1iro dengan masing!masing &abag secara dua arah.

$ 5 M!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! 1% sejumlah + arah komunikasi.

2. &omunikasi antara masing!masing &abag baik antara &abag I dengan &abag II, maupun&abag I dengan &abag III atau &abag II dengan &abag III secara dua arah komunikasi.

3. Dari komunikasi yang terbentuk antara &epala 1iro dengan &abag maupun antara sesama&abag terjadi sebanyak ; arus tata hubungan komunikasi.

5dapun menurut + E alters, jumlah arus tata hubungan tersebut bisa dicari denganmenggunakan rumus sebagai berikut :



31/46

R = N 8 N 7 1 ,

Dimana : R adalah Relationship yaitu tata hubungan yang terjadi sebagai akibat bertambahnyajumlah orang yang melakukan komunikasi.

J adalah Jumber yaitu jumlah artinya jumlah orang yang ada dalam organisasi ataujumlah anggota organisasi atau bisa juga jumlah unit kerja dalam organisasi.

4adi rumus tersebut diatas menjelaskan secara matematis bah"a jumlah tata arushubungan yang ada dalam suatu organisasi sama dengan jumlah orang!orang yang ada dalamorganisasi dikalikan jumlah tersebut dikurangi satu. Sebagai contohnya saudara lihat pada gambardiatas :Pada gambar diatas bisa diketahui bah"a jumlah orang yang ada dalam organisasi adalah B orangsehingga jumlah arus tata hubungannya adalah sebagai berikut :

R = 871,= > 9= 12

Dari hasil Relationship yang terjadi tersebut diatas menunjukkan bah"a penambahan setiap anggotaorganisasi akan mengakibatkan penambahan arus tata hubungan $ komunikasi % dalam suatuorganisasi. 5dapun dengan adanya tata hubungan yang terjadi dalam suatu organisasi inilah yangmerupakan faktor intern dari suatu organisasi yang menyebabkan organisasi tersebut bersifatdinamis dalam arti selalu berkembang mengikuti perubahan anggota organisasi maupun perubahanlingkungan organisasi baik yang bersifat intern maupun ekstern.

4adi arus tata hubungan timbal batik yang ada pada suatu organisasi menunjukkan adanyakomunikasi $ interaksi % sesama anggota organisasi, baik untuk mengadakan komunikasi dalam artimemberikan perintah dari atasan, memberikan keterangan yang harus dimengerti karya"an maupunkomunikasi dalam arti laporan dari hasil prestasi karya"an.

Disamping bentuk!bentuk komunikasi yang bisa terjadi dalam suatu organisasi diatas bisa jugadilihat bagaimana komunikasi bisa dilakukan antara orang yang satu dengan orang yang lain. 5dapuncars!cars komunikasi dilakukan bisa melalui :

1. K'/uni)#si *#n$sun$>aitu komunikasi yang dilakukan aalam menyampaikan berita, laporan maupun perintah antara sipengirim berita $ komunikator % kepada si penerima berita $ komunikan % dilakukan secara langsung,sehingga kalau si penerima berita melakukan respon umpan balik yang terjadi juga diterima oleh sipengirim berita juga secara langsung $ pada saat itu juga %.

2. K'/uni)#si ti!#) *#n$sun$&omunikasi yang terjadi jika dalam menyampaikan berita tidak dilakukan secara langsung, hanyamelalui orang lain ataupun secara tertulis. &omunikasi ini mengakibatkan umpan balik yang terjadijuga tertunda.

3. K'/uni)#si :'(is'nt#*

&omunikasi ini terjadi apabila pesan, berita laporan maupun informasi yang disampaikan oleh sikomunikator kepada si komunikan bertujuan untuk menjalin hubungan baik dengan sesamakarya"an maupun bertujuan untuk melakukan koordinasi dalam bekerja sama.

4. K'/uni)#si f'(/#*&omunikasi yang dilakukan antara sesama anggota organisasi disesuaikan dengan urutan Ftingkatan dalam struktur organisasi. &alau komunikasi formal disampaikan dari atasan ke ba"ahankomunikasi ini biasanya digunakan untuk menyampaikan perintah. 5kan tetapi kalau komunikasidilakukan dari ba"ahan ke atasan maka komunikasi ini biasanya digunakan untuk menyampaikanlaporan.

5. K'/uni)#si inf'(/#* ( The 3rape)ine0&omunikasi informal yang terjadi karena adanya komunikasi antara sesama karya"an dalam suatuorganisasi.&omunikasi informal ( the grape)ine 0 biasanya disebarluaskan melalui desas!desus atau kabarangin dari mulut ke mulut dari satu orang ke orang yang lainnya dalam suatu organisasi dimanakebenarannya tidak bisa dijamin karena kadang!kadang bertentangan dengan perusahaan.



32/46

4adi agar komunikasi informal bisa bermanfaat maka seorang pemimpin harus bisa memakai jalur iniuntuk memperlancar berjalannya komunikasi formal perusahaan $ komunikasi informal ini jangansampai mengakibatkan timbulnya desas!desus yang meresahkan kary"an.

2. BAGAIMANA MENYALURKAN IDE MELALUI KOMUNIKASI + 2,

Sudah diterangkan dimuka bah"a dalam berkomunikasi harus ada si pengirim berita 8 sender 0maupun si penerima berita ( recei)er 0. 5kan tetapi dalam prakteknya proses komunikasi harus melaluitahapan!tahapan yang kadang!kadang tidak begitu mudah. 5dapun tahap!tahapan tersebut bisa digambarkansebagai berikut :

Dalam membina kerja sama dalam kelompok inilah yang nantinya digunakan dalam rangka membinakoordinasi kesatuan gerak dan arah yang sesuai dengan arah dan tujuan organisasi.5gar tercapainya koordinasi dalam kerja sama itu sangat penting dilaksanakannya komunikasi yang setepat!tepatnya dan seefektif mungkin sehingga koordinasi dan kerja sama benar!benar dapat dilaksaanakansetepattepatriya juga.Pengambilan keputusan juga sangat memerlukan komunikasi yang setepat!tepatnya, karena akhir daripengambilan keputusan tersebut hendaknya juga merupakan pencerminan dari adanya koordinasi dan kerjasama yang tercipta dalam lingkungan perusahaan atau lingkungan organisasi.0ntuk jelasnya hubungan komunikasi dalam koordinasi kerja sama dapat digambarkan sebagai beri

B#" i

FILING

. PENGERTIAN SINGKAT



33/46

Pengertian *4*63 adalah segala tindakan atau perbuatan atau kegiatan yang berhubungandengan masalah pengumpulan, klasifikasi, penempatan, pemeliharaan dan distribusi atas surat!surat,catatan!catatan, perhitunganperhitungan, grafik!grafik, data ataupun informasi yang lain dan tindakantersebut dilakukan dengan setepat!tepatnya dalam rangka melakukan suatu proses mamajemen serta

catatan maupun surat tersebut dapat ditemukankembali dengan mudah.Dari pengertian tersebut diatas dapat kits simpulkan :(al yang paling pokok dalam 9I8IJ/ adalah tidak hanya bagaimana melakukan penyimpanan saja

tetapi juga yang paling penting adalah bagaimana surat yang disimpan tersebut bisa dengan mudahditemukan kembali.

#engapa suatu *4*63diperlukan dalam suatu perusahaan 6Penting suatu *4*63dilakukan menyangkut :

a. Dihubungkan dengan bisa tidaknya surat yang disimpan tersebut dipakai dengan mengikutiperubahan di"aktu!"aktu yang akan datang baik menyangkut masalah yang berhubungan denganperencanaan, pengembangan perusahaan, maupun kei!najuan!kemajuan dan perubahan organisasi.

b. #asalah keamanan penempatan 9I8IJ/ yang sebaiknya se"aktu!"aktu jika diperlukan dapat

dengan mudah ditemukan, hal ini sangat pentinr karema menyangkut dengan proses pengambilankeputusan yang akan dilakukan

c. perusahaan. Sehingga kecepatan "aktu dalam penemuan surat yang dibutuhkan seorang manajersangat perlu diperhatikan.

d. 9I8IJ/ merupakan suatu tempat penampungan daya ingatan seorang manajer yang se"aktu!"aktujika diperlukan harus dengan cepat ditemukan. 4angan sampai pada saat ingatan tersebut diperlukandalam mengatasi suatu masalah susah ditemukan.

#. *4*63yang dibuat setepat!tepatnya baik pada saat penyimpanan disebut sebagai ARKATatauPAPERS.

Papers tersebut antara lain :

Surat pembayaran barang. Surat penerimaan barang.

Surat hutang.

Surat asuransi.

Surat penjualan barang.

Surat!surat administrasi kepega"aian. Surat!surat pembayaran pajak.

Surat perjanjian perdagangan.

Surat!surat jaminan.

8aporan!laporan keuangan perusahaan.

Daftar harga!harga bahan!bahan dasar.

Dan surat!surat yang lainnya

Semua surat!surat tersebut diatas disamping yang belum termasuk kedalam surat!surat diatas sangat

penting gunanya bagi perusahaan, karena surat!surat tersebut akan memperlancar jalannya operasiperusahaan baik dalam mengadakan perencanaan mass depan maupun target!target perusahaan yanghendak dicapai sampai dengan masalah dalam pengambilan keputusan.

2. PENYUSUNAN PAPERS KEDALAM FILE

#engingat pentingnya papers dalam kemajuan perusahaan maka penyimpanan papers kedalamfile dengan aman sangat diperlukan sehingga papers tersebut dapat dijamin keabsahannya, kebersihannyamaupun keamanannya.

0ntuk menunjang keamanan penyimpanan papers bisa dilakukan dengan beberapa cara misalnya

1. Sistem penyusunan papers menurut abjad.

2. Sistem penyusunan papers menurut subyek.

3. Sistem penyusunan papers menurut nomor.

4. Sistem penyusunan papers menurut daerah.

5. Sistem penyusunan papers menurut "aktu.



34/46

1. Menu(ut #"@#! ( alpha$etical 0.

Penyusunan papers berdasarkan abjad ini masih dibagi lagi menjadi beberapa bagian, misalnya

berdasarkan :

a. Jama orang, nama pendaftar nama mahasis"a, dan sebagainya. #isalnya : anti 2dipeniSutanto PermadiIntan Pandanarum

b. #asalah yang akan dibahas, topik yang dibicarakan.#isalnya :

Rotasi jabatan

Pengunduran diri pega"ai

8aporan rugi laba, dan sebagainya.

0ntuk mempermudah penempatan dan penemuan kembali papers!papers yciiig bersangkutan

maka sebaiknya dalam tempat penyimpanan papers pada a"al nama diselipkan huruf abjad yang sesuaidengan nama depan atau huruf depannya misalnya untuk setiap pergantian nama atau topik dituliskedalam lembaran yang menonjol sehingga mudah dalam mencari topik atau nama yang lainnya.

2. Menu(ut su"e)

Penyusunan papers menurut subyek ini merupakan modifikasi dari penyusunan papers menurutabjad. #odifikasi tersebut dalam hal Surat atau subyek pokoknya jadi tidak semata!mata abjadnya saja.

#isalnya dalam perusahaan dagang maka urutan penysunan dapat diatur pertama!tama filebarang tahan lama, kemudian barang!barang yang tahan sementara "aktu kemudian file barang yangharus cepat habis jual.

4adi berdasarkan masing!masing subyek tersebut untuk kemudian dapat disusun filingnyamenurut abjad sesuai dengan yang seperti yang dijelaskan dalam ad. .

Dengan dimasukkannya papers!papers tersebut kedalam file akan memudahkan kita untukdengan cepat menemukan file yang dibutuhkan sesuai dengan urutan subyek yang diperlikannya.

3. Menu(ut n'/'(

Penyusunan papers ini dengan jalan menempatkan file!file kedalam tempat yang sesuai untukkemudian setiap tabs $ adalah lembaran menonjol sehingga jelas menjadi pembatas antara bagian!bagian yang berbeda % dad masing!masing file dibubuhi nomor dan menempatkannya sesuai dengannomor surat.

Penyusunan seperti ini biasanya digunakan untuk papers!papers semacam cek, "esel, surat!suratpembelian dan sebagainya.

#isalnya untuk bidang keuangan dan administrasi diberi nomor < dan bidang ini terbagi lagi menjadibeberapa bagian misalnya bagian penerimaan, bagian penjualan dan bagian pemberian kredit, maka

nomor!nomor serinya dapat disusn sebagai berikut :a. 1agian penerimaan

b. 1agian penjualan

c. 1agian pemberian kredit

4. Menu(ut !#e(#:

9iling cara ini digunakan pada instansi atau perusahaan!perusahaan yang mempunyai kantorcabang didaerah. 5dapun urutan filingnya dapat dinyatakan sebagai berikut :

. Pertama : Papers untuk urusan kantor pusat;. &edua : Papers untuk urusan kantor cabang yangterletak di daerah propinsi



35/46


36/46

RECRD RETE6T*6 SC&ED-4

. PENGERTIAN

Sebelum kita masuk kedalam pengertian records retention schedule, maka kita ulang sedikit masalahfiling yang sudah dibicarakan pada bab yang ada didepannya.

Dalam *4*63kita bicarakan bagaimana care menyimpan data!data ataupun surat!surat perusahaanyang penting, tanpa betas "aktu sebenarnya berapa lama papers tersebut seharusnya disimpan. 0ntuk itumasalah kapan dan perlukah suatu papers disimpan dan kapan seharusnya surat, data maupun laporansebaiknya dimusnahkan kita perlu mengetahui apa yang dinamakan Record Retention Schedule.

5dapun pengertian Record Retention Sched'lemenurut F > S'e!@#!iadalah sebagai berikut :

Record Retention Sched'leadalah suatu kebijak sanaan yang hrus dilakukan dalam rangka prosesmamajemen , yaitu yang berhubungan dengan penggolongan, pemilihan , distribusi ataupun disposisi darirecorduntuk menentukan recordsyang mana yang perlu tetap di sampan untuk selamalamanya serta jenis!jenis recordsyang mana dan dalam jangka "aktu berapa lama pule perlu di musnakan karena sudah tidakdipedukan lagi.

;. PENGGOLONGAN REORDS

Penggolongan records ini dilakukan untuk mengatasi masalah dalam melakukan pemilihan danmenentukan kapan suatu records harus dimusnahkan atau dimpan untuk selamanya.

1erdasarkan pertimbangan!pertimbangan tertentu yang disesuaikan dengan kondisi suatu instansi,keadaan perusahaan, kepentingan records terhadap hasil pengambilan keputusan, biaya yang harusdikeluarkan serta dasar sistem filing yang dipakai maka suatu records bisa ditentukan kapan dan jenis apayang harus dimusnahkan atau disimpan untuk sementara ( temporary storage>0, dan kapan records tersebutharus disimpan untuk selamanya ( permanent storage 0.

5dapun penggolongan records menurut ? Soed@adiadalah sebagai berikut :

. Records yang tidak penting $ nonessential %.

;. Records yang dapat dimanfaatkan $ helpful


37/46

c. Surat!surat keterangan ijin dan sakit.;

d. Surat!surat dings ke cabang perusahaan, dan sebagainya.9. Re3'(!s #n$ entin$

>ang termasuk records ini adalah catatan!catatan atau laporan!laporan ataupun dokumen!dokumenyang mempunyai "aktu penggunaannya dalam jangka "aktu yang relatif lama, misalnya dalam jangka "aktuB atau tahun.

Records ini karena mempunyai usia pemakaian yang relatif lama maka records ini harus dimasukkankedalam file yang telah disesuaikan dengan sistem dipakai dan memerlukan pemeriksaan yang terus!menerus atau secara kontinue.

Penyimpanan records ini bisa dimasukkan kedalam almari!air!nari atau file kabinet yang mempunyaiusia pemakaian sampai sepuluh tahunan, sehingga keamanan file yang disimpan terjamin.

5pabila records tersebut sudah mele"ati batas "aktunya maka records tersebut bisa dimusnahkandengan catatan menunggu pemeriksaan dari pejabat yang ber"enang.

>ang tergolong kedalam records yang penting adalah :

a. Dokumen!dokumen penjualan.b. 8aporan!laporan keuangan.

c. catatan!catatan pembukuan mengenai penerimaan dan pengeluaran masalah keuangan.

d. Wesel!"esel tagih, dan sebagainya.

. Re3'(!s #n$ s#n$#t entin$

Recordsinilah yang akan disimpan selama!lamanya sampai bangkrutnya perusahaan atau instansiyang bersangkutan. &arena records ini menyangkut mati!hidupnya perusahaan misainya menyangkut segiyuridis atau historis berdirinya perusahaan atau instansi tersebut.

Sebelum records ini disimpan pada tempat penyimpanan yang permanent records!records tersebutharus mele"ati proses yaitu dimasukkan terlebih dahulu kedalam tempat penyimpanan sementara barnkemudian sebelum dipindahkan ketempat penyimpanan permanen records yang disimpan kedalam tempatpenyimpanan sementara tersebut sudah melalui pemeriksaan yang ber"enang untuk dimasukkan kedalamtempat penyimpanan yang permanen.

5dapun yang termasuk records ini sebagai berikut :

a. Surat akte pendirian bangunan dan guns pakai.b. Surat perjanjian kontrak.c. Surat!surat asuransi.d. Surat!surat keputusan.e. Surat ijin pengoperasian kegiatan perusahaan.f. Surat!surat hak milik perusahaan, dan sebagainya.

E#*u#si +

. 5pa itu Record Retention Schedule, jelaskan 6;. Sebutkan ada berapa penggolongan records yang anda ketahui 6


38/46

BAB ?III

PENULISAN LAPORAN

1. PENGERTIAN LAPORAN

8aporan merupakan hal yang sangat )ital dalam kehidupan sehari!hari, apakah itu termasuklaporan yang diterima secara resmi maupun yang masuk dari mulut! kemulut.

&alau dalam kehidupan sehari!hari laporan ini biasa kita kenal dengan istilah pengaduan,dimana pengaduan disini yang nantinya akan menimbulkan percekcokkan atau menba"a manfaatkebaikan sangat tergantung dari si pemberi informasi atau bagaimanakah cara menangkap informasitersebut diatas.

Dari gambaran diatas dapat kita ketahui betapa pentingnya peranan laporan dalam kehidupansehari!hari apalagi kalau laporan tersebut menyangkut kehidupan suatu perusahaan atau organisasi.

Dengan gambaran tersebut diatas apa yang kita tangkap, gambaran apa yang terlihat kalau adasuatu laporan 6

#enurut F > S'e!@#!imendefinisikannya sebagai berikut :

8aporan adalah :

1. Suatu bentuk penyampaian berita, keterangan, pemberitahuan ataupun pertanggungja"aban baiksecara lisan maupun secara tertulis dari ba"ahan kepada atasan sesuai dengan hubungan"e"enang $ authority % dan tanggungja"ab $ responsibility % yang ada antara mereka.

2. Salah satu cara pelaksanaan komunikasi dari pihak yang satu kepada pihak yang lainnya.8aporan mempunyai peranan yang penting pada suatu organisasi karena dalam suatu organisasi

dimana hubungan antara atasan dan ba"ahan merupakan bagian dari keberhasilan organisasi tersebut.Dengan adanya hubungan antara perseorangan dalam suatu organisasi baik yang berupa hubunganantara atasan dan ba"ahan, ataupun antara sesama karya"an yang terjalin baik maka akan bisame"ujudkan suaru sistem delegation of a'thority dan pertanggung ja"aban akan terlaksana secaraefektif dan etisien.

&erja sama aiantara atasan ba"ahan bisa dilakukan, dibina melalui komunikasi baik komunikasiyang berbentuk lisan maupun tulisan $ laporan %. 5gar laporan tersebut bisa efektif mempunyai syarat!syarat yang perlu dipenuhi demi terbentuknya laporan yang baik maka seseorang perlu mengetahuisecara baik bagaimana pembuatan format laporan yang sempurna. Sehingga dengan laporan yangterformat bagus akan bisa bermanfaat baik dalam komunikasi maupun dalarn mencapai tujuanorganisasi.

Dari uraian tersebut diatas bisa diketahui pentingnya laporan bagi perusahaan. 5pa yang menjadimanfaat laporan bagi perusahaan adalah sebagai berikut :

1. #erupakan per"ujudan dari responsibility pelapor terhadap petugas yang dilimpahkan.

2. Sebagai alat untuk memperlancar kerja sama dan koordinasi maupun komunikasi yang salingmempengaruhi antar perseorangan dalam organisasi.

3. Sebagai alat un

Documents

Materi Kuliah Organisasi Dan Metode ( Bk Kecil )