T.C.MİLLÎ EĞİTİM BAKANLIĞI

MEGEP(MESLEKÎ EĞİTİM VE ÖĞRETİM SİSTEMİNİN

GÜÇLENDİRİLMESİ PROJESİ)

BÜRO YÖNETİMİ VE SEKRETERLİK

DOSYALAMA HAREKETLERİ

ANKARA 2008

Milli Eğitim Bakanlığı tarafından geliştirilen modüller;

Talim ve Terbiye Kurulu Başkanlığının 02.06.2006 tarih ve 269 sayılıKararı ile onaylanan, Mesleki ve Teknik Eğitim Okul ve Kurumlarındakademeli olarak yaygınlaştırılan 42 alan ve 192 dala ait çerçeve öğretimprogramlarında amaçlanan mesleki yeterlikleri kazandırmaya yönelikgeliştirilmiş öğretim materyalleridir (Ders Notlarıdır).

Modüller, bireylere mesleki yeterlik kazandırmak ve bireysel öğrenmeyerehberlik etmek amacıyla öğrenme materyali olarak hazırlanmış,denenmek ve geliştirilmek üzere Mesleki ve Teknik Eğitim Okul veKurumlarında uygulanmaya başlanmıştır.

Modüller teknolojik gelişmelere paralel olarak, amaçlanan yeterliğikazandırmak koşulu ile eğitim öğretim sırasında geliştirilebilir veyapılması önerilen değişiklikler Bakanlıkta ilgili birime bildirilir.

Örgün ve yaygın eğitim kurumları, işletmeler ve kendi kendine meslekiyeterlik kazanmak isteyen bireyler modüllere internet üzerindenulaşılabilir.

Basılmış modüller, eğitim kurumlarında öğrencilere ücretsiz olarakdağıtılır.

Modüller hiçbir şekilde ticari amaçla kullanılamaz ve ücret karşılığındasatılamaz.

i

AÇIKLAMALAR ....................................................................................................................iiGİRİŞ .......................................................................................................................................1ÖĞRENME FAALİYETİ- 1 ....................................................................................................31. BELGE YERLEŞTİRME İLKELERİ.................................................................................. 3

1.1. Belge Kontrolü..............................................................................................................31.1.1. İmza, Paraf.............................................................................................................41.1.2. Ekler....................................................................................................................... 41.1.3. Çoğaltma................................................................................................................41.1.4. Yerleştirme Şekli ...................................................................................................4

UYGULAMA FAALİYETLERİ ......................................................................................... 5ÖLÇME VE DEĞERLENDİRME ...................................................................................... 6

2. DOSYA YADA BELGEYİ ÖDÜNÇ VERME SİSTEMİ ................................................... 82.1. Ödünç Verme Kayıt Sistem Araçları ............................................................................8UYGULAMA FAALİYETİ .............................................................................................. 11ÖLÇME VE DEĞERLENDİRME .................................................................................... 12

MODÜL DEĞERLENDİRME .............................................................................................. 16CEVAP ANAHTARLARI.....................................................................................................17KAYNAKÇA......................................................................................................................... 18

İÇİNDEKİLER

ii

AÇIKLAMALARKOD 346SBI009

ALANBüro Yönetimi ve Sekreterlik

DAL/MESLEK Ortak Alan

MODÜLÜN ADI Dosyalama Hareketleri

MODÜLÜN TANIMI Dosyalama hareketleri ile ilgili bilgilerin verildiği öğretimmateryalidir.

40/24SÜRE

ÖN KOŞULTemel eğitimi tamamlamış olmak

YETERLİK Dosyalama ve takibini yapmak

MODÜLÜN AMACI

Genel Amaç:Büro makinelerini, araç ve gereçlerini kullanarak kurumyapısına uygun, belge ve dosya hareketleriniizleyebileceksiniz.Amaçlar:1. Büro makinelerini, araç ve gereçlerini kullanarak kurum

dosya planına uygun sınıflandırdığınız belgeleridosyalarına yerleştirebileceksiniz.

2. Bürodan ödünç verilen belge ya da dosyayı kurumstandartlarına uyarak izleyebilecek ve tekrar büroyadönmesini sağlayabileceksiniz.

EĞİTİM ÖĞRETİMORTAMLARI VEDONANIMLARI

Ofis ortamı

Dosyalama araç gereçleri

ÖLÇME VEDEĞERLENDİRME

Modülün içinde yer alan her faaliyetten sonra verilen ölçmearaçları ile kendinizi değerlendireceksiniz.

Modül sonunda ise, kazandığınız bilgi ve becerileri belirlemekamacıyla öğretmeniniz tarafından hazırlanacak bir ölçmearacıyla değerlendirileceksiniz.

AÇIKLAMALAR

1

GİRİŞSevgili Öğrenci,

Okumakta olduğunuz modül, mesleğinizin, şimdiki ve gelecekteki gelişiminin enönemli unsurlarından biridir. Siz bu satırları okurken bile bu alanda yüzlerce değişme vegelişme olmaktadır. Bunun için, şu an okuduğunuz ve öğrenmeye çalıştığınız modülüanlamanız, gelişim içinde olmanız için büyük bir fırsattır.

Okuduktan sonra göreceksiniz ki, bu modülü öğrendiğiniz zaman, tercih ettiğinizmeslekle ilgili önemli bir aşama kat edeceksiniz.

Bu modülle; dosyalama hareketlerini ve bu sistemlerle ofislerde belgeleri, tasnifedecek, dosyaların ödünç verilmesini ve dosyaların dolaşma şekillerini öğreneceksiniz.

Öğrendiklerin sizi iş hayatında dosyalama sistemlerinde bir adım öne taşıyacak.

Yukarıda yazılanlar ilginizi çekiyorsa sonraki sayfayı çevirerek ofis dünyasının bütünnimetlerinden faydalanınız.

GİRİŞ

2

3

ÖĞRENME FAALİYETİ- 1

Büro makinelerini, araç ve gereçlerini kullanarak kurum dosya planına uygunsınıflandırdığınız belgeleri dosyalarına yerleştirebileceksiniz.

Okulunuzun yazışma ofisine uğrayarak belge yerleştirme ilkelerini araştırınız.Araştırma sonucunda temin ettiğiniz belgeleri sınıfınıza getiriniz. Arkadaşlarınızlapaylaşınız.

1. BELGE YERLEŞTİRME İLKELERİ

1.1. Belge Kontrolü

Dosyaların tasnif edilmesinde amaç birbiriyle ilgili belgelerin bir arada bulunmasını,aranan belge ve dosyanın en süratli biçimde bulunup isteyene sunulmasını sağlayacak birdüzen kurmak olmalıdır. Ayrıca tasnif sistemi kurulurken getirilecek sistemin, dosyalarınarşive transferi için de esas ve kolaylık sağlayıcı türde bir düzenlemeye sahip olması önemlegöz önünde tutulmalıdır.

Dosyalama tasnif sistemleri: Alfabetik Dosya Tasnif Sistemi Kronolojik (Tarihsel) Dosya Tasnif Sistemi Bölgesel Esasa Göre Dosya Tasnif Sistemi Numaralı Dosya Tasnif Sistemleri

a) Serial Dosya Tasnif Sistemib) Desimal (ondalık) Dosya Tasnif Sistemi

Konu Esasına Göre (Tek Konu - Tek Dosya) Tasnif Sistemi Karma Dosya Tasnif Sistemi Sanal Dosya Tasnif Sistemi

ÖĞRENME FAALİYETİ- 1

AMAÇ

ARAŞTIRMA

4

1.1.1. İmza, Paraf

Büro işlerinin, belli bir sistem çerçevesinde yürütülmesi için, imza formları, belgekayıt defterleri kullanılarak belgelerin kaybolması engellenir ve takipleri mümkün olur.Kayıt işlemleri sayesinde, belgenin nerede aranacağı kolaylıkla bulunur. Alınan belgelerinkim tarafından alındığı ve yerine konup konulmadığı, takip edilir; yerinde olmayandosyaların yerleri belirlenir. Belge yönetiminde dikkat edilmesi gereken husus, belge vedosyaların alınırken ve teslim edilirken imza karşılığında yapılmasını sağlamaktır.

Paraf, imza yerine örgüt içi yazışmalarda kullanılır. Genellikle kişilerin ad vesoyadlarının baş harflerinden oluşan küçük imzadır. Belgeyi paraf etmenin anlamı, ilgilikişinin dağıtımı yapılan belgeyi aldığı, dolaşımı yapılan belgeyi gördüğünün bir kanıtıolması içindir.

1.1.2. Ekler

Ekler, yazıları tamamlayıcı belgelerdir. Yazı ya da rapordaki olgu, fikir, tartışma vetavsiyeleri açıklayan ya da destekleyen bilgiler levha, grafik, şema, harita, resim, yazı,çizelge olarak raporun sonuna sıra numarası ya da harfler esasına göre (Ek-1, Ek-2 ya da Ek-A, Ek-B, …) eklenir. Bunlar yazı veya raporun ana kısmındaki gerekli olmayan bilgilerikapsar. Böylece, okuyucu raporu okurken birçok şema, çizelge, resim vb.’leriylekarşılaşmaktan kurtarılır, istediğini inceleme imkanı verilir. Raporun ilgili kısmına eklerinisimleri ve ek numaraları yazılarak kolaylıkla bulunmaları sağlanır. (Ek-1’ e bakınız veyaBkz. Ek-1 gibi).

Belgeler dosyalanırken mutlaka ekleri ile birlikte dosyalanmalıdır.

1.1.3. Çoğaltma

Ortaya çıkmış bir belge, eğer işlem görecek ise, belge dağıtılır. Önce belgenindağıtılacağı kişilerin listesi çıkarılır ve bu listeye göre belge çoğaltılır. Belge kaç kişiyedağıtılacaksa, ekleri dahil olmak üzere, toplam dağıtılacak kişi sayısı kadar kopya yapılır veher kişiye, oluşturulan belge setlerinden verilir. Belgenin dağıtıldığı kişilerin bir isim listesi,elde kalan orijinal belgenin uygun bir yerine yazılır ve kopyaların verildiği tarih not edilir.

1.1.4. Yerleştirme Şekli

Belgeler, dosyalama sistemlerine göre gruplandırıldıktan sonra dosyalanmak amacıylabelli bir sıralamaya tutulurlar. Bu sıralamadaki aşamalar şunlardır:

Evrak telli dosyaya veya mekanizmalı dosyaya konulacaksa delgi makinesiyledelinir. Gizli belgeler delinmeden kapalı dolaplara konulur.

Belgenin, içine konulacak dosyaya ait olup olmadığı kontrol edilir. Yeni tarihli belge en üste konur. Dosyaya gereğinden fazla belge konulmuşsa, yeni bir dosya açılır.

5

UYGULAMA FAALİYETLERİ

İşlem Basamakları Öneriler

Belgeleri tasnif ediniz.

Belge kontrolü konusunu dikkatlice okuyunuz.Okulunuz evrak kayıt bürosundan temin ettiğinizve öğretmeninizin vereceği belgeleri konuya göretasnif ediniz ve öğretmeninize göstererekdoğruluğunu tasdik ettiriniz.

Dosyayı seçiniz. Tasnif ettiğiniz belgelerden birini seçiniz

Belgeyi kontrol ediniz. Belgenin çeşidini belirleyiniz.

Saklama şeklini belirleyiniz.

Yerleştirme şekli konusunu okuyunuz. Belgeninçeşidine göre saklama şeklini belirleyiniz.Öğretmeninize sorarak doğruluğunu öğrendiktensonra ilgili dosyaya yerleştiriniz.

UYGULAMA FAALİYETİ

6

ÖLÇME VE DEĞERLENDİRME

Bu faaliyet kapsamında hangi bilgileri kazandığınızı, aşağıdaki soruları cevaplayarakbelirleyiniz. Soruların sadece bir doğru cevabı vardır.

ÖLÇME SORULARI (ÇOKTAN SEÇMELİ SORULAR)

1. Aşağıdakilerden hangisi dosya tasnif sistemlerindendir?A) Alfabetik dosyalama tasnif sistemiB) Kronolojik dosyalama tasnif sistemiC) Bölgesel dosyalama tasnif sistemiD) Numerik dosyalama tasnif sistemiE) Hepsi

2. Belgeyi paraf etmenin anlamı nedir?A) İlgili kişinin dağıtımı yapılana belgeyi gördüğünüB) İlgili belgenin tüm birimleri dolaştığınıC) ilgili belgenin dolaştığınıD) İlgili belgenin dosyalanacağınıE) İlgili belginin işleminin bittiğini gösterir.

3. Belgeler dosyalanırken beraberinde ne konulmalıdır?A) A Belgenin aslıB) Belgenin ekleriC) C Belgenin suretleriD) Belgenin imza listeleriE) E Belgenin numaraları

4. Belgeler dosyalanırken aşağıdakilerden hangileri yapılır?I..Belge telli dosyaya veya mekanizmalı dosyaya konulacaksa delgi makinesiyledelinir.II.Gizli belgeler delinmeden kapalı dolaplara konur.III.Belgenin içine konulacak dosyaya ait olup olmadığı kontrol edilir.IV.Yeni tarihli belge üstte konur.V.Dosyaya gereğinden fazla belge konmuşsa, yeni dosya açılır.A) I, IIB) B)I, IIIC) C)I, II, IIID) I, II, III, IVE) II, IV

ÖLÇME VE DEĞERLENDİRME

7

5. Ortaya çıkmış bir belge işlem görecekse hangi aşamalar gerçekleştirilir?I. Belge dağıtılır.II. Belgenin dağıtılacağı kişilerin listesi çıkarılır.Listeye göre belge çoğaltılır.Belge kaç kişiye dağıtılacaksa ekleri de o kadar çoğaltılır.A) I, II, IIIB) II, IIIC) I, II, III, IVD) II, III, IVE) I, III, IV

8

ÖĞRENME FAALİYETİ-2

Bürodan ödünç verilen belge ya da dosyayı kurum standartlarına uyarak izleyebilecekve tekrar büroya dönmesini sağlayabileceksiniz.

Okulunuzun yazışma ofisine giderek dosya ya da belge ödünç verme kayıt sistemaraçlarına birer örnek temin ediniz. Bu örnekleri sınıfa getirerek arkadaşlarınızla birlikteinceleyiniz.

2. DOSYA YADA BELGEYİ ÖDÜNÇ VERMESİSTEMİ

2.1. Ödünç Verme Kayıt Sistem Araçları

Bir dosyayı görmek ve üzerinde işlem yapmak isteyen bir bölüm veya memur içinbelge, dosyasından çıkarılmaz. Belge, dosyası ile birlikte dolaşır. Böylece belgeninyıpranması ve kaybolması engellenmiş olur. Belgeyi görmek isteyen kişi, dosya isteme fişidoldurarak dosya memuruna verir ya da memura gönderir.

Dosya İsteme Fişi

Dosya No Alındığı Tarih …./…./……..

İsteyenin bağlı olduğu ünitenin adı

Dosyanın konusu

İsteyenin adı soyadıİmzası

Belge, görmek isteyen kişiye dosya ile ulaştığında konu ile ilgili diğer belgelerin degörülmesi daha ayrıntılı inceleme imkanı sağlar. Belge dosyadan, üst yönetim veyamahkeme, denetleme kurulu gibi resmi makamların istemesi gibi özel durumlardaçıkarılabilir. Dosya- dan çıkarılan belgenin yerine hatırlatma kartı konur. Gerekli bilgilerinyazıldığı kart, belge yerine konulduğu zaman iptal edilir.

ÖĞRENME FAALİYETİ-2

AMAÇ

ARAŞTIRMA

9

Hatırlatma Kartı

DOSYANIN

NUMARASI ADI VERİLDİĞİ BİRİMYA DA KİŞİ

VERİLDİĞİTARİH

Dosya izlenmesi, ödünç alınan dosyanın geri dönmesini çabuklaştırmak amacıylahatırlatma dosyasının sürekli olarak kontrol edilmesi ve dosyanın geri gelmeme nedenininsaptanmasıdır. Dosya memuru her dosya verişinde dosyanın verilişiyle ilgili bilgileri birimleriçin ayrı ayrı tutacağı bir dosya izleme listesine işler.

10

Dosya İzleme Listesi

Dosyanın verildiği birimin adı:…………………………………………………………………

VerildiğiTarih

DosyaNo

Dosyanın işlem için verildiğipersonelin adı ve soyadı Konusu

Dosyanın ödünç alınan bölümden başka bir bölüme geçmesi gibi durumlarda, birdosya transfer fişi hazırlanmalı ve fiş üzerine dosyanın aktarıldığı bölüm yazılmalıdır.Dosyayı başka bir bölüme gönderen kişi, bu işlemi dosya memuruna bildirmelidir.Hazırlanan dosya transfer fişini, dosya memuruna göndermelidir. Dosya memuru aldığıdosya transfer fişini ilgili göze koyar ve önceki dosya isteme fişini ilgiliye iade eder.

Dosya Transfer Fişi

Dosyanın adı veNumarasıDosyayı transferedenin birimiadı ve soyadı

Dosyanın verildiğibirim ve alanınadı ve soyadı

Transfer Tarihiİmza

…./…./……..

11

UYGULAMA FAALİYETİ

İşlem Basamakları Öneriler

İstenilen belge ya da dosyayıbulunuz.

Ödünç verme ve kayıt sistem araçları konusunudikkatlice okuyunuz. Okulunuz ofisinden veyaöğretmeninizden dosya isteme fişini alarakgerekli bilgileri doldurunuz. (Konudaki özeldurumlar dışında belgeyi isteyene dosyasıylabirlikte veriniz). Daha geniş doküman için yakınçevrenizdeki kuruluşların ofislerinebaşvurabilirsiniz.

Çıkarılan belgenin yerine bilgikartını takınız.

Belge dosyasından çıkartılıp verilmiş is çıkarılanbelgenin yerine hatırlatma kartını doldurarakkoyunuz.

Verilecek belge ya da dosyanınkaydını yapınız.

Dosya ödünç alınan bölümden başka bir bölümeverildiğinde bir transfer fişi hazırlayarakdosyanın aktarıldığı bölümü yazınız. Transferfişini ilgili göze koyunuz. Önceki isteme fişiniiptal ediniz

Verilen dosya ya da belgenintakibini yapınız.

Ödünç alınan dosyanın geri dönmesiniçabuklaştırmak amacıyla hatırlatma dosyasınısürekli olarak kontrol ediniz ve dosyanın gerigelmeme nedeninin saptayınız. Her dosyaverilişinde dosyanın verilişiyle ilgili bilgileribirimler için ayrı ayrı tutacağınız bir dosyaizleme listesine işleyiniz.

Alınan belgeyi yerine takınız. Ödünç verilen belge geri döndüğünde belgeyi

yerine takınız ve hatırlatma kartını iptal ediniz.

UYGULAMA FAALİYETİ

12

ÖLÇME VE DEĞERLENDİRME

Bu faaliyet kapsamında hangi bilgileri kazandığınızı, aşağıdaki soruları cevaplayarakbelirleyiniz. Soruların sadece bir doğru cevabı vardır.

ÖLÇME SORULARI (ÇOKTAN SEÇMELİ SORULAR)

1. Bir belge görülmek isteniyorsa hangi işlemler yapılır?I. Belge dosyasıyla birlikte dolaşır.II. Belgeyi görmek isteyen kişi dosya isteme fişini doldurarak dosya memuruna

verir.III. Belgeyi görmek isteyen bölüm için de belge dosyasından çıkarılmaz.

A) I, II, IIIB) II, IIIC) IIID) IIE) I, III

2. Belgenin dosyasıyla birlikte dolaşmasının faydaları nelerdir?I. Konu ile ilgili diğer belgelerin de görülmesiII. Daha ayrıntılı incelenmesiIII. Belgelerin yıpranması önlenir.

A) I, IIIB) I, II, IIIC) IIID) IIE) I

3. Belge dosyadan hangi hallerde çıkarılabilir?I. Üst yönetimin istemesiII. Mahkemenin istemesiIII. Denetleme kurulunun istemesi

A) IB) IIC) IIID) II, IIIE) I, II, III

ÖLÇME VE DEĞERLENDİRME

13

4. Dosya hatırlatma kartı kullanmanın amacı hangileridir?I. Dosyanın geri dönmesini çabuklaştırmakII. Dosyanın sürekli kontrol edilmesini sağlamakIII. Dosyanın geri gelmeme nedenini saptamak

A) IB) IIC) II, IID) I, II, IIIE) I, III

5. Dosya transfer fişine neler yazılmalıdır?I. Aktarıldığı bölümII. Dosyayı başka bir bölüme gönderen kışı ve imzasıIII. Dosyanın numarası ve adıIV. Dosyanın transfer tarihi

A) I, II, IVB) I, II, III, IVC) II, IIID) II, III, IVE) I, III, IV

14

UYGULAMALI TEST

Bu testi öğrenme faaliyetindeki başarı seviyenizi ölçmek için uygulayınız.

Aşağıda belirtilen ölçütlere göre kendinizi değerlendiriniz. Test sonucuna göre başarıseviyeniz orta ise öğrenme faaliyetini tekrar ediniz. Başarı seviyeniz iyi ise bir sonrakiöğrenme faaliyetine geçebilirsiniz.

Gözlenecek Davranışlar Evet Hayır

Belge yerleştirme ilkeleriBelgeleri tasnif ettim.

Dosyayı seçtim.

Belgeyi kontrol ettim.

Saklama şeklini belirledim.

Ödünç verme kayıt sistem araçlarıİstenilen belge ya da dosyayı buldum.

Çıkarılan belgenin yerine bilgi kartını taktım.

Verilecek belge ya da dosyanın kaydınıyaptım.

Verilen dosya ya da belgenin takibini yaptım.

Alınan belgeyi yerine taktım.

15

DEĞERLENDİRME

Uyguladığınız performans testinde: Evetlerinizin toplamı 7 – 9 aralığında ise bir sonraki öğretim faaliyetine

geçebilirsiniz. Evet sayısı 7’nin altında ise.

Öğrenme faaliyetini tekrar edin Başarısız olduğunuz konular ile ilgili uygulama faaliyetindeki önerileri

uygulayın. Hala başarısız olduğunuzu düşünüyorsanız konuyla ilgili kişilere

(öğretmeninize) başvurun.

16

MODÜL DEĞERLENDİRME

Modül sonunda kazanacağınız yeterliliği kazanıp kazanmadığınızı ölçen bir ölçmearacı öğretmeniniz tarafından size uygulanacaktır.

Bu uygulama sonucu bir üst modüle geçip geçmeyeceğiniz size öğretmeniniztarafından bildirilecektir.

MODÜL DEĞERLENDİRME

17

CEVAP ANAHTARLARI

ÖĞRENME FAALİYETİ 1 CEVAP ANAHTARI

1 E

2 A3 B

4 D

5 C

ÖĞRENME FAALİYETİ 2 CEVAP ANAHTARI

1 A2 B3 E4 D5 B

DEĞERLENDİRME

Cevaplarınızı cevap anahtarıyla karşılaştırınız ve doğru cevap sayınızı belirleyerekkendinizi değerlendiriniz. Yanlış cevapladığınız konularla ilgili öğrenme faaliyetlerinitekrarlayınız.

CEVAP ANAHTARLARI

18

KAYNAKÇA

AR A. Fikret, Büro Yönetimi Teknikleri, S Yayınları, Ankara, 1980

GÖKDERE Halis, Yazışma Teknikleri, Gazi Kitabevi, Ankara, 2003

KOÇ Hakan, Menekşe TARHAN ÖZTOPRAK, Yazışma Teknikleri, SeçkinYayıncılık, Ankara, 2003

TUTAR Hasan, Dosyalama ve Arşivleme Teknikleri, Aktif Yayınevi, Erzurum2001

TUTAR Hasan, Mehmet ALTINÖZ, Büro Yönetimi ve İletişim Teknikleri,Seçkin Yayıncılık, Ankara, 2004

KAYNAKÇA