Mengorganisasi Audit Kinerja

Managing The Performance Audit Unit and Its Work

Kelompok II

F1314037 ELLEN FATMALISSYAF1314004 AGUNG NUGROHOF1314098 ARY SUHARYANTO

FUNGSI MANAJEMEN

• Perencanaan (planning) • Organisasi (organizational) • Pengarahan (direction) • Pengendalian (controlling)

Management By Objective (MBO)

Berfokus pada hasil, bukan proses

Tujuan berfungsi sebagai definisi atas hasil yang diinginkan

1. Menetapkan tujuan2. Rencana mencapai tujuan3. Menjalankan rencana4. Evaluasi dan Perbaikan

•planning•organizational•direction•controlling

MBO

MANAJEMEN KERJA AUDIT KINERJA

MBO sebagai sistem manajemen untuk fungsi audit kinerja:

Masalah organisasi dan perencanaan

mengenai pengelolaan keseluruhan unit

Fungsi manajemen berkenaan dengan

manajemen spesifik atas audit

organizational purpose

Audit Kinerja :

akuntabilitas terhadap publik fungsi terpenting

melengkapi audit keuangan & kepatuhan• integritas, • kredibilitas, dan • tanggung jawab pejabat pengelola baik, efisien dan

efektif

Goal and Objective Organization• Tujuan

• Sasaran

tidak perlu spesifik dan

terukur, jelas dan tepat

sangat spesifik

memuat kriteria untuk dijadikan standar menentukan kapan

sasaran telah tercapai

Fungsi audit kinerja bertujuan untuk :

• komunikasi terbuka• integritas dan kredibilitas• patuh standar• persiapan jadwal jangka panjang dan jangka

pendek• peningkatan kualitas pekerjaan analitik • persiapan laporan• membangun program pengembangan karir

Annual Audit Work PlanFungsi penting auditor melibatkan perencanaan program kerja kantor

Setidaknya terlaksanakan pada setiap tahun

Program kerja audit jangka panjang (5 th) sebaiknya dijadikan sebagai kerangka acuan

Pengembangan Annual Audit Planning• Ketersediaan keterampilan dan personil• Sifat kritis audit diperlukan atas dasar agency-

by-agency• Kebutuhan audit sebagaimana diungkapkan

oleh tenaga administratif dan legislatif tingkat atas

• Waktu berlalu sejak instansi terakhir yang telah diaudit

Pengembangan Annual Audit Planning (lanjutan)

Siapa Auditee? Waktu yang diperlukan? Personil yang dibutuhkan? Elemen audit yang dibutuhkan?

1. Menentukan Siklus Perencanaan

2. Pedoman Mengidentifikasi Calon Audit

3. Seleksi Proses Audit

4. Mempersiapkan Usulan Program Tahunan Audit

5. Program Audit Tahunan yang telah disepakati

1.Risiko relatif dan keterbukaan2.Penilaian terhadap hasil audit

sebelumnya 3.Kurangnya informasi program4.Adanya keluhan5.Persyaratan hukum6.Perubahan lingkungan signifikan7.Masalah layanan manajemen8.Masukan dari pejabat legislatif dan

administrasi

MANAJEMEN AUDIT TERTENTU/KHUSUSPengembangan rencana audit tahunan • langkah terakhir dalam mempersiapkan perjanjian audit

tertentu, • memerlukan keterampilan manajemen internal dan spesifik.

Auditor profesional dalam audit kinerja • pekerja yang memiliki pengetahuan,• perlu gaya manajemen & lingkungan kerja khusus agar

pekerjaan efektif.

Pendekatan penyusunan auditor untuk audit kinerja • kolegial (pertemanan), diktator, maupun demokratis tidak

efektif• yang paling tepat pembagian tanggung jawab yang tegas &

adanya prosedur yang tepat (the "structure of roles”)

Contoh Pembagian TugasExhibit 15

STRUCTURE OF THE AUDIT TEAM 

Team Member ResponsibilitiesTeam Leader Responsible for planning, directing, organizing and controlling the

audit. Assigns objectives to auditors, reviews all completed work, coordinates final report.

Auditor Responsible for planning and carrying out audit work on assigned objec tives and tasks. Assigns tasks to audit assistants. Prepares findings related to assigned objectives. Prepares related work papers.

Audit Assistant Carries out tasks assigned by auditors. Prepares related work papers

Setiap anggota tim mengisi setidaknya satu dari tiga peran: Pengendali Teknis, Ketua tim (Auditor) dan Anggota Tim. Tanggung jawab di setiap tingkat saling melengkapi, masing-masing memiliki fungsi yang berbeda dalam tim, tetapi tidak ada yang lebih penting dari yang lain

Teknik Mengelola Audit:

1. Perencanaan dan Pengorganisasian Audit

2. Pengarahan dan Kontrol

1. Perencanaan dan Pengorganisasian Audit

menjadi rencana audit untuk penggunaan sumber daya yang efisien dan efektif

ketua tim audit bertanggungjawab

memasukkan informasi di dalamnya

program kerja audit tahunan

perencanaan & pengorganisasi-

an audit

pelaksanaan pekerjaan audit

Perencanaan dan Pengorganisasian Audit (lanjutan)

Fungsi manajemen terkait 3 kegiatan dasar:

1. Survey Pendahuluan: Tinjau informasi umum yang relevan dengan perencanaan audit.

2. Perencanaan Audit: Tentukan apa tugas yang harus dilakukan.

3. Mengorganisasikan pekerjaan audit: Mengatur tugas dalam jangka waktu tertentu dalam urutan logis dan menetapkan mereka pada keanggotaan tim.

Mengorganisasikan Pekerjaan Audit

Pembagian

pekerjaan

Hindari duplikasi kerja

Amati hubungan kritis antar-pekerjaan

Fokuskan pekerjaa

n

Prinsip-prinsip dalam membagi

pekerjaan

2. Pengarahan dan Kontrol Audit• Pengarahan Awal (Initial Direction)• Fokus Pengendalian (The Focus of Control)• Pengendalian Jadwal dan Biaya (Controlling

Schedule and Cost) • Mengontrol Kualitas Kerja (Controlling the

Quality of Work)

quality assurance

untuk memelihara standar yang tinggi dari kegiatan audit

meliputi

kebijakan sistem prosedurdisusun oleh lembaga audit

• Indikator bagi perekrutan dan promosi auditor• Panduan mengenai aspek teknis dan administrasi dalam

pengendalian mutu audit• Dasar untuk melakukan komunikasi mengenai kebijakan,

prosedur, dan hasil pengendalian mutu kepada staf terkait• Pengawasan dan review yang memadai atas sistem quality

assurance

Sistem quality assurance menyediakan:

Mekanisme quality assurance• Review atas perencanaan (planning review):

– perencanaan tugas audit di-review oleh manajemen lembaga audit untuk memastikan perencanaan audit telah dilakukan dengan baik.

• Review saat berlangsungnya audit (on-going review): – pelaksanaan audit merupakan subjek dari review berkelanjutan

oleh supervisor /manajer tim audit penting untuk memelihara mutu pelaksanaan audit & memberikan kesempatan kepada staf untuk berkembang melalui pemberian umpan balik & pelatihan kerja lapangan (on the job training).

• Review penugasan (task review): – tugas yang telah selesai harus di-review sebelum laporan hasil

audit disetujui.• Program preview tahunan (annual review program):

– proses preview independen atas tugas yang telah selesai untuk menginformasikan manajemen lembaga audit mengenai kelemahan dalam metodologi & praktik yang digunakan oleh lembaga audit.