Menyusun SOP.… · Petunjuk Belajar 1) Petunjuk Umum a) Bacalah bahan ajar dengan seksama, terutama bagian instruksi. b) Pahami tujuan anda mempelajari bahan ajar, sasaran yang diharapkan,

Standard Operating Procedures | 1

Menyusun SOP (Standard Operating Procedures)

Dwi Kusumaningsih - Dwi Melindawati – Dwi Rahmana

LKS ( Lembar Kerja

Siswa )

Nama : ............................................................

Kelas : ............................................................

No. Absen : ............................................................


LEMBAR KERJA SISWA

PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN

Menyusun SOP

Untuk SMK Kelas XI Semester Ganjil

Penyusun:

Dwi Kusumaningsih 160412607011

Dwi Melindawati 160412697921

Dwi Rahmana Putri 160412607070


DAFTAR ISI

Petunjuk belajar .....................................................................................1

Untuk peserta didik .............................................................................1

Untuk Pendidik ...................................................................................1

Kompetensi Inti .....................................................................................1

Kompetensi Dasar dan Indikator ...........................................................1

Materi Pembelajaran ..............................................................................1

Paparan Isi Materi .................................................................................1

Pengertian SOP ...................................................................................1

Tujuan Penyusunan SOP ....................................................................1

Jenis-jenis SOP ...................................................................................1

Fungsi SOP .........................................................................................1

Prinsip Penyusunan SOP ....................................................................1

Teknik Penyusunan SOP ....................................................................1

Prinsip Penerapan SOP .......................................................................1

Format SOP ........................................................................................1

Simbol-simbol SOP ............................................................................1

Tugas .....................................................................................................1

Penilaian ................................................................................................1

Daftar Pustaka .......................................................................................1


Petunjuk Belajar

1) Petunjuk Umum

a) Bacalah bahan ajar dengan seksama, terutama bagian instruksi.

b) Pahami tujuan anda mempelajari bahan ajar, sasaran yang diharapkan, tingkat

penguasaan yang diharapkan serta waktu yang ditargetkan.

c) Kerjakanlah tugas dan latihan yang terdapat di dalamnya dengan jujur tanpa

melihat kunci jawaban sebelum anda mengerjakannya.

d) Gunakan teknik membaca cepat dalam mempelajari bahan ajar.

e) Laporkan kemajuan anda kepada pendidik sebelum anda melanjutkan ke bahan

ajar selanjutnya.

2) Anda diperbolehkan bertanya kepada pendidik jika dianggap perlu.

3) Usahakan menyelesaikan setiap bahan ajar lebih cepat dari waktu yang ditetapkan.

4) Jika ada bagian yang belum anda pahami, cobalah terlebih dahulu mendiskusikan

dengan teman yang sedang mengerjakan bagian yang sama, sebelum anda bertanya

pada pendidik. Kalu perlu, anda harus berusaha mencari tahu jawabannya pada

sumber yang lain.

5) Tingkat pemahaman minimal yang diharapkan sebesar 75%, jika tingkat penguasaan

anda kurang dari 75%, pelajari materi/bagian-bagian dari bahan ajar yang belum anda

kuasai, atau mintalah saran-saran dari pendidik. Ikuti ketentuan yang berlaku dalam

setiap bahan ajar sebelum anda melanjutkan ke bagian lain atau ke bahan ajar

berikutnya.

Untuk Peserta Didik


a) Pendidik harus menguasai sepenuhnya isi bahan ajar dan mempunyai daftar bagian

bahan ajar yang mungkin sulit bagi peserta didik dan mempersiapkan

penjelasan/jawaban yang diperlukan.

b) Pendidik harus mempunyai catatan posisi dan kemajuan setiap peserta didik dan

sekaligus memikirkan sumber informasi lain yang dapat disarankan kepada peserta

didik.

c) Pendidik hendaknya dapat meningkatkan motivasi peserta didik setiap saat terutama

bagi peserta didik yang berhasil (memberi pujian, penghargaan, hadiah kecil, dll).

d) Sebelum memberikan verifikasi keberhasilan peserta didik, pendidik harus

mengevaluasi keberhasilan peserta didik dengan memberikan pertanyaan, otomatisasi

kantor, test dan sebagainya yang telah dipersiapkan terlebih dahulu.

e) Bahan ajar yang digunakan oleh peserta didik harus dimulai secara berurutan.

f) Setiap satu bahan ajar selesai, peserta didik harus melaporkannya kepada fasilitator

dan diverifikasi oleh fasilitator melalui tes sederhana, tanya jawab dan sebagainya.

g) Peserta didik ditugaskan untuk membuat rangkuman setiap bahan ajar yang telah

mereka pelajari.

h) Bahan ajar ini merupakan edisi awal materi kurikulum 2013. Oleh karena itu, pendidik

diharapkan :

Membuat catatan rinci mengenai kekurangan bahan ajar ini

Menambahkan materi yang dianggap lebih baik dari yang ada, sesuai dengan

kondisi setempat.

Untuk Pendidik


Kompetensi Inti

KI 1: Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.

KI 2: Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggung jawab, peduli, santun, ramah

lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan pro-aktif) dan

menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan bangsa

dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam

menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.

KI 3: Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural dalam ilmu

pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan,

kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena dan kejadian, serta

menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang spesifik sesuai dengan

bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah

KI 4: Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait

dengan pengembangan dari yang dipelajarinya disekolah secara mandiri dan mampu

melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung.


Kompetensi Dasar dan Indikator

Menjelaskan pengertian, simbol-simbol, prinsip dan teknik penyusunan SOP (Standar Operating

Procedures) atau POS (Prosedur Operasi Standar)

Menyusun SOP (Standar Operating Procedures) atau POS (Prosedur Operasi Standar)

KD 3.1

KD 4.1

A. Pengertian Standard Operating Procedure (SOP)

B. Tujuan Penyusunan SOP

C. Fungsi SOP

D. Jenis-Jenis SOP

1) Berdasarkan Kegiatan

2) Berdasarkan Besar Kegiatan

3) Berdasarkan Kelengkapan Kegiatan

4) Berdasarkan Jenis Kegiatan

E. Prinsip Penyusunan SOP

F. Teknik Penyusunan SOP

G. Format SOP

H. Simbol-Simbol SOP

Kompetensi Dasar

KD 3.1

Indikator


Pengertian Standard Operating Procedure (SOP)

Tujuan Penyusunan SOP

Fungsi SOP

Jenis-Jenis SOP

Prinsip Penyusunan SOP

Teknik Penyusunan SOP

Format dan Simbol-Simbol SOP

Materi Pembelajaran


Paparan Isi Materi

Agar kondisi tersebut dapat tercapai, peusahaan harus memiliki pedoman,

aturan atau prosedur kerja tertentu yang bersifat tetap, rutin, dan tidak berubah-ubah

dalam kegiatan setiap unit kerja. Ketika prosedur kerja tersebut dibakukan menjadi

dokumen tertulis, prosedur kerja itu disebut sebagai Standard Operating Procedure

(SOP). Jika diartikan per kata, standard (standar) adalah ukuran tertentu yang dipakai

sebagai patokan yang menjadi acuan pokok yang wajib dipatuhi oleh setiap pimpinan

dan karyawan. Operating (operasional) berkaitan dengan kegiatan atau aktivitas

kerja. Sedangkan, procedure (prosedur) memuat tahapan atau rincian yang

berhubungan dengan proses pekerjaan.

Jadi, SOP merupakan rangkaian tata cara pelaksanaan kerja yang diatur

secara berurutan sehingga terbentuk urutan kerja secara bertahap dalam

menyelesaikan suatu pekerjaan. Beberapa pengertian SOP yang dikemukakan oleh

paa ahli adalah sebagai berikut.

o William Wand Donald dan Paul H. Schwartz

Dalam bukunya yang berjudul Standard Operating Procedurs (SOPs) for

Research in Weed Science Weed Technology (1995) mengemukakan bahwa

Sop adalah perumusan dari prosedur yang digunakan secara berulang-ulang

dalam ukuran yang spesifik atau sebagai suatu contoh yang berisi cara

mengerjakan sesuatu.

o Gereth R. Jones

Dalam bukunya yang berjudul Organizational Theory, Text, and Cases

(2001) mengemukakan bahwa SOP merupakan bagian dari peraturan tertulis

yang membantu mengontrol perilau anggota organisasi. SOP mengatur cara

pekerja untuk melakukan peran keorganisasiannya secara terus-menerus

dalam pelaksanaan tugas dan tanggung jawab organisasi.

Pengertian SOP


o Istyadi Insani

Dalam Kebijakan Prosedur Operasi Standar Administasi Pemerintahan di

Indonesia (2010) mengemukakan SOP adalah petunjuk tertulis yang

menggambarkan dengan tepat tahapan pelaksanaan tugas, pekerjaan, atau

kegiatan.

o International Organiation For Standardization (ISO) 2001 tentang

Manajemen Mutu

SOP merupakan kehidupan dari sistem manajemen yang berfungsi sebagai

pedoman, prosedur, dan instruksi kerja.

Dapat ditarik kesimpulan bahwa Standard Operating Procedure (SOP)

adalah suatu pedoman yang mengatur tahapan suatu proses atau prosedur pekerjaan

tertentu yang bersifat rutin, tetap, tidak berubah-ubah, dan standar untuk pelaksanaan

prosedur kerja. Ada beberapa istilah lain yang terkait SOP yang peru diketahui:

Standar Prosedur Operasi (SPO), merupakan terjemahan istilah SOP yang

biasa digunakan pada bidang perkebunan.

Prosedur Operasi Standar (POS), merupakan terjemahan istilah SOP yang

biasa digunakan pada bidang keagamaan.

Standar Operasional Baku (SOB), merupakan terjemahan istilah SOP yang

biasa digunakan pada bidang industri.

Prosedur Tetap (Protap), merupakan istilah umum dalam birokras

pemerintahan, khususnya di lingkungan militer dan kepolisian.


Adapun tujuan penyusunan SOP adalah sebagai berikut:

1. Karyawan dapat bekerja dengan konsisten pada setiap unit kerjanya.

2. Karyawan dapat mengetahui peran dan fungsinya pada setiap posisi dalam

organisasi atau perusahaan dengan benar.

3. Memperjelas alur tugas, wewenang, dan tanggung jawab stiap karyawan.

4. Melindungi perusahaan dan karyawan dari kesalahan operasional jalannya

organisasi.

5. Menghindari kesalahan, kegagalan, keraguan, duplikasi, dan inefisiensi

(kesalahan penghematan dalam perusahaan).

SOP dibuat untuk dilaksanakan secara tepat dan benar oleh semua pihak yang

ada di perusahaan. Artinya, dalam melaksanakan suatu pekerjaan, langkah atau

tahapannya tidak berubah dan sesuai prosedur kerja yang telah ditetapkan atau

dilakukan. Dengan demikian, ruang lingkup administrasi SOP mencakup semua

proses yang terjadi dalam suatu perusahaan, baik langsung maupun tidak langsung,

internal maupun ekternal.

Selain digunakan untuk menguir kinerja perusahaan atau organisasi publik yang

berkaitan dengan ketepatan program dan waktu, SOP juga digunakan untuk menilai

kinerja yang dilaksanakan setiap unit kerja atau divisi.

Beberapa lembaga atau instansi harus jelas dan tegas dalam menerapkan

SOP, seperti departemen kesehatan, departemen perindustrian, instansi militer, dan

penerbangan karena instansi atau lembaga tersebut memiliki kaitannya dengan

nyawa manusia. Hal yang sama juga berlaku pada departemen pendidikan, yaitu

demi meningkatkan mutu pendidikan.

Agar SOP dapat dilaksanakan secara tepat, beberapa hal yang harus

diperhatikan adalah sebagai berikut:

1. SOP terdokumentasikan dengan baik

2. Memiliki jaringan di setiap unit kerja atau divisi yang ada di dalam perusahaan

3. Ada pernyataan dari seluruh karyawan, mulai dari jajaran direksi hingga

karyawan level bawah, untuk berkomitmen mematuhi dan menjalankan SOP

tersebut.

Tujuan Penyusunan SOP


Sebagai acuan kerja, SOP memiliki berbagai fungsi, yaitu sebagai berikut:

a. Memperjelas dan melancarkan pekerjaan dari setiap unit kerja sesuai prosedur

kerja

b. Karyawan lebih disiplin, mandiri, konsisten dalam bekerja, dan tidak tergantung

kepada pimpinan

c. Sebagai landasan hukum jika terjadi kesalahan atau penyimpangan dalam

melaksanakan tugas

d. Karyawan lebih percaya diri dan mandiri sehingga tahu apa apa yang harus

dikerjakan tanpa harus ada intervensi (instrruksi, petunjuk) dari pimpinan

e. Membantu evaluasi setiap proses operasional perusahaan

f. Acuan tertulis dalam menetapkan keijakan perusahaan

Fungsi SOP

Dalam administrasi perkantoran, SOP dibagi berdasarkan kegiatan, besar kegiatan,

kelengkapan kegiatan, dan jenis kegiatan.

JENIS-JENIS SOP

Berdasarkan Kegiatan

Berdasarkan besar

kegiatan

Berdasarkan Kelengkapan

Kegiatan

Berdasarkan jenis

kegiatan

Jenis-jenis SOP


A) Berdasarkan Kegiatan

1. SOP Administratif

SOP administratif adalah prosedur operasi standar untuk pekerjaan yang

bersifat administratif. Mutu pekerjaan yang sifatnya umum (tidak detail), melibatkan

banyak orang, atau dilaksanakan lebih dari satu orang, dan banyak digunakan dalam

perusahaan. Contohnya adalah SOP penanganan Surat Masuk, SOP Pemeliharaan

Komputer Kantor, dan SOP Penyelenggaraan Bimbingan Teknis.

Tahapan pelaksanaan pekerjaan bersifat makro ataupun mikro. Makro berarti

pelaksanaan pekerjaan melingkupi beberapa pekerjaan yang bersifat mikro, yang

berisi kegiatan secara timbal. Sementara itu, mikro berarti pelaksanaan pekerjaan

merupakan bagian dari administrasi makro yang membentuk satu kesinambungan

aktivitas secara lebih rinci.

Beberapa hal yang terdapat dalam SOP administratif, antara lain rencana

proyek, rencana manajemen, penetapan kebutuhan organisasi, perkembangan

informasi dalam rekaman pengolahan, validasi data yang lengkap, dan prosedur

penyesuaian suatu perusahaan atau faktor tertentu.

Dalam penyusunan SOP administratif harus terdapat lima unsur berikut :

A) Halaman judul

B) Daftar isi

C) Prosedur

D) Pemeriksaan atau Pengontrolan

E) Referensi

Berdasarkan Kegiatan

Administratif Teknis


Adapun bagian-bagian prosedur dalam SOP administratif adalah sebagai

berikut:

a. Tujuan, yang berisi identifikasi yang akan dicapai.

b. Cakupan, berisi identifikasi jangkauan prosedur yang akan digunakan.

c. Abstrak, berisi ringkasan yang diformat singkat dan keseluruhan prosedur.

d. Definis atau daftar istilah, berisi kata khusus yang digunakan, singkatan atau

akronim yang memiliki arti khusus, dan definisi dari frasa yang digunakan.

e. Penanggung jawab, berisi penjelasan tentang siapa yang bertanggung jawab

dalam tugas, situasi, dan tempat tertentu, siapa yang bertanggung jawab untuk

memberi pelatihan, dan menjelaskan posisi seseorang dengan yang lainnya.

f. Metode, berisi bagian yang mengidentifikasi semua langkah-langkah terkait

dengan prosedur yang dibutuhkan.

g. Kriteria atau daftar aktivitas.

h. Manajemen penyimpanan atau perekaman data.

Bagian pemeriksaan dan pengontrolan dalam SOP administratif berisi hal-hal berikut:

a. Acuan yang jelas mengenai dokumen atau prosedur SOP.

b. Buku acuan yang digunakan.

c. Metode-metode dan literatur yang ditulis sesuai dengan kaidah yang berlaku.

d. SOP sesuai dengan kaidah yang berlaku.

e. Pengambilan kalimat (kutipan) yang panjang disisipkan dalam lembar lain agar

tetap mudah dibaca dan diakses.


2. SOP Teknis

SOP Teknis adalah prosedur operasi standar yang dicatat dan diuraikan

secara detail, rinci, dan teliti yang menggambarkan kegiatan yang dilakukan oleh

orang atau satu kesatuan tim kerja untuk berbagai aktivitas di perusahaan sehingga

tidak ada kemungkinan variasi lain. Oleh karena itu, SOP teknis biasanya berisi

instruksi dan ditetapkan dalam pekerjaan bidang keuangan, kearsipan, dokumentasi,

laboratorium, kedokteran, layanan masyarakat, dan kepegawaian. Contohnya SOP

pengagendaan surat, SOP berisi disposisi, dan SOP pengoperasian komputer.

Beberapa hal yang harus diperhatikan terkait SOP teknis adalah sebagai

berikut:

a. Umumnya berisi instruksi.

b. Dibutuhkan untuk mengukur aktivitas data, seperti contoh data jenis,

pemprosesan data, evaluasi data, verifikasi data, risiko tak terduga, dan audit

perlengkapan operasional.

c. Membutuhkan langkah khusus untuk mencapai tujuan, koordinasi, laporan dan

rekaman.

d. Setiap aktivitas harus sesuai dengan gambaran kerja, meskipun formatnya dapat

dimodifikasi, dikurangi, atau diperluas.

Berikut adalah lima hal yang harus ada dalam SOP teknik:

Halaman judul

Daftar isi

ProsedurPengontrolan

Referensi


Bagian-bagian prosedur dalam SOP teknik adalah sebagai berikut:

a. Jangkauan dan ketergunaan, menjelaskan tujuan, dan cara pengaturan syarat

prosedur.

b. Abstraksi, merupakan kesimpulan prosedur.

c. Definisi, yang berisi singkatan, identifikasi singkatan, atau terminologi yang

digunakan.

d. Kesehatan dan keselamatan, yang berisi:

Jika karyawan tertimpa musibah, seperti kecelakaan, terluka, atau

meninggal dunia, harus diidentifikasi, dan

Penjelasan jika prosedur dilaksanakan dengan tidak benar.

e. Peringatan

Menggambarkan kegiatan yang didalamnya mungkin terjadi salah satu percobaan,

ada hasil yang tidak valid, atau peralatan tertentu mengalami kerusakan.

f. Gangguan

Menggambarkan segi ketelitian atau adanya beberapa bagian dari proses yang

mungkin terganggu.

g. Tanggung jawab individu

Berisi cara individu bertanggung jawab terhadap tugas yang wajib dikerjakan.

h. Peralatan dan persediaan

Bagian ini berisi materi, peralatan, daftar, dan spesifikasi.

i. Metode

Berisi cara untuk menentukan langkah yang dibutuhkan. Hal yang harus

diperhatikan adalah metode atau instrumen yang digunakan, sampel, persiapan,

permasalahan, software komputer, dan kalkulasi data.

j. Pengaturan data, yang menjadi dasar untuk menentukan perincian data yang

sudah diproses sebelumnya, menentukan bentuk data yang digunakan,

menetapkan laporan yang ditulis, dan menetapkan data dan rekaman dalam

cadangan informasi.

Bagian pengontrolan berisi hal-hal sebagai berikut:

a. Deskripsi persiapan sesuai dengan prosedur pengontrolan, seperti penyesuaian,

penghitungan ulang dan identifikasi ulang.

b. Deskripsi hasil proses diskusi mengenai tujuan.

c. Gambaran keterbatasan data dan tindakan.

d. Gambaran hasil pengawasan


Sementara itu, bagian referensi berisi tentang hal-hal berikut:

a. Acuan yang jelas mengenai dokumen atau prosedurnya.

b. Buku acuan yang digunakan.

c. Metode dan literatur ditulis sesuai kaidah yang berlaku.

d. Sop sesuai kaidah yang berlaku.

e. Agar tetap mudah dibaca dan diakses, sisipkan kutipan di lembar lain.

B) Berdasarkan Besar Kegiatan

1) SOP Makro

Yaitu integrasi dan beberapa SOP yang lebih kecil (mikro) yang membentuk

serangkaian kegiatan dan tidak menggambarkan kegiatan yang riil dilakukan oleh

pelaksana. Contoh: SOP pengolahan surat.

2) SOP Mikro

Yaitu SOP yang merupakan gambaran kegiatan dari bagian yang lebih besar

(makro) dan disebut sebagai sub atau bagian SOP. Contoh: SOP pengiriman surat.

MAKRO

MIKRO


C) Berdasarkan Kelengkapan Kegiatan

a. SOP Final

Adalah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya telah menghasilkan

produk utama yang paling akhir atau final dan digunakan untuk produk kerja.

Contoh:

SOP Penyusunan Pedoman merupakan SOP final dari SOP Penyiapan

Bahan Penyusunan Pedoman.

SOP Penyelenggaraan Bimbingan Teknis merupakan SOP final dari SOP

Penyiapan Penyelenggaraan Bimbingan Teknis.

b. SOP Parsial

Yaitu SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya belum menghasilkan

produk utama atau final dan memiliki rangkaian kegiatan lanjutan yang

mencerminkan produk utama akhir. Contoh:

SOP Penyiapan Bahan Penyusunan Pedoman merupakan bagian (parsial)

dari SOP Penyusunan Pedoman.

SOP Penyiapan Penyelenggaraan Bimbingan Teknis merupakan bagian

(parsial) dari SOP Penyelenggaraan Bimbingan Teknis.

FINAL PARSIAL


D) Berdasarkan Jenis Kegiatan

1) SOP Generik

Adalah SOP yang kegiatannya memiliki kesamaan langkah-langkah sehingga

SOP ini bisa diadopsi di unit kerja lain. Contoh: SOP Pengelolaan Keuangan.

2) SOP Spesifik

Adalah SOP yang kegiatannya memiliki langkah khusus dan kelak dapat

diterapkan di unit kerja lain. Contoh: SOP pelaksanaan Publikasi Hasil Uji

Laboratorium X di Perusahaan Y berlaku pada Laboratorium X di Perusahaan Y dan

tidak berlaku pada laboratorium lainnya.

Generik

Spesifik

Untuk SOP oleh perusahaan, semua prosedur itu dijadikan standar harus memenuhi

beberapa prinsip yang akan ditetapkan, yaitu sebagai berikut:

a) Prinsip efisiensi dan efektivitas, berarti prosedur yang singkat dan cepat dalam

mencapai target pekerjaan serta memerlukan sumber daya yang paling sedikit.

b) Prinsip berorientasi, berarti prosedur yang distandarkan harus mempertimbangkan

kebutuhan pengguna.

c) Prinsip kejelasan dan kemudahan, berarti SOP yang disusun dengan jelas, sederhana,

dan tidak berbelit-belit sehingga mudah dimengerti dan diterapkan.

Prinsip Penyusunan SOP


d) Prinsip keselarasan, berarti SOP yang dibuat harus selaras dengan SOP lain yang

terkait.

e) Prinsip keterukuran, berarti hasil, waktu, dan proses pencapaian pekerjaan dapat

diukur kuantitas dan kualitasnya.

f) Prinsip dinamis, berarti prosedur yang distandarkan dapat disesuaikan dengan

kebutuhan kualitas pelayanan yang berkembang.

g) Prinsip kepatuhan hukum, berarti SOP yang disusun telah menjamin prosedur yang

distandarkan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

h) Prinsip kepastian hukum, berarti SOP yang disusun harus ditetapkan oleh pimpinan

sebagai sebuah produk hukum yang harus ditaati dan dilaksanakan, serta menjadi

instrumen untuk melindungi karyawan dari kemungkinan tuntutan hukum.

i) Prinsip transparansi dan keterbukaan, berarti SOP yang dilaksanakan harus jelas

dan siap untuk menerima masukan, baik dari karyawan maupun masyarakat.

Berikut adalah teknik penyusunan SOP:

a. Membentuk Tim dan Kelengkapannya

Tim bertugas mengumpulkan data, mengidentifikasi kebutuhan, menganalisis

prosedur, melakukan pengembangan, melakukan uji coba, melakukan sosialisasi,

memonitor dan evaluasi, melakukan penyempurnaan dan menyajikan hasil-hasil

pengembangannya kepada pimpinan SOP.

Teknik Penyusunan SOP


b. Memberikan Pelatihan untuk Anggota Tim

Agar dapat melaksanakan tugas sebaik-baiknya, seluruh anggota tim harus

memperoleh pembekalan yang benar tentang cara menyusun SOP sehingga dapat

disusun petunjuk pelaksanaan penyusunan SOP yang kelak, dapat digunakan oleh

anggota tim dalam melaksanakan tugas.

c. Sosialisasi SOP ke Seluruh Unit

Tujuan sosialisasi SOP adalah agar diketahui oleh seluruh satuan kerja. Jadi,

apabila terjadi perubahan, para pimpinan unit dapat segera mengetahuinya. Pimpinan

puncak dituntut untuk melakukan sosialisasi tersebut.


Dalam melaksanakan SOP, terdapat beberapa prinsip yang harus dipenuhi, yaitu sebagai

berikut:

1. Efisien

Setiap aktivitas kerja diharapkan bisa lebih cepat dan tepat SOP dijadikan acuan

agar karyawanmu mampu melaksanakan kerjaan seefisien mungkin dengan

cermat dan tepat.

2. Konsisten

SOP harus selalu dilaksanakan secara konsisten oleh siapapun dalam kondisi apa

pun dalam satu organisasi.

3. Komitmen

SOP harus dilakukan dengan komitmen penuh dari seluruh jajaran karyawan,

mulai dari karyawan yang posisinya paling tinggi hingga karyawan yang

posisinya paling rendah.

4. Mengikat

SOP harus mengikat para karyawan dalam melaksanakan pekerjaannya, sesuai

dengan standar yang telah ditetapkan.

5. Perbaikan berkelanjutan

Dalam melaksanakan pekerjaan, penerapan SOP harus terus disempurnakan agar

dapat menerapkan prosedur kerja yang lebih efisien dan efektif.

6. Memiliki peran penting

Seluruh karyawan mempunyai peran enting. Karyawan yang tidak melaksanakan

perannya dengan baik akan mengganggu proses kerja secara keseluruhan, bahkan

dikhawatirkan akan mengganggu perusahaan.

7. Terdokumentasi

Seluruh prosedur kerja yang telah dibakukan harus didokumentasikan dengan

baik hingga akan menjadi dokumen perusahaan/ organisasi yang permanen.

Prinsip Penerapan SOP


Format SOP yang baik adalah dapat menyampaikan informasi yang dibutuhkan

dengan tepat, memfasilitasi, dan mengimplementasikan SOP secara konsisten.

Terdapat empat faktor yang digunakan sebagai pedoman dasar penentuan format

penyusunan SOP perusahaan, faktor-faktor tersebut adalah sebagai berikut:

1. Jumlah keputusan yang akan dibuat dalam prosedur

2. Junlah langkah dan sublangkah yang diperlukan dalam suatu prosedur.

3. Penentuan pelaksanaan SOP

4. Tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan SOP

Adanya isi format SOP secara umum mencakup hal-hal berikut:

1. Persetujuan

Persetujuan ini disesuaikan dengan kondisi setiap perusahaan dan harus ada orang

yang menandatangani SOP tersebut agar dapat menjadi pedoman atau aturan.

2. Tujuan

Tujuan SOP berisi kepentingan pembuatan SOP

3. Definisi

Definisi ini penting untuk distandarisasi agar semua pembaca SOP memiliki satu

pengertian yang sama untuk sebuah istilah yang ada pada SOP.

4. Kebijakan

Yaitu peraturan yang harus disiapkan demi kelancaran pelaksanaan SOP.

5. Penjelasan prosedur

Penjelasan prosedur dapat dibuat dalam bentuk grafik, gambar, narasi atau

petunjuk teknis (instruksi kerja yang sederhana) agar SOP mampu

mengakomodasi semua kebutuhan pembaca.

6. Lampiran

Lampiran dalam SOP berupa contoh formulir dan contoh laporan (bila ada).

Format SOP


SOP memiliki berbagai macam format. Berikut adalah beberapa format SOP yang

harus anda ketahui.

1. Langkah sederhana (simple steps)

Simple steps adalah bentuk SOP yang paling sederhana, biasanya digunakan jika

prosedur yang disusun hanya mampu sedikit kegiatan dan memerlukan sedikit

keputusan.

2. Tahapan berurutan (hierarchical steps)

hierarchical steps merupakan pengembangan dari simple steps yang digunakan

ketika prosedur disusun lebih dari sepuluh langkah, membutuhkan informasi lebih

detail, dan sedikit pengambilan keputusan.

3. Grafik (graphic)

Digunakan jika prosedur yang disusun menghendaki kegiatan spesifik dan dengan

banyak langkah.

4. Diagram alur (flowchart)

Sebagai alat bantu dalam komunikasi dalam mengambil keputusan yang banyak

(kompleks) dan membutuhkan alternatif jawaban, seperti jawaban “ya” atau

“tidak”, lengkap tidak lengkap, atau selesai tidak selesai, yang akan mempengaruhi

kegiatan berikutnya.


Untuk menyusun SOP yang tepat sasaran, pada umumnya format yang digunakan

adalah diagram alur atau flowchart. Berikut adalah beberapa simbol yang digunakan

dalam penyusunan flowchart:

Simbol-simbol SOP


Tugas

Pilihlah Salah Satu Jawaban Yang Paling Tepat !

1. Ukuran tertentu yang dipakai sebagai patokan disebut . . . .

a. Sistem

b. Operasional

c. Standar

d. Manajemen

e. Prosedur

2. Pengertian procedur adalah . . . .

a. Kegiatan atau aktivitas kerja

b. Alur kegiatan yang bersifat rutin

c. Tahapan yang berhubungan dengan pekerjaan

d. Dasar hukum mematuhi standar

e. Pedoman atau acuan pokok

3. Serangkaian instruksi yang dibakukan (terdokumentasi) mengenai proses penyelenggaraan

administrasi perusahaan disebut . . . .

a. Standard Operating Procedure

b. Standar Operasi Baku

c. Sistem Operasi Baku

d. Prosedur Manajemen

e. Prosedur Tetap

4. SOP yang baik haruslah berdasarkan pada tujuan berikut, kecuali . . . .

a. Memudahkan proses pemberian tugas serta tanggung jawab kepada pegawai yang

menjalankannya

b. Memudahkan dalam hal monitoring dan menjalankan fungsi kontrol dari setiap

proses kerja

c. Mempermudah terjadinya inefisiensi proses dalam prosedur kerja

d. Menghemat waktu dalam program training, karena dalam SOP tersusun secara

sistematis

e. Memudahkan proses pemahaman staff (penguasaan tugas) secara sistematis dan

general

PILIHAN GANDA


\

5. Perumusan dari prosedur yang digunakan secara berulang-ulang dalam ukuran yang spesifik

atau sebagai suatu contoh yang berisi cara mengerjakan adalah pengertian SOP menurut . . . .

a. William Wand Donald dan Paul H. Schwartz

b. Insani Istyadi

c. Gareth R. Jones

d. Gorfon Allport

e. George Terry

6. Bagian dari peraturan tertulis yang membantu mengontrolperilau anggota organisasi adalah

pengertian SOP yang dikemukakan oleh . . . .

a. Rhenald Kasali

b. Tjipto Atmiko

c. William Wand Donald

d. Paul W. Schutz

e. Gareth R. Jones

7. Istilah umum SOP dalam birokrasi pemerintahan, khususnya di lingkungan militer dan

kepolisian adalah . . . .

a. Standar Operasional Baku

b. Standar Operasi Baku

c. Sistem Operasional Baku

d. Prosedur Manajemen

e. Prosedur Tetap

8. Berikut yang bukan tujuan SOP adalah . . . .

a. Karyawan dapat bekerja dengan konsisten pada setiap unit kerjanya

b. Karyawan dapat mengetahui dengan benar peran dan fungsinya pada setiap posisi

dalam organisasi atau perusahaan

c. Memperjelas alur tugas, wewenang, dan tanggung jawab setiap karyawan

d. Melindungi pemilik perusahaan dari kesalahan administrasi

e. Menghindari kesalahan, kegagalan, keraguan, duplikasi, dan inefisiensi

9. Manfaat dan fungsi SOP adalah . . . .

a. Karyawan dapat bekerja dengan konsisten

b. Sebagai acuan tertulis dalam menetapkan kebijakan perusahaan

c. Mengurangi tingkat kesalahan oleh seorang pegawai

d. Memberikan bebas tugas yang dipikul oleh seorang pegawai

e. Memberikan informasi dalam upaya peningkatan kompetensi pegawai


10. Prosedur operasi standar yang tercatat dan diuraikan secara detail, terperinci, dan teliti

serta menggambarkan kegiatan yang dilakukan oleh satu orang atau satu kesatuan tim

kerja untuk berbagai aktivitas di perusahaan sehingga tidak akan ada kemungkinan variasi

lain merupakan pengertian dari SOP . . . .

a. Administratif

b. Teknis

c. Final

d. Parsial

e. Spesifik

11. Perhatikan SOP-SOP berikut.

1) SOP Pengelolaan Surat

2) SOP Pengelolaan Keuangan

3) SOP Pemberian Disposisi

4) SOP Pemeliharaan Komputer Kantor

5) SOP Pengoperasian Komputer

6) SOP Pengagendaan Surat

SOP Teknis ditunjukkan oleh nomor . . . .

a. (1), (2), dan (3)

b. (2), (4), dan (6)

c. (3), (4), dan (6)

d. (3), (5), dan (6)

e. (4), (5), dan (6)

12. Berikut yang bukan prinsip penyusunan SOP adalah . . . .

a. Efisiensi dan efektivitas

b. Berorientasi

c. Kejelasan

d. Mudah dirumuskan

e. Keselarasan

13. SOP yang disusun harus ditetapkan oleh pimpinan sebagai sebuah produk hukum yang

harus ditaati dan dilaksanakan, serta menjadi instrumen untuk melindungi karyawan dari

kemungkinan tuntutan hukum. Hal tersebut merupakan prinsip penyusunan SOP, yaitu . . .

a. Kepastian hukum

b. Keselarasan

c. Kepatuhan hukum

d. Keterukuran

e. Dinamis


14. Dalam melaksanakan pekerjaan, penerapan SOP harus terus disempurnakan agar dapat

menerapkan prosedur kerja yang lebih efisien dan efektif. Hal tersebut merupakan prinsip

penerapan SOP, yaitu . . . .

a. Efektif dan efisien

b. Mengikat

c. Terdokumentasi

d. Konsisten

e. Perbaikan berkelanjutan

15. Simbol dalam prosedur kerja berbentuk kapsul memiliki arti . . . .

a. Awal atau akhir aliran proses

b. Simbol inti

c. Input secara manual

d. Simbol inti dua keputusan dalam program

e. Pekerjaan tersebut menunjukkan penyimpanan permanen

16. Simbol dalam prosedur kerja yang berbentuk lingkaran memiliki arti . . . .

a. Lembaran atau halaman yang sama

b. Menggambarkan langkah tersebut lebih terperinci

c. Simbol cakram magnetik

d. Pekerjaan tersebut tidak melibatkan komputer

e. Pekerjaan tersebut menunjukkan penyimpanan permanen

17. Simbol yang melambangkan pengambilan keputusan berdasarkan kriteria atau pertanyaan

tertentu berbentuk . . . .

a. Segiempat

b. Segitiga terbalik

c. Lingkaran besar

d. Belah ketupat

e. Jajar genjang

18. Berikut yang bukan pedoman dasar yang harus ada agar SOP dapat disebut sebagai SOP

yang baik adalah. . . .

a. Jumlah keputusan yang akan dibuat dalam prosedur

b. Hak dan kewajiban pelaksana SOP

c. Tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan SOP

d. Penentuan pelaksana SOP

e. Jumlah langkah dan sublangkah yang diperlukan dalam suatu prosedur


19. Pengembangan dari simple steps yang digunakan ketika prosedur yang disusun lebih dari

sepuluh langkah, membutuhkan informasi lebih detail, dan sedikit pengambilan keputusan

adalah format dari SOP . . . .

a. Linier flowchart

b. Branching flowchart

c. Hierarchial steps

d. Pyramid steps

e. Graphic

20. Salah satu kelebihan dari format SOP flowchart adalah . . . .

a. Prosedur dijelaskan secara terperinci

b. Tampilan sangat kompleks

c. Langkah prosedur diuraikan dengan lebih konsisten

d. Pembuatannya lebih mudah

e. Parameter keterukurannya lebih jelas

Jawablah Pertanyaan-Pertanyaan Berikut Dengan Tepat

1. Jelaskan pengertian Standard Operating Procedure berdasarkan pemahaman anda !

2. Jelaskan istilah-istilah terkait SOP !

3. Tuliskan 5 tujuan disusunnya SOP !

4. Jelaskan 3 teknik penyusunan SOP !

5. Jelaskan lima hal yang harus diperhatikan untuk membuat SOP dengan format flowchart !

ESSAY


Penilaian

I. PILIHAN GANDA

Jawaban Benar Skor= 1

Jawaban Salah Skor= 0

Total Skor Maksimal= 20 X 1

= 20

II. SOAL ESSAY

Skor Maksimal Soal No 1 = 10





Total Skor Essay = 80

Total Skor Maksimal = Pilihan Ganda + Essay

= 20 + 80

= 100


Daftar Pustaka

Endang, Sri, Sri Mulyani, &Suyetty. 2015. Pengantar Administrasi

Perkantoran. Jakarta: Erlangga

Documents

Menyusun SOP.… · Petunjuk Belajar 1) Petunjuk Umum a) Bacalah bahan ajar dengan seksama, terutama bagian instruksi. b) Pahami tujuan anda mempelajari bahan ajar, sasaran yang diharapkan,