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Mes Computación 1
Módulo
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Lección Página 1 Microsoft Excel 6 2 Microsoft Excel y sus versiones 8 3 Iniciando con Microsoft Excel 10 4 Elementos básicos de Excel I 12 5 Elementos básicos de Excel II 14 6 Elementos básicos de Excel III 16 7 Elementos básicos de Excel IV 18 8 Formatos de celda I 20 9 Formatos de celda II 22 10 Formatos de celda III 24
Observa la imagen. ¿Crees que es importante in-cluir gráficas en los reportes? ¿Podrías hacerlo? ¿Qué programa utilizarías?
Excel es una herramienta de Microsoft con la que se puede realizar cualquier tipo de gráficas y de operaciones matemáticas con la ayuda de una hoja de cálculo. También se pueden elaborar tablas para presentar informes, llevar cuentas, hacer facturas, llevar la contabilidad de una em-presa, y mucho más.
Excel es un programa tan completo, que se puede aplicar en muchos ámbitos de nuestra vida diaria: en la economía del hogar, en el dibujo, en las ma-temáticas aplicadas, en la administración de los recursos humanos, y mucho más. Por eso es muy importante tener un conocimiento amplio de Ex-cel. El buen manejo de esta herramienta facilitará nuestro trabajo y asegurará el buen funcionamien-to de una empresa o negocio, así como en la eco-nomía o registros que se lleven en el hogar. ¿Co-noces las funciones que presenta Microsoft Excel?
MÓDULO 1
Enséñanos de tal modo a contar nuestros días,Que traigamos al corazón sabiduría.
Sal 90:12
Microsoft ExcelEje: Formación en el trabajo
Módulo 1
El padre de Ricardo es contador de una empresa y está rea- lizando una presentación de las ganancias obtenidas en el primer trimestre. Ricardo observa que su padre ingresa los datos a Microsoft Excel, que los resul-tados con ganancia son de color azul y los resultados con pérdida son rojos, además, observa que automáticamente se añade la moneda a los datos ingresados. Ricardo preguntó si era posible rea-lizar el mismo proceso para llevar el registro de sus gastos mensuales, y su padre le dijo que iba a explicarle cómo hacerlo.
Me gustaría saber
¿Qué es Excel? ¿Cómo funcionan las opciones básicas? ¿Puedo utilizar Excel? ¿Cuál es la historia y cuáles son las versiones de Excel? ¿Qué novedades presenta Excel 2016? ¿Cómo identifico los elementos bási-cos de Excel? ¿Cuáles son las funciones básicas del formato de celda?
Me enfrento al reto
¿Cómo puedo ingresar a Excel? ¿Cuál es la diferencia entre la barra de acceso rápido y la ba-rra de título? ¿Cómo se identifican las diferentes cintas de opciones que tiene Excel? ¿Identifico las tres vistas que tiene Excel? ¿Puedo trabajar con las novedades de Excel 2016? ¿Cuáles son las diferentes alineaciones permitidas en Excel? ¿Se puede utilizar formato de número de contabilidad?
¿Qué conozco del tema?
A lo largo del módulo encontraré las respuestas a las interrogantes anteriores a medida que estudiemis lecciones y realice las actividades.
Propongo soluciones
En este módulo conoceré cómo trabajar con el programa de Excel. Comprenderé las funciones básicas de este programa y cuáles son sus elementos básicos. Conoceré las opciones del formato de celda.
Amplío mis conocimientos
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ónMicrosoft Excel1
Microsoft Excel es un programa informático que fue desarrollado por Microsoft.
¿Para qué sirve Microsoft Excel?
La diferencia de Excel con los otros programas de Office es que Excel permite trabajar con datos numéricos no solo para realizar cálculos aritméticos básicos, sino también para aplicar funciones matemáticas de mayor complejidad, y para utilizar funciones estadísticas que per-miten generar reportes con gráficos. Algunos ejemplos de lo que podemos hacer con Microsoft Excel son:
• Controlar los gastos del hogar de forma diaria, mensual, anual
• Llevar control de cuentas bancarias
• Tener una lista de contactos con sus nombres, teléfonos, direcciones, cumpleaños
• Apuntar lo que necesitamos comprar en el supermercado
• Llevar el control de una dieta alimentaria
• Registrar el avance de estatura y peso
• Tener un horario de las actividades familiares
Algunos ejemplos de lo que puede hacer Microsoft Excel en una empresa:
• Controlar los ingresos y gastos de la empresa de manera diaria, mensual, anual
• Generar listas de precios actualizables
• Llevar los libros de IVA, Ventas y Compras
• Tener una base de datos de clientes y proveedores
• Analizar las ventas por clientes, artículos, sectores, provincias, vendedores, etc.
• Llevar un control de préstamos
• Llevar cálculos de cuotas
• Hacer planilla de cierres de caja
• Hacer presupuestos para clientes
• Lleva el control presupuestario de la empresa
• Hacer liquidación de sueldos
Con Excel podemos registrar los cambios de estatura y peso de una persona.
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Juntamente con Bob Frankston, Dan Bricklin desarrolló VisiCalc a finales de 1970. En la actualidad es presidente de Software Jardín, Inc., una pequeña empresa de consultoría y desarrollo de aplica-ciones de software que fundó en 1985.
Dato de interés
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1Trabajo en el libro de actividades.
Las hojas de cálculo
Excel pertenece a la categoría de programas informáticos conocida como hojas de cálculo. Las hojas de cálculo fueron desarrolladas en la década de 1960 simulando las hojas de trabajo contables de papel, para automatizar de esa manera el trabajo contable. Las hojas de cál-culo electrónicas han ido reemplazando a los sistemas de cálculo en hojas de papel.
El ingeniero estadounidense Dan Bricklin es considerado como el in-ventor de las hojas de cálculo, a las que se les dio el nombre de Vi-siCalc. Esto provocó que la computadora o PC se convirtiera en una herramienta de gran importancia para las empresas y negocios.
Entre las principales creaciones de hojas de cálculos están las siguientes:
• Microsoft Excel • Corel Quattro Pro • IBM/Lotus 1-2-3 • Open Calc
Historia de Microsoft Excel
En 1982, Microsoft comercializó su primer programa de hojas de cál-culo electrónicas llamado Multiplan, que funcionó muy bien en las computadoras con el sistema operativo CP/M que era superior al pro-grama Lotus 1-2-3 en ese momento. También fue adaptada sin mucho éxito a otros sistemas operativos como MS DOS.
Después, Microsoft abandonó Multiplan y comenzó a trabajar en la primera versión de Excel, que fue lanzada en 1985.
La primera versión de Excel funcionaba exclusivamente en las com-putadoras Mac, pero dos años después, en 1987, Microsoft lanzó Ex-cel 2.0 con una versión para la plataforma Windows. A partir de ese momento, la hoja de cálculo de Microsoft comenzó su crecimiento llegando a convertirse en la hoja de cálculo más utilizada de todos los tiempos.
En la actualidad, Excel continua siendo líder en el mercado, a pesar de que han aparecido nuevas alternativas, las cuales no cumplen las expectativas como Microsoft Excel.
CP/M: sistema operativo desarro-llado para las primeras computa-doras en los años 1970.
MS DOS: sistema operativo creado por la empresa Microsoft y utiliza-do en sus inicios principalmente en las computadoras fabricadas por IBM. Actualmente se incluye en los sistemas operativos Windows.
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ónMicrosoft Excel y sus versiones
La característica principal de Excel cuando salió al mercado bajo el entorno Windows era la facilidad de su uso. Era muy intuitivo debido a los menús desplegables y a la posibilidad de acceder rápidamente a los comandos haciendo clic con el ratón.
A partir del año 1987, más o menos cada dos o tres años Microsoft lanza al mercado una nueva versión de Excel. Las versiones más re-cientes son:
• Año 1999 Excel 9.0 (Office 2000)
• Año 2001 Excel 10.0 (Office XP)
• Año 2003 Excel 11.0 (Office 2003)
• Año 2007 Excel 12.0 (Office 2007)
• Año 2010 Excel 14.0 (Office 2010)
• Año 2013 Excel 15.0 (Office 2013)
• Año 2016 Excel 16.0 (Office 2016)
Microsoft Excel 2016
La versión de Excel 2016 trae las siguientes novedades y mejoras.
Gráficos. Incluye 6 nuevos tipos de gráficos que permiten tener una visualización clara de los datos de información financiera o jerárqui-ca; además, revelan propiedades estadísticas en los datos. Los 6 nue-vos tipos de gráficos son:
• el gráfico de rectángulos
• el gráfico de proyección solar
• el gráfico de cascada
• el remodelado gráfico de histograma
• el diagrama de pareto
• el gráfico de cajas y bigotes
La primera versión de Excel se creó para ser utilizada en la plataforma Macintosh de Apple, en el año 1985. Des-pués de dos años apareció para el sistema operativo Windows.
Dato de interés
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2Trabajo en el libro de actividades.
Mapas. Incluye mapas 3D y la herramienta de visualización geoespa-cial 3D, llamada antes Power Map. Ahora está integrada a Excel y se trata de un conjunto innovador de funciones y estadísticas completas desplegada en mapas.
Ecuaciones con lápiz óptico o ratón. Es posible insertar ecuaciones con el dedo o con un lápiz óptico mediante un dispositivo táctil; si no se dispone de él, puede usarse el ratón (mouse). Excel 2016 convierte lo escrito manualmente en texto digital con los símbolos adecuados. Esta opción puede ayudar ya sea en dispositivos móviles como teléfo-no inteligente o tableta así como en una pantalla táctil.
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ónIniciando con Microsoft Excel3
Dependiendo del sistema operativo, es posible ingresar a Microsoft Excel 2016 de diferentes formas.
Ingresar a Microsoft Excel 2016
Para utilizar Excel por primera vez, es necesario dar varios pasos para abrir el programa, y es posible hacerlo de varias formas:
• Desde el menú de Inicio
Por lo general, el menú de Inicio se encuentra en la esquina inferior izquierda de la pantalla, y desde allí se pueden iniciar todos los programas instalados en la computadora.
Se hace clic sobre el botón inicio para que se despliegue un menú. Es necesario tomar en cuenta que el ícono de inicio puede variar dependiendo del Windows que esté instalado en la computadora. En este caso es Windows 10.
Entre los programas se busca la letra E donde se encuentra la apli-cación Excel. En algunos sistemas operativos la opción es buscar “Todos los programas” y luego en “Microsoft Office 2016” se en-contrará la aplicación Excel.
Caja de búsqueda
Está opción permite buscar con facilidad y de manera in-mediata las aplicaciones ins-taladas en la computadora. Se escribe en la caja de búsqueda el nombre de la aplicación, en este caso Excel y despliega la aplicación.
Caja de búsqueda
Aplicación de Excel
Inicio
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3Trabajo en el libro de actividades.
Elementos básicos de Excel
Antes de comenzar a utilizar Excel, es importante conocer cuáles son sus elementos básicos.
1. Barra de acceso rápido, barra de título, botones 2. Cinta de opciones 3. Cuadro de nombres 4. Barras de fórmulas 5. Columnas 6. Filas 7. Celda 8. Pestaña de hojas 9. Vistas de Excel10. Zoom
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ónElementos básicos de Excel I4
Elementos básicos de Excel I
Barra de acceso rápido
Está ubicada de forma predeterminada en la parte superior de la ven-tana de Excel, y proporciona acceso rápido a herramientas que se uti-lizan con frecuencia. Es posible personalizar la barra de herramientas de acceso rápido agregándole comandos. La barra de herramientas de acceso rápido contiene íconos para ejecutar de forma inmediata algunos de los comandos más habituales, como “guardar”, “desha-cer”, etc.
Para agregar comandos se hace clic en la pestaña “Personalizar barra de herramientas de acceso rápido”, en la que se encuentran varios comandos. Se selecciona con un clic el comando que deseamos que aparezca en la barra.
Barra de título
Contiene el nombre del documento que se está trabajando en ese momento. Al crear un documento nuevo se le asigna el nombre pro-visional Documento, hasta que se guarda y se le da el nombre que se desea.
Botones
La barra de título también incluye los botones de inicio de sesión, op-ciones de presentación de la cinta de opciones, minimizar, restaurar y maximizar.
barra de acceso rápido
nombre de archivo y aplicación
maximizardocumento
opciones de presentación de la cinta de opciones
iniciar sesión
minimizar
cerrar
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• Inicio de sesión: permite iniciar sesión en una cuenta de OneDrive el cual es un servicio en la nube para almacenar documentos. Esto nos permite poder abrir nuestros documentos en cualquier lugar donde haya acceso a Internet y poseamos una cuenta.
• Opciones de presentación de la cinta de opciones: muestra dife-rentes opciones para desplegar la cinta de opciones.
• Minimizar documentos: quita el documento de la pantalla, pero continúa abierto en segundo plano.
• Maximizar documentos: el documento que estaba minimizado aparece en la pantalla.
• Cerrar documento: cierra el documento.
Ocultar automáticamente la cinta de opcionesOcultar la cinta de opciones. Hacer clic en la parte superior de la aplicación para mostrarla.
Mostrar pestañasMostrar solo las pestañas de la cinta de opciones. Hacer clic en una pestaña para mostrar los comandos.
Mostrar pestañasMostrar comandos y las pestañas de la cinta de opcio-nes en todo momento.
OneDrive es la plataforma que permite almacenar ar-chivos, documentos, material personal en un solo espacio. Además, se puede compartir la información con otras per-sonas y tener acceso a ellas en cualquier dispositivo (tablet, teléfono celular o laptop).
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4Trabajo en el libro de actividades.
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ónElementos básicos de Excel II5
Cinta de opciones
Las cintas de opciones poseen distintas secciones, las que a la vez tienen diferentes botones o listas desplegables. Una de las novedades de las últimas versiones de Excel es que en la cinta de opciones van cambiando las funciones dependiendo de la pestaña seleccionada. Por ejemplo, en la pestaña Inicio se encuentra la sección Portapape-les y los botones que se incluyen son Pegar, Cortar, Copiar, Copiar formato.
Además de Vista y Ayuda, las pestañas más importantes que general-mente se despliegan son:
• Inicio
• Insertar
• Disposición de página
• Fórmulas
• Datos
• Revisar
• Power Pivot
Pestaña Inicio: contiene los comandos necesarios para aplicar el for-mato y editar las hojas de Excel. Esta pestaña organiza los comandos en siete secciones: Portapapeles, Fuente, Alineación, Número, Estilos, Celdas y Modificar.
Pestaña Insertar: En esta pestaña encontramos los comandos para insertar elementos a la hoja, como tablas y gráficos. Las secciones de comandos de esta pestaña son: Tablas, Ilustraciones, Complementos, Gráficos, Mapa 3D, Minigráficos, Filtros, Vínculos, Comentarios, Texto y Símbolos.
sección
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Pestaña Disposición de página: aquí se encuentran los comandos uti-lizados para preparar la hoja para imprimir y organizar los elementos dentro de ella. Las secciones de esta pestaña son: Temas, Configurar página, Ajustar área de impresión, Opciones de la hoja y Organizar.
Pestaña Fórmulas: contiene los comandos para agregar funciones y fórmulas a las hojas de Excel, así como para buscar cualquier error en las fórmulas. Las secciones de esta pestaña son: Biblioteca de funcio-nes, Nombres definidos, Auditoría de fórmulas y Cálculo.
Pestaña Datos: contiene los comandos para importar datos provenien-tes de otras fuentes y para trabajar posteriormente con ellos aplicando algún filtro o quitando duplicados. Las secciones de la pestaña Datos son: Obtener datos externos, Obtener y transformar, Conexiones, Or-denar y filtrar, Herramientas de datos, Previsión y Esquema.
Pestaña Revisar: en ella están localizados los comandos para revisar, proteger e insertar comentarios en las celdas de la hoja. Los grupos en los que están organizados los comandos son: Revisión, Idioma, Comentarios, Cambios.
Pestaña PowerPivot: Permite la manipulación de grandes conjuntos de datos, inclusive millones de filas para poder integrarlos a reportes y base de datos.
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ónElementos básicos de Excel III6
Cuadro de nombres
El cuadro de nombres en Excel está ubicado a la izquierda de la barra de fórmulas, justo arriba de la columna A.
Algunas de las funciones del cuadro de nombres son:
• Determinar la dirección de la celda activa. El cuadro de nombres siempre muestra la dirección de la celda activa, es decir, la direc-ción de la celda que está seleccionada en la hoja actual. Ejemplo de la figura, columna A y fila 1.
• Conocer el número de filas y columnas del rango seleccionado. Al seleccionar más de una celda en la hoja, el cuadro de nombres despliega la cantidad de filas y columnas de dicha selección. La información se muestra en el momento de hacer la selección, es decir, mientras el botón izquierdo del ratón aún está pulsado. En el ejemplo se seleccionaron las columnas A y B en las filas 1 a la 4, por lo que se despliega 4F (4 filas) y 2C (2 columnas).
• Activar una celda. Es posible cambiar la celda activa insertando su dirección en el cuadro de nombres y pulsando la tecla Entrar. Por ejemplo, si la celda A1 está activa y queremos movernos a la celda C6, podemos ingresar dicha dirección en el cuadro de nombres y pulsar Enter.
Barra de fórmulas
La barra de fórmulas es un elemento muy importante. Es por medio de ella que podemos introducir el contenido de una celda así como modificarlo. Además, facilita la inserción de fórmulas dentro del pro-grama.
Se encuentra ubicada entre la cinta de opciones y el área de trabajo de la hoja. Despliega los datos o las fórmulas contenidas en la celda activa y nos permite hacer una edición de dichos datos o fórmulas.
En este ejemplo vemos que la barra de fórmulas despliega los datos que están insertados en la celda D5.
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6Trabajo en el libro de actividades.
Columna
En Excel, una columna son las celdas que se agrupan verticalmente desde arriba hacia abajo del libro de trabajo. Las columnas se iden-tifican mediante una letra que se encuentra en la parte superior de la columna. Esta letra se conoce como cabecera de columna, y va desde A, B, C, … Z. AA, AB, … ZZ…. En Excel 2016 hay en total 16,384 columnas.
Fila
Se le da el nombre de fila al grupo de celdas horizontales (de iz-quierda a derecha) del libro de trabajo. Las filas se identifican con un número que se encuentra en la parte izquierda del documento. Este número se conoce como cabecera de la fila y va desde 1 a 1,048,576.
Celda
Una celda en Excel es la intersección de una fila y una columna. Una celda puede contener texto, números, fecha, instrucciones, funciones u otros datos. También se puede combinar el cálculo con datos o ins-trucciones dispuestas en otras hojas del libro.
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ónElementos básicos de Excel IV7
Pestaña de hojas
Cada libro de trabajo contiene una pestaña de hojas, ubicada justo debajo de la hoja de trabajo. Se hace clic en el nombre de cada una para podernos mover en ellas. Para crear un nuevo libro de trabajo se hace clic en el símbolo más (+).
Al dar clic derecho sobre la Hoja1, encontramos diferentes opciones para personalizar cada hoja de trabajo:
• Insertar: permite insertar una nueva hoja de trabajo.
• Eliminar: elimina la hoja de trabajo.
• Cambiar nombre: cambia el nombre de la hoja de trabajo.
• Mover o copiar: mueve la hoja de trabajo a otro archivo o lo copia en el mismo archivo.
• Ver código: despliega el código VBA para personalizar funciones en Excel.
• Proteger hoja: permite ingresar una contraseña para poder acceder a la hoja de trabajo.
• Color de pestaña: permite dar color a la pestaña, lo cual ayuda en caso de tener varias hojas de trabajo.
• Ocultar: esconde la hoja de trabajo.
• Mostrar: permite mostrar la hoja de trabajo en caso esté oculta.
• Seleccionar todas las hojas: permite seleccionar todas las hojas.
Vistas de Excel
En Excel 2016 existe una variedad de opciones de vista que están ubicadas en la esquina inferior derecha de la página. Se puede elegir entre vista Normal, Diseño de página o Salto de página haciendo clic sobre la opción de vista que se desee.
Vista NormalEsta es la vista que se usa por defecto cuando se trabaja en una hoja de cálculo en Excel.
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Vista Diseño de página
Esta opción permite ver cómo se verá la hoja de cálculo impresa, para poder hacer las modificaciones necesarias en la hoja de cálculo.
Vista Salto de página
Esta vista permite cambiar la ubicación de los saltos de página, lo cual resulta especialmente útil cuando imprimimos documentos con gran cantidad de información.
Zoom Zoom en Excel sirve para ampliar o reducir la hoja de cálculo en la pantalla. Cuando se aleja más la pantalla, las celdas se hacen más chicas y caben más en la pantalla, aunque es más difícil ver su con-tenido. Por el contrario, si se hace un acercamiento cabrán menos celdas en la pantalla, pero su contenido se verá fácilmente.
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7Trabajo en el libro de actividades.
Vista diseño de página
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ónFormatos de celda I8
Excel permite que se le pueda dar una excelente presentación a la hoja de cálculo resaltando la información más interesante o impor-tante para sacar conclusiones de forma más rápida y eficiente. Por ejemplo, podemos llevar la cuenta de gastos y ganancias del año, y resaltar con un color las pérdidas y con otro las ganancias.
El formato de celdas sirve para modificar el tipo de letra, tamaño, es-paciado, etcétera, según sea contenido.
Fuente
En la cinta de opciones de Inicio encontramos varios botones en la sección Fuente.
• Fuente: es el tipo de letra que se considera adecuada para utilizar en el documento. Hay tres opciones:
o Fuentes del tema: despliega las fuentes utilizadas en el tema asignado al documento.
o Fuentes utilizadas recientemente: indica cuáles son las últimas fuentes que se han utilizad en Excel.
o Todas las fuentes: despliega todas las fuentes disponibles en Word.
• Tamaño de la fuente: permite determinar el tamaño de la fuente. La medida que se utiliza son puntos. Como referencia, 72 puntos es 2.54 cm.
negrita
cursiva
subrayado bordes color de relleno
cuadro de diálogo
color de fuente
achicar fuente
agrandar fuentetamaño de la fuente
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8Trabajo en el libro de actividades.
• Agrandar fuente: permite agrandar el tamaño de la fuente de una forma más rápida. Solo se selecciona la palabra o párrafo y damos clic en la opción.
• Achicar fuente: permite disminuir el tamaño de la fuente de la misma forma que para agrandarla.
• Color de la fuente: permite seleccionar el color de la fuente.
• Color de relleno: permite darle cualquier color a la celda.
• Bordes: esta opción permite colocarle un borde a la celda.
• Subrayado: subraya la letra o palabra. También se puede subrayar con la combinación Ctrl + S.
• Cursiva: inclina las letras. Con la combinación Ctrl + K, también se puede realizar la operación.
• Negrita: resalta las letras haciéndolas más oscuras. También se puede realizar la operación con la combinación Ctrl + N.
• Cuadro de diálogo: despliega un cuadro de diálogo con opciones adicionales a las que se encuentran en la sección.
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ónFormatos de celda II9
Alineación
Se puede asignar un formato a las entradas de las celdas para que los datos queden alineados u orientados de una forma determinada. La opción se encuentra en Inicio en la sección Alineación.
• Alinear parte superior: alinea el contenido de las celdas seleccio-nadas en la parte superior de las mismas.
• Alinear en medio: alinea el contenido de las celdas en su parte central.
• Alinear parte inferior: alinea el contenido de las celdas en su parte inferior.
• Orientación: gira el texto a un ángulo diagonal o a una orientación vertical.
• Ajustar texto: si al introducir un texto en una celda este no cabe, utiliza las celdas contiguas para visualizar el contenido introduci-do, pero si se activa esta opción, el contenido de la celda se visua-lizará exclusivamente en ella.
• Combinar y centrar: al activar esta opción, las celdas que se selec-cionen se unirán en una sola.
• Aumentar sangría: alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha, independientemente del tipo de dato.
alinear en el medio
alinear parte superior
alinear a la izquierda
alinear al centro
alinear parte inferiororientación
ajustar texto
alinear a la derecha
disminuir sangría
aumentar sangría
combinar y centrar
cuadro de diálogo
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9Trabajo en el libro de actividades.
• Disminuir sangría: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la izquierda independientemente del tipo de dato.
• Alinear a la derecha: alinea el contenido con el margen derecho.
• Alinear al centro: coloca el contenido en el centro de la celda.
• Alinear a la izquierda: alinea el contenido con el margen izquier-do.
• Cuadro de diálogo: despliega un cuadro de diálogo con opciones adicionales a las que se encuentran en la sección.
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ónFormatos de celda III10
Número
Excel permite modificar la visualización de los números en la celda. En la cinta de opciones de Inicio se encuentran varios botones en la sección Número.
• Formato de número: permite elegir el formato de las celdas como porcentaje, fecha, moneda u hora.
• Formato de número de contabilidad: da formato de dólares, euros y otras monedas.
• Estilo porcentual: asigna el valor como un porcentaje.
• Estilo millares: muestra el valor de la celda en formato de millares, utilizando el separador para miles.
• Aumentar decimales: permite añadir un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas.
• Disminuir decimales: permite eliminar un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas.
• Cuadro de diálogo: despliega un cuadro de diálogo con opciones adicionales a las que se encuentran en la sección.
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cuadro de diálogo
disminuir decimalesformato de número
de contabilidad
formato de número
formato de número
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Las categorías que despliega el formato de celdas de número son:
• General: visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza Excel por defecto. Este formato admite ente-ros, decimales, números en forma exponencial si la cifra no ocupa por completo la celda.
• Número: contiene una serie de opciones que permiten especificar el número de decimales. También permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar los números negativos.
• Moneda: permite especificar la cantidad de decimales. Se puede escoger el símbolo monetario como podría ser € y la forma de vi-sualizar los números negativos.
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ón• Contabilidad: difiere del formato moneda en que alinea los símbo-
los de moneda y los puntos decimales en una columna.
• Fecha: contiene números que representan fechas y horas como va-lores de fecha. Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha.
• Hora: Contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse entre diferentes formatos de hora.
• Porcentaje: permite visualizar los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100, y se le asigna el símbolo %. Por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0.1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como 15.28%.
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• Fracción: permite escoger entre nueve formatos de fracción.
• Científica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotan-te. Se puede escoger el número de decimales.
• Texto: las celdas con formato de texto se convierten en texto, los números y cualquier otra categoría especial son tomadas como tex-to.
• Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el código postal, el número de teléfono, etc.
• Personalizada: Sirve para crear un formato nuevo.
Formato de coma flotante: es una forma de notación científica usada en las computadoras con la cual se pueden representar números reales extremadamente grandes y peque-ños de una manera muy eficiente y compacta, y con la que se pueden realizar operaciones aritméticas. Ejemplo: 50,000,000,000,000,000 = 5E+16
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10Trabajo en el libro de actividades.
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Módulo
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Lección Página 1 Administración de libros de trabajo 34 2 Desplazamiento en el libro de trabajo 36 3 Manejo básico de las celdas 38 4 Datos I 40 5 Datos II 42 6 Datos III 44 7 Datos IV 47 8 Opciones de la sección de celdas 49 9 Funciones y atajos especiales 51 10 Otras alternativas frente a Microsoft Excel 52
Observa la fotograf ía, es parte del reporte de un contador. Este es un profesional encargado de las cuentas de una institución o persona. Algunas de las funciones más importantes de los contadores son:
• Elaborar reportes financieros: son informes resu-midos sobre el uso de los fondos de las empresas, y la situación financiera en que esta se encuentra.
• Preparar nóminas: éstos son los documentos en los que se registran los sueldos percibidos por los trabajadores.
• Realizar la contabilidad de costes: esta es una téc-nica de medición y análisis del resultado de la ac-tividad empresarial.
Por lo general se utiliza Microsoft Excel al reali-zar estas funciones. Si el contador no dominara el uso de Excel, no presentarían informes correc-tos y se produciría inestabilidad en la empresa.
No solo los contadores necesitan conocer las fun-ciones básicas de Microsoft Excel, pues su uso es de mucha ayuda en varios aspectos, por ejemplo, para llevar el control de nuestro presupuesto o del presupuesto del hogar, e incluso para realzar una tarea escolar.
En este módulo aprenderás a utilizar otras herra-mientas de Excel.
MÓDULO 2
Y su señor le dijo: Bien, buen siervo y fiel; sobre poco has sido fiel, sobre mucho te pondré; entra en el gozo de tu señor.
Mateo 25:21
Microsoft ExcelEje: Formación en el trabajo
Módulo 2
Carlos está ayudando a su primo con la contabilidad en su tienda de abarrotes. Su primo le pidió que ingresara en Excel los datos de los precios de los productos. Son alrededor de 100 artículos los que tiene a la venta en la tienda, por lo que su primo le explicó que en una columna debe ingresar el nombre del artículo, en la siguiente columna el precio, y en una tercera columna la cantidad de artículos. Debe guardar el archivo con el nombre de “Inventario”, y al tener ingresados todos los artículos, debe ordenarlos del precio menor al mayor. Carlos pudo hacerlo con facilidad pues conoce las funciones básicas de Excel.
Me gustaría saber
¿Cuáles son las funciones administrativas de Excel? ¿Co- nozco el manejo básico de las celdas y las opciones de celda? ¿Qué es un libro de trabajo? ¿Cómo se identifican los tipos de datos? ¿Cómo se introducen los datos a Excel? ¿Puedo ordenar los datos? ¿Puedo buscar y reemplazar datos? ¿Conozco las diferentes alternativas de Microsoft Excel? ¿Existen otros programas similares a Microsoft Excel?
Me enfrento al reto
¿Cómo se organiza un libro de trabajo? ¿Puedo guardar y abrir una hoja de cálculo? ¿Cómo se identifican las teclas para desplazase? ¿Cuál es la diferencia entre una celda y un rango de celda? ¿Cómo identifico los errores? ¿Cómo se insertan las filas y las columnas? ¿Puedo nombrar progra-mas similares a Microsoft Excel?
¿Qué conozco del tema?
A lo largo del módulo encontraré las respuestas a las interrogantes anteriores a medida que estudie mis lecciones y realice las actividades.
Propongo soluciones
En este módulo conoceré cómo trabajar con el programa Excel. Podré guardary abrir libros de trabajo. Conoceré cómo ingresar datos y sus diferentes tipos. Aprenderé funciones especiales de Excel y conoceré otros programas similares.
Amplío mis conocimientos
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ónAdministración de libros de trabajo1
Antes de trabajar con algún documento en Excel es importante co-nocer la parte administrativa, pues eso ayuda a evitar la pérdida de documentos y a organizar y ubicar los archivos en la computadora.
Crear un libro de trabajo nuevo
Existen dos formas de crear un libro de trabajo nuevo:
• Al entrar a Excel se presenta la opción de diferentes plantillas; por lo general se utiliza la plantilla “Libro en blanco”, que selecciona y despliega un libro de trabajo nuevo.
• Otra forma es encontrar en la pestaña Archivo la opción Nuevo y despliega diferentes plantillas.
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1Trabajo en el libro de actividades.
Guardar un libro de trabajo
Antes de empezar a trabajar el libro de trabajo, es importante guardar-lo para evitar que se pierda.
Guardar el libro de trabajo por primera vez
Se puede guardar un documento nuevo de las siguientes maneras:
• Se selecciona en la pestaña Archivo la opción Guardar.
• Se da clic en el ícono de Guardar que se encuentra en la zona superior izquierda.
• La combinación de teclas CTRL + G.
Al realizar este proceso aparece una ventana donde se debe escoger la ubicación donde se estará almacenando, se escribe el nombre y el tipo de archivo. Se puede guardar el archivo en la nube con OneDri-ve. Al seleccionar “Este PC” (“This PC”) se muestran las carpetas de las ubicaciones de archivos utilizados. Al agregar un sitio es posible seleccionar una ubicación adicional en la nube; en la opción “Exami-nar” se despliega donde podemos guardar el documento.
Abrir un libro de trabajo
Para abrir un libro de trabajo se procede de la siguiente manera:
En la pestaña Archivo se encuentra la opción Abrir. Al dar clic en ella se despliega una ventana que indica la ubicación donde se encuentra el archivo que se desea abrir.
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ónDesplazamiento en el libro de trabajo2
Es importante conocer la forma de desplazarnos sobre un libro de trabajo, ya que nos ahorrará tiempo y optimizará el trabajo.
Movimiento en la hoja de trabajo
Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Como la mayoría de las veces el documento va a ocupar mayor número de celdas que las que se ven en la pantalla, es necesa-rio aprender a moverse rápidamente por el documento.
Cuando no está abierto algún menú, las teclas de desplazamiento para moverse a través de la hoja son:
Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce la celda a la que se desea ir, es escribir su nombre de columna y fila en el cua-dro de nombres a la izquierda de la barra de fórmulas.
Por ejemplo, para ir a la celda C6 se debe escribir en la caja de texto y pulsar la tecla INTRO.
Siempre se puede utilizar el mouse, moviéndolo por las barras de desplazamiento para visualizar la celda a la que se desea ir, y hacer clic sobre ella.
MOVIMIENTO TECLADO
celda abajo flecha abajo
celda arriba flecha arriba
celda derecha flecha derecha
celda izquierda flecha izquierda
pantalla abajo AvPág
pantalla arriba RePág
celda A1 ctrl+inicio
primera celda de la columna activa fin + flecha arriba
última celda de la columna activa fin + flecha abajo
primera celda de la fila activa fin + flecha izq o inicio
última celda de la fila activa fin + flecha derecha
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Movimiento en la hoja de trabajo
Pueden existir varias hojas de cálculo dentro del libro de trabajo. Ini-cialmente aparece solo una hoja de cálculo, pero es posible agregar más dando clic en el símbolo + que se encuentra a la par de la pes-taña de las hojas.
Al ir añadiendo nuevas hojas de cálculo, cada una se va nombrando automáticamente en orden numérico.
Al ir agregando nuevas hojas, nos podemos ubicar en cualquiera de ellas dando clic en cada pestaña, esto permite que nos podamos diri-gir a la hoja de cálculo que deseamos.
Si la hojas no caben en la barra, se pueden utilizar los botones adicio-nales que aparecen en ella:
a. Permite visualizar la hoja anterior y la siguiente.
b. Si el botón está situado a la izquierda de las hojas, nos servirá para visualizar a partir de la hoja 1.
c. Si el botón está situado a la derecha de las hojas, se puede utili-zar para visualizar las últimas hojas.
Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrán ningún efecto y estarán desactivados.
También se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro de los libros de trabajo:
MOVIMIENTO TECLADO
Hoja siguiente CTRL+AvPág
Hoja anterior CTRL+RePág
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2Trabajo en el libro de actividades.
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ónManejo básico de las celdas3
Es importante conocer los diferentes métodos de selección de celdas para poder modificar su aspecto, así como diferenciar cada uno para poder elegir el más adecuado según la operación que se va a realizar.
Selección de celdas
Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de celdas con Excel 2016, se deben seleccionar las celdas en las que queremos que se realice la operación.
Al momento de seleccionar celdas, es importante fijarse en la forma del puntero del mouse para verificar si se va a seleccionar una celda o realizar otra operación. La forma del puntero del mouse al momento de seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca, tal como se ve a continuación:
• Seleccionar una celda: únicamente debe estar marcada.
• Seleccionar un rango: para seleccionar un conjunto de celdas, se debe pulsar el botón izquierdo del mouse en la primera celda que se va seleccionar y mantener pulsado el botón del mouse mientras se arrastra hasta la última celda a seleccionar, después soltarlo y las celdas seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian de color.
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3Trabajo en el libro de actividades.
• Selección de una columna: Hacer clic en el identificativo superior de la columna a seleccionar.
• Selección de una fila: Hacer clic en el identificativo izquierdo de la fila.
Añadir a una selección
Si deseamos seleccionar celdas no contiguas, se mantiene pulsada la tecla CTRL.
Este tipo de selección se puede aplicar a celdas, columnas o filas. Por ejemplo, se puede seleccionar una fila y añadir una nueva fila a la se-lección haciendo clic sobre el indicador de fila manteniendo pulsada la tecla CTRL.
Ampliar o reducir una selección
Si deseamos ampliar o reducir una selección ya realizada (siempre que la selección sea de celdas contiguas) debe mantenerse pulsada la tecla MAYÚS, y hacer clic donde queremos que termine la selección.
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ónDatos I4
¿Qué es dato en Excel?
Es la información que se almacena en las celdas de la hoja de cálcu-lo. En general, cada celda tiene un solo tipo de dato. Además de ser almacenados, los datos pueden utilizarse para hacer cálculos, crear gráficos, buscar información o filtrar valores.
Tipo de datos
Los tipos de datos que tiene Excel son:
• valores constantes • fórmulas
Valores constantes: los valores constantes pueden ser:
o número o texto
Número
Los datos que incluye esta categoría son los caracteres 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 y los signos especiales +, –, ( ), /, %, E o e, formato de moneda.
El signo (+) delante de los números se ignora; por su parte, un número negativo debe ir precedido por el signo (–).
El carácter E o e es interpretado como notación científica. Por ejem-plo, 4E4 equivale a 40,000 (4 por 104). Si un número no cabe en su celda, como primera medida se pasa automáticamente a notación científica.
En Excel, los números incluyen la coma de miles y el punto cuando se trata de decimales.
Excel permite asignar un formato de moneda al número, en la barra de fórmulas no es posible verlo, únicamente en la celda.
Si introducimos el símbolo % al final de un número, Excel lo conside-ra como un porcentaje.
Si se introducen fracciones como 1/4 o 6/89, primero se escribe un cero para que no se confundan con los números de una fecha.
Por defecto los números aparecen alineados a la derecha en la celda.La fecha y la hora están incluidos en este grupo de datos.
ejemplo de notación
formato de moneda
símbolo de porcentaje
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4Trabajo en el libro de actividades.
Texto
El texto puede incluir letras, números y otros caracteres especiales que se puedan reproducir en la impresora. Una celda puede contener hasta 32,767 caracteres de texto.
Los datos de texto suelen ser palabras que se utilizan para etiquetar elementos, como identificar columnas de datos o insertar nombres, direcciones, detalles, etc. Los datos de texto se alinean a la izquierda dentro de la celda.
Si un texto no cabe en la celda puedes utilizar todas las adyacentes que están en blanco a su derecha para visualizarlo, no obstante el texto se almacena únicamente en la primera celda.
Fórmulas
Una fórmula es una ecuación matemática. Las fórmulas en Excel per-miten realizar operaciones basadas en una condición, o haciendo referencia a otras celdas. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, –, ×, ÷, Sen, Cos, etc. En una fórmula se pueden mezclar números, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones.
La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre con el signo =.
Los distintos tipos de operadores que se pueden utilizar en una fór-mula son:
o Operadores aritméticos: se emplean para producir resultados numéricos. Ejemplo: + – × ÷ %
o Operador tipo texto: se emplea para concatenar celdas que contengan texto. Ejemplo: &
o Operadores relacionales: se emplean para comparar valores y proporcionar un valor lógico (verdadero o falso) como resultado de la comparación. Ejemplo: < > = < = > = < >
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ónDatos II5
Introducir datos
En cada una de las celdas de la hoja es posible introducir textos, nú-meros o fórmulas. Se debe colocar el cursor sobre la celda donde se introducirán los datos y teclear los que se desea introducir.
Los datos aparecen en dos lugares en la celda activa y en la Barra de Fórmulas.
Para introducir el valor en la celda se puede utilizar cualquiera de las siguientes opciones:
• Intro o Enter: se ingresa el valor en la celda y se presiona la tecla de Intro o Enter para pasar a la celda que se encuentra abajo.
• Teclas de movimiento: se ingresa el valor en la celda y al seleccio-
nar cualquiera de las teclas de movimiento (flecha de arriba, abajo, izquierda o derecha) la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada. Por ejemplo, si pulsamos flecha izquierda será la celda contigua hacia la izquierda la que se activará.
• Cuadro de aceptación: es el botón de la barra de fórmulas. Al ha-cer clic sobre ese botón, se valida el valor para introducirlo en la celda.
Si no deseamos continuar con la información ingresada, solo se pulsa la tecla Esc del teclado o se hace clic sobre el botón Cance-lar de la barra de fórmulas. Así ya no se introducirán los datos y la celda seguirá con el valor que tenía.
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5Trabajo en el libro de actividades.
Errores en los datos
Al introducir un dato o una fórmula en una celda se puede producir un error. Depende del tipo de error, Excel puede avisarnos o no.
Al avisar del error, el cuadro de diálogo que aparece es similar al siguiente:
El cuadro de diálogo nos da una posible solución al error y podemos aceptarlo, o bien revisar otro posible error y solución dando clic en Ayuda. Dependiendo del error, variará el mensaje que se muestra.
En situaciones específicas, Excel indica que hay un error, desplegan-do en la celda el siguiente mensaje:
Este cuadro nos dice que la fórmula es incoherente y permite elegir entre diferentes opciones. En este caso el error consiste en que no es posible sumar números con letras. Si no sabemos cómo arreglarlo, se dispone de la opción Ayuda. Excel permite comprobar la fórmula para saber si hay que modificarla o no, utilizando la opción Modifi-car en la barra de fórmulas. Si la fórmula es correcta, se utilizará la opción Omitir error para que desaparezca el símbolo de la esquina de la celda.
#####: se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.
#¡VALOR!: cuando se ha intro-ducido un tipo de argumen-to o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos.
#¡DIV/0!: cuando se divide un número entre cero.
#¿NOMBRE?: cuando Excel no reconoce el texto de la fór-mula.
#N/A: cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.
#¡REF!: cuando una referencia de celda no es válida.
#¡NUM!: cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.
#¡NULO!: cuando se especi-fica una intersección de dos áreas que no se intersecan.
Errores que despliega Excel
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ónDatos III6
Ordenar datos
Manejar grandes volúmenes de información en Excel puede resultar complicado si no se desarrolla una buena práctica para llevar un or-den de la información que se maneja, ya que si los datos están desor-denados, podremos cometer errores. Cuando disponemos de muchos datos, lo más habitual es ordenarlos siguiendo algún criterio. Esta or-denación se puede hacer de forma simple, es decir, ordenar por una columna u ordenar por diferentes columnas a la vez, siguiendo una jerarquía.
Para ordenar datos se dan los siguientes pasos:
• Para ordenar a las personas por “Departamento de residencia” en orden alfabético ascendente, posicionamos el cursor en la columna que vamos a ordenar; en la sección Edición encontramos Ordenar y filtrar. Allí seleccionamos la ordenación ascendente.
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Entonces se despliega el siguiente cuadro de diálogo en el que se nos pregunta lo que deseamos hacer:
Seleccionamos la opción Ampliar la selección, ya que deseamos que el orden sea completo con los nombres y las edades. El resultado de seleccionar está opción es que nos ordena las tres columnas, orde-nando por Departamento de residencia.
Si elegimos Continuar con la selección actual, se ordenará solo la co-lumna seleccionada, sin tener en cuenta los datos que se encuentran en la misma fila.
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6Trabajo en el libro de actividades.
El botón Ordenar está más enfocado a ordenar por más de un criterio. Al pulsarlo aparece el cuadro de diálogo siguiente, donde podemos seleccionar los campos por los que queremos ordenar.
• En la opción Ordenar por elegiremos la columna que deseamos or-denar. Si los datos tienen un encabezado que les da nombre, Excel los mostrará. Si no, mostrará los nombres de columna (columna A, columna B, ...).
• Deberemos indicar en qué se basa nuestra ordenación (Ordenar según). Se puede elegir entre tener en cuenta el valor de la celda, el color de su texto, el fondo o su icono.
• Y especificar cuál es el “Criterio de ordenación”: Si es ascendente (A a Z) o descendente (Z a A), o bien si se trata de un criterio perso-nalizado como: lunes, martes, miércoles...
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Buscar datos
Cuando se tienen ingresados varios datos y se desea localizar un dato concreto en el libro. Excel posee la herramienta de búsqueda que se encuentra en la pestaña Inicio. En la sección “Edición”, se encuentra la opción Buscar que debemos seleccionar. La combinación de las teclas CTRL+B, abrirá un cuadro de diálogo que permite introducir el dato que se desea encontrar.
Al dar clic en Buscar se irá pasando de una celda a otra, entre las que contienen el dato que estamos buscando. Como la búsqueda la hace a partir de donde estemos ubicados, debemos situarnos en la primera celda para que busque el dato deseado en toda la hoja. Si se tienen varias celdas seleccionadas, solo buscará en ellas.
El botón Opciones permite ampliar la ventana de búsqueda con op-ciones adicionales. Podemos elegir dónde buscar, ya sea en la hoja en que estamos o en todo el libro. Se puede buscar únicamente en las celdas con un formato especifico, como por ejemplo en las celdas con formato de moneda.
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7Trabajo en el libro de actividades.
Reemplazar datos
La función Reemplazar permite sustituir los datos, cambiando el dato original por el dato que deseamos cambiar. Esta función se encuentra en la misma ventana de Buscar, en la pestaña Reemplazar, o bien combinando las teclas CTRL + L.
La opción de Reemplazar, también se encuentra en la pestaña de Ini-cio, en la sección de Edición, donde vemos la opción Buscar y selec-cionar. Al darle clic a esta opción se despliegan diferentes opciones, entre ellas Reemplazar, la cual se selecciona.
En la opción de Buscar y seleccionar, se encuentran otras funciones
• Ir a e Ir a Especial: esta función permite ubicar las celdas que cum-plan con una determinada condición, por ejemplo, que tengan co-mentarios, que tengan números, las que contengan errores, solo las celdas visibles, etc. También puede usarse la combinación de teclas CTRL + I.
Las opciones: Fórmulas, Comentarios, Formato condicional, Constan-tes, Validación de datos, Seleccionar objetos permiten seleccionar to-das las celdas que contengan cada tipo de información..
• Seleccionar objetos: si se tienen varios objetos en la hoja (imáge-nes, objetos gráficos, wordArt, smartArt) y se desea eliminar o cam-biar alguna propiedad a todos juntos, no es necesario seleccionar-los uno a uno. Esta opción permite seleccionarlos todos a la vez.
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Opciones de la sección de celdas8
La sección de Celdas que se encuentra en la pestaña de Inicio, per-mite insertar o eliminar celdas, filas, columnas u hojas. También se encuentra el formato de filas y columnas.
Insertar filas en una hoja
Para añadir una fila adicional, se realizan los siguientes pasos:
• Se selecciona la fila sobre la que se desea agregar una fila adicional, las filas siempre son añadidas por encima de la que se selecciona.
•
• Seleccionar el menú Insertar del apartado Celdas en la pestaña Ini-cio.
Todas las que estén por debajo de la nueva fila bajarán una posición. En caso de no haber seleccionado ninguna fila, Excel toma la fila don-de está situado el cursor como fila seleccionada.
Al añadir filas a la hoja de cálculo no varía el número de filas, ya que son 1,048,576 filas, por lo que se eliminan las últimas filas al ir añadiendo nuevas. Si se intentas añadir filas y Excel no lo permite, es seguro que las últimas filas contienen algún dato.
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8Trabajo en el libro de actividades.
Insertar columnas en una hoja
Excel permite añadir columnas, al igual que filas.
Para añadir una columna, se realizan los siguientes pasos:
• Seleccionar la columna delante de la cual quieres añadir otra, ya que las columnas siempre se añaden a la izquierda de la seleccio-nada.
• Seleccionar el menú Insertar de la pestaña Inicio.
• Elegir la opción Insertar columnas de hoja.
En caso de no haber seleccionado ninguna columna, Excel toma la columna donde estamos situados como columna seleccionada. Las columnas disponibles en la hoja de cálculo son 16,384.
Insertar hoja de cálculo
Para añadir una hoja, se realizan los siguientes pasos:
• Seleccionar el menú Insertar.• Elegir la opción Insertar hoja.
Las otras dos formas para añadir una hoja de cálculo son:
• La combinación de teclas Mayús + F11• Pulsar el botón Insertar hoja de cálculo en la parte inferior.
Eliminar celdas, filas de hoja, columnas de hoja, hoja
Para eliminar se sigue el mismo procedimiento que para insertar cel-das, filas de hoja, columnas de hoja y una hoja completa. Por lo que se selecciona lo que deseamos eliminar y se da clic en la opción para completar el procedimiento.
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Funciones y atajos especiales9
En Excel encontramos diferentes funciones que permiten ahorrar tiempo y trabajo en las hojas de cálculo:
1. Repetir lo mismo en varias celdas
Para repetir varias veces lo que se ha escrito en la celda inmediata-mente superior, se selecciona la celda donde está el texto, y con el mouse se hace clic en la esquina inferior derecha de la celda donde aparece un punto, luego se arrastra hacia la celda donde se desea repetir la información.
2. Colocar la hora y el día trabajado
Si en alguna celda se desea poner la hora del día, se presiona Ctrl+ : (dos puntos). En ese momento aparecerá la hora que tiene configura-da la computadora.
3. Mover y copiar datos con rapidez
Si se desea mover una columna de datos, la forma más rápida de hacerlo es seleccionarla y posicionar el cursor hacia el borde de la columna. Luego de que el cursor se convierte en un ícono de flechas en cruz, se podrá mover la columna libremente. Si se desea copiar los datos debe presionarse la tecla Ctrl antes de arrastrar: en la columna nueva serán copiados todos los datos seleccionados.
4. Repetir la última acción realizada
Al usar la tecla F4, Excel repite lo último que se hizo. Por ejemplo, si le dimos un color determinado al texto en una celda, posteriormente seleccionamos un rango de ellas y presionamos la tecla F4, todas ellas quedarán idénticas a la primera.
5. Seleccionar todo
Cuando en Excel se desea seleccionar toda una tabla de datos, el tra-bajo puede ser muy complicado si el documento es grande. La opción más rápida es pulsar la flecha que está justo en la esquina de la tabla de Excel (encima del número 1 y al lado de la letra A). Con un solo clic tendremos todos los datos seleccionados.
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9Trabajo en el libro de actividades.
Este es el cursor que se despliega.
flecha para seleccionar todo
Este es el punto que sirve para arrastrar.
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ónOtras alternativas frente a Microsoft Excel10
A pesar de que Microsoft Excel es el programa más popular para las hojas de cálculo, existen otras alternativas que es importante conocer. Son programas óptimos que al igual que Excel, permiten organizar datos en hojas de cálculo de forma práctica y fácil.
Hojas de cálculo de Google
Esta opción es la más fácil de acceder en línea. El único requisito es tener una cuenta de Gmail, para poder acceder a la ofimática de Goo-gle y encontrar el programa hojas de cálculo de Google.
Es similar a Excel y tiene las siguientes características:
• Las hojas de cálculo se guardan en una nube, lo cual evita que se pierdan datos.
• Diferentes usuarios pueden acceder a la hoja de cálculo y editarla si se les da acceso para hacerlo.
• Se pueden compartir las hojas de cálculo con otras personas y tra-bajar en equipo en la misma hoja de cálculo desde diferentes lu-gares.
• Cuenta con otras herramientas como traductor, por ejemplo.
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10Trabajo en el libro de actividades.
Numbers
Esta opción gratuita solo está disponible para usuarios de Mac Num-bers proporciona funciones de análisis, informes de calidad y herra-mientas visuales prácticas e intuitivas. El usuario puede organizar los datos como le resulte más cómodo.
Numbers permite guardar la hoja de cálculo en formato Excel para poder compartirlo con otras personas que tengan Excel o similar y no tenga Numbers. Así todos lograrán leer el archivo, e incluso editarlo aunque no tenga una computadora Mac para trabajar en él.
FreeOffice 2018
FreeOffice 2018 está disponible para usarlo con Windows y con Linux. Es una gran opción para uso a nivel doméstico o comercial. Es similar a Excel, e incluye formatos y dinámicas parecidas; además, es compatible con cualquier producto del paquete Office de Microsoft. Las hojas de cálculo son sencillas y fáciles de usar. FreeOffice 2018 está disponible en español.
Apache OpenOffice
Este paquete es totalmente gratuito y es muy utilizado por todas las herramientas que tiene.
Apache OpenOffice está disponible en varios idiomas, es un softwa-re totalmente gratis y con él se puede crear textos, hojas de cálculo, presentaciones y gráficos. También es posible usarlo en modo offline, pues no requiere estar conectado a internet.
Posee el código abierto por lo que se puede modificar el programa libremente para añadirle otras funciones en cualquier momento. El programa similar a la hoja de cálculo se llama Calc.
