Método de los 7 pasos para la resolución de un problema

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¿Qué es un problema?

• Un problema (ámbito laboral) es toda aquella situación que no puede resolverse de forma automática, es una dificultad a la cual se ven siempre expuestos los diferentes estructuras laborales.

• Se origina de una necesidad o deficiencia y requiere para su solución del conocimiento de la investigación planificada y científica.

Modelo de los 7 pasosPASO Nº1 Definir

el problema

PASO Nº2 Documentar la situación actual

PASO Nº3 Identificar las

causas

PASO Nº 4 Desarrollar Soluciones

PASO Nº5 Implementar

Soluciones

PASO Nº6 Estandarizar Soluciones

PASO Nº7 Determinar Pasos

Siguientes

COMUNICACIÓN

Paso Nº1 Definir el Problema

• Este paso implica una fase de identificación de los diversos problemas que llevan a la selección de un tema principal, que será el que vayamos a resolver o puede ser seleccionado de acuerdo con la experiencia del grupo que se ocupa del mismo.

• Implica además una clara definición de cual es el problema a tratar estableciendo qué puede estar causándolo y dónde están las dificultades, decidiendo sobre los puntos principales del mismo.

Preguntas para la definición de problemas

• ¿Cuál es el síntoma que debemos cambiar?• ¿Cuál es el impacto del síntoma?• ¿Cómo puede cuantificar o medir el síntoma• ¿Quién debería participar en la solución del

problema?

• Un problema bien definido es un problema 50% resuelto.

Charles Kettering

Paso Nº2 Recopilación de hechos e información

• Implica la recopilación de la información necesaria para trabajar en el problema a fin de familiarizarse con todas las causas posibles.

• Preguntas como: • ¿Quién esta resolviendo el problema?

• ¿Cuál es el impacto?

• ¿Cuándo ocurrió el impacto?

• ¿Dónde ocurrió?

• ¿Por qué es importante?

• ¿Cómo fue que llegamos ahí (Historia del problema)

• ¿Cuánto ha costado este problema?

• Nos puede ser de mucha utilidad a la hora de la adquisición de datos respecto al problema

Paso Nº 3 Desarrollo de soluciones alternativas

• Implica la enumeración y el examen de todas las diferentes formas para solucionar un problema y un análisis del impacto tanto positivo como negativo de cada solución alternativa.

Paso Nº 4 Seleccionar la mejor Solución

• Este paso consiste en el proceso de seleccionar la mejor o mejores soluciones alternativas del grupo de soluciones posibles que hemos encontrado. La alternativa ideal puede no ser la mejor en ese momento. La mejor alternativa se determina con base no solamente en sueficiencia, o porque es la solución más rápida, sino además en consideración de factores tales como el presupuesto y tiempo disponibles, la situación económica, la capacidad del personal para ejecutarla, etc.

¿Como tomar la mejor decisión?

• Ya estudiadas todas las decisiones, los pro y contras que cada una de ellas conlleva existen varias formas de tomar la solucion al problema– Democráticamente: los involucrados en el proceso

deciden cual es la mejor solución– Consenso: TODOS deben de estar de acuerdo con la

decisión– Consulta: Una persona tomará la decisión PREVIA

consulta con los involucrados– Autoritaria: Una persona tomará la decisión sin consultar

Paso Nº 5 Diseño de un Plan de Acción

• Implica definir una meta, delineando los objetivos y tareas específicas, el programa y presupuesto, las responsabilidades, etc.

• El plan de acción es uno de los puntos mas importantes a la hora de solucionar un problema, sobre él recae la responsabilidad de que la MEJOR DESICIÓN sea realizada de la mejor manera y con el menor impacto posible

Plan Acción

• En caso de que el plan de accion sea mal ejecutado:

• Se podrian obtener resultados no deseados con la solución de problemas• Se podria ver afectado el presupuesto inicial (en caso

de que se requiera presupuesto)• Generación de problemas futuros• Gasto de tiempo y personal extra a la empresa

Paso Nº 6 Implementar la Solución

• Implica poner la solución escogida en ejecución y supervisar su progreso así como el seguimiento correcto del plan del proyecto.

• Ya aplicados los 5 pasos anteriores de forma correcta se da una fiabilidad mayor a la hora de la ejecución de la solución.

• Incrementar las posibilidades de éxito en la implementación de la solución asegura que los elementos críticos estén en su lugar.

Paso Nº 7 Evaluación y Seguimiento

• Este paso implica la evaluación sobre cómo hemos alcanzado nuestro objetivo, determinando los efectos o ramificaciones de la solución y las implicaciones positivas y negativas del proceso/fases del proyecto respecto a nuestra idea y objetivos iniciales.

Evaluación y seguimiento

• ¿Se han alcanzado los objetivos?• ¿Qué se hizo bien, que se pudo realizar mejor?• ¿Cómo comunicar los resultados?• ¿Se han finalizado la solución al problema?• ¿Qué lecciones hemos aprendido?• ¿Cómo definir soluciones futuras para

problemas similares?

Estandarización

• Dentro del paso 7 podemos incluir la estandarización, si un problema fue resuelto de manera exitosa podemos documentar PASO A PASO la forma de su resolución y así tener una base formal para la futura implementación de soluciones integrales, incluyendo manuales operativos para la realización de procesos.

Estandarización• En un estándar se debe tener en cuenta lo

siguiente:• Que problemas nos resuelve dicho estándar• Herramientas necesarias para la implementación de

soluciones• Capacitaciones sobre dicho estándar• Métodos para sostener la solución de forma

consistente• Acciones a tomar en caso de problemas intrínsecos

EJEMPLOPASOS Problema: En una Fabrica de galletas, la maquina que empaca no

esta trabajando adecuadamente.Paso Nº 1 Definir

el problemaEl cierre en los paquetes de galletas están quedando mal.

Paso Nº 2 Documentar la situación

actual

Durante la inspección de calidad se detecto que las paquetes de galletas están quedando abiertos, al inicio de la revisión se detecto que eran solo ciertos paquetes pero luego se encontró que el problema era en todos los paquetes. La operadora llama a su supervisor y le informa de la situación. Se detiene la producción de galletas .

Paso Nº 3 Identificar las causas

Una de las máquinas empacadoras esta fallando. Se llama al técnico experto en la máquina para que la revise y la evalué . El técnico encuentra que la maquina no tiene en empaque en la cabeza selladora. Una de las posibles causas podría ser que el empaque se pudo caer en el proceso normal de producción, otra causa podría ser que durante el mantenimiento olvidaron cambiar el empaque o inclusive No colocaron el empaque nuevo.

Paso Nº 4 Desarrollar Soluciones

Se encontró que por mal diseño del equipo , el soporte del empaque se daño lo que provoco que este se desprendiera. Se trabaja junto con el ingeniero y el fabricante para diseñar un soporte mas robusto y que no permita que el empaque se desprenda.

Paso Nº 5 Implementar Soluciones

Se coloco el nuevo soporte en la maquina y se tuvo a prueba por un tiempo para ver la efectividad del mismo.

Paso Nº 6 Estandarizar Soluciones

Se implemento en el resto de las maquinas empacadoras.

Paso Nº 7 Determinar Pasos

Siguientes

Se sugiere al fabricante de las maquinas el cambio del tipo de soporte del empaque debido a los problemas ocasionados en la Fabrica de Galletas. Además se mejor el procedimiento de mantenimiento (incluyendo una nueva tarea, la de revisar el soporte del empaque) y se capacita a la población técnica del cambio.

En la siguiente tabla se indican los pasos del método y algunas de las herramientas que pueden ser utilizadas en la aplicación.

Paso del Método

Algunas herramientas utilizadas

1 Lluvia de ideas

2 Flujograma, hoja de verificación,gráficos, diagrama de Pareto

2 Diagrama de causas y efecto

4 Matriz de soluciones, esquema.

5 Diagrama de Pareto

6 Matriz de actividades

7 Lluvia de ideas

Gracias !!!