UNIVERSITATEA DE VEST TIMIOARA FACULTATEA DE ECONOMIE I
ADMINISTRAREA AFACERILOR SECIA: INFORMATIC ECONOMIC
Metodologii de implementare a sistemelor ERPndrumtor:
Conferentiar Univ. Dr. Hurbean Luminita Realizator: grupa 1
2009/2010
Metodologii de implementare a sistemelor ERP
Cei mai muli furnizori ERP, n general furnizorii din industria
software, dar i firmele de consultan au dezvoltat metodologii de
implementare a sistemelor proprii. Pentru a asigura succesul unui
proiect de anvergura care presupune schimbri organizaionale majore,
acesta trebuie susinut printr-un management bine fundamentat.
Metodologia de implementare eficientizeaz procesul de implementare
prin controlul i urmrirea proceselor, prin reducerea timpului de
implementare i mbunatirea calitii acestora. Metodologia este astfel
considerat calea de urmat n realizarea implementrii, avnd ca
obiectiv punerea n lucru a sistemului conform specificaiilor, cu
respectarea termenelor i bugetului. Pornind de la cadrul general al
activitilor specifice unui proiect ERP, metodologiile descriu
fazele de parcurs n desfurarea acestuia. Metodologia de
implementare prezint fazele generale ale proiectului, coninutul de
business i a specificaiei de implementare. Exemple de metodologii
de implementare: -
Total Solution de la Ernst & Young; Fast Track Workplan de
la Deloitte & Touche; AcceleratedSAP (ASAP) de la SAP; Charisma
Enterprise de la TotalSoft; Clarvision de la EBS Romania; Kazier
BPM (Business Process Management) de la Zero Paper, etc.
-
-
AcceleratedSAP (ASAP) de la SAP
2
AcceleratedSAP este un proiect detaliat conceput de ctre liderul
de pe piaa soluiilor ERP, SAP, ce prezint toate activitile ce
trebuie urmate n implementarea unui proiect. Acesta include tot
arealul tehnic pentru a sprijini partea tehnic a managementului de
proiect, referindu-se la aspecte precum interfa, conversie a
datelor, autorizarea datelor, diferena fiind ca aceste aspecte se
au n vedere mult mai devreme dect n cele mai multe implementri
tradiionale. ASAP presupune urmtoarele 5 faze:1. faza de pregtire a
proiectului , care include planificarea i organizarea proiectului;
2. faza de schiare a afacerii, care se bazeaz pe un set complet de
procese economice predefinite. Utiliznd chestioare i modele, sunt
documentate procesele economice ale organizaiei. Se stabilesc
obiectivele prin anaiza nevoilor i propunerea soluiilor. Rezultatul
este un mod visual al afacerii; 3. faza de execuie, care const n
crearea sistemului. Mai nti este configurat sistemul de baz, apoi
se fac reglaje pentru ntrunirea tuturor cerinelor redate de modelul
afacerii; 4. faza de testare, care asigur pregtirea final a
sistemului pentru punerea n lucru i intruirea utilizatorilor
finali; 5. faza de implementare i sprijinire n mod continuu a
schimbrilor Metodologia ASAP folosete cu titlu de mostre, diverse
exemple, liste de verificare pe activiti, abloane. Aceste elemente
sunt denumite acceleratori i se folosesc ca puncte de plecare, din
dorina de a evita reinventarea roii.
The Fast Track Workplan de la Deloitte & Touche
Aceast abordare de la Deloitte & Touche prezint urmtoarele
faze: 1. stabilirea scopului i planificarea proiectului; 2.
stabilirea viziunii i a intelor de atins; 3. reproiectarea, cnd
sunt declanate reproiectarea software i dezvoltarea unui nou
soft;3
4. configurarea, care const n planificarea procesului de
integrare; 5. testarea i livrarea, reprezint faza n care se livreaz
sistemul Abordarea Fast Track identific 5 zone care trebuie s fie
atinse de-a lungul fazelor de implementare:-
managementul de proiect, ce include organizarea proiectului,
managementul de risc, planificarea, monitorizarea, comunicarea,
stabilirea bugetului, stabilirea echipei i asigurarea calitii;
arhitectura IT, care implic selecia componentelor hardware i de
reea, achiziia, instalarea, operarea, proiectarea software,
dezvoltarea i instalarea; integritatea sistemului i a proceselor:
securitate i audit; schimbare de leadership: structurarea
organizaiei, pregtirea pentru schimbare, pentru noi politici i
msuri; training i documentare: asigurarea de training echipei de
implementare, conducerii, utilizatorilor finali, echipei de
helpdesk.
-
-
The Total Solution de la Ernest & Young
Ernst & Young LLP a dezvoltat o abordare de re-construire
(reenginnering) a sistemului, abordare ce conine 5 componente
(faze):1. Propunerea, care este reprezentat de construirea
procesului de afacere. 2. Verificarea realitii, care schimbare a
organizaiei.
presupune
evaluarea
disponibilitii
la
3. Abordarea aliniat, care se bazeaz pe stabilirea ateptrilor i
a valorii de obinut pe termen scurt i pe termen lung. 4.
Dimensiunea succesului, astfel c este important pentru succesul
proiectului i mbinarea corect de oameni, capaciti, metode i stil de
management. 5. Livrarea valorii, adic msurarea rezultatelor i
srbtorirea succesului.
4
Charisma Enterprise de la TotalSoft
Charisma Enterprise este un sistem ERP destinat organizaiilor
din toate sectoarele de activitate. Soluia integreaz ntreaga
activitate ntr-un sistem unitar, lund n considerare necesitile i
modul de organizare a fiecrei companii n parte. Dezvoltarea soluiei
s-a fcut utiliznd tehnologii moderne de analiz i dezvoltare precum
i tipuri noi de baze de date. Principale faze ale proiectului
Charisma Enterprise sunt:1. pre-implementarea, presupune o
pre-analiz pentru estimarea efortului de implementare; 2. lansarea
proiectului are la baz pregtirea de ctre project manager a
dosarului de proiect i planului de management; 3. analiza este faza
n care project managerul susine colarizarea de concept a
utilizatorilor; 4. configurarea este faza ce asigur configurarea
dicionarelor, planului de conturi, tranzaciilor, atributelor i
modelelor de contare, centrelor de cost, securitii; 5. importul
date presupune analiza fiierelor primite de la client importarea
datelor curaate n baza configurat de project manager; 6. instalare
aplicaie, att n timpul implementrii, ct i upgrade; 7. colarizarea
este organizat pe pachete de cursuri i se realizeaz utiliznd
manualul de training. Se asigur o colarizare special pentru
Administratorul de Aplicaie. La finalul cursului se emit atestate
de Utilizator/Administrator Charisma. Nici un proiect nu se
starteaz live dac utilizatorii cheie ai beneficiarului nu au
atestat de utilizator Charisma; 8. test acceptance este faza de
acceptan, care se poate realiza cu sau far perioada de lucru n
paralel, perioada de lucru n paralel fiind de maxim 2 sptmni;
i
9. GO LIVE este momentul n care beneficiarul incepe lucrul live
cnd baza este complet configurata;
KAZIER BPM (Business Process Management) de la Zero Paper
5
Zero Paper este o firma de consultanta in Business Process
Management, avand ca obiect automatizarea i optimizarea activitatii
unei organizatii cu ajutorul propriului sistem KAZIER. Kazier este
un sistem de management, cu suport informatic pentru implementarea
acestuia. Ce se adreseaz organizatiilor (companii sau alte tipuri
de institutii) pentru care sistemul de management si conditiile de
aplicabilitate Kazier sunt cel mai bine adaptate: orice firma cu
activitati in domeniul serviciilor sau institutie
ne/guvernamentala, departamente specifice din corporatii de mari
dimensiuni, din orice domeniu de activitate, companii mici sau mari
care vand un numar redus de produse insa cu o valoare relativ
ridicata si pentru care sunt importante relatiile individuale cu
fiecare client in parte. Sistemul de referin al Zero Paper n
procesul de implementare a soluiei de management este KAG (Kazier
Analysis Grid), cu ajutorul cruia se verific i se evalueaz
corectitudinea i succesul implementrii n toate fazele sale:1.
pre-analiza este analiza preliminar a compatibilitii sistemului
Kazier cu
activitatea organizaiei vizate;2. analiza se face dupa semnarea
contractului i demararea implementrii.
3.
4. 5.
6.
Este, de fapt, analiza detaliat a businessului, conform unui
algoritm prestabilit KAG, prin care se segmenteaz activitaile pe
tipuri distincte i se ierarhizeaz, se depisteaz redundanele i
sursele lor, fluxurile de decizii, drepturile de acces i politica
de securitate, tipurile de documente folosite i arhivarea lor etc.
modelarea activitii (business process re-engineering): ncepand de
la cerinele de management report (indicatori financiari i
operaionali, smoke detectors etc.) se organizeaz activitile i
procesele pe proiecte, dup care se modeleaz tipul, cantitatea i
modul de introducere a informaiilor pentru a obine indicatorii
cerui de ctre management; document management: se modeleaz
administrarea principalelor documente ale firmei: tipuri, circuit,
securitate, arhivare, regsire etc.; procedurizare i automatizare. n
aceast faz se stabilete modul de introducere a datelor n sistem,
exploatarea, prelucrarea, arhivarea i regsirea lor la nivel de
business unit, departament, subdepartament, tip de activitate,
inclusiv la nivelul fiecrui user sau grup de useri n parte;
aprobarea modelului de business i a sistemului de procedurizare de
ctre managerul de proiect i de ctre ali factori de decizie din
partea firmei, sistem care devine un roadmap al implementrii;6
7. implementarea Kazier presupune instalarea sistemului IT,
interconectarea
lui cu alte sisteme, configurarea i parametrizarea (proceduri,
drepturi de acces, securitate etc.); 8. migrarea datelor i
conectarea cu alte sisteme asigur importul datelor din alte sisteme
folosite de ctre firme, construirea legturilor unidirecionale sau
bidirecionale dintre Kazier i alte sisteme folosite de catre firm:
Exchange server, server de email, core banking/business,
contabilitate, portal extranet etc. 9. training cu managerii de
proiect, administratorii de sistem, useri etc., finalizarea i
predarea manualului cu proceduri; 10. construirea sistemului
specific de raportare cerut de catre managementul firmei,
complementarea sistemului general de raportare furnizat de catre
Kazier; 11. testarea sistemului, (re)ajustarea modelului de
business, eliminarea ultimelor redundane i finalizarea optimizrii
pe situaia de business real, construirea bibliotecilor de tipuri de
procese/proiecte specifice activitii clientului; 12. monitorizarea
funcionrii sistemului pe termen scurt, mediu sau lung, conform
cerinelor beneficiarului; 13. dezvoltri ale sistemului sau ajustari
finale pot duce si la modificarea KAG, pn la o forma optim; 14.
evaluarea i monitorizarea pe baza KAG, folosit ca sistem de
referin. Instrumentele i metodologia folosite sunt cele clasice n
cazul implementarii unui ERP, cu deosebirea c focusul cade pe
procesele de business ale clientului (BPM), i mai puin pe
contabilitate i gestiune comercial. Modelul schematic: Metodologia
de implementare a unui proiect de tip ERP
Clarvision de la EBS Romania
Orice proiect de anvergur care genereaz schimbri organizaionale
trebuie susinut printr-un management bine fundamentat. Metodologia
standard de implementare practicat de Clarvision prespune
parcurgerea urmtorilor pai:
7
1. Analiza preliminar a. stabilirea echipelor de proiect din
partea EBS i a clientului n urma specificaiilor trimise
beneficiarului, acesta stabilete structura echipei de proiect care
va lucra mpreun cu echipa EBS pe tot parcursul derulrii procesului
de implementare. Rolurile i responsabilitile diferiilor participani
la proiect sunt evideniate pe msura planificrii resurselor. b.
edina de demarare a proiectului de implementare edina de demarare a
proiectului trebuie s aib loc n cel mult 30 de zile de la semnarea
contractului de vnzare-cumprare. c. ntocmirea Planului proiectului
de implementare n etapa de organizare a proiectului se stabilesc
obiective specifice, realiste i definite n timp. Elaborarea unei
variante grafice (tip calendar) a timpilor alocai etapelor
stabilite n cadrul proiectelor ajut la contientizarea mai bun de
ctre membrii echipei a termenelor stabilite. Pregtirea unui plan de
proiect care ndeplinete cerinele i stabilete ritmul ntregului
proiect este un efort de echip, n care iniiativa aparine echipei
EBS iar rezultatul final este stabilit de echipa clientului. 2.
Analiza detaliat a. analiza detaliat a proceselor din activitatea
clientului Ghidurile de pregtire pentru analiza detaliat vor fi
nmnate Clienilor pentru a fi completate cu informaiile cerute,
precum i cu exemple de rapoarte utilizate de Client n cadrul
proceselor detaliate. Acestea vor reprezenta baza de discuie pentru
analiza detaliat. b. definirea modului de lucru cu sistemul
Procesele de afaceri existente la client sunt supuse unei analize
detaliate. Obiectivul etapei de analiz detaliat este definirea
modului de lucru cu noul sistem. Procesele economice identificate,
paii procesului tehnologic i legturile interdepartamentale sunt
analizate cu atenie pentru a dezvolta o metod de lucru logic i
omogen. 3. Pregtirea tehnic a sistemului a. instalarea sistemului
Clarvision pe server i staii de lucru
8
Consultanii tehnici EBS verific interfaa astfel nct s corespund
cu recomandrile fcute n cadrul analizei preliminare. n urma acestei
verificri se face instalarea MS SQL Server. b. instalarea
sistemului Clarvision pe server i staii de lucru Consultanii
tehnici EBS verific structura hardware i software astfel nct s
corespund cu recomandrile fcute n cadrul analizei preliminare. n
urma acestei verificri se face instalarea MS SQL Server. n urma
instalrii MS SQL Server, se va instala sistemul Clarvision att pe
server ct i pe staiile de lucru. 4. Migrarea datelor a. verificarea
fiierelor EBS pune la dispoziia clienilor formatul fiierelor pentru
migrarea datelor precum i informaiile pe care trebuie s le conin
acestea. Completarea fiierelor de migrare cade n sarcina clienilor.
Verificarea fiierelor este n sarcina echipei EBS. b. migrarea
datelor Odat ce aceste fiiere de migrare sunt completate cu datele
din aplicaia veche, verificate de echipa EBS, acestea sunt
prelucrate cu ajutorul unei unelte de import care valideaz datele
care vor urma s fie migrate i care face transferul efectiv din
fiierele de migrare n structurile de date interne ale sistemului
Clarvision. 5. Instruirea utilizatorilor a. ntocmirea programei de
curs eful de proiect EBS mpreun cu eful de proiect de la client
programeaz cursurile i persoanele care vor participa, ocupndu-se
totodat i de identificarea utilizatorilor cheie pentru fiecare
modul n parte. b. instruirea utilizatorilor Instruirea se face pe
module i const n prezentarea tuturor funcionalitilor existente n
sistem cu insistare pe cele care se vor folosi de ctre client.
Scopul acestei etape este de acomodare a utilizatorilor finali cu
modul de funcionare i cerinele sistemului. 6. Start productiv a.
verificarea datelor migrate i a programului9
Primul pas de verificare a datelor se face de ctre echipa EBS,
iar al doilea pas se face de ctre client la instalarea sistemului.
b. start productiv Instalarea final este obiectivul ultim al
fiecrui proiect de implementare. Toate activitile, ncepnd cu
analiza cerinelor afacerii din prima etap a procesului de
implementare conduc ctre aceast etap, n cadrul creia clientul
utilizeaz sistemul Clarvision i i gestioneaz independent procesele
i activitile zilnice. c. asistena post implementare Consultanii EBS
acord asisten clientului n rezolvarea problemelor semnalate dup
nceperea startului productiv. 7. Predarea sistemului a. constatarea
utilizrii productive a sistemului Dup nchiderea primelor 2 luni cu
sistemul, eful de proiect EBS constat utilizarea productiv a
sistemului cu majoritatea modulelor achiziionate. ncepnd cu luna
urmtoare semnrii actului constatator de utilizare productiv,
clientul trece pe contractul de service urmnd s beneficieze de
toate prevederile acestui contract. b. predarea sistemului Este
momentul n care procesul de implementare este n totalitate
finalizat, clientul gestionnd singur procesele cu ajutorul
sistemului. 8. Evaluarea implementrii (la 6 luni dup predare)
Evaluarea proiectului de implementare a sistemului Clarvision se
face cu scopul de a identifica gradul de mulumire al clienilor. n
aceast perioad EBS va derula o procedur de control calitativ care s
verifice dac implementarea a fost realizat cu respectarea
procedurilor standard.
10
Bibliografie:
Doina Fotache, Luminita Hurbean Soluii informatice pentru
gestiunea afacerilor ERP
http://kazier.eu/metodologia_de_implementare.aspx?lg=
http://www.managementul-riscurilor.ro/index.php?
option=com_frontpage&Itemid=1
http://www.ebsromania.ro/produse/salarizare2.htm
http://www.charisma.ro/front/Default.aspx
http://www.charisma.ro/front/Metodologii-de-Implementare.aspx
http://www.totalsoft.ro/charisma-software-project-
management/article/id_8/Charisma.html
http://www.ebsromania.ro/produse/salarizare2.htm#
http://www.ebsromania.ro/servicii/implementare.htm
11
