BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG

THUYẾT MINH TIÊU CHUẨN QUỐC GIATCVN xxx 2017

TIÊU CHUẨN KỸ THUẬT VỀ ĐẶC TẢ DỮ LIỆUTRONG QUY TRÌNH LƯU TRỮ HỒ SƠPHẦN 2: CÁC QUY TRÌNH QUẢN LÝ

Recordkeeping metadata standard. Part 2:Functions

HÀ NỘI – 2017

Nội dung Trang

1. GIỚI THIỆU......................................................................................................3

1.1 Tên gọi của TCVN:...............................................................................................31.2 Ký hiệu TCVN:.....................................................................................................31.3 Mục đích chung:....................................................................................................31.4 Lý do và sự cần thiết xây dựng TCVN:................................................................31.5 Các nội dung nghiên cứu:......................................................................................5

2. TÌNH HÌNH TIÊU CHUẨN HÓA VỀ QUẢN LÝ THAO TÁC DỮ LIỆU:............5

2.1 Quốc tế:.................................................................................................................52.1.1 BKT ISO/TC 46 của Tổ chức TCH quốc tế về Thông tin và tư liệu (Information and Documentation) 52.1.2 Tổ chức Tiêu chuẩn Thông tin quốc gia (NISO) 52.1.3 Cơ quan lưu trữ quốc gia Australia 52.1.4 Tiêu chuẩn các hiệp hội quốc tế và quốc gia khác 6

2.2 Trong nước............................................................................................................7

3. CƠ SỞ XÂY DỰNG CÁC YÊU CẦU KỸ THUẬT............................................8

3.1 Phân tích các tiêu chuẩn liên quan........................................................................83.1.1 Tổng quan về quản lý hồ sơ (TCVN 7420-1:2004 (ISO 15489-1:2001)) 83.1.2 Hướng dẫn quản lý hồ sơ (TCVN 7420-2:2004 (ISO 15489-2:2001)) 143.1.3 Dữ liệu đặc tả quản lý hồ sơ - Nguyên tắc chung (ISO 23081-1:2006) 273.1.4 Dữ liệu đặc tả quản lý hồ sơ - Triển khai (ISO 23081-2:2009) 413.1.5 Dữ liệu đặc tả Dublin 423.1.6 Chuẩn ANSI/NISO Z39.85-2001 423.1.7 Tiêu chuẩn dữ liệu đặc tả quản lý hồ sơ của Úc 443.1.8 Dữ liệu đặc tả và hướng dẫn triển khai của bang Queensland - Úc 46

3.2 Tiêu chuẩn TCVN...............................................................................................463.2.1 TCVN 7980:2008 về Dữ liệu đặc tả Dublin Core 46

3.3 Lựa chọn tiêu chuẩn............................................................................................51

2

4. NỘI DUNG TIÊU CHUẨN..............................................................................51

4.1 Mục đích..............................................................................................................514.2 Bố cục TCVN......................................................................................................564.3 Bảng tham chiếu..................................................................................................58

5. Phụ lục A (tham khảo) Danh mục các tiêu chuẩn ISO do BKT Tiêu chuẩn quốc tế ISO TC 46 xây dựng..............................................................................64

6. Phụ lục B (tham khảo) Danh mục các tiêu chuẩn về thông tin đã công bố của NISO..............................................................................................................73

7. Phụ lục C (tham khảo) Danh mục tiêu chuẩn liên quan của Cơ quan lưu trữ quốc gia Australia........................................................................................76

8. THƯ MUC TÀI LIỆU THAM KHẢO...............................................................78

3

1. GIỚI THIỆU

4

1.1 Tên gọi của TCVN:

„Tiêu chuẩn kỹ thuật mô tả quản lý thao tác dữ liệu - Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác“

1.2 Ký hiệu TCVN:

TCVN XXXX:2015

1.3 Mục đích chung:

Bảo đảm sự phát triển ứng dụng công nghệ thông tin nói chung, công nghiệp phần mềm và công nghiệp nội dung số nói riêng được phát triển thống nhất, đồng bộ theo một kiến trúc quy hoạch tổng thể Công nghệ thông tin và Truyền thông Quốc gia với một hạ tầng thông tin hiện đại, tốc độ cao và môi trường pháp lý phù hợp;

Qui định về quản lý các thao tác liên quan đến bản ghi dữ liệu và các đặc tả dữ liệu mô tả việc quản lý các thao tác đó. Các đặc tả dữ liệu được qui định trong TCVN này, đảm bảo:

- Tính linh hoạt;

- Khả năng lặp lại;

- Khả năng mở rộng;

- Tính liên tác (khả năng liên thông);

- Tương thích với các tiêu chuẩn ISO và tiêu chuẩn nước ngoài;

- Tái sử dụng.

1.4 Lý do và sự cần thiết xây dựng TCVN:

- Sự phát triển mạnh mẽ của ngành công nghiệp nội dung số và sự hội tụ của các công nghệ tiên tiến;

- Cơ sở nền kinh tế tri thức trong thời đại số;

- Đáp ứng nhu cầu quản lý của cơ quan quản lý liên quan đến quản lý các đặc tả dữ liệu nói chung.

5

Ngày nay, Công nghệ thông tin (CNTT) đã trở thành yếu tố quan trọng xây dựng thành công nền hành chính điện tử, phục vụ đắc lực cho công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa tại Việt Nam. Trong những năm gần đây, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nước (CQNN) được quan tâm, chỉ đạo, đầu tư cơ sở hạ tầng kỹ thuật, phát triển một số ứng dụng cơ bản trong quản lý, điều hành và các cơ sở dữ liệu phục vụ cho các ngành kinh tế - xã hội, bước đầu thực hiện có hiệu quả và thu được những kết quả nhất định.

Sự bùng nổ của CNTT-TT song hành với sự gia tăng chóng mặt của thông tin, nội dung số trong cơ quan nhà nước, các quy trình nghiệp vụ hành chính cũng dần được tin học hóa, việc tạo lập cơ sở dữ liệu từ các tài liệu/hồ sơ giấy phục vụ cho các hoạt động nghiệp vụ của mình đã và đang được các Bộ/Ngành và các địa phương rất quan tâm. Bên cạnh đó, nhu cầu chia sẻ dữ liệu, trao đổi thông tin và tương tác giữa các hệ thống thông tin và giữa các cơ quan, tổ chức ngày càng tăng để tránh lãng phí tài nguyên, tiết kiệm thời gian. Do văn bản là công cụ hiệu quả được sử dụng trong mối quan hệ tương tác giữa các cơ quan nhà nước với nhau, do đó đòi hỏi cần phải có các giải pháp thích hợp để giúp các cơ quan quản lý các nguồn thông tin, văn bản một cách khoa học, phục vụ việc chỉ đạo, điều hành, hỗ trợ ra quyết định, truy cứu trách nhiệm, lưu trữ.... Một trong các giải pháp mà chính phủ điện tử của các nước đang dùng là sử dụng Metadata, hay còn gọi là dữ liệu đặc tả hoặc siêu dữ liệu. Dữ liệu đặc tả này là thông tin về vị trí văn bản, người sở hữu văn bản, lịch sử hoạt động của văn bản, quyền truy nhập văn bản; thông tin về tác nhân (con người hoặc tổ chức), về nghiệp vụ được sử dụng để quản lý các văn bản phát sinh ra trong quá trình xử lý văn bản.

Metadata mô tả văn bản là một phần không tách rời trong việc quản lý văn bản, phục vụ một loạt các chức năng và mục đích. Metadata có thể được sử dụng trong nhiều mục đích khác nhau để cơ quan/tổ chức xác định, xác thực, mô tả, tìm kiếm, và quản lý các nguồn tài nguyên của họ một cách có hệ thống sao cho thỏa mãn được các yêu cầu của các hoạt động nghiệp vụ của cơ quan.

6

Tuy nhiên, đại đa số các cơ quan nhà nước ta hiện nay, khi xây dựng hệ thống quản lý văn bản, các khái niệm và chuẩn mực về metadata mô tả văn bản chưa được quan tâm đầy đủ, chính xác và thống nhất nên các hệ thống văn bản được xây dựng tại các cơ quan nhà nước đều có nhiều mặt hạn chế cả về quản lý dữ liệu cũng như trao đổi dữ liệu. Hiện tại, có Thông tư 24/2011/TT-BTTTT của Bộ Thông tin và Truyền thông Quy định về việc tạo lập, sử dụng và lưu trữ dữ liệu đặc tả trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước; Nghị định 64/2007/NĐ-CP của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước đã có quy định về dữ liệu đặc tả, tuy nhiên, việc quy định trong Nghị định mới chỉ ở mức đưa ra định nghĩa, khái niệm về dữ liệu đặc tả mà chưa có quy định cụ thể về việc tạo lập dữ liệu đặc tả văn bản. Vì vậy, việc xây dựng và đưa ra quy định về metadata mô tả văn bản thông dụng trong cơ quan nhà nước tại Việt Nam là rất cần thiết, đảm bảo sự thống nhất sử dụng giữa các cơ quan nhà nước nhằm phục vụ tốt cho việc tìm kiếm thông tin của tổ chức, cá nhân, bảo đảm sự trao đổi và duy trì nguồn thông tin giữa các cơ quan nhà nước.

1.5 Các nội dung nghiên cứu:

Nghiên cứu nội dung của các tiêu chuẩn và tài liệu hướng dẫn của quốc tế và nước ngoài về metadata liên quan đến nội dung của TCVN và tính tương đồng giữa các tiêu chuẩn, tài liệu hướng dẫn của quốc tế và nước ngoài.

2. TÌNH HÌNH TIÊU CHUẨN HÓA VỀ QUẢN LÝ THAO TÁC DỮ LIỆU:

2.1 Quốc tế:

2.1.1 BKT ISO/TC 46 của Tổ chức TCH quốc tế về Thông tin và tư liệu (Information and Documentation)

Ban Kỹ thuật Tiêu chuẩn quốc tế ISO/TC 46 hoạt động trong lĩnh vực Tiêu chuẩn hóa về các thực tiễn liên quan đến Thư viện, Trung tâm thông tin và tư liệu, các hoạt động xuất bản, phát hành, lưu trữ, quản lý hồ sơ dữ liệu, lập tài liệu và bảo quản tài liệu trong bảo tàng, các dịch vụ lập chỉ mục và trích xuất thông tin, dữ liệu và khoa học thông tin. Hiện nay, BKT ISO/TC 46 đang triển khai 32 dự án về tiêu chuẩn quốc tế. Ngoài ra, hiện nay, BKT đã xây dựng và công bố được hơn 100 tiêu chuẩn quốc tế ISO trong lĩnh vực này (Chi tiết, xem Phụ lục A).

2.1.2 Tổ chức Tiêu chuẩn Thông tin quốc gia (NISO)

7

Tổ chức Tiêu chuẩn thông tin quốc gia (NISO) là một hiệp hội Tiêu chuẩn phi lợi nhuận được công nhận bởi Viện Tiêu chuẩn quốc gia Hoa Kỳ ANSI đẻ xác định, xây dựng, duy trì và xuất bản các tiêu chuẩn kỹ thuật để quản lý thông tin đang thay đổi nhanh chóng trong môi trường kỹ thuật số. Các tiêu chuẩn của NISO cos thể áp dụng cả công nghệ truyền thống và công nghệ mới để đáp ứng dỉa đầy đủ các yêu cầu liên quan đến thông tin, bao gồm: truy lục thông tin, lưu trữ, tạo lập dữ liệu đặc tả, v.v.

Tổ chức Tiêu chuẩn thông tin quốc gia (NISO) xây dựng các tiêu chuẩn trong ngành công nghiệp thông tin cho phép các nhà phát triển phần mềm, các thư viện và các nhà xuất bản và phát hành nội dung sử dụng cho hoạt động của họ. Thông qua NISO, cộng đồng ác nhà phát triển phần mềm, các thư viện và các nhà xuất bản và phát hành nội dung có thể cộng tác trên các tiêu chuẩn đã được thừa nhận lẫn nhau để tăng cường các hoạt động hiện tại và xây dựng các nền tảng đối với tương lai.

Hiện nay, các tiêu chuẩn NISO được công bố và công nhận xem Phụ lục B

2.1.3 Cơ quan lưu trữ quốc gia Australia

Danh mục các tiêu chuẩn do Cơ quan lưu trữ quốc gia Australia xây dựng trên cơ sở chấp nhận các tiêu chuẩn quốc tế ISO cho hoạt động của Cơ quan được đưa ra trong Phụ lục C.

2.1.4 Tiêu chuẩn các hiệp hội quốc tế và quốc gia khác

1. RFC 5013, The Dublin Core Metadata Element Set. IETF, 2007.2. Hiệp hội lưu trữ thế giới ICA: Module 3 Guidelines and Functional

Requirementsfor Records in Business Systems. ICA-M3-B, 2008.3. Hiệp hội lưu trữ thế giới ICA: Authenticity of Electronic Records, ICA Study 13-

1, November 2002.4. Hiệp hội lưu trữ thế giới ICA: Authenticity of Electronic Records, ICA Study 13-

2, January 2004.5. Hiệp hội công nghiệp DLM: Scoping Report for the Development of the Model

Requirements for the Management of Electronic Records, February 2006.6. Hiệp hội công nghiệp DLM: Modular Requirements for Records Systems. MoReq

2010, Vol.1, v1.1, 2011.7. Hoa Kỳ: Design Criteria Standard for Electronic Records Management Software

Applications, DoD 5015.2-STD, June 2002.8. Hoa Kỳ Design Criteria Standard for Electronic Records Management Software

Applications, DoD 5015.2-STD Version 3, exposure draft, August 2006.9. ANSI/NISO Z39.85-2012, The Dublin Core Metadata Element Set. 10. Liên minh châu Âu: Model Requirements for the Management of Electronic

Records Update and Extension, 2008, (MoReq2).11. Na Uy: NOARK 4 Part 1 - Norwegian Recordkeeping System: Functional

8

Description and Specification of Requirements, 1999. 12. Liên hiệp Anh: Requirements for Electronic Records Management Systems, 1:

Functional Requirements, 2002 Revision - Final Version, 2002. 13. Liên hiệp Anh: Requirements for Electronic Records Management Systems, 2:

Metadata Standard, 2002 Revision - Final Version, 2002. 14. Liên hiệp Anh: Requirements for Electronic Records Management Systems, 3:

Reference Document, 2002 Revision - Final Version, 2002. 15. Liên hiệp Anh: Requirements for Electronic Records Management Systems, 4:

Implementation Guidance, 2004.16. Liên hiệp Anh: Rationale for the Functional Requirements for Electronic Records

Management Systems, 2002. 17. Liên hiệp Anh: Requirements to Sustain Electronic Information Over Time, March

2006. 18. Liên hiệp Anh: Functional Requirements for the Sustainability of Electronic

Records Management Systems, March 2006.19. Hoa Kỳ : Functional Requirements and Attributes for Records Management

Services, December 2005. 20. New Zealand: Electronic Recordkeeping Systems Standard, June 2005. 21. Úc: Functional Specifications for Electronic Records Management Systems

Software, February 2006. 22. Úc: Functional Specifications for Business Information Systems Software,

October 2006. 23. Úc: Australian Government Recordkeeping Metadata Standard. Version 2.0, 2008.24. Úc: Australian Government Recordkeeping Metadata Standard Implementation

Guidelines. v.2.0, 2011.25. Úc, bang Victoria: Standard for the Management of Electronic Records PROS

99/007 (Version 1), April 2000. 26. Úc, bang Victoria: Standard for the Management of Electronic Records PROS

99/007 (Version 2), July 2003. 27. Úc, bang Nam Úc: Document and Records Systems Standard 2001, Version 1,

January 2001. 28. Úc, bang Nam Úc: South Australian Government EDRMS Functional Compliance

Requirements 2002, Version 1.0, August 2002. 29. Úc, bang Nam Úc: Across Government EDRMS Panel of Products Procurement

and Pre-Implementation - Guideline, Version 1, October 2004. 30. Queensland State Archives. Queensland Recordkeeping Metadata Standard and

Guideline. v.1.1, June 2012.

2.2 Trong nước

Các Tiêu chuẩn quốc gia (TCVN)liên quan đã công bố:

9

1. TCVN 5453:2009 (ISO 5127:2001), Thông tin và tư liệu - Từ vựng;

2. TCVN 7217-1:2002 (ISO 3166-1:1997), Mã thể hiện tên nước và vùng lãnh thổ của chúng - Phần 1: Mã nước

3. TCVN 7217-2:2013 (ISO 3166-2:2013), Mã thể hiện tên và vùng lãnh thổ của các nước - Phần 2: Mã vùng lãnh thổ;

4. TCVN 7217-3:2013 (ISO 3166-3:2013), Mã thể hiện tên và vùng lãnh thổ của các nước - Phần 3: Mã tên các nước được sử dụng trước đây

5. TCVN 7420-1:2004 (ISO 15489-1:2001), Thông tin và tư liệu - Quản lý hồ sơ - Phần 2: Hướng dẫn;

6. TCVN 7420-2:2004 (ISO 15489-2:2001), Thông tin và tư liệu - Quản lý hồ sơ - Phần 1: Yêu cầu chung;

7. TCVN 7980:2008 (ISO 15836:2003), Thông tin và tài liệu - Bộ phần tử siêu dữ liệu Dublin Core;

3. CƠ SỞ XÂY DỰNG CÁC YÊU CẦU KỸ THUẬT

3.1 Phân tích các tiêu chuẩn liên quan

3.1.1 Tổng quan về quản lý hồ sơ (TCVN 7420-1:2004 (ISO 15489-1:2001))

3.1.1.1 Phạm vi

Tiêu chuẩn nàyvềquản lý hồ sơ chomột tổ chức,với phạm vi:

áp dụng cho việc quản lý hồ sơvới tất cả các định dạng, hướng dẫn xác định trách nhiệm của tổ chức đối với hồ sơ và chính sách quản lý,

thủ tục, hệ thốngvà quy trình quản lý hồ sơ, hướng dẫn quản lý hồ sơ đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001 và ISO 14001, hướng dẫn thiết kế và phát triển hệ thống hồ sơ.

Đối tượng sử dụng tiêu chuẩnnày là:

nhà quản lý của tổ chức, chuyên gia quản lý hồ sơ, chuyên gia quản trị công nghệ thông tin, tất cả các nhân viên khác của tổ chức, và cá nhân tạo lập và duy trì hồ sơ.

3.1.1.2 Ý nghĩa của việc quản lý hồ sơ

10

Quản lý hồ sơ chi phối việc thực hiện của cả người quản lý hồ sơ và của bất kỳ người tạo lập hoặc sử dụng hồ sơ trong quá trình tiến hành các hoạt động nghiệp vụ. Quản lý hồ sơ trong một tổ chức bao gồm các hoạt động sau:

Quy định các chính sách và tiêu chuẩn áp dụng, phân công trách nhiệm và quyền hạn, thiết lập và ban hành các thủ tục và hướng dẫn, cung cấp các dịch vụ liên quan đến quản lý và sử dụng hồ sơ, thiết kế, triển khai và quản lý các hệ thống quản lý hồ sơ, và tích hợp chức năng quản lý hồ sơ vào hệ thống nghiệp vụ (nếu tổ chức chọn giải

pháp tích hợp quản lý hồ sơ với nghiệp vụ).

Hồ sơ là nguồn thông tin quan trọng về hoạt động nghiệp vụ. Một cách tiếp cận có hệ thống để quản lý hồ sơ là cần thiết đối vớicác tổ chức và xã hội nhằm bảo vệ và bảo quản các bằng chứng về hoạt động nghiệp vụ của các tổ chức này. Hồ sơ cho phép các tổ chức:

tiến hành các hoạt động nghiệp vụ một cách có trật tự, hiệu quả và trách nhiệm. cung cấp dịch vụ hồ sơ một cách nhất quán và công bằng, hỗ trợ và ghi lại sự hình thành chính sách và ra quyết định quản lý, cung cấp khả năng quản lý và điều hành nhất quán, liên tục và hiệu, tạo điều kiện thực hiện hiệu quả các hoạt động của một tổ chức, cung cấp khả năng duy trì dịch vụ trong trường hợp thiên tai, đáp ứng yêu cầu quy phạm và pháp luật bao gồm các hoạt động lưu trữ, kiểm

toán và giám sát, cung cấp sự bảo vệ và hỗ trợ trong vụ kiện tụng bao gồm cả việc quản lý các rủi

ro liên quan tới sự tồn tại, hoặc thiếu bằng chứng về hoạt động của tổ chức, bảo vệ lợi ích của tổ chức và quyền lợi của nhân viên, khách hàng và các bên liên

quan hiện tại và tương lai, hỗ trợ và ghi lạicác hoạt động nghiên cứu phát triển vàcác thành tựu, cung cấp bằng chứng về hoạt động nghiệp vụ, cá nhân và văn hóa, thiết lập định danh nghiệp vụ, cá nhân và văn hóa.

3.1.1.3 Yêu cầu đối với quản lý hồ sơ

Hồ sơ được tạo lập, thu nhận và sử dụng trong qúa trình triển khai các hoạt động nghiệp vụ. Tổ chức nên tạo lập và duy trì các hồ sơ xác thực, tin cậy và khả dụng; và bảo vệ sự toàn vẹn của các hồ sơ đó theo quy định. Để làm điều này, các tổ chức phải tiến hành và thực hiện một chương trình quản lý hồ sơ toàn diện, bao gồm:

xác định những hồ sơ nào cần phải được tạo lập trong mỗi quy trình nghiệp vụ, và thông tin cần chứa trong các hồ sơ,

11

quyết định hình thức và cấu trúc của hồ sơ cần phải được tạo lập và thu nhận cũng như công nghệ được sử dụng,

xác định kiểu dữ liệu đặc tảhồ sơ, dữ liệu đặc tả quá trình quản lý hồ sơ và phương thức liên kết, quản lý các dữ liệu đặc tả này,

xác định các yêu cầu để truy cập, sử dụng và truyền tải hồ sơ giữa các quy trình nghiệp vụ cũng như giữa những người sử dụng, thời gian lưu trữ để đáp ứng những các yêu cầu này,

tổ chức hồ sơ như thế nào để hỗ trợ nhu cầu sử dụng, đánh giá rủi ro không lưu được hồ sơ vềcác hoạt động nghiệp vụ, bảo quản và cho phép truy cậphồ sơ thông suốt đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ và

nhu cầu của người sử dụng, tuân thủ các yêu cầu pháp lý, quy định, tiêu chuẩn và chính sách của tổ chức, bảo đảm hồ sơ được duy trì trong một môi trường an toàn và bảo mật, bảo đảm hồ sơ được duy trì tới khi được yêu cầu, và xác định và đánh giá các cơ hộinhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoặc chất

lượng của các quy trình, quyết định và hành động.

3.1.1.4 Quy trình quản lý hồ sơ

• Xác định thông tin cầnlưu trữ ở hệ thống quản lý hồ sơ

Thông tin cầnlưu trữ dựa vào phân tích môi trường pháp lý, yêu cầu nghiệp vụ và trách nhiệm giải trình và rủi ro của việc không lưu hồ sơ. Các yêu cầu có thể khác nhau tùy vào loại hình tổ chức cũng như môi trường pháp lý liên quan tới tổ chức.

Các tài liệu (thông tin) được tạo lập và thu nhận bằng nhiều công cụ và công nghệkhác nhau theo thời gian. Đặc điểm chính của các tài liệu là tính động của chúng: tài liệu có thể được tạo lập bởi nhiềungười, với nhiều phiên bản khác nhau. Hoạt động nghiệp vụ hoặc cá nhân cần được thu nhậnở dạng hồ sơ cùng với dữ liệu đặc tả tương ứng.

• Xác định khoảng thời gian lưu trữ hồ sơ

Khoảng thời gian hồ sơ được duy trì trong hệ thống quản lý hồ sơ dựa vào yêu cầu pháp lý, nghiệp vụ, giải trình và mức độ rủi ro.

Lưu trữ hồ sơ để:

a) đáp ứng nhu cầu nghiệp vụ hiện tại và tương lai, bằng cách:- duy trì thông tin liên quan đến các quyết định và hoạt động trong quá khứ và

hiện tại, như là một phần “bộ nhớ” của tổ chức,giúp tổ chức này đưa ra các quyết định và tiến hành các hoạt động nghiệp vụ,

- giữ lại bằng chứng về các hoạt động trong quá khứ và hiện tại để đáp ứng nghĩa vụ giải trình,

12

- loại bỏ càng sớm càng tốt các hồ sơ không cần thiết, và - ghi lại sự thay đổi củahồ sơ để người sử dụng về sau có thể đánh giá tính xác

thực và độ tin cậy của hồ sơ, ngay cảđối với trường hợphệ thống quản lý các hồ sơ này không còn hoạt động nữa hoặc có những thay đổi đáng kể,

b) tuân thủ các yêu cầu pháp lý, bằng cách đảm bảo thông tin liên quan được ghi lại, nhận thức và triển khai, và

c) đáp ứng nhu cầu hiện tại và tương lai trong nội bộ và bên ngoài tổ chức.

• Tạo lập hồ sơ

Tạo lập hồ sơ và đưa vào hệ thống quản lýđể:

a) thiết lập mối quan hệ giữa các hồ sơ, người tạo lập và bối cảnh tạo lập, b) đưa hồ sơ và mối quan hệ vào hệ thống quản lý hồ sơ, và c) liên kết hồ sơnày với các hồ sơ khác.

Kỹ thuật tạo lập hồ sơ:

a) phân loại và lập chỉ mục cho phép liên kết, phân nhóm, đặt tên, bảo đảm an toàn thông tin, cấp quyền sử dụng, loại bỏ, và xác định các hồ sơ quan trọng,

b) sắp xếp theo cấu trúc và trình tự lôgíc, c) đăng ký sự hiện diện của hồ sơ trong hệ thống quản lý hồ sơ, và d) dùng hệ thống quản lý hồ sơ để:

- cung cấp dữ liệu đặc tả hoạt động nghiệp vụ, - cung cấp thông tin nơi lưu trữ hồ sơ, - xác định những hành động nổi bật, - xác định đối tượng đãtruy cập hồ sơ, - xác định thời điểm truy cậphồ sơ, và - cung cấp bằng chứng về các thao tác được thực hiện với hồ sơ.

• Đăng ký hồ sơ

Đăng kývào hệ thống quản lý hồ sơ:

a) một hồ sơ được đăng ký khi hồ sơ này được đưa vào hệ thống; b) không có quy trình nào thêm nữa cho đến khi việc đăng ký được hoàn tất.

Đăng ký nhằm cung cấp bằng chứng về hồ sơ được tạo lập hoặc được đưa vào một hệ thống quản lý hồ sơ; một mục đích khác là để sử dụng về sau. Đăng kýhồ bao gồm các thao tác sau: ghi thông tin mô tả ngắn gọn hoặc dữ liệu đặc tả hồ sơ, gán định danh cho hồ sơ. Đăng ký nhằm chính thức hóa việc lưu trữ hồ sơ vào hệ thống quản lý hồ sơ. Trong môi trường mạng, hệ thống quản lý hồ sơ cho phép đăng ký thông qua quy trình

13

tự động vàtường minh đối với người sử dụng.

• Phân loại hồ sơ

Phân loại hoạt động nghiệp vụ

Phân loại hoạt động nghiệp vụ để:

a) cung cấp liên kết các hồ sơ về một hoạt động nghiệp vụ, b) bảo đảm hồ sơ được đặt tên một cách nhất quán theo thời gian, c) hỗ trợ thao tác với toàn bộ hồ sơ liên quan đến một chức năng hoặc một hoạt

động nghiệp vụ cụ thể, d) đặt mức an toàn thông tin chung cho một nhóm hồ sơ, e) cho phép người dùng truy cập hoặc thao tác với một nhóm hồ sơ cụ thể, f) phân chia trách nhiệm quản lý đối với các nhóm hồ sơ, g) phân chia hồ sơ để sử dụng, và h) xác định thời gian để lưu trữ và loại bỏ hồ sơ.

Hệ thống phân loại

Hệ thống phân loại phản ánh các hoạt động nghiệp vụ của một tổ chức. Hệ thống có thể được sử dụng để hỗ trợ các quy trình quản lý hồ sơ. Tổ chức cần xác định mức độ kiểm soát phân loại nhằm đáp ứng tốt nhất các chức năng và nhiệm vụ của mình.

Lập chỉ mục

Lập chỉ mục có thể được thực hiện bằng nhân công hoặc tự động. Chức năng này có thể được thực hiện ở các mức độ phân nhóm khác nhau trong hệ thống quản lý hồ sơ. Có thể lập chỉ mục theo tiêu chuẩn ISO 5963: “Tài liệu - Phương pháp kiểm tra văn bản, xác định chủ đề và lựa chọn từ khóa chỉ mục”. 8.1.1.1.1[14]

• Lưu trữ và bảo quản hồ sơ

Hồ sơ phải được lưu trữ ở kho dữ liệu bảo đảm yêu cầu về sử dụng, độ tin cậy, tính chính xác và bảo quản. Việc bảo trì, xử lý và lưu trữ hồ sơ được thực hiện trong suốt thời gian quản lý hồ sơ. Các yếu tố lý-hóa cần được tính đến khi đưa ra yêu cầu đối với việc lưu trữ và bảo quản hồ sơ. Giá trị của hồ sơ có tính liên tục, không phân biệt về định dạng, luôn đặt ra yêu cầu chất lượng lưu trữ và bảo quản càng ngày càng cao. Điều kiện lưu trữ và quy trình bảo quản cần được thiết kế để bảo vệ các hồ sơ khỏi truy cập trái phép, thất thoát hoặc bị tiêu hủy, bị trộm cắp và thiên tai.

Tổ chức cần có chính sách và hướng dẫn chuyển đổi hoặc di chuyển hồ sơ từ một hệ thống hồ này đến hệ thống hồ sơ khác. Quá trình nâng cấp hay thay đổi hệ thống không được làm ảnh hưởng tới quá trìnhtruy cập, xác thực và sử dụng hồ sơ.

14

• Truy cập hồ sơ

Tổ chức cần quản lý phân quyền truy cập hồ sơ đối vớingười sử dụng, nhằm đảm bảo:

a) hồ sơ được phân loại theo hiện trạng truy cập, b) hồ sơ chỉ được truy xuất bởi người được cấp quyền sử dụng, c) hồ sơ được mã hóa có thể được đọc khi có yêu cầu và được phép thực hiện, d) quy trình và giao dịch hồ sơ chỉ được thực hiện bởi những người có thẩm quyền,

và e) các bộ phận của một tổ chức được cấp quyền truy cập tương ứng với trách nhiệm

nghiệp vụ được phân công.

• Theo dõi hồ sơ

Theo dõi hồ sơ nhằm mục tiêu:

a) xác định hành động đáng chú ý, b) cho phép truy xuất hồ sơ, c) ngăn chặn việc mất mát hồ sơ, d) giám sát việc hoạt động bảo trì, an toàn thông tin và theo dõi dấu vết của hồ sơ

(ví dụ: tạo lập hoặc đăng ký, phân loại, lập chỉ mục, lưu trữ, truy cập và sử dụng, trao đổi và loại bỏ), và

e) duy trì nguồn gốc của hồ sơ khi hệ thống được nâng cấp hoặc thay đổi.

• Loại bỏ hồ sơ

Việc loại bỏ hồ sơ cần được thực hiện một cách có hệ thống và theo định kỳ đối với các tình huống sau:

a) tiêu hủy, ghi chèn và xóa hồ sơ, b) duy trì thêm một thời gian nữa cho một số đơn vị của tổ chức, c) chuyển đến nơi lưu trữ thích hợp hoặc vị trí trung gian với sự kiểm soát của tổ

chức, d) chuyển giao cho tổ chức khác khi tái cơ cấu, bán hoặc tư nhân hóa, e) chuyển giao cho nhà quản lý hồ sơ độc lập theo thỏa thuận, f) chuyển giao trách nhiệm quản lý cho một tổ chức thích hợp,trong khi hệ thống

quản lý hồ sơ được vận hành bởi tổ chức phát triển hệ thống này, g) chuyển giao cho một tổ chức lưu trữ khác.

Áp dụng các nguyên tắc để tiêu hủy hoàn toàn hồ sơ:

- Việc tiêu huỷ phải được ủy quyền. - Không được tiêu hủy các hồ sơ đang chờ xử lý, về khiếu kiện hoặc điều tra.

15

- Tiêu hủy hồ sơ phải được thực hiện một cách bí mật để bảo vệ các thông tin trong hồ sơ bị tiêu hủy.

- Tất cả các bản sao của hồ sơ cũng phải bị tiêu hủy.

• Ghi lạicác quy trình quản lý hồ sơ

Tài liệu mô tả các quy trình quản lý hồ sơ và hệ thống hồ sơ phải đề cập đến các yêu cầu về pháp lý, tổ chức và kỹ thuật. Chức năng phụ trách các quy trình quản lý hồ sơ, chẳng hạn như phân loại, lập chỉ mục, xem xét và sắp xếp hồ sơ cần phải được nêu rõ.Pháp luật liên quan, tiêu chuẩn và chính sách áp dụng cần được ghi lại nhằm xác định các yêu cầu về triển khai, đánh giá, kiểm soát và thử nghiệm các quy trình quản lý hồ sơ.

Cần ghi rõ ràng và thu nhậntất cả các quyết định về loại hồ sơ và khoảng thời gian cần được lưu trữ. Tài liệu phân tích hay đánh giá khác liên quan đến quyết định này phải được chuẩn bị và trình quản lý cấp trên phê duyệt. Tài liệu này cần mô tả thông tin chi tiết về các hoạt động nghiệp vụ cũng như hồ sơ mô tảcác hoạt động này;cần xác định thời gian lưu trữ và tiêu hủy hồ sơ một cách rõ ràng và không mơ hồ. Hướng dẫn chuyển đổi khuôn dạng lưu trữ hồ sơ cũng cần được mô tả trong tài liệu. Trong trường hợp cần thiết, những tài liệu như thế này phải được gửi đến một tổ chức có thẩm quyềnđể đánh giá.

3.1.2 Hướng dẫn quản lý hồ sơ (TCVN 7420-2:2004 (ISO 15489-2:2001))

Tiêu chuẩn này hướng dẫn việc áp dụng TCVN 7420 -1 (ISO 15489-1) cho các chuyên gia quản lý hồ sơ và những người chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ của tổ chức. Tiêu chuẩn này đưa ra một phương pháp luận hỗ trợ cho việc áp dụng TCVN 7420 -1 (ISO 15489-1) trong mọi tổ chức có nhu cầu quản lý hồ sơ. Tiêu chuẩn này cung cấp tổng quan về các quá trình và các yếu tố cần xem xét trong các tổ chức muốn áp dụng TCVN 7420 -1 (ISO 15489-1).

3.1.2.1 Thiết kế và áp dụng hệ thống hồ sơ

Cần lưu ý rằng, các bước trong quá trình này là sự mở rộng của phần mô tả chung trong 8.4 của TCVN 7420 -1 (ISO 15489-1), và Bước A tương ứng với mục a) và Bước B tương ứng với mục b) ...

16

Hình 1 - Thiết kế và áp dụng hệ thống hồ sơ

i) Bước A: Điều tra sơ bộ

Mục đích của Bước A là đảm bảo để tổ chức sự thấu hiểu về ngữ cảnh hành chính, luật pháp, công việc và xã hội mà trong đó tổ chức đang hoạt động để có thể xác định được các yếu tố chính ảnh hưởng đến nhu cầu tạo lập và duy trì hồ sơ.

Bước A còn cung cấp đánh giá chung về điểm mạnh và điểm yếu của tổ chức trong việc quản lý hồ sơ. Bước này thể hiện một cơ sở đầy đủ để xác định phạm vi của dự án hồ sơ và thể hiện thực tế công việcđể hỗ trợ quản lý.

Cần phải tiến hành điều tra sơ bộ để đưa ra những quyết định có hiệu lực về hệ thống hồ sơ của tổ chức. Quá trình này giúp xác định những vấn đề về hồ sơ trong một tổ chức, đánh giá tính khả thi và rủi ro từ các phản ứng tiềm ẩn khác nhau.

Bước A là một bước chuẩn bị quan trọng trong việc lập khung phân loại hoạt động tác nghiệp và xây dựng các quá trình trên cơ sở các chức năng để quyết định cần phải thu

17

thập những gì và lưu giữ trong bao lâu. Cùng với hai bước tiếp theo, Bước B và Bước C, quá trình điều tra sơ bộ giúp đánh giá trách nhiệm của tổ chức đối với hồ sơ và sự đáp ứng của hồ sơ với các yêu cầu bên ngoài đối với việc tạo lập và lưu giữ hồ sơ. Đây cũng là cơ sở hữu ích để đánh giá các hệ thống hiện hành.

ii) Bước B: Phân tích hoạt động tác nghiệp

Mục đích của bước này là xây dựng cách nhận thức về nội dung và cách thức hoạt động của tổ chức. Bước này cho thấy mối liên quan giữa hồ sơ với các công việc cũng như quá trình hoạt động của tổ chức. Bước B sẽ giúp đưa ra quyết định trong những bước tiếp theo về tạo lập, thu nhận, kiểm soát, lưu giữ và xác định giá trị hồ sơ và về cách tiếp cận hồ sơ. Điều này đặc biệt quan trọng đối với môi trường điện tử nơi mà hồ sơ thích hợp không được thu nhận và lưu giữ nếu hệ thống không được thiết kế hợp lý. Bước này cung cấp công cụ để triển khai và lập tài liệu về phân tích công việc một cách hệ thống và giúp tận dụng tối đa các kết quả phân tích.

Việc phân tích hoạt động và quá trình công việc giúp hiểu rõ quan hệ giữa công việc và hồ sơ của tổ chức. Sản phẩm của bước này có thể bao gồm

a) tài liệu mô tả công việc và quá trình hoạt động của tổ chức;

b) khung phân loại hoạt động tác nghiệp thể hiện các chức năng, hoạt động và giao dịch của tổ chức theo quan hệ phân cấp, và

c) sơ đồ các quá trình công việc của tổ chức, nêu rõ những điểm tại đó hồ sơ được tạo lập hoặc thu nhận giống như một sản phẩm của hoạt động tác nghiệp.

Phân tích này cung cấp cơ sở để phát triển các công cụ quản lý hồ sơ, bao gồm

a) từ điển từ chuẩn để kiểm soát ngôn ngữ dùng cho việc định nhan đề và đánh chỉ số hồ sơ trong ngữ cảnh công việc cụ thể, và

b) quyền xác định giá trị trong đó xác định thời hạn lưu giữ và kết quả của hành động xác định giá trị hồ sơ.

Phân tích này giúp xác định và áp dụng chiến lược siêu dữ liệu thích hợp và phân công trách nhiệm chính thức trong việc lưu giữ hồ sơ.

iii) Bước C: Xác định các yêu cầu đối với hồ sơ

Mục đích của bước này là xác định các yêu cầu của tổ chức để tạo lập, thu nhận và lưu giữ hồ sơ về các hoạt động tác nghiệp và văn bản hoá các yêu cầu đó dưới dạng kết cấu dễ duy trì. Lưu giữ hồ sơ thích hợp tạo thuận lợi cho việc tiến hành công việc hợp lý. Lưu giữ hồ sơ còn đảm bảo rằng các tổ chức, cá nhân có trách nhiệm đối với hoạt động của mình về mặt luật pháp và quản lý hành chính. Ngoài ra, lưu giữ hồ sơ còn đảm bảo rằng tổ chức, cá nhân có trách nhiệm với công việc và các những nhóm quan

18

tâm liên quan, trong nội bộ và bên ngoài, cũng như ảnh hưởng tới nhu cầu và mong muốn của tổ chức, cá nhân.

Những yêu cầu đối với hồ sơ được xác định trong bản phân tích có hệ thống về nhu cầu công việc, các nghĩa vụ về pháp luật và chế định, các trách nhiệm to lớn hơn đối với cộng đồng. Bản đánh giá về khả năng gặp rủi ro của tổ chức, trong trường hợp hồ sơ không được tạo lập và lưu giữ, cũng sẽ giúp xác định các yêu cầu. Bước này cũng đưa ra cơ sở cho việc tạo lập, duy trì và loại bỏ các tài liệu trong hồ sơ, cơ sở để thiết kế hệ thống thu nhận và duy trì hồ sơ cũng như chuẩn mực để đo lường việc áp dụng hệ thống hiện hành.

Một số sản phẩm là kết quả của bước này có thể bao gồm:

a) danh mục các nguồn lực chứa đựng các yêu cầu về hồ sơ liên quan đến tổ chức;

b) danh mục các yêu cầu chế định, công việc và yêu cầu của cộng đồng chung đối với việc lưu giữ hồ sơ;

c) báo cáo đánh giá rủi ro đã được lãnh đạo thông qua, và

d) tài liệu chính thức đặt ra các yêu cầu về lưu giữ hồ sơ của tổ chức đối với lãnh đạo và nhân viên.

iv) Bước D: Đánh giá hệ thống hiện hành

Mục đích của bước này là để khảo sát các hệ thống hiện hành của tổ chức và các hệ thống thông tin khác nhằm đo lường mức độ thu nhận và duy trì hồ sơ về hoạt động tác nghiệp. Việc đánh giá này giúp phát hiện ra những khác biệt giữa các yêu cầu đã được xác lập về hồ sơ của tổ chức và kết quả hoạt động cũng như năng lực của hệ thống hiện hành. Bước này sẽ cung cấp cơ sở để triển khai hệ thống mới hoặc thiết kế lại hệ thống hiện hành nhằm đáp ứng nhu cầu về hồ sơ đã được xác định và nhất trí trong các bước trứơc đó.

Sản phẩm của quá trình này bao gồm

a) bản danh mục các hệ thống hiện hành của tổ chức, và

b) báo cáo trình bày mức độ yêu cầu đã được xác lập về hồ sơ của tổ chức.

v) Bước E : Xác định chiến lược để đáp ứng yêu cầu về hồ sơ

Mục đích của bước này là xác định các chính sách, thủ tục, tiêu chuẩn, công cụ và phương thức áp dụng thích hợp nhất mà tổ chức cần chấp nhận trong việc tạo lập và lưu trữ các hồ sơ cần thiết về hoạt động tác nghiệp. Việc lựa chọn chiến lược có thể phải tính đến:

a) bản chất của tổ chức bao gồm mục tiêu và những sự kiện đã diễn ra;

19

b) loại hình hoạt động;

c) cách thức tiến hành công việc;

d) môi trường công nghệ hỗ trợ của tổ chức;

e) văn hoá làm việc tập thể phổ biến, và

f) các tác động từ bên ngoài.

Sự lựa chọn cũng sẽ bị ảnh hưởng bởi khả năng của mỗi chiến lựơc trong việc đạt được kết quả mong muốn và rủi ro mà tổ chức phải đương đầu nếu tiếp cận sai.

Trong một số trường hợp, các tổ chức lưu trữ có thể hỗ trợ việc xây dựng các chiến lược hồ sơ. Các chiến lược có thể bao gồm

a) lựa chọn các chính sách và thủ tục;

b) xây dựng các tiêu chuẩn;

c) thiết kế các thành phần mới của hệ thống, hoặc d) áp dụng hệ thống.

Các chiến lược này được xây dựng theo cách thức sao cho thoả mãn các yêu cầu về lưu giữ và duy trì hồ sơ đã xác định.

Khi hoàn thành bước này, cần có cách tiếp cận có hệ thống, có kế hoạch và thích hợp đối với việc tạo lập, thu nhận, duy trì, sử dụng và lưu giữ hồ sơ làm cơ sở cho việc thiết kế và/hoặc thiết kế lại hệ thống hồ sơ.

Sản phẩm của bước này bao gồm

a) danh mục các chiến lược đáp ứng các yêu cầu của tổ chức về hồ sơ cũng như các yêu cầu công việc khác;

b) mô hình lộ trình áp dụng các chiến lược để đáp ứng các yêu cầu, và

c) báo cáo về chiến lược thiết kế tổng thể trình lãnh đạo cấp cao.

vi) Bước F: Thiết kế hệ thống hồ sơ

Trong bước này, các chiến lược và phương thức áp dụng đã chọn trong Bước E được chuyển thành bản kế hoạch về hệ thống hồ sơ thoả mãn các yêu cầu đã xác định và đã được lập thành văn bản trong Bước C và khắc phục các thiếu sót trong quản lý hồ sơ của tổ chức được xác định trong Bước D.

Bước F, giống như những bứơc khác trong phương pháp luận này, chấp nhận một định nghĩa rộng về hệ thống, bao gồm con người và các quá trình hoạt động cũng như công cụ và công nghệ. Vì vậy, bước này bao gồm:

a) thiết kế các thay đổi đối với hệ thống, các quá trình hoạt động và thực tiễn hiện

20

hành;

b) ứng dụng hoặc liên kết các giải pháp công nghệ, và

c) xác định những lợi ích từ việc kết hợp các thay đổi này để cải tiến việc quản lý hồ sơ trong toàn bộ tổ chức.

Đôi khi, trên thực tế rất khó nhận ra điểm kết thúc việc xác định các chiến lược cho hệ thống hồ sơ (Bước E) và khi nào thì việc thiết kế hệ thống nhằm liên kết các chiến lược này (Bước F) bắt đầu. Tuy nhiên, cần tập trung vào các chiến lược riêng biệt để đảm bảo rằng yêu cầu tạo lập và duy trì hồ sơ là khả thi, nhất quán và phối hợp trong thiết kế hệ thống.

Bước này liên quan đến các chuyên gia quản lý hồ sơ và các chuyên gia khác hợp tác với người sử dụng để đưa ra các quy định kỹ thuật thoả mãn tốt nhất với các yêu cầu về hồ sơ. Điều này đảm bảo rằng người sử dụng có được ý thức sở hữu hệ thống, am hiểu về hệ thống cũng như sử dụng như dự định.

Sản phẩm của Bước F có thể bao gồm

a) thiết kế kế hoạch dự án, nêu rõ nhiệm vụ, trách nhiệm và thời hạn;

b) báo cáo nêu chi tiết về kết quả xem xét thiết kế định kỳ;

c) tài liệu về những thay đổi đối với các yêu cầu đã được người sử dụng và đại diện nhóm dự án thông qua;

d) mô tả thiết kế;

e) nguyên tắc hoạt động của hệ thống;

f) quy định kỹ thuật của hệ thống;

g) biểu đồ biểu diễn cấu trúc và thành phần của hệ thống;

h) các mô hình hệ thống khác nhau như các quá trình, dòng dữ liệu và các thực thể dữ liệu;

i) quy định cụ thể để xây dựng hoặc đạt được các thành phần công nghệ như phần cứng và phần mềm;

j) hồ sơ kế hoạch;

k) kế hoạch chỉ ra cách thức liên kết thiết kế với hệ thống và các quá trình hiện hành;

l) kế hoạch đào tạo và thử nghiệm ban đầu, và

m) kế hoạch áp dụng hệ thống.

21

vii) Bước G: áp dụng hệ thống hồ sơ

Mục đích của Bước G là xác định một cách có hệ thống và triển khai các chiến lược thích hợp để áp dụng kế hoạch đã được thiết kế trong Bước F. Kế hoạch này khái quát cách thức mà các thành phần khác nhau của hệ thống (quá trình, thủ tục, con người và công nghệ) cần kết hợp với nhau.

Sự kết hợp giữa hệ thống hồ sơ mới hoặc đã cải tiến với hệ thống truyền thông văn phòng và các quá trình hoạt động có thể là một nhiệm vụ phức tạp đòi hỏi tính trách nhiệm và vốn tài chính cao. Những rủi ro này có thể giảm thiểu bằng cách hoạch định cẩn trọng và lập văn bản tài liệu về quá trình áp dụng.

Sau khi hoàn thành bước này, tổ chức phải kết hợp thực tiễn quản lý hồ sơ đã cải tiến vào trong tổ chức với sự phá vỡ tối thiểu đối với hoạt động tác nghiệp ít nhất đóng góp ý kiến để hoàn thiện những yêu cầu về tổ chức để đạt được sự công nhận về chất lượng; và tập trung vào chiến lược đầu tư lâu dài đã nêu ra từ Bước A tới Bước F.

Hệ thống tài liệu khi hoàn thành bước này bao gồm

a) kế hoạch dự án chi tiết vạch ra sự pha trộn các chiến lược đã lựa chọn;

b) chính sách, thủ tục và tiêu chuẩn đã được lập thành văn bản;

c) tài liệu đào tạo;

d) tài liệu về qúa trình chuyển đổi và các thủ tục di chuyển hồ sơ đang tiến hành;

e) tài liệu cần thiết nhằm đạt được sự công nhận “hệ thống chất lượng ”;

f) báo cáo áp dụng, và

g) báo cáo trình lãnh đạo.

viii) Bước H: Xem xét sau khi áp dụng

Mục đích của bước H là đo lường tính hiệu quả của hệ thống hồ sơ, đánh giá quá trình xây dựng hệ thống nhằm khắc phục những thiếu sót và thiết lập cách thức giám sát toàn bộ hệ thống. Bước H bao gồm :

a) phân tích xem hồ sơ có được tạo lập và tổ chức theo mức độ cấp thiết của hoạt động tác nghiệp và có liên quan đến quá trình công việc hay không;

b) phỏng vấn các nhà quản lý, nhân viên và những bên có liên quan khác;

c) tiến hành khảo sát;

d) kiểm tra tài liệu được xây dựng trong giai đoạn trước của dự án phát triển hệ thống, và

e) theo dõi và kiểm tra ngẫu nhiên các hoạt động.

22

Bằng việc hoàn thành bước đầu việc xem xét sau khi áp dụng và bằng việc tiến hành kiểm tra định kỳ, tổ chức sẽ giữ được sự đảm bảo lợi nhuận liên tục trong các khoản đầu tư vào hệ thống hồ sơ. Việc này sẽ cung cấp thông tin khách quan chứng minh rằng việc tạo lập và quản lý hồ sơ về hoạt động của tổ chức là hợp lý. Việc xem xét sau khi áp dụng sẽ giảm thiểu khả năng gặp rủi ro của tổ chức khi hệ thống sai lỗi và sẽ lường trước được những thay đổi đáng kể trong các yêu cầu đối với hồ sơ và nhu cầu của tổ chức mà một giai đoạn phát triển mới cần phải có.

Kết thúc Bước H, tổ chức đã

a) xây dựng và áp dụng phương pháp luận để đánh giá một cách khách quan hệ thống hồ sơ của mình;

b) lập tài liệu về hiệu quả hoạt động của hệ thống và quá trình triển khai, và

c) lập và trình báo cáo tới lãnh đạo, nêu rõ các phát hiện và các khuyến nghị.

Vì các quá trình công việc và hệ thống hồ sơ không bao giờ ổn định, nên các bước từ Bước C tới Bước H phải được tiến hành theo chu kỳ thể hiện trên Hình 1.

3.1.2.2 Quá trình xử lý hồ sơ và iện pháp kiểm soát

TCVN 7420 -1 (ISO 15489 -1) đưa ra hướng dẫn áp dụng các hoạt động tác nghiệp về quản lý hồ sơ. Các hoạt động đó được mô tả theo trình tự tuyến tính. Trên thực tế, hoạt động quản lý hồ sơ không diễn ra theo trình tự như vậy. Một số hoạt động cụ thể có thể diễn ra đồng thời. Một số hoạt động phụ thuộc vào sự tồn tại của các công cụ được tạo lập trong các quá trình xử lý được mô tả ở phần sau.

Trình tự tuyến tính thường được sử dụng để mô tả các quá trình quản lý hồ sơ có ảnh hưởng tới hồ sơ dạng bản giấy vì các quá trình đó có thể và thường bị gián đoạn theo các khoảng thời gian khác nhau. Trong hệ thống hồ sơ điện tử, quyết định về việc thu nhận và phân loại, tình trạng tiếp cận và xác định giá trị thường được áp dụng tại thời điểm tạo lập hồ sơ, vì vậy các quá trình vừa phải rõ ràng và vừa phải đồng thời. Đối với trường hợp hệ thống hồ sơ bằng bản giấy cũng vậy.

Hệ thống hồ sơ dạng bản giấy chứa đựng các siêu dữ liệu về hồ sơ thường ẩn và bất kỳ một người nào sử dụng hồ sơ cũng có thể suy luận được. Trong hệ thống này, cấu trúc của hồ sơ không cần phải quy định bởi nó đã quá rõ ràng đối với người sử dụng. Nội dung của hồ sơ có thể cần được làm nổi bật bằng cách bổ sung đánh chỉ số. Ngữ cảnh của hồ sơ được xác định thông qua một số yếu tố phức tạp, bao gồm việc kiểm soát áp dụng hệ thống, nhưng nó cũng ẩn qua vị trí vật lý và sự sắp đặt với các hồ sơ khác. Hệ thống hồ sơ điện tử không có những siêu dữ liệu ẩn như vậy và phương pháp thu nhận hồ sơ đòi hỏi siêu dữ liệu này phải rõ ràng.

23

Hệ thống điện tử hỗ trợ thu nhận hồ sơ cần có cấu hình thích hợp để nhanh chóng hoàn thành các trường siêu dữ liệu yêu cầu hoặc có cấu hình để tự động tạo ra các siêu dữ liệu này. Phạm vi siêu dữ liệu gán cho hồ sơ điện tử thường rộng hơn phạm vi hồ sơ dạng bản giấy vì trong hệ thống đIện tử có rất ít siêu dữ liệu ẩn và mọi siêu dữ liệu ẩn lưu trong hệ thống hồ sơ dạng bản giấy đều đã được làm cho rõ ràng. Điều này phụ thuộc vào việc có trước các quy tắc xác định hồ sơ cần được thu nhận và hệ thống phân loại cả trạng thái nhận dạng và tiếp cận.

Ngoài việc tuân thủ theo trình tự nêu trong TCVN 7420 -1 (ISO 15489-1), điều này còn hướng dẫn áp dụng bằng cách xác định

a) công cụ cần thiết cho các hoạt động quản lý hồ sơ khác nhau, và việc triển khai các công cụ đó;

b) các yếu tố ảnh hưởng hoặc quyết định bản chất của hoạt động quản lý hồ sơ trong các tổ chức và hệ thống pháp lý khác nhau; và

c) quá trình sử dụng những công cụ nêu trên.

3.1.2.2.1 Công cụ

Các công cụ chính sử dụng trong hoạt động quản lý hồ sơ bao gồm:

a) khung phân loại dựa trên các hoạt động tác nghiệp;

b) quyền xác định giá trị hồ sơ, và

c) khung phân loại cách tiếp cận và bảo mật

Các tổ chức có thể sử dụng thêm các công cụ quản lý hồ sơ riêng, ví dụ như

a) từ điển từ chuẩn các thuật ngữ ưu tiên, và

b) bảng chú giải thuật ngữ hoặc các công cụ kiểm soát từ vựng khác.

Ngoài ra, có các công cụ khác không dùng riêng cho quản lý hồ sơ nhưng vẫn có thể áp dụng đối với các hoạt động quản lý hồ sơ:

a) phân tích khung chế định;

b) phân tích rủi ro trong công việc;

c) quyền uỷ thác của tổ chức;

d) sổ đăng ký nhân viên và thẻ sử dụng hệ thống.

Việc triển khai tập hợp các công cụ vừa nêu không nằm trong phạm vi áp dụng của tiêu chuẩn này.

3.1.2.2.2 Phân loại hoạt động tác nghiệp

24

Một hệ thống phân loại liên quan đến chức năng công việc có thể cung cấp khung hệ thống cho việc quản lý hồ sơ. Phân tích về mục đích xây dựng hệ thống phân loại hoạt động tác nghiệp xác định tất cả các hoạt động của tổ chức và đặt chúng vào một khung mục đích hoặc trách nhiệm quy định hay bắt buộc.

Dưới hình thức hoàn thiện, hệ thống phân loại có thể mô tả các chức năng, hoạt động và giao dịch công việc của tổ chức. Có thể sử dụng mô tả này để xây dựng khung phân loại hồ sơ, từ điển từ chuẩn, nguyên tắc đánh chỉ số và định nhan đề, xác định các cấp xác định giá trị hồ sơ và phân loại tiếp cận.

Hệ thống phân loại cung cấp cho tổ chức công cụ để:

a) tổ chức, mô tả và kết nối các hồ sơ của tổ chức;

b) kết nối và sử dụng chung các hồ sơ liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau, trong nội bộ hoặc bên ngoài tổ chức, và

c) cung cấp phương pháp tiếp cận, truy tìm, sử dụng và loại bỏ hồ sơ khi thích hợp.

Nhờ sự hỗ trợ của các công cụ như kiểm soát từ vựng, hệ thống phân loại củng cố tính nhất quán của việc định nhan đề và sự mô tả giúp tạo thuận lợi cho việc sử dụng và truy tìm. Hệ thống phân loại có thể được sử dụng để hỗ trợ các quá trình quản lý hồ sơ khác ngoài việc tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiếp cận và sử dụng, ví dụ như lưu giữ và bảo vệ, lưu giữ và xác định giá trị.

Hệ thống phân loại có thể phản ánh tính đơn giản hoặc phức tạp của tổ chức sử dụng hệ thống. Tổ chức cần xác định mức độ kiểm soát phân loại cần thiết cho mục đích công việc dựa trên cơ cấu tổ chức, bản chất hoạt động, khả năng giải trình và công nghệ sử dụng.

3.1.2.2.3 Từ vựng

- Kiểm soát từ vựng − danh mục các tiêu đề quy định

Danh mục các tiêu đề quy định là một bản liệt kê đơn giản các thuật ngữ từ khung phân loại. Ý nghĩa của một thuật ngữ và quan hệ với thuật ngữ khác không cần nêu ra. Danh mục này cho phép kiểm soát các thuật ngữ được dùng để đặt tên cho hồ sơ bằng cách thiết lập các thuật ngữ được chấp nhận trong tổ chức và sử dụng trong ngôn ngữ tự nhiên, kiểm soát việc sử dụng các từ đồng nghĩa, từ đồng âm, từ viết tắt và từ ghép bằng những chữ cái đầu.

- Từ điển từ chuẩn

Từ điển từ chuẩn được xây dựng dựa trên các quy ước và thủ tục quy định trong ISO 2788.

25

Từ điển từ chuẩn là một danh mục các thuật ngữ được kiểm soát liên kết với nhau về mặt ngữ nghĩa, phân cấp, kết hợp và tương đương. Công cụ này đóng vai trò phân định các thuật ngữ để phân loại cho từng hồ sơ.

Từ điển từ chuẩn quy định ý nghĩa của thuật ngữ và chỉ ra mối quan hệ thứ bậc với các thuật ngữ khác. Từ điển từ chuẩn cung cấp chỉ dẫn cho người sử dụng tìm từ những thuật ngữ không được sử dụng đến thuật ngữ ưa dùng của tổ chức. Ngoài ra, từ điển từ chuẩn có thể được kết hợp với các công cụ quản lý hồ sơ khác, ví dụ như các quyền xác định giá trị hồ sơ hoặc khung phân loại tiếp cận, nhằm tạo khả năng tự động hoá cho các quá trình quản lý hồ sơ khác.

3.1.2.2.4 Quyền xác định giá trị hồ sơ

Việc xác định loại hồ sơ nào cần thu nhận và cần lưu giữ trong bao lâu là hiệu quả nhất là áp dụng một cách có hệ thống và phù hợp với luật pháp, chế định (có thể là riêng cho từng quốc gia, từng loại hình tổ chức khác nhau hoặc ngành công nghiệp hoặc liên quan tới từng sản phẩm nhất định). Công cụ để tiêu chuẩn hoá qúa trình đưa ra quyết định có thể kéo dài các hướng dẫn xác định loại tàI liệu nào cần tiêu huỷ hoặc thu nhận trong hệ thống hồ sơ đến kế hoạch phân cấp hồ sơ chính thức được phê duyệt, thời hạn lưu giữ và các hoạt động xác định giá trị hồ sơ thích hợp được cơ quan có thẩm quyền bên ngoài (quyền xác định giá trị hồ sơ) phê duyệt. Ở một số quốc gia, quyền xác định giá trị hồ sơ có thể là quyền lưu giữ lâu dài trong tổ chức hoặc một tổ chức lưu trữ hồ sơ riêng biệt. Trong hệ thống hồ sơ đIện tử, các quyết định về thu nhận và lưu giữ hồ sơ phải được xem xét ngay từ lúc bắt đầu thiết kế hệ thống.

Thông qua việc phân tích hoạt động tác nghiệp và phân tích các yêu cầu, nhà quản lý hồ sơ có thể :

a) xác định các hồ sơ cần thiết phảI tạo lập để điều hành và quản lý từng hoạt động;

b) xác định các bộ phận trong tổ chức cần thu nhận hồ sơ về hoạt động;

c) phân tích hoạt động tác nghiệp để xác định tất cả các bước tiến hành hoạt động đó;

d) xác định các giao dịch của từng bước có trong hoạt động tác nghiệp;

e) xác định dữ liệu cần thiết để xử lý các giao dịch;

f) xác định nhu cầu thu nhận bằng chứng của từng giao dịch, và

g) xác định địa đIểm và thời gian thích hợp để thu nhận hồ sơ.

Các quyết định thu nhận hồ sơ với vai trò là một phần của quá trình thiết kế hệ thống tốt nhất nên được áp dụng với sự hỗ trợ của đơn vị có trách nhiệm đối với hoạt động và hệ thống có liên quan.

26

Quyết định không đòi hỏi thu nhận hồ sơ chính thức thường dựa trên sự đánh giá rủi ro phát sinh từ hồ sơ về hoạt động tác nghiệp không hoàn chỉnh. Quyết định về quản lý rủi ro là một kết quả của việc phân tích môi trường chế định và tuân thủ cũng như các rủi ro công việc nhận biết được, tuỳ theo lĩnh vực và bản chất công việc được áp dụng. Các quyết định đó còn liên quan tới việc xem xét về chi phí cơ hội và chi phí trực tiếp, sự phân bổ nguồn lực khác, khả năng xảy ra kiện tụng, quan hệ cộng đồng, tính đạo lý và sử dụng không gian (mạng vật lý hoặc mạng máy tính).

Ví dụ, nếu tài liệu về dược phẩm có các rủi ro cao hơn tài liệu quản lý nguồn văn phòng phẩm thì hồ sơ về quy trình sản xuất dược phẩm phảI được quản lý ở mức cao hơn và được lưu giữ lâu hơn các đơn đặt hàng văn phòng phẩm. TƯơng tự, việc thu nhận các hồ sơ cần cho tính liên tục của hoạt động tác nghiệp phải được xem như là một phần của chiến lược quản lý rủi ro.

Mọi hồ sơ được tạo lập hoặc thu nhận đều cần phảI có một thời hạn lưu giữ quy định, vì vâỵ thời hạn lưu giữ phải rõ ràng.

Xác định thời gian lưu giữ hồ sơ

Để xác định thời gian lưu giữ hồ sơ, cần tiến hành phân tích theo 5 bước dưới đây.

a) Xác định các yêu cầu về hành chính hoặc pháp lý đối với việc duy trì hồ sơ trong hệ thống.

Các yêu cầu pháp lý hoặc hành chính có thể đòi hỏi một thời gian lưu giữ tối thiểu theo quyền hạn pháp lý hoặc lĩnh vực khác nhau.

b) Xác định việc sử dụng hồ sơ trong hệ thống.

Hồ sơ về một số giao dịch trong hệ thống được sử dụng nhiều lần để thực hiện các giao dịch khác. Cần phân biệt giữa hồ sơ chính, là hồ sơ sử dụng nhiều lần, và hồ sơ phụ về các giao dịch riêng biệt là hồ sơ liên quan đến hồ sơ chính; có thể loại bỏ các hồ sơ phụ về các giao dịch riêng ra khỏi hệ thống ngay sau khi kết thúc giao dịch đó. Ví dụ như hồ sơ xin nghỉ phép trong hệ thống nhân sự chỉ cần duy trì trong một thời gian ngắn, trong khi đó lịch sử về qúa trình nghỉ phép phảI được lưu trong suốt thời gian sử dụng nhân viên. Quan hệ giữa hồ sơ chính và hồ sơ phụ sẽ quyết định thời gian cần lưu giữ từng loại hồ sơ đó trong hệ thống. Điều này còn phụ thuộc vào tính chất của hoạt động tác nghiệp được lập thành văn bản. Ví dụ, hồ sơ giao dịch liên quan đến lịch sử khám chữa bệnh của một nhân viên cần lưu giữ lâu hơn hồ sơ giao dịch về khả năng thanh toán tài khoản phụ để vào sổ cái.

c) Xác định mối quan hệ đối với các hệ thống khác

Hồ sơ trong một hệ thống có thể hỗ trợ hoặc được đề cập tới trong các hệ thống khác.

27

Ví dụ, các chi tiết về các giao dịch mua hàng được chuyển vào hệ thống tài khoản chung. Hồ sơ trong hệ thống thông tin địa lý có thể được đề cập tới hoặc sao chép trong hệ thống lập kế hoạch, hệ thống bất động sản hoặc hệ thống công việc khác.

d) Xem xét những cách sử dụng hồ sơ: Các bước trong quá trình này bao gồm:

1) xác định bên có liên quan khác, ví dụ như những người sử dụng bên ngoài hoặc người lưu giữ, có quyền hoặc mối quan tâm hợp pháp đến việc lưu giữ hồ sơ lâu hơn những người sử dụng trong nội bộ tổ chức.

2) đánh giá những rủi ro liên quan đến việc huỷ bỏ hồ sơ khi kết thúc việc sử dụng hồ sơ nội bộ thông thường.

3) xem xét loại hồ sơ và các cách thức lưu giữ theo quy định của tổ chức để đảm bảo tính liên tục trong công việc khi hồ sơ bị mất hay hư hỏng.

4) đánh giá những lợi ích chính trị, tài chính, xã hội và những kết quả tích cực khác đạt được sau khi tổ chức đã sử dụng hồ sơ, và

5) phân tích sự cân bằng giữa chi phí và những lợi ích phi tài chính thu được của việc lưu giữ hồ sơ để quyết định thời hạn lưu giữ hồ sơ đó sau khi đã đáp ứng được các nhu cầu của tổ chức.

e) Xác định thơì hạn lưu giữ hồ sơ trên cơ sở đánh giá toàn diện hệ thống.

Thời hạn lưu giữ và hành động xác định giá trị được xác định đối với các nhóm hồ sơ trình bày hoặc ghi chép các hoạt động tương tự trong tổ chức. Tất cả các hồ sơ trong một hệ thống hồ sơ cần có hình thức quy định từ các hồ sơ về các giao dịch nhỏ nhất tới các tài liệu về những chính sách và các thủ tục của hệ thống. Cần nêu rõ thời gian lưu giữ và xác định rõ cách thức xác định giá trị hồ sơ. Ví dụ, “huỷ bỏ tài liệu x năm sau khi đánh giá” hoặc “chuyển tới các trung tâm lưu trữ x năm sau khi giao dịch cuối cùng hoàn tất”

3.1.2.2.5 Khung phân loại việc tiếp cận và bảo mật

Công cụ chính thức xác định quyền tiếp cận và cách thức áp dụng cho hồ sơ là công cụ cần thiết để quản lý hồ sơ của tổ chức thuộc mọi qui mô và quyền hạn. Tổ chức càng phức tạp thi môi trường công việc và chế định càng phức tạp và càng có nhu cầu tiêu chuẩn hoá hệ thống thủ tục đối với các loại hình tiếp cận và bảo mật hồ sơ.

Xây dựng khung phân loại tiếp cận và bảo mật:

Xây dựng loại thích hợp về quyền và giới hạn tiếp cận hồ sơ dựa trên phân tích về khung chế định, phân tích các hoạt động tác nghiệp và đánh giá rủi ro của tổ chức. Việc bảo mật và tiếp cận hợp lý phụ thuộc vào bản chất và quy mô của tổ chức, cũng như nội dung và giá trị của thông tin cần bảo mật. Sự bảo mật thích hợp phải mô tả cấp

28

độ mà bất cứ một ai cũng phải thừa nhận rằng thông tin đó cần được bảo mật để tránh tiếp cận trái phép, thu thập, sử dụng, tiết lộ, xoá bỏ, thay đổi và/hoặc tiêu huỷ. Vì vậy, từ “phù hợp” đối với một tổ chức này có thể là một phòng tài liệu được bảo mật trong khi đó đối với tổ chức khác là căn phòng phải được khoá kín, được bảo vệ và có những giới hạn về sự tiếp cận với sự kiểm soát của máy camera.

Việc tiếp cận hồ sơ được hạn chế để bảo vệ

a) thông tin cá nhân và riêng tư;

b) quyền sở hữu trí tuệ và tính bảo mật trong thương mại;

c) an ninh về tài sản (hữu hình và tài chính);

d) an ninh quốc gia, và

e) các đặc quyền về luật pháp và lĩnh vực nghề nghiệp khác.

Ngoài ra, còn có các quyền tiếp cận có hiệu lực pháp lý liên quan tới điều hành chung, tự do thông tin, bảo vệ đời sống riêng tư và các quy định pháp luật về lưu trữ và quá trình pháp lý. Việc xây dựng có hiệu lực các sơ đồ phân loại tiếp cận và bảo mật cần lưu ý tới các quyền tiếp cận này.

Để xây dựng khung phân loại tiếp cận, việc phân tích khung chế định, phân tích hoạt động tác nghiệp và đánh giá rủi ro của tổ chức có thể phải dựa vào

a) xác định các quyền hợp pháp và các hạn chế trong việc tiếp cận hồ sơ và thông tin của tổ chức;

b) xác định khu vực có nguy cơ rò rỉ thông tin mật của cá nhân, nghề nghiệp hoặc thương mại;

c) xác định các vấn đề bảo mật của tổ chức;

d) phân định các khu vực có nguy cơ rò rỉ thông tin bí mật theo dự tính thiệt hại và khả năng xuất hiện;

e) lập bản đồ các khu vực có rủi ro và các vấn đề an ninh liên quan đến hoạt động tác nghiệp của tổ chức;

f) xác định các mức giới hạn thích hợp đối với khu vực từ những nơi có rủi ro cao nhất đến nơi có rủi ro thấp nhất;

g) định rõ mức độ hạn chế đối với từng cấp hồ sơ về hoạt động tác nghiệp theo các mức rủi ro, và.

h) kết hợp các giới hạn bằng các công cụ như hệ thống phân loại hoạt động hoặc từ điển từ chuẩn được sử dụng để mô tả hồ sơ. Bằng cách này, các điều kiện cần cân nhắc

29

hoặc các giới hạn có thể sẽ cần phải tự động viện dẫn đến nếu hồ sơ được thu nhận và đăng ký trong hệ thống hồ sơ.

Cách trình bày các mức giới hạn cần phải phù hợp với các quy định của tổ chức. Các lĩnh vực công việc liên quan cần được xem xét khi xây dựng các loại hình giới hạn tiếp cận hồ sơ.

Hệ thống phân loại việc tiếp cận cũng áp dụng đối với những người chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ theo phân loại tiếp cận và những người có quyền tiếp cận khác. Bước tiếp theo, cần xác định rõ trách nhiệm của những đối tượng đó. Những người tiếp cận nhóm hồ sơ được phân loại theo khả năng tiếp có thể được xác định và được thu nhận trong hệ thống hồ sơ. Chỉ những người được uỷ quyền mới được tiếp cận những hồ sơ đã phân loại theo quy định. Quá trình này được hỗ trợ bằng cách kiểm tra hoặc xem xét kỹ lưỡng không phải là công việc thuộc chức năng quản lý hồ sơ. Quá trình phân loại tiếp cận hồ sơ này liên quan tới nhiệm vụ quản lý giấy phép sử dụng hệ thống hồ sơ của người sử dụng.

Một hệ thống hồ sơ cần phải quản lý giấy phép sử dụng. Để áp dụng việc này, có thể dựa vào sổ đăng ký nhân viên của tổ chức và giấy phép sử dụng đối với tất cả các hệ thống trong tổ chức, tuy nhiên nếu không có thủ tục chung về đăng ký giấy phép sử dụng thì phải thiết lập thủ tục đó. Sổ đăng ký giấy phép sử dụng phân biệt giữa loại giấy phép cho nhân viên có quyền sử dụng sửa đổi hoặc xoá bỏ hồ sơ trong hệ thống với loại giấy phép được cấp cho nhân viên để họ có quyền được nghiên cứu hồ sơ. Người sử dụng có thể là nhân viên được giao trách nhiệm tạo lập, sửa đổi và tiêu huỷ hồ sơ trong một phạm vi trách nhiệm quy định, nhưng chỉ có khả năng tiếp cận chứ và không được sửa đổi hồ sơ nằm ngoài phạm vi trách nhiệm đó. TƯơng tự, điều này có thể không thích hợp với tiếp cận sử dụng chung hồ sơ về các hoạt động tác nghiệp nằm ngoài nhóm chức năng cụ thể đó, vì vậy cần phải hạn chế cấp giấy phép sử dụng cho nhân viên không nằm trong nhóm làm việc đó.

Giám sát việc sử dụng giấy phép cũng như trách nhiệm công việc theo chức năng là một yêu cầu tiếp sau đối với mọi hệ thống hồ sơ không phụ thuộc vào dạng thức của chúng. Nhiều hệ thống hồ sơ điện tử, đặc biệt những hệ thống có khả năng tiếp cận thông qua hệ thống phân bố về địa lý có thể kế thừa các dạng thức định dạng từ những ứng dụng khác. Với khả năng cho phép tiếp cận qua mạng trong một phạm vi rộng hơn nhiều, việc phân phối và kiểm soát giấy phép sử dụng là một trách nhiệm rất quan trọng, thường phải áp dụng trong hệ thống thông tin hoặc quản lý dữ liệu nhân sự.

3.1.3 Dữ liệu đặc tả quản lý hồ sơ- Nguyên tắc chung (ISO 23081-1:2006)

3.1.3.1 Giới thiệu

30

ISO 23081-1thiết lập khung tạo lập, quản lý và sử dụng dữ liệu đặc tả quá trình quản lý hồ sơ và giải thích các nguyên tắc thao tác vớicác dữ liệu này.

Tiêu chuẩn này trợ giúp triển khai và sử dụng dữ liệu đặc tả trong khuôn khổ tiêu chuẩn ISO 15489. Tiêu chuẩn đề cập đến dữ liệu đặc tả trong các quy trình nghiệp vụ;vai trò và kiểudữ liệu đặc tả nhằm hỗ trợ các quy trình nghiệp vụ và quản lý hồ sơ.

Tiêu chuẩn này còn thiết lậpkhung quản lý các dữ liệu đặc tả này.

ISO 23081-1thiết lập khung tạo lập, quản lý và sử dụng dữ liệu đặc tả quản lý hồ sơ và giải thích các nguyên tắc chi phối chúng.

ISO 23081 là chuẩn về metadata quản lý bản ghi. Tiêu chuẩn này thiết lập khung tạo lập, quản lý và sử dụng dữ liệu đặc tả quá trình quản lý hồ sơ và giải thích các nguyên tắc thao tác với các dữ liệu này; trợ giúp triển khai và sử dụng dữ liệu đặc tả trong khuôn khổ tiêu chuẩn ISO 15489

Dữ liệu đặc tả (metadata) nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý hồ sơ trong tiêu chuẩn ISO 15489-1 và có thể được phân loại như sau:

- Dữ liệu đặc tả hồ sơ (Metadata about the Record); - Dữ liệu đặc tả quy định (Metadata about the Mandates); - Dữ liệu đặc tả đối tượng (Metadata about Agents); - Dữ liệu đặc tả quy trình nghiệp vụ (Metadata about Business); - Dữ liệu đặc tả quản lý hồ sơ (Metadata about Records Management).

Một hệ thống quản lý văn bản đầy đủ phải chứa đựng các yếu tố của ba lớp thực thể - thực thể Bản ghi (Record entity), thực thể Nghiệp vụ (Business entity), thực thể Tác nhân (People/Agent entity) cùng với các ràng buộc (Luật) bên trong và bên ngoài liên quan tới các thực thể đó và chi phối mối quan hệ giữa chúng.

Hệ thống quản lý văn bản được thiết kế để quản lý các văn bản đòi hỏi các metadata hỗ trợ cho các tiến trình quản lý. Một yêu cầu quan trọng của metdata đối việc quản lý văn bản là phải biểu diễn được văn bản trong môi trường nghiệp vụ, thu nhận bằng chứng của mối quan hệ giữa các thực thể và liên kết nó với các đối tượng bản ghi khác.

Metadata cho quản lý bản ghi được tổ chức thành 6 nhóm. Trong mỗi nhóm gồm nhiều yếu tố metadata.

31

Hình 2 - Mô hình metadata cho việc quản lý các bản ghi

Mũi tên liền chỉ kiểu metadata cho đối tượng cụ thể, và mũi tên đứt cho biết thực thể liên quan tới thực thể khác

Các nhóm chính của metadata là:

1. Identity: Nhóm metadata này dùng để nhận diện thực thể..2. Description: Nhóm metadata này chứa các yếu tố được yêu cầu để xác định đây là

một thực thể. Các yếu tố metadata xuất hiện trong mục này là: tiêu đề (title), tóm tắt (abstract)...

3. Use: Nhóm metadata này chứa các thông tin tạo thuận lợi cho việc sử dụng thực thể. Ví dụ các yếu tố metadata xuất hiện trong mục này là: môi trường kĩ thuật, truy cập, các quyền, ngôn ngữ.

4. Event plan: Chứa các thông tin được sử dụng để quản lý thực thể. Metadata trong nhóm này gồm một chuỗi metadata và các yếu tố metadata phụ thuộc được liên kết. Ví dụ các yếu tố xuất hiện trong mục này liên quan tới thực thể Record bao gồm: Kiểu (type), mô tả (description), thời gian (date/time), hành động sự kiện và mối liên quan.

5. Event history: Tài liệu các sự kiện các bản ghi (records) trong quá khứ và các sự kiện quản lý khác cho thực thể và metadata của nó. Đối với mỗi sự kiện nó chỉ ra kiểu sự kiện, điều xảy ra, thời gian diễn ra, tại sao nó được xảy ra.. Metadata trong nhóm này là một chuỗi các tài liệu một sự kiện cụ thể. Ví dụ các yếu tố metadata xuất hiện trong mục này bao gồm: thời gian, kiểu, mô tả, liên kết.

6. Relation: Nhóm metadata này trỏ tới thực thể quan hệ hoặc mô tả mối quan hệ giữa

32

thực thể này với các thực thể khác.

Theo giới hạn phạm vi nghiên cứu của Đề tài là xây dựng các bộ dữ liệu đặc tả cho dữ liệu (không liên quan đến các yếu tố mô tả các hoạt động của người dùng trên dữ liệu hay các yếu tố mô tả đối tượng thực thể khác trong hệ thống quản lý văn bản) nên trong tài liệu này chỉ mô tả chi tiết nhóm metadata mô tả (Description Metadata)

Nhóm metadata mô tả dùng để mô tả thực thể. Các yếu tố trong nhóm này có hai chức năng: Cho phép tìm kiếm các thực thể, và cho phép hiểu ngữ cảnh của thực thể.

Hình 3 - Metadata mô tả

Các yếu tố bao gồm:

- Title (Tiêu đề) : Chứa tên của thực thể;

- Classification (Sự phân loại): Thông tin phân loại thực thể theo nguồn tài liệu cho phép;

- Abstract (Tóm tắt): Một mô tả nguyên văn phi cấu trúc của thực thể.

- Place (Vị trí): Thông tin về vị trí, không gian liên kết thực thể, như nơi thực thể được đặt hoặc lưu trữ, hoặc có thể được liên hệ. Không gian có thể theo nghĩa vật lý hay thực.

- Jurisdiction (Quyền hạn): Phạm vi quyền hạn của thực thể.

External identifiers (Các xác nhận mở rộng): Bất kỳ xác nhận duy nhất nào, cả ở hiện

33

tại và quá khứ, được gán ở một phạm vi bên ngoài hệ thống cho việc quản lý các bản ghi.

3.1.3.2 Phạm vi

Phạm vi tiêu chuẩn này:

- hồ sơ và dữ liệu đặc tả tương ứng; - tất cả các quy trình ảnh hưởng đến hồ sơ; - bất kỳ hệ thống lưu trữ hồ sơ; - bất kỳ tổ chức có trách nhiệm quản lý hồ sơ.

3.1.3.3 Tổng quan về dữ liệu đặc tả hoạt động quản lý hồ sơ

Quản lý dữ liệu đặc tả là một phần không thể tách rời củahoạt động quản lý hồ sơ, phục vụ nhiều loại chức năng và mục đích. Đối với nghiệp vụ quản lý hồ sơ, dữ liệu đặc tả được định nghĩa là dữ liệu mô tả ngữ cảnh, nội dung và cấu trúc của hồ sơ vàhoạt động quản lý hồ sơ theo thời gian (phần 3.12 của tiêu chuẩn ISO 15489-1: 2001[9]). Như vậy, dữ liệu đặc tả là thông tin có cấu trúc hoặc bán cấu trúc cho phép tạo lập, đăng ký, phân loại, truy cập, bảo quản và loại bỏ các hồ sơ theo thời gian trong trong phạm vi của một tổ chức hoặc giữa các tổ chức.

Ban đầu, dữ liệu đặc tả mô tả hồ sơ tại thời điểm được tạo lập, gán hồ sơvới nghiệp vụ liên quan và thiết lập khả năng quản lý hồ sơ. Trong thời gian quản lý hồ sơ, lớp dữ liệu đặc tả mới sẽ được bổ sung nếuxuất hiện các yêu cầu sử dụng mới.Quản lý hồ sơ luôn kèm theo chức năng quản lý dữ liệu đặc tả.

3.1.3.4 Mục đích của dữ liệu đặc tả hoạt động quản lý hồ sơ

Dữ liệu đặc tả hỗ trợ các quy trình nghiệp vụ và quy trình quản lý hồ sơ theo phương thức sau:

a) bảo vệ hồ sơ và đảm bảo khả năng truy cập và sử dụng theo thời gian; b) tạo điều kiện để hiểu thông tin trong hồ sơ; c) hỗ trợ và đảm bảo vai trò là bằng chứng của hồ sơ; d) đảm bảo tính xác thực, độ tin cậy và tính toàn vẹn của hồ sơ; e) hỗ trợ và quản lý truy cập, bảo mật vàquyềntruy cập hồ sơ; f) hỗ trợ tra cứu hồ sơ một cách hiệu quả; g) hỗ trợ tính tương thích giữa các hệ hống; h) cung cấp liên kết lôgíc giữa hồ sơ và bối cảnh tạo lập và duy trì theo cách có

cấu trúc, đáng tin cậy và có ý nghĩa; i) hỗ trợ việc xác định và quản lý môi trường công nghệtạo ra hệ thống quản lý hồ

sơ;

34

j) hỗ trợ khả năng chuyển đổi hiệu quả các hồ sơ khi cần thay đổi.

3.1.3.5 Ứng dụng dữ liệu đặc tả hoạt độngquản lý hồ sơ

Dữ liệu đặc tả hoạt động quản lý hồ sơ có thể được tạo lập, thu nhận và được sử dụng cho các mục đích khác nhau: thương mại điện tử, lưu trữ, mô tả và tìm kiếm tài nguyên số và quản lý quyền sử dụng thông tin.

Dữ liệu đặc tả hỗ trợ thương mại điện tử

Dữ liệu đặc tả hỗ trợ các nghiệp vụ điện tử, bao gồm thương mại điện tử và chính phủ điện tử. Dữ liệu đặc tả mô tả tất cả các giai đoạn của quy trình nghiệp vụ có thể được thu nhận. Hoạt động này bao gồm việc định vị sản phẩm, dịch vụ, nhà cung cấp và khách hàng, thỏa thuận các điều khoản và điều kiện nghiệp vụ, chữ ký số và các giao dịch thuộc quy trình nghiệp vụ. Dữ liệu đặc tả cung cấp thông tin về bối cảnh nghiệp vụ, do đó có thể trùng lặp với dữ liệu đặc tả ngữ cảnh cũng như dữ liệu đặc tả cấu trúc và lưu trữ, dữ liệu đặc tả bảo mật và một số kiểu dữ liệu đặc tả truy cập (xem thêm phần 3.1.3.7).

Dữ liệu đặc tảphục vụ công tác lưu trữ

Việc bảo quản thông tin, đặc biệt là các thông tinsố là mối quan tâm của cộng đồngquản lý hồ sơ, thư viện và lưu trữ. Cần đưa ra một số kiểu dữ liệu đặc tả có cấu trúc và một số dữ liệu đặc tả quy trình quản lý hồ sơ nhằm hỗ trợ công tác lưu trữ thông tin số.

Dữ liệu đặc tả tài nguyên số

Một trong những ứng dụng chính của dữ liệu đặc tả là mô tả tài nguyên số (cụm từ “dữ liệu đặc tả hồ sơ” được sử dụng trong dự án này có cùng ý nghĩa). Tài nguyên số được hiểu là: sách, tạp chí, Video, tài liệu, hình ảnh vàthông tin hoạt động nghiệp vụ. Dữ liệu đặc tả có thể bao gồm: tiêu đề, tác giả, ngày, định danh duy nhất, mối quan hệ với các nguồn tài nguyên khác và dung lượng. Một số trườngcủa dữ liệu đặc tả được sử dụng để quản lý hồ sơ. Các trường này có thể giống hoặc trùng lặp với các trườngdữ liệu đặc tả khi hồ sơ mới được đưa vào lưu trữ. Dữ liệu đặc tả quản lý hồ sơ có số trường nhiều hơndữ liệu đặc tả tài nguyên số.

Dữ liệu đặc tảphục vụ khai thác tài nguyên số

Dữ liệu đặc tả phục vụ khai thác tài nguyên số (tìm kiếm thông tin) có thể trùng hợp hoặc rộng hơndữ liệu đặc tả tài nguyên số. Việc lập chỉ mục, phân loại và định vị dữ liệu đặc tả là ví dụvềphục vụ khai thác tài nguyên số. Các dữ liệu đặc tả này chủ yếu liên quan đến chức năngtruy cậpdữ liệu đặc tả.

Dữ liệu đặc tả phục vụ quản lý quyền sử dụng thông tin

35

Quản lý quyền sử dụng thông tin là một phần của hoạt động thương mại điện tử. Chức năng này bao gồm: mô tả, định giá, giao dịch, giám sát và theo dõiquyền sử dụng thông tin. Cần códữ liệu đặc tả ba thực thể chính tham gia sử dụng tài nguyên số: bên liên quan (ví dụ như tác giả, nhà xuất bản và người tiêu dùng), nội dung và quyền được sử dụng.

3.1.3.6 Quản lý dữ liệu đặc tả

Hai lĩnh vực quản lý dữ liệu đặc tả:

a) Tạo mới, thu nhận và duy trìdữ liệu đặc tả quản lý hồ sơ; b) Tạo lập, triển khai, duy trì các quy tắc quản lý hồ sơ.

Mức độ ứng dụng của dữ liệu đặc tả

Tùy thuộc vào yêu cầu thực tế, các dữ liệu đặc tả có thể được áp dụng ở các cấp độ khác nhau:

a) hồ sơ cá nhân, b) nhóm hay tập hợp hồ sơ và / hoặc c) toàn bộ hệ thống quản lý hồ sơ,

Hệ thống hồ sơ phải được thiết kế để lưu trữdữ liệu đặc tả ở bất cứ cấp độ nào cho một tổ chức.

Thời điểm tạo lập và áp dụng dữ liệu đặc tả hồ sơ

Quá trình tạo lập và sử dụng dữ liệu đặc tả hồ sơ diễn ra trong suốt thời gian lưu trữ hồ sơ.Phần lớn các dữ liệu đặc tả cần được tạo lập trong quá trình khởi tạo, đăng ký và phân loại hồ sơ (xem phần 9.3, 9.4 và 9.5 của tiêu chuẩn ISO 15489-1: 20018.1.1.1.1[9]).Dữ liệu đặc tả cần được cập nhật khihồ sơ được sử dụng.

Quy trình quản lý dữ liệu đặc tả

Quản lý dữ liệu đặc tả đòi hỏi các quy trình tương tự như mô tả ở Mục 9 của tiêu chuẩn ISO 15489-1: 20018.1.1.1.1[9], bao gồm: tạo lập mới, thu nhận, lưu trữ, mô tả, duy trì, truy cập, ban hànhcác quy định, chiến lược và phương pháp thực hiện.

Ban hànhcác quy định và phương pháp thực hiện

Đối tượng (cá nhân, nhóm, tổ chức) cần xác định các quy định và quy tắc quản lý dữ liệu đặc tả, nên đưa ra các yêu cầu đối với cấu trúc dữ liệu đặc tả phù hợp với hoạt động nghiệp vụ. Việc ban hành bao gồm các vấn đề như phân công trách nhiệm,dữ liệu đặc tả cần được tạo lập và thu nhận, thời gian tiến hành và nguồn tin, cấu trúc dữ liệu đặc tả tuân thủ, tiêu chuẩnvà hệ thống hỗ trợnên được sử dụng.

Tạo lập và duy trì dữ liệu đặc tả

36

Người quản lý hồ sơ cần xác định dữ liệu đặc tả cần được tạo lập và thu nhận. Quá trình tạo lập dữ liệu đặc tả khi tạo lập hồ sơ mới cần được theo dõi và ghi lại. Dữ liệu đặc tả quá trình tạo lập hồ sơ hoặc dữ liệu đặc tả hồ sơ cũng cần được xác định và duy trì.

Tạo lập và duy trì cấu trúc quản lý dữ liệu đặc tả

Cấu trúc dữ liệu đặc tả chức năng thu nhận, lưu trữ và quản lý cần được xác định nhằm phản ánh các yêu cầuvề hồ sơ và quản lý hồ sơ. Mối quan hệ giữa các trườngdữ liệu đặc tả, giữa các trường dữ liệu và các đối tượng được mô tả cần liên tục. Những mối quan hệ này nên được duy trì một cách chính xác và liên tục theo thời gian khi hệ thống quản lý hồ sơ thay đổi.

Thời điểmvà phương thức thu nhận dữ liệu đặc tả

Đối tượng cần xác định kiểu dữ liệu đặc tả, thời điểm thu nhậnvà từ nguồnthu nhận. Yêu cầu vềdữ liệu đặc tả dựa theo quy trình quản lý hồ sơ được định nghĩa ở Mục 9 của tiêu chuẩn ISO 15489-1: 20018.1.1.1.1[9].

Ghi lại và thực hiện các định nghĩa chuẩn xác

Đối tượng, bao gồm người quản lý hồ sơ, nên ghi lại các quy định và quy tắcđược sử dụng nhất quántrong nội dung, cấu trúc, thuật ngữvà các vấn đề có liên quan khác. Cần đảm bảo cấu trúc dữ liệu đặc tả, các điều khoản, mô tả thực thể và các thuộc tínhđược sử dụng một cách nhất quán.

Lưu trữ dữ liệu đặc tả

Đối tượng, bao gồm cả người quản lý hồ sơ, cần đưa ra phương thức lưu trữdữ liệu đặc tả. Cần tính đến mối liên kết lâu dài giữa dữ liệu đặc tả và đối tượng được đặc tả. Dữ liệu đặc tả có thể được lưu trữ chung với hồ sơ hoặc riêng rẽ trong một hoặc nhiều kho dữ liệu. Chi phí và hiệu suất sử dụng có thể tác động đếnquá trình lựa chọnphương thức lưu trữdữ liệu đặc tả.

Mô tảdữ liệu đặc tả

Quá trình quản lý dữ liệu đặc tả được ghi lại khi hồ sơ đang tồn tại ở hệ thống. Để quản lý các hồ sơ một cách có ý nghĩa, đáng tin cậy và khả dụng, cần bổ sungdữ liệu đặc tả mới khi thấycần thiết. Các lớpdữ liệu khác nhau có thể được thiết lập tùy theo mức độ chia sẻ và sử dụnghồ sơ. Hồ sơ được quản lý bởi hệ thống thông tin, các hệ thống này được quản lý bởi các tổ chức, các tổ chức là một phần của một tổ chức cao hơn (một lĩnh vực nghiệp vụ, chính phủ, quốc gia, công chúng hoặc xã hội). Ở mỗi cấp độ, dữ liệu đặc tả cần mô tả đầy đủ thông tin về các hồ sơ một cách dễ hiểu và dễ tiếp cận bởi cộng đồng liên quan.

37

Truy cậpdữ liệu đặc tả

Truy cậpdữ liệu đặc tả chỉ được thực hiện đối với các đối tượng được cấp quyền và chức năng nàycần tuân thủcác quy định đã được phê duyệt. Cần triển khai phương pháp an toàn thông tin vàtruy cậpdữ liệu. Nhà quản trị hệ thống nên đưa ra các quy định vềtương thíchdữ liệu đặc tả quản lý hồ sơ nhằm hỗ trợ quá trình trao đổi và truy vấn hồ sơ giữa các hệ thống thông tin, các tổ chức hoặc các cơ quan pháp lý. Cần có cơ chế theo dõi và ghi lạitruy cậphay sử dụng, thay đổi hoặc bổ sung đối vớidữ liệu đặc tả.

Duy trì dữ liệu đặc tả

Quy trình và phương pháp

Một số phương pháp và kỹ thuật để tổ chức và duy trì dữ liệu đặc tả và cấu trúcdữ liệu đặc tả: từ điển dữ liệu mô tả thực thể, kiểu dữ liệu và các mối quan hệ, và ngôn ngữ đánh dấu để mô tả nội dung số.

Quy trình duy trì dữ liệu đặc tả:

a) Giám sát để đảm bảo toàn vẹn dữ liệu. b) Biện pháp kiểm soát truy cậpdữ liệu đặc tả. c) Cơ chế khôi phục dữ liệu khi hệ thống bị lỗi. d) Sao lưu dữ liệu. e) Biện pháp chuyển đổi dữ liệu khi hệ thốngquản lý hồ sơ thay đổi.

Bảo đảm tính xác thực và toàn vẹn củadữ liệu đặc tả

Dữ liệu đặc tả hồ sơ và hồ sơ tương ứng cần được đảm bảo tính xác thực. Vì vậy, các đối tượng cần ghi lại các quy định và quy tắc liên quan đến dữ liệu đặc tả. Sự thay đổi cấu trúc dữ liệu đặc tả cũng cần được ghi lại. Một yếu tố quan trọng nhằm đảm bảo tính xác thực của dữ liệu đặc tả là dữ liệu thu nhận không được thay đổi. Nếu thay đổi dữ liệu, cần ghi lại nguyên nhân thay đổi, nội dung thay đổi và các đối tượng tham gia vào quá trình thay đổi này. Những yêu cầu này được áp dụng đối vớitổ chức đang quản lý hồ sơ.

Cấu trúc dữ liệu đặc tả

Để duy trình mối quan hệ giữa các trườngdữ liệu đặc tả, các mối quan hệ này cần được biểu diễn ở dạng dữ liệu có cấu trúc. Đối tượngcần phát triển các phương thức mô tả (Schema), bao gồm thông tin về quy trình nghiệp vụ và vềđối tượng. Phương thức mô tả hồ sơ phải được duy trì theo thời gian, phản ánh những thay đổi của tổ chức và nghiệp vụ. Cần xác định và ghi lại mối quan hệ giữa các lược đồ.

Các phương thức mô tảdữ liệu đặc tả nhằm biểu diễn các thực thể, các trường của thực

38

thểvà các mối quan hệ của chúng. Các phương thức này cũng hỗ trợ mô tả cấu trúc tài liệu số (ví dụ như XML) và rất quan trọng cho việc quản lý cơ sở dữ liệu có chứa thông tin mô tả này.

Ý nghĩa của phương thức mô tả:

a) tạo điều kiện để tích hợp và quản lý thống nhất dữ liệu đặc tả; b) cho phép tương tác bằng cách so sánh hoặc lập bản đồ các tập khác nhau của dữ

liệu đặc tả; c) diễn tả mối tương quan giữa các trường dữ liệu và ngữ nghĩa của chúng; d) kiểm soát mối quan hệ giữa các trườngdữ liệu đặc tả và ngữ nghĩa vốn có; e) bảo đảm và duy trì tính nhất quán trong hệ thống thông tin (ví dụ hệ thốngquản

lý hồ sơ); f) cho phép phát triển phần mềm theomô-đun, tách hoặc liên kết các hệ thống

thông tin; g) làm cơ sở để phát triển hệ thống thông tin hoặc cơ sở dữ liệu.

Vai trò của hệ thống nghiệp vụ và hệ thống quản lý hồ sơ

Hồ sơ phải được tạo lập, được thu nhận hoặc quản lý bởi hệ thốngnghiệp vụ, hệ thống quản lý hồ sơ hoặc kết hợp cả hai, chẳng hạn như:

a) một hệ thống nghiệp vụ để tạo lập, khai thác và quản lý hồ sơ của mình một cách độc lập;

b) một hệ thống nghiệp vụ tạo lập, nhưng không quản lý hồ sơ và do đó làm việc cùng với một hệ thống hồ sơ chuyên dụng;

c) một hệ thống hồ sơ để tạo lập, khai thác và quản lý hồ sơ.

3.1.3.7 Dữ liệu đặc tả hỗ trợtiêu chuẩn ISO 15489-1

Giới thiệu về các kiểu dữ liệu đặc tả

Dữ liệu đặc tả nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý hồ sơ trong tiêu chuẩn ISO 15489-1 và có thể được phân loại như sau (xemHình1):

a) dữ liệu đặc tả hồ sơ (Metadata about the Record); b) dữ liệu đặc tả quy định (Metadata about the Mandates); c) dữ liệu đặc tả đối tượng (Metadata about Agents); d) dữ liệu đặc tả quy trình nghiệp vụ (Metadata about Business); e) dữ liệu đặc tả quản lý hồ sơ (Metadata about Records Management).

39

(c) (a)

(b)

(d)

(e)

Hình4 - Kiểu dữ liệu đặc tả và các mối quan hệ

Mỗi kiểu dữ liệu đặc tả:

1) được thu nhậncùng với hồ sơ, gán với ngữ cảnh của hoạt động nghiệp vụ tạo ra hồ sơ và sẵn sàng cho các quy trình quản lý hồ sơ (dữ liệu đặc tả được tạo ra tại thời điểm thu nhận hồ sơ) và

2) tiếp tục được tạo lậpvà thu nhận (dữ liệu đặc tả hoạt động quản lý hồ sơ); hoạt động này nằm ngoài phạm vi của tổ chức tạo lập hồ sơ vàthuộc phạm vi của tổ chức quản lý hồ sơ.

Dữ liệu đặc tả hồ sơ

Dữ liệu đặc tả hồ sơ tại thời điểm thu nhận hồ sơ

Để xác định nội dung của hồ sơ hay nhóm hồ sơ, cấu trúc lôgíc và vật lý của hồ sơ, các thuộc tính kỹ thuật của hồ sơ và để ghi lại mối quan hệ giữacác hồ sơ, dữ liệu đặc tả hồ sơ cần:

a) chứa thông tin vềthời gianhồ sơ được tạo lập, b) xác định và mô tả các đối tượng tham gia vào việc tạo lập hồ sơ, c) ghi lại cấu trúc hồ sơ, d) ghi lại khuôn dạng hồ sơ, e) ghi lại bất kỳ tính chất hóa học và vật lý, f) ghi lại các đặc tính kỹ thuật và mối phụ thuộc của hồ sơ, g) ghi lại mối quan hệ giữa các trường dữ liệu hoặc định dạng của hồ sơ,

40

h) ghi lại các yêu cầu để hồ sơ có thể: sẵn sàng để sử dụng, sao chép,i) tạo điều kiện để chuyển đổi sang hệ thống hồ sơ khác, j) tạo điều kiện tái biểu diễn thông qua việc giả lập, k) kích hoạt chức năng quản lý định dạng dữ liệunhằm chống lại sự cố hỏng hóc, l) ghi lại mối quan hệ giữa hồ sơ và hoạt động nghiệp vụ,m) ghi lại các liên kết giữa các hồ sơ hoặc giữa một hồ sơ và nhómcủa hồ này.

Dữ liệu đặc tả sau khi thu nhận hồ sơ

Dữ liệu đặc tả sau khi thu nhận hồ sơ xác định những thay đổi trong cấu trúc lôgíc và vật lý, các thuộc tính kỹ thuật của các hồ sơ, cũng như mô tả bối cảnh hồ sơ được sử dụng. Nó cũng cần ghi lại các mối quan hệ mới với các hồ sơ hoặc nhóm hồ sơ khác.

Dữ liệu đặc tả hỗ trợ truy cập hồ sơ

Dữ liệu đặc tả hỗ trợ truy cậptại thời điểm thu nhận hồ sơ:

a) Xác định thông tin về hồ sơ hoặc nhóm hồ sơ. b) Xác định và ghi lạinhóm hồ sơ. c) Ghi lại vị trí của hồ sơ. Vị trí hồ sơ có thể là lôgíc và / hoặc vật lý. Các thay đổi

về vị trí chi tiết cần được duy trì. Địa chỉ nhà chứa hồ sơ cần được ghi lại để theo dõi hồ sơ.

d) Xác định và ghi lại liên kết giữa các hồ sơ, đối tượng và quy trình. e) Ghi lại thông tin mô tả hồ sơ, chẳng hạn như:chủ đề, tên, tóm tắt. f) Tạo điều kiện cho việc phân loại các chức năng nghiệp vụ, hoạt động và giao

dịch. g) Tạo điều kiện cho việc phân loại hồ sơ. h) Thực hiện lập chỉ mục hồ sơ.

Khả năng truy cậpdữ liệu đặc tả cần được theo dõi một cách liên tục nhằm đảm bảo khả năng truy cập hồ sơ. Những thay đổi cần được thực hiện đối với các dữ liệu đặc tả bao gồm:

a) hoạt động nghiệp vụ, b) thay đổi nhân sự, c) thay đổi trọng tâm nghiệp vụ, d) công cụ quản lý hồ sơ thay đổi, e) địa điểm chứa hồ sơ thay đổi, f) tổ chức thay đổi,g) hệ thống nghiệp vụ mới được triển khai.

Dữ liệu đặc tả hỗ trợ bảo mậthồ sơ

Tổng quát

41

Các mức độ bảo mật cao có thể được áp dụng trong các hệ thống nhất định. Do đó, rủi ro và các yêu cầu về nghiệp vụ cần được đánh giá trước khi dữ liệu đặc tả hỗ trợ bảo mật được thiết kế và áp dụng.

Dữ liệu đặc tả hỗ trợ bảo mật tại thời điểm thu nhận hồ sơ

Các trường chính của dữ liệu đặc tả hỗ trợbảo mật, chẳng hạn như quyền truy cập cơ bản hoặc hạn chếtruy cậpcần được xác định và áp dụng tại thời điểm tạo lập và thu nhận hồ. Dữ liệu đặc tả hỗ trợ bảo mật cần:

a) xác định các hạn chế truy cập hồ sơ và nhóm hồ sơ, quy trình nghiệp vụ và đối tượng,

b) đảm bảo hồ sơ chỉ được truy cập bởi các nhân viên có thẩm quyền, c) áp dụng giới hạn thời gian để hạn chế truy cậpvà d) khônghiển thị dữ liệu đặc tả nơi dữ liệu không được phép truy cập rộng rãi.

Dữ liệu đặc tả hỗ trợ bảo mật sau khi thu nhận hồ sơ

Truy cập vào hồ sơ chỉ nên giới hạn khi có yêu cầutừ nghiệp vụ hoặc luật pháp. Dữ liệu đặc tả hỗ trợ bảo mật cần được theo dõi và cập nhật để áp dụng các hạn chế truy cập. Các mức bảo mật và quy tắc sẽ thay đổi theo thời gian,dữ liệu đặc tả hỗ trợ bảo mật và quản lý truy cậpcần thay đổi cho phù hợp. Dữ liệu đặc tả phải được duy trì trong suốt thời gian hồ sơ tồn tại. Dữ liệu đặc tả cần phản ánh được những thay đổi về hành chính, nhân sự và hệ quả trong các thỏa thuận bảo mật.

Dữ liệu đặc tả đối tượng

Dữ liệu đặc tả đối tượng tại thời điểm thu nhận hồ sơ

Dữ liệu đặc tả đối tượng tại thời điểm thu nhận hồ sơ cần:

a) xác định đối tượng liên quan đến quá trìnhtạo lập hồ sơ, b) xác định đối tượng tham gia vào quy trình quản lý hồ sơ và cấp quyền thao tác

với dữ liệu,c) xác định đối tượng được cấp quyền truy cập hồ sơ.

Dữ liệu đặc tả đối tượng sau khi thu nhận hồ sơ

Vai trò của đối tượng thay đổi theo thời gian, hệ thống hồ sơ cần phải cập nhật những thay đổi này. Quyềntruy cập hồ sơđược cấp phát cho cácđối tượng thích hợp và chỉ đối tượngcấp quyềncó thể sử dụng hệ thống hồ sơ hoặc thực hiện các hoạt động quản lý hồ sơ.

Dữ liệu đặc tả quy trình nghiệp vụ

Dữ liệu đặc tả quy trình nghiệp vụ tại thời điểm thu nhận hồ sơ

42

Hệ thống hồ sơ cần có khả năng thu nhận và quản lý dữ liệu đặc tả quy trình nghiệp vụ. Dữ liệu đặc tả quy trình nghiệp vụ cần:

a) xác định và ghi lại các chức năng, hoạt động và giao dịch nghiệp vụ, b) ghi lạiliên kết các hồ sơ, đối tượng và chức năng, hoạt động và giao dịch nghiệp

vụ, c) xác định và ghi lạicác đối tượng hoặc người tham gia trong một giao dịch

nghiệp vụ, d) ghi lại quy tắc bảo mật và truy cậpdữ liệu đối với các quy trình và giao dịch

nghiệp vụ, e) tạo điều kiện thực hiệncác chức năng nghiệp vụ tự động, hoạt động và giao dịch

khi có yêu cầu, f) tạo điều kiện phân loại các chức năng, hoạt động và giao dịch nghiệp vụ, g) tạo điều kiện phân loại hồ sơ và h) thu nhậnthời gian xẩy ra giao dịch nghiệp vụ khi hồ sơ được tạo lập.

Dữ liệu đặc tả về quy trình nghiệp vụ sau khi thu nhận hồ sơ

Sau khi hồ sơ được tạo lập hoặc thu nhận, hệ thống hồ sơ tiếp tục quản lý dữ liệu đặc tả quy trình nghiệp vụ. Dữ liệu đặc tả tạo điều kiện sử dụng hồ sơ và giúp chứng thựchoạt động nghiệp vụ bằng cách lập hồ sơ hoạt động đã thực hiện.

Dữ liệu đặc tả quy trình quản lý hồ sơ

Dữ liệu đặc tả quy trình quản lý hồ sơ tại thời điểm thu nhận hồ sơ

Đây làkiểu dữ liệu đặc tả quản lý hồ sơ sẽ tạo điều kiện hoặc tự động hoá các hoạt động quản lý hồ sơ cần được thực hiện liên quan đến một hồ sơ cụ thể hay một nhóm các hồ sơ. Các hoạt động quản lý hồ sơđược trình bày chi tiết ở Mục 9 của tiêu chuẩn ISO 15489-1: 20018.1.1.1.1[9]. Dữ liệu đặc tả quản lý hồ sơ cần:

a) đảm bảo các phương pháp quản lý hồ sơ:sắp xếp, phân loại hoạt động nghiệp vụ, an toàn thông tin, phân loạitruy cập được áp dụng ở hệ thống quản lý hồ sơ,

b) thu nhậndữ liệu đặc tả sắp xếp hồ sơ trong hệ thống quản lý hồ sơ, c) xác định và ghi lại phương pháp và quy tắc xác thực, d) xác định và ghi lạiquyền của đối tượngđể thực hiện các hoạt động cụ thể, e) giới hạn thời gian cấp quyền để kiểm soát người dùng,f) ghi lạidữ liệu đặc tảtruy cập và bảo mật đối với hồ sơ, g) tạo điều kiện phân loại các chức năng, hoạt động và giao dịch nghiệp vụ, h) tạo điều kiện phân loại hồ sơ, i) thu nhậnmối liên kết giữa hồ sơ và nhóm hồ sơ, giữa hồ sơ, đối tượng và quy

trình nghiệp vụ,

43

j) tạo điều kiện bảo quản hồ sơ lâu dài.

Dữ liệu đặc tả quy trình quản lý hồ sơ sau khi thu nhận hồ sơ

Việc tạo lập dữ liệu đặc tả quy trình quản lý hồ sơ là một thành phần thiết yếu nhằm đảm bảo tính xác thực, toàn vẹn, khả dụng và tin cậy của hồ sơ. Sự tạo lập dữ liệu đặc tả cũng tạo điều kiện cho các hoạt động quản lý hồ sơ. Dữ liệu đặc tả:

a) ghi lạiquy trình xác thực khichuyển đổi hồ sơ và b) ghi lại quy tắc sao chép hồ sơ, loại bản sao, quyền sao chép và quy trình sao

chép thường xuyên hồ sơ.

3.1.4 Dữ liệu đặc tả quản lý hồ sơ -Triển khai (ISO 23081-2:2009)

3.1.4.1 Giới thiệu

Tiêu chuẩn ISO 23081-2:2009 xác định các trường của dữ liệu đặc tả quản lý hồ sơ8.1.1.1.1[8]. Tiêu chuẩn này đưa ra lý luận mở rộng đối với dữ liệu đặc tả quản lý hồ sơ, mô hìnhkhái niệmvà tậphợp trường mức cao của dữ liệu đặc tả. Các kiểu dữ liệu đặc tả chung được định nghĩa cho cả thực thể hồ sơ cũng như các thực thể khác cần được quản lý. Tiêu chuẩn này không quy định cụ thể các trường dữ liệu đặc tả, thay vào đó là xác định các kiểu dữ liệu đặc tả đầy đủ các yêu cầu về quản lý hồ sơ. Cách tiếp cận này giúp các tổ chức có thể linh hoạt chọn dữ liệu đặc tả đáp ứng yêu cầu về nghiệp vụ.

Dựa trên các nguyên tắc của tiêu chuẩn ISO 23081-1 (xem phần 3.1.3), tiêu chuẩn này giải thích thêm các khái niệm cơ bản của phương pháp xây dựngdữ liệu đặc tả quản lý hồ sơ, hướng dẫn phát triển và triển khai phương pháp này từ quan điểm của tổ chức quản lý hồ sơ, cuối cùng đi vào các vấn đề liên quan đến việc thực hiện và quản lý dữ liệu đặc tả.

Đối tượng sử dụng tiêu chuẩn:

chuyên gia quản lý hồ sơ chịu trách nhiệm xác định dữ liệu đặc tả hồ sơ trong một hệ thống nghiệp vụ hoặc phần mềm ứng dụng hồ sơ chuyên dụng,

nhà phân tích hệ thống / nghiệp vụ chịu trách nhiệm xác định dữ liệu đặc tả quản lý các hồ sơ trong một hệ thống nghiệp vụ,

chuyên gia hồ sơ hoặc nhà phân tích hệ thống, và nhà sản xuất, nhà cung cấp phần mềm ứng dụng cho phép khởi tạo, thu nhận và

quản lý dữ liệu đặc tả theo thời gian.

3.1.4.2 Phạm vi

Tiêu chuẩn nàyđưa ra khungxác định trường dữ liệu đặc tả phù hợp với các nguyên tắc được nêu ra tiêu chuẩn ISO 23081-1. Khung này:

44

a) cho phép mô tả hồ sơ và các thực thể hồ sơ theo ngữ cảnh quan trọng, b) cung cấp hiểu biết chung về ghép nhóm hồ sơ để tăng khả năng tương thích

giữa hồ sơ và thông tin liên quan giữa các hệ thống nghiệp vụ, và c) cho phép tái sử dụng và tiêu chuẩn hóadữ liệu đặc tả quản lý hồ sơ theo thời

gian, không gian và giữa các phần mềm ứng dụng.

3.1.5 Dữ liệu đặc tả Dublin

15 trường dữ liệu đặc tả Dublin được miêu tả trong 3 tiêu chuẩn sau:

Tiêu chuẩn quốc tế: ISO 15836: 2009 8.1.1.1.1[4] Tiêu chuẩn quốc tế: IETF RFC 5013 8.1.1.1.1[5] Tiêu chuẩn Hoa Kỳ: ANSI/NISO Z39.85-2012 8.1.1.1.1[6]

Tên của 15 trường này là: tên dữ liệu (Title), đối tượng tạo dữ liệu (Creator), chủ đề của dữ liệu (Subject), mô tả dữ liệu (Description), đối tượng sở hữu dữ liệu (Publisher), đối tượng hỗ trợ (Contributor), khoảng thời gian lưu trữ dữ liệu (Date), kiểu dữ liệu (Type), khuôn dạng dữ liệu (Format), định danh dữ liệu (Identifier), nguồn tạo dữ liệu (Source), ngôn ngữ của nội dung dữ liệu (Language), mối quan hệ của dữ liệu (Relation), phạm vi dữ liệu (Coverage) và quyền thao tác với dữ liệu (Rights).

3.1.6 Chuẩn ANSI/NISO Z39.85-2001

45

ANSI/NISO Z39.85-2001 Chuẩn Dublin Core (Tập yếu tố Dublin Core được Tổ chức Chuẩn Quốc tế ̣(ISO) chấp thuận ngày 26 tháng 2 năm 2003). Dublin Core là chuẩn dùng để mô tả dữ liệu trong các thẻ siêu dữ liệu nhằm khai thác các tài liệu trong thư viện và trên các web thông qua internet. Tập hợp yếu tố dữ liệu đặc tả Dublin Core này được gọi là “cốt lõi” (core) vì nó được thiết kế đơn giản và chỉ bao gồm 15 yếu tố mô tả cốt lõi nhất. Các yếu tố siêu dữ liệu Dublin Core có những ưu điểm sau:

+ Tạo lập và sử dụng dễ dàng: Cho phép những người không chuyên nghiệp có thể tạo các bản ghi mô tả đơn giản cho các tài nguyên thông tin và truy xuất chúng trên môi trường mạng một cách dễ dàng

+ Ngữ nghĩa dễ hiểu, sử dụng đơn giản: Việc khai thác thông tin trên mạng internet diện rộng thường gặp trở ngại bởi những sự khác nhau về thuật ngữ và sự mô tả thực tế. Dublin Core Metadata giúp những người dò tìm thông tin không chuyên có thể tìm thấy vấn đề mình quan tâm bằng cách hỗ trợ một tập hợp các phần tử thông dụng mà ngữ nghĩa của chúng được hiểu phổ biến.

+ Phạm vi phổ biến: Tập hợp các phần tử Dublin Core Metadata lúc đầu được phát triển bằng tiếng Anh, nhưng hiện nay nó được câp nhật thêm với khoảng 25 ngôn ngữ khác nhau.

+ Tính mở rộng: Những nhà phát triển Dublin Core đã cung cấp một cơ chế cho việc mở rộng tập các phần tử Dublin Core, phục vụ nhu cầu khai thác các tài nguyên bổ sung. Các phần từ Metadat từ những tập các phần tử khác nhau có thể liên kết với metadata của Dublin Core. Điều này cho phép các tổ chức khác nhau có thể dùng các phần tử Dublin Core để mô tả thông tin thích hợp cho việc sử dụng tài nguyên trên Internet.

+ Giúp nâng cao độ chính xác của định chỉ số

+ Có khả năng liên tác (Interoperability), sử dụng lẫn nhau

+ Mở rộng thuận lợi

Mỗi yếu tố Dublin Core được đặt tên (Element Name) và quy định nhãn (label) để sử dụng ghi vào trong thẻ meta. Mỗi yếu tố được định nghĩa cụ thể để mô tả đối tượng và có chú thích rõ ràng. Yếu tố dữ liệu đặc tả là thuộc tính được sử dụng để mô tả tài nguyên thông tin. Mỗi yếu tố dữ liệu đặc tả có thể có một hoặc nhiều yếu tố con. Các yếu tố siêu dữ liệu Dublin Core bao gồm

(1) Nhan đề (Title): Nhan đề của tài liệu

46

(2) Tác giả (Creator): Tác giả của tài liệu, bao gồm cả tác giả cá nhân và tác giả tập thể.

(3) Chủ đề (Subject): Chủ đề tài liệu đề cập dùng để phân loại tài liệu. Có thể thể hiện bằng từ, cụm từ/(Khung chủ đề), hoặc chỉ số phân loại/ (Khung phân loại).

(4)Tóm tắt (Description): Tóm tắt, mô tả nội dung tài liệu. Có thể bao gồm tóm tắt, chú thích, mục lục, đoạn văn bản để làm rõ nội dung...

(5) Nhà xuất bản (Publisher): Nhà xuất bản, nơi ban hành tài liệu có thể là tên cá nhân, tên cơ quan, tổ chức, dịch vụ...

(6) Tác giả phụ (Contributor): Tên những người cùng tham gia cộng tác đóng góp vào nội dung tài liệu, có thể là cá nhân, tổ chức...

(7) Ngày tháng (Date): Ngày, tháng ban hành tài liệu.

Có thể dùng chuẩn ISO 8601 (http://www.w3.org/TR/NOTE-datetime)

(8) Loại (kiểu) (Type): Mô tả bản chất của tài liệu. Dùng các thuật ngữ mô tả phạm trù kiểu: trang chủ, bài báo, báo cáo, từ điển...

(9) Khổ mẫu (Format): Mô tả sự trình bày vật lý của tài liệu, có thể bao gồm; vật mang tin, kích cỡ độ dài, kiểu dữ liệu (.doc, .html, .jpg, xls, phần mềm....)

(10) Định danh (Identifier): Các thông tin về định danh tài liệu, các nguồn tham chiếu đến, hoặc chuỗi ký tự để định vị tài nguyên: URL (Uniform Resource Locators) (bắt đầu bằng http://), URN (Uniform Resource Name), ISBN (International Standard Book Number), ISSN (International Standard Serial Number), SICI (Serial Item & Contribution Identifier), ...

(11) Nguồn (Resource): Các thông tin về xuất xứ của tài liệu, tham chiếu đến nguồn mà tài liệu hiện mô tả được trích ra/tạo ra, nguồn cũng có thể là: đường dẫn (URL), URN, ISBN, ISSN...

(12) Ngôn ngữ (Language): Các thông tin về ngôn ngữ, mô tả ngôn ngữ chính của tài liệu:

(13) Liên kết (Relation): Mô tả các thông tin liên quan đến tài liệu khác. có thể dùng đường dẫn (URL), URN, ISBN, ISSN.

(14) Diện bao quát (Coverage): Các thông tin liên quan đến phạm vi, quy mô hoặc mức độ bao quát của tài liệu. Phạm vi đó có thể là địa điểm, không gian hoặc thời gian, tọa độ...

(15) Bản quyền (Right): Các thông tin liên quan đến bản quyền của tài liệu

47

3.1.7 Tiêu chuẩndữ liệu đặc tả quản lý hồ sơ của Úc

Úc ban hành tiêu chuẩn quốc gia vềdữ liệu đặc tả lưu trữ hồ sơ phiên bản 2.0 (AGRkMS) vào năm 2008. Tiêu chuẩn này phù hợp với tiêu chuẩn của Úc về quản lý hồ sơ (AS ISO 15489) và dữ liệu đặc tả hồ sơ (AS ISO 23081). Tiêu chuẩn này dựa vào mô hình đa thực thể, cho phép mô tả 5 thực thể riêng biệt: Hồ sơ, Đối tượng, Nghiệp vụ, Quy định và Mối quan hệ (xem Bảng 1). Một tập cơ bản 26 trườngdữ liệu đặc tả và 44 trường con có thể được sử dụng để mô tả các thực thể (xem Error:Reference source not found).

Bảng 1. Phân loại thực thể

Loại thực thể Mô tả

Hồ sơ(Records) Thông tin được tạo ra, thu nhận và duy trì như một bằng chứng về họa động của một tổ chức hoặc cá nhân.

Đối tượng(Agent)

Cá nhân, nhóm làm việc hoặc tổ chức chịu trách nhiệm hoặc tham gia vào quá trình tạo mới, thu nhậnvà/hoặc quản lý hồ sơ.

Nghiệp vụ(Business)

Chức năng, hoạt động hoặc giao dịch nghiệp vụ của một tổ chức.

Quy định(Mandates)

Yêu cầu đối với nghiệp vụ và quản lý hồ sơ.

Mối quan hệ(Relationship)

Mối liên hệ giữa hai hay nhiều thực thể có liên quan tớinghiệp vụ và/hoặclưu trữ hồ sơ.

Bảng 2. Trường dữ liệu đặc tả các thực thể

TT

Trường dữ liệu đặc tả Yêu cầu tuân thủ Thực thể được áp dụng

0 Kiểu đối tượng (Entity Type)

Có điều kiện (Bắt buộc đối với hệ thống có nhiều loại thực thể)

Tất cả các loại thực thể

1 Loại thực thể (Category)

Bắt buộc Tất cả các loại thực thể

2 Định danh (Identifier) Bắt buộc Tất cả các loại thực thể3 Tên thực thể (Name) Bắt buộc Tất cả các loại thực thể4 Thời gian tồn tại thực

thể (Date Range)Bắt buộc Tất cả các loại thực thể

5 Mô tả về thực thể (Description)

Tùy chọn Tất cả các loại thực thể

48

TT

Trường dữ liệu đặc tả Yêu cầu tuân thủ Thực thể được áp dụng

6 Thực thể liên quan (Related Entity)

Bắt buộc “Mối quan hệ”

7 Sự thay đổi (Change History)

Có điều kiện “Mối quan hệ”

8 Jurisdiction Tùy chọn “Hồ sơ”, “Đối tượng”, “Nghiệp vụ” và “Quy định”

9 Phân loại an toàn thông tin (Security Classification)

Có điều kiện đối với “Hồ sơ” và “Quy định”Tùy chọn đối với “Nghiệp vụ”

“Hồ sơ”, “Nghiệp vụ” và “Quy định”

10 Security Caveat Có điều kiện “Hồ sơ” và “Quy định”11 Quyền của thực thể

(Permissions)Có điều kiện “Đối tượng” và “Nghiệp

vụ”12 Quyền truy cập và sử

dụng hồ sơ (Rights)Có điều kiện “Hồ sơ”

13 Thông tin liên hệ Có điều kiện “Đối tượng”14 Địa chỉ (Position) Tùy chọn “Đối tượng”15 Ngôn ngữ mô tả Có điều kiện đối với “Hồ

sơ”Tùy chọn đối với “Đối tượng”

“Hồ sơ” và “Đối tượng”

16 Coverage Tùy chọn “Hồ sơ” và “Quy định”17 Từ khóa (Keyword) Có điều kiện “Hồ sơ”18 Disposal Bắt buộc “Hồ sơ”19 Khuôn dạng (Format) Có điều kiện “Hồ sơ”20 Extent Bắt buộc “Hồ sơ”21 Medium Có điều kiện “Hồ sơ”22 Integrity Check Có điều kiện “Hồ sơ”23 Nơi lưu hồ sơ

(Location)Có điều kiện “Hồ sơ”

24 Document Form Tùy chọn “Hồ sơ”25 Precedence Tùy chọn “Hồ sơ”

3.1.8 Dữ liệu đặc tả và hướng dẫn triển khai của bang Queensland - Úc

Tiêu chuẩn “Dữ liệu đặc tả và hướng dẫn triển khai của bang Queensland - Úc”đưa ra yêu cầu đối vớidữ liệu đặc tả lưu trữ hồ sơ, nhằm tư vấn về quản lý hồ sơ cho các cơ quan nhà nước của Chính phủ Úc. Tiêu chuẩn này dựa vào mô hình đa thực thể, cho

49

phép mô tả 3 thực thể riêng biệt: Hồ sơ, Đối tượng và Nghiệp vụ.

Tiêu chuẩn này được áp dụng chocác cơ quan nhà nước trong quá trình thiết kế và triển khai hệ thống thông tin quản lý hồ sơ.Trọng tâm tiêu chuẩn là dữ liệu đặc tả quản lý hồ sơ.

3.2 Tiêu chuẩn TCVN

Các tiêu chuẩn liên quan đến hồ sơ và dữ liệu đặc tả quản lý hồ sơ được ban hành trong nước bao gồm:

TCVN 7420-1:2004 - Thông tin và tư liệu. Quản lý hồ sơ. Phần 1: Yêu cầu chung. Đây là tiêu chuẩn được chấp nhận nguyên vẹn từ tiêu chuẩn TCVN 7420-1:2004 (ISO 15489-1:2001) đã được trình bày ở phần 3.1.1.

TCVN 7420-2:2004 - Thông tin và tư liệu. Quản lý hồ sơ. Phần 2: Hướng dẫn. Đây là tiêu chuẩn được chấp nhận nguyên vẹn từ tiêu chuẩn TCVN 7420-2:2004 (ISO 15489-2:2001) đã được trình bày ở phần 3.1.2.

3.2.1 TCVN 7980:2008 về Dữ liệu đặc tả Dublin Core

3.2.1.1 Phạm vi áp dụng

Bộ phần tử siêu dữ liệu Dublin Core là một chuẩn đề cập đến việc mô tả tài nguyên thông tin liên lĩnh vực. Ở đây, tài nguyên thông tin được định nghĩa là các thông tin được định danh. Đây là định nghĩa được sử dụng trong chuẩn Internet RFC 2396, “các thẻ định danh tài nguyên thống nhất (URI): Cú pháp chung” do Tim Berners-Lee và cộng sự phát triển. Đối với các ứng dụng Dublin Core, tài nguyên thông tin là một tài liệu điện tử.

Tiêu chuẩn này chỉ áp dụng cho bộ phần tử được sử dụng chung trong các ứng dụng hoặc dự án cụ thể. Các chính sách, yêu cầu của cộng đồng và địa phương khác nhau có thể áp đặt thêm một số giới hạn, quy tắc và cách thông dịch. Tiêu chuẩn này không định nghĩa chi tiết tiêu chí mà bộ phần tử được sử dụng trong các ứng dụng và dự án cụ thể. Tiêu chuẩn này thay thế cho chuẩn RFC 2413, đây là phiên bản phát hành đầu tiên về Dublin Core.

3.2.1.2 Bộ phần tử

Trong các mô tả phần tử dưới đây, mỗi phần tử có một nhãn mô tả nhằm truyền đạt sự am hiểu ngữ nghĩa về phần tử và mỗi phần tử còn có một tên duy nhất, gồm một từ mà máy có thể hiểu được, dùng để tạo ra đặc tả cú pháp của các phần tử đơn giản hơn trong lược đồ mã hóa.

Tuy nhiên trong một vài môi trường, như HTML, không phân biệt dạng chữ hoa và chữ thường thì việc tuân thủ các quy ước về tên các phần tử là cách tốt nhất nhằm

50

tránh xung đột khi siêu dữ liệu được trích dẫn hoặc chuyển đổi sang các môi trường có sự phân biệt chữ hoa, chữ thường, như XML (Ngôn ngữ đánh dấu mở rộng).

Mỗi phần tử là tùy chọn và có thể lặp lại. Các phần tử siêu dữ liệu có thể xuất hiện ở mọi thứ tự. Việc sắp xếp theo thứ tự số lần xuất hiện của một phần tử (ví dụ: tác giả) có ý nghĩa đối với nhà cung cấp, nhưng không đảm bảo các phần tử được duy trì trong mỗi hệ thống.

Để thúc đẩy tính tương tác toàn cầu, một số mô tả phần tử nên có một từ điển đối với các giá trị phần tử tương ứng. Điều này được giả định rằng các từ vựng được kiểm soát khác sẽ được phát triển về tính tương tác trong các miền cục bộ nào đó.

3.2.1.3 Các phần tử

3.2.1.3.1 Tiêu đề

Tên phần tử : Title

Nhãn: Tiêu đề

Định nghĩa: Tên được đặt cho một tài nguyên.

Chú thích: Thông thường, Tiêu đề được hiểu là tên chính thức của một tài nguyên.

3.2.1.3.2 Tác giả

Tên phần tử: Creator

Nhãn: Tác giả

Định nghĩa: Thực thể có trách nhiệm chính là tạo ra nội dung cho tài nguyên.

Chú thích: Các ví dụ về tác giả bao gồm cá nhân, tổ chức hoặc dịch vụ. Thông thường, tên của tác giả nên được sử dụng để định danh thực thể này.

3.2.1.3.3 Chủ đề

Tên phần tử: Subject

Nhãn: Chủ điểm và các từ khóa

Định nghĩa: Chủ điểm nội dung của tài nguyên.

Chú thích: Thông thường, Chủ đề được thể hiện là các từ khóa, cụm từ khóa, hoặc các mã phân loại mô tả chủ điểm của tài nguyên. Cách tốt nhất được khuyến cáo là lựa chọn một giá trị từ một từ vựng được kiểm soát hay từ một lược đồ phân loại chính thức.

3.2.1.3.4 Mô tả

Tên phần tử: Description

51

Nhãn: Mô tả

Định nghĩa: Mô tả nội dung của tài nguyên

Chú thích: Các ví dụ về mô tả bao gồm, nhưng không chỉ như vậy, một tóm tắt, mục lục, tham chiếu đến nội dung của tài liệu bằng đồ họa, văn bản.

3.2.1.3.5 Nhà phát hành

Tên phần tử: Publisher

Nhãn: Người phát hành

Định nghĩa: Thực thể có trách nhiệm tạo ra tài nguyên thông tin sẵn sàng để sử dụng.

Chú thích: Các ví dụ về nhà phát hành bao gồm cá nhân, tổ chức, một dịch vụ. Thông thường, tên của nhà phát hành nên được sử dụng để chỉ ra thực thể đó.

3.2.1.3.6 Người đóng góp

Tên phần tử: Contributor

Nhãn: Người đóng góp

Định nghĩa: Thực thể có trách nhiệm đóng góp vào nội dung của tài nguyên thông tin đó.

Chú thích: Các ví dụ về người đóng góp bao gồm cá nhân, tổ chức, hoặc dịch vụ. Thông thường, tên của người đóng góp nên được sử dụng để chỉ ra thực thể đó.

3.2.1.3.7 Ngày tháng

Tên phần tử: Date

Nhãn: Ngày tháng

Định nghĩa: Ngày tháng của sự kiện trong vòng đời của tài nguyên.

Chú thích: Thông thường, Ngày tháng là ngày tạo ra tài nguyên hoặc ngày tài nguyên sẵn sàng sử dụng. Cách tốt nhất được khuyến cáo đối với việc mã hóa giá trị ngày tháng được xác định trong một hồ sơ theo TCVN ISO 8601:2004 [W3CDTF] và bao gồm ngày tháng theo dạng YYYY-MM-DD.

3.2.1.3.8 Kiểu

Tên phần tử: Type

Nhãn: Kiểu tài nguyên

Định nghĩa: Bản chất hoặc dạng nội dung của tài nguyên.

Chú thích: Kiểu bao gồm các thuật ngữ mô tả các danh mục phân loại chung, các chức

52

năng, các dạng hoặc các mức kết hợp nội dung. Cách tốt nhất được khuyến cáo để chọn một giá trị từ một từ vựng được kiểm soát (ví dụ, từ vựng kiểu DCMI [DCT]). Để mô tả biểu thị dạng vật lý hoặc dạng số của tài nguyên, sử dụng phần tử định dạng.

3.2.1.3.9 Định dạng

Tên phần tử: Format

Nhãn: Định dạng

Định nghĩa: Biểu thị dạng vật lý hoặc số của tài nguyên.

Chú thích: Thông thường, định dạng bao gồm kiểu phương tiện hoặc các kích cỡ của tài nguyên. Định dạng được sử dụng để định danh phần mềm, phần cứng, hoặc thiết bị cần thiết khác dùng cho việc điều hành hoặc hiển thị. Các ví dụ về kích thước bao gồm kích cỡ và khoảng thời gian. Cách tốt nhất được khuyến cáo là lựa chọn giá trị từ một từ vựng được kiểm soát (ví dụ, danh sách các kiểu phương tiện Internet (Internet Media Types [MIME]) định nghĩa các định dạng môi trường máy tính).

3.2.1.3.10 Thẻ định danh

Tên phần tử: Identifier

Nhãn: Thẻ định danh tài nguyên thông tin

Định nghĩa: Tham chiếu đến tài nguyên thông tin trong ngữ cảnh cụ thể.

Chú thích: Cách tốt nhất được khuyến cáo là định danh tài nguyên bằng một chuỗi hoặc số phù hợp với hệ thống định danh chính thức. Hệ thống định danh chính thức bao gồm nhưng không hạn chế đối với thẻ định danh tài nguyên thông tin thống nhất (URI) (gồm người quy định tài nguyên thống nhất (URL), thẻ định danh đối tượng dạng số (DOI), và mã số sách tiêu chuẩn quốc tế ( (ISBN)).

3.2.1.3.11 Nguồn

Tên phần tử: Source

Nhãn: Nguồn

Định nghĩa: Tham chiếu đến một tài nguyên ở đó tài nguyên hiện tại được tạo.

Chú thích: Tài nguyên hiện tại có thể được lấy từ toàn bộ hoặc một phần tài nguyên gốc. Cách tốt nhất được khuyến cáo là định danh tài nguyên được tham chiếu bởi chuỗi hoặc bởi số phù hợp với hệ thống định danh chính thức.

3.2.1.3.12 Ngôn ngữ

Tên phần tử: Language

Nhãn: Ngôn ngữ

53

Định nghĩa: Ngôn ngữ mô tả nội dung tri thức của tài nguyên.

Chú thích: Cách tốt nhất là sử dụng RFC 3066 kết hợp với ISO 639 [ISO639], định nghĩa các thẻ ngôn ngữ chính gồm hai và ba chữ cái cùng với các thẻ nhỏ tùy chọn. Ví dụ bao gồm “en” hoặc “eng” của Tiếng Anh, “akk” của tiếng Akkadian, và “en-GB” của tiếng Anh và được sử dụng trong Vương Quốc Anh.

3.2.1.3.13 Quan hệ

Tên phần tử: Relation

Nhãn: Quan hệ

Định nghĩa: Tham chiếu đến tài nguyên có liên quan.

Chú thích: Cách tốt nhất được khuyến cáo là định danh tài nguyên được tham chiếu bằng chuỗi hoặc số phù hợp với hệ thống định danh chính thức.

3.2.1.3.14 Phạm vi

Tên phần tử: Coverage

Nhãn: Phạm vi

Định nghịa: Phạm vi về nội dung của tài nguyên.

Chú thích: Thông thường, phạm vi bao gồm vị trí về không gian (tên địa điểm hoặc tọa độ địa lý), khoảng thời gian (nhãn, ngày tháng, hoặc dãy ngày tháng), hoặc pháp nhân (như thực thể quản trị được đặt tên). Cách tốt nhất được khuyến cáo là lựa chọn một giá trị từ một từ vựng được kiểm soát ví dụ, từ điển chuyên ngành về tên địa lý [TGN]) và sử dụng khi thích hợp, các địa điểm được đặt tên hoặc các khoảng thời gian được ưu tiên hơn các thẻ định danh số như các bộ tọa độ hoặc dãy ngày tháng.

3.2.1.3.15 Quyền

Tên phần tử: Rights

Nhãn: Quản lý quyền

Định nghĩa: Thông tin về các quyền đối với tài nguyên.

Chú thích: Thông thường, quyền bao gồm tuyên bố quản lý các quyền đối với tài nguyên, hoặc tham chiếu một dịch vụ cấp thông tin. Thông tin về các quyền thường bao gồm Quyền sở hữu trí tuệ (IPR), bản quyền, và các quyền sở hữu khác. Nếu có mặt phần tử quyền, thì không có giả định nào được tạo ra về các quyền trong tài nguyên đó.

54

3.3 Lựa chọn tiêu chuẩn

Như phân tích các tiêu chuẩn quốc tế và trong nước ở phần Error: Reference sourcenot foundvà 3.2, chúng ta thấy ISO đã ban hành các quy định về quản lý hồ sơ thông qua chuẩn ISO 15489 và định hướng thiết kế dữ liệu đặc tả để quản lý hồ sơ thông qua chuẩn ISO 23081. Ngoài ra, Úc là tác giả của 2 tiêu chuẩn trên đã đi tiên phong trong việc ban hành các tiêu chuẩn cụ thể để áp dụng vào thực tế quản lý hồ sơ ở Úc. Hơn nữa, Metadata mô tả quản lý thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và thừa kế) của đối tượng vào hồ sơ dữ liệu là một thành phần trong việc quản lý và điểu khiển hồ sơ dữ liệu. Vì vậy các tiêu chuẩn ISO 23081-1:2006 8.1.1.1.1[7], ISO 23081-2:2009 8.1.1.1.1[8], TCVN 7420-1:2004 (ISO 15489-1:2001)8.1.1.1.1[9] và tiêu chuẩn của Úc AGRkMS 8.1.1.1.1[2]là nguồn tài liệu tham khảo chính để xây dựng dự thảo tiêu chuẩn kỹ thuật này.

4. NỘI DUNG TIÊU CHUẨN

4.1 Mục đích

Thống nhất tập hợp các thuộc tính (metadata) cho việc mô tả quản lý thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và thừa kế) của đối tượng vào hồ sơ dữ liệu, tạo cơ sở cho việc quản lý và điều khiển hồ sơ dữ liệu cùng các hoạt động truy cập vào hồ sơ dữ liệu theo thời gian.

Thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và thừa kế) và hoạt động quản lý thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và thừa kế) được coi là một quan hệ trong sơ đồ 5 thực thể (Hình 1), bao gồm 5 kiểu dữ liệu đặc tả được qui định trong ISO 23081-1 và hỗ trợ cho TCVN 7420-1 (ISO 15489)[1] sau đây:

Dữ liệu đặc tả về chính hồ sơ dữ liệu (Record); Dữ liệu đặc tả về các qui tắc nghiệp vụ hoặc các qui định bắt buộc

(Mandate); Dữ liệu đặc tả về các tác nhân/đối tượng (Agent); Dữ liệu đặc tả về các hoạt động hoặc quá trình nghiệp vụ (Business); Dữ liệu đặc tả về các quá trình quản lý hồ sơ dữ liệu (Records management

business);

55

Đối tượngThao tác

Hồ sơ / Dữ liệu

Đối tượng Thao tác Đối tượng

Thao tác

Hoặc

Hình 5- Sơ đồ mô tả thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và thừa kế)

56

Hình 6 – Mô tả quản lý thao tác truy cập

57

Hình 6 - Mô tả quản lý thao tác cập nhật, chỉnh sửa

58

Hình 7-Mô tả quản lý thao tác trao đổi

59

Hình 8 – Mô tả quản lý thao tác cấp quyền, thừa kế

4.2 Bố cục TCVN

Lời nói đầu

1 Phạm vi áp dụng

2 Tài liệu viện dẫn

3 Thuật ngữ và định nghĩa

4 Mô tả quản lý thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và thừa kế)

5 Yêu cầu đối với mô tả quản lý thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và thừa kế)

60

6 Yêu cầu đối với dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và thừa kế)

6.1 Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý tại thời điểm tiến hành thao tác

6.2 Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý sau thời điểm tiến hành thao tác

7 Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và thừa kế)

7.1 Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý tại thời điểm tiến hành thao tác 16

7.1.1 Định danh (Identifier)

7.1.2 Đối tượng (Agent)

7.1.3 Thao tác (Operation)

7.1.4 Quan hệ (Relation)

7.1.5Quyền tiến hành thao tác (Rights)

7.1.6 Miêu tả (Description)

7.1.7 Qui định (Madate)

7.2 Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý tại thời điểm sau tiến hành thao tác

7.2.1 Kiểm tra tính toàn vẹn (Integrity check)

7.2.2 Lịch sử (History)

8 Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý đối với các thao tác cụ thể

8.1 Khuôn dạng lưu trữ dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác truy cập

8.1.1 Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác truy cập

8.1.2 Mô tả cú pháp yếu tố dữ liệu đặc tả

8.2 Khuôn dạng lưu trữ dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác cập nhật, chỉnh sửa

8.2.1 Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác cập nhật, chỉnh sửa

8.2.2 Mô tả cú pháp yếu tố dữ liệu đặc tả

8.3 Khuôn dạng lưu trữ dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác trao đổi

8.3.1 Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác trao đổi

8.3.2 Mô tả cú pháp yếu tố dữ liệu đặc tả

8.4 Khuôn dạng lưu trữ dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác cấp quyền,

61

thừa kế

8.4.1 Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác cấp quyền, thừa kế

8.4.2 Mô tả cú pháp yếu tố dữ liệu đặc tả

Phụ lục A (tham khảo) Lược đồ định danh

Phụ lục B (tham khảo) Lược đồ quyền tiến hành thao tác

Phụ lục C (qui định) Đặc tả dữ liệu mô tả thao tác cấp quyền, thừa kế

C.1 Định danh (identifier)

C.2 Thời gian cấp quyền, thừa kế (Date Range)

C.3 Miêu tả (Desription)

C.4 Đối tượng cấp quyền, thừa kế (Related Entity)

Phụ lục D (tham khảo) Lược đồ kiểu qui định

Phụ lục Đ (tham khảo) Lược đồ khuôn dạng dữ liệu

Phụ lục E (tham khảo) Cú pháp dữ liệu đặc tả

E.1 Cú pháp diễn tả dữ liệu đặc tả trong ngôn ngữ đánh dấu siêu văn bản

E.2 Cú pháp dữ liệu đặc tả trong ngôn ngữ đánh dấu mở rộng

Thư mục tài liệu tham khảo

4.3 Bảng tham chiếu

STT Nội dung tiêu chuẩn

Tiêu chuẩnISO Tiêu chuẩn Úc Sửa đổi, bổ sung

1 Phạm vi áp dụng Tự xây dựng2 Tiêu chuẩn viện

dẫnTự xây dựng

3 Thuật ngữ và định nghĩa

Tham khảo tiêu chuẩn TCVN 7420-1:2004 (ISO 15489-1:2001) và Thông tư số 24/2011/TT-BTTTT.

4 Mô tả quản lý Tự xây dựng

62

STT Nội dung tiêu chuẩn

Tiêu chuẩnISO Tiêu chuẩn Úc Sửa đổi, bổ sung

thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và thừa kế)

5 Yêu cầu đối với mô tả quản lý thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và thừa kế)

Điều 9, TCVN 7420-1:2004 (ISO 15489-1:2001)

Chấp nhận có sửa đổi

6 Yêu cầu đối với dữ liệu đặc tả quản lý thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và thừa kế)

Điều 9.6, ISO 23082-1

Chấp nhận có sửa đổi

6.1 Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý tại thời điểm truy cập

Điều 9.6, ISO 23082-1

Chấp nhận có sửa đổi

6.2 Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý sau thời điểm truy cập

Điều 9.6, ISO 23082-1

Chấp nhận có sửa đổi

7 Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và thừa kế)

Phần 2: Tiêu chuẩn kỹ thuật, Queensland recordkeeping metadata standard and guideline

Chấp nhận có sửa đổi, phù hợp với các tiêu chuẩn ISO

7.1 Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý tại thời điểm trao đổi

Phần 2: Tiêu chuẩn kỹ thuật, Queensland recordkeeping metadata standard

Chấp nhận có sửa đổi, phù hợp với các tiêu chuẩn

63

STT Nội dung tiêu chuẩn

Tiêu chuẩnISO Tiêu chuẩn Úc Sửa đổi, bổ sung

and guideline ISO

7.1.1

Định danh (Identifier)

Yếu tố dữ liệu đặc tả 26 về Function identifier.

Chấp nhận có sửa đổi

7.1.2

Đối tượng (Agent)

Yếu tố dữ liệu đặc tả 19 về Agent identifier.

Chấp nhận có sửa đổi

7.1.3

Thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và thừa kế) (Operation)

Chấp nhận Điều 4.1 về Định danh (identifier), TCVN II.4.1, Tiêu chuẩn kỹ thuật mô tả các thao tác liên quan đến đối tượng và dữ liệu - Phần 1. Dữ liệu đặc tả mô tả thao tác (truy cập, cập nhật, chỉnh sửa, trao đổi, cấp quyền và thừa kế).

7.1.4

Quan hệ (Relation)

Yếu tố dữ liệu đặc tả 30 về Function relation.

Chấp nhận có sửa đổi

7.1.5

Quyền (Rights) Yếu tố dữ liệu đặc tả 31 về Function access.

Chấp nhận có sửa đổi

7.1.5

Miêu tả (Description)

Yếu tố dữ liệu đặc tả 28 về Function description.

Chấp nhận có sửa đổi

64

STT Nội dung tiêu chuẩn

Tiêu chuẩnISO Tiêu chuẩn Úc Sửa đổi, bổ sung

7.1.6

Qui định (Madate)

Yếu tố dữ liệu đặc tả 33 về Function madate.

Chấp nhận có sửa đổi

7.2 Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý tại thời điểm sau trao đổi

Phần 2: Tiêu chuẩn kỹ thuật, Queensland recordkeeping metadata standard and guideline

Chấp nhận có sửa đổi, phù hợp với các tiêu chuẩn ISO

7.2.1

Kiểm tra tính toàn vẹn (Integrity check)

Yếu tố dữ liệu đặc tả 35 về Record integrity check.

Chấp nhận có sửa đổi

7.2.2

Lịch sử (History) Yếu tố dữ liệu đặc tả 34 về Function event history.

Chấp nhận có sửa đổi

8 Dữ liệu đặc tả mô tả quản lý đối với các thao tác cụ thể

Tự xây dựng trên cơ sở các Điều qui định trước và Thông tư số 24/2011/TT-BTTTT.

8.1 Khuôn dạng lưu trữ dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác truy cập

Tự xây dựng trên cơ sở các Điều qui định trước và Thông tư số 24/2011/TT-BTTTT.

8.2 Khuôn dạng lưu trữ dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác cập nhật, chỉnh sửa

Tự xây dựng trên cơ sở các Điều qui định trước và Thông tư số 24/2011/TT-BTTTT.

65

STT Nội dung tiêu chuẩn

Tiêu chuẩnISO Tiêu chuẩn Úc Sửa đổi, bổ sung

8.3 Khuôn dạng lưu trữ dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác trao đổi

Tự xây dựng trên cơ sở các Điều qui định trước và Thông tư số 24/2011/TT-BTTTT.

8.4 Khuôn dạng lưu trữ dữ liệu đặc tả mô tả quản lý thao tác cấp quyền, thừa kế

Tự xây dựng trên cơ sở các Điều qui định trước và Thông tư số 24/2011/TT-BTTTT.

Phụ lục A

Lược đồ định danh

Tự xây dựng

Phụ lục B

Lược đồ quyền tiến hành thao tác

Phần 2: Tiêu chuẩn kỹ thuật, Queensland recordkeeping metadata standard and guideline

Chấp nhận có sửa đổi

Phụ lục C

Đặc tả dữ liệu mô tả thao tác cấp quyền, thừa kế

C.1 Định danh (identifier)

C.2 Thời gian cấp quyền, thừa kế (Date Range)

C.3 Miêu tả (Desription)

C.4 Đối tượng cấp quyền, thừa

Phần 2: Tiêu chuẩn kỹ thuật, Queensland recordkeeping metadata standard and guideline

Chấp nhận có sửa đổi

66

STT Nội dung tiêu chuẩn

Tiêu chuẩnISO Tiêu chuẩn Úc Sửa đổi, bổ sung

kế (Related Entity)

Phụ lục D

Lược đồ kiểu qui định

Phụ lục G12: QRKMS madate type scheme

Chấp nhận có sửa đổi

Phụ lục Đ

Lược đồ khuôn dạng dữ liệu

Phần 2: Tiêu chuẩn kỹ thuật, Queensland recordkeeping metadata standard and guideline

Chấp nhận hoàn toàn

Phụ lục E

Cú pháp dữ liệu đặc tả

E.1 Cú pháp diễn tả dữ liệu đặc tả trong ngôn ngữ đánh dấu siêu văn bản

E.2 Cú pháp dữ liệu đặc tả trong ngôn ngữ đánh dấu mở rộng

Tham khảo Phụ lục trong Thông tư số 24/2011/TT-BTTTT.

67

5. Phụ lục A(tham khảo)Danh mục các tiêu chuẩn ISO do BKT Tiêu chuẩn quốc tế ISO TC 46 xây dựng

1. ISO 4:1997;Information and documentation -- Rules for the abbreviation of title words and titles of publications (Thông tin và tư liệu - Qui tắc đối với chữ viết tắt các từ tiêu đề và các tiêu đề xuất bản phẩm)

2. ISO 8:1977;Documentation -- Presentation of periodicals (Thông tin và tư liệu - Thể hiện tạp chí xuất bản định kỳ);

3. ISO 9:1995;Information and documentation -- Transliteration of Cyrillic characters into Latin characters -- Slavic and non-Slavic languages (Thông tin và tư liệu - Bản chuyển tự của các ký tự Sla-vơ sang các ký tự La-tinh);

4. ISO 18:1981;Documentation -- Contents list of periodicals (Thông tin và tư liệu - Danh sách nội dung của tạp chí xuất bản định kỳ);

5. ISO 214:1976;Documentation -- Abstracts for publications and documentation (Thông tin và tư liệu - Tóm lược cho các xuất bản phẩm và tài liệu);

6. ISO 215:1986;Documentation -- Presentation of contributions to periodicals and other serials (Thông tin và tư liệu - Thể hiện các bài bào cho tạp chí xuất bản định kỳ và các số ra khác);

7. ISO 233:1984;Documentation -- Transliteration of Arabic characters into Latin characters (Thông tin và tư liệu - Bản chuyển tự của các ký tự Ả-rập sang các ký tự La-tinh);

8. ISO 233-2:1993;Information and documentation -- Transliteration of Arabic characters into Latin characters -- Part 2: Arabic language -- Simplified transliteration (Thông tin và tư liệu - Bản chuyển tự của các ký tự Ả-rập sang các ký tự La-tinh - Phần 2: Ngôn ngữ Ả-rập - Chuyển tự đơn giản);

9. ISO 233-3:1999;Information and documentation -- Transliteration of Arabic characters into Latin characters -- Part 3: Persian language -- Simplified transliteration (Thông tin và tư liệu - Bản chuyển tự của các ký tự Ả-rập sang các ký tự La-tinh - Phần 3: Chuyển tự Ba-tư)

10. ISO 259:1984;Documentation -- Transliteration of Hebrew characters into Latin characters (Thông tin và tư liệu - Bản chuyển tự của các ký tự Do Thái sang các ký tự La-tinh)

11. ISO 259-2:1994;Biotechnology -- Inventory development of existing standards, guidelines and other relevant documents as well as terminology related to ISO/TC 276 -- Part 2: Simplified transliteration (Công nghệ sinh học - Xây dựng bảng kê các tiêu chuẩn, hướng dẫn hiện có và các tài liệu liên quan cũng như các thuật ngữ liên quan tới ISO/TC 176 - Phần 2: Chuyển tự đơn giản)

68

12. ISO 690:2010;Information and documentation -- Guidelines for bibliographic references and citations to information resources (Thông tin và tư liệu - Hướng dẫn viện dẫn ấn phẩm và trích dẫn nguồn thông tin)

13. ISO 832:1994;Information and documentation -- Bibliographic description and references -- Rules for the abbreviation of bibliographic terms (Thông tin và tư liệu - Viện dẫn và mô tả ấn phẩm - Qui tắc đối với chữ viết atwcs của ấn phẩm)

14. ISO 843:1997;Information and documentation -- Conversion of Greek characters into Latin characters (Thông tin và tư liệu - Chuyển đổi ký tự Hy Lạp sang ký tự La-tinh)

15. ISO 999:1996;Information and documentation -- Guidelines for the content, organization and presentation of indexes (Thông tin và tư liệu - Hướng dẫn đối với nội dung, tổ chức và thể hiện chỉ mục)

16. ISO 1086:1991;Information and documentation -- Title leaves of books (Thông tin và tư liệu - Tờ tiêu đề sách)

17. ISO 2108:2005;Information and documentation -- International standard book number (ISBN) (Thông tin và tư liệu - Số hiệu sách tiêu chuẩn quốc tế (ISBN))

18. ISO 2145:1978;Documentation -- Numbering of divisions and subdivisions in written documents (Thông tin và tư liệu - Đánh số các phần và phần con trong tài liệu viết)

19. ISO 2146:2010;Information and documentation -- Registry services for libraries and related organizations (Thông tin và tư liệu - Dịch vụ số đăng ký đối với thư viện và tổ chức liên quan)

20. ISO 2384:1977;Documentation -- Presentation of translations (Thông tin và tư liệu - Thể hiện bản dịch)

21. ISO 2709:2008;Information and documentation -- Format for information exchange (Thông tin và tư liệu - Định dạng cho trao đổi thông tin)

22. ISO 2789:2013;Information and documentation -- International library statistics (Thông tin và tư liệu - Số liệu thống kê thư viện quốc tế)

23. ISO 3166-1:2013 (TCVN 7217-1);Codes for the representation of names of countries and their subdivisions -- Part 1: Country codes (Mã thể hiện tên nước và vùng lãnh thổ của chúng - Phần 1: Tên nước);

24. ISO 3166-2:2013 (TCVN 7217-2);Codes for the representation of names of countries and their subdivisions -- Part 2: Country subdivision code (Mã thể hiện tên nước và vùng lãnh thổ của chúng - Phần 2: Mã vùng lãnh thổ)

25. ISO 3166-3:2013 (TCVN 7217-3);Codes for the representation of names of countries and their subdivisions -- Part 3: Code for formerly used names of countries code (Mã thể hiện tên nước và vùng lãnh thổ của chúng - Phần 3: Mã tên các nước được sử dụng trước đây)

69

26. ISO 3297:2007;Information and documentation -- International standard serial number (ISSN) (Thông tin và tư liệu - Số xê-ri tiêu chuẩn quốc tế)

27. ISO 3602:1989;Documentation -- Romanization of Japanese (kana script) (Thông tin và tư liệu - La-tinh hóa chữ Nhật Bản (Chữ kana))

28. ISO 3901:2001;Information and documentation -- International Standard Recording Code (ISRC) (Thông tin và tư liệu - Mã ghi lại tiêu chuẩn quốc tế)

29. ISO 5122:1979;Documentation -- Abstract sheets in serial publications (Thông tin và tư liệu - Tờ tóm tắt các xuất bản phẩm hàng tháng)

30. ISO 5123:1984;Documentation -- Headers for microfiche of monographs and serials (Thông tin và tư liệu - Đầu đề tấm vi phim của chuyên đề và bài nhiều kỳ)

31. ISO 5127:2001 (TCVN 5453:2007);Information and documentation - Vocabulary (Thông tin và tư liệu- Từ vựng)

32. ISO 5963:1985;Documentation -- Methods for examining documents, determining their subjects, and selecting indexing terms (Thông tin và tư liệu - Phương pháp xem xét tài liệu, xác định chủ đề và lựa chọn thuật ngữ được lập chỉ mục)

33. ISO 6357:1985;Documentation -- Spine titles on books and other publications (Thông tin và tư liệu - Tiêu đề gáy sách và các xuất bản phẩm)

34. ISO 6630:1986;Documentation -- Bibliographic control characters (Thông tin và tư liệu - Ký tự điều khiển sách tham khảo)

35. ISO 7098:1991;Information and documentation -- Romanization of Chinese (Thông tin và tư liệu - La-tinh hóa chữ Trung Quốc)

36. ISO 7144:1986;Documentation -- Presentation of theses and similar documents (Thông tin và tư liệu - Thể hiện luận văn, luận án và tài liệu tương tự)

37. ISO 7154:1983;Documentation -- Bibliographic filing principles (Thông tin và tư liệu - Nguyên tắc dừng sách tham khảo)

38. ISO 7220:1996 ISO 7220:1996/Cor 1:2001;Information and documentation -- Presentation of catalogues of standards (Thông tin và tư liệu - Thể hiện danh mục phân loại tiêu chuẩn)

39. ISO 7275:1985;Documentation -- Presentation of title information of series (Thông tin và tư liệu - Thể hiện thông tin tiêu đề của ấn phẩm nhiều kỳ)

40. ISO 8459:2009;Information and documentation -- Bibliographic data element directory for use in data exchange and enquiry (Thông tin và tư liệu - Thư mục phần tử dữ liệu tài liệu tham khảo sử dụng trong trao đổi dữ liệu và hỏi đáp)

41. ISO 8777:1993;Information and documentation -- Commands for interactive text searching (Thông tin và tư liệu - Lệnh tìm kiếm văn bản tương tác)

42. ISO 9230:2007;Information and documentation -- Determination of price indexes for print and electronic media purchased by libraries (Thông tin và tư liệu - Xác

70

định chỉ mục giá trong môi trường in và điện tử được thu mua bởi thư viện)43. ISO 9706:1994;Information and documentation -- Paper for documents --

Requirements for permanence (Thông tin và tư liệu - Giấy cho tài liệu - Yêu cầu về hiệu năng)

44. ISO 9707:2008;Information and documentation -- Statistics on the production and distribution of books, newspapers, periodicals and electronic publications (Thông tin và tư liệu - Thống kê việc sản xuất và phân phối sách, bào, các xuất bản phẩm điện tử và định kỳ)

45. ISO 9984:1996;Information and documentation -- Transliteration of Georgian characters into Latin characters (Thông tin và tư liệu - Bản chuyển tự của ký tự tiếng Anh sang ký tự La-tinh)

46. ISO 9985:1996;Information and documentation -- Transliteration of Armenian characters into Latin characters (Thông tin và tư liệu - Bản chuyển tự của ký tự Ắc-mê-nia sang ký tự La-tinh)

47. ISO 10160:1997 (ISO 10160:1997/ Amd 1:2002);Information and documentation -- Open Systems Interconnection -- Interlibrary Loan Application Service Definition (Thông tin và tư liệu - Liên kết hệ thống mở - Định nghĩa ứng dụng cho mượn sách thư viện) và bổ sung Phụ lục B: Thư viện quốc gia Ca-na-đa như Tổ chức duy trì

48. ISO 10161-1:1997 (ISO 10161-1:1997/ Amd 1:2002) (ISO 10161-1:1997/ Amd 2:2002);Information and documentation -- Open Systems Interconnection -- Interlibrary Loan Application Protocol Specification -- Part 1: Protocol specification (Thông tin và tư liệu - Liên kết hệ thống mở - Đặc tả giao thức ứng dụng cho mượn sách thư viện - Phần 1: Đặc tả giao thức)

49. ISO 10161-2:2014;Information and documentation -- Open Systems Interconnection -- Interlibrary Loan Application Protocol Specification -- Part 2: Protocol implementation conformance statement (PICS) proforma (Thông tin và tư liệu - Liên kết hệ thống mở - Định nghĩa ứng dụng cho mượn sách thư viện - Phần 2: Tuyên bố phù hợp triển khai giao thức (PICS))

50. ISO 10324:1997;Information and documentation -- Holdings statements -- Summary level (Thông tin và tư liệu - Phát biểu bằng lời - Mức tóm tắt)

51. ISO 10754:1996;Information and documentation -- Extension of the Cyrillic alphabet coded character set for non-Slavic languages for bibliographic information interchange (Thông tin và tư liệu - Mở rộng bộ ký tự mã hóa bảng chữ cái Sla-vơ đối với các ngôn ngữ không phải Sla-vơ trong trao đổi thông tin)

52. ISO 10957:2009;Information and documentation -- International standard music number (ISMN) (Thông tin và tư liệu - Số phát hành âm nhạc tiêu chuẩn quốc tế)

53. ISO 11108:1996;Information and documentation -- Archival paper --

71

Requirements for permanence and durability (Thông tin và tư liệu - Giấy lưu trữ - Yêu cầu lưu trữ lâu dài)

54. ISO/TR 11219:2012;Information and documentation - Qualitative conditions and basic statistics for library buildings -- Space, function and design (Thông tin và tư liệu - Các điều kiện định tính và thống kê cơ cở đối với Thư viện)

55. ISO 11620:2014;Information and documentation -- Library performance indicators (Thông tin và tư liệu - Bộ chỉ bảo hiệu năng thư viện)

56. ISO 11798:1999;Information and documentation -- Permanence and durability of writing, printing and copying on paper -- Requirements and test methods (Thông tin và tư liệu - Độ lâu bền trong việc viết, in, sao chép trên giấy - Yêu cầu và phương pháp thử)

57. ISO 11799:2003;Information and documentation -- Document storage requirements for archive and library materials (Thông tin và tư liệu - Các yêu cầu kho tài liệu cho việc lưu trữ và các tài liệu thư viện )

58. ISO 11800:1998;Information and documentation -- Requirements for binding materials and methods used in the manufacture of books (Thông tin và tư liệu - Các yêu cầu cho vật liệu bìa sách và phương pháp được sử dụng trong sản xuất sách)

59. ISO 11940:1998;Information and documentation -- Transliteration of Thai (Thông tin và tư liệu - Bản chuyển tự chứ Thai)

60. ISO 11940-2:2007;Information and documentation -- Transliteration of Thai characters into Latin characters -- Part 2: Simplified transcription of Thai language (Thông tin và tư liệu - Bản chuyển tự Ký tự chữ Thái sang ký tự La-tinh - Phần 2: Cách phiên âm đơn giản trong ngôn ngữ tiếng Thai)

61. ISO 12083:1994;Information and documentation -- Electronic manuscript preparation and markup (Thông tin và tư liệu - Chuẩn bị và tạo dựng các bản viết tay dạng điện tử)

62. ISO 13008:2012;Information and documentation -- Digital records conversion and migration process (Thông tin và tư liệu - Chuyến đổi bản ghi số và quá trình dịch chuyển)

63. ISO/TR 13028:2010;Information and documentation - Implementation guidelines for digitization of records (Thông tin và tư liệu - Hướng dẫn triển khai số hóa bản ghi)

64. ISO 14416:2003;Information and documentation -- Requirements for binding of books, periodicals, serials and other paper documents for archive and library use -- Methods and materials (Thông tin và tư liệu - Yêu cầu bìa sách, xuất bản phẩm định kỳ, xuất bản phẩm hàng tháng và các tài liệu giấy khác cho lưu trữ và sử dụng trong thư viện - Phương pháp và vật liệu)

72

65. ISO/TR 14873:2013;Information and documentation -- Statistics and quality issues for web archiving (Thông tin và tư liệu - Thống kê và vấn đền chất lượng đối với lưu trữ web)

66. ISO 15489-1:2001 (TCVN 7420-1:2004);Information and documentation -- Records management -- Part 1: General (Thông tin và tư liệu - Quản lý bản ghi - Phần 1: Khái quát)

67. ISO/TR 15489-2:2001;Information and documentation -- Records management -- Part 2: Guidelines (Thông tin và tư liệu - Quản lý bản ghi - Phần 2: Hướng dẫn)

68. ISO 15511:2011;Information and documentation -- International standard identifier for libraries and related organizations (ISIL) (Thông tin và tư liệu - Định danh tiêu chuẩn quốc tế đối với thư viện và tổ chức liên quan (ISIL))

69. ISO 15706-1:2002 (ISO 15706-1:2002/ Amd 1:2008);Information and documentation -- International Standard Audiovisual Number (ISAN) -- Part 1: Audiovisual work identifier (Thông tin và tư liệu - Số xuất bản sản phẩm nghe nhìn(ISAN) - Phần 1: Định danh công tác nghe nhìn)

70. ISO 15706-2:2007;Information and documentation -- International Standard Audiovisual Number (ISAN) -- Part 2: Version identifier (Thông tin và tư liệu - Số xuất bản sản phẩm nghe nhìn(ISAN) - Phần 2: Định danh phiên bản)

71. ISO 15707:2001;Information and documentation -- International Standard Musical Work Code (ISWC) (Thông tin và tư liệu - Mã công tác âm nhạc tiêu chuẩn quốc tế (ISWC))

72. ISO 15836:2009/ Cor 1:2009;Information and documentation -- The Dublin Core metadata element set (Thông tin và tư liệu - Bộ phần tử dữ liệu đặc tả Dublin Core)

73. ISO 15919:2001;Information and documentation -- Transliteration of Devanagari and related Indic scripts into Latin characters (Thông tin và tư liệu - Bản chuyển tự tiếng Phạn và chữ viết Ấn Độ sang các ký tự La-tinh)

74. ISO 15924:2004;Information and documentation -- Codes for the representation of names of scripts (Thông tin và tư liệu - Mã thể hiện tên chữ viết)

75. ISO 16175-1:2010;Information and documentation -- Principles and functional requirements for records in electronic office environments -- Part 1: Overview and statement of principles (Thông tin và tư liệu - Nguyên tắc và yêu cầu chức năng đối với bản gh trong môi trường văn phòng điện tử - Phần 1: Tổng quan và tuyên bố nguyên tắc)

76. ISO 16175-2:2011;Information and documentation -- Principles and functional requirements for records in electronic office environments -- Part 2: Guidelines and functional requirements for digital records management systems (Thông tin và tư liệu - Nguyên tắc và yêu cầu chức năng đối với bản ghi trong môi trường

73

văn phòng điện tử - Phần 2: Hướng dẫn và yêu cầu chức năng đối với hệ thống quản lý bản ghi số)

77. ISO 16175-3:2010;Information and documentation -- Principles and functional requirements for records in electronic office environments -- Part 3: Guidelines and functional requirements for records in business systems (Thông tin và tư liệu - Nguyên tắc và yêu cầu chức năng đối với bản ghi trong môi trường văn phòng điện tử - Hướng dẫn và yêu cầu chức năng đối với bản ghi trong môi trường nghiệp vụ)

78. ISO 16245:2009;Information and documentation -- Boxes, file covers and other enclosures, made from cellulosic materials, for storage of paper and parchment documents (Thông tin và tư liệu - Hộp, vỏ tệp và phụ tùng kèm theo khác được tạo từ vật liệu xen-lu-lô để lưu trữ tài liệu giấy và giấy da)

79. ISO 16439:2014;Information and documentation -- Methods and procedures for assessing the impact of libraries (Thông tin và tư liệu - Phương pháp và thủ tục đối với việc đánh giá tác động của thư viện)

80. ISO/TR 17068:2012;Information and documentation - Trusted third party repository for digital records (Thông tin và tư liệu - Kho bên thứ ba tin cậy đối với các bản ghi số)

81. ISO 17933:2000;GEDI -- Generic Electronic Document Interchange (GEDI - Trao đổi tài liệu điện tử chung)

82. ISO/TR 18128:2014;Information and documentation -- Risk assessment for records processes and systems (Thông tin và tư liệu - Đánh giá rui ro đối với quá trình và hệ thống)

83. ISO 18626:2014;Information and documentation -- Interlibrary Loan Transactions (Thông tin và tư liệu - Giao dịch mượn sách liên thư viện)

84. ISO 20775:2009;Information and documentation -- Schema for holdings information (Thông tin và tư liệu - Lược đồ lưu giữ thông tin)

85. ISO 21047:2009;Information and documentation -- International Standard Text Code (ISTC) (Thông tin và tư liệu - Mã văn bản tiêu chuẩn quốc tế (ISTC))

86. ISO 21127:2014;Information and documentation -- A reference ontology for the interchange of cultural heritage information (Thông tin và tư liệu - Bản thể học tham chiếu đối với trao đổi thông tin di sản văn hóa)

87. ISO 22310:2006;Information and documentation -- Guidelines for standards drafters for stating records management requirements in standards (Thông tin và tư liệu - Hướng dẫn dự thảo tiêu chuẩn đối với việc thiết lập các yêu cầu quản lý trong tiêu chuẩn)

88. ISO 23081-1:2006;Information and documentation -- Records management processes -- Metadata for records -- Part 1: Principles (Thông tin và tư liệu - quá

74

trình quản lý bản ghi - Dữ liệu đặc tả - Phần 1: Nguyên tắc)89. ISO 23081-2:2009;Information and documentation -- Managing metadata for

records -- Part 2: Conceptual and implementation issues (Thông tin và tư liệu - Quản lý dữ liệu đặc tả đối với bản ghi - Phần 2: Khái niệm và vấn đề triển khai)

90. ISO/TR 23081-3:2011;Information and documentation -- Managing metadata for records -- Part 3: Self-assessment method (Thông tin và tư liệu - Quản lý dữ liệu đặc tả đối với bản ghi - Phần 3: Phương pháp tự đánh giá)

91. ISO 23950:1998;Information and documentation -- Information retrieval (Z39.50) -- Application service definition and protocol specification (Thông tin và tư liệu - Truy lục thông tin (Z39.50 - Định nghĩa dịch vụ ứng dụng và đặc tả giao thức))

92. ISO 25577:2013;Information and documentation - MarcXchange (Thông tin và tư liệu -MarcXchange)

93. ISO 25964-1:2011; Information and documentation -- Thesauri and interoperability with other vocabularies -- Part 1: Thesauri for information retrieval (Thông tin và tư liệu - Từ điển chuyên đề và khả năng liên thông với các bộ từ vựng khác - Phần 1: Từ điển chuyên đề cho truy lục thông tin)

94. ISO 25964-2:2013;Information and documentation -- Thesauri and interoperability with other vocabularies -- Part 2: Interoperability with other vocabularies (Thông tin và tư liệu - Từ điển chuyên đề và khả năng liên thông với các bộ từ vựng khác - Phần 2: Khả năng liên thông với các bộ từ vựng khác)

95. ISO/TR 26122:2008/ Cor 1:2009;Information and documentation -- Work process analysis for records (Thông tin và tư liệu - Phân tích quá trình đối với bản ghi)

96. ISO 26324:2012;Information and documentation -- Digital object identifier system (Thông tin và tư liệu - Hệ thống định danh đối tượng số)

97. ISO 27729:2012, ISO 27729:2012/Cor 1:2013; Information and documentation -- International standard name identifier (ISNI) (Thông tin và tư liệu - Định danh tên tiêu chuẩn quốc tế (ISNI))

98. ISO 27730:2012;Information and documentation -- International standard collection identifier (ISCI) (Thông tin và tư liệu - Đinh danh bộ sưu tập tiêu chuẩn quốc tế)

99. ISO/TR 28118:2009;Information and documentation -- Performance indicators for national libraries (Thông tin và tư liệu - Bộ chỉ báo hiệu năng đối với thư viện quốc gia)

100. ISO 28500:2009;Information and documentation -- WARC file format (Thông tin và tư liệu - Khuôn dạng tệp WARC)

101. ISO 28560-1:2014;Information and documentation -- RFID in libraries -- Part 1:

75

Data elements and general guidelines for implementation (Thông tin và tư liệu -RFID trong thư viện - Phần 1: Phần tử dữ liệu và hướng dẫn chung đối với việc triển khai)

102. ISO 28560-2:2014;Information and documentation -- RFID in libraries -- Part 2: Encoding of RFID data elements based on rules from ISO/IEC 15962 (Thông tin và tư liệu - RFID trong thư viện - Phần 2: Mã hóa các phần tử dựa trên cơ sở các qui tắc từ ISO/IEC 15962)

103. ISO 28560-3:2014;Information and documentation -- RFID in libraries -- Part 3: Fixed length encoding (Thông tin và tư liệu - RFID trong thư viện - Phần 3: Mã hóa độ dài cố định)

104. ISO 30300:2011;Information and documentation -- Management systems for records -- Fundamentals and vocabulary (Thông tin và tư liệu -Hệ thống quản lý bản ghi-Nền tảng và từ vựng)

105. ISO 30301:2011;Information and documentation -- Management systems for records - Requirements (Thông tin và tư liệu - Hệ thống quản lý bản ghi - Yêu cầu)

76

6. Phụ lục B(tham khảo)Danh mục các tiêu chuẩn về thông tin đã công bố của NISO

1. ANSI/NISO Z39.14-1997 (R2015)

Guidelines for Abstracts

2. ANSI/NISO Z39.18-2005 (R2010)

Scientific and Technical Reports - Preparation, Presentation, and Preservation

3. ANSI/NISO Z39.19-2005 (R2010)

Guidelines for the Construction, Format, and Management of Monolingual Controlled Vocabularies

4. ANSI/NISO Z39.2-1994 (R2009)

Information Interchange Format

5. ANSI/NISO Z39.23-1997 (S2015)

Standard Technical Report Number Format and Creation

6. ANSI/NISO Z39.29-2005 (R2010)

Bibliographic References

7. ANSI/NISO Z39.32-1996 (R2012)

Information on Microfiche Headers

8. ANSI/NISO Z39.41-1997 (S2015)

Placement Guidelines for Information on Spines

9. ANSI/NISO Z39.43-1993 (R2011)

Standard Address Number (SAN) for the Publishing Industry

10. ANSI/NISO Z39.48-1992 (R2009)

Permanence of Paper for Publications and Documents in Libraries and Archives

11. ANSI/NISO Z39.50-2003 (S2014)

Information Retrieval: Application Service Definition & Protocol Specification

12. ANSI/NISO Z39.7-2013

Information Services and Use: Metrics & Statistics for Libraries and Information Providers Data Dictionary

13. ANSI/NISO Z39.71- Holdings Statements for Bibliographic Items

77

2006 (R2011)

14. ANSI/NISO Z39.73-1994 (R2012)

Single-Tier Steel Bracket Library Shelving

15. ANSI/NISO Z39.74-1996 (R2012)

Guides to Accompany Microform Sets

16. ANSI/NISO Z39.78-2000 (R2010)

Library Binding

17. ANSI/NISO Z39.83-1-2012

NISO Circulation Interchange Part 1: Protocol (NCIP), version 2.02

18. ANSI/NISO Z39.83-2-2012

NISO Circulation Interchange Protocol (NCIP) Part 2: Implementation Profile 1 (version 2.02)

19. ANSI/NISO Z39.84-2005 (R2010)

Syntax for the Digital Object Identifier

20. ANSI/NISO Z39.85-2012

The Dublin Core Metadata Element Set

21. ANSI/NISO Z39.86-2005 (R2012)

Specifications for the Digital Talking Book

22. ANSI/NISO Z39.87-2006 (R2011)

Data Dictionary - Technical Metadata for Digital Still Images

23. ANSI/NISO Z39.88-2004 (R2010)

The OpenURL Framework for Context-Sensitive Services

24. ANSI/NISO Z39.89-2003 (S2014)

The U.S. National Z39.50 Profile for Library Applications

25. ANSI/NISO Z39.93-2014

The Standardized Usage Statistics Harvesting Initiative (SUSHI) Protocol

26. ANSI/NISO Z39.96-2012

JATS: Journal Article Tag Suite

27. ANSI/NISO Z39.98-2012

Authoring and Interchange Framework for Adaptive XML Publishing Specification

78

28. ANSI/NISO Z39.99-2014

ResourceSync Framework Specification

29. ANSI/NISO/ISO 12083-1995 (R2009)

Electronic Manuscript Preparation and Markup

30. NISO RP-11-2011 ESPReSSO: Establishing Suggested Practices Regarding Single Sign-On

31. NISO RP-12-2012 Physical Delivery of Library Resources

32. NISO RP-14-2014 NISO SUSHI Protocol: COUNTER-SUSHI Implementation Profile

33. NISO RP-15-2013 Recommended Practices for Online Supplemental Journal Article Materials

34. NISO RP-16-2013 PIE-J: The Presentation & Identification of E-Journals

35. NISO RP-17-2013 Institutional Identification: Identifying Organizations in the Information Supply Chain

36. NISO RP-19-2014 Open Discovery Initiative: Promoting Transparency in Discovery

37. NISO RP-20-2014 Demand Driven Acquisition of Monographs

38. NISO RP-21-2013 Improving OpenURLs Through Analytics (IOTA): Recommendations for Link Resolver Providers

39. NISO RP-22-2015 Access License and Indicators

40. NISO RP-6-2012 RFID in U.S. Libraries

41. NISO RP-9-2014 Knowledge Base And Related Tools (KBART)

79

7. Phụ lục C(tham khảo)Danh mục tiêu chuẩn liên quan của Cơ quan lưu trữ quốc gia Australia

1. AS ISO 15489.1; Quản lý bản ghi - Phần 1: Khái quát;

2. AS ISO 15489.2: Quản lý bản ghi - Phần 2: Hướng dẫn.

3. SA/SNZ TR ISO 26122:2012 về Thông tin và Tư liệu - Phân tích quá trình công tác cho việc bảo quản bản ghi;

4. AS 5044- AGLS Metadata Standard: Part 1, Reference Description (Tiêu chuẩn dữ liệu đặc tả AGLS; Phần 1: Mô tả tham chiếu);

3.2.1.3.AGLS Metadata Standard: Part 2, Usage Guide (Tiêu chuẩn dữ liệu đặc tả AGLS; Phần 2: Hướng dẫn sử dụng);

6. AGLS Metadata Standard: Guide to Expressing AGLS metadata in XML v1.0 (Tiêu chuẩn dữ liệu đặc tả AGLS: Hướng dẫn biểu diễn dữ liệu đặc tả AGLS trong XML v1.0);

7. AGLS Metadata Standard: Guide to Expressing AGLS metadata in RDF v1.0 (Tiêu chuẩn dữ liệu đặc tả AGLS: Hướng dẫn biểu diễn dữ liệu đặc tả trong RDF v 1.0);

8. Validation of AGLS properties in HTML5 (Kiểm tra tính hợp lệ của các đặc tính AGLS trong HTML 5).

9. AS ISO 16175 về Thông tin và Tư liệu - Nguyên tắc và yêu cầu chức năng đối với bản ghi trong môi trường văn phòng điện tử, Part 1: Overview and statement of principles - gives background information and fundamental principles (Phần 1: Tổng quan và tuyên bố nguyên tắc - Đưa ra thông tin cơ bản và nguyên tắc nền tảng);

10. Part 2: Guidelines and functional requirements for digital records management systems - sets out requirements for software systems designed to manage records (Phần 2: Hướng dẫn và yêu cầu chức năng đối với các hệ thống quản lý bản ghi số - Thiết lập các yêu cầu đối với hệ thống phần mềm được thiết kế để quản lý bản ghi);

11. Part 3: Guidelines and functional requirements for records in business systems - sets out requirements for managing information that is still in use and held within business systems (Phần 3: Hướng dẫn và các yêu cầu chức năng đối với bản ghi trong hệ thống nghiệp vụ - Thiết lập các yêu cầu đối với quản lý ttinn vẫn được sử dụng và lưu giữ trong các hệ thống nghiệp vụ). 

12. ICA-Req: Module 1 - Overview and Statement of Principles (Mô-đun 1: Tổng quan và tuyên bố nguyên tắc);

80

13. ICA-Req: Module 2 - Guidelines and Functional Requirements for Electronic Records Management Systems (Mô-đun 2: Hướng dẫn và yêu cầu chức năng đối với hệ thống quản lý bản ghi điện tử);

14. ICA-Req: Module 3 - Guidelines and Functional Requirements for Records in Business Systems (Mô-đun 3: Hướng dẫn và yêu cầu chức năng đối với bản ghi trong hệ thống nghiệp vụ);

13.2.1.3. Tiêu chuẩn dữ liệu đặc tả cho việc bảo quản bản ghi chính phủ Australia, Phiên bản 2.0- Phần 1: Mô tả mục đích và tính năng của các tiêu chuẩn;16. Tiêu chuẩn dữ liệu đặc tả cho việc bảo quản bản ghi chính phủ Australia, Phiên bản 2.0- Phần 2: Phác thảo các phần tử và phần tử con của dữ liệu đặc tả;

81

8. THƯ MUC TÀI LIỆU THAM KHẢO

[1] International Council on Archives (ICA). Module 3 Guidelines and Functional Requirementsfor Records in Business Systems. ICA-M3-B, 2008.

[2] National Archives of Australia. Australian Government Recordkeeping Metadata Standard. Version 2.0, 2008.

[3] ISO 30301:2011, Information and documentation Management systems for records Requirements.

[4] ISO 15836:2009, Information and documentation The Dublin Core metadata element set.

[5] RFC 5013, The Dublin Core Metadata Element Set. IETF, 2007.

[6] ANSI/NISO Z39.85-2012, The Dublin Core Metadata Element Set.

[7] ISO 23081-1:2006, Information and documentation Records management processes Metadatafor records Part 1: Principles.

[8] ISO 23081-2:2009, Information and documentation Records management processesMetadatafor records Part 2: Conceptual and implementation issues.

[9] TCVN 7420-1:2004 (ISO 15489-1:2001), Thông tin và tư liệu - Quản lý Hồ sơ - Phần 1: Yêu cầu chung (Information and documentation Records management Part 1: General).

[10] TCVN 7420-2:2004 (ISO 15489-2:2001), Thông tin và tư liệu - Quản lý hồ sơ - Phần 2: Hướng dẫn (Information and documentation Records management Part 2: Guidelines).

[11] DLM Forum Foundation. Modular Requirements for Records Systems. MoReq 2010, Vol.1, v1.1, 2011.

[12] National Archives of Australia. Australian Government Recordkeeping MetadataStandard Implementation Guidelines. v.2.0, 2011.

[13] Queensland State Archives. Queensland Recordkeeping MetadataStandard and Guideline.v.1.1, June 2012.

[14] ISO 5963:1985, Documentation Methods for examining documents, determining their subjects, and selecting indexing terms.

[15] Oracle - Specifying an Authentication Mechanism: http://docs.oracle.com/cd/E19226-01/820-7627/bncbn/index.html.

82