Microsoft Access 2007 · 2018-06-20 · Microsoft Access 2007 [email protected] @profesionalscat

Microsoft Access 2007

www.professionalscat.net [email protected]

@profesionalscat

www.professionalscat.net [email protected] @profesionalscat

- 2 -

INDEX

INDEX .............................................................................................................................................. 2

Microsoft Access ............................................................................................................................. 3

1. LES BASES DE DADES ........................................................................................................................ 3

Què és una base de dades? ............................................................................................................. 3

Tipus de bases de dades .................................................................................................................. 3

Què és Microsoft Access? ............................................................................................................... 6

Objectes d’una base de dades ........................................................................................................ 6

2. PRIMERS PASSOS AMB ACCESS ........................................................................................................ 9

Obrir l’aplicació ............................................................................................................................... 9

3. Creació de una base de dades ........................................................................................................ 10

4. Les taules ........................................................................................................................................ 12

Crear taules ................................................................................................................................... 12

Definició dels camps ...................................................................................................................... 14

Introduir, eliminar i modificar registres en les taules ................................................................... 15

5. claus principals i relacions .............................................................................................................. 19

Definició d’una clau principal ........................................................................................................ 19

Relacions ....................................................................................................................................... 20

Tipus de relacions .......................................................................................................................... 22

6. CONSULTES DE SELECCIÓ ............................................................................................................... 24

Creació de consultes ..................................................................................................................... 24

Introduir criteris de selecció.......................................................................................................... 25

Operadors de comparació d’una consulta .................................................................................... 27

Operadors Y (AND) i O (OR) ........................................................................................................... 27

Las clàusules ENTRE, EN i COMO ................................................................................................... 28

7. Els formularis .................................................................................................................................. 30

Encapçalaments, seccions de detall i peus ................................................................................... 30

Els Autoformularis ......................................................................................................................... 30

Desplaçament a través d’un formulari i tractament de les dades ................................................ 31

8. Informes ......................................................................................................................................... 33

Origen de les dades en un informe ............................................................................................... 33

Creació d’informes utilitzant l’assistent ........................................................................................ 35


- 3 -

MICROSOFT ACCESS

1. LES BASES DE DADES

Què és una base de dades?

Una base de dades és l’equivalent en informàtica a una llista d’informació organitzada.

Normalment, aquesta informació té un aspecte o finalitat comú. Un exemple molt clar podria ser

la guia telefònica de la nostra ciutat, que probablement es trobi en una prestatgeria a prop

nostre. Si volem trobar el telèfon d’alguna persona podrem fer-ho fàcilment ja que la informació

es troba organitzada de forma entenedora.

Tipus de bases de dades

Bases de dades jeràrquiques

Aquestes són bases de dades que, com el seu nom indica, emmagatzemen la informació en una

estructura jeràrquica. En aquest model les dades s’organitzen en una forma semblant a un

arbre (vist a l’inrevés), on un node pare d’informació pot tenir diversos fills. El node que no té

pares és anomenat arrel, i als nodes que no tenen fills se’ls coneix com a fulles.

Les bases de dades jeràrquiques són especialment útils en el cas d’aplicacions que fan servir un

gran volum d’informació i dades molt compartits permet crear estructures estables i de gran

rendiment.

Una de les principals limitacions d’aquest model és la seva incapacitat de representar

eficientment la redundància de dades.


- 4 -

Base de dades de xarxa

Aquest és un model lleugerament diferent del jeràrquic, la seva diferència fonamental és la

modificació del concepte de node: es permet que un mateix node tingui diversos pares

(possibilitat no permesa en el model jeràrquic).

Va ser una gran millora pel que fa al model jeràrquic, ja que oferia una solució eficient al

problema de redundància de dades, però, tot i així, la dificultat que vol dir administrar la

informació en una base de dades de xarxa ha significat que sigui un model utilitzat en la seva

majoria per programadors més que per usuaris finals.

Base de dades relacional

Aquest és el model més utilitzat en l’actualitat per a modelar problemes reals i administrar

dades dinàmicament. Després de ser postulats seus fonaments el 1970 per Edgar F. Codd, dels

laboratoris IBM a San José (Califòrnia), no va trigar a consolidar-se com un nou paradigma en

els models de base de dades. La seva idea fonamental és l’ús de "relacions". Aquestes relacions

podrien considerar-se en forma lògica com a conjunts de dades anomenats "tuples". Tot i que

aquesta és la teoria de les bases de dades relacionals creades per Edgar F. Codd, la majoria de

les vegades es conceptualitza d’una manera més fàcil d’imaginar. Això és pensant en cada

relació com si fos una taula que està composta per registres (les files d’una taula), que

representarien les tuples, i camps (les columnes d’una taula).

En aquest model, el lloc i la forma en què es emmagatzemin les dades no tenen rellevància (a

diferència d’altres models com el jeràrquic i el de xarxa). Això té la considerable avantatge que

és més fàcil d’entendre i d’utilitzar per a un usuari esporàdic de la base de dades. La informació

es pot recuperar o emmagatzemada mitjançant "consultes" que ofereixen una àmplia flexibilitat

i poder per administrar la informació.

El llenguatge més habitual per construir les consultes a bases de dades relacionals és SQL,

Structured Query Language o Llenguatge Estructurat de Consultes, un estàndard implementat

pels principals motors o sistemes de gestió de bases de dades relacionals.

Durant el seu disseny, una base de dades relacional passa per un procés al qual se li coneix com

normalització d’una base de dades.

Durant els anys '80 (1980-1989) l’aparició de dBASE va produir una revolució en els llenguatges

de programació i sistemes d’administració de dades. Encara que mai s’ha d’oblidar que dBASE

no utilitzava SQL com a llenguatge base per la seva gestió.


- 5 -

Bases de dades multidimensionals

Són bases de dades ideades per a desenvolupar aplicacions molt concretes, com a creació de

Cubs OLAP. Bàsicament no es diferencien gaire de les bases de dades relacionals (una taula en

una base de dades multidimensional podria ser-ho també en una base de dades

multidimensional), la diferència està més aviat a nivell conceptual, en les bases de dades

multidimensionals dels camps o atributs d’una taula poden ser de dos tipus, o bé representen

dimensions de la taula, o bé representen mètriques que es volen estudiar.

Bases de dades orientades a objectes

Aquest model, força recent, i propi dels models informàtics orientats a objectes, tracta

d’emmagatzemar a la base de dades dels objectes complets (estat i comportament).

Una base de dades orientada a objectes és una base de dades que incorpora tots els conceptes

importants del paradigma d’objectes:

Encapsulació - Propietat que permet amagar la informació a la resta dels objectes, impedint així

accessos incorrectes o conflictes.

Herència - Propietat a través de la qual els objectes hereten comportament dins d’una jerarquia

de classes.

Polimorfisme - Propietat d’una operació mitjançant la qual pot ser aplicada a diferents tipus

d’objectes.

En bases de dades orientades a objectes, els usuaris poden definir operacions sobre les dades

com a part de la definició de la base de dades. Una operació (anomenada funció) s’especifica en

dues parts. La interfície (o signatura) d’una operació inclou el nom de l’operació i els tipus de

dades dels seus arguments (o paràmetres). La implementació (o mètode) de l’operació

s’especifica separadament i pot modificar-se sense afectar la interfície. Els programes d’aplicació

dels usuaris poden operar sobre les dades invocant a aquestes operacions a través dels seus

noms i arguments, sigui quina sigui la forma en què s’han implementat. Això podria denominar-

se independència entre programes i operacions.

S’està treballant en SQL3, que és l’estàndard de TSQL92 ampliat, que suportarà els nous

conceptes orientats a objectes i mantindria compatibilitat amb SQL92.


- 6 -

Bases de dades documentals

Permeten la indexació a text complet, i en línies generals realitzar cerques més potents.

Tesaurus és un sistema d’índexs optimitzat per a aquest tipus de bases de dades.

Base de dades deductives

Un sistema de base de dades deductives, és un sistema de base de dades però amb la

diferència que permet fer deduccions a través d’inferències. Es basa principalment en regles i

fets que són emmagatzemats a la base de dades. També les bases de dades deductives són

anomenades base de dades lògica, arran de que es basen en lògica matemàtica.

Què és Microsoft Access?

Microsoft Access, és un sistema de gestió de bases de dades relacionals (SGBDR), dit d’una

altra manera, és un aplicació per a la creació i la gestió de bases de dades del tipus relacional,

explicades amb anterioritat. Aquesta aplicació està integrada en el sistema Microsoft Office.

Objectes d’una base de dades

Una base de dades conté diferents objectes, a la figura següent, que mostra la finestra principal

de la base de dades d'Access, podem veure els que poden intervenir en la nostra aplicació.

Per a cada objecte d'Access tindrem dues o més vistes. Normalment vista disseny i Vista full de

dades per a les taules i consultes. Vista disseny i vista formulari o vista disseny i vista informe.

Des de la vista disseny podrem editar l’estructura de l’objecte i des de l’altra podrem veure i

editar les dades de les taules.

Taules

De tots aquests, només un d’ells es fa servir per emmagatzemar la informació: les taules.

Podríem dir que és l’element més important ja que sense el no podríem tenir una base de

dades. Els objectes de la base de dades, s’utilitzen per a gestionar, tractar, analitzar, recuperar,

visualitzar o publicar la informació de les taules.


- 7 -

Consultes

És una de les formes per les quals podrem localitzar la informació en una base de dades. Una

consulta es pot considerar una pregunta que nosaltres li fem a Access per a que ens mostri una

sèrie de dades d’una taula.

Formularis

És una finestra en la qual es poden col·locar controls per oferir als usuaris informació o

permetre la introducció de la informació. Access ofereix un quadre d’eines que inclou molts dels

controls estàndard de Windows, com etiquetes, quadres de text, botons d’opció o caselles de

verificació entre d’altres. Els formularis ens permetran introduir, modificar i eliminar registres de

les taules de forma còmoda.

Informes

Els informes ens permetran visualitzar la informació d’una taula en un format atractiu i preparat

per imprimir. Un informe pot incloure elements d’informació seleccionats procedents de diverses

taules i consultes. Valors calculats a partir de la informació de la base de dades i elements de

format com capçaleres, peus i títols.

Pàgines

També anomenades pàgines d’accés a dades, les podrem utilitzar per permetre que els usuaris

visualitzin i gestionin la informació d’una base de dades a través d’una intranet o d’Internet.

Treballar amb una pàgina d’accés a dades en la Web és molt semblant a treballar amb una taula

o formulari directament en Access.

Macros

Una macro es pot definir com una ordre que respon a un esdeveniment generat per Access. És a

dir, en el moment que es premi un botó, podem fer que Access executi una macro que obri o

tancament un formulari, per exemple. Treballar amb macros, pot permetre que certs usuaris no

experimentats, manipulin la nostra base de dades de forma còmoda i senzilla. També garantirà

que les tasques es duguin a terme sempre de la mateixa manera.


- 8 -

Mòduls

Són més potents que les macros. Són programes fets amb Visual Basic per Aplicacions (VBA).

VBA és un llenguatge de programació d’alt nivell desenvolupat per Microsoft la finalitat és la de

crear aplicacions Windows. Tots els programes de Microsoft Office utilitzen un conjunt comú

d’instruccions VBA, a més del seu propi conjunt. Utilitzarem visual Basic per dur a terme

tasques que són massa complexes com per a ser tractades amb macros.


- 9 -

2. PRIMERS PASSOS AMB ACCESS

Obrir l’aplicació

Per poder crear o manipular una base de dades, haurem de començar per obrir l’aplicació.

Normalment Access, es troba al menú Inici - Tots els programes - Microsoft Office - Microsoft

Access 2003. En fer-ho, apareixerà la finestra de l’aplicació.

Com Microsoft Access forma part del sistema de Microsoft Office, els objectes bàsics d’interfície,

menús, barres d’eines, quadres de diàleg, etc., Funcionen bàsicament de la mateixa manera

que en els altres productes de l’office o d’altres aplicacions de Microsoft Windows.


- 10 -

3. CREACIÓ DE UNA BASE DE DADES

La creació de l’estructura d’una base de dades és molt senzilla. Però una base de dades en blanc

no és més útil que un document en blanc de Microsoft Word. Quan es crea o desenvolupa una

base de dades amb les dades de les taules és quan realment comença a complir el seu propòsit.

Per crear una base de dades, podrem realitzar-lo de diferents formes. Utilitzant l’opció Nuevo

del botó Office o bé des de la finestra principal si no tenim cap base de dades oberta


- 11 -

Qualsevol de les dues opcions, ens mostrarà el panell Nuevo archivo.

Des del qual podrem crear la nostra base de dades utilitzant diferents models.

Des de l’opció base de dades en blanc ... crearem una

base de dades buida, on després podrem anar creant

els diferents elements que necessitem, taules,

consultes, formularis, etc.

També podrem utilitzar les opcions de plantillas

destacadas en línea per poder crear la nostra base de

dades, bé sigui amb una plantilla determinada o amb

algun dels assistents que ens ofereix Access.

Un assistent de creació de bases de dades ens

permetrà anar seguint una sèrie de passos per poder

triar l’estructura de les nostres taules i el disseny que

tindrà la nostra base de dades de forma molt còmoda i

sense emprar massa temps.

Una vegada li hem posat el nom a la base de dades i

escollit el lloc on es guardarà, podrem fer clic en el botó

Crear i automàticament es generarà la base de dades i

a més a més ens mostrarà una taula en full de dades

perquè podem crear la taula a la vegada que anem

introduint la informació.


- 12 -

4. LES TAULES

Crear taules

Igual que molts dels objectes de les bases de dades, les taules podrem crear-les manualment,

des de la vista disseny o bé utilitzant alguns dels assistents que proporciona Microsoft Access.

De tota manera la millor manera de crear una taula serà fer-ho de forma manual a través de la

vista disseny, començant des de zero, ja que serà quan realment la adaptarem a les nostres

necessitats al cent per cent. Per fer-ho, ens dirigirem a la pestanya Crear de la cinta d’opcions i

escollirem Diseño de tabla.

En fer-ho apareixerà la finestra de la vista de disseny de la taula on configurarem per desprès

posteriorment introduir dades.


- 13 -

A la part superior d’aquesta finestra, definirem els camps i els seus tipus de dades i en la part

inferior, les propietats de cada un dels camps que posem. Depenent del tipus de dades escollit,

les propietats poden canviar.

Un cop creada la nostra taula, podrem guardar-la des del botó Guardar de la barra d’eines

d’accés ràpid o bé des de la opció Guardar, del botó OfficeEns demanarà un nom i farem

Aceptar.


- 14 -

Definició dels camps

Des de la vista disseny d’una taula, podem definir els camps. Escriurem a la columna Nombre

del campo el nom que desitgem assignar i a continuació a la columna Tipos de datos,

escollirem el tipus que necessitem depenent de les dades que posteriorment tinguem pensat

d’introduir.

Tipus de dates

Els diferents tipus de dades que podrem posar són:

Texto: Dades alfanumèrics fins a 255 caràcters

Memo: Text extens, o combinació extensa de text i números. Fins a un màxim de 65.535 caràcters.

Número: Dades numèrics utilitzats en càlculs matemàtics. Podrem utilitzar diferents mides, 1, 2, 4 o 8 bytes, depenent de la mida escollit.

Fecha/Hora: Qualsevol dada que es pugui identificar com una data o una hora.

Moneda: Valors de moneda i dades numèriques utilitzats en càlculs matemàtics en què estiguin implicats dades que continguin entre un i quatre decimals. La precisió és de fins a 15 dígits a l’esquerra del separador decimal i fins a 4 dígits a la dreta del mateix.


- 15 -

Autonumérico: Número seqüencial (incrementat d’un a un) únic, o nombre aleatori que Microsoft Access assigna cada vegada que s’afegeix un nou registre a una taula. Els camps Autonumèric no es poden actualitzar.

Sí/No: Valors Si i No, i camps que continguin un d’antre dos valors (Si / No, Verdader / Fals o Activat / desactivat).

Objeto OLE: Objecte (com ara un full de càlcul de Microsoft Excel, un document de Microsoft Word, gràfics, sons o altres dades binàries, procedents d’altres aplicacions Windows) vinculat o incrustat en una taula de Microsoft Access.

Hipervínculo: Text o combinació de text i números emmagatzemada com a text i utilitzada com a adreça de hiperenllaç, per donar accés a una pàgina web o arxiu en la WWW o en la intranet, en una xarxa o bé en el propi ordinador.

Introduir, eliminar i modificar registres en les taules

Una vegada dissenyada la nostra taula, arriba l’hora de la introducció de registres en la mateixa

o bé la seva manipulació. Per fer-ho, haurem d’accedir a la taula a la vista Hoja de datos. Això

podrem fer-ho, fent doble clic sobre la taula guardada a la finestra principal de la base de dades

O si ens trobem en la vista disseny, prémer el botó Vista Full de dades de la barra d’eines.


- 16 -

Apareixerà la finestra d’introducció de registres

Introduir registres

En aquesta podrem anar introduint els registres un sota l’altre. El camp Autonumèric es

generarà automàticament quan comencem a escriure en qualsevol dels altres camps de la taula.

En fer-ho, a més apareixerà el símbol d’un llapis al costat de selecció de registre, això ens

indicarà que el registre encara no ha estat desat.

L’asterisc ens indica que és la zona preparada per introduir un registre nou. A sota de totes les

finestres d'Access que serveixen per ensenyar les dades i manipular-los, apareixen el que es


- 17 -

diuen botons de desplaçament. Aquests ens serviran per moure’ns per tots els registres de la

taula.

Eliminar registres

Si volem esborrar un dels registres de la taula, ens posarem sobre qualsevol zona del registre

que volem eliminar i podrem utilitzar les següents opcions:

Des de la cinta d’opcions, premerem el botó eliminar registre

També amb el botó dret clicant en el selector de registre i escollir l’opció eliminar registro

O Fent un clic al selector de registre i prement la tecla Supr.


- 18 -

Amb qualsevol d’aquestes opcions apareixerà sempre un quadre de diàleg que ens demanarà la

confirmació per a l’eliminació d’aquest registre, advertint que aquesta eliminació serà

permanent i no podrem desfer.


- 19 -

5. CLAUS PRINCIPALS I RELACIONS

Aquests dos conceptes s’expliquen conjuntament donat que tenen una relació entre ells, una

clau principal no serviria de molt sense que estigués relacionada amb un altre camp d’una altra

taula, i una relació, a vegades no oferiria seus majors prestacions si almenys un dels camps

relacionats no fos una clau principal.

Definició d’una clau principal

Qualsevol taula d’una base de dades relacional hauria de tenir una clau principal (encara que no

és obligatori, si és molt recomanable). Un bon disseny de base de dades relacional inclou que

cada un dels registres de qualsevol taula ha de ser identificat de forma única. És a dir, algun

camp (o combinació de camps) de la taula ha d’albergar un valor únic per a cada registre de la

taula. Aquest identificador únic és el que s’anomena Clau Principal. Sempre que sigui possible

s’hauria d’utilitzar les dades més senzills que proporcionin valors únics per crear una clau

principal, com per exemple en una base de dades de clients, el camp que s’encarregui de

guardar el NIF / CIF o DNI del client seria una clau principal força lògica ja que seria un camp

que irremeiablement no tindria per què repetir-se en la nostra taula, ja que el client només ho

haurem introduït una sola vegada.

Per indicar a Access que camp ha de ser la nostra Clau principal, primer haurem d’obrir en vista

disseny la taula en qüestió i seleccionar el camp o camps que necessitem que sigui la clau

principal. A continuació només haurem de prémer el botó de la Clave principal que es troba a

a la cinta d’opcions, en la pestanya Diseño.


- 20 -

Relacions

Després d’haver confeccionat les taules i claus principals de cada una d’elles, hauríem d’indicar

a Access quina és la relació existent entre elles. D’aquesta manera, Access sabrà com enllaçar

totes les seves taules quan les fem servir més tard en consultes, formularis, pàgines d’accés a

dades o informes.

Per definir les relacions, necessitem fer clic a la pestanya Herramientas de base de datos. A

continuació, hem d’escollir l’ordre Relacions que es troba a la barra d’eines.

Si és la primera vegada que accedim a les relacions, quan s’obri la finestra apareixerà el quadre

de diàleg mostra taula perquè puguem escollir les taules o consultes que volem relacionar, a

través del botó Agregar.


- 21 -

Un cop seleccionades les taules i agregades, en tancar el quadre veurem una cosa així:

Per relacionar dos camps, simplement arrossegarem un d’ells cap al qual volem crear la relació,

quan deixem anar el ratolí se’ns mostrarà el quadre de modificar relacions


- 22 -

En aquest ens indicarà el tipus de relació que s’està creant ja que nosaltres de manera directa

no podem escollir el tipus de relació que necessitem, sinó que ho crearà Access automàticament

quan creiem les relacions i depenent dels camps que siguin claus principals crearà un els tres

tipus de relacions que existeixen.

Tipus de relacions

Un a un

Quan els dos camps que es relacionen són claus principals. Ocasionalment podria ser que

haguéssim de dividir una taula, ja que part de la informació, s’utilitza amb poca freqüència o

perquè algunes dades són molt delicats i no han d’estar disponibles per a certes persones. En

aquests casos es crearà una clau principal a cada una de les taules que seran les que estaran

relacionades entre elles.

Un a varis

És el tipus de relació més comú. És quan per a una registre d’una taula, hi ha diversos registres

coincidents per a la segona taula. Aquest tipus de relació serà quan relacionem un camp que

sigui clau principal, amb un que no ho sigui. Per exemple, un client pot tenir diversos comandes,

però una comanda només el pot realitzar un sol client.


- 23 -

Varis a varis

Quan diversos registres d’una taula, tinguin d’alguna manera que estar relacionats amb diversos

registres de l’altra taula. Però en aquests casos, Access, no ens permetrà crear una relació de

diversos a diversos directament entre les dues taules, sinó que haurem de crear una taula

d’intersecció o enllaç per gestionar la relació. Per exemple en una base de dades de facturació,

una factura pot tenir diverses línies de factura però l’article que nosaltres posem en una factura

podria estar en altres factures al seu torn. A la imatge següent es poden comprovar que per a

un cas similar a l’exposa’t en l’exemple anterior necessitaríem una tercera taula que realitzi les

funcions de pont entre les dues. Fixem-nos que la taula tb_facturas està unida a la taula

tb_artículos per mitjà de la taula tb_liniasFactura

Perquè una relació després no ens comporti més d’un problema, els camps a relacionar entre les

dues taules, hauran de ser del mateix tipus i amb la mateixa mida de camp, encara que el nom

del camp no ha de ser el mateix, és aconsellable que ho sigui, perquè quan estiguem muntant

les relacions no ens despistats. Encara que això no hauria de passar si haguéssim realitzat un

disseny previ de la nostra base de dades.


- 24 -

6. CONSULTES DE SELECCIÓ

Com ja s’ha explicat amb anterioritat, una consulta és l’element d'Access que ens servirà per

poder seleccionar aquelles dades de les taules que ens interessin mostrar en qualsevol moment.

Creació de consultes

Per confeccionar una consulta haurem d’accedir a la pestanya crear de la cinta d’opcions,

podrem generar la consulta de diverses formes, Utilitzant un assistent o bé utilitzant el botó

Diseño de consulta de la cinta:

Apareixerà la següent finestra.


- 25 -

El primer que veurem a la finestra del disseny de la consulta és el quadre Mostrar taula, des del

qual podrem escollir que taules i / o consultes utilitzarem per a les construcció de la nostra

consulta. En aquest quadre podrem fer doble clic sobre l’objecte per posar-lo a la finestra de la

consulta o bé un clic a l’objecte i a continuació premerem el botó Agregar.

Un cop tenim els objectes col·locats a la finestra, podrem escollir els camps que han de

participar en la nostra consulta, fent doble clic sobre el camp que ens interessi.

Introduir criteris de selecció

Introduir criteris en una consulta, ens servirà perquè aquesta, mostri aquells registres que

compleixin una sèrie de requisits, com ara una llista de tots aquells clients d’una certa població.

Per buscar un valor senzill, simplement ho escriurem a la fila Criteris corresponent al camp que

volem comprovar.


- 26 -

Si el camp on escrivim el criteri és un text, aquest haurà d’estar entre cometes, normalment

Access ja les col·loca automàticament. Per als valors numèrics no s’incorporarà cap caràcter

addicional. Per als tipus de dades data, els introduirem entre el símbol de la graella (#), encara

que normalment també ho fa Access automàticament. Els valors lògics (Sí/No,

VERDADERO/FASO), tampoc no tindran cap caràcter addicional.

Podrem visualitzar els resultats prement el botó vista de la barra d’eines:

La finestra vista full de dades, realment és exactament igual que la finestra full de dades d’una

taula, amb la diferència que no apareixen tots els camps de la taula, sinó només aquells que

nosaltres haguem escollit en la consulta, tindrà el següent aspecte.


- 27 -

Operadors de comparació d’una consulta

> Més gran que

< Més petit que

>= Més gran o igual que

<= Més petit o igual que

<> Diferent de

Si el que volem és que sigui una igualació, únicament posarem el valor, sense necessitat de

col·locar el símbol igual prèviament.

Operadors Y (AND) i O (OR)

Si volguéssim mostra clients de diverses poblacions, hauríem d’utilitzar l’operador lògic O, o bé

posar els diferents criteris en les diferents files O preparades per a l’ocasió:

Exemple: “Barcelona” O “Badalona”

L’operador O, mostraria tots aquells registres que complissin una condició o una altra. Tenint en

compte que en una cel a la vegada, només pot existir un valor, quan hagi de ser igual a aquest,

sempre utilitzarem l’operador O.

D’altra banda, si volguéssim que els dos valors es complissin al mateix temps, farem servir

l’operador Y. Aquest, normalment l’utilitzarem quan utilitzem els operadors de comparació.

Exemple: En una taula d'alumnes d'una escola, si volem mostrar tots aquells alumnes que tenen menys de 15 anys, faríem els següent a l'apartat criteris del camp Edat:

>15 Si per contra voldríem aquells alumnes que es troben en edats compreses entre 10 i 15 anys, seria el següent criteri:


- 28 -

>=10 Y <=15

Las clàusules ENTRE, EN i COMO

A més dels operadors de comparació, Access ens ofereix la possibilitat d’utilitzar tres clàusules

de predicat especials que són útils per especificar les dades desitjats en les full de respostes.

Entre

Resulta de gran utilitat per especificar un rang de valors.

Exemples: La clàusula Entre 10 y 20 Seria el mateix que >=10 Y <=20.

En

És molt útil quan necessitem especificar una llista de valors, en què qualsevol d’ells pot coincidir

amb el contingut del camp que està sent buscat.

Exemples: La clàusula “Barcelona” O “Badalona” O “Mataró” O “Martorell” O

“Tárrega”

Seria el mateix que EN(“Barcelona”;”Badalona”;”Mataró”;”Martorell”;”Tárrega”)


- 29 -

Como

Per buscar models en camps de text. Podem incloure caràcters especials i rangs de valors en les

cadenes de comparació. Utilitzarem els anomenats caràcters comodí. El caràcter? quan vulguem

indicar un caràcter qualsevol en aquesta posició. Un * per indicar zero o més caràcters en

aquesta posició.

Exemple: Imaginem que sabem una part del cognom d'un client i no coneixem la resta, sabem que es diu Gómez però no en quina posició es troba aquest Gómez en el nom, faríem el següent: Como “*Gómez*”


- 30 -

7. ELS FORMULARIS

Els formularis són els objectes de la base de dades que ens permeten inserir, modificar,

visualitzar o eliminar dades d’una taula o consulta d’una forma més atractiva i còmoda per a

l’usuari. Podrem dissenyar formularis per a molts propòsits, presentar i editar dades, formularis

que donin accés a altres objectes, introducció de dades, presentació de missatges, imprimir

informació, etc.

Els formularis tenen l’avantatge de poder:

Mostrar dades de varies taules o consultes a la vegada

Realitzar càlculs en camps

Crear i utilitzar gràfiques

Utilitzar diferents tipus de fonts, colors i qualsevol altre format

Encapçalaments, seccions de detall i peus

Normalment, posarem la informació de la taula o consulta que volem presentar, en la secció de

detall al centre de la finestra Formulari. Podem afegir una capçalera a la parta superior de la

finestra o un peu a la part inferior de la mateixa per visualitzar la informació o els controls que

no és necessari canviar cada registre diferent.

Els Autoformularis

Aquests són la forma més ràpida i senzilla de crear un formulari per introduir dades en una

taula. Per a crear-lo, des de la finestra principal de la base de dades, farem un clic a nou.

Apareix el quadre de diàleg que ens permetrà escollir el tipus de formulari que volem crear, així

com la taula o consulta en què s’han de recollir les dades.


- 31 -

Formulario 1 registre per pantalla

Hoja de datos Semblants a l’estil de les taules

Taulas dinámicas

Gráficos dinámicos

Desplaçament a través d’un formulari i tractament de les dades

Introduir i modificar dades

Probablement la major part dels formularis que dissenyem permetrà inserir nous registres,

canviar els valors dels camps o eliminar registres en vista Formulari o Vista Full de dades.

Per introduir un nou registre, podrem fer-ho utilitzant les diferents opcions que ens proporciona

Access. Des de la cinta d’opcions en la pestanya Inicio, l’opció Nuevo.


- 32 -

A través del botó nuevo registro dels botons de desplaçament del propi formulari:

Aquests botons, igual que en les taules o consultes, ens serviran per poder desplaçar pels diferents registres d’un formulari.

En alguna ocasió, estarem utilitzant un formulari d’introducció de dades, de manera que en obrir

el formulari, apareixeria preparat per a la inserció d’un nou registre.

Si un formulari permet realitzar actualitzacions, podrem canviar o eliminar fàcilment les dades

existents en les taules o consultes d’un procedeixen les dades del formulari. Si el formulari ha

estat dissenyat a Vista full de dades, podrem fer-ho exactament igual que quan treballem amb

una taula.

Igual que en els fulls de dades, per modificar, haurem de situar-nos en el registre que vulguem

canviar i a partir d’aquí utilitzar les tècniques com si es tractés d’un processador de text. Tenint

en compte que per saltar de camp, podrem utilitzar la tecla TAB o per anar al camp anterior

Máyus – TAB.


- 33 -

8. INFORMES

Els informes constitueixen la millor manera de crear una còpia impresa de la informació extreta

o calculada a partir de les dades de la base de dades. Encara que qualsevol altre objecte es pot

imprimir, i fins i tot els formularis es poden preparar per a la impressió, els informes tenen dos

avantatges principals sobre altres mètodes d’impressió de dades.

Els informes poden comparar, resumir i calcular subtotals a partir de grans quantitats de dades.

Els informes poden ser creats per generar factures, comandes de compra, etiquetes postals, elements de presentació i altres tipus de documents de sortida que podrien ser necessaris per dirigir un negoci de manera eficient.

Els informes estan dissenyats per agrupar dades, presentar cada grup de manera independent i

efectuar càlculs. Els informes funcionen de la següent manera:

Podem definir fins a un màxim de 10 criteris d’agrupació per independitzar els diferents nivells de detall.

Podem definir capçaleres i peus independents per a cada grup.

Podem fer càlculs complexos, no només dins d’un grup o d’un conjunt de files sinó també a través dels grups.

A més de les capçaleres i peus de pàgina, podem definir un encapçalament i un peu per a tot l'informe.

Igual que en els formularis, podem incloure imatges i gràfics en qualsevol secció d’un informe.

També podem incloure subinformes o subformularios dins de les seccions d’un informe.

Origen de les dades en un informe

La major part de la informació en un informe procedeix de les dades guardats en una taula o bé

d’una consulta que s’ha realitzat amb les dades d’aquestes taules. Per tant, quan creem un

informe necessàriament el primer que hem de fer és establir l’origen dels mateixos.

Per a això, haurem d’actuar pràcticament igual que en els formularis. Quan creem un informe

en Vista disseny, des de l’opció Diseño de informe de la cinta d’opcions.


- 34 -

Per escollir la taula o consulta en la que volem basar l’informe, haurem de fer clic en l’opció

Agregar campos existentes

o bé des de les propietats de l'informe a la pestanya dades i en la propietat origen del registre.


- 35 -

Creació d’informes utilitzant l’assistent

Una manera ràpida i fàcil de crear un informe és utilitzar l’assistent per a informes que

incorpora Access. Aquesta funció és semblant a la que s’incorporava per a la creació dels

formularis. Per crear un informe utilitzant l’assistent, podrem accedir-hi a través de l’opció

Asistente para informes de la pestanya Crear de l’Access

Figura 10.3. Assistent per informes

o bé a través de l’opció Assistent per a informes del quadre de diàleg de nou informe que

s’accedeix a través del botó Nuevo.

Un cop hem fet l’elecció de l’assistent, apareixerà el quadre de diàleg de l’assistent, en el primer

pas ens deixarà escollir la taula o taules / consulta o consultes que han de contindran els camps

que formaran el nostre informe.


- 36 -

A través dels botons centrals, igual que fèiem amb l’assistent per a formularis, podrem

seleccionar els camps necessaris.

Depenent de si triem una taula o consulta o més d’una taula o consulta, apareixerà en el

següent pas un quadre diferent.

La figura 10.6 serà la que apareixerà quan escollim una sola taula o consulta i ens ajudarà a

col·locar algun nivell d’agrupament de les dades en el nostre informe.

La figura 10.7 serà una cosa semblant però el nivell d’agrupament principal es podrà fer per la

taula principal o bé que apareguin totes les dades junts per la taula secundària. En l’exemple, la


- 37 -

taula principal, o sigui la que té la clau principal única, serà TbPoblacions i la secundària, és a

dir la que el camp relacionat no és clau principal serà TbClients.

En fer següent si hem escollit una sola taula o consulta, apareixerà directament la opció que ens

permetrà ordenar les dades (Figura 10.8) i si hem escollit més d’un objecte, apareixerà el

quadre del nivell d’agrupament, és a dir, la figura 10.6. i a continuació el pas següent ja ens

mostrarà el quadre per tal d’ordenar les dades (Figura 10.8).

En fer Siguiente podrem indicar-li a Access, com volem que distribueixi els camps dins de

l’informe i a més que orientació li volem donar a la nostra pàgina.


- 38 -

En el pas següent ens donarà a triar entre els models de format que té l'Access incorporats.

Al final en l’últim pas només demanarà el nom del nostre informe, que a més li servirà per utilitzat

com a títol de l’informe en imprimir.


- 39 -

Documents

Microsoft Access 2007 · 2018-06-20 · Microsoft Access 2007 [email protected] @profesionalscat