Microsoft Access 2007 Mentor Kusho Fier 2012 · PDF fileMicrosoft Access 2007 Mentor Kusho Fier 2012 Faqe | 2 Mësimi 5: Krijimi i Pyetsorit (Q ueries) në Microsoft Access Ju mund

Microsoft Access 2007 Mentor Kusho Fier 2012

Faqe | 1

Microsoft Access 2007PËRMBAJTJAMësimi 1: Njohja me Microsoft Access 2007 për WindowsMicrosoft Access është një software i bazës së të dhënave. Një databazë është një koleksion i organizuar e të dhënave.

Telefoni, librat e adresave, registry i amzës etj. janë shembuj të bazave të të dhënave në letër. Si fillim, ju mund të krijojë njëbazë të dhënash të kompjuterizuar. Për shembull, ju mund të përdorni Access-in për të organizuar nxënësit që ndjekin shkollën,kurset ku ata marrin pjesë, dhe mësuesit të cilët mësojnë ata. Pasi ta keni krijuar një bazë të dhënash në Access, ju mund tëkërkoni në atë, manipuloni atë, dhe të nxirni informacione nga ajo. Ky mësim ju prezanton për të hyrë në dritaret dhe ju mësonse si të krijoni një bazë të dhënash. Si Fillohet Çështë Sigurimi Navigimi Pane Buttoni Microsoft Office Toolbari Quick Access Bari i Titullit Shiriti Objektet e Access -it Ndryshimi i pamjes Mbyllja e një Databejzi në Access Krijo një databejzë Krijo një databejzë bosh

Getting Started Understanding Security The Navigation Pane The Microsoft Office Button The Quick Access Toolbar The Title Bar The Ribbon Access Objects Change Views Close a Database and Exit Access Create a Database Create a Blank Database

Mësimi 2: Krijimi i tabelave në Microsoft AccessTabelat janë themeli i një bazë të dhënash në Access. Accessi regjistron të dhënat në tabela. Ky mësim ju mëson se si të

krijoni një tabelë, shtoni fushat në një tabelë, të caktoni llojet e të dhënave në fusha, dhe vendosni vetitë e fushës. Kuptimi i Tabelave Emërtimi dhe rezervimi i një tabele Kuptimi i Llojit të të dhënaveMënyrë e caktimit të llojit të dhënave dhe formave Kuptimi i Design View Krijo një kolonë Lookup

Understanding Tables Name and Save a Table Understanding Data Types Explicitly Assign Data Types and Formats Understanding Design View Create a Lookup Column

Mësimi 3: Puna me Tabelat në Microsoft AccessPasi ta keni krijuar një tabelë të Access, ju mund ta ndryshoni atë, shkruani të dhënat në atë me dorë apo të importoni të

dhënat nga diku tjetër, të tilla si Excel. Ky mësim na mëson se si të modifikoj një Tabelë dhe të hedhim të dhënave. Plotësoni Recordet Importo një tabelë në Access nga Excel Modifiko një tabelë Leviz nëpër një Tabelën Zgjidh kolonat dhe rreshtat Fshije një Record Ndrysho një kolonë apo rresht

Enter Records Import a Table into Access from Excel Modify a Table Move around a Table Select Columns and Rows Delete a Record Resize a Column or Row

Mësimi 4: Kategorizimi, Filterimi, dhe krijimin e marrëdhënieveSorting, Filtering, and Creating RelationshipsJu mund të renditni të dhënat në Access në mënyrë që ju mund të shikoni të dhënat në mënyrë që ju dëshironi për të parë

ato, dhe ju mund të filtroni të dhënat në mënyrë që ju shihni vetëm të dhënat që ju doni të shihni. Ky mësim na mëson se sirendisim dhe filtrojmë një tabelë në Access.

Të dhënat në access ruhen në shumë tabela. Marrëdhëniet (Relationships) bashkon tabelat së bashku kështu që ju mund tëpunoni me të dhënat nga më shumë tabela. Ky mësim gjithashtu ju mëson se si të krijoni marrëdhëniet (Relationships). rendit një tabelë Filtro një tavolinë Aplikoni një Filter të specializuar Fshih kolona Ngrij kolona formato një tabelë Llogarit totalin Gjeni dhe zëvendësoni Krijo marrëdhënie (Relationships)

Sort a Table Filter a Table Apply a Specialized Filter Hide Columns Freeze Columns Format a Table Compute Totals Find and Replace Create Relationships


Faqe | 2

Mësimi 5: Krijimi i Pyetsorit (Queries) në Microsoft AccessJu mund të përdorni një pyetje për të parë një nënbashkësi të të dhënave tuaja ose për t'iu përgjigjur pyetjeve në

lidhje me të dhënat tuaja. Për shembull, nëse ju doni të shikoni një listë me emrat e studentëve dhe adresat e-mail, porju nuk duan të shohin adresat dhe të dhëna të tjera, ju mund të krijoni një pyetje që tregon vetëm emrin të studentit,mbiemrin dhe adresën e-mail. Nga ana tjetër, nëse doni të dini që studentët jetojnë në Konvikt, ju mund të kufizojnëlistën tuaj të këtyre studentëve vetëm me studentët që jetojnë në konvikt. Ky mësim ju mëson se si të krijoni një pyetje.

Hap Tabelat ose pyetje në Query Design View Shfaq të gjitha të rekordet dhe të gjitha fushat Ndrysho nga pamjen e fqes së tëdhënave në pamjen

Dizenjimit të pyetsorit Merr një kolonë më vete Merr kolona të shumfishta Rendit një Query Rendit Colona të shumëfishta në një Query merr Rekorde Specifike Zbato kritere të shumta Krijo një Query që përdor dy ose më shumë tabelat Ruaj një Query Modifiko një Query Përdorni një Query për të bërë një tabelë Krijo një parametër Query

Open Tables or Queries in Query Design View Display All Records and All Fields Change from Datasheet View to Query Design View

Retrieve a Single Column Retrieve Multiple Columns Sort a Query Sort Multiple Columns in a Query Retrieve Specific Records Apply Multiple Criteria Create a Query That Uses Two or More Tables Save a Query Modify a Query Use a Query to Make a Table Create a Parameter Query

Mësimi 6: Krijimi i formaveFormat e Access janë shumë si forma letërFormat në Access janë shumë si format e letrës: ju mund t'i përdorë ato për të hyrë, modifikoni, ose shfaqni të

dhëna. Ato janë të bazuara në Tabela. Kur përdorni një formë, ju mund të zgjidhni formën, rregullin, dhe cilat fusha judoni të shfaqen. Ky mësim na mëson se si të krijoni një formë. Përdorimi i Butonit Form Krijo një Formë të ndarë Krijo një formë …. Modifiko një Formë

Using the Form Button Create a Split Form Create a Multiple Items Form Modify a Form

Mësimi 7: Krijimi i RaporteveRaportet organizojnë dhe përmbledhin të dhëna për shikimin online ose për printim. Një raport i detajuar tregon të

gjithë regjistrat e zgjedhur. Ju mund të përfshijnë të dhëna përmbledhëse të tilla si Totalin, Numërimin, dhe përqindjenë një raport të detajuar. Një raport përmbledhës nuk ka lista të dhënat e përzgjedhur, por në vend që përmbledh tëdhënat dhe paraqet Totalin, Numërimin, përqindjen, apo vetëm të dhëna të tjera përmbledhëse. Accsee ka disa mjetenë shiritin e raporteve që ju mund të i përdorni për të krijuar edhe detaje dhe raportet përmbledhëse të shpejta. Kymësim na mëson se të krijojmë raporte. Përdorimi Butonit Report Përdorimi i Raportoeve Ekspert Modifiko një Raport Krijo Emërtime postare Printoni një Raport

Use the Report Button Use the Report Wizard Modify a Report Create Mailing Labels Print a Report


Faqe | 3

Mësimi 1: Duke u njohur me Microsoft Access 2007 përWindows

Microsoft Access është një software i bazës së të dhënave. Një databazë është një koleksion i organizuare të dhënave. Librat e telefonave dhe adresave janë shembuj të bazave të të dhënave në letër. Me Access,ju mund të krijoni një bazë të dhënash të kompjuterizuar. Për shembull, ju mund të përdorni Access-inpër të organizuar studentët që ndjekin shkollën, kurset që ata ndjekin, dhe mësuesit të cilët mësojnë ata.Pasi ta keni krijuar një bazë të dhënash në Access, ju mund të kërkoni në atë, manipuloni atë, dhe nxierrniinformacion nga ajo. Ky mësim ju prezanton dritaren e Access-it dhe ju mëson se si të krijoni një bazë tëdhënash.

Fillim

Përdorni sistemin e Windows-it për tëbashkëvepruar me Access.

Hapni Access 2007. Në ekran do të duket njëtabelë e ngjashme me atë që tregohet këtu.

Northwind

është një shembull i bazë së të dhënash ju mund ta shkarkoni nga faqja e internetit e Microsoftit. Ne dotë përdorim bazën e të dhënave Northwind të gjendur në Access. Nëse baza e të dhënave Northwind ështëtashmë në sistemin tuaj, hapeni atë, ndryshe shkarkomi nga internet dhe pastaj hapeni atë.

Për të hapur Northwind:

1. Klikoni butonin Microsoft Office.2. Klikoni Open.3. Gjeni bazën e të dhënave Northwind.4. Klikoni butonin Open. Access-i hap bazën e të dhënave Northwind.

Për të shkarkuar Northwind, lidhu në internet dhe pastaj ndiqni këto hapa:

1. Kliko Sample. Ikona Northwind 2007 paraqitet nëqendër të dritares.

2. Kliko ikonën Northwind 2007.3. Klikoni butonin Browse..4. Cakto dosjen në të cilën ju doni të ruani databazën e

Northwind.5. Kliko OK.6. Kliko Create. Access-i krijon bazën e të dhënave

Northwind dhe e hap atë.


Faqe | 4

Kuptimi i Sigurimit

Është e mundur për një bazë të dhënash në Access ndërhyrja epërmbajtjeve të dëmshme, të tilla si një virus kompjuteri. Access-ika parametrat e sigurisë që fshehin kodin dhe të shfaqin njëparalajmërim të sigurisë kur ju hapni një bazë të dhënash.

Nëse ju e dini se një bazë të dhënash është i besueshëm, jumund të kryeni këto hapa për të mundësuar atë. Ju mund t’juduhet ta ilustroni në bazën e të dhënave Northwind.

Për të mundësuar në një bazë të dhënash:

1. Klikoni butonin Options. Microsoft Office Security2. Kliko Enable This Content.3. Kliko OK. Access mundëson përmbajtjen. Nëse jeni duke

përdorur bazën e të dhënave Northwind, dritarja dialogueseparaqitet si ne figurë.

4. Kliko Login. Access-i hap bazën e të dhënave Northwind.

Nëse ju e dini se një bazë të dhënash është e sigurt, ju mund tëruani atë në një vend të besuar. Bazat e të dhënave të ruajtura nëvende të besuar nuk kanë nevojë që ju të përdorni sigurinë.

Për të krijuar një vend të besuar:

1. Klikoni butonin Microsoft Office.2. Kliko Access buton3. Kliko Trust Center.4. Kliko Trustit Center Settings.5. Kliko Trusted Locations.6. Kliko Add New Locations.7. Shkruani rrugën në vendin që ju doni të besoni, ose klikoni Browse për të gjetur dosje.8. Nëse ju doni të besoni subfolder, zgjidhni The Subfolders Of This Location Are Also Trusted.9. Kliko OK. Vendi është tani një vend të besuar.10. Kliko OK përsëri.11. Kliko OK. Ju keni krijuar një vend të besuar.

Paneli i lundrimit (Navigation Pane)

Dritarja Access e përdorur në këtë shembull është ngritur për të denëmë të lehtë për t'u shpjeguar. Ky seksion ju tregon se si për të ngriturdritaren tuaj në mënyrë që ajo të përputhet me shembullin. Nëse ju nukjeni tashmë i identifikuar për Northwind, kliko butonin Identifikohu.

Një databazë Access përbëhet nga objektet e mëposhtme: tables,queries, forms, reports, macros, dhe modules.

Navigation Pane shfaq objekte në një bazë të dhënash.

Për të manipuluar Navigation Pane:

• Kliko shigjeta e dyfishta djathtë >> për të hapur atë. Shigjetat do të ndryshojë në shigjeta të dyfishta majtë << .• Kliko shigjeta e dyfishta majtas << për të mbyllur atë.Shigjetat do të ndryshojë në shigjeta të dyfishta djathtë >>.Në këtë shembull, objektet janë të organizuar sipas llojit, i cili nuk është vendosje default. Ju mund të dëshironi të

organizojë objektet në bazën e të dhënave tuaja gjithashtu sipas llojit. Ju mund të përdorni shigjetën-poshtë nëkrye sipër Navigation Pane për të ndryshuar mënyrën në të cilën objekte janë të organizuar.


Faqe | 5

Të organizojë objektet sipas llojit:

1. Klikoni Të gjitha objektet butonin Access në tablon enavigimit. Një menu duket.

2. Kliko lloji i objektit. Qasja tregon objektet në bazën e tëdhënave sipas llojit.

Access hapur me bazën e të dhënave Northwind ështëtreguar këtu

Shënim: Dritarja juaj ndoshta nuk duket tamam si ajo etreguar. Në Access 2007, pamja në ekran varet ngamadhësia e dritares, madhësia e monitoruar tuaj, dherezolucioni me të cilën monitoruar juaj është vendosur.

Rezolucioni përcakton se sa informacion kompjuteri juajmund të shfaqin në monitor. Në qoftë se ju përdorni një rezolutë të ulët, ju mund të shihni më pak informacion nëekranin tuaj, por madhësia e tekstit tuaj dhe imazhet janë më të mëdha. Në qoftë se ju përdorni një rezolutë të lartë,ju mund të shihni më shumë informacion mbi ekranin tuaj, por madhësia e tekstit dhe imazhet janë më të vogla.Gjithashtu, ju mund të përdorni parametrat në Access 2007, Windows Vista, dhe Windows XP për të ndryshuarngjyrën dhe stilin e dritareve tuaja.

Buttoni Microsoft Office

Në këndin e sipërm majtas të dritares Access është butonin Microsoft Office. Kur ju klikoni butonin,një menu hapet. Ju mund të përdorni menunë për të krijuar një skedar të ri, të hapur një fajl ekzistues,ruaj një fajlin, dhe të kryejnë shumë detyra të tjera.

Tulbari Quick Access

Ngjitur tek butonin Microsoft Office është toolbari Quick Access. Toolbari Quick Access ju jepkomandat që ju përdorni shpesh. Si default, Save, Undo, dhe Redo shfaqen në shiritin e mjeteve QuickAccess. Ju përdorni Save për të ruajtur një objekt, Undo të ktheni prapa një veprim që keni marrë, Redopër të rimarë një veprim ju keni kthyer mbrapa.

Shiriti i Titullit

Title bar është vendosur në krye në qendër të dritares Access. Title bar tregon emrin e bazës së tëdhënave në të cilën ju jeni duke punuar.

Shiriti (The Ribbon)

Ju përdorni komandat për të treguarAccess çfarë të bëjë.

Në Access 2007, ju përdorni shiritin përtë nxjerrë komandat. Shiriti ndodhet pranëkreut të dritares së Access-it, nën shiritin e mjeteve Quick Access.

Në krye të shiritit janë disa skeda; duke klikuar një skedë shfaqen komandat e lidhura në seksione(grupe). Brenda secilit grup janë të lidhura butonat komanduese. Ju klikoni butonat për të nxjerrëkomandat apo për të hyrë në menutë dhe kutitë e dialogut.

Ju mund të gjeni edhe një mënyrë me dritare dialoguese në këndin e poshtme të djathtë të një grupi.Kur ju klikoni , hapet një dritare me komanda të tjera në dispozicion.


Faqe | 6

Objektet e Access

Për të parë ose për të fshehur objektet në Navigation pane:

• Ju klikoni shigjetat e dyfishta poshtë për të parë objekte. Shigjetat edyfishta do të ndryshojnë drejtimin lartë

• Ju klikoni shigjetat e dyfishta për të fshehur objektet.Siç u tha më lart, Navigation pane ruan objektet në databejzin tuaj: tables,

queries, forms, reports, macros, dhe modules.Objektet gjithmonë shfaqen me një ikonë në të djathtë. Ikona ju tregon

llojin e objektit:

table, query, form, report, macro, dhe module

Dubëlkikoni mbi një objekt për të hapur objektin. Klikonime të djathtën një objekt për të parë një menu opsionesh. Jumund të përdorni menunë për të bërë gjëra të tilla si hapurobjekte, riemërtoj objekte, dhe fshini objekte.

Objektet që janë hapur shfaqen në tabs. Djathtas-klikoninjë skedë për të parë një menu e opsioneve që ju mund tëkryeni, të tilla si rezervuar objektin, mbyllni objektin, ose tëndryshoni pamjen.

Ndryshimi i pamjes / Change Views

Një VIEW është një mënyrë për të shikuar në njëobjekt. Për shembull, në Access, të dhënat janë ruajturnë tabelë. Dy prej mënyrave të mundshme që ju mund të shikoni një tabelë janë datasheet view dheDesign view. Ju mund të shihni të dhënat e përmbajtura në një tabelë në pikëpamje datasheet. Ju mund tëshihni hartimin e një tabele në pikëpamje Design. Kur ju hapni një objekt, butonat shfaqet në këndin eulët djathtas të dritares Access. Ju mund të përdorni butonin View në skedën HOME për të ndryshuarpamjen, ose ju mund të klikoni butonin e duhur në këndin e ulët të djathtë të dritares.

Objektet/Objects

Tabelat/table

Në Access, të dhënat ruhen në tabela. Një tabelë është një grup i kolonave dherreshtave, çdo kolonë referohet si një fushë. Çdo vlerë në një fushë paraqet një lloj tëvetëm e të dhënave. Çdo rresht i një tabele është përmendur si një rekord.

Pyetje/query

Ju përdorni pyetje për të tërhequr të dhënave specifike nga databejzi tuaj dhe për t'iupërgjigjur pyetjeve në lidhje me të dhënat tuaja. Për shembull, ju mund të përdorni njëpyetje për të gjetur emrat e të punësuarve në databejzin tuaj të shtetasve që jetojnë nënjë shtet të veçantë.

Format/form

Format japin aftësinë për të zgjedhur formën dhe rregullimi i fushave. Ju mund tëpërdorni një formë për të hyrë, për të ndryshuar, dhe të shfaqin të dhëna.

Raportet/report

Raportet organizojnë ose përmbledhin të dhënat tuaja kështu që ju mund të printoniapo shihni ato në ekran. Ju shpesh përdorin raportet kur doni të analizuar të dhënattuaja ose të paraqesni të dhënat tuaja për të tjerët.

Macros Macros t'ju japë mundësinë për të Automatizuar detyrat. Ju mund të përdorni njëmakro për të shtuar funksionalitetin në një formë, raporti, apo kontrollin.

Modulet/module

Ashtu si macros, modulet japin mundësinë për të Automatizuar detyrat dhe të shtonifunksionalitetin në një formë, raporti, apo kontrollin. Macros janë krijuar dukezgjedhur nga një listë e veprimeve makro, ndërsa modulet janë të shkruara në VisualBasic për Aplikacionet.


Faqe | 7

Mbyllja e një Databejzi dhe dalja nga Access / Close a Database and Exit Access.

Kjo kompleton prezantimin për të hyrë në përdorimin e bazës së të dhënave Northwind.Më poshtmë përshkruajm se si ju të mbyllni një bazë të dhënash dhe dilni nga Access-i.

Për të mbyllur një bazë të dhënash:

1. Klikoni butonin Microsoft Office.2. klikoni Close Database. Acces mbyll bazën e të dhënave.

Për të dalë Access:

1. Klikoni butonin Microsoft Office.2. Kliko Exit Access. Ju dilni nga Access-i.

Krijo një databazë

Hapni Access-in, në ekran hapet një dritare. Ju mund të përdorni këtë dritare për të krijuar një bazë të dhënash.Brenda një bazë të dhënash, ju mund të bëni gjëra të tilla si të hyjnë të dhëna, të krijojnë raporte, dhe të marrimtë dhëna. Ju mund të krijoni një databazë bosh ose ju mund të përdorni një nga templates e ofruara ngaMicrosoft. Kur e keni përdorur një template, Access krijon forma ju mund të përdorni për të hyrë në të dhënat,raportet ju mund të përdorni për të tërhequr të dhënave, dhe më shumë. Ju mund të ndryshojë formularët, raportet,dhe objekte të tjera që i përshtaten nevojave tuaja.

Këtu do të mësojmë se si.Templates më poshtme janë të përfshira me Access:asetet, kontakte, Evente, Fakulteti, çështje, Projekte

Marketingu, Projekte, të Shitjet tubacionit, Studentët,dhe detyrat.

Assets, Contacts, Events, Faculty, Issues, MarketingProjects, Projects, Sales Pipeline, Students, dhe Tasks.

Templates tjera janë në dispozicion online. Çdo templatekrijon një bazë të dhënash në lidhje me titullin. Përshembull, template Fakulteti krijon një bazë të dhënashfakultetit që përfshin tavolina, pyetje, forma dhe raportenë lidhje me fakultetin. Në Access, ju përdorni tavolinapër të ruajtur të dhënat, pyetje për të tërhequr të dhënave,forma për të hyrë në të dhënat dhe raportet për të shfaqurtë dhëna.

Duke përdorur një template për të krijuar një bazë të dhënash :

1. Hapni Access-in2. Kliko Local Templates. Ikonat që përfaqësojnë

Local Templates shfaqen në qendër të dritares.3. Kliko ikonën për template ju doni të përdorni.4. Klikoni butonin Browse.5. Cakto dosjen në të cilën ju doni të ruani

databazën tuaj.6. Kliko OK.7. Kliko Create. Acces-i krijon dhe hap databazën

tuaj.8. Hapni Navigation pane. Access-i shfaq tabela,

pyetje, forma, raporte dhe objekte të tjera që lidhen mebazën e të dhënave që keni zgjedhur. Ju mund tëdëshironi për të shfaqur objektet sipas llojit.


Faqe | 8

Si mund të krijoj një bazë të dhënash bazuar mbi templates që janë gjetur në internet?Templates Online gjenden në kategoritë e mëposhtme: business, Arsimi, personal, dhe jo-fitimprurëse.Për të krijuar një bazë të dhënash bazuar në një nga këto templates:1. Hapni Access-in.2. Sigurohuni që jeni lidhur në internet.3. Kliko kategorinë për shabllonin që doni për të krijuar. Ikonat që përfaqësojnë templates Internet duket

në qendër të dritares.4. Kliko ikonën për shabllonin që dëshironi të përdorni për të krijuar databazën tuaj.5. Klikoni butonin Browse .6. Cakto dosjen në të cilën ju doni të ruani databazën tuaj.7. Kliko Download. Access-i ju shkarkon atë8. Kliko Continue. Access-i shkarkon këtë faqe dhe hap databazën tuaj.9. Hapni Navigation pane. Access-i shfaq tabela, pyetje, forma, raporte dhe objekte të tjera që lidhen

me bazën e të dhënave tuaja.

Si mund ta hapë një bazë të dhënash ekzistuese?1. Klikoni butonin Office.2. Klikoni Open.3. Cakto dosjen në të cilën ju keni ruajtur bazën e të dhënave tuaja.4. Kliko emrin e bazës së të dhënave.5. Klikoni Open. Access hap bazën e të dhënave.

Këshillë: Ju mund të hapë një bazë të dhënash ekzistuese duke shtypur Ctrl+O dhe pastaj dukendjekur hapat e 3 deri në 5.

Krijo një Blank Database

Një databazë bosh është një bazë të dhënash me asgjë në të. Ju duhet të krijojë të gjitha tabelat, format, raporte,pyetje, dhe kështu me radhë. Nëse ju nuk mund të gjeni një template që i përshtatet nevojave tuaja, krijoni një bazëtë dhënash bosh. Pasi ta keni krijuar bazën e të dhënave, Access hap nje datasheet dhe vë në dispozicion mjete qëkeni nevojë për të krijuar objekte. Krijimi i tabelave është hapi i parë në ndërtimin e një bazë të dhënash. Ju do tëmësoni më shumë për krijimin e tabelave në mësim tjetër.

Për të krijuar një bazë të dhënash bosh

1. Hap Access-in.2. Kliko Blank Database.3. Shkruani emrin që ju dëshironi për të dhënë bazën e

të dhënave tuaja në fushën File Name.4. Klikoni butonin Browse.5. Caktoni dosjen në të cilën ju doni të ruani

databazën tuaj. Vini re se emri i file shfaqet në fushën FileName.

6. Kliko OK.7. Klikoni butonin Create.Vini re skedën Tabela Tools në pjesën e sipërme djathtas

të shirit.

Çfarë është një datasheet?Në Access, të dhënat janë ruajtur në tabela. Një datasheet shfaq informacionin e ruajtur në një tabelë në kolona

dhe rreshta. Kolonat janë quajtur fusha dhe rreshta janë quajtur rekorde. Ju mund të përdorni një datasheet për tëkrijuar një tabelë, shkruani të dhënat, të marrim të dhëna, dhe do të kryejë detyra të tjera.


Faqe | 9

Mësimi 2: Krijimi i tabelave në Microsoft Access

Tabelat janë themeli i një bazë të dhënash Access. Access-i rezervon të dhënave në tabela. Ky mësim ju mëson sesi të krijoni një tabelë, shtoni fushat në një tabelë, të caktoni llojet e të dhënave në fusha, dhe vendosni vetitë efushave.

Kuptimi i Tabelave

Një tabelë është një grup i kolonave dhe rreshtave. Çdokolonë është quajtur një fushë. Brenda një tabele, çdo fushëduhet ti jepet një emër dhe nuk ka dy fusha që mund të kenë tënjëjtin emër. Çdo vlerë në një fushë përfaqëson një kategori tëvetme të të dhënave. Për shembull, një tabelë mund të ketë trifusha: Mbiemri, emri, dhe numrin e telefonit. Tabela përbëhetnga tri shtylla: një për emrin, një për mbiemrin, dhe një përnumrin e telefonit. Në çdo rresht të tabelës, fusha Emri përmbanemrat, fusha mbiemri përmban mbiemrat, dhe fusha numri itelefonit përmban numrat e e telefonit. Çdo rresht në një tabelë do të quhet një rekord

Të gjitha të dhënave në një tabelë duhet t'i referohen të njëjtës temë. Për shembull, të gjitha të dhënat në tabelëpunësuarit duhet t'i referohet për të punësuarit, të gjitha të dhënat në tabelë Studenti duhet t'i referohet përstudentët, dhe të gjitha të dhënave në tabelë kurse duhet referohen kurseve.

Ju mund të shikoni një bazë të dhënash Access si një koleksion të tabelave të lidhura. Për shembull, në një bazë tëdhënash që përmban tabela për punëtorët, studentët, dhe kurse, tabela Punonjësit listat e punonjësve, tabelaStudentët listat e studentëve, dhe tabela Kurse listat kurse që nxënësit mund të marrin.

Pasi Access-i krijon një bazë të dhënash bosh, ai hapet në pamjen datasheet dhe vë në dispozicion mjetet që keninevojë për të krijuar një tabelë. Datasheet view shfaq një tabelë si një grup e shtyllave dhe rreshtave. Kur ju shikoninjë databazë bosh për herë të parë në pikëpamje datasheet, ju shihni një kolonë të quajtur ID. Kjo kolonë ështëfushë primare kyç.

Një kyç primar është një fushë apo kombinim i unike fushash që identifikojnë çdo rekord në një tabelë. kur kady të dhënat në një tabelë që duhet të kenë të njëjtat vlera në çdo fushë. Për shembull kemi një tabelë si më posht:

Në botën e vërtetë, është e mundur që të ketë dy njerëz nga i njëjti qytet me të njëjtin emër mbiemër. Në raste siky, ju mund të përdorni fushën ID si fushë primare të rëndësishëm dhe e përdorni atë për të bërë çdo rekord unik.Fusha ID ka një lloj të dhënave AutoNumber, si rezultat i kësaj, Access automatikisht krijon një numër unik përçdo rekord në bazën e të dhënave. Tabela do të duket si ajo e treguar këtu.

Access ofron disa metoda për të krijuar një tabelë. Një metodë është të përdorni opsionin Rename me etiketë AddNew Field për të dhënë çdo kolone emrin e fushës që ju dëshironi që ajo të ketë dhe pastaj tipin apo hidhni tëdhënat tuaja në tabelë. Emrat e fushave mund të përfshijnë shkronja, numra dhe hapësira dhe mund të jenë deri në64 karaktere të gjatë. Kur zgjedh një emër fushe, do të përpiqen për ta mbajtur atë të shkurtër.

Kur ju ruani tabelën tuaj për herë të parë, Access ju jep mundësinë për të emërtuar tabelën tuaj. Çdo emër tabeleduhet të jenë unik, kështu, dy tabela në bazën e të dhënave të njëjtën nuk mund të kenë të njëjtin emër. Emri iTabelave duhet të përshkruaj të dhënat në tabelë, mund të përbëhet nga shkronja, numra dhe hapësirave, dhe mundtë jetë deri në 64 karaktere të gjatë. Kur zgjedh një emër tabele, do të përpiqeni për ta mbajtur atë të shkurtër.

Ju mund të ruaj një tabelë duke klikuar butonin Save në shiritin e mjeteve Quick Access apo klik me të djathtënmbi tabelë dhe pastaj duke zgjedhur Save nga menuja që shfaqet.

Mbiemri Emri Qyteti

Smith John Jonestown

Smith John Jonestown

ID Mbiemër Emër Qytet

1 Smith John Jonestown

2 Smith John Jonestown


Faqe | 10

Shtimi i fushave në një tabelë

1. Kliko Add New Field.2. Aktivizo sked datasheet.3. Kliko Rename në grupën Fields & Columns.4. Shënoni emrin e fushës.5. Shtypni Enter. Access krijon fushën.6. Vazhdoni derisa të keni krijuar të gjitha fushat në

tabelën tuaj.7. Shtypni Enter pa hyrë në një emër fushe për t'i dhënë fund shënimet tuaja.Ose1. Klikoni me të djathtën- mbi Add New field. Një menu duket.2. Kliko Rename Column.3. Shënoni emrin e fushë.4. Shtypni Enter. Access krijon fushë.5. Vazhdoni derisa të keni krijuar të gjitha fushat në tabelën tuaj.

Emri dhe Save një tavolinëPasi ta keni krijuar një tabelë, ju duhet të emrit dhe të rezervoni atë.

Për emrin dhe për të rezervimin e një tabelë:1. Klikoni butonin Save në shiritin e mjeteve Quick Access.2. Shkruani emrin që ju dëshironi të jepni tabelës tuaj.3. Kliko OK. Access emërton tabelën tuaj.

Këshillë: Ju mund të përdorni opsionin Rename në çdo kohë për të riemërtoni çdo kolonë. Përshembull, ju mund të riemërtoni kolonën ID në punonjës ID

Kuptimi i Llojit të të dhënave

Në Access, ju përdorni data types për të specifikuar llojin e të dhënave në çdo fushë. Një fushë e llojittext mund të ruajë karaktere alfabetik dhe numra. Në përgjithësi, ju nuk mund të kryeni llogaritjematematikore duke përdorur një fushë text. Për shembull, ju mund të përdorni një fushë text për të ruajturnjë adresë rruge. Nëse ju bëni ndonjë manipulim, ju nuk do të përdorni numrat në adresën e rrugës përllogaritjet matematikore. Ju nuk do të jetë në gjendje për shumën ose mesataren në një fushën e adresës, ecila është e mirë, sepse ju ndoshta nuk dëshironi këtë. Ju mund caktoni tipin number në një fushë dhepastaj të gjeni mesatare, shuma, ose të kryejë llogaritje të tjera me numra. Megjithatë, ju nuk mund tëshënoni një karakter alfabetik në një fushë të number.


Faqe | 11

Pasi ta keni krijuar fushat për një tabelë, ju mund të hyjë në të dhënat duke shkruar në çdo fushë. Sipasllojit, Access-i cakton një tip të të dhënave për çdo fushë të bazuar në vendosjen tuaj.

Llojet e të dhënave

Data Type Përdorim Shënime

Text Të dhënave alfanumerike. Përdorimi për tekstin dhe për numrat që nukpërdoren në llogaritjet matematikore. Përdorimi për emrat, adresat, dhepjesë të tjera relativisht të shkurtra të tekstit. Mund të ruajë deri në 255karaktere.

Memo Tekst të gjatë. Përdorur për pjesë të gjata të tekstit, të tilla si shënime dhepërshkrimet e gjata. Mund të ruajë deri në 64,000 karaktere.

NumberTë dhëna numerike. Përdorimi për numrat që ju doni të përdorni në

llogaritjet matematikore.

Nëse jeni duke punuar mevalutë, përdorin llojin emonedhës.

Date/Time Përdorimi për datat dhe kohë.

CurrencyPërdorimi për valutë.

Parandalonrrumbullakosjeve gjatëllogaritjes.

AutoNumber Numëri unik pasues ose numrat rendor futen automatikisht kur ju krijoninjë rekord. Përdoren për të krijuar një kyç primar.

Yes/No Të dhënat logjike. Përdoret kur vetëm njëri prej dy vlerave është ivlefshëm. Po / Jo, e vërtetë / e rreme, etj

Hyperlink Përdoret për të ruajtur hyperlinks.

Attachment Përdoret për të ruajtur attachments.

OLE Object Përdoret për të bashkëngjitni një objekt Ole të tillë si një dokument neWord, Excel, apo prezantim PowerPoint.

Caktuar të dhënave Llojet

Hyrja kampion Data Type Assigned

Farkëtues Tekst

http://www.website.com Hyperlink

10000 , Numri Integer gjatë

10,000 , Numri Integer gjatë

10,000.99 Numri, Double

10000.999 Numri, Double

01/01/2009 Data / Koha

Jan 1, 2009 Data / Koha

12:10:33 Data / Koha

12:30 am Data / Koha

16:50 Data / Koha

100.50 Numri, Double

25.00% Numri, Double

1.23E 02 Numri, Double

http://www.website.com


Faqe | 12

Mënyrë eksplicite e Caktimit të Llojit të të dhënave dhe formatet e tyreJu mund të dëshironi të ndryshojë në Access tipin e të dhënave të caktuar në një fushë, ose ju mund të dëshironi të

caktojë një lloj të dhënave për çdo fushë. Ju mund ta bëni këtë duke zgjedhur skedën datasheet dhe pastaj zgjedhuropsionin e duhur për llojin e të dhënave në seksionin Data Type & Formatting

Disa lloje të dhënave të ju lejojnë të zgjidhni formatimin që ju dëshironi. Nga formatimi, që ju të përcaktoni se sido të tregohen të dhënat në një fushë. Për shembull, në qoftë se ju zgjidhni një lloj të dhënave number dhe njëformat Euro, çdo numri që ju vendosni do të shfaqet me një shenjë € (Euro) përpara.

Parametrat rajonal të Windows (Windows regional settings) ju mundësojnë për të shfaqur informacion të tillë sidatat, kohën, dhe monedhat që përputhen me standardet ose gjuhën e përdorur në vendin në të cilin jetoni. Përshembull, nëse jetoni në Shtetet e Bashkuara, përdor vendosjen e dollarit si shenjë monedhës.

Përdor opsionet rajonale dhe Gjuhësore të Windows-it nga Kontrol Panel (Windows Control panel’s Regionaland Language options) për të parë ose të ndryshojë parametrat rajonale.

Llojet e të dhënave

Data Type Format Si Numrat Afisho

Numër Numri i përgjithshëm Shtypur si.

Monedhë Përdor mijëra ndarës. Ndjek parametrat rajonale.

Euro Përdor formatin monedhës me simbolin Euro.

Fixed Tregon të paktën një shifror.Ndjek parametrat rajonale.

Standard Përdor mijëra ndarës. Ndjek vendosjen rajonal.

Përqind Konverton hyrjen për qind.

Shkencor Përdor simbol shkencore.

Monedhë Numri i përgjithshëm Shtypur si.

Monedhë Përdor mijëra ndarës. Ndjek parametrat rajonale.

Euro Përdor formatin monedhës me simbolin Euro.

Fixed Tregon të paktën një shifror. Ndjek parametrat rajonale.

Standard Përdor mijëra ndarës. Ndjek vendosjen rajonal.

Përqind Konverton hyrjen për qind.

Shkencor Përdor simbol shkencore.

Data / Koha Data e përgjithshmeVlerat Date shfaqur si numra dhe vlerat e kohës si orë, minuta dhe sekonda e

ndjekur nga PD apo AM. Ndjek parametrat rajonale.

Data e gjatë Përdor formatin Long data e përcaktuar në parametrat tuaj të Windows rajonale.

Data e MesmePërdor DD / mmm / vv, duke përdorur ndarës data e përcaktuar në parametrat tuaj

të Windows rajonale.

Data e shkurtërPërdor formatin e shkurtër data e përcaktuar në parametrat tuaj të Windows

rajonale.

Koha gjatëPërdor orë, minuta dhe sekonda ndjekur nga PD apo AM. Përdor ndarës specifikuar

në vendosjen Time në parametrat tuaj të Windows rajonale.

Koha e mesmeShfaq orë dhe minuta e ndjekur nga PD apo AM. Përdor ndarës specifikuar në

vendosjen Time në parametrat tuaj të Windows rajonale.

Koha e shkurtërPërdor orë dhe minuta. Përdor ndarës specifikuar në vendosjen Time në parametrat

tuaj të Windows rajonale.

Po / JoPo / Jo

Vërtetë / FalseOn / Off

Parametrat rajonale për anglisht (United States)

Numër 123,456,789.00

Monedhë $ 123,456,789.00

Kohë 03:39:44

Data e shkurtër 7/28/2008

Data e gjatë Monday, July 28, 2008


Faqe | 13

Për të në mënyrë eksplicite të caktojë një lloj të të dhënave apo format në një fushë:

1. Klikoni emërtin për fushën në të cilën ju doni të caktojë llojin e të dhënave.2. Aktivizo skedën datasheet.3. Klikoni shigjetën-poshtë te Data Type në seksionin Data Type&Formatting dhe zgjidhni llojin e të

dhënave.4. Klikoni shigjetën-poshtë te Format dhe pastaj zgjidhni një format. Access-i cakton një lloj të të dhënave

dhe format në fushën që keni zgjedhur.

Këshillë: Nëse ju doni që çdo rekord në një fushë të jetë unik, zgjidhni kutinë e Unique mbi seksionin DataType&Formatting të skedës datasheet. Nëse ju doni që një përdorues të mos lëjë bosh këtë fushë, kontrollonikutinë është e nevojshme Is Required.

Këshillë: Në grupin e të Dhënave Lloji dhe formatimi, ka disa opsione formatimi ju mund të aplikoni nënumra. Nëse ju doni të përdorni format e monedhës, kliko butonin Currency E nëse ju doni të përdorni formatinqind, kliko butonin Përqindja E nëse ju doni të përdorni një format numër presje, kliko butonin me presje Ose nëqoftë se ju doni të rritur ose ulur numrin e vend dhjetore, kliko dhjetore Rritja apo Zvogëlimi butonin decimal .

Këshillë: Ju mund të krijoni një tabelë të re në çdo kohë duke e aktivizuar tab Krijo dhe pastaj duke klikuarTabelën.

Ç’kuptojmë me Design View

Access ofron disa mënyra për të parë objektet në databazën tuaj. Ju mund të përdorni pamjen Design (DesignView) për të krijuar ose modifikuar një tabelë në Access. Ju mund të përdorni butonin View në skedën Home aposkedën Table Tools Design. Duke përdorur pamjen Design është metodë e preferuar për të krijuar një tabelë përshkak se ajo ju siguron me më shumë opsionet dhe ju mundëson që të përcaktoni saktësisht tabelën tuaj. Përveçkësaj për zgjedhjen e një lloji të dhënave, ju mund të vendosni të gjitha opsionet e mëposhtme në pikëpamjeDesign.

Opsionet View Design

Vetit e Fushës Data Type Komentet

Field Size Text/Tekst Ju mundëson që të kufizojë numrin e karaktereve të ruajtura në njëfushë teksti për 0 deri në 255 karaktere. Default është 255.

Number /Numër Ju mundëson të zgjidhni llojin e numrit të regjistruar në një fushë.

Number Types /Llojet e Numrit Vlerat ruajtur

Byte/Bajt 0-255. (Nuk ka fraksione)

Decimal /Dhjetor -9,999 ... x 1027 përmes +9.999 ... x 1.027

Integer /Numër i plotë -32.768-32.767 (Nuk ka fraksione)

Long Integer /i plotë&gjatë -2147483648 Tek 2147483647

Single /i vetëm -3.4 X 1038 për 3,4 x 1038 vlera numerike lundrues pikë. Deri nështatë shifra të konsiderueshme.

Double /Double -1.797 X 10308 x 10308 në 1,797 1038 vlera numerike lundruespikë. Deri në pesëmbëdhjetë shifra të konsiderueshme.

Replication ID /ID përsëritje Identifikuesi në nivel global unike (GUID). Përdorur nga Access përtë krijuar një identifikues unik për replikim/ Provë


Faqe | 14

Format Number /Numër Përcakton se si shfaqen numrat. Kur e keni përdorur monedhë, fikse,standard, dhe formatet përqindje. Access-i vendos cilësimet e përcaktuara nëRegional Settings nga Control Panel i Windows-it për shumat negative,dhjetore, simbolet e monedhave dhe numrat pas presjes dhjetore.

CurrencyNumber

General Number /i përgjithshëm Trgon si shtypet.

Currency /Monedhë Përdor ndarësin në mijëshe. Ndjek vendosjen rajonale.

Euro Përdor formatin monedhës me simbolin € (Euro).

Fixed/ caktuar Tregon një shifër. Ndjek parametrat rajonale.

Standard Përdor ndarësin në mijëshe. Ndjek parametrat rajonale.

Percent /Përqind Konverton hyrjen përqindje.

Scientific /Shkencor Përdor simbol shkencore.

Date/Time General Date / e përgjithshme Tregon datën dhe kohën. Shembull: 01/02/99, 06:28:21

Long Date /Data e gjatë Shfaq Dita e Javës dhe data: Shembull: e shtunë, janar 2, 1999

Medium Date /Data e Mesme Shembull: 02-Jan-99

Short Date /Data e shkurtër Shembull: 01/02/99

Long Time /Koha gjatë Shembull: 18:28:21

Medium Time /Koha e mesme Shembull: 6:28

Short Time /Koha e shkurtër Shembull: 18:28

Text and Memo @ Karakteri Tekst i nevojshëm.

& Karakteri Teksti nuk kërkohet.

< Ndryshon të gjitha karaktere në jokapitale (të vogla).

> Ndryshon të gjitha karakteret në shkronja kapitale (të mëdha).

Yes/No Yes/No -Po / Jo Në qoftë se Lookup Display Control është një kuti teksti, shfaq Po / Jo.

True/False -Vërtetë / False Në qoftë se Lookup Display Control është një kuti teksti, tregon Vërtetë /False.

On/Off -On / Off Në qoftë se Lookup Display Control është një kuti teksti, tregon on / off.

Decimal Places Përcakton numrin e shifrave paspresjes dhjetore në Access.

Auto. Shfaqja Numrave pas presjesi dhjetore varet nga formati.

0-15. Përdoret me cilësimet e formatit. Përcakton numrin e shifraveqë shfaqin në të djathtë të presjes dhjetore.

Input Mask Karaktere të veçanta tëpërdorura për të kontrolluar vlerate përdoruesit mund të dhëna.

Caption Emri i fushës shfaqet në forma.

Default Value Përcakton vlerën që shfaqet nëfushë nga default kur krijohet njërekord.

Validation Rule Përcakton kërkesat për të dhënapërdoruesi.

Validation Text Tekst per mesazhet e gabimeveqë janë dërguar, kur rregullat evlefshmërisë janë thyer.

Required Specifikon nëse kjo fushë ështëe nevojshme apo jo.

Po: Të domosdoshmeJo: Nuk kërkohet

Allow ZeroLength

Përcakton nëse një fushë zero-length është një hyrje e vlefshme.

Po: është i vlefshëmJo: Nuk është i vlefshëm

Index Përcakton nëse një indeks duhettë krijohen në një fushë. Indeksetpërshpejtojë pyetje.

Po: Krijo indeksin.Jo: Mos krijoni indeksin.


Faqe | 15

Për të përdorur pamjen Design për të krijuar një tabelë të re:

1. Aktivizo skëdën Create.2. Kliko Table Design në grupin Tabels. Ndryshimet e kësaj faqeje në

Design View dhe Mjetet e tabelave Tabela tools design bëhen tëdisponueshme.

3. Shënoni emrin e fushës së parë në Field Name

4. Shtypni butonin Tab.5. Kliko shigjetën-poshtë që shfaqet kur ju klikoni në

fushën Data Type dhe pastaj zgjidhni një lloj të të dhënave.6. Kliko Primary Key (kyç primar) në qoftë se kolona që

keni krijuar është një kyç primar. Një çelës i vogël duket nëkrah të emrit të fushës.

7. Shtypni butonin Tab.8. Shkruani një përshkrim. Përshkrimi është fakultative.9. Shtypni butonin Tab. Access-i lëviz në fushën Field Name.10. Përsëritni hapat 3 deri 9 derisa ju të keni krijuar të gjitha fushat tuaja.

Për të vendosur vetitë e fushës:

1. Kliko fushë për të cilën ju doni të vendosur vetitë e fushës.2. Aktivizo skedën General në zonën Field Properties.3. vendosni vetitë që ju dëshironi për të vendosur.4. Përsëritni hapat 1 deri 3 deri sa ju keni vendosur të gjitha

vetitë për të gjitha fushat.Ju mund të përdorni pamjen Design për të krijuar ose modifikuar

një tabelë. Pasi të keni përfunduar detyrën, ju duhet të ruanitabelën duke klikuar butonin Save në shiritin e veglave QuickAccess.

1. Klikoni butonin Save në shiritin e veglave Quick Access.Access rezervon tabelën nëse nuk jeni duke rezervuar për herë tëparë. Nëse ju jeni duke rezervuar për herë të parë, hapet kutiadialoguese Save As.

2. Shkruani emrin që ju dëshironi të jepni tabelës tuaj.3. Kliko OK. Access-i rezervon tabelën. Ju tani mund të hyni

në tabelë duke përdorur panelin Navigation.

Cilat janë pamjet?Mënyrat e pamjeve të ndryshme të kërkuar në të njëjtin objekt.

Tabelat kemi katër mënyra pamjje: Datasheet view, Pivot Table view, Pivot Chart view, dhe Design view. Jupërdorni Datasheet view për të krijuar një tabelë, modifikoni të dhënat, ose shihni të dhënat; Pivot Table viewpër të krijuar një tabelë shtyllë; Pivot Chart view për të krijuar një grafik shtyllë, dhe Design view për të krijuar njëtabelë apo modifikojë një tabelë ekzistuese.

Për të ndryshuar pamjen:

1. Aktivizo skedën Home.2. Klikoni shigjetën-poshtë nën butonin View. Një menu duket.3. Kliko pamje që ju dëshironi. Access ndryshime në pamjn që zgjidhni.

Këshillë: Ju mund të përdorni edhe një template për të krijuar një tabelë. Access-i ka templates disa ngatë cilat ju mund të zgjidhni. Kur përdorni një template, ju e krijoni tabelën dhe pastaj modifikojeni atë që tipërshtatet nevojave tuaja.

1. Aktivizo tab Create.2. Klikoni butonin Table Templates tabelë në skedën Table. Një menu duket.3. Kliko template që dëshironi të përdorni. Access krijon një tabelë bazuar në shabllonin.


Faqe | 16

Krijo një kolonë Lookup

Nëse një fushë mund të përmbajë një listë të fundme tëvlerave, mund të krijoni një kolonë Lookup dhe përdoruesitmund të zgjidhni vlerën që ata duan nga një listë. Përshembull, nëse të punësuarit në një shkollë mund të punojnëvetëm në një nga departamentet e mëposhtme:Administrata, Shkenca Kompjuterike, Anglisht, Histori, oseMatematikë. Ju mund të krijoni një tabelë tabela eDepartamenteve që përmban listat e departamentet dhepastaj të përdorin listën në tabelën e Punonjësve për tëcaktuar çdo punonjësi një departament.

Access-i ka një magjistar për t'ju ndihmuar të krijuar kolona lookup. Krijimi i një kolonë Lookup krijon njëmarrëdhënie mes dy tabelave. Shihni pjesën e krijimi i marrëdhënie në Mësimi 3 për të mësuar më shumë rrethmarrëdhënieve.

Përdorimi i magjistar Lookup për të krijuar një kolonë lookup:Hapni Wizard Lookup

1. Hap tabelën në të cilën ju doni të shtoni një kolonënlookup.

2. Klikoni Feild table për fushën e para që ju doni të shtoninjë kolonën lookup.

3. Aktivizo skedën datasheet. (Ju duhet të jeni në datasheetview.)

4. Klikoni butonin Lookup Column në skedën Fields &Columns. Lookup Wizard duket.

5. Sigurohuni që butonin “I want the lookup column to look up the values in a table or query.” Ështëzgjedhur.

6. Kliko Next. Lookup Wizard lëviz në faqen tjetër.

Zgjidh tabelën ose pyetsorin

Një kolonë lookup mund të bazohet në një tabelë, njëpyetje(query), ose një listë të vlerave të tipit. Nëse ju bazonikolonë tuaj lookup në një tabelë apo pyetje, ju duhet të krijonitabelën apo pyetjen para se të krijuar kolonën lookup. Një pyetjeështë një listë e rreshtave dhe kolonave e bazuar në një apo mëshumë tabela. Një pyetje tregon vetëm rreshtat dhe kolonat që juspecifikoni.

1. Klikoni butonin radio për të zgjedhur atë ku ju doni tëbazoni kolonë tuaj lookup. Zgjidhni nga tabeles, query ose tëdyja.

2. Klikoni për të zgjedhur në tabelën apo pyetjen që judëshironi.


Zgjidh fushat

Ju zgjidhni fushat që dëshironi të shfaqet në kolonën tuajlookup. Sigurohuni që të përfshini kyç primar.

1. Kliko fushë që ju dëshironi.2. Klikoni butonin shigjetë djathtas (>). Access-i e vendos

fushën në Shtyllën Selected Fields. Përsëriteni këtë proces për tëzgjedhur fushat e tjera. Nëse ju doni të gjitha fushat në tabelë,kliko butonin shigjetë e dyfishtë djathtas (>>)

Shënim:. Përdorni butonin shigjetë e dyfishtë majtas (<<)dhe eshigjeta majtas (<) për fushat që doni të deseleksionoi.


Departamentet

Departamenti ID Departamenti i

Çelsi priimar

1 Administratë

2 Shkenca Kompjuterike

3 Anglisht

4 Histori

5 Mathematikë


Faqe | 17

Renditja e fushave

Lookup Wizard ju lejon të rendisni shënimet në një kolonë lookup. Ju mund të shfaqin të dhëna nërendin, ose në ngjitje (alfabetik nga A në Z, numrin më të ulët në numrin më të lartë, datë më të hershmederi më sot të fundit) ose zbritës (alfabetik nga Z në A, numrin më të lartë për numrin më të ulët, datë tëfundit për datën më të hershme). Ju gjithashtu mund të rendisni brenda një renditjeje. Për shembull, jumund të rendisni shtetet dhe pastaj brenda çdo shteti rendisni qytetet, dhe pastaj brenda çdo qytet adresate rrugëve. Nëse ju jeni duke krijuar një renditje brenda një rendijeje, të krijojnë nivelet e renditjes më tëlartë në linjën një, nivelin e renditjes tjetër në linjë dy, dhekështu me radhë. Në shembullin e shtetit, qytetit, dheadresës së rrugës, ju e krijoni shtetin në linjë një, qytet nëlinjë dy, dhe adresën e rrugës në linjë tre.

1. Klikoni shigjetën-poshtë dhe pastaj zgjidhni fushë sipassë cilës ju doni të rendisni.

2. Klikoni Ascending për të zgjedhur një drejtim renditijeje(butoni që ndryshon rendin në ritës ose zbritës). Ju mund tëndërtoni deri në katër nivele renditjeje.


Rregullimi i gjerësisë së kolonës

Një kolonë kyç është kolona që lidh një tabelë apopyetje në një tabelë apo pyetje tjetër. Për shembull, jumund të përdorni fushën ID Departamenti në tabelën epunëtorëve dhe fushën ID Departamentit të në tabelën eDepartamenteve për të lidhur dy tabelat. Megjithatë jumund të të dëshironi për të shfaqur emrin e departamentit,kur ju shikoni tabelën, por jo ID departamenti, nëse po,lini në kutinë Hide (fshehur) të Kolonës Key aktiv.

1. Deselekt Hide Key Column, nëse ju dëshironi.2. Rregullo gjerësinë kolonave duke zvarritur apo double-

klikuar kufirin vertikale midis kolonave.3. Kliko Next. Lookup Wizard lëviz në faqen tjetër.

Specifikoni Fushën Key (në qoftë se ju deselektohet fshihColumn Key)

Një fushë Key është një fushë unike që identifikon një rekord.Nëse ju deselektoni Hide Key column, ju duhet t'i tregoniAccess cila fushë është fusha Key.

1. Klikoni fushën Key.2. Kliko Next. Lookup Wizard lëviz në faqen tjetër.

Emrimi i kolonës

Emrat e fushave shfaqen në krye të çdo kolone. Në këtë faqetë Wizard-it i them Access-it të emëroj kolonën lookup. NëAccess 2007, në një fushë mund të shfaqen vlera të shumta;klikoni Lejo Allow Multiple Values në qoftë se ju doni tëlejoni vlera të shumëfishta.

1. Shkruani emrin që ju dëshironi të I jepni kolonës.2. Kliko allow multiple values nëse ju doni të lejoni vlerat e

shumfishta në këtë fushë.3. Klikoni Finish. Access krijon kolonën lookup


Faqe | 18

Si mund të krijoj një kolonë lookup duke shtypur një listë?1. Aktivizo skedën datasheet. (Ky udhëzime supozojmë që ju jeni në pamjen datasheet.)2. Klikoni butonin Lookup Column në seksionin Fields & Columns. Lookup Wizard duket.3. Klikoni butonin tjetër radio “I will type the values I want”.4. Kliko Next. Lookup Wizard lëviz në faqen tjetër.5. Shkruani numrin e shtyllave që ju dëshironi.6. Shkruani vlerat që doni nën titullin e secilës kolonë.7. Kliko Next. Lookup Wizard lëviz në faqen tjetër.8. Shkruani etiketën e kolonës që ju dëshironi.9. Klikoni Finish. Access krijon një kolonë lookup bazuar në listën tuaj.


Faqe | 19

Mësimi 3: Puna me Access Tabelat Microsoft

Pasi ta keni krijuar një tabelë të Access, ju mund ta ndryshoni atë, shkruani të dhënat në atë me dorë apo tëimportuar të dhënat nga diku tjetër, të tilla si Excel. Ky mësim na mëson se si të modifikoj një tryezë dhe të hyjë etë dhënave.

Plotsimi i Rekordeve

Pasi ta keni krijuar një tabelë, mund të jepni të dhënat në të.

Hyrja e të dhënave në një fushë AutoNumber:

Shtypni butonin Tab. Kur ju bëni një shënim në një fushë tjetër në të dhënat, Access automatikisht do të bëjënjë hyrje në fushën AutoNumber.

Hyrja e të dhënave në fushat që kanë një listë lookup:

1. Klikoni shigjetën-poshtë që shfaqet kur ju klikoni në këtë fushë.2. Klikoni për të zgjedhur hyrjen që ju dëshironi.3. Shtypni butonin Tab.

Hyrja e të dhënave në një fushë Po / Jo:

• Kliko checkbox për Po; leje checkbox paçekuar për JO

Për të shtuar një shtojcë për një fushë attachment:

1. Double-click në fushën attachment.2. Kliko Add.. (Shto).3. Kliko Fajlin që dëshironi të shtoni.4. Klikoni Open.5. Kliko OK. Access kushton file.

Shënim: Ju mund të bashkëngjitni fotografi të shumta në një fushë të vetme attachment.

Hyrja e të dhënave në një fushë datë:

• Shkruani datën.Ose• Zgjidh datën nga kalendari që shfaqet në të majtë të fushës, kur ju klikoni në këtë

fushë. Ju klikoni kalendarin për të hapur atë. Përdorni shigjetën majtë në krye tëkalendarit për të kaluar në muajin e kaluar, përdorni djathtas në krye të kalendarit për tëkaluar në muajin e ardhshëm. Kur të keni arritur muajin e duhur, klikoni datën e duhur


Faqe | 20

Hyrja e të dhënave për një fushë OLE Object:

Një objekt OLE është një objekt të tillë si një dokument Word apo Excel.1. klikoni me të Djathtën në këtë fushë.2. Kliko Insert Object.. (Fut Objekt).

3. Krijo fajl të riKlikoni butonin Create New në qoftë se ju doni të krijoni një

objekt të ri.a. Kliko llojin e objektit që ju dëshironi për të krijuar.b. Kliko OK. Access-i hap programin për llojin e objektit

të përzgjedhur. Ju mund të krijoni objektin.c. Krijo objektin dhe pastaj mbyllni programin për llojin e

objektit të përzgjedhur. Access-i lidhje me objektin.

3. Krijo nga fajl ekzistuesKlikoni butonin Create from File në qoftë se ju doni të

përdorni një file ekzistuesa. Klikoni butonin Browse dhe gjeni skedarin.b. Kliko OK. Access-i lidhet me objektin.

Hyrja e të dhënave për llojet e tjera në fushash:

Për të gjitha fushat e tjera, shkruani hyrjen tuaj dhe pastaj shtypni butonin Tab.

Importit një tabele në Access nga Excel-i

Excel-i organizon të dhënat në kolonat dhe rreshtat. Nëse ju keni të dhëna në Excel që ju doni ti përdorni nëAccess, ju mund të importoni ato kolona dhe rreshtave në access, duke përdorur magjistarin Excel SpreadsheetWizard.

Për të importuar të dhënat ngaExcel:

Hap Excel Spreadsheet Wizard1. Aktivizo External Data tab..2. Klikoni butonin Excel në grupin Import.3. Klikoni butonin Browse. Dritarja dokumentit

Open duket.4. Gjeni spreadsheet (librin në Excel) që ju doni

të importit.5. Klikoni butonin Open. Rruga për tek file që

keni zgjedhur duket në fushën File Name.6. Kliko OK. Access-i lëvizje në faqen tjetër.


Faqe | 21

Zgjidhni Sheet ose Rangun që ju dëshironi të importoni

Kur importoni nga Excel-i, ju mund të importoni njëpunë të tërë ose një Rang. Për të importuar një pune,kliko butonin Worksheets dhe pastaj kliko Worksheets-in që ju dëshironi. Për të importuar një Rang, klikobutonin Named Ranges dhe pastaj kliko vargun meemrin që ju dëshironi.

1. Kliko Show Worksheets për të importuar një pune,ose klikoni Show Named Ranges për të importuar njëRang (varg).

2. Kliko Worksheets-in apo Rangun që ju dëshironi tëimportoni.

3. Kliko Next. Access-i lëvizje në faqen tjetër.

Bëni rreshtin e parë emra fushe

Kur keni krijuar një pune në Excel, reshti i parë mund tëpërmbajnë titujt e kolonave. Në këtë rast, klikoni FirstRow Contains Column Headings, ndryshe kliko Next.

1. Kliko First Row Contains Column Headings nësespreadsheet-i tuaj përmban titujt ekolonave.


Caktoni llojet e të dhënave

Access-i tenton të caktojë llojin e saktë të të dhënavepër çdo kolonë. Ju mund të shikoni punën e bërë ngaAccess dhe pastaj të bëni ndryshime. Një Indexpërshpejton aftësinë e Access-it për të kërkuar njëkolonë. Ju mund të përdorni fushë indeksuar caktojë një indeks. The Po (OK kopje identike) opsion krijon njëindeks në të cilat vlera kopjuar në fusha janë të lejuara; të (No kopje identike) opsion Po krijon një indeks në tëcilat vlera kopjuar në fushë nuk janë të lejuara. Kyçi primar duhet të indeksuara dhe ju duhet të përdorni opsion(No kopje identike) Po. Ju gjithashtu mund të caktoni fusha që ju nuk dëshironi të importohen

1. Kliko një titull kolon, kolona selektohet.a. Shkruani emrin e kolonës për tabelën në

Asccess në dritaren Field Nameb. Zgjidhni një lloj të të dhënave në Data type.c. Shënoni nëse fusha duhet të indeksuara dhe,

nëse është kështu, zgjidhni llojin e indeksit.d. Kontrolloni nëse nuk doni importimin e

fushës në butonin Do Not Import Field për çdokolonë që ju nuk dëshironi të importohet.2. Kliko Next. Access lëvizje në faqen tjetër.


Faqe | 22

Caktoni një kyç primar

Ju mund të lini të caktojë Access-i kyçin primar,zgjidhni vetë kyç primar, ose nuk keni Kyç primar dukezgjedhur opsionin e saktë në këtë faqe.

1. Kliko butonin e duhur. Nëse ju doni që Accesss-I tështonj kyç primar, klikoni Let Access Add Primary key.Nëse doni të shtoni kyç primar Choose My OwnPrimary Key dhe pastaj kliko shigjetën-poshtë dhezgjidhni fushë që dëshironi të përdorni si Key Field.Nëse ju nuk dëshironi të shtoni një kyç primar, kliko NoPrimary Key.


Emri i tabelës suaj

1. Shkruani emrin që ju dëshironi ti jepni tabelës suaj.2. Klikoni Finish. Access-i lëvizje në faqen tjetër.3. Kliko Close. Access-i importon tabelën.

Modifiko një tabelë

Pasi ta keni krijuar një tabelë, ju mund të kenë nevojëpër të ndryshuar atë. Ju mund të fshini kolona, shtoni kolona, ose lëvizin kolona.

Fshije Columns

Mundësia Fshij përhershme fshin kolona dhe të gjitha tëdhënat që përmbahen në to. Ju nuk mund të fshini ndrequrnjë kolonë.

Për të fshirë kolona:

1. Kliko për të zgjedhur një kolonat që doni të fshini.2. Aktivizo skedën datasheet.3. Kliko Delete në seksionin Fields & Columns.4. Klikoni Yes.

Shto kolona

Për të shtuar një kolonë para një kolonën të zgjedhur.Për të shtuar një kolonë:1. Kliko në krye të kolonës para së cilës ju dëshironi të

shtoni një kolonë.2. Aktivizo skedën datasheet.3. Kliko insert në seksionin Fields & Columns. Access-I

shton një kolonë të re.

Këshillë: Nëse ju klikoni me të djathtën në një emërtim kolonë, ju mund të përdorni menunë që shfaqetpër të futur apo fshirë kolona.

Për të fshirë një kolonë:


Faqe | 23

1. Klikoni me të djathtën kreun e kolonës që doni të fshini.2. Kliko delete Column.

Për të futur një kolonë:1. Klikoni me të djathtën kreun e kolonës para së cilës ju dëshironi të vendosni një kolonë.2. Kliko Insert Column.

Lëvizur e një kolone

Ju mund të përdorni opsionin Move për të lëvizur një shtyllë nga një vend në një tjetër.Për të lëvizur një shtyllë:

1. Leviz treguesin tuaj të mausit mbi vijën horizontale nën etiketën e kolonës. Treguesin tuaj të mausit kthehetnë një kryq me shigjeta në të katër nanët.

2. Shtypni butonin e majtë mouse tuaj3. Kliko dhe terhiq fushë në vend të ri. Një linjë e errët shfaqet në vend të ri.4. Lironi butonin e mausit. Access-i lëviz kolonën.

Leviz rreth një Tabelën

Access-i ofron disa metoda për të lëvizur rreth një tabele. Në skedën Home, ka një buton Go To. Kur ju klikoniatë, një menu e opsioneve duket. Ju mund të përdorni menunë për të shkuar në rekordin e parë, më parshmin,pasuesin ose të fundit në tabelën tuaj. Ju mund të klikoni opsionin New për të shtuar një rekord të ri. Ju mund tëpërdorni edhe çelësat të veçantë dhe shiritin e navigimit në Access për të lëvizur rreth një tabele. Navigation Barshfaqet në fund të tabelës.

Përorimi i butonit GO TO për të lëvizë në njëtryezë:

1. Aktivizo skedën Home.2. Klikoni butonin Go To.3. Click First për të shkuar në rekordin e parë, Previous për të shkuar në rekordin e mëparshëm, Next për të

shkuar në rekordin tjetër, Last për të shkuar në rekordin efundit, apo e New për të krijuar një rekord të ri.

Këshillë: Ju mund të krijoni një rekord të ri dukezgjedhur skedën Home dhe pastaj duke klikuar New nëseksionin Records.

Përdorimi i tastave për të lëvizur rreth një Tabele :

Tasti VeprimTab Lëviz në fushën tjetër në të djathtë. Nëse ju jeni në një rekord në fushë të fundit, lëviz

në një rekord tjetër. Nëse ju jeni në të dhënat e fundit në një tabelë, krijon një rekord tëri.

Shigjeta majtas Lëviz në fushë tjetër në të majtë. Nëse ju jeni në fushën e parë, ju çon në rekord tëmëparshëm.

Shift + Tab =Shigjeta majtas

Lëviz në fushën e mëparshëm. Nëse ju jeni në fushën e parë, ju shkon me rekord tëmëparshëm.

Shigjeta djathtas =Tab

Lëviz në fushë tjetër. Nëse ju jeni në fushë të fundit në një rekord, lëviz në rekord tjetër.Nëse ju jeni në të dhënat e fundit në një tabelë, krijon një rekord të ri.

Shgjet lartë ngjitet një rekord.

Shigjet Poshtë zbret një rekord.

Ctrl + + Krijon një rekord të ri.


Faqe | 24

Përdorimi i shiritit të navigimit për të lëvizur rreth një tabele :

1 Shko tek Regjistrimi i Parë2 Shko tek rekordi i mëparshëm3 Të dhënat aktuale4 Shko tek rekordi tjetër5 Shko tek Recordi i Fundit6 Krijo një Record të ri (bosh)

Zgjidh kolona dhe rreshta

Para se të mund të kryejmë një operacion në një kolonë aporresht, ju duhet të zgjidhni atë. Për të zgjedhur një kolonë,klikoni kreun e kolonës. Për të përzgjedhur disa kolona, klikoninë krye të një kolone dhe pastaj terhiq. Për të përzgjedhur njërresht, klikoni zonën bosh në të majtë të rreshtit. Për tëpërzgjedhur disa rreshtave, klikoni zonën bosh në të majtë tënjë rresht dhe pastaj terhiqe. Për të zgjedhur të gjithë tabelën,kliko butonin Select enter table në këndin e sipërm në të majtëtë tabelës.

Fshije një Record

Në qoftë se një rekord është gabim, ju mund të fshini atë.Për të fshirë një rekord:

1. Zgjidhni rekordin që doni të fshini.2. Aktivizo skedën Home.3. Kliko delete në seksionin Records.4. Klikoni butonin Yes.Ose• Zgjidhni rekordin që doni të fshini.• Klik me të djathtën.• Kliko delete Record.• Klikoni butonin Yes.

Ridimesiono një kolonë ose rresht

Nëse informacioni në një kolonë apo rresht nuk shfaqet i gjithë, ju mund të dëshironi të bëni kolonë/rreshtinmë të gjerë/Lartë. Nëse ju doni që të përshtatet më shumë informacion në ekran, ju mund të dëshironi të bëni njëkolonë apo rresht më të vogël. Në secilin rast, ju mund të klikoni dhe terhiq për të rritur apo ulur gjerësi apolartësi kolonës apo rreshtit.

Për të ndrysho një kolonë apo rresht:

1. Vendos kursorin mbi vijën që ndan dy kolona ose dy rreshtat. Kursori kthehet në një vijë me shigjetë në tëdyja anët.

2. Mbajeni të shtypur butonin e majte te mausit dhe terhiq për të rritur apo ulur gjerësinë e një kolonë oselartësia e rreshtit.


Faqe | 25

Mësimi 4: Sorting, Filtering, dhe krijimin e marrëdhënieve

Ju mund të rendisni të dhënat e Access-it në mënyrë që ju mund të shikoni të dhënat në rendin që ju dëshironi përtë parë ato, dhe ju mund filtroni të dhënat në mënyrë që ju të shihni vetëm të dhënat që ju doni të shihni. Ky mësimna mëson se si të rendisim dhe të filtrojmë një tabelë në Access.

Të dhënat e Access-it janë të ruajtura në tabela të shumta. Relationships bashkohen tabelat së bashku kështu qëju mund të punoni me të dhënat nga tabela të shumta. Ky mësim gjithashtu mëson se si të krijoni Relationships.

Rendit një tabelë

Me renditje (Sorting), ju mund të vendosni informacionin një kolonë në rendin alfabetike, numerike, apo datë. Jumund të zgjidhni rendin në ngjitje (alfabetik nga A tek Z, numrin më të ulët për numrin më të madh, datën më tëhershme për datën e fundit) ose rendin zbritës (alfabetik nga Z në A, numrin më të lartë për numrin më të ulët, datëtë fundit për datën më të hershme). Ju gjithashtu mund të zgjidhni renditje brenda një renditje. Për shembull, jumund të rendisni sipas shteteve dhe më pas rendisni brenda secilit shtet sipas qytetit.

Për të shtuar një renditje:

1. Klikoni etiketën e kolonës që ju dëshironi të rendisni.2. Aktivizo skedën Home.

3. Kliko buttonimn Ascending or Descendingnë seksionin Sort & Filter. Access-I rendit kolonën nërendin që zgjodhëm ritës ose zbritës.

Për të hequr një renditje:

1. Aktivizo skedën Home.

2. Kliko buttonin Clear All Sorts në seksionin Sort & Filter. Access-i hap heq të gjitha llojet e renditjeve.

Filtrimi i një tabele

Ju mund të aplikoni një filtrim për të parë vetëm të dhënat që ju doni të shihni. Për shembull, nëse database juajpërmban studentët nga shtetet e DE, NJ, dhe PA dhe ju dëshironi të shihni vetëm studentët nga DE. Ju mund tëfiltroni të dhënat tuaja në mënyrë që vetëm studentët DE të shfaqen në ekran.

Çdo herë që aplikoni një filtër në një kolonë, ajo zëvendëson ndonjë filtër të mëparshme që keni aplikuar për këtëkolonë. Për shembull, nëse ju aplikoni një filtër që ju të shihni vetëm studentët në DE, dhe më pas aplikoni një filtërqë ju të shihni vetëm studentët në NJ, Access-i pastron filtrin e DE dhe pastaj aplikon filtrin NJ.

Ju mund të aplikoni filtra të shumë kolonave në tënjëjtën tabelë. Për shembull, duke aplikuar një filtëri parë në fushën e Shtetit dhe më pas në fushën embiemri, ju mund të shihni të gjithë studentët ngashteti DE të cilit kanë mbiemrin Adams.

Për të aplikuar një filtër:

1. Klikoni etiketën e kolonës që ju doni të filtroni.2. Aktivizo skedën Home.3. Klikoni butonin Filter. Një menu Appaers.4. Ç’shënjoni atë që ju nuk doni që të shfaqet,duke u siguruar që të jenë shënjuar vetëm artikujtqë ju doni të kontrollohen.5. Kliko OK. Access-i filtron të dhënat tuaja dhetregon fjalën Filtered në pjesën e poshtme tëdritares.


Faqe | 26

Për të hequr një filtër:1. Aktivizo skedën Home.2. Kliko Advanced në seksionin Sort & Filter.3. Kliko Clear All Filters. Access-i heq të gjitha filtrat ju keni aplikuar.

Këshillë: Pasi ta aplikoni një filtër, ju mund të përdorni butonin Toggle Filter përtë zbatuar ose moszbatuar filtrin.

Aplikoni një Filter të specializuara

Përveç kërkim të thjesht të një vlere të veçantë, ju mund të aplikoni disa filtra të specializuar. Për shembull, jumund të gjeni të gjitha të dhënat që nuk janë të barabarta me vlerën që keni dhënë ose ju mund të gjeni të gjithatë dhënat që bien në mes të dy datash. Më poshtë janë dhënë listat e filtrave të specializuara.

Filtra Teksti

Barabartë / Equals Gjen çdo rekord në tabelën ku vlera e fushës është e barabartë me vlerën që hynë.

Nuk ka të barabartë / Does Not Equal Gjen çdo rekord në tabelën ku vlera e fushës nuk është e barabartë me vlerën që hynë.

Fillon me / Begins With Gjen çdo rekord në tabelën ku vlera e fushës fillon me vlerën ju shkruani.

Nuk Filloni Me / Does Not Begin With Gjen çdo rekord në tabelën ku vlera e fushës nuk fillojn me vlerën ju shkruani.

Përmban / Contains Gjen çdo rekord në tabelën ku vlera e fushës përmban vlerën që ju shkruani.

Nuk përmban / Does Not Contain Gjen çdo rekord në tabelën ku vlera e fushës së nuk përmban vlerën që ju shkruani.

Mbaron Me / Ends With Gjen çdo rekord në tabelën ku vlera e fushës përfundon me vlerën që ju shkruani.

Nuk përfundon me / Does Not End With Gjen çdo rekord në tabelën ku vlera e fushës nuk përfundojë me vlerën që ju shkruani.

Filtra Numri

Barabartë / Equals Gjen çdo rekord në tabelën ku vlera e fushës është e barabartë me vlerën që hynë.

Nuk ka të barabartë / Does Not Equal Gjen çdo rekord në tabelën ku vlera e fushës nuk është e barartë me vlerën që hynë.

Më i vogël se sa/Less Than Gjen çdo rekord në tabelën ku vlera e fushës është më pak se vlera që ju shkruani.

Më i madh se sa /Greater Than Gjen çdo rekord në tabelën ku vlera e fushës është më i madh se vlera që ju shkruani.

Ndërmjet / Between Gjen çdo rekord në tabelën ku vlera e fushës është midis vlerave të ju shkruani.

Filtra Date

Barabartë / Equals Gjen çdo rekord në tabelën ku vlera e fushës është e barabartë me datën që ju shkruani.

Nuk ka të barabartë / Does Not Equal Gjen çdo rekord në tabelën ku vlera e fushës nuk është e barabartë me datën që jushkruani.

Para /Before Gjen çdo rekord në tabelën ku vlera e fushës është para datës që ju shkruani.

Më parë se sa/Greater Than Gjen çdo rekord në tabelën ku vlera e fushës është më i madh se (vjen pas) datës që jushkruani.

Ndërmjet /Between Gjen çdo rekord në tabelën ku data e fushës është ndërmjet datave që ju shkruani.

Të gjitha Datat në një periudhë /All Dates in a Period

Gjen çdo rekord në tabelën ku data e fushës është në periudhën që ju shkruani.


Faqe | 27

Për të aplikuar një filtër të specializuara

1. Kliko Emrin e kolonës.2. Aktivizo skedën Home.3. Klikoni butonin Filter.4. Klikoni tipi+filter (psh TEXT FILTERS)5. Klikoni opsionin e filtrimit që ju dëshironi. Hapet dritarjaCustom Filter6. Shkruani informacionin që dëshironi.7. Kliko OK. Access-i filtron të dhënat tuaja dhe tregonopsionin Filtered në pjesën e poshtme të dritares.

Fshih Columns

Mund të ketë raste kur ju dëshironi për të mos shfaqur një kolonë të caktuar ose një grup kolonash. Nëraste të tilla, ju mund të fshehin përkohësisht kolonën ose kolonat nga shfaqja. Më vonë, në qoftë se judoni të shfaqen përsëri ato kolonë, ju mund ti bëni përsëri që të shfaqen.

Për të fshehur kolona:

1. Zgjidhni kolonat që dëshironi të fshihni.2. Aktivizo skedën Home.3. Klikoni butonin More në seksionin Records.4. Kliko Hide Columns. Access-i fsheh kolonat qëkeni zgjedhur.Ose1. Zgjidhni kolonat që dëshironi të fshihni.2. Klikoni me të djathtën.3. Kliko Hide Columns.

Për të bërë të dukshme kolonat:

1. Aktivizo skedën Home.2. Klikoni butonin More në seksionin Records.3. Klikoni Unhide Columns.4. Zgjidhni kolonat që dëshironi të ribëhen të dukshme.5. Kliko Close. Access-i shfaq kolonat që ju zgjodhët.ose1. Klikoni me të djathtën ndonjë emërtim kolone.2. Kliko Unhide Columns.3. Zgjidhni kolonat që dëshironi të ribëhen të dukshme4. Klikoni butonin Close. Access-i shfaq kolonat që ju zgjodhët.

Ngrirja e kolonave

Nëse Tabela e juaj ka një numër të madh të shtyllave, ju mund të dëshironi të ngrini kolona në mënirë qëkolonat e ngrira të qëndrojë në pamje edhe kurr ju shkoni nëpër faqe. Për shembull, nëse ju keni njëTabelë nxënësish dhe ju doni Numrin e amzës, Emrin dhe Mbiemrin të mbeten në ekran edhe pse ju


Faqe | 28

shkoni nëpër tabelë në kolona të tjera larg emrit dhe mbiemrit, ju mund të ngrini kolonat Numrin eamzës, Emrin dhe Mbiemrin. Kur ju ngrijë një kolonë, Access e lëviz atë në anën e majtë të tabelës tuaj.Nëse ju dëshironi që ajo të mbetet atje, ju duhet të ruani tabelën.

Për të ngrirë kolona:

1. Zgjidhni kolonat që dëshironi të ngrijnë.2. Aktivizo skedën Home.3. Klikoni butonin More në seksionin Records.4. Kliko Freeze. Access-i ngrin shtyllat. Edhepse ju lëvizni nëpër tabelë shkoni se, shtyllat engrira mbeten të palëvizshme.

Për rishkrirjen e kolonave:

1. Aktivizo skedën Home.2. Klikoni butonin More në seksionin Records.3. Kliko UnFreeze. Access heq ngrirjen e kolonave.

Formatimi një tabelave

Ju mund të përdorni karakteristika në seksioni Font në skedën Home për të aplikuar një shumëllojshmëritë formateve në tabelën tuaj.

Formati i një tabele

Buton Funksion

Aplikon një font në të gjitha të dhënat në një tabelë.

Aplikon një madhësi të shkronjave në të gjitha të dhënat në një tabelë.

Bold-on (thekson) të gjitha të dhënat në një tabelë.

Pjerëson të gjitha të dhënat në një tabelë.

Nënvizon të gjitha të dhënat në një tabelë.

Pozicionon majtas një kolonë.

Pozicionon djathtas një kolonë.

Pozicionon në qendër një kolonë.

Ndryshon ngjyrat e shkronjave.

Ndryshon ngjyrat e sfondit. Në default, ngjyra e sfondit është e bardhë.

Ndryshon vijëzimin e tabelës. Vijëzon kolona dhe rreshtave të veçanta. Ky opsion ju lejonpër të vijëzuar vetëm kolonat (vertikale), vijëzuar vetëm rreshtat (horizontal), vijëzuarkolonat dhe rreshtat.

Alternon ngjyrat. Për shembull, në një datasheet rresht të shfaqen në një ngjyrë të alternuara.


Faqe | 29

Për të theksuar, pjerësuar ose nënvizuar:

1. Vendi kursorin kudo në tabelë.2. Aktivizo skedën Home.3. Klikoni butonin për formatin që dëshironi të aplikoni.

Pozicionimi majtas, djathtas, ose qendër:

1. Vendi kursorin kudo brenda kolonën që ju doni të majtë lidhur, right-lidhur, apo qendër.2. Aktivizo skedën Home.3. Klikoni butonin për formatin që dëshironi të aplikoni.

Për të ndryshuar fonte-t, madhësinë e fonteve , ose gridlines (vijat e tabelës):

1. Vendi kursorin kudo në Tabelë.2. Aktivizo skedën Home.3. Klikoni shigjetën-poshtë për të drejtën e opsionit që ju doni të aplikoni.4. Zgjidhni opsionin që ju dëshironi. Access-i ndryshon fontin, madhësinë e shkrimit ose gridlines.

Për të ndryshuar ngjyrën e font-it, ngjyrën e sfondit, ose ngjyra alternativ:

1. Vendi kursorin kudo në Tabelë.2. Aktivizo skedën Home.3. Klikoni shigjetën-poshtë për të drejtën e opsionit që ju doni të aplikoni.4. Zgjidhni ngjyra që ju dëshironi. Access-i e ndryshon ngjyrën e font-it apo ngjyrat të alternuara.

Llogaritja e Totalit (ose një funksion tjetër)

Në skedën Home, ju mund të përdorni butonin Total në seksionin Records për të llogaritur shumën,mesataren, numërimin, minimumin, maksimumin, devijimin standard ose mospërputhjen e një numri fushe;numërin, mesatar, maksimum apo minimum prej të dhënave të një fushë, apo numërimi e të dhënave të njëfushe tekst.

Për të llogaritur totalin:1. Hap tabelën apo pyetsorin për të cilën ju doni tëllogaritni totalin.2. Aktivizo skedën Home.3. Klikoni butonin Totals në seksionin Records.Një linjë Totali shfaqet në pjesën e poshtme të tabelës apopyetsorit.4. Kliko në linjë Total nën kolonën që ju doni totalin. Njëshigjetë poshtë-shfaqet në anën e majtë të fushës.5. Klikoni shigjetën-poshtë dhe pastaj zgjidhni funksioninqë ju dëshironi për të kryer. Access-i kryen llogaritjen dhetregon rezultatet në kolonën e duhur në radhën Total.

Gjeni dhe zëvendësoni

Nëse keni nevojë për të gjetur një seguencë të karaktereve, një fjalë apo një frazë në një tabelë apo fushë, ju mundtë përdorni komandën Find. Në Access, me komandën find gjenden tre opsione: Ju mund të gjeni të gjitha restet nënjë tabelë apo fushë që përputhen me një sekuencë, të gjitha rastet që fillojnë me një sekuencë, apo të gjitha rastetqë përmbajnë një sekuencë. Për shembull, ju mund të gjeni të gjithë studentët me emrin Smith, të gjithë studentët tëcilëve emri ju fillon me S, ose të gjitha restet 08 kudo në këtë fushë.

Pasi ju të gjeni fjalën, frazën, apo sekuencën gjat kohës që ju jeni në kërkim për të, ju mund të zëvendësojë atë menjë rend të ri të karaktereve duke ekzekutuar komandën Replace.


Faqe | 30

Për të bërë një gjetje:

1. Vendos kursorin në kolonën që ju doni të kërkoni.2. Aktivizo skedën Home.Klikoni butonin Find në seksionin Find.4. Aktivizo tab Find.5. shkruaj atë që ju doni të gjeni në atë fushë.6. Zgjidhni emrin e tabelës që ju doni të kërkoni në Look In në qoftë se ju doni të kërkoni të gjithë tabelën osezgjidhni emrin e fushës që keni zgjedhur në hapin 1 në qoftë se ju donitë kërkoni atë fushë. Nëse ju doni të kërkoni në një fushë tjetër, klikoninë atë fushë dhe pastaj zgjidhni atë në Look In .7. Zgjidhni Any Part Of Field në qoftë se ju dëshironi të kërkoni kudobrenda një fushe, zgjidhni Whole Field në qoftë se ju doni fushë për tëgjetur karakterin që keni futur, ose zgjidhni Start Of Field në qoftë seju doni këtë fushë për të filluar me një sekuencë të karaktereve që kenihyrë.8. Zgjidhni All në fushën Serche në qoftë se ju doni të kërkoni në të tërë tabelën, Up të kërkojnë deri nëvendndodhjen tuaj të tanishme, ose Down për të kërkuar nga vendndodhjen tuaj e tanishme deri në fund.9. klikoni Find Next për të filluar kërkimin tuaj. Access-i i gjen hyrjen e parë që përputhet me kriteret tuaja tëkërkimit. Klikoni Find Next për të gjetur rastet e tjera.

Shënim: Nëse ju doni të gjeni dhe të zëvendësoni, ndiqni hapat 1 deri 3 dhe pastaj aktivizoni butoninReplace. Në fushën Replace With shkruani karakteret që dëshironi të përdorni për të zëvendësuar atë që ju tëgjeni. Plotësoni fushat e tjera njësoj si ju do të bënit në qoftë se keni qenë duke bërë një Gjetje. klikoni Find Nextpër të gjetur frazën e parë për të cilin ju po kërkoni. Kliko Replace për të zëvendësuar atë. Kliko Replace All përtë zëvendësuar të gjitha rastet.

Krimi i Relationships (marrëdhënie)Në Access, ju ruani të dhënat në tabela të shumta dhe pastaj të përdorin Relationships për t'i bashkuar tabelat.

Pasi ta keni krijuar Relationships, ju mund të përdorni të dhëna nga të gjitha tabelat e lidhura në një pyetje, formë,apo raport.

Një kyç primar është një fushë apo kombinim unik fushash që identifikon çdo rekord në një tabelë.Një kyç i huaj është një vlerë në një tabelë që duhet të përputhen me kyç primar në një tabelë tjetër.Ju përdorni çelësat primar dhe çelësat e huaj për të bashkuar tabelat së bashku, me fjalë të tjera, keni përdorur

çelësat primar dhe çelësat e huaj për të krijuar Relationships.Ka dy lloje Relationships të vlefshme: një-me-një dhe një-me-shumë.Në një marrëdhënie një-me-një, për çdo ndodhje të një vlerë në tabelën A, gjendet vetëm një përputhje e asaj

vlere në tabelën B, dhe për çdo ndodhjes të një vlerë në tabelën B, gjendet vetëm një përputhje e asaj vlere nëTabela A. Relationships një-me-një janë të rralla, sepse nëse ka marrëdhënie një-për-një, të dhënat zakonishtrezervohen në një tabelë të vetme. Megjithatë, Relationships një-me-një mund të ndodhë kur të doni për të ruajturinformacion në një tabelë të veçantë për arsye sigurie, kur tabela të ketë një numër të madh të fushave, ose përarsye të tjera.

Në një Relationships një-me-shumë, për çdo ndodhje të një vlerë në tabelën A, mund të jetë zero ose më shumëvlera të përputhen në tabelën B, dhe për çdo ndodhje të një vlere në tabelën B, nuk mund të jetë vetëm një dukuriqë përputhet në tabelën A .

Kur tabela të ketë një Relationships një-me-shumë, tabelat me vlera quhen tabelat fillestare dhe tabelat ebashkuar quhen tabela të lidhura. Integritetit Referimit siguron se vlefshmëria e marrëdhënieve mes dy tabelave tëmbetet e paprekur. Ajo ndalon ndryshime në tabelën fillestare që do të zhvlerësojë një hyrje në tabelën e lidhur. Përshembull, një shkollë ka nxënës. Çdo nxënës mund të bëjë pagesa të ndryshme, por secila pagesës mund të jetëvetëm nga një student. Tabela Studentët është tabela fillestare dhe tabela e pagesave është tabel e lidhur.

StudentëtID Student Mbiemër EmërKey fillore1 John Farkëtues2 Shënoje Adams3 Valerie Kilm

PagesatID Pagesa ID Student Shuma shkak Shuma e paguarKyç primar Kyç i huaj1 1 500 5002 2 700 3003 3 500 2504 2 400 3005 3 250 250


Faqe | 31

Nëse ju fshini ID Student 1 nga tabela Studentëve, Student ID 1 nuk është më e vlefshme në tabelën e Pagesave.Integriteti referencial ju pengon fshirjen e ID Student 1 nga tabela Studentëve. Gjithashtu, nëse ID student tëvlefshme janë vetëm 1, 2, dhe 3, integriteti referencial ju pengon hyrjen e vlerës 4 në fushën ID Student nëtabelën e Pagesave.

Një kyç i huaj pa një referencë parësore kyç quhet jetim. Integriteti referencial ju pengon krijimin e një jetimi.

Për të krijuar marrëdhënie:1. Mbyll të gjitha tabelat dhe format. (Djathtas-klikoni në butonine çdo objekt. Kliko Close All.)2. Aktivizo skedën Database Tools.3. Kliko butonin Relationships në seksionin Show / Hide.4. Nëse diçka duket në dritare Relationships, kliko butonin ClearLayout në seksionin Tools. Nëse të kërkohet, klikoni Yes.

5 Klikoni butonin Show Table në grupin e Relationships.6. Aktivizo skedën Tables në qoftë se marrëdhëniet tuaja do të bazohetnë tabela, aktivizoni skedën Queries në qoftë se marrëdhëniet tuaja dotë bazohet në pyetje, apo aktivizo skedën Both, në qoftë semarrëdhëniet tuaja do të bazohet në të dyja.7. Double-click çdo tabelë apo pyetje që dëshironi të përdorni për tëndërtuar një marrëdhënie. Tabelat duket në dritaren Relationships.8. Klikoni butonin Close për të mbyllur dialog box-in Show Table.9. Tërhiq kyçin primar nga tabela fillestare mbi kyçin e huaj në tryezënku kërkohet lidhja. Pasi ta tërhiqni kyç primar në tryezën e lidhjes,ndryshon kursorin në një shigjetë. Sigurohuni që Shigjeta të jetë nëçelësin e huaj. Dialog box-I Edit Relationships shfaqet.10. Kliko checkbox Enforce Referential Integrity.11. Kliko Create. Access-i krijon një marrëdhënie mes tabelave një-tek-Shumë12. Klikoni butonin Save në shiritin Quick Access për të ruajturmarrëdhënien.

Këshillë: Kur keni krijuar një marrëdhënie, ju mund të shikoni tabelën e lidhur si një subdatasheettë tabelës primar. Hap tabelën primare dhe kliko plus (+) në kolonën e majtë tani. Shenja plus kthehet nënjë minus (-). Nëse dialog box-i Insert Subdatasheet hapet, kliko tabelën që ju dëshironi për të parë si njësubdatasheet dhe pastaj klikoni OK. Access-i tregon subdatasheet çdo herë që Klikoni shenjën plus nëkolonën e majtë. Klikoni shenjën minus për të fshehur subdatasheet.

Këshillë: Pasi një marrëdhënie është krijuar mes dy tabelave, ju duhet të fshini marrëdhënien parase të mund të bëni ndryshime në fushat në të cilat marrëdhënia është bazuar.

Për të fshirë një marrëdhënie:1. Kliko linjë që lidh tabelat.2. Shtypni tastin Delete.

Këshillë: Kur keni krijuar një kolonë lookup, Access krijon një marrëdhënie mes tabelave.


Faqe | 32

Mësimi 5: Krijimi Queries (pyetsorve) në Microsoft Access

Ju mund të përdorni një pyetje për të parë një nënbashkësi të të dhënave tuaja ose për t'iu përgjigjurpyetjeve në lidhje me të dhënat tuaja. Për shembull, nëse ju doni të shikoni listën e emrave të studentëvedhe adresat e-mail, por ju nuk duan të shohin adresat dhe të dhëna të tjera, ju mund të krijoni një pyetje qëtregon vetëm emrin, mbiemrin dhe adresën email të studentit. Përndryshe, nëse doni të dini cilët studentëjetojnë në DE, ju mund të kufizoni listën tuaj të këtyre studentëve. Ky mësim ju mëson se si të krijoni njëQueries (pyetje).

Hapja e Tabelave ose Queries në Query Design View

Një pyetje mund të bazohet në tabela apo në pyetje të tjera. Për të krijuar një pyetje, ju hapni tabelat apopyetje në të cilat ju do të bazoni kërkesën tuaj Query Design view, dhe pastaj të përdorin Design view përtë krijuar pyetjen tuaj. Ju pastaj klikoni butonin Run për të shfaqur rezultatet. Ju mund ta ruani pyetjenpër përdorim të mëvonshëm.

Hapja e tabelave/pyetjeve në Query Design:

1. Aktivizo skedën Create.2. Klikoni butonin Query Design në grupin e Other.3. Aktivizo skedën Tables në qoftë se ju doni tëbazoni pyetjen tuaj në tabela, aktivizoni skedënQueries nëse doni të bazoni pyetjen tuaj në pyetjetë tjera apo të aktivizuar kedën Both, nëse doni tëbazoni kërkesën tuaj në të dy, tabelat dhe pyetjet.4. Klikoni për të zgjedhur në tabelën apo pyetjennë të cilën ju doni të bazoni pyetjen tuaj.5. Kliko Add. Tabela shfaqet në dritare.

a. Klikoni për të zgjedhur një tabelë apo pyetje tjetër në të cilën ju doni të bazoni pyetjen tuaj.b. Vazhdo duke klikuar tabela apo pyetje deri sa të keni të gjitha tabelat dhe pyetje që ju planifikoni të përdorni.

6. Kliko Close. Access-i ndryshon pamjen në Query Design.

Shfaq të gjitha të dhënat dhe të gjitha fushat

Në pamjen Query Design, çdo tabelë ka një opsion që julejon për të shfaqur të gjitha fushat dhe të gjitha shënimetnë një tabelë.

Ky opsion shfaqet në linjën field në menunë drop-downsi emri i tabelës ndjekur nga një yll (tablename*.).

Për të shfaqur të gjitha të dhënat dhe të gjitha fushat:

1. Hap një tabelë apo pyetje në pamjen Query Design.2. Kliko shigjetë-poshtë në fushën e parë në rreshtin field dhepastaj zgjidhni emrin e tabelës I ndjekur nga shenja *.Emri i Tabelës shfaqet në linjë Table:.3. Klikoni butonin Run. Access-i Rinxjerr të gjitha fushat dheshënimet për tabelën dhe tregon ato në pamjen datasheet.

Ndryshimi nga Datasheet View në Query Design View

Pasi ju krijuat një pyetje, ju lehtë mund të ndryshonipërsëri në Query Design View dhe të bëni ndryshime në pyetjen tuaj ose të krijojnë një pyetje të re.


Faqe | 33

Për të ndryshuar pamjen në Query Design:

1. Aktivizo skedën Home.2. Klikoni shigjetën-poshtë poshtë View në grupin Views.3. Click Design. Access-i ndryshime në pamjen në Query Design.Ju, tani, mund të ndryshoni pyetjen tuaj.

Këshillë: Ju mund të klikoni butonin Design në cepin poshtë-djathtas të dritares Access për të ndryshuar pamjen në Design View

Merr një kolonë më vete

Ju mund të përdorni një pyetje Access për të tërhequr një kolonë të

vetme të të dhënave. Në vend të zgjedhjes Opsionintablename*. Në linjë Field në pamjen Query Design zgjedhniemrin e fushës që ju dëshironi për të tërhequr.

Për të marrë një kolonë të vetme:

1. Hap një tabelë apo pyetje në Query Design View.2. Zgjidhni emrin e fushës që dëshironi në linjë Field.3. Klikoni butonin Run. Access-i rinxjerr kolonën ju zgjodhët.

Rifito kolona të shumta (Columns Multiple)

Ju mund të përdorni një pyetje në Access për tëtërhequr kolona të shumta të të dhënave.Në linjë Field në pamjen Query Design, zgjedhni

emrin e fushës për çdo fushë që ju dëshironi për tëtërhequr në mënyrë që ju dëshironi për të tërhequr ato.

Për të tërhequr kolona të shumta:

1. Hap një tabelë apo pyetje në Query Design View.2. Zgjidhni emrat në fushës që ju dëshironi për të tërhequrnë mënyrë që ju dëshironi për të tërhequr ato.3. Klikoni butonin Run. Access-i Rinxjerr kolonat që juzgjodhët.

Rendit një Query

Kur krijimin e një pyetje, ju mund të rendisni rreshtat në ngjitje ose zbritës duke zgjedhur opsionin që judëshironi në rreshtin Sort në Query Design View.

Për të kryer një renditje:

1. Hap një tabelë apo pyetje në pamjen Query Design.2. Zgjidhni emrat e fushave që ju dëshironi për të tërhequrnë mënyrë që ju dëshironi për të tërhequr ato.3. Nën këtë fushë që ju dëshironi për të zgjidhur, klikoshigjetën-poshtë dhe pastaj zgjidhni renditjen Ascending(në ngjitje) ose Descending (në zbritje).4. Klikoni butonin Run. Access-i rinxjerr shtyllat që juzgjodhët dhe shfaq rreshtat në mënyrën që ju kenispecifikuar.


Faqe | 34

Sort Columns shumëfishta në një Query

Siç keni mësuar në seksionin e mëparshëm, ju mund të rendisni rreshtat në query-n tuaj. Ju gjithashtumund të krijojnë renditje brenda një renditjeje. Për shembull, ju mund të rendisni sipas qytetit dhe më pasbrenda një qyteti, ju mund të rendisni sipas mbiemrit dhe më pas simbas emrit. Ju specifikoni renditjen nëmënyrë që ju doni të ndodhë renditja. Nëse ju doni për të zgjidhur sipas qytetit dhe pastaj sipas mbiemritbrenda një qyteti dhe pastaj sipas emrit, keni hyrë në renditjen me rendin e mëposhtëm: qyteti, mbiemri,emri. Porosinë tuaj lloj nuk mund të pajtohen me rendin në të cilën ju doni të shfaqur fusha. Në një rast tëtillë, ju mund të përdorni fusha që nuk shfaqin të hyjnë në porosinë tuaj renditjes.

Për të parandaluar një fushë nga shfaqja, deselect kutinë Show në rreshtin Show.

Për të zgjidhur kolona të shumta:

1. Hap një tabelë apo pyetje në Query Design View.2. Zgjidhni emrat e fushave që ju dëshironi për të tërhequrnë mënyrë që ju dëshironi për të tërhequr ato.3. Zgjidhni emrat e fushave që ju doni të rendisni nëmënyrë që ju dëshironi për të renditur.4. Sipas fushat që ju doni të rendisni, zgjidhni Në ngjitje oseNë zbritje (Ascending or Descending).5. Deselect butonin Show për shtyllat që ju nuk dëshironi tëshfaqen.6. Klikoni butonin Run. Access-i Rinxjerr shtyllat që juzgjodhët dhe shfaq rreshtat në mënyrë që ju të specifikuat.

Rifitoj Records Specifike

Në shembujt e deri tani, ju keni qenë retrieving të gjithëregjistrat (rreshtat) në tabelën tuaj. Ju mund të, megjithatë,mund të përcaktojë që të dhënat që ju dëshironi të rifitoj. Përshembull, ju mund të marrim vetëm ato studentë të cilëtjetojnë në DE, vetëm studentëve të cilit numri i studentëveështë 5, apo vetëm ata nxënës të cilëve data e lindjes është2/16/88.

Ju përdorni operatorët logjike të tilla si = (barabartë), <> (joi barabartë),> (e madhe se), apo <(më pak se) të kufizojë tëdhënat e ju rigjej. Për shembull, nëse ju vetëm dëshironi tëekranit studentët që jetojnë në DE, të hyjë = "DE" nëkolonën e Shtetit në linjë Kriteret. Hyrje dhe përdorim i vetëm që do të rifitoj shënime ku vlera nëkolonën e Shtetit është e barabartë me DE. Kriteret e përzgjedhjes nuk janë raste të ndjeshme, kështu qëdo të rifitoj Access shënime ku hyrja është e DE, de, De, ose de.

Operatorët logjikOperator Kuptim Lloji Fusha Format Hyrja

= E barabartë me CharacterNumberDate

= "DE"= 5= #2/16/88#

<> Nuk është e barabartë me CharacterNumberDate

<> "DE"<> 5<> #2/16/88#

> Më i madh se CharacterNumberDate

> "DE"> 5> #2/16/88#

>= Më i madh se ose e barabartë me CharacterNumberDate

> = "DE"> = 5> = #2/16/88#


Faqe | 35

< Më pak se CharacterNumberDate

< "DE"< 5< #2/16/88#

<= Më pak se ose e barabartë me CharacterNumberDate

<= "DE"<= 5<= #2/16/88#

In Barabartë për çdo objekt në një listë CharacterNumberDate

In ("DE", "NJ")In (5, 9, 17)In (#2/16/88#, #2/3/90#, #12/15/88#)

Not In Nuk është e barabartë me çdo send nënjë listë

CharacterNumberDate

Not In ("DE", "NJ")Not In (5, 9, 17)Not In (#2/16/88#, #2/3/90#, #12/15/88#)

Between Midis dy vlerave,më i madh se ose e barabartë me një dhemë pak se ose e barabartë me të tjera

CharacterNumberDate

Between "C" And "F"Between 5 And 10Between #1/1/88# And #12/31/88#

Not Between Jo midis dy vlerave CharacterNumberDate

Not Between "C" And "F"Not Between 5 And 10Not Between #1/1/88# And #12/31/88#

Is Null Vlera është zhdukur nga fusha CharacterNumberDate

Is NullIs NullIs Null

Is Not Null Vlera nuk është zhdukur nga fusha CharacterNumberDate

Is Not NullIs Not NullIs Not Null

Like Ashtu si një model të specifikuar.* Do të thotë çdo seri karaktere.? nënkupton çdo karakter të vetme.

CharacterNumberDate

Like "S*"Like "1*"Not Applicable

Not Like Jo si një model të specifikuar.* Do të thotë çdo seri karaktere.? do të thotë karakter many vetme.

CharacterNumberDate

Like "S*"Like "1*"Not Applicable

Kur përdor Ashtu si dhe jo si kriteret, ku ju vejnë asterisk (*) ose pikëpyetje (?) Përcakton llojin eAccess search kryen. Like "Jo *" gjen të gjitha të dhënat në fushën që fillojnë me Jo. Ajo do të gjeniJones, Johnson, dhe Jordaninë. Like "* bir" gjen të gjitha të dhënat në fushë që në fund me djalin. Ajodo të gjeni Stevenson, Jackson, dhe Peterson. Ashtu si "* 456 *" gjen të gjitha të dhënat që përmbajnë456 kudo në këtë fushë. Ajo do të gjeni 456123789 123456789, e dhe 123789456. Sekuenca Like "? En"gjen të gjitha shënimet në terren tre karakter, ku personazhet e dytë dhe të tretë janë të en. Ajo do të gjeniBen, len, dhe Jen. Sekuenca Like "Jo?" Gjen të gjitha shënimet në terren tre karakterit ku shkronja eparë dhe të dytë janë Jo. Ajo do të kthehet Joe, gëzim, dhe Jon. Sekuenca Like "T? M" i gjen të gjithashënimet në terren tre karakterit ku shkronja e parë dhe të tretë janë të T dhe m. Ajo do të kthehet Tim,Tom, dhe TAM.

Për të marrë shënime të veçanta:


Faqe | 36

1. Hap një tabelë apo pyetje në pikëpamje Design Query.2. Zgjidhni emrat në terren që ju dëshironi për të tërhequr në mënyrë që ju dëshironi për të tërhequr

ato.3. Zgjidhni emrat në terren që ju doni të lloj nga në mënyrë që ju dëshironi për të zgjidhur.4. Sipas fushat që ju doni të lloj nga, zgjidhni Në ngjitje Në zbritje ose.5. Deselect butonin Show shtyllave për ju nuk duan të shfaqin.6. Shkruani me kriteret tuaja të përzgjedhjes në linjë Kriteret.7. Klikoni butonin Run. Qasja Rinxjerr shtyllat ju zgjodhi dhe shfaq rreshtat në mënyrë që ju të

specifikuar.

Të zbatojë kritere të shumtaJu mund të aplikoni kriteret shumta në të njëjtën tryezë. Nëse ju vendosni dy kritere në të njëjtën linjë,

Access vetëm që do të rifitoj të dhënat ku të dy kriteret janë plotësuar. Për shembull, nëse doni të gjithashënimet, ku shteti është i barabartë me "de", dhe emri i fundit është e barabartë me Smith, ju do tëvendosur në fushë të Shtetit për të = "DE" dhe fushë të fundit ndaj Emri = "Smith" dhe ju do vendosni dykriteret në të njëjtën linjë.

Nëse ju vendosni një sërë kriteresh në linjë Kriteret dhe serisë së dytë të kritereve në linjë Ose, Accessdo të rifitoj të dhënat nëse qoftë kriteret janë plotësuar. Për shembull, ju dëshironi të gjitha shënimet, kushteti është i barabartë me "de" ose emrin Fundit është i barabartë me Smith. Ju do të vendosur në fushë tëShtetit për të = "DE" dhe fushë të fundit ndaj Emri = "Smith" dhe ju do të vendosni një sërë kriteresh nëlinjë Kriteret dhe vendosur të tjera të kritereve për Ose linjë. Qasja do të sjellë përsëri të gjitha shënimet,ku shteti barabartë de dhe të gjitha të dhënat ku Mbiemri është e barabartë me Smith pa marrë parasysh seçfarë shteti është. Ju mund të shtoni deklaratat dhe shtesë dhe ose duke përdorur linjat nën Ose linjë. Përdhe klauzola, vendin kriteret në të njëjtën linjë, sepse Ose klauzolat, vendin kriteret në linjat e veçanta.


Faqe | 37

Për të aplikuar kritere të shumta:

1. Hap një tabelë apo pyetje në pikëpamje Design Query.2. Zgjidhni emrat në terren që ju dëshironi për të tërhequr në mënyrë që ju dëshironi për të tërhequr

ato.3. Zgjidhni emrat në terren që ju doni të lloj nga në mënyrë që ju dëshironi për të zgjidhur.4. Sipas fushat që ju doni të lloj nga, zgjidhni Në ngjitje Në zbritje ose.5. Shkruani me kriteret tuaja të përzgjedhjes në linjë Kriteret dhe linjës ose, sipas nevojës.6. Deselect butonin Show shtyllave për ju nuk duan të shfaqin.7. Klikoni butonin Run. Qasja Rinxjerr shtyllat ju zgjodhi dhe shfaq rreshtat në mënyrë që ju të

specifikuar.

Krijo një Query që përdor dy ose më shumë tabelatNëse ju doni për të parë të dhënat nga dy apo më shumë tavolina apo pyetje, ju mund të krijoni një

pyetje që tërheq të dhënat nga tabela të shumëfishta apo pyetje. Tabelat dhe pyetje nga të cilat ju pulldhënat tuaja duhet të ketë një marrëdhënie.

Për të krijuar një pyetje që përdor dy ose më shumë tabela:


Faqe | 38

1. Open tavolina dhe / apo pyetje ju doni të përdorni në funksion Design Query.2. Zgjidhni emrat në terren që ju dëshironi për të tërhequr në mënyrë që ju dëshironi për të tërhequr

ato.3. Zgjidhni emrat në terren që ju doni të lloj nga në mënyrë që ju dëshironi për të zgjidhur. Sipas

fushat që ju doni të lloj nga, zgjidhni Në ngjitje Në zbritje ose.4. Shkruani me kriteret tuaja të përzgjedhjes, nëse është e nevojshme (Nuk aplikohet në këtë

shembull).5. Deselect butonin Show shtyllave për ju nuk dëshironi të ekranit (Nuk aplikohet në këtë shembull).6. Klikoni butonin Run. Qasja Rinxjerr shtyllat ju zgjodhi dhe shfaq rreshtat në mënyrë që ju të

specifikuar.

Ruaj një QueryPasi ta keni krijuar një pyetje, ju mund ta ruani atë. Ju mund përsëritje një pyetje ruhen në çdo kohë.

Nëse ndryshoni të dhënat mbi të cilat është bazuar query shpëtoi, ju do të shihni ndryshimet kur jupërsëritje pyetjen.

Për të ruajtur një pyetje:


Faqe | 39

1. Klikoni butonin Save në shiritin e veglave Quick Access. Qasja kursen pyetje nëse ju jeni tëshpëtuar për herë të parë. Nëse ju jeni të shpëtuar për herë të parë, Save As dialog box duket.

2. Shkruani emrin që ju dëshironi të jepni pyetjen tuaj.3. Kliko OK. Qasja kursen pyetje. Ju tani mund të hyni në pyetje duke përdorur panelin Navigation.

Këshillë: Ju mund të ruani edhe me të drejtë-klikuar tab një pyetje dhe pastaj zgjedhjen ngamenuja Ruaj që shfaqet. Qasja kursen pyetje nëse ju jeni të shpëtuar për herë të parë. Nëse ju jeni tëshpëtuar për herë të parë, Save As dialog box duket. Shkruani emrin që ju dëshironi të jepni pyetje dhepastaj klikoni OK. Qasja kursen pyetje. Ju tani mund të hyni në pyetje duke përdorur panelin Navigation.

Këshillë: Pasi ta keni ruajtur një pyetje, ju mund të kandidojë atë me hapjen e sipër Navigationdhe pastaj duke klikuar emrin e pyetjes.

Modifiko një QueryPasi krijoi, një query mund të modifikohet. Thjesht hapni pyetje në funksion Design Query dhe të bëjë

ndryshime. Ju mund të shtoni kolona, të ndryshojë urdhrin e renditjes, ndryshojnë kriteret, dhe të bëjnëndryshime të tjera.

Në pikëpamje Design Query, grupi Query Setup ofron disa opsione që mund t'ju ndihmojnë. Përdornibutonin Insert Rows për të futur një rresht në zonën e kritereve. Kliko kudo në rresht para që ju dëshironipër të futur një rresht të ri dhe pastaj klikoni butonin Insert Rows.

Përdorni butonin Insert Columns për të futur një kolonë. Kliko kudo në kolonën e para që judëshironi për të futur një kolonë dhe pastaj klikoni butonin Insert Column.

Përdorni butonin Delete Rows për të fshirë një rresht në zonën e kritereve. Kliko kudo në rreshtinqë dëshironi të fshini dhe pastaj klikoni butonin Delete Row.

Përdorni butonin Delete Columns për të fshirë një kolonë. Kliko kudo në kolonën ju dëshironi të

fshini dhe pastaj klikoni butonin Delete Column .Përdorni një Query për të bërë një tavolinëJu mund të përdorni një pyetje për të krijuar një tabelë. Kjo është e dobishme kur të doni për të krijuar

një tabelë të re që përfshin fushat dhe të dhënat nga një tryezë ekzistues.Për të krijuar një tabelë:

1. Hap tabelën apo pyetje në të cilën ju doni të bazojë tryezën tuaj të re në në funksion QueryDesign.


Faqe | 40

2. Shkruani kriteret mbi të cilat ju doni të bazojë tryezën tuaj të re.3. Klikoni butonin Tabela bërë. Tabela Bëni dialog box duket.4. Shkruani emrin që ju dëshironi të jepni tryezën tuaj të re.5. Kliko OK.6. Kliko Run. Ju shikoni të menjëhershëm në vijim.

7. Klikoni Po.8. Mbylle pyetje. (Djathtas-klikoni butonin e pyetësorit dhe pastaj kliko Mbylle.)9. Double-click emrin e tabelë të re në panelin e navigimit për të parë tabelë të re.Krijo një parametër QueryNëse në vend të hyrjes kriteret e paracaktuara, ju doni për të nxitur përdoruesit kur një pyetje shkon, ju

mund të krijoni një pyetje parametër. Ju krijoni një pyetje parametër duke bashkëngjitur një pyetje nëkllapa katrore ([]). Për shembull, nëse doni të krijoni një pyetje parametër që kërkon përdoruesve që shtetiata duan që të përdorin nga tryezën e Studentëve, ju do të tipit [Cili shtet?] Në linjë Kriteret nën kolonën eShtetit. Kur query shkon, Access do të shkaktonte përdorues për pyetjen tuaj.

Për të krijuar një pyetje parametër:

1. Hap një tabelë apo pyetje në pikëpamje Design Query.2. Krijo pyetjen tuaj.3. Në linjë kritere, të tipit të shpejtë brenda kllapave katrore.4. Klikoni butonin Run. Qasja bën ju.

5. Përgjigjen të shpejtë.6. Kliko OK. Qasja tregon rezultatet e pyetjes tuaj në pikëpamje datasheet.


Faqe | 41

Shënim: Nëse ju doni të bëni përdoruesit tuaj të menjëhershëm më fleksibël, përdorni njënga formatet në vijim.

Ashtu si "*" & [Prompt] & "*"Kthim të gjitha të dhënat që

përmbajnë vlera të hyrë.Shembull: Nëse ju shkruani ad,Access kthen të gjitha shënimet qëpërfshijnë ad rend kudo në këtëfushë.

Ashtu si "*" & [Prompt] Kthim të gjitha të dhënat se nëfund me vlerë që ju hyjnë.Shembull: Nëse ju shkruani S,Access kthen të gjitha të dhënat senë fund me S.

Ashtu si [Prompt] & "*" Kthim të gjitha të dhënat qëfillojnë me vlerën ju shkruani.Shembull: Nëse ju shkruani S,Access kthen të gjitha të dhënat qëfillojnë me S.

> [Prompt]Shënim: Ju mund të përdorni

<(më pak se), <= (më pak se ose ebarabartë me)> =,> = (më i madhse ose e barabartë me), ose <> (jotë barabartë)

Gjej të gjitha të dhënat me njëvlerë më të madhe se vlera jushkruani.Shembull: Nëse ju shkruani 5,Access kthen të gjitha të dhënat qëjanë më të mëdha se 5.

Documents

Microsoft Access 2007 Mentor Kusho Fier 2012 · PDF fileMicrosoft Access 2007 Mentor Kusho Fier 2012 Faqe | 2 Mësimi 5: Krijimi i Pyetsorit (Q ueries) në Microsoft Access Ju mund