Microsoft® Excel® 2007 - visjales-mb. · PDF fileMicrosoft® Excel® 2007 – O programskem paketu Microsoft Excel 2 . Najhitrejši dostop do pogosto uporabljenih ukazov je možen

Microsoft® Excel® 2007 – O programskem paketu Microsoft Excel

1

1. O PROGRAMSKEM PAKETU MICROSOFT EXCEL

Z novim Microsoftovim operacijskim sistemom Vista je na prodajne police prišel tudi prenovljeni pisarniški paket MS Office 2007 v paketih: basic, home&student, standard, small business, professional, ultimate, professional plus in enterprise. V vseh omenjenih verzijah je prisoten tudi Excel 2007 (v nadaljevanju Excel). Omenjeno dejstvo potrjuje pomembnost, ki jo imajo elektronske preglednice pri trženju celotnega pisarniškega paketa in posledično pokrivanju širokega spektra opravil, ki jih z Excelom lahko naredimo.

V primerjavi z verzijo Excel 2003, je grafični vmesnik precej spremenjen, predvsem z organizacijskega vidika. Prejšnje verzije programa so vsebovale več kot tisoč ukazov, ki so bili razporejeni med različnimi meniji in orodnimi vrsticami. Ob tem pa nekateri ukazi sploh niso bili vidni. Večina uporabnikov jih ni niti poznala, kaj šele uporabljala.

V novem grafičnem imamo sedem kartic katerih razporeditev, tako skupin kot ukazov, se ne da spreminjati. Število ukazov se poveča šele, ko delamo z izbranim elementom (grafika, tabele, grafikoni …). Takrat se prikažejo nove kartice z dodatnimi ukazi za ta element.

Trak, oziroma ribbon, je nadomestil menijsko vrstico. Sestavljen je iz:

• kartic (zavihkov) … čez celoten zaslon se razteza sedem kartic, v kateri so tematsko združeni ukazi, ki jih pogosto uporabljamo skupaj,

• skupin … na vsaki kartici so skupine, v katerih so združeni sorodni ukazi in

• ukazov … mednje sodijo ikone, polja za vnos podatkov in meniji.

Videz grafičnega vmesnika je bil predmet mnogih kritik in pohval, kar je po svoje razumljivo, saj predstavlja za uporabnika prvi stik s programom. Zagotovo je sprememba grafičnega videza najbolj opazna, čeprav so druge novosti v Excelu vsaj tako pomembne, oziroma dobrodošle. Mednje sodijo: vgrajene nove funkcije, mini orodna vrstica, večje število vrstic in stolpcev na delovnem listu, varnejše in manjše datoteke, lažje prenašanje podatkov med pisarniškimi programi. Nova je tudi oblika zapisa datotek. Le-ta omogoča povečano varnost datotek, zmanjšuje možnosti njihove poškodbe, manjša pa je tudi velikost samega zapisa. Končnica datoteke delovnega zvezka je sedaj xlsx in ne več xls.

Bližnjice sedaj imenujemo namigi za tipke. Če jih želimo prikazati, moramo najprej pritisniti tipko ALT. Istočasno se bodo prikazali vsi namigi za tipke za vse ukaze na kartici, orodno vrstico za hitri dostop in gumb Office.


2

Najhitrejši dostop do pogosto uporabljenih ukazov je možen preko orodne vrstice za hitri dostop. Nahaja se desno od gumba Office na naslovni vrstici. Ukaze v to vrstico lahko poljubno dodajamo, urejamo in odstranimo.

Spremenjen grafični vmesnik zahteva drugačen način opisa mesta (poti), kjer se nahaja ukaz. V skripti najprej navedemo ime kartice, nato ime skupine ter nazadnje še ime ukaza. npr.: (kartica) Osnovno | (skupina) Pisava | (ukaz) Barva polnila


3

Gumb Office je še ena izmed novosti v Excelu. V prejšnji verziji je bila večina nastavitev delovanja in odzivanja programa dosegljiva preko različnih menijskih vrstic. Z novo verzijo so bili vsi ti ukazi združeni in premaknjeni v pogovorno okno Excelove možnosti. Dosegljivi so preko gumba Excelove možnosti. Glavni deli okna so: 1. osnovni ukazi za delo z datotekami, 2. nedavno odprti dokumenti in 3. gumb Excelove možnosti z dodatnimi nastavitvami

ime ikone pomen

Pri ustvarjanju nove datoteke lahko izbiramo med praznim delovnim zvezkom ali že narejeno predlogo. Dodatne predloge se nahajajo na Microsoftovi spletni strani.

Odpiranje in iskanje datotek s pomočjo pogovornega okna Odpri. Nazadnje uporabljene datoteke so prikazane v desnem okvirju.

Privzeto ime pri shranjevanju delovnega zvezka je Zvezek1, razen če že prej ni bil poimenovan drugače.

Z ukazom Shrani kot lahko spremenimo ime delovnega zvezka ter tudi tip zapisa v katerem bodo shranjeni podatki. Ukaz je enakovreden tipki F12.


4

Ukaz Natisni nam v oknu Predogled in tiskanje dokumenta pokaže tri ikone, ki omogočajo dodatne nastavite glede priprave na tiskanje in samega tiskanja.

Datoteki lahko dodamo dodaten opis lastnosti (avtor dokumenta, ključne besede, osebne informacije …). Dodani atributi v dokumentu nam pomagajo pri kasnejšem iskanju le-tega. V pogovornem oknu Priprava dokumenta za distribucijo lahko dokument še: šifriramo, omejimo dostop do vsebine drugim osebam, dodamo elektronski podpis, označimo dokument kot končno verzijo.

Izbiramo lahko med štirimi možnimi načini pošiljanja delovnega zvezka drugim uporabnikom preko medmrežja.

Možni načini objave Excelove datoteke s pomočjo medmrežja.

Zapiranje delovnega zvezka. Če se je vsebina datoteke od zadnjega shranjevanja spremenila nas program pred zaprtjem na to tudi opozori.

Dodajanje ukazov v orodno vrstico za hitri dostop Večina ukazov, ki jih uporabljamo v Excelu, se nahaja na trakovih. Kljub temu se v vsakdanjem delu srečamo s primeri, ko se je potrebno pri delu s preglednico premikati med večimi ravni uporabniškega vmesnika, kar posledično pomeni veliko klikanja in iskanja ikon. Če določen ukaz pogosto uporabljamo je smiselno, da ga dodamo v vrstico za hitri dostop. Tako bo le-ta vedno viden in dosegljiv.

Opis postopka: (gumb) Office | (gumb) Excelove možnosti | (ukaz) Prilagajanje

Microsoft® Excel® 2007 – Upravljanje z delovnimi listi

5

2. UPRAVLJENJE Z DELOVNIMI LISTI

Excelov delovni zvezek privzeto vsebuje tri delovne liste (List1, List2 in List3), ki jih lahko prilagodimo našim potrebam. Delovne liste je možno dodajati, brisati, premikati, preimenovati, skrivati, barvno označiti ali zaščititi pred spreminjanjem vsebine. Nazornejša razporeditev in prikaz podatkov, ki se nahajajo na enem ali več delovnih listov, je eden izmed glavnih ciljev prikazovanja podatkov s pomočjo elektronskih preglednic. Z večanjem količine podatkov in posledično števila listov na katerih so ti podatki shranjeni, dobi pravilni pristop k organiziranem svoj pravi pomen. Osnovni ukazi za delo z delovnimi listi se nahajajo v priročnem meniju, ki je dosegljiv preko desnega miškinega klika, so naslednji:

Vstavi … vstavljanje novih delovnih listov. Izbriši … brisanje delovnih listov. Preimenuj … preimenovanje delovnega lista. Premakni ali kopiraj … premikanje / kopiranje označenega delovnega lista na drugo mesto v tem ali drugem delovnem zvezku. Ogled kode … odpre se okno urejevalnika Microsoft Visual Basic . Zaščiti list … zaščiti list pred nepooblaščeni spreminjanjem vsebine. Barva jezička … barvanje jezičkov. Skrij / Razkrij … skrivanje / razkrivanje listov. Izberi vse liste … izberemo vse delovne liste enega delovnega zvezka.

Videz delovnega lista Izbira pogleda na delovni list se nahaja v orodni vrstici Ogled, ki je del statusne vrstice. V novi verziji Excela so dodali še pogled Postavitev strani. Sedaj lahko izbiramo med tremi možnimi pogledi: Navaden, Postavitev strani in Predogled preloma strani. Pogled Postavitev strani prikaže robove strani na vrhu in ob strani. S pomočjo ravnil lahko prilagodimo rob tiskanja dokumenta, prav tako pa je možno enostavno dodajanje glave in noge.


6

Vstavljanje in brisanje delovnih listov Excel privzeto prikaže delovni zvezek s tremi delovnimi listi. V mnogih primerih to ni dovolj. Zato je možno kasneje dodatno vstavljati ali brisati delovne liste. Obe dejanji lahko izvedemo s pomočjo priročnega menija, ki je dosegljiv preko desnega klika na jezičku poljubnega delovnega lista.

Več nastavitev pogleda postavitve strani se nahaja na kartici Ogled v skupinah Pogled zvezka in Pokaži/Skrij.

Vstavljamo, brišemo in urejamo lahko več delovnih listov hkrati. Ko izbiramo liste moramo pritisniti tipko CTRL in izbrati želene liste.

Če želimo izbrati več priležnih delovnih listov, kliknemo na prvi list, pritisnemo tipko SHIFT ter kliknemo na zadnji list, oziroma njegov jeziček.

V pogovornem oknu Excelove možnosti imamo pri možnostih gumba Priljubljeno tudi nastavitev števila prikazanih listov.

Opis postopka (gumb) Office | (gumb) Excelove možnosti | (ukaz) Priljubljeno


7

Preimenovanje in premikanje med delovnimi listi Privzeto ime za delovne liste je List oziroma Sheet. Kadar količina podatkov presega vidni obseg zaslona, postane urejanje podatkov nepregledno, se zelo hitro izgubimo v množici podatkov. S pravilno razporeditvijo podatkov in poimenovanjem listov postane iskanje in prikaz podatkov prijaznejši in nazornejši. Ime delovnega lista spremenimo z dvoklikom na jezičku lista, lahko pa uporabimo ukaz Preimenuj, ki se nahaja v priročnem meniju. Ko vtipkamo novo ime pritisnemo tipko Enter ali kliknemo z miško na poljubnem delu elektronske preglednice.

Pri delu z Excelovimi delovni zvezki se lahko zgodi, da vsi listi trenutno niso vidni. Omenjen "problem" je opazen pri večjem številu delovnih listov ali uporabi dolgih imen listov. Takrat za premikanje med delovnimi listi uporabimo enega izmed naslednjih treh načinov: • premikanje med delovnimi listi s pomočjo tipkovnice (CTRL + PgDn ali PgUp), • hitro premikanje s pomočjo gumbov nad vrstico stanja ali • izbiro delovnega lista iz priročnega menija.

Premikanje delovnih listov Z ustrezno razporeditvijo delovnih listov dosežemo večjo preglednost podatkov na celotnem delovnem zvezku. Premikanje, enega ali več delovnih listov, izvedemo s pomočjo levega miškinega gumba. Izbrani list "primemo" in ga premaknemo na želeno mesto.


8

Dodatno nazornost dosežemo s spreminjanjem (dodajanjem) barve posameznim jezičkom. Tudi tako lahko smiselno "združujemo" podatke na različnih delovnih listih. Premikanje po delovnem listu s pomočjo tipkovnice Pri vsakdanjem delu z elektronskimi preglednicami naletimo na primere, kjer je obseg podatkov mnogokrat večji od širine (dolžine) zaslona. Zato se moramo, če jih želimo videti v celoti, premikati po njem. Premikanje po listu je možno tako z miško, preko navpičnega ali vodoravnega drsnega traku, kot s tipkovnico. Pri premikanju s tipkovnico imamo na razpolago več načinov: tipka dejanje (premik) ↑, ←, →, ↓ premikanje po celicah (smerne tipke) PgUp ali PgDn premikanje po straneh (ena stran) navzgor in navzdol Alt + (PgUp ali PgDn) premikanje po straneh (ena stran) levo in desno Enter premik za eno celico navzdol Tab(ulator) premik za eno celico na desno Shift + Tab premik za eno celico na levo Ctrl + End premik v zadnjo uporabljeno celico (skrajno desno) na

delovnem listu Ctrl + Home premik v celico A1 Ctrl + (↑, ←, →, ↓) premik v različne skrajne kote delovnega lista

Skrivanje delovnih listov Liste delovnega zvezka lahko tudi skrijemo in tako preprečimo uporabniku, da bi videl podatke, ki se nahajajo na listu. Skriti podatki se lahko kadar koli s pomočjo ukaza Razkrij ponovno prikažejo in po potrebi spremenijo.

Na delovnem listu se nahaja 17.179.869.184 celic! Razporejene so v 16.384 (ali 214 ) stolpcev in 1.048.576 (ali 220) vrstic. V posamezno celico lahko v vnosno vrstico vpišemo največ 32.767 znakov, kar je okoli 30 strani besedila. Kljub temu v celici ni vidnih več kot 1024 znakov.


9

Vstavitev slike v ozadje delovnega lista

Na grafično podobo vpliva tudi ozadje delovnega lista. Zato lahko v ozadje vstavimo poljubno sliko in tako popestrimo prikazane podatke.

Opis postopka: (kartica) Postavitev strani (skupina) Priprava strani (ukaz) Ozadje

Če je dokument – delovni zvezek zaščiten posameznih listov ne moremo skrivati.

Microsoft® Excel® 2007 – Vnos, urejanje in oblikovanje podatkov

10

3. VNOS, UREJANJE IN OBLIKOVANJE PODATKOV Vnos, urejanje in oblikovanje podatkov je v Excelu zelo enostavno in preprosto opravilo. Pri vnašanju in kasnejšem urejanju podatkov moramo upoštevamo, da bodo podatki predstavljeni v razumljivi in nazorni obliki tako za nas kot tudi druge uporabnike. V mislih nimamo samo podatke v tabeli ampak tudi druge grafične elemente. Največ izboljšav glede urejanja podatkov v primerjavi s starejšimi verzijami Excela je bilo narejenih pri pogojnem oblikovanju, tako da je sedaj možno bolj natančno postavljanje pogojev. Prav tako imamo na razpolago mnogo več barvnih shem in slogov za natančnejši in nazornejši prikaz. Vnos podatkov v celice Najpogostejši način vnašanja podatkov je vpisovanje neposredno v celice, lahko pa uporabimo tudi vnosno vrstico. Celice, v katere vnašamo podatke, imajo točno določene naslove, ki so sestavljeni iz oznake stolpca in oznake vrstice (vsaka celica se navezuje na tri stvari: na naslov (B2), vsebino (Breda) in samim prikazom). Vneseni podatki v celicah so lahko različnih oblik in sicer kot: številka, besedilo, komentar, datum, čas, formula ali funkcija. Vnos lahko poteka preko vnosne vrstice ali neposredno v celico.

Celica, v katero vpisujemo podatek, se temneje obrobi, vpisano besedilo pa se istočasno prikazuje tako v celici kot tudi vnosni vrstici. V primeru, da želimo vsebino celice naknadno urejati, brez nevarnosti brisanja vsebine, pritisnemo tipko F2. Po končanem vnosu potrdimo zapis s pritiskom na tipko Enter ali Tab.

Novost pri oblikovanju vsebine celic je prikaz mini orodne vrstice. Aktiviramo je z desnim miškinim klikom.


11

Ukazi za osnovno oblikovanje podatkov V povezavi z vnosom, urejanjem in oblikovanjem podatkov se najpogosteje uporabljajo osnovni ukazi, ki se nahajajo v kartici imenovani Osnovno. Glavni in najpomembnejši ukazi se nahajajo v skupinah Pisava, Poravnava in Število.

skupina pomen

Ukazi za lepljenje, rezanje in kopiranje besedila in grafičnih objektov. Ukaz Preslikovalnik oblik omogoča uveljavljanje že narejenih oblikovnih slogov nad eno ali več celicami, ki še niso oblikovane. Ukaz Posebno lepljenje vsebuje dodatne ukaze pri lepljenju besedila ali grafičnih objektov.

Ukazi za izbiro: tipa, velikosti in slogov pisave. Spreminjamo lahko tudi barvo ozadja in barvo pisave. Označene celice lahko tudi obrobimo.

Ukazi v skupini Poravnava omogočajo vodoravno ali navpično poravnavo besedila. Besedilo v celicah lahko zamikamo ali pišemo pod kotom. Program omogoča spojiti več, med seboj povezanih celic.

Številski podatki imajo pri grafičnem prikazu ali računanju velik pomen. Zaradi tega obstaja v Excelu mnogo možnosti pri izbiri želenega videza številk.

Ukaz za pogojno oblikovanje podatkov ter grafično oblikovanje celic.

Če želimo v celici uveljaviti prelom besedila (zapis v celici vsebuje več vrstic) se najprej postavimo v želeno celico ter začnemo pisati besedilo. Ko želimo narediti prelom – pisati v novo vrstico pritisnemo kombinacijo tipk Alt + Enter. Postop ponovimo za vse preostale vrstice.


12

Pri delu s celicami lahko naknadno vstavljamo, brišemo ali spreminjamo nastavitve celic, vrstic ali stolpcev.

Ukazi za iskanje in urejanje podatkov. Ikona sum nam omogoči dostop do nekaterih najpogosteje uporabljenih funkcij.

Dodatne možnosti oblikovanja vsebine celic Skupine Pisava, Poravnava in Število, ki se nahajajo na kartici Osnovno, imajo v desnem spodnjem kotu zaganjalnik pogovornega okna Oblikovanje celic. V tem pogovrnem oknu se nahajajo dodatni ukazi za oblikovanje in urejanje besedila.

Oblikovanje vsebine celic Celicam, ki predstavljajo naslovno vrstico ali naslovni stolpec, delne ali končne rezultate ali vsebujejo druge pomembne vrednosti v tabeli, z dodatnim oblikovanjem poudarimo njihov pomen. Tako dodatno poudarimo njihovo vlogo pri nazornejši predstavitvi podatkov. Z enostavnim spreminjanjem velikosti in tipa pisave, spreminjanjem barve pisave in/ali barve ozadja, obrob celic, pogojnega oblikovanja … lahko ustvarimo nazorno oblikovane tabele.


13

Izbira in označevanje vsebine celic Kadar želimo hkrati vplivati na več celic naenkrat je najenostavnejša rešitev v izbiri ustreznih celic in njihovem poimenovanju. Obseg podatkov (ang. range) predstavlja enega ali več pravokotno označenih skupin celic pri čemer je posamezen blok podatkov definiran z dvema celicama (leve zgornje in desne spodnje), ki sta ločeni z dvopičjem. Označene celice se lahko nahajajo na različnih mestih delovnega lista. Pri označevanju več različnih blokov celic uporabimo tipko Ctrl. Prikazan označen obseg celic vsebuje bloke celic: B2:C4, E2:E3 in F4:F5.

Oblikovno je možno istočasno vplivati na več celic in / ali delovnih listov. Celice, oziroma liste najprej označimo s pomočjo tipke Ctrl ter nato izvedemo želeno opravilo.

Ime bloka podatkov ne sme vsebovati presledka. Prav tako niso dovoljeni nekateri posebni znaki! V delovnem zvezku se lahko ime bloka uporabi samo en krat!


14

Uporaba tem Izdelava vizualno privlačnih podatkovnih tabel predstavlja "dodano vrednost" pri urejanju in prikazu podatkov. Uporaba ukazov za oblikovanje na karticah Osnovno in Vstavljanje, ki smo jih obravnavali na začetku poglavja, omogočajo osnovno oblikovanje, vendar končni rezultat ni primerljiv z možnostmi, ki jih imamo če uporabimo teme.

Excel ima vgrajenih veliko kakovostnih tem, ob tem pa je mogoče temo samostojno izdelati ali jo poiskati preko spleta (Microsoft Online). V okviru izbrane teme lahko kasneje spreminjamo barvo, pisave in grafične učinke izbranim temam … Omenjeni učinki pridejo še posebej do izraza, če jih uporabimo z Oblikami in SmartArt-om, ki se nahajata na kartici Vstavljanje. Lastno oblikovane teme lahko shranimo in jih kasneje uporabljamo ali pa jih damo v uporabo drugim uporabnikom.

Opis postopka: (kartica) Postavitev strani (skupina) Teme (ukaz) Teme

Hitrejši način vnosa podatkov v celice Pri vnašanju podatkov nam program želi pomagati na "najboljši" možni način. Tako se nam, ko začnemo vpisovati v celico, prikaže celoten zapis, ki ga potrdimo s pritiskom na tipko Enter (pomik navzdol) ali Tab (pomik na desno). Pri premikanju lahko uporabimo tudi smerne (kurzorske) tipke.


15

Do omenjene lastnost lahko pridemo tudi na drugi način. Postavimo se v naslednjo celico pod že narejen seznam, pritisnimo DMG in izberemo ukaz Izberi s seznama. Prikaže se celoten seznam zapisov med katerimi lahko izbiramo.

Komentarji Urejenost podatkovnih tabel v preglednicah v veliki meri prispeva k večji nazornosti ter lažjemu delu in hitrejšemu delu. V veliko pomoč nam je ukaz Komentarji, s pomočjo katerega na kratko opišemo pomen, oziroma vsebino celice.

Besedilo v komentarjih lahko oblikujemo podobno kot ostala besedila!


16

Komentarje uporabljamo predvsem za naslovne celice ter formule in funkcije. Lep primer uporabe komentarjev je obrazec za napoved dohodnine izdelan v Excelu.

Opis postopka: (kartica) Pogled (skupina) Komentarji Vstavljanje dodatnih vrstic in stolpcev

Tabelo lahko kadarkoli dodamo ali izbrišemo eno ali več vrstic in / ali stolpcev ter tako razširimo ali skrčimo tabelo podatkov. Najpreprostejši način je uporaba ukaza Vstavi, ki se nahaja na kartici Osnovno. Pred izvršitvijo ukaza moramo označiti želeno vrstico (stolpec).

Do iste rešitve bi lahko prišli tudi po drugi poti. Izbrano vrstico (stolpec) označimo s klikom na naslov (številka za stolpce ali črka za vrstice) ter pritisnemo desni miškin gumb in izberemo ukaz Vstavi. Na isti način lahko zbrišemo nepotrebno vrstico.

Opis postopka: (kartica) Osnovno (skupina) Celice (ukaz) Vstavi

Vstavljanje stolpca / vrstice je možno izvesti tudi s pomočjo naslednjega zaporedja tipk na tipkovnici Ctrl in + ali –. Predhodno je potrebno označiti celoten stolpec / vrstico.

V primeru, da namesto stolpca / vrstice označimo samo celico in pritisnemo izbrano kombinacijo, se nam odpre okno Vstavi (za +) ali Izbriši (za -), ki premakne preostale celice v ustrezno smer, glede na izbran ukaz.


17

prikazani nastavitvi sta privzeti vrednosti

Vstavimo lahko tudi več vrstic (stolpcev) naenkrat. Označiti moramo le število vrstic (stolpcev), ki jih želimo vstaviti ter pritisniti DMG. Iz priročnega menija nato izberemo ukaz Vstavi.

Določanje širine in višine stolpca in / ali vrstice Pri delu s tabelami želimo včasih, predvsem zaradi boljše nazornosti prikazanih podatkov, prilagoditi velikosti celic, oziroma pripadajočih vrstic ali stolpcev. Prilagajanje se lahko izvede na dva načina: • Z miško, kjer se postavimo na rob označene vrstice ali stolpca, pritisnemo LMG ter

razširimo ali zožimo označen stolpec. Pri premikanju je izpisana trenutna širina stolpca (višina vrstice).

• S tipkovnico preko zaporedja ukazov. Postopek je sicer počasnejši, vendar omogoča natančnejšo nastavitev širine (višine).

Prilagoditev s pomočjo miške Prilagoditev z vnosom natančne vrednosti


18

Če želimo hkrati vplivati na širino več kot enega stolpca (vrstice), jih moramo predhodno vse označiti ter nato izvesti potrebno zaporedje ukazov.

Excel včasih samodejno ne razširi vsebino celice, ampak namesto prave vsebine "napolni" celico z znaki #. V takšnem primeru pomaga le ročna razširitev vrstice ali stolpca. Omenjen problem se pojavi predvsem pri lepljenju vsebin iz drugih dokumentov.

Posebna oblika poravnave je t. i. samodejno poravnavanje stolpcev. Izvedemo ga tako, da se z miško premaknemo na rob naslovne celice (sprememba oblike kurzorja) ter dva krat hitro kliknemo nanj. Izbrani stolpec se razširi, oziroma zoži na dolžino vsebine najdaljše celice v vrstici.

Skrivanje vrstic in stolpcev Skrivanje vrstic in / ali stolpcev omogoči prikaz dela celotne tabele podatkov. Če so označeni poda


19

Možnost skrivanja vrstic ali stolpcev lahko zelo koristno uporabimo v povezavi s formulami in funkcijami, ki jih podrobneje obravnavamo v 5. poglavju. Pri računanju lahko nekatere vrste podatkov, ki se nahajajo v posameznih vrsticah ali stolpcih, skrijemo in naredimo s tem izpis bolj pregleden.

Opis postopka: Z DMG kliknemo na glavo stolpca. V padajočem meniju si izberemo ukaz Skrij (Razkrij).

Skrijemo lahko tudi celoten delovni zvezek. Če imamo shranjene skrite preglednice in zapremo delovni zvezek, nas program vpraša, kaj naj naredi s tem delovnim zvezkom.

Opis postopka: Okno Skrij

Ukazi: Prilepi, Izreži, Kopiraj in Preslikovalnik oblik

Ukaze Izreži, Kopiraj in Prilepi uporabljamo, kadar želimo iste podatke čim hitreje vnesti na različna mesta delovnega lista istega ali drugega delovnega zvezka. Podatke lahko prenesemo tudi v nekatere druge programe in obratno.

Različne možnosti ukaza Prilepi. Posebno pozornost je potrebno posvetiti ukazu Posebno lepljenje …


20

Lepljenje vsebine s pomočjo ikone.

Pri lepljenju kopiranih podatkov le-ti ohranijo svojo obliko (spremeni se le širina celic). Če želimo, da pri lepljenju ne pride do takšnih sprememb, kliknemo na gumb (ikono) Možnosti lepljenja ter izberemo želen ukaz.

Ukaz posebno lepljenje je mnogo "močnejši" od ukaza prilepi, saj omogoča, da izberemo katere lastnosti celice želimo prilepiti. Na ta način lahko odpravimo nekatere pomanjkljivosti, ki jih povzroči ukaz Prilepi.

Označeno vsebino lahko poljubno krat prilepimo, vse dokler imamo označen blok podatkov – izvorni vir lepljenja. Preklic (blokado) ukaza prilepi dosežemo s klikom na celico izven označenega bloka podatkov in pritisnemo tipko Esc.

Pisarniški paket MS Office ima še eno zanimivo možnost kopiranja podatkov, npr. Excelovih tabel Namesto pritiska tipke PrtSc (PrintScreen) kjer se posnetek zaslona obravnava kot slika, lahko s pritiskom na tipko SHIFT in izbiro menija Urejanje dostopamo do ukaza Kopiraj sliko, ki označen del preglednice prenese v odložišče, ne kot besedilo ali zaslonsko sliko z nizko ločljivostjo, ampak kot sliko z enako ločljivostjo kot je privzeta nastavitev tiskalnika. Le ta je mnogo boljše kakovosti.


21

Iskanje in zamenjava besedila

Podatki, ki smo jih vnesli (zapisali in shranili) v delovni zvezek niso trajni ampak se lahko tudi spreminjajo. Da bi lahko čim hitreje prišli do iskanih podatkov in jih po potrebi spremenili imamo v Excelu na razpolago dve orodji: najdi in zamenjaj.


22

S pritiskom na gumb Možnosti lahko izbiramo med dodatnimi možnosti. Poenostavljeno bi dejali, da z omenjenim gumbom izbiramo med enostavnejšim in zahtevnejšim načinom iskanja in zamenjave podatkov.

Oblikovanje glave in noge dokumenta Urejanje natisnjenih podatkov je mnogo enostavnejše in nazornejše, če so opremljeni z ustreznim besedilom. Najosnovnejše podatke (naslov naloge, datum, št. strani ...) vpišemo kar v glavo in / ali noge dokumenta. V glavo ali noge, kar je sicer manj običajno, lahko vstavimo tudi sliko. Napisano besedilo je vidno v predogledu tiskanja in seveda pri natisnjenem besedilu.

Samostojno oblikovanje glave in / ali noge dokumenta je možno s pritiskom na gumb Glava po meri, oziroma Noga po meri.


23

ikona pomen ikona pomen

Nastavitve za pisavo Prikaz poti do trenutne datoteke

Vstavitev številke trenutne strani Prikaz imena trenutne datoteke

Vstavitev številke zadnje (končne) strani Prikaz imena trenutnega delovnega lista

Vstavitev današnjega datuma Vstavitev slike preko okna Vstavi sliko

Vstavitev trenutnega časa (ure in minute) Možnost "dodatnega" oblikovanja slike

Oblikovanje glave po meri. Vpisano besedilo je lahko na: levi, sredinski ali desni strani odseka.

Oblikovanje noge po meri. Vpisano besedilo je lahko na: levi, sredinski ali desni strani odseka.

Če želimo, da bo besedilo napisano v glavi in nogi dokumenta vidno na več listih, jih moramo pred vnosom besedila (oblikovanjem glave) označiti.


24

skupina pomen

Preklop traku za vnašanje podatkom med glavo in nogo dokumenta

Vstavljanje dodatnih informacij v glavo in nogo dokumenta.

Prekop med vnosnim poljem za glavo in nogo dokumenta.

Dodatne nastavitve pri prikazu informacij dokumenta.

Pogojno oblikovanje Pogojno oblikovanje uporabimo, ko želimo vizualno raziskati in analizirati podatke ter odkriti vzorce in smernice podatkov in njihovih medsebojnih povezav. Pri vprašanjih tipa: kakšne so smernice javnomnenjskih raziskav v zadnjih petih letih, kakšna je starostna struktura prebivalstva neke regije, kateri študenti prvega letnika imajo najboljše / najslabše rezultate … uporabljamo pogojno oblikovanje, saj nam olajša poiskati odgovore na postavljena vprašanja. Pogojno oblikovanje spremeni nastavitve vsebine in oblike celic na osnovi postavljenih kriterijev. Celice so lahko besedilne, datumske, časovne ali številske vrednosti. Nad posamezno celico ali blokom celic lahko izvedemo več pogojev!


25

Pravila za označevanje celic… postavljanje pogojev za iskanje ujemanja številskih vrednosti in besedila. Ukaz omogoča tudi iskanje in označevanje podvojenih vsebin celic Zgornja/spodnja pravila… iskanje številskih vrednosti, ki ustrezajo danim pogojem. Podatkovne vrstice… grafični (palični) prikaz v samih celicah imenovan tudi dvobarvna lestvica; vrednosti morajo biti številskega tipa pri čem odtenki barve predstavljajo nižje ali višje vrednosti. Barvna merila… grafični (palični) prikaz številskih vrednosti v samih celicah imenovan tudi tribarvna lestvica; barvni razpon se določi na osnovi velikosti števil. Priročno pri prikazu: temperatur, poseljenosti, količine padavin … Nabori ikon… ikonski prikaz (3, 4 ali 5 ikon) števil; števila se grupirajo v intervale, glede na število ikon.

Spodnji trije ukazi se uporabljajo za spreminjanje obstoječih pravil pogojnega oblikovanja! Pri vsaki izmed predstavljenih možnosti imamo na koncu spustnega seznama ukaz Več pravil, kjer lahko spreminjamo posamezne nastavitve.

Documents

Microsoft® Excel® 2007 - visjales-mb. · PDF fileMicrosoft® Excel® 2007 – O programskem paketu Microsoft Excel 2 . Najhitrejši dostop do pogosto uporabljenih ukazov je možen