Microsoft Office 2008 Para Mac

Steve Schwartz

Traducción

Jorge Arturo Pineda SánchezTraductor profesional

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Off ice:mac2008

Microsoft

Director editorial: Fernando Castellanos RodríguezEditor: Miguel Ángel Luna PonceSupervisor de producción: Zeferino García García

MICROSOFT OFFICE 2008 PARA Mac

Prohibida la reproducción total o parcial de esta obra,por cualquier medio, sin la autorización escrita del editor.

DERECHOS RESERVADOS © 2010 respecto a la primera edición en español porMcGRAW-HILL INTERAMERICANA EDITORES, S.A. DE C.V.A Subsidiary of Th e McGraw-Hill Companies, Inc.

Corporativo Punta Santa FeProlongación Paseo de la Reforma 1015, Torre APiso 17, Colonia Desarrollo Santa Fe,Delegación Álvaro ObregónC.P. 01376, México, D. F.Miembro de la Cámara Nacional de la Industria Editorial Mexicana, Reg. Núm. 736

ISBN: 978-607-15-0249-0

Authorized translation from the English language edition, entitled MICROSOFT OFFICE 2008 FORMACINTOSH: Visual Quickstart Guide, 1st Edition, 9780321534002 by SCHWARTZ, STEVE, published by Pearson Education, Inc, publishing as Peachpit Press, Copyright © 2008 by Steve Schwartz.

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Impreso en México Printed in Mexico

Dedicatoria:En memoria de mi querida amiga Marjorie.

Agradecimientos especiales a:➠ Nancy Peterson, Lisa Brazieal y Cliff Colby

(Peachpit Press)

➠ Emily Glossbrenner (FireCrystal Communications)

➠ Paul Robichaux

➠ Aimee Martin, Rosalie Duryee y Tara Mulchy (Edelmlan)

➠ Bill Gladstone y Ming Russell (Waterside Productions)

➠ Pat McMillan, Andy Ruff y los demás miembros de MacBU

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Con

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Contenido

Introducción xiiiLas ediciones de Office 2008 y este libro . . . . . . xivCómo usar este libro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xvAcerca de Word. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xviAcerca de Excel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xviAcerca de PowerPoint. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xviiAcerca de Entourage. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xvii¿Qué hay de nuevo en Office 2008? . . . . . . . . . . . xviii

Parte I: Introducción 1

Capítulo 1: Técnicas esenciales de Office 3Lanzamiento de aplicaciones de Office . . . . . . . 4Uso de la Galería de proyectos. . . . . . . . . . . . . . . . 6Creación de un documento nuevo . . . . . . . . . . . . 8Plantillas y asistentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9Apertura de documentos existentes . . . . . . . . . . 14Guardado de su trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15Trabajo con texto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16Trabajo con imágenes y otros objetos. . . . . . . . . 20Uso de Copiar formato . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21Cómo deshacer y rehacer acciones . . . . . . . . . . . 22La Galería de elementos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23El Cuadro de herramientas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24Trabajo en otros idiomas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29Inclusión de marcas

de seguimiento para archivos . . . . . . . . . . . . . 30Personalizar y establecer preferencias . . . . . . . . 31Administración de ventanas . . . . . . . . . . . . . . . . . 34Obtención de ayuda. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

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Parte II: Microsoft Word 37

Capítulo 2: Introducción a Word 2008 39La interfaz de Word. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40Inserción de texto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44Edición: más allá de lo básico . . . . . . . . . . . . . . . . 47Revisión ortográfica de su trabajo . . . . . . . . . . . . 54Control de cambios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58Impresión de documentos de Word. . . . . . . . . . . 60

Capítulo 3: Formato de documento 63Tamaño de papel y orientación . . . . . . . . . . . . . . . 64Márgenes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65Encabezados y pies de página . . . . . . . . . . . . . . . . 66Números de página . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67Inserción de saltos de página. . . . . . . . . . . . . . . . . 68Creación de varias secciones . . . . . . . . . . . . . . . . . 69Varias columnas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

Capítulo 4: Formato de texto 73Formato de caracteres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74Formato de párrafo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76Uso de estilos de Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

Capítulo 5: Adición de imágenes 93Inserción de imágenes prediseñadas

y otras imágenes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94Edición de imágenes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96Dibujo de líneas y formas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98Edición de forma y línea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100Creación de texto artístico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102Creación de cuadros de texto . . . . . . . . . . . . . . . . 104Establecimiento del ajuste del texto . . . . . . . . . . 105

Capítulo 6: Creación de tablas 107Inserción de una tabla rápida . . . . . . . . . . . . . . . . 108Creación de una tabla simple. . . . . . . . . . . . . . . . . 109Creación de una tabla desde cero. . . . . . . . . . . . . 111Edición de la estructura de tabla . . . . . . . . . . . . . 112Inserción de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113Alineación de los datos de una tabla. . . . . . . . . . 114Trabajo con datos numéricos . . . . . . . . . . . . . . . . 115Eliminación de celdas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116Combinación y división de celdas . . . . . . . . . . . . 117Adición de filas y columnas . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118

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Anidamiento de tablas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119Bordes y sombreado de celdas. . . . . . . . . . . . . . . . 120Conversión de texto a tabla . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121

Capítulo 7: Esquemas, blocs de notasy publicaciones 123

Vista Esquema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124Vista Diseño del Bloc de notas. . . . . . . . . . . . . . . . 126Vista Diseño de publicaciones. . . . . . . . . . . . . . . . 131

Capítulo 8: Otras características de Word 141Uso de la barra de herramientas Contacto . . . . 142Adición de una página de portada. . . . . . . . . . . . 144Creación de etiquetas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145Impresión de sobres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146El Administrador de combinación

de correspondencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149Documentación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152

Parte III: Microsoft Excel 155

Capítulo 9: Lo esencial de las hojas de cálculo 157Creación de un nuevo libro. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158La interfaz de Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160Navegación por las hojas de cálculo . . . . . . . . . . 163Inserción de datos en celdas . . . . . . . . . . . . . . . . . 164Relleno de celdas con una serie. . . . . . . . . . . . . . . 165Edición de datos de celdas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166Búsqueda y reemplazo de datos . . . . . . . . . . . . . . 167Adición de comentarios a celdas . . . . . . . . . . . . . 169Asignación de nombres a rangos de celdas. . . . 170Importación de datos de un archivo de texto . 172Trabajo con libros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174Impresión de hojas de cálculo y libros . . . . . . . . 182

Capítulo 10: Modificación de hojas de trabajo 185Establecimiento de tamaños

de columna y fila . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186Reorganización de una hoja de cálculo . . . . . . . 188Trabajo con hojas grandes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192Formación de hoja de cálculo . . . . . . . . . . . . . . . . 194Formas e imágenes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203Inserción de otros elementos . . . . . . . . . . . . . . . . . 207

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Capítulo 11: Fórmulas y funciones 209Lo esencial de las fórmulas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210Acerca de la precedencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212Uso de funciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213Generador de fórmulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216La calculadora. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218Copia de una fórmula a celdas adyacentes . . . . 220Sumas condicionales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221Corrección de errores en fórmulas. . . . . . . . . . . . 222

Capítulo 12: Trabajo con listas 225Creación de una lista . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226Inserción y edición de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . 228Formación de una lista . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229Filtrado de una lista . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230Ordenamiento de una lista . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231Columnas calculadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233Adición de una fila de total. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234Validación de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235

Capítulo 13: Gráficas 237Creación de gráficas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238Modifi cación de gráficas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240Adición de líneas de tendencia . . . . . . . . . . . . . . . 247

Capítulo 14: Técnicas de bases de datos 249Creación de una base de datos . . . . . . . . . . . . . . . 250Uso de un formulario para inserción de datos 251Operaciones de base de datos . . . . . . . . . . . . . . . . 252Trabajo con bases de datos externas. . . . . . . . . . 255

Capítulo 15: Análisis de datos 259Trabajo con tablas dinámicas . . . . . . . . . . . . . . . . 260Búsqueda de objetivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 263Análisis del tipo qué pasa si . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264

Capítulo 16: Intercambio de libros 269Publicación de datos de Excel en Web . . . . . . . . 270Intercambio de libros en una red . . . . . . . . . . . . . 272Control de cambios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273Protección de sus datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275Eliminación de información personal . . . . . . . . 277

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Parte IV: Microsoft PowerPoint 279

Capítulo 17: Creación de una presentación 281Inicio de una presentación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282Acerca de las vistas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283Adición y eliminación de diapositivas . . . . . . . . 284Adición de texto a diapositivas . . . . . . . . . . . . . . . 285Trabajo con cuadros de texto . . . . . . . . . . . . . . . . 286Adición de imágenes a diapositivas. . . . . . . . . . . 287Adición de gráfi cas SmartArt . . . . . . . . . . . . . . . . 289Trabajo con marcadores de posición. . . . . . . . . . 291Fondos de diapositiva. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 292Cambio de los colores de un tema . . . . . . . . . . . . 296Guardado y reutilización de un diseño

personalizado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297Guardado de presentaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . 298

Capítulo 18: Gráficas y tablas 299Creación de una gráfica. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300Opciones de aspecto de la gráfica . . . . . . . . . . . . 302Formato de elementos de una gráfica. . . . . . . . . 306División en secciones de una gráfica circular . 307Creación de gráficas de cotización . . . . . . . . . . . 308Organigramas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310Adición de una tabla a una diapositiva . . . . . . . 316

Capítulo 19: La presentación 319Uso del Clasificador diapositivas . . . . . . . . . . . . . 320Adición de efectos de transición. . . . . . . . . . . . . . 322Animación dentro de diapositivas. . . . . . . . . . . . 324Adición de sonido y películas . . . . . . . . . . . . . . . . 326Creación de documentos

y notas de moderador . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 329Ensayo de una presentación. . . . . . . . . . . . . . . . . . 331Ejecución de una presentación . . . . . . . . . . . . . . . 332Uso de las herramientas de moderador . . . . . . . 333Publicación de una presentación en Web . . . . . 334Guardado de una presentación como película 336Guardado de una presentación en iPhoto . . . . . 337

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Parte V: Microsoft Entourage 339

Capítulo 20: Introducción a Entourage 341La interfaz de Entourage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 342Navegación por Entourage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 345Entourage y el Cuadro de herramientas . . . . . . 346Filtrado y búsqueda. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 347Sincronización de Entourage con un iPod . . . . 352Personalización de barras de herramientas . . . 354

Capítulo 21: Correo electrónico 355Establecimiento de una cuenta. . . . . . . . . . . . . . . 356Creación y envío de correo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 358Envío de datos adjuntos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 360Correo electrónico entrante. . . . . . . . . . . . . . . . . . 361Respuesta a un correo electrónico. . . . . . . . . . . . 364Reenvío y redirección . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 365Revisión de ortografía . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 367Organización del correo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 369Administración de listas de correo . . . . . . . . . . . 374Manejo del correo no deseado. . . . . . . . . . . . . . . . 375Seguridad de correo electrónico. . . . . . . . . . . . . . 376Creación de copias de seguridad

de correo electrónico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 377Impresión de mensajes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 378

Capítulo 22: Libreta de direcciones 379Adición de contactos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 380Eliminación de contactos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 384Edición de registro de contactos . . . . . . . . . . . . . 385Tarjetas de presentación electrónicas

(vCards) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 386Adición de direcciones a un correo

electrónico desde la Libretade direcciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 388

Creación de grupos de contacto . . . . . . . . . . . . . . 389Impresión de la Libreta de direcciones. . . . . . . . 390

Capítulo 23: Calendario 393Vista del calendario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394Adición de eventos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 397Modificación de eventos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 400Eliminación de eventos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 401

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Respuesta a avisos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 402Envío de invitaciones y respuesta a éstas . . . . . 403Adición y eliminación de días festivos . . . . . . . . 405Impresión de un calendario . . . . . . . . . . . . . . . . . . 407

Capítulo 24: Tareas 409Creación de tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 410Creación de elementos de Tarea pendiente . . . 413Visualización de tareas y tareas pendientes . . 414Edición de tareas y tareas pendientes . . . . . . . . 416Eliminación de tareas y tareas pendientes . . . . 417Administración de avisos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 418Impresión de tareas y tareas pendientes . . . . . . 420

Capítulo 25: Notas 421Creación y eliminación de notas . . . . . . . . . . . . . 422Lectura de notas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 425Modifi cación de notas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 427Impresión de notas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 428

Capítulo 26: Grupos de noticias 431Creación de una cuenta de servidor

de noticias. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 432Administración de listas de grupo

de noticias. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 434Suscripción a grupos de noticias . . . . . . . . . . . . . 436Administración de mensajes

de grupo de noticias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 438Lectura de mensajes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 440Publicación en grupos de noticias . . . . . . . . . . . . 442Descarga de archivos de grupos de noticias. . . 445

Capítulo 27: My Day 447Lanzamiento de My Day . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 448Cambio del despliegue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 449La interfaz de My Day. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 450

Capítulo 28: Cuentas de Microsoft Exchange 453Correo electrónico de Exchange. . . . . . . . . . . . . . 454Calendarios y libretas

de direcciones de Exchange . . . . . . . . . . . . . . . 458Intercambio de carpetas de Exchange . . . . . . . . 460

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Parte VI: Integración de aplicaciones 465

Capítulo 29: Combinación de datos de Office 467Copia, vinculación e incrustación . . . . . . . . . . . . 468Tablas de Word en Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 475Intercambio de esquemas:

Word y PowerPoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 476Texto de Word a Excel o PowerPoint. . . . . . . . . . 478Vinculación con Entourage . . . . . . . . . . . . . . . . . . 479

Capítulo 30: El Centro de proyectos 481Creación de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 482El Centro de proyectos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 485Adición y eliminación de contactos

de proyectos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 486Adición de mensajes de correo electrónico. . . . 488Adición de notas, tareas y eventos. . . . . . . . . . . . 489Adición de documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 490Adición de recortes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 492Intercambio de un proyecto. . . . . . . . . . . . . . . . . . 493Archivado de un proyecto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 494

Capítulo 31: Office 2008 e Internet 495Trabajo con hipervínculos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 496Envío de documentos de Off ice por correo

electrónico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 501Otras capacidades de Internet . . . . . . . . . . . . . . . 502

Índice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 505

Intro

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iIntroducción

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Bienvenido a Microsoft Off ice 2008 para Mac. En las páginas siguientes encontrará toda la información e instrucciones necesarias para obtener mayor productividad con Off ice 2008.

Este libro se escribió principalmente como una referencia. Sin embargo, a diferencia de un libro de un solo programa, éste cubre cuatro aplicaciones importantes. En lugar de analizar cada comando y procedimiento con todo detalle (como espera de un libro de un solo programa), el enfoque de este libro se basa en comandos y procedimientos que con toda probabilidad usará en la vida real.

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IntroducciónLa

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Las ediciones de Office 2008 y este libroAl igual que en versiones anteriores de Office, existen varias ediciones de Office 2008. Cadauna de las tres ediciones incluye las aplicaciones base de Office: Word, Excel, PowerPoint y Entourage (con My Day). Cada edición de la siguiente lista contiene todas las características de las ediciones menores. A continuación se muestran las diferencias entre las tres:

Office 2008 for Mac: Home & Student ◆

Edition. Es la edición básica. Incluye las versiones completas de las cuatro aplicaciones principales, pero Entourage no proporciona soporte a Exchange Server. (En general, sólo los usuarios corporativos e institucionales tienen cuentas de Exchange.)

Office 2008 for Mac◆ . En esta edición se agrega el soporte a Exchange Server en Entourage, y se incluyen los flujos de trabajo de Automator para automatizar tareas de Office.

Office 2008 for Mac: Special Edition◆ . Además de los programas de las demás edicio-nes, en ésta se incluye Microsoft Expression Media, que le ayuda a organizar y administrar medios digitales en su Mac.

Esta guía rápida visual revisa las tres versiones de Office 2008 para Mac. Cubre las cuatro aplicaciones base de Office 2008 y el soporte para Exchange Server de Entourage (capítulo 28). Sin embargo, no se analiza Microsoft Expression Media.

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IntroducciónCó

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usar este libro

Cómo usar este libroEste libro es para usuarios principiantes e intermedios de Microsoft Office para Mac. Si está usando Office por primera vez, está cambiando de una versión de Windows a Macintosh o ya conoce lo básico pero quiere obtener lo más posible de su inversión en Office, este libro es para usted. Si aprende mejor con las instrucciones paso a paso y con gran cantidad de ejemplos gráficos que con manuales de referencia que describen lo que hacen los comandos de menú, este libro también es para usted. Más que nada, si sabe qué quiere hacer y desea empezar lo antes posible, este libro definitivamente es para usted.

He trabajado duro para crear un libro que le permitirá conocer las instrucciones para cualquier procedimiento y realizarlo usted mismo. Una captura de pantalla ilustra cada paso importante. La meta es darle toda la información que necesita y ninguna información innecesaria, lo que permite obtener productividad rápidamente. En el camino encontrará sugerencias que ofrecen información útil acerca de muchos procedimientos.

Para facilitarle la localización de la información que necesita en un momento dado, el libro se divide en secciones principales llamadas partes.

La parte I proporciona una introducción a los ◆

procedimientos esenciales de Office.

Las partes II a la V están dedicadas a las cuatro ◆

aplicaciones base de Office: Word, Excel, PowerPoint y Entourage (con My Day).

En la parte VI se explica cómo usar las apli-◆

caciones de Office de manera combinada. También aprenderá acerca de muchas caracte-rísticas de Office relacionadas con Internet.

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Acerca de WordWord 2008, el procesador de palabras de Microsoft Off ice, se usa para crear cartas, memoranda, facturas, propuestas, informes, formularios, folletos, catálogos, etiquetas, sobres y cualquier otro tipo de documento impreso o distribuido electrónicamente que pueda imaginar.

En Word, puede escribir texto e insertar casi cualquier tipo de imagen, dar formato a texto y gráficas en documentos sofisticados con portadas, tablas de contenido, encabezados y pies de página, tablas, notas de pie de página, referencias, números e índices. Si sus necesidades no son tan extensas, también puede crear cartas y memoranda simples con las características fáciles de usar de Word.

El eje de Word, al igual que otras aplicaciones en Off ice, es visual. Conforme trabaje en un documento, verá texto, imágenes y formato exactamente como aparecerán cuando imprima.

Word funciona junto con otras aplicaciones de Office. Puede desplegar números y gráficas de ho-jas de Excel, además de diapositivas de PowerPoint. Y puede marcar documentos de Word para segui-miento en su lista de pendientes de Entourage.

Acerca de ExcelExcel 2008, la aplicación de hoja de cálculo de Office, se usa para rastrear, calcular y analizar datos. Si quiere ver información numérica de forma gráfi ca, use Excel para crear gráficas profesionales en decenas de formatos.

Después de escribir números en una cuadrícula de celdas que incluyen filas y columnas, en una hoja de cálculo de Excel, puede insertar fórmulas en celdas adyacentes que presenten un total, o los resultados de restas, multiplicaciones o divisiones de números. También puede insertar funciones, fórmulas especiales de Excel que realizan cálculos complejos (como sumas y porcentajes de cómputos financieros elaborados, como un valor neto actual). Excel puede incluso calcular estadísticas.

También puede usar Excel para crear, mantener e importar listas y bases de datos. Puede acumular texto y registros numéricos, además de ordenar, buscar, filtrar y extraer datos de una base de datos. Excel funciona muy bien con bases de datos de FileMaker Pro.

xvii

IntroducciónA

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Acerca de PowerPointPowerPoint 2008 es el programa de presentaciones de Office. Se usa para crear diapositivas, folletos y otros materiales que puede emplear durante una presentación rápida o detallada. Incluso puede usar PowerPoint para hacer presentaciones con

diapositivas (presentaciones electrónicas que puede ejecutar en la pantalla de su equipo o en un dispositivo de proyección, frente a un público).

PowerPoint incluye decenas de plantillas diseñadas de forma profesional, que se ocupan de la vista de la presentación, permitiéndole concentrarse en su mensaje. También incluye esquemas de presentación de ejemplo para ayudarle a empezar con el contenido.

El poderoso arsenal de PowerPoint incluye herramientas de diapositivas de texto con viñetas y numeración, gráficas, tablas, organigramas, imágenes prediseñadas, animaciones y películas y dibujo.

Si necesita transportar su presentación de PowerPoint a una audiencia aún más amplia, puede convertirla en una película de QuickTime, una presentación con diapositivas basada en Web que puede verse con cualquier explorador Web o un conjunto de imágenes que pueden verse en un iPod.

Acerca de EntourageEntourage 2008 le permite administrar su vida y sus comunicaciones. Úselo para enviar y recibir correo electrónico, leer grupos de noticias y publicar en ellos, además de mantener su calendario, su libreta de direcciones, sus listas de pendientes y sus notas.

Puede marcar documentos de Office para seguimiento en su lista de pendientes, hacer recordatorios de citas y eventos, y vincular elementos relacionados con Entourage, como mensajes, registros de contacto y citas.

El Centro de proyectos le ayuda a organizar y ver materiales de Office relacionados con un proyecto en particular. Aunque todos los proyectos secrean en Entourage, pueden accederse desdecualquier aplicación de Office.

My Day es una aplicación estilo widget que muestra sus eventos próximos y los elementos pendientes. Aunque My Day obtiene sus datos de Entourage, se ejecuta de forma independiente. Ahora puede ver su calendario y sus listas de pendientes sin importar si Entourage está en ejecución.

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Introducción¿Q

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2008

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¿Qué hay de nuevoen Office 2008?Office 2008 para Mac tiene varias características. Aquí se muestran algunas de las más importantes. (Los cambios en la lista de abajo aplican principalmente a Word, Excel y PowerPoint.)

¿Qué hay de nuevo en todos los programas de Office?

O◆ ffice ahora está optimizado para Mac de PowerPC e Intel.Para tener compatibilidad con ◆ Office 2007 (Windows), los documentos de Office usan un nuevo formato de archivo basado en XML (lenguaje de marcado extensible). Sin embargo, todavía puede guardar en formatos anteriores para permitir que quienes todavía utilizan esas versiones de Office lean sus documentos.Puede hacer clic en íconos en la Galería de ◆

proyectos (que se encuentra debajo de las barras de herramientas de cada aplicación) para agregar rápidamente elementos comple-jos y comunes a documentos de Office, como SmartArt, WordArt, tablas y gráfi cas.Varias nuevas pestañas se han agregado al ◆

Cuadro de herramientas de Office: la Paleta de formato (todas las aplicaciones), el Generador de fórmulas (Excel), y Animación personali-zada (PowerPoint). El cuadro de herramientas también está disponible en Entourage, pero sólo incluye las pestañas Colección de recortes, Paleta de objetos y Herramientas de referencia.Es posible agregar elementos gráficos atrac-◆

tivos que pueden personalizarse, llamados SmartArt, a cualquier documento de Office. Por ejemplo, puede usarlos para crear puntos de viñetas o ilustrar relaciones.Ahora las gráficas de ◆ Office para Word y Power-Point se crean al ingresar y editar datos en Excel.Además de crear archivos PDF ( formato de ◆

documento portátil, Portable Document Format) en el cuadro de diálogo Imprimir, PDF es ahora una opción de formato en los cuadros de diálogo Guardar y Guardar como.

¿Qué hay de nuevo en Word 2008?

Se ha agregado una vista de diseño de publica-◆

ciones, que le permite crear documentos más complejos y de propósito especial, como folle-tos, periódicos, panfletos, catálogos, carteles y etiquetas de CD. Se proporcionan también diversas plantillas de publicación de escritorio.

Es posible seleccionar los elementos de un ◆

documento desde la Galería de documentos para agregar una portada elegante o insertar una tabla de contenido en el documento actual. También se simplifi có la creación de entradas de encabezados, pies de página y biografía.

Ahora las fuentes pueden incluir ◆ ligaduras (caracteres que combinan dos o más caracte-res separados para mejorar la apariencia y la legibilidad).

¿Qué hay de nuevo en PowerPoint 2008?

Para dar a sus diapositivas una apariencia ◆

consistente, puede seleccionar entre casi 50 temas que especifi can el diseño, las fuentes y los colores usados.

Las presentaciones con diapositivas pueden ◆

enviarse a iPhoto, para convertirlas en imá-genes que pueden desplegarse en un video de iPod.

Puede usar Apple Remote para controlar pre-◆

sentaciones con diapositivas.

Cuando mueve un objeto, las guías dinámicas ◆

simplifican el proceso de alinear objetos o de centrarlos en la diapositiva.

xix

Introducción¿Q

ué h

ay de nu

evo en

Office 2008?

¿Qué hay de nuevo en Excel 2008?

Si necesita ayuda en la creación de hojas de ◆

cálculo, Excel incluye más de dos docenas de plantillas tipo hojas de contador. Úselas para registrar los datos de sus portafolios de inventario, crear un presupuesto, administrar una chequera de negocios o personal, o generar facturas, por ejemplo.

En lugar de consultar constantemente la ◆

Ayuda, puede usar la pestaña Generador defórmulas, del Cuadro de herramientas,de Office, para ayudarle a crear fórmulas.El Generador de fórmulas le proporciona una descripción de cada función de Excel y le pide los argumentos necesarios.

A medida que escribe, Autocompletar fórmula ◆

despliega listas desplegables de nombres de función y defi nidos para que haga su selección. Al escribir =S, por ejemplo, se despliega una lista de todas las funciones y los nombres defi-nidos que comienzan con S.

¿Qué hay de nuevo en Entourage 2008?

Ya no necesita lanzar Entourage para revisar ◆

su agenda. Una nueva aplicación llamada My Day muestra eventos y tareas futuros. También puede usarla para crear rápidamente nuevas tareas y marcar tareas existentes como com-pletadas.

Spotlight busca y localiza texto en mensajes ◆

y datos adjuntos. También puede usarlo para buscar registros de contactos de Entourage.

Entourage 2008 incluye un mejor filtrado de ◆

correo electrónico no deseado. También se mejoraron las advertencias acerca de posibles intentos de suplantación de identidad.

Los mensajes y contactos marcados como ◆

Pendientes se agregan a una lista de labores por realizar, que también incluye sus tareas creadas. (La lista normal Tareas no incluye elementos pendientes.)

Es posible personalizar las barras de herra-◆

mientas de Entourage al agregar, eliminar o reorganizar íconos.

Si tiene una cuenta de Exchange Server, puede ◆

crear mensajes Fuera de la oficina que se enviarán automáticamente como respuesta a mensajes entrantes mientras está ausente.

1

Capítulo 1: Técnicas esenciales de Offi ce ............ 3

Parte I: Introducción

Técnicas esen

ciales de Offi ce

1Técnicas

esenciales

de Offi ce

3

Muchas operaciones en Off ice 2008, como iniciar

un nuevo documento, abrir un documento existen-

te, guardar su trabajo, usar elementos de interfaz

comunes, trabajar con varios tipos de contenido

y obtener ayuda, aplican a todas o casi todas las

aplicaciones. En lugar de repetir esta información

en todo el libro, la cubriremos aquí.

4

Capítulo 1La

nza

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Lanzamientode aplicaciones de Offi ceUna aplicación de Offi ce se lanza de la misma forma que otras aplicaciones de OS X (además de algunas formas específi cas de Offi ce).

Para lanzar una aplicación de Offi ce:

Elija una de las siguientes opciones:◆

Haga clic en el ícono de aplicación en el ▲

Dock (figura 1.1).

Abra la carpeta Microsoft Offi ce 2008 ▲

(figura 1.2) y haga doble clic en el ícono de la aplicación.

Haga doble clic en un alias para la aplica- ▲

ción de Offi ce. (Para crear el alias de un programa o documento, seleccione su ícono de archivo y, luego, Archivo > Crear Alias. Después mueva el alias a una ubicación conveniente, como el Escritorio.)

Desde la pestaña Nuevo, de la Galería de ▲

proyectos, en cualquier aplicación abierta de Offi ce, cree un nuevo documento, en otra aplicación de Offi ce.

Se lanza la aplicación. Dependiendo de suconfi guración de Preferencias, aparece Galería de proyectos (véase la siguiente sección) o un nuevo documento en blanco.

Figura 1.1 Si la aplicación de Offi ce está en el Dock, haga clic en un ícono para lanzar la aplicación.

EntourageWord Excel PowerPoint

Project Gallery

Figura 1.2 También puede lanzar una aplicación de Offi ce al hacer doble clic en su ícono.

5

Introducción: Técnicas esenciales de OfficeLan

zamien

to de aplicacio

nes de O

ffi ce

Para lanzar una aplicación de Offi ce mientras abre uno o más documentos:

Elija una de las siguientes opciones◆ :

Haga doble clic en un ícono de documento ▲

o alias de Offi ce. Por ejemplo, si hace doble clic en un documento de Word, abrirá Word, en caso de que no se esté ejecutando, y abrirá el documento.

Arrastre el ícono de un documento compati- ▲

ble en un ícono de aplicación de Offi ce. (Por ejemplo, puede arrastrar una hoja de cálculo compatible a un ícono de Excel.)

Seleccione uno o más íconos de documento ▲

del mismo tipo, oprima C-clic en uno de éstos, y seleccione la aplicación de Off ice apropiada del submenú Abrir con(figura 1.3).

Dentro de Entourage u otra aplicación de ▲

correo, haga doble clic o abra un documento de Off ice adjunto a un mensaje de correo electrónico.

La aplicación se lanza y se abre el documentoo los documentos seleccionados.

Sugerencias ✔

No hay una forma correcta o preferida para ■

lanzar una aplicación de Off ice o abrir sus documentos. Use cualquier método que sea conveniente en el momento. Por supuesto, cuantos más métodos aprenda, más probable será que siempre encuentre el apropiado.

El lugar para guardar sus documentos de Office ■

depende de usted. Por ejemplo, muchos usua-rios los guardan en subcarpetas dentro de la carpeta Documentos. Tal vez quiera mantener en el Escritorio algunos documentos utilizados con frecuencia. No es importante dónde se almacenan los documentos. Que sepa dónde se almacenan es extremadamente importante. Cuando guarde un documento de Off ice, asegú-rese de prestar atención a su ubicación enel disco.

Figura 1.3 Para abrir un documento compatible (como este archivo de texto) en una aplicación específi ca de Offi ce, seleccione el programa en el menú desplegable.

Lanzamiento de Entourage desde My Day o Avisos de Microsoft Offi ce

Si hace doble clic en un evento programado, un elemento por hacer o tarea en My Day, Entourage se lanzará y abrirá el elemento. De manera similar, puede lanzar Entourage y abrir un evento o una tarea seleccionada al:

Hacer doble clic en el recordatorio, en Avisos ◆

de Microsoft Offi ce

Seleccionar el recordatorio en Avisos de ◆

Microsoft Offi ce y seleccionar Archivo >

Abrir elemento (#O)

6

Capítulo 1U

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Uso de la Galería de proyectosUna característica introducida en Offi ce 2001 llamada Galería de proyectos le da acceso a docu-mentos estándar, plantillas y asistentes (que pro-porcionan cantidades importantes de formato y contenido de documentos), y a documentos abier-tos recientemente.

Para usar la Galería de proyectos:

1. Elija una de las siguientes opciones:

Abra una aplicación de Off ice. (Si Galería de ▲

proyectos no se ha deshabilitado, se abrirá al iniciar el programa.)

Seleccione Archivo > Galería de proyectos (o ▲

presione s#P).

Haga clic en el ícono Microsoft Project ▲

Gallery, en el Dock (véase la figura 1.1).

Aparece la Galería de proyectos.


Para crear un nuevo documento ▲ de ésta u otra aplicación de Off ice (sin importar si está en ejecución), haga clic en la pestaña Nuevo (figura 1.4). Seleccione Documentos en blanco de la lista Categoría, seleccione un tipo de documento entre las miniaturas y haga clic en Abrir.

Para crear un documento desde una plantilla ▲

o asistente, haga clic en la pestaña Nuevo ( figura 1.4) y seleccione Mis plantillas u otra categoría que contenga plantillas, como Etiquetas o Diseño de fondo. Seleccione una miniatura de plantilla o asistente, y haga clic en Abrir.

Para abrir un documento en que trabajó ▲

recientemente, haga clic en la pestaña Reciente (figura 1.5). Seleccione un periodo en el panel Fechas, seleccione un documento de los listados y haga clic en Abrir.

Figura 1.4 Para crear un nuevo documento, seleccione Documentos en blanco, luego la miniatura del tipo de documento que quiere crear, y haga clic en Abrir.

Categorías Tipos de documentos

Abre otro documento de Offi ce o compatible

Filtra la lista de documentos

Figura 1.5 Puede abrir un documento en que ha trabajado al seleccionarlo de la lista de la pestaña Reciente.

Panel Fechas Documentos recientes Vista previa

Abre el originalAbre una copia

Opciones de vista

7

Introducción: Técnicas esenciales de OfficeU

so de la G

alería de proyectos

Para abrir un archivo asociado con un pro- ▲

yecto del Centro de proyectos, haga clic en la pestaña Centro de proyectos, seleccione un documento y haga clic en Abrir.

Para abrir un archivo existente ▲ (que no sea de los que se despliegan), haga clic en el botón Abrir otro, seleccione un documento del cuadro de diálogo Abrir que aparece y haga clic en Abrir.

Cuando se abre Galería de proyectos dentro de una aplicación de Off ice, el botón Abrir otro está disponible en todas las pestañas. Sin embargo, cuando Galería de proyectos se lanza desde el Dock, el botón Abrir otro no se habilita.

Para establecer las preferencias de Galería ▲

de proyectos, haga clic en la pestaña Confi guración (figura 1.6). Si no quiere ver la Galería de proyectos cada vez que lanza una aplicación de Off ice, por ejemplo, quite la marca de la casilla de verifi cación Mostrar la Galería de proyectos al inicio.

Sugerencias ✔

Puede ver documentos como una galería ■

(miniaturas) o una lista de texto al hacer clic en el ícono de vista apropiado, en la parte superior de la Galería de proyectos (véase la figura 1.5).

Puede limitar los tipos de documentos que se ■

muestran en la Galería de proyectos al selec-cionar un tipo de archivo del menú desplegable Mostrar (véase la figura 1.4). Por ejemplo, puede seleccionar mostrar una lista sólo de documen-tos de Excel.

En la pestaña Reciente, tiene la opción de ■

abrir una copia de un documento reciente en lugar del original (tratando al archivo como un documento de plantilla o diseño de fondo). Seleccione un archivo y haga clic en el botón Abrir una copia (véase la figura 1.5).

Figura 1.6 Establezca las preferencias de Galería de pro-yectos en la pestaña Confi guración, de la ventana Galería de proyectos.

8

Capítulo 1Cr

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ón

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nu

evo

Creación de un documento nuevoA menos que trabaje exclusivamente con docu-mentos creados por otros, también querrá crear nuevos documentos propios. Puede crear un docu-mento en blanco de estas maneras:

Word.◆ Seleccione Archivo > Nuevo documento en blanco (figura 1.7).

PowerPoint.◆ Seleccione Archivo > Nueva presentación.

Excel. ◆ Seleccione Archivo > Libro nuevo.

Todos.◆ Presione #N o haga clic en el ícono Nuevo, en la barra de herramientas Estándar. (En Word, al hacer clic en el ícono Nuevo, se despliega un menú.)

Sugerencias ✔

Si no elige algo en la ventana Galería de proyec-■

tos y hace clic en Cancelar para cerrarla, se crea automáticamente un documento en blanco.

Si no está marcada la opción Mostrar Galería de ■

proyectos al inicio, en la pestaña Confi guración, de Galería de proyectos (véase la figura 1.6) o en Preferencias, de las aplicaciones de Office, al lanzar Word, PowerPoint o Excel se crea auto-máticamente un nuevo documento.

Como se explicó en la sección anterior, también ■

puede crear un nuevo documento en la ventana Galería de proyectos. Haga clic en la pestaña Nuevo, seleccione Documentos en blanco de la lista Categoría, seleccione el tipo de documento de Office que quiera crear, y haga clic en Abrir (véase la figura 1.4).

Si decide que es necesario un nuevo docu-■

mento, haga clic en el botón rojo para cerrar el documento. Si ha escrito cualquier cosa en el documento, no lo guarde cuando se le pida.

Figura 1.7 Cree un nuevo documento, como éste de Word, cuando quiera empezar desde cero.

9

Introducción: Técnicas esenciales de OfficeP

lantillas y asisten

tes

Plantillas y asistentesOff ice 2008 incluye una amplia colección de planti-llas y asistentes que puede usar para crear documen-tos impresionantes sin ser un profesional del diseño.

Las plantillas son documentos con formato a los que se les agrega contenido propio. Los asistentes

son procedimientos de varios pasos cortos ocon pestañas que le plantean preguntas acercadel documento que quiere generar y despuéscrea el documento con base en sus respuestas.Si lo desea, puede editar el documento resultante cuando el asistente termina.

Creación de un documento desde una plantillaUna plantilla es un documento con formato parcial que contiene texto, estilos y formato. Puede iniciar un documento con una plantilla, y después modifi -car el contenido y formato.

Para crear un documento desde una plantilla:

1. Si Galería de proyectos no está abierta, seleccione Archivo > Galería de proyectos

(s#P) o haga clic en el ícono Microsoft Project Gallery del Dock. Se abre la Galería de proyectos.

2. Haga clic en la pestaña Nuevo (fi gura 1.8). En la lista Categoría, seleccione el tipo de documento que quiere crear. (Para expandir una categoría, haga clic en el triángulo que se encuentra a un lado de ésta.)

Aparecen las miniaturas de documento en el panel principal.

3. Opcional : seleccione el programa específi co de Offi ce desde el menú desplegable Mostrar.

4. Seleccione una miniatura de plantilla y haga clic en Abrir.

Se abre una copia de la plantilla (fi gura 1.9).

5. Llene el contenido, edite y forme el documento, y después guárdelo.

Figura 1.8 Seleccione una categoría en el panel de la izquierda para ver las plantillas y asistentes disponibles. Para restringir la lista a plantillas y asistentes específi cos de aplicación, seleccione la aplicación del menú desplega-ble Mostrar.

Menú desplegable Mostrar

Figura 1.9 Word incluye plantillas de publicación deescritorio que se abren en la nueva vista Diseñode publicaciones.

10

Capítulo 1P

lan

till

as y

asi

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tes

Sugerencias ✔

Cuando se crea un nuevo documento a partir ■

de una plantilla, está trabajando con una copia

(no la plantilla original). Para recordárselo, Word asigna a la copia el nombre Documento en lugar de usar el nombre de la plantilla. Siempre y cuando guarde la copia con un nuevo nombre o en un lugar diferente, los cambios que hace a su copia no afectan a la plantilla.

También puede basar un nuevo documento en ■

cualquier documento de Offi ce utilizado recien-temente (tratando a sus propios documentos como plantillas). En la Galería de proyectos, haga clic en la pestaña Reciente, seleccione un documento y haga clic en Abrir una copia.

11


lantillas y asisten

tes

Guardado de un documento como plantillaNo tiene que depender exclusivamente de las plantillas proporcionadas por Off ice. Le será útil guardar sus propios documentos como plantillas, permitiendo la reutilización de éstos con los cam-bios mínimos que desee.

Para guardar un documento como una plantilla:

1. Cree un documento de Office con el formato deseado. Elimine el texto y otros materiales que no quiere guardar como parte de la plantilla, mientras mantiene cualquier texto que quiera usar en nuevos documentos.

En una plantilla en forma de fax de Word, por ejemplo, puede dejar su información de contac-tos intacta y agregar un marcador de posición (como “Incluir aquí un mensaje de texto”) para el texto del mensaje.

2. Seleccione Archivo > Guardar.

3. En el cuadro de diálogo que aparece, seleccione Plantilla de aplicación del menú desplegable Formato (figura 1.10).

4. Inserte un nombre para la plantilla en el cuadro de texto Guardar como.

5. De la lista desplegable Ubicación, seleccione el lugar en que desea guardar la plantilla. Por lo general, debe aceptar la carpeta predeterminada (Mis plantillas) para plantillas personales, pero tiene la libertad de guardarlas en otros lugares.

6. Haga clic en el botón Guardar.

El documento se guarda como plantilla.

Sugerencia ✔

Para tener compatibilidad con Off ice 2007 ■

para Windows, las plantillas de Mac usan estas extensiones: Word (.dotx), Excel (.xltx) y diseño de PowerPoint (.potx). Cuando se guarda cualquier plantilla o documento de Off ice, la extensión de archivo apropiada se agrega auto-máticamente (a menos que quite la marca de verifi cación de Anexar extensión de archivo).

Figura 1.10 Seleccione Plantilla de aplicación comoformato cuando guarde un archivo como una plantilla.

Nombre de plantilla

Agrega una extensión de archivo

Tipo dearchivo

Ubicación de guardado

12

Capítulo 1P

lan

till

as y

asi

sten

tes

Modifi cación de una plantilla existentePuede modificar las plantillas proporcionadas con Off ice, además de cualquier archivo propio que se haya guardado como plantilla. De esta forma puede crear plantillas que sirvan mejor para sus propósitos.

Para modificar una plantilla:

1. En la aplicación de Office en que se creó la

plantilla, seleccione Archivo > Abrir (#O).

Aparece el cuadro de diálogo Abrir.

2. Seleccione Plantillas de nombre de la aplicación

del menú desplegable Activar.

3. Vaya a la carpeta Microsoft Office 2008: Office:Media:Plantillas. Abra las carpetas adi-cionales que sea necesario, hasta que encuentre la plantilla que quiere cambiar (figura 1.11).

4. Seleccione la plantilla y haga clic en Abrir.

5. Haga las ediciones necesarias y los cambios de formato a la plantilla.


Para guardar la plantilla modifi cada sin ▲

sobrescribir la original, seleccione Archivo > Guardar como, edite el nombre de la plan-tilla (si así lo desea) y guárdelo en la carpeta Mis plantillas u otra carpeta de su elección (figura 1.12).

Para reemplazar la plantilla original con la ▲

modificada, seleccione Archivo > Guardar

(#S).

Sugerencia ✔

A menos que esté seguro de que nunca necesi-■

tará de nuevo la plantilla original, es prudente modificar una copia de la plantilla, guardándola con un nombre de archivo nuevo. Para abrir una copia de una plantilla para modifi cación, seleccione Copia del menú desplegable Abrir, en el cuadro de diálogo Abrir (figura 1.11).

Figura 1.12 Para evitar la sobrescritura de la plantilla ori-ginal, guarde la versión editada con un nombre de archivo diferente o en una carpeta distinta. (Para que se acceda con facilidad al usar en Offi ce, guárdela en Mis plantillas.)

Edita el nombre de archivo

Figura 1.11 Seleccione la plantilla que quiere modifi car (se muestra OS X 10.5.6/Leopard).

Sólo muestra plantillas

Opciones de Abrir

13


lantillas y asisten

tes

Trabajo con asistentesLos asistentes lo llevan a recorrer el proceso de creación de un tipo de documento específico. Por lo general, proporcionan texto de ejemplo que también puede usar. En Word, por ejemplo, puede usar asistentes para crear cartas, folletos, menús, catálogos y etiquetas.

Para usar un asistente:

1. Si la Galería de proyectos no está abierta, seleccione Archivo > Galería de proyectos

(s#P) o haga clic en el ícono Microsoft Project Gallery, en el Dock.

2. En la ficha Nuevo, seleccione una categoría de la lista Categoría.

3. En el panel principal, seleccione el asistente para el tipo de documento que quiere crear (figura 1.13) y haga clic en Abrir. (Las minia-turas de asistentes tienen una varita mágica.) Aparece el asistente (figura 1.14).

4. Siga los pasos presentados por el asistente. Cada paso le pide más detalles para ayudarle a generar un documento personalizado.

5. Para completar el asistente, haga clic en Finalizar, Guardar y salir o Aceptar. (Las eti-quetas de los botones varían.) El documento resultante incluye la información que insertó en las opciones seleccionadas.

6. Haga cualquier cambio necesario al documento y guarde el archivo.

Sugerencias ✔

No todos los asistentes tienen la palabra ■

Asistente en su nombre de archivo.

Puede ir de una sección a otra de un asistente ■

de varias páginas al hacer clic en Próximo, Atrás o en una pestaña específica.

Figura 1.13 La miniatura Asistente para cartas está selec-cionada en la Galería de proyectos.

Figura 1.14 Inserte la información pedida por el asistente y establezca las opciones que quiera.

14

Capítulo 1A

pert

ura

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docu

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tos

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ten

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Apertura de documentos existentesA menos que sólo utilice una vez cada documento que crea (algo que es muy poco probable), nece-sitará abrir documentos que guardó antes en el disco.

Para volver a abrir un archivo guardado:

1. Seleccione Archivo > Abrir, haga clic en el ícono Abrir en la barra de herramientas Estándar, o

presione #O.

2. En el cuadro de diálogo Abrir (figura 1.15), vaya a la ubicación en el disco donde se alma-cena el archivo.

3. En el menú desplegable Abrir (figura 1.16), seleccione una de las siguientes opciones:

Original. ▲ Abre el original para editar.

Copia. ▲ Abre una copia para edición, prote-giendo de cambios el original.

Sólo lectura. ▲ Abre el documento que habrá de verse. Si edita el documento, sólo puede guardar los cambios si usa un nombre de archivo o una ubicación diferente.

4. Para abrir el documento, haga doble clic en el nombre del archivo del documento, o selec-cione el nombre del archivo y haga clic en Abrir.

Sugerencias ✔

Si el archivo que quiere abrir es el que ha usado ■

recientemente, tal vez aparezca en la lista Archivo > Abrir recientes (figura 1.17). Si es así, puede abrirlo al seleccionar su nombre.

También puede abrir documentos al seleccio-■

narlos de la pestaña Reciente, de la Galería de proyectos.

Otra forma de abrir un documento consiste en ■

hacer doble clic en su ícono en el Escritorio, o en la carpeta en que se almacena el archivo. Consulte “Lanzamiento de aplicaciones de Office”, en páginas anteriores de este capítulo.

Figura 1.16 Aunque por lo general querrá tra-bajar con el original, puede seleccionar que se abra una copia o abrir el documento sólo para verlo (modo de sólo lectura).

Figura 1.15 Para abrir un documento existente, selec-ciónelo en el cuadro de diálogo Abrir (se muestra OS X 10.4.11/Leopard).

Menú desplegable Abrir

Figura 1.17 También puede abrir un archivo al seleccionar su nombre del submenú Archivo > Abrir recientes.

15

Introducción: Técnicas esenciales de OfficeG

uardado

de su trabajo

Guardado de su trabajoEs una buena idea guardar con frecuencia su tra-bajo para evitar pérdidas de datos.

Para guardar su trabajo:

1. Seleccione Archivo > Guardar, presione #S,o haga clic en el ícono de Guardar, en la barra de herramientas Estándar (figura 1.18).

Si hay una versión previamente guardada del documento, la nueva versión sustituye automá-ticamente a la anterior.

2. Si ésta es la primera vez que ha guardado el documento (o si selecciona Archivo > Guardar como), aparece un cuadro de diálogoGuardar como (figura 1.19).

3. Inserte un nombre de archivo en el cuadro de texto Guardar como.

4. Seleccione un formato de archivo del menú desplegable Formato.

5. Haga clic en el menú desplegable Ubicación para seleccionar una ubicación en que almace-nará su documento.

Si necesita ir a una unidad o carpeta que no está en la lista, haga clic en el ícono de triángulo para expandir el área Ubicación.

6. Haga clic en Guardar o presione r.

Sugerencias ✔

Para guardar en una nueva ubicación un docu-■

mento guardado antes, o para usar un nuevo nombre (evitando que se sobrescriba la copia original), seleccione Archivo > Guardar como, en lugar de Archivo > Guardar.

Puede instruirse a Word, Excel y PowerPoint ■

para que guarden automáticamente documen-tos tras ciertos intervalos defi nidos por el usua-rio. A esto se le conoce como Autorrecuperación. Para habilitar Autorrecuperación y especificar un intervalo, seleccione nombre del programa

> Preferencias y abra la categoría Guardar (figura 1.20).

Figura 1.19 Para guardar un nuevo documento o uno antiguo con un nuevo nombre o con una ubicación nueva, inserte la información necesaria en el cuadro de diálogo Guardar como.

Expande o contrae el área Ubicación

Figura 1.20 Al habilitar Autorrecuperación, puede asegurar que nunca perderá más de unos minutos de trabajo.

Habilita Autorrecuperación

Figura 1.18 Para guardar el documento actual, haga clic en el ícono Guardar, en la barra de herramientas Estándar.

Guarda eldocumento

16

Capítulo 1Tr

abaj

o c

on

tex

to

Trabajo con textoEl texto es una parte importante de casi todos los documentos de Off ice. Siempre que una aplicación está lista para que escriba, un marcador de inser-ción parpadeante aparece en el documento. Lo que escriba aparecerá en la marca de inserción.

Establecimiento de la marca de inserción de textoPara revisar un texto existente o agregar algo a éste, debe mover la marca de inserción al punto donde quiere hacer los cambios.

Para establecer la marca de inserción:


Mueva el cursor con forma de I al punto ▲

donde quiera colocar la marca de inserción. Haga clic para establecerla (figura 1.21).

Si la marca de inserción de texto está esta- ▲

blecida en un documento normal de Word, una celda de Excel o un bloque de texto en PowerPoint, puede mover la marca de inser-

ción al presionar las teclas u, y, o cualquier otro comando rápido de teclado que se muestra en la tabla 1.1.

Sugerencia ✔

En Excel, la marca de inserción puede estar en ■

el cuadro de entrada de datos de la barra de fórmulas, o en la celda (figura 1.22), en caso de que esté realizando la edición o insertando datos, respectivamente.

Tabla 1.1

Métodos abreviados de teclado para navegaciónT e c l a s M o v i m i e n t o

W o Z Arriba o abajo una línea

oA 0 oS

Una palabra a la izquierda o derecha

#A 0 #S Principio o fi nal de la línea actual

#W o #Z Principio del párrafo anterior o siguiente

Cursor con forma de IMarca de inserción de texto

Figura 1.21 Cualquier cosa que escriba aparecerá en la marca de inserción de texto.

Marca de inserción

Marca de inserción de texto

Figura 1.22 En Excel, la marca de inserción puede estar en la barra de fórmulas (arriba) o en la celda que está edi-tando (abajo).

17

Introducción: Técnicas esenciales de OfficeTrabajo

con

texto

Selección de textoAntes de que pueda editar, reemplazar, eliminar o formar un texto, primero debe seleccionarlo. Cual-quier operación que realice después afectará al texto seleccionado.

Para seleccionar texto con el ratón:Elija una de las siguientes opciones:◆

Haga clic al principio o al fi nal de una ▲

selección de texto para establecer la marca de inserción y arrastre al otro extremo para seleccionar el texto (figura 1.23). Una selec-ción puede contener desde un solo carácter hasta muchos párrafos consecutivos.Para seleccionar texto en líneas consecu- ▲

tivas, haga clic para establecer la marca de inserción al principio de la selección y arrastre a través de las líneas que quiera

seleccionar, o presione s-clic al final de la selección.Puede hacer varias selecciones de texto ▲

no contiguas. Por ejemplo, tal vez quiera seleccionar varios encabezados para aplicar simultáneamente el mismo formato a todos

ellos. Mantenga presionada # para hacer varias selecciones.Haga doble clic en cualquier lugar de una ▲

palabra para seleccionarla. Haga triple clic en cualquier lugar del párrafo para seleccionarlo.

Sugerencias ✔

Una opción de Preferencias sirve para asegurar ■

que se resalten la primera y la última palabras de una selección. Si quiere tener la capacidad de seleccionar partes de palabras, seleccione nom-

bre de la aplicación > Preferencias, seleccione el título Editar, y elimine la marca de verifica-ción Seleccionar automáticamente la palabra completa.Para seleccionar una línea completa de texto en ■

un documento de Word, haga clic en el margen izquierdo de la línea. Para seleccionar varias líneas, haga clic en el margen izquierdo de la línea y después arrastre a través de las líneas.

Figura 1.23 Haga clic y arrastre para crear una selección de texto. Se resalta el texto seleccionado.

Texto seleccionado

18

Capítulo 1Tr

abaj

o c

on

tex

to

Para seleccionar texto con el teclado:

1. Use las teclas de fl echa o el ratón para estable-cer el punto de inserción al principio o final del texto que quiera seleccionar.

2. Mantenga presionada s y active las teclas de fl echa (o las que se muestran en la tabla 1.1) para extender la selección.

Sugerencias ✔

Utilice ■ soA o soS para selec-cionar una palabra a la vez.

Utilice ■ sZ o sW para seleccionar varias líneas de texto.

Para seleccionar la marca de inserción al ■

principio o al fi nal de la línea actual, presione

s#A o s#S, respectivamente.

Desplazamiento de textoPara mover texto en un documento puede usar

Edición > Cortar (#X) y Edición > Pegar (#V) o arrastrar y colocar. Arrastrar y colocar es lo mismo que una secuencia simplificada de cortar y pegar, lo que se logra al seleccionar texto y luego arras-trarlo a un nuevo lugar del documento. Incluso puede arrastrar texto de un documento a otro o de una ventana de aplicación a otra.

Para arrastrar y soltar texto:

1. Seleccione el texto que moverá.

2. Coloque el cursor sobre el texto seleccionado. El cursor toma la forma de un puntero de flecha (figura 1.24).

3. Presione y mantenga así el botón del ratón, y arrastre el puntero a su destino.

Una marca de inserción de texto muestra el punto donde reaparecerá el texto arrastrado (figura 1.25).

4. Suelte el botón del ratón para colocar el texto en la nueva ubicación (figura 1.26).

Figura 1.24 Cuando el cursor se mueve sobre un texto seleccionado, toma la forma de un puntero de fl echa.

Figura 1.26 Suelte el botón del ratón para colocar el texto. En este ejemplo, la viñeta “Paredes con espejos” se ha movido un párrafo arriba.

Figura 1.25 Arrastre el puntero de fl echa a su destino. Una marca de inserción de texto se muestra donde aparecerá el texto arrastrado.


19


con

texto

Sugerencias ✔

Para ■ copiar texto en lugar de moverlo (dejando

el texto original intacto), presione o mien-tras arrastra.

A una acción de arrastrar y colocar entre docu-■

mentos se le considera una copia en lugar de un corte. Es decir, después de la operación, el material original permanece en el documento de origen.

También puede usar arrastrar y colocar para ■

copiar o mover otros tipos de objetos, como imágenes y gráfi cas.

Arrastrar y soltar también se usa para despla-■

zar una selección de texto de Off ice 2008 al Escritorio, creando un recorte de imagen.

Reemplazo de textoPara reemplazar texto en un documento o cuadro de diálogo, seleccione el texto y escriba sobre éste (figura 1.27). Al hacerlo simultáneamente se eli-mina el texto y se reemplaza con el texto nuevo (no es necesario eliminar primero el texto anterior.)

Figura 1.27 Para reemplazar este apellido seleccionado con otro, no hay necesidad de presionar D. Sólo escriba el apellido nuevo.

20

Capítulo 1Tr

abaj

o c

on

imág

enes

y o

tro

s o

bjet

os

Trabajo con imágenesy otros objetosLos dibujos, las ilustraciones, WordArt, las imáge-nes prediseñadas o escaneadas y otros elementos que puede seleccionar en un documento de Off ice son objetos. Después de seleccionar un objeto (al hacer clic y arrastrarlo), puede cambiar su posición en la página al moverlo. También puede arrastrar objetos de otros documentos (incluidos los de otras aplicaciones). Para copiar un objeto en lugar

de moverlo, mantenga presionado o mientras arrastra.

Para formar un objeto, debe seleccionarlo ydespués hacer clic en un comando de formato, como se describe en los siguientes pasos.

Para formar un objeto:

1. Seleccione el objeto que quiere formar.


Seleccione un comando o haga clic en un ▲

ícono en la Paleta de formato (figura 1.28) o la barra de herramientas Dibujo (figura 1.29).

Haga doble clic en el objeto para abrir un ▲

cuadro de diálogo de formato relevante.

En el menú Formato, seleccione el comando ▲

apropiado (como Imagen o WordArt).

Sugerencias ✔

Si la Paleta de formato no está visible, puede ■

desplegarla al seleccionar Ver > Paleta de for-mato o hacer clic en el ícono Cuadro de herra-mientas de la barra de herramientas Estándar.

En Off ice 2004 aparecían automáticamente ■

las barras de herramientas específi cas de cada objeto. En Off ice 2008, muchas de ellas apare-cen como secciones en la Paleta de formato.

Para más información acerca del uso de la ■

Paleta de formato, consulte la siguiente sección.

Para tener ayuda acerca de la formación de ■

texto, consulte el capítulo 4.

Figura 1.28 Cuando selecciona un objeto (como éste de WordArt), la Paleta de formato despliega comandos que son relevantes para formar el objeto.

Comandos de WordArt

Figura 1.29 Puede modifi car muchos objetos al seleccionar comandos y opciones de la barra de herramientas Dibujo.

21

Introducción: Técnicas esenciales de OfficeU

so de Co

piar form

ato

Uso de Copiar formatoEn lugar de volver a crear formatos complejos, puede usar Copiar formato (figura 1.30) para co-piar el formato de un texto u objetos seleccionados y aplicarlo a otro texto y objetos.

Para usar Copiar formato:

Elija cualquiera de las siguientes opciones:◆

Para copiar el formato de carácter de una ▲

cadena de texto a otra, seleccione la cadena de origen, haga clic en el ícono de la barra de herramientas Copiar formato y después seleccione arrastrando la cadena de texto de destino. Cuando suelte el botón del ratón, el formato se aplica al texto de destino.

Para copiar un formato de párrafo, selec- ▲

cione todo el párrafo de origen (incluida la marca de párrafo al fi nal), haga clic en el ícono de la barra de herramientas Copiar formato, y después haga clic en cualquier lugar del párrafo de destino (o arrastre a través de varios párrafos).

Para copiar formato de objetos, seleccione ▲

el objeto, haga clic en el ícono de la barra de herramientas Copiar formato y después haga clic en el objeto de destino.

Sugerencias ✔

Para copiar el formato a ■ varios objetos, cadenas de texto o párrafos, seleccione el texto u objeto de destino y haga doble clic en el ícono de la barra de herramientas Copiar formato (figura 1.31). Uno a uno, aplique el formato a todos los objetos, las cadenas de texto o los párrafos de destino que desee. Cuando haya terminado, haga clic en el ícono Copiar formato nueva-mente.

En Excel puede usar Copiar formato para dupli-■

car rápidamente el formato de celdas. Entre los ejemplos de formato copiado se incluyen los de números (como Moneda con dos decimales), sombra de celda y bordes.

Figura 1.30 Haga clic en el ícono Copiar formato, de la barra de herramientas Estándar.

Copiar formato

Figura 1.31 Haga doble clic en el ícono Copiar formato, para bloquearlo.

Copiar formato

22

Capítulo 1Có

mo

des

hac

er y

reh

acer

acc

ion

es

Cómo deshacery rehacer accionesSi comete un error, a menudo puede corregirlo al emplear la acción deshacer. Seleccione Editar > Deshacer acción o haga clic en el botón Deshacer, en la barra de herramientas Estándar.

Los programas de Off ice 2008 permiten acciones de deshacer ilimitadas. Si encuentra que cometió un error varias acciones antes, puede regresar desde la acción más reciente hasta la que necesita corregir, al deshacer cada una. Y si cambia de idea después de la acción de deshacer, puede rehacer lo que ha deshecho.

Para deshacer una o más acciones:

1. Para deshacer su acción más reciente, elija

cualquiera de las siguientes opciones:

Seleccione Edición > Deshacer ▲ acción (#Z).Haga clic en el ícono Deshacer, en la barra ▲

de herramientas Estándar (figura 1.32).

2. Para deshacer varias acciones recientes, elija


Seleccione Edición > Deshacer ▲ acción,

presione #Z, o haga clic varias veces en el ícono Deshacer.Haga clic en la fl echa hacia abajo que se ▲

encuentra a un lado del ícono Deshacer, en la barra de herramientas, y seleccione las acciones que quiere corregir (figura 1.33).

Cada acción se deshace en orden, de la más reciente a la más antigua.

3. Para deshacer el efecto de uno o más coman-dos Deshacer, elija cualquiera de las siguientes

opciones:

Seleccione Edición > Rehacer ▲ acción (#Y).Haga clic en el ícono Rehacer, de la barra de ▲

herramientas ( figura 1.32).Haga clic en la flecha hacia abajo que se ▲

encuentra a un lado del ícono Rehacer, en la barra de herramientas, y seleccione el número de acciones que quiere rehacer ( figura 1.33).

Figura 1.32 Los íconos Deshacer y Rehacer se encuentran en la barra de herramientas Estándar.

Figura 1.33 Abra el menú Deshacer y seleccione las acciones que desea deshacer.

Menú Deshacer Menú Rehacer

Repetición de una acción

En ocasiones estará repitiendo una acción una y otra vez. Por ejemplo, si decide cambiar la fuente, color o estilo de un nivel de encabezado en un documento de Word, no es necesario seleccionar laboriosamente el mismo comando de formato para cada encabezado. En cambio, después de seleccionar un encabezado, aplique el comando Repetir.

Rehacer y Repetir comparten el mismo método abreviado de teclado. Para aplicar su acción o comando más reciente a una nueva selección, seleccione Edición > Repetir (#Y).

23

Introducción: Técnicas esenciales de OfficeLa G

alería de elemen

tos

La Galería de elementosVisualmente, la diferencia más obvia entre Off ice 2008 y 2004 es la adición de la Galería de elemen-tos (figura 1.34, en la parte inferior de la página) para Word, Excel y PowerPoint. Su propósito es simplifi car el proceso de inserción de varios tipos de materiales en documentos de Off ice. Las pes-tañas de la Galería de elementos se encuentran arriba del área de documento.

Para insertar un elemento de la Galeríade elementos:

1. Dependiendo del elemento que está insertando, tal vez necesite elegir una de las siguientes opciones:

Establezca la marca de inserción de texto ▲

para indicar dónde se colocará el elemento, como una tabla de Word.Seleccione datos (a partir de los cuales ▲

creará una gráfi ca en Excel, por ejemplo).Seleccione el objeto con el que interac- ▲

tuará el elemento, como una diapositiva de PowerPoint o un objeto de una diapositiva.

2. Haga clic en una pestaña de la Galería de ele-mentos.

Se abre la Galería de elementos y despliega un conjunto de miniaturas.

3. Algunos elementos están organizados en gru-pos, como Elementos de documento, en Word ( fi gura 1.34). Si es así, haga clic en el botón del grupo que quiere ver.

4. Si hay más miniaturas de las que se pueden mostrar, haga clic en las fl echas de desplaza-miento para ver las demás.

5. Haga clic en una miniatura para insertar o apli-car ese elemento.

PortadasMuestra otras portadas

Figura 1.34 Para agregar una portada a un documento de Word, haga clic en una miniatura en la Galería de elementos.

Elementos de documento

24

Capítulo 1El

Cu

adro

de

her

ram

ien

tas

El Cuadro de herramientasEn las pestañas del Cuadro de herramientas flo-tante se encuentran muchas utilerías útiles. Aun-que el Cuadro de herramientas está disponible en las cuatro aplicaciones de Off ice, algunas pestañas son específi cas de la aplicación, como Generador de fórmulas (Excel) y Citas (Word).

Como presentación del Cuadro de herramientas, esta sección cubre las pestañas Colección de recor-tes e Informe de compatibilidad. Otras pestañas se analizan en todo el libro, como Herramientas de referencia (diccionario, enciclopedia, sinónimos), en el capítulo 2, Paleta de objetos en el capítulo 5 y Paleta de proyectos en el capítulo 30.

Para abrir o cerrar el Cuadro de herramientas:

1. Para abrir el Cuadro de herramientas, haga clic en el ícono Cuadro de herramientas, en la barra de herramientas Estándar (figura 1.35), o seleccione Ver, seguido del nombre de una pestaña, en el Cuadro de herramientas.

Se abre el Cuadro de herramientas (figura 1.36) en la última pestaña que usó o en la que seleccionó específi camente. Para cambiar a otra herramienta, haga clic en la pestaña de la parte superior de la ventana.

2. Para cerrarlo, haga clic de nuevo en el ícono Cuadro de herramientas, y luego en el botón rojo para cerrar de la ventana, o seleccione el nom-bre de la pestaña actual (marcada) del menú Ver.

Sugerencias ✔

Para mover el Cuadro de herramientas, arrastre ■

su barra de título.

Para expandir o contraer el Cuadro de herra-■

mientas, haga clic en el botón de zoom verde.

Para expandir o contraer secciones de cualquier ■

pestaña del Cuadro de herramientas, haga clic en el triángulo que precede al nombre de la sección.

Figura 1.35 Haga clic en el ícono Cuadro de herramientas, en la barra de herramientas Estándar. Cuando se abre el Cuadro de herramientas (como aquí), su ícono es de color oscuro.

Pestaña seleccionadaCierra Zoom Sección expandida

Figura 1.36 El Cuadro de herramientas.

Sección contraída

No hay ícono del Cuadro de herramientas en ■

Entourage, ni hay comando Cuadro de herra-mientas en el menú Ver. Para abrir el Cuadro de herramientas en Entourage, seleccione una pestaña específi ca del submenú Herramientas > Cuadro de herramientas.

25

Introducción: Técnicas esenciales de OfficeEl Cu

adro de h

erramien

tas

Colección de recortesEn Mac OS X, el Portapapeles es un depósito tem-

poral para el material copiado (#C) o cortado

(#X). Luego, este material puede pegarse (#V) en el mismo documento, en un documento dife-rente o incluso en un documento de otra aplica-ción. Por ejemplo, puede copiar una imagen en Photoshop y pegarla en un documento de Word.

A diferencia del que permanece en el Portapapeles, el material almacenado en la Colección de recortes no es temporal. Se queda allí hasta que lo borra, y puede pegarse en cualquier documento de Off ice. También tiene la opción de almacenar el material que se selecciona dentro de un documento de Offi ce, el copiado o cortado del Portapapeles o archivos completos.

Para agregar un elemento a la Colección de recortes:

1. Abra el Cuadro de herramientas y haga clic en la pestaña Colección de recortes (figura 1.37).


Seleccione un elemento de un documento ▲

abierto de Offi ce, como un texto, una imagen u otro objeto, o un rango de celdas. Arrástrelos a la Colección de recortes o haga clic en el botón Agregar, de la Colección de recortes. Para agregar el contenido del Portapapeles ▲

como un elemento de la Colección de recor-tes, haga clic en la fl echa hacia abajo, que se encuentra a un lado del botón Agregar, y seleccione Agregar desde el Portapapeles (figura 1.38).Para agregar un archivo como un elemento ▲

de la Colección de recortes, haga clic en la fl echa hacia abajo, que se encuentra a un lado del botón Agregar, y seleccione Agregar archivo (véase la figura 1.36). En el cuadro de diálogo Seleccione un archivo, elija el archivo que quiere agregar y haga clic en Seleccionar.

El material se agrega como un nuevo elemento de la Colección de recortes (se le llama clip).

Menú VerPestaña de laColección de recortes

Menú Filtro

Figura 1.37 Use la Colección de recortes para almacenar texto y clips gráfi cos.

Figura 1.38 Haga clic en el menú desplegable Agregar para almacenar información de la sección actual, del Portapapeles o de un archivo.

26

Capítulo 1El

Cu

adro

de

her

ram

ien

tas

Para insertar un clip en un documento:

1. Opcional: Haga clic en un documento activo para colocar la marca de inserción donde quiera pegar el clip de la Colección de recortes.

2. En Colección de recortes, seleccione un clip que desee pegar. El elemento seleccionado aparece con una sombra azul.


Arrastre el clip a la posición deseada en el ▲

documento y suelte el ratón.

Haga clic en el botón Pegar, en la parte infe- ▲

rior de la ventana Colección de recortes. El clip se agrega al documento en la marca de inserción actual.

Haga clic en la fl echa hacia abajo, que se ▲

encuentra a un lado del botón Pegar (figura 1.39), y seleccione Pegar como texto nor-mal. El clip seleccionado se pega, pero el formato se ignora.

Haga clic en la flecha hacia abajo que está ▲

junto al botón Pegar (figura 1.39) y selec-cione Pegar como imagen.

Sugerencia ✔

Para pegar de forma simultánea varios ele-■

mentos de la Colección de recortes en un

documento, use #-clic para seleccionar cada elemento y después haga clic en Pegar. También puede usar esta técnica para eliminar varios elementos.

Figura 1.39 Existen opciones adicionales en el menú desplegable Pegar.

Establecimiento de las preferencias del Cuadro de herramientas

Para ver o establecer las preferencias del Cuadro de herramientas o una de sus paletas, haga clic en el ícono Configuración de cuadro de herra-mientas, en el lado derecho de la barra pequeña. Establezca las opciones de despliegue para el Cuadro de herramientas en la parte media supe-rior de la ventana. Para cambiar las preferencias de una paleta determinada, seleccione su nom-bre en el menú desplegable Paleta.

27

Introducción: Técnicas esenciales de OfficeEl Cu

adro de h

erramien

tas

Para organizar sus clips de la Colecciónde recortes:


Para cambiar el modo de despliegue del clip, ▲

seleccione una acción del menú desplegable Ver (figura 1.40).

Para agregar un nombre descriptivo a un ▲

clip, haga doble clic en éste. Reemplace el nombre del clip seleccionado con uno de su elección.

Para asociar el clip seleccionado con una ▲

categoría, un proyecto o una palabra clave, expanda la sección Organizar de la Colección de recortes. Seleccione las cate-gorías y proyectos de la lista desplegable. Para agregar palabras clave, escríbalas en el cuadro Palabras clave, separadas por comas.

Para eliminar uno o más clips selecciona- ▲

dos, haga clic en el botón Eliminar, en la parte inferior de la ventana.

Para eliminar todos los clips, o sólo los que ▲

sean visibles, en la Colección de recortes, haga clic en la fl echa hacia abajo que se encuentra a un lado del botón Eliminar, seleccione el comando apropiado y con-fi rme la eliminación en el cuadro de diálogo que aparece.

Filtrado de la lista de clips

Si su Colección de recortes contiene muchos clips, puede filtrarlos para mostrar sólo los que cumplan con el criterio. Seleccione un comando del menú desplegable en la parte superior de la ventana (fi gura 1.41). Para restaurar la lista completa, seleccione Todos.

Figura 1.41 Seleccione una opción de filtro del menú desplegable. Después inserte cualquier otra información solicitada.

Figura 1.40 Para cambiar la forma en que se despliegan los clips, abra el menú desplegable Ver.

28

Capítulo 1El

Cu

adro

de

her

ram

ien

tas

Informe de compatibilidadA muchos usuarios les preocupa la compatibili-dad entre plataformas de sus documentos, y si los usuarios de versiones anteriores de Off ice podrán abrir documentos creados en las versiones nuevas. En Off ice 2008 esto debe preocuparles menos por-que pueden revisar si cualquier documento tiene posibles problemas de compatibilidad, además de que cuenta con la opción de corregirlos.

Para crear un informe de compatibilidad:

1. En Off ice 2008, abra el documento que desea revisar.

2. Abra el Cuadro de herramientas. Haga clic en la pestaña Informe de compatibilidad.

3. Si conoce la versión de Off ice que usa el des-tinatario al que quiere remitir el documento, selecciónela de la lista desplegable.

4. Haga clic en el botón Revisar documento.

Los problemas de compatibilidad, si los hay, aparecen en el cuadro Resultados (figura 1.42). La etiqueta del botón cambia a “Volver a revisar documento”.

5. Uno a uno, seleccione cada elemento numerado que aparece en el cuadro Resultados.

Una explicación del problema de compatibili-dad aparece en el cuadro Explicación.

6. Para cada problema de compatibilidad, puede hacer clic en Arreglar u Omitir.

Sin embargo, como se muestra en la figura 1.42, no es posible corregir todos los problemas de esta forma. Algunos deben arreglarse manual-mente al seguir el texto de Explicación.

Sugerencia ✔

La opción Preferencias de cada aplicación ■

cuenta con una sección Compatibilidad donde puede especificar la manera en que se maneja-rán los problemas de compatibilidad.

Figura 1.42 Use la paleta Informe de compatibilidad para determinar si el documento actual tiene problemas de compatibilidad.

Pestaña Informe de compatibilidad

29


en otro

s idiom

as

Trabajo en otros idiomasMediante su soporte a Unicode, Off ice 2008 puede desplegar diversos caracteres de idiomas extranje-ros (no romanos). Puede ver y editar documentos en muchos idiomas, mezclar idiomas en un docu-mento y establecer preferencias para cumplir con las convenciones y los requisitos de idiomasparticulares. También puede usar caracteresextranjeros en nombres de archivo.

Para establecer el soporte a idiomas extranjeros de OS X:

1. Abra Preferencias del sistema y haga clic en el ícono Internacional.

2. Seleccione la pestaña Idioma, del cuadro de diálogo Internacional (figura 1.43).

3. Si el idioma que quiere usar no está en el cuadro de lista Idiomas, haga clic en el botón Editar lista para agregar idiomas (figura 1.44).

Después de agregar un idioma, puede cambiar el orden de la lista al arrastrar elementos arriba o abajo en la lista Idiomas.

4. Haga clic en las otras pestañas para establecer sus estilos de fecha, hora y número preferidos, además del diseño de teclado. Cierre el cuadro de diálogo.

Para marcar el texto como un idioma diferente:1. Seleccione el texto. Elija Herramientas >

Idioma. Aparece el cuadro de diálogo Idioma.

2. Seleccione el idioma del texto de la lista, y des-pués haga clic en Aceptar.

Durante las revisiones de ortografía se usará el diccionario del idioma apropiado para revisar el texto seleccionado.

Sugerencia ✔

Si desea especificar un nuevo idioma para que ■

lo use el revisor de ortografía, seleccione el idioma en el cuadro de diálogo Idioma y haga clic en Predeterminar. Confirme el cambio haciendo clic en Sí.

Figura 1.43 Use la opción Internacional, de las Preferencias del sistema, para indicar a OS X que dé soporte a idiomas diferentes del español en su equipo.

Figura 1.44 Marque los idiomas a los que quiere que dé soporte OS X.

30

Capítulo 1In

clu

sió

n d

e m

arca

s de

seg

uim

ien

to

Inclusión de marcas de seguimiento para archivosPuede marcar cualquier documento de Off ice para darle seguimiento en otro momento. Por ejemplo, si quiere que se le recuerde revisar una hoja de cálculo de un presupuesto dos horas antes de la reunión programada, puede marcarla para darle seguimiento. En la fecha y hora determinadas, apa-recerá un recordatorio en la pantalla. El programa Avisos de Microsoft Off ice (consulte el capítulo 23) es responsable de desplegar todos los recordato-rios relacionados con Off ice.

Para incluir marcas para dar seguimiento a un documento:

1. Vaya al documento activo en el programa de Off ice en que se creó.

2. Seleccione Herramientas > Marca de segui-miento. Aparece el cuadro de diálogo Marcar para seguimiento (figura 1.45).

3. Especifi que la fecha y hora en que quiere que se le recuerde, y después haga clic en Aceptar.

El documento marcado se registra como una nueva tarea de Entourage.

4. A la hora designada, aparecerá un cuadro de diálogo de recordatorio (figura 1.46). Haga doble clic en el elemento del documento para lanzar la aplicación apropiada de Offi ce y abra el documento.

Sugerencias ✔

Al igual que otras tareas, también puede usar ■

la ventana de Avisos de Microsoft Off ice para marcar que se ha completado el seguimiento del documento (al hacer clic en su casilla de verifi ca-ción), pedir que se le recuerde después (al hacer clic en el botón Posponer) o quitar el recordato-rio pero dejar el elemento como incompleto en la lista Tareas (al hacer clic en Descartar).

Para conocer más información acerca del uso de ■

la ventana y el trabajo con tareas de Avisos de Microsoft Off ice, consulte los capítulos 23 y 24.

Figura 1.45 Especifique una fecha y hora de seguimiento.

Figura 1.46 Para abrir el documento, haga doble clic en su tarea, en el cuadro de diálogo Avisos de Microsoft Offi ce.

31


erson

alizar y establecer preferencias

Personalizar y establecer preferenciasAunque las aplicaciones de Offi ce están confi gura-das previamente de manera tal que se acomodarán a las necesidades del usuario promedio, tiene la libertad de personalizarlas, si así lo desea. Existen dos formas de hacerlo:

Modifique las opciones de los cuadros de diálo-◆

gos Preferencias de la aplicación.Personalice barras de herramientas, menús y ◆

métodos abreviados de teclado.

Para cambiar Preferencias en un programa:

1. Con el programa en ejecución, seleccione nom-

bre de programa > Preferencias (por ejemplo,

Word > Preferencias) o presione #,. Aparece el cuadro de diálogo Preferencias (fi gura 1.47).

2. Existen tres estilos de cuadros de diálogo Preferencias:

Entourage usa el estilo Off ice 2004 en que ▲

las categorías aparecen en las listas de la parte izquierda.Las preferencias de Word y Excel se pre- ▲

sentan en el estilo de las Preferencias del sistema de OS X. Haga clic en un ícono para ver esa categoría de preferencias.En PowerPoint, los íconos de preferencias ▲

se alinean en la parte superior del cuadro de diálogo. Como en Word y Excel, puede hacer clic en un ícono para ver la categoría de preferencias.

Haga clic en un ícono (Word, Excel o Power-point) o seleccione una categoría (Entourage). Aparecen las preferencias seleccionadas. Cuan-do el cursor se deja sobre un elemento de prefe-rencias (sólo Preferencias de Word y Excel), en la parte inferior del panel aparece una explicación.

3. Defina las preferencias que desee.

4. Para ver otras categorías de preferencias, repita los pasos 2 y 3, si lo desea.

5. Haga clic en Aceptar para guardar cualquier nueva opción.

Figura 1.47 Preferencias de Edición (Word, arriba) y prefe-rencias de Libreta de direcciones (Entourage, abajo).

Categorías de preferencias Opciones de preferencias

Explicación

32

Capítulo 1

Arrastre el comando a su posición de destino dentro del menú y suelte el botón del ratón.

Si después decide eliminar un comando o ▲

un ícono agregado a la barra de herramien-tas, seleccione la pestaña Comandos, del cuadro de diálogo Personalizar barras de herramientas y menús. Arrastre el comando fuera del pequeño menú o arrastre elícono fuera de la barra de herramientas.

Per

son

aliz

ar y

est

able

cer

pref

eren

cias

Para personalizar las barras de herramientas o los menús de Word, Excel o PowerPoint:

1. Con la aplicación en ejecución, seleccione Ver > Personalizar barras de herramientas y menús.

Aparece el cuadro de diálogo Personalizar barras de herramientas y menús.

2. Barras de herramientas predeterminadas. Haga clic en la pestaña Barras de herramientas y menús, del cuadro de diálogo (figura 1.48). Haga clic en las casillas de verificación de las barras de herramientas que deben desplegarse de manera automática cuando ejecuta la aplicación.

Sólo Word: En el menú desplegable Guardar en, seleccione el documento actual (para asociar las barras de herramientas seleccionadas sólo con ese documento) o un nombre de hoja de estilo, como Normal.dotm (para asociar las barras de herramientas con todos los documen-tos de Word basados en esa hoja de estilo).

3. Barras de herramientas y menús persona-lizados. Puede personalizar barras de herra-mientas y menús al agregar íconos, controles y comandos. (Para modifi car una barra de herramientas, ésta debe estar en pantalla. Puede desplegarla al hacer clic en su casilla de verifi cación, en la pestaña Barras de herramien-tas y menús, del cuadro de diálogo. Para crear una barra de herramientas desde el principio, haga clic en el botón Nueva.)

Haga clic en la pestaña Comandos del cuadro de diálogo. Elija cualquiera de las siguientes

opciones:

Para agregar un ícono a una barra de herra- ▲

mientas, selecciónelo en el panel Comandos y arrástrelo a su posición en la barra de herramientas. Para agregar un comando a un menú, ▲

arrastre el comando del panel Comandos al título del menú en la pequeña barra de menús (figura 1.49). Se desplegará el menú.

Figura 1.48 Agregue o elimine las marcas de verifi cación para especifi car las barras de herramientas que aparece-rán automáticamente con el documento actual o la hoja de estilo.

Figura 1.49 Para agregar un comando al menú, arrástrelo de la sección Comandos, del cuadro de diálogo, al pequeño menú de destino.

Pequeña barra de menús

33


erson

alizar y establecer preferencias

4. Teclado personalizado (sólo Word y Excel). En el cuadro de diálogo Personalizar barras de herramientas y menús, haga clic en el botón Teclado (véase la figura 1.48). El cuadro de diá-logo Personalizar teclado (figura 1.50) se usa para agregar o cambiar métodos abreviados de teclado.

Sólo Word: En el menú desplegable Guardar cambios en, seleccione el documento actual (para asociar los nuevos métodos abreviados sólo con ese documento) o un nombre de hoja de estilo, como Normal.dotm (para asociar los comandos rápidos con todos los documentos de Word basados en esa hoja de estilo).

En la lista Categorías, seleccione una categoría de menú. En la lista Comandos, seleccione el comando cuyos métodos abreviados quiere cambiar. Se despliegan los métodos abreviados asignados a ese comando (si es que tiene).

Elija cualquiera de las siguientes opciones:

Para agregar un nuevo método abreviado, ▲

haga clic en el cuadro Presione el nuevo método abreviado de teclado, presione la combinación de teclas y después haga clic en Asignar o Agregar. (¡Asegúrese de que no haya otro comando asociado con la combinación de teclas antes de hacer clic en Agregar o Asignar!)

Para eliminar un método abreviado de ▲

teclado, selecciónelo en la lista Teclas acti-vas y haga clic en Quitar.

Para restaurar los métodos abreviados de ▲

teclado predeterminados, seleccione el nombre de la hoja de estilo o el documento en el menú desplegable Guardar cambios en, y haga clic en Restablecer todo.

Sugerencia ✔

Para conocer instrucciones para la personaliza-■

ción de Entourage, consulte el capítulo 20.

Figura 1.50 Use el cuadro de diálogo Personalizar teclado con el fi n de crear nuevos métodos abreviados de teclado para Word o Excel.

Flujos de trabajo de Automator

Si tiene cualquier versión de Off ice 2008 que no sea Home o Student, Off ice incluye conjuntos de acciones de Automator. Al emplear y com-binar acciones, puede crear fl ujos de trabajo de Automator que hacen automáticas actividades complejas o repetitivas de Off ice.

Para ver las acciones de Off ice 2008, lance Automator al hacer doble clic en su ícono, en la carpeta Aplicaciones. Después seleccione una aplicación de Off ice de la lista Librería.

Para conocer información relacionada con el uso de Automator para crear fl ujos de trabajo, vaya al Finder, seleccione Ayuda > Ayuda Mac, y busque automator. En Automator, seleccione Ayuda > Ayuda Automator.

34

Capítulo 1A

dmin

istr

ació

n d

e ve

nta

nas

Administración de ventanasSin importar la aplicación de Off ice que esté usan-do, en ocasiones trabajará con varios documentos. Puede usar el menú Ventana (figura 1.51) o hacer clic en los botones para ordenar o administrar ventanas, o para ir de una a otra.

Para administrar ventanas de documento:


Haga que un documento sea el activo. ▲ Para que un documento diferente sea el activo, haga clic en cualquier lugar de su ventana o seleccione su nombre de la parte inferior del menú Ventana.

Minimice un documento. ▲ Para minimizar un documento activo, haga clic en el botón amarillo, en la esquina superior izquierda de la ventana (figura 1.52), haga doble clic en la barra de título de la ventana, seleccione Ventana > Minimizar ventana, o presione

#M.

Para restaurar un documento minimizado, haga clic en su ícono del Dock o seleccione su nombre en el menú Ventana.

Oculte barras de herramientas. ▲ Para ocultar o revelar las barras de herramientas arriba de un área del documento, haga clic en el botón que se encuentra en la esquina supe-rior derecha de la ventana del documento.

Organizar todas. ▲ Seleccione este comando para desplegar a la vez todos los documen-tos abiertos. Las ventanas se reducen lo necesario para que quepan en la pantalla.

Para trabajar con uno de los documentos en su posición y tamaño completos, selec-cione Ventana > Maximizar, o haga clic en el botón de zoom ( figura 1.52). Repita este procedimiento para restaurar la ventana a su posición Organizar todas.

Cierre un documento. ▲ Haga clic en el botón cerrar ( figura 1.52), seleccione

Archivo > Cerrar, o presione #W.

Figura 1.51 Menú Ventana (Word).

Cerrar Zoom

Minimizar

Figura 1.52 Al hacer clic en los botones de la parte superior de cualquier documento, puede cerrar, minimizar o hacer zoom en su ventana.

Sugerencia ✔

El botón Zoom y el comando Maximizar cam-■

bian una ventana entre su ubicación y tamaño

actual y su última ubicación y tamaño.

35

Introducción: Técnicas esenciales de OfficeO

btenció

n de ayu

da

Obtención de ayudaOff ice 2008 proporciona varias fuentes de ayuda:

Puede usar el sistema de Ayuda detallada que ◆

se proporciona con cada aplicación de Off ice.

Puede obtener recuadros de ayuda en pantalla ◆

para íconos de las barras de herramientas, con-troles y otros elementos de la interfaz.

Puede visitar el sitio Web de Microsoft para ◆

buscar sugerencias y otra información.

Para usar ayuda en la aplicación:

1. Seleccione Ayuda > Ayuda aplicación (#?).

Se abre el sistema de Ayuda (figura 1.53).


En la barra de herramientas que se encuen- ▲

tra en la parte superior de la ventana Ayuda, haga clic en Temas para desplegar una lista de los temas principales. La lista se presenta en un “cajón” que se abre al lado izquierdo de la ventana.

Inserte una palabra clave o una frase en ▲

el cuadro Buscar y presione r para buscar un texto de Ayuda relacionado. Las posibles coincidencias con el tema apare-cen en el cajón.

3. Haga clic en un elemento del cajón, en la parte izquierda (figura 1.54), para desplegar un tema de Ayuda o para expandir un tema y desplegar una lista de subtemas, en los que puede hacer clic para ver el texto asociado de Ayuda.

4. Para ir hacia adelante y atrás entre las diversas pantallas de la ayuda, haga clic en los íconos de fl echas que se encuentran en la barra de herra-mientas. En el cuerpo de la ventana, el texto azul subrayado es un vínculo a otra sección de Ayuda en donde se puede hacer clic.

Figura 1.53 Su fuente principal de ayuda (fuera de este libro) es la ventana Ayuda de la aplicación.

Ayuda en línea o sin conexión

Contenido Busca ayudaImprime el tema de Ayuda

Figura 1.54 Los temas y los resultados de búsqueda de Ayuda aparecen en el cajón de la izquierda.

36

Capítulo 1O

bten

ció

n d

e ay

uda

Para desplegar información sobre herramientas:

Mueva el puntero sobre cualquier ícono, botón ◆

u otro elemento de Off ice, y después espere un segundo o dos.

Aparece un recuadro con información sobre herramientas (figura 1.55).

Sugerencias ✔

El sistema de ayuda puede extraer su informa-■

ción del material almacenado en su disco duro durante la instalación (Ayuda sin conexión) o del sitio de Microsoft (Ayuda en línea). Para seleccionar una fuente de ayuda, haga clic en la fl echa hacia abajo, que se encuentra en la esquina inferior izquierda de la ventana Ayuda (véase la figura 1.53).

Para visitar el sitio Web de una aplicación de ■

Offi ce en su explorador predeterminado, selec-cione Ayuda > Visitar sitio Web del producto.

Para revisar manualmente las actualizacio-■

nes disponibles para la aplicación de Offi ce actual, seleccione Ayuda > Buscar actualiza-ciones. Aparece el cuadro de diálogo Microsoft AutoUpdate (figura 1.56). Haga clic en el botón Buscar actualizaciones.

Es posible confi gurar Microsoft AutoUpdate ■

para que revise automáticamente las actualiza-ciones con calendario repetitivo. Haga clic en el botón de opción Automáticamente y seleccione una agenda del menú desplegable.

Para ver una lista de actualizaciones instala-■

das (además de programas de Offi ce que ha registrado), haga clic en Ver actualizaciones instaladas.

Figura 1.55 Cuando coloca el cursor sobre casi todos los elementos de Offi ce, aparece un recuadro con información sobre herramientas.

Figura 1.56 Microsoft AutoUpdate puede usarse para que realice revisiones manuales o automáticas e instale actua-lizaciones de Offi ce 2008.

37

Parte II: Microsoft Word

Capítulo 2: Introducción a Word 2008 ............ 39

Capítulo 3: Formato de documento ................ 63

Capítulo 4: Formato de texto.......................... 73

Capítulo 5: Adición de imágenes .................... 93

Capítulo 6: Creación de tablas ....................... 107

Capítulo 7: Esquemas, blocs de notasy publicaciones ............................ 123

Capítulo 8: Otras características de Word ...... 141

2Introducción

a Word 2008

39

Para expandir el material del capítulo 1, en éste se

cubren características elementales adicionales que

son específi cas de Word. Aunque puede seguir sin

dominar el material de este capítulo, si se familiari-

za con él puede hacer que su experiencia en Word

sea más productiva.

En otros capítulos de la parte II se explican la

formación de documento y texto; la adición de

imágenes a documentos de Word; el diseño

de tablas; el trabajo en otras vistas para crear

esquemas, blocs de notas y publicaciones; y

el empleo de características más avanzadas para

crear documentos escolares y de negocios.

Intro

ducció

n a W

ord 2008

40

Capítulo 2La

inte

rfaz

de

Wo

rd

La interfaz de WordSi es la primera vez que usa Word, debe comenzar por familiarizarse con la ventana de este programa y sus componentes (fi gura 2.1). Se hará referencia a ellos en los capítulos de la parte II de este libro.

Cuadro deherramientas

Barra de menúsBarra de herramientas Estándar

Barra de herramientas Formato Regla Control de Zoom

Barra de estado

Figura 2.1 La ventana de Word.

Íconos de vista

41

Microsoft Word: Introducción a Word 2008 La in

terfaz de Wo

rd

Cambio de vistasDiferentes vistas le permiten trabajar con un documento o verlo de diferentes formas. Puede seleccionar entre Borrador, Diseño Web, Esquema, Diseño de publicaciones, Diseño de impresión y Diseño del Bloc de notas (véase la tabla 2.1).

Para cambiar las vistas:


Haga clic en el ícono Borrador, Esquema, ▲

Diseño de publicaciones, Diseño de impre-sión o Diseño del Bloc de notas en la parte inferior izquierda de la ventana del docu-mento (fi gura 2.2).

Seleccione una vista del menú Ver ▲

(fi gura 2.3).

✔ Sugerencias

En Offi ce 2008 se ha cambiado el nombre de ■

muchas de las vistas. Sin embargo, la única nueva es la vista Diseño de publicaciones.

Sólo es posible acceder a la vista Diseño Web ■

desde el menú Ver.

Aunque la vista Diseño de impresión despliega ■

constantemente información útil sobre diseño (como márgenes, saltos de página, etc.), por lo general se escribe más rápido en Word en la vista Borrador.

Diseño de impresiónEsquema

Borrador Diseño de publicaciones

Figura 2.2 Puede cambiar a casi todas las vistas al hacer clic en un ícono de la parte inferior de la ventana deldocumento.

Diseño del Bloc de notas

Indicador de vista

Figura 2.3 También puede cambiar de vistas al seleccionar un comando de la sección superior del menú Ver.

Tabla 2.1

Vistas de documentos de WordV i s t a P r o p ó s i t o

Borrador Muestra formato de texto en un diseño de página simplifi cado que funciona bien para casi todaslas tareas de escritura estándar.

Esquema Muestra la estructura del documento y permite reordenar texto al arrastrar sus encabezados.

Diseño de impresión Muestra el documento como se verá al imprimirse, incluidos bordes de página, márgenes,encabezados y pies de página, columnas y marcos que contienen imágenes.

Diseño Web Muestra el documento como aparecería en un explorador Web.

Diseño del Bloc de notas Se utiliza para grabar de forma rápida notas e ideas (en formato de texto y audio).

Diseño de publicaciones Al usar herramientas de diseño, puede crear documentos complejos, como periódicos,folletos y volantes.

Para usar “hacer clic y escribir” (que se analiza ■

más adelante en este capítulo), debe estar en la vista Diseño de impresión, Diseño Web o Diseño del Bloc de notas.

42

Capítulo 2La

inte

rfaz

de

Wo

rd

Cambio de la ampliaciónDependiendo del valor de resolución en Preferencias del sistema del monitor con que esté trabajandoy de su vista, tal vez quiera incrementar o disminuir la ampliación del documento actual. Seleccione una nueva opción de la lista desplegable del con-trol Zoom en la barra de herramientas Estándar (véase la fi gura 2.1) o seleccione Ver > Zoom(fi gura 2.4).

Cómo ocultar o mostrar barrasde herramientasEn el caso de aplicaciones de Offi ce 2008, puede mostrar u ocultar barras de herramientas indivi-duales a voluntad. Algunas barras de herramien-tas, como Esquema, son sensibles al contexto y aparecen automáticamente de acuerdo con lo que esté haciendo. Para desplegar o eliminar una barra de herramientas, seleccione su nombre del sub-menú Ver > Barras de herramientas. Las barras de herramientas marcadas se despliegan; las que no tienen marca se ocultan.

✔ Sugerencias

Algunas barras de herramientas, como ■

Estándar o Formato, aparecen en la partesuperior de la ventana del documento. Otras, como Dibujo, fl otan, permiten que se cambiesu tamaño o se desplazan por la pantalla (fi gura 2.5).

Una barra de herramientas fl otante puede ■

eliminarse al hacer clic en el botón Cerrar.

Muchas funciones de barra de herramientas ■

también están disponibles en pestañas del Cuadro de herramientas. Por ejemplo, puede seleccionar opciones de formato de texto de la barra de herramientas Formato en la Paleta de formato.

Figura 2.4 Además de seleccionar las ampliaciones más comunes, puede establecer un nivel de ampliación en el cuadro de diá-logo Zoom.

Figura 2.5 Es posible mover las barras de herramientas, o cambiar su tamaño o forma.

Arrastre para cambiar el tamaño o la forma

Arrastre para mover

Botón Cerrar

43

Microsoft Word: Introducción a Word 2008 La in

terfaz de Wo

rd

Uso del panel de navegaciónPuede usar el panel de navegación para tener acce-so inmediato a cualquier página o encabezado del documento actual. Por lo tanto, resulta especial-mente útil en documentos largos, como manuales e informes.

Para usar el panel de navegación:

1. Para mostrar u ocultar el panel de navegación (en la parte izquierda de la ventana del docu-mento) seleccione Ver > Panel de navegación, o haga clic en el ícono Panel de navegación, en la barra de herramientas Estándar.

2. El panel de navegación (fi gura 2.6) tiene dos modos de despliegue; puede elegir entre ambos en el menú desplegable que se encuentra arriba del panel:

Miniatura. ▲ Despliega representaciones en miniatura de páginas de documentos.

Mapa del documento. ▲ Despliega títulos en el documento actual.

Puede cambiar los modos de despliegue al se-leccionar otro comando.

3. Para ir a una nueva ubicación en el documento actual, elija una de las siguientes opciones:

Cuando esté seleccionada Miniatura, haga ▲

clic en una miniatura de página.

Cuando esté seleccionado Mapa del docu- ▲

mento, haga clic en un título.

✔ Sugerencias

Puede cambiar el ancho del panel de nave-■

gación al arrastrar el divisor de izquierda a derecha.

En la vista Mapa del documento, puede contro-■

lar los niveles específi cos de título desplegados

por C-Clic en el panel de navegación (fi gura 2.7). Seleccione un comando Mostrar título para desplegar todos los títulos que están en ese nivel o superior. También puede expandir y contraer, según sea necesario.

Figura 2.6 Use el panel de navegación para recorrer documentos grandes.

DivisiónMenú

Figura 2.7 Seleccione un comando Mostrar título para especifi car los niveles que se mostrarán.

44

Capítulo 2In

serc

ión

de

text

o

Inserción de textoSi es nuevo en la computación, encontrará que insertar texto en un documento de procesamiento de texto es sólo un poco diferente que usar una máquina de escribir (diferente, pero más simple).Como en casi todos los programas computaciona-les, la línea vertical parpadeante (llamada marca

de inserción de texto) indica dónde aparecerá el siguiente carácter que inserte. Escriba como lo haría con una máquina de escribir. Las principales diferencias son las siguientes:

Sólo debe presionar ◆ r al principio de un nuevo párrafo (no al principio de una nueva línea en el mismo párrafo).

Observará que las líneas de un párrafo se ◆

ajustan automáticamente para incluir todas las palabras necesarias. Esto ocurre debido a una característica llamada ajuste automático de

líneas. Si agrega o elimina texto, todo el párrafo se reajusta para acomodar los cambios.

Escribir en un documento de procesamiento ◆

de palabras no tiene que ser un proceso lineal (como en una máquina de escribir). Por ejem-plo, aunque puede borrar errores (al presionar

D), también puede seleccionar texto inco-rrecto y escribir sobre éste. (El primer carácter que escribe borra automáticamente el texto seleccionado.)

Puede hacer clic en cualquier lugar del texto ◆

existente para cambiar la marca de inserción de texto. Después puede insertar más texto en ese punto, corregir un error o realizar ediciones.

45

Microsoft Word: Introducción a Word 2008 In

serción

de texto

Uso de la opción clicy escribir Hacer clic y escribir es una característica de Word que puede considerarse una manera de formar párrafos automáticamente. Puede hacer clic en cualquier área en blanco de su documento para insertar texto en ese punto. En un nuevo documen-to, por ejemplo, puede hacer clic cerca del margen derecho o en la mitad inferior de la página. Hacer clic y escribir está disponible en las vistas Diseño de impresión, Diseño Web y Diseño del Bloc de no-tas, pero no en modo de vista Borrador o Esquema.

Para habilitar y usar hacer clicy escribir:

1. Seleccione Word > Preferencias (#,). Aparece el cuadro de diálogo Preferencias de

Word.

2. En la sección Herramientas de edición y correc-ción, haga clic en el ícono Editar, para desplegar las preferencias de edición.

3. Cerca de la parte inferior del cuadro de diálogo, asegúrese de que esté marcado Hacer clic y escribir (figura 2.8). Haga clic en Aceptar.

4. Cambie a una vista en que se dé soporte a hacer clic y escribir: Diseño de impresión, Diseño Web o Diseño del Bloc de notas.

5. Mueva el cursor a un punto en blanco de la página donde quiera escribir.

Conforme se mueve, el cursor cambia de forma para refl ejar el tipo de formato de párrafo que se aplicará al texto (figura 2.9). Las formas incluyen alinear a la izquierda, alinear a la dere-cha, alinear vertical, disminuir sangría, ajuste de líneas a la izquierda y ajuste de líneas ala derecha.

6. Haga doble clic para establecer la nueva marca de inserción de texto y comience a escribir.Word inserta los párrafos necesarios en blanco y las tabulaciones para llenar el documento al principio del nuevo texto.

Figura 2.9 El cursor de Hacer clic y escribir cambia para mostrar el formato de párrafo que aplicará.

Figura 2.8 Habilite Hacer clic y escribir en el cuadro de diálogo Edición.

46

Capítulo 2In

serc

ión

de

text

o

Mostrar/ocultar caracteresque no se imprimenYa sea que esté insertando, editando o revisando la ortografía de un texto, tal vez resulte útil ver los caracteres que suelen ser invisibles y que no se imprimen: espacios, tabuladores, retornos y saltos de línea (fi gura 2.10). Es muy útil desplegar carac-teres que no se imprimen cuando está buscando varios símbolos de tabulación donde sólo debe haber uno o cuando está tratando de eliminar pun-tuaciones incorrectas, como párrafos en blanco o espacios adicionales entre palabras o frases.

Puede mostrar u ocultar estos caracteres cuando trabaje en cualquier documento de Word. Revise la tabla 2.2 para conocer una lista de caracteres que no se imprimen.

Para mostrar u ocultar caracteres queno se imprimen:

Haga clic en el ícono Mostrar todos los caracte-◆

res no imprimibles, en la barra de herramientas Estándar (fi gura 2.11).

✔ Sugerencias

El ícono Mostrar todos los caracteres (■ ¶) fun-ciona como un interruptor. Haga clic una vez para mostrar los caracteres que no se imprimen y una segunda vez para ocultarlos.

Mostrar caracteres que no se imprimen es muy ■

útil en la etapa de revisión de ortografía/edi-ción (después de que ha terminado de escri-bir). (Por otra parte, tener estos caracteres en pantalla mientras crea un documento puede distraerlo.)

Figura 2.11 El ícono Mostrar todos los caracteres no imprimibles es el símbolo de párrafo (¶).

Tabulador Espacio Párrafo (Return)

Figura 2.10 Cuando se despliegan, los caracteres que no se imprimen se muestran en un tono gris tenue.

Tabla 2.2

Caracteres que no se imprimenS í m b o l o C a r á c t e r

. (punto) Espacio

Tabulador

Salto de línea (nueva línea, mismo párrafo)

¶ Fin del párrafo

47

Microsoft Word: Introducción a Word 2008 Edició

n: m

ás allá de lo básico

Edición: más allá de lo básicoLas técnicas de edición básicas se analizaron en el capítulo 1. En esta sección aprenderá a buscar y reemplazar texto, usar la característica de Offi ce Autotexto para insertar automáticamente texto, y usar botones inteligentes para acelerar las tareas de edición y formato comunes.

Búsqueda y reemplazo de textoPuede instruir a Word para buscar y, opcionalmente, reemplazar palabras o frases. Por ejemplo, si re-cuerda la página en que consultó el informe anual de Apple, puede realizar una búsqueda de informe anual. O suponga que su compañía cambió hace poco su nombre Artículos de plomería Johnson por Artículos Inc. Al usar el comando Reemplazar, pue-de sustituir cada aparición del viejo nombre con el nuevo. En la página siguiente, revise la tabla 2.3 para ver una lista de las opciones especiales de Buscar/Reemplazar.

Para buscar texto:

1. Seleccione Edición > Buscar (#F). Aparece el cuadro de diálogo Buscar y reempla-

zar (fi gura 2.12). Está seleccionada la pestaña Buscar.

2. Escriba una cadena de búsqueda en el cuadro Buscar.

3. Elija cualquiera de las siguientes opciones:

Para encontrar la siguiente aparición de la ▲

cadena de búsqueda, haga clic en Buscar siguiente.Word busca la cadena a partir de la marca de inserción de texto actual. Si encuentra la cadena, la resalta (fi gura 2.13).

Para encontrar y resaltar ▲ todas las aparicio-nes de una cadena de búsqueda, haga clic en la casilla de verifi cación Resaltar todos los elementos de, seleccione una opción del menú desplegable (como Documento principal o Selección actual) y haga clic en Buscar todos.

Figura 2.13 Cuando Buscar o Buscar y reemplazar ubica una coincidencia, Word se desplaza para resaltar el texto encontrado.

Coincidencia resaltada

Cadena de búsqueda

Figura 2.12 Inserte el texto que quiera encontrar en el cuadro Buscar.

Se inserta una cadena de búsquedaCerrar

continúa en la página siguiente

48

Capítulo 2Ed

ició

n: m

ás a

llá

de l

o b

ásic

o


Para buscar la siguiente aparición en el ▲

texto (cuando busca coincidencias indi-viduales), haga clic en Buscar siguiente. Repita las veces que sea necesario para encontrar otras coincidencias.

Si ya ha terminado de buscar, haga clic en el ▲

botón Cancelar o Cerrar.

Para reemplazar texto:


Seleccione Edición > Reemplazar ▲

(s#H). Aparece el cuadro de diá-logo Buscar y reemplazar. La pestaña Reemplazar está seleccionada (fi gura 2.14).

Seleccione Edición > Buscar ( ▲ #F). Aparece el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar. Haga clic en la pestaña Reemplazar.

2. Escriba una cadena de búsqueda en el cuadro Buscar.

3. En el cuadro Reemplazar con, escriba la cadena de reemplazo. Haga clic en Buscar siguiente.Word busca el texto. Si se encuentra una coinci-dencia, se resalta en el documento.


Haga clic en Reemplazar para sustituir el ▲

texto y buscar la siguiente coincidencia, si la hay.

Haga clic en Buscar siguiente para ignorar la ▲

coincidencia y buscar la siguiente.

Repita este paso hasta que esté listo o que Word haya terminado de buscar.

5. Haga clic en Cancelar o Cerrar para quitar el cuadro de diálogo.

Tabla 2.3

Opciones especiales de búsqueda y reemplazoO p c i ó n D e s c r i p c i ó n

Coincidir mayúsculas y minúsculas Encuentra palabras que contienen la misma combinación de caracteres en mayúsculasy minúsculas.

Sólo palabras completas Encuentra sólo palabras completas (por ejemplo, “arte” encuentra sólo “arte”, no “artesano”).

Usar caracteres comodín Permite insertar un código para especifi car una combinación de caracteres especiales de búsqueda (por ejemplo, “?” coincidirá con cualquier carácter individual).

Suena como Encuentra texto que suene como la cadena de búsqueda.

Todas las formas de la palabra Encuentra todas las variaciones de la palabra seleccionada (por ejemplo, “manzana”y “manzanas”).

Muestra/oculta opciones adicionales

Figura 2.14 Escriba el texto de búsqueda en el cuadro Buscar y el texto de reemplazo en el cuadro Reemplazar con.

49


n: m


✔ SugerenciasCuando realice una nueva acción de búsqueda ■

o búsqueda y reemplazo, puede repetir una bús-queda al hacer clic en la fl echa que se encuentra a la derecha del cuadro de texto Buscar. Los términos de búsqueda que ha usado antes aparecen en una lista desplegable. La fl echa que se encuentra a la derecha de Reemplazar con proporciona una lista de cadenas de texto de reemplazo utilizadas recientemente.Cuando realice un reemplazo, puede hacer clic ■

en Reemplazar todo para reemplazar simultá-neamente todos los eventos de la cadena de búsqueda.Haga clic en el triángulo que se encuentra en la ■

esquina inferior izquierda del cuadro de diálogo para desplegar opciones de búsqueda adiciona-les (fi gura 2.15). Por ejemplo, la búsqueda no suele ser sensible a mayúsculas y minúsculas. Si quiere encontrar términos que coincidan con las mayúsculas específi cas, haga clic en la casilla de verifi cación Coincidir mayúsculas y minúscu-las. Para ocultar opciones de búsqueda adicio-nales, haga clic una vez más en el triángulo.También puede basar una búsqueda en una ■

fuente, efecto o estilo, al seleccionar las opciones del menú desplegable Formato ( fi gura 2.15). Por ejemplo, puede reemplazar todas las instancias del texto Helvetica con Arial (fi gura 2.16).Para limpiar el formato de las cadenas de bús-■

queda y reemplazo, haga clic en Sin formato.Para especifi car una dirección de búsqueda (hacia ■

adelante, hacia atrás o todo) o para buscar todos los documentos abiertos en lugar de hacerlo sólo en el activo, seleccione una opción del menú des-plegable que se encuentra en la parte superior de las opciones de búsqueda expandidas.Para incluir caracteres especiales en una ■

búsqueda, como un tabulador o una marca de párrafo, abra el menú Especial y seleccione un carácter (figura 2.17). El símbolo para el carác-ter seleccionado se agrega de manera automá-tica a la cadena de búsqueda. (En el ejemplo que se muestra en la fi gura 2.17, ^t se inserta para representar un carácter de tabulador.)

Figura 2.16 Al incluir sólo opciones de formato en los cua-dros Buscar y Reemplazar, puede reemplazar una fuente con otra en el documento.

Figura 2.17 Para incluir un carácter especial en una cadena de búsqueda o reemplazo, selec-ciónela del menú.

Figura 2.15 Haga clic en el triángulo para expandir el cua-dro de diálogo Buscar y reemplazar, de modo que muestre opciones de búsqueda avanzadas (véase la tabla 2.3 en la página anterior).

Muestra opciones adicionales

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Capítulo 2Ed

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o

Inserción automática de textoLa característica Autotexto está diseñada para ayudarle a evitar que escriba un texto de manera repetida. Autotexto le permite insertar rápidamente cualquier cantidad de texto usado con frecuencia en un documento (desde una palabra hasta varios párrafos).

Para crear una entrada de Autotexto:

1. En un documento activo, seleccione el texto que quiera incluir como entrada de Autotexto (fi gura 2.18).

El texto seleccionado debe contener al menos cinco caracteres.

2. Seleccione Insertar > Autotexto > Nuevo. Aparece el cuadro de diálogo Crear Autotexto y

sugiere un nombre.

3. Opcional: reemplace el nombre sugerido con uno propio (fi gura 2.19).

Si quiere tener la capacidad de insertar la entrada al usar AutoComplete, asegúrese de que el nombre contenga al menos cuatrocaracteres.

4. Haga clic en Aceptar para agregar el texto a la lista de entradas de Autotexto disponibles.

Para insertar una entrada de Autotexto:

1. A medida que escribe, Word busca el nombre de una entrada de Autotexto. Cuando detecta una, aparece un cuadro amarillo que contiene el nombre de la entrada de Autotexto(fi gura 2.20).


Para aceptar el reemplazo de Autotexto, ▲

presione e o r.

Para ignorar el reemplazo propuesto por ▲

Autotexto, siga escribiendo.

Figura 2.18 Seleccione el texto que se convertirá en la nueva entrada de Autotexto.

Figura 2.19 Aparece el cuadro de diálogo Crear Autotexto y sugiere un nombre para la nueva entrada. Edítelo como desee.

Figura 2.20 Cada vez que escriba cuatro caracteres que sean una posible entrada de Autotexto, se le ofrece la oportunidad de insertarla.

51


n: m


Figura 2.21 Puede eliminar entradas de Autotexto, además de especifi car las clases de entrada que se usarán, en el cuadro de diálogo Autocorrección.

Figura 2.22 También puede insertar una entrada de

Autotexto al seleccionarla en un submenú Insertar > Autotexto o desde la barra de herramientas Autotexto

fl otante (Ver > Barras de herramientas > Autotexto).

✔ Sugerencias

Puede usar Autotexto para insertar términos ■

médicos, legales o técnicos largos. Autotexto también es muy bueno cuando escribe cartas que usan líneas de inicio o fi nal estándar.

Para eliminar una entrada de Autotexto, ■

seleccione Insertar > Autotexto > Autotexto. En la pestaña Autotexto, del cuadro de diálogo Autocorrección (fi gura 2.21), seleccione la entrada en el cuadro de lista y haga clic en el botón Eliminar.

También puede insertar Autotexto al seleccio-■

nar Insertar > Autotexto > Autotexto, selec-cionar la entrada de la lista en el cuadro de diálogo Autocorregir ( fi gura 2.21) y hacer clic en insertar.

Otra forma de crear una entrada de Autotexto ■

consiste en seleccionarla de uno de los subme-nús Insertar > Autotexto (fi gura 2.22). Word proporciona docenas de entradas de Autotexto comunes para iniciar. Encontrará entradas personales en la plantilla de documento en que se almacenan; por lo general, es la plantilla Normal.

Como opción predeterminada, los nombres ■

de sus contactos de Entourage también están disponibles como entradas de Autotexto. Para excluirlas, marque las casillas de verifi caciónde los contactos Excluir contactos, en elcuadro de diálogo Autocorrección ( fi gura 2.21).

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Trabajo con botones inteligentesPara hacer más fl exibles ciertas ediciones, Word, Excel y PowerPoint proporcionan botones inteligen-tes. Un botón inteligente es un ícono desplegable que muestra un menú de opciones cuando se hace clic en él. Existen dos tipos de botones inteligentes: Opciones de autocorrección y Opciones de pegado.

La lista de palabras, frases y símbolos de Reempla-zar, en el cuadro de diálogo Autocorrección (fi gura 2.23), determina los textos que se sustituirán auto-máticamente por otros a medida que escribe. Por ejemplo, si escribe (c), se sustituye con un símbolo de derechos de autor (©). También se corrigen las fallas de escritura comunes, como las causadas por transposición de letras. Después de que ocurre la autocorrección, puede hacer clic en el botón Opciones de autocorrección para modifi car la corrección.

Los botones de Opciones de pegado están disponi-bles de manera inmediata, después de pegar, o de usar arrastrar y colocar. Puede especifi car que el texto pegado o soltado tenga su formato original o que adopte el formato del texto que lo rodea.

Para usar un botón de Opcionesde autocorrección:

1. Después de una autocorrección, mueva el cur-sor sobre el texto corregido.

Un subrayado azul aparece bajo el texto.

2. Mueva el cursor sobre el subrayado azul para revelar el botón Opciones de autocorrección. Haga clic en el botón para abrir el menú (fi gura 2.24).


Seleccione Deshacer o Volver a, para regre- ▲

sar al texto original no corregido.

Seleccione la ▲ condición Detener la correc-ción automática de, para evitar que se corri-jan apariciones futuras de la palabra y para eliminar el elemento de la lista Reemplazar.

Seleccione Controlar opciones de auto- ▲

formato para cambiar sus opciones de autocorrección.

Figura 2.23 La pestaña Autocorrección, del cuadro de diálogo Autocorrección, contiene una lista de elementos Reemplazar, que se corregirán automáticamente en sus documentos.

Figura 2.24 Cuando el botón aparece, haga clic en éste para abrir el menú desplegable.

Botón Opciones de autocorrección

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Para usar el botón Opciones de pegado:

1. Inmediatamente después de casi todas las ope-raciones de pegar o arrastrar y colocar, aparece un botón Opciones de pegado (fi gura 2.25).

2. Haga clic en el botón para revelar su menú, y elija una de las siguientes opciones:

Seleccione Mantener formato de origen ▲

para mantener el formato original del texto pegado o soltado.

Seleccione Coincidir con formato de destino ▲

para que el texto pegado coincida con el formato del texto que lo rodea.

Seleccione Mantener sólo texto para quitar ▲

el formato del texto pegado o colocado. (Por ejemplo, un texto rojo en cursivas se reduciría a texto en negro simple.)

✔ Sugerencias

No existe un tiempo límite para hacer clic en un ■

botón Opciones de autocorrección. Siempre y cuando no haya cerrado y vuelto a abrir el docu-mento, un botón estará disponible para cada autocorrección hecha en la sesión.

Por otra parte, debe usarse de inmediato un ■

botón Opciones de pegado.

Después de deshacer una autocorrección, ■

puede “rehacer” la corrección al hacer clic en el botón y seleccionar Rehacer autocorrección.

Los botones Opciones de pegado pueden ■

ser una molestia. Para evitar que aparezcan, seleccione Word > Preferencias y haga clic en el ícono Editar. En el cuadro de diálogo Edición, quite la marca de los botones Mostrar botones de opciones de pegado (fi gura 2.26) y haga clic en Aceptar.

Otras formas de abrir el cuadro de diálogo ■

Autocorrección son las siguientes:

Seleccione Word > Preferencias y después ▲

haga clic en el ícono Autocorrección.

Seleccione Herramientas > Autocorrección. ▲

Seleccione Insertar > Autotexto > Autotexto. ▲

Figura 2.26 Puede habilitar o deshabilitar los botones Opciones de pegado, en la sección Opciones de cortar y pegar, del cuadro de diálogo Edición.

Figura 2.25 Use el botón Opciones de pegado para controlar el formato del texto pegado.

Botón Opciones de pegado

54

Capítulo 2R

evis

ión

ort

og

ráfi

ca d

e su

tra

bajo

Revisión ortográfi cade su trabajoEs buena idea revisar su trabajo antes de dejar que alguien más lo vea. Word 2008 proporciona herra-mientas para revisar su ortografía, encontrar sinó-nimos donde repitió muchas veces una palabra y buscar defi niciones.

Mejora de su escrituraPuede evitar errores comunes y “dedazos” al realizar una revisión de ortografía en cada documento. Use las herramientas Sinónimos y Diccionario para mejorar su escritura y asegurarse de que está usando las palabras de manera correcta.

Para revisar la ortografía y gramática:

1. Seleccione Herramientas > Ortografía y gramá-

tica o presione o#L. Aparece el cuadro de diálogo Ortografía y

gramática (fi gura 2.27). El revisor de ortografía muestra posibles faltas de ortografía y el de gramática identifi ca gramática cuestionable.

2. A medida que examina el documento, Word se detiene en cada palabra o frase cuestionable. Para cada caso, elija una de las siguientes opciones:

Para aceptar una de las entradas en la lista ▲

de Sugerencias, resalte la sugerencia y haga clic en Cambiar.

Para dejar la palabra o frase como está y ▲

seguir revisando la ortografía, haga clic en Omitir. Para omitir todas las instancias de la palabra o frase en el documento actual, haga clic en Omitir todas.

Para agregar la ortografía actual de una ▲

palabra marcada a su diccionario de usua-rio, y también para aceptar la ortografía como correcta, haga clic en Agregar. (Al agregar una palabra al diccionario de usua-rio se evita que Word la muestre como falta de ortografía en otros documentos.)

Edite manualmente el texto en el cuadro ▲

superior. Haga clic en Cambiar para aceptar sus ediciones, o Deshacer para restaurar el texto original.

Figura 2.27 Word sugiere correcciones para casi todos los problemas de ortografía que encuentra.

55

Microsoft Word: Introducción a Word 2008 R

evisión

orto

gráfi ca de su

trabajo

3. Cuando se identifi ca un posible error de gramá-tica, el cuadro de diálogo y sus opciones cambian (fi gura 2.28). Para cada error marcado, elija

una de las siguientes opciones:

Para ignorar el error en esta o todas las ▲

apariciones en el documento, haga clic en Omitir u Omitir todas, respectivamente.

Para aceptar una corrección seleccionada en ▲

el cuadro Sugerencias, haga clic en Cambiar.

Para examinar el siguiente error identifi cado ▲

(sin hacer ningún juicio sobre el problema actual), haga clic en Siguiente oración.

Edite manualmente el texto. Haga clic ▲

en Cambiar para aceptar las ediciones, o Deshacer para restaurar el texto original.

4. Cuando se completan las revisiones de ortogra-fía y gramática, aparece un cuadro de alerta. Haga clic en Aceptar para quitarlo.

✔ Sugerencias

Para terminar de inmediato una revisión de orto-■

grafía/gramática, haga clic en el botón Cancelar.

Para restringir una revisión a una sola parte del ■

documento, seleccione el texto antes de usar el comando Ortografía y gramática.

A menos que haya cambiado las preferencias ■

de Ortografía y gramática (fi gura 2.29), Word revisa automáticamente su ortografía mientras escribe. Las palabras sospechosas se marcan con una línea de subrayado roja y ondulada.

A medida que escribe, Word corrige automáti-■

camente las faltas de ortografía. Para agregar sus propias palabras a la lista Autocorrección, seleccione Herramientas > Autocorrección. Inserte la falta de ortografía en el cuadro Reemplazar y la palabra correcta en el cuadro Con.

Para deshabilitar la revisión de gramática, ■

elimine la marca de verifi cación de Revisar gramática, en el cuadro de diálogo Ortografía y gramática ( fi gura 2.28). O quite la marca de veri-fi cación de Revisar gramática con ortografía, en las preferencias de Ortografía y gramática.

Figura 2.28 Cuando se encuentra gramática cuestionable, puede aceptar una sugerencia, ignorar esa o todas lasapariciones, u omitir este error y pasar al siguiente.

Figura 2.29 Para indicar a Word que señale automática-mente palabras con faltas de ortografía mientras escribe, este elemento de preferencias de Ortografía debe estar marcado.

Marca errores sospechosos en el texto

56

Capítulo 2R

evis

ión

ort

og

ráfi

ca d

e su

tra

bajo

Para reemplazar una palabracon un sinónimo:


Seleccione la palabra o frase que quiera ▲

reemplazar. Seleccione Herramientas > Sinónimos. Aparece la pestaña Herramientas de referencia, del Cuadro de herramientas, mostrando información para la palabra o frase seleccionada (fi gura 2.30). Seleccione el signifi cado más cercano en la lista Signifi cados, seleccione un sinónimo de la lista Sinónimos, y haga clic en Insertar.

Despliegue la pestaña Herramientas de ▲

referencia, del Cuadro de herramientas. (Si éste no se encuentra abierto, haga clic en el ícono Cuadro de herramientas, en la barra de herramientas Estándar o seleccione Ver > Herramientas de referencia.) En la sección Sinónimos, escriba o pegue la palabra o frase en el cuadro de búsqueda, y presione

r. Seleccione un signifi cado o un sinó-nimo, y luego haga clic en Insertar.

✔ Sugerencia

Para ver la defi nición de un sinónimo selec-■

cionado, haga clic en Buscar. Para ver la del término o frase original, expanda la sección Diccionario.

Para buscar la defi nición de una palabra:


Seleccione la palabra en su documento, y ▲

luego Herramientas > Diccionario.

Use ▲ C-clic en la palabra y seleccione Buscar > Defi nición del menú desplegable que aparece.

La pestaña Herramientas de referencia, del Cuadro de herramientas, está seleccionada. La sección Diccionario despliega la defi nición (fi gura 2.31).

Figura 2.30 La pestaña Herramientas dereferencia, del Cuadro de herramientas, con-tiene sinónimos, diccionario y enciclopedia.

Término

Selecciona un signifi cado

Sinónimos

Pestaña Herramientas de referencia

Muestra la defi nición

Figura 2.31 Puede buscar la defi nición de una palabra en el diccionario.


Término

Defi nición

57

Microsoft Word: Introducción a Word 2008 R

evisión

orto

gráfi ca de su

trabajo

✔ Sugerencias

También puede escribir o pegar palabras en el ■

cuadro de búsqueda para ver una definición.

Puede usar Web para expandir la información ■

disponible sobre el texto en el cuadro de bús-queda al hacer lo siguiente:

Abra la sección Enciclopedia Encarta para ▲

leer artículos relacionados de la enciclope-dia; esta opción podría no mostrarse si la Enciclopedia Encarta no está instalada.

Abra la sección Búsqueda Web para realizar ▲

una búsqueda del término. Haga clic envínculos para ver los términos en suexplorador.

Conteo de palabrasAlgunas veces necesitará conocer el número de palabras exactas de un documento, o estadísticas similares. El conteo de palabras es importante cuando debe escribir un documento con una lon-gitud particular, como sería el caso de artículos de revistas o asignaciones de tarea.

Para calcular el número de palabras:


Para calcular estadísticas de una parte del ▲

documento, comience por seleccionar esa parte.

Para calcular estadísticas de un documento ▲

completo, asegúrese de que nada está selec-cionado.

2. Seleccione Herramientas > Contar palabras.

Se abre el cuadro de diálogo Contar palabras (figura 2.32). Contiene información acerca de su documento, incluida la cuenta de páginas, el número de palabras, líneas y párrafos en su documento.

3. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo.

✔ Sugerencias

En la parte inferior de cada ventana de Word ■

hay dos números (figura 2.33). El primero es la palabra en donde está ubicada la marca de inserción de texto, a partir del principio del documento. El segundo es el número de palabras del documento.

Si está seleccionado un texto, el primer número ■

de la parte inferior de la página es la cuenta de palabras del texto seleccionado.

Figura 2.33 También puede ver el conteo de palabras en la barra de estado.

Total de palabras

Figura 2.32 Para ver un conteo de palabras y otras estadísticas útiles del documento, seleccione

Herramientas > Contar palabras.

58

Capítulo 2Co

ntr

ol

de c

ambi

os

Control de cambiosEs probable que esté colaborando con otras perso-nas en ciertos documentos de Word. Por ejemplo, quizás esté creando un informe de grupo para la escuela, trabajando en el presupuesto del departa-mento con miembros de su personal, o escribiendo un artículo para una revista o periódico que ne-cesita incorporar comentarios del editor. Como autor, puede revisar los comentarios y cambios de otros, además de aceptar o eliminar cada uno.

Para controlar los cambiosen un documento:

1. Seleccione Ver > Barras herramientas > Revisión.

Aparece la barra de herramientas Revisión.

2. Haga clic en el ícono Control de cambios, en la barra de herramientas (fi gura 2.34, en la parte inferior de la página).

Cuando se habilita Control de cambios, se oscurece el ícono y se graban los cambios que hace. El indicador Cc en la parte inferior de la ventana del documento se vuelve azul.

3. Seleccione una opción del menú desplegable Mostrar para revisión:

Original. ▲ Despliega el documento original sin editar (como lo haría si los cambios se declinaran).

Marcas mostradas originales. ▲ Despliega las inserciones y cambios de formato en globos. El texto eliminado se tacha.

Final. ▲ Despliega el documento como si todos los cambios se aceptaran.

Marcas mostradas fi nales. ▲ Despliega las eliminaciones en globos. Las inserciones y los cambios de formato permanecen visibles en el texto del documento (fi gura 2.35).

Figura 2.35 Casi todo el trabajo se hará con Marcas mostradas fi nales seleccionado. Puede aceptar o eli-minar los cambios, además de hacer otras ediciones necesarias.

Panel derevisiones

Eliminación

Indicador de control de cambios (Cc)

Comentario

Figura 2.34 Cuando está habilitado el control de cambios (el ícono oscurecido), la barra de herramientas Revisión es muy útil.

Anterior SiguienteRechazar cambio o eliminar comentario

Destinatario de correo

Panel de revisionesMostrar para revisión

Opciones de Mostrar Aceptar cambio Enviar mensaje instantáneoNuevo comentario

Control decambios

59

Microsoft Word: Introducción a Word 2008 Co

ntro

l de cambio

s

4. Para insertar un comentario, seleccione el texto que quiere comentar (o coloque la marca de inserción de texto dentro de éste). Elija Insertar > Comentario, o haga clic en el ícono Nuevo comentario, en la barra de herramientas Revisión.

Se añade una línea de comentario nueva al Panel de revisiones al fi nal de la ventana del docu-mento. Escriba su comentario.

5. Para eliminar un comentario o declinar una edición, elija una de las siguientes opciones:

Haga clic en el botón Rechazar, en el globo ▲

asociado (fi gura 2.36).

En el Panel de revisiones, seleccione la línea ▲

superior de la edición o el comentario. Haga clic en el ícono Rechazar cambiar o eliminar comentario, en la barra de herramientas Revisión.

Use ▲ C-clic en el comentario o edite el cuerpo del documento. Seleccione Rechazar cambiar o eliminar comentario, del menú desplegable que aparece.

6. Para aceptar una edición, elija una de las

siguientes opciones:

Haga clic en el botón Aceptar, en el globo. ▲

En el Panel de revisiones, seleccione la línea ▲

superior de la edición. Haga clic en el ícono Aceptar cambio, en la barra de herramien-tas Revisión.

Haga ▲ C-clic en la edición en el cuerpo del documento. Acepte el cambio en el menú desplegable que aparece.

Sugerencias ✔

Puede saltar directamente de una edición o un ■

comentario a otro al hacer clic en los íconos de la barra de herramientas Siguiente y Anterior.

Para mostrar u ocultar el Panel de revisiones, ■

haga clic en el ícono de la barra de herramien-tas Panel de revisiones.

Puede enviar un correo electrónico o un ■

mensaje instantáneo al autor del comentario o edición seleccionado, al hacer clic en un ícono de la barra de herramientas.

Figura 2.36 Puede rechazar o aceptar una edi-ción (o eliminar un comentario) al hacer clic en el ícono correspondiente del globo relacionado.

AceptaRechaza

Figura 2.37 Aunque las opciones predetermina-das suelen ser sufi cientes, puede modifi car las preferencias de Control de cambios.

Comparación entre versionesde documentos

También puede comparar diferentes versio-nes de un documento. Abra la versión actual del documento y seleccione Herramientas > Control de cambios > Comparar documentos. En el cuadro de diálogo Elegir un archivo, selec-cione el documento que se comparará con el documento abierto.

Para modifi car las preferencias de Control de ■

cambios (fi gura 2.37), haga clic en el ícono de la barra de herramientas Mostrar (véase la fi gura 2.34) y seleccione Preferencias.

60

Capítulo 2Im

pres

ión

de

docu

men

tos

de W

ord

Impresión de documentosde WordAl igual que otras aplicaciones de Off ice 2008, Word proporciona un conjunto de opciones de im-presión. En los pasos que se muestran a continua-ción se analizan las opciones que tal vez utilizará.

Para imprimir un documentode Word:

1. Abra el documento que quiere imprimir.

2. Opcional: Para imprimir sólo parte deldocumento actual, seleccione ese texto.

3. Seleccione Archivo > Imprimir (#P).

Aparece el cuadro de diálogo Imprimir (figura 2.38), abierto en la sección Copias y páginas.

4. Seleccione la impresora conectada de la lista desplegable Impresora.

5. Especifique el número de copias y el rango de páginas que se imprimirá.

La opción Selección en las opciones de Páginas sólo está disponible si seleccionó antes una parte del documento en el paso 2.

6. Opcional: Para cambiar las opciones Confi guración de página (tamaño de página, orientación y método de alimentación de papel), haga clic en el botón Confi gurar página.

7. Opcional: Para establecer opciones específi cas de Word, seleccione Microsoft Word, del menú desplegable de sección. Seleccione una opción del menú desplegable Imprimir (figura 2.39). Si está haciendo una impresión de dos lados, también puede seleccionar imprimir sólo las páginas pares o impares.

Selecciona Copias y páginas en el menú desplega-ble para regresar al cuadro de diálogo Imprimir.

8. Active la impresora y haga clic en Imprimir. El trabajo de impresión se envía a la impresora seleccionada.

Figura 2.38 En el cuadro de diálogo Imprimir, establezca las opciones para el trabajo de impresión actual.

Menú de secciónImpresora seleccionada

Vista rápida

Figura 2.39 Establezca las opciones específicas de Word, como imprimir un documento con marcas, en la sección Microsoft Word del cuadro de diálogo Imprimir.

61

Microsoft Word: Introducción a Word 2008 Im

presión

de docu

men

tos de W

ord

✔ SugerenciasPuede revisar una vista previa de una pantalla ■

de impresión al seleccionar Archivo > Vista pre-via (fi gura 2.40). A menudo es una buena idea solicitar una vista previa antes de imprimir. Puede usarla para asegurarse de que los saltos de página, márgenes, etc., tengan el aspecto que espera.

Haga clic en los íconos que se encuentran arri-ba de la ventana para interactuar con la vista preliminar de impresión:

Para cambiar la ampliación, seleccione ▲

Aumentar y haga clic. O puede seleccionar una opción para aumentar del menú desple-gable Reducir o ampliar la presentación del documento.

Haga clic en el ícono Imprimir una copia ▲

para imprimir del modo Vista previa.

Haga clic en el ícono Cerrar para regresar a ▲

la ventana de documento normal.

Para imprimir el documento completo ■

empleando las opciones de impresión actuales, haga clic en el ícono Imprimir, en la barra de herramientas Estándar. La impresión comienza de inmediato (sin desplegar el cuadro de diá-logo Imprimir).

Si guarda un documento después de impri-■

mirlo, también se guardan las opciones de impresión. Esto hace que sea fácil repetir trabajos de impresión complejos.

Para compartir un documento con alguien ■

que no tiene Word, haga clic en el botón PDF, en el cuadro de diálogo Imprimir, y seleccione Guardar como PDF (fi gura 2.41). Se creará un archivo PDF para varias plataformas que se puede abrir en Vista previa o Adobe Reader. La persona que lo reciba podrá leer el documento en pantalla e imprimirlo, si así lo desea.

Cuando el control de cambios está habilitado, ■

puede incluir las ediciones y comentarios en el diseño de impresión al seleccionar Marcas mos-tradas fi nales o Marcas mostradas originales, del menú Mostrar para revisión, en la barra de herramientas Revisión (véase fi gura 2.34).

Figura 2.40 Puede determinar cómo se verá la impre-sión al usar las opciones de impresión actuales si selecciona Archivo > Vista previa.

OS X 10.4.11/Tiger

Figura 2.41 Puede crear varios PDF de cualquier documento de Mac. Las opcio-nes dependen de la versión de OS X que esté ejecutando.

OS X 10.5/Leopard

Form

ato de do

cum

ento

3Formato de

documento

63

A diferencia del formato de caracteres y párrafo

(que se analiza en el capítulo 4), el formato de

documento aplica a un documento completo (o,

en algunos casos, sólo a secciones de documento

seleccionadas). Puede usar comandos de formato

de documento para modifi car la orientación de

la página, establecer márgenes o especifi car un

tamaño de papel personalizado en que se puede

imprimir un memorando o un sobre, por ejemplo.

Puede agregar columnas para crear un diseño de

periódico o revista, dividir un documento en sec-

ciones (como lo haría para un manual o un infor-

me), y forzar que las páginas y columnas se dividan

exactamente donde quiere. Conforme selecciona

nuevas opciones, Word ajusta automáticamente el

texto para que quepa en la orientación, los márge-

nes, el tamaño de papel, el número de columnas,

etcétera.

64

Capítulo 3

El documento se modifi ca para coincidir con las opciones de Confi gurar página.

Sugerencias ✔

Para ver cómo afectarán las nuevas opciones ■

a la versión impresa del documento, cambie a la vista Diseño de Impresión (Ver > Diseño de Impresión) o seleccione Archivo > Vista previa.

Cuando defi na un tamaño de papel persona-■

lizado, estará disponible en cada programa instalado en su Mac.

Tam

año

de

pape

l y

ori

enta

ció

n

Tamaño de papel y orientaciónLa opción de impresión predeterminada de Word es 8.50 por 11.00 pulgadas vertical. Las opciones que toma para el tamaño del papel y la orientación sólo se aplican al documento actual. Los nuevos docu-mentos revierten las opciones predeterminadas.

Para cambiar el tamaño de papel y la orientación:

1. Seleccione Archivo > Confi gurar página. Aparece el cuadro de diálogo Confi gurar página

(figura 3.1).

2. Seleccione Atributos de página del menú desplegable Opciones. Seleccione un destino de impresora de la lista de impresoras instaladas Formato para.

3. Para establecer la orientación de página, haga clic en el ícono Vertical para una orientación estándar vertical o un ícono de Horizontal para una orientación horizontal.


Seleccione el tamaño de papel estándar de ▲

la lista desplegable Tamaño del papel.Para usar un tamaño de papel no estándar, ▲

seleccione Gestionar tamaños personalizados, de la lista desplegable Tamaño del papel. En el cuadro de diálogo Tamaños de página perso-nalizados (figura 3.2), seleccione un tamaño de papel defi nido y haga clic en Aceptar.

Para defi nir un nuevo tamaño, haga clic en el ícono más (+), inserte las dimensiones en los cuadros de texto Anchura y Altura, seleccione una impresora de destino, espe-cifi que los márgenes obligatorios, asigne un nombre al tamaño y haga clic en Aceptar. Seleccione el nuevo tamaño de la lista des-plegable Tamaño del papel.

5. Opcional: para escalar de manera proporcional el diseño de impresión para que quepa mejor en el tamaño de papel seleccionado, inserte un número en el cuadro de texto Escala.


Figura 3.1 Especifi que un tamaño de papel y orienta-ción en el cuadro de diálogo Confi gurar página.

Retrato Paisaje

Selecciona una impresora Tipo y tamaño de papel

Figura 3.2 Defina un tamaño de papel personalizado, si necesita imprimir en papel no estándar.

Nombre del tamaño

Define un nuevo tamaño de papel

65

Microsoft Word: Formato de documentoM

árgen

es

MárgenesLos márgenes son los bordes en blanco alrededor de cada página del documento. Aunque Word tiene opciones de margen predeterminadas, puede modifi car los márgenes para que cumplan con las necesidades del documento actual (para imprimir en papel de tamaño no convencional o para com-primir unas cuantas líneas más de texto en cada página, por ejemplo).

Para cambiar los márgenes:Elija una de las siguientes opciones:◆

Expanda la sección Márgenes del docu- ▲

mento, de la Paleta de formato (figura 3.3). Inserte nuevos márgenes Izquierda, Derecha, Arriba o Abajo.Seleccione Formato > Diseño de documento. ▲

En la pestaña Márgenes, del cuadro de diálogo Documento (figura 3.4), inserte las opciones de márgenes y haga clic en Aceptar.

Las nuevas opciones de margen se aplican aldocumento.

Sugerencias ✔El cuadro de diálogo Documento ( fi gura 3.4) ■

tiene otras opciones de margen que le resulta-rán útiles:

Especifique un margen interno, si está ▲

preparando el documento para unirlo. (El margen interno es espacio adicional agre-gado al borde de las páginas que se unirán. Esto evita que la encuadernación bloquee la vista de la impresión.)Haga clic en la casilla de verificación ▲

Márgenes simétricos cuando cree un libro, una revista u otra publicación de dos lados. Esto hace que el margen externo de las páginas izquierdas coincida con el de las páginas derechas, mientras también crea márgenes internos coincidentes.

Las opciones de margen se aplican a todo el ■

documento o la sección. Sin embargo, puede establecer diferentes sangrías para párrafos seleccionados en el cuadro de diálogo Párrafo.

Figura 3.3 Establezca márgenes básicos en la sección Márgenes del documento, de la Paleta de formato.

Figura 3.4 El cuadro de diálogo Documento ofreceopciones de margen extensas.

66

Capítulo 3

apropiada de la página. Haga clic en el botón Cerrar (figura 3.5) cuando haya terminado.Puede insertar un encabezado o pie de página ■

previamente formado al seleccionar una de la pestaña Elementos del documento de la Galería de elementos.Puede insertar otros tipos de texto especial, ■

como el nombre de archivo, al seleccionar ele-mentos del submenú Insertar > AutoTexto.Puede abrir más espacio para el encabezado ■

o pie de página al ajustar Encabezado desde arriba y Pie de página desde abajo (figura 3.6).Para eliminar un encabezado o pie de página, ■

elimine todos los textos de encabezados o pies de página y otros elementos.Para especificar (o no) un encabezado o pie de ■

página diferente en la página 1, haga clic en la casilla de verifi cación Primera página diferente (figura 3.6).

Enca

beza

dos

y pi

es d

e pá

gin

a

Encabezados y pies de páginaLos encabezados y pies de página despliegan la misma información de referencia en la parte supe-rior o inferior de cada página del documento. Pue-de incluir cualquier información que desee, como su nombre, el título del documento, la fecha actual o los números de las páginas, por ejemplo.

Para insertar encabezados y pies de página:

1. Seleccione Ver > Encabezado y pie de página.

Word cambia a la vista Diseño de Impresión (figura 3.5), y se expande la sección Encabezado y pie de página de la Paleta de formato (figura 3.6).

Si la Paleta de formato no está visible, seleccione Ver > Cuadro de herramientas > Paleta de for-mato, o haga clic en el ícono Cuadro de herra-mientas, en la barra de herramientas Estándar.

2. Puede editar el encabezado o el pie de página. Para cambiar entre éstos, haga clic en el ícono Cambiar entre Encabezado y pie (figura 3.6), o haga clic en el elemento que desee editar (es decir, el encabezado o el pie de página).

3. Un encabezado o pie de página puede contener cualquier combinación de texto, imágenes y elementos especiales, como números de página o la fecha de hoy. Escriba el texto deseado. Para insertar elementos especiales, haga clic en los íconos o seleccione comandos del menú Insertar.

4. Use las pestañas para separar y ubicar los ele-mentos de encabezado y pie de página.

5. Cuando haya terminado de editar, haga clic en el botón Cerrar (figura 3.5) debajo o arriba del área de encabezado o pie de página.

Sugerencias ✔

En la vista Diseño de Impresión (Ver > Diseño de ■

impresión), puede crear o editar un encabezado o pie de página al hacer doble clic en el área

Figura 3.5 Cree un encabezado o pie de página al escribir y al hacer clic en íconos en la sección Encabezado y pie de página, de la Paleta de formato (véase la figura 3.6).

Área de encabezadoBotón Cerrar

Cambia entreencabezadoy pie de página

Inserta un elemento

Figura 3.6 Sección Encabezado y pie de página de la Paleta de formato.

67

Microsoft Word: Formato de documento

Sugerencias ✔

Puede incluir la palabra ■ Página antes de cada número de página. Asegúrese de separar el texto Página y el marcador de posición del número de página con un espacio.

También puede insertar un marcador de posición ■

de número de página cuando edita el encabezado o pie de página. Haga clic en el ícono Insertar número de páginas en la sección Encabezado y Pie de página, de la Paleta de formato.

Nú

mero

s de págin

a

Números de páginaLos números de página en un encabezado o pie de página mejoran la organización del documento y facilitan a los lectores la localización de su lugar.

Para numerar las páginas de un documento:

1. Seleccione Insertar > Números de página. El cuadro de diálogo Números de página se

despliega (figura 3.7).

2. Especifique la posición y alineación del número de página:

Puede colocar números en el encabezado ▲

o pie de página (Posición) y alinearlos a la derecha, izquierda o centro (Alineación).

Las opciones de alineación Interior y ▲

Exterior se aplican si tiene páginas simétri-cas, como cuando crea un libro.

3. Si quiere que se despliegue el número de la primera página, haga clic en la casilla de veri-fi cación Número en la primera página. De otra forma, el primer número visible estará en la segunda página.

4. Para establecer o cambiar el formato de número de página, haga clic en el botón Formato. Aparece el cuadro de diálogo Formato de los números de página (figura 3.8). Elija


Seleccione un estilo de numeración del ▲

menú desplegable Formato de número.Para usar numeración relacionada con el ▲

capítulo (como en 13-1, 13-2, etc.), haga clic en la casilla de verifi cación Incluir número de capítulo, y seleccione un estilo y un sepa-rador de los dos menús desplegables.También puede seleccionar que continúe ▲

la numeración de página de una sección anterior (como en un libro) o designar un número de página inicial.

Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Formato de los números de página.

5. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Números de página.

Figura 3.7 Indique dónde quiere que aparezcan los números de página, su alineación, y si se numerará la primera página.

Figura 3.8 El cuadro de diálogo Formato de los núme-ros de página proporciona opciones adicionales, tales como si debe usar numeración de página rela-cionada con el capítulo.

68

Capítulo 3In

serc

ión

de

salt

os

de p

ágin

a

Inserción de saltos de páginaWord inserta un salto de página automático siem-pre que el texto llena una página. En la vista Borra-dor, un salto de página automático se muestra con una línea azul. Si quiere que una página se divida antes de que llene la página (para evitar dividir una tabla en dos páginas, por ejemplo) puede insertar un salto de página manual.

Para insertar un salto de página:

1. Coloque la marca de inserción al principio de la línea donde quiere que inicie la nueva página.

2. Seleccione Insertar > Salto > Salto de página.

Sugerencias ✔

Para eliminar un salto de página manual en la ■

vista Borrador, seleccione el salto (figura 3.9)

y presione D. Para eliminar un salto de página manual en la vista Diseño de impre-sión, coloque una marca de inserción antes del primer carácter de la nueva página y presione

D.

No puede eliminar o mover un salto de página ■

automático. Sin embargo, sí puede insertar un salto de página manual arriba de éste.

Use el Control de líneas viudas y huérfanas ■

para asegurar que Word no deje una sola línea de texto en la parte superior o inferior cuando salte a una página. Seleccione el párrafo errante, seleccione Formato > Párrafo, haga clic en la pestaña Líneas y saltos de página en el cuadro de diálogo Párrafo (fi gura 3.10), marque Control de líneas viudas y huérfanas, y haga clic en Aceptar. Word hará los cambios necesarios a la paginación para eliminar el texto huérfano.

Para evitar que un encabezado y el párrafo ■

siguiente se dividan en dos páginas, seleccione el encabezado, elija Formato > Párrafo, haga clic en la pestaña Líneas y saltos de página, y marque la opción Conservar con el siguiente (figura 3.10).

Figura 3.9 Para eliminar un salto de página manual en la vista Borrador, comience por seleccionar el salto de página.

Salto de página manual seleccionado

Figura 3.10 En el cuadro de diálogo Párrafo, puede indi-carle a Word que maneje las líneas viudas y huérfanas, además de evitar que dos párrafos se dividan en dos páginas.

Control de líneasviudas y huérfanas Mantiene los párrafos juntos

69

Microsoft Word: Formato de documentoCreació

n de varias seccio

nes

Creación de varias seccionesUn documento puede contener varias secciones, cada una con diferentes atributos de formato de documento, como diferentes márgenes, esquemas de numeración de páginas y encabezados y pies de página. Por ejemplo, un informe anual puede conte-ner diferentes secciones para la página de título, la introducción, el cuerpo y la información financiera.

Un nuevo documento contiene sólo una sección hasta que inserta un salto de sección. Véase la tabla 3.1 (parte inferior de la página) para conocer opciones de salto de sección.

Para crear varias secciones:

1. Coloque la marca de inserción donde quiera que comience la nueva sección.

2. Seleccione Insertar > Salto y elija uno de los tipos de saltos del submenú (figura 3.11).

En la vista Borrador, Word inserta una doble línea marcada con el texto “Salto de sección”, seguido por el tipo de salto (figura 3.12).

Figura 3.12 Aparece un nuevo salto de sección.

Indicador de salto de sección

Tabla 3.1

Salto de secciónT i p o d e s a l t o D e s c r i p c i ó n

Página siguiente Inicia una nueva sección en la parte superior de la siguiente página.

Continua Si la sección se divide en una página par, Word inicia la nueva sección en la siguiente página. De otra manera, deja la siguiente página par en blanco e inicia la nueva sección en la siguiente página impar.

Página impar Si el salto de sección está en una página par, Word inicia la nueva sección en la siguiente página.De otra forma, deja la siguiente página par en blanco y comienza la nueva sección en la siguiente página impar.

Página par Si el salto de sección está en una página impar, Word inicia la nueva sección en la siguiente página. De otra forma, deja la siguiente página impar en blanco y comienza la nueva sección en la siguiente página par.

Figura 3.11 Seleccione el tipo de salto de sección que desee insertar.

70

Capítulo 3Cr

eaci

ón

de

vari

as s

ecci

on

es

Sugerencias ✔

Al igual que los saltos de página, el texto y las ■

dobles líneas del indicador de Salto de sección sólo se ven en las vistas Borrador y Esquema. Sin embargo, también puede hacerlas visibles en la vista Diseño de Impresión si hace clic en el ícono ¶ (muestra todos los caracteres que no se imprimen), en la barra de herramientas Estándar.

Para eliminar un salto de sección, cambie a la ■

vista Borrador o Esquema, resalte el indicador

Salto de sección y presione D.

Para aplicar opciones de formato de docu-■

mento a una sección, seleccione algún texto en la sección y seleccione Formato > Diseño de documento. Aparece el cuadro de diálogo Documento. Haga clic en la pestaña apropiada (figura 3.13), modifique las opciones de diseño y margen, seleccione Esta sección del menú desplegable Aplicar a, y haga clic en Aceptar.

Para aplicar formato de documento a ■ varias

secciones, seleccione algún texto de las sec-ciones y elija Formato > Diseño de documento. Especifi que las opciones en el cuadro de diá-logo Documento, elija Secciones seleccionadas, del menú desplegable Aplicar a, y haga clic en Aceptar.

Figura 3.13 Para asignar nuevo formato a una o más secciones seleccionadas, haga los cambios nece-sarios en las pestañas Márgenes (arriba) y Diseño (abajo) del cuadro de diálogo Documento.

Menú desplegable Aplicar a

71

Microsoft Word: Formato de documentoVarias co

lum

nas

Varias columnasPor lo general, un nuevo documento de Word ini-cia como una sola columna larga. Sin embargo, si lo que desea es diseñar un periódico o dividir su texto con imágenes, por ejemplo, puede crear co-lumnas adicionales.

Para confi gurar varias columnas:

1. Seleccione Formato > Columna.

Aparece el cuadro de diálogo Columnas (figura 3.14).

2. En el cuadro de diálogo Columnas, haga clic en uno de los íconos del área Preestablecidas, o inserte un número en el cuadro de texto Número de columnas.

3. Opcional: Para agregar una línea vertical entre cada par de columnas, haga clic en la casilla de verifi cación Línea entre columnas.

4. En la sección Ancho y Espacio del cuadro de diálogo, especifi que el ancho y el espacio entre cada columna. (Para que todas las columnas tengan el mismo ancho, haga clic en la casilla de verifi cación Columnas de igual ancho.)

5. Seleccione una opción del menú desplegable Aplicar a.

6. Haga clic en Aceptar.

7. Cambie a la vista Diseño de impresión (Ver > Diseño de impresión) para ver el efecto de las opciones de columna.

Sugerencias ✔

Puede establecer rápidamente el número de ■

columnas al hacer clic en el ícono Columnas, en la barra de herramientas Estándar, y después arrastrarlo hasta que llegue al número de columnas que quiere (figura 3.15).

Después de crear varias columnas, puede cam-■

biar el número de columnas u otras opciones relacionadas con columnas al regresar al cua-dro de diálogo Columnas.

Figura 3.14 Además de especifi car el número de columnas, puede establecer el ancho de la columna y el espacio entre éstas, en el cuadro de diálogo Columnas.

Se inserta el número de columnas deseado…

...o se hace clic en una de las opciones preestablecidas

Vista previa

Figura 3.15 Haga clic en el ícono de la barra de herramientas Columnas y arrastre hasta el número de columnas que desea.

Ícono de Columnas

Establecimiento de un fondode documento

En ocasiones, tal vez quiera cambiar el fondo de una página en blanco por algo más vistoso. Para agregar color, patrón, textura, degradado o imagen de fondo al documento actual, selec-cione Ver > Barras de herramientas > Fondo o Formato > Fondo. Seleccione las opciones en la barra de herramientas Fondo que aparece.

Form

ato de texto

4Formato de texto

73

En el capítulo 3 aprendió a aplicar formato en el

nivel del documento, como establecimiento del ta-

maño de página, la orientación y los márgenes. En

este capítulo descubrirá múltiples maneras en que

usted puede dar forma al texto de sus documentos.

Es posible aplicar dos tipos de formato a un texto

seleccionado: de carácter y de párrafo.

El ◆ formato de carácter se refi ere a la fuente,

tamaño, estilo y color aplicado a un párrafo

(y sólo afecta a) texto seleccionado dentro de

éste).

El ◆ formato de párrafo se relaciona con el for-

mato que afecta a párrafos completos. Además

de establecer una fuente predeterminada para

el párrafo, el formato puede incluir interlineado,

espacio antes y después del párrafo, alineación,

etcétera.

Para simplificar la aplicación de formato consis-

tente al texto de un documento, puede definir y

aplicar estilos de carácter y párrafo, como se expli-

ca al final de este capítulo.

74

Capítulo 4Fo

rmat

o d

e ca

ract

eres

Formato de caracteresPuede cambiar la apariencia del texto selecciona-do al aplicar diferente formato de fuente, tamaño, estilo y color. Hay varias maneras de formar un texto, como se describe más adelante. Use cual-quier método que considere conveniente.

Para aplicar formato de caracteres:

1. Seleccione el texto que quiere formar.

Con el uso de las técnicas normales de selec-ción, puede seleccionar caracteres individuales, palabras, párrafos o todo el documento.


Haga clic en la pestaña Paleta de formato, ▲

en el Cuadro de herramientas. En la sección Fuente (figura 4.1), seleccione cualquier combinación de fuente, tamaño, color, resal-tado y efectos de estilo.

Seleccione Formato > Fuente o presione ▲

#D. En la pestaña Fuente, del cuadro de diálogo Fuente (figura 4.2), seleccione fuente, tamaño, color y efectos, y después haga clic en Aceptar.

Seleccione opciones de fuente, tamaño, ▲

color, resaltado y estilo de los íconos y menús desplegables en la barra de herra-mientas Formato (figura 4.3).

Figura 4.2 Para necesidades de formato más complejas, seleccione las opciones del cua-dro de diálogo Fuente.

Figura 4.1 Puede aplicar casi todos los tipos de formato de caracteres al seleccionar las opciones de la Paleta de formato.

Fuente

Efectos

Color

Pestaña Paleta de formato

Figura 4.3 Es posible seleccionar opciones básicas de formato de caracteres en la barra de herramientas Formato.

Fuente ColorResaltarEstilos defi nidos Tamaño Efecto

75

Microsoft Word: Formato de textoFo

rmato

de caracteres

Sugerencias ✔

Para mostrar u ocultar la Paleta de formato, ■

debe abrir o cerrar el Cuadro de herramientas. Seleccione Ver > Paleta de formato o haga clic en el ícono Cuadro de herramientas, en la barra de herramientas Estándar (figura 4.4). Para mostrar u ocultar la barra de herramientas Formato, seleccione Ver > Barras de herramien-tas > Formato.

Para que el texto seleccionado regrese a la ■

fuente y el tamaño estándar del párrafo, selec-cione el texto y haga clic en Limpiar formato, de la sección Estilos, de la Paleta de formato (véase la fi gura 4.1) o de la lista desplegable Estilo, de la barra de herramientas Formato (véase la figura 4.3).

Para aumentar en un punto el tamaño del texto ■

seleccionado, presione #s>. Para reducir

en un punto el tamaño, presione #s<.

Puede usar comandos de teclado ( ■ tabla 4.1) para aplicar al texto seleccionado casi todos los efectos de fuente comunes.

Los íconos de efecto de fuente (como Negritas), ■

además de los comandos rápidos de teclado, funcionan como interruptores. Lance el comando una vez para aplicar el formato; lán-celo de nuevo para eliminar el formato.

Puede cambiar la capitular del texto seleccio- ■

nado al escoger Formato > Cambiar mayúsculas y minúsculas. Seleccione una opción del cuadro de diálogo Cambiar mayúsculas y minúsculas (figura 4.5) y haga clic en Aceptar.

No ■ es lo mismo aplicar un efecto de negritas o cursivas al texto seleccionado que usar la ver-sión real de negritas o cursivas de una fuente, si está disponible. Al seleccionar la versión en negritas de una fuente (Arial negrita o Baskerville cursiva, por ejemplo), por lo general obtendrá un texto estético y tipográfi camente correcto, a diferencia de cuando aplica el efecto en negritas o cursivas.

Figura 4.4 Muestre u oculte el Cuadro de herramientas, al hacer clic en este ícono de la barra de herramientas Estándar.

Tabla 4.1

Efecto de fuente en comandos rápidosde teclado

M é t o d o

a b r e v i a d o

D e s c r i p c i ó n

#B Negritas

#I Cursivas

#U Subrayado

#sK Minúsculas

#sA Mayúsculas

s3 Recorre en ciclo las seleccionesde mayúsculas y minúsculas

Figura 4.5 Puede cambiar las mayúsculas o minúsculas del texto seleccionado al elegir una opción en este cuadro de diálogo.

76

Capítulo 4Fo

rmat

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e pá

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o

Formato de párrafoAlgunos formatos son específi cos de párrafos. Es decir, en lugar de afectar palabras o frases indi-viduales, afectan a todo el párrafo. El formato de párrafo común que puede aplicar incluye alinea-ción, sangría, tabulaciones e interlineado. También puede crear listas con números o viñetas y agregar bordes o sombreados.

Establecimiento de alineación de párrafoCada párrafo de un documento puede alinearse a la izquierda o a la derecha, centrarse o justificarse (figura 4.6), como se explica en seguida:

Izquierda◆ es la alineación más común y es la predeterminada. El texto de un párrafo ali-neado a la izquierda tiene un margen izquierdo parejo y un margen derecho irregular.

Los párrafos ◆ centrados lo están horizontal-mente entre los márgenes izquierdo y derecho, y ambos márgenes son irregulares. Este tipo de alineación se usa en ocasiones para títulos y encabezados de sección.

Los párrafos ◆ alineados a la derecha tienen el margen derecho parejo y el izquierdo irregular.

Los párrafos ◆ justifi cados tienen alineados los márgenes derecho e izquierdo. A menudo se ve este tipo de alineación en periódicos y revistas. El espacio entre las palabras se ajusta automáticamente para mantener los márgenes alineados.

Comparación entretexto nuevo y existente

Puede aplicar formatos a texto y párrafos antes o después de escribirlos:

Cuando aplica formato de carácter o párrafo ◆

al texto existente, sólo se afecta ese texto.

Cuando aplica formato de caracteres antes ◆

de escribir, todo el texto que sigue tendrá el mismo formato, hasta que seleccione otro formato de caracteres.

Cuando aplica un formato de párrafo antes ◆

de escribir, su formato determina el formato de los párrafos siguientes.

Figura 4.6 Estas alineaciones de párrafo estándisponibles en Word.

Alineado a la izquierda Centrado

Alineado a la derecha Justificado

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rmato

de párrafo

Para establecer la alineaciónde un párrafo:

1. Seleccione uno o más párrafos cuya alineación quiere cambiar.


Haga clic en un ícono de alineación, en la ▲

barra de herramientas Formato (fi gura 4.7).

Expanda la sección Alineación y espaciado, ▲

de la Paleta de formato, y haga clic en un ícono alineación (figura 4.8).

Seleccione Formato > Párrafo. Aparece el ▲

cuadro de diálogo Párrafo. En la pestaña Sangría y espacio, seleccione una alineación del menú desplegable Alineación (figura 4.9) y haga clic en Aceptar.

Los párrafos seleccionados se alinean de acuerdo con lo indicado.

Sugerencia ✔

Cuando esté escribiendo y presione ■ r para terminar un párrafo, el siguiente párrafo toma automáticamente la alineación del párrafo que acaba de completar.

Izquierda Centro Derecha Justificado

Figura 4.7 Una de las formas más sencillas de defi nir la alineación consiste en hacer clic en un ícono de la barra de herramientas Formato.

Íconos de alineación

Figura 4.8 También puede hacer clic en un ícono de alineación en la Paleta de formato.

Figura 4.9 Aunque es más conveniente cuando tiene que establecer varias opciones, también puede estable-cer una alineación en el cuadro de diálogo Párrafo.

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Capítulo 4Fo

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Sangría de párrafosUna sangría es un espacio entre un párrafo y el margen izquierdo o derecho. Las sangrías pue-den usarse para destacar las citas del texto que lo rodea (sangrías izquierda y derecha), formar el cuerpo de los párrafos en una carta de negocios o un informe escolar (sangría en la primera línea), y crear listas con viñetas o numeradas (sangría francesa).

Antes de establecer una sangría, primero debe seleccionar el párrafo o los párrafos. Seleccionar un párrafo para formato es diferente que seleccio-nar una palabra. No tiene que seleccionar todo el párrafo; basta con hacer clic en algún lugar de éste. Para seleccionar varios párrafos contiguos, arrastre a través de éstos. Para seleccionar varios párrafos

no contiguos, puede hacer #-Doble clic en una palabra de cada uno.

Puede establecer sangrías de párrafo al usar la Paleta de formato, el cuadro de diálogo Párrafo o la regla. Puede crear los siguientes tipos de sangría en Word:

Izquierda.◆ Da sangría al párrafo desde el margen izquierdo.

Derecha.◆ Da sangría al párrafo desde el margen derecho.

Primera.◆ Incluye una sangría sólo en la pri-mera línea del párrafo.

Francesa.◆ Da sangría a todo el párrafo, excepto la primera línea.

Para añadir sangría de párrafos al usar la Paleta de formato:

1. Seleccione el párrafo o los párrafos.

2. Expanda la sección Alineación y espaciado de la Paleta de formato.

3. En el área Sangría, establezca sangría Izquierda, Derecha, Primera, o una combinación de ellas (figura 4.10).

Figura 4.10 En la sección Alineación y espaciado, de la Paleta de formato, puede especifi car una sangría izquierda, derecha o en la primera línea.

Área Sangría

79


rmato

de párrafo

Para añadir sangría de párrafos mediante el cuadro de diálogo Párrafo:

1. Seleccione el párrafo o los párrafos.

2. Seleccione Formato > Párrafo o presione

o#M.

El cuadro de diálogo Párrafo aparece.

3. Pase a la pestaña Sangría y espacio.


En la sección Sangría de la pestaña ( ▲ figura 4.11), cambie los valores para Izquierda o Derecha. Los números corresponden a la regla que aparece arriba del texto del documento.

Para establecer una sangría de primera ▲

línea o francesa, seleccione Primera línea o Francesa, del menú desplegable Especial, y después inserte un valor en el cuadro de texto Por.

5. Haga clic en Aceptar para aplicar las nuevas opciones a los párrafos seleccionados.

Para añadir sangría de párrafoscon la regla:

Para crear una sangría uniforme, mueva el ◆

marcador Sangría de primera línea, hasta que quede directamente arriba de los marcadores Sangría Francesa o Izquierda (figura 4.12). Después haga clic y arrastre la base cuadrada del marcador Sangría Izquierda. Los tres mar-cadores se moverán juntos.

Para establecer una sangría de primera línea, vaya ◆

al marcador de Sangría de Primera Línea (figura 4.13). Observe que se mueve de forma indepen-diente de los otros marcadores de sangría.

Para crear una sangría francesa, mueva el mar-◆

cador Sangría de primera línea a la izquierda del marcador Sangría Izquierda y mueva el marcador Sangría Francesa a la posición donde la sangría comienza.

Para establecer la sangría para el lado derecho ◆

del párrafo, mueva el marcador Sangría derecha.

Figura 4.13 Mueva el marcador Sangría de primera línea un poco a la derecha para crear un estilo de párrafo que suele usarse en documentos de negocios y escolares.

Sangría de primera línea

Sangría de primera líneaSangría Francesa

Sangría Izquierda

Figura 4.12 Alinee estos tres marcadores de sangría para crear un bloque (para dar formato a la cita de otro texto, por ejemplo).

Figura 4.11 Para mayor precisión en el establecimiento de las sangrías, use estas opciones en la pestaña Sangría y espacio, del cuadro de diálogo Párrafo.

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Capítulo 4Fo

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rraf

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Sugerencias ✔

Haga clic en los íconos Aumentar sangría o ■

Disminuir sangría, en la barra de herramientas Formato (figura 4.14) o los mismos íconos en la sección Numeración y viñetas, de la Paleta de formato, para aumentar o disminuir la sangría izquierda.

Cuando inserte el texto de la primera línea de ■

un párrafo que está formado con sangría fran-cesa, inserte un carácter de viñeta o número,

presione t y después escriba el texto del párrafo (figura 4.15). Si el párrafo tiene varias líneas, todas las que siguen después de la pri-mera se alinearán automáticamente al marca-dor Sangría Francesa.

Word también tiene opciones para crear ■ direc-

tamente listas con viñetas o números, como se explica más adelante en este capítulo.

Figura 4.15 Un tabulador separa cada carácter de viñeta o número del texto. (Para mostrar/ocultar las marcas de tabulador, haga clic en el ícono Mostrar, en la barra de herramientas Estándar.)

Carácter tabulador

Figura 4.14 Haga clic en estos íconos de la barra de herramientas para aumentar o disminuir la sangría izquierda de un párrafo en 0.5˝.

Disminuir sangría

Aumentar sangría

81


rmato

de párrafo

Establecimiento de interlineadoEs muy útil contar con la capacidad de modificar el interlineado, si está creando un documento con restricciones de espacio, o si debe cumplir requisi-tos de espacio entre líneas establecido por un edi-tor o un maestro. Los interlineados más comunes son sencillo, 1.5 y doble. También puede especifi-car un valor exacto.

Para asignar interlineado a un párrafo:

1. Seleccione el párrafo o los párrafos a los que quiere asignar interlineado.


En la Paleta de formato, expanda la sección ▲

Alineación y espaciado, y haga clic en uno de los íconos de Interlineado (véase la figura 4.10).

Seleccione Formato > Párrafo o presione ▲

o#M. Aparece el cuadro de diálogo Párrafo. En la pestaña Sangría y espacio, seleccione una opción de interlineado del menú desplegable Interlineado (figura 4.16) y haga clic en Aceptar.

Sugerencias ✔

El interlineado es una opción de formato de ■

párrafo (no de documento). Cuando establece un interlineado, sólo se aplica a los párrafos seleccionados. Para aplicar el mismo interli-neado a un documento completo, seleccione

Edición > Seleccionar todo (o presione #A) antes de establecer el interlineado.

El cuadro de diálogo Párrafo tiene opciones de ■

interlineado adicional. Mínimo está diseñado para acomodar imágenes y tamaños de fuente grandes. Establece el interlineado en la cantidad mínima necesaria para evitar que se recorte la parte superior del texto. Exacto genera un inter-lineado fi jo de una altura establecida. Múltiple

permite aumentar o reducir el interlineado en un porcentaje. Una opción de 1.2 incrementa-ría el espacio en 20%, por ejemplo.

También puede especifi car la cantidad de espa- ■

cio en blanco arriba y abajo de cada párrafo. En la sección Alineación y espaciado, de la Paleta de formato (véase la figura 4.10), o en la pestaña Sangría y espacio, del cuadro de diálogo Párrafo ( figura 4.16), establezca una cantidad para Anterior y/o Posterior (en puntos).

Figura 4.16 Para necesidades de interlineado precisas, puede seleccionar una opción del menú desplegable Interlineado, en el cuadro de diálogo Párrafo.

82

Capítulo 4Fo

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Establecimiento de tabuladoresLa tabulación suele usarse para alinear texto y nú-meros en columnas. Por ejemplo, los tabuladores se emplean para crear tablas en que las entradas se alinean a sus bordes izquierdo, derecho, o median-te puntos decimales (figura 4.17).

Para establecer tabuladores:

1. Seleccione el párrafo al que quiera añadir tabu-ladores.

2. Haga clic en el ícono de alineación de tabulador, en la parte izquierda de la regla, y seleccione el tipo de tabulador que quiera usar (figura 4.18).

3. En la regla, haga clic en la ubicación donde quiere que se coloque el tabulador.

Si la colocación está equivocada, puede arras-trar el marcador a otro punto de la regla.

4. Para agregar más tabuladores a los párrafos seleccionados, repita los pasos 2 y 3.

5. Si los párrafos seleccionados no contienen tabuladores, inserte los que sean necesarios al

presionar t. El texto afectado se alineará de acuerdo con la nueva tabulación.

Sugerencias ✔

Si necesita opciones de tabulación más precisas, ■

seleccione Formato > Tabulaciones y esta-blezca los tabuladores en el cuadro de diálogo Tabulaciones (figura 4.19). También puede selec-cionar el relleno de carácter (como una cadena de puntos) que separarán las dos cadenas de texto. En ocasiones se usan Rellenos para separar ele-mentos de menú para precios, por ejemplo.

Puede eliminar tabulaciones al arrastrarlas ■

arriba o abajo de la regla. Para eliminar todas las tabulaciones de los párrafos seleccionados, haga clic en Borrar todas, en el cuadro de diá-logo Tabulaciones (figura 4.19).

La opción Barra que se muestra de las fi guras ■

4.17 a la 4.19 no es para alinear texto. Inserta una barra vertical en la ubicación de regla seleccionada.

Figura 4.18 Seleccione un estilo de tabulador del menú desplegable.

ícono de alineación de tabulador

Figura 4.19 Para establecer tabulaciones de forma precisa, o para especifi car un carácter de relleno, use el cuadro de diálogo Tabulaciones.

Figura 4.17 Al seleccionar y añadir tabuladores de manera juiciosa, puede crear tablas perfectamente alineadas.

Izquierda Centro Derecha Decimal

BarraÍcono de alineación de tabulador

83


rmato

de párrafo

Listas con viñetas y numeraciónLas viñetas ayudan a dividir el texto en partes legibles, facilitando al lector la búsqueda y com-prensión de temas importantes. Word también permite generar listas numeradas, como puntos en un contrato. Los procedimientos para agregar viñetas y números son muy similares. Puede apli-car viñetas y números a párrafos antes o después de que ha escrito el texto.

Para crear listas con viñetas o números:


Para usar el estilo de viñeta o número ▲

predeterminado para los párrafos seleccio-nados, haga clic en un ícono en la sección Numeración y viñetas, de la Paleta de formato (figura 4.20) o el mismo ícono en la barra de herramientas Formato.

Seleccione Formato > Numeración y viñe- ▲

tas. En la pestaña Viñetas (figura 4.21) o Número, del cuadro de diálogo Numeración y viñetas, seleccione un estilo de viñeta o numeración y haga clic en Aceptar.

Las series del párrafo se vuelven una lista con viñetas o números.

Sugerencias ✔

Para eliminar viñetas o números, seleccione ■

los párrafos y haga clic de nuevo en el ícono Numeración y viñetas.

Para seleccionar un carácter de viñeta especial ■

(como una imagen de su disco duro), establecer la distancia entre la viñeta y el texto, o especifi -car una nueva fuente o formato para números, haga clic en el botón Personalizar, en el cuadro de diálogo Numeración y viñetas. Establezca las opciones en el cuadro de diálogo que aparece (figura 4.22) y después haga clic en Aceptar.

Para cambiar rápidamente las viñetas o los ■

números de una lista, haga doble clic en cual-quier carácter de viñeta o número en su texto. Se abrirá el cuadro de diálogo Numeración y viñetas.

Figura 4.20 Haga clic en un ícono para habilitar o deshabi-litar las viñetas o la numeración en el párrafo seleccionado.

Números

Viñetas

Figura 4.21 Seleccione uno de los estilos de viñetas. Para usar un carácter diferente o modificar de otra forma las opciones de viñeta, haga clic en el botón Personalizar.

Figura 4.22 En este cuadro de diálogo puede cambiar la fuente, el estilo, la alineación y el espacio de listas numeradas.

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Capítulo 4Fo

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Aplicación de bordes y sombreadoLos bordes y las sombras agregan estilo a un documento o sirven para resaltar un párrafo im-portante. Puede establecer un borde alrededor de las páginas, párrafos o texto seleccionado. Puede hacer lo mismo para las sombras.

Para aplicar un borde o sombreado:

1. Seleccione el texto al que quiere agregar un borde o sombreado.

2. Seleccione Formato > Bordes y sombreado. Aparece el cuadro de diálogo Bordes y som-breado (figura 4.23).


Para agregar un borde alrededor de un texto ▲

o de párrafos seleccionados, haga clic en la pestaña Bordes.

Para agregar un borde alrededor de una o ▲

más páginas, haga clic en la pestaña Borde de página.

4. Seleccione un tipo de borde: Ninguno, Cuadro, Sombra, 3-D o Personalizado.

5. Opcional: Si no le gustan las opciones predeter-minadas, puede especifi car un estilo de línea, color o ancho diferentes para el borde.

6. Opcional: Para ajustar el espacio entre el borde y el texto en cada lado, haga clic en el botón Opciones (figura 4.24).

7. En la pestaña Sombreado (figura 4.25), selec-cione un color de sombra, en la sección Relleno, y un patrón de sombra, en la sección Tramas.

8. En el menú desplegable Aplicar a, seleccione la parte del documento en que quiere aplicar el borde o sombreado. Haga clic en Aceptar.

Figura 4.24 Puede cambiar el espacio entre cada borde y el texto.

Figura 4.23 Agregue un borde o sombreado al texto selec-cionado en el cuadro de diálogo Bordes y sombreado.

Figura 4.25 Seleccione un color de sombra y patrón en la pestaña Sombreado.

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rmato

de párrafo

Sugerencias ✔

También puede aplicar bordes y sombreado al ■

seleccionar las opciones de la Paleta de formato (figura 4.26) o la barra de herramientas Tablas y bordes (figura 4.27).

Para agregar bordes sólo a lados específicos, ■

cambie a la pestaña Bordes o Bordes de página, del cuadro de diálogo Bordes y sombreado, y después haga clic en esos lados en el área Vista previa. Puede hacer que cada lado tenga un estilo, color y ancho diferentes.

También puede seleccionar líneas de borde individuales desde la paleta desplegable Tipo de borde, de la barra de herramientas Tablas y bordes (figura 4.27) o en la Paleta de formato.

Puede eliminar cualquier línea al hacer clic ■

en ésta en el área Vista previa de la pestaña Bordes. Para quitar todos los bordes, establezca la opción en Ninguno. También puede limpiar todos los bordes al elegir Sin borde en Tipo. (Haga clic en el ícono Tipo, en la Paleta de formato, o el ícono Bordes, en la barra de herra-mientas Tablas y bordes, para ver esta opción.)

Figura 4.27 Las opciones básicas de borde y sombreado pueden seleccionarse de la barra de herramientas Tablas y bordes. (Seleccione Ver > Barras de herramientas > Tablas y bordes.)

Estilo de línea Grosor de línea Color de borde Color de sombreadoTipo de borde

Figura 4.26 También puede seleccionar opciones de borde y sombreado en la Paleta de formato.

Opciones de bordes y sombreado

Párrafos sombreadosBarra de herramientasTablas y bordes

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Capítulo 4U

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s de

Wo

rd

Uso de estilos de WordUn estilo contiene opciones de formato de texto. Al usar estilos, puede aplicar rápidamente una combinación específi ca de formato a caracteres o párrafos. Por ejemplo, un estilo de párrafo llamado Título A puede contener el formato para un tipo de título, como fuente, espacio posterior y alineación. Para dar formato al texto seleccionado mientras escribe el título, tendría que seleccionar el estilo Título A de la lista Estilo.

Los estilos de carácter contienen formato de fuente y se aplican a caracteres seleccionados. Los estilos

de párrafo se aplican a párrafos completos y con-tienen formato de párrafo y fuente. Cuando no se aplica estilo específi co, los párrafos usan el estilo Normal y el texto se forma con el estilo Fuente de párrafo predeterminada.

Para aplicar un estilo:

1. Despliegue la barra de herramientas Formato (Ver > Barras de herramientas > Formato) o la Paleta de formato (Ver > Paleta de formato).

2. Seleccione los caracteres o párrafos que desea formar.

3. En la barra de herramientas (figura 4.28) o la Paleta de formato (figura 4.29), seleccione un estilo de carácter o párrafo de la lista desplega-ble Estilo.

Sugerencias ✔

Una razón importante para usar estilos es que ■

asegura la consistencia en la manera en que se forma el documento.

Para eliminar rápidamente el formato de ■

párrafo o carácter del texto seleccionado, selec-cione el estilo Borrar formato.

Puede hacer selecciones de texto no contiguas ■

al usar #-clic.

Figura 4.29 ...o de la sección Estilos, de la Paleta de formato.

Figura 4.28 Puede seleccionar un estilo de la barra de herramientas Formato...

Estilos

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Microsoft Word: Formato de textoU

so de estilo

s de Wo

rd

Creación de un estilo de párrafoPor lo general, debe crear estilos de párrafo cuando sepa que necesita usar los mismos tipos de párra-fos, como una sangría francesa, en un documento completo. Como se explica en los pasos siguientes, es fácil crear estilos “a partir de un ejemplo”.

Para crear un estilo de párrafo a partir de un ejemplo con la barra de herramientas Formato:

1. Aplique formato de fuente y párrafo a un párrafo, y después seleccione el párrafo.

2. Seleccione el nombre de estilo actual en la lista Estilo, de la barra de herramientas Formato.

3. Escriba el nuevo nombre del estilo en lugar del

antiguo (figura 4.30) y presione r. Esto establece el texto seleccionado en el nuevo estilo con nombre y agrega el nuevo estilo a la lista Estilo del documento actual.

Para crear un estilo de párrafo a partir de un ejemplo al usar el cuadro de diálogo Estilo:

1. Aplique formato de fuente y párrafo a un párrafo, y después seleccione o coloque la marca de inserción de texto dentro del párrafo.


Seleccione Formato > Estilo. En el cuadro de ▲

diálogo Estilo, haga clic en el botón Nuevo.

En la sección Estilos, de la Paleta de for- ▲

mato, haga clic en el botón Nuevo estilo (véase la fi gura 4.29).

Aparece el cuadro de diálogo Nuevo estilo (figura 4.31).

3. Inserte un nombre para el estilo, en el cuadro Nombre.

4. Asegúrese de que Párrafo es el Tipo de estilo y que se muestra el estilo original del párrafo seleccionado como el Estilo basado en.

Figura 4.31 Puede crear nuevos estilos y asignarles nombre en el cuadro de diálogo Nuevo estilo.

Figura 4.30 Para crear un nuevo estilo basado en el párrafo seleccionado, escriba un nuevo nombre en el cuadro Estilo.

continúa en la página siguiente

88

Capítulo 4U

so d

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tilo

s de

Wo

rd

5. Seleccione un estilo para el párrafo siguiente de la lista desplegable. Es el estilo que Word aplicará automáticamente cada vez que use

el nuevo estilo y presione r para crear un nuevo párrafo.

6. Opcional: Si hay formato de carácter o párrafo adicional que quiera incluir como parte de la defi nición de estilo, especifíquelo en la sección Formato del cuadro de diálogo.

7. Haga clic en Aceptar para completar la defi ni-ción de estilo.

El nuevo estilo se agrega a la lista desplegable Estilo. Cuando guarde el documento, el estilo se guarda como parte de éste.

Sugerencia ✔

Cuando crea un estilo en el cuadro de diálogo ■

Nuevo estilo, no se aplica automáticamente al párrafo original. Aplique el estilo después de que salga del cuadro de diálogo.

Para modifi car un estilo de párrafoa partir de un ejemplo:

1. Seleccione el párrafo. Aplique cualquier cambio de formato de fuente, párrafo o ambos.

2. Seleccione el estilo aplicado antes de la lista Estilo, en la barra de herramientas Formato. Aparece el cuadro de diálogo Modifi car estilo (figura 4.32).

3. Seleccione Redefi nir el estilo para refl ejar los últimos cambios realizados, y haga clic en Aceptar.

Cada párrafo formado con este estilo volverá a formarse para que coincida con la defi nición de estilo revisada. Otros estilos basados en estilos modifi cados también se cambian, según sea apropiado.

Sugerencia ✔

También puede modificar un estilo al hacer clic ■

en su menú desplegable, en la Paleta de formato, y seleccionar Modificar estilo (figura 4.33).

Figura 4.32 En el cuadro de diálogo Modifi car estilo puede actualizar el estilo con base en un texto seleccionado o volver a aplicar el estilo original al texto seleccionado (para eliminar el nuevo formato).

Figura 4.33 Para modifi car un estilo al cambiar las opcio-nes de un cuadro de diálogo, seleccione Modificar estilo del menú desplegable de estilo.

89

Microsoft Word: Formato de texto

Sugerencias ✔

No se requiere que especifi que ■ todas las opciones de formato para un estilo de carác-ter. Por ejemplo, si sólo selecciona azul como color mientras deja la información de fuente en blanco, el estilo aplicado simplemente coloreará el texto seleccionado sin cambiar la fuente.

Puede hacer más cambios de formato extensos ■

al seleccionar opciones del menú desplegable Formato. Por ejemplo, puede agregar versales, tachado o superíndice a la definición de estilo.

Uso

de estilos de W

ord

Creación de un estilo de carácterUse los estilos de carácter para aplicar formato consistente a un texto seleccionado. Puede aplicar estilos de carácter dentro de un párrafo que ya tiene un estilo de párrafo. El estilo sólo afectará a las palabras seleccionadas y sólo agregará formato, como fuente, tamaño o color.

Para crear un estilo de carácter a partir de un ejemplo:

1. Seleccione el texto formado a partir del cual quiere crear un nuevo estilo de carácter.


Seleccione Formato > Estilo. En el cuadro de ▲

diálogo Estilo, haga clic en el botón Nuevo.

En la sección Estilos, de la Paleta de for- ▲

mato, haga clic en el botón Nuevo estilo. O haga clic en la fl echa hacia abajo, en la parte derecha del estilo actual o el cuadro de texto seleccionado, y seleccione Nuevo estilo.

Aparece el cuadro de diálogo Nuevo estilo(figura 4.34).

3. En el cuadro de texto Nombre, inserte un nombre para el nuevo estilo o acepte el nombre propuesto.

4. Seleccione Carácter, del menú desplegable Tipo de estilo.

5. De acuerdo con lo necesario, seleccione opcio-nes de formato de carácter adicionales en la sección Formato.

6. Haga clic en Aceptar para quitar el cuadro de diálogo Nuevo estilo.

El nuevo estilo de carácter se agrega a las listas de estilos.

Figura 4.34 Asigne un nombre al nuevo estilo de carácter y haga cualquier cambio deseado al formato.

Opcionesde formato Asigna nombre al estiloTipo de estilo

Menú desplegable Formato

90

Capítulo 4U

so d

e es

tilo

s de

Wo

rd

Eliminación de estilosAunque no causa daño retener estilos que no se usan en el documento actual, tiene la libertad de eliminar cualquier estilo que haya definido. Eli-minar estilos innecesarios ayuda a minimizar el desorden en una lista Estilo larga. (Sin embargo, observe que no pueden eliminarse los estilos prede-terminados de Word.)

Para eliminar un estilo:


Seleccione Formato > Estilo. Seleccione el ▲

nombre de estilo en el cuadro de diálogo Estilo (figura 4.35) y haga clic en Eliminar.

En la sección Elegir estilo para aplicar, de ▲

la Paleta de formato, haga clic en la flecha hacia abajo que se encuentra a un lado del estilo que quiere eliminar. Seleccione Eliminar, del menú que aparece (véase la figura 4.33).

Aparece un cuadro de diálogo de confi rmación (figura 4.36).

2. Haga clic en Sí para eliminar el estilo.

3. Si la eliminación fue iniciada en el cuadro de diálogo Estilo (paso 1), haga clic en Cerrar para quitar el cuadro de diálogo.

Figura 4.35 Seleccione un estilo de la lista Estilos, y haga clic en el botón Eliminar.

Estilos definidos para el documento Elimina el estilo

Figura 4.36 Haga clic en Sí para confirmar la eliminación del estilo.

91

Microsoft Word: Formato de textoU

so de estilo

s de Wo

rd

Importación de estilosLos estilos que ha definido sólo están disponibles en el documento en que se guardaron. Si quiere volver a utilizar algunos de estos estilos, puede importarlos de otros documentos.

Para importar estilos:

1. Abra el documento o la plantilla en que quiere importar los estilos.

2. Seleccione Formato > Estilo.

Aparece el cuadro de diálogo Estilo (véase la figura 4.35).

3. Haga clic en el botón Organizador.

Aparece el cuadro de diálogo Organizador (figura 4.37), que muestra listas de estilos defi nidos del documento en el panel de la izquierda. (Haga clic en la pestaña Estilos, si no está seleccionada.)

4. Haga clic en el botón Cerrar archivo, dentro del panel de la derecha.

5. Haga clic en el botón Abrir archivo, debajo del panel de la derecha.

Aparece el cuadro de diálogo Elegir un archivo.

6. Vaya a la carpeta que contiene el archivo del que quiere importar estilos, seleccione el archivo y haga clic en Abrir. Los estilos de este documento aparecen en el panel derecho del cuadro de diálogo Organizador.

Como opción predeterminada, se establece la lista Activar para mostrar Plantillas de documento. Si importa de un archivo de Word estándar en lugar de una plantilla, seleccione Documentos de Word, del menú desplegable Activar.

7. En el panel de la derecha, seleccione los estilos que quiere importar y haga clic en el botón Copiar (figura 4.38).

Puede usar #-clic para seleccionar variosestilos.

8. Haga clic en Cerrar para quitar el cuadro de diálogo.

Ahora los estilos importados son parte del docu-mento y están disponibles para usarse en él.

Sugerencia ✔

Si selecciona uno o más estilos que (deliberada ■

o inadvertidamente) duplican estilos en el documento actual, aparecerá un cuadro de diá-logo que le da la oportunidad de sobrescribir u omitir duplicados, o cancelar el procedimiento de copiado.

Figura 4.37 Use el cuadro de diálogo Organizador para copiar estilos de un documento o plantilla a otro.

Estilos en el documento actual

Figura 4.38 En la lista de la derecha, seleccione los estilos que habrá de copiar al documento original.

Estilos seleccionados para copiar

Copia

Adició

n de im

ágen

es

5Adición de imágenes

93

En este capítulo aprenderá acerca de las distintas formas en que puede agregar y editar imágenes en sus documentos de Word:

Puede seleccionar una imagen de la colección ◆

de imágenes prediseñadas.

Puede insertar imágenes de su disco duro, como ◆

escaneos, fotografías digitales o imágenes que ha descargado o recibido en correos electrónicos.

Puede insertar imágenes de iPhoto.◆

Puede agregar formas predefi nidas, llamadas ◆

Autoformas.

Puede agregar texto artístico, llamado ◆ WordArt, a sus documentos.

Puede insertar puntos de viñetas con formato ◆

artístico e ilustraciones de formas para relación denominados diseños SmartArt (consulte el capítulo 17).

Puede agregar gráfi cas de Excel a sus informes ◆

(consulte los capítulos 13, 18 y 29).

Sugerencia ✔

Cuando escanee imágenes para incluir en sus ■

documentos, tenga en cuenta que casi todas las imágenes publicadas están protegidas con autor y no pueden usarse legalmente sin el permiso del autor. Los libros de clips art libres de derechos son excepciones, al igual que los clips art y las fotografías libres de derechos que se distribuyen en disco o de manera electrónica.

94

Capítulo 5In

serc

ión

de

imág

enes

pre

dise

ñad

as

Inserción de imágenes prediseñadas y otras imágenesLas imágenes prediseñadas, las fotografías y los escaneos agregan color e interés visual a un docu-mento. Las imágenes prediseñadas son estupendas si está creando un folleto, anunciando un evento u organizando una fiesta. Y, por supuesto, nada pue-de contra el realismo de incluir sus propias fotogra-fías de iPhoto o cualquier lugar de su disco duro.

Para insertar una imagen prediseñadaa un documento:

1. Seleccione Insertar > Imagen > Imágenes pre-diseñadas o, si está visible la barra de herra-mientas Dibujo, haga clic en su ícono Imágenes prediseñadas.

La Galería de imágenes se inicia y se abre la ventana correspondiente (fi gura 5.1).

2. Seleccione una categoría de imagen predise-ñada de la lista a la izquierda, y después selec-cione una imagen entre las que se muestran.

3. Opcional: Para ver una imagen previa de la imagen seleccionada a tamaño completo en una ventana separada, haga clic en la casilla de verifi cación Vista previa.

4. Haga clic en Insertar para insertar la imagen en su documento.

La imagen aparece en el documento en la marca de inserción de texto.

5. Opcional: Para cambiar el tamaño o formato de la imagen, seleccione ésta. Asegúrese de que el Cuadro de herramientas está abierto y que está seleccionada la Paleta de formato (figura 5.2).

Para abrir el Cuadro de herramientas, haga clic en el ícono Cuadro de herramientas, en la barra de herramientas Estándar, o seleccione Ver > Paleta de formato.

6. Opcional: Haga cualquier edición necesaria, como se explica en “Edición de imágenes”, más adelante en el capítulo.

Figura 5.1 Seleccione entre las imágenes de alta calidad, en la ventana Galería de imágenes.

Vista previa en una ventana separada

Lista de categorías

Figura 5.2 Puede editar, dar formato, aplicar efectos espe-ciales o establecer ajuste de texto para la imagen.

Paleta de formato

95

Microsoft Word: Adición de imágenesIn

serción

de imág

enes prediseñ

adas

Para insertar una imagen del disco:

1. Seleccione Insertar > Imagen > Desde archivo o, si la barra de herramientas Dibujo está visible, haga clic en su ícono Insertar imagen.

Aparece el cuadro de diálogo Elija una imagen.

2. Vaya a la unidad y la carpeta que contiene la imagen, selecciónela (figura 5.3) y haga clic en Insertar.

La imagen se agrega al documento.

Para insertar una imagen de iPhoto:

1. Abra la Paleta de objetos.

Si el Cuadro de herramientas está abierto, seleccione la Paleta de objetos. De otra forma, seleccione Ver > Paleta de objetos.

2. Seleccione la pestaña Fotografías (figura 5.4).

3. Seleccione Rollo, Álbum o Biblioteca del menú desplegable.

4. Seleccione una fotografía y arrástrela a la página del documento.

Sugerencia ✔

A diferencia de Off ice 2004, ya no puede esca-■

near o importar fotografías directamente en Word. Use Captura de Imagen (en la carpeta Aplicaciones) para transferir escaneos e imáge-nes digitales a su disco duro, y después use los procedimientos utilizados en esta sección para insertarlas en sus documentos de Word.

Figura 5.3 Seleccione una imagen de su disco duro (se muestra en OS X 10.5/Leopard). Muchas imágenes despliegan una vista previa cuando se seleccionan.

Filtre la lista de archivos

Figura 5.4 Puede insertar imáge-nes que están almacenadas en iPhoto. Arrastre el controlador deslizable para cambiar el tamaño de la miniatura.

Menú

Fotografías

Tamaño de miniatura

96

Capítulo 5Ed

ició

n d

e im

ágen

es

Edición de imágenesWord tiene varias herramientas de edición de ima-gen que se usan para corregir y editar fotografías digitales, escaneos y otras imágenes de mapa de

bits (basadas en puntos). Dependiendo de sus ne-cesidades, tal vez no sea necesaria una aplicación de edición de imágenes más avanzada.

Para editar una imagen:

1. En el documento de Word, seleccione la imagen que quiere editar.

2. Se seleccionan los comandos de edición de la Paleta de formato, en el Cuadro de herra-mientas. Si el Cuadro de herramientas no está abierto, elija una de las siguientes opciones:

Haga clic en el ícono Cuadro de herramientas, ▲

en la barra de herramientas Estándar, y des-pués haga clic en la pestaña Paleta de formato.Seleccione Ver > Paleta de formato. ▲

Se despliega la Paleta de formato (figura 5.5).

3. Puede establecer estas opciones en la sección Imagen, de la Paleta de formato:

Volver a colorear. ▲ Seleccione una opción de este menú desplegable para modifi car el color a una imagen (cambiarlo a tono sepia, por ejemplo).Recortar. ▲ Para recortar una imagen (elimi-nar material no necesario de las orillas de una ilustración, por ejemplo), haga clic en el ícono Recortar, Después haga clic en un controlador y arrastre.Forma. ▲ Para cortar la imagen de modo que coincida con una forma (figura 5.6), seleccione una Autoforma de los submenús desplegables.Color transparente. ▲ Puede establecer que todas las áreas en la imagen que contienen un color específi co sean transparentes, per-mitiendo que se vea el material del fondo de la página o las capas inferiores. Use el cursor especial para hacer clic dentro de la imagen que se transparentará.

Figura 5.5 Es posible seleccionar muchos comandos de edición en la sección Imagen, de la Paleta de formato.

Figura 5.6 La imagen se recorta para coincidir con la Autoforma.

97

Microsoft Word: Adición de imágenesEdició

n de im

ágen

es

Brillo y contraste. ▲ Arrastre un controlador de deslizamiento o inserte un porcentaje para aumentar o reducir el brillo o el contraste.

Transparencia. ▲ Arrastre el controlador de deslizamiento o inserte un porcentaje para que la imagen sea transparente (permi-tiendo que se vea el texto y otros materiales que se encuentran debajo).

Reemplazar. ▲ Haga clic en este ícono para reemplazar la imagen actual con otra de su disco duro.

Efectos. ▲ Haga clic en este ícono para aplicar un fi ltro de efecto a la imagen (figura 5.7).

Formato. ▲ Haga clic en este ícono para hacer cambios en el cuadro de diálogo Formato de imagen, como especifi car un ajuste de texto o ajustar de forma precisa el tamaño, el contraste o el brillo de la imagen.

Reestablecer. ▲ Haga clic en este ícono para restaurar la imagen original.

4. Para enmarcar la imagen, seleccione una opción de las diversas pestañas de la sección Efectos y estilos rápidos, de la Paleta de formato (véase la fi gura 5.5).

5. Para girar o invertir la imagen, seleccione un comando del menú desplegable Giro (figura 5.8). Para especifi car un orden para las capas del objeto, seleccione un comando del menú desplegable Organizar.

Sugerencias ✔

Para eliminar el efecto de cualquier edición, ■

seleccione inmediatamente Edición > Deshacer (#z). Y como Word 2008 da soporte a varios niveles de Deshacer, puede recorrer hacia atrás sus ediciones, al usar varias veces el comando Deshacer.Para girar manualmente una imagen seleccio-■

nada, haga clic y arrastre el controlador de giro verde.Puede agregar un reflejo artístico debajo de una ■

fotografía, al hacer clic en la casilla de verifica-ción Reflejos, en la sección Reflejos, de la Paleta de formato, y modificar las opciones.

Figura 5.7 En el cuadro de diálogo Efectos de imagen, seleccione un efecto y ajuste los controladores de desliza-miento. Algunos efectos pueden modifi carse al mover los diamantes amarillos en el área Vista previa.

Controladores de deslizamiento de ajustes

Vista previaEfectos

Figura 5.8 Seleccione un comando Giro (en la sección Tamaño, giro y orden de la Paleta de formato) para girar o voltear la imagen seleccionada.

98

Capítulo 5D

ibu

jo d

e lí

nea

s y

form

as

Dibujo de líneas y formasWord proporciona herramientas para agregar lí-neas y formas a documentos. Por ejemplo, puede usar líneas para separar texto o crear figuras de lla-madas. Y puede agregar formas predefinidas, como globos de texto y símbolos de diagrama de flujo.

La barra de herramientas Dibujo o la pestaña For-mas de la Paleta de objetos se usan para agregar líneas o formas a un documento. Si no está visible la barra de herramientas Dibujo, seleccione Ver > Barras de herramientas > Dibujo. Para usar la Paleta de objetos, haga clic en su pestaña en el Cuadro de herramientas, o seleccione Ver > Paleta de objetos.

Para dibujar líneas:


Haga clic en el ícono Líneas, en la barra ▲

de herramientas Dibujo (figura 5.9), y seleccione un tipo de línea de la paleta desplegable.Seleccione Líneas, del menú desplegable de ▲

la pestaña Formas, de la Paleta de objetos. Seleccione un tipo de línea (figura 5.10).

2. Haga clic donde quiera iniciar la línea en su documento, mantenga presionado el botón del ratón y arrastre para completar la línea.

3. Con la línea seleccionada, seleccione color, estilo y otras opciones de la sección Colores, grosores y rellenos, de la Paleta de formato.

Sugerencias ✔

Para cambiar el tamaño o la dirección de una ■

línea, seleccione ésta, haga clic en un contro-lador de cualquier orilla y arrastre. Para mover una línea a una nueva posición, haga clic y arrastre la línea por la parte media.

Para restringir el ángulo de la línea en incre-■

mentos de 15 grados, presione o mientras arrastra.

También puede cambiar el formato de una línea ■

en el cuadro de diálogo Formato de Autoforma. Para abrir el cuadro de diálogo, seleccione For-mato > Autoforma o haga doble clic en la línea.

Autoformas

Líneas

3-D

Figura 5.9 La barra de herramientas Dibujo.

Figura 5.10 La pestaña Formas, de la Paleta de objetos (muestra el grupo Líneas).

Menú

Pestaña Formas

Tamaño de miniatura

Busca una forma

99

Microsoft Word: Adición de imágenesD

ibujo

de líneas y fo

rmas

Para dibujar una forma:

1. Para dibujar una forma predefi nida (llamada Autoforma), haga clic en el ícono Autoformas en la barra de herramientas Dibujo y seleccione una forma de uno de los submenús (figura 5.11).

Puede también seleccionar una forma Autoforma de la pestaña Formas de la Paleta de objetos.

2. Haga clic y arrastre para dibujar la forma selec-cionada.

Una Autoforma seleccionada de la Paleta de objetos puede arrastrarse directamente en la página, si prefiere.

Sugerencias ✔

Otra forma de crear una Autoforma es seleccio-■

nar Insertar > Imagen > Autoformas. Aparece una barra de herramientas AutoFormas; en ella puede seleccionar la forma que desea dibujar.

Para dibujar una Autoforma proporcional ■

(crear un cuadrado o círculo, en lugar de un

rectángulo u óvalo, por ejemplo), presione s mientras arrastra.

Para dibujar una Autoforma o línea desde su ■

centro, presione o mientras arrastra.

Muchas Autoformas contienen uno o más ■

diamantes amarillos que puede arrastrar para cambiar un aspecto de la imagen (figura 5.12).

Puede hacer objetos tridimensionales al selec-■

cionar un formato de la paleta 3-D de la barra de herramientas Dibujo (véase la figura 5.9).

Al seleccionar opciones de la Paleta de for-■

mato, puede cambiar el estilo y grosor, el color y ángulo de giro de una línea de una forma seleccionada.

Ciertas Autoformas, como las del submenú ■

Llamadas, están diseñadas para aceptar texto escrito o pegado.

Para eliminar una línea, flecha o forma, selec-■

ciónela y presione D.

Figura 5.11 Seleccione una forma de los submenús Autoforma.

Figura 5.12 Arrastre eldiamante amarillo paramodificar la forma.

Diamante

Original

Modifi cado

100

Capítulo 5Ed

ició

n d

e fo

rma

y lí

nea

Edición de forma y líneaPuede cambiar el tamaño de Autoformas, así como embellecerlas con color, sombras y efectos tridi-mensionales. Tiene la opción de hacer ediciones similares en líneas.

Para cambiar el tamaño de una línea o forma:

1. Seleccione la línea o forma.


Para cambiar el tamaño de manera no ▲

proporcional, haga clic y arrastre cualquier controlador.Si hace clic y arrastra el controlador de la ▲

línea para cambiarla de tamaño, también puede cambiar el ángulo.Para cambiar proporcionalmente el tamaño ▲

de un controlador, presione s mientras arrastra un controlador de esquina.

Presione ▲ s mientras arrastra un contro-lador de línea para asegurar que no se modi-fi que el ángulo mientras edita el tamaño.Para cambiar el tamaño de una línea o forma ▲

desde su centro, presione o mientras arrastra un controlador. Para cambiar el tamaño proporcionalmente desde el centro,

presione so mientras arrastra.Abra el cuadro de diálogo Formato de ▲

Autoforma. (Haga doble clic en el objeto o seleccione Formato > Autoforma.) Haga clic en la pestaña Tamaño (figura 5.13) e inserte nuevos porcentajes de Alto y Ancho, en el área Escala. Para cambiar el tamaño de forma proporcional, haga clic en la casilla de verifi cación Bloquear relación de aspecto.

Para cambiar el color de una línea:

1. Seleccione la línea.

2. En la sección Colores, grosores y rellenos, de la Paleta de formato, seleccione un color del menú desplegable Color de línea (figura 5.14).

El color se aplica a la línea.

Figura 5.13 Use las opciones de la pestaña Tamaño, del cuadro de diálogo Autoforma, para cambiar de manera precisa el tamaño de una forma.

Figura 5.14 Seleccione un nuevo color del menúdesplegable Color de línea. Para duplicar un color de otro objeto, seleccione Elegir un color.

101

Microsoft Word: Adición de imágenesEdició

n de fo

rma y lín

ea

Para cambiar el color de una forma:

1. Seleccione la forma.

2. En la sección Colores, grosores y rellenos, de la Paleta de formato (figura 5.15), elija una de las

siguientes opciones, o ambas:

Para cambiar el color principal de una ▲

forma, seleccione un color del menú desple-gable Color de relleno.

Para cambiar el color del contorno de una ▲

forma, seleccione un color del menú desple-gable Color de relleno.

El color se aplica a la forma.

Para aplicar una sombra o efecto 3-D a una forma:

1. Seleccione la forma.


Sombra. ▲ En la sección Sombra, de la Paleta de formato (fi gura 5.16), haga clic en la casilla de verifi cación Sombra. Cambie las opciones, como el tamaño de la sombra (Distancia).

Efecto 3-D. ▲ Seleccione un efecto de la paleta desplegable 3-D en la barra de herra-mienta Dibujo (véase la fi gura 5.9).

Sugerencias ✔

Cada uno de los íconos Color de línea y Color ■

de relleno muestran el color más reciente que ha aplicado. Para aplicar ese color a otra línea o forma, simplemente haga clic en el ícono Color de línea o Color de relleno.

Algunas formas pueden aceptar color de línea y ■

relleno; otras, sólo uno u otro.

Una sombra puede aplicarse a cualquier tipo de ■

imagen ( forma, imagen prediseñada o fotogra-fía). Un efecto 3-D sólo puede aplicarse a las formas.

Las sombras y los efectos 3-D son mutuamente ■

excluyentes; puede aplicar una o la otra, pero no ambas.

Color de relleno

Color de línea

Figura 5.15 Para reemplazar un color de relleno o con-torno de una forma, seleccione nuevas opciones de los menús desplegables Color de relleno o Color de línea.

Figura 5.16 Establezca opciones de sombra para una forma seleccionada en la sección Sombra, de la Paleta de formato.

102

Capítulo 5Cr

eaci

ón

de

text

o a

rtís

tico

Creación de texto artísticoWordArt es un objeto de texto que Word puede des-plegar en varios estilos artísticos predeterminados. Después de crear WordArt, puede modificarlo o refi-narlo, al usar herramientas en la Paleta de formato.

Para insertar WordArt:

1. Seleccione Insertar > WordArt, o haga clic en la pestaña WordArt, de la Galería de elementos.

Se expande la Galería de elementos para mos-trar los estilos de WordArt (figura 5.17, en la parte inferior de la página).

2. Seleccione una categoría de WordArt. Desplácese a través de los estilos hasta que vea uno que quiera usar. Haga clic en la miniatura del estilo. Aparece un marcador de posición de WordArt en la página de documento (figura 5.18).

3. Haga doble clic en el marcador de posición. Aparece el cuadro de diálogo Modifi car texto de WordArt.

4. Reemplace el marcador de posición con su propio texto. Establezca la fuente, el tamaño y el estilo (fi gura 5.19), y haga clic en Aceptar.

Aparece su texto formado de WordArt (fi gura 5.20).

Para modifi car WordArt:

1. Seleccione el WordArt.


Para cambiar el tamaño de WordArt, arras- ▲

tre un controlador (véase la fi gura 5.18). Para mover el WordArt, haga clic en éste y arrástrelo a su nueva ubicación.

Figura 5.17 Seleccione un estilo de WordArt al hacer clic en su ícono.

Categorías de WordArt Muestra estilos adicionales

Figura 5.19 Reemplace el texto de ejemplo con su propio texto. Seleccione una fuente, tamaño y estilo.

Figura 5.20 El texto se forma para coincidir con el estilo de WordArt y el formato específico.

Figura 5.18 Aparece un marcador de posición de WordArt en el documento, con el mismo formato que el estiloseleccionado.

Controlador de cambiode tamaño

Controlador de cambiode tamaño

Cambia el ángulo

103

Microsoft Word: Adición de imágenesCreació

n de texto

artístico

Para editar el texto, haga doble clic en el ▲

WordArt.

Para cambiar el estilo, seleccione el WordArt ▲

y un estilo de reemplazo de la Galería de elementos.

Para controlar de manera precisa la ▲

apariencia de WordArt, haga clic en el ícono Formato de WordArt, en la sección WordArt, de la Paleta de formato (figura 5.21). Haga sus cambios en el cuadro de diálogo WordArt que aparece.

Para cambiar la forma de la curva a la que ▲

está unida el WordArt, haga clic en el ícono Aplicar formato de forma (figura 5.21) y seleccione una forma de la paleta.

Para cambiar entre texto horizontal y ▲

vertical, haga clic en el ícono Aplicar texto verticalmente (figura 5.21).

Para que todos los caracteres tengan una ▲

altura uniforme, haga clic en el ícono Igualar alto de los caracteres ( fi gura 5.21). Si no le gusta el efecto (figura 5.22), haga clic de nuevo en el ícono para revertirlo.

Para establecer una nueva alineación de ▲

párrafo o un nuevo interlineado entre carac-teres, haga clic en el ícono Alinear texto o Establecer espaciado entre caracteres (figura 5.21).

Para cambiar manualmente el ángulo del ▲

texto, haga clic y arrastre el diamante ama-rillo (véase la figura 5.18).

Puede seleccionar un nuevo ángulo del ▲

ícono Girar, en la sección Tamaño, giro y orden, de la Paleta de formato (figura 5.23). Si selecciona Girar libremente, puede arras-trar cualquier controlador de esquina para establecer el nuevo ángulo.

Para establecer la forma en que se ajusta el ▲

texto que rodea al WordArt, seleccione las opciones en la sección Ajuste, de la Paleta de formato, o en la ficha Diseño, del cuadro de diálogo Formato de WordArt. (Para cono-cer más detalles, consulte “Establecer ajuste de texto”, más adelante en este capítulo.)

Formato de WordArt

Aplicar formato de forma

Aplicar texto verticalmente

Igualar alto de los caracteres

Establecer espaciado entre caracteres

Alinear texto

Figura 5.21 La sección WordArt, de la Paleta de formato.

Figura 5.23 Puede seleccionar un ángulo de giro de WordArt, del menú desplegable Giro.

Ícono Giro

Figura 5.22 Puede hacer que los caracteres de WordArt tengan la misma altura. Observe que las marcas depuntuación (como el punto que se muestra) tambiénse consideran caracteres.

104

Capítulo 5

Puede cambiar la fuente, el tamaño, el color y ■

la alineación del texto en un cuadro de texto. Seleccione el texto y elija comandos de forma-tos de los menús de Word, la barra de herra-mienta Formato o la Paleta de formato.

Crea

ció

n d

e cu

adro

s de

tex

to

Creación de cuadros de textoEn Word puede crear cuadros de texto que, a di-ferencia del texto normal, son objetos. Un cuadro

de texto es un contenedor rectangular para texto (perfecto para dar énfasis a una cita tomada de otro texto, por ejemplo). Puede editar el tamaño, la forma, el color y otros aspectos de un cuadro de texto, como lo haría con una imagen.

Para crear un cuadro de texto:

1. Seleccione Insertar > Cuadro de texto, o haga clic en el ícono Cuadro de texto, en la barra de herramientas Dibujo.

2. Para dibujar el cuadro, haga clic y arrastre de una esquina a la opuesta y suelte el botón del ratón (figura 5.24).

3. Escriba o pegue su texto en el cuadro.

4. Para establecer o cambiar el formato del cuadro de texto, elija una de las siguientes opciones:

Seleccione Formato > Cuadro de texto, o ▲

haga doble clic en uno de los lados del cua-dro. Confi gure las opciones en el cuadro de diálogo Formato de cuadro de texto (figura 5.25), y haga clic en Aceptar.

Seleccione opciones de las secciones ▲

Cuadro de texto y Colores, grosores y relle-nos, de la Paleta de formato.

Sugerencias ✔

Para crear un cuadro de texto cuadrado, pre-■

sione s mientras dibuja.

Para cambiar el tamaño o la forma de un cuadro ■

de texto, arrastre un controlador. Para cambiar

el tamaño de forma proporcional, haga s y arrastre un controlador de esquina.

Para volver a posicionar un cuadro de texto, ■

mueva el puntero sobre cualquiera de sus lados y arrastre.

Para eliminar un cuadro de texto, selecciónelo y ■

presione D.


Figura 5.24 El cuadro de texto completo contiene una marca de inserción parpadeante, que indica que está listo para recibir texto escrito o pegado.

Figura 5.25 En las pestañas del cuadro de diálogo Formato de cuadro de texto puede ajustar el tamaño, el color, los márgenes, etc., del cuadro de texto.

105

Microsoft Word: Adición de imágenesEstablecim

iento

del ajuste del texto

Establecimiento del ajuste del textoLas imágenes prediseñadas, las AutoFormas y los WordArt son objetos. Un estilo de ajuste de un objeto (también denominado ajuste de texto) determina la manera en que interactúa éste con el texto que lo rodea.

Los objetos pueden estar en línea o flotando. Un objeto en línea es parte de un párrafo y está sujeto al formato del párrafo. Como ejemplo puede in-cluir, incrustada en una oración, la ilustración de un ícono que quiere que los lectores reconozcan (figura 5.26). Por otra parte, los objetos flotantes pueden moverse libremente alrededor de la página y no están unidos a un formato.

Para establecer estilo de ajuste para un objeto:

1. Seleccione el objeto y abra el cuadro de diálogo Formato de imagen o Formato de autoforma.

Para esto, haga doble clic en el objeto, haga clic en el ícono Formato, en la sección Imagen, de la Paleta de formato, o seleccione Formato > Imagen o Formato > Autoforma.

2. Seleccione la sección Diseño (figura 5.27). Elija una de las siguientes opciones:

Para hacer que los objetos seleccionados ▲

estén en línea, haga clic en el ícono En línea con el texto.

Para que el objeto seleccionado sea fl otante, ▲

haga clic en uno de los demás íconos de ajuste de texto o haga clic en Avanzadas.


El texto se ajusta alrededor del objeto como se especifi có.

Sugerencias ✔

Si un nuevo objeto insertado sólo parcialmente ■

se despliega, tiene el estilo de ajuste erróneo, como “En línea con el texto”.

Figura 5.26 Las imágenes en línea se tratan como parte del párrafo en que se incrustan.

Estilos de ajuste

Figura 5.27 Haga clic en un ícono para especifi car un estilo de ajuste para el objeto seleccionado.

Secciones

Figura 5.28 Use C-clic en fotografías o imágenes pre-diseñadas para establecer o cambiar el ajuste de texto.

Puede usar ■ C-clic en una imagen o una imagen prediseñada y seleccionar un comando del submenú Ajuste de texto (fi gura 5.28). También puede establecer el ajuste de texto de un objeto seleccionado en la sección Ajuste, de la Paleta de formato.

Creación

de tablas

6Creación de tablas

107

Es fácil crear tablas en documentos de Word. Con

el clic de un botón puede crear y comenzar a inser-

tar datos en una tabla. Las tablas pueden incluirse

en informes de ventas, proyectos de investigación

o análisis de datos. O una tabla puede contener

tan sólo una lista de nombres y números telefó-

nicos. Analizaremos primero los significados más

simples de la creación de tablas y después pasare-

mos a generar tablas más complejas.

Para los procedimientos de este capítulo se supone

que está trabajando con un archivo de Word exis-

tente. Si no tiene un documento abierto, elija una

de las siguientes opciones:

Para agregar una tabla a un documento ◆

existente, seleccione Archivo > Abrir, presione

#O, haga clic en el ícono Abrir, de la barra de

herramientas, o seleccione el documento del

submenú Archivo > Abrir recientes.

Para crear una tabla en un nuevo documento, ◆

seleccione Archivo > Nuevo documento en

blanco, haga clic en la barra de herramientas

Nuevo documento en blanco, o presione #N.

Inse

rció

n d

e u

na

tabl

a rá

pida

108

Capítulo 6

Inserción de una tabla rápidaNuevas en Office 2008, las tablas rápidas son ta-blas con formato que puede insertar en documen-tos con sólo seleccionar un estilo de tabla de la Galería de elementos. Aunque no vea un estilo que sea exactamente lo que busca, tal vez sea más fácil modificar una tabla rápida que crear una usando los otros métodos descritos en este capítulo.

Para agregar una tabla rápida a un documento:

1. Coloque el punto de inserción de su documento de Word donde quiera que aparezca la tabla.

2. Haga clic en el ícono Tablas rápidas, en la Galería de elementos (debajo de las barras de herramientas).

Aparece la galería Tablas rápidas (figura 6.1, en la parte inferior de la página).

3. Seleccione el tipo de tabla que quiere insertar al hacer clic en la pestaña Básico o Complejo.

4. Seleccione el estilo de tabla al hacer clic en su ícono, en la galería Tablas rápidas. Para obtener ayuda en la selección de un estilo, elija lo siguiente:

Coloque el cursor sobre cualquier ícono de ▲

estilo para leer una descripción del estilo.

Para ver estilos adicionales del tipo de ▲

tabla actual, haga clic en las flechas que se encuentran en la parte derecha de la galería.

Una tabla en blanco formada en el estilo selec-cionado aparece en su documento (figura 6.2). Inserte los datos y cambie el formato de tabla, de acuerdo con lo necesario (se explica más adelante en este capítulo).

Figura 6.1 Haga clic en la pestaña Tablas rápidas, y después seleccione un estilo de tabla.

Pestaña Tablas rápidas

Descripción de tabla

Tipo de tabla Muestra otros estilos de tabla

Estilo de tabla

Figura 6.2 Un estilo de tabla rápida puede incluir colores de celdas, sombreado y fuentes.

Creación

de un

a tabla simple

109

Microsoft Word: Creación de tablas

Creación de una tabla simpleAdemás de seleccionar tablas rápidas, puede crear una tabla al especificar sus dimensiones y seleccio-nar opciones de formato.

Para crear una tabla simple:

1. Haga clic para fijar la marca de inserción donde quiera que aparezca la tabla.

2. Haga clic en el ícono Insertar tabla, en la barra de herramientas Estándar.

3. En la paleta que aparece, arrastre para espe-cificar el número deseado de columnas y filas (figura 6.3).

Aparece una tabla sin formato (figura 6.4). Si no quiere dar formato ahora a la tabla, empiece a insertar texto y datos. De otra forma, conti-núe con el paso 4.

4. Para aplicar a la tabla un formato defi nido, seleccione Tabla > Autoformato de tablas.

Aparece el cuadro de diálogo Autoformato de tablas (fi gura 6.5).

5. Seleccione un estilo de tabla de la lista Formatos.

Puede seleccionar entre varios formatos, como tablas con o sin encabezados, tridimensionales y con color. Un ejemplo de formato de tabla seleccionado aparece en la ventana Vista previa.

6. Establezca opciones de formato en la sección inferior del cuadro de diálogo deseado.


Se aplica el formato a la tabla.

Formatos de tabla

Vista previadel formatoseleccionado

Figura 6.5 Seleccione Tabla > Autoformato de tablas, y después seleccione un formato de la lista Formatos.

Seleccione loselementos quese aplicarán

Opciones

Figura 6.3 Arrastre en la paleta Tablas para especifi car el tamaño de tabla deseado.

Ícono Insertar tabla

Figura 6.4 Una tabla sin formato aparece en eldocumento de Word.

110

Capítulo 6Cr

eaci

ón

de

un

a ta

bla

sim

ple

Sugerencias ✔

Para insertar y dar formato a una tabla al ■

mismo tiempo, seleccione Tabla > Insertar > Tabla. En el cuadro de diálogo Insertar tabla (figura 6.6), especifique el número de colum-nas y filas, y establezca el ancho inicial de las columnas. Para seleccionar un formato de tabla, haga clic en Autoformato.

Si el Cuadro de herramientas está abierto, abra ■

el cuadro de diálogo Autoformato de tablas, al cambiar a la Paleta de formato, expandir la sec-ción Tabla y hacer clic en el ícono Autoformato de tablas (figura 6.7). La sección Tabla tam-bién incluye un ícono Insertar tabla, además de otros comandos relacionados con tablas.

Puede aplicar formato de tabla en cualquier ■

punto (sin importar si comienza a insertar datos).

Para mostrar u ocultar la cuadrícula en cual-■

quier tabla, seleccione una celda de la tabla y, luego, Tabla > Líneas de la cuadrícula.

Figura 6.6 En el cuadro de diálogo Insertar tabla,establezca el número de columnas y filas para la tabla.

Sección Tabla

Figura 6.7 Los comandos relacionados con tablas pueden seleccionarse en la sección Tabla, de la Paleta de formato.

111

Microsoft Word: Creación de tablasCreació

n de u

na tabla desde cero

Creación de una tabladesde ceroSi tiene una tabla compleja en mente, puede usar las herramientas de creación de tablas de Word para dibujarla.

Para crear una tabla desde cero:

1. Seleccione Tabla > Dibujar tabla, o seleccione Ver > Barras de herramientas > Tablas y bordes.

Aparece la barra de herramientas Tablas y bor-des (fi gura 6.8, en la parte inferior de la página).

2. Use la herramienta Dibujar tabla para trazar el contorno de la tabla. (Si la herramienta no está seleccionada, haga clic en el ícono de la barra de herramientas Dibujar tabla.)

Haga clic en donde quiera que aparezca una esquina, arrastre diagonalmente a la esquina contraria y suelte el botón del ratón.

3. Use la herramienta Dibujar tabla para dibujar uniones de celdas interiores (figura 6.9).

4. Cuando haya terminado de trabajar en la tabla y esté listo para comenzar a insertar texto, haga clic de nuevo en la herramienta Dibujar tabla.

Sugerencias ✔

Para eliminar una línea, haga clic en el ícono ■

Borrador, de la barra de herramientas Tablas y bordes, y después en la línea que quiera borrar. (Cuando haga un trazo con la herramienta Dibujar tabla, puede cambiar temporalmente a

la herramienta Borrador al presionar s.)

Figura 6.9 Al usar la herramienta Dibujar tabla, haga clic y arrastre para dibujar el borde de la tabla y las uniones de celdas.

Figura 6.8 Barra de herramientas Tabla y bordes.

Dibujartabla

Borrador Color desombreado

Borde exterior

Color del borde

Grosor de línea Dividir celdas

Distribuirfilasuniformemente

Distribuircolumnasuniformemente

Autoformato de tablas

Alinear celdas

Estilo de línea Autosuma

Orden

Combinar celdas

Insertartabla

Dirección de texto

Para eliminar una línea que acaba de dibujar, ■

seleccione Edición > Deshacer, presione #Z o haga clic en el ícono Deshacer, de la barra de herramientas Estándar.

112

Capítulo 6Ed

ició

n d

e la

est

ruct

ura

de

tabl

a

Edición de la estructurade tablaUna vez que haya creado el esqueleto de la tabla, puede refinarlo al usar las herramientas en la barra de herramientas Tablas y bordes. (Tome en cuenta que puede usar estas herramientas para modificar cualquier tabla de Word.)

Para editar la estructura de tabla:


Para mover una línea, haga clic y arrástrela a ▲

su nueva ubicación (figura 6.10).

Para cambiar el estilo, grosor o color de una ▲

línea, seleccione nuevas opciones de los menús de la barra de herramientas Estilo de línea, Grosor de línea y Color del borde (fi gura 6.11). Haga clic en cualquier línea de la tabla con la herramienta Dibujo, para aplicar nue-vas opciones a la línea. Las nuevas líneas que dibuje usarán también esas opciones.

Para distribuir la altura y el ancho de las ▲

celdas de manera uniforme, haga clic fuera de la tabla para quitar la selección de herramienta, y después haga clic y arrastre a través de las celdas que quiere ajustar. Haga clic en el ícono Distribuir filas uniformemente o Distribuir columnas uniformemente (figura 6.12) en la barra de herramientas Tablas y bordes.

Para establecer la altura de fila y el ancho ▲

de columna de forma precisa, seleccione las celdas que quiere modificar y después seleccione Tabla > Propiedades de tabla. En la pestaña Fila o Columna, del cuadro de diálogo Propiedades de tabla (figura 6.13), inserte el nuevo valor y haga clic en Aceptar.

Puede cambiar el ancho de tabla al inser- ▲

tar un valor en el cuadro de texto Ancho preferido, en la pestaña Tabla, del cuadro de diálogo Propiedades de tabla. También puede cambiar manualmente el tamaño de una tabla, al arrastrar su esquina inferior derecha.

Figura 6.10 Haga clic y arrastre cualquier línea para volver a ubicarla.

Arrastre de una línea

Figura 6.11 Para dibujar o modificar las líneas en una tabla, seleccione opciones de la barra de herramientas Tablas y bordes.

Estilo de línea Grosor de línea Color de borde

Distribuir filas uniformementeDistribuir columnas uniformemente

Figura 6.12 Puede distribuir uniformemente las filas o columnas seleccionadas.

Figura 6.13 El cuadro de diálogo Propiedades de tabla.

Para mover una tabla, haga clic en cualquier ▲

celda, para que el signo más aparezca en la esquina superior izquierda. Haga clic y arrastre el signo más para mover la tabla.

113

Microsoft Word: Creación de tablasIn

serción

de datos

Inserción de datosDespués de que ha colocado la tabla en un docu-mento, puede insertar su información.

Para insertar datos en una tabla:

1. Haga clic en la primera celda de la tabla y des-pués escriba.

Mientras escribe, el texto se ajusta dentro de la celda, según sea necesario. La fila completa se vuelve más alta si necesita acomodar varias líneas de texto (figura 6.14).

2. Después de completar la entrada en la primera

celda, presione t para moverse a la celda que se encuentra a su derecha, y escriba el texto en esa celda.

Cuando llega al extremo derecho de la celda de

una fila, al presionar t mueve la marca de inserción a la primera celda de la fi la siguiente.

Sugerencias ✔

Presione ■ st para regresar una celda.

Si ya hay texto en una celda, cuando hace ■

t en ésta, el texto se selecciona automáti-camente. Si lo desea, puede eliminar la celda

completa al presionar D o al escribir sobre ésta.

Puede ir directamente a cualquier celda al ■

hacer clic en ésta.

Cuando termina de insertar datos en la última ■

celda de la tabla, puede presionar t para crear una nueva fila, si lo desea.

Use procedimientos de edición normales para ■

modificar y dar formato a la información en celdas.

Figura 6.14 Si el texto que inserta es más largo que el ancho de la celda, la altura de la fila se expande lo necesa-rio para desplegar el texto.

Celda con exceso de texto

Ordenamiento de una tabla

Después de que ha insertado varias filas de datos, puede ordenar una tabla al hacer lo siguiente:

1. Seleccione o inserte cualquier celda en la columna que quiera ordenar.


Para ordenar alfabéticamente, o del ▲

menor al mayor, haga clic en Orden ascendente, en la barra de herramientas Tablas y bordes (véase la figura 6.8).

Para ordenar al revés, haga clic en el ▲

ícono de la barra de herramientas Orden descendente.

Para una tarea más compleja, como ▲

ordenar varios campos o hacer el orden sensible a mayúsculas o minúsculas, seleccione Tabla > Ordenar y especifi-que opciones en el cuadro de diálogo Ordenar.

Observe que las filas vacías, si las hay, también se ordenan. Por otra parte, generalmente se excluyen los encabezados de fila.

114

Capítulo 6A

lin

eaci

ón

de

los

dato

s de

un

a ta

bla

Alineación de los datosde una tablaAl usar las barras de herramientas Tablas y bordes y Formato, puede cambiar la alineación u orienta-ción de los datos de la celda.

Para cambiar la alineación u orientación de los datos de una celda:


Seleccione las celdas cuya alineación quiere ▲

cambiar. Haga clic en el ícono Alinear, en la barra de herramientas Tablas y bordes, y seleccione una alineación de la paleta desplegable (figura 6.15).

Para cambiar la orientación de datos dentro ▲

de celdas, seleccione las celdas que quiere orientar. Haga clic varias veces en el ícono Cambiar dirección del texto, en la barra de herramientas Tablas y bordes (figura 6.16) hasta que obtenga la orientación deseada. Existen tres orientaciones posibles (figura 6.17).

Sugerencias ✔

También puede establecer la alineación de ■

celdas seleccionadas al hacer clic en un ícono de alineación en la barra de herramientas Formato. Los íconos de alineación presentados (figura 6.18) dependen de la dirección del texto en las celdas seleccionadas.

Otra forma de cambiar la dirección del texto ■

consiste en seleccionar las celdas deseadas y después elegir Formato > Dirección del texto. La ventaja de este método es que puede selec-cionar una dirección específica en el cuadro de diálogo Dirección del texto.

También puede establecer la dirección o la ■

alineación del texto al usar C-clic en una celda seleccionada y elegir Dirección del texto o Alinear, del menú desplegable que aparece.

Figura 6.17 Puede orientar el texto de celda en estas direcciones.

Figura 6.18 Para establecer la alineación del texto en cel-das seleccionadas, haga clic en estos íconos de la barra de herramientas Formato.

Izquierda Centro Derecha

Justifi cado

Figura 6.15 Para establecer la alineación de los datos en cel-das seleccionadas, elija una opción de la paleta Alinear.

Figura 6.16 Para cambiar la orientación del texto en una celda seleccionada, haga clic en el ícono Cambiar dirección del texto.

Para especificar la alineación de una tabla en ■

la página, seleccione cualquier celda, Tabla > Propiedades de tabla, y luego configure Ajuste de texto y Alineación, en la pestaña Tabla.

115

Microsoft Word: Creación de tablasTrabajo

con

datos n

um

éricos

Trabajo con datos numéricosLas tablas de Word tienen capacidades de cálculo similares a las de una hoja de cálculo de Excel. Por ejemplo, puede usar la característica Autosuma para obtener un total de valores numéricos de filas o columnas. Al usar el comando Tabla > Fórmula, puede insertar una fórmula en una celda.

Para obtener un total de una fila o columna:


Para obtener un total de los valores en ▲

una columna, haga clic en la celda que se encuentra debajo de los números que está agregando y después haga clic en el ícono Autosuma, en la barra de herramientas Tablas y bordes (véase la figura 6.8).

Para obtener un total de los valores en una ▲

fila, haga clic en la celda que se encuentra a la derecha de los números que está agre-gando y haga clic en el ícono Autosuma.

Sugerencias ✔

Si necesita una fila en blanco para sus totales, ■

haga clic en la última fila y seleccione Tabla > Insertar > Filas en la parte inferior. Para agregar una columna adicional, haga clic en la columna del extremo derecho y seleccione Tabla > Insertar > columnas a la derecha.

Puede realizar otros cálculos con valores de ■

tabla. Haga clic en una celda vacía donde quiera desplegar el resultado, seleccione Tabla > Fórmula, inserte una fórmula en el cuadro de diálogo Fórmula (figura 6.19) y haga clic en Aceptar. El resultado del cálculo aparece en la celda. Consulte el capítulo 11 para más infor-mación acerca de fórmulas.

Se hace referencia a las celdas como si estu-■

vieran en una hoja de cálculo. Por ejemplo, se haría referencia a las primeras cinco celdas de

la primera columna con A1:A5.

Puede seleccionar funciones de la lista desple-■

gable de la función Pegar (figura 6.19).

Para ver la fórmula de una celda determinada, ■

seleccione la celda y, luego, Tabla > Fórmula.

Las fórmulas de tablas no vuelven a calcularse ■

automáticamente. Para forzar esto, vuelva a aplicar Autosuma o una fórmula a la celda de

resultado, o use C-clic en el contenidode la celda y seleccione Actualizar campos, del menú desplegable que aparece.

Si necesita mayores capacidades de cálculo, ■

establezca los datos y las fórmulas en Excel, copie las celdas y después pegue los datos en Word como una tabla vinculada o incrustada. Para más información, consulte el capítulo 29.

Formato para el resultado

Fórmula de celda

Figura 6.19 Seleccione Tabla > Fórmula e inserteuna fórmula en el cuadro de diálogo Fórmula.

Inserta una función en la fórmula

116

Capítulo 6El

imin

ació

n d

e ce

ldas

Eliminación de celdasEs fácil eliminar celdas de una tabla al eliminar toda la tabla, todas las filas o columnas, o sólo las celdas seleccionadas.

Para eliminar celdas de tabla:Elija cualquiera de las siguientes opciones:◆

Para eliminar una tabla completa, haga ▲

clic en cualquier celda y seleccione Tabla > Eliminar > Tabla.

Para eliminar filas o columnas comple- ▲

tas, seleccione una o más celdas de la fila o columna, y después seleccione Tabla > Eliminar > Filas o Tabla > Eliminar > Columnas.

Para eliminar celdas específi cas de una ▲

tabla, seleccione las celdas y, luego, Tabla > Eliminar > Celdas. Aparece el cuadro de diálogo Eliminar celdas (figura 6.20). Puede eliminar sólo las celdas seleccionadas, des-plazando el resto hacia arriba o a la izquierda (para cerrar el espacio de la eliminación), o puede eliminar filas o columnas completas.

Sugerencias ✔

También puede hacer que el cuadro de diá-■

logo Eliminar celdas aparezca al seleccionar

las celdas seleccionadas, usar C-clic en la selección y seleccionar Eliminar celdas, del menú desplegable que aparece (figura 6.21).

Eliminar una celda, fila o columna no es lo ■

mismo que simplemente borrar el contenido de las celdas. Los comandos Eliminar en realidad eliminan las celdas, filas o columnas seleccio-nadas de la tabla. Para borrar los datos que con-tienen una o más celdas, seleccione las celdas y, luego, Edición > Borrar > Contenido.

Si elimina una tabla o alguna parte de ésta por ■

accidente, puede restaurar las partes elimina-das al seleccionar de inmediato el comando

Edición > Deshacer, presionar #Z o hacer clic en el ícono Deshacer, en la barra de herramien-tas Estándar.

Figura 6.20 En el cuadro de diálogo Eliminar celdas, indique cómo ajustar las celdas restantes después de la eliminación.

Figura 6.21 Puede eliminar las celdas seleccionadas al usar C-clic en éstas y elegir Eliminar celdas.

117

Microsoft Word: Creación de tablasCo

mbin

ación

y división

de celdas

Combinación y divisiónde celdasAl usar el comando Combinar celdas, puede com-binar dos o más celdas adyacentes en una sola (para desplegar un encabezado largo de columna o fila, por ejemplo). De forma similar, puede usar el comando Dividir celdas para dividir una sola celda en varias. Dividir celdas también es útil para regre-sar celdas combinadas a su estructura original de varias celdas.

Para combinar celdas:

1. Seleccione dos o más celdas adyacentes para unirse (figura 6.22).

2. Seleccione Tabla > Combinar celdas, o haga clic en el ícono Combinar celdas, de la barra de herra-mientas Tablas y bordes (véase la figura 6.8).

Las celdas se combinan (figura 6.23).

Para dividir una celda:

1. Seleccione la celda que quiere dividir en varias.

2. Seleccione Tabla > Dividir celdas, o haga clic en el ícono Dividir celdas, de la barra de herra-mientas Tablas y bordes (véase la figura 6.8).

Aparece el cuadro de diálogo Dividir celdas (figura 6.24).

3. Especifique el número de columnas y filas en que se dividirá la celda. Haga clic en Aceptar.

Figura 6.23 Las celdas se combinan, creando una sola celda en que se despliega el título de la tabla.

Celdas combinadas

Figura 6.22 Seleccione las celdas que quiera combinar (en este caso, la fila superior) y después haga clic en el ícono Combinar celdas.

Figura 6.24 Cuando divide una celda, debe especificar el número de columnas y filas resultantes.

118

Capítulo 6

La barra de herramientas Estándar contiene un ■

ícono Insertar Tabla/Columnas/Celdas que cam-bia dependiendo de lo que esté seleccionado.

Adi

ció

n d

e fi

las

y co

lum

nas

Adición de filas y columnasOtra forma en que puede cambiar el diseño de una tabla es mediante la inserción de nuevas filas, columnas o celdas.

Para insertar una nueva fila:

1. Haga clic en una celda en la fila que servirá como referencia para la nueva fila.

2. Seleccione Tabla > Insertar > Filas en la parte superior o Tabla > Insertar > Filas en la parte inferior, o haga clic en la fl echa hacia abajo que se encuentra a un lado del ícono Insertar tabla, en la barra de herramientas Tablas y bordes, y seleccione el comando (figura 6.25).

Aparece la nueva fila.

Para insertar una nueva columna:

1. Haga clic en una celda en la columna que ser-virá como referencia para la nueva columna.

2. Seleccione Tabla > Insertar > Columnas a la izquierda o Tabla > Insertar > Columnas a la derecha, o seleccione el comando de la barra de herramientas Tablas y bordes (figura 6.25).

Aparece la nueva columna.

Para insertar nuevas celdas:

1. Seleccione la celda o las celdas que servirán como referencia para las nuevas.

2. Seleccione Tabla > Insertar > Celdas, o selec-cione el comando en la barra de herramientas Tablas y bordes (figura 6.25).

El cuadro de diálogo Insertar celdas aparece (figura 6.26).

3. Seleccione una opción y haga clic en Aceptar.

Las nuevas celdas se insertan en la tabla, y las celdas que la rodean se ajustan de la manera correspondiente.

Sugerencias ✔

Para insertar varias columnas o filas, seleccione ■

el número deseado de nuevas columnas o filas y después lance el comando Insertar.

Figura 6.25 Es posible seleccionar los comandos de inserción de fila, columna y celda delmenú desplegable, del ícono Insertar tabla.

Insertar ícono de tabla

Figura 6.26 Cuando inserta nuevas celdas en una tabla, debe indicar cómo afectará a las celdas que rodean.

119

Microsoft Word: Creación de tablasA

nidam

iento

de tablas

Anidamiento de tablasLas tablas anidadas son tablas dentro de otras. Son útiles si tiene una subcategoría especial de información que necesita reflejar la tabla. La inser-ción de una tabla anidada es similar a la creación de una nueva tabla.

Para insertar una tabla anidada:

1. Haga clic en su tabla para seleccionar el lugar en que habrá de insertar la tabla anidada (figura 6.27).

2. Haga clic en el ícono Insertar tabla, en la barra de herramientas Estándar (véase la figura 6.3) y arrastre al número específi co de filas y colum-nas para la tabla anidada.

Una tabla anidada aparece dentro de la tabla original (figura 6.28).

Sugerencias ✔

También puede insertar una tabla anidada ■

al seleccionar el comando Tabla > Insertar > Tabla, o al hacer clic en el ícono Insertar Tabla, en la barra de herramientas Tablas y bordes. Para conocer instrucciones sobre el trabajo con el cuadro de diálogo Insertar tabla, consulte la primera sugerencia después de “Creación de una tabla simple”, en páginas anteriores de este capítulo.

Puede cambiar el tamaño de una tabla anidada, ■

al igual que el de otras tablas, al arrastrar su esquina inferior derecha.

Figura 6.27 Seleccione el lugar donde se insertará la tabla anidada.

Celda seleccionada

Figura 6.28 La tabla anidada se crea dentro de la tabla original.

Tabla anidada

120

Capítulo 6B

ord

es y

so

mbr

eado

de

celd

as

En casos de necesidades de borde y sombreado ■

más complejas, use el cuadro de diálogo Bordes y sombreado. Seleccione las celdas para dar formato y después seleccione Formato > Bordes y sombreado.

Bordes y sombreadode celdasLos bordes son las líneas que rodean a las celdas. El sombreado es un color y un patrón de relleno dentro de las celdas. El comando Tabla > Auto-formato de tabla tiene una colección de plantillas para bordes y sombreado que puede aplicar a la tabla (lo que se analizó en “Creación de una tabla simple”, en páginas anteriores de este capítulo). Si lo prefi ere, puede seguir el procedimiento anterior para establecer bordes de celda y sombreado de forma manual.

Para establecer bordes y sombreado de forma manual:

1. Seleccione las celdas cuyos bordes o sombreado quiere establecer o cambiar.

2. En la barra de herramientas Tablas y bordes, seleccione un estilo de línea, grosor y color de borde (figura 6.29).

3. Haga clic en el ícono Borde, en la barra de herramientas Tablas y bordes, y seleccione el tipo de borde que quiere aplicar a las celdas, como superior, inferior, izquierdo, derecho o exterior (figura 6.30).

4. Para aplicar sombreado a las celdas selecciona-das, haga clic en el ícono Color de sombreado, en la barra de herramientas Tablas y bordes (figura 6.29). Seleccione un color de la paleta desplegable.

La tabla completada puede contener cualquier combinación de bordes y sombreado (figura 6.31).

Sugerencias ✔

Word proporciona otra forma de dibujar líneas ■

que tal vez le resulte más simple. En la barra de herramientas Tablas y bordes, seleccione un estilo de línea, grosor y color de borde. Después haga clic en el ícono Dibujar tabla. Cada línea de tabla en que hace clic o que dibuja con el cur-sor de lápiz tomará las opciones especificadas.

Figura 6.31 Una tabla con diversos estilos de línea y relle-nos de sombra suele tener un aspecto más profesional.

Figura 6.29 Seleccione un estilo de línea, grosor y color de la barra de herramientas Tablas y bordes.

Estilo de línea Grosor de línea Color de borde

Borde Color de sombreado

Figura 6.30 En la paleta desplegable Bordes, seleccione la opción de borde que se aplicará a las celdas seleccionadas.

121

Microsoft Word: Creación de tablasCo

nversió

n de texto

a tabla

Conversión de texto a tablaPuede convertir texto existente de un documento de Word en una tabla.

Para convertir un texto en tabla:

1. Seleccione las líneas de texto que quiere con-vertir en una tabla (figura 6.32).

2. Seleccione Tabla > Convertir > Convertir texto en tabla.

Aparece el cuadro de diálogo Convertir texto en tabla (figura 6.33).

3. En la sección Tamaño de la tabla, indique el número de columnas y fi las que contendrá la tabla. En la sección Separar texto en, seleccione el carácter utilizado para separar elementos de datos.

4. Opcional: Haga clic en Autoformato para selec-cionar un formato que se aplicará a la tabla.

5. Haga clic en Aceptar para generar la tabla.

El texto seleccionado se convierte en una tabla (figura 6.34). Para ajustar el formato y estilo, consulte “Edición de la estructura de tabla” y “Bordes y sombreado de celda”, en páginas anteriores de este capítulo.

Sugerencias ✔

Para permitir que Word convierta ■ automáti-

camente el texto seleccionado en una tabla apropiada, haga clic en el ícono de la barra de herramientas Insertar tabla.

Para convertir varios párrafos en una tabla, ■

seleccione esos párrafos y seleccione Tabla > Convertir > Convertir texto en tabla. Seleccione Párrafos como separador de texto, en el cuadro de diálogo Convertir texto en tabla.

Si está convirtiendo texto delimitado por tabu-■

ladores en una tabla, asegúrese de que el texto no tenga varios caracteres de tabulador entre elementos que deben estar en columnas adya-centes (aunque la eliminación de los tabulado-res adicionales da un mal aspecto al espacio).

Puede convertir una vez una tabla en texto al ■

seleccionar Tabla > Convertir > Convertir tabla en texto.

Figura 6.33 Si es necesario, puede establecer opciones de conversión en el cuadro de diálogo Convertir texto en tabla.

Figura 6.32 Seleccione el texto que quiere convertir en una tabla, y después seleccione Tabla > Convertir > Convertir texto en tabla. (En este ejemplo, el texto está delimitado por tabuladores.)

Figura 6.34 El texto seleccionado se convierte en una tabla de Word.

Esqu

emas, blo

cs de notas y pu

blicacion

es

Esquemas,

blocs de notas

y publicaciones

7

123

Muchas personas (tal vez la mayoría) sólo usan

Word para tareas de procesamiento de palabras

tradicionales, como escribir cartas, memorandos e

informes ocasionales. Sin embargo, Word también

posee características auxiliares que en ocasiones

resultan útiles. En este capítulo aprenderá a hacer

lo siguiente:

Usar la Vista Esquema para crear esquemas.◆

Usar la Vista Diseño del Bloc de notas para ◆

ayudar a organizar sus ideas.

Diseñar catálogos, menús, periódicos y otras ◆

publicaciones complejas en la nueva Vista

Diseño de publicaciones.

Vist

a Es

qu

ema

124

Capítulo 7

Vista EsquemaLa mayoría de nosotros recordamos haber creado esquemas en el bachillerato o la universidad. Al-gunas veces los creamos porque nos obligaron a hacerlo como parte de una tarea. Otras veces fue porque los considerábamos un medio útil para or-ganizar nuestras ideas al crear un ensayo, una pre-sentación o un proyecto. Si todavía siente que los esquemas son útiles o quiere explorar la facilidad con que pueden crearse y organizarse esquemas en una computadora, use la Vista Esquema.

Creación de un esquemaCuando crea un esquema, muchos documentos pueden cambiarse de la Vista Borrador o la Vista Diseño de impresión a la Vista Esquema. Sin em-bargo, es más común crear un nuevo documento específi camente para este propósito.

Para crear un esquema:

1. En un nuevo documento, cambie a la Vista Esquema al hacer clic en el ícono Vista Esquema, en la esquina inferior izquierda de la ventana del documento (figura 7.1), o al seleccionar Ver > Esquema.

Automáticamente aparece la barra de herra-mientas Esquema (figura 7.2).

2. Escriba su primer elemento y presione r.

Word lo marca como un elemento de Nivel 1, formado con el estilo Título 1. Cada elemento

posterior (creado al presionar r para gene-rar un nuevo párrafo) estará en el mismo nivel que el elemento anterior.

Figura 7.1 Puede cambiar a la Vista Esquema al hacer clic en su ícono, en la parte inferior de la ventana del documento.

Vista Esquema

Figura 7.2 La barra de herramientas Esquema.

Aumentarnivel

Disminuir nivel

Disminuira textode cuerpo

Mover arriba

Moverabajo

Expandir

ContraerMostrar títulos (niveles)

Mostrar sóloprimera línea

Mostrar/ Ocultar formato

Mostrar todos los títulos

Vista Esqu

ema

125

Microsoft Word: Esquemas, blocs de notas y publicaciones

Para expandir o contraer un elemento ▲

seleccionado por un nivel, haga clic en el elemento Expandir o Contraer, en la barra de herramientas. Cada clic adicional mues-tra u oculta un nivel más.

Para ocultar/mostrar un elemento subordi- ▲

nado de un elemento, haga doble clic en el símbolo más (+).

Sugerencias ✔

Para eliminar un elemento seleccionado,■

presione D.

La Vista Esquema está diseñada para facilitar ■

el desplazamiento. También puede usarlo para reorganizar documentos normales.

Trabajo con esquemasAdemás de crear nuevos elementos en el mismo nivel que el elemento inicial, puede cambiarel nivel de un elemento al aumentar o disminuirsu nivel, reordenar y eliminar elementos ycambiar su vista del esquema.

Para cambiar el nivel de un elemento seleccionado:


Haga clic en el ícono de la barra de herra- ▲

mientas Aumentar (véase la fi gura 7.2) o

presione CsA para aumentar en uno el nivel de un elemento.

Haga clic en el ícono de la barra de herra- ▲

mientas Disminuir o presione CsS para disminuir uno a uno el nivel del elemento.

Mueva el cursor sobre un símbolo de ▲

esquema del punto (+ o –). Cuando el cursor tome la forma de una cruz (figura 7.3), arras-tre el elemento a la izquierda o derecha para aumentar o disminuir su nivel al deseado.

Haga clic en el ícono Disminuir a texto de ▲

cuerpo, de la barra de herramientas (véase figura 7.2), para cambiar un elemento en el texto. (Esto es útil para escribir notas y comentarios relacionados con el elemento que está directamente arriba.)

Para mover un elemento y sus subordinados:

Seleccione el elemento y arrástrelo a su nuevo ◆

destino dentro del esquema.

Para cambiar su vista del esquema:Elija cualquiera de las siguientes opciones:◆

Para mostrar todos los niveles, haga clic ▲

en el ícono Mostrar todos los títulos, de la barra de herramientas (véase la figura 7.2).

Haga clic en un nivel de número en la barra ▲

de herramientas para mostrar sólo los niveles que están en el mismo nivel o uno superior.

Otros generadores de esquema

Mientras la Vista Esquema ciertamente sirve para necesidades básicas de esquemas, existen otros generadores de esquemas disponibles para Mac OS X. Éstos tienen características como varias columnas (para grabar notas, fechas y otros elementos relacionados con cada punto del esquema), capacidades de cálculo y caracte-rísticas de numeración de puntos avanzadas.

Para aprender más acerca de dos de mis gene-radores de esquemas favoritos para Mac OS X, revise:

OmniOutliner ◆ (www.omnigroup.com)

NoteBook ◆ (www.circusponies.com)

Figura 7.3 Puede aumentar o disminuir el nivel de un ele-mento, o moverlo al hacer clic en su símbolo de esquema y arrastrarlo a la nueva posición o ubicación del elemento.

Elemento que habrá de moverse

www.omnigroup.com

www.circusponies.com

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Vista Diseño del Bloc de notasIntroducida en Off ice 2004, la Vista Diseño del Bloc de notas le ayuda a organizar sus ideas acerca de proyectos, informes y muchas otras actividades. Para facilitar la toma de notas puede insertar imá-genes, dibujos a mano libre y notas de audio. Para ayudar a ordenar sus notas, un bloc de notas tiene pestañas de sección. Cada sección de desplaza-miento continuo puede tener la longitud necesa-ria, abarcando varias páginas.

Para crear un nuevo bloc de notas:


Abra la Galería de proyectos (seleccione ▲

Archivo > Galería de proyectos, presione

s#P, o haga clic en el ícono Microsoft Project Gallery en el Dock). En la pestaña Nuevo, seleccione la miniatura Diseño del Bloc de notas de Word en la categoría Documentos en blanco, y haga clic en Abrir.

Con un nuevo documento activo de Word, ▲

haga clic en el ícono Vista Diseño del Bloc de notas, en la parte inferior de la ventana, o seleccione Ver > Diseño del Bloc de notas.

Con un documento activo de Word, haga ▲

clic en el ícono Vista Diseño del Bloc de notas, en la parte inferior de la ventana, o seleccione Ver > Diseño del Bloc de notas. En el cuadro de diálogo que aparece (figura 7.4), haga clic en Convertir para cambiar el documento actual en un bloc de notas, o haga clic en Crear nuevo para abrir un documento nuevo de bloc de notas.

Aparece la barra de herramientas Estándar, de la Vista Diseño del Bloc de notas (figura 7.5, en la parte inferior de la página). Observe que las seccio-nes aparecen en la Paleta de formato (figura 7.6).

Figura 7.5 La barra de herramientas Estándar se reemplaza por una barra con íconos relacionados con notas y controlesadicionales.

Figura 7.4 Puede convertir el documento actual en un bloc de notas o crear una nueva libreta en blanco.

Figura 7.6 Se agregan secciones de notas a la Paleta de formato.

Cambia nivel

Formato de fuente

Viñetas y listas numeradas

Ordena elementos

Marca elementos

Fondo con líneas/sin líneas

Números de página

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Microsoft Word: Esquemas, blocs de notas y publicacionesVista D

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loc de notas

Identificación y personalizaciónAunque puede empezar a insertar de inmediato notas de texto, como lo haría en un documento en las vistas Borrador o Diseño de impresión, puede mejorar cualquier bloc de notas al agregar infor-mación de identifi cación clara y personalizar la “apariencia” del bloc.

Para agregar un título:


Escriba el título en la línea Título, en la parte ▲

superior del bloc de notas (figura 7.7).

Puede cambiar el texto a la derecha del título, ▲

al hacer clic en el botón de texto (figura 7.7) y seleccionar Autor, Creado o Modificado, del menú desplegable que aparece.

Para cambiar las pestañas de sección:


Para agregar una nueva sección a un bloc ▲

de notas, haga clic en la pestaña de sección más (+).

Cambie el nombre, elimine o seleccione ▲

un nuevo color de una pestaña al usar

C-clic en la pestaña (figura 7.8).

Cambie el orden de las pestañas de sección ▲

al arrastrarlas hacia arriba o hacia abajo.

Para cambiar la apariencia de un bloc de notas:


En la barra de herramientas, seleccione una ▲

opción de despliegue de página, del menú desplegable del ícono Apariencia.

En la sección Renglones, de la Paleta de for- ▲

mato (véase la figura 7.6), muestre u oculte la cuadrícula o cambie su espacio.

Haga clic en el ícono Personalizar área de ▲

trabajo (figura 7.9), en la barra de estado que se encuentra en la parte inferior de la ventana del documento, para seleccionar un fondo diferente.

Figura 7.8 Puede usar C-clic en cualquier pestaña de sección y seleccionar comandos de su menú desplegable.

Figura 7.9 Puede seleccionar un fondo diferente.

Figura 7.7 Escriba el título del bloc de notas en el espacio proporcionado. Seleccione un identifi cador adicional haciendo clic en el botón de texto que se encuentra en la parte derecha.

Texto de título Botón

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Inserción de notasEscriba como lo haría normalmente en un docu-

mento. Para iniciar una nueva nota, presione r. Las notas pueden contener varias líneas de texto y se ajustan automáticamente cuando se necesita.

Puede usar hacer clic y escribir para iniciar una nueva nota en cualquier lugar de una sección. Sólo haga doble clic para establecer la marca de inser-ción de texto en la línea donde quiera agregar la nueva nota.

Establecimiento de nivelesAl igual que los elementos de esquema, las notas pueden tener nivel para denotar elementos su-bordinados. Para disminuir el nivel de una nota

seleccionada, presione t todas las veces que sea necesario o haga clic en el ícono Disminuir, en la Paleta de formato (figura 7.10). Para subir de nivel

una nota, presione st o haga clic en el ícono Aumentar. También puede disminuir o aumentar el nivel de una nota seleccionada al elegir un nivel específi co del menú desplegable Nivel.

Reorganización de notasPuede reordenar fácilmente sus notas.

Para reordenar notas en una sección:


Para mover una nota y cualquier subordi- ▲

nada a un nuevo lugar, seleccione la nota y haga clic en el símbolo que se encuentra a su izquierda. Arrastre las notas a la nueva posición (figura 7.11).

Seleccione una nota y haga clic en el ícono ▲

Mover arriba o Mover abajo, en la Paleta de formato (figura 7.10).

Búsqueda de notas para coincidencias de textoPara encontrar texto dentro de un bloc de notas, escriba una cadena de búsqueda en el cuadro

Búsqueda rápida (véase la figura 7.5) y presione

r. Todas las instancias coincidentes se resal-tan. (Las coincidencias en otras pestañas se indi-can por pestañas resaltadas.)

Figura 7.11 Cuando mueve el cursor sobre el lado izquierdo de una nota, aparece un símbolo de selección. Puede hacer clic en el símbolo y arrastrar la nota a una nueva ubi-cación o cambiar su nivel.

Figura 7.10 En la sección Niveles de nota, de la Paleta de formato, puede cambiar el nivel de la nota actual o moverla hacia arriba o hacia abajo en el bloc de notas.

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loc de notas

Adición de imágenes, películas o músicaPara insertar estos tipos de materiales, seleccione un elemento del submenú Insertar > Imagen, se-leccione Insertar > Película o arrastre un ícono de archivo a la página del bloc de notas.

Las imágenes, las películas y la música colocados pueden estar en línea o flotando. Después de selec-cionar el elemento, puede establecer un estilo de ajuste en la pestaña Diseño, del cuadro de diálogo Formato de imagen (figura 7.12), en la sección

Ajuste de la Paleta de formato, o al usar C-clic en el elemento.

Creación de dibujos a mano librePuede usar la herramienta A mano alzada para agregar dibujos de forma libre a una página de bloc de notas:

Para dibujar en el color y ancho de línea actual, ◆

haga clic en el ícono de la barra de herramien-tas A mano alzada.

Para establecer un nuevo color de pluma, ancho ◆

de línea, o ambos, haga clic en el ícono de la barra de herramientas A mano alzada y selec-cione las nuevas opciones (figura 7.13).

Grabación de audioSi tiene un micrófono, puede grabar notas de audio y agregarlas al libro.

Para grabar una nota de audio:

1. Fije la marca de inserción de texto para indicar dónde quiere que aparezca la grabación.

Figura 7.13 Puede cambiar el tamaño del punto y el color de la herramienta A mano alzada.

Figura 7.12 Para abrir este cuadro de diálogo, haga doble clic en la imagen o seleccione Formato > Imagen. Seleccione un estilo de ajuste de texto al hacer clic en un ícono o en el botón Avanzadas.

Figura 7.14 Use la barra de herramientas Notas de audio para crear y reproducir notas de audio.

Detener

Estado de la grabación Pausa

Nivel de entrada

Volumen de entrada Reproducir

Iniciar grabación

Tamaño de archivoEscala detiempo

2. Haga clic en el ícono Audio, de la barra de herramientas. Aparece la barra de herramientas Notas de Audio (figura 7.14).

3. Cuando esté listo, haga clic en el botón Iniciar grabación, y hable en el micrófono.

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4. Haga clic en Detener para terminar la grabación.

Aparece un ícono de bocina a un lado de la nota (figura 7.15).

5. Para escuchar una nota de audio, haga clic en el ícono de bocina, en el margen de la nota. Detenga o haga una pausa en la reproducción haciendo clic en un ícono de la barra de herra-mientas.

Sugerencias ✔

Observe que puede formarse el texto al apli-■

car fuentes, estilos y numeración selectiva. Seleccione una nota completa o un texto espe-cífi co, y después elija comandos de formato del menú Formato, menú Fuente o la Paleta de formato.

También puede seleccionar una etiqueta de ■

pestaña para editar al hacer doble clic en ésta.

Para eliminar un objeto, haga clic en éste con la ■

herramienta Borrador, o selecciónela y presione

D.

Nota de audio

Figura 7.15 Una nota con audio incrustado se indica con el ícono de una bocina.

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de publicacio

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Vista Diseño de publicacionesPuede usar la Vista Diseño de publicaciones para tareas simples de edición de publicaciones de escritorio, como crear periódicos, folletos y pan-fletos. En el pasado, la mayoría usaba la Vista Di-seño de impresión para crear esos materiales. Con algo de esfuerzo puede lograrse. Sin embargo, las siguientes herramientas de Vista Diseño de publi-caciones pueden superan muchas de las antiguas dificultades de hacer el trabajo de diseño en Word:

Páginas principales.◆ Detrás de cada página de documento existe una página principal que contiene material estático para la página, como un logo corporativo o números de página. Puede crear diferentes páginas principales para pares y nones, además de hacer una página separada que sólo se aplica a la primera.

Guías.◆ Para facilitar la colocación de cuadros de texto, fotografías y otros objetos, puede agregar guías (líneas) para páginas principales o de contenido. Cuando imprime, las guías desaparecen.

Cuadros de texto.◆ En lugar de hacer clic y escribir como lo hace en otros documentos de Word, usted decide dónde quiere que aparezca el texto en cada página al dibujar cuadros de texto. También puede crear vínculos entre cua-dros de texto para especificar la manera en que debe fluir el texto de un cuadro al siguiente.

Comparación entre plantillas y publicaciones en blanco

Aunque puede empezar a crear publicaciones desde cero, será más simple y menos confuso comenzar a usar y experimentar con algunas plantillas proporcionadas. Sustituya sus propias fotografías o imágenes prediseñadas por las de la plantilla, reemplace el texto de marcador de posición con su propia copia y experimente con las características de diseño, como agregar guías, insertar o eliminar páginas, y crear y vincular cuadros de texto.

Cuando sienta que domina los fundamentos, estará mejor preparado para crear sus propias publicaciones desde cero.

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Inicio de una publicaciónExisten varias formas de iniciar una publicación. Use cualquier método que considere conveniente.

Para crear una nueva publicación en blanco:


Abra la Galería de proyectos (seleccione ▲

Archivo > Galería de proyectos, presione

s#P, o haga clic en el ícono Microsoft Project Gallery en el Dock). En la pestaña Nuevo (figura 7.16), seleccione la catego-ría Documentos en blanco, seleccione la miniatura Diseño de publicaciones de Word y haga clic en Abrir.

Si una publicación está abierta o fue el ▲

documento más reciente en el que trabajó, seleccione Archivo > Nuevo documento de

diseño de publicación en blanco (#N).

Cree un nuevo documento en blanco o de ▲

bloc de notas. Haga clic en el ícono Vista Diseño de publicaciones, en la esquina infe-rior izquierda de la ventana del documento (figura 7.17), o seleccione Ver > Diseño de publicaciones. Haga clic en Aceptar, como respuesta al cuadro de diálogo Diseño de publicaciones.

Para crear una publicación a partir de una plantilla:

Elija algo de lo siguiente:◆

Abra la Galería de proyectos (véase la lista ▲

anterior de pasos). En la pestaña Nuevo, seleccione una plantilla de una categoría de publicación, como Folletos, Etiquetas de CD o Boletines. Haga clic en Abrir.

Cree una publicación en blanco, al seguir ▲

la lista anterior de pasos. Haga clic en la pestaña Plantillas de publicación, en la Galería de elementos, haga clic en un botón de categoría, y luego en la miniatura de la plantilla deseada (figura 7.18).

Sugerencia ✔

También puede crear una publicación a partir ■

de un tipo diferente de documento de Word abierto. Haga clic en el ícono Vista Diseño de publicaciones (figura 7.17), o seleccione Ver > Diseño de publicaciones. En el cuadro de diálogo Diseño de publicaciones, haga clic en Crear nuevo, para crear una publicación en blanco, o haga clic en Continuar, para convertir el documento en una publicación.

Figura 7.16 La forma más directa de crear una publi-cación en blanco consiste en seleccionar su miniatura en la Galería de proyectos.

Figura 7.17 Si el documento actual es nuevo, puede con-vertirlo en una publicación al hacer clic en la Vista Diseño de publicaciones, en la parte inferior de la ventana.

Ícono Vista Diseño de publicaciones

Categoría seleccionadaPestaña Galería de elementos

Miniatura seleccionadaDescripción de miniatura

Figura 7.18 Puede seleccionar una plantilla de publicación de la Galería de elementos.

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de publicacio

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Páginas principales y de contenidoCada página de publicación tiene dos capas. En la capa superior se encuentran las páginas de con-

tenido. Ahí es donde coloca casi todo el texto del documento y las fotografías. Debajo de la capa de contenido está una página principal. Los elemen-tos estáticos, como cornisas, pestañas laterales, números de página, texto de membrete y logoti-pos, suelen colocarse en las páginas principales. A menos que se cubran con material sólido en la capa de contenido, los elementos se muestran en la página principal.

Cuando crea una publicación en blanco, la página principal inicial también está en blanco, permi-tiendo que usted o los demás la creen desde cero (o que las ignore, si no las necesita). Por otra parte, cuando selecciona una plantilla de publicación, las páginas principales ya contienen material. Sin embargo, puede reemplazar su contenido, cambiar el formato o cualquier cosa que desee.

Una publicación puede tener una página principal o diferentes páginas principales para pares y nones (como en el caso de varios documentos que se imprimen por ambos lados, como las revistas y los libros). La primera página también puede tener su propia página principal.

Para ver o editar una página principal:

1. Opcional: Para ver una página principal particu-lar, vaya a su página de contenido.

2. Haga clic en la pestaña Páginas principales, en la esquina de la ventana del documento (figura 7.19).

Se despliega la página principal asociada con la actual (figura 7.20). Cada página principal está etiquetada en su esquina superior izquierda. Para ver otras páginas principales, desplácese al usar la barra de desplazamiento vertical.

3. Puede agregar imágenes a cualquier página principal, como lo hizo en otros documentos de Word. Para agregar texto, debe crear cuadros de

texto (se explican más adelante en esta sección).

4. Cuando haya terminado de ver y editar páginas principales, haga clic en la pestaña Todo el contenido.

Figura 7.19 Haga clic en una pestaña para ir del despliegue de páginas de contenido al de principales.

Figura 7.20 Esta página principal para una de las plantillas de folletos contiene sólo esta imagen de fondo.

Identificador de página principal

134

Capítulo 7

Si necesita reorganizar las páginas, seleccione ■

Ver > Panel de navegación. Seleccione la minia-tura de la página que quiere mover y arrástrela hacia arriba o hacia abajo en la lista de páginas (figura 7.22).Cuando trabaje en páginas principales, puede ■

especificar los tipos necesarios al hacer clic en las casillas de verificación de la Paleta de formato (figura 7.23).

Vist

a D

iseñ

o d

e pu

blic

acio

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Para insertar una nueva página de contenido:1. En la capa Todo el contenido, despliegue o selec-

cione el material en la página que se encuentra inmediatamente arriba del lugar donde quiere que aparezca la nueva página de contenido.

Por ejemplo, para crear una nueva página 3, despliegue el contenido de la página 2.

2. Seleccione Insertar > Nueva, o haga clic en el ícono de la barra de herramientas Insertar y seleccione Nueva (figura 7.21).

Aparece la nueva página de contenido.

Para insertar una nueva página principal:1. En la capa Todo el contenido, despliegue o

seleccione el material en la página que se encuentra en la parte inmediatamente superior del lugar donde quiere que aparezca la nueva página principal.

Observe que cuando inserta una nueva página principal, también se crea una nueva página de contenido.

2. Seleccione Insertar > Nueva página maestra, o haga clic en el ícono de la barra de herramien-tas Insertar, y seleccione Nueva página maestra (figura 7.21).

Se inserta una nueva página de contenido inmediatamente después de la página actual, junto con una nueva página principal que habrá de usarse con ésta.

Para eliminar una página de contenido:1. En la capa Todo el contenido, despliegue o

seleccione el material que se encuentra en la página que quiere eliminar.

2. Haga clic en el ícono de la barra de herramien-tas Quitar (figura 7.21). La página se elimina para la publicación.

Sugerencias ✔

Aunque puede insertar una página en medio de ■

una publicación, es más común expandir una publicación al agregar páginas al final.

Figura 7.21 Puede insertar o eli-minar páginas al hacer clic en los íconos de la barra de herra-mientas Estándar, de la Vista Diseño de publicaciones.

Figura 7.22 Para mover una página, haga clic en el borde exterior de su miniatura y arrastre hacia abajo o hacia arriba. La línea sólida indica el lugar de la inserción.

Miniatura seleccionada

Indicador de destino

Figura 7.23 Seleccione los tipos de página principal al hacer clic en sus casillas de verifi cación, en la sección Páginas principales, de la Paleta de formato.

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Trabajo con guíasLas guías son líneas que no se imprimen y que simplifi can el proceso de alineación de objetos y creación de cuadros de texto medidos y colocados de manera precisa en una publicación. Existen tres tipos de guías: de margen, estáticas y dinámicas.

Las guías de margen muestran los márgenes de la página (superior, inferior, izquierdo y derecho), al igual que un rectángulo de delimitación azul. Si cambia de márgenes en la sección Márgenes de documento, de la Paleta de formato, o al seleccio-nar Formato > Diseño de documento, las guías de margen se ajustan de manera automática.

Las guías estáticas son líneas colocadas manual-mente de forma vertical y horizontal que pueden agregarse en cualquier cantidad de páginas de contenido o maestras (figura 7.24). Su objetivo es ayudarle a alinear objetos colocados y cuadros de texto. Estos elementos se alinean automática-mente a las guías. Si coloca guías estáticas en una página principal, se repiten en todas las páginas principales del mismo tipo (por ejemplo, Páginas principales pares). Las guías estáticas colocadas en una página principal son rosas; en una de conteni-do, son azules.

Las guías dinámicas aparecen cuando arrastra un objeto. Facilitan la colocación precisa de un objeto al aparecer automáticamente cuando el lado o el centro de un objeto se alinea con algo en la página, como el centro horizontal o vertical de la página o el borde o centro de otro objeto. A menos que las encuentre estorbosas, debe dejar habilitadas las guías dinámicas.

Para habilitar o deshabilitar un tipo de guía:

Haga clic en el ícono de la barra de herramien-◆

tas Mostrar, y seleccione un tipo de guía del menú desplegable (figura 7.25).

Las guías habilitadas tienen una marca de veri-ficación; las deshabilitadas, no.

Guía de margen

Guía dinámicaGuía estática

Figura 7.24 Las siempre visibles guías de margen muestran los márgenes de página. Las guías estáticas le permiten colocar objetos y texto de forma sencilla y precisa.

Figura 7.25 Los elementos en el menú desplegable Mostrar funcionan como interruptores. Cada uno puede estar habilitado o deshabilitado.

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Para colocar guías estáticas:

1. Pase a la capa en que quiere agregar guías al hacer clic en la pestaña Todo el contenido o Páginas principales (véase la figura 7.19).

Las guías estáticas que se colocan en la capa de contenido son específicas de la página en que están colocadas. Las colocadas en la página principal aparecen en todas las páginas princi-pales de ese tipo, como Principal par.

2. Para agregar una guía estática a la página, mueva el cursor sobre la regla horizontal o vertical. Cuando el cursor cambie de forma, arrastre hacia abajo o a través para colocar la guía.

Conforme arrastra, un recuadro con informa-ción sobre las herramientas muestra la posición de las guías (figura 7.26).

Sugerencias ✔

Para cambiar la posición de una guía estática, ■

pase a la capa (contenido o principal) en que quiere ubicar la guía y mueva el cursor sobre ésta. Cuando el cursor cambia de forma (figura 7.26), puede arrastrar la guía a la nueva posición de la página.

Para eliminar una guía estática, arrástrela fuera ■

de la página. Como las páginas se desplazan automáticamente, suele ser más sencillo arrastrar las guías a cualquiera de los lados de la página que arrastrarlas a la parte superior o inferior.

También puede eliminar guías estáticas al ■

desplegar el contenido apropiado de la página principal y después seleccionar Borrar guías estáticas, del menú del ícono de la barra de herramientas Mostrar (véase la figura 7.25).

Para ocultar temporalmente ■ todas las guías estáticas (sin importar si son de contenido o principales), seleccione el comando Guías está-ticas del menú desplegable del ícono Mostrar, en la barra de herramientas (véase la figura 7.25).

Figura 7.26 Para colocar una guía estática, arrastre la regla vertical (izquierda) u horizontal (derecha).

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Creación de cuadros de textoDebido a que el texto puede agregarse a cualquier lugar del Diseño de publicaciones (incluido dentro de objetos), el texto se delimita con un cuadro rectangular. O los cuadros de texto ya existen (las plantillas a menudo incluyen marcadores de po-sición), o puede crearlos, colocarlos y cambiar su tamaño.

Para crear un cuadro de texto:


Para crear un cuadro de texto normal, selec- ▲

cione la herramienta Cuadro de texto (#2) de la barra de herramientas (figura 7.27).

Para dibujar un cuadro que despliega texto ▲

de forma vertical, seleccione la herramienta

Cuadro de texto vertical (#3).

2. Despliegue la página de contenido o principal donde quiere crear el cuadro de texto.

3. Haga clic y arrastre para crear el cuadro de texto rectangular (figura 7.28). Suelte el botón del ratón para completar el cuadro.

La marca de inserción aparece en la esquina superior izquierda del cuadro de texto.

4. Escriba o pegue su texto en el cuadro, como lo haría en un documento de procesamiento de palabras.

El texto se ajusta automáticamente para caber dentro de los límites del cuadro.

Sugerencias ✔

Al igual que el texto procedente de procesa-■

miento de palabras, puede formar texto selec-cionado dentro del cuadro, al seleccionar los comandos del menú Formato, el menú Fuente y la Paleta de formato.

Para aplicar un solo formato a ■ todo el texto dentro del cuadro, seleccione el cuadro con la Herramienta de selección (figura 7.29) y aplique formato.

Cuadro de texto Dibujar forma Herramienta manual

Herramienta de selección

Cuadro de texto vertical

Dibujarlínea Zoom

Figura 7.27 Para dibujar un cuadro de texto, seleccione el Cuadro de texto o la herramienta de Cuadro de texto vertical.

Figura 7.29 Un cuadro de texto seleccionado está rodeado por controladores.

Para cambiar el tamaño del cuadro, arrastre ■

cualquier controlador. Para cambiar el tamaño

de manera proporcional, presione s-arrastre un controlador de esquina. Para mover un cuadro, seleccione la Herramienta de selección (figura 7.27) y arrastre el centro del cuadro.

Figura 7.28 Conforme arrastra para crear el cuadro de texto, se despliegan sus dimensiones en un cuadro con información sobre herramientas.

Cursor de cuadro de texto

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Vinculación de cuadros de textoAunque nunca sea necesario que lo haga, puede instruir al texto para que fluya de un cuadro a otro. Por ejemplo, en un artículo que ocupa toda la pági-na, varias columnas o se extienda a varias páginas, puede hacer que el texto fluya de un cuadro a otro y al siguiente (creando los cuadros de texto vinculados

necesario). Si después edita, elimina o agrega algo al texto, el flujo se ajusta automáticamente (como un ajuste de palabra que ocurre automáticamente en un documento de Word normal). Los cuadros de texto vinculados constituyen una historia.

Un cuadro de texto puede tener, a lo sumo, dos vínculos: uno hacia delante y otro hacia atrás. Con este fi n, cada cuadro de texto tiene un controla-dor de vínculo hacia delante o hacia atrás (figura 7.30). El cuadro de texto a partir del que está creando el vínculo puede estar vacío o contener texto. Por otra parte, el cuadro de texto al que está vinculando debe estar vacío.

Para vincular cuadros de texto:

1. Haga clic para seleccionar el cuadro de texto que quiere vincular (figura 7.30).


Vínculo con un nuevo cuadro de texto. ▲ Haga clic en el controlador de vínculo hacia adelante o hacia atrás del cuadro. Dibuje el nuevo cuadro de texto con el cursor especial que aparece (figura 7.31).

Vínculo con un cuadro de texto exis- ▲

tente. Haga clic en el ícono de la barra de herramientas Vínculo (figura 7.32). Mueva el cursor especial (figura 7.33) sobre el texto vacío al que quiere vincular y haga clic en el cuadro.

Aparece un número en la esquina superior iz-quierda de cada cuadro vinculado para indicar su orden de vínculo en la historia. Si el cursor se pasa a otro cuadro de texto vinculado, apa-rece el número.

3. Para crear vínculos adicionales, repita el paso 2.

Controlador de vínculo hacia delante

Controlador de vínculo hacia atrás

Figura 7.30 Para crear un vínculo, puede empezar por hacer clic en un controlador de vínculo.

Figura 7.31 Use este cursor para dibujar el nuevo cuadro de texto al que se vinculará.

Figura 7.33 Use este cursor para seleccionar el cuadro de texto vacío al que se vinculará.

Figura 7.32 Para vincular con un cuadro de texto vacío existente, empiece por hacer clic en el ícono de barra de herramientas Vincular.

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Sugerencias ✔

Si cambia de idea acerca de la creación de un ■

vínculo, presione q. Si acaba de crear un vínculo que no desea, seleccione Edición > Deshacer Insertar cuadro de texto, o Edición > Deshacer Vinculación Cuadro de texto.Si una historia contiene más texto del que cabe ■

en el cuadro de texto final, aparece un símbolo especial debajo del cuadro (figura 7.34). Para ver el texto adicional, aumente el tamaño de uno o más de los cuadros de texto de la historia, o cree cuadros vinculados adicionales para que contenga el texto sobrante.El propósito de los vínculos es asegurar que el ■

texto fl uya entre los cuadros. Si descubre que el texto que se encuentra en el cuadro inicial está mal dividido (termina en medio del párrafo o sólo muestra la primera línea de un párrafo), a menudo es posible corregir el problema al ajus-tar la altura del cuadro (acortándolo o alargán-dolo más para asegurar que la división esté en el lugar deseado).Para mover rápidamente el texto de un cuadro ■

vinculado en una historia al siguiente o al ante-rior, haga clic en el ícono Siguiente o Anterior, de la barra de herramientas (véase la figura 7.32).Si una historia es larga, tal vez prefi era crearla ■

en un documento de Word normal. Después usaría copiar y pegar, o arrastrar y colocar, para insertarla en los cuadros de texto de Diseño de publicaciones.Si es necesario, puede ■ dividir vínculos creando dos conjuntos de vínculos donde sólo hay uno. (La división de un vínculo es un primer paso útil cuando necesita insertar un cuadro de texto en medio de una historia existente.) Seleccione el cuadro de texto que será el último vínculo de la historia y haga clic en el ícono Salto (véase la figura 7.32). Todos los cuadros que siguen al seleccionado ahora estarán vacíos.Para eliminar un cuadro de texto vinculado, ■

selecciónelo y presione D. Esto sólo eli-mina el cuadro (no el texto de la historia que contiene el cuadro).

Indicador de desbordamiento

Figura 7.34 Si ve este indicador debajo del final del cuadro de texto en una historia, significa que hay texto adicional para colocarlo.

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También puede establecer la ampliación al ◆

seleccionar una opción del control Zoom (figura 7.36) en la barra de herramientas.

Sugerencias de Diseño de publicaciones adicionalesAquí se muestran algunas técnicas y sugerencias de Diseño de publicaciones que tal vez le resulten útiles.

Agrupación de objetos. Para evitar que dos o más objetos cambien de posición entre sí, puede agruparlos para que Word los trate como un solo objeto. Seleccione los objetos, haga clic en el ícono Agrupar, de la barra de herramientas, y seleccione Agrupar, del menú desplegable. Si mueve uno, se moverá todo el grupo. En caso de que después necesite trabajar con cada uno de los objetos agru-pados, seleccione Desagrupar, del mismo menú desplegable.

Empuje de objetos. Puede empujar o mover un cuadro de texto seleccionado al presionar las te-clas de fl echas.

Trabajo en capas. Si dos o más objetos se super-ponen, puede disponerlos en capas al seleccionar un objeto y seleccionar un comando del menú del ícono Organizar, de la barra de herramientas.

Más herramientas de barras de herramientas. La barra de herramientas (figura 7.35) contiene otras herramientas útiles:

Para cambiar de herramienta, como la ◆

Herramienta manual o Zoom, haga clicen la Herramienta de selección.

Puede crear formas y tipos de línea comunes al ◆

seleccionar elementos de los menús desplega-bles Dibujar forma o Dibujar línea, y después arrastrar para dibujar la forma o línea.

Use la Herramienta manual para moverse por ◆

una página, al hacer clic y arrastrar. Es más pre-cisa que el uso de las barras de desplazamiento.

Use Zoom para cambiar la ampliación. Arrastre ◆

a la derecha o hacia abajo para aumentar la ampliación; arrastre a la izquierda o hacia arriba para disminuirla.

Herramienta de selección

Cuadro de texto

Cuadro detexto vertical

Dibujar forma

Dibujarlínea

Herramienta manual

Zoom

Figura 7.35 Además de las herramientas de Cuadro de texto, en ocasiones las otras herramientas pueden ser útiles.

Figura 7.36 Puede seleccionar un nivel de ampliación del menú desplegable de control de Zoom o escribir un porcentaje de ampliación en su cuadro.

Otras características de W

ord

8Otras

características

de Word

141

Muchas personas (tal vez la mayoría) sólo usan

Word para tareas de procesamiento de palabras

tradicionales, como escribir cartas, memorandos e

informes ocasionales. Sin embargo, Word también

posee características auxiliares que en ocasiones

resultan útiles. En este capítulo aprenderá a:

Usar la barra de herramientas Contacto, para ◆

agregar información de contactos de la Libreta

de direcciones de Off ice a sus documentos de

Word.

Seleccionar una página de portada de informe ◆

desde la Galería de elementos.

Crear etiquetas e imprimir sobres. ◆

Usar el Administrador de combinación de ◆

correspondencia para crear documentos com-

binados, como cartas de formulario.

Resumir los documentos y registrar los datos ◆

importantes como propiedades de documentos.

142

Capítulo 8U

so d

e la

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ra d

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mie

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s Co

nta

cto

Uso de la barra de herramientas ContactoAl usar la barra de herramientas Contacto, puede agregar rápidamente nombres, direcciones y otra información de contactos de su Libreta de direccio-nes de Off ice a cartas, etiquetas y sobres. (La Li-breta de direcciones de Off ice suele mantenerse en Entourage, pero también se puede acceder desde Word.)

Para usar la barra de herramientas Contacto:1. Seleccione Ver > Barras de herramientas >

Contacto.

La barra de herramientas Contacto aparece sobre la ventana del documento (figura 8.1,en la parte inferior de la página).

2. Para insertar un contacto en su documento, coloque la marca de inserción de texto donde quiera insertar los datos de contacto.

3. Seleccione un nombre de contacto de la lista desplegable Contactos.

El nombre del contacto aparece en el docu-mento en la marca de inserción de texto.

4. Si registró una dirección, teléfono o dirección de correo electrónico del contacto, también puede insertar esa información en el docu-mento al hacer clic en el ícono Incluir dirección, Incluir teléfono o Incluir correo electrónico, en la barra de herramientas, y seleccionar los datos de la lista desplegable (figura 8.2).

Figura 8.2 Puede insertar información adicional alcontacto seleccionado.

Figura 8.1 La barra de herramientas Contacto se usa para insertar nombres de contacto e información adicional de la Libreta de direcciones de Offi ce a sus documentos.

Contactos Crea un nuevo contactoInserta la dirección

Inserta el número telefónico

Inserta la dirección de correo electrónico

143

Microsoft Word: Otras características de WordU

so de la barra de h

erramien

tas Con

tacto

Sugerencias ✔

También puede insertar el nombre del contacto ■

al usar la característica Autotexto de Word (consulte el capítulo 2). Empiece a escribir el nombre de la persona en su documento. Si éste se encuentra en su Libreta de direcciones, Word

lo sugerirá (figura 8.3). Presione e o r para aceptar el nombre, o siga escribiendo si no es el correcto.

Si tiene muchas entradas en su Libreta de direc- ■

ciones, la lista desplegable de contactos no las mostrará todas. Para ver otras entradas, escriba parte del nombre de la persona en el cuadro Contactos. La lista de contactos mostrará todas las coincidencias posibles para lo que ha escrito, permitiéndole seleccionar el contacto (figura 8.4).

Si se desplaza hasta el final de la lista desple- ■

gable Contactos, la última entrada se lee Abrir Libreta de direcciones. Seleccione esta entrada, elija un nombre de contacto del cuadro de diálogo Libreta de direcciones de Off ice que aparece y haga clic en Insertar.

Para crear un nuevo registro de contacto, haga ■

clic en el ícono Agregar, en la barra de herra-mientas Contacto. Inserte la información en el cuadro de diálogo que aparece (figura 8.5) y después haga clic en Agregar. Para conocer más información sobre la creación de contactos en la Libreta de direcciones, consulte el capítulo 22.

Para insertar una dirección completa desde la ■

Libreta de direcciones de Off ice en la marca de inserción de texto, seleccione Herramientas > Libreta de direcciones. Elija el nombre de contacto en el cuadro de diálogo Libreta de direcciones de Off ice; seleccione Dirección pre-determinada, Dirección del trabajo o Dirección particular del menú desplegable Usar, y haga clic en Insertar.

Figura 8.3 Si comienza a escribir el nombre de una persona en su Libreta de direcciones, Word ofrecerá insertar el nombre.

Sugerencias de Autotexto

Figura 8.4 Para encontrar rápidamente un registro de contacto, escriba parte del nombre de la persona en el cuadro Contactos.

Figura 8.5 Puede crear nuevos registros dentrode Word, en la Libreta de direcciones.

144

Capítulo 8A

dici

ón

de

un

a pá

gin

a de

po

rtad

a

Adición de una páginade portadaPara adornar un informe u otro documento de Word importante, puede seleccionar una portada de la Galería de elementos. Una portada insertada automáticamente se convierte en la primera página del documento. Cada una contiene marcadores de posición para texto importante, como título del documento, fecha, etcétera.

Para insertar una portada:1. Pase a la Vista Diseño de impresión. Haga clic

en la pestaña Elementos del documento, de la Galería de elementos.

2. Si no se selecciona automáticamente, haga clic en el botón Portadas.

Se despliega el primer conjunto de miniaturas (figura 8.6, en la parte inferior de la página).

3. Haga clic en las flechas de desplazamiento, hasta que vea la portada que quiere. Haga clic en su miniatura para agregar la página de por-tada al documento.

La portada seleccionada se vuelve la primera página del documento.

4. Edite los marcadores de posición de texto de la portada (figura 8.7).

5. Opcional: Con el fin de seleccionar un formato de numeración de página para el documento, haga clic en el ícono que se encuentra en la parte superior de la portada y seleccione Formato del número de página (figura 8.8).

Sugerencia ✔Para saltar a la sección Portadas, seleccione ■

Insertar > Elementos del documento > Portada.

Portadas Muestra otras portadas

Figura 8.6 Para insertar una portada, haga clic en su miniatura.

Elementos de documento

Figura 8.8 Al hacer clic en este ícono desple-gable, que se encuentra en la esquina superior izquierda de la página, puede seleccionar unformato de numeración de página o eliminarla portada.

Figura 8.7 Una portada es una adición útil a muchos informes.

145

Microsoft Word: Otras características de WordCreació

n de etiq

uetas

Creación de etiquetasWord proporciona plantillas útiles para crear muchos tipos de etiquetas, como las de correo y gafetes con nombre. Al usar el asistente Etiquetas, puede generar una sola etiqueta o una hoja com-pleta de la misma etiqueta que se imprimirá en productos de fabricantes populares de etiquetas.

Para crear etiquetas:


Haga clic en el ícono Microsoft Project ▲

Gallery, en el Dock, o seleccione Archivo

> Galería de proyecto (s#P). En la pestaña Nuevo, seleccione Etiquetas, de la lista Categoría, seleccione Asistente para etiquetas y haga clic en el botón Abrir.

Cree un nuevo documento al seleccionar ▲

Archivo > Nuevo documento en blanco

(#N), y después seleccione Herramientas > Etiquetas.

Aparece el asistente Etiquetas (figura 8.9).

2. Haga clic en el botón Opciones, para abrir la ventana Opciones de etiquetas (figura 8.10). Especifi que el tipo de impresora que utilizará, el fabricante de las etiquetas y el número de parte de la etiqueta. Haga clic en Aceptar.

3. Inserte la dirección o el texto apropiado, en el cuadro Dirección del asistente Etiquetas.

Para insertar su propia dirección (de su registro de contactos en la Libreta de direcciones de Entourage), haga clic en la casilla de verifica-ción Utilizar mi dirección.

4. Haga clic en un botón de opción para seleccionar una propiedad de impresión: Página Return a con la misma etiqueta o Sólo una etiqueta. En el último caso, también debe especificar la fila y la columna de la etiqueta en que se imprimirá.

5. Opcional: Puede alterar la fuente, el tamaño y el estilo del texto seleccionado al hacer clic en Fuente. Para establecer opciones de impresión especiales, haga clic en Personalizar.

6. Haga clic en Aceptar para crear un documento de etiqueta o Imprimir para llevar las etiquetas a la impresora.

Sugerencias ✔

Este procedimiento es para imprimir una ■ sola

etiqueta una o más veces. En el caso de etique-tas con textos diferentes, como etiquetas de dirección, consulte “El Administrador de com-binación de correspondencia” en este capítulo.

Si tiene hojas con dos o más etiquetas de CD o ■

DVD, u hojas para portadas de CD/DVD, tal vez pueda usar las plantillas en la categoría Etiquetas de Cuadro de Diálogo, de la Galería de proyecto.

Figura 8.9 Diseñe su etiqueta en el asistente Etiquetas.

Inserta el texto de la etiqueta

Establecela fuente

Establece el tipo de etiqueta

Figura 8.10 Seleccione el fabricante de etiqueta, el número de parte y el tipo de impresora que usa.

FabricantesTipo de impresora

Números de producto

146

Capítulo 8Im

pres

ión

de

sobr

es

Impresión de sobresWord proporciona dos formas para imprimir un sobre de negocios:

Puede usar una plantilla de sobre. Muchas de ◆

las plantillas incluyen imágenes coloridas.

El asistente Sobres puede extraer la dirección ◆

de correo de una carta y formarla para impri-mir un sobre. También puede usar el asistente Sobres para crear e imprimir cualquier sobre; no importa si la dirección se extrae de un docu-mento abierto, se selecciona de la Libreta de direcciones de Off ice o se inserta a mano.

Para crear un sobre a partirde una plantilla:

1. Abra Galería de proyecto al hacer clic en el ícono Microsoft Project Gallery, del Dock, o al seleccionar Archivo > Galería de proyecto

(s#P).

2. Seleccione la categoría Diseño de fondo de la lista que se encuentra en el lado izquierdo del cuadro de diálogo.

3. Seleccione una miniatura de sobre (p.ej. Revolución) y haga clic en Abrir.

Se abre la plantilla de sobre en un nuevo docu-mento (figura 8.11).

4. Reemplace el marcador de posición de texto con el nombre y la dirección del destinatario. Si es necesario, edite (o inserte) la dirección del remitente.

Para crear un sobre con el asistente Sobres:


Seleccione Herramientas > Sobres. ▲

En la Galería de proyectos, seleccione la ▲

categoría Diseño de fondo, seleccione Asistente de sobre y haga clic en Abrir.

Aparece el asistente Sobres (figura 8.12).

Figura 8.12 Especifique la dirección de envío, la dirección de remitente (si la hay) y las opciones de formato.

Seleccione una dirección de la Libreta de direcciones de Office

Figura 8.11 Ejemplo de una plantilla de sobre de Word.

Dirección del remitente

Marcador de posición de la dirección del destinatario

147

Microsoft Word: Otras características de WordIm

presión

de sobres

2. Escriba o pegue la dirección del destinatario en el cuadro de Dirección, o seleccione la dirección en la Libreta de direcciones de Off ice, al hacer clic en el ícono que se encuentra a un lado del cuadro.

3. Para especificar una dirección de remitente en el cuadro de dirección Remitente, elija una de

las siguientes opciones:

Haga clic en la casilla de verificación ▲

Utilizar mi dirección, para usar su dirección de la Libreta de direcciones de Off ice como dirección de remitente.

Escriba o pegue la dirección de remitente en ▲

el cuadro de dirección Remitente.

Haga clic en el ícono Libreta de direcciones ▲

para seleccionar una dirección de remitente de la Libreta de direcciones de Off ice.

Haga clic en la casilla de verificación Omitir, ▲

si está usando sobres preimpresos que ya contienen la dirección de remitente.

4. Opcional: Haga clic en los botones Fuente y Posición para hacer cualquier cambio necesario al formato y la posición de las direcciones de destinatario y remitente.

5. En la sección Opciones de impresión del asistente, haga clic en un botón de opción para indicar que el sobre se imprimirá al usar la confi guración estándar de su impresora o, en el caso de un tamaño de sobre sin soporte, utilice la opción personalizada necesaria.

6. Haga clic en el botón Diseño del documento para especificar la impresora que se usará, el tamaño de sobre y el método de alimentación de la impresora (figura 8.13). Haga clic en Aceptar.

7. Elija algo de lo siguiente:

Si está satisfecho con el formato y está listo ▲

para imprimir el sobre, haga clic en imprimir.

Si quiere hacer más cambios (reducir el ▲

interlineado en la dirección o agregar un logotipo, por ejemplo), haga clic en Aceptar.

Figura 8.13 Use el cuadro de diálogo Diseño deldocumento para establecer opciones de impresión.

Métodos de alimentación de la impresora

Selecciona un tipo de sobre

Figura 8.14 En lugar de enviar el sobre directamente a su impresora, puede generarlo como un nuevo documento de Word.

El sobre se despliega como un nuevo docu-mento de Word que puede editarse (figura 8.14). Haga los cambios deseados y después imprima.

148

Capítulo 8Im

pres

ión

de

sobr

es

Sugerencias ✔

Si el documento ya contiene una dirección ■

obvia, es probable que el asistente Sobres pueda insertar automáticamente la dirección en el cuadro Dirección.

La opción Delivery point barcode en el asis- ■

tente Sobres (figura 8.15) imprime en el sobre, de manera legible, el código postal para las máquinas del servicio postal de Estados Unidos. Esto sólo aplica a la versión en inglés del programa.

Si está creando sobres con respuesta, puede ■

imprimir un código FIM, utilizado por el sistema postal de Estados Unidos, al hacer clic en la casilla de verifi cación FIM-A en el asistente Sobres. Los FIM sólo son necesarios para respuestas comerciales pagadas. Esta opción sólo está disponible en la versión para Estados Unidos del programa.

Puede aplicar fuentes de forma selectiva. Para ■

usar una fuente o un estilo diferente sólo para el nombre del destinatario, por ejemplo, selec-cione el nombre antes de hacer clic en el botón Fuente.

Las direcciones seleccionadas de la Libreta de ■

direcciones de Off ice incluyen, por rutina, el nombre del país. Para correo dentro de su pro-pio país, tal vez tendrá que eliminar esta línea de las direcciones de remitente y destinatario. Haga clic en Aceptar (en lugar de Imprimir) para crear y editar documentos de Word. Haga las eliminaciones y después imprima el sobre.

Figura 8.15 Estas opciones de dirección de entrega traba-jan juntas. A menos que marque Delivery point barcode,no puede marcar FIM-A.

149

Microsoft Word: Otras características de WordEl A

dmin

istrador de co

mbin

ación

El Administrador de combinación de correspondenciaWord proporciona ayuda para crear cartas, etiquetas y sobres de combinación de correspondencia. Puede ayudarle a crear el documento principal (que con-tenga marcadores de posición para información que cambia con cada copia), crear o abrir el origen

de datos (por ejemplo, una colección de nombres y direcciones) e imprimir los documentos combina-dos. En este ejemplo, aprenderá cómo crear cartas modelo al usar registros en la Libreta de direccio-nes de Offi ce como el origen de datos.

Para generar una combinación:

1. Cree o abra los documentos que usará como documento principal (figura 8.16).

Por ejemplo, puede usar una carta modelo, un diseño de etiqueta o un diseño de sobre.

2. Seleccione Herramientas > Administrador de combinación de correspondencia.

Aparece la paleta Administrador de combina-ción de correspondencia (figura 8.17).

3. En la sección Seleccionar tipo de documento, de la paleta Administrador de combinación de correspondencia, haga clic en Crear nuevo, y seleccione un tipo de combinación (en este caso, Cartas modelo) del menú desplegable que aparece (figura 8.18).

4. Expanda la sección Seleccionar lista de desti-natarios, haga clic en el ícono Obtener lista y seleccione una de las siguientes opciones del menú desplegable:

Nuevo origen de datos ▲ lo lleva a través del proceso de crear un origen de datos desde cero.Abrir origen de datos ▲ le permite usar datos de un documento de Word o Excel existente.Libreta de direcciones de Off ice ▲ usa información de contacto de su Libreta de direcciones.

Figura 8.16 Esta carta modelo servirá como documento principal. El espacio ha sido dejado para la dirección del destinatario y el saludo.

La dirección deldestinatario está aquí

El saludova aquí

Figura 8.17 Paleta Administrador de combinación de correspondencia.

Figura 8.18 Esta sección le muestra el nombre del docu-mento principal y el tipo de combinación que se realizará. continúa en la página siguiente

150

Capítulo 8El

Adm

inis

trad

or

de c

om

bin

ació

n

Personalizar ▲ . Debe especifi car un rango de registros (en los cuadros Desde y Hasta).

FileMaker Pro ▲ le permite importar datos de campos seleccionados en una base de datos de FileMaker Pro 7.0-9.0 existente.

Después de que ha creado o abierto el origen de datos, la sección Insertar marcadores de posición se expande para desplegar los campos en el origen de datos (en este ejemplo, la Libreta de direcciones de Off ice) (figura 8.19).

5. Arrastre los campos combinados de la sección Insertar marcadores de posición, en la ubica-ción del documento principal (figura 8.20).

Los campos combinados son marcadores de posición para datos del origen de datos. Puede colocar campos combinados en líneas sepa-radas, juntas en la misma línea o incrustadas dentro del texto del documento principal.

6. Si es necesario, forme los campos combinados y agregue cualquier espacio o puntuación nece-sarios.

Por ejemplo, para la última línea de una dirección, separaría los campos combinados Ciudad, Estado y Código postal con una coma y espacios, como esto:

<<Ciudad>>, <<Provincia_o_estado>> <<Código_postal>>

7. Para sustituir los datos reales de los cam-pos combinados en el documento principal, expanda la sección Vista previa de resultados y haga clic en el ícono Ver datos combinados. Haga clic en los íconos de fl echa para moverse de un registro de datos al siguiente, mientrasve los resultados en el documento principal (figura 8.20).

8. En la sección Finalizar la combinación (figura 8.21), especifique los registros para combinar al seleccionar una opción del menú desplegable:

Todos. ▲ Combina todos los registros en el origen de datos.

Registro actual. ▲ Combina sólo el número de registro seleccionado en la sección Vista previa de resultados.

Figura 8.19 Después de que haya seleccionado elorigen de datos, aparece una lista de los campos combinados que contiene. Arrastre los camposnecesarios a su lugar en el documento principal.

Figura 8.20 En el documento principal, los campos combi-nados (arriba) se rodean con corchetes. Para ver el docu-mento con los datos combinados en su lugar (abajo), haga clic en el ícono Ver datos combinados, en la sección Vista previa de resultados.

Campo combinadoCampo combinado

Campo combinado

Figura 8.21 En la sección Finalizar la combinación, indique los registros que quiera combinar.

Generar mensaje de correo electrónicoCombinar en un nuevo documento

Combinar al imprimir

Especifica los registros que se combinarán

151

Microsoft Word: Otras características de WordEl A

dmin

istrador de co

mbin

ación

9. Cuando el documento combinado sea satis-factorio, haga clic en uno de estos botones, en la sección Finalizar la combinación (véase la figura 8.21):

Combinar al imprimir. ▲ Envía los docu-mentos combinados directamente a la impresora.

Combinar en nuevo documento. ▲ Crea un documento de Word que puede editar e imprimir después.

Generar mensajes de correo electró- ▲

nico. Envía los documentos combinados a la Bandeja de salida de Entourage, para transmisión como correo electrónico. Inserte la información pedida en el cuadro de diálogo Destinatario de correo (figura 8.22) y haga clic en Combinar correspon-dencia en bandeja de salida. Se genera un mensaje de correo electrónico para cada destinatario (figura 8.23).

10. Para quitar el Administrador de combina-ción de correspondencia, haga clic en su botón Cerrar o seleccione Herramienta > Administrador de combinación decorrespondencia.

Sugerencias ✔

Algunas veces tal vez quiera crear una combi- ■

nación sólo para un registro. Para ubicarel registro, haga clic en el ícono Encontrar registro, en la sección Seleccionar lista de destinatario.

Si no está seguro de que haya seleccionado los ■

registros correctos, o si piensa que algunos de éstos pueden estar incompletos o ser incorrec-tos, haga clic en Combinar a nuevo documento. Examine el documento resultante, elimine los registros innecesarios, edite cualquier registro incompleto y después imprima.

Cuando combine correspondencia, es buena ■

idea establecer Entourage en modo fuera de línea antes de generar la combinación (selec-cione Entourage > Trabajar sin conexión).

Figura 8.22 Establezca las opciones en el cuadro de diálogo Destinatario de correo antes de combinar en un correo electrónico.

Campo de direcciónde correo electrónico

Tema del mensaje

Formato del mensaje

Figura 8.23 Cuando combina a un correo electrónico, cada mensaje generado por la combinación se coloca en la Bandeja de salida de Entourage, listo para enviarse. Si es necesario, puede editar los mensajes en Entourage.

Examine los mensajes en la Bandeja de salida antes de que se envíen y haga cualquier edición o eliminación necesaria. Cuando esté listo para enviar los mensajes, seleccione nuevamente Entourage > Trabajo fuera de línea.

152

Capítulo 8D

ocu

men

taci

ón

DocumentaciónDependiendo del entorno en que trabaja, dos ca-racterísticas le resultarán extraordinaria o margi-nalmente útiles:

Puede usar ◆ Autorresumen para condensar material largo en algunos puntos clave.

Si está en un grupo de trabajo o comparte sus ◆

documentos con otros, puede establecer propie-

dades de documentos que identifi can el material e indican cómo manejarlo.

Para crear un autorresumende un documento:

1. Abra el documento que quiere resumir y selec-cione Herramientas > Autorresumen.

Aparece el cuadro de diálogo Autorresumen (figura 8.24).

2. Opcional: Especifi que la longitud del resumen al seleccionar una opción del menú desplegable Porcentaje del original (figura 8.25).

3. Haga clic en un ícono de Tipo de resumen:

Resaltar puntos principales. ▲ Se resalta en color amarillo el material importante. El texto restante del documento mostrará un color gris claro.

Insertar un resumen ejecutivo o ▲

extracto al principio del documento. La información de resumen se inserta al princi-pio del documento.

Crear un nuevo documento para insertar ▲

el resumen. A diferencia de otras opciones, esto no cambia el documento original. El texto de resumen se coloca en un nuevo documento aparte.

Ocultar todo excepto el resumen sin ▲

salir del documento original. Seleccione esta opción para ver sólo la información del resumen o el documento con puntos clave resaltados.

Si quiere guardar la información del documento, seleccione la segunda o tercera opción.

Figura 8.24 Seleccione un método de resumen y opciones.

Figura 8.25 Seleccione el número de frases, palabras o porcentaje del tamaño del documento.

153

Microsoft Word: Otras características de WordD

ocu

men

tación


El documento se resume como se especificó (figura 8.26).

5. Si ha selecciona el primero o el último método de resumen en el paso 2, aparece una barra de herramientas Autorresumen (figura 8.27). Puede usar la barra de herramientas para hacer lo siguiente:

Mostrar sólo el resumen o el documento ▲

completo con resaltado. (Este ícono fun-ciona como interruptor.)

Incrementar o disminuir interactivamente ▲

el porcentaje del resumen.

Cerrar la barra de herramientas y eliminar ▲

la información del resumen.

6. Opcional: Si seleccionó el segundo o tercer métodos en el paso 2, puede guardar la infor-mación de resumen.

Si seleccionó Crear nuevo documento, ▲

puede guardar la información del resumen al guardar el nuevo documento. Seleccione

Archivo > Guardar (#S).

Si ha seleccionado Insertar un resumen ▲

ejecutivo, puede guardar la información del resumen al incluirla como parte del documento original (Seleccione Archivo > Guardar) o como un nuevo documento (seleccione Archivo > Guardar como, y luego asigne un nuevo nombre o ubicación al archivo).

Sugerencias ✔

Si seleccionó el primero o el último método ■

de resumen, puede guardar sólo la informa-ción de resumen al usar de nuevo el comando Herramientas > Autorresumen y seleccionar después el segundo o tercer método.

Después de ver la información de resumen, ■

evitará que el documento original se modifi que al cerrarlo sin guardar los cambios.

Figura 8.26 Al igual que un extracto de un artículo profe-sional, el método de resumen ejecutivo coloca la informa-ción de resumen al principio del documento.

Resaltar o mostrar sólo puntos principales

Porcentaje del original Cerrar Autorresumen

Figura 8.27 La barra de herramientas Autorresumen.

154

Capítulo 8D

ocu

men

taci

ón

Para establecer o ver propiedadesdel documento:

1. Con el documento abierto, seleccione Archivo > Propiedades.

Aparece el cuadro de diálogo Propiedades. Sólo puede modificarse la información en las pestañas Resumen y Personalizado. Es posible ver la información de las otras pestañas, pero se establece automáticamente.

2. Para modificar la información de la pestaña Resumen (figura 8.28), escriba en los cuadros de texto.

3. Para modifi car la información de la pestaña Personalizado (figura 8.29), elija cualquiera de


Agregue un elemento de la lista ▲

Nombre. Seleccione el elemento de la lista, elija una opción del menú Tipo, escriba o seleccione un valor en la sección Valor, y haga clic en Agregar.

Agregue un elemento que no está en la ▲

lista Nombre. Escriba el nombre del ele-mento en el cuadro Nombre, seleccione una opción del menú Tipo, escriba o seleccione un valor en la sección Valor, y haga clic en Agregar. (Véase la figura 8.29, que ejempli-fica lo anterior.)

Elimine un elemento. ▲ Seleccione el ele-mento en el cuadro de lista Propiedades y haga clic en Eliminar.

Modifique un elemento. ▲ Seleccione el elemento en el cuadro de lista Propiedades, haga los cambios necesarios a Tipo y/o Valor, y haga clic en Modifi car.

4. Guarde el documento al seleccionar Archivo >

Guardar (#S).

La información en el cuadro de diálogo Propie-dades se guarda de manera automática con el archivo.

Figura 8.28 En la pestaña Resumen puede insertar informa-ción básica, como el título del documento, el asunto y el autor.

Figura 8.29 En la pestaña Personalizado puede agregar elementos a las propiedades de un documento, como su fecha de distribución, nombres de destinatario o lapersona que aprobó la distribución.

155

Capítulo 9: Lo esencial de las hojasde cálculo .................................... 157

Capítulo 10: Modifi cación de hojasde trabajo ................................... 185

Capítulo 11: Fórmulas y funciones .................. 209

Capítulo 12: Trabajo con listas ....................... 225

Capítulo 13: Gráfi cas ...................................... 237

Capítulo 14: Técnicas de bases de datos ........ 249

Capítulo 15: Análisis de datos ........................ 259

Capítulo 16: Intercambio de libros ................. 269

Parte III: Microsoft Excel

Lo esen

cial de las ho

jas de cálculo

9Lo esencial de

las hojas

de cálculo

157

Como probablemente ya lo sabe, Excel es la aplica-

ción de hoja de cálculos de Offi ce 2008. Al trabajar

en una cuadrícula de fi las y columnas llamada

hoja de cálculo, puede crear listas, realizar cálculos

complejos y grafi car datos importantes.

En este capítulo exploraremos los temas básicos que necesitará entender para comenzar a usar Excel:

Creación de nuevos libros◆

Entendimiento de la interfaz y las vistas◆

Inserción de datos en celdas y navegación de la ◆

hoja de cálculo

Uso de Autorrelleno para llenar rangos de ◆

forma inteligente

Edición de contenidos de celda y realización de ◆

procedimientos de búsqueda y reemplazo

Documentación de celdas con comentarios◆

Nombrado de rangos de celda◆

Importación de archivos de texto ◆

Trabajo con libros y hojas◆

Impresión de libros, hojas de cálculo y rangos ◆

seleccionados

En este capítulo se analizan varios temas avanza-

dos, como consolidar hojas de cálculo. Querrá vol-

ver a consultar de nuevo este capítulo más adelante.

158

Capítulo 9Cr

eaci

ón

de

un

nu

evo

lib

ro

Creación de un nuevo libroA un documento de Excel se le llama libro. Cada libro consta de una o varias páginas conocidas como hojas (u hojas de cálculo). Además de crear nuevos libros en blanco, puede basar un nuevo libro en una plantilla, al seleccionar una de la Ga-lería de proyectos o de las hojas de contabilidad en la Galería de elementos.

Para crear un nuevo libro en blanco:

Elija algo de lo siguiente:◆

Cuando lanza Excel, es probable que aparezca ▲

la Galería de proyectos (fi gura 9.1). Haga clic en la pestaña Nuevo. Como opción prede-terminada, se selecciona Documentos en blanco. Seleccione la miniatura Libro de Excel o Asistente para listas, y haga clic en Abrir.

Si Excel ya está en ejecución, seleccione ▲

Archivo > Libro nuevo, presione #N o haga clic en el ícono Nuevo, en la barra de herra-mientas Estándar.

Aparece un nuevo libro (fi gura 9.2).

Para crear un libro a partir de unaplantilla de la Galería de proyectos:

1. Seleccione Archivo > Galería de proyecto

(s#P) o haga clic en el ícono Microsoft Project Gallery, en el Dock.

2. En la ventana Galería de proyectos ( fi gura 9.1), seleccione Documentos de Excel, del menú desplegable Mostrar.

Esto restringe las miniaturas de documentos y plantillas a archivos de Excel.

3. Seleccione una categoría de la lista que se encuentra a la izquierda. Estas categorías con-tienen plantillas: Mis plantillas, Documentos particulares y Hojas de contabilidad.

4. Seleccione una miniatura de plantilla, en el lado derecho de la ventana, y haga clic en Abrir.

Excel crea y abre un libro nuevo basado en la plantilla seleccionada.

Figura 9.2 Aparece un nuevo libro en blanco.

Figura 9.1 En el momento de lanzar el programa, puede crear un libro nuevo en la Galería de proyectos, alpresionar r.

Menú Mostrar

Categorías

159

Microsoft Excel: Lo esencial de las hojas de cálculoCreació

n de u

n n

uevo

libro

Para agregar una hoja de contabilidadal libro actual:

1. Haga clic en la pestaña Hojas, en la Galería de elementos (figura 9.3, en la parte inferior de la página).

Aparecen los botones de la categoría de conta-bilidad.

2. Haga clic en un botón de categoría para ver plantillas disponibles.

Para ver una descripción de una plantilla, colo-que el cursor en su miniatura.

3. Seleccione una plantilla al hacer clic en su miniatura.

Se agrega una nueva hoja de cálculo al libro actual, basada en la plantilla (figura 9.4).

Sugerencias ✔

Al momento de lanzar Excel, si cierra la Galería ■

de proyectos sin abrir un libro nuevo o exis-tente, se crea automáticamente un nuevo libro.

La aparición de la Galería de proyectos al inicio ■

se determina con una opción de Preferencias (figura 9.5). Seleccione Excel > Preferencias, y haga clic en el ícono General. En este cuadro de diálogo también se especifi ca el número de hojas en un nuevo libro.

Puede abrir el ícono Microsoft Project Gallery, ■

en el Dock, en cualquier momento (aunque no se esté ejecutando una aplicación de Offi ce).

No es necesario cerrar libros abiertos antes de ■

crear uno nuevo.

Figura 9.3 Agregue una hoja de contabilidad al libro actual al hacer clic en su miniatura, en la Galería de elementos.

Categoría seleccionada Pestaña Hojas

Descripción de hoja

Miniatura de plantilla Muestra otras plantillas

Figura 9.5 En la sección General, de Preferencias, marque Mostrar Galería de proyectos al inicio.

Figura 9.4 Con base en la plantilla seleccionada, la nueva hoja de contabilidad se agrega al libro.

160

Capítulo 9La

inte

rfaz

de

Exce

l

La interfaz de ExcelEn la fi gura 9.6 se muestran los componentes de la interfaz con los que tiene que familiarizarse.

Barra de menús. Al igual que otras aplicaciones de Macintosh, los comandos pueden seleccionarse al hacer clic en un título de la barra de menús. Por ejemplo, para guardar cambios en el libro actual haga clic en el menú Archivo y seleccione Guardar (que se muestra como Archivo > Guardar en este libro).

Cuadro de nombres. Parte de la barra de fórmulas, el Cuadro de nombres (figura 9.7) muestra la di-rección de las celdas activas. También puede crear nombres en español en el Cuadro de nombres, que puede usar en fórmulas como abreviatura de la celda o rango que representa, como =SUMA(Ventas) en lugar de =SUMA(A5:A27). Por último, puede inser-tar una dirección de celda o rango en el Cuadro de

nombres y presionar r para ir de inmediato a la celda o rango en el libro y seleccionarlo.

Figura 9.6 La interfaz de Excel 2008.

Barra de menús

Menú Script

Cuadro de nombres

Barra defórmulas

Barras deherramientas

Galería deelementos

Celda activa

Pestañas de hojasÍconos de vista

Figura 9.7 Escriba la dirección o el rango que quiere seleccionar y presione r.

161

Microsoft Excel: Lo esencial de las hojas de cálculoLa in

terfaz de Excel

Barra de fórmulas. La barra de fórmulas fl otante tiene dos propósitos. En primer lugar, despliega el contenido de la celda activa. Después puede usarla para insertar y editar datos y fórmulas. Para mos-trar u ocultar la barra de fórmulas, seleccione Ver > Barra de fórmulas. (La aparición automática de la barra de fórmulas cuando abre o crea un libro se determina mediante una opción en Preferencias de Vista.)

Galería de elementos. Nueva en Offi ce 2008, cada pestaña presenta un tipo diferente de mate-rial de Excel en una lista para desplazamientode miniaturas (véase la fi gura 9.3). Haga clicen una miniatura para abrir el elemento seleccio-nado, agregándolo al libro u hoja actual. Para ocul-tar o mostrar la Galería de elementos, seleccione Ver > Galería de elementos. Después de ver los ele-mentos de una pestaña dada, como Gráfi cos, haga clic de nuevo en la pestaña para cerrar la galería.

Menú Scripts. Haga clic en esta barra de menú para ejecutar AppleScripts y Flujos de trabajo de Automator instalados (figura 9.8).

Celda activa. Se trata de otro nombre para la celda seleccionada. La dirección de la celda es la intersección entre la columna y fi la en que se ubica (columna L y fi la 4 en la fi gura 9.6, por ejemplo). Excel resalta automáticamente los encabezados de columna y fi la apropiados. La dirección de celda se despliega en el Cuadro de nombres, y el contenido de la celda (datos o una fórmula) se muestran en la Barra de fórmulas.

Barras de herramientas. Una barra de herramien-tas representa características comunes de Excel agrupadas por función. Cada barra de herramien-tas aparece arriba del área de la hoja de cálculo o como una paleta fl otante (figura 9.9). Para ejecutar los comandos de las barras de herramientas, haga clic en sus íconos y seleccione opciones de menús desplegables. Para mostrar u ocultar una barra de herramientas, seleccione Ver > Barras de he-rramientas, seguido por el nombre de la barra de herramientas.

Establecimiento de preferencias

Es una buena idea revisar las opciones de per-sonalización de Excel en Preferencias. Debido a que son demasiadas, el cuadro de diálogo Preferencias fue hecho para tener un aspecto similar a Preferencias del sistema y funcionar como éste. Después de seleccionar Excel > Pre-

ferencias (#,), haga clic en los íconos para ver diferentes categorías de Preferencias. Aquí se muestran algunas opciones que debe examinar:

General. ◆ Hojas del nuevo libro, fuente y tamaño predeterminado, nombre de usuario.

Ver◆ . Confi guración (mostrar la barra de fórmulas, vista preferida para las nuevas hojas), Opciones de ventana (mostrar saltos de página, fórmulas o líneas de cuadrícula).

Edición◆ . Especifi ca el número de decimales que se desplegará.

Compatibilidad◆ . Formato de archivo pre-determinado.

Seguridad◆ . Contraseñas, quitar informa-ción personal de este archivo al guardar.

Figura 9.8 Puede seleccionar comandos de propósito especial, como estos fl ujos de trabajo de Automator de ejemplo, del menú Scripts.

Menú Scripts

Figura 9.9 Algunas barras de herramientas son sensi-bles al trabajo y aparecen automáticamente cuando realiza una función relacionada, como seleccionar una celda en una lista de Excel.

(continúa en la página siguiente)

162

Capítulo 9La

inte

rfaz

de

Exce

l

Íconos de Vista. Puede trabajar con la hoja actual en dos vistas: Normal o Diseño de página. Enla Vista Diseño de página (la predeterminada), la hoja se muestra como se imprimirá (con márgenes y saltos de página). En la Vista normal (la opción preferida para insertar y editar datos), las columnas y fi las se despliegan sin saltos. Las líneas puntea-das muestran el lugar en que las páginas se dividi-rán cuando se impriman.

Puede cambiar de vista cuando quiera al hacer clic en un ícono (fi gura 9.10) o seleccionar Normal o Diseño de página, del menú Ver. Si un libro tiene varias hojas, cada una puede establecerse en una vista diferente. Puede establecer la vista predeter-minada (Vista preferida para nuevas hojas) en la sección Ver, de Preferencias.

Pestañas de hojas. Las pestañas de hojas (fi gura 9.11) se usan para agregar, eliminar, cambiar el nombre y navegar hojas de cálculo. Para conocer información sobre hojas y pestañas de hojas, con-sulte “Trabajo con libros”, más adelante en este capítulo.

Sugerencias ✔

Para cambiar la ampliación, seleccione una ■

opción del ícono Zoom, en la barra de herra-mientas Estándar. Observe que las opciones de Zoom son específi cas de la hoja. Cada hoja puede tener una ampliación diferente, si así lo desea.

Haga clic en el ícono Cuadro de herramientas, ■

en la barra de herramientas Estándar, para mostrar u ocultar el Cuadro de herramientas. Como aprendió en el capítulo 1, cada aplicación de Offi ce hace que estén disponibles diferentes herramientas en las pestañas del Cuadro de herramientas, como la Paleta de formato y el Generador de fórmulas. También puede abrir el Cuadro de herramientas al seleccionar una pestaña específi ca del menú Ver.

Vista normal

Vista Diseño de página Indicador de vista

Figura 9.10 La forma más rápida de cambiar vistas es hacer clic en uno de sus íconos.

Figura 9.11 Un libro puede tener muchas hojas. Para que una hoja diferente esté activa, haga clic en su pestaña. Si el nombre de la hoja no está visible, haga clic en los íconos de navegación.

Íconos de navegación Hoja activa

163

Microsoft Excel: Lo esencial de las hojas de cálculoN

avegació

n po

r las ho

jas de cálculo

Navegación por lashojas de cálculoLas ventanas de Excel funcionan como casi todas las demás aplicaciones de Macintosh (con algunos trucos adicionales para llevarlo adonde quiere ir).

Una hoja se divide en una cuadrícula de fi las y columnas (fi gura 9.12). La intersección deuna columna y fi la es una celda. Cada columna se etiqueta con una letra (como se muestra en su encabezado) y cada fi la con un número. La com-binación de una letra de columna y un número de fi la identifi ca de forma única cada celda, como G7 o D103. A esta combinación se le conoce como dirección de celda.

Para ir a una celda:Elija una de las siguientes opciones◆ :

Desplácese para desplegar la celda deseada ▲

y después haga clic en la celda.

Use el teclado para ir a la celda, como se ▲

explica en la tabla 9.1.

Escriba la dirección de la celda en el Cuadro ▲

de nombres de la Barra de fórmulas (véase la

fi gura 9.7), y después presione r o e.

Seleccione Edición > Ir a ( ▲ CG). En el cuadro de diálogo Ir a (fi gura 9.13), inserte la dirección en el cuadro Referencia, o selec-ciónela de la lista Ir a. Haga clic en Aceptar.

La celda a la que se mueve o en la que hace clic se vuelve la celda activa. La dirección aparece en el Cuadro de nombres, y se resaltan la letra de la columna correspondiente y el número de fi la.

Sugerencias ✔

Puede usar las barras de desplazamiento para ■

trasladarse por la hoja de cálculo sin cambiar la celda activa.

Cuando se desplace, presione ■ CD para regresar de inmediato a la celda activa.

Si el Cuadro de nombres no está visible, des-■

pliegue la Barra de fórmulas al seleccionar Ver > Barra de fórmulas.

Celda activa (A1)

Figura 9.12 En una hoja de cálculo estándar, cada columna se designa con una letra y cada fi la con un número. Cada dirección de celda, como A1 o BW723, es la intersección de una fi la o columna particular.

Figura 9.13 Escriba la dirección de celda y haga clic en Aceptar. (Si la dirección se ha usado reciente-mente, puede seleccionarla de la lista Ir a).

Tabla 9.1

Método abreviado de tecladoS H O R T C U T A C C I Ó N

W, Z, A, S Se mueve a la celda adyacente (arriba, abajo, izquierda o derecha)

u, y Se mueve arriba o abajo unapantalla)

oy, ou

Se mueve a la derecha o izquierda una pantalla

t, st Se mueve a la derecha o izquierda una celda

e, se Se mueve abajo o arriba una celda

r, sr Se mueve abajo o arriba una celda

h Se mueve a la primera celda de la fi la

C + arrow key Se mueve al borde del dato actual

Ch Se mueve a la celda A1

Cj Se mueve a la última celda en uso

164

Capítulo 9In

serc

ión

de

dato

s en

cel

das

Inserción de datos en celdasLa inserción de datos es, sobre todo, un procedi-miento de hacer clic y escribir, como se explica en los siguientes pasos.

Para insertar datos en una celda: 1. Haga clic en una celda para que sea la activa

(fi gura 9.14).

2. En la celda o en la Barra de fórmulas, escriba el texto, el número, la fecha o la fórmula (figura 9.15).

Las fórmulas deben comenzar con un signo de igual (=), como se explica en el capítulo 11.

3. Complete la entrada al presionar una tecla de

navegación, como r o e para moverse

hacia abajo o t para moverse a la derecha.

Excel evalúa el contenido de la celda y después le da el formato apropiado.

Sugerencias ✔Para completar la entrada en una celda también ■

puede usar los métodos abreviados de teclado que se muestran en la tabla 9.1.Si cambia de opinión acerca de la entrada en ■

una celda, presione q o haga clic en el ícono Cancelar (X), en la Barra de fórmulas. Si la celda estaba vacía, se limpia; si contenía datos o una fórmula, se restauran éstos.Si una entrada de texto que está escribiendo ■

coincide con una o más entradas en la misma columna, Excel proporciona una lista de Autocompletar desplegable con todas las coincidencias (fi gura 9.16). Haga clic en una y acepte, o siga ignorando la lista. (Si esta lista no le resulta útil, puede deshabilitar Autocompletar en la sección Autocompletar, de Preferencias.)Algunos números, como Códigos postales, se ■

tratan mejor como texto que como números. Al hacerlo se le permite preservar cualquier cero al principio, como 01701. (Si se registra como número, Excel quita los ceros al principio.) Para evitar, forme las celdas como Texto antes de insertar los datos. (Consulte el capítulo 10 para conocer instrucciones de formato.)

Figura 9.14 La celda actual (o activa) se rodea con un borde gris grueso. Se resaltan sus encabezados de fi la y columna.

Celda activa (B3)

Figura 9.15 Puede escribir directamente en la celda activa o en el cuadro de texto en la Barra de fórmulas.

Barra de fórmulas Cancelar

Celda activa

Figura 9.16 Una lista de Autocompletar.

Inserción de datos en un rango

Si conoce el rango de celdas en que estará insertando datos, puede acelerar el proceso al seleccionar primero el rango.

Después de que complete la entrada para cada

celda, presione t para pasar a la siguiente

celda a la derecha o presione r o e

para pasar a la celda de abajo. Cuando se ha completado una fi la o columna del rango, el cursor se mueve automáticamente al principio de la siguiente fi la o columna.

165

Microsoft Excel: Lo esencial de las hojas de cálculoR

elleno

de celdas con

un

a serie

Relleno de celdascon una serieCuando necesita rellenar un rango de celdas con números, fechas, días de la semana o elementos consecutivos que siguen un patrón específi co (como cada cuatro días), puede usar Autorrelleno para insertar automáticamente la secuencia.

Para autorrellenar un rango de celdas:

1. En la primera celda, escriba el primer número, palabra o fecha de la serie.

Algunos ejemplos son 105, Domingo, Marzo, 30/04/04, 2 de Abril, 2005 o Trimestre 1.

2. Si la serie no es evidente desde la celda inicial, inserte el siguiente elemento de la serie en una celda adyacente (la columna a la derecha o la fi la de abajo).

3. Seleccione la celda o las celdas iniciales. Después mueva el puntero sobre la esquina inferior derecha de la celda inferior o del extremo derecho. Toma la forma de un controla-dor de relleno (fi gura 9.17). Arrastre para exten-der la secuencia, como lo desee (fi gura 9.18).

A medida que arrastra sobre cada celda, el valor que se rellenará en la celda actual se muestra en un recuadro con información sobre la herra-mienta.

4. Suelte el botón del ratón cuando las celdas de destino se hayan seleccionado.

La secuencia aparece en las celdas selecciona-das (fi gura 9.19).

5. Opcional: Haga clic en el ícono Opciones de autorrelleno para seleccionar una opción, como Rellenar días de la semana.

Sugerencias ✔

Si no aparece el controlador de relleno, tal vez ■

se ha deshabilitado en la sección Edición, del cuadro de diálogo Preferencias.

Para rellenar una serie de celdas con el mismo ■

texto o los mismos datos numéricos, como CA o 0.082, use el comando Relleno (como Edición > Rellenar > Hacia abajo) en lugar de Autorrelleno. También puede usar los comandos Rellenar para extender una serie de valores calculados.

Figura 9.17 Mueva el cursor sobre la esquina inferior derecha de la celda. Se vuelve un con-trolador de relleno.

Recuadro de información sobre herramientas de Autorrelleno

Figura 9.18 Arrastre para seleccionar el rango que quiere rellenar.

Figura 9.19 Cuando suelta el botón del ratón,aparecen los nuevos datos.

Opciones de autorrelleno

166

Capítulo 9Ed

ició

n d

e da

tos

de c

elda

s

Edición de datos de celdasLa forma más sencilla de cambiar el contenido de una celda es seleccionarla y después escribir sobre los datos actuales. Pero si la celda contiene una fórmula o una cadena de texto grande, a menudo es más fácil editar el contenido que volver a escribirlo.

Para editar el contenido de una celda:


Haga clic en la celda para seleccionarla. (Al ▲

seleccionar una celda se resalta automáti-camente todo el contenido.) Escriba para reemplazar o sobrescribir el contenido.

Haga doble clic en la celda para establecer la ▲

marca de inserción de texto en el texto de la celda (fi gura 9.20).

Haga clic en la celda para seleccionarla. ▲

Establezca la marca de inserción de texto en el texto desplegado en la Barra de fórmulas (fi gura 9.21).

2. Edite el contenido en la celda o en la barra de fórmulas al usar las mismas técnicas que cuando edita texto en Word.

Por ejemplo, puede eliminar el carácter anterior

o una selección al presionar D, insertar caracteres adicionales o moverse a la derecha o izquierda dentro del contenido al presionar las teclas fl echa izquierda o derecha.

3. Para completar la edición, puede ir a otra celda;

presionar r, e, t; o presionar otra tecla de navegación.

Sugerencias ✔

Para cancelar una revisión y dejar intacto el ■

contenido original de la celda, presione qo haga clic en el botón Cancelar, en la Barrade fórmulas (véase la fi gura 9.15).

Si edita los datos de una fórmula o celda a la ■

que hace referencia otra fórmula, todas las celdas afectadas vuelven a calcularse cuando termina de editar.

Figura 9.21 ...o en el cuadro de texto en la barrade fórmulas.

Marca de inserción

Figura 9.20 Puede editar datos de celda directamente en la celda...

167

Microsoft Excel: Lo esencial de las hojas de cálculoB

úsq

ueda y reem

plazo de dato

s

Búsqueda y reemplazode datosOtra forma de editar una hoja de cálculo consiste en usar el comando Reemplazar para buscar una cadena y reemplazarla con otra.

Para realizar una búsqueda o reemplazo:

1. Opcional: Para restringir su búsqueda a una parte de la hoja de cálculo, seleccione el rango.

2. Seleccione Edición > Reemplazar. Aparece el cuadro de diálogo Reemplazar.

3. Inserte una cadena de búsqueda en el cuadro de texto Buscar y una cadena de reemplazo en el cuadro de texto Reemplazar con(fi gura 9.22).

4. En el menú desplegable Dentro de, seleccione Hoja para buscar sólo en la hoja activa, o Libro para buscar en todas las hojas.

5. Del menú desplegable Buscar, seleccione Por fi las o Por columnas, dependiendo de la manera en que estén ordenados los datos.

Por ejemplo, para reemplazar una dirección o un nombre antiguo con uno nuevo en una hoja de cálculo que restringe esos elementos a una o dos columnas, es mejor una búsqueda Por columnas. Por otra parte, si el texto puede encontrarse en cualquier columna, una bús-queda Por fi las puede ser mejor.

6. Opcional: Haga clic en una o ambas casillas de verifi cación para restringir las coincidencias a las que tienen mayúsculas idénticas (Coincidir mayúsculas y minúsculas) o donde la cadena Buscar es el único dato en la celda encontrada (Buscar sólo celdas completas).

7. Para comenzar a buscar, haga clic en Buscar siguiente.

Si Excel encuentra una coincidencia, la resalta en la hoja de cálculo (fi gura 9.23).

Figura 9.22 Inserte las cadenas en Buscar y Reemplazar en los cuadros de texto.

Cadena de Búsqueda Cadena de Reemplazo

Figura 9.23 Cuando se encuentra una coincidencia, Excel se desplaza a la celda y la selecciona.

Coincidencia seleccionada


168

Capítulo 9B

úsq

ued

a y

reem

plaz

o d

e da

tos

8. Para cada coincidencia, elija una de las siguientes opciones:

Para reemplazar esta coincidencia con ▲

la cadena Reemplazar con, haga clic en Reemplazar.

Para omitir esta coincidencia y buscar la ▲

siguiente, haga clic en Buscar siguiente.

Para omitir esta coincidencia y terminar ▲

la búsqueda inmediatamente, haga clic en Cerrar.

Repita este paso para cualquier coincidencia adicional en la hoja o libro.

9. Si el cuadro de diálogo no se cierra automática-mente como resultado de una operación (como Reemplazar todas), haga clic en el botón Cerrar.

Sugerencias ✔

Para buscar y reemplazar ■ todas las instancias coincidentes de forma simultánea, puede hacer clic en Reemplazar todas en cualquier momento. Sin embargo, observe que no se le dará la oportunidad de ver los cambios individuales, porque se hacen en masa.

Puede deshacer un Reemplazar todas al selec-■

cionar inmediatamente Edición > Deshacer

Reemplazar (#Z).

La cadena Buscar también incluye ■ caracteres comodines, como se muestra a continuación:

Signo de interrogación (?). ▲ Un sustituto para cualquier carácter. Por ejemplo, cant? encontraría canté, cantó, canto y canta.

Asterisco (*). ▲ Un sustituto para cualquier número de caracteres (incluido ninguno). j*n encontraría Juan, jabón y AJ Canción; es decir, cualquier cadena de texto que incluya una J y más adelante una N.

Si quiere buscar ciertos datos pero no reem-■

plazarlos, seleccione Edición > Buscar (#F). El cuadro de diálogo Buscar (fi gura 9.24) es similar al cuadro Reemplazar.

Como una revisión de limpieza después de usar ■

Reemplazar todas, tal vez quiera realizar una

Figura 9.24 Buscar funciona como Reemplazar. Puede cambiar de Buscar a Buscar/Reemplazar al hacer clic en el botón Reemplazar.

Ordenación de datos

Muchas hojas o ciertos rangos se organizan como conjuntos de datos rectangulares en que cada fi la es equivalente a un registro y cada columna es un campo. En Excel ese conjunto puede defi nirse como una lista o analizarse al usar las herramientas de base de datos. Ya sea que declare o no formalmente que un conjunto es una lista, puede ordenar periódicamente por uno o varios campos. Para conocer instruccio-nes sobre ordenar usando el cuadro de diálogo Ordenar, consulte “Operaciones de base de datos” (capítulo 14) y “Ordenamiento de una lista” (capítulo 12).

Puede usar los íconos de la barra de herramien-tas Ordenar para ordenar cualquier conjunto de datos rectangular basado en los contenidos de

una de sus columnas:


Para ordenar un conjunto completo, ▲

seleccione cualquier celda de la columna que se tomará como base para ordenar.

Para ordenar sólo una columna de datos ▲

mientras ignora las columnas que la rodean, seleccione las celdas de la columna.

2. Haga clic en el ícono Orden A-Z u Orden Z-A, en la barra de herramientas Estándar.

acción Buscar, para buscar la cadena de reem-plazo y ver si las entradas tienen un aspecto apropiado.

169

Microsoft Excel: Lo esencial de las hojas de cálculoA

dición

de com

entario

s a celdas

Adición de comentariosa celdasPara documentar las suposiciones detrás de un cálculo o para explicar el signifi cado de una fórmula compleja, puede adjuntar un comentario a cual-quier celda. Los comentarios están visibles sólo cuando lo desee.

Para crear y administrar comentarios:

1. Para adjuntar un comentario a una celda, seleccione la celda y seleccione Insertar > Comentario.

Aparece un cuadro de texto. Si se ha insertado un Nombre de usuario en la sección General, de Preferencias (fi gura 9.25), el nombre aparece en el cuadro de texto para identifi car al autor del comentario. Elimínelo, si lo desea.

2. Inserte su comentario en el cuadro. Cuando haya terminado, haga clic en cualquier otra celda.

El cuadro de texto Comentario se cierra y aparece un triángulo pequeño en la esquina superior derecha de la celda. Éste es el indica-dor de comentario (fi gura 9.26).

3. Para ver los comentarios, elija una de las siguientes opciones:

Para ver un comentario específi co, coloque ▲

el cursor sobre la celda (fi gura 9.27).

Para ver todos los comentarios en una hoja ▲

de cálculo, seleccione Ver > Comentarios. (Para ocultar los comentarios, seleccione Ver > Comentarios nuevamente.)

Sugerencias ✔Cuando selecciona Ver > Comentarios, aparece ■

la barra de herramientas Revisión (fi gura 9.28). Puede usar la barra de herramientas para recorrer los comentarios en círculo, crear nuevos comen-tarios, eliminar o editar comentarios, etcétera.

Puede cambiar el tamaño de un cuadro de ■

comentario al arrastrar cualquiera de sus con-troladores que lo rodean cuando crea o edita el comentario.

Figura 9.28 La barra de herramientas Revisión tiene comandos para trabajar con comentarios.

Agregar o modifi car comentario

Mostrar comentario

Comentario anterior

Mostrar u ocultar todos loscomentarios

Comentario siguiente

Eliminar comentario

Figura 9.25 Si se especifi ca en las preferencias genera-les, el Nombre usuario se adjunta a cada comentario.

Figura 9.26 La presencia de un comentario se indica con un triángulo pequeño en la esquina superior dere-cha de la celda.

Indicador de comentario

Figura 9.27 Un comentario aparece cuando mueve el cursor sobre la celda adjunta.

Debido a que un comentario es un objeto, ■

puede darle formato (cambiar su fuente o color, por ejemplo).

170

Capítulo 9A

sig

nac

ión

de

no

mbr

es a

ran

go

s de

cel

das

Asignación de nombresa rangos de celdasPara facilitar la localización de un rango de celdas particular, crear una gráfi ca de éste o hacer refe-rencia a éste en una fórmula, puede asignar un nombre a cualquier celda o rango. A estos nombres se les denomina nombres de rango, rangos con nombre o rangos.

Por ejemplo, puede asignar el nombre Abril a una columna de ventas de abril y hacer referencia a ésta en las fórmulas con el nombre: =SUMA(Abril) en lugar de =SUMA(D3:D14). Puede asignar un nom-bre a una sola celda, parte de una columna o fi la, a un grupo de celdas que aparecen en varias fi las o columnas, o a un grupo de celdas no adyacentes.

Para asignar un nombre a un rangode celdas:

1. Seleccione las celdas a las que quiera asignar un nombre.

2. En el Cuadro de nombres, de la Barra de fórmulas (fi gura 9.29), inserte el nombre que quiera asig-

nar a las celdas seleccionadas y presione e

o r.

Sugerencias ✔El primer carácter de un nombre debe ser una ■

letra o un guión de subrayado (_). Los nombres pueden contener varias palabras, pero no espa-cios. Use, en cambio, un guión de subrayado o un punto, como en Impuestos.Ventas.Pct o Impuestos_Ventas_Pct.

No puede dar nombre a una celda mientras ■

cambia su contenido.

También puede asignar un nombre a una ■ cons-tante (como se explica en la siguiente sugeren-cia); por ejemplo, puede defi nir ImpuestosVentas como =0.075.

Otra forma de defi nir nombres consiste en selec-■

cionar Insertar > Nombre > Defi nir. En el cuadro de diálogo Defi nir nombre (fi gura 9.30), inserte

Figura 9.29 En el Cuadro de nombres, inserte un nombre para la celda o el rango de celdas seleccionado.

Asignación de nombre a un rango

Figura 9.30 Puede usar el cuadro de diálogo Defi nir nombre para crear nombres que hacen referencia a una celda o rango (superior) o a una constante (inferior).

Asignación de nombre a una constante

171

Microsoft Excel: Lo esencial de las hojas de cálculoA

sign

ación

de no

mbres a ran

go

s de celdas

un nombre, especifi que un rango o constante en Hacer referencia a, y haga clic en Agregar. (Como se muestra, todas las defi niciones de nombre empiezan con un signo igual.) Haga clic en Aceptar cuando haya terminado.

Otra razón para crear nombres es para saltar ■

rápidamente a áreas clave de una hoja. Por ejemplo, puede dar nombre a cifras importantes de resumen, listas y áreas de datos. Para ir y seleccionar un rango con nombre, elija cual-quiera de las siguientes opciones:

Seleccione el nombre de la lista desplegable ▲

del cuadro de Nombre (fi gura 9.31).

Escriba el nombre en el Cuadro de nombres. ▲

Seleccione Edición > Ir a ( ▲ CG). En el cuadro de diálogo Ir a (fi gura 9.32), selec-cione el nombre y haga clic en Aceptar.

En un libro de varias hojas, los nombres le per-■

miten pasar directamente a áreas de diferentes hojas. Por ejemplo, suponga que está dando seguimiento a ventas o gastos al crear una nueva hoja para cada mes. Es probable que el total esté en un rango diferente en cada hoja. Asigne un nombre a cada rango de total de un mes y después puede saltar a cualquiera deesos rangos (sin importar la hoja que esté desplegada).

Las fórmulas pueden hacer referencia a rangos ■

con nombre en otras hojas del mismo libro.

Figura 9.31 Para ir a un rango con nombre, selecciónelo en la lista desplegable del Cuadro de nombres.

Figura 9.32 También puede ir a un rango al seleccionar su nombre en el cuadro de diálogo Ir a.

172

Capítulo 9Im

port

ació

n d

e da

tos

de u

n a

rch

ivo

Importación de datosde un archivo de textoEscribir datos no es la única forma de llenar cel-das. Puede importar datos de diversas fuentes externas. En el capítulo 14 se presentan los proce-dimientos para importar datos de bases de datos de FileMakerPro y de páginas Web. En esta sección aprenderá a importar datos de archivos de texto. Debido a que casi todas las aplicaciones pueden guardar datos o tablas como archivos de texto delimitados por tabuladores, es un formato muy común para intercambio de datos.

Para importar datos de un archivode texto:

1. En el programa de origen (como una base de datos, hoja de cálculo o programa de proce-samiento de palabras), exporte o guarde el archivo en un formato delimitado por tabulado-res o comas.

En el archivo delimitado, los campos se separan entre sí con un carácter especial, como un tabulador o una coma. Cada registro es un solo

párrafo, que termina con un carácter r.

2. Arrastre el ícono del archivo exportado al ícono del programa Excel. (Si Excel está en el Dock, puede arrastrarlo a ese ícono, por ejemplo.)

Excel trata de abrir e interpretar el archivo como una hoja de cálculo nueva (figura 9.33).

3. Examine la hoja de cálculo resultante. Si es satisfactoria, guárdela como un archivo normal de Excel.

Seleccione Archivo > Guardar como, y cambie la opción Formato a Libro de Excel (.xlsx) o Libro de Excel 97-2004 (.xls).

Figura 9.33 Revise la nueva hoja de cálculo para ver si los datos se han interpretado razonablemente.

Inténtelo usted mismo

Para ver cómo funciona la importación de un archivo de texto, cree una hoja de cálculo de Excel con sus contactos de la Libreta de direc-ciones de Entourage:

1. En Entourage, seleccione Archivo > Exportar. Aparece el asistente Exportar.

2. Seleccione Contactos a una lista (texto delimitado por tabuladores). Haga clic en el ícono de flecha derecha.

Aparece un cuadro de diálogo Guardar.

3. Asigne un nombre al archivo que va a expor-tar, seleccione una ubicación conveniente para éste (como el Escritorio), y haga clic en Guardar.

4. Arrastre el texto delimitado por tabuladores resultante al ícono de Excel (que se encuen-tra en el Dock o en la carpeta Aplicaciones: Microsoft Off ice 2008).

173

Microsoft Excel: Lo esencial de las hojas de cálculoIm

portació

n de dato

s de un

archivo

Sugerencias ✔

Si el resultado de un procedimiento de arrastrar ■

y colocar no es satisfactorio, puede importar los datos al usar el Asistente para importar texto. Seleccione Datos > Obtener Datos externos > Importar archivo de texto y siga las instrucciones del asistente (figura 9.34). El Asistente para importar texto puede importar casi cualquier archivo delimitado consistentemente, además de uno en que los datos consten de campos de ancho fijo.

También puede iniciar el Asistente para impor-■

tar texto al seleccionar Archivo > Importar, o al hacer clic en el ícono Importar, en la barra de herramientas Estándar. Seleccione el archivo de texto en el cuadro de diálogo Importar.

Si usa el comando Archivo > Abrir para abrir un ■

archivo de texto, se invoca automáticamente al Asistente para importar texto.

Cuando los datos se exportan como texto desde ■

casi todas las aplicaciones, se pierde cualquier fórmula contenida en los datos de origen. En cambio, se exportan los resultados. Por lo tanto, después de la importación en Excel, es probable que necesite reconstruir la fórmula en la hoja de cálculo.

Excel también puede abrir algunos tipos de ■

archivos en su formato nativo, como bases de datos de FileMaker Pro y hojas de cálculo de AppleWorks. Cuando esté disponible como opción, éste es el método preferido para impor-tar datos en Excel.

Para una lista de tipos de archivo compatibles, seleccione Archivo > Abrir y después haga clic en el menú desplegable Activar, en el cuadro de diálogo Abrir (figura 9.35).

Figura 9.34 El Asistente para importar texto presenta una serie de cuadros de diálogo en que se especifica el formato del archivo que se importa.

Figura 9.35 En el cuadro de diálogo Abrir, abra el menú Activar para ver una lista de tipos de archivos compatibles de Excel.

174

Capítulo 9Tr

abaj

o c

on

lib

ros

Trabajo con librosComo se mencionó en páginas anteriores de este capítulo, a un archivo de Excel se le denomina libro. Como opción predeterminada, cada libro contiene el número de hojas de cálculo (u hojas) especifi cadas en la sección General de Preferencias (fi gura 9.36). Como aprenderá en esta sección, puede agregar más hojas a un libro y eliminar las que no sen necesarias, cambiar de una hoja a otra, modifi car el nombre de las hojas, hacer referencia a datos en una hoja de cualquier otro libro y con-solidar varias hojas.

Asignación de nombre a hojasPuede reemplazar los nombres de hoja predeter-minados (Hoja1, Hoja2, etc.) con nombres descrip-tivos, como Publicidad, Julio, Personal o Resumen de presupuesto.

Para asignar nombre o cambiar ésteen una hoja:

1. En la parte inferior de la ventana libro, haga doble clic en la pestaña de la hoja a la que quiera cambiar el nombre.

Se selecciona el nombre de la hoja (fi gura 9.37).

2. Escriba un nuevo nombre de hoja o edite el nombre actual.

3. Para completar el proceso, haga clic en cual-

quier lugar de la hoja o presione r o e. Los nombres de hojas pueden tener un

máximo de 31 caracteres de largo y pueden incluir espacios.

Sugerencias ✔

Para seleccionar un nombre de hoja para edi-■

tarlo o cambiarlo, también puede seleccionar Formato > Hoja > Cambiar nombre. O puede

usar C-clic en la pestaña y seleccionar Cambiar nombre, del menú desplegable. Sin embargo, como hacer doble clic en una pestaña sirve para lo mismo (seleccionar el nombre de

pestaña que se desea editar), es poco probable que use estos procedimientos alternos.

Debido a que los nombres de hoja también se ■

usan en fórmulas para indicar dónde se ubica una celda o rango, tal vez quiera mantener los nombres relativamente cortos. Por ejem-plo, =Ingresos!A-17-Gastos!A17 es preferible a =’Declaración de ingresos FY 2008’!A17-’Elementos de Gastos FY 2008’!A17.

Si edita los nombres de hoja, se cambian ■

automáticamente los nombres que aparecen en cualquier fórmula afectada, para que coincidan.

En una fórmula debe incluirse entre comillas ■

sencillas cualquier nombre de hoja que contiene un espacio, como ‘Declaración de Ingresos’.

Nombre de hoja seleccionado

Figura 9.37 Haga doble clic en un nombre de hoja para seleccionarlo con el fi n de cambiar su nombre.

Figura 9.36 Especifi que el número de hojas que debe tener cada libro nuevo al seleccionar Excel > Preferencias y hacer clic en el ícono General, en la ventana Preferencias de Excel.

175

Microsoft Excel: Lo esencial de las hojas de cálculoTrabajo

con

libros

Cambio y reorganización de hojasMuchos de nuestros libros sólo constarán de una hoja (o sólo usarán una). Pero cuando está usando varias hojas, resulta simple ir de una a otra o cambiar su orden.

Para cambiar la hoja activa:

En la parte inferior de la ventana del libro ◆

(fi gura 9.38, en la parte inferior de la página), haga clic en la pestaña de la hoja que quiere desplegar. La hoja seleccionada se vuelve activa.

Para reorganizar hojas:

Arrastre una pestaña de hoja a la izquierda o la ◆

derecha, a una nueva posición en las pestañas de hoja.

Sugerencia ✔

Si la pestaña de la hoja no es visible, haga clic en ■

los íconos de fl echa para recorrer las pestañas.

Adición y eliminación de hojasExisten varias formas de agregar o eliminar hojas.

Para agregar una hoja:


Haga clic en el ícono Insertar hoja (+), que ▲

se encuentra a la derecha de las pestañas de hojas (fi gura 9.39).

Seleccione Insertar > Hoja > Hoja en blanco. ▲

Use ▲ C-clic en una pestaña de hoja y seleccione Insertar, del menú desplegable. En la ventana Galería de proyectos, seleccione la miniatura Hoja en blanco. Haga clic en Abrir.

Se agrega una hoja en blanco al libro.

Figura 9.39 Haga clic en el ícono + para agregar una nueva hoja al libro.

Inserta hoja

Figura 9.38 Para que una hoja diferente sea la activa, haga clic en su pestaña, en la parte inferior de la ventana del documento.

Íconos de navegación Hoja activa

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Capítulo 9Tr

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Para eliminar una hoja:

Para eliminar una hoja no deseada, haga que sea ◆

la hoja activa y seleccione Edición > Eliminar

hoja. O use C-clic en la pestaña de la hoja y seleccione Eliminar, del menú desplegable.

Sugerencia ✔

Aunque puede seguir agregando hojas a un solo ■

libro, es más usual crear un nuevo libro para cada proyecto nuevo.

Visualización de varias hojasAlgunas veces tal vez querrá ver varias hojas al mismo tiempo. Esto se logra al abrir cada hoja en una ventana separada y después ordenar las venta-nas para que las vea todas.

Para ver varias hojasde manera simultánea:1. Seleccione Ventana > Nueva ventana.

Se abre una copia del libro en una nueva ventana. Repita esto en copias adicionales.

2. En cada copia, haga clic en la pestaña de la hoja que quiere ver.

3. Seleccione Ventana > Organizar.

Aparece el cuadro de diálogo Organizar ventanas (fi gura 9.40).

4. Seleccione una organización de ventanas y haga clic en Aceptar.

Mosaico. ▲ Organiza las ventanas para que todas estén visibles y tengan el mayor tamaño posible (fi gura 9.41).

Horizontal, Vertical. ▲ Organiza las venta-nas en tiras horizontales o verticales.

Cascada. ▲ Despliega todas las ventanas a tamaño completo, en cascada hacia abajo y a la derecha. Cada ventana se superpone con la siguiente, dejando el borde expuesto para que pueda ir de una a otra al hacer clic en ese borde.

5. Para trabajar en una ventana, haga clic en ésta para que sea la activa.

Figura 9.40 Seleccione una opción de organización y haga clic en Aceptar.

Figura 9.41 Este ejemplo muestra tres ventanas dispuestas en mosaico.

177


con

libros

Sugerencias ✔

El nombre de cada copia tiene un número ■

adjunto, como Ventas:1, Ventas:2 y Ventas:3.

También puede usar los comandos de ■

Organizar ventana para ordenar diferentes libros abiertos (no sólo varias copias de un libro).

Para que el libro activo llene la pantalla, haga ■

clic en el ícono Zoom (el signo más de color verde) en su barra de título. Haga clic de nuevo en el ícono Zoom para restaurar la ventana a su tamaño y su posición anteriores en la pantalla.

Para ocultar temporalmente la ventana activa, ■

elija una de las siguientes opciones:

Haga clic en el ícono Minimizar (el signo ▲

menos de color amarillo) en la barra de título, haga doble clic en la barra de título, seleccione Ventana > Minimizar ventana, o

presione #M. La ventana se mueve al Dock.

Seleccione Ventana > Ocultar. ▲

Para restaurar una ventana minimizada, haga clic en su ícono en el Dock. Para restaurar una ventana que se ocultó con el comando Ocultar, seleccione Ventana > Mostrar. En el cuadro de diálogo Mostrar (figura 9.42), seleccione la ventana que quiera revelar y haga clic en Aceptar.

Si una o más ventanas de Excel están cubier-■

tas con ventanas de otros programas, puede revelarlas al seleccionar Ventana > Traer todo al frente.

Los nombres de todos los libros y copias se ■

muestran en una lista que se encuentra en la parte inferior del menú Ventana (figura 9.43). Puede hacer que cualquier libro abierto o copia se vuelva activo al seleccionar su nombre de este menú.

Figura 9.42 Seleccione la ventana que desee mostrar y haga clic en Aceptar.

Figura 9.43 Cualquier copia o libro abierto puede activarse al seleccionar su nombre en el menú Ventana.

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Capítulo 9Tr

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Referencia a datos en otras hojasLas fórmulas no están restringidas a referencias a celdas en la hoja de cálculo actual. También pue-den hacer referencia a datos de otras hojas.

Para hacer referencia a otra hoja:

1. Haga clic en la celda de destino para la fórmula. Escriba el signo igual (=) para iniciar la fórmula.

2. Según sea necesario en la fórmula, puede hacer referencia a una celda o rango de otra hoja al realizar algo de lo siguiente:

Cambie a la hoja apropiada y seleccione la ▲

celda o el rango.

Escriba la referencia de celda en la forma: ▲

nombre_hoja!rango

Por ejemplo, Agosto!C17.

3. Si no ha terminado, siga construyendo la fórmula. Para agregar referencias a otras hojas, repita el paso 2. Para completar la fórmula,

presione r o e.

Para conocer un análisis completo de fórmulas, consulte el capítulo 11.

Sugerencias ✔

Si hay rangos con nombre en las otras hojas, ■

puede insertarlos en las fórmulas sin preocu-parse de la hoja en que se encuentren los datos. Excel encontrará el rango en cualquier hoja del libro actual. (Consulte “Asignación de nombre a rangos de celdas” en este capítulo.)

Es una buena idea desplegar la barra de fórmu-■

las mientras construye o edita fórmulas que hacen referencia a otras hojas. Así asegura que siempre pueda ver el estado actual de la fórmula (fi gura 9.44). Seleccione Ver > Barra de fórmulas.

Referencia a la hoja Cotejo

Figura 9.44 La barra de fórmulas muestra referencias a otras hojas.

Referencia a la hoja Semana

179


con

libros

Consolidación de hojas de cálculoCuando varias hojas de un libro contienen datos que quiere resumir, puede hacer un total o realizar otros cálculos mediante esas hojas, colocando los resultados en una hoja de consolidación. Los libros que mantienen registros suelen organizarse de una forma que facilita esos cálculos. Por ejemplo, un libro de contabilidad puede tener una hoja de cálculo separada para cada mes o año, seguido por una sola hoja en que se despliegan totales y prome-dios a través de todas las hojas.

Dependiendo de la manera en que estén organi-zados sus datos en sus hojas, puede consolidarlos manualmente (por posición) o con el uso del cua-dro de diálogo Consolidar:

Manualmente (por posición). ▲ Los datos que se consolidan deben estar organizados de forma idéntica en cada hoja. Es decir, para consolidar un total de ventas mensual, debe estar ubicado en la celda (por ejemplo, B72) en cada hoja. Debe crear la fórmula para cada celda o rango que quiere consolidar.

Cuadro de diálogo Consolidar. ▲ No es obligatorio que las hojas se organicen de manera idéntica. En lugar de crear las fórmulas manualmente, seleccione una función (como Promedio) y la celda o rango específi co que se usará en cada hoja.

En los siguientes ejemplos se muestra cómo funcio-nan estas dos técnicas de consolidación.

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Para consolidar manualmente(por posición):

1. Cree o seleccione una hoja para la consoli-dación. En esa hoja, haga clic en la celda de destino para la fórmula. Escriba un signo igual (=) para comenzar la fórmula.

2. Inserte una función a la que se da soporte, seguida por un paréntesis abierto (fi gura 9.45).

Entre esas funciones con soporte se inclu-yen PROMEDIO, PROMEDIOA, CONTAR, CONTARA, MAX, MAXA, MIN, MINA, PRODUCTO, DESVEST, DESVESTA, DESVESTP, DESVESTPA, SUMA, VAR, VARA, VARP y VARPA.

3. Haga clic en la pestaña de la primera hoja, en el conjunto consecutivo de hojas. Seleccione la celda o rango que se incluirá en la fórmula.

4. Mantenga presionado s y haga clic en la pes-taña de la última hoja consecutiva que quiera incluir en el cálculo.

Por supuesto, para esto se supone que cada hoja del conjunto contiene los mismos datos en la celda o el rango seleccionado.

5. Presione r e para completar lafórmula.

Haga clic en la celda de la fórmula, en la hojade consolidación, para ver la fórmula(fi gura 9.46) o examínela en la Barra defórmulas.

Figura 9.45 Inicie la fórmula como lo haría normalmente, pero asegúrese de restringirla a las funciones soportadas.

Figura 9.46 Haga doble clic en la celda para ver la fórmula. (O para verla en la Barra de fórmulas, haga un solo clic en la celda.)

181


con

libros

Para crear una fórmula de consolidación mediante el cuadro de diálogo Consolidar:

1. Haga clic en la celda superior izquierda del rango, en la hoja de cálculo donde quiera con-solidar los datos.

2. Seleccione Datos > Consolidar.

Aparece el cuadro de diálogo Consolidar (fi gura 9.47).

3. Seleccione una función del menú desplegable Función.

4. Para cada hoja que quiera incluir en la con-solidación, inserte una referencia a la celda o las celdas pertinentes en el cuadro de texto Referencia.

Puede escribir la referencia (o un nombre de rango), o hacer clic en la celda o las celdas o en el ícono de selección.

5. Después de insertar cada referencia, haga clic en Agregar.

La nueva referencia se agrega a la lista, en el cuadro Todas las referencias.

6. Opcional: Si está identifi cando rangos por encabezados de columna o fi la, haga clic en el botón de opción apropiado en la sección Usar etiquetas del cuadro de diálogo.

7. Opcional: Para mantener un vínculo entre las celdas a las que se hace referencia y la fórmula de consolidación, haga clic en la casilla de veri-fi cación Crear vínculos con los datos de origen.

Esto causará que la fórmula de consolidación se actualice automáticamente, si cambia cual-quiera de las celdas referenciadas. No marque esta casilla si quiere que los resultados actuales permanezcan sin cambio.


Los datos consolidados aparecen en la celdade destino de la hoja de consolidación(figura 9.48).

Sugerencias ✔

El cuadro de diálogo Consolidar retiene las ■

referencias usadas recientemente. Para crear fórmulas adicionales que hacen referencia a otras celdas, tiene que eliminar o editar las entradas en el cuadro Todas las referencias.

Para aplicar una función diferente a las ■ mismas referencias, seleccione una nueva celda de destino, elija la nueva función y haga clic en Aceptar.

Figura 9.47 Puede usar el cuadro de diálogo Consolidar para guiar la creación de las fórmulas necesarias.

Menú Función Selecciona una celda o rango

Figura 9.48 Esta hoja usa una fórmula de consolidación SUMA para gastos totales mediante hojas mensuales de trabajo.

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Impresión de hojasde cálculo y librosExcel proporciona herramientas y opciones para asegurar que pueda imprimir exactamente lo que quiera. Por ejemplo, los saltos de página para cada hoja siempre están visibles en pantalla. En la Vista Diseño de página, los saltos se muestran como páginas nuevas. En la Vista Normal, se indican con líneas punteadas.

Imprimir es un proceso de dos pasos: establecer opciones de Confi guración de página e imprimir el material.

Para ver o establecer opcionesde Confi guración de página:

1. Seleccione Archivo > Confi gurar página.

Aparece el cuadro de diálogo Confi gurar página de Excel.

2. En la pestaña Página, del cuadro de diálogo Confi gurar página (fi gura 9.49), elija cualquiera de las siguientes opciones:

Impresora. ▲ Haga clic en el botón Opciones para especifi car la impresora que se usará en el cuadro de diálogo Ajustar página de Mac OS X (fi gura 9.50).

Orientación. ▲ Haga clic en el botón de opción Horizontal o Vertical. Al cambiar la orientación se modifi ca la cantidad de material que cabrá en la página, además de la posición de los saltos de página.

Escala. ▲ Para que sea más fácil leer los impresos o para incluir datos adicionales en cada página, cambie una de estas opciones (fi gura 9.51).

Primer número de página. ▲ Si esta impresión es una continuación de otra o si se insertará en otra publicación numerada, ingrese un número de inicio.

Calidad de impresión. ▲ Puede seleccio-nar una opción de calidad en este menú desplegable.

Figura 9.50 La impresora que seleccione afectará a otras opciones de impresión, como márgenes y calidad.

Usa esta impresora

Figura 9.51 Puede establecer un porcentaje de ampliación/reducción (arriba) o forzar que la impresión se haga a la escala necesaria para caber en un número específi co de páginas (abajo).

Pestañas de sección

Figura 9.49 La pestaña Página, del cuadro de diálogo Confi gurar página, de Excel.

183

Microsoft Excel: Lo esencial de las hojas de cálculoIm

presión

de ho

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y libros

3. En la pestaña Márgenes, del cuadro de diálogo Confi gurar página, puede cambiar los márgenes de página e indicar si quiere centrar la salida en cada página impresa.

4. Para especifi car que se imprima un encabezado o pie de página en cada página, haga clic en la pestaña Encabezado y pie de página, del cuadro de diálogo Confi gurar página. Seleccione las opciones de las listas desplegables Encabezado o Pie de página.

5. Para establecer opciones de despliegue para la impresión, haga clic en la pestaña Hoja. Elija cualquiera de las siguientes opciones:

Imprimir títulos. ▲ Para repetir los encabe-zados de fi la o columna en cada página de la impresión ( facilitando la interpretación), especifi que las fi las o columnas que contie-nen encabezados (fi gura 9.52).

Imprimir. ▲ Puede establecer estas opcio-nes de impresión (fi gura 9.53): Área de impresión (seleccione o escriba el rango que se imprimirá), Líneas de división (imprima las líneas punteadas que rodean las celdas), Blanco y negro (ignora el color), Calidad de borrador (imprime en una calidad reducida e ignora elementos gráfi cos, como las grá-fi cas), Títulos de fi las y columnas (imprime números de fi las y letras de columna), Comentarios (incluye comentarios de celda en la impresión).

6. Cuando termine de examinar y cambiar las opcio-nes de Confi gurar página, haga clic en Aceptar.

Para imprimir un rango seleccionado,hoja de cálculo o libro:

1. Opcional: Para imprimir sólo parte de la hoja de cálculo activa, seleccione el área. Si intenta imprimir una hoja de cálculo completa, el libro completo o un área de impresión guardada, puede omitir este paso.

Figura 9.52 En la hoja de cálculo, seleccione los títulos de fi la y columna que se repetirán en cada página. En este ejemplo, se repetirán el material de la fila 1 y la columna A.

Figura 9.53 Para personalizar la impresión, establezca y seleccione opciones en la sección Imprimir de la pestaña Hoja.


184

Capítulo 9Im

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Si quiere guardar la selección como la nueva área de impresión de la hoja (para que se recuerde la próxima vez que imprima), selec-cione Archivo > Área de impresión > Establecer área de impresión.


Aparece el cuadro de diálogo Imprimir, abierto en la sección Copias y páginas.

3. Seleccione una impresora de la lista desplegable Impresora (figura 9.54).

4. Especifique el número de copias y el rango de páginas que se imprimirá.

5. Haga clic en un botón de opción (Selección, Hojas activas, o todo el libro) para especifi car la opción de Imprimir.

6. Opcional: El área Vista rápida muestra las páginas que se imprimirán, dada la impresora actual y las opciones Imprimir y Configurar página. Haga clic en los íconos de flechas que se encuentran abajo de Vista rápida, para ver las páginas, los márgenes y los saltos de página.

7. Asegúrese de que la impresora seleccionada esté encendida. Haga clic en Imprimir.

El trabajo de impresión se enviará a la impresora.

Sugerencias ✔

Para imprimir inmediatamente al usar las ■

opciones actuales (evitando el cuadro de diá-logo Impresión), haga clic en el ícono Imprimir de la barra de herramientas.

Algunas opciones de Imprimir y Configurar ■

página pueden establecerse en más de un lugar. Por ejemplo, puede seleccionar una impre-sora al hacer clic en Opciones, en el cuadro de diálogo Configurar página, o al seleccionarla en el cuadro de diálogo Imprimir. Puede prese-leccionar el rango de impresión o establecerlo en la pestaña Hoja, o en el cuadro de diálogo Configurar página.

Los menús Archivo y Ver ya no contienen ■

comandos relacionados con Vista previa de Impresión. Para revisar una vista previa de su salida puede hacer algo de lo siguiente:

Cambiar a la Vista Diseño de página. ▲

En el cuadro de diálogo Imprimir, examinar ▲

el cuadro Vista rápida.

En el cuadro de diálogo Imprimir, hacer clic ▲

en el botón Previsualizar para crear una vista preliminar en PDF que se abriráen Vista previa de Apple.

Figura 9.54 Establezca opciones en el cuadro de diálogo Imprimir.

Área de Vista rápida

Mo

difi cación

de ho

jas de trabajo

Modifi cación

de hojas de trabajo

10

185

Los datos de trabajo escritos en una fuente de

un solo espacio, en columnas de ancho fijo, son

satisfactorios para muchas hojas de trabajo, pero

no son adecuados para todas las hojas de trabajo.

Excel proporciona varias herramientas de formato

y procedimientos que puede aplicar para revestir

cualquier hoja de cálculo. Con esfuerzo mínimo,

puede convertir lo ordinario en un material con

calidad de presentación.

Además de dar formato a una hoja, puede modifi-

car su estructura al cambiar el ancho y la altura de

columnas y filas seleccionadas; agregar o eliminar

filas, columnas y celdas; y mover o copiar datos a

diferentes áreas de la hoja.

Esta

blec

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nto

de

tam

año

s de

co

lum

na

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Capítulo 10

Establecimiento de tamaños de columna y filaPuede cambiar el ancho de columnas y el alto de fi las seleccionadas para amoldarse a sus datos. Esto es muy útil, por ejemplo, cuando se pasa una cadena de texto larga a las columnas adyacentes (ancho de columna).

Para ajustar manualmente el anchode una columna:

1. Mueva el puntero sobre el borde derecho del encabezado de la columna.

El puntero toma la forma de una doble fl echa (figura 10.1).

2. Haga clic y arrastre a la derecha o izquierda (figura 10.2).

Mientras arrastra, aparece un recuadro con información sobre la herramienta, mostrando el ancho actual de la columna en caracteres (aproximado) y en la unidad predeterminada de medición.

3. Suelte el botón del ratón para completar el cambio de tamaño.

4. Repita del paso 1 al 3 hasta que la columna tenga el ancho necesario.

Para ajustar manualmente el altode una fila:

1. Mueva el puntero sobre el borde inferior de la fi la.

El puntero toma la forma de una doble fl echa.

2. Haga clic y arrastre hacia arriba o abajo.

Mientras arrastra, aparece un recuadro con información sobre herramientas, mostrando el alto actual de la fi la en puntos y en la unidad predeterminada de medición. (Existen 72 pun-tos por pulgada.)

3. Suelte el botón del ratón para completar el procedimiento.

4. Repita del paso 1 al 3 hasta que la fi la tenga la altura deseada.

Figura 10.1 Mueva el puntero sobre el borde derecho del encabezado de columna. Cambia a una doble fl echa.

Puntero

Figura 10.2 Arrastre a la derecha o izquierda para estable-cer un nuevo ancho de columna.

Cambio de tamaño de la columna C

Establecimien

to de tam

año

s de colu

mn

a

187

Microsoft Excel: Modificación de hojas de trabajo

Sugerencias ✔

Para ajustar el ancho de una columna o la altura ■

de una fila para acomodar de manera automá-tica el contenido (la entrada más ancha o alta, respectivamente), haga doble clic en el borde derecho del encabezado de columna o en el borde inferior del encabezado de fi la.

Para establecer ■ varias columnas o fi las al mismo ancho o alto, seleccione las columnas o fi las al arrastrar a través de sus encabezados. Después arrastre el borde de cualquier enca-bezado de columna o fi la seleccionado. Todas las columnas o fi las seleccionadas cambiarán uniformemente.

También puede establecer el ancho o alto ■

mediante comandos del menú Formato:

Para que el un ancho de una columna sea ▲

el necesario para desplegar por completo la cadena de texto más larga, haga clic en el encabezado de columna y seleccione Formato > Columna > Autoajustar a la selec-ción. Para que el ancho de una columna sea el de una celda específi ca, seleccione la celda y use el mismo comando.

Para establecer el ancho o la altura de ▲

columnas o fi las seleccionadas, seleccione Formato > Columna > Ancho o Formato > Fila > Alto. En el cuadro de diálogo que apa-rece (figura 10.3), inserte el nuevo tamaño (en la unidad de medida predeterminada) y haga clic en Aceptar.

Para establecer un nuevo ancho de columna ▲

predeterminado, seleccione Formato > Columna > Ancho estándar, inserte el nuevo ancho (figura 10.4) y haga clic en Aceptar.

Figura 10.3 Use el cuadro de diálogo Ancho de columna (o Alto de fi la) para insertar un ancho o alto preciso.

Figura 10.4 Puede defi nir un nuevo ancho de columna pre-determinado que se aplicará automáticamente a columnas en blanco y nuevas.

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Capítulo 10R

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Reorganización de una hoja de cálculoPuede insertar y eliminar filas, columnas y celdas, además de copiar y mover datos de un área de una hoja de cálculo a otra.

Inserción y eliminación de columnas y filasCon un solo comando, puede insertar o eliminar una o varias fi las o columnas.

Para insertar nuevas fi las o columnas:


Para insertar una sola fi la o columna, selec- ▲

cione cualquier celda en la fi la o columna donde quiere que aparezca la nueva fi la o columna (figura 10.5).

Para insertar varias fi las o columnas, selec- ▲

cione celdas contiguas donde quiera que aparezcan las nuevas.

2. Seleccione Insertar > Filas o Insertar > Columnas.

Aparecen las nuevas fi las o columnas. La hoja de cálculo se ajusta para acomodarlas.

Para eliminar fi las o columnas:


Para eliminar una sola fi la o columna, selec- ▲

cione cualquier celda en la fi la o columna que quiere eliminar.

Para eliminar varias fi las o columnas, ▲

seleccione celdas contiguas en las fi las o columnas que quiere eliminar.

2. Seleccione Edición > Eliminar.

Aparece el cuadro de diálogo Eliminar (figura 10.6).

3. Seleccione Toda la fila o Toda la columna, según sea apropiado.


La hoja de cálculo se ajusta para acomodar las filas o columnas eliminadas.

Figura 10.5 Haga clic en la celda donde quiera insertar la columna o fila.

Celda seleccionada

Figura 10.6 Indique si quiere eliminar toda la fila o toda la columna.

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Microsoft Excel: Modificación de hojas de trabajoR

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Sugerencias ✔

En lugar de seleccionar una o más celdas antes ■

de insertar filas o columnas, tal vez sea menos confuso seleccionar encabezados de fila o columna.

Aunque basta con seleccionar algunas celdas ■

antes de eliminar fi las o columnas, es más con-veniente seleccionar fi las o columnas completas

al hacer clic en su encabezado. Cuando selec-ciona Edición > Eliminar, las fi las o columnas se eliminan de forma instantánea (sin desplegar el cuadro de diálogo Eliminar).

También puede usar ■ C-clic en unencabezado de columna o fi la, y seleccionar Insertar o Eliminar del menú desplegable (figura 10.7). También puede usar esta técnica para hacer varias inserciones o eliminaciones. Simplemente seleccione más de una fi la o

columna antes de usar C-clic en unade éstas.

Figura 10.7 Otra forma de insertar o eliminar filas o columnas es seleccionar uno o más encabezados, usar C-clic en uno, y seleccionar Insertar o Eliminar del menú desplegable que aparece.

Encabezado seleccionado

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Capítulo 10R

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Inserción y eliminación de celdasCuando inserta o elimina una o más celdas, Excel, necesita saber cómo ajustar los datos de las celdas adyacentes. Se indica una elección en el cuadro de diálogo Insertar o Eliminar.

Para insertar celdas vacías:

1. Seleccione una celda o un grupo contiguo de celdas donde quiere insertar celdas vacías.


Seleccione Insertar > Celdas. ▲

Use ▲ C-clic en una de las celdas selec-cionadas, y seleccione Insertar, del menú desplegable que aparece.

Aparece el cuadro de diálogo Insertar (figura 10.8).

3. Seleccione Desplazar las celdas hacia la dere-cha o Desplazar celdas hacia abajo (lo que hace referencia a la manera en que la hoja de cálculo se ajustará a la siguiente inserción).


Aparecen nuevas celdas en blanco para reem-plazar las seleccionadas. Las celdas existentes afectadas se mueven abajo o a la derecha, como se haya señalado.

Para eliminar celdas seleccionadas:

1. Seleccione una celda o un grupo contiguo de celdas que quiera eliminar.


Seleccione Edición > Eliminar. ▲

Use ▲ C-clic en una de las celdas selec-cionadas, y seleccione Eliminar del menú desplegable que aparece.

Aparece el cuadro de diálogo Eliminar (véase la fi gura 10.6).

3. Seleccione Desplazar las celdas hacia la izquierda o Desplazar las celdas hacia arriba.


La hoja de cálculo se ajusta para llenar el hueco dejado por las celdas eliminadas.

Sugerencias ✔

La necesidad de insertar o eliminar celdas ■

individuales es algo raro para la mayoría de los usuarios. Una situación en que sería necesario esto es cuando observa que dejó fuera un frag-mento de datos en un registro largo (fila) o que se duplicaron por accidente los datos de una celda en la siguiente.

Para limpiar el contenido de una celda en ■

lugar de eliminar la celda, presione D o seleccione un comando del submenú Edición > Borrar.

Figura 10.8 Seleccione una opción de desplazamiento para aplicar a las áreas afectadas de la hoja de cálculo, después de una inserción de celda.

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Microsoft Excel: Modificación de hojas de trabajoR

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Copia y movimiento de datosEl soporte de Excel a arrastrar y colocar hace que sea especialmente fácil mover o copiar datos.

Una copia de arrastrar y colocar es un proce-dimiento no destructivo; las celdas originales permanecen sin modifi cación. Por otra parte, un movimiento de arrastrar y colocar es un procedi-miento destructivo. Es lo mismo que usar Cortar y después Pegar; es decir, se elimina el contenido de las celdas originales.

Para mover o copiar un rango de celda:

1. Seleccione el rango de celdas que moverá o copiará.

2. Mueva el puntero sobre el borde de un rango. Toma la forma de una mano abierta.


Para mover las celdas, arrástrelas a su ▲

destino.

Para copiar las celdas, presione ▲ a mien-tras arrastra al destino. Un signo más (+) aparece dentro del puntero de mano para indicar que está copiando los datos, en lugar de moverlos (figura 10.9).

Aparece un recuadro amarillo con información sobre herramientas para mostrar el rango de destino.

4. Suelte el botón del ratón para copiar o mover el rango de celdas a la nueva ubicación.

Sugerencia ✔

Cuando copie o mueva datos, asegúrese de que ■

el rango de destino esté vacío. Los datos copia-dos o movidos siempre reemplazan a los datos en el rango destino (si los hay).

Rango seleccionado (C13:C15)

Figura 10.9 Un signo más aparece en el puntero de mano para mostrar que Excel está copiando un rango en lugar de moverlo.

Rango de destino (C24:C26)

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Capítulo 10Tr

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Trabajo con hojas grandesPara simplificar el proceso de trabajar con hojas de trabajo grandes, puede inmovilizar columnas, filas, o ambas, además de dividir una hoja en va-rios paneles. La inmovilización de columnas y filas evita que sus datos se muevan fuera de pantalla cuando se desplaza. Por ejemplo, puede inmovili-zar la fila 1 para asegurar que los encabezados de columna siempre estén visibles. La división de una hoja en varios paneles le permite desplegar dos o cuatro regiones de hoja de cálculo y desplazarse independientemente por ellas. Puede dividir una hoja de manera horizontal, vertical, o en ambas direcciones.

Para inmovilizar encabezadosde columna, fi la, o ambas:

1. Elija una de las siguientes opciones (figura 10.10):

Para inmovilizar únicamente filas, haga clic ▲

en el encabezado de fi la que está justo abajo de las filas que quiere inmovilizar.

Para inmovilizar únicamente columnas, ▲

haga clic en el encabezado de columna que se encuentra a la derecha de las columnas que quiere inmovilizar.

Para inmovilizar fi las y columnas, selec- ▲

cione la celda justo abajo y a la derecha de las fi las y columnas que quiere inmovilizar.

2. Seleccione Ventana > Inmovilizar paneles.

Aparecen líneas grises en la hoja de cálculo para marcar las áreas inmovilizadas (figura 10.11).

Sugerencias ✔

Para movilizar paneles, seleccione Ventana > ■

Movilizar paneles.

No puede inmovilizar paneles cuando está en ■

Vista Diseño de página. Si están inmovilizados, se movilizarán si cambia a la Vista Diseño de página.

Cuando trabaja con paneles inmovilizados, ■

presionar ch selecciona la celda que se encuentra en la esquina superior izquierda del rango de datos inmovilizado, en lugar de la celda A1.

Figura 10.10 Para inmovilizar la fila superior de los encabe-zados de columna, seleccione la fila 2. Para inmovilizar la columna Fecha (A), seleccione la columna B. Para inmovili-zar ambas, seleccione la celda B2.

Figura 10.11 La fi la 1 y la columna A se inmovilizan. Sin importar a qué dirección se desplace, la fi la 1 y la columna A permanecerán en pantalla.

193

Microsoft Excel: Modificación de hojas de trabajoTrabajo

con ho

jas grandes

Para dividir automáticamente una hojade cálculo en cuatro paneles:

1. Haga clic en la celda que quiere que se con-vierta en la esquina superior izquierda del panel inferior derecho.

2. Seleccione Ventana > Dividir.

La hoja de cálculo se divide en cuatro paneles (figura 10.12).

Para dividir manualmente una hojade cálculo en varios paneles:

1. Decida si quiere dividir la hoja de cálculo en dos paneles verticales, dos paneles horizontales, o cuatro paneles.

2. Cada hoja tiene dos cuadros de división, que se encuentran en la parte superior de la barra de desplazamiento vertical y a la derecha de la barra de desplazamiento horizontal (figura 10.13). Elija cualquiera de las siguientes opciones:

Arrastre el cuadro de división horizontal ▲

hacia abajo para dividir la hoja de cálculo en dos paneles horizontales.

Arrastre el cuadro de división vertical a la ▲

izquierda para dividir la hoja de cálculo en dos paneles verticales.

Conforme arrastra, aparece una sombra de la barra de división.

3. Suelte el botón del ratón cuando la barra de división se ubica correctamente.

Sugerencias ✔

Para ajustar cualquier división, haga clic y ■

arrastre su barra o cuadro de división a una nueva posición.

Para eliminar todas las divisiones, seleccione ■

Ventana > Quitar división. Para eliminar una división individual, arrastre su barra o cuadro de división fuera del borde derecho o el borde superior de la hoja de cálculo.

Figura 10.12 Una hoja de cálculo puede dividirse en dos o cuatro paneles.

División División

Figura 10.13 Para crear manualmente una división, haga clic y arrastre un cuadro de división a la posición deseada.

Cuadro dedivisiónhorizontal

Cuadro dedivisiónvertical

194

Capítulo 10Fo

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Formación de hoja de cálculoEn el resto de este capítulo se analizan las formas en que puede hacer que su hoja de cálculo sea más atractiva y legible, al aplicar formato y agregar objetos e imágenes.

Formación automática de rangoLa forma más fácil de lograr que una hoja sea presentable consiste en aplicar Autoformato. Un Autoformato crea toda la apariencia de un rango de celdas al asignar fuente, alineación de texto, formato de numeración, bordes, patrones, colores, etc. Excel ofrece varios estilos de Autoformato, cada uno con una apariencia diferente.

Para usar Autoformato en un rangode celdas:

1. Seleccione el rango de celdas al que quiera dar formato (figura 10.14).

2. Seleccione Formato > Autoformato.

Aparece el cuadro de diálogo Autoformato (figura 10.15).

3. Seleccione un estilo de Autoformato de la lista, desplazándose por ésta.

Un ejemplo del formato seleccionado aparece en medio del cuadro de diálogo.

4. Opcional: Para seleccionar los atributos especí-fi cos de formato que se aplicarán, haga clic en el botón Opciones.


El estilo de Autoformato se aplica al rango seleccionado (figura 10.16).

Sugerencias ✔

Para eliminar un estilo de Autoformato inme-■

diatamente después de aplicarlo, seleccione

Edición > Deshacer (#Z) o haga clic en el ícono de la barra de herramientas Deshacer.

Figura 10.15 Seleccione un estilo de Autoformato de la lista, desplazándose por ésta.

Estilos de Autoformato Ejemplo

Figura 10.14 Seleccione el rango que se formará (en este ejemplo, una lista).

Figura 10.16 Ésta es la lista después de que se ha aplicado el estilo Autoformato.

Para eliminar después un estilo de Autoformato, ■

seleccione el rango, siga los pasos 2 y 3, y selec-cione Ninguno como el estilo de Autoformato.

195

Microsoft Excel: Modificación de hojas de trabajoFo

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Formato condicionalCon el uso de un formato condicional puede aplicar diferentes formatos a las celdas seleccionadas, dependiendo de su valor o si cumplen ciertos cri-terios. Por ejemplo, puede especificar qué cifras de ventas mayores de cierta cantidad se desplieguen en color azul para que sea fácil identificarlas.

Para aplicar formato condicional a celdas:

1. Seleccione las celdas a las que quiera dar for-mato.

2. Seleccione Formato > Formato condicional.

Aparece el cuadro de diálogo Formato condicio-nal (fi gura 10.17).

3. En el primer menú desplegable, seleccione una de las siguientes opciones:

Valor de celda. ▲ Crea un criterio basado en los valores en las celdas seleccionadas.

Fórmula. ▲ Basa el criterio en una fórmula que hace referencia a otras celdas y lasevalúa como verdadero o falso, como =$B2>=18. (Para conocer más información sobre fórmulas, consulte el capítulo 11.)

Complete el criterio al especifi car el valor o la fórmula de una celda.

4. Haga clic en el botón Formato.

Aparece el cuadro de diálogo Formato de celdas (fi gura 10.18).

5. Haga clic en las pestañas de la parte superior del cuadro de diálogo, y seleccione la combi-nación de formatos de fuente, borde y patrón que desee aplicar a las celdas que cumplen el criterio. Haga clic en Aceptar cuando haya terminado.

6. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Formato condicional.

Las celdas se evalúan y se forman éstas de la manera correspondiente (figura 10.19).

Figura 10.17 Especifi que el criterio que habrá de cumplirse. Haga clic en Formato para especifi car el formato que se aplicará.

Figura 10.18 Seleccione opciones de formato de las pestañas del cuadro de diálogo Formato de celdas.

Figura 10.19 En este ejemplo de dos criterios, los núme-ros arriba y abajo del promedio se forman con diferentes patrones de color.

Promedio

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Capítulo 10Fo

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Sugerencias ✔

Puede establecer criterios adicionales (hasta ■

un total de cuatro) al hacer clic en el botón Agregar. Si una celda cumple más de un criterio, se aplica el formato especificado por el primer criterio cumplido.

Puede copiar formatos condicionales (como ■

cualquier otro formato) a otras celdas al usar la herramienta Copiar formato (figura 1.20).

Formato de textoExcel ofrece un amplio rango de opciones de for-mato que puede aplicar al texto. Puede asignar fuente, color, efectos (como negritas o cursiva) y alineación a celdas seleccionadas.

Para formar un texto:

1. Seleccione la celda o celdas a las que quiere dar formato.


Seleccione Formato > Celdas, presione ▲

#1, o use C-clic a una de las celdas seleccionadas y elija Formato de celdas del menú desplegable. En el cuadro de diálogo Formato de celdas (figura 10.21) establezca las opciones en las pestañas Alineación y Fuente, y haga clic en Aceptar.

Establezca las opciones de formato al hacer ▲

clic en los íconos de la barra de herramien-tas (figura 10.22). Si la barra de herramien-tas no está visible, puede desplegarla al seleccionar Ver > Barras de herramientas > Formato.

Figura 10.22 Las opciones de formato de texto se encuentran en la barra de herramientas Formato.

Fuente Tamaño Negrita Subrayado

Cursiva Alineación

Color de fuente

Figura 10.20 Seleccione una celda de formato condicional, haga clic en el ícono Copiar formato, y luego en las cel-das a las que debe aplicar el formato.

Copiar formato

Figura 10.21 Seleccione opciones de fuente y alineación de las pestañas del cuadro de diálogo Formato de celdas.

197


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Para centrar el texto en un grupode celdas:

1. Escriba un título u otro texto en la celda del extremo izquierdo del grupo de celdas.

2. Seleccione el grupo de celdas; es decir, las celdas entre las que quiere centrar la cadena de texto (figura 10.23).

3. Haga clic en el ícono Combinar y centrar en la barra de herramientas Formato (figura 10.24).

Las celdas seleccionadas se combinan en una sola y el texto se centra dentro de ésta (figura 10.25).

Figura 10.23 Seleccione el grupo de celdas entre las que se centrará el texto (en este caso, A1:G1).

Figura 10.24 Después de seleccionar las celdas, haga clic en el ícono de la barra de herramientas Combinar y centrar.

Figura 10.25 Combinar y centrar produce una sola celda que contiene una cadena de texto centrada.

198

Capítulo 10Fo

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Formato de números, fechasy horasLas hojas de trabajo suelen contener columnas de números, fechas y horas. Aunque el formato pre-determinado que aplica Excel suele ser suficiente, también puede aplicar formato específico de nú-mero, fecha u hora a esas celdas.

Para formar números, fechas u horas:

1. Seleccione las celdas que contienen un número, fecha u hora.


Haga clic en un ícono de formato de número ▲

en la barra de herramientas Formato (figura 10.26).

Seleccione Formato > Celdas ( ▲ #1). En la pestaña Número, del cuadro de diálogo Formato de celdas (figura 10.27), selec-cione una categoría y establezca las opcio-nes de formato.

Sugerencias ✔

El formato de número se aplica ■ además de cual-quier formato de texto que contenga las celdas, como fuente, color y efectos.

A menos que seleccione un formato de número ■

especial, Excel da formato a los números con el formato General.

Si inserta un número antecedido con un signo ■

de moneda ($), Excel aplica automáticamente el formato Moneda. Si inserta un número seguido por un signo de porcentaje (%), Excel aplica el formato Porcentaje.

Puede guardar el formato de números como ■

estilo. Consulte “Uso de estilos” al fi nal del capítulo.

Porcentaje Aumentar decimales

Moneda EuroDisminuirdecimales

Figura 10.26 Los comandos de formato de número pueden seleccionarse de la barra de herramientas Formato.

Figura 10.27 En el cuadro de diálogo Formato de celdas, puede establecer formatos muy precisos para celdas que contienen números, fechas u horas.

Categorías de número

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Bordes de celda y sombreadoUn borde es una línea (o líneas) en el borde de una celda. Puede usar bordes para dividir información en las hojas en regiones lógicas. El sombreado es un patrón de color utilizado para llenar celdas seleccionadas.

Para aplicar un borde a una celdao rango:1. Seleccione la celda o rango al que quiere aplicar

un borde.


Para aplicar el borde usado más reciente- ▲

mente a una celda seleccionada, haga clic en el ícono Bordes, en la barra de herra-mientas Formato.

Haga clic en la fl echa hacia abajo que se ▲

encuentra a un lado del ícono Bordes, en la barra de herramientas Formato, y selec-cione un borde (figura 10.28).

Seleccione Formato > Celdas ( ▲ #1). En la pestaña Borde, del cuadro de diálogo Formato de celdas, seleccione los bordes, un estilo de línea y un color (figura 10.29). Haga clic en Aceptar para aplicar los bordes a las celdas.

En el Cuadro de herramientas, seleccione ▲

opciones de borde de la sección Bordes y som-breado, de la Paleta de formato (figura 10.30).

Sugerencia ✔Para eliminar bordes de un rango seleccionado, ■

elija una de las siguientes opciones:

Haga clic en la fl echa hacia abajo, a un lado ▲

del ícono Bordes, en la barra de herramien-tas Formato, y seleccione el ícono Sin borde ( figura 10.28).

En el cuadro de diálogo Formato de celdas ▲

(figura 10.29), haga clic en la opción Ninguno.

En la sección Bordes y sombreado, de la ▲

Paleta de formato (figura 10.30), haga clic en el ícono Estilo y seleccione Sin borde, del menú desplegable.

Figura 10.29 Seleccione uno o más bordes al hacer clic en los íconos, especifi que un estilo de línea y seleccione un color de borde.

Figura 10.30 Área Bordes y sombreado.

Figura 10.28 Puede seleccionar rápidamente un estilo de borde del ícono Bordes, en la barra de herramientas Formato.

Ícono Bordes

Sin borde

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Para aplicar sombreado a una celdao rango:

1. Seleccione la celda o rango al que quiere agre-gar sombreado.

2. Seleccione Formato > Celdas (#1), o use

C-clic en una de las celdas seleccionadas, y elija Formato de celdas del menú desplegable.

Aparece el cuadro de diálogo Formato de celdas.

3. Haga clic en la pestaña Tramas (figura 10.31).

4. Elija una de las siguientes opciones, o ambas:

Para aplicar un color sólido a las celdas ▲

seleccionadas, haga clic en una muestra de color o de tono gris.

Para aplicar una trama a las celdas seleccio- ▲

nadas, abra la paleta Tramas y seleccione una.

El color, la trama, o ambos, se aplican al rango de celdas seleccionado.

Sugerencias ✔

Puede seleccionar rápidamente un sombreado ■

de color sólido del menú desplegable Color de relleno de la barra de herramientas Formato (figura 10.32).

Las opciones de sombreado también pueden ■

seleccionarse de la sección Bordes y sombreado, de la Paleta de formato (véase la fi gura 10.30).

Observe que también puede seleccionar un ■

color de la paleta de Trama. La trama coloreada se combinará con el color primario seleccio-nado (si lo hay).

Los estilos de Autoformato suelen incluir som-■

breado como parte de su defi nición.

Si el sombreado difi culta la lectura del conte-■

nido de una celda, puede corregir esto al selec-cionar un color de texto que contraste con el sombreado. Por ejemplo, contra un sombreado oscuro, funciona bien un texto blanco o de color claro (fi gura 10.33).

Texto blanco y sombreado oscuro

Figura 10.33 El texto de color claro es más fácil de leer con-tra un sombreado oscuro sólido.

Figura 10.32 Puede hacer clic en este ícono de barra de herramientas para seleccionar un color de relleno y aplicarlo a las celdas seleccionadas.

Ícono Color de relleno

Figura 10.31 Seleccione un color o una trama (o ambos) para aplicarlo a las celdas seleccionadas.

201


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Uso de estilosUn estilo es una combinación preelaborada de elementos de formato que puede aplicar a celdas. Además de los estilos integrados en Excel, puede crear propios.

Para aplicar un estilo existente:

1. Seleccione la celda o el rango al que quiere aplicar el formato.


Aparece el cuadro de diálogo Estilo.

3. Seleccione un estilo de la lista Nombre de estilo.

Haga clic en las casillas de verifi cación apropia-das para especifi car los elementos que incluirá en el formato (figura 10.34).

4. Haga clic en Aceptar para aplicar el estilo.

Sugerencias ✔

Cuando un [■ 0] está después de un nombre de estilo en el menú Nombre de estilo, Excel forma los datos sin decimales.

Como opción predeterminada, Excel asigna a ■

las celdas el estilo Normal, a menos que espe-cifi que uno diferente. Para cambiar el formato de celda predeterminado, modifi que el estilo Normal.

Para crear un nuevo estilo:

1. Forme una celda como lo desee y después selec-ciónela.


3. Escriba un nuevo nombre de estilo en el cuadro Nombre de estilo (figura 10.35).

Excel despliega los atributos con los que está formada la celda actual.

4. Para eliminar atributos de la nueva defi nición de estilo, quite la marca de sus casillas de verifi-cación.

5. Haga clic en Aceptar para guardar la nueva definición de estilo.

Figura 10.35 Cuando inserta un nuevo nombre de estilo, Excel despliega automáticamente los atributos de formato que serán parte del estilo basado en el formato de la celda seleccionada.

Nuevo nombre de estilo

Figura 10.34 Seleccione un estilo existente con el menú Nombre de estilo.

Menú Nombre de estilo

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Sugerencias ✔

Puede importar los estilos de otro libro abierto. ■

Haga clic en el botón Combinar, en el cuadro de diálogo Estilo, seleccione otro libro de tra-bajo en el cuadro de diálogo Combinar estilos (figura 10.36) y haga clic en Aceptar.

Para modificar un estilo existente, selecció-■

nelo en la lista Nombre de estilo y haga clic en el botón Modificar. En el cuadro de diálogo Formato de celdas, especifique el nuevo for-mato y haga clic en Aceptar.

Puede eliminar estilos que ya no necesita al ■

seleccionarlos en el cuadro de diálogo Estilo y hacer clic en Eliminar. Sin embargo, observe que no puede eliminar el estilo Normal. Y si elimina el estilo Moneda o Porcentual, no estarán disponibles en la barra de herramien-tas Formato. (En general, lo mejor es restringir las eliminaciones de estilo a los estilos que ha creado.)

Si elimina un estilo que está en uso en la hoja de ■

cálculo, el formato relacionado con el estilo se eliminará de las celdas afectadas.

Figura 10.36 Seleccione el libro abierto cuyos estilos quiere combinar en la hoja de cálculo actual.

203


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Formas e imágenesAunque no es muy común en las hojas de trabajo, Excel proporciona muchas formas de darle vida a estas hojas que serán incluidas, por ejemplo, en presentaciones e informes. Puede agregar cual-quiera de los siguientes elementos a una hoja:

Autoformas ( formas de marcadores de posición ◆

de texto coloreadas).

Imágenes prediseñadas y fotografías.◆

Objetos SmartArt.◆

WordArt (texto decorativo).◆

Organigramas.◆

Películas.◆

Símbolos especiales, como fracciones y ©.◆

En esta sección y la siguiente aprenderá cómo insertar formas, imágenes y caracteres especiales en sus hojas de trabajo. SmartArt, WordArt, los organigramas y las películas se analizan en otros capítulos.

AutoformasUna Autoforma es un objeto defi nido de Office que es posible mover, cambiar de tamaño y girar. Des-pués de colocar una Autoforma, puede cambiar su formato al seleccionar un nuevo color o relleno de degradado, al modifi car sus propiedades 3D, o establecer nivel de transparencia. Algunas Autofor-mas también pueden aceptar texto.

Para agregar una Autoforma a una hojade cálculo:1. Si el Cuadro de herramientas no está abierto,

seleccione Insertar > Imagen > Forma. De otra forma, haga clic en la pestaña Paleta de objeto, en el Cuadro de herramientas.

2. Haga clic en la pestaña Formas, y seleccione Todas las formas, o una categoría específi ca de forma del menú desplegable (figura 10.37).

3. Arrastre la forma de la Paleta de objeto a la hoja de cálculo (figura 10.38).

Figura 10.38 La Autoforma está rodeada por controladores.

Controlador de giro

Controlador de cambio de tamaño

Modifica elemento de forma

Categorías de formas

Establece el tamañode despliegue

Búsqueda de formas

Figura 10.37 Seleccione una Autoforma para agregarla a la hoja.

Pestaña Formas


204

Capítulo 10Fo

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es

4. Si así lo desea, elija cualquiera de las siguientes

opciones:

Haga clic dentro de la forma y arrástrela a su ▲

nueva ubicación en la hoja de cálculo.

Presione ▲ s mientras arrastra un con-trolador de esquina para cambiar apropia-damente el tamaño de la forma. Presione o mientras arrastra para cambiar el tamaño desde el centro de la forma.

Para voltear la forma, arrastre un controla- ▲

dor de lado, superior o inferior a través de la forma.

Arrastre el controlador de giro verde para ▲

cambiar el ángulo de la forma en la página.

Arrastre un controlador amarillo para modi- ▲

fi car sólo ese elemento de la forma.

Seleccione Formato > Forma, presione ▲ #1, o haga doble clic en la forma para cambiar el formato. También puede seleccionar opcio-nes de formato de la Paleta de formato.

Si Autoforma puede aceptar texto, haga ▲

C-clic y seleccione Modifi car texto, del menú desplegable (figura 10.39). Una marca de inserción de texto aparece en el objeto. (Si la forma no acepta texto, no apa-rece la marca de inserción.) Escriba el texto. Para dar formato al texto, selecciónelo y elija opciones de la barra de herramientas Formato.

Si la Autoforma se apilará con otras formas ▲

o imágenes, puede cambiar su capa al usar

C-clic en la Autoforma y seleccionar una opción del submenú Organizar ( fi gura 10.39), como Enviar atrás.

Para realizar modifi caciones más selectivas ▲

en una Autoforma, seleccione Convertir a forma libre, del menú que se despliega al

usar C-clic (figura 10.39), y después seleccionar Editar puntos en el mismo menú (figura 10.40).

Para eliminar la Autoforma de la hoja de ▲

cálculo, seleccione la forma y presione

D.

Figura 10.39 Puede escribir dentro de algunas Autoformas.

Figura 10.40 Después de convertir una Autoforma a objeto de forma libre, puede cambiar cualquier aspecto al arrastrar puntos individuales (representados por puntos negros).

205


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Imágenes prediseñadasy fotografíasTambién puede adornar las hojas de trabajo al insertar imágenes prediseñadas o sus propiasfotografías.

Para insertar una imagen prediseñadade la Galería de imágenes de Microsoft:

1. Seleccione Insertar > Imagen > Imágenes predi-señadas.

Se lanza la Galería de imágenes (figura 10.41).

2. Ubique la imagen prediseñada deseada al selec-cionar una categoría, desplazándose a través de las miniaturas, o insertando una cadena de texto en el cuadro Buscar y haciendo clic en Buscar.

Para ver una vista previa de imágenes en una ventana separada. Haga clic en la casilla de verificación Vista previa.

Sugerencia ✔

Para ver imágenes prediseñadas adicionales ■

gratuitas en Offi ce Online, haga clic en el botón Conectado. Su explorador Web predeterminado se lanza y abre el sitio.

Para insertar una imagen prediseñadade la Galería de Objeto:


Si no está abierto el Cuadro de herramien- ▲

tas, seleccione Ver > Paleta de objetos.

Si está abierto el Cuadro de herramientas, ▲

haga clic en la pestaña Paleta de objetos.

2. Haga clic en la pestaña Imágenes prediseña-das, para desplegar las imágenes prediseñadas almacenadas (figura 10.42).

3. Seleccione una categoría de imagen del menú desplegable.

4. Arrastre una imagen prediseñada a la hoja de cálculo (figura 10.43).

Figura 10.41 Aplicación Galería de imágenes de Microsoft.

Categorías

Figura 10.43 Las imágenes prediseñadas insertadas están rodeadas por controladores (como cualquier otro objeto).

Categorías de imagen

Pestaña Imágenesprediseñadas

Controlador deslizante de tamaño de vista previa

Figura 10.42 Seleccione una imagen de la galería de imá-genes prediseñadas.

Vistas previasde imágenes

206

Capítulo 10Fo

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es

Para insertar una fotografía de sulibrería iPhoto:

1. Elija una de las siguientes opciones:Si no está abierto el Cuadro de herramien- ▲




2. Haga clic en la pestaña Fotografías para des-plegar las imágenes almacenadas en iPhoto (figura 10.44).

3. Encuentre la imagen deseada al elegir cualquier combinación de las siguientes opciones:

Seleccione Biblioteca, Álbum o Rollo del ▲

menú desplegable.

Inserte una cadena de búsqueda en el cuadro ▲

para desplegar imágenes con nombres de archivo coincidentes.

Desplácese por la lista de miniaturas. ▲

4. Arrastre una fotografía a la hoja de cálculo.

Para insertar otras fotografíase imágenes:

1. Seleccione Insertar > Imagen > Desde archivo.

Aparece el cuadro de diálogo Elija una imagen (figura 10.45).

2. Vaya a la unidad o carpeta que contiene el archivo que quiere insertar y seleccione el nom-bre de archivo de la imagen.

3. Opcional: Para mantener un vínculo con el archivo de imagen (permitiendo que Excel mues-tre las ediciones automáticamente), haga clic en la casilla de verificación Vincular a archivo.

4. Haga clic en Insertar.

La imagen aparece en la hoja de cálculo, rodeada por controladores de objeto normales.

Sugerencias ✔

Las imágenes prediseñadas y fotografías ■

pueden moverse y manipularse como otros objetos. Consulte el paso 4 de “Para agregar una Autoforma a una hoja de cálculo” para

ver algunos métodos de trabajo con imágenes prediseñadas y fotografías.

Para cambiar de manera proporcional el ■

tamaño de una imagen prediseñada insertada o una fotografía, arrastre cualquier controlador.

Para reemplazar imágenes prediseñadas ■

colocadas o una imagen con otras no tiene que eliminar la imagen original. Simplemente use

C-clic en la imagen, en la hoja de cálculo, y seleccione Cambiar imagen, del menú desple-gable que aparece.

Menú desplegable

Pestaña Fotografías

Vista previa de imágenes

Controlador deslizantede tamaño de vista previa

Cuadro de búsqueda

Figura 10.44 Imágenes de iPhoto.

Figura 10.45 Seleccione una imagen para insertar (se muestra en OS X 10.5.6/Leopard).

207

Microsoft Excel: Modificación de hojas de trabajoIn

serción

de otros elem

ento

s

Inserción de otros elementosAdemás de los tipos de elementos descritos en la sección anterior, puede insertar los siguientes elementos en una hoja de cálculo. En lugar de describir los pasos requeridos aquí, consulte los capítulos que se muestran a continuación para ver explicaciones:

Texto decorativo WordArt (capítulo 5).◆

Objetos SmartArt (capítulo 17).◆

Organigramas (capítulo 18).◆

Películas (capítulo 19).◆

Caracteres especialesExcel facilita la inserción de caracteres especia-les en texto de celdas. En lugar de estar cazando combinaciones clave “mágicas” que le permitirán escribir un símbolo de derechos de autor, una frac-ción o caracteres de idiomas extranjeros, puede seleccionar el carácter de la pestaña Símbolos, en la Paleta de objetos.

Para insertar un carácter especial:


Si no está abierto el Cuadro de herramien- ▲




2. Haga clic en la pestaña Símbolos para ver la lista de caracteres de símbolo soportados (figura 10.46).

3. Establezca la marca de inserción de texto en el lugar de la celda donde quiere agregar el sím-bolo o carácter especial.

4. Seleccione una categoría de símbolo del menú desplegable.

5. Haga clic en el carácter o símbolo que quiera insertar.

El carácter o símbolo aparece en la celda actual, en la marca de inserción de texto (figura 10.47).

Sugerencia ✔

Resista la tentación de agregar símbolos ■

de moneda al seleccionarlos de la pestaña Símbolos. Si intenta tratar la moneda como un número (usándolo en una fórmula), seleccione Formato > Celdas y el tipo de moneda en la pes-taña Número, del cuadro de diálogo Formato de celdas.

Menú Categorías

Pestaña Símbolos

Controlador deslizantede vista previa

Símbolos

Figura 10.46 Símbolos y caracteres especiales.

Símbolo de derechos de autor insertado

Figura 10.47 Puede insertar caracteres especiales en cel-das de texto.

Fórm

ulas y fu

ncio

nes

Fórmulas

y funciones

11

209

Los cálculos son la forma en que Excel “practica

las matemáticas”. Aunque esté usando Excel para

mantener una lista, tal vez tenga números en que

quiere realizar algunos cálculos (por ejemplo, obte-

ner el total de artículos vendidos o los promedios

del boliche). Excel es lo mejor para realizar cálcu-

los de este tipo y proporciona herramientas para

ahorrarle tiempo y esfuerzo.

Por ejemplo, suponga que quiere calcular el total

de una columna de números. Crearía una fórmula

en la celda que se encuentra debajo de la columna.

La fórmula sería algo parecido a esto:

=SUMA(B2:B12)

Todas las fórmulas empiezan con un signo (=), que

permite a Excel distinguirlas de un texto o un nú-

mero. Cuando ha terminado de insertar la fórmula

y pasa a otra celda, Excel evalúa la fórmula basada

en cualquier función usada (como SUMA) y los datos

a los que se refi ere (de la celda B2 a la B12). Lo que

ahora se muestra en la celda ya no es la fórmula

sino su resultado; en este caso, el total de números

en las celdas específicas.

Lo e

sen

cial

de

las

fórm

ula

s

210

Capítulo 11

Lo esencial de las fórmulasPara sumar dos números, puede seleccionar una celda y escribir =23+43. Para sumar el contenido de dos celdas, puede usar su dirección en la fórmula, como en =B3+B4. (A las direcciones se les conoce como referencias a celda; es decir, se hace referen-cia a las celdas por sus direcciones.) La celda en que escribe la fórmula despliega el resultado de un cálculo en cuanto pasa a otra celda.

Si cambian los datos de una celda a la que se hace referencia, el resultado cambia de inmediato. Este recálculo rápido permite realizar análisis del tipo “qué pasa si”. Sólo cambie cualquiera de los núme-ros en las celdas a las que se hace referencia para ver cómo los cambios afectan los resultados.

Las fórmulas pueden constar de una combinación de datos, referencias a celda, funciones y opera-dores (como +, – y /). En los siguientes pasos se muestra cómo crear una fórmula básica.

Para crear una fórmula básica:

1. Opcional: Puede crear o editar fórmulas en la celda o en la Barra de fórmulas, lo que le parezca más conveniente. Para usar la Barra de fórmulas, seleccione Ver > Barra de fórmulas.

2. Seleccione la celda en que quiere crear la fórmula y escriba un signo igual (=), ya sea en la celda o en la Barra de fórmulas (figura 11.1).


Escriba la primera referencia de número o ▲

celda para incluir en la fórmula.

Haga clic en la primera celda a la que quiere ▲

hacer referencia en la fórmula. (Cuando crea o edita una fórmula, si hace clic en una celda, la dirección de ésta se inserta en la fórmula.)

4. Escriba un operador, como + o /.

Consulte la tabla 11.1 para ver una lista de operadores aritméticos comunes.

Tabla 11.1

Operadores aritméticosO p e r a d o r A c c i ó n

+ Suma– Resta* Multiplicación/ División% Porcentaje^ Exponente

Inserción de fórmulas

Cuando inserta una fórmula, puede usar cual-quier combinación de estas técnicas:

Escriba la fórmula, incluidas las referencias ◆

a celdas o rangos y los nombres.

Agregue una referencia a celda o rango al ◆

hacer clic en la celda o arrastrar para selec-cionar el rango.

Seleccione funciones del cuadro de la lista ◆

Nombre o Autocompletar fórmula. Para quitar la lista de Autocompletar fórmula, siga escribiendo en lugar de seleccionar un nombre de función.

Diseñe la fórmula en la ventana Generador ◆

de fórmulas.

Barra de fórmulas

Celda activa

Figura 11.1 Puede crear o editar una fórmula en la celda o en la Barra de fórmulas.

Cuadro de nombre

Lo esen

cial de las fórm

ulas

211

Microsoft Excel: Fórmulas y funciones


Escriba el número final o la referencia a ▲

celda que quiera incluir en la fórmula.

Haga clic en la celda final a la que quiere ▲

hacer referencia en la fórmula.

6. Presione r o e para completar lafórmula y ver el resultado.

Sugerencias ✔

Puede combinar números (constantes) y refe-■

rencias a celda en una fórmula, como =C2*2.5 (el contenido de la celda C2 se multiplica por 2.5).

Después de que el elemento inicial se ha escrito ■

o insertado en una fórmula, al hacer clic en una celda automáticamente se agrega el contenido de la celda a la fórmula actual. Por ejemplo, si una fórmula contiene =17 y hace clic en la celda A4, la fórmula se vuelve =17+A4.

Para ver la fórmula de una celda en lugar de su ■

resultado, haga doble clic en la celda o revise la Barra de fórmulas (figura 11.2). Cuando haya terminado de examinar la fórmula, presione

q para restaurar la celda a su estado normal.

Si las celdas adyacentes requieren una fórmula ■

similar, puede copiar la fórmula de una celda a otra. Véase “Copia de una fórmula a celdas adyacentes”, más adelante en este capítulo.

Como opción predeterminada, no se muestra la ■

Barra de fórmulas. Para que aparezca automáti-camente, seleccione Excel > Preferencias. Haga clic en el ícono Ver, en la ventana Preferencias de Excel, haga clic en la casilla de verifi ca-ción Mostrar barra de fórmulas, en la sección Confi guración (figura 11.3) y haga clic en Aceptar.

Figura 11.3 Puede hacer que la barra de fórmulas aparezca automáticamente cuando crea un nuevo libro o abre uno existente.

Figura 11.2 Una celda despliega normalmente el resultado en lugar de la fórmula. Para ver ésta haga doble clic en la celda, o seleccione ésta y revise la barra de fórmulas.

Fórmula para la celda seleccionada (D2)

Fórmula

212

Capítulo 11A

cerc

a de

la

prec

eden

cia

Acerca de la precedenciaAhora se presenta algo ineludible en la vida de las hojas de cálculo. Algunas fórmulas constan sólo de dos referencias a celdas o números separados por un operador. A menudo son mucho más com-plejas. Y aunque el hecho de que las fórmulas se evaluaran de izquierda a derecha podría simpli-fi carle la vida, no siempre es así. En cambio, las hojas de cálculo siguen las reglas establecidas de precedencia cuando se evalúan fórmulas. Existen reglas estrictas que determinan el orden en que se combinan los componentes de fórmulas.

Por ejemplo, supongamos que ve la siguientefórmula:

= 3 + 7 * 2

Si se evalúa de izquierda a derecha, el resultado sería 20. Sin embargo, el resultado real es 17. Esto se debe a que los operadores con mayor preceden-cia (como las multiplicaciones) siempre se evalúan antes que los que tienen menor precedencia (como una suma). Por lo tanto, nuestro ejemplo se calcula al multiplicar 7 por 2 y después sumar 3, lo que da como resultado 17. En la tabla 11.2 se muestra la precedencia de varios operadores.

Para no obligarlo a reordenar números, referencias a celdas y operadores, Excel le permite modifi car el orden de la evaluación de la fórmula al encerrar elementos entre paréntesis. A estos elementos se les da automáticamente mayor precedencia. Si usa varios conjuntos de paréntesis anidados, se eva-lúan de adentro hacia afuera.

Al agregar paréntesis a nuestra fórmula básica, como en =(3+7) * 2, podemos forzar a que se evalúe de izquierda a derecha. Aunque la suma tiene menor precedencia que la multiplicación, el paréntesis hará que se evalúe primero al sumar 3 y 7 y después multiplicar ese resultado por 2, lo que da como resultado 20. Véase la tabla 11.3 para ver algunos ejemplos adicionales.

Tabla 11.2

Precedencia de operadores(de mayor a menor)

O p e r a d o r S i g n i f i c a d o

– Negación (–5)% Porcentaje^ Exponente* y / Multiplicación, división+ y – Suma, resta& Unión=, <, >, <=, >=, <>

Comparación (igual, menor que, mayor que, menor o igual que, mayor o igual que, desigual)

Tabla 11.3

Ejemplos de precedenciaE j e m p l o E v a l u a c i ó n R e s u l t a d o

2 * 3 + 4 (6) + 4 10

2 + 3 * 4 2 + (12) 14

2 * (3 + 4) 2 * (7) 14

(7 – 2) * (3 * 4) (5) * (12) 60

30 – (2 * 3) * 4 30 – (6 * 4) 6

213

Microsoft Excel: Fórmulas y funcionesU

so de fu

ncio

nes

Uso de funcionesLas funciones son métodos abreviados para cálcu-los que serían difíciles de crear con una fórmula básica. Las más de 300 funciones integradas en Excel 2008 pueden incluirse en fórmulas para permitirle realizar de manera sencilla cálculos financieros, estadísticos, de ingeniería, lógicos y basados en texto.

Las funciones aceptan valores llamados argumentos, realizan una operación en éstos, y después regresan uno o más valores. Véase la tabla 11.4 al fi nal del capítulo para ver una lista de funciones comunes.

Total de una columna con SUMATal vez el cálculo más simple basado en una función que se puede realizar (y, por cierto, el más común) es obtener un total de una columna de números al usar la función Suma. (Suma también puede usarse para obtener el total de cifras en fi las o una combi-nación adyacente y no adyacente de celdas.)

Para obtener un total de una columnaal usar Suma:

1. Haga clic en la celda en que quiere que apa-rezca la suma.

Aunque ésta suele ser la celda que se encuen-tra inmediatamente debajo de la columna de números, puede seleccionar cualquier celda.

2. Inserte =s al principio de la fórmula. Excel des-pliega una lista de funciones de Autocompletar fórmula que comienza con s (figura 11.4). Seleccione SUMA de la lista.

Excel agrega paréntesis, desplegando =SUMA() y colocando la marca de inserción entre los paréntesis.

3. Arrastre hacia abajo la columna de números de las que quiere obtener el total (figura 11.5).

4. Presione r o e para completar la fórmula.

La fórmula se evalúa. El resultado se despliega en la celda (figura 11.6) y la fórmula se mues-tra en la barra de fórmulas.

Celda activa (D7) Lista Autocompletar

Figura 11.4 Seleccione la celda, escriba = y comience a insertar la fórmula. Aparece la lista Autocompletar, mostrando todas las funciones que empiezan con las letras escritas.

Figura 11.6 Después de terminar la fórmula, se des-pliega el total de la celda D2 a D6 (14.2) en la celda D7.

Figura 11.5 Arrastre para seleccionar las celdas de las que quiere el total con la función Suma; en este caso, de D2 a D6.

Celdas seleccionadas

214

Capítulo 11U

so d

e fu

nci

on

es

Uso de AutosumaPara simplifi car la realización de los cálculos más comunes en una columna o fila, Excel proporciona la característica Autosuma. Cuando se usa direc-tamente debajo de una columna o a la derecha de una fila, Autosuma determina el rango de celdas al examinar los datos.

Para realizar el cálculo de una columnao fila con Autosuma:

1. Haga clic en la celda vacía que se encuentra directamente abajo de una columna o a la dere-cha de una fi la.


Para calcular el total de una columna o una ▲

fila al usar la función SUMA, haga clic en el ícono Autosuma, en la barra de herramien-tas Estándar.

Haga clic en la fl echa hacia abajo que se ▲

encuentra a un lado del ícono Autosuma. Seleccione una función (como Promedio o Máx) del menú desplegable (figura 11.7).

Se muestra la fórmula completa (figura 11.8).


Presione ▲ r o e para aceptar el rango seleccionado y desplegar el resultado.

Edite la fórmula (cambiando el rango, por ▲

ejemplo). Después presione r o e para desplegar el resultado.

Sugerencias ✔

Como opción predeterminada, Autosuma actúa ■

sobre columnas. Si encuentra datos adecuados arriba de la celda de destino, realiza un cálculo de la columna. Si no, intenta actuar sobre una fila.

Con el fi n de realizar rápidamente un cálculo ■

para un conjunto de columnas adyacentes, seleccione la celda vacía que se encuentra debajo de cada columna antes de seleccionar una función Autosuma. Excel insertará una fórmula en cada celda seleccionada.

Figura 11.8 La fórmula (incluido el rango seleccionado por Autosuma) se despliega en la celda.

Rango seleccionado

Fórmula resultante

Figura 11.7 Seleccione una función del menú desplegable Autosuma. (Para usar una función más avanzada, selec-cione Más funciones.)

Ícono AutosumaCelda activa (D7)

215

Microsoft Excel: Fórmulas y funcionesU

so de fu

ncio

nes

Referencias no adyacentes como argumentos de funcionesAunque los cálculos basados en columnas y filas son comunes, no es obligatorio que una fórmula opere en celdas adyacentes. Las celdas a las que se hace referencia pueden estar dispersas por una hoja de cálculo o un libro. El siguiente ejemplo muestra cómo insertar referencias no adyacen-tes como argumentos de una función, como =MAX(A3,A5,D12:D17). Observe que cada referencia se separa de su vecina con una coma (,).

Para incluir referencias no adyacentes como argumentos a una función:

1. Haga clic en la celda en que quiere colocar la fórmula.

2. Escriba un signo de igual (=), seguido por la primera o las dos primeras letras del nombre de la función.

3. Seleccione el nombre de la función de la lista desplegable Autocompletar fórmula que apa-rece (véase la figura 11.4).

La función aparece en la celda. La marca de inserción de texto se coloca entre los paréntesis proporcionados (figura 11.9).

4. Haga clic en la celda o seleccione el rango que servirá como el primer argumento de la fun-ción. Si así lo desea, puede escribir la referencia a celda o rango, como G17 o B12:B16.

5. Escriba una coma (,).

6. Haga clic en la celda siguiente o seleccione el siguiente rango cuyos valores quiere incluir en la fórmula. Como antes, también puede escribir esta referencia a celda o rango.

7. Repita los pasos 5 y 6 hasta que haya incluido las referencias necesarias.

8. Presione r o e para completar lafórmula.


Sintaxis y argumentos de función

Figura 11.9 Cuando selecciona una función de una lista Autocompletar fórmula, se incluyen automáticamente los paréntesis de apertura y cierre.

216

Capítulo 11G

ener

ado

r de

fó

rmu

las

Generador de fórmulasEl Generador de fórmulas es una nueva utilería del Cuadro de herramientas, diseñada para ayudarle a construir y editar fórmulas. Es muy útil, en espe-cial si no está seguro de la sintaxis de una función o no está familiarizado con el proceso de creación de fórmulas.

Para crear una fórmula con el Generador de fórmulas:1. Seleccione una celda que habrá de contener la

fórmula.

2. Si el Cuadro de herramientas está abierto, haga clic en la pestaña Generador de fórmulas. De otra manera, seleccione Ver > Generador de fórmulas.


Si la referencia comienza con una fun- ▲

ción, haga doble clic en su nombre, en el Generador de fórmulas (figura 11.10). El signo igual, el nombre de función y los paréntesis se insertan en la celda.Si la fórmula comienza con datos o una refe- ▲

rencia a celda o rango, inicie la fórmula al escribir =, los datos o referencia y el primer operador, como =A17+.


Cuando está después de un operador, como ▲

+, – o *, escriba los datos, escriba la referen-cia, o seleccione la referencia en la hoja.Para agregar un argumento a la función ▲

actual, haga clic en el ícono más (+) o escriba una coma. Aparece un cuadro para el primer argumento. Seleccione una referencia en la hoja de trabajo, o escriba los datos o referencia.

A medida que agrega argumentos y elementos, el Generador de fórmulas evalúa los datos y despliega el resultado actual (figura 11.11).

5. Agregue las funciones, argumentos o elementos necesarios para terminar la fórmula.

6. Presione r o e para completar lafórmula.

Lista de función Pestaña Generador de fórmulas

Agrega un argumento

Figura 11.10 La pestaña Generador de fórmulas, del Cuadro de herramientas.

Figura 11.11 El Generador de fórmulas despliega cada argu-mento y calcula el resultado parcial. Estos ejemplos mues-tran una función (arriba) y un cálculo simple (abajo).

217

Microsoft Excel: Fórmulas y funcionesG

enerado

r de fórm

ulas

Sugerencias ✔

También puede usar el Generador de fórmulas ■

para ayudarle a editar fórmulas existentes.

Si la celda de fórmula está cerca del final de una ■

fi la o hasta abajo de una columna y la fórmula está basada en una función, el Generador de fórmulas puede tratarla como una Autosuma e insertar el rango. Si el rango no es correcto, puede cambiarlo.

En lugar de desplazarse por toda la lista de fun-■

ciones, puede insertar el texto de búsqueda en el cuadro que se encuentra en la parte superior del Generador de fórmulas. Conforme escribe, las coincidencias posibles se van mostrando en la lista (figura 11.12).

Para insertar una función como un argumento ■

de la función actual (conocida como función

anidada), haga doble clic en el nombre de la función en la lista. Cuando una fórmula con-tiene varias funciones, trabaja con cada función de manera separada. Para cambiar entre las funciones, haga clic en el ícono de fl echa hacia arriba (figura 11.13).

Texto de búsqueda Coincidencias

Figura 11.12 Para encontrar una función, escriba todo o parte de su nombre (vna) o algún texto descriptivo (valor neto presente).

Figura 11.13 En esta fórmula, una función SUMA es un argumento de la función principal (PROMEDIO). Haga clic en la fl echa hacia arriba para reanudar la edición de la fun-ción PROMEDIO.

Flecha hacia arriba

218

Capítulo 11La

cal

cula

dora

La calculadoraExcel también proporciona una Calculadora espe-cial que puede usar para crear y editar fórmulas.

Para crear o editar una fórmula al usarla Calculadora:

1. Haga clic en la celda donde quiere insertar la fórmula.

Si quiere editar una fórmula existente, selec-cione la celda que contiene la fórmula.

2. Seleccione Herramientas > Calculadora. Aparece la Calculadora (figura 11.14). Un

signo igual (=) se inserta automáticamente para comenzar la fórmula.

3. Haga clic en los botones para generar unafórmula. Conforme agrega elementos a la fórmula, éstos aparecen en el panel de fórmulas de la Calculadora.

También puede escribir directamente en el panel de fórmulas, agregar los elementos nece-sarios y realizar ediciones.

4. Mientras crea o edita la fórmula, elija cualquiera

de las siguientes opciones:Haga clic en los botones para generar la ▲

fórmula.Para insertar una referencia a celda, haga ▲

clic en la celda o rango en la hoja de trabajo.Haga clic en Suma para agregar una función ▲

de Suma a la fórmula. Se abre un panel a la derecha, que contiene un cuadro de texto en que se presenta la lista de celdas o rangos

que habrá de sumarse. Haga clic, use #-clic o arrastre a través de las celdas de las que se obtendrá el total. Haga clic en Insertar para transferir la función Suma al panel de fórmulas.Haga clic en Si para agregar una prueba ▲

condicional a la fórmula. Especifi que la prueba condicional, un resultado real y un resultado falso (figura 11.15). Haga clic en Insertar para transferir la función Si al panel de fórmulas (figura 11.16).Para crear o editar la fórmula en el Generador ▲

de fórmulas, haga clic en el botón Más.

Figura 11.14 Puede crear y editar fórmulas al usar la Calculadora.

Ayuda Transfi ere la fórmula a la hoja de trabajo

Panel de fórmulas

FuncionesCelda de destino

El resultado aparece aquí

Figura 11.15 Especifi que la prueba Si al escribir o seleccionar celdas y elegir una condición del menú desplegable. También debe especifi car lo que pasará en caso de que el resultado sea falso o verdadero.

Especifique la condición de prueba

219

Microsoft Excel: Fórmulas y funcionesLa calcu

ladora

5. Cuando la fórmula esté completa, haga clic en Aceptar para transferirla a la celda de destino en la hoja de cálculo (denotada por el cuadro Colocar en celda).

Sugerencias ✔

Cuando la Calculadora puede convertir la■

fórmula en un número, el resultado apareceen el cuadro Respuesta.

Cuando inserta un resultado de texto para una ■

función Si (véase la fi gura 11.15), no es nece-sario incluir el texto entre comillas. Excel las agregará automáticamente.

Figura 11.16 La creación de una fórmula basada en una función Si… es simple cuando se usa la Calculadora.

220

Capítulo 11Co

pia

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na

fórm

ula

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Copia de una fórmulaa celdas adyacentesEn ocasiones querrá realizar el mismo cálculo para varias columnas o filas. Por ejemplo, en una hoja de cálculo que muestra ventas por región, tal vez quiera desplegar un total para cada columna de cifras de ventas. En lugar de reconstruir la fórmula desde cero, puede copiarla a celdas adyacentes. Excel cambia la fórmula de manera automática para hacer referencia a los datos en cada columna o fila de destino.

Para copiar una fórmula a celdas adyacentes:

1. Haga clic en la celda que contiene la fórmula.

2. Arrastre el controlador de relleno en la esquina inferior derecha a la que quiere copiar lafórmula (figura 11.17).

El resultado de la fórmula se muestra en las celdas, y aparece el botón Opciones de autorre-lleno (figura 11.18).

3. Opcional: Para cambiar el formato de las celdas de destino, haga clic en el botón Opciones de autorrelleno y seleccione una opción de for-mato del menú desplegable.

Sugerencias ✔

Revise la precisión de las fórmulas copia-■

das para ver si hacen referencia a celdas en columnas o fi las que no sean las que contiene la fórmula.

La operación descrita también puede comple-■

tarse al usar el comando Rellenar. Seleccione la primera celda y arrastre para seleccionar las celdas de destino. Después seleccione Edición > Rellenar > Hacia la derecha o Edición > Rellenar > Hacia abajo, según sea apropiado.

Figura 11.18 El resultado aparece en las celdas de destino (C8:E8). Haga clic en el botón Opciones de autorrelleno para revisar las opciones de formato.

Opciones de autorrelleno

Figura 11.17 A partir de la celda original (B8), haga clic y arrastre el controlador de relleno a través de las celdas de destino (C8:E8). (Para realizar esta operación de copia en filas, debe arrastrar hacia abajo en lugar de hacerlo a lo largo.)

Controlador de rellenoCelda original (B8)

221

Microsoft Excel: Fórmulas y funcionesS

um

as con

dicion

ales

Sumas condicionalesA diferencia de Autosuma, una suma condicional

sólo da el total de los números de una columna que coincida con su criterio. Por ejemplo, si tiene una galería de arte que vendió impresiones costo-sas y tarjetas de agradecimiento económicas, pue-de crear una suma condicional (basada en un valor monetario) que sólo muestre el total de las ventas de tarjetas de agradecimiento económicas o sólo las ventas de impresiones caras.

Para insertar una suma condicional:

1. Seleccione Herramientas > Suma condicional. Aparece el Asistente para suma condicional.

2. Seleccione el rango (que incluya la columna para total, la columna o las columnas que contengan el criterio y los encabezados de columna) (figura 11.19). Haga clic en Siguiente.

Observe que la columna para el total también puede contener los criterios. En ese caso, sólo seleccione esa columna simple y su encabezado.

3. De la lista desplegable superior en el paso 2, seleccione el encabezado de la columna para el total. Especifique el primer criterio al seleccio-nar un encabezado de columna y una prueba condicional, y escriba o seleccione un valor en el cuadro de texto. Haga clic en Agregar para registrar el criterio.

En el ejemplo (figura 11.20), la columna cuyo total se obtendrá es Puntuación. El primer criterio es individuos mayores de 18, con base en el valor de cada persona en la columna Edad.

4. Opcional: Para especificar más criterios, cambie la información en el centro del Asistente y haga clic en Agregar. Cuando haya terminado de especificar el criterio, haga clic en Siguiente.

5. En el paso 3, indique si quiere desplegar sólo el total o el total y los criterios (figura 11.21). Haga clic en Siguiente.

6. En los siguientes pasos del Asistente, seleccione una celda en la que quiere desplegar el total y, como opción, el criterio. Haga clic en Finalizar.

El resultado aparece en la hoja de trabajo.

Rango seleccionado (A1:B7)

Figura 11.19 Seleccione el rango (incluida la columna para total, cualquier columna adicional que contenga criterios y los encabezados de columna).

Figura 11.21 Indique si quiere desplegar sólo el total o el criterio y el total.

Aquí aparece el criterio agregado

Columna del total Cree aquí el criterio

Figura 11.20 En el paso 2, especifi que la columna de total y el criterio que debe cumplirse.

222

Capítulo 11Co

rrec

ció

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Corrección de erroresen fórmulasPara evitar resultados erróneos en fórmulas inco-rrectas, Excel proporciona un amplio conjunto de comandos de auditoría y herramientas de detec-ción y resolución de problemas. Por ejemplo, pue-de hacer lo siguiente:

Auditoría de hojas de cálculos.◆ Al seleccio-nar una celda y después el comando apropiado, puede ubicar lo siguiente en una hoja de trabajo:

Precedentes ▲ . Celdas que proporcionan datos a la fórmula seleccionada.

Dependientes ▲ . Las fórmulas que extraen datos de la celda seleccionada.

Errores ▲ . Para identifi car el origen de un error marcado (como #N/A), puede encontrar todas las celdas que proporcionan datos a la fórmula seleccionada.

Búsqueda de datos no válidos.◆ Excel puede circular valores que violan las opciones de validación.

Revisión de errores.◆ Escanea automática-mente una hoja de trabajo y recorre el proceso de corregir cada error identifi cado.

Para auditar una hoja de cálculo:

1. Opcional: Seleccione Ver > Barras de herramien-tas > Auditoría de fórmulas, para desplegar la barra de herramientas Auditoría de fórmulas (fi gura 11.22).


Para ubicar precedentes, seleccione la ▲

celda que contiene la fórmula. Seleccione Herramientas > Auditoría > Rastrear pre-cedentes o haga clic en el ícono de la barra de herramientas Rastrear precedentes. Aparecen fl echas en la hoja, mostrando las dependencias de las fórmulas (figura 11.23).Realice Rastreo de dependencia nuevamente para ver si existe otro nivel de precedencia.

Figura 11.23 La fl echa muestra que la fórmula en la celda F7 depende de las cuatro celdas del rango B7:E7.

Figura 11.22 La barra de herramientas Auditoría defórmulas.

Rastrearprecedentes

Quitar un nivel de precedente

Rastrear dependientes

Quitar un nivel de

dependientes

Quitar todas las fl echas

Rastrear error

Rodear con un círculo datos no válidos

223

Microsoft Excel: Fórmulas y funcionesCo

rrección

de errores en

fórm

ulas

Para localizar dependencias, seleccione la ▲

celda de datos. Seleccione Herramientas > Auditoría > Rastrear dependientes o haga clic en el ícono de la barra de herramientas Rastrear dependientes. Aparecen fl echas en la hoja, mostrando las fórmulas en que se hace referencia a la celda seleccionada (figura 11.24).

Para localizar errores, seleccione la celda ▲

que contiene un indicador de error. Aparece un botón Error. Para identifi car el tipo de error, coloque el cursor sobre este botón. Para identifi car las celdas que intervienen en el error, seleccione la celda con el error y seleccione Herramientas > Auditoría > Rastrear error, haga clic en el ícono de la barra de herramientas Rastrear error, o haga clic en el botón Error y seleccione Rastrear condición de error.

3. Para eliminar fl echas, haga lo siguiente:

Todas las fl echas. ▲ Haga clic en el ícono Quitar todas las fl echas, en la barra de herramientas Auditoría de fórmulas, o seleccione Herramientas > Auditoría > Quitar todas las fl echas.

Una fl echa de dependencia o prece- ▲

dente. Seleccione la celda apropiada. Haga clic en Quitar un nivel de precedente o Quitar un nivel de dependiente, en la barra de herramientas Auditoría de fórmulas.

Para identificar datos inválidos:

1. Haga clic en el ícono Circular datos inválidos, en la barra de herramientas Auditoría defórmulas (véase la figura 11.22).

Se circula cualquier celda que contenga datos que violan el criterio de validación (figura 11.25).

2. Opcional: Corrija los errores al editar las celdas, cambiar el criterio de validación o eliminar éste.

Para ver el criterio que una celda circulada está violando, seleccione ésta y elija Datos > Validación.

Sugerencias ✔

Puede eliminar círculos de datos no válidos al ■

hacer clic en el ícono Quitar círculos de valida-ción, en la barra de herramientas Auditoría de fórmulas.

El criterio de validación asegura que sólo cier-■

tos datos puedan insertarse en una celda, rango o columna de lista. Por ejemplo, puede especifi-car que las fechas deben caer entre dos valores o que los números deben ser mayores que un valor particular.

Figura 11.24 Las fl echas muestran que la celda C6 se usa en dos fórmulas, que se encuentran en las celdas C9 y F6.

Figura 11.25 Esta celda está circulada porque los números de la columna tienen que estar entre 0 y 2.

224

Capítulo 11Co

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las

Para revisar un error:

1. Seleccione Herramientas > Comprobación de errores.

Si no se encuentran errores, aparece un cuadro de notifi cación. Haga clic en Aceptar para quitarlo. De otra forma, aparece el cuadro de diálogo Comprobación de errores, resaltando el primer error (figura 11.26).

2. Para cada error identifi cado, elija cualquiera de

las siguientes opciones:Haga clic en Ayuda sobre este error para ▲

consultar la Ayuda de Excel en busca de una explicación.Haga clic en Rastrear error para desplegar ▲

en la hoja fl echas que identifi quen las otras celdas relacionadas con el error (si las hay).Haga clic en Omitir error para omitir este ▲

error.

Tabla 11.4

Funciones comunes de ExcelS i n t a x i s D e s c r i p c i ó n

PROMEDIO(número1, número2, ...)* Calcula el promedio (signifi cado aritmético) de los argumentos

DIAS360(fecha_inicial, fecha_fi nal, método)

Calcula el número de días entre dos fechas con base en un año de 360 días (utilizada en algunas funciones de contabilidad)

DDB(costo, valor_residual, vida, periodo, factor)

Proporciona la depreciación de los bienes en un periodo específi co, al usar el método de balance de doble declinación u otro método especifi cado

VF(tasa, nper, pago, va, tipo) Calcula el valor futuro de una inversión

TIR(valores, estimar) Proporciona la tasa interna de retorno para una serie de fl ujos de caja

MAX(número1, número2, ...) Calcula el valor máximo en una lista de argumentos

MEDIANA(número1, número2, ...) Calcula la mediana (el valor intermedio) de los números dados

MIN(número1, número2, ...) Calcula el número más pequeño en la lista de argumentos

AHORA( ) Proporciona el número de serie de la fecha y hora actual

VNA(tasa, valor1, valor2, ...) Calcula el valor neto actual de una inversión basada en una serie de fl ujos de caja periódicos y una tasa de descuento

PAGO(tasa, nper, va, vf, tipo) Calcula el pago periódico para una anualidad o préstamo

VA(tasa, nper, pago, vf, tipo) Calcula el valor actual de una inversión

REDONDEAR(número, digitos_num) Redondea un número a una cantidad específi ca de dígitos

SUMA(número1, número2, ...) Calcula la suma de todos los números en la lista de argumentos

DESVEST(número1, número2, ...) Estima la desviación estándar basada en un ejemplo

HOY( ) Proporciona un número de serie de la fecha de hoy

VALOR(texto) Convierte texto en un número

Haga clic en Modifi car, en la Barra de fórmu- ▲

las, para corregir el error.

3. Haga clic en Siguiente para ver el siguiente error, si lo hay. Repita el paso 2.

4. Cuando se han desplegado todos los errores, aparece un cuadro de diálogo final. Haga clic en Aceptar para quitarlo.

Figura 11.26 El cuadro de diálogo Comprobación de errores muestra el primer error. La celda errónease selecciona en la hoja.

Celda que contiene el error (C11)

Fórmula que contiene el errorDescripción de error

*La expresión (número1, número2, ...) también puede especifi carse como un rango, como C25:C47.

Trabajo co

n listas

Trabajo con listas

12

225

Muchas de las hojas de cálculo son simples listas

de información, como datos de direcciones y listas

de nombres de miembros de un club. Estas listas

suelen incluir pocos cálculos, si los hay. Un progra-

ma de hoja de cálculo es muy apto para la adminis-

tración de listas (mucho más que un procesador

de palabras, el programa inicialmente preferido

para administración de listas).

En reconocimiento al hecho de que las personas

usen las hojas de cálculo para crear y adminis-

trar listas, Microsoft introdujo el Administrador

de listas en Excel 2001. Al crear una lista (figura

12.1), puede simplifi car las tareas tediosas como

ordenar, filtrar y obtener totales de datos. En este

capítulo se explica cómo usar el Administrador de

listas para crear y mantener listas.

Las listas de Excel son, en esencia, bases de datos.

Si pretende crear listas en Excel, también querrá

aprender las características de bases de datos de

Excel, que se analizan en el capítulo 14. Tenga en

cuenta que en Off ice 2007 (Windows), a las listas

se les denomina tablas.

Figura 12.1 Cuando transforma un rango de datos en una lista o crea una lista desde cero, Excel la despliega con un marco especial y adjunta un menú desplegable a cada encabezado de columna.

Crea

ció

n d

e u

na

list

a

226

Capítulo 12

Creación de una listaPuede crear una lista al convertir un rango de datos existente o al usar el Administrador de lista para guiar la creación de las listas.

Para crear una lista:


Para crear una lista en una nueva hoja de ▲

cálculo, Seleccione Archivo > Galería de proyectos, elija el grupo Documentos en blanco, haga clic en el ícono Asistente para listas, y luego en Abrir.Para crear una nueva lista en una hoja ▲

de cálculo existente, haga clic en la celda donde quiere que comience la lista y selec-cione Insertar > Lista.Para convertir un rango de datos existente ▲

en una lista, haga clic en cualquier celda den-tro del rango y seleccione Insertar > Lista.Despliegue la barra de herramientas Lista ▲

(figura 12.2) al seleccionar Ver > Barras de herramienta > Lista. Para convertir un rango de datos existente en una lista, haga clic en cualquier celda dentro del rango. Para crear una lista desde cero, haga clic en la celda de inicio. Después haga clic en el ícono Asistente para listas, en la barra de herramientas Lista.

Aparece el Asistente para lista (figura 12.3).

2. En el paso 1, seleccione una de estas opciones para el origen de datos:

En ninguna parte. ▲ La lista se creará desde cero.En un libro abierto. ▲ Usa datos existentes de un rango especifi cado, convirtiéndolo en una lista. Si los datos ya tienen etiquetas de columna, asegúrese de marcar Mi lista tiene encabezados.Origen de datos externos. ▲ Seleccione esta opción y haga clic en el botón Obtener datos para importar la lista de datos de un archivo externo. (Esta opción requiere controlado-res ODBC instalados.)

Figura 12.2 Para crear una lista con la barra de herramien-tas Lista, puede hacer clic en el ícono Asistente para listas o en el menú desplegable del ícono Lista y seleccionar Asistente para listas.

Ícono Lista

Ícono Asistente para listas

Figura 12.3 En el paso 1, indíquele al Asistente para listas dónde residen los datos (si los hay) y dónde crear la lista.

Desplazamiento de una lista

Puede reubicar cualquier lista. Mueva el cursor sobre cualquier borde de la lista. Cuando cam-bie a una mano abierta, haga clic y arrastre la lista a una nueva ubicación.

También puede usar cortar y pegar para mover una lista (a otro libro de trabajo u hoja, por ejemplo). Mueva el cursor sobre cualquier borde de la lista. Cuando tome la forma de una mano abierta, haga clic para seleccionar la lista y elija

Edición > Cortar (#X). Seleccione una celda de

destino para la lista y elija Edición > Pegar (#V).

Creación

de un

a lista

227

Microsoft Excel: Trabajo con listas

3. Indique dónde debe colocarse la lista:Hoja nueva. ▲ Crea la lista en una nueva hoja de cálculo en blanco.En una hoja existente. ▲ La esquina supe-rior izquierda de la lista comenzará en la celda especificada.

Clic en Siguiente. Continúa el paso 2 (fi gura 12.4).


Si la lista está basada en datos existentes, ▲

seleccione cada columna, elija un tipo de datos de la lista desplegable Tipo de datos, edite el nombre de la columna (opcional) y haga clic en Modificar, después de cada cambio de columna.Si la lista se crea desde cero, inserte cada ▲

nombre de columna, seleccione un tipo de datos de la lista desplegable Tipo de datos y haga clic en Agregar. (El orden en que se agregan las columnas coincidirá con el orden en la lista.)

5. Opcional: Para establecer formato, formato con-dicional u opciones de validación para el campo seleccionado, haga clic en Confi guración. Repita para todos los demás campos que sea necesa-rio. Haga clic en Siguiente para continuar.

6. En el paso 3 (figura 12.5), asigne un nombre a la lista e indique si quiere el total de una fi la. También puede seleccionar un estilo de Autoformato.

7. Haga clic en Finalizar. La lista aparece en la hoja de cálculo, empe-

zando en la celda designada (figura 12.6).

Sugerencias ✔Cuando aparece su lista, también surge la barra ■

de herramientas Lista (véase la fi gura 12.2). Puede usarla para modifi car cualquier ele-mento de la lista.Cuando convierte datos existentes en una lista, ■

todavía puede agregar, eliminar y modifi car columnas ( fi gura 12.4).Para convertir una lista otra vez en datos nor-■

males, haga clic en el ícono Lista, en la barra de herramientas Lista, y seleccione Administrador para eliminar lista.

Figura 12.4 Especifi que nombres de columna y tipos de datos.

Figura 12.5 Asigne un nombre a la lista, indique si quiere agregar una fi la de total y seleccione un estilo de Autoformato.

Figura 12.6 Éste es un ejemplo de un rango de datos exis-tente convertido en una lista con formato y nombre.

228

Capítulo 12In

serc

ión

y e

dici

ón

de

dato

s

Inserción y edición de datosLas celdas de una lista son iguales a otras celdas de una hoja de cálculo. Puede usar técnicas de edi-ción normales para insertar, eliminar y modificar el contenido de una celda. Además, tal vez le resul-te útil el siguiente procedimiento de edición.

Para editar datos de una lista:Para agregar nuevos datos a una lista puede ◆

usar cualquiera de las siguientes técnicas:Escriba los datos en cada celda como lo ▲

haría en cualquier hoja de cálculo. Presione

t o st para pasar a la celda siguiente o a la anterior.Seleccione Datos > Formulario, o haga clic ▲

en el ícono Lista, en la barra de herramientas Lista, y seleccione Formulario (figura 12.7). Use el cuadro de diálogo Formulario para editar registros existentes, insertar nuevos registros o eliminar registros (figura 12.8).Para crear un nuevo ▲ registro ( fi la de lista), inserte datos en la fi la marcada con un asterisco (*) al fondo de la lista.

Para eliminar una fi la de lista, seleccione una ◆

celda en la fi la y elija una de las siguientes opciones:Seleccione Edición > Eliminar fi la. ▲

Haga clic en el ícono Lista, en la barra de ▲

herramientas Lista, y seleccione Lista > Eliminar > Fila.

Sugerencias ✔

Conforme comienza a escribir una entrada de ■

celda, aparece una lista de entradas anteriores en la columna que comienzan con los mismos carac-teres. Puede seleccionar uno de estos elementos como un método abreviado para entrada de datos.Para limpiar el contenido de una fi la, sin elimi-■

narla, seleccione la fi la completa. Seleccione Edición > Borrar > Contenido, o haga clic en el ícono de la barra de herramientas Lista, y seleccione Borrar contenido.Consulte el capítulo 14 para conocer más ■

información sobre el uso de formularios para inserción y edición de datos.

Figura 12.7 Seleccione Formulario, del menú desplegable Lista, enla barra de herramientas Lista.

Figura 12.8 Como opción, puede usar un formulario para insertar nuevos registros, editar registros exis-tentes o eliminar registros.

Adición de nuevas columnas

Para agregar una nueva columna a una lista existente, haga clic en una celda donde quiera insertar la columna. Después haga clic en el ícono Insertar columna, en la barra de herramientas Lista, o seleccione Insertar > Columnas. Para completar el proceso, edite el nombre de la columna.

Para agregar una columna en blanco al fi nal de una lista, ensanche el marco de lista, al arrastrar su esquina inferior derecha. Aparece un área en blanco de color gris. Haga clic en el texto (Nueva columna) y nombre de la nueva columna.

229

Microsoft Excel: Trabajo con listasFo

rmació

n de u

na lista

Formación de una listaDespués de que ha insertado los datos de una lista (o al menos varios registros), tal vez quiera dar for-mato a la lista. Además de las opciones de formato de celda estándar (como negrita, cursiva, fuente, tamaño, bordes y sombreado), existen formatos que puede aplicar a la lista completa.

Para formar una lista completa:

1. Haga clic en cualquier celda de la lista.


Seleccione Formato > Autoformato. ▲

Haga clic en el ícono Lista, en la barra ▲

de herramientas Lista, y seleccione Autoformato.

Aparece el cuadro de diálogo Autoformato (figura 12.9).

3. Seleccione cualquiera de los estilos de formato de tabla en el panel de la izquierda para ver una vista previa del formato. Para aplicar el formato seleccionado a una lista (véase la fi gura 12.6), haga clic en Aceptar.

Sugerencias ✔

Si hace clic en el botón Opciones, en el cua-■

dro de diálogo Autoformato, puede habilitar o deshabilitar selectivamente elementos de Autoformato, como bordes y tramas de celda (figura 12.10).

Después de dar formato a la lista con ■

Autoformato, todavía puede aplicar formato de celda y texto normal.

Para obtener el efecto completo de la nueva ■

apariencia de su lista, haga clic en el ícono Visuales, en la barra de herramientas Lista, para ocultar el marco. Haga clic de nuevo en el ícono para restaurar el marco de la lista.

Para aprender a dar formato a celdas indivi-■

duales, rangos de celdas y columnas o filas particulares, consulte el capítulo 10.

Figura 12.10 Haga clic en Opciones para revelar esta sección en la parte inferior del cuadro de diálogo Autoformato, permitiéndole especificar opciones de for-mato para aplicar a la lista.

Figura 12.9 Seleccione un formato para aplicar a la lista.

Vista previa del formato seleccionadoEstilos de formato de tabla

Establezca opciones de despliegue

230

Capítulo 12Fi

ltra

do d

e u

na

list

a

Filtrado de una listaA medida que crece su lista, tal vez en ocasiones sólo quiera ver filas que coincidan con ciertos criterios. Por ejemplo, puede filtrar una lista de esta manera para generar un subconjunto de da-tos para impresión, grafi cación o eliminación de registros.

Para aplicar un Autoformato a una lista:

1. Aplique el Autofi ltro a la lista al seleccionar Datos > Filtro > Autofi ltro o al hacer clic en el ícono Autofi ltros, en la barra de herramientas Lista.

Cuando se habilita, cada título de columna se acompaña con un par de fl echas y se oscurece el ícono Autofi ltros de la barra de herramientas.

2. Haga clic en las fl echas de Autofiltro que se encuentran a un lado de la columna en que quiere fi ltrar y seleccione una opción de fi ltrado del menú desplegable (figura 12.11).

Sólo se muestran los registros que coinciden con el criterio. Los otros se ocultan temporal-mente.

3. Opcional: Para realizar fi ltros posteriores, elije criterios adicionales desde otras columnas.

4. Para restaurar todos o algunos de los registros ocultos, haga algo de lo siguiente:

Para mostrar toda la lista de registros, selec- ▲

cione Datos > Filtro > Mostrar todo o Filtro > Todas, del ícono de la barra de herramien-tas Lista.

Si ha aplicado varios filtros, haga clic en las ▲

flechas de Autofiltro correspondientes al filtro que desea quitar y seleccione Todas.

Sugerencias ✔

Si quiere editar registros con datos faltantes en ■

una columna dada, seleccione Vacías.

Cualquier columna a la que se ha aplicado un ■

filtro despliega flechas de Autofiltro azules.

Flechas de Autofiltro

Figura 12.11 Para aplicar o eliminar un filtro, haga clic en las fl echas de Autofiltro de una columna y seleccione una opción del menú desplegable que aparece.

Para conocer técnicas de filtrado adicionales y ■

sugerencias, consulte el capítulo 14.

231

Microsoft Excel: Trabajo con listasO

rdenam

iento

de un

a lista

Ordenamiento de una listaPuede ordenar una lista a partir de los valores de una o más columnas. Cuando ordena varias, cada columna adicional sirve como un criterio de des-empate. Por ejemplo, puede ordenar por estado y luego por Código postal. Esto agruparía todos los registros de cada estado, mientras los subdividiría en categorías para cada Código postal.

Para realizar un ordenamiento simple:


Haga clic en cualquier celda de la columna ▲

que quiere ordenar. Haga clic en el ícono Ordenar A-Z u Ordenar Z-A, en la barra de herramientas Estándar (figura 12.12).

Con Autofiltro habilitado, haga clic en las ▲

flechas de Autofiltro de la columna que quiere ordenar. Seleccione Orden ascen-dente u Orden descendente, del menú desplegable (véase la figura 12.11).

Las filas en la lista se reordenan.

Para realizar un ordenamiento complejo:

1. Haga clic en cualquier celda de la lista.

2. Seleccione Datos > Ordenar, o haga clic en el ícono Lista, de la barra de herramientas Lista,y seleccione Ordenar.

Aparece el cuadro de diálogo Ordenar (figura 12.13).

3. Seleccione el campo de ordenamiento pri-mario, de la lista desplegable Ordenar por, y haga clic en el botón de opción Ascendente o Descendente.

4. Seleccione columnas de ordenamiento adicionales de las listas desplegables Luego por, y establezca cada uno en Ascendente o Descendente.

5. Haga clic en Aceptar para realizar el ordena-miento especificado.

Figura 12.12 La barra de herra-mientas Estándar tiene íconos para ordenamientos ascendentes y des-cendentes.

Orden ascendente

Orden descendente

Figura 12.13 Especifi que los campos a partir de los cuales quiere ordenar, y si son ascendentes o descendentes.

232

Capítulo 12O

rden

amie

nto

de

un

a li

sta

Sugerencias ✔

Cuando ordene por día o mes, puede ordenar ■

en orden del calendario en lugar de alfabético. Haga clic en Opciones, en el cuadro de diálogo Ordenar. En el cuadro de diálogo Opciones de ordenación que aparece (figura 12.14), selec-cione un formato de día o mes de la lista desple-gable Primer criterio de orden. (Observe que este ordenamiento personalizado sólo puede aplicarse al campo de ordenamiento primario.)

También es en el cuadro de diálogo Opciones■

de ordenación donde puede especificarordenamientos de columna (en lugar delos ordenamientos de fila usuales). En la sec-ción Orientación del cuadro de diálogo (figura 12.14), seleccione Ordenar de izquierda a dere-cha y haga clic en Aceptar.

En el cuadro de diálogo Ordenar, ahora las listas desplegables Ordenar por y Luego por contendrán identificadores de fila.

Figura 12.14 Use el cuadro de diálogo Opciones de orde-nación para especifi car un ordenamiento personalizado o para ejecutar un ordenamiento basado en columna.

Opciones de ordenamiento personalizadas

Ordenamiento de columna

233

Microsoft Excel: Trabajo con listasCo

lum

nas calcu

ladas

Columnas calculadasLas fórmulas de una lista funcionan de manera diferente de las que se encuentran en cualquier otro lugar de la hoja de cálculo. Cualquier columna puede contener una mezcla de fórmulas y datos. Sin embargo, también puede insertar la misma

fórmula en cada celda de una columna. A esto se le conoce como columna calculada. Si más adelante agrega filas a la lista, la fórmula se copia automáti-camente a las nuevas celdas de la columna.

Para crear una columna calculada:

1. Si es necesario, inserte una nueva columna en la lista en que colocará la fórmula.

Una columna calculada puede defi nirse en una columna que contiene datos, pero las celdas de las columnas se sobrescribirán con los resul-tados de la fórmula. Suele ser más deseable iniciar con una columna nueva o vacía.

2. Seleccione una celda en la columna y escriba o pegue la fórmula en la celda. Complete la fórmula al presionar r.

Aparece un cuadro de diálogo (figura 12.15).


Haga clic en Sí para crear una columna ▲

calculada. La fórmula se copia a todas las demás celdas de la columna (figura 12.16).Haga clic en No para aplicar la fórmula sólo ▲

a la celda actual.Haga clic en Cancelar para reanudar la ▲

edición de celda.

Sugerencias ✔

Puede reemplazar la fórmula en una columna ■

calculada con una nueva. Haga clic en Sí, en el cuadro de diálogo que aparece (figura 12.15). Al igual que la fórmula original, la nueva se propa-gará a cada celda de la columna.También puede crear columnas calculadas al usar ■

el Asistente para listas. Seleccione la Columna calculada como tipo de datos para la columna (véase la figura 12.4), e inserte la fórmula.

Figura 12.15 Este cuadro de diálogo aparece siempre que inserta una fórmula en una lista de celdas.

Figura 12.16 Las últimas dos columnas de esta lista son columnas calculadas.

234

Capítulo 12A

dici

ón

de

un

a fi

la d

e to

tal

Adición de una fila de totalComo opción, una lista puede tener una fila de total

única en su parte inferior, permitiéndole calcular estadísticas de resumen de todos los registros de la lista. Cada columna puede desplegar una estadísti-ca diferente o ninguna. En una lista de donaciones, por ejemplo, puede calcular el total de las donacio-nes, el promedio de las donaciones recientes y una cuenta del número de registros de donantes.

Para agregar una fila de total a la lista:

1. Seleccione una celda en la lista para hacerla la lista activa.

2. Haga clic en el ícono Fila Total, en la barra de herramientas Lista.

La fi la de total aparece en la parte inferior de la lista (figura 12.17).

3. Opcional: Edite o elimine la etiqueta Total, en la celda del extremo izquierdo de la fi la de total.

4. Para desplegar un resumen de estadísticas de una columna, haga clic en la celda de la fila de total que se encuentra debajo de la columna. Haga clic en las fl echas que aparecen a un lado de la celda, y seleccione una estadística del menú desplegable (figura 12.18).

5. Repita el paso 4 para cada columna adicional que quiera resumir (figura 12.19).

6. Forme las celdas de la fi la de total como desee.

Sugerencias ✔

Si la función que necesita no está en la lista del ■

menú desplegable, seleccione Otra.

Para eliminar las estadísticas de resumen para ■

una columna, seleccione (Sin fórmulas) del menú desplegable.

Si deshabilita la fila de total al hacer clic de ■

nuevo en el ícono Fila Total, se eliminarán todas las estadísticas de resumen asignadas. Al hacer clic de nuevo en el ícono, no se restaura-

rán (como lo hace en Off ice 2007).

Figura 12.18 Cada celda en la fi la de total tiene un menú desplegable del cual puede seleccionar una función esta-dística.

Figura 12.19 En esta lista de carreras, la fi la de total des-pliega promedios en todas las columnas apropiadas.

Promedios

Figura 12.17 Cuando se habilita, la fi la de total aparece en la parte inferior de la lista.

Fila Total Ícono Fila TotalEtiqueta Total

235

Microsoft Excel: Trabajo con listasValidació

n de dato

s

Validación de datosExcel le permite establecer un criterio de valida-ción de datos para cualquier columna con el fin de asegurar que sólo se inserten los datos válidos. Por ejemplo, una columna Código postal puede restrin-girse a entradas de exactamente cinco dígitos. Las pruebas de validación se aplican de manera auto-mática conforme agrega elementos en la lista. Pue-de establecer opciones de validación cuando crea una lista o después (descrita en el siguiente paso).

Para establecer opciones de validación:1. Haga clic en una celda de la columna a la que

quiere asignar un criterio de validación.

2. Seleccione Datos > Validación. Aparece el cuadro de diálogo Validación de

datos (fi gura 12.20).

3. En la pestaña Confi guración, establezca un criterio de validación al seleccionar opciones de las listas desplegables y escribir en los cuadros de texto.

4. Opcional: Para evitar entradas en blanco en la columna, elimine la marca de verifi cación de Omitir blancos.

5. Opcional: Si quiere que aparezca un cuadro desplegable siempre que selecciona una celda en la columna, haga clic en la pestaña Mensaje entrante. Inserte un texto de título y mensaje (figura 12.21).

6. Opcional: Para insertar un mensaje de error que aparecerá siempre que falle la validación, haga clic en la pestaña Mensaje de error. Inserte un texto de título y mensaje, y seleccione un estilo de mensaje del menú desplegable Estilo:

Alto. ▲ Evita que se trabaje más hasta que el error se corrija.Advertencia. ▲ Ofrece una opción de corregir o aceptar los datos insertados.Información. ▲ Despliega sólo el texto de explicación.

Haga clic en Aceptar cuando haya terminado. Si después se inserta un valor incorrecto en una celda de esta columna, aparece el mensaje de error (figura 12.22).

Figura 12.20 Especifi que un criterio de validación en la pestaña Confi guración, del cuadro de diálogo.

Figura 12.21 Inserte un mensaje emergente opcional para los usuarios que usan Tab para llegar a una celda de esta columna, o que hacen clic en ella.

Figura 12.22 Cuando aparece un mensaje de error de Alto, los usuarios pueden hacer clic en Reintentar, para corregir el error, o Cancelar, para eliminar la entrada de celda errante.

236

Capítulo 12Va

lida

ció

n d

e da

tos

Sugerencias ✔

También puede establecer criterios de valida-■

ción en el Asistente para listas.

Si no puede recordar qué columnas tienen ■

criterios de validación, seleccione Edición > Ir a. En el cuadro de diálogo Ir a, haga clic en Especial. En el cuadro de diálogo Ir a Especial que aparece (figura 12.23), seleccione Celdas con validación de datos y Todos. Haga clic en Aceptar. Excel resalta las letras de todas las columnas para las que se ha establecido un criterio de validación de datos.

Figura 12.23 Haga clic en Celdas con validación de datos y Todos para identifi car columnas para las que se ha esta-blecido un criterio de validación.

Gráfi cas

Gráfi cas

13

237

La información numérica suele entenderse más fácilmente cuando se presenta de forma gráfica. En Excel 2008 puede crear 73 estilos diferentes de gráficas, incluidas de barras, columna, línea, áreas, circular, dispersión, burbujas, radial y cotizaciones (y muchas de éstas se presentan en 3D).

Después de que Excel ha generado una gráfi ca, puede hacerla a la medida para que cumpla sus necesidades. Tiene las opciones de agregar, editar o eliminar títulos, etiquetas, leyendas y líneas de di-visión. También puede agregar, cambiar o eliminar color, tramas o sombreado, además de modificar la escala, la etiqueta y buscar los ejes. Si después edi-ta los datos de origen de la gráfica, ésta cambiará automáticamente para reflejar los nuevos valores.

En este capítulo aprenderá a crear gráficas de da-tos existentes y a desplegarlas en la hoja de cálculo actual. En el capítulo 18 se explica el proceso de creación de gráficas para dar más relieve a una presentación de PowerPoint. (Estas mismas técni-cas se aplican igualmente para agregar una gráfica a un documento de Word.) En el capítulo 29 se ofrece ayuda para pegar, incrustar o vincular gráfi-

cas de Excel en documentos de Word y presenta-

ciones de PowerPoint.

Sugerencias ✔

No tenga miedo de experimentar con opciones ■

que no entiende por completo. Puede desha-

cer casi cualquier modificación al seleccionar

Edición > Deshacer o al hacer clic en el ícono

Deshacer, en la barra de herramientas Estándar.

El Asistente para gráfi cos ya no es parte de ■

Off ice. Se ha reemplazado por las miniaturas

de gráficas en la Galería de elementos. Crear

gráficos en aplicaciones de Off ice requiere el

uso de Excel. En realidad, si Excel 2008 no está

instalado en su Mac, no podrá crear gráficas.

Nota: En todo este libro se usará la palabra gráfica para hacer referencia a lo que en Excel se denomina gráfi co. La razón es que, en la jerga computacional, el término gráfico se ha aceptado ampliamente para aludir a un elemento gráfico, como una ilustración o una fotografía. En cambio, históricamente se ha utilizado el término gráfica para designar al tipo de representación gráfi ca de datos que se analizará en este capítulo. Sólo se utilizará el término gráfico cuando se aluda a un botón, comando, etc., que tiene ese nombre en Excel, como el Asistente para gráficos.

Crea

ció

n d

e g

ráfi

cas

238

Capítulo 13

Creación de gráfi casComo en versiones anteriores de Excel, puede crear fácilmente una gráfi ca de columnas agrupa-das (el tipo de gráfi ca predeterminada) a partir de los datos seleccionados. Sin embargo, en casi todos los casos comenzará por seleccionar un estilo de gráfica específi ca de la Galería de elementos.

Para crear una gráfica de columna predeterminada:

1. Seleccione los datos que servirán como base para crear la gráfi ca.

2. Seleccione Insertar > Hoja > Hoja de gráfi co.

Aparece la gráfi ca de columnas agrupadas en una nueva Hoja de gráfi co (figura 13.1).

3. Modifi que y personalice la gráfi ca al seguir las instrucciones de la siguiente sección (“Modificación de gráfi cos”).

Sugerencias ✔

También puede generar este tipo de gráfica al ■

presionar -.

Si son relevantes, asegúrese de incluir etique-■

tas en los datos seleccionados. Éstas se usan cuando se genera la gráfica.

Figura 13.1 Se genera una atractiva gráfi ca de columnas, junto con barras de color, etiquetas de eje y una leyenda.

Corrección del método abreviado -

En Mac OS X 10.3 y posteriores, - es un método abreviado de teclado que se presiona para mostrar el escritorio. Si desea permitir

que - realice su función en Excel, tiene que asociar el método abreviado de Escritorio con una tecla diferente. Haga lo siguiente:

1. Haga clic en el ícono Preferencias del sis-tema, en el Dock, o seleccione Preferencias del sistema, del menú Apple.

2. En la ventana Preferencias del sistema, haga clic en el ícono Dashboard y Exposé (Tiger) o Exposé y Spaces (Leopard).

3. Seleccione otro método abreviado para Mostrar Escritorio (figura 13.2).

4. Seleccione la ventana Preferencias del sis-tema.

Figura 13.2 Seleccione un método abreviado de teclado nuevo para Escritorio (se muestra OS X 10.5.6/Leopard).

Método abreviado para mostrar el Escritorio

Creación

de gráfi cas

239

Microsoft Excel: Gráficas

Para crear una gráfica al usar la Galería de elementos:

1. Seleccione los datos que tomará como base para crear la gráfi ca (figura 13.3).


Haga clic en la pestaña Gráfi cos, de la ▲

Galería de elementos.

Seleccione Insertar > Gráfi co. ▲

Aparecen los botones y miniaturas de estilo de la categoría de gráfi cas (figura 13.4).

3. Seleccione una categoría de gráfi ca al hacer clic en su botón (debajo de la pestaña Galería de elementos).

4. Desplácese por las miniaturas de estilos de grá-fi cas. Haga clic en una miniatura para aplicar el estilo a sus datos, creando la gráfi ca inicial.

Verá una descripción de cualquier estilo de gráfica al colocar el cursor sobre su miniatura.

La gráfica completa aparece como un objeto flotante en la misma hoja que los datos origen (figura 13.5).

Sugerencias ✔

Si son relevantes, asegúrese de incluir etiquetas ■

en los datos seleccionados. Se usan cuando se genera la gráfi ca (por ejemplo, véanse las figuras 13.3 y 13.5).

Para hacer una gráfica de datos no adyacentes, ■

como se muestra en la fi gura 13.3, presione # mientras selecciona los rangos de celdas, al arrastrarlos.

Para cambiar una gráfica de la Hoja de grá-■

ficos a una fl otante (o viceversa), seleccione Gráfico > Mover gráfico. En el cuadro de diálogo Ubicación del gráfico, puede mover una gráfi ca de la Hoja de gráficos a una hoja de cálculo designada como nuevo objeto flotante, o mover una gráfica flotante a una nueva Hoja de gráficos.

Figura 13.3 Seleccione los datos de la gráfi ca. En este caso, las selecciones son A4:E5 y A7:E8 (saltándose los datos para ventas de etiquetas de papel).

Descripción de estilo Estilo de gráfica

Categoría seleccionada

Figura 13.4 Seleccione una categoría de gráfi ca al hacer clic en su botón, y después seleccione un estilo al hacer clic en su miniatura.

Figura 13.5 Aparece la gráfi ca inicial (con formato y opcio-nes predeterminadas).

240

Capítulo 13M

odi

fica

ció

n d

e g

ráfi

cas

Modificación de gráficasAunque la gráfica inicial puede ser perfecta para sus necesidades, también puede modificarla o incrustarla como desee. Con el empleo de diversas técnicas, puede cambiar casi cualquier elemento de la gráfica, la serie de datos o incluso el tipo o estilo de gráfica.

Para modificar un elemento de una gráfica:

1. Para abrir el cuadro de diálogo de formato relacionado con un objeto de una gráfica, elija


Haga doble clic en el objeto de la gráfi ca. ▲

Seleccione el objeto de la gráfi ca. Seleccione ▲

el primer comando en el menú Formato o

presione #1 (figura 13.6).

Use ▲ C-clic en el objeto de la gráfica, y seleccione Formato tipo de objeto, del menú desplegable que aparece.

Despliegue la barra de herramientas Gráfico ▲

(figura 13.7) al seleccionar Ver > Barras de herramientas > Gráfico. Seleccione el objeto que quiera modificar de la lista desplegable Objetos del gráfico, y después haga clic en el ícono de la barra de herramientas Formato, del objeto seleccionado.

2. En el cuadro de diálogo Formato de objeto

(figura 13.8), cambie lo necesario y haga clic en Aceptar.

Sugerencias ✔

Puede cambiar el tamaño o mover algunos ■

elementos de una gráfi ca, como la leyenda y el título. Para cambiar el tamaño de un elemento seleccionado o de la gráfi ca, arrastre uno de sus controladores. Para mover más elementos, haga clic en un borde y arrastre.

Para agregar un título, expanda la sección ■

Opciones de gráfi co, de la Paleta de formato, seleccione Título del gráfi co, del menú desplega-ble, en la subsección Títulos, y después inserte el título en el cuadro de texto. Puede editar un título en el mismo cuadro de texto o en la gráfi ca.

Figura 13.7 La barra de herramientas Gráfi co.

Formato del objeto seleccionado

Objetos de la gráfi ca

Figura 13.6 El texto del primer comando de Formato cambia para refl ejar el objeto selec-cionado.

Figura 13.8 Aparece un cuadro de diálogo Formato especí-fico del objeto seleccionado.

Puede hacer cualquier cambio al establecer ■

opciones en la Paleta de formato. Por ejemplo, puede aplicar efectos y estilos rápidos a la leyenda o al fondo de la gráfica.

241

Microsoft Excel: GráficasM

odificació

n de g

ráficas

Para cambiar el tipo o estilo de gráfica:1. Haga que la gráfica sea la activa al seleccionarla

o elegir uno de sus elementos.

2. Seleccione un nuevo tipo o estilo de gráfica, en la pestaña Gráficos, de la Galería de elementos (véase la figura 13.4).

La gráfica se transforma de acuerdo con lo especificado.

Sugerencia ✔Puede seleccionar Gráfico > Tipo de gráfico ■

para abrir la pestaña Gráficos, de la Galería

de elementos. Usar C-clic en la gráfica y seleccionar Cambiar tipo de gráfico del menú desplegable tienen el mismo efecto.

Para cambiar la serie de datos para una gráfi ca en la misma hoja que sus datos:

Para cambiar cualquiera de los valores en la ◆

serie de datos actual, de modo que se refl ejen en la gráfica, edite los datos de origen.

Para eliminar una serie de datos de la gráfica, ◆

seleccione la serie en la gráfi ca y presione D.

Para cambiar el rango de la serie de datos, ◆

empiece por seleccionar la gráfica. (Haga clic en el área en blanco alrededor de la gráfica o selec-cione Área del gráfico, del menú Objetos del gráfico, en la barra de herramientas Gráfico.) Los datos de origen y las etiquetas actuales se indican con rectángulos de selección en color (figura 13.9).


Para seleccionar una serie contigua dife- ▲

rente del mismo tamaño, mueva el cursor sobre cualquier borde del rectángulo azul de origen de datos. Cuando el cursor toma la forma de una mano, arrastre el rectángulo para seleccionar un nuevo rango de datos del mismo tamaño.

Para cambiar el tamaño del rango de datos, ▲

mueva el cursor sobre una esquina del rec-tángulo azul de selección de datos y arrastre.

Figura 13.9 Cuando selecciona una gráfica que está en la misma hoja que los datos de origen, éstos y las etiquetas quedan rodeados por rectángulos de color.

Etiquetas EtiquetasDatos


242

Capítulo 13M

odi

fica

ció

n d

e g

ráfi

cas

Para agregar otro rango al conjunto de datos, ◆

seleccione la gráfica y elija Gráfico > Agregar datos. En el cuadro de diálogo Agregar datos (figura 13.10), seleccione o escriba el rango adicional y haga clic en Aceptar.

También puede cambiar el rango de datos para ◆

la gráfi ca seleccionada en el cuadro de diálogo Seleccionar datos de origen. Seleccione Gráfico > Datos de origen, o haga clic en el ícono Edición, en la sección Datos del gráfi co, en la Paleta de formato.


Inserte un nuevo rango o seleccione el ▲

rango en la hoja de cálculo (figura 13.11).

Para editar una sola serie de datos, selec- ▲

ciónela en la gráfica. Las referencias para las celdas que contienen datos para la serie aparecen en la Barra de fórmulas, y el rango de datos en la hoja está rodeado por un rectángulo de selección con color. Edite las referencias o modifique el rectángulo de selección.

Para eliminar una serie, selecciónela en el ▲

cuadro de lista Series y haga clic en Eliminar (figura 13.12).

Para agregar una serie a la gráfica, haga clic ▲

en el botón Agregar. Haga clic en el ícono que se encuentra a un lado del cuadro Valores de Y, seleccione los nuevos valores de datos en la hoja, y haga clic de nuevo en el ícono para registrar los valores. Por último, para dar nombre a la nueva serie, escriba un nombre en el cuadro Nombre o haga clic en el ícono que se encuentra a la derecha del cuadro y seleccione el nombre o la etiqueta en la hoja de cálculo.

Haga clic en el botón Cambiar fila/columna, ▲

para invertir la manera en que se grafican los datos. Por ejemplo, si estuviera invertida, la gráfica de la figura 13.9 agruparía las barras por elemento (figura 13.13) en lugar de hacerlo por región.

Figura 13.10 Puede usar el cuadro de diálogo Agregar datos para especifi car rangos adicionales que se incluirán en el conjunto de datos.

Figura 13.11 Seleccione o escriba un nuevo rango de datos de origen en la selección superior del cuadro de diálogo Seleccione origen de datos.

Figura 13.12 Use la parte inferior del cuadro de diálogo Seleccione origen de datos para agregar y eliminar series de datos, además de intercambiar fi las y columnas.

Figura 13.13 Puede intercambiar filas y columnas para ver los datos en una forma diferente.

243


odificació

n de g

ráficas

Para cambiar la serie de datos de una gráfica de la Hoja de gráficos:

Para cambiar cualquiera de los valores en la ◆

serie de datos actual, de modo que se reflejen en la gráfica, edite el origen de datos.

Para eliminar una serie de datos de la gráfica, ◆

seleccione la serie en la gráfica y presione

D.

Para editar una sola serie de datos, seleccione ◆

la serie en la gráfica. Las referencias a las celdas que contienen datos para las series aparecen en la Barra de fórmulas (figura 13.14). Edite las referencias para cambiar el origen de los datos.

Para usar el cuadro de diálogo Seleccionar ◆

datos de origen con el fi n de cambiar el origen de datos de una serie, editar los datos de toda la gráfi ca o agregar o eliminar una serie, selec-cione cualquier parte de la gráfica y haga algo

de lo siguiente:

Seleccione Gráfico > Datos de origen. ▲

Haga clic en el botón Modificar, en la ▲

sección Datos del gráfico, de la Paleta de formato.

Haga los cambios deseados en el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos (véanse las figuras 13.11 y 13.12), como se explicó en la lista de pasos anterior.

Sugerencia ✔

Si está desplegada la barra de herramientas ■

Gráfico, puede seleccionar cualquier serie de datos o elementos de la gráfica en la lista des-plegable Objetos del gráfico.

Figura 13.14 Puede editar el rango de datos de una serie seleccionada en la Barra de fórmulas.

244

Capítulo 13M

odi

fica

ció

n d

e g

ráfi

cas

Para formar datos seleccionados oa todas las series:

Para cambiar el color de ◆ todas las series de

datos, seleccione la gráfica o cualquier objeto de ésta y después seleccione un nuevo esquema de color de la sección Estilo de gráfico, de la Paleta de formato (figura 13.15).

Para formar una ◆ sola serie de datos, selecciónela en la gráfica por nombre, en la lista Objetos del gráfi co, en la barra de herramientas Gráfico.


En la Paleta de formato, seleccione un ▲

nuevo color de relleno de la sección Colores, grosores y rellenos.

Seleccione nuevas opciones en el cuadro de ▲

diálogo Dar formato a serie de datos (figura 13.16), y haga clic en Aceptar.

Para abrir el cuadro de diálogo Dar formato a serie de datos, haga doble clic en un ele-mento en la serie de datos, seleccione un elemento de serie y elija Formato > Serie

de datos (#1), seleccione un elemento de la serie y haga clic en el ícono Formato del objeto seleccionado, en la barra de herra-

mientas Gráfi co, o use C-clic en un elemento en la serie de datos y seleccione Formato de serie de datos, en el menú des-plegable.

Figura 13.16 Para formar una sola serie de datos, confi gure las opciones del cuadro de diálogo Dar formato a serie de datos.

Definiciones de elementosde gráficas

El área de la gráfica es el fondo de ésta. El área

de trazado varía dependiendo del estilo de la gráfica. En algunas es el fondo; en otras, alude sólo al área que rodea a las etiquetas de ejes. (En las gráficas de columna 3-D se denomina planos

a las áreas de fondo.) Las líneas de división son las líneas en el área de trazado que denotan valores de ejes. El título, los ejes y las leyendas

son identificadores de texto utilizados para etiquetar partes en la gráfica.

Figura 13.15 Puede elegir un nuevo esquema de color de la sección Estilo de gráfi co, de la Paleta de formato.

Más estilos

Más estilos

245


odificació

n de g

ráficas

Para formar el área de lagráfica (fondo):

Puede formar el área de la gráfi ca al usar el ◆

cuadro de diálogo Formato del área del gráfico o la Paleta de formato.

Abra el cuadro de diálogo Formato del área ▲

del gráfi co, al hacer doble clic en el área de la gráfi ca, seleccionar ésta y luego Formato

> Área del gráfi co (#1), o seleccionar el área de la gráfi ca al hacer clic en el ícono Formato del objeto seleccionado, en la barra de herramientas Gráfico.

En la sección Relleno, establezca el color de relleno y transparencia para el área que rodea la gráfica. Las opciones selecciona-das de la sección Línea aplican al borde que rodea la gráfi ca. Seleccione la sección Fuente (figura 13.17) para seleccionar una fuente para las etiquetas de eje, leyendas y título del gráfico.

Existen opciones adicionales en la Paleta ▲

de formato. Puede seleccionar un fondo 3-D atractivo de la sección Efectos y estilos rápi-dos (figura 13.18). También puede selec-cionar opciones de las secciones Fuente y Colores, grosores y rellenos.

Sugerencias ✔

Como descubrirá rápidamente, puede usar las ■

mismas técnicas para dar formato a cualquier

elemento de la gráfi ca. Haga clic en el elemento o selecciónelo de la lista desplegable de objetos de la gráfi ca, en la barra de herramientas Gráfi co (figura 13.19). Después haga clic en la barra de herramientas Formato del objeto seleccionado, o elija opciones de la Paleta de Formato.

Forme primero los elementos más genera-■

les (como el área de la gráfica) y después los elementos individuales de esa área (como etiquetas de eje).

Figura 13.17 Puede modificar el formato del área de la gráfica (fondo) en el cuadro de diálogo Formato del área del gráfico.

Secciones

Figura 13.18 Puede agregar fondo de color al aplicar un estilo rápido.

Figura 13.19 Puede seleccionar elementos de la grá-fi ca por nombre de la lista Objetos del gráfi co, en la barra de herramientas Gráfi co.

Formato de objeto seleccionado

246

Capítulo 13M

odi

fica

ció

n d

e g

ráfi

cas

Para agregar o eliminar otros elementos de la gráfica:


Puede eliminar cualquier elemento de la ▲

gráfica (incluso series de datos) al seleccio-

narlos en ésta y presionar D.

Para agregar o eliminar la leyenda, haga clic ▲

en el ícono Leyenda, en la barra de herra-mientas Gráfico. (Si la leyenda se ha movido manualmente, el primer clic la restaura a la posición original; el segundo clic la elimina.)

También puede seleccionar una opción de leyenda del menú desplegable Leyenda, en la sección Opciones del gráfico, de la Paleta de formato (figura 13.20).

Para etiquetar los puntos de datos, selec- ▲

cione una opción del menú desplegable Etiquetas (figura 13.20).

Para agregar o eliminar líneas de división ▲

principal o secundaria, haga clic en íconos en la subsección Líneas de división, de la sección Opciones del gráfi co, de la Paleta de formato.

Para desplegar los datos de origen junto ▲

con la gráfica (figura 13.21), haga clic en el ícono Tabla de datos, en la barra de herra-mientas Gráfico, o seleccione una opción de la sección Datos del gráfi co, de la Paleta de formato.

Figura 13.20 Puede agregar, eliminar o mover la leyenda al seleccionar un comando de este menú desplegable de la Paleta de formato.

Figura 13.21 Puede seleccionar que se desplieguen los datos de la gráfica.

Tabla de datos

247

Microsoft Excel: GráficasA

dición

de líneas de ten

dencia

Adición de líneas de tendenciaUna línea de tendencia es una línea recta o curva dibujada a través de puntos de series de datos para mostrar una tendencia. Para poder proporcionar información adicional y hacer más fácil interpretar los datos, puede agregar una línea de tendencia a cualquier gráfico en el cual los datos cambian sobre el tiempo.

Para desplegar una línea de tendencia para una serie de datos:

1. Seleccione una serie de datos a la que quiere agregar una línea de tendencia.

Seleccione la serie al hacer clic en uno de sus puntos o al seleccionar el nombre de la serie en la lista desplegable Objetos del gráfico, en la barra de herramientas Gráfico (véase la figura 13.19).

2. Seleccione Gráfi co > Agregar línea de tendencia.

Aparece el cuadro de diálogo Formato de línea de tendencia (figura 13.22).

3. Seleccione una sección del lado izquierdo del cuadro de diálogo. Especifique un tipo de tendencia, tipo de línea y características y otras opciones, y después haga clic en Aceptar.

Aparece la línea de tendencia (figura 13.23).

Sugerencias ✔

Puede graficar ■ varias líneas de tendencia, si lo desea.

Para eliminar una línea de tendencia, selecció-■

nela en la gráfica y presione D.

Para cambiar las opciones de una línea de ■

tendencia existente, haga doble clic en ésta. Aplique los cambios en el cuadro de diálogo Formato de línea de tendencia, y haga clic en Aceptar.

Línea de tendencia

Figura 13.23 Puede agregar varios tipos de línea de ten-dencia y opciones a gráficas. En este ejemplo se usa una línea de tendencia polinómica para mostrar una tendencia de precios.

Valor R2

Figura 13.22 Especifi que un tipo de línea de tendencia, características de la línea de tendencia y otras opciones.

Tipo de línea de tendencia seleccionadoSecciones

Técnicas de bases de dato

s

Técnicas de

bases de datos

14

249

Off ice 2008 no incluye una aplicación de base

de datos. Sin embargo, a menos que trabaje con

conjuntos de datos extremadamente largos o que

necesite una base de datos compleja o relacional,

tal vez Excel puede proporcionar todo el poder de

las bases de datos que necesita.

En Excel puede insertar datos en filas. Cada fila

es un registro (un conjunto completo de informa-

ción). Cada columna es un campo que contiene

un tipo de información para el registro (figura

14.1), como apellidos, número de seguro social

o salario anual, por ejemplo. En lugar de insertar

información directamente en las celdas de la hoja

de cálculo, puede usar el formulario para “llenar

los espacios en blanco” de Excel con el fin de faci-

litar la inserción, edición, eliminación y búsqueda

Figura 14.1 En Excel, cada fi la es un registro; cada columna es un campo.

CampoRegistro

de datos. También puede importar datos de otros

programas, como FileMaker Pro.

Después de que inserte los datos, puede almace-

narlos, ver sólo la información que coincide con

ciertos criterios y calcular totales de grupos y otras

estadísticas de resumen.

Crea

ció

n d

e u

na

base

de

dato

s

250

Capítulo 14

Creación de una basede datosExisten dos formas de crear una base de datos en una hoja de cálculo. En primer lugar, como se explicó en el capítulo 12, puede usar el Administra-dor de listas. En segundo lugar, puede crear ma-nualmente una base de datos al insertar los datos en filas y columnas contiguas, como se explica más adelante.

Tome en cuenta que cualquier área de una hoja de cálculo puede considerarse una base de datos, siempre y cuando cada columna de datos tenga una etiqueta (que se trata como un nombre de campo) y que las filas y columnas sean contiguas. Una sola fila o columna en blanco (incluso en medio de un conjunto de datos extenso) marca el borde de la base de datos. A los registros debajo de una fi la en blanco o los campos a la derecha de una columna en blanco no se les considera como parte de la base de datos.

Para crear manualmente una base de datos:

1. En cualquiera de las hojas de trabajo existen-tes, inserte los nombres de campo, en la parte superior de un grupo de columnas adyacentes.

2. Inserte los datos en las filas debajo de los nom-bres de campo (véase la figura 14.1).

Sugerencias ✔

Cree cada nuevo registro directamente debajo ■

de la última fila de datos (figura 14.2).

Puede acelerar la inserción de datos al preselec-■

cionar un rango (haga clic y arrastre para hacer la

selección). Presione t después de cada entrada de celda para recorrer el rango de izquierda a derecha. Cuando llegue al final de una fila, se moverá al principio de la siguiente fila.

Si ■ no preselecciona un rango, a la celda que selecciona al inicio se le trata como el principio

de su rango de inserción de datos. Presione t

después de cada entrada de celda para moverse a la derecha. Cuando complete la entrada en la

última celda de una fi la, presione r para moverse al principio de la siguiente fila (direc-tamente debajo de la celda de inicio).

No tiene que dedicar una hoja de cálculo ■

completa a la base de datos. Puede crear una base de datos como un área separada dentro de cualquier hoja de cálculo o incluir varias bases de datos en una sola hoja de cálculo.

Figura 14.2 Puede agregar un nuevo registro en la fila en blanco que se encuentra justo debajo del último registro.

Aquí va el siguiente registro

251

Microsoft Excel: Técnicas de bases de datosU

so de u

n fo

rmu

lario

Uso de un formulario para inserción de datosComo se explicó en la sección anterior, puede crear manualmente nuevos registros al agregar filas en la parte inferior de la base de datos. También puede usar formularios para acelerar la inserción de datos y hacer que el proceso se parezca más al trabajo con una aplicación de base de datos tradicional.

Para usar un formulario para inserción de datos:

1. Haga clic en cualquier celda en la base de datos.

2. Seleccione Datos > Formulario.

Aparece un formulario de inserción de datos (figura 14.3).

3. Con el formulario desplegado, elija cualquiera


Para recorrer los registros en su orden ▲

actual, haga clic en Buscar siguiente, Buscar anterior o las flechas hacia arriba o hacia abajo que se encuentra en la parte inferior de la barra de desplazamiento. Para ir direc-tamente a un registro determinado, arrastre el cuadro de desplazamiento o el controla-dor deslizante.

Para crear un nuevo registro, haga clic en el ▲

botón Nuevo o arrastre hacia abajo el cuadro de desplazamiento hasta el registro en blanco que se encuentra al fi nal de la base de datos (etiquetado Nuevo registro). Inserte los

nuevos datos al escribir y presionar r de campo a campo. Cuando haya terminado,

presione e para agregar los registros.

Para editar un registro, despliéguelo, haga ▲

los cambios deseados y oprima e.

Haga clic en Eliminar para eliminar el regis- ▲

tro actual. Confirme la eliminación.

Para ver sólo registros específicos, haga clic ▲

en Criterios. En el formulario que aparece, inserte el criterio de búsqueda (figura 14.4). Haga clic varias veces en Buscar siguiente y Buscar anterior para ver los

registros coincidentes. Para reanudar el trabajo con la base de datos completa, haga clic en Criterios, Borrar o Formulario.

4. Para quitar el formulario y registrar cualquier cambio que haya hecho, haga clic en Cerrar.

Sugerencias ✔

Un formulario siempre se abre en el primer regis-■

tro de la base de datos, sin importar el registro activo cuando selecciona Datos > Formulario.

Un formulario puede desplegar hasta 32 campos.■

Figura 14.3 Puede usar un formulario para ver registros, crear nuevos, editar datos en registros existentes y eliminar no deseados.

Figura 14.4 Inserte criterios de búsqueda en uno o más campos. En este ejemplo, los registros en que el campo Cantidad es mayor que $100 se identifi carán como coincidencias.

252

Capítulo 14O

pera

cio

nes

de

base

de

dato

s

Operaciones de base de datosEn cualquier base de datos puede ordenar los re-gistros, filtrar (desplegar sólo registros que coinci-dan con criterios) y calcular subtotales.

Para ordenar una base de datos por un solo campo:

1. Seleccione una celda en la columna en que quiere ordenar la base de datos.

2. Haga clic en el ícono Orden A-Z u Orden Z-A, en la barra de herramientas.

Para ordenar una base de datos en unoo más campos:

1. Haga clic en cualquier celda de la base de datos, y después seleccione Datos > Ordenar.

2. En el cuadro de diálogo Ordenar (figura 14.5), establezca el campo de ordenamiento primario, al seleccionar su nombre de campo de la lista desplegable Ordenar por.

3. Para ordenar del menor al mayor o del pri-mero al último, haga clic en el botón de opción Ascendente. Para ordenar del mayor al menor o del último al primero, haga clic en Descendente.

4. Para realizar ordenamientos adicionales en los datos, seleccione los campos de las listas desple-gables Luego por. Especifi que un ordenamiento Ascendente o Descendente para cada campo.

5. Seleccione el botón de opción Sí, en la sec-ción La lista tiene fi la de encabezamiento, para evitar que Excel trate esas etiquetas de campo como fi las de datos que también deben incluirse en el ordenamiento.

6. Haga clic en Aceptar para ordenar la base de datos.

Sugerencias ✔

Cuando ordena a partir de varios campos, espe-■

cifíquelos en orden de importancia. El segundo y tercer campos son criterios de desempate. Por ejemplo, si ordena por Apellido, puede usar el Nombre como segundo campo de ordena-

miento. Si ordena sólo por Apellido, todos los López se agruparían juntos, pero sus nombres no estarían en un orden útil.Para ordenar por nombre de día o mes, o para ■

realizar un ordenamiento de columna, haga clic en Opciones para desplegar el cuadro de diálogo Opciones de ordenación (figura 14.6). Los ordenamientos personalizados también se analizan en el capítulo 12.Puede crear sus propias listas de ordenamiento ■

personalizadas en la sección Listas personaliza-das, del cuadro de diálogo Preferencias de Excel.

Figura 14.5 Especifique criterios de ordenamiento en el cuadro de diálogo Ordenar.

Use un orden personalizado

Figura 14.6 Seleccione un orden personalizado de la lista desplegable. Un orden personalizado sólo puede estable-cerse para el campo de ordenamiento primario.

253

Microsoft Excel: Técnicas de bases de datosO

peracion

es de base de datos

Para filtrar una base de datos:

1. Haga clic en cualquier celda de la base de datos y luego seleccione Datos > Filtro > Autofi ltro.

2. Haga clic en las flechas de Autofiltro que se encuentran a la derecha de cualquier campo, y seleccione un criterio de filtro (figura 14.7).

La base de datos se filtra para desplegar sólo esos registros que coincidan con el criterio (figura 14.8).

3. Opcional: Seleccione un criterio adicional al hacer clic en las fl echas de Autofi ltro que se encuentran a un lado de otros fi ltros.

Los efectos del criterio de fi ltrado son acumula-tivos.


Para eliminar los efectos de un solo filtro, ▲

seleccione Todas, del menú desplegable Autofiltro, del campo.Para eliminar los efectos de todos los filtros ▲

aplicados, pero seguir filtrando, seleccione Datos > Filtro > Mostrar todo.Para terminar de filtrar y mostrar todos ▲

los registros, seleccione Datos > Filtro > Autofiltro.

Sugerencias ✔

En una base de datos filtrada, los números de ■

fi la de los registros extraídos aparecen en azul, además de las flechas de Autofiltro en los cam-pos de criterio.

Además de filtrar, puede ordenar por un campo ■

al seleccionar Orden ascendente u Orden des-cendente de la lista de Autofiltro del campo.

Para desplegar un número o porcentaje especí-■

fi co de los valores más altos o más bajos en un campo, seleccione Las 10 más... de la lista des-plegable Autofi ltro. Establezca opciones en el cuadro de diálogo Autofi ltro de las diez mejores (figura 14.9) y haga clic en Aceptar.

Para crear un filtro complejo, seleccione ■

Personalizar, del menú desplegable Autofiltro, del campo. El filtrado también se analiza en el capítulo 12.

Figura 14.7 Seleccione un criterio de fil-trado de la lista desplegable del campo.

Flechas de Autofiltro

Figura 14.9 Puede desplegar los valores numéricos o de fecha superiores (mayores/más recientes) o inferiores (menores/más antiguos) en un campo,al establecer opciones en este cuadro de diálogo.

Figura 14.8 La base de datos se filtra para mostrar sólo los registros que coinciden con el criterio seleccionado.

254

Capítulo 14O

pera

cio

nes

de

base

de

dato

s

Para desplegar subtotales u otras estadísticas de agrupación:

1. Ordene la base de datos por el campo apro-piado para crear los grupos de datos en que quiere calcular subtotales u otras estadísticas.

2. Seleccione cualquier celda en la base de datos, y después seleccione Datos > Subtotales.

Aparece el cuadro de diálogo Subtotal (figura 14.10).

3. Seleccione un campo de salto de la lista desple-gable Para cada cambio en.

Aparecen un subtotal y otras estadísticas cada vez que cambian los valores de este campo.

4. Seleccione la función matemática o estadística que habrá de calcularse de la lista desplegable Usar función.

5. En el cuadro de lista, haga clic en la casilla de verificación para cada campo en que se aplicará la función.

6. Haga cualquier cambio deseado en las opciones restantes y haga clic en Aceptar.

La función se aplica a cada subgrupo de la base de datos (figura 14.11).

Sugerencias ✔

Puede hacer clic en los controles de nivel que se ■

encuentran a la izquierda de la base de datos, para mostrar sólo el gran total, sólo subtotales o una mezcla de subtotales y datos (figura 14.12). También puede contraer o expandir grupos selectivamente.

Para eliminar los subtotales, seleccione Datos ■

> Subtotales, haga clic en Quitar todos (figura 14.10) y haga clic en Aceptar.

Figura 14.12 Haga clic en los controles para seleccionar lo que habrá de desplegarse.

Controles de nivel de despliegue

Haga clic para expandir este grupo

Haga clic para colapsar este grupo

Figura 14.10 Establezca opciones de subtotal.

Figura 14.11 La función se calcula y despliega en negritas para cada grupo de datos.

Controles

255

Microsoft Excel: Técnicas de bases de datosTrabajo

con

bases de datos extern

as

Trabajo con bases de datos externasComo aprendió en el capítulo 9, puede abrir o im-portar archivos de texto en Excel. Este programa también proporciona herramientas para importar datos directamente de FileMaker Pro 5 a 9, además de recuperar datos de Web.

Importación de FileMaker ProTenga en mente lo siguiente cuando importe datos de FileMaker Pro en Excel 2008:

Es posible importar los archivos de FileMaker ◆

Pro 5.0 y superior. Además del archivo de base de datos, también debe tener una copia de tra-bajo de una versión apropiada de FileMaker Pro instalada en el mismo equipo que Excel 2008, como se muestra a continuación:

▲ Para importar un archivo .fp5 de FileMaker debe tener FileMaker Pro 5.0-6.0.

Para importar un archivo .fp7 de FileMaker ▲

debe tener FileMaker Pro 7.0-9.0.

Si la base de datos de FileMaker no permite ◆

exportar datos de las cuentas de usuario, primero debe abrir la base de datos al usar una cuenta que permita exportar.

Sólo se importa el ◆ resultado de los cálculos de FileMaker, no las fórmulas reales.

Tal vez la hoja de cálculo necesitará ordenarse ◆

después de la importación, porque Excel no reconoce el orden actual de FileMaker, si existe.

Si el número de registros o campos de la base de ◆

datos de FileMaker excede el máximo de fi las y columnas de Excel, se descartarán los registros o campos adicionales.

Si cualquier celda contiene más de 35 767 ◆

caracteres, los caracteres adicionales se trun-carán.

256

Capítulo 14Tr

abaj

o c

on

bas

es d

e da

tos

exte

rnas

Para importar una base de datos de FileMaker Pro:


Seleccione Archivo > Abrir ( ▲ #O). Seleccione la base de datos en el cuadro de diálogo Abrir.

Seleccione Archivo > Importar, elija Base de ▲

datos de FileMaker Pro en el cuadro de diálogo Importar, haga clic en Importar y seleccione la base de datos en el cuadro de diálogo

Seleccione Datos > Datos externos > ▲

Importar desde FileMaker Pro. Elija una base de datos. (Este procedimiento sólo puede usarse si ya está abierto un libro.)

Se lanza FileMaker, se abre la base de datos y aparece el Asistente para importar desde File-Maker Pro (figura 14.13).

2. Especifique los campos que se importarán al moverlos a la lista Importar estos campos. En las listas desplegables Diseños o Tablas, seleccione un diseño o tabla en que aparece el campo. Agregue cada campo a la lista Importar estos campos, al hacer clic en el botón Agregar. Para mover de forma simultánea todos los campos de un diseño o tabla, haga clic en el botón Agregar todos.

3. Los campos se importan en el orden en que están en la lista. Para cambiar la posición de un campo en la lista Importar estos campos, selec-cione el campo y haga clic en el botón hacia arriba o hacia abajo.

4. Haga clic en Siguiente para continuar.

5. En la pantalla del paso 2 (figura 14.14) puede especificar hasta tres criterios para la selección de registros (si no quiere importar la base de datos completa). Haga clic en Finalizar.

Si utilizó Archivo > Abrir para importar los datos, se crea automáticamente una nueva hoja de cálculo. Si utilizó Archivo > Importar, o el procedimiento Obtener datos externos, aparece un cuadro de diálogo (figura 14.15). Puede crear una nueva hoja de cálculo o agregar datos importados a la hoja de cálculo actual empe-zando en una celda de su elección.

Figura 14.13 En la primera pantalla del asistente, especifi-que los campos que se importarán y su orden.

Diseños Tablas

Mover arriba/abajoCampos para importar

Figura 14.14 Si no quiere importar toda la base de datos, puede insertar criterios de selección de registro.

Figura 14.15 Especifi que dónde colocar los datos importa-dos de FileMaker.

257

Microsoft Excel: Técnicas de bases de datosTrabajo

con

bases de datos extern

as

Importación de datos de WebPuede copiar datos seleccionados de una tabla que se encuentra en una página Web y pegarlos en una hoja de cálculo de Excel, pero no siempre funciona como se espera. Un método más preciso para recu-perar datos de Web consiste en crear una consulta

Web al usar formularios HTML.

Off ice incluye varias consultas de ejemplo. Se encuentran en la carpeta Microsoft Off ice 2008:Off ice:Consultas. En el siguiente ejemplo se muestra cómo usar una de las consultas de ejem-plo para recuperar datos de acciones de Web.

Para recuperar datos de Web conel uso de una consulta:

1. Seleccione Datos > Obtener datos externos > Ejecutar consulta guardada.

Aparece el cuadro de diálogo Elegir una con-sulta, abierto en la carpeta Consultas.

2. Seleccione la consulta MSN MoneyCentral Stock Quotes. Haga clic en Obtener.

Aparece el cuadro de diálogo Devolver datos externos a Microsoft Excel (figura 14.16).


Para importar los datos en la hoja de cálculo ▲

actual, haga clic en el botón de opción Hoja existente. Escriba o haga clic en la dirección de celda inicial que recuperará los datos importados.

Para importar los datos en una nueva hoja ▲

de cálculo vacía, haga clic en Hoja nueva.


Aparece el cuadro de diálogo Introducir valor del parámetro (figura 14.17).

5. Inserte uno o más de los símbolos de acciones o fondos mutualistas. (Para insertar varios símbolos, sepárelos con comas.) Haga clic en Aceptar.

El informe de la consulta aparece en la hoja de cálculo (figura 14.18).

Sugerencia ✔

Para crear su propia consulta de base de datos, ■

seleccione Datos > Obtener datos externos > Nueva consulta de base de datos. Observe que primero debe instalar el controlador ODBC (Open Database Connectivity, conectividad abierta de base de datos). Para información adicional, revise “Importar datos de una base de datos” en la Ayuda de Excel.

Figura 14.16 Puede importar resultados de consulta en una nueva hoja de cálculo o la actual.

Figura 14.17 Inserte los símbolos de las acciones y los fon-dos mutualistas, separados por comas.

Figura 14.18 Excel se conecta al sitio Web, descarga los datos y los agrega a la hoja de cálculo.

An

álisis de datos

Análisis de datos

15

259

Excel proporciona varias herramientas excelentes

para ayudarle a analizar datos de hojas de cálculo.

En este capítulo se le presentarán las siguientes

herramientas de análisis:

Tablas dinámicas. ◆ Examinan relaciones entre

variables al usar una tabla interactiva.

Búsqueda de meta.◆ Use esta búsqueda para

forzar un resultado en un cálculo, al cambiar

uno de sus elementos.

Análisis del tipo qué pasa si.◆ Calcula ecua-

ciones con una o dos variables desconocidas, al

sustituir valores de prueba proporcionados por

el usuario, llamados escenarios.

Nota ✔

Gran parte de la funcionalidad de los comple-■

mentos proporcionados con versiones anterio-

res está ahora integrada en Excel 2008.

Trab

ajo

co

n t

abla

s di

nám

icas

260

Capítulo 15

Trabajo con tablasdinámicasUna tabla dinámica es una tabla interactiva que le ayuda a resumir y analizar datos de listas y tablas existentes. Las tablas dinámicas le permiten exa-minar fácilmente grandes cantidades de datos en formas diferentes.

Empezando con una lista o una base de datos lar-ga, puede crear un resumen de tabla dinámica de los datos. Al aprovechar las características de las tablas dinámicas, puede cambiar fácilmente co-lumnas en filas, hacer minado desde los números de resumen hasta los elementos de datos, y encon-trar el formato de presentación que mejor revele la información que ve.

Las tablas dinámicas son ricas en funcionalidad. Una discusión completa sobre cómo usarlas está más allá del alcance de este libro. Sin embargo, cubriremos lo esencial aquí, y puede explorarlas más por su cuenta.

Para crear una tabla dinámica:

1. Abra la hoja de trabajo que contiene el origen de datos que quiere analizar. Seleccione Datos > Asistente para tablas dinámicas.

Aparece el Asistente para tablas dinámicas (figura 15.1).

2. Haga clic en un botón de opción para especifi-car los datos de origen. Haga clic en Siguiente para continuar.

3. Especifique el rango de celdas dentro del origen de datos (figura 15.2). Haga clic en Siguiente.

4. Indique si quiere colocar la tabla dinámica en una hoja nueva de trabajo o en una existente (figura 15.3).

Figura 15.1 Haga clic en un botón de opción para indicar el tipo de origen de datos.

Figura 15.2 Escriba o pegue el rango de datos en este cua-dro de texto. También puede especifi car el rango al selec-cionarlo en la hoja de trabajo.

Figura 15.3 Indique dónde le gustaría que se coloque la tabla dinámica.

Trabajo co

n tablas din

ámicas

261

Microsoft Excel: Análisis de datos

5. Opcional: En lugar de iniciar con un diseño vacío, puede especifi car el diseño inicial de la tabla dinámica al hacer clic en el botón Diseño (véase la figura 15.3). Aparece el cuadro de diá-logo Asistente para tablas dinámicas - diseño.

Arrastre elementos de datos a los puntosdeseados en el diseño inicial (fi gura 15.4). Considere que los elementos numéricos gene-ralmente se colocan en el área Datos. Haga clic en Aceptar cuando termine.

6. Opcional: Para establecer opciones de datos y formato, haga clic en el botón Opciones (véase la figura 15.3). Haga clic en Aceptar cuando haya terminado.

7. Haga clic en Finalizar, en la pantalla fi nal del asistente.

Aparecen la tabla dinámica y la barra de herra-mientas tabla dinámica (figura 15.5). Revise la página siguiente si necesita ayuda en el uso de tablas dinámicas.

Sugerencias ✔Seleccione un campo con unas cuantas cate-■

gorías como campo de página. (Cuantas más categorías, más difícil será que tengan sentido los datos.) En la figura 15.5, el campo de página Catálogo de trabajo tiene sólo tres categorías: personal, administración media y administra-ción superior. Al seleccionar una categoría que no sea Todas de la lista desplegable de campos de la página, estará seleccionando que sólo se muestren los datos de esa categoría específica.Cuando se genera una tabla dinámica, Excel ■

ignora cualquier filtro que haya aplicado a los datos. Si sólo está interesado en examinar un subconjunto de sus datos, fíltrelos como lo desee, copie los registros resultantes y pégue-los en otra área de la hoja. Luego cree la tabla dinámica con base en el rango pegado.Si ha habilitado el ■ minado de datos en el cuadro de diálogo Opciones de tabla (revise el paso 6), puede hacer doble clic en cualquier celda de la columna Total para ver sólo los datos que se relacionan con ese número.

Barra de herramientas Tabla dinámica

Figura 15.5 Después de que aparece la tabla dinámica, puede modifi car y experimentar con ésta (como se ha hecho aquí).

Figura 15.4 Cree el diseño inicial de la tabla dinámica al arrastrar campos a su posición en el diagrama.

Elementos de datos

Trab

ajo

co

n t

abla

s di

nám

icas

262

Capítulo 15

Para personalizar una tabla dinámica:


Para agregar un campo a la tabla dinámica, ▲

arrástrelo a su posición en la barra de herra-mientas Tabla dinámica. (Si la lista de cam-pos no está visible, haga clic en el ícono de la barra de herramientas Mostrar campos.)

Para eliminar un campo, arrástrelo a una ▲

parte no utilizada de la hoja de trabajo.

Para reorganizar los campos utilizados en ▲

una tabla dinámica, arrastre cada uno al área deseada. Por ejemplo, puede mover un campo de columna al área de filas.

Para cambiar las estadísticas de resumen uti- ▲

lizadas para un campo, seleccione la etiqueta de resumen en la tabla dinámica (como Suma de salario) y haga clic en el ícono de la barra de herramientas Confi guración de campo. En el cuadro de diálogo Campo de la tabla dinámica (figura 15.6), seleccione una nueva estadística Resumir por y haga clic en Aceptar. Para establecer un formato de despliegue para la estadística (figura 15.7), haga clic en el botón Número.

Si ha modificado la lista original de Excel al ▲

agregar campos, puede desplegarlos en la lista de campos de la barra de herramientas Tabla dinámica, al hacer clic en el ícono Actualizar datos. Una vez desplegado, puede agregarlos después a la tabla dinámica.

Sugerencias ✔

Si hace ■ cualquier modificación a los datos en que se basa la tabla dinámica, como editar datos o cambiar datos numéricos a texto, haga clic en el ícono Actualizar datos en la barra de herramientas Tabla dinámica, para refl ejar los cambios en su tabla dinámica.Para eliminar un informe de tabla dinámica, ■

seleccione una celda en el informe de tabla diná-mica, seleccione Seleccionar > Toda la tabla, del menú desplegable, del ícono Tabla dinámica, y después seleccione Edición > Limpiar > Todo.

Figura 15.6 Puede cambiar las estadísticas de resumen utilizadas. En el ejemplo, un promedio es mucho más útil que una suma.

Figura 15.7 Puede ser mucho más sencillo leer los datos en la tabla dinámica si especifi ca el formato óptimo para ésta.

263

Microsoft Excel: Análisis de datosB

úsq

ueda de o

bjetivos

Búsqueda de objetivosUse búsquedas de objetivos para forzar un resul-tado particular en un cálculo, al cambiar uno de sus elementos. Por ejemplo, si sabe cuánto puede pagar mensualmente por un préstamo, puede usar el buscador de objetivo para encontrar el enganche necesario para producir ese pago mensual.

Para usar una búsqueda de meta:1. Despliegue el rango de celda que quiere exami-

nar. Seleccione Herramientas > Buscar objetivo. Aparece el cuadro de diálogo Buscar objetivo

(figura 15.8).

2. Inserte lo siguiente:Definir la celda. ▲ La celda cuyo valor quiere establecer (Pago mensual o E2, en este ejemplo).Con el valor. ▲ El valor que quiere que tenga Definir la celda ($900, en este ejemplo).Para cambiar la celda. ▲ La celda cuyo valor cambiará para que el resultado de Definir la celda (E2) sea igual a Con el valor ($900). En este ejemplo, Para cambiar la celda es Enganche (B2).

3. Haga clic en Aceptar para realizar el cálculo.

Aparece el cuadro de diálogo Estado de la bús-queda de objetivo (figura 15.9) y despliega los resultados. El valor de Al cambiar la celda se modifica de acuerdo con lo especificado.

Sugerencias ✔Puede hacer clic en las celdas en lugar de escri-■

bir su dirección en el cuadro de diálogo Buscar objetivo.Para evitar que Buscar objetivo modifi que la ■

hoja de trabajo con el resultado encontrado, haga clic en Cancelar, en el cuadro de diálogo Estado de búsqueda de objetivo.El mismo cuadro de diálogo Buscar objetivo ■

puede modificarse fácilmente para contestar otras preguntas. Por ejemplo, puede encontrar cuál tendría que ser la tasa de interés en el caso de que tenga una cantidad fija disponible como enganche.

Figura 15.8 Rellene los cuadros de texto de Buscar objetivo.

Figura 15.9 El cuadro de diálogo Estado de búsqueda de objetivo indica si se encontró una solución. Si es así, la hoja de trabajo cambia como se especificó.

264

Capítulo 15A

nál

isis

del

tip

o q

ué

pasa

si

Análisis del tipo qué pasa siSi no está seguro de algunos elementos en suscálculos, Excel proporciona herramientas quepuede usar para jugar a saber “¿Qué pasaría si?”

Las ◆ tablas de datos calculan ecuaciones con una o dos variables desconocidas. Usted propor-ciona los valores de prueba para cada variable desconocida. Después Excel calcula el resul-tado al sustituir los valores de prueba.

Los ◆ escenarios son conjuntos guardados de valores de entrada para una o más variables que pueden sustituirse en una ecuación. Por ejemplo, cuando se calcula una ganancia, puede ver qué pasa si las ventas exceden las expecta-tivas o si los costos de publicidad se elevan de manera importante.

En el primer ejemplo, mostrado abajo (figura 15.10), se usa una tabla de datos de una variable orientada a columna que calcula pagos hipoteca-rios mensuales en varias tasas de interés (los valo-res de prueba) cuando se conocen la cantidad del préstamo y los plazos. (En una tabla de datos orien-

tada a columnas, los valores de prueba se ordenan en una columna. En una tabla de datos orientada a

filas, los valores de prueba se ordenan en una fila.)

Figura 15.10 Confi gure la hoja de cálculo.

Valores de prueba (C4:C12)

Fórmula (D3)

265

Microsoft Excel: Análisis de datosA

nálisis del tipo

qu

é pasa si

En el segundo ejemplo se ilustra la creación de una tabla de datos orientada a filas y columnas de dos variables. En el ejemplo, sólo se conoce el monto del préstamo; la tasa de interés y los plazos son desconocidos. Por último, esta sección concluye con un escenario de ejemplo que incluye diferentes montos de pago.

Para crear una tabla de datos de una variable:

1. Configure la hoja de trabajo como se muestra en la figura 15.10 (página anterior).

El conjunto de valores de prueba (en este caso, tasas de interés) se extiende hacia abajo en una columna que está una celda abajo y a la izquierda de la celda que contiene la fórmula.

2. Seleccione el rango de celdas que incluye la fórmula y los valores de prueba.

En este ejemplo, el rango es C3:D12.

3. Seleccione Datos > Tabla.

Aparece el cuadro de diálogo Tabla (figura 15.11).


Tabla de datos orientada a columnas. ▲

Haga clic en el cuadro de texto Celda de entrada (columna). Inserte o apunte a la celda de entrada.

Tabla de datos orientada a filas. ▲ Haga clic en el cuadro de texto Celda de entrada (fila). Inserte o apunte a la celda de inser-ción.

La celda de entrada es el valor inicial al que se hace referencia en la fórmula para la que se sustituirán los valores de prueba. En nuestro ejemplo orientado a columnas, la celda de en-trada es la tasa de interés inicial (B4).


La celda que se encuentra debajo de la fórmula se rellena con los resultados de sustitución de valores de prueba (figura 15.12).

Figura 15.11 Seleccione los valores de prueba y la celda de la fórmula, seleccione Datos > Tabla, y especifique la única celda de inserción en el cuadro de diálogo Tabla.

Celda de entrada (B4)Fórmula y valores de prueba

Figura 15.12 Se despliegan los resultados. (Cada resultado aparece a la derecha de su valor de prueba correspon-diente.)

ResultadosValores de prueba

266

Capítulo 15A

nál

isis

del

tip

o q

ué

pasa

si

Para crear una tabla de datos de dos variables:

1. Configure la hoja de trabajo (figura 15.13).

Los dos conjuntos de valores de prueba (en este caso, tasas de interés y término de préstamo) se insertan como se muestra a continuación:

Las ▲ tasas de interés (C4:C12) se extienden hacia abajo en una columna directamente abajo de la celda que contiene la fórmula (C3).

Los ▲ valores de plazo de préstamo (D3:E3) se insertan en la misma fila que la fórmula, comenzando una celda a la derecha.

2. Seleccione el rango de celdas que cubren la fórmula y los valores de prueba.

En este ejemplo, el rango es C3:E12.

3. Seleccione Datos > Tabla.

Aparece el cuadro de diálogo Tabla.

4. Inserte o apunte a Celda de entrada (fila) y Celda de entrada (columna) (figura 15.14).

En este ejemplo, Celda de entrada (fila) es B5 y Celda de entrada (columna) es B4. (Estas son las celdas originales a las que se hace referencia en la fórmula.)

5. Haga clic en Aceptar para desplegar los resulta-dos en la hoja de trabajo (figura 15.15).

Nota ✔

La misma fórmula fue utilizada en ambos ejem-■

plos de una y dos variables (se encuentran en las celdas D3 y C3, respectivamente):

=PAGO(B4/12,B5,-B6)

Figura 15.14 Seleccione los valores de prueba y la celda de la fórmula (C3:E12), seleccione Datos > Tabla, y especifi-que las celdas de entrada de fila (B5) y columna (B4), en el cuadro de diálogo Tabla.

Figura 15.15 Aparece el resultado (D4:E12).

Fórmula (C3)Valores de plazosdel préstamo (D3:E3)

Figura 15.13 Confi gure la hoja de trabajo.

267

Microsoft Excel: Análisis de datosA

nálisis del tipo

qu

é pasa si

Para crear escenarios:

1. Abra la hoja de cálculo que contiene los datos para los que quiere crear escenarios.

En este ejemplo, usaremos la tabla de datos de una variable que se muestra en la figura 15.10.

2. Seleccione Herramientas > Escenarios.

Aparece el cuadro de diálogo Administrador de escenarios.

3. Haga clic en Agregar para crear el primer esce-nario.

Aparece el cuadro de diálogo Agregar escenario (figura 15.16).

4. Asigne un nombre al escenario. Haga clic en el cuadro de texto Celdas cambiantes y seleccione las celdas que cambiarán con este escenario. Edite el comentario predeterminado, si lo desea. Haga clic en Aceptar.

Aparece el cuadro de diálogo Valores del esce-nario (figura 15.17).

5. Especifique los nuevos valores para las varia-bles cambiantes en el escenario actual. Haga clic en Agregar para crear otro escenario.

6. Repita los pasos 3 y 4 hasta que todos los esce-narios se hayan definido. Después de definir el escenario final, haga clic en Aceptar (en lugar de Agregar).

Aparece el cuadro de diálogo Administrador de escenarios (figura 15.18). Todos los escenarios definidos se muestran en el cuadro de lista.

7. Para quitar el Administrador de escenarios, haga clic en el botón Cerrar.

Figura 15.16 Asigne un nombre al escenario, especifi que las celdas en que se sustituirán los datos nuevos y edite el texto de comentario (si lo desea).

Figura 15.17 Confi gure la hoja de trabajo.

Valor de escenario

Figura 15.18 El Administrador de escenarios hace una lista de los escenarios definidos.

268

Capítulo 15A

nál

isis

del

tip

o q

ué

pasa

si

Para ver escenarios:

1. Si el Administrador de escenario no está abierto, seleccione Herramientas > Escenarios.

2. Para ver los resultados de cualquier escenario, seleccione su nombre en el cuadro de diálogo Administrador de escenarios (véase la figura 15.18) y haga clic en Mostrar.

Excel sustituye el valor del escenario para la celda de la hoja de trabajo especificada y mues-tra los resultados (figura 15.19). Repita como lo desee para ver otros escenarios.

3. Para ver un resumen de todos los escenarios, haga clic en Resumen.

Aparece el cuadro de diálogo Resumen del esce-nario (figura 15.20).

4. Haga clic en el botón de opción Resumen o Tabla dinámica. Especifique las celdas de resul-

tados (las que cambiarán como resultado de los datos de escenario) que se incluirán en un informe. Haga clic en Aceptar.

El informe seleccionado aparece en una nueva hoja, en el libro de trabajo actual (figura 15.21).

Sugerencia ✔

Después de generar el informe, tiene la libertad ■

de editarlo y hacerlo más legible. Por ejemplo, en el informe de la figura 15.21, puede copiar y pegar las tasas de hipoteca de la columna C a la hoja de trabajo original, en lugar de mostrar direcciones de celda resultantes en la columna C.

Figura 15.20 Pida un resumen de importe de todos los escenarios.

Tipo de informe

Celdas resultantes

Figura 15.19 Seleccione un escenario, haga clic en Mostrar y examine los datos cambiados en la hoja de trabajo.

Resultados

Figura 15.21 Un informe de resumen le permite ver todos los escenarios, uno al lado de otro.

Intercam

bio de libro

s

Intercambio

de libros

16

269

Los individuos que participan en grupos de tra-

bajo a menudo necesitan compartir libros. Excel

proporciona herramientas para distribuir libros

en Web o una red, proteger partes del libro que no

deben cambiarse, y rastrear y revisar los cambios

que se han hecho.

Pu

blic

ació

n d

e da

tos

de E

xcel

en

Web

270

Capítulo 16

Publicación de datosde Excel en WebExcel facilita el guardado de libros u hojas de trabajo para desplegar en Web. Una ventaja de publicar de esta forma es que quienes desean ver el contenido del archivo no necesitan abrir Excel para verlo. Todo lo que requieren es un explora-dor. También puede desplegar una vista previa del aspecto que tendrá cualquier archivo de Excel si se guarda en una página Web.

Para ver una vista previa del aspecto en Web de un archivo:

1. Abra el libro en Excel (figura 16.1).

2. Seleccione Archivo > Vista previa de la página Web.

Se abre la hoja de trabajo activa en su explora-dor Web como aparecería en Web (figura 16.2).

Sugerencias ✔

Para evitar sorpresas, es una buena idea usar ■

la vista previa de la página Web hasta que esté satisfecho con la apariencia del archivo y el formato. Después guárdelo como página Web. (Sin embargo, observe que una vista previa de página Web no siempre produce resultados idénticos al guardar el archivo como página Web.)

Los indicadores de comentario se despliegan en ■

una vista previa de la página Web como núme-ros entre corchetes. Haga clic en un indicador de comentario para ir al lugar de la página Web donde se explica el comentario (véase la figura 16.2).

Comentario

Figura 16.2 Cuando selecciona Vista previa de la página Web, se crea un archivo temporal HTML y se abre en su explorador predeterminado.

Texto de comentario

Figura 16.1 Cree o abra un libro.

Pu

blicación

de datos de Excel en

Web

271

Microsoft Excel: Intercambio de libros

Para guardar un archivo como página Web:

1. Opcional: Para guardar como página Web una hoja de trabajo específica o sólo un rango de una hoja de trabajo, seleccione la hoja de tra-bajo o el rango.

2. Seleccione Archivo > Guardar como página Web.

Aparece un panel Guardar como (figura 16.3). El formato de página Web (.htm) se selecciona automáticamente.

3. Haga clic en un botón de opción para indicar si quiere guardar todo el libro, sólo la hoja de tra-bajo activa o sólo el rango de celdas seleccionado.

4. Opcional: Si este libro, hoja o rango se actualiza de manera regular, puede dar instrucciones a Excel para que cree un archivo HTML siem-pre que guarde su libro o de acuerdo con una programación particular. Haga clic en el botón Automatizar.

Aparece el cuadro de diálogo Automatizar (figura 16.4). Seleccione una de las siguientes

opciones:

Cada vez que se guarde el libro. ▲ Genera automáticamente un nuevo archivo HTML siempre que guarda el libro.

Según una programación establecida. ▲

Genera un nuevo archivo HTML diario, cada semana o en cualquier otra programa-ción. Para defi nir ésta haga clic en el botón Establecer programación.

Nunca. ▲ Deshabilita la generación automá-tica de archivos HTML nuevos.

Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Automatizar.

5. Opcional: Haga clic en el botón Opciones para establecer las opciones específi cas Web, como el título de la página y las palabras claves que se usarán por motores de búsqueda (figura 16.5). Revise esta información en varias pestañas y haga clic en Aceptar.

6. Opcional: Haga clic en Informe de compatibili-dad para revisar posibles problemas.

Figura 16.3 Especifi que el nombre de archivo, el destino y las opciones.

Figura 16.4 Indique la condición bajo la cual se generará automáticamente un nuevo archivo HTML.

Figura 16.5 Haga clic en el botón Opciones Web para insertar un título para la página Web generada y establecer otras opciones.

7. Haga clic en Guardar para crear el archivo HTML y la carpeta de los archivos a los que se da soporte.

272

Capítulo 16In

terc

ambi

o d

e li

bro

s en

un

a re

d

Intercambio de librosen una redCuando se ha habilitado la capacidad de compartir

un libro de Excel, otros usuarios de red pueden ver y editar simultáneamente el libro.

Para habilitar el intercambio de un libro:

1. Seleccione Herramientas > Compartir libro.

Aparece el cuadro de diálogo Compartir libro (figura 16.6).

2. En la pestaña Modifi cación, haga clic en Permitir la modificación por varios usuarios a la vez.

3. Haga clic en la pestaña Uso avanzado para revisar o establecer opciones para que varios usuarios puedan administrar cambios.


Aparece un cuadro de diálogo de confi rmación (figura 16.7).

5. Haga clic en Aceptar para guardar el libro y permitir la opción compartir.

6. Guarde o copie el archivo de libro en una car-peta compartida de red para que los usuarios autorizados puedan acceder a ella. Para recibir ayuda, póngase en contacto con su administra-dor de red.

Sugerencias ✔

Para deshabilitar más adelante la opción de ■

compartir un libro, seleccione Herramientas > Compartir libro, elimine la marca de verifi -cación de Permitir la modifi cación por varios usuarios a la vez, haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo y después haga clic en Sí, en el cuadro de diálogo de confi rmación que aparece (figura 16.8).

El intercambio está diseñado, sobre todo, para ■

ver y trabajar con datos de libros. Mientras un libro se comparte, puede agregar ciertos

Figura 16.6 Habilite la opción de compartir al hacer clic en esta casilla de verificación.

Permitir intercambio

Figura 16.7 Confi rme que quiere compartir el libro al hacer clic en Aceptar.

Figura 16.8 Para deshabilitar la opción de compartir para el libro, haga clic en el botón Sí.

elementos, como imágenes, gráficas, informes de tabla dinámica o subtotales. Estos elemen-tos deben agregarse antes de que seleccione compartir un libro.

273

Microsoft Excel: Intercambio de librosCo

ntro

l de cambio

s

Control de cambiosCuando comparte un libro de Excel, se rastrean los cambios hechos por los diversos usuarios y se registran en un historial de cambios. (Revise la pes-taña Uso avanzado, del cuadro de diálogo Compar-tir libro, para cambiar las opciones de historial.) Cuando habilita la opción para resaltar cambios, Excel marca cada celda modificada con un indi-cador y proporciona una explicación de cambio. Entonces puede revisar y aceptar o declinar cada cambio.

Para habilitar el resaltado de cambios:

1. Seleccione Herramientas > Control de cambios > Resaltar cambios.

Aparece el cuadro de diálogo Resaltar cambios (figura 16.9).

2. Haga clic en la casilla de verificación Efectuar control de cambios al modificar.

Con esto se permite el control de cambios y el intercambio del libro.

3. Establezca cualquiera de estas opciones de control:

Cuándo. ▲ Especifi ca los cambios que se rastrearán, con base en un periodo o cada vez que se guarde.

Quién. ▲ Indica cuáles cambios rastrear.

Dónde. ▲ Si sólo está interesado en un rango de celdas, haga clic en esta casilla de verifi -cación y arrastre para seleccionar el rango.


Las celdas modificadas tendrán un triángulo de color agregado en la esquina superior izquierda. Para ver una explicación de cambio, mueva el puntero sobre la celda cambiada (figura 16.10).

Sugerencias ✔

La opción de compartir un libro y el control de ■

cambios van de la mano. Permitir uno habilita

automáticamente al otro. Cuando selecciona compartir un libro, también debe revisar las opciones de Resaltar cambios, en el paso 3.

También puede rastrear y resaltar cambios ■

cuando es el único usuario del libro. Aunque éste se compartirá automáticamente, no tiene que almacenarlo en una ubicación para que esté accesible a otros.

Figura 16.9 Especifique los criterios para rastrear y desple-gar cambios.

Figura 16.10 Para ver los detalles de un cambio dado, mueva el cursor sobre la celda cambiada.

Detalles de cambioIndicador de cambio

274

Capítulo 16Co

ntr

ol

de c

ambi

os

Para revisar los cambios:

1. Seleccione Herramientas > Control de cambios > Aceptar o rechazar cambios. Si es necesario, se le pedirá que guarde el libro antes de continuar.

Aparece el cuadro de diálogo Seleccionar cam-bios para aceptar o rechazar (figura 16.11).

2. Use los criterios Cuándo, Quién y Dónde para especificar los cambios que quiere revisar. Haga clic en Aceptar.

Aparece el cuadro de diálogo Aceptar o recha-zar cambios (figura 16.12).

3. Excel despliega cada cambio, mientras selec-ciona de manera simultánea la celda afectada en la hoja de trabajo. Para cada cambio pro-puesto, haga clic en Aceptar, Rechazar, Aceptar todos o Rechazar todos.

Para terminar el proceso de revisión inmedia-tamente (aunque existan todavía cambios sin revisar), haga clic en Cerrar.

Sugerencia ✔

Para indicar un rango de celda para el criterio ■

Dónde (figura 16.11), puede seleccionar al arrastrar las celdas deseadas en el libro.

Figura 16.11 Seleccione los cambios que quiere revisar.

Figura 16.12 Para cada cambio, haga clic en un botón que indica cómo desea manejarlo.

275

Microsoft Excel: Intercambio de librosProtecció

n de su

s datos

Protección de sus datosCuando trabaja en un entorno compartido o si tiene miedo de que otros puedan ver sus datos sin permiso, tiene la opción de evitar ciertos tipos de cambios y, como opción, solicitar una contraseña para los libros completos o las hojas de trabajo individuales.

Para proteger un libro u hoja de trabajo:

1. Si el libro está abierto en modo compartido, deshabilite temporalmente la opción de compartir al seguir la sugerencia al final de “Intercambio de libros en una red”, en páginas anteriores de este capítulo.


Para proteger sólo la hoja actual, seleccione ▲

Herramientas > Protección > Proteger hoja (figura 16.13).

Para proteger un libro completo, seleccione ▲

Herramientas > Protección > Proteger libro (figura 16.14).

Para proteger un libro y permitir de forma ▲

simultánea que se comparta, seleccione Herramientas > Protección > Proteger libro compartido (figura 16.15). Haga clic en la casilla de verificación Compartir con con-trol de cambios.

3. Haga clic en las casillas de verificación de los elementos que quiere proteger.

4. Opcional: Para agregar protección de contra-seña a la hoja de trabajo o libro, inserte una contraseña en el cuadro de texto.

Una contraseña es una capa adicional de protección. Además de evitar los cambios especifi cados en el paso 3, cada usuario debe proporcionar la contraseña siempre que accede a la hoja de cálculo o el libro.

5. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo e implementar las nuevas opciones de protección.

6. Si asignó una contraseña, se le pedirá que la reinserte.

Figura 16.13 Cuadro de diálogo Proteger hoja.

Figura 16.14 Cuadro de diálogo Proteger libro.

Figura 16.15 Cuadro de diálogo Proteger libro compartido.

276

Capítulo 16Pr

otec

ció

n d

e su

s da

tos

Sugerencias ✔

La protección de una hoja de trabajo o un ■

libro se relaciona más con el impedimento de cambios inadvertidos o maliciosos que con la seguridad. Use la protección para evitar que se modifiquen datos críticos. Para evitar que otros vean o abran su hoja o libro, asigne una contraseña.

Como opción predeterminada, cada celda de ■

hoja de trabajo se bloquea. Este estado de blo-queado no tiene efecto a menos que también proteja la hoja o libro. Para permitir que algu-nas celdas se modifiquen en una hoja o libro protegido debe desbloquearlas.

Desproteja la hoja (si está protegida), selec-cione las celdas para desbloquear y seleccione Formato > Celdas. En el cuadro de diálogo Formato de celdas, haga clic en la pestaña Protección, elimine la marca de la casilla de verifi cación Bloqueada (figura 16.16) y haga clic en Aceptar. Finalice al proteger la hoja (figura 16.17).

Para eliminar la protección, seleccione ■

Herramientas > Protección, seguido por Desproteger hoja, Desproteger libro o Desproteger libro compartido, según sea apropiado. Si asignó una contraseña a la hoja de trabajo o libro, se le pedirá que la proporcione (figura 16.18). De otra forma, la desprotección ocurrirá de inmediato.

Si desprotege un libro compartido, no se ■

deshabilita la opción de compartir. Si también desea hacer esto, seleccione Herramientas > Compartir libro. En el cuadro de diálogo Compartir libro (véase la figura 16.6), elimine la marca de la casilla de verificación Permitir la modificación por varios usuarios a la vez, haga clic en Aceptar, para cerrar el cuadro de diálogo, y después haga clic en Aceptar, en el cuadro de diálogo de confirmación que aparece (véase la figura 16.8).

Figura 16.18 Para desproteger una hoja de tra-bajo o un libro que tiene una contraseñaasociada, debe proporcionar ésta.

Figura 16.16 Para que se puedan modificar las celdas seleccionadas, quite la marca de la casilla de verificación Bloqueado.

Figura 16.17 En esta simple hoja de trabajo, las celdas de la columna Cantidad de venta deben desbloquearse para permitir la edición. La columna % de impuestos de ventas permanece bloqueada, al igual que las fórmulas utilizadas para calcular Impuestos y Total.

277

Microsoft Excel: Intercambio de librosElim

inació

n de in

form

ación

person

al

Eliminación de información personalCuando guarda un nuevo libro, la información de identifi cación también se guarda con el archivo. Como mínimo, esta información incluye su nom-bre de usuario (como se especifica en el cuadro de diálogo General). Para proteger su privacidad, puede eliminar el nombre de usuario y otros tipos de información de identificación de los libros seleccionados.

Para eliminar la información de identificación:

1. Abra el libro.

2. Seleccione Excel > Preferencias.

Aparece el cuadro de diálogo Preferencias de Excel (figura 16.19).

3. Haga clic en el ícono Seguridad, en la sección Uso compartido y privacidad, del cuadro de diálogo.

Aparece el cuadro de diálogo Seguridad.

4. Haga clic en la casilla de verificación, en la sec-ción Opciones de confidencialidad, del cuadro de diálogo Seguridad (figura 16.20); haga clic en Aceptar y guarde el libro.

Su nombre de usuario y otra información de identificación (como nombres de revisores y comentarios de autores, además de los datos en las pestañas Resumen y Estadísticas del cuadro de diálogo Propiedades) se eliminan delarchivo de trabajo.

Sugerencia ✔

Para establecer o cambiar su nombre de usua-■

rio, haga clic en el ícono General, de la sección Creación, del cuadro de diálogo Preferencias de Excel (figura 16.19).

Propiedades de documento

Para agregar información de identificación a un libro (como nombre, autor e identificadores personalizados del libro), seleccione Archivo > Propiedades. Realice las adiciones y los cambios deseados a las pestañas del cuadro de diálogo Propiedades, y después haga clic en Aceptar. Para registrar esta información, guarde el libro.

Figura 16.19 Establezca preferencias de seguridad y de otro tipo al hacer clic en sus íconos, en el cuadro de diá-logo Preferencias de Excel.

Figura 16.20 Haga clic en esta casilla de verifi cación para eliminar la información de identifi cación del libro.

279

Parte IV: Microsoft PowerPoint

Capítulo 17: Creación de una presentación ..... 281

Capítulo 18: Gráfi cas y tablas ......................... 299

Capítulo 19: La presentación ........................... 319

Creación

de un

a presentació

n

Creación de

una presentación

17

281

PowerPoint proporciona las herramientas necesa-

rias para crear presentaciones impresionantes en

pantalla, en Web y con diapositivas tradicionales.

Puede seleccionar entre varios temas profesionales

diseñados para ayudarle a crear una presentación

con un mensaje visual convincente.

En la primera parte de este capítulo se explican las

bases para crear una nueva presentación, trabajar

con diferentes vistas, agregar y eliminar diapositi-

vas, y trabajar con texto e imágenes. En la segunda

parte se muestra cómo usar diapositivas maestras

para agregar un diseño de fondo, imágenes está-

ticas y color a su presentación. Verá que persona-

lizar presentaciones en PowerPoint es tan directo

como siempre lo ha sido.

A continuación se presentan algunas nuevas ca-

racterísticas introducidas en PowerPoint 2008:

La Galería de elementos proporciona acceso ◆

instantáneo a importantes herramientas y

características de diseño de diapositivas, como

temas, diseños, transiciones, gráfi cas, tablas y

SmartArt.

Puede enviar presentaciones con diapositivas a ◆

iPhoto, y guardarlas como una serie de imáge-

nes que pueden verse en un iPod con video.

Las guías dinámicas facilitan el posiciona-◆

miento de unos objetos de diapositiva en

relación con otros.

Puede usar Apple Remote para controlar las ◆

presentaciones.

Inic

io d

e u

na

pres

enta

ció

n

282

Capítulo 17

Inicio de una presentaciónUn tema, una plantilla o un documento en blanco puede servir como punto de partida para una pre-sentación.

Para crear una nueva presentación:1. Abra la Galería de proyectos al seleccionar

Archivo > Galería de proyectos, presionar s#P, o hacer clic en Microsoft Project Gallery, en el Dock. Haga clic en la pestaña Nuevo.


Para crear una presentación sin un ▲ tema

( fondo, colores y fuentes), seleccione la categoría Documentos en blanco y haga clic en la miniatura Presentación PowerPoint (figura 17.1).

Para crear una presentación con un tema, ▲

seleccione Documentos de PowerPoint del menú desplegable, seleccione la categoría Temas de Off ice, y luego una miniatura de tema (figura 17.2).

Para abrir una plantilla, seleccione ▲

Presentaciones, en la lista Categoría, y haga clic en una plantilla.

3. Haga clic en el botón Abrir.

Aparece la presentación. Si seleccionó una plantilla, la presentación contiene diapositivas explicativas. Si seleccionó una presentación en blanco o basada en tema, contiene una sola diapositiva (figura 17.3).

Sugerencias ✔

También puede iniciar una presentación en ■

blanco al seleccionar Archivo > Nueva presen-

tación (#N). (Si quitó la marca de verifi cación de Mostrar Project Gallery, en Opciones genera-les, se crea automáticamente una presentación en blanco al iniciar PowerPoint.)Puede establecer o cambiar el tema en cual-■

quier momento al seleccionar uno de la pestaña Temas de diapositiva, de la Galería de elementos (véase “Fondos de diapositiva”, más adelante en este capítulo).

Figura 17.2 Para crear una presentación desde cero, pero con un tema, seleccione una miniatura de la categoría Temas de Offi ce.

Figura 17.3 Aparece la nueva presentación.

Figura 17.1 Haga clic en la miniatura Presentación PowerPoint para crear una presentación sin tema desde cero.

Pestaña Nuevo

Acerca de las vistas

283

Microsoft PowerPoint: Creación de una presentación

Acerca de las vistasPowerPoint proporciona cinco vistas que usará mientras crea su presentación, se prepara para mostrarla y la ofrece. Cada vista tiene un propósito particular. Por ejemplo, si necesita reordenar las diapositivas, use la Vista Clasificador diapositivas.

Vista normal ◆ (véase la figura 17.3) despliega texto, diapositivas y notas, lo que le permite trabajar en todas las partes de su presentación en una sola ventana. El panel de navegación de la Vista normal despliega miniaturas de diapositivas o un esquema de puntos clave de diapositivas (figura 17.4).

Vista Clasificador diapositivas ◆ (figura 17.5) despliega miniaturas de diapositiva. Puede reor-ganizar las diapositivas al hacer clic y arrastrar, o ir directamente a cualquier diapositiva si hace doble clic en una miniatura. También puede usar la vista para agregar y editar efectos dentro una diapositiva y entre varias de éstas.

Vista página de notas ◆ le permite insertar y editar de manera conveniente las notas de moderador que acompañarán a las diapositivas.

Vista Herramientas del moderador ◆ contiene herramientas que le ayudarán a prepararse para dar una presentación.

Vista Presentación con diapositivas ◆ despliega su trabajo como una presentación con diapositi-vas en pantalla.

Aprenderá más acerca de cada vista en los siguien-tes dos capítulos.

Para cambiar vistas:

Haga clic en un ícono, en la esquina inferior ◆

izquierda de la ventana de presentación (figura 17.6), o seleccione un comando del menú Ver.

Normal Presentación con diapositivas

Clasificador diapositivas Indicador de vista

Figura 17.6 Puede cambiar entre vistas si hace clic en un ícono. Se despliega el nombre de la vista actual.

Figura 17.5 Vista Clasifi cador diapositivas.

Figura 17.4 En la Vista normal, puede hacer clic en una miniatura de diapositiva o en un elemento de esquema para desplegar su diapositiva.

Panel de navegación

284

Capítulo 17A

dici

ón

y e

lim

inac

ión

de

diap

osi

tiva

s

Adición y eliminaciónde diapositivasEs raro que el diseño de una presentación resulte un proceso lineal. En el proceso tendrá muchas ocasiones en que necesitará agregar o eliminar diapositivas. Puede hacerlo en cualquier vista di-ferente de Vista Presentación con diapositivas o Vista Herramientas del moderador.

Para agregar una diapositiva:

1. Una nueva diapositiva siempre se inserta des-pués de la diapositiva activa actual. Seleccione o despliegue la diapositiva después de la cual quiere que aparezca la nueva diapositiva.


Para insertar una diapositiva del mismo tipo ▲

que la seleccionada, haga clic en el ícono Nueva diapositiva, en la barra de herramien-tas Estándar, seleccione Insertar > Nueva

diapositiva, o presione s#N.Para insertar una diapositiva con un diseño ▲

diferente, haga clic en la pestaña Diseños de diapositiva, de la Galería de elementos, haga clic en el botón de opción Insertar diapositiva, y luego en la miniatura de una diapositiva (figura 17.7).

Para eliminar una diapositiva:

1. Seleccione o despliegue la diapositiva que quiere eliminar.

2. Seleccione Edición > Eliminar diapositiva o

presione D. La celda activa se elimina de inmediato.

Sugerencias ✔

Para recuperar una diapositiva que eliminó por ■

error, seleccione Edición > Deshacer eliminar diapositiva, seleccione Edición > Deshacer, o

presione #Z.

Puede ir directamente a la pestaña Diseños de ■

diapositiva al seleccionar Formato > Diseño

de la diapositiva o Insertar > Diapositivas de > Diseño de la diapositiva.

En lugar de seleccionar una diapositiva, puede ■

hacer C-clic en una diapositiva y seleccio-nar Nueva diapositiva o Eliminar diapositiva, del menú desplegable que aparece (figura 17.8).

Figura 17.7 Al hacer clic en el botón de opción, insertará una nueva diapositiva con un diseño específico oaplicará uno nuevo a la diapositiva actual.

Figura 17.8 Puede seleccionar muchos comandos útiles cuando usa C-clic en una diapositiva.

285

Microsoft PowerPoint: Creación de una presentaciónA

dición

de texto a diapo

sitivas

Adición de texto a diapositivasCasi todos los diseños de diapositiva contienen marcadores de posición de texto en que puede insertar un título u otro texto.

Para crear un nuevo texto de diapositiva:

1. Una nueva diapositiva siempre se inserta des-pués de la diapositiva activa actual. Seleccione o despliegue la diapositiva después de la cual quiere que aparezca la nueva diapositiva.


Para insertar una diapositiva del mismo ▲

tipo que la seleccionada (suponiendo que tiene marcadores de posición de texto), haga clic en el ícono Nueva diapositiva, en la barra de herramientas Estándar, o presione

s#N.

Para insertar una diapositiva con un diseño ▲

diferente, seleccione la pestaña Diseños de diapositiva, de la Galería de elementos, haga clic en el botón de opción Insertar diaposi-tiva, y haga clic en una miniatura de diseño (véase la figura 17.7).

Aparece la nueva diapositiva (figura 17.9).

3. Haga clic en el marcador de posición de texto “Clic para editar título” o “Clic para agregar texto” y escriba el texto (figura 17.10).

Sugerencias ✔

Cuando termina de escribir el texto en un ■

marcador de posición de texto, presione

or para ir al siguiente marcador de posición de texto. Cuando termine de escribir el texto en el marcador de posición inferior, puede

presionar or para crear automática-mente otra diapositiva del mismo tipo.

Para dar formato al texto, establecer alineación ■

de párrafo o crear listas con viñetas o numera-das adicionales, puede seleccionar comandos

del menú Formato, la barra de herramientas Formato o la Paleta de formato.

Si no necesita un marcador de posición de texto ■

particular, déjelo en blanco o elimínelo.

Figura 17.9 Aparece la nueva diapositiva, lista para que inserte texto en los marcadores de posición.

Listas de viñetas con puntos

Marcador de posición de texto de título

Figura 17.10 Haga clic en cada marcador de posición de texto y escriba o pegue su texto.

286

Capítulo 17Tr

abaj

o c

on

cu

adro

s de

tex

to

Trabajo con cuadros de textoPuede seleccionar caracteres, palabras o párrafos dentro de un cuadro de texto de la misma forma que lo hace en un documento de Word (consulte “Trabajo con texto” en el capítulo 1). Sin embargo, PowerPoint difiere un poco de la manera en que puede mover y dar formato a cuadros de texto.

Para seleccionar un cuadro de texto:

Haga clic en su borde o dentro del cuadro.◆

Varios controladores rodean al cuadro de texto (figura 17.11), permitiéndole mover y cambiar el tamaño, según sea necesario.

Para mover o cambiar el tamaño de un cuadro de texto:

Para mover un cuadro de texto seleccionado, ◆

mueva el cursor sobre cualquier borde hasta que tome la forma de una cruz (figura 17.12), y después arrastre el cuadro a una nueva posición en la diapositiva.

Arrastre un controlador para cambiar el ◆

tamaño del cuadro de texto.

Sugerencias ✔

Para cambiar un cuadro de texto de forma ■

proporcional, mantenga presionado s mientras arrastra un controlador de esquina. Para cambiar el tamaño de un cuadro de texto

desde su centro, mantenga presionado a mientras arrastra un controlador de esquina. (Si el cuadro fue centrado originalmente en la diapositiva, se mantendrá centrado.)

El texto dentro de un cuadro de texto al que se ■

cambió el tamaño se ajusta automáticamente para caber dentro del nuevo tamaño del cuadro.

Para editar texto dentro de un cuadro, simple-■

mente haga clic en éste para establecer una marca de inserción de texto. Puede seleccionar texto dentro de un cuadro con los procedimien-tos de edición normales.

Arrastre el controlador de giro del cuadro de ■

texto para cambiar su ángulo.

Además de los marcadores de posición de texto, ■

puede agregar sus propios cuadros de texto a cualquier diapositiva. Seleccione Insertar > Cuadro de texto, o haga clic en el ícono de la barra de herramientas Cuadro, y después dibuje el cuadro de texto en la diapositiva.

Controlador de giro

Figura 17.11 Cuando se selecciona un cuadro de texto,los controladores aparecen igual que en otros objetos seleccionados de Office.

Controlador

Figura 17.12 El cursor toma esta forma cuando se mueve sobre el borde de cuadro de texto.

287


dición

de imág

enes a diapo

sitivas

Adición de imágenes a diapositivasPara hacer sus diapositivas más interesantes, pue-de agregar imágenes de la Galería de imágenes o fotografías y otros tipos de archivos de imagen almacenados en disco. Como ejemplo, con los pasos siguientes se explica cómo agregar imágenes a una diapositiva. La información sobre la adición de otros tipos de elementos gráficos puede encon-trarse en estos capítulos:

Gráfi cas SmartArt. ◆ Consulte la siguientesección (“Adición de gráficas SmartArt”).

Gráfi cas y tablas. ◆ Capítulo 18.

Gráfi cas organizacionales.◆ Capítulo 18.

Películas.◆ Capítulo 19.

WordArt.◆ Capítulo 5.

Para agregar imágenes a una diapositiva:

1. Cree una nueva diapositiva seleccionando un diseño que incluya un marcador de posición de imágenes prediseñadas (figura 17.13).

Aparece la nueva diapositiva.

2. Haga clic en el marcador de posición de imáge-nes prediseñadas.

Se abre la Galería de elementos.

3. Seleccione una categoría de la lista que se encuentra a la izquierda, o realice una bús-queda al insertar una palabra clave en el cuadro Buscar.

La imagen prediseñada se despliega en el panel de la derecha (figura 17.14).

4. Seleccione una imagen y haga clic en Insertar.

La imagen prediseñada se inserta en el marca-dor de posición.

Figura 17.13 Los íconos indican los tipos de objetos que acepta un marcador de posición. La fila superior denota una tabla, una gráfica y una gráfica SmartArt. Los íconos de la fila inferior son para una imagen, una imagen predi-señada o una película.

Adición de formas y líneas

Además de agregar diversas imágenes, puede embellecer sus diapositivas al agregar líneas y formas de la barra de herramientas Dibujo (Ver > Barras de herramientas > Dibujo) o desde la pestaña Paleta de objetos, del Cuadro de herramientas. Muchas formas, como globos de llamada, aceptan texto.

Figura 17.14 Inserte una imagen desde la Galería de imá-genes.

Categorías Cuadro de texto

288

Capítulo 17A

dici

ón

de

imág

enes

a d

iapo

siti

vas

Sugerencias ✔

Otra forma de insertar una imagen prediseñada ■

consiste en arrastrarla desde la pestaña Paleta de objetos (la sección Imágenes prediseñadas), del Cuadro de herramientas, a un marcador de posición (figura 17.15). De esta forma también pueden colocarse imágenes de iPhoto, al arras-trarlas de la sección Fotografías, de la pestaña Paleta de objetos.

Aunque no haya creado una diapositiva con un ■

marcador de posición de imagen prediseñada, puede agregar manualmente imágenes predi-señadas a cualquier diapositiva si selecciona Insertar > Imagen prediseñada. También puede insertar imágenes prediseñadas en un marcador de posición de imagen, al seleccionar un marca-dor de posición y usar el mismo comando.

Para insertar un tipo ■ diferente de imagen (como una fotografía), siga el mismo procedimiento, pero cree una nueva diapositiva que contenga un marcador de posición de imagen. Cuando hace doble clic en el marcador de posición, aparece el cuadro de diálogo Elija una imagen (figura 17.16), permitiéndole seleccionar una imagen de su disco duro.

Puede insertar cualquier imagen compatible al ■

arrastrar su ícono de archivo a un marcador de posición.

Si quiere editar una imagen, seleccione opcio-■

nes en la Paleta de formato, o elija Formato > Imagen para abrir el cuadro de diálogo Formato de imagen.

También puede abrir el cuadro de diálogo ■

Formato de imagen si hace doble clic en una imagen colocada.

No importe ni arrastre ■ varias imágenes al mismo marcador de posición. En lugar de reemplazar la imagen anterior, la nueva imagen se coloca encima de la anterior. Elimine primero la original.

Puede sustituir una fotografía por otra al usar ■

C-clic en la diapositiva y seleccionar Cambiar imagen, del menú desplegable que aparece.

Figura 17.16 Para insertar una imagen de su disco duro, selecciónela en el cuadro de diálogo Elija una imagen (se muestra OS X 10.5.6/Leopard).

Sección Imágenes prediseñadas

Fotografías

Figura 17.15 Para insertar una imagen prediseñada o una foto, arrástrela desde la Paleta de objetos a una diapositiva.

289


dición

de gráficas S

martA

rt

Adición de gráficas SmartArtDisponibles en una pestaña en la Galería de ele-mentos, las gráficas SmartArt son combinaciones coloridas de gráficas y texto que se pueden inser-tar para crear listas con viñetas atrayentes a lavista, procesos, jerarquías, etc. Aunque SmartArt está también disponible en Word y Excel, suele usarse con más frecuencia en presentaciones.

Para insertar una gráfi ca SmartArt:


Para agregar SmartArt a una diapositiva ▲

existente, seleccione un marcador de posi-ción en la diapositiva.

Para agregar SmartArt a una nueva dia- ▲

positiva, haga clic en la pestaña Diseños de diapositiva, de la Galería de elementos, seleccione el botón de opción Insertar diapositiva, y luego el diseño al que agregará SmartArt. En la nueva diapositiva, selec-cione un marcador de posición.

2. Para ver las miniaturas de SmartArt, elija una


Seleccione Insertar > Gráfico SmartArt. ▲

Haga clic en la pestaña Gráfico SmartArt en ▲

la Galería de elementos.

3. Haga clic en la miniatura de SmartArt.

Se agrega la gráfica SmartArt a la diapositiva (figura 17.17).

4. Inserte el texto en los marcadores de posición.

Puede escribir directamente en los marcadores de posición, en el Panel de texto (figura 17.18).

5. Si el SmartArt contiene marcadores de posición de imagen (figura 17.19), haga clic en cada ícono y seleccione una fotografía u otra imagen.

Miniaturas de SmartArt

SmartArt insertado

Figura 17.17 Haga clic en una miniatura para agregar el SmartArt a la diapositiva actual.

Figura 17.18 Inserte el texto en los marcadores de posición.

Panel de texto Marcadores de posición

Figura 17.19 Algunos SmartArt también tienen marcadores de posición para imágenes o fotografías.

290

Capítulo 17A

dici

ón

de

grá

fica

s S

mar

tArt

Sugerencias ✔

No es ■ obligatorio que seleccione un marcador de posición antes de insertar SmartArt. Si deja de hacerlo, el SmarArt se colocará como una gráfica flotante.

El Panel de texto (■ figura 17.20) contiene controles adicionales para administrar bloques de texto de gráficas SmartArt. Puede hacer lo siguiente:

Arrastre la barra de título para mover el ▲

Panel de texto a una ubicación diferente.

Arrastre la esquina de cambio de tamaño ▲

para cambiar el tamaño del Panel de texto.

Seleccione un cuadro de texto y haga clic en ▲

el ícono de más (+) para insertar un marca-dor de posición de texto adicional debajo del seleccionado.

Para eliminar el texto seleccionado, haga ▲

clic en el ícono menos (–).

Haga clic en el ícono Bajar, para que el ele- ▲

mento de texto actual pase a ser unsubelemento del elemento superior. Haga clic en Subir para convertir un subelemento en un elemento normal.

Haga clic en el botón cerrar (X) para cerrar ▲

el Panel de texto.

Si el Panel de texto no está visible, haga clic en ■

el ícono de la esquina superior izquierda de SmartArt.

Cuando trabaja en SmartArt, aparece una ■

nueva sección en la Paleta de formato (figura 17.21). Puede modificar el SmartArt al selec-cionar un nuevo color de estilo. Si no le gustan los cambios, haga clic en Restablecer gráfico para restaurar el SmartArt a su estilo y color originales.

Figura 17.21 Use la sección Estilos de gráfi cos SmartArt, de la Paleta de formato, para cambiar el estilo o color de una gráfica SmartArt.

Cambio de tamaño

Figura 17.20 El Panel de texto tiene una barra de herra-mientas y otros controles para administrar texto de la gráfica SmartArt.

Cerrar Barra de herramientas

291

Microsoft PowerPoint: Creación de una presentaciónTrabajo

con

marcado

res de posició

n

Trabajo con marcadoresde posiciónEn las secciones anteriores vio que casi todos los diseños de diapositivas tienen marcadores deposición para algunas combinaciones de texto, fotografías, gráficas, tablas, imágenes prediseña-das, etc. Los marcadores de posición tienen dos propósitos. En primer lugar, al hacer clic en un ícono de marcador de posición se le permite agre-gar fácilmente ese tipo de material al diseño. En segundo lugar, los diseñadores pueden dar formato a texto con un marcador de posición, asegurando la consistencia entre las diapositivas.

Como pasará mucho tiempo trabajando conmarcadores de posición, existen algunas sugeren-cias adicionales que le serán útiles:

Al igual que otros objetos de diseño, puede ◆

cambiar el tamaño de los marcadores de posi-ción, moverlos o eliminarlos.

Para cambiar el tamaño o la forma de un ▲

marcador de posición, arrastre un contro-lador.

Para mover un marcador de posición selec- ▲

cionado, coloque el cursor sobre cualquier borde, haga clic y después arrastre.

Para eliminar un marcador de posición ▲

seleccionado, presione D.

Puede definir selectivamente el formato dentro ◆

de un marcador de posición de texto o aplicar el formato a todo el texto de los marcadores de posición. Por ejemplo, para cambiar los símbolos de viñeta, la alineación de párrafo o la fuente, seleccione el marcador de posición al hacer clic en uno de sus bordes y después aplique el formato.

Casi todos los temas integrados contienen un ◆

diseño sin marcadores de posición. Si quiere más control sobre los diseños de diapositiva en su presentación, agregue sus propios cuadros de texto, fotografías y SmartArt a su diseño en blanco.

292

Capítulo 17Fo

ndo

s de

dia

posi

tiva

Fondos de diapositivaEn lugar de seleccionar un tema de presentación de la pestaña Temas de diapositiva, de la Galería de elementos, puede crear su propio tema al se-leccionar de manera juiciosa gráficas y colores de fondo.

Creación de un fondo de imagenExisten dos formas de agregar una imagen de fon-do a diapositivas en su presentación. En primer lu-gar, puede colocar la imagen en un patrón de dia-positiva. En segundo lugar, puede usar el comando Formato > Fondo de diapositiva. En cualquier caso, puede seleccionar gráfi cas de las coleccionesde imágenes incluidas con Off ice o usar suspropias imágenes.

Para agregar una imagen a un patrón de diapositiva:

1. Seleccione Ver > Patrón > Patrón de diaposi-tivas, o presione s mientras hace clic en el ícono Vista normal que se encuentra en la parte inferior del documento.

Aparece la ventana Patrón de diapositivas (figura 17.22).

2. En el panel de navegación de la parte izquierda, seleccione un diseño de diapositiva, como se muestra a continuación:

Para aplicar la imagen a un diseño de diapo- ▲

sitiva específico, seleccione el diseño.

Para aplicar la imagen a ▲ todos los diseños, seleccione el primer diseño (Tema de Off ice).

3. Seleccione Insertar > Imagen o Insertar > Imagen prediseñada, o haga clic en el ícono Imagen, de la barra de herramientas, y selec-cione un comando Insertar.

Aparece el cuadro de diálogo Elija una imagen o Galería de imágenes.

4. Seleccione una imagen y haga clic en Insertar.

La imagen aparece en el patrón de diapositivas.

5. Si es necesario, modifique, cambie el tamaño o mueva la imagen (figura 17.23).

6. Para salir de la Vista Patrón de diapositivas, haga clic en un ícono de vista o seleccione un comando del menú Ver.

Figura 17.22 Las imágenes y el texto agregados a un patrón de diapositivas aparecerán en cada diapositiva en la presentación.

Patrón de diapositivas de Tema de Office (seleccionado)

Figura 17.23 Cuando se cambia de tamaño, esta imagen de la Galería de imágenes llena el fondo.

293

Microsoft PowerPoint: Creación de una presentaciónFo

ndo

s de diapositiva

Para usar una imagen como fondo:

1. Seleccione Formato > Fondo de diapositiva.

Aparece el cuadro de diálogo Formato del fondo.

2. Con Relleno seleccionado en el panel de la izquierda, haga clic en la pestaña Imagen.

3. Haga clic en el botón Elegir una imagen.

Aparece el cuadro de diálogo Elija una imagen.

4. Seleccione un archivo de imagen y haga clic en Insertar.

La imagen aparece en el cuadro de diálogo (figura 17.24) y en la diapositiva actual.

5. Opcional: Vuelva transparente la ima-gen al arrastrar el controlador deslizante Transparencia, o al escribir un porcentaje en el cuadro de texto correspondiente.

6. Opcional: Si la imagen seleccionada no llena la diapositiva como quiere, haga clic en la casilla de verificación Mosaico para repetir la imagen original todas las veces que sea necesario para llenar la diapositiva.

7. Para agregar la imagen al fondo de las diaposi-tivas en la presentación, haga clic en Aplicar a todo.

Sugerencias ✔

Es posible que deban desagruparse las imáge-■

nes que ya están en el patrón de diapositivas como parte de un fondo de plantilla, antes de que pueda modificarlas.

Puede copiar y pegar una imagen de otro pro-■

grama en el patrón de diapositivas, además de copiar y pegar imágenes del patrón de diapo-sitivas de otra presentación en el patrón de la diapositiva actual.

Las imágenes prediseñadas de Office 2008 se ■

encuentran en Aplicaciones:Microsoft Office 2008:Office:Media:Imagen prediseñada.

La sección Relleno, del cuadro de diálogo ■

Formato del fondo, tiene pestañas que le permiten asignar al fondo un color sólido, un degradado, una imagen o una textura. Aunque no puede quitar un fondo, puede seleccionar uno diferente o aplicar un color de relleno sólido blanco.

Figura 17.24 Se despliega el archivo de imagen seleccio-nado. Para aplicarlo al fondo de todas las diapositivas en la presentación, haga clic en Aplicar a todo. Para aplicarlo sólo a la diapositiva actual, haga clic en Aplicar.

Secciones Pestañas

294

Capítulo 17Fo

ndo

s de

dia

posi

tiva

Aplicación de un color, un degradado o una textura de fondoEl cuadro de diálogo Formato del fondo también se usa para aplicar un color sólido, un degradado o una textura al fondo. El formato de fondo puede variar de diapositiva a diapositiva, o puede aplicar-se a todas las diapositivas de la presentación.

Para establecer un color, un degradado o una textura de fondo:

1. Opcional: Para asignar el fondo tan sólo a una diapositiva, seleccione la diapositiva.

Cuando esté aplicando un fondo a todas las diapositivas de la presentación, no importa cuál sea la diapositiva seleccionada.


Seleccione Formato > Fondo de diapositiva. ▲

Haga clic en el botón Formato del fondo, en ▲

la sección Fondo de diapositiva, de la Paleta de formato (figura 17.25).

Aparece el cuadro de diálogo Formato del fon-do. Asegúrese de que la sección Relleno está seleccionada en el panel izquierdo.

3. Haga clic en una de estas pestañas:

Sólido. ▲ Seleccione un color del menú desplegable. Si no ve el color que quiere, seleccione Más colores para elegir un color con la ayuda de un selector de color.

Degradado. ▲ Seleccione un estilo de degradado del menú desplegable Estilo. Modifi que a su gusto otros controles para crear el degradado (figura 17.26).

Textura. ▲ Seleccione una miniatura de tex-tura en la lista desplegable.

Una vista previa del efecto seleccionado se aplica a la diapositiva actual.


Para aplicar el nuevo fondo sólo a la diaposi- ▲

tiva actual, haga clic en Aplicar.

Para aplicar el fondo a todas las diapositivas ▲

de la presentación, haga clic en Aplicar a todo.

Figura 17.25 Puede usar la sección Fondo de diapositiva para seleccionar un fondo básico o abrir el cuadro de diálogo Formato del fondo.

Figura 17.26 En la pestaña Degradado, seleccione un estilo, color, ángulo y otras opciones para crear el degra-dado. La vista previa interactiva en la diapositiva actual muestra los efectos de las opciones.

295

Microsoft PowerPoint: Creación de una presentaciónFo

ndo

s de diapositiva

Sugerencias ✔

Cuando forme el fondo, puede aplicar un color ■

sólido, un degradado o una textura; son mutua-mente excluyentes. Si establece un nuevo fondo, éste reemplaza al actual.

Si seleccionó un color en la pestaña Sólido ■

antes de crear un degradado, el degradado se basará en el color seleccionado. De otra forma, se usa al principio un degradado en escala de grises.

Como se ve en la figura 17.25, puede asignar ■

cualquiera de las docenas de fondos de degra-dados al hacer clic en un ícono de la Paleta de formato.

El cuadro de diálogo Formato del fondo, y tam-■

bién la Paleta de formato, contienen una casilla de verifi cación que permite ocultar los objetos o las imágenes del fondo. Si el tema actual con-tiene imágenes de tema que se han insertado en el patrón de diapositivas, haga clic en esta casilla de verificación para que se vean el color, el degradado o la textura de fondo mientras oculta las imágenes del patrón de diapositiva. Como opción, puede editar el patrón de diapo-sitivas y eliminar las imágenes.

Aunque el patrón de diapositivas contiene imá-■

genes insertadas, aún así puede usar el cuadro de diálogo Formato del fondo para especificar un color, degradado o textura de fondo, pero sólo si las imágenes insertadas no cubren por completo la diapositiva (figura 17.27).

Figura 17.27 Si las imágenes insertadas en un patrón de diapositiva no cubren la diapositiva, puede combinarlas con un formato de fondo, como este degradado.

296

Capítulo 17C

ambi

o d

e lo

s co

lore

s de

un

tem

a

Cambio de los coloresde un temaTambién puede agregar consistencia a la presenta-ción si especifica un esquema de color (colores de tema). Los ocho colores de un esquema de color se aplican a todos los elementos en las diapositivas de la presentación. Puede seleccionar un esquema de color proporcionado o crear uno propio.

Para especificar un nuevo esquema de color (colores de tema):

En la sección Tema del documento, de la Paleta ◆

de formato, seleccione un esquema de color del menú desplegable Colores (figura 17.28).El nuevo esquema de color se aplica de inme-diato a la presentación.

Sugerencias ✔Para personalizar el esquema de color actual, ■

seleccione Formato > Colores del tema. En el cuadro de diálogo Crear colores de tema (figura 17.29), seleccione colores nuevos al hacer clic en un cuadro de color del elemento y después en el botón Cambiar color. Los efectos (si los hay) se muestran en el área Vista previa. Cuando termine, asigne un nombre al esquema de color y haga clic en Aplicar a todas.Si selecciona un tema diferente en la pestaña ■

Temas de diapositiva, de la Galería de elemen-tos, el esquema de color y la fuente también cambian automáticamente.Además de un esquema de color, cada tema ■

seleccionado de la pestaña Temas de diaposi-tiva, de la Galería de elementos, también usa un conjunto particular de fuentes para la marca de posición de texto. Puede seleccionar un con-junto diferente de fuentes del menú desplegable Fuentes, en la sección Tema del documento, de la Paleta de formato.Para reemplazar una o más fuentes en el con-■

junto de fuente actual, seleccione Formato > Reemplazar fuentes, aplique los cambios en el cuadro de diálogo Reemplazar fuentes, y haga clic en Cerrar.

Figura 17.29 Puede personalizar el esquema de color actual al seleccionar colores nuevos para los elementos.

Vista previa

Muestra información de Ayuda

Figura 17.28 Tiene la opción de seleccionar un nuevo esquema de color.

297

Microsoft PowerPoint: Creación de una presentaciónG

uardado

y reutilizació

n de u

n diseñ

o

Guardado y reutilización de un diseño personalizadoDespués de pasar horas modifi cando una plantilla de PowerPoint o crear una presentación desde cero, tiene la opción de guardar su diseño como una plantilla personalizada o como un tema que puede usar como base para presentaciones futuras.

Para guardar una presentación como una plantilla o tema:

1. Seleccione Archivo > Guardar como.

Aparece el panel Guardar como (figura 17.30).

2. Seleccione Plantilla de PowerPoint (.potx) o Tema de Off ice (.thmx) del menú desplegable Formato.

3. Asigne un nombre a la plantilla o tema y haga clic en el botón Guardar.

Las plantillas se almacenan en la carpeta Mis plantillas y después pueden seleccionarse de la Galería de proyectos. Los temas personalizados se

Figura 17.30 Puede guardar la presentación actual como una plantilla de PowerPoint o un tema personalizado reutilizable.

Nombre de plantilla Guarda ubicación Tipo de archivo

almacenan en la carpeta Mis temas. Pueden selec-cionarse para usarlas en otras presentaciones de la sección Temas personalizados, de la pestaña Temas de diapositiva, de la Galería de elementos.

298

Capítulo 17G

uar

dado

de

pres

enta

cio

nes

Guardado de presentacionesNo olvide guardar la presentación en que está tra-bajando. Además de guardarla como una presen-tación estándar que puede abrirse, verse y editarse en PowerPoint 2008, puede guardarla en diversos formatos para diferentes propósitos y públicos, como se muestra a continuación:

HTML. ◆ Al usar un explorador Web, cualquiera puede ver la presentación en una página Web o su propia computadora de escritorio.

Película de QuickTime.◆ Esta opción permite a las personas ver la presentación, tal como aparecería durante una presentación en vivo.

PDF. ◆ Esta salida se ve en Adobe Reader, Vista previa y utilerías similares.

Imágenes. ◆ Puede guardar una presentación como una serie de imágenes de iPhoto, lo que permite que se muestre en un iPod.

En la figura 17.31 se muestran los formatos para guardado para los que se tiene soporte. Consulte el capítulo 19 para conocer un análisis profundo de algunas opciones de Guardar.

Para guardar una presentación:

Seleccione Archivo > Guardar, presione ◆ #S, o haga clic en el ícono Guardar, en la barra de herramientas Estándar.

Si ya guardó la presentación, esta versión ▲

sustituye a la anterior.

Si es la primera vez que guarda la presenta- ▲

ción, aparece un panel Guardar como (véase la figura 17.30). Inserte un nombre para la presentación, seleccione el formato en que quiere guardar, elija una ubicación en el disco y haga clic en Guardar.

Sugerencia ✔

Para guardar una presentación que ya guardó ■

con un nuevo nombre, en un formato diferente o en otra ubicación del disco, use el comando Archivo > Guardar como, en lugar de Archivo > Guardar.

Figura 17.31 Cuando guarda una presentación por primera vez o cuando usa Guardar como, estos formatos de archivo pueden seleccionarse del menú Formato.

Gráfi cas y tablas

Gráfi cas y tablas

18

299

Una gráfica hace que información numérica com-pleja sea más fácil de interpretar al expresarla de forma visual. Para crear o editar una gráfica, PowerPoint y Word 2008 usan Excel. (En versiones anteriores de Off ice, las gráficas se creaban con una aplicación llamada Graph.) Cuando crea una nueva gráfica o edita una existente, puede dejar temporalmente PowerPoint y trabajar en Excel.

Sugerencias ✔

La información en este capítulo relacionada ■

con el proceso de creación de gráficas en PowerPoint también se aplica a su creación en Word.

Consulte el capítulo 13 para conocer informa-■

ción adicional acerca de la creación, edición y formación de gráficas.

Si ya ha creado o formado una gráfi ca en ■

Excel, no necesita seguir las instrucciones de este capítulo. Consulte “Copia, vinculación e incrustación” en el capítulo 29, para recibir ayuda acerca de la transferencia de la gráfica a PowerPoint.

Crea

ció

n d

e u

na

grá

fica

300

Capítulo 18

Creación de una gráficaPuede agregar una gráfica a una diapositiva exis-tente o a una nueva diapositiva.

Para agregar una gráfica a una nueva diapositiva:

1. Opcional: Cree una nueva diapositiva al selec-cionar Insertar > Nueva diapositiva, al hacer clic en el ícono Nueva diapositiva o al presionar

s#N.

El diseño de la nueva diapositiva se duplica del de la diapositiva seleccionada al principio. Para cambiar el diseño, seleccione la pestaña Diseños de diapositiva, de la Galería de elementos, haga clic en el botón de opción Aplicar a diapositiva y haga clic en una miniatura de diseño.


Si la diapositiva contiene un marcador de ▲

posición (figura 18.1), haga clic en el ícono de la gráfica.

Si la diapositiva contiene un marcador de ▲

posición para otro tipo de objeto (como una imagen), seleccione el marcador de posición.

Si la diapositiva no tiene un marcador de ▲

posición adecuado pero tiene un área en blanco lo sufi cientemente grande para reci-bir la gráfi ca, no haga nada.

3. Si no está desplegada la pestaña Gráfi cos, de la Galería de elementos, haga clic en la pestaña y seleccione Insertar > Gráfi co.

Aparecen las miniaturas de gráfi cas (figura 18.2).

4. Haga clic en un botón de categoría de gráfi ca y después haga clic en la miniatura de la gráfi ca que quiere crear.

Excel lanza y despliega una hoja de cálculo con los mismos datos (figura 18.3).

5. Reemplace los datos de ejemplo con sus datos al escribir o pegar. Arrastre la esquina inferior dere-cha para que coincida con su rango de datos.

Figura 18.1 Algunos mar-cadores de posición tie-nen un ícono de gráfica.

Figura 18.2 Haga clic en un botón para seleccionar una categoría de gráfi ca, y después haga clic en un estilo de miniatura de gráfi ca.

Arrastre para cambiar el rango

Figura 18.3 Reemplace las etiquetas y los datos de ejemplo con sus datos.

Figura 18.4 La nueva gráfica aparece en la diapositiva.

6. Haga clic en el botón cerrar (X) de la hoja de cálculo.

Aparece la gráfica en la diapositiva como un nuevo objeto flotante (figura 18.4).

Creación

de un

a gráfica

301

Microsoft PowerPoint: Gráficas y tablas

Sugerencias ✔

Si sus datos están en otra hoja de cálculo, ■

cópielos, seleccione la celda A1 en el libro de trabajo de ejemplo y péguelos sobre los datos de ejemplo.

Si quiere “jugar” con las etiquetas y el orden ■

de los datos de la gráfica antes de crearla, no es necesario cerrar la hoja de cálculo de Excel. Siempre y cuando se quede abierta, puede cam-biar entre la gráfica y la hoja de cálculo para ver los efectos de sus ediciones.

Después de crear una gráfica, puede cambiar su ■

tipo o estilo al seleccionar la gráfi ca (o parte de ésta) en la diapositiva y después hacer clic en una nueva miniatura en la pestaña Gráfi cos, en la Galería de elementos.

No todos los tipos de gráfica son apropiados ■

para cada conjunto de datos. Es importante seleccionar un tipo de gráfica adecuado cuando crea una gráfica o cambia su tipo. Por ejemplo, una gráfica de columnas o barras suele crearse a partir de varias series de datos. Si después la convierte en una gráfica circular (que se crea con una sola serie de datos), es probable que se tengan resultados inesperados.

Después de crear una gráfica, puede modificar ■

sus datos o etiquetas. Seleccione la gráfica y elija Edición > Editar en Excel, o haga clic en el botón Editar en Excel, en la sección Datos del gráfico, de la Paleta de formato (figura 18.5). Aparece el cuadro de diálogo Seleccionar datos de origen (figura 18.6). Puede trasponer los datos al hacer clic en Cambiar fila/columna, o eliminar series seleccionadas de la gráfica. Haga clic en Aceptar cuando esté listo para editar los datos de la hoja de cálculo.

También traspondrá los datos si hace clic en el ■

otro ícono Ordenar por, en la sección Datos del gráfico, en la Paleta de formato (figura 18.5).

Figura 18.5 En la sección Datos del gráfi co, de la Paleta de formato, puede editar los datos, trasponer el conjunto de datos o seleccionar una opción de despliegue de tabla.

Figura 18.6 Antes de editar los datos de la gráfica, debe responder al cuadro de diálogo Seleccionar datos de ori-gen. Puede cambiar las series de datos utilizadas en la grá-fica, trasponer los datos o aceptar las opciones actuales.

302

Capítulo 18O

pcio

nes

de

aspe

cto

de

la g

ráfi

ca

Opciones de aspectode la gráficaPuede embellecer sus gráficas y hacer que sea más fácil interpretarlas al agregar una leyenda, líneas divisoras, etiquetas de puntos de datos, datos de la gráfi ca y títulos de ejes de gráfica.

LeyendasUna leyenda permite diferenciar gráficamente varias series de datos en una gráfica.

Para mostrar u ocultar la leyenda:Con la gráfica actual o cualquier parte de éste ◆

resaltada, seleccione la posición de una leyenda en el menú Leyenda, de la sección Opciones de gráfica, de la Paleta de formato (figura 18.7).

Sugerencias ✔

También puede cambiar la posición y el for-■

mato de una leyenda en el cuadro de diálogo Formato de leyenda (figura 18.8). Para abrir el cuadro de diálogo, haga doble clic en la leyenda, o selecciónela y elija Formato > Leyenda.

Puede eliminar la leyenda al seleccionar ■

Ninguno, del menú desplegable Leyenda (figura 18.7), o al seleccionar la leyenda en la gráfica y

presionar D.

Como en el caso de otros objetos de Off ice, ■

tiene muchas opciones para modificar la leyenda. Selecciónela y elija cualquiera de las


Para mover la leyenda, haga clic en su cen- ▲

tro y arrástrela a una nueva posición.

Para cambiar el tamaño o la forma de la ▲

leyenda, arrastre un controlador.

Para cambiar el texto de la leyenda, edítelo ▲

en la hoja de cálculo.

Puede establecer una nueva fuente, tamaño ▲

y estilo para el texto de la leyenda en la barra de herramientas Formato, en la sección Fuente, de la Paleta de formato, o en la pestaña Fuente, del cuadro de diálogo Formato de leyenda.

Figura 18.7 Puede posicionar o eliminar la leyenda en la sección Opciones de gráfica, de la Paleta de formato.

Figura 18.8 También puede establecer posición y for-mato para la leyenda en el cuadro de diálogo Formato de leyenda.

303

Microsoft PowerPoint: Gráficas y tablasO

pcion

es de aspecto de la g

ráfica

Líneas de divisiónLas líneas de división ayudan a los espectadores a interpretar los datos, porque facilitan la visuali-zación del tamaño aproximado o el valor de cada punto de datos. Puede agregar líneas de división a casi todos los tipos de gráfica.

Para mostrar u ocultar líneas de división:

Haga clic en los íconos de la sección Opciones ◆

de gráfi co, de la Paleta de formato (figura 18.9). Puede desplegar cualquier combinación de líneas de división principales, secundarias, verticales y horizontales. Los íconos de líneas de división funcionan como interruptores, mostrando u ocultando las líneas de división con cada clic. Cuando una opción de línea de división se despliega en la gráfica, su ícono se oscurece.

Sugerencia ✔

Para formar el conjunto de líneas de división ■

(cambiar su estilo, color o ancho), seleccione la línea de división en la gráfica y seleccione Formato > Líneas de división. De manera alterna, puede hacer doble clic en una línea de división. Establezca las opciones de formato en el cuadro de diálogo Formato de líneas de división (figura 18.10). Puede cambiar los incrementos en la línea de división, en la pes-taña Escala, del cuadro de diálogo.

Figura 18.9 Haga clic en sus íconos para mostrar u ocultar los diferentes tipos de líneas de división.

Figura 18.10 En la pestaña Sólido, del cuadro de diálogo Formato de líneas de división, puede establecer color de línea y transparencia.

304

Capítulo 18O

pcio

nes

de

aspe

cto

de

la g

ráfi

ca

Etiquetas de puntos de datosLos valores de datos en su gráfica se etiquetan para resaltar las diferencias entre éstas, o para facilitar a los espectadores la interpretación de las gráfi cas (figura 18.11).

Para etiquetar todos los puntos de datos:

Con la gráfica o cualquier parte de ésta, selec-◆

cione una opción de etiqueta de datos (Valor o Etiqueta) del menú desplegable Etiquetas, en la sección Opciones de gráfica, de la Paleta de formato (véase la fi gura 18.7).

Para etiquetar una sola serie de datos:

1. Seleccione una serie de datos en la gráfica.

En la gráfica de barras o columnas, por ejemplo, puede hacer clic en cualquier barra coloreada para seleccionar todos los miembros de series de datos.

2. Seleccione Formato > Serie de datos.

Aparece el cuadro de diálogo Dar formato a serie de datos.

3. En la sección Etiquetas (figura 18.12), selec-cione una opción de etiqueta y haga clic en Aceptar.

Sugerencias ✔

También puede especifi car una etiqueta para ■

un solo punto de datos, etiquetando, por ejemplo, sólo los valores más altos o más bajos. Después de hacer clic una vez para seleccionar la serie, haga clic en el elemento de datos espe-cífi co dentro de la serie y seleccione Formato > Punto de datos.

Para eliminar todas las etiquetas de datos de ■

una gráfica, seleccione Ninguno, del menú des-plegable Etiquetas, en la sección Opciones de gráfico, de la Paleta de formato (véase la figura 18.7). Para eliminar etiquetas de datos de una sola serie, seleccione Ninguno, en la sección Etiquetas, del cuadro de diálogo Dar formato a serie de datos.

Las etiquetas de datos toman el formato del ■

texto de otra gráfi ca. Para cambiar la fuente, el tamaño o el color de las etiquetas, debe dar formato a las series de una en una.

El formato numérico de las etiquetas (como el ■

número de lugares decimales) se determina con el formato de celda en el libro.

Figura 18.11 Si los números exactos son importantes para la presentación, puede etiquetar los puntos de datos.

Secciones

Figura 18.12 Después de seleccionar una serie de datos en la gráfi ca, puede etiquetar y formar selectivamente los puntos de datos en las series.

305


pcion

es de aspecto de la g

ráfica

Datos de gráficaEn muchos tipos de gráfi ca, es poco práctico (y feo) etiquetar los puntos de datos. Como opción, puede desplegar los tipos de datos debajo de la gráfica.

Para desplegar los datos de la gráfi ca:

Con la gráfica o cualquier parte de ella seleccio-◆

nada, elija una opción (Tabla de datos o Tabla de datos con claves de leyenda) del menú des-plegable Tabla de datos, de la sección Datos del gráfico, de la Paleta de formato (figura 18.13).

La tabla de datos aparece debajo de la gráfica (figura 18.14).

Sugerencias ✔

Si el efecto no es lo que tenía en mente, quite la ■

tabla de datos al seleccionar Ninguno, del menú desplegable Tabla de datos.

Si selecciona la opción Tabla de datos con ■

claves de leyenda, la leyenda normal se vuelve superfl ua. Para eliminarla, selecciónela y

presione D. O puede seleccionar Ninguno, del menú desplegable Leyenda, de la Paleta de formato.

Títulos de gráficaEn general, una gráfi ca debe tener un título que ex-plique claramente lo que se muestra. Si la diaposi-tiva de la gráfica no tiene un marcador de posición de título, agregue un título a la propia gráfica.

Para agregar un título a la gráfica:

1. Seleccione la gráfica o cualquier parte de ésta.

2. En la sección Opciones de gráfico, de la Paleta de formato, seleccione Título del gráfico, del menú desplegable Títulos.

3. Escriba o pegue el título de la gráfica en el cua-dro de texto (figura 18.15).

Aparece el título en la parte superior de lagráfica.

Figura 18.13 Seleccione una opción de despliegue del menú Tabla de datos.

Figura 18.15 Puede insertar un título de gráfica y títulos de ejes.

Tabla de datos

Figura 18.14 Gráfi ca con una tabla de datos.

Sugerencias ✔

También puede agregar un título de eje vertical ■

u horizontal a cualquier gráfica. Seleccione una opción Eje, del menú desplegable Títulos, y después escriba el título en el cuadro de texto.

Después de crear un título, puede editarlo en la ■

gráfica o el cuadro de la Paleta de formato.

306

Capítulo 18Fo

rmat

o d

e el

emen

tos

de u

na

grá

fi ca

Formato de elementosde una gráfi caTiene la opción de cambiar la apariencia de cual-quier elemento de una gráfica, como un solo con-junto de barras, una línea o un eje. También puede cambiar el estilo de cualquier serie de datos en la gráfica, al formar las series.

Para formar un elemento de una gráfica:

1. Seleccione el elemento de la gráfica que quiera formar y después haga doble clic en éste.

Aparece el cuadro de diálogo correspondiente a ese elemento, como Formato del área del gráfico (con la gráfica completa seleccionada), Formato de ejes, Dar formato a serie de datoso Formato de leyenda.

2. Establezca las opciones de formato y haga clic en Aceptar.

Sugerencia ✔

Para evitar que se abra el cuadro de diálogo ■

incorrecto, use C-clic en un elemento y seleccione el comando del menú desplegable que aparece (figura 18.16).

Figura 18.16 Para establecer formato para el elemento de una gráfi ca particular, use C-clic en éste y seleccione el comando de formato apropiado del menú desplegable.

307

Microsoft PowerPoint: Gráficas y tablasD

ivisión

en seccio

nes de u

na g

ráfi ca

División en seccionesde una gráfica circularSi ha creado una gráfica circular, puede seccionarla

(separar todas las piezas del centro para que sea visualmente más interesante) o separar una pieza individual (para resaltar un valor de datos).

Para seccionar o cortar una gráfica circular normal:

1. Haga clic en la gráfica para que sea la activa.

2. Para separar una gráfica circular, elija una de las


Seleccione la miniatura Gráfico circular 3D ▲

seccionado o Gráfico circular seccionado, de la pestaña Gráficos, de la Galería de elementos. La gráfi ca circular original se reemplaza con una seccionada.

Haga clic una vez para seleccionar el área de ▲

trazado (figura 18.17) y después arrastre una pieza hacia afuera (figura 18.18).

3. Para cortar una sección, haga clic una vez para seleccionar el área de trazado (figura 18.17), y después haga clic una segunda vez para seleccionar sólo la sección que quiere cortar. Arrastre hacia afuera la sección seleccionada (figura 18.19).

Sugerencias ✔

La distancia a la que arrastra cuando separa o ■

corta sí marca una diferencia.

Para volver a unir una sección cortada con la ■

gráfica circular, arrastre de nuevo la sección al centro de la gráfica circular. Para volver a unir una gráfica circular seccionada, arrastre cual-

quier sección de nuevo al centro de la gráfica circular.

Figura 18.19 Si selecciona y arrastra una sola sección, puede separar la sección del resto de la gráfi ca circular.

Figura 18.18 Arrastre hacia afuera para separar toda la gráfi ca circular.

Figura 18.17 Seleccione el área de trazado. Un rectángulo aparece alrededor de la gráfi ca circular.

308

Capítulo 18Cr

eaci

ón

de

grá

fica

s de

cot

izac

ión

Creación de gráficasde cotizaciónLas gráficas de cotización (también conocidas como gráficas alta-baja-cierre) despliegan precios diarios y, como opción, el precio inicial y el volu-men diario para una mercancía dada. Las gráficas de cotización también se usan para presentar otros tipos de datos numéricos, como temperatu-ras o lecturas de presión barométrica.

Para crear una gráfica de cotización:

1. En una hoja de Excel, ordene los datos de mer-cancía en columnas. Dependiendo del tipo de gráfica que intente crear, ordene las columnas para que coincidan con una de las siguientes:

Fecha, Alta, Baja, Cerrar ▲

Fecha, Abrir, Alta, Baja, Cerrar ▲

Fecha, Volumen, Alta, Baja, Cerrar ▲

Fecha, Volumen, Abrir, Alta, Baja ▲

2. En una hoja de cálculo de Excel u otro docu-mento de origen, copie (Edición > Copiar o

#C) los datos a partir de los cuales se creará la gráfica.

Los datos se almacenan en el Portapapeles de OS X.

3. En PowerPoint, cambie a la diapositiva en que insertará la gráfi ca de cotización (o créela).

4. Siga las instrucciones dadas en “Creación de una gráfica” (en páginas anteriores de este capítulo) para crear la gráfica. En la pestaña Gráfi cos, de la Galería de elementos, haga clic en el botón Cotizaciones y seleccione la miniatura de una gráfica de cotizaciones (figura 18.20).

Excel lanza y despliega una hoja de cálculo con datos simples.

5. Pegue (Edite > Pegue o #V) los datos de coti-zación en la celda A1 y cambie el tamaño del rango para que cubra todos los datos pegados.

Figura 18.21 Éste es un ejemplo de una gráfi ca alta-baja-cierre creado a partir de los datos de cotización de Apple.

Figura 18.20 Seleccione la miniatura de una gráfica de cotizaciones que coincida con los campos de datos que intenta usar.

6. Cierre la hoja de cálculo.

La gráfica de cotizaciones aparece en la diapo-sitiva.

7. Forme la gráfica (figura 18.21).

Puede eliminar la leyenda y cambiar el eje ver-tical para desplegar, por ejemplo, un rango más apropiado.

309

Microsoft PowerPoint: Gráficas y tablasCreació

n de g

ráficas de cotización

Obtención de datos de cotizaciónPuede descargar datos de acciones de muchos sitios Web fi nancieros grandes. Como ejemplo, en los siguientes pasos se explica cómo obtener datos de http://finance.yahoo.com.

Para descargar datos de acciones de Yahoo!:

1. Vaya a http://fi nance.yahoo.com en su explora-dor Web.

2. Pida una cotización de la compañía en que está interesado. Haga clic en el vínculo Historical Prices, en la nueva página que aparece.

3. En el área Set Data Range de la página (figura 18.22), especifi que un rango de datos e inter-valo, y haga clic en Get Prices.

4. En la parte inferior de la página, haga clic en el vínculo Download to Spreadsheet. Aparece una nueva página que contiene las cuotas.

5. En el explorador, seleccione Archivo > Guardar como, para guardar la página como un archivo .csv.

6. Abra el archivo de Excel y reordene los datos para que coincidan con los requisitos de la grá-fi ca que creará. Ordene los conjuntos de datos por fecha, en orden ascendente (figura 18.23).

7. Seleccione, copie y pegue los datos en la celda A1 de la hoja de cálculo de ejemplo. Arrastre la esquina inferior derecha del rango de datos para que abarque los datos pegados.

Sugerencias ✔

Cuantos más datos trace, más difícil será ver los ■

puntos de datos. Para mejorar la legibilidad de la gráfi ca, arrastre su esquina inferior derecha para cambiar su tamaño.

Otro método para este problema consiste ■

en reducir la cantidad de datos. Por ejemplo, puede usar cuotas semanales en lugar de dia-rias. O puede considerar la graficación de datos a través de un periodo más corto.

Figura 18.22 Especifi que el rango de dato para las cuotas.

Figura 18.23 Esta hoja de cálculo contiene precios diarios, ordenados de manera ascendente.

310

Capítulo 18O

rgan

igra

mas

OrganigramasLos organigramas son una parte útil de una pre-sentación de negocios. Puede crearlas con Organi-grama, una aplicación incluida como parte de Offi-ce 2008. Puede lanzarla desde PowerPoint y crear después el organigrama como un nuevo objeto.

Para agregar un organigrama a una diapositiva:


Cree una nueva diapositiva, al hacer clic, ▲

primero, en la pestaña Diseños de diapo-sitiva, de la Galería de elementos, luego en el botón de opción Insertar diapositiva, y por último, en una miniatura. Por ejemplo, puede seleccionar un diseño en blanco o uno con sólo un título.

Cambie a una diapositiva existente en que ▲

quiere insertar el organigrama.

2. Seleccione Insertar > Objeto.

Aparece el cuadro de diálogo Insertar objeto.

3. Haga clic en el botón Crear nuevo, seleccione Organigrama Microsoft, como Tipo de objeto, y haga clic en Aceptar (figura 18.24).

Se carga el organigrama (figura 18.25).

Sugerencia ✔

Mientras esté trabajando en un organigrama, ■

Organigrama agrega su ícono al Dock (figura 18.26). Para cambiar entre PowerPoint y Organigrama, haga clic en el ícono apropiado en el Dock.

Figura 18.24 Cree un nuevo Organigrama de Microsoft en el cuadro de diálogo Insertar objeto.

Figura 18.25 Organigrama se lanza y despliega el marco de trabajo de un nuevo organigrama.

Figura 18.26 Puede cambiar de regreso al Organigrama en su ícono del Dock.

Organigrama

311


rgan

igram

as

Inserción de personasEl registro de información acerca de personas en los organigramas es muy directo. El nombre y el cargo de cada persona aparecen en un cuadro separado. La colocación de una persona en el or-ganigrama depende de su posición en la jerarquía organizacional.

Para agregar personas:

1. Escriba el nombre del jefe de la organización en el cuadro de texto que está preseleccionado cuando se lanza Organigrama.

2. Presione t o e para resaltar la siguiente línea del mismo cuadro y escriba el título o el cargo de la persona.

3. Haga clic en un cuadro diferente. Inserte el nombre o cargo de la persona (figura 18.27).

Sugerencias ✔

Cuando haya terminado de insertar los nom-■

bres y cargos para las posiciones iniciales, puede transferir la información a la diapositiva al seleccionar Archivo > Actualizar Objeto en presentación (figura 18.28).

Para editar la información de un cuadro, haga ■

clic en el cuadro, espere un breve momento y después haga clic de nuevo para establecer la marca de inserción. Si hace dos clics de manera rápida, el programa supondrá que quiere selec-cionar el cuadro actual y los demás en el mismo nivel.

Figura 18.27 Haga clic en cualquier cuadro y escriba la información de la persona.

Figura 18.28 Para transferir organigramas a su diapositiva, seleccione Actualizar objeto.

312

Capítulo 18O

rgan

igra

mas

Adición de subordinadosLa estructura inicial del organigrama sólo contiene un gerente y tres subordinados, pero puede agregar otros subordinados, según los necesite.

Para agregar un subordinado:

1. Haga clic en el ícono Subordinado, en la barra de herramientas (figura 18.29, parte inferior de la página).

2. Haga clic en el cuadro del puesto que necesita un nuevo subordinado.

Aparece un cuadro de subordinado (figura 18.30).

Sugerencias ✔

Para agregar varios subordinados debajo de un ■

puesto, haga clic en el ícono Subordinado una vez para cada subordinado, y después haga clic en el cuadro de puesto en que agregarán los subordinados (figura 18.31).

Para agregar el cuadro de un colega a un lado ■

de un cuadro, haga clic en uno de los íconos Colega, en la barra de herramientas (tomando en cuenta si quiere mostrar al colega a la izquierda o la derecha), y después haga clic en el cuadro del puesto al que se agregará el colega.

Para mover el cuadro de un subordinado debajo ■

del de otro miembro, arrastre el primero a la parte superior del otro, y después suelte el botón del ratón.

Si una persona movida se agregará como subordinado, colega a la izquierda o a la derecha depende del borde del cuadro que se arrastre. Arrastre al borde izquierdo del cuadro para agregar a la persona como colaborador izquierdo, al borde derecho para agregarla como colaborador derecho, o al borde inferior para agregarlo como subordinado.

Figura 18.29 Para crear un nuevo subordinado, trabajador, gerente o asistente, haga clic en un ícono de la barra de herramientas y después haga clic en el cuadro con el que se asociará a la persona.

Puesto seleccionado Nuevo subordinado

Figura 18.30 Aparece un nuevo cuadro de subordinado.

Figura 18.31 Haga clic tres veces en el ícono Subordinado y después haga clic una sola vez en el cuadro del superior, para crear tres cuadros de subordinados al mismo tiempo. El número que habrá de crearse se muestra en la barra de estado.

Nuevos subordinados

313


rgan

igram

as

Adición de asistentesAgregar asistentes es igual que agregar subordina-dos. No hay límite en el número de asistentes que puede agregarse.

Para agregar un asistente:

1. Haga clic en el ícono Asistente, en la barra de herramientas (véase la figura 18.29).

2. Haga clic en el cuadro de la persona que reci-birá el asistente.

Aparece un cuadro de asistente (figura 18.32).

Sugerencias ✔

Puede asignar varios asistentes a un miembro, ■

en la misma forma en que crea varios subordi-nados. Haga clic una vez en el ícono Asistente para cada asistente que quiera agregar, y después haga clic en el cuadro del miembro que recibirá los asistentes.

Para eliminar un cuadro de asistente (o cual-■

quier otro cuadro de organigrama, haga clic en

el cuadro y presione D.

Si elimina el cuadro de alguien que no es de los ■

miembros inferiores de un grupo (por ejemplo, un supervisor), el programa hará lo mejor para reconocer los cuadros restantes. Tal vez tenga que hacer algunas correcciones adicionales.

Figura 18.32 Un asistente se denota por una línea de conexión (a un lado) diferente de la de un subordinado (desde arriba).

Asistente Subordinado

314

Capítulo 18O

rgan

igra

mas

Formato de un organigramaPuede cambiar la apariencia de un organigrama hasta que le satisfaga. Si la gráfica será una parte importante de la presentación, querrá invertir un poco de tiempo adicional para formar los cuadros, líneas y texto.

Para formar cuadros:


Haga clic para seleccionar un cuadro. ▲

Use ▲ s-clic para seleccionar varios cuadros.

Arrastre un rectángulo de selección para ▲

encerrar varios cuadros (figura 18.33).

Los cuadros seleccionados se oscurecen.

2. Seleccione los comandos de formato del menú Cuadros (figura 18.34).

Para formar un texto seleccionado:

1. Seleccione el texto que desea formar.

2. Seleccione los comandos de formato del menú Texto.

El nuevo formato se aplica al texto seleccionado.

Para formar líneas de conexión:

Seleccione una o más líneas de conexión y des-◆

pués elija opciones del menú Líneas.

Sugerencias ✔

Para aplicar el mismo formato a todo el texto de ■

un cuadro, simplemente seleccione el cuadro y después los comandos de formato. También puede aplicar formato de texto a un texto selec-cionado dentro de un cuadro, como el nombre o cargo de una sola persona.

Para seleccionar varios segmentos de línea, ■

dibuje un rectángulo de selección alrededor de

éstos o use s-clic en los segmentos.

Para guardar el organigrama con formato y ■

transferirlo a una diapositiva, seleccione uno de los comandos Archivo > Actualizar.

Figura 18.33 Si quiere formar varios cuadros al mismo tiempo, arrastre un rectángulo de selección alrededor de éstos.

Figura 18.34 Seleccione comandos del menú Cuadros para establecer sombreado, relleno de color y características de borde.

315


rgan

igram

as

Más sugerencias sobre organigramasLos organigramas tienen muchas capacidades que no se abordaron en las páginas anteriores. Aquí se muestran algunas sugerencias adicionales y áreas para explorar:

Puede agregar texto en cualquier lugar de un ◆

organigrama (para incluir comentarios, cargos, etc.). Seleccione la herramienta de texto (T) en la barra de herramientas, haga clic en un espacio vacío en el organigrama y comience a escribir. El texto resultante es un objeto que puede formar y mover como desee.

La parte derecha de la barra de herramien-◆

tas contiene un conjunto de herramientas de dibujo que puede usar para incrustar sus organigramas (figura 18.35). En orden, son la herramienta Línea horizontal/vertical, Línea diagonal, Línea de conexión y Rectángulo.

Todas, menos la herramienta Línea de conexión, son para dibujar objetos adicionales en el organigrama. La herramienta Línea de conexión se usa para dibujar conexiones adicio-nales entre cuadros de miembros (por ejemplo, que muestran subordinados compartidos). Para usarla, haga clic en un cuadro y después arras-tre al segundo cuadro.

Puede cambiar colores de fondo de un gráfi ca al ◆

seleccionar Gráfico > Color de fondo.

Tal vez también quiera experimentar con ◆

diferentes estilos de gráfica, al usar opciones en el menú Estilo. Por ejemplo, puede seleccionar los cuadros de varias personas en un departa-mento y desplegarlos con el uso de los estilos alternos de “grupo”, como Estilo > Grupos apilados sin cuadros (figura 18.36).

Además de usar ◆ s-clic o arrastrar un rec-tángulo de selección para elegir varios cuadros, puede seleccionar clases específicas de cuadros y objetos, al escoger comandos del submenú Edición > Seleccionar (figura 18.37).

Rectángulo

Línea horizontal/ verticalLínea diagonal

Línea de conexión

Figura 18.35 La barra de herramientas también tiene varias herramientas de dibujo útiles.

Figura 18.36 Puede seleccionar formas alternas para mos-trar grupos en el organigrama, como Grupos apilados sin cuadros (asignados a dos asociados de ventas).

Figura 18.37 Otra forma de seleccionar objetos para for-mato simultáneo consiste en seleccionar un comando del submenú Edición > Seleccionar.

Puede lanzar Organigrama en cualquier ◆

momento al hacer doble clic en el organigrama, en su diapositiva.

316

Capítulo 18A

dici

ón

de

un

a ta

bla

a u

na

diap

osi

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Adición de una tabla a una diapositivaLas tablas ayudan a presentar información de manera efi ciente. Crear y dar formato a una tabla en PowerPoint es similar a trabajar con tablas en Word. Consulte el capítulo 6 para conocer más detalles.

Para agregar una tabla a una nueva diapositiva:

1. Cree una nueva diapositiva o seleccione una diapositiva existente para insertar una tabla.

Varios diseños de diapositiva incluyen un ícono de marcador de posición Tabla (figura 18.38).


Si la diapositiva tiene un marcador de posi- ▲

ción que contiene un ícono Insertar tabla, haga clic en el ícono.

Para colocar manualmente una tabla (en ▲

una diapositiva en blanco, por ejemplo), seleccione Insertar > Tabla.

Aparece el cuadro de diálogo Insertar tabla (figura 18.39).

3. Especifique el número de columnas y filas, y después haga clic en Aceptar.

La tabla aparece en la diapositiva (figura 18.40).

4. Opcional: Como ayuda para dar formato a la tabla y su contenido, puede desplegar barras de herramientas adicionales. Del submenú Ver > Barras de herramientas, seleccione Tablas y bordes y/o Formato.

También puede seleccionar comandos del menú Formato y la Paleta de formato.

Figura 18.40 En la diapositiva aparece una tabla en blanco con el número especificado de columnas y filas. Inserte el texto, dé formato a las celdas y modifique la tabla.

Tabla

Figura 18.38 Aunque no es esencial, tal vez quiera selec-cionar un diseño de diapositiva que contenga un ícono de marcador de posición Tabla.

Figura 18.39 Asigne un número de columnas y fi las a la nueva tabla.

317

Microsoft PowerPoint: Gráficas y tablasA

dición

de un

a tabla a un

a diapositiva

5. Inserte el texto de la tabla. Forme las celdas y la tabla a su gusto.

Sugerencias ✔

En el cuadro de diálogo Formato de tabla se ■

encuentran comandos adicionales de formato de tabla. Seleccione Formato > Tabla para abrir el cuadro de diálogo.

Otra forma de agregar rápidamente una tabla ■

a una diapositiva consiste en hacer clic en el ícono Tabla de la barra de herramientas Estándar y arrastrar para asignar el número deseado de filas y columnas (figura 18.41).

Para eliminar una tabla, seleccione su marco ■

y presione D. Si lo prefiere, haga clic en el ícono Eliminar tabla, en la sección Tabla, de la Paleta de formato (figura 18.42), y seleccione Eliminar tabla, del menú desplegable.

Figura 18.41 Puede agregar una tabla a cual-quier diapositiva al hacer clic en el ícono de la barra de herramientas Tabla y arrastrar para establecer las dimensiones de la tabla.

Insertar tabla

Figura 18.42 Para modificar una tabla, seleccione coman-dos de la sección Tabla, de la Paleta de formato. Por ejemplo, puede cambiar el número de filas o columnas, combinar celdas o eliminar la tabla.

La presentació

n

La presentación

19

319

Cuando haya terminado de construir una presen-tación, es hora de tenerla lista para presentarla al público. Es cuando toma las decisiones finales sobre detalles como el orden y el diseño de las diapositivas, y si también debe guardar la presen-tación como una película de QuicktTime o para verla en Web.

En la primera parte del capítulo se analiza la presentación. La segunda parte cubre algunas opciones y herramientas para dar y compartir la presentación.

Uso

del

Cla

sifi

cado

r di

apo

siti

vas

320

Capítulo 19

Uso del Clasificador diapositivasUse la Vista Clasificador diapositivas para ver una vista general de su presentación. Es similar a ver diapositivas de 35 mm en un proyector de diaposi-tivas. Puede reordenarlas, cambiar plantillas para cambiar la apariencia de la presentación y eliminar o duplicar diapositivas.

Para cambiar a la Vista Clasificador diapositivas:

Seleccione Ver > Clasificador diapositivas o ◆

haga clic en el ícono Vista Clasificador diapo-sitivas, que se encuentra en la esquina inferior izquierda de la ventana del documento de PowerPoint (figura 19.1).

Sugerencia ✔

Para revertir la vista a una sola diapositiva, haga ■

doble clic en la diapositiva en Vista Clasificador diapositivas, o seleccione la diapositiva y haga clic en la Vista normal (figura 19.1).

Para reordenar diapositivas:

1. Haga clic en la diapositiva que quiere mover y arrástrela a una nueva posición.

2. Aparece una línea desvanecida vertical, indi-cando dónde se insertará la diapositiva cuando suelte el botón del ratón (figura 19.2).

3. Suelte el botón del ratón para colocar la diapo-sitiva en su nueva posición.

Sugerencias ✔

Para mover un grupo contiguo de diapositivas, ■

haga clic y arrastre el ratón entre las diapositivas para seleccionarlas (figura 19.3), y después arrastre el grupo a la nueva posición. Si le parece

más fácil, también puede usar s-clic en la primera y última diapositivas del grupo contiguo.

Para mover un grupo no contiguo, use ■ #-clic en cada diapositiva y arrastre el grupo a una

Figura 19.2 Cuando reordena diapositivas, una línea indica adónde se moverá la diapositiva o las diapositivas cuando suelte el botón del ratón.

Diapositiva seleccionadaDestino

Figura 19.3 Puede hacer clic y arrastrar el ratón entre varias diapositivas y después moverlas como grupo.En este ejemplo se seleccionan las diapositivas 2, 3 y 4.

Figura 19.1 Una forma de cambiar a la Vista Clasificador diapositivas consiste en hacer clic en su ícono, en la parte inferior de la ventana del documento.

Normal Clasificador diapositivas

Presentación con diapositivas

nueva posición. Todas las diapositivas seleccio-nadas aparecerán en secuencia y en el mismo orden relativo.

Uso

del Clasifi cador diapo

sitivas

321

Microsoft Power Point: La presentación

Para eliminar o duplicar diapositivas:

1. Seleccione la diapositiva que quiere eliminaro duplicar.


Para eliminar la diapositiva, seleccione ▲

Edición > Eliminar diapositiva o presione

D.

Para duplicar la diapositiva, seleccione ▲

Edición > Duplicar, presione #D, o pre-

sione s#D.

Haga ▲ C-clic en una diapositiva, y selec-cione Eliminar diapositiva o Duplicar diapo-sitiva, del menú desplegable que aparece.

Sugerencia ✔

Puede revertir los efectos de una eliminación ■

o duplicación de diapositiva al seleccionar inmediatamente Edición > Deshacer o presio-

nar #Z.

Para aplicar un nuevo tema a diapositivas seleccionadas:

1. Seleccione las diapositivas a las que quiere aplicar el nuevo tema.

Seleccione las diapositivas al hacer clic, usar

#-clic, s-clic o arrastrar a través de éstas.

2. En la Galería de elementos, haga clic en la pestaña Temas de diapositiva, o seleccione Formato > Tema de la diapositiva > Desde Galería.

Aparecen las miniaturas de temas (figura 19.4).

3. Opcional: Para ver un conjunto de temas parti-cular, haga clic en un botón.

4. Haga clic en la miniatura del tema que quiera aplicar a las diapositivas seleccionadas.

Las diapositivas se adaptan al tema (figura 19.5).

Sugerencias ✔

Para seleccionar rápidamente todas las diapo-■

sitivas en la presentación, seleccione Edición >

Seleccionar todo, o presione #A.

Esta técnica también se aplica a las diapositivas ■

en la Vista normal.

Figura 19.5 El nuevo tema se aplica a las diapositivas seleccionadas (en este ejemplo, las dos diapositivas que se encuentran a la derecha).

Figura 19.4 Haga clic en una miniatura para aplicar el nuevo tema a la presentación.

Conjuntos de temas

322

Capítulo 19A

dici

ón

de

efec

tos

de t

ran

sici

ón

Adición de efectosde transiciónLos efectos de transición son efectos visuales, como disolución, división y barrido, utilizados para hacer transiciones entre diapositivas. Puede aplicar dife-rentes transiciones a diferentes diapositivas. Tome en cuenta que la transición aplicada aparece cuan-do cambia a la diapositiva (y no desde ésta).

1. En la Vista normal, seleccione la diapositiva a la que quiere agregar una transición.

2. Haga clic en la pestaña Transiciones, en la Galería de elementos, o seleccione Presentación > Transiciones.

Se despliegan las miniaturas de transición (figura 19.6, en la parte inferior de la página).

3. Haga clic en una pestaña de categoría para indi-car el tipo de transiciones que quiere considerar.

4. Haga clic en una miniatura de transición.

Una vista previa de la transición se muestra en la diapositiva actual. Repita hasta que encuen-tre la transición que quiere usar.

5. Haga clic en el botón Opciones.

Aparece el cuadro de diálogo Opciones de tran-sición (figura 19.7).

6. Revise y establezca opciones.

7. Haga algo de lo siguiente:

Para aplicar la transición tan sólo a las dia- ▲

positivas seleccionadas, haga clic en Aplicar.

Para aplicar la transición a todas las diaposi- ▲

tivas, haga clic en Aplicar a todas.

Figura 19.6 Seleccione una transición al hacer clic en su miniatura.

Categorías de transiciónSin transiciónEstablece opciones

Figura 19.7 Establezca opciones e indique si la transición se aplicará a las diapositivas seleccionadas (Aplicar) o a todas las diapositivas de la presentación (Aplicar a todas).

323

Microsoft Power Point: La presentaciónA

dición

de efectos de tran

sición

Sugerencias ✔

Para aplicar la misma transición a varias diapo-■

sitivas use #-clic en las diapositivas y selec-cione una transición.

Una diapositiva sólo puede tener una transi-■

ción. Cualquier transición nueva que seleccione reemplazará a la transición actual, si la hay. Para eliminar la transición de una diapositiva seleccionada, elija Sin transición (véase la figura 19.6).

Si crea una presentación a partir de una plan-■

tilla, es posible que las diapositivas ya tengan transiciones.

En la Vista Clasifi cador de diapositivas, puede ■

ver la transición de una diapositiva al hacer clic en el ícono de transición que se encuentra debajo de la diapositiva (figura 19.8). También puede establecer transiciones en esta vista.

Para determinar ■ cuál transición, si la hay, se ha aplicado a la diapositiva seleccionada, haga clic en la pestaña Todas las transiciones. El nombre de la transición (o Sin transición) se mostrará arriba de los botones Opciones (figura 19.9). De otra forma, el nombre sólo aparecerá si se selecciona la pestaña de la categoría correcta. Este procedimiento puede usarse en la Vista Clasificador de diapositivas o en la Vista normal.

Los tipos de transición a los que se da soporte ■

cambian de una versión de PowerPoint a la siguiente. Por ejemplo, PowerPoint 2001 y v.X soportaban transiciones de QuickTime, pero éstas ya no tienen soporte en PowerPoint 2004. Si abre una presentación anterior en PowerPoint 2008, asegúrese de revisar las transiciones para confi rmar que todavía sirven o que las no deseadas no se han sustituido con cualquier transición que carece de soporte.

PowerPoint 2008 agrega 17 nuevas transiciones. ■

(Para conocer la lista, consulte “No puedo ver mis transiciones de diapositivas” en la Ayuda de PowerPoint.) Si trata de reproducir la presen-tación en una versión anterior de PowerPoint, puede evitar el uso de nuevas transiciones.

Figura 19.9 Esta transición se asigna a la diapositiva seleccionada.

Figura 19.8 En la Vista Clasifi cador de diapositivas, una diapositiva con una transición se muestra con este ícono bajo su borde izquierdo. Haga clic en el ícono para ver la transición.

Indicador de transiciones

324

Capítulo 19A

nim

ació

n d

entr

o d

e di

apo

siti

vas

Animación dentro de diapositivasAl movimiento dentro de una diapositiva se le conoce como animación. Una animación puede aplicarse a texto, objetos o imágenes, además de emplearse selectivamente, o a todo el material de una diapositiva. Puede aplicar varias animaciones a un objeto, si lo desea. Las animaciones se esta-blecen en la pestaña Personalizar animación, del Cuadro de herramientas.

Para agregar una animación a una diapositiva:

1. En la Vista normal, seleccione la diapositiva a la que quiere agregar animación.

2. Abra el Cuadro de herramientas y haga clic en la pestaña Personalizar animación (figura 19.10).

3. Seleccione el cuadro de texto u objeto en la diapositiva que quiera animar.

También puede aplicar una animación a varios objetos seleccionados, si lo desea.


Haga clic en el ícono Entrada, Énfasis o ▲

Salida, para seleccionar un efecto. El efecto se agrega de inmediato a la lista Orden de animación.

Seleccione Más efectos, de cualquier menú ▲

desplegable del ícono Agregar efecto. Aparece el cuadro de diálogo Efectos de animación (figura 19.11). Haga clic en una pestaña de tipo de efecto, seleccione una animación y vea la vista previa. Si está satisfecho con el efecto, haga clic en Aceptar para agregarlo a la lista Orden de animación.

5. Seleccione opciones para el efecto seleccionado de los menús desplegables en la parte inferior de la pestaña Personalizar animación.

6. Si lo desea, repita los pasos 3 y 4 para animar otros objetos o para agregar efectos adicionales a un objeto.

7. Para ver todas las animaciones aplicadas a la diapositiva, haga clic en el botón Reproducir (figura 19.10).

Figura 19.10 Seleccione efectos de animación y opciones de la pestaña Personalizar animación.

Reproduce Íconos de efecto

Efectos

Baja

EliminaSube

Opciones

Figura 19.11 Cuadro de diá-logo Efectos de animación.

Pestañas de tipos de efectos

Muestra la vista previa

325


nim

ación

dentro

de diapositivas

Sugerencias ✔

Irá directamente a la pestaña Personalizar ■

animación si selecciona Presentación > Personalizar animación.

A menos que conozca el efecto específico que ■

quiere aplicar a un objeto, seleccione Más efectos de cualquier menú desplegable Agregar efecto. Esto asegura que pueda revisar una vista previa de un efecto antes de aplicarlo.

Los ■ efectos de entrada se reproducen cuando hace una transición a una diapositiva; los efec-

tos de salida se reproducen cuando hace una transición a la siguiente diapositiva.

En la Vista normal puede reproducir una sola ■

animación al usar C-clic, en la lista Orden de animación, y seleccionar Reproducir, del menú desplegable que aparece.

Cada objeto de la lista Orden de animación se ■

identifi ca de manera única por su tipo (como Rectángulo o Imagen) y un número. Si se han aplicado varios efectos a un objeto, tendrá un triángulo antes de su nombre. Haga clic en éste para ver los efectos individuales.

Para eliminar un efecto no deseado, selecció-■

nelo en la lista Orden de animación y haga clic en el botón Eliminar.

Los efectos se presentan en el orden de la lista ■

de animación. Para cambiarlo, selecciona un efecto y haz clic en el ícono Sube o Baja.

Asegúrese de explotar todas las opciones ofreci-■

das por una animación particular. Por ejemplo, si está animando un cuadro de texto o series de puntos con viñetas, puede establecer opciones en la sección Animaciones de texto (figura 19.12), al animar el texto por letra, palabra o todo al mismo tiempo, por ejemplo.

En la Vista Clasificador de diapositivas, una ■

diapositiva que contiene una animación des-pliega un ícono de texto con viñetas debajo de ésta (figura 19.13). Para ver una vista previa de los efectos aplicados, haga clic en el ícono.

Figura 19.12 En lugar de aceptar una opción predetermi-nada del efecto, puede personalizarlo fácilmente al explo-rar otras secciones de Personalizar animación.

Figura 19.13 En la Vista Clasificador de diapositivas, una diapositiva con una o más animaciones despliega este ícono bajo su borde izquierdo. Haga clic en el ícono para reproducir animaciones.

Indicador de animación

326

Capítulo 19A

dici

ón

de

son

ido

y p

elíc

ula

s

Adición de sonido y películasPara darle vida a una presentación, tiene la opción de agregar audio, música o video a diapositivas seleccionadas.

Para insertar un archivo de sonido:

1. En la Vista normal, seleccione la diapositiva en que quiere que se reproduzca un archivo de sonido.

2. Seleccione Insertar > Sonido y música > Desde archivo, o seleccione Insertar sonido y música, del ícono Medio, de la barra de herramientas.

Aparece el cuadro de diálogo Insertar sonido.

3. Seleccione el clip de sonido que quiere agregar a la diapositiva y haga clic en Insertar.

Se agrega un pequeño ícono de bocina a la dia-positiva. Aparece un cuadro de diálogo (figura 19.14).

4. Haga clic en un botón para especifi car cuándo se reproducirá el sonido:

Al hacer clic. ▲ El sonido sólo se reprodu-cirá cuando haga clic en el ícono de bocina mientras se da la presentación.

Automáticamente. ▲ El sonido se agrega a la lista Orden de animación para la diaposi-tiva (véase la figura 19.10). Para especificar cuándo se reproducirá el sonido, muévalo hacia arriba o hacia abajo en la lista.

Para reproducir audio/música de un CD:

1. En la Vista normal, seleccione la diapositiva en que quiere reproducir pistas de CD.

2. Coloque el CD de audio/música en su Mac.

3. Seleccione Insertar > Sonido y música > Reproducir pista de audio de CD.

Aparece el cuadro de diálogo Opciones de reproducción (figura 19.15).

4. Especifique números para el comienzo y fin de las pistas. Haga clic en Aceptar.

Figura 19.14 Haga clic en un botón para indicar cuándo se reproducirá el sonido.

Figura 19.15 Indique el comienzo y fin de la pista que habrá de reproducirse. (Para reproducir una sola pista, inserte su número como pista de Comienzo y de Fin.) Las pistas deben reproducirse en orden.

Se agrega un ícono de CD pequeño a la diapo-sitiva y aparece el cuadro de diálogo (figura 19.14). Consulte “Para insertar un archivo de sonido” para conocer una explicación de los botones del cuadro de diálogo.

327


dición

de son

ido y pelícu

las

Para grabar audio:

1. En la Vista normal, seleccione la diapositiva que incluirá el audio grabado.

2. Seleccione Insertar > Sonido y música > Grabar sonido.

Aparece el cuadro de diálogo Grabar sonido (figura 19.16).

3. Asegúrese de que sean correctas las opciones de Dispositiva de entrada de sonido y Origen de entrada, haga clic en Grabar y hable en su micrófono interno o en el que ha conectado. Cuando haya terminado de grabar, haga clic en Detener.

4. Haga clic en Reproducir para escuchar la graba-ción, y elija una de las siguientes opciones:

Si la grabación no es satisfactoria, repita el ▲

paso 3. La nueva grabación reemplazará a la anterior.

Si está satisfecho con la grabación, inserte ▲

el nombre de la grabación y haga clic en Guardar. Se cierra el cuadro de diálogo y aparece un pequeño ícono de bocina en la diapositiva.

Para insertar una película:

1. En la Vista normal, seleccione la diapositiva en que quiere insertar un clip de película.

2. Seleccione Insertar > Película, elija Insertarpelícula del ícono Medio, en la barra de herra-mientas, o haga clic en un marcadorde posición de película en la diapositiva.

Aparece el cuadro de diálogo Insertar película.

3. Seleccione el clip de película que quiera agregar a la diapositiva y haga clic en Seleccionar.

Un marco negro que representa la película aparece en la diapositiva.

4. Cambie el marco de tamaño y de posición, si lo desea.

Reproducir/ Detener

Volumen

Figura 19.17 Puede controlar la reproducción al hacer clic en los controles del controlador de películas.

Figura 19.16 Cree y escuche su grabación en el cuadro de diálogo Grabar sonido.

5. Para probar la película, haga clic en el ícono de película que se encuentra en su esquina inferior izquierda. Aparece un controlador de película debajo del marco de la película. Haga clic en el botón Reproducir (figura 19.17).

328

Capítulo 19A

dici

ón

de

son

ido

y p

elíc

ula

s

Sugerencias ✔

Puede ver o cambiar las opciones de reproduc-■

ción para audio o películas insertados en lasección Sonido o Película, de la Paleta deformato (figura 19.18).

Un elemento Desde archivo también puede ser ■

un archivo de música, como un MP3 o AIFF.

La carpeta ■ Sistema:Librería:Sounds contiene una sección de efectos de sonido simples (por lo general, utilizados para el beep del sistema).

Si usa la opción Reproducir pista de audio de ■

CD para agregar música a la presentación,el CD debe estar en la unidad de la Mac cuando ofrezca su presentación.

Puede grabar la narración de una diapositiva ■

de manera similar que grabar un clip de audio. Seleccione Presentación > Grabar narración.

Además de los tipos de archivos de películas ■

tradicionales, como QuickTime y MPEG-4, puede usar el comando Insertar > Película para insertar cualquier tipo de archivo compatible con QuickTime. Por ejemplo, puede insertar un archivo PDF de varias páginas y hojear sus páginas al usar un controlador de película.

Reproducir ¿Cuándo reproducir?

Figura 19.18 Para establecer opciones de reproducción para audio o película insertados, seleccione el ícono del elemento en la diapositiva y haga cambios en la sec-ción Sonido (arriba) o Películas (abajo), de la Paleta de Formato.

329

Microsoft Power Point: La presentaciónCreació

n de do

cum

ento

s y notas

Creación de documentos y notas de moderadorDentro de PowerPoint, puede preparar documentos

(impresiones de diapositivas para entregarlas a la audiencia) y notas de moderador para recibir ayuda durante la presentación.

Para crear documentos:

1. Seleccione Ver > Patrón > Patrón de documentos.

Aparece la barra de herramientas Patrón de documentos y la Vista Patrón de documentos (figura 19.19).

2. Haga clic en un ícono de la barra de herramien-tas para establecer el número de diapositivas por página que desea desplegar.

3. Opcional: Edite el encabezado o el pie de página.

4. Haga clic en el ícono Cerrar patrón, de la barra de herramientas.

5. Seleccione Archivo > Imprimir.

Aparece el cuadro de diálogo Imprimir (figura 19.20).

6. De la lista desplegable Impresora, seleccione la impresora en que imprimirá los documentos.

7. Del menú desplegable Imprimir, seleccione Documentos (x diapositivas por página). Revise las demás opciones.

Vea una vista previa de las páginas del docu-mento en el cuadro Vista rápida. La vista rápida refleja las opciones de impresión actuales.


Haga clic en Imprimir para imprimir el ▲

documento en la impresora especificada.

Haga clic en el botón PDF y seleccione ▲

Guardar como PDF para crear un archivo de Adobe Acrobat que puede ver en Vista previa de Apple o Adobe Reader.

Figura 19.19 En la Vista Patrón de documentos puede especifi car el número de diapositivas por página y, como opción, editar el encabezado y el pie de página.

Barra de herramientas de la Vista Patrón de documentos

Figura 19.20 Para imprimir documentos, establezca las opciones en el cuadro de diálogo Imprimir.

Diapositivas por páginaVista rápida Impresora

330

Capítulo 19Cr

eaci

ón

de

docu

men

tos

y n

otas

Para crear notas de moderador:


Seleccione Ver > Página de notas. Haga clic ▲

en el marcador de posición para escribir notas de moderador en una diapositiva (figura 19.21).

Cambie a la Vista normal e inserte notas en ▲

la ventana de texto que se encuentra debajo de cada diapositiva (figura 19.22).

Sugerencias ✔

Sus notas ■ no aparecerán en las diapositivas durante la presentación.

Si está trabajando en la Vista normal y necesita ■

insertar notas abundantes para una diapositiva, puede alargar el área de notas al arrastrar el divisor entre la diapositiva y el panel de notas (figura 19.22).

Para imprimir cada diapositiva junto con sus ■

notas asociadas, seleccione Notas, del menú Imprimir, en el cuadro de diálogo Imprimir (véase la figura 19.20). Asegúrese de revi-sar las opciones para Copias, Intercaladas y Diapositivas.

Figura 19.21 Las notas de moderador son fáciles de crear en la Vista Página de notas.

Área de notas

Figura 19.22 Las notas también pueden insertarse en la Vista normal, pero la difi cultad es mayor porque tiendena salir de la pantalla.

Área de notas Divisor

331

Microsoft Power Point: La presentaciónEn

sayo de u

na presen

tación

Ensayo de una presentaciónSiempre es una buena idea ensayar una presenta-ción, sobre todo si existe un tiempo límite. Cuando haya terminado de ensamblar la presentación, puede ensayarla y contar cuánto tiempo necesita permanecer en pantalla cada diapositiva.

Para ensayar una presentación:

1. Seleccione Presentación > Ensayar intervalos.

Aparece la primera diapositiva de la presenta-ción. Un cronómetro se encuentra en la esquina inferior derecha (figura 19.23).

2. Desarrolle la presentación exactamente como lo haría frente al público.

3. Haga clic, presione z, o presione S para pasar de una acción a la siguiente dentro de una diapositiva, además de pasar de una diapo-sitiva a otra.

4. Al final de la presentación aparece un cuadro de diálogo, mostrando el tiempo total de la pre-sentación (figura 19.24). Haga clic en Sí o No para indicar si quiere grabar el tiempo de cada diapositiva (para usarlo después en la repro-ducción automática de la presentación).

5. Si hace clic en Sí, aparece un cuadro de diálogo (figura 19.25). Haga clic en Sí si quiere cambiar a la Vista Clasificador de diapositivas para revisar los tiempos de las diapositivas.

Sugerencias ✔

Puede detener de inmediato un ensayo o pre-■

sentación si presiona q.

También puede detener una presentación ■

al mover el cursor sobre la esquina inferior izquierda de la pantalla, hacer clic en el ícono y seleccionar Terminar diapositiva del menú desplegable (figura 19.26). Existen otras opciones útiles en el menú, como un cursor de pluma que puede usar para escribir o dibujar en pantalla durante la presentación.

Figura 19.26 Haga clic en este ícono para revelar un menú de opciones útiles.

Ícono de menú

Figura 19.23 Cuando ensaya una presentación, se despliega un cronómetro en la parte inferior de cada diapositiva.

CronómetroMenú

Figura 19.24 Seleccione si quiere registrar los tiem-pos de las diapositivas para usarlos en futuras pre-sentaciones.

Figura 19.25 Puede ir a la Vista Clasifi cador de dia-positivas para revisar los tiempos de diapositivas guardados.

332

Capítulo 19Ej

ecu

ció

n d

e u

na

pres

enta

ció

n

Ejecución de una presentaciónPuede ver su presentación en cualquier momento para darse idea del aspecto que tendrá ante el público. Sin embargo, antes de terminar, conside-re las opciones de reproducción disponibles. Por ejemplo, puede controlar de forma manual cuándo cambian las diapositivas o permitir que la presen-tación se ejecute automáticamente.

Para configurar las opciones de una presentación:

1. Seleccione Presentación > Configurar presenta-ción.

Aparece el cuadro de diálogo Configurar pre-sentación (figura 19.27).

2. Especifique el tipo de presentación, las opciones de despliegue, las diapositivas que se usarán y el método utilizado para avanzar diapositivas.

Puede avanzar cada diapositiva de forma manual al hacer clic en el ratón, al hacer clic en Apple Remote o al presionar teclas. O puede mostrar cada diapositiva por una cantidad espe-cífica de tiempo antes de pasar a la siguiente (el uso de los tiempos se establece en el ensayo).


Para ver una presentación:


Para ver la presentación desde el principio ▲

seleccione Presentación > Ver presentación con diapositivas, o Ver > Presentación con diapositivas.

Para ver la presentación a partir de alguna ▲

diapositiva que no sea la primera, cambie a la Vista normal o Clasificador de diaposi-tivas, seleccione la primera diapositiva que habrá de verse, y haga clic en el ícono Vista Presentación con diapositivas, en la esquina inferior izquierda de la pantalla.

2. Presione q al final de la presentación.

Figura 19.27 Establezca opciones de reproducción para la presentación en el cuadro de diálogo Confi gurar presen-tación.

Uso de Apple Remote

Cuando se presenta en una Mac, en una presen-tación de PowerPoint 2008 se tiene la opción de controlarla con Apple Remote (recorriendo paso a paso animaciones y diapositivas, además de cambiar el volumen).

Después de acoplar un control remoto con la computadora de reproducción (lo que evita que el Apple Remote de otra persona secuestre su presentación), simplemente presione botones para recorrer la presentación. Para conocer más información, consulte “Dé una presentación con el uso de Apple Remote” en la Ayuda de PowerPoint.

333

Microsoft Power Point: La presentaciónU

so de las h

erramien

tas de mo

derador

Uso de las herramientasde moderadorSi tiene un sistema de doble monitor, puede usar las herramientas de moderador para que le ayuden en su presentación. La presentación aparece en el monitor del público, mientras las herramientas aparecen sólo en su monitor. También puede usar las herramientas de moderador para ensayar una presentación. Mientras practica, sólo se verá un monitor.

Para usar las herramientas de moderador:

1. Opcional: En las Preferencias del sistema de su pantalla, confi gure su Mac para utilizar dos monitores, al quitar la casilla de verificación Pantallas espejo, en la pestaña Orden.

2. Active las herramientas de moderador (figura 19.28), al seleccionar Presentación > Ver herra-

mientas del moderador o presionar s, mien-tras hace clic en el ícono Vista Presentación con diapositivas, en la esquina inferior izquierda de la ventana del documento.

3. Use los métodos de navegación normales para pasar de una diapositiva a la siguiente. También puede hacer lo siguiente:

Haga clic en un ícono de flecha, en la ▲

esquina superior derecha, para pasar a la diapositiva siguiente o anterior.

Haga clic en la miniatura de una diapositiva ▲

para ir directamente a esa diapositiva.

4. Para terminar la presentación, haga clic en el botón Terminar, o presione q, #. o -.

Sugerencias ✔

Haga clic en el botón Ayuda para ver los méto-■

dos abreviados de teclado para las herramien-tas de moderador.

Para cambiar la ampliación de las notas, ■

seleccione un porcentaje del menú desplegable, arriba del área de notas.

Para tomar el tiempo de una presentación ■

manual, haga clic en el cronómetro que se encuentra en la esquina inferior derecha. El reloj de la parte superior de la pantalla se vuelve un cronómetro. Registre los tiempos de las diapositivas en las notas.

Notas del moderador Siguiente diapositiva/animación

Miniaturas

Figura 19.28 Las herramientas de moderador muestran la información del presentador que no ve el público, como las notas y una vista previa de la siguiente diapositiva.

Diapositiva anterior/ siguienteVista del público

334

Capítulo 19P

ubl

icac

ión

de

un

a pr

esen

taci

ón

en

Web

Publicación de una presentación en WebUna forma de compartir su presentación con un público grande es publicarla en formato HTML, permitiendo que se vea con cualquier explorador de Mac o PC.

Para crear una presentación para Web:

1. Seleccione Archivo > Guardar como página Web.

Aparece un panel Guardar como (figura 19.29).

2. Seleccione una carpeta en la que quiera guardar la presentación y asigne un nombre al archivo de salida.

3. Opcional: Si se observan problemas de com-patibilidad, haga clic en el botón Informe de compatibilidad y examine la lista de problemas.

En muchos casos los problemas se relacionarán con la apertura de la presentación en otras ver-siones de PowerPoint, en lugar de su despliegue en Web.

4. Haga clic en el botón Opciones Web.

Aparece el cuadro de diálogo Opciones Web (figura 19.30).

5. En la pestaña General, escriba un título para la página Web. (Este título aparecerá en la esquina superior izquierda de la ventana del explora-dor.) También puede insertar palabras clave para la página, permitiendo que los motores de búsqueda de Internet la encuentren y la indicen.

6. Haga clic en la pestaña Apariencia y seleccione opciones de los menús desplegables (figura 19.31).

7. En la pestaña Imágenes, seleccione un tamaño de monitor de destino e indique si quiere dar soporte a PNG como tipo de archivo de imagen.

8. Cuando haya terminado de cambiar las opcio-nes, haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones Web.

Aparece nuevamente el cuadro de diálogo Guardar como.

Figura 19.29 Guardado de una presentación para desplie-gue en Web.

Figura 19.30 Inserte un título y palabras clave para su presentación Web en la pestaña General, del cuadro de diálogo Opciones Web.

Figura 19.31 Establezca opciones de Apariencia, como el color de texto, estilo de los botones de navegación y se desplegarán sus notas.

335

Microsoft Power Point: La presentaciónP

ublicació

n de u

na presen

tación

en W

eb

9. Haga clic en Guardar.

La presentación se guarda como archivo HTML (con extensión .html), junto con una carpeta que contiene las imágenes y páginas adicionales.

10. Haga doble clic en el archivo HTML para ver y probar la presentación en su explorador (figura 19.32).

Sugerencias ✔

La versión Web (HTML) de una presentación ■

no incluye transiciones ni animaciones.

Como puede ver, una presentación basada en ■

Web se da directamente desde su disco duro. Esto significa que si quiere que otros la vean, todo lo que tiene que hacer es enviarles el archivo .htm con la carpeta asociada.

Por supuesto, el destino ■ real de una presen-tación Web suele ser Internet o una intranet corporativa. Para conocer las instrucciones para publicar su presentación en Web o una intranet, pregunte a su proveedor de servicios de Internet (ISP, Internet Service Provider) o a su administrador de red, respectivamente.

A menos que quiera que el archivo real de la ■

presentación de PowerPoint esté disponible para un receptor, debe eliminar la casilla de verificación de esta opción, en la pestaña Archivos, del cuadro de diálogo Opciones Web.

Ciertos caracteres de texto, como comillas cur-■

veadas, no se desplegarán de manera apropiada en un explorador Web. Para revisar éstos y otros problemas antes de crear su presentación para Web o intranet, seleccione Archivo > Vista previa de la página Web.

Si trata de publicar una presentación en Web, ■

tal vez quiera diseñarla (o crear otra versión de ella) con esa salida en mente. Por ejemplo, con-sulte “Aplicación de colores seguros para Web a su presentación” en la Ayuda de PowerPoint.

Figura 19.32 La presentación puede verse y navegarse en cualquier explorador Web.

336

Capítulo 19G

uar

dado

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ón

Guardado de una presentación como películaOtra forma de facilitar el transporte de una presen-tación es guardarla como una película de Power-Point (QuickTime). La película se verá en cualquier programa reproductor compatible con QuickTime, como QuickTime Player de Apple.

Para guardar una presentación como una película de PowerPoint:

1. Seleccione Archivo > Guardar como película.

Aparece el panel Guardar como (figura 19.33).

2. Inserte un nombre de archivo para la película en el cuadro de texto Guardar como.

3. En la sección Ubicación del cuadro de diálogo, seleccione el lugar en que quiere guardar la película.

4. Para ver o cambiar las opciones de la película, haga clic en el botón Opciones de las películas.

Aparece el cuadro de diálogo Opciones de las películas (figura 19.34).

5. En la pestaña Confi guración de la película, establezca el tamaño y la calidad de la película. También puede seleccionar una banda sonora, si lo desea. En la pestaña Créditos, registre deta-lles acerca de los creadores de la presentación. Cuando haya terminado, haga clic en Aceptar.

6. En el panel Guardar como, haga clic en Guardar para crear la película.

Sugerencias ✔

No todas las características de PowerPoint son ■

compatibles con las películas. Por ejemplo, las animaciones se ignoran y es posible que las transiciones se reproduzcan de forma diferente.

Sólo ciertos formatos de archivo, como WAV, ■

pueden usarse en pista de sonido. Cuando selecciona un archivo de sonido, los archivos en formatos no compatibles aparecen atenuados.

Una película puede incluir botones de navega-■

ción en que puede hacerse clic. En un patrón de diapositiva, agregue un botón de acción Siguiente diapositiva. Véase “Insertar un botón de navegación” y “Guardar y ejecutar una presentación como película”, en la Ayuda de PowerPoint.

Figura 19.33 Seleccione la ubicación en que quiere guardar la película y asigne un nombre al archivo.

Expande el cuadro de diálogo

Establece opciones de salida

Figura 19.34 Revise y establezca opciones de película.

337

Microsoft Power Point: La presentaciónG

uardado

de un

a presentació

n en

iPh

oto

Guardado de una presentación en iPhotoComo opción nueva en PowerPoint 2008, puede guardar una presentación como una serie de imá-genes fijas de iPhoto y después transferir la salida resultante a un iPod video para su reproducción. Para usar la siguiente lista de pasos, debe tener iPhoto 6.0 o superior.

Para guardar una presentación en iPhoto:

1. Abra la presentación que quiera transferir a iPhoto.

2. Opcional: Si sólo quiere incluir ciertas diapositi-vas, cambie a la Vista Clasifi cador de diapositi-vas y seleccione las diapositivas.

3. Seleccione Archivo > Enviar a > iPhoto.

Aparece el cuadro de diálogo Enviar a iPhoto (figura 19.35).

4. Inserte un nombre para el nuevo álbum en que se almacenarán las imágenes de diapositivas. Seleccione un formato de archivo del menú desplegable Formato.

5. Haga clic en el botón de opción Diapositivas para indicar si quiere incluir todas las diapo-sitivas de la presentación o sólo las que están seleccionadas.

6. Haga clic en Enviar a iPhoto.

Cada diapositiva se convierte en una imagen y se almacena en el nuevo álbum.

7. Sincronice su iPod video de la manera usual. Si iTunes no está confi gurado para sincronizar automáticamente Todas las fotos y álbumes, agregue el nuevo álbum a la lista de sincroniza-ción, en la pestaña Fotografías.

Sugerencia ✔

Si tiene una versión de iPhoto anterior a la 6.0, ■

puede transferir sus diapositivas al seleccionar Archivo > Guardar como imágenes. Después

de convertir las diapositivas en archivos de imágenes, cree un nuevo álbum en iPhoto y después importe los archivos al arrastrarlos al nuevo álbum.

Figura 19.35 Establezca las opciones de salida y después haga clic en Enviar a iPhoto.

Capítulo 20: Introducción a Entourage ............ 341

Capítulo 21: Correo electrónico ....................... 355

Capítulo 22: Libreta de direcciones ................. 379

Capítulo 23: Calendario .................................. 393

Capítulo 24: Tareas ......................................... 409

Capítulo 25: Notas .......................................... 421

Capítulo 26: Grupos de noticias ...................... 431

Capítulo 27: My Day ........................................ 447

Capítulo 28: Cuentas de Microsoft Exchange .. 453

Parte V: Microsoft Entourage

339

Intro

ducció

n a En

tou

rage

Introducción

a Entourage

20

341

Los usuarios nuevos de Off ice para Mac pueden

pensar que Entourage es una aplicación de correo

electrónico. Aunque en realidad el manejo del

correo es su función principal, Entourage hace

mucho más que eso.

Organizador personal. Es un auxiliar para agre-

gar contactos personales y de trabajo a la Libreta

de direcciones, programar citas y otros eventos en

el Calendario, registrar elementos pendientes y a

los que debe darse seguimiento en Tareas, y alma-

cenar cantidades importantes de información en

Notas.

Lector de grupo de noticias. Si su ISP (provee-

dor de servicios de Internet, Internet Service Provi-

der) ofrece soporte a grupos de noticias, o si quiere

leer publicaciones acerca de los principales fabri-

cantes de hardware y software, tal vez no necesite

cazar un lector de grupos de noticias. Entourage es

más que sufi ciente para esta tarea.

Administración de proyectos. Puede dar segui-

miento y administrar varios proyectos en el Centro

de proyectos. Un proyecto coordina los datos de

muchas partes de Entourage (correo electrónico,

contactos, eventos y notas), y también incluye

vínculos con archivos de aplicaciones de Off ice y

de otros desarrolladores.

En este capítulo aprenderá acerca de muchas he-

rramientas y técnicas que se usan en Entourage.

Los capítulos restantes de la parte V están dedica-

dos a partes específicas de Entourage.

La in

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342

Capítulo 20

La interfaz de EntourageEntourage tiene seis componentes (o vistas). Aun-que existen diferencias, los elementos más impor-tantes de la interfaz (figura 20.1, parte inferior de la página) están disponibles en todas las vistas.

Vistas. Haga clic en un ícono (figura 20.2) para desplegar esa vista de Entourage. Aunque también puede cambiar vistas al seleccionar un comando Ver > Ir a, o al oprimir un método abreviado de te-clado, muchos usuarios dependen en gran medida de estos íconos de navegación.

Correo Calendario Tareas

Libreta de direcciones Notas Centro de proyectos

Figura 20.2 Haga clic en un ícono para ir a esa vista de Entourage.

Muestra u oculta el calendario reducido

Calendario reducido

Barra deherramientas Filtro rápido

Cuadro debúsqueda

Lista decarpetas

Panel devista previa

Lista demensajes

Barra de estado

Barra Favoritos

Figura 20.1 La interfaz de Entourage (Vista Correo).

Vistas

La interfaz de En

tou

rage

343

Microsoft Entourage: Introducción a Entourage

Barra de herramientas. La barra de herramien-tas contiene íconos de comandos usados con frecuencia, lo que le permite realizar tareas como clasificar correo electrónico como basura o lanzar My Day sin tener que recorrer interminables me-nús. Puede personalizar cualquier barra de herra-mientas de ventana al agregar o eliminar botones, como se explica en “Personalización de barras de herramientas” al final de este capítulo.

Barra Favoritos. Nueva en Off ice 2008, la Barra Favoritos (figura 20.3) proporciona botones de acceso directo a sus partes favoritas de Entourage. Por ejemplo, si hace clic en el botón Bandeja de entrada, irá a la vista Correo y se selecciona de manera automática la carpeta Bandeja de entrada de su cuenta de correo electrónico principal. Como se explica más adelante en este capítulo, puede personalizar elementos en la Barra Favoritos.

Lista Carpetas. En la vista Correo, la lista Carpe-tas contiene carpetas para cada una de sus cuen-tas de correo electrónico, además de subcarpetas en que se organizan las cuentas de correo, como la Bandeja de entrada y los Elementos enviados. Para ver mensajes, el primer paso consiste en seleccio-nar una carpeta de la lista.

En la parte inferior de cada lista de carpetas se encuentra una carpeta especial que contiene vistas

personalizadas (figura 20.4). La carpeta recibe un nombre de acuerdo con la vista actual, como Vistas de notas o Vistas de Libreta de direcciones. Seleccione un elemento en esta carpeta para ver únicamente material que coincida con el criterio de la vista personalizada, como Prioridad alta o Creada en los últimos 7 días.

Lista de mensajes. En la vista Correo, la lista de mensajes muestra encabezados para la carpeta de correo que está seleccionada en la lista de carpe-tas. Puede asignar un nuevo orden para cualquier lista de mensajes de la carpeta, al hacer clic en el texto Organizar por, arriba de la lista.

Panel de vista previa. Después de seleccionar un correo electrónico o un encabezado de grupo

de noticias en la lista de mensajes, puede leerlo en el panel de vista previa. Si desea trabajar en una ventana de lectura más grande, puede hacer doble clic en cualquier tipo de mensaje para abrirlo en su propia ventana.

Figura 20.3 La barra Favoritos contiene botones de texto. Tal vez le parezca más directo hacer clic en uno de estos botones que en un ícono de vista (figura 20.2).

Figura 20.4 Haga clic en un nombre de vista para ver sólo los elementos que coincidan con el criterio de vista. Para examinar el criterio, use C-clic en el nombre y selec-cione Editar búsqueda personalizada.

344

Capítulo 20La

inte

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Ento

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Filtro rápido. Al establecer opciones y escri-bir, puede filtrar la lista en cualquier vista para mostrar sólo los elementos que coincidan con el criterio establecido en el filtro. Sin embargo, las opciones de filtrado son limitadas.

Cuadro de búsqueda. Más poderoso que el fil-trado, puede escribir una cadena de texto en el cuadro Buscar y después especificar las carpetas en que se buscará. Al usar el motor de búsqueda Spotlight, se muestran las coincidencias mientras escribe.

Entourage también da soporte a búsquedas avan-zadas en que puede proporcionar varios criterios. Para conocer más información acerca de la mane-ra de desplegar únicamente los elementos selec-cionados, consulte “Filtrado y búsqueda” en este capítulo.

Barra de estado. El estado, el progreso y los men-sajes de error de Entourage se despliegan en la ba-rra de estado (figura 20.5). Los mensajes indican si está trabajando fuera de línea y la cantidad de tiempo que transcurrirá hasta el próximo evento de envío o recepción programado.

Calendario reducido. Puede hacer clic en una fecha del calendario reducido para ver el progra-ma de esa fecha en la vista Calendario. Para ver el programa por un periodo más largo, seleccione al arrastrar sobre las fechas (figura 20.6). Para ocultar o mostrar el calendario reducido, haga clic en el botón que se encuentra en la esquina inferior izquierda de la ventana de Entourage. Para desple-gar varias páginas del calendario reducido, puede ampliar el área de la lista de carpetas al arrastrar su divisor de sección hacia la derecha.

Figura 20.5 Los mensajes de estado (sobre todo los que están relacionados con correo) se muestran en la barra de estado.

Mes anterior Siguiente mesMes actual

Figura 20.6 Puede ver el programa para una fecha o rango al seleccionarlo en el calendario reducido.

345

Microsoft Entourage: Introducción a EntourageN

avegació

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Navegación por EntourageComo se mencionó en la sección anterior, En-tourage tiene seis componentes llamados vistas. Para examinar, abrir o cambiar elementos en una vista, comience al cambiar a la vista.

Para cambiar a una vista diferente:


Haga clic en un ícono de vista, en la esquina ▲

superior izquierda de la ventana Entourage (véase la figura 20.2).

Seleccione un comando del submenú Ver > ▲

Ir a (figura 20.7).

Presione el método abreviado de teclado de ▲

la vista (entre #1 y #6, como se muestra en la figura 20.7).

Haga clic en un botón de la barra Favoritos ▲

(véase la figura 20.3).

Sugerencias ✔

Si no está seguro del ícono que representa a ■

cada vista, descanse el cursor sobre un ícono sin hacer clic en éste. El nombre de la vista se muestra debajo de la fila de los íconos de vista.

Si todo lo que quiere hacer es ■ crear un nuevo elemento, no es necesario cambiar a la vista apropiada. Seleccione un comando del submenú Archivo > Nuevo o desde el menú desplegable Nuevo en la barra de herramientas (figura 20.8).

Figura 20.7 Aunque es menos conveniente que hacer clic en un ícono de vista, la selección de un comando del submenú Ir a es menos confuso.

Ícono Nuevode la barra de herramientas

Figura 20.8 Puede crear un nuevo ele-mento de cualquier tipo al hacer clic en el ícono Nuevo, en la barra de herramientas de la ventana de Entourage.

346

Capítulo 20En

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Entourage y el Cuadro de herramientasAunque se usa con menos frecuencia y contiene menos pestañas que en Word, Excel o PowerPoint, el Cuadro de herramientas (figura 20.9) también está disponible en Entourage. Puede usarlo para lograr las siguientes tareas:

Colección de recortes.◆ Pegue material almacenado en mensajes de correo electrónico y notas, además de material de Entourage que habrá de pegarse en elementos futuros (como un correo electrónico) o en otros documentos de Off ice.

Herramientas de referencia.◆ Mejore su escritura al buscar definiciones y sinónimos, traducir términos y frases, y realizar búsquedas Web. Inserte un término o frase en el cuadro de

búsqueda, presione r, y después expanda los paneles que quiera consultar (figura 20.9).

Paleta de objeto.◆ Al hacer clic en las tres pestañas de la Paleta de objetos, puede insertar imágenes prediseñadas, símbolos y caracteres de idioma extranjeros o fotografías en elemen-tos de Entourage.

Para abrir el Cuadro de herramientas

Seleccione una pestaña o paleta, del submenú ◆

Herramientas > Cuadro de herramientas. Ocurre lo siguiente:

Si el Cuadro de herramientas está cerrado, ▲

se abre y despliega la pestaña o paleta selec-cionada.

Si el Cuadro de herramientas está abierto ▲

y otra pestaña está activa, se despliega la pestaña seleccionada.

Si el Cuadro de herramientas está abierto ▲

y selecciona la pestaña actual, se cierra el Cuadro de herramientas.

Sugerencias ✔

Para insertar una imagen en el cuerpo de un ■

mensaje de correo electrónico (en lugar de incluirlo como un archivo adjunto), establezca el formato de mensaje en HTML.

Estas pestañas del Cuadros de herramien-■

tas, además de otras disponibles de Word, PowerPoint o Excel, se analizan en todo el libro.

Pestañas

Sección cerrada

Sección expandida

Figura 20.9 Para ver información de referencia para el tér-mino o frase buscados, expanda las secciones apropiadas.

Término de búsqueda

Botón Cerrar Cambiar configuración

347

Microsoft Entourage: Introducción a EntourageFiltrado

y búsq

ueda

Filtrado y búsquedaPara simplifi car el proceso de búsqueda de un mensaje de correo electrónico, un evento, una ta-rea u otro elemento de Entourage, puede buscar o filtrar de varias maneras. Las técnicas que se des-criben en esta sección se usan en cualquier vista. Sin embargo, su utilidad es mayor en vistas en que ha acumulado gran cantidad de datos o elementos, como en las vistas Correo, Libreta de direcciones o Calendario.

Filtrado de una listaConsidere que el filtrado es un criterio de búsque-da único y conveniente. Después de aplicar un filtro, sólo se muestran los elementos que coinci-den con el criterio; los demás se ocultan. En cada vista, los controles de filtro se encuentran cerca de la parte superior de la ventana de Entourage.

Para filtrar una lista:

1. Cambie a la vista que muestra los elementos que quiere filtrar. Seleccione una carpeta en la lista de carpetas.

2. Seleccione un tipo de fi ltro del primer menú desplegable (figura 20.10).

Dependiendo de su elección, aparecen menús desplegables adicionales o un cuadro de texto.

3. Para completar el criterio de búsqueda, seleccione una opción del menú desplegable adicional (si está presente), escriba una cadena de texto en el cuadro de texto (si está presente), o use ambas opciones.

Cuando haya terminado, la lista de elementos o despliegue se filtra automáticamente para coincidir con los criterios específi cos.

4. Cuando esté listo para restablecer la lista completa, haga clic en el botón Borrar, borre el texto en el cuadro o seleccione Todo del menú desplegable final.

Sugerencias ✔

Sea creativo cuando escriba la cadena de ■

texto que usará como filtro. No es necesario que la cadena se encuentre al principio de los elementos, y no tiene que insertar una palabra completa.

En algunas vistas, como Calendario, Libreta de ■

direcciones y Notas, la carpeta predeterminada se selecciona automáticamente. Sin embargo, en la vista Correo es esencial que primero selec-cione la carpeta o subcarpeta de mensajes que desea filtrar.

Limpia el criterio

Figura 20.10 Para crear el criterio de búsqueda, seleccione en los menús desplegables y escriba. En este ejemplo, el mensaje de correo electrónico se filtra sólo por mensajes recibidos de personas con cuenta de AOL.

348

Capítulo 20Fi

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bú

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Realización de una búsquedaEl cuadro de diálogo Buscar, de versiones anterio-res de Entourage, con el que está familiarizado, ya no está. Ahora las búsquedas se realizan al escribir una cadena en el cuadro Buscar, en la parte supe-rior de la ventana de Entourage. No puede especifi-car qué elementos se buscan; se consideran todas las partes de cada elemento.

Para realizar una búsqueda:

1. Haga clic en el cuadro Buscar, seleccione

Edición > Buscar, o presione #F.

Se selecciona el cuadro Buscar (figura 20.11).

2. Si el cuadro Buscar contiene texto de la bús-queda más reciente, elimínelo al hacer clic en el botón Borrar (X).


Escriba o pegue el texto de búsqueda en el ▲

cuadro Buscar.

Para repetir una búsqueda reciente, selec- ▲

cione la cadena de búsqueda del menú desplegable de la lupa.

A medida que escribe, Entourage encuentra y despliega todos los elementos coincidentes (figura 20.12).

4. Opcional: Para restringir o expandir la bús-queda, haga clic en un botón de la parte supe-rior del panel de búsqueda.

Lista desplegable Borrar

Figura 20.11 Escriba, pegue o seleccione una cadena de búsqueda.

Figura 20.12 Despliegue de los resultados de una acción de búsqueda.

Coincidencias BorrarBotones para restringir o expandir la búsqueda

Cambia a Búsqueda avanzada

5. Cuando haya terminado de examinar las coinci-dencias, haga clic en cualquier botón Borrar (X).

Se borra el área Buscar y se restaura la lista de elementos.

349


y búsq

ueda

Realización de una búsqueda avanzadaUna acción de búsqueda identifica coincidencias al considerar cada elemento y campo. Si quiere establecer criterios específicos de búsqueda, reali-ce una búsqueda avanzada.

Para realizar una búsqueda avanzada:

1. Opcional: Si está buscando correo y quiere res-tringir la búsqueda a una carpeta o subcarpeta, seleccione ésta en la lista de carpetas.

2. Seleccione Edición > Búsqueda avanzada

(o#F).

Aparece un panel de búsqueda (figura 20.13), similar al usado para realizar búsquedas.

3. Especifique el primer criterio, al seleccionar opciones de los menús desplegables y, si se presenta, al escribir una cadena en el cuadro de texto.

4. Opcional: Para agregar otro criterio, haga clic en el ícono de más (+). Si es necesario, repita los pasos 3 y 4 para agregar criterios adicionales.

5. Seleccione una opción de coincidencia del menú desplegable de la parte superior:

Mostrar si se cumplen todos los crite- ▲

rios. Para considerar una coincidencia, un elemento debe satisfacer todos los criterios especificados.

Mostrar si se cumple algún criterio. ▲ Para considerar una coincidencia, un elemento debe satisfacer al menos un criterio.

Conforme establece criterios y elige opciones, la lista de coincidencias se actualiza continua-mente.

6. Cuando haya terminado de examinar los ele-mentos encontrados, haga clic en el botón Borrar (X) para restablecer la lista de elementos.

Sugerencias ✔

Si sólo está especificando un criterio, la opción ■

de coincidencia es irrelevante.

Al igual que en las búsquedas, puede cambiar ■

el alcance de la búsqueda al hacer clic en un botón que se encuentra en la parte superior del panel de búsqueda.

Para eliminar un criterio, haga clic en el ícono ■

de menos (–) de la derecha.

Puede cambiar de una acción Buscar a una ■

Búsqueda Avanzada al hacer clic en el ícono de más (+) (figura 20.12).

Figura 20.13 Realice una búsqueda avanzada en este panel.

Opción de coincidenciaPrimer criterio Restringe u expande los botones de búsqueda

Agrega un criterio

BorrarQuita el criterio

seleccionado

350

Capítulo 20Fi

ltra

do y

bú

squ

eda

Búsqueda dentro de un elementoTambién puede buscar dentro de un mensaje de correo electrónico o nota individuales.

Para buscar dentro de un elemento:

1. Abra el mensaje de correo electrónico o la nota en su ventana, al hacer doble clic en el ele-mento, en la lista de mensajes o notas.

2. Haga clic para establecer la marca de inserción en el mensaje o la nota.

La búsqueda comenzará en la marca de inser-ción.

3. Seleccione Edición > Buscar (#F).

Aparece el cuadro de diálogo Buscar (figura 20.14).

4. Inserte una cadena de búsqueda y haga clic en Buscar.

Si se encuentra la cadena, se resalta la pri- ▲

mera coincidencia (figura 20.15).

Si la cadena no se encuentra, escuchará un ▲

beep.

Repita este paso para ubicar coincidencias adicionales de la cadena de búsqueda. Cada repetición de Buscar busca hacia abajo, en el mensaje o la nota. Cuando se llega a la parte inferior del elemento, la búsqueda se reinicia.

5. Para quitar el cuadro de diálogo Buscar, haga clic en su botón Cerrar (X) o haga clic en Cancelar.

Figura 20.14 El cuadro de diálogo Buscar se usa para buscar texto coincidente dentro de un elemento, como un mensaje de correo o una nota.

Texto coincidente

Figura 20.15 Si se encuentra, se resalta la primera coinci-dencia.

351


y búsq

ueda

Realización de una búsqueda con SpotlightSi ha habilitado Spotlight en las preferencias de Entourage, puede realizar búsquedas en el Escrito-rio y en cuadros de diálogo de archivo para ubicar correos electrónicos, eventos del calendario, ta-reas, registros de la Libreta de direcciones y otros elementos de Entourage. Como opción predeter-minada, las preferencias de Spotlight se habilitan.

Para ver o establecer preferencias de Spotlight:1. Seleccione Entourage > Preferencias (#,).

2. En el panel de la izquierda del cuadro de diá-logo Preferencias, seleccione Spotlight, en el grupo General.

3. Establezca las preferencias de Spotlight al marcar o quitar las marcas de las casillas de verifi cación (figura 20.16).

4. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.

Para realizar una búsqueda con Spotlight:1. Escriba la cadena de búsqueda en cualquier

cuadro de búsqueda de Spotlight. Spotlight busca coincidencias conforme escribe

(figura 20.17).


Si ve el elemento de Entourage deseado, haga ▲

doble clic en éste para abrirlo en Entourage.Haga clic en Mostrar todo para desple- ▲

gar todas las coincidencias en una nueva ventana (figura 20.18). Si es necesario, expanda las secciones para ver las coin-cidencias. Haga doble clic en cualquier elemento para abrirlo.

Sugerencias ✔Puede realizar búsquedas de Spotlight aunque ■

Entourage no se esté ejecutando. Si hace doble clic en un elemento de Entourage, éste se lanzará automáticamente para desplegar el elemento.

Cada coincidencia de Spotlight se antecede con ■

un ícono de archivo. Los íconos de los elemen-tos de Entourage son de color púrpura y blanco.

Figura 20.17 Una búsqueda de Spotlight.

Texto de búsqueda

Coincidencias

Figura 20.16 Este par de opciones instruye a Spotlight para que indique y despliegue elementos de Entourage en búsquedas.

Figura 20.18 Mostrar todo muestra todas las coinciden-cias. Para obtener más información sobre un elemento, haga clic en el pequeño ícono con la i.

352

Capítulo 20S

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Ento

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Sincronización de Entourage con un iPodCon Sync Services (una base de datos central en su Mac para compartir datos entre aplicaciones y hardware) puede sincronizar su Libreta de direc-ciones de Entourage y sus eventos de Calendario, con datos de la Libreta de direcciones de Apple e iCal. Con iTunes puede sincronizar estos elemen-tos con su iPod o iPhone.

Para habilitar la sincronización en Entourage:

1. Seleccione Entourage > Preferencias (#,).

2. En el panel que se encuentra a la izquierda del cuadro de diálogo Preferencias, seleccione Sincronización, en el grupo General de prefe-rencias.

3. Haga clic en las casillas de verificación (figura 20.19) para permitir que los datos de Entourage se sincronicen con Libreta de direcciones, iCal o ambos.

Si agregó una cuenta de Exchange Server a Entourage, puede sincronizar con Contactos y Calendario de esa cuenta al seleccionar la opción Microsoft Exchange de los menús des-plegables.


Aparece el cuadro de diálogo Opciones de sin-cronización (figura 20.20).

5. Haga clic en un botón de opción para indicar cómo quiere que se manejen los datos de las aplicaciones. Haga clic en Aceptar.

Puede combinar datos de Entourage con otros de Libreta de direcciones e iCal, reemplazar los datos de Entourage con los datos de la Libreta de direcciones e iCal, o reemplazar la Libreta de direcciones e iCal con datos de Entourage.

Figura 20.19 Para habilitar la sincronización, haga clic en una o las dos casillas de verifi cación.

Figura 20.20 Haga clic en un botón de opción para especi-fi car la manera en que deben manejarse o combinarse los datos en las aplicaciones.

353

Microsoft Entourage: Introducción a EntourageS

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Para sincronizar los datos de Entourage con un iPod, iPod Touch o iPhone:1. Conecte su iPod o iPhone a su Mac. Se lanza

iTunes y se realiza una sincronización.

2. Seleccione su dispositiva en la lista Dispositivas (en el panel de la izquierda) y haga clic en la pestaña Info o Contactos (en la parte superior de la ventana).

El nombre de la pestaña es diferente si tiene un iPod, un iPod Touch o un iPhone.

3. En la sección Calendarios (figura 20.21), haga clic en Sincronizar calendarios de iCal y espe-cifi que los calendarios que habrán de sincroni-zarse.

Si tiene un iPod Touch o iPhone, también puede especifi car cuáles eventos nuevos creados en el dispositivo se grabarán en Entourage.

4. En la sección Contactos (figura 20.22), haga clic en Sincronizar contactos de la Libreta de direcciones y especifi que los contactos que habrán de sincronizarse.

5. Haga clic en Aplicar.

Se realiza una nueva sincronización. En futuras sesiones, estas sincronizaciones continua-rán hasta que cambie sus opciones en iTu-nes o deshabilite el soporte a Entourage en Sincronización.

Sugerencia ✔

En la sección Avanzada de la pestaña ■

Información o Contactos (figura 20.23), puede realizar una sincronización a la vez para reem-plazar tipos seleccionados de datos en su iPod, iPod Touch o iPhone con datos de su Mac.

Figura 20.21 Establezca las opciones de sincronización.

Figura 20.22 Establezca opciones de sincronización de contactos.

Figura 20.23 Haga clic en las casillas de verificación de la sección Avanzado para reemplazar los datos en su iPod o iPhone con datos de su Mac.

354

Capítulo 20P

erso

nal

izac

ión

de

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Personalización de barras de herramientasComo aprendió en este capítulo, una forma de per-sonalizar Entourage consiste en cambiar las opcio-nes de Preferencias. Para personalizar más Entoura-ge, puede cambiar la barra de herramientas que se encuentra arriba de cualquier tipo de ventana (como la ventana principal, la de correo salida, o la nueva de eventos Calendario) al agregar o eliminar íconos.

Para personalizar una barra de herramientas:

1. Abra el tipo de ventana que quiere usar para personalizar. La ventana debe tener una barra de herramientas y debe desplegarse.

Si quiere personalizar la barra de herramientas Entourage, no necesita abrir una ventana.

2. Seleccione Ver > Personalizar la barra de herra-mientas.

Aparece un panel especial directamente debajo de la barra de herramientas (figura 20.24).

3. Elija cualquiera de las siguientes opciones:Agregar íconos. ▲ Arrastre un ícono del panel a un lugar de la barra de herramientas.Reorganización de íconos. ▲ Arrastre los íconos a las nuevas posiciones para cambiar su orden.Eliminación de íconos. ▲ Arrastre cualquier ícono fuera de la barra de herramientas para retirarlo del conjunto.Restablezca la barra de herramientas ▲

predeterminada. Arrastre el conjunto pre-determinado a una barra de herramientas personalizada para restablecer el conjunto de íconos original.

4. Cuando haya terminado, haga clic en Aceptar. Ahora todas las ventanas del mismo tipo

desplegarán el nuevo conjunto de íconos de la barra de herramientas.

Sugerencias ✔

Si lo desea, puede restaurar íconos que estu-■

vieron presentes en Entourage 2004 pero están

Figura 20.24 Puede personalizar la barra de herramientas para cualquier tipo de ventana de Entourage.

Personalización de la barra Favoritos

Al igual que las barras de herramientas, puede cambiar los botones en la barra Favoritos (ubi-cada debajo de la barra de herramientas, en la ventana Entourage principal).

Para agregar un botón, arrastre cualquier ◆

carpeta de la lista de carpetas a la barra Favoritos.

Para eliminar un botón, arrástrelo fuera de la ◆

barra Favoritos.

Para cambiar el orden de los botones, haga ◆

clic en cualquier botón y arrástrelo a su nueva posición en la barra Favoritos.

Los botones de la barra Favoritos y su orden son idénticos en todas las vistas de Entourage.

ausentes en Entourage 2008, como Guardar. De forma similar, puede eliminar íconos que nunca usa, como Vínculos.

Si selecciona en el panel nuevas opciones de la ■

sección Mostrar, se aplicarán a todas las barras de herramientas de Entourage.

Correo

electrón

ico

Correo electrónico

21

355

Desde que el correo electrónico (e-mail) estuvo

disponible, ha sido el centro del uso de Internet

para la mayoría. Entourage es el programa de Off i-

ce 2008 que maneja su correo electrónico. Al usar

Entourage, puede intercambiar mensajes con cual-

quier persona que tenga una dirección de correo

electrónico, organizar correo entrante y saliente,

además de vincular correo electrónico con otros

elementos.

Junto con el correo electrónico, Entourage maneja

contactos (capítulo 22), programas (capítulo 23),

tareas pendientes (capítulo 24) y notas (capítulo

25). Entourage también lee grupos de noticias (ca-

pítulo 26), y es el comando central de Off ice para el

rastreo de proyectos (capítulo 30).

Aunque la información general en este capítulo

aplica a cualquier tipo de cuenta, consulte el ca-

pítulo 28 para conocer instrucciones adicionales

sobre la manera de confi gurar y usar una cuenta

de Microsoft Exchange Server.

Esta

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de

un

a cu

enta

356

Capítulo 21

Establecimientode una cuentaPara poder usar correo electrónico, necesita una cuenta con un proveedor de servicios de Internet (ISP, Internet Service Provider). La literatura que recibió con su cuenta, o el personal de soporte téc-nico del ISP, le indicará si usa el protocolo de ofici-na postal (POP, Post Off ice Protocol) o el protocolo de acceso a mensajes de Internet (IMAP, Internet Message Access Protocol (IMAP) para correo elec-trónico. Entourage también da soporte a otros dos tipos de cuentas: Hotmail (correo electrónico ba-sado en Web de Microsoft) y Microsoft Exchange Server (un servidor de correo electrónico utilizado por muchas corporaciones).

Su primer paso para el establecimiento de En-tourage como cliente de correo electrónico con-siste en importar la información de sus cuentas de correo electrónico actuales o crear una nueva cuenta de Entourage para cada una. Si no se im-portaron sus cuentas antiguas cuando ejecutó Entourage por primera vez, o si acaba de abrir una nueva cuenta ISP, corporativa o de Hotmail, siga estos pasos para registrar la cuenta.

Para configurar una cuenta:1. Seleccione Herramientas > Cuentas.

Aparece el cuadro de diálogo Cuentas.

2. En la pestaña Correo, haga clic en el ícono Nuevo, en la barra de herramientas.

Aparece el Asistente para confi gurar cuentas (figura 21.1).

3. Inserte su dirección de correo electrónico com-

pleta en la forma: nombredeusuario@dominio

(como [email protected]). Si se trata de una cuenta de Exchange Server, haga clic en la casilla de verifi cación. Haga clic en el ícono de fl echa hacia la derecha para continuar.

4. Ahora Entourage debe desplegar una panta-lla que indica que ha determinado el tipo de cuenta. Haga clic en el ícono de la flecha hacia la derecha para seguir adelante.

Si Entourage falla en detectar su tipo de cuenta, debe insertar y seleccionar la información apro-piada en las pantallas que siguen.

Figura 21.2 Inserte la contraseña de la cuenta y veri-fique (o inserte) la información pedida. (Si se detectó su tipo de cuenta, es posible que la parte inferior de este cuadro de diálogo esté vacía.)

Figura 21.1 Inserte su correo electrónico. Haga clic en la casilla de verifi cación si se está utilizando un servi-dor de Exchange.

Dirección de correo electrónico completa

Haga clic para continuar

Establecimien

to de u

na cu

enta

357

Microsoft Entourage: Correo electrónico

5. La información pedida en la pantalla Comprobar y completar configuración (figura 21.2, en la página anterior) cambia si Entourage detectó su tipo de cuenta o no en el paso ante-rior. Elija lo siguiente:

Inserte su nombre (o el texto que desee usar ▲

para que sus destinatarios identifiquen sus mensajes) y su contraseña de correo electrónico.

Para guardar su contraseña, haga clic en ▲

Guardar contraseña en mis llaves Mac OS X. (Si no guarda la contraseña, se le pedirá cada vez que se conecte al servidor de correo.)

Si se muestra, verifique o inserte los nombres ▲

de servidor de correo entrante y saliente. Seleccione un servidor del menú desple-gable Tipo de servidor de correo entrante. (Obtendrá esta información con su ISP, o la compañía o institución a la que pertenece.)

Haga clic en el ícono de fl echa hacia la derecha.

6. Para asegurarse de que las opciones son correc-tas, haga clic en Comprobar mi configuración (figura 21.3). Los resultados de la prueba apa-recerán en el cuadro de texto. Cuando la prueba se realice correctamente, haga clic en el ícono de la fl echa hacia la derecha para continuar.

7. En la pantalla final (figura 21.4), asigne un nombre a la cuenta, revise las opciones y haga clic en Finalizar. (El nombre de la cuenta no es fundamental. Sólo tiene el propósito de identifi-car la cuenta para usted, no para otros.)

La nueva cuenta se agrega a la lista Cuentas. Cierre la ventana Cuentas.

Sugerencias ✔

Si tiene varias cuentas, haga que una de ellas ■

sea la predeterminada (primaria). Seleccione el nombre de la cuenta en el cuadro de diálogo Cuentas y haga clic en el ícono Predeterminado. Cuando cree un mensaje de correo electrónico nuevo, se supondrá que quiere enviarlo con la cuenta predeterminada.

Para revisar o cambiar las opciones de una ■

cuenta, haga doble clic en su nombre, en la ventana Cuentas.

Para eliminar una cuenta (una que ya no existe ■

o que no quiere rastrear con Entourage), selec-cione su nombre en la ventana Cuentas y haga clic en Eliminar.

Figura 21.3 Para asegurar que Entourage pueda enviar y recibir correo electrónico empleando la información de cuenta que proporcionó, haga clic en Comprobar mi configuración.

Figura 21.4 Asigne un nombre a la cuenta y después haga clic en Finalizar.

358

Capítulo 21Cr

eaci

ón

y e

nví

o d

e co

rreo

Creación y envío de correoUna de las funciones más básicas del correo elec-trónico es la de crear y enviar mensajes.

Para enviar correo electrónico:


De la sección Correo, de Entourage, haga ▲

clic en el ícono Nuevo, de la barra de herra-

mientas o presione #N.

Desde cualquier sección de Entourage, ▲

seleccione Archivo > Nuevo > Mensaje de correo, haga clic en la fl echa que se encuen-tra a un lado del ícono Nuevo, de la barra de herramientas, y seleccione Mensaje de correo, del menú desplegable (figura 21.5),

o presione o#N.

Aparece un nuevo formulario de mensaje, con la ventana de dirección en la parte superior (figura 21.6).

2. En el cuadro Para, especifi que la dirección de correo electrónico a la que quiere enviar el mensaje al hacer algo de lo siguiente:

Escriba o pegue una dirección de correo ▲

electrónico completa.

Haga clic en el ícono Libreta de direcciones ▲

para desplegar los registros de contacto que ha creado. Haga doble clic o arrastre un registro de contacto al cuadro Para.

Si el individuo está en su Libreta de direccio- ▲

nes o si recientemente ha recibido correo de él, comience a escribir la dirección de correo electrónico. A medida que escribe, Entourage muestra una lista de nombres y direcciones coincidentes para que selec-cione el adecuado (figura 21.7).

3. Opcional: Para insertar más direcciones a Para, haga clic debajo de la última dirección y repita el paso 2.

4. Opcional: También puede incluir destinatarios en los cuadros CC (copia de carbón) o CCO (copia de carbón oculta). Haga clic en el cuadro apropiado y siga los pasos 2 y 3.

Figura 21.6 Escriba la dirección del destinatario, o haga clic en el ícono Libreta de direcciones y seleccione la persona o compañía del panel Libreta de direcciones.

Ícono Libreta de direcciones

Figura 21.5 Seleccione Mensaje de correo, del menú del ícono Nuevo.

Ícono Nuevo

Figura 21.7 A menudo puede seleccionar la dirección del destinatario de listas de coincidencias que presenta Entourage.

359

Microsoft Entourage: Correo electrónicoCreació

n y en

vío de co

rreo

5. Cuando haya terminado de insertar las direc-ciones de destinatarios, haga clic fuera del

cuadro de dirección y presione r o e.

Aparece la ventana de mensaje, y la marca de inserción se encuentra en el campo Asunto.

6. Inserte un asunto para identificar el mensaje.

7. Mueva la marca de inserción de texto al cuadro de mensaje al hacer clic en el cuadro, presionar

e o t. Escriba el mensaje (figura 21.8).


Enviar ahora. ▲ Si quiere enviar el mensaje de inmediato, haga clic en el íconoEnviar, de la barra de herramientas,seleccione Mensaje > Enviar mensaje

ahora, o presione #r.

Enviar más tarde. ▲ Para almacenar el men-saje en su Bandeja de salida, donde esperará la siguiente acción de enviar o recibir, selec-cione Mensaje > Enviar mensaje más tarde

(s#r).

Guardar como borrador. ▲ Si quiere editar el mensaje antes de mandarlo, o si quiere retrasar su envío, cierre el mensaje. Haga clic en Guardar como borrador, en el cuadro de diálogo que aparece (figura 21.9). El mensaje se almacenará en la carpeta Borradores hasta que lo abra, edite o envíe.

Sugerencias ✔

Las entradas del cuadro Cc representan a los ■

destinatarios secundarios (las personas que quiere que reciban una copia del mensaje). Las personas Cco son destinatarios “invisibles”; es decir, ningún otro destinatario sabrá que un destinatario Cco también recibió el mensaje.

Los mensajes enviados se almacenan automá-■

ticamente en la carpeta Elementos enviados. Para almacenar un mensaje saliente en una car-peta diferente, seleccione Mensaje > Después de enviar, mover a > nombre de la carpeta.

Otra manera de guardar el mensaje actual ■

como borrador consiste en seleccionar

Archivo > Guardar (#S) y después cerrar la ventana de mensaje.

Casi todos los mensajes se envían como texto ■

simple (una sola fuente, sin formato). Para crear un mensaje con formato, seleccione Formato >

HTML (s#T) o haga clic en el íconoUsar HTML, de la barra de herramientas,arriba del cuerpo del mensaje.

Dependiendo de las opciones establecidas ■

en Ortografía, de las Preferencias, Entourage marcará automáticamente posibles errores de ortografía a medida que escribe o inicia una revisión de ortografía, antes de transmitir cada mensaje. Para aprender acerca de las opciones de revisión de ortografía, consulte “Revisión de ortografía”, más adelante en este capítulo.

Figura 21.9 Si cierra una ventana de mensaje nuevo sin enviarlo o guardarlo, aparece este cuadro de diálogo.

Figura 21.8 Inserte el texto del mensaje.

Asunto Texto del mensajeEnviar

360

Capítulo 21En

vío

de

dato

s ad

jun

tos

Envío de datos adjuntosAdemás de enviar mensajes de texto, tiene la opción de adjuntar archivos a cualquier mensaje de correo electrónico. Los archivos pueden ser de cualquier tipo: imágenes, documentos de proce-samiento de palabras, hojas de cálculo o incluso programas. Cuando se envían con un correo elec-trónico, a estos archivos se les denomina datos

adjuntos.

Para adjuntar un archivo a un mensaje:

1. Haga clic en el triángulo que se encuentra a un lado de la palabra Datos adjuntos (entre el campo Asunto y el cuerpo del mensaje) para abrir el panel Datos adjuntos (figura 21.10).


Haga clic en el botón Agregar. En el cua- ▲

dro de diálogo Elegir datos adjuntos que aparece, seleccione un archivo y haga clic en Abrir.

Arrastre íconos de archivos al panel Datos ▲

adjuntos.

3. Haga clic en la barra que se encuentra debajo del panel Datos adjuntos (figura 21.11). Haga

lo siguiente:

En la sección Codificar para, elija Cualquier ▲

equipo (AppleDouble), a menos que esté seguro de que el destinatario requiere otra opción.

Si los datos adjuntos son grandes, reducirá ▲

su tamaño si hace clic en la casilla de verifi-cación Comprimir con formato ZIP.

4. Envíe el mensaje al hacer clic en Enviar.

Sugerencias ✔

Puede agregar datos adjuntos en cualquier ■

punto del proceso de creación del mensaje.

También puede agregar datos adjuntos al hacer ■

clic en el ícono Adjuntar, de la barra de herra-mientas, en la parte superior de la ventana de mensaje.

Para eliminar un archivo de datos adjuntos, ■

selecciónelo en el panel Adjuntos y haga clic en el botón Quitar.

Figura 21.11 Puede cambiar las opciones de codificación y compresión para archivos adjuntos al mensaje.

Muestra u oculta el panel Datos adjuntos

Figura 21.10 Cuando trabaje con datos adjuntos, le será útil abrir el panel Datos adjuntos.

Panel Datos adjuntos Codifi cación o compresión

Agrega un archivode datos adjuntos

361

Microsoft Entourage: Correo electrónicoCo

rreo electró

nico

entran

te

Correo electrónico entrantePuede revisar el nuevo correo electrónico de forma manual o automática. Para revisarlo automáti-camente, necesita definir uno o más programas. Un programa especifica las circunstancias bajo las cuales Entourage revisará el correo nuevo, las cuentas que se revisarán y cuándo ocurrirán las revisiones. En esta sección aprenderá a revisar manualmente su correo y a hacerlo también de manera automática con un programa repetido.

Para revisar nuevos correos electrónicos de forma manual:


Haga clic en el ícono Enviar y recibir, de la ▲

barra de herramientas, para enviar y recibir correo en todas las cuentas que ha asociado con el programa Enviar y recibir todo.

Haga clic en la fl echa hacia abajo, que se ▲

encuentra a un lado del ícono Enviar y recibir. Seleccione Enviar y recibir todo, o el nombre específi co de la cuenta. Si selec-ciona una cuenta, sólo se realizará el envío y recepción para esa cuenta.

Seleccione Herramientas > Enviar y recibir ▲

> Enviar y recibir todo (#K) para realizar el envío y recepción en todas las cuentas de correo electrónico asociadas con el pro-grama Enviar y recibir todo, o seleccione el nombre de una cuenta específi ca que desea revisar (figura 21.12).

Inserte las contraseñas que se le soliciten, si es el caso.

Sugerencias ✔

Enviar y recibir todo es un programa integrado ■

que se proporciona para ayudarle a revisar correo nuevo en sus cuentas de correo electró-nico primarias.

No es necesario agregar cuentas de Exchange ■

a programas, ni realizar envíos y recepciones manuales para éstas. Siempre y cuando esté

Figura 21.12 Para recuperar correo electrónico de una cuenta específi ca, seleccione su nombre en el submenú Enviar y recibir.

Trabajo con identidades

Si varias personas usan Off ice en su Mac, puede crear varias identidades para compartir Offi ce mientras mantiene su correo electrónico y sus documentos de Off ice separados de los de ellos. Por ejemplo, puede crear identidades adicio-nales para familiares o para distinguir entre las actividades de correo electrónico de casa o el trabajo.

Para crear nuevas identidades y cambiar entre éstas, seleccione Entourage > Cambiar identi-dad. Siempre y cuando cada usuario recuerde cambiar a su identidad al principio de cada sesión y tenga una cuenta de correo electrónico separada, el comando Enviar y recibir sólo recu-perará el nuevo correo de ese usuario.

conectado al servidor de Exchange, estas cuen-tas se actualizan automáticamente una vez cada minuto.

362

Capítulo 21Co

rreo

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ante

Para revisar nuevo correo en un programa repetido:1. Seleccione Herramientas > Programaciones. Aparece el cuadro de diálogo Programaciones

(figura 21.13).

2. Haga clic en el ícono Nuevo, de la barra de herramientas.

Aparece el cuadro de diálogo Modifi car progra-mación (figura 21.14).

3. Asigne un nombre a su programa, en el cuadro de texto Nombre.

4. Seleccione Programación periódica, del menú desplegable de la sección Cuándo, y especifique el intervalo en incrementos de unidad (figura 21.15).

5. Si quiere que este programa sólo se ejecute cuando está conectado a Internet, haga clic en la casilla de verifi cación Sólo si está conectado.

6. Seleccione Recibir correo y una cuenta de los menús desplegables de la sección Acción.

7. Si tiene cuentas de correo electrónico adicio-nales que quiere revisar en el mismo programa, haga clic en Agregar acción y establezca esta acción en Recibir correo, como lo hizo en la cuenta de correo electrónica que se especifi có en el paso 6.

8. En la sección Opciones de marcado, seleccione Seguir conectado (a menos que quiera des-conectarse inmediatamente después de cada recepción).

9. Asegúrese de que esté marcada la casilla Habilitada, y después haga clic en Aceptar.

Vuelve a aparecer el cuadro de diálogo Programaciones, e incluye el nuevo programa. Siempre que Entourage se ejecute, revisará y recibirá mensajes de las cuentas de correo electrónico especifi cadas. (Observe que todavía puede realizar envíos y recepciones manuales.)

Sugerencia ✔Para editar un programa, haga doble clic ■

en su nombre, en el cuadro de diálogo Programaciones. Para eliminarlo, seleccióneloy haga clic en Eliminar.

Nombre del programa

Figura 21.14 Cree y edite programas en el cuadro de diá-logo Modificar programación.

Acciones por realizarse

Cuándo se ejecutará el programa

Figura 21.15 Cuando cree un programa periódico, debe seleccionar un intervalo y una unidad.

Intervalo Unidad de tiempo

Figura 21.13 El cuadro de diálogo Programaciones pre-senta una lista con todos los programas definidos. Si un programa se está repitiendo, está programado o es recurrente, se muestran los tiempos de las más recientes y siguientes ejecuciones de programas.

363

Microsoft Entourage: Correo electrónicoCo

rreo electró

nico

entran

te

Para leer un mensaje:


Seleccione un encabezado de mensaje en la ▲

lista de mensajes. El mensaje aparece en el panel Vista previa (figura 21.16).

Haga doble clic en un encabezado, en la lista ▲

de mensajes. El mensaje se abre en su pro-pia ventana (figura 21.17). Los íconos de la barra de herramientas que se encuentran en la parte superior proporcionan opciones de manejo de mensajes.

2. Recorra el mensaje mediante la barra de des-

plazamiento vertical o al presionar la z.

Sugerencia ✔

El panel Vista previa puede colocarse debajo o a ■

la derecha de la lista de mensajes. Seleccione una posición del submenú Ver > Panel de vista previa.

Para administrar datos adjuntos recibidos:

1. Cuando abre o previsualiza un mensaje que con-tiene un archivo de datos adjuntos (indicado por un ícono de clip), se abre el panel Datos adjuntos.

2. Seleccione un archivo adjunto y haga clic en uno de los botones de la derecha para abrir el archivo, guardarlo en el disco o eliminarlo (figura 21.18).

Sugerencias ✔

También puede abrir un archivo adjunto al ■

hacer doble clic en su panel Archivos adjuntos. Y puede guardar un archivo adjunto al arrastrar el ícono del archivo al Escritorio.

Si un mensaje tiene varios datos adjuntos, ■

puede quitarlos o guardarlos todos con un solo comando. Del menú Mensaje, seleccione Quitar todos los datos adjuntos o Guardar todos los datos adjuntos.

Entourage puede desplegar ciertos tipos de ■

datos adjuntos (como archivos PDF o JPEG) en el panel Vista previa. Por lo tanto, no es necesa-rio abrir todos los archivos sólo para verlos.

Encabezado seleccionado Vista previa

Figura 21.16 Seleccione un encabezado en la lista demensajes para leer el mensaje en el panel Vista previa.

Barra de desplazamiento vertical

Adjuntos seleccionados Botones

Figura 21.18 Haga clic en un botón para realizar una acción sobre los datos adjuntos seleccionados.

Figura 21.17 Puede abrir un mensaje en su propia ventana. Para leer mensajes adicionales en esta misma ventana, haga clic en los íconos Anterior y Siguiente, de la barra de herramientas.

364

Capítulo 21R

espu

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rón

ico

Respuesta a un correo electrónicoExisten varias formas de contestar un correo elec-trónico recibido. En esta sección se explican las opciones.

Para responder un mensaje:

1. Seleccione el encabezado en la lista de mensa-jes, o abra el mensaje en su propia ventana.

2. Haga clic en el ícono Responder, de la barra de herramientas, seleccione Mensaje Responder, o

presione #R.

Se abre una ventana de mensaje, dirigido al autor (figura 21.19). El Asunto es el original con un Re antes (de respuesta).

3. Escriba el texto de respuesta y envíe el mensaje.

Sugerencias ✔

Como opción predeterminada, se cita el men-■

saje original completo cuando se genera una respuesta. Sin embargo, es una cortesía citar sólo las partes relevantes. Elimine cualquier texto innecesario del mensaje original.

Otra opción consiste en seleccionar el texto ■

que quiere citar y después usar el comando Responder. Sólo el texto seleccionado se citará con la respuesta.

Existen ■ tres comandos de respuesta:

Responder. ▲ Úselo sólo cuando responda a la persona que le envía el mensaje.

Responder a todos. ▲ Responde al autor del mensaje, así como a todos los demás usua-rios que aparecen en las líneas Para y Cc.

Responder al remitente. ▲ Cuando res-ponda a un mensaje de la lista de correo, este comando le permite responder al autor del mensaje en vez de hacerlo a la lista.

Para especifi car comportamientos predetermi-■

nados cuando responde a los mensajes, selec-cione Entourage > Preferencias, y luego elija la categoría Responder y reenviar (figura 21.20).

Dirigido al autor original

Figura 21.19 Edite el texto original citado (si lo desea), agregue su respuesta y envíe el mensaje.

Texto de respuesta Mensaje de texto original citado

Categorías de Preferencias

Preferencias de respuesta y reenvío

Figura 21.20 Revise y cambie las opciones depreferencias, y después haga clic en Aceptar.

La ventana de progreso

La ventana de Progreso (Ventana > Progreso

o #7) muestra el progreso de cada acción de envío y recepción de una cuenta de correo electrónico. Cuando esta ventana se cierra, el progreso de la acción se despliega en la barra de estado.

365

Microsoft Entourage: Correo electrónicoR

eenvío

y redirección

Reenvío y redirecciónSi recibe un correo que quiere enviar a otros, pue-de reenviarlo o redirigirlo. Cuando reenvía un co-rreo, tiene la opción de agregar sus propios comen-tarios; los destinatarios ven un mensaje que viene de usted, y cualquier respuesta llegará a usted.

Por otra parte, si redirige un correo electrónico, no puede modificar ni agregar algo al mensaje, parece que el correo electrónico proviene del remitente original y cualquier contestación va hacia ese re-mitente. Como resultado, la redirección suele usar-se para pasar correo electrónico que se le envió de forma incorrecta a usted o cuando hay un destina-tario más adecuado.

Para reenviar correo electrónico:

1. Con el mensaje seleccionado en la lista de men-sajes, o abierto en su propia ventana, haga clic en el ícono Reenviar, de la barra de herramientas,

seleccione Mensaje > Reenviar, o presione #J.

2. Inserte la dirección o las direcciones a las cua-les quiere reenviar el mensaje.

3. Como opción predeterminada, Asunto es el asunto original con un FW antes (como, FW: El chiste del día). Puede editar el asunto, si así lo desea.

4. Opcional: Agregue una nota introductoria al cuerpo del mensaje, edite el texto reenviado, agregue archivos adjuntos, o realice cualquiera de estas acciones (figura 21.21).

5. Haga clic en el ícono Enviar, o seleccione

Mensaje > Enviar mensaje ahora (#r) para reenviar el mensaje a los destinatarios.

Para redirigir correo electrónico:

1. Con el mensaje seleccionado en la lista de men-sajes, o abierto en su propia ventana, seleccione

Mensaje > Redirigir (o#J).

2. Inserte o seleccione las direcciones a las que quiere redirigir el mensaje.

No puede editar el Asunto o el mensaje de texto, ni puede agregar datos adjuntos.

3. Envíe el mensaje.

Texto agregado

Mensaje de texto reenviado

Figura 21.21 Un mensaje reenviado puede incluir texto nuevo, además de nuevos datos adjuntos.

366

Capítulo 21R

een

vío

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edir

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ón

Sugerencias ✔

También puede reenviar un mensaje como ■

archivo adjunto. Seleccione primero el encabe-zado en la lista de mensajes, y luego Mensaje > Reenviar como datos adjuntos. Aparece una nueva ventana de mensaje. En lugar de citar el mensaje de texto original, éste se incluye como archivo adjunto (figura 21.22).

Piense con cuidado antes de decidir que redi-■

rigirá un mensaje en lugar de reenviarlo. Los mensajes redirigidos siempre aparecen como si los enviara el autor original (no usted).

También puede reenviar y redirigir corro elec-■

trónico a usted mismo. Por ejemplo, si recibe un correo importante en una de sus cuentas de correo electrónico secundarias (como Hotmail, Gmial o Yahoo! Mail), puede reenviarlo o rediri-girlo a la cuenta de su ISP. Si necesita consultar el mensaje nuevamente, no tendrá que adivinar la cuenta en que está almacenado.

Mensaje adjuntado

Figura 21.22 También puede reenviar un mensaje como un archivo adjunto. Esto le permite separar su propio mensaje de texto del material reenviado.

367

Microsoft Entourage: Correo electrónicoR

evisión

de orto

grafía

Revisión de ortografíaDebido a que el revisor de ortografía está disponi-ble para todas las aplicaciones de Office, aun las personas con peor ortografía pueden evitar errores embarazosos en sus mensajes. Dependiendo de las opciones de Ortografía que haya seleccionado en Preferencias (figura 21.23), Entourage identifica-rá los errores automáticamente mientras escribe cada mensaje, realizará una revisión de ortografía inmediatamente antes de que se envíe cada men-saje nuevo, o aplicará ambas opciones.

Para corregir un error de ortografía “mientras escribe”:

Un error “mientras escribe” se marca con una ◆

línea para subrayar roja ondulada. Para corregir ese error, elija una de las siguientes opciones:

Omitir. ▲ Si está seguro que tal palabra es correcta, puede ignorarla.

Modificar. ▲ Si conoce la ortografía correcta, modifique la palabra. Si la palabra revisada está en los diccionarios de ortografía de Off ice, la línea subrayada roja ondulada desaparecerá.

Revisar ortografía. ▲ Puede usar C-clic en una palabra marcada para desplegar las opciones de ortografía (figura 21.24). Haga clic en un reemplazo sugerido (si se muestra alguno), seleccione Omitir todas, para instruir al revisor de ortografía que omita todas las instancias de esta palabra en este mensaje, seleccione Agregar, para aceptar la ortografía de la palabra y agregarla a su diccionario personalizado, o seleccione Ortografía, para usar el revisor de ortografía completo con el fin de examinar la palabra.

Figura 21.23 Seleccione Entourage > Preferencias y elija la categoría Ortografía. Las opciones para las primeras dos opciones determinan las acciones de revisión ortográfica automática que Entourage realizará.

Figura 21.24 En muchos casos puede seleccionar la orto-grafía correcta del menú desplegable.

Uso de los diccionariosde ortografía y de sinónimos

Offi ce incluye diccionarios de ortografía y sinó-nimos entre sus herramientas. Si quiere mejorar su escritura al asegurar que está usando la palabra correcta, o sustituir una palabra o frase diferente por la actual, puede usar el diccionario y los sinónimos, respectivamente.

Para buscar una palabra o frase, use C-clic en ésta y seleccione Buscar > Definición, o Buscar > Sinónimos, del menú desplegable. Si el Cuadro de herramientas no está abierto, se des-pliega, con la pestaña Herramientas de referen-cia seleccionada. Para aprender más acerca del uso del Cuadro de herramientas en Entourage, consulte el capítulo 20.

368

Capítulo 21R

evis

ión

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rafí

a

Para realizar una revisión ortográficade rutina:

1. Inicie el revisor de ortografía (figura 21.25) en una de estas formas:

Si está habilitada la opción Revisar siempre ▲

ortografía antes de poner mensajes salien-tes en cola (figura 21.23), y si el mensaje contiene al menos una sospecha de error, se iniciará automáticamente un revisor de ortografía cuando haga clic en Enviar.

Seleccione Herramientas > Ortografía ▲

(o#L). (Si sólo quiere revisar una sola palabra o parte del mensaje, selecció-nelo antes de seleccionar Herramientas > Ortografía.)

Si se identifica al menos una palabra sospe-chosa, aparece el cuadro de diálogo Ortografía (figura 21.25). La palabra sospechosa se mues-tra en el cuadro de diálogo y se selecciona en el mensaje.


Si la ortografía correcta se muestra en la ▲

lista Sugerencias, selecciónela y haga clic en Cambiar. (O haga clic en Cambiar todas para sustituir la palabra de reemplazo siem-pre que aparezca la falta de ortografía en el mensaje.)

Corrija la ortografía al editar la palabra en el ▲

cuadro superior y hacer clic en Cambiar. (O haga clic en Cambiar todas, para sustituir la palabra editada en todas las instancias de esta falta de ortografía que se encuentren en el mensaje.)

Haga clic en Omitir, para saltarse esta apa- ▲

rición de la palabra. (O haga clic en Omitir todas, para omitir todas las instancias de la palabra en el mensaje.)

Si la palabra está escrita correctamente, ▲

haga clic en Agregar para agregarla al diccionario personalizado de Office, con el fin de que se ignore en futuras revisiones de ortografía.

Si suele escribir mal esta palabra, seleccione ▲

un reemplazo o edite la palabra. Haga clic en Autocorrección para agregar la falta de ortografía a la lista de Autocorrección. Cuando cometa este error en mensajes o documentos futuros, Autocorrección lo corregirá de inmediato.

La próxima vez que se sospeche un error, se desplegará en el cuadro No está en el diccio-nario, y se resaltará en el documento.

3. Repita el paso 2 para cada error adicional. Cuando haya llegado al error final, el cuadro de diálogo Ortografía se cerrará.

Sugerencias ✔

En cualquier momento puede hacer clic en ■

Cancelar, para finalizar de inmediato el revisor de ortografía.

Si realizó la revisión de ortografía en un texto ■

seleccionado, aparece un cuadro de diálogo después de que se revisa el texto (figura 21.26). Haga clic en Sí para revisar el resto del mensaje, o en No para terminar la revisión de ortografía.

Figura 21.26 Este cuadro de diálogo aparece después de que se realiza una revisión de ortografía en texto seleccionado.

Figura 21.25 El cuadro de diálogo Ortografía.

369

Microsoft Entourage: Correo electrónicoO

rgan

ización

del correo

Organización del correoCuando empieza a recibir una cantidad impor-tante de correo electrónico, querrá organizarlo. Entourage proporciona varias herramientas para este propósito.

Puede organizar correo en carpetas que ha ◆

creado. (Para crear una carpeta, seleccione Archivo > Nuevo > Carpeta, seleccione Carpeta del menú desplegable del ícono Nuevo, en la

barra de herramientas, o presione s#N. Para crear una carpeta dentro de otra, selec-cione la carpeta principal en la lista de carpetas y seleccione Archivo > Nuevo > Subcarpeta.)

Puede ordenar los mensajes por categoría, y ◆

después ordenar o filtrar la lista de mensajes con base en las categorías asignadas.

Después de leer los mensajes, puede eliminar ◆

los que no son importantes.

Puede definir reglas que tomen acciones ◆

específicas cuando se reciban mensajes que coinciden con su criterio.

Para mover un correo a otra carpeta:

1. En la lista de carpetas, seleccione la carpeta que contiene el mensaje que quiere mover.

2. Seleccione el mensaje o los mensajes que quiere mover.


Arrastre el encabezado o los encabezados ▲

de mensajes seleccionados a la carpeta de destino, en la lista Carpetas.

Seleccione una carpeta de destino del sub- ▲

menú Mensaje > Mover a (figura 21.27).

Para seleccionar la carpeta destino de un ▲

cuadro de diálogo, seleccione Mensaje >Mover a > Elegir carpeta, presione

s#M, o use C-clic en un enca-bezado de mensaje y seleccione Mover a > Elegir carpeta.

Aparece el cuadro de diálogo Mover (figura 21.28). Seleccione una carpeta de destino y haga clic en Mover.

Sugerencia ✔

Para ■ copiar un mensaje en lugar de moverlo,

presione o mientras arrastra el mensaje a la carpeta de destino.

Figura 21.27 Puede seleccionar una carpeta utilizada recientemente del submenú Mover a.

Figura 21.28 Seleccione la carpeta de destino y haga clic en Mover. (Para crear una carpeta, haga clic en el botón Nueva carpeta.)

370

Capítulo 21O

rgan

izac

ión

del

co

rreo

Para asignar categorías a mensajes:

Para asignar una sola categoría a un mensaje ◆

seleccionado o abierto, elija una de las siguien-

tes opciones:

Haga clic en la flecha hacia abajo, que se ▲

encuentra a un lado del ícono Categorías, de la barra de herramientas, y seleccione una categoría (figura 21.29).

Seleccione una categoría del submenú ▲

Edición > Categorías.

Use ▲ C-clic en el encabezado del men-saje y seleccione una categoría del submenú Categorías, del menú desplegable.

Para asignar varias categorías al mensaje selec-◆

cionado o abierto, elija una de las siguientes

opciones:


encuentra a un lado del ícono Categorías, de la barra de herramientas, y seleccione Asignar categorías (figura 21.29).

Seleccione Edición > Categorías > Asignar ▲

categorías (#;).

En el cuadro de diálogo Asignar categorías que aparece (figura 21.30), haga clic en la casilla de verificación que se encuentra a un lado de cada categoría que quiera asignar al mensaje. Después haga clic en Aceptar.

Sugerencias ✔

Cuando asigne varias categorías a un mensaje, ■

puede especifi car cuál es la más importante al hacer que sea la categoría predeterminada. En las listas de Entourage, la categoría predetermi-nada siempre se muestra al principio de la lista de cada elemento. Para establecer o cambiar la categoría predeterminada de un mensaje selec-cionado, seleccione la categoría en el cuadro de diálogo Asignar categorías (figura 21.30) y haga clic en el botón Predeterminado.

Para borrar todas las categorías asignadas a un ■

elemento, seleccione Ninguno (figura 21.29).

Figura 21.29 Puede seleccionar una cate-goría al hacer clic en el ícono Categorías de la barra de herramientas.

Ícono Categorías

Figura 21.30 Seleccione las categorías a las que asignará al mensaje y (como opción) establezca una como prede-terminada.

Establece como categoría predeterminada

Para quitar categorías individuales del ele-mento, seleccione esas nuevas categorías.

Si asigna una categoría a un contacto en la ■

libreta de direcciones, el correo electrónico futuro del contacto, o el que proviene de él, se asignarán automáticamente a esa categoría.

371


rgan

ización

del correo

Para editar la lista de categorías:



encuentra a un lado del ícono Categorías, en la barra de herramientas, y seleccione Editar categorías (véase la figura 21.29).

Seleccione Edición > Categorías > Modificar ▲

categorías (s#;).

Aparece el cuadro de diálogo Categorías (figu-ra 21.31).

2. Para crear una nueva categoría, haga clic en el ícono Nuevo, en la barra de herramientas. Aparece una categoría Sin título. Asigne un nombre a la categoría y seleccione un color para asociarlo con la categoría, al hacer clic en el ícono Color, a un lado de su nombre.

3. Para cambiar el nombre de una categoría, haga clic en su nombre. Esto permite que sea posible modificar el nombre.

4. Para cambiar el color de una categoría, selec-cione un color del menú desplegable Color, a un lado de su nombre.

5. Para eliminar una categoría, selecciónela, haga clic en el ícono Eliminar, de la barra de herra-mientas, y confi rme la eliminación en el cuadro de diálogo que aparece (figura 21.32).

6. Cuando haya terminado de hacer cambios, cierre el cuadro de diálogo Categorías.

Sugerencias ✔

Trate de no duplicar colores de categorías. Para ■

asignar un color personalizado a una categoría, seleccione Otro, del menú desplegable Color.

Puede asignar categorías a cualquier tipo de ■

elemento en Entourage, como registros de contactos, notas y eventos de calendario. Para ver una lista de todos los elementos que se han asignado a una categoría (figura 21.33), selec-cione el nombre de ésta en el cuadro de diálogo Categorías y haga clic en el ícono Relacionado, en la barra de herramientas.

Figura 21.31 Puede editar categorías existentes y crear nuevas en el cuadro de diálogo Categorías.

Figura 21.32 Debe confi rmar la eliminación de una catego-ría al hacer clic en el botón Eliminar.

Figura 21.33 Todos los elementos asociados con la cate-goría se muestran en una lista en una ventana Resultados de la búsqueda. Para ver un elemento encontrado, haga clic en éste. Cuando haya terminado, cierre la ventana Resultados de la búsqueda.

372

Capítulo 21O

rgan

izac

ión

del

co

rreo

Para ordenar los mensajesen una carpeta:

1. Seleccione una carpeta en la lista de Carpetas.


Si el panel Vista previa está debajo de la lista ▲

de mensajes o se encuentra oculto (figura 21.34), haga clic en el encabezado de una columna para ordenar a partir de ella.(La columna actual se despliega en azul.)

Para cambiar entre ascendente y descen-dente, haga clic de nuevo en el encabezado de la columna.

Si el panel Vista previa se encuentra a la ▲

derecha de la lista de mensajes, haga clic en el encabezado Organizar por, que se encuentra arriba de la lista de mensajes, y especifique los datos a partir de los cuales quiere ordenar (figura 21.35).

Para cambiar entre ascendente y descen-dente, haga clic en el texto que se encuentra a la derecha de Organizar por, como Más nuevo encima.

Sugerencias ✔

Cada carpeta puede tener un campo diferente ■

de ordenamiento.

Una antigua característica en los lectores de ■

grupos de noticias, la capacidad de agrupar

mensajes de correo electrónico en cualquier forma que resulte conveniente, también es una característica de Entourage. Por ejemplo, si agrupa mensajes por Asunto, verá juntos todos los mensajes relacionados en lugar de que apa-rezcan esparcidos en la lista de mensajes.

Habilite Mostrar en grupos, al seleccionar Ver > Organizar por > Mostrar en grupos, o al seleccionar Mostrar en grupos, del menú des-plegable Organizar por (figura 21.35). Después seleccione un método de agrupación (como De, Fecha o Asunto) del submenú Ver > Organizar por, o del encabezado Organizar por, arriba de la lista de mensajes (figura 21.35).

También puede utilizar la opción de ■ filtrar

cualquier lista de mensajes para facilitar la bús-queda de ciertos mensajes. Consulte el capítulo 20 para conocer más información sobre fi ltrado.

Figura 21.34 Cuando la lista de mensajes está arriba del panel Vista previa, o cuando el panel Vista previa está oculto, haga clic en un encabezado de columna para orde-nar por esa columna.

Columna de orden actual

Figura 21.35 Cuando el panel Vista previa está a la derecha de la lista de mensajes, haga clic en el encabezado Organizar por, y seleccione un campo de orden.

373


rgan

ización

del correo

Para eliminar mensajes no deseados:

Seleccione el mensaje o los mensajes en la lista, ◆

y elija una de las siguientes opciones:

Presione ▲ D o #D.

Seleccione Edición > Eliminar mensaje. ▲

Use ▲ C-clic en el encabezado de mensaje y seleccione Eliminar mensaje, del menú desplegable que aparece.

Arrastre el encabezado de mensaje a la car- ▲

peta Elementos eliminados de la cuenta.

Los mensajes eliminados se almacenan en la carpeta Elementos eliminados, hasta que se vacíe.

Para crear reglas para procesamientode correo electrónico:

1. Seleccione Herramientas > Reglas. Aparece el cuadro de diálogo Reglas (figura

21.36).

2. Haga clic en la pestaña Correo, para el tipo de correo al que quiere aplicar las reglas, y después haga clic en el ícono Nuevo, en la barra de herramientas.

Aparece el cuadro de diálogo Modificar regla.

3. Asigne un nombre a la regla, especifique los criterios que la activarán y especifique las acciones que se tomarán (figura 21.37).

4. Asegúrese de que esté marcada Habilitada. (Sólo las reglas habilitadas se procesarán.)


Vuelve a aparecer el cuadro de diálogo Reglas, y la nueva regla se agrega a la lista.

6. Cierre el cuadro de diálogo Reglas.

Sugerencias ✔

Haga clic en los íconos de la barra de herra-■

mientas, en el cuadro de diálogo Reglas, para eliminar una regla seleccionada o para subirla o bajarla en el orden de procesamiento. (Las reglas más altas se procesarán primero.)

Puede deshabilitar una regla temporalmente al ■

quitar su casilla de verificación Habilitada, en el cuadro de diálogo Reglas.

Aunque las reglas se aplican automáticamente ■

a mensajes nuevos, también puede aplicar una regla a mensajes existentes. Seleccione una carpeta en la lista Carpetas. Seleccione Mensaje > Aplicar regla, seguido por la regla que quiere aplicar.

Figura 21.36 Para crear una nueva regla de mensaje, haga clic en la pestaña Correo apropiada, y después en Nuevo.

Cree una nueva regla

Figura 21.37 Asigne un nombre a la regla del mensaje, especifi que los criterios y establezca las acciones. Esta regla rastrea cada Asunto y texto del mensaje en busca de la frase Office 2008. Si se encuentra, el mensaje se copia en la carpeta designada.

374

Capítulo 21A

dmin

istr

ació

n d

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stas

de

corr

eo

Administración de listasde correoLas listas de correo de Internet permiten que se conecten personas con un interés común. Pro-porcionan a los suscriptores un foro basado en correo electrónico para dirigir discusiones, hacer preguntas y compartir experiencias. Cuando es miembro de una lista de correo, recibe copias de todos los mensajes enviados a la lista. Y cuando publica un mensaje, todos los que se suscriben a la lista recibirán una copia de su mensaje. Se usa el Administrador de listas de distribución de correo para manejar sus suscripciones a listas.

Para administrar la suscripción a listasde correo:

1. Seleccione un mensaje recibido de la lista y elija Herramientas > Administrador de listas de distribución de correo.

Aparece el cuadro de diálogo Administrador de listas de distribución (figura 21.38).

2. Haga clic en el ícono Nuevo, en la barra de herramientas.

Aparece el cuadro de diálogo Modificar regla de lista de distribución de correo (figura 21.39).

3. Asigne un nombre a la lista de correo, escriba o pegue la dirección de la lista (si no se ha lle-nado) y especifique dónde deben almacenarse los mensajes de la lista, y para ésta.

4. Opcional: Revise las opciones en la pestaña Avanzadas y haga cualquier cambio deseado, como poner todos los mensajes nuevos como leídos.


La nueva lista de correo se registra en el cuadro de diálogo Administrador de listas de distribu-ción.

Sugerencias ✔

Para cambiar las opciones de una lista de ■

correo, haga doble clic en su nombre, en el

Administrador de listas de distribución de correo.

Una lista de suscripción puede inundar su ■

bandeja de entrada con docenas de mensajes individuales por día. Si la lista lo permite, suscrí-base en modo de compendio, para pedir que los mensajes del día se combinen en un mensaje.

Para facilitar la búsqueda de listas de mensajes, ■

puede crear una carpeta separada para cada lista. Por ejemplo, el autor creó una carpeta Listas de correo y (dentro de ésta) una subcar-peta para cada lista. Después en cada regla de la lista, especifi có que todos los mensajes parala lista, y provenientes de ella, deben moverse en esta carpeta de lista.

Figura 21.38 En el cuadro de diálogo Administrador de listas de distribución de correo, puede agregar nuevas suscripciones de listas de correo, editar existentes y eliminar otras.

Figura 21.39 Especifi que la dirección de la lista y las acciones que habrán de aplicarse a los mensajes de la lista.

375

Microsoft Entourage: Correo electrónicoM

anejo

del correo

no

deseado

Manejo del correo no deseadoCualquier persona que tenga una cuenta de correo electrónico recibirá en algún momento correo no deseado (spam). Si usa su dirección de correo elec-trónico regular para registrarse en sitios Web, o si envía correo electrónico a corporaciones, grupos de noticias o listas de correo, es probable que au-mente su volumen de correo no deseado recibido. Al usar la característica Protección contra correo electrónico no deseado, filtrará mucho de este correo que absorbe inútilmente su tiempo.

Para filtrar el correo que se sospechaes no deseado:1. Seleccione Herramientas > Protección contra

correo electrónico no deseado. Aparece el cuadro de diálogo Protección contra

correo electrónico no deseado.

2. En la pestaña Nivel (figura 21.40), seleccione el nivel de protección deseado.

Cuando reciba correo electrónico que se sos-pecha es no deseado, se asignará directamente a la categoría Correo electrónico no deseado, y se moverá a la carpeta Correo electrónico no deseado.

3. Para instruir a Entourage con el fi n de que elimine automáticamente el correo no deseado después de cierto periodo, haga clic en la casilla de verifi cación Eliminar mensajes de la carpeta Correo electrónico no deseado con más de X

días, e inserte un número en el cuadro de texto.

4. Opcional: En la pestaña Dominios seguros (figura 21.41), haga una lista de los dominios

(la parte de las direcciones de correo electró-nico después del signo @) cuyo correo nunca debe clasifi carse como correo no deseado. Separe las entradas con comas.

En la pestaña Remitentes bloqueados, inserte la lista de dominios y direcciones de correo electrónico que siempre deben tratarse como no deseadas.

5. Haga clic en Aceptar para guardar las nuevas opciones.

Sugerencias ✔Puede especificar otras acciones para el correo ■

electrónico no deseado al crear reglas de mensaje.Para evitar que Entourage clasifique como no ■

deseado el correo proveniente de ciertos indi-viduos, cree registros para ellos en la Libreta de direcciones (véase el capítulo 22).Para clasificar un mensaje recibido como no ■

deseado, selecciónelo o ábralo y haga clic en el ícono Correo no deseado, en la barra de herra-mientas.Si un mensaje se clasifica de forma errónea ■

como no deseado, selecciónelo, haga clic en el ícono Correo que desea recibir o Éste no es correo electrónico no deseado (en la parte supe-rior del mensaje) y seleccione una opción de manejo, en el cuadro de diálogo que aparece.

Figura 21.40 En la pestaña Nivel, especifique el nivel de filtro para identifi car el correo no deseado entrante.

Figura 21.41 En la pestaña Dominios seguros, inserte listas delimitadas por comas de dominios confi ables. Esto evita que sus mensajes se clasifi quen como no deseados.

376

Capítulo 21S

egu

rida

d de

co

rreo

ele

ctró

nic

o

Seguridad de correo electrónicoEntourage 2008 ofrece dos tipos de seguridad para sus mensajes. En primer lugar, puede firmar

digitalmente mensajes, con lo que asegura a los destinatarios que realmente provienen de usted. En segundo lugar, los mensajes pueden cifrarse, permitiendo que sólo los destinatarios con la clave de software apropiada puedan decodifi carlos y leerlos. Mientras que casi ningún usuario se mo-lestará con ninguna de estas características, les resultarán útiles a los empleados de corporaciones y del gobierno.

Antes de que pueda emplear cualquiera de estas características, debe obtener un ID digital de un emisor autorizado, como VeriSign (www.verisign.com). El ID digital puede usarse para cifrado y para firma digital.

Para permitir cifrado, firma digital,o ambas acciones, en una cuentade correo electrónico:

1. Seleccione Herramientas > Cuentas.


2. En la pestaña Correo, del cuadro de diálogo Cuentas, haga doble clic en la cuenta para la que quiere habilitar cifrado o firma digital.

Aparece el cuadro de diálogo Modificar cuenta para la cuenta.

3. Haga clic en la pestaña Seguridad de correo (figura 21.42).

4. Para especificar un certificado para firma digi-tal, haga clic en el botón Seleccionar.

5. Para seleccionar un certificado que usará para cifrado, haga clic en el botón Seleccionar, de la parte inferior.

6. Establecerá las opciones de cifrado y firma digital si hace clic en las casillas de verificación y selecciona en las listas desplegables.

7. Haga clic en Aceptar para crear el cuadro de diálogo Modificar cuenta.

8. Cierre el cuadro de diálogo Cuentas.

Sugerencia ✔

Para habilitar de forma manual una firma ■

digital o el cifrado para un mensaje saliente, seleccione Mensaje > Seguridad > Firmar el mensaje digitalmente, o Codificar mensaje, respectivamente.

Figura 21.42 En la pestaña Seguridad de correo, del cuadro de diálogo Modificar cuenta, registre su ID digital y esta-blezca las opciones de cifrado y firma.

www.verisign.com.

www.verisign.com.

377

Microsoft Entourage: Correo electrónicoCreació

n de co

pias de segu

ridad

Creación de copiasde seguridad de correo electrónicoEntourage proporciona una forma extraordinaria-mente fácil de hacer copias de seguridad de cual-quier carpeta de mensajes. Si es necesario, después puede importarse la carpeta copiada en la misma copia de Entourage, en una diferente (cuando co-pia mensajes a su computadora portátil, por ejem-plo), o en otro programa de Mac o Windows que sea compatible con el formato de texto MBOX.

Para hacer una copia de seguridadde la carpeta de mensajes:

Seleccione una carpeta en la lista Carpetas (por ◆

ejemplo, como la Bandeja de entrada) y arrás-trela al Escritorio.

Entourage crea una copia de seguridad de to-dos los mensajes de la carpeta al usar el forma-to de texto (figura 21.43). Si la carpeta arras-trada también contiene subcarpetas que quiere copiar, deben arrastrarse de manera separada al Escritorio.

Para importar una carpeta de mensajesde MBOX:


Arrastre el archivo MBOX a una carpeta de ▲

la lista de carpetas de Entourage. La carpeta importada se crea como una subcarpeta dentro de la carpeta de destino.

Seleccione Archivo > Importar. En el asis- ▲

tente para Importar, seleccione Contactos o mensajes de un archivo de texto, y después seleccione Importar mensajes de un archivo de texto con formato MBOX. En el cuadro dediálogo Importar correo, seleccione el archivo MBOX y haga clic en Importar. Aparece una nueva carpeta de correo elec-trónico en la lista de carpetas.

Sugerencias ✔

También puede usar el comando Archivo > ■

Exportar para exportar mensajes de correo desde una carpeta seleccionada.

Para respaldar sólo mensajes seleccionados, ■

arrastre sus encabezados de mensajes al Escritorio.

También puede hacer una copia de seguridad ■

de un solo mensaje, al seleccionar su encabe-zado y seleccionar Archivo > Guardar como (figura 21.44).

Cuando arrastra un archivo MBOX a la lista ■

de carpetas, debe arrastrarla a una carpeta existente, como la Bandeja de entrada. Después de que se haya terminado de mover, puede des-plazar la carpeta al mismo nivel que la Bandeja de entrada, al arrastrarla a Carpetas en Mi PC, en la lista de carpetas.

Figura 21.43 Una carpeta de mensaje en formato MBOX.

Figura 21.44 En el cuadro de diálogo Guardar mensaje, seleccione un formato de mensaje y una ubicación en la que se guardará el mensaje.

378

Capítulo 21Im

pres

ión

de

men

saje

s

Impresión de mensajesAl igual que con otros componentes de Entoura-ge, la impresión de mensajes se logra al usar un cuadro de diálogo Imprimir no estándar (figura 21.45). El cuadro Vista rápida refl eja las opciones y confi guraciones seleccionadas para imprimir.

Para imprimir un mensaje:

1. Cambie a la sección Correo, en Entourage.

2. Seleccione el encabezado del mensaje que quiere imprimir, o abra el mensaje en su propia ventana.

3. Opcional: Para imprimir sólo texto seleccionado del mensaje, seleccione el texto.


Aparece el cuadro de diálogo Imprimir.

5. Seleccione la impresora que se usará, en la lista desplegable Impresora.

6. Indique el número de copias que se impri-mirá, si las copias deben intercalarse (cuando imprime varias), y si imprimirá todas las hojas o un rango.

Si preseleccionó texto del mensaje en el paso 3, se seleccionará automáticamente Imprimir selección en lugar de un rango de páginas.

7. Establezca opciones en Estilo, Encabezado y Pie de página.

8. Si necesita especifi car un tamaño de papel o una orientación diferente, haga clic en Confi gurar página.

9. Haga clic en Imprimir para generar la impre-sión.

Sugerencias ✔

Para decidir qué páginas imprimir, recorra las ■

páginas en la Vista rápida.

Si un mensaje está abierto en su propia ventana ■

y hace clic en el ícono Imprimir, en la barra de

herramientas, se omite el cuadro de diálogo Imprimir. El mensaje se imprimirá de inme-diato al usar las opciones de impresión prede-terminadas.

Figura 21.45 Especifique opciones de impresión en el cua-dro de diálogo Imprimir, y después haga clic en Imprimir.

Vista rápida

Libreta de direccion

es

Libreta de

direcciones

22

379

La libreta de direcciones de Entourage es el alma-

cén de su información de contacto de personas,

compañías y organizaciones. Además de la infor-

mación estándar que suele almacenarse en la li-

breta de direcciones (como nombre, direcciones de

casa y trabajo, números telefónicos y direcciones

de correo), un registro de la libreta de direcciones

puede almacenar fecha de nacimiento, imagen,

fecha de aniversario, nombre del esposo, nombres

de los hijos y notas. Si siente que le faltan datos

importantes, puede incluso definir campos perso-

nalizados.

Sugerencias ✔

Aunque tal vez creará y editará casi todos los

registros de contactos desde Entourage, la

información de contacto también está dispo-

nible desde la barra de herramientas Contacto

de Word. Al usar la barra de herramientas,

puede crear nuevos registros, insertar datos de

contacto en documentos (por ejemplo, cartas) y

realizar combinación de correspondencia. Para

conocer más información, consulte el capítulo 8.

Office 2008 da soporte a varios usuarios (lla-

mados identidades). Además de tener correo

separado, cada usuario que comparte una copia

de Office en una Mac tiene una libreta de direc-

ciones. Para aprender a cambiar de un usuario a

otro, revise la sugerencia al final de “Enviar por

correo electrónico documentos de Office”, en el

capítulo 31.

Además de la libreta de direcciones que se

almacena en su Mac, los usuarios de Exchange

Server pueden crear direcciones de trabajo adi-

cionales que se mantienen en el servidor. Estas

libretas de direcciones pueden compartirse

con otros usuarios o delegarse a ellos. Para más

información acerca de estas opciones, consulte

el capítulo 28.

Adi

ció

n d

e co

nta

cto

s

380

Capítulo 22

Adición de contactosSi está usando otro programa para manejar sus datos de direcciones, Entourage puede importar esta información de dos populares programas y de archivos de texto exportados.

También puede agregar registros manualmente o crearlos a partir de los correos electrónicos recibi-dos. (Observe que si está instalada en su Mac una versión anterior de Entourage, sus datos existentes se importarán la primera vez que ejecute Entourage.)

Importación de una libretade direccionesNo existe nada más doloroso que tener que volver a crear una libreta de direcciones simplemente porque ha cambiado programas o ha actualizado a una nueva versión. Por fortuna, Entourage puede importar datos de contactos de muchos programas.

Para importar una libreta de direcciones existente:

1. Seleccione Archivo > Importar.

Aparece el asistente Importar, desplegando la pantalla Inicio de la importación (figura 22.1).

2. Seleccione una de estas opciones:

Información de Entourage de un ▲

archivo o una versión anterior. Si decidió no importar datos de una versión exis-tente de Entourage durante la instalación de Off ice 2008, puede hacerlo ahora. Esta opción también es útil si ha creado un archivo en otro equipo (como una laptop) que quiere importar en esta copia de Entourage.

Información de otra aplicación. ▲ Seleccione esta opción para importar datos de Apple Mail o Qualcomm Eudora.

Figura 22.1 En la primera pantalla del asistente para Importar, seleccione una opción de importación y después haga clic en el ícono de fl echa hacia la derecha.

Haga clic para continuar

Adició

n de co

ntacto

s

381

Microsoft Entourage: Libreta de direcciones

Contactos o mensajes de un archivo ▲

de texto. Para cualquier otra aplicación de correo electrónico, utilería o base de datos en que ha almacenado registros de contactos, seleccione esta opción si puede exportar los datos como archivo de texto delimitado por comas o tabuladores o como archivo MBOX.

Haga clic en el ícono de flecha a la derecha para continuar.

3. Dependiendo de la opción seleccionada en el paso 2, se le pedirá que seleccione el programa desde el que se importará, que seleccione el archivo de datos que se importará, o espe-cifique los tipos de datos que se importarán (figura 22.2). Siga las instrucciones de las pantallas restantes.

Sugerencias ✔

Si se le pregunta qué elementos quiere

importar, asegúrese de que esté marcado Contactos (se trata de sus datos de dirección). Dependiendo del método de importación que haya seleccionado, también puede importar otros datos compatibles de Entourage, como eventos de calendario y correo.

Hay programas y utilerías que pueden exportar

en varios formatos. Algunos formatos son más fáciles de importar en Entourage que otros.

MBOX es el formato de archivo en que

Entourage almacena sus datos. Cuando seleccione importar otros datos de programa en este formato, debe observar que no todos los archivos MBOX se crean igual. Si los datos no se importan de forma correcta, trate de exportarlos con uno de los formatos de texto delimitado.

Tenga mucho cuidado de no importar dos veces

un tipo de datos. Eliminar cientos o miles de mensajes y registros de contactos duplicados puede ser una tarea difícil. (Si termina con duplicados, una táctica consiste simplemente en eliminar Office 2008 y después reinstalarlo.)

Figura 22.2 Si importó datos de Mail o Eudora, puede especificar los tipos de datos que se importarán.

Adi

ció

n d

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s

382

Capítulo 22

Creación de registros de contactos a partir de mensajes de correo electrónicoPuede extraer direcciones de correo electrónico de mensajes recibidos y usarlos como base para nue-vos registros de contacto.

Para crear el registro de contacto a partir de un mensaje recibido:1. Elija una de las siguientes opciones:

Seleccione el encabezado de mensaje en la ▲

lista de mensajes y elija Mensaje > Agregar a

Libreta de direcciones (o#C).

Use ▲ C-clic en el encabezado del men-saje, en la lista de mensajes, y seleccione Agregar remitente a la Libreta de direc-ciones, del menú desplegable que aparece (figura 22.3).Seleccione el encabezado del mensaje en la ▲

lista, use C-clic en cualquier dirección de correo electrónico, en la sección de enca-bezado del mensaje. Seleccione Agregar a la Libreta de direcciones, del menú desple-gable que aparece (figura 22.4). También puede seleccionar otros destinatarios, no sólo el remitente. (Si ya existe el registro de un contacto con la dirección seleccionada, no se mostrará Agregar a la Libreta de direc-ciones en el menú desplegable.)

Aparece el registro del contacto para la nueva entrada en la libreta de direcciones.

2. Llene toda la información adicional que desee para la persona, compañía u organización (figura 22.5). Haga clic en las pestañas para ir de una sección a otra.


Sin modificación. ▲ Haga clic en el cuadro para cerrar (la X roja).Modificaciones. ▲ Guarde sus cambios al

seleccionar Archivo > Guardar (#S). Si tan sólo cierra un registro modificado, apare-cerá un cuadro de diálogo que le pregunta si quiere guardarlo.

Figura 22.3 Puede usar C-clic en el encabezado de un mensajey seleccionar Agregar remitentea la Libreta de direcciones.

Encabezadode mensaje

Figura 22.4 Puede usar C-clic en cualquier dirección nueva desplegada en la parte superior del panel Vista previay seleccionar Agregar a la Libreta dedirecciones.

Figura 22.5 Inserte información adicional para el nuevo registro de contacto.

Adició

n de co

ntacto

s

383

Microsoft Entourage: Libreta de direcciones

Creación manual de nuevos registrosTambién puede crear nuevos registros de contacto desde cero.

Para crear un nuevo registro de contacto:


Si la ventana Libreta de direcciones está ▲

desplegada, haga clic en el ícono Nuevo de

la barra de herramientas o presione #N.

Sin importar la parte de Entourage que esté ▲

desplegada, seleccione Archivo > Nuevo > Contacto o haga clic en la flecha hacia abajo que se encuentra a un lado del ícono Nuevo, de la barra de herramientas, y seleccione Contacto (figura 22.6).

Aparece el cuadro de diálogo Crear contacto (figura 22.7).

2. Inserte la información básica para el contacto.


Si ha terminado de insertar la información, ▲

seleccione Archivo > Guardar (#S). Si tan sólo cierra el nuevo registro, aparecerá un cuadro de diálogo preguntándole si quiere guardarlo.

Si quiere insertar información adicional, ▲

haga clic en el botón Más. Aparece el regis-tro completo del individuo (véase la figura 22.5). Inserte cualquier información que desee, y haga clic en las pestañas para ver otras secciones del registro.

Cuando haya terminado, seleccione

Archivo > Guardar (#S). Si tan sólo cierra el registro nuevo, aparece un cuadro de diá-logo que le pregunta si quiere guardarlo.

Figura 22.7 Inserte información de contacto esencial en el cuadro de diálogo Crear contacto.

Agrega otrainformación

Ícono Nuevo de la barra de herramientas

Figura 22.6 Puede crear un registro de contacto al hacer clic en la fl echa hacia abajo que se encuentra a un lado del ícono Nuevo y seleccionar Contacto.

384

Capítulo 22El

imin

ació

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nta

cto

s

Eliminación de contactosExisten varias formas de eliminar permanente-mente registros de contacto de la libreta de direc-ciones de Entourage.

Para eliminar contactos:

1. Cambie a la libreta de direcciones al hacer clic en el ícono Libreta de direcciones, en la esquina superior izquierda de la ventana de Entourage (figura 22.8), seleccionar Ver > Ir a > Libreta de

direcciones, o presionar #2.

2. En la lista de contactos, seleccione uno o más de los registros de contacto que se habrán de

eliminar. (Puede usar s-clic para

seleccionar registros contiguos o #-clicpara seleccionar registros no contiguos.)

3. Haga clic en el ícono Eliminar, de la barra de herramientas (figura 22.9), seleccione Edición > Eliminar contacto (o Eliminar elementos

seleccionados), y presione D o #D.

Aparece un cuadro de diálogo de confirmación (figura 22.10).


Para eliminar los contactos seleccionados, ▲

haga clic en el botón Delete.

Si cambia de opinión, haga clic en el botón ▲

Cancelar.

Sugerencias ✔

Si un registro de contacto está abierto en su

propia ventana, puede eliminarlo al seleccio-nar Edición > Eliminar contacto, o presionar

#D.

También puede usar C-clic en variosregistros seleccionados en una lista de con-tacto, y seleccionar Eliminar contactos (o Eliminar elementos seleccionados) del menú desplegable que aparece.La eliminación de un registro de contacto

es una acción inmediata y permanente. Los registros eliminados no se mueven a la carpeta Elementos eliminados.

Figura 22.8 Haga clic en el segundo ícono paratrabajar con la libreta de direcciones.

Figura 22.10 Las eliminaciones de registro deben confirmarse.

Figura 22.9 Haga clic en el ícono Eliminar, de la barra de herramientas, para eliminar los registros seleccionados.

Sugerencias para guardarregistros de contacto

En Entourage 2004, los registros de contacto abiertos tienen un ícono Guardar, en la barra de herramientas. Para agregar este ícono a los registros de contacto de Entourage 2008, abra un registro de contacto, seleccione Ver > Personalizar la barra de herramientas, arrastre el ícono Guardar a un lugar de la barra de herra-mientas del registro y haga clic en Aceptar.

Para indicar a Entourage que guarde auto-máticamente registros de contacto nuevos o modificados, edite cualquier registro y cierre su ventana sin guardar. En el cuadro de diálogo de confirmación que aparece, haga clic en la casilla de verificación Guardar siempre los cambios sin preguntar. (Para restaurar el comportamiento original de Guardar, seleccione Entourage > Preferencias, elija Notificación, en la sección General, de Preferencias, y haga clic en el botón Restablecer diálogos de confirmación.)

385

Microsoft Entourage: Libreta de direccionesEdició

n de reg

istro de co

ntacto

s

Edición de registrode contactosEn ocasiones las personas cambian de domicilio, de trabajo, u obtienen nuevas direcciones de co-rreo electrónico. Usted tiene la libertad de agregar o cambiar los registros de sus contactos.

Para editar información de contacto:1. Cambie a la Libreta de direcciones.

2. En la lista de contactos, haga doble clic en el contacto que quiere editar.

El registro de contacto seleccionado se abre en su propia ventana.

3. Haga clic en una pestaña, en la parte supe-rior de la ventana, para seleccionar el tipo de información que quiere editar (figura 22.11), y después haga los cambios deseados.

4. Si lo prefiere, haga clic en otras pestañas para hacer cambios adicionales. Cuando haya termi-nado de editar, seleccione Archivo > Guardar

(#S).

Sugerencias ✔Puede sincronizar sus contactos y los eventos

de calendario con un iPod, iPod Touch o iPhone al usar iTunes o Sync Services. Para conocer las instrucciones, consulte “Sincronización de Entourage con un iPod”, en el capítulo 20.

Como ayuda para identificar mejor a las perso-

nas, puede almacenar una imagen como parte de cualquier registro de contacto (figura 22.11). Abra el registro, haga clic en la pestaña Personal y arrastre el ícono de cualquier archivo de ima-gen en el cuadro gris. Para eliminar una imagen, arrástrela a la Papelera.

Varias pestañas contienen campos

Personalizados. Puede cambiar el nombre de un campo personalizado al hacer clic en la etiqueta Personalizada (figura 22.12). Asigne un nombre al campo, en el cuadro de diálogo Modificar etiqueta personalizada (figura 22.13). Ahora el nuevo nombre de campo apa-recerá en todos los registros de contacto.

Figura 22.12 Haga clic en la etiqueta del campo,para cambiar su nombre.

Campo personalizadoCampo personalizado

Figura 22.11 Haga clic en las diversas pestañas paradesplegar y editar datos de contacto.

Figura 22.13 Cambie el nombre del campopersonalizado y haga clic en Aceptar.

386

Capítulo 22Ta

rjet

as d

e pr

esen

taci

ón

ele

ctró

nic

as

Tarjetas de presentación electrónicas (vCards)En ocasiones puede recibir tarjetas de presenta-ción electrónicas (vCards) como datos adjuntos a un correo electrónico. Se reconocen por la ex-tensión de su nombre de archivo .vcf. Entourage puede leer y crear nuevos registros de contactos de vCards. También puede mandar registros de con-tacto por correo electrónico a otros como datos adjuntos vCard.

Para agregar a la libreta de direcciones una vCard recibida:

1. Seleccione el encabezado de mensaje en la lista de mensajes. Si es necesario, haga clic en el trián-gulo Datos adjuntos, para abrir el panel Datos adjuntos y desplegar la vCard (figura 22.14).

2. Haga doble clic en el archivo de datos adjuntos de la vCard.

Es posible que aparezca un mensaje de adver-tencia. Si es así, haga clic en el botón Abrir. Se abre el nuevo registro de contacto que contiene los datos vCard.

3. Haga los cambios necesarios a los datos de con-

tacto, y seleccione Archivo > Guardar (#S).

La vCard se agrega a su Libreta de direcciones como un nuevo registro de contacto.

Sugerencias ✔

Existe otra forma de agregar una vCard recibida

a su libreta de direcciones. Abra el mensaje de correo electrónico en su propia ventana, cambie a la sección Libreta de direcciones de Entourage, y arrastre el archivo de datos adjun-tos vCard a la lista de contactos.

También puede recibir vCards como archivos en

un disco (figura 22.15) en lugar de datos adjun-tos de correo electrónico. Para crear un nuevo registro de esa vCard, abra Entourage, cambie a la sección Libreta de direcciones y arrastre el ícono de archivo vCard a la lista de direcciones.

Panel de datos adjuntos

Figura 22.14 Un archivo de datos adjuntos vCard (.vcf ) en un mensaje entrante se muestra en el panel Datos adjun-tos, como cualquier otro archivo correspondiente.

Archivo vCard

Figura 22.15 Éste es un ejemplo de un ícono de archivo vCard.

387

Microsoft Entourage: Libreta de direccionesTarjetas de presen

tación

electrón

icas

Para mandar una vCard por correo electrónico:

1. Cambie a la sección Libreta de direcciones de Entourage. En la lista de contactos, seleccione el registro de contacto que quiere mandar como vCard.

Puede seleccionar su propio registro o cualquier otro registro en la Libreta de direcciones.

2. Seleccione Contacto > Reenviar como vCard

(#J).

Se abre un nuevo mensaje de correo electró-nico que contiene el archivo vCard como datos adjuntos.

3. Llene la información de dirección y el cuerpo del mensaje. (El Asunto ya está incluido, aunque tiene la libertad de cambiarlo.) Puede agregar otros datos adjuntos, si lo desea.

El registro de dirección seleccionado se incluye en el panel Datos adjuntos como un archivo vCard (figura 22.16).

4. Para enviar el mensaje, haga clic en el ícono Enviar, que se encuentra en la parte superior de la ventana de mensajes.

Sugerencias ✔

Para enviar varios registros de contacto como vCards, simplemente seleccione todos los regis-tros deseados de la lista de contactos, antes de seleccionar Contacto > Reenviar como vCard.

También tiene la opción de enviar un registro

de contacto como vCard al arrastrar elregistro de la lista de contactos a un mensaje de correo electrónico abierto. (Observe que cualquier archivo arrastrado a un mensaje de correo electrónico se trata automáticamente como datos adjuntos.)

Figura 22.16 El registro de contacto seleccionado se agrega como datos adjuntos vCard a un nuevo mensaje.

Archivo de datos adjuntos vCardÍcono Enviar

388

Capítulo 22Ad

ició

n de

dir

ecci

one

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un

corr

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lect

róni

co

Adición de direcciones a un correo electrónico desdela Libreta de direccionesEn el capítulo 21 aprendió los métodos más comu-nes de agregar direcciones a correo electrónico. También puede agregar direcciones a correo elec-trónico directamente de la Libreta de direcciones.

Para agregar direcciones a un correo electrónico desde la Libretade direcciones:

1. Cambie a la sección Libreta de direcciones de Entourage.

2. En la lista de contactos, seleccione la persona o las personas a quienes quiere enviar el mensaje.


Seleccione Contacto > Nuevo mensaje para ▲

(#R).

Use ▲ C-clic en cualquier registro de contacto seleccionado y seleccione Nuevo mensaje para, del menú desplegable que aparece.

Se abre una nueva ventana de mensaje, con las direcciones de los contactos seleccionados.

Sugerencias ✔

Para reordenar contactos en las secciones Para,

Cc y Cco del panel de direcciones, arrastre los contactos adonde los quiera.

También puede colocar direcciones en mensa-

jes al arrastrar registros de contacto de la lista de direcciones en el área Para, Cc o Cco, del panel de direcciones de un mensaje saliente.

Sin importar cómo esté creando un mensaje, tal

vez sea conveniente tener desplegada la lista de direcciones cuando selecciona destinatarios. Abra el panel de direcciones de un mensaje saliente y haga clic en el ícono Libreta de direc-ciones (figura 22.17). Para agregar un nuevo destinatario, haga clic en el área Para, Cc o Cco,

y haga doble clic en el nombre, en la lista de direcciones. También puede arrastrar nombres de esta lista al panel de direcciones.

Si tiene una cuenta de Microsoft Exchange

Server, también puede abrir las libretas de direcciones que ha creado en el servidor, además de las libretas de direcciones de otros usuarios de Exchange. Seleccione la libreta de direcciones que quiera usar de la lista desplega-ble (figura 22.17).

Ícono Libreta de direcciones (muestra u oculta la lista de direcciones) Lista de direcciones

Figura 22.17 Cuando coloque una dirección para enviar correo electrónico, tiene la opción de desplegar su lista de direcciones.

Abra una libreta de direcciones en un Servidor Exchange

389

Microsoft Entourage: Libreta de direccionesCreació

n de g

rupo

s de con

tacto

Creación de gruposde contactoSi envía regularmente correo electrónico al mis-mo conjunto de personas, puede definir un grupo

para éste. Los nuevos correos electrónicos pueden entonces enviarse al nombre del grupo en vez de a direcciones individuales de correo electrónico.

Para crear un grupo de contactos:

1. Seleccione Archivo > Nuevo > Grupo, o haga clic en el ícono Nuevo, en la barra de herra-mientas, y seleccione Grupo.

Aparece una ventana Grupo sin título (figura 22.18).

2. Inserte un nombre para el grupo, en el cuadro Nombre de grupo.

3. Para agregar un miembro al grupo, haga clic en el botón Agregar o en el cuadro de lista de miembros.

4. Comience a escribir el nombre o el correo elec-trónico de la persona. Aparece una lista desple-gable de contactos coincidentes (figura 22.19), hecha de registros en la Libreta de direcciones y de personas con las que ha intercambiado correo electrónico recientemente.


Seleccione una persona o compañía de la ▲

lista.

Para agregar una persona que no está en ▲

su Libreta de direcciones, escriba el correo electrónico completo.

6. Para agregar más miembros al grupo, repita los pasos 3 al 5.

7. Opcional: Para evitar el despliegue de las direc-ciones de correo electrónico de los miembros de grupos, haga clic en No mostrar direcciones cuando se envíen mensajes al grupo.

8. Haga clic en el botón cerrar (la X roja). Si aparece un cuadro de diálogo de confi rmación, haga clic en Guardar.

Figura 22.18 Especifique los miembros del grupo en la ventana Grupo.

Agrega un miembro

Aquí se muestran los miembros de grupo

Nombre de grupo

Figura 22.19 Muchos miembros de grupo pueden agre-garse al seleccionar nombres de una lista desplegable.

Nombre del grupo

Figura 22.20 Agregar un mensaje al nombre del grupo es equivalente a especifi car sus miembros como destinatarios.

El grupo se agrega como un registro de con-tacto nuevo. Al agregar el grupo a un correo, inserte el nombre del grupo en el cuadro Para, Cc o Cco del panel de direcciones del mensaje (figura 22.20).

390

Capítulo 22Im

pres

ión

de

la L

ibre

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recc

ion

es

Impresión de la Libreta de direccionesMediante el comando Imprimir, puede imprimir un registro de contacto, registros seleccionados o todos los registros (en formato de lista telefónica o de libreta de direcciones).

Para imprimir registros de contacto:

1. Cambie a la sección Libreta de direcciones.

2. Opcional: Para imprimir sólo ciertos registros, selecciónelos en la lista de contactos.

Seleccione un solo registro, o use #-clic o

s-clic para seleccionar varios registros.



4. Seleccione la impresora que habrá de usarse, en la lista desplegable Impresora.

5. Del menú desplegable Imprimir, seleccione lo que quiere imprimir: Contactos seleccionados, Todos los contactos o Contactos marcados.

6. Seleccione un formato de impresión (Libreta de direcciones o Lista de teléfonos) del menú desplegable Estilo.

7. Si la impresión se usará en un organizador per-sonal, como Day Runner, seleccione un estilo del menú desplegable Formulario.

8. Para revisar o cambiar las opciones de impre-sión, haga clic en el botón Diseño. En el cuadro de diálogo Diseño de impresión (figura 22.22), decida cualquier cambio necesario y haga clic en Aceptar.

9. Indique el número de copias que se impri-mirá, si deben intercalarse las copias (cuando imprime varias copias), o si quiere imprimir todas las páginas o un rango de ellas.

10. Si necesita especificar una orientación de papel diferente, haga clic en Configurar página.

11. Haga clic en Imprimir para generar la impresión.

Figura 22.21 Seleccione opciones de impresión y haga clic en Imprimir.

Área Vista rápida

Figura 22.22 Las opciones de impresión especiales se defi-nen en el cuadro de diálogo Diseño de impresión.

391

Microsoft Entourage: Libreta de direccionesIm

presión

de la Libreta de direccion

es

Sugerencias ✔

Puede usar los mismos procedimientos de

Imprimir cuando se abre un registro de con-tacto en su propia ventana.

Para obtener una idea de la manera en que se

verá la impresión, haga clic en la casilla de veri-fi cación Mostrar vista rápida. La vista previa cambia a medida que selecciona las opciones de impresión. Haga clic en los botones de flecha que se encuentran debajo del cuadro Vista rápida, para revisar otras páginas, si las hay.

Al igual que con otros programas de OS X,

puede crear un archivo PDF ( formato de docu-mento portátil, Potable Document Format) de una impresión de contactos. Para guardar la impresión como un archivo PDF, haga clic en el botón PDF (figura 22.23) y seleccione Guardar como PDF. O haga clic en el botón Vista previa para crear un archivo PDF temporal que se abrirá en la vista predeterminada (Vista previa o Adobe Reader).

Figura 22.23 Además de Guardar como PDF, están dispo-nibles muchas otras opciones de PDF en el cuadro de diá-logo Imprimir (se muestra OS X 10.5.6/Leopard).

Calen

dario

Calendario

23

393

Entourage proporciona un calendario que se usa

para registrar citas y eventos futuros, ya sea que

ocurran una o varias veces. Puede programar re-

cordatorios para eventos, enviar y recibir invitacio-

nes de juntas y ver su calendario de varias formas.

Los eventos futuros también pueden verse en My

Day, un nuevo programa de utilería introducido

en Office 2008 (consulte el capítulo 27). Y si tiene

una cuenta de Exchange Server, puede crear y ver

calendarios adicionales que se almacenan en el

servidor (consulte el capítulo 28).

Vist

a de

l ca

len

dari

o

394

Capítulo 23

Vista del calendarioTiene la opción de cambiar el despliegue del ca-lendario de varias formas: mostrando un día, una semana laboral, una semana o un mes a la vez; ocultando o mostrando el panel Tareas pendientes; o desplegando sólo una lista de eventos en lugar de un calendario. Además de configurar una vista, puede seleccionar una fecha particular o un rango de fechas que quiera usar.

Para cambiar la vista del calendario:

1. Cambie al calendario al hacer clic en su ícono, haga clic en Calendario, en la barra Favoritos, al seleccionar Ver > Ir a > Calendario, o presionar

#3.

El panel Vistas contiene una lista de vistas per-sonalizadas de calendario. Debajo se encuentra un calendario reducido. A la derecha está la

Figura 23.1 Para ver el calendario, haga clic en el ícono Calendario.

Ícono Calendario Ver Fecha Lista de Tareas pendientesAbre My Day

Vistaspersonalizadas

Evento

Calendarioreducido

Panel de vistas

Barra Favoritos

Íconos de vista

vista de calendario actual (mostrando eventos para el día, semana laboral, semana o mes), y en el extremo derecho se encuentra el panel Tareas pendientes (figura 23.1).

Vista del calendario

395

Microsoft Entourage: Calendario

2. Para cambiar la vista actual, elija una de las


Haga clic en el ícono Día, Semana laboral, ▲

Semana o Mes.

Seleccione un comando del menú ▲

Calendario (figura 23.2).

Se despliega el rango de la fecha actual al usar la nueva vista. La vista activa se indica con un ícono de barra de herramientas oscurecido.

Sugerencias ✔

El despliegue del panel Tareas pendientes ■

es opcional. Para que aparezca, haga clic en el ícono Tareas pendientes, en la barra de herramientas, o seleccione Calendario > Tareas

pendientes (o#T). Use el comando de nuevo para ocultar el comando.

Para desplegar sólo la lista de eventos de ■

la vista actual (figura 23.3), seleccione

Calendario > Lista (C#0). Para regresar a la vista de calendario normal, haga clic en un ícono de la barra de herramientas, o seleccione un comando de Calendario.

También puede desplegar una ■ vista personali-

zada en forma de lista (figura 23.4), al seleccio-narla del panel Vistas, en la parte izquierda de la ventana. Para regresar a la vista normal, haga clic en Calendario, en la lista de carpetas o en la barra Favoritos.

En algunos casos, tal vez no pueda leer el texto ■

completo de un evento con una sola mirada al calendario. Sin embargo, si descansa el cursor en el evento por un par de segundos, se desple-gará el texto completo.

Figura 23.3 Seleccione Calendario > Lista para ver la lista de eventos del periodo seleccionado.

Figura 23.2 Puede cambiar la vista actual al seleccionar un comando del menú Calendario.

Figura 23.4 Para ver una lista de eventos futuros, seleccione una vista personalizada. Aquí se muestra la vista Próximos 7 días.

Vist

a de

l ca

len

dari

o

396

Capítulo 23

Para ver una fecha específica:Para seleccionar una fecha que desea ver, ◆ elija


Haga clic en las flechas hacia la izquierda y la ▲

derecha que se encuentran arriba de la lista de calendario, para desplazarse hasta que la fecha deseada esté visible (figura 23.5).

Haga clic en las flechas hacia la izquierda ▲

y la derecha que se encuentran arriba del calendario reducido, para desplazarse hasta que la fecha que desea esté visible. (Si mantiene presionado el botón del ratón sobre cualquiera de las fl echas, el calendario se desplazará rápidamente entre los meses.) Haga clic en la fecha deseada.

Seleccione Calendario > Anterior ( ▲ #[) o

Calendario > Siguiente (#]) para ver el día, semana laboral, semana o mes siguiente o anterior (dependiendo de la vista actual).

Para ir a una fecha específica, haga clic en el ▲

ícono Ver fecha, en la barra de herramien-tas, o seleccione Calendario > Ver fecha

(s#T). En el cuadro de diálogo Ver fecha, que aparece (figura 23.6), escriba una fecha o selecciónela del calendario desplegable. Haga clic en Aceptar.

Para desplegar la fecha de hoy, haga clic en el ▲

ícono Hoy, en la barra de herramientas, selec-cione Calendario > Ir a Hoy, presione #T, o haga clic en el ícono Ver fecha y haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Ver fecha. (La fecha predeterminada siempre es hoy.)

La fecha seleccionada se despliega en la vista actual.

Sugerencias ✔

Para restringir el calendario de modo que mues- ■

tre un rango de fechas particular, seleccione al arrastrar de una a seis semanas en el calendario reducido (figura 23.7). A diferencia de otros métodos de selección de fecha, éste cambia la vista para coincidir con el número de semanas seleccionado.

Puede hacer más ancho el panel Vistas para ■

desplegar un par de calendarios reducidos. Arrastre el borde que se encuentra a la derecha del panel de la lista de carpetas.

Figura 23.7 Para ver un rango específico de fechas (hasta seis semanas), seleccione al arrastrar sobreel rango en el calendario reducido.

Rango de fecha seleccionado

Figura 23.5 Haga clic en un ícono de fl echa hacia adelante o hacia atrás para desplazarse. La cantidad movida (un día, semana o mes) se determina por la vista de calendario en efecto.

Figura 23.6 Puede seleccionar una fecha particular para ver o elegirla del calendario desplegable en el cuadro de diá-logo Ver fecha.

397

Microsoft Entourage: CalendarioA

dición

de evento

s

Adición de eventosComo es de esperar, existen varias formas de regis-trar nuevos eventos de calendario.

Para crear un evento de calendario estándar:


Cuando esté en la vista Calendario, haga clic ▲

en el ícono Nuevo, de la barra de herramien-

tas, o presione #N.

Cuando vea cualquier parte de Entourage, ▲

haga clic en la fl echa hacia abajo, a un lado del ícono Nuevo, en la barra de herramien-tas, y seleccione Evento del calendario, del menú desplegable.

Seleccione Archivo > Nuevo > Evento de ▲

calendario.

En el calendario, haga doble clic en la fecha ▲

u hora del evento.

Si primero selecciona la fecha del evento en la vista Mes, el evento estará predeterminado a esa fecha.

2. En la ventana de eventos que aparece (figura 23.8), inserte la información del evento.

3. Para asignar una categoría al evento o asociarlo con un proyecto:

Seleccione una categoría o proyecto del ▲

ícono Categorías o Proyectos de la barra de herramientas.

Seleccione Edición > Categorías o Edición > ▲

Proyectos, y después seleccione una catego-ría o proyecto del submenú.

4. Para establecer las fechas de comienzo y fin, escriba las fechas en los campos apropiados. O haga clic en el ícono de calendario, a la derecha de cada campo de fecha, y seleccione una fecha.

5. Dependiendo del tipo de evento, elija una de las


Evento programado. ▲ Establezca los tiem-pos de comienzo y fin al escribir o hacer

Figura 23.8 Inserte la información de evento.

clic en las flechas hacia arriba y hacia abajo. O puede establecer la hora de comienzo y después especificar una duración.

Evento de día completo. ▲ Haga clic en la casilla de verificación Día completo.


398

Capítulo 23A

dici

ón

de

even

tos

6. Si este evento ocurrirá más de una vez, selec-cione un programa periódico del menú desple-gable Tiene lugar. Para establecer un programa diferente, seleccione Personalizar, especifique los detalles de programa en el cuadro de diálogo Evento periódico (figura 23.9) y haga clic en Aceptar.

7. Opcional: Para incluir la duración de un viaje en el programa del evento, haga clic en la casilla de verificación Duración del viaje, especifique la cantidad de tiempo y seleccione una opción del menú desplegable del extremo derecho.

8. Opcional: Para que se haga un recordatorio del evento antes de que suceda, haga clic en la casilla de verificación Aviso y especifique el número de minutos, horas o días que quiere que se le recuerde antes del evento.

Al tiempo determinado, el aviso de Office se abrirá (figura 23.10). Para información al res-pecto, ve “Para responder a un aviso” posterior-mente en este capítulo

9. Guarde el evento al seleccionar Archivo >

Guardar o al presionar #S.

El evento se agrega al calendario.

Sugerencia ✔

Para crear rápidamente un evento de día ■

completo, haga clic en el área que se encuentra inmediatamente debajo de la fecha, en la vista de calendario actual (figura 23.11).

Para crear un evento de calendarioa partir de un elemento de Entourage:

1. Seleccione un elemento (como una nota o men-saje de correo electrónico), y elija Herramientas > Vincular a nuevo > Evento del calendario.

2. Inserte la información de evento (como se des-cribió antes).

Figura 23.9 Si se trata de un evento recurrente, puede especificar un patrón periódico personalizado y una fecha final.

Figura 23.11 Cree un evento de día completo al hacer clic direc-tamente debajo de la fecha.

Figura 23.10 Como opción, puede hacer que se le recuerde antes de un evento futuro.

Sugerencia ✔

También puede vincular elementos de ■

Entourage con un evento programado, al selec-cionar Herramientas > Vincular a existente > Evento del calendario.

399


dición

de evento

s

Para crear un evento de Calendarioa partir de una fecha en un registrode contacto:

1. Cambie a la Libreta de direcciones, al hacer clic en su ícono, en la esquina superior izquierda de la ventana de Entourage, seleccione Ver > Ir a

Libreta de direcciones, o presione #2.

2. Haga doble clic en el registro de contacto para abrirlo en su propia ventana.

3. Haga clic en la pestaña Personal u Otro (la que contenga el campo de fecha que quiera agregar al calendario).

4. Haga clic en el ícono de calendario, a un lado del campo de fecha, y seleccione Agregar al calendario, del menú desplegable (figura 23.12). Si se le pide, guarde el registro decontacto.

Se abre una nueva ventana de evento (figura 23.13) que contiene información necesaria para agregar la fecha como un nuevo evento anual.

5. Haga los cambios necesarios, guarde el evento

al seleccionar Archivo > Guardar (#S) y cierre la ventana de evento.

Sugerencia ✔

Para ver eventos anuales creados a partir de ■

los registros de contacto (como cumpleaños y aniversarios), además de otros eventos anuales que ha agregado al calendario, haga clic en la vista personalizada Periodicidad anual, en el panel Vistas.

Ícono Calendario

Figura 23.12 Agregue la fecha al calendario.

Figura 23.13 Se crea automáticamente un nuevo evento para la fecha. Edítelo como desee y guarde el evento.

400

Capítulo 23M

odi

fica

ció

n d

e ev

ento

s

Modificación de eventosPuede editar cualquier aspecto de un evento guar-dado, como cambiar su fecha, hora y ubicación.

Para editar un evento:

1. Cambie a la vista Calendario que despliega el evento que quiere cambiar.

2. Para abrir el evento para edición, elija una de las


Haga doble clic en el evento. ▲

Seleccione el evento, y elija Archivo > Abrir ▲

evento (#O).

Use ▲ C-clic en el evento y seleccione Abrir, del menú desplegable que aparece.

3. Si el evento que está editando es parte de una serie periódica, aparece un cuadro de diálogo (figura 23.14). Seleccione una opción y haga clic en Aceptar.

4. En la ventana del evento, haga cualquier cam-bio necesario.

5. Guarde el evento modifi cado al seleccionar

Archivo > Guardar (#S).

Sugerencias ✔

Puede cambiar la fecha u hora programada de ■

un evento al arrastrarlo a su nueva ubicación en el calendario. También puede cambiar un evento de un día al arrastrarlo a una nueva ubicación en el calendario. También puede cambiar un evento de un día a uno basado en horas (o viceversa), al arrastrarlo fuera o dentro del área todo el día (figura 23.15).

Si sólo necesita editar un asunto o la ubicación ■

de un evento, haga clic en el evento en cual-quier vista Calendario y edite el texto.

Figura 23.14 Cuando edite el evento repetido, puede editar sólo la ocurrencia seleccionada o la serie completa de eventos.

Área Día completo Lugares de horas

Figura 23.15 Puede cambiar un evento de un día completo a uno programado al arrastrarlo al lugar de la hora apro-piada. Para cambiar un evento programado en uno de día completo, arrástrelo al área de día completo.

401

Microsoft Entourage: CalendarioElim

inació

n de even

tos

Eliminación de eventosPuede eliminar eventos que ya han pasado o a los que ya no desea dar seguimiento.

Para eliminar un evento de calendario:

1. En la ventana Calendario, cambie a una vista que despliegue el evento que quiere eliminar y selecciónelo.


Haga clic en el ícono Eliminar, en la barra de ▲

herramientas.

Seleccione Edición > Eliminar evento. ▲

Presione ▲ #D o D.

Use ▲ C-clic en el evento y seleccione Eliminar evento, del menú desplegable que aparece.

Aparece un cuadro de diálogo de confirmación. Éste será diferente si corresponde a un evento de una sola vez o a uno periódico.


Si es un evento de una sola vez ( ▲ figura 23.16), haga clic en el botón Eliminar.

Si es un evento periódico ( ▲ figura 23.17), haga clic en un botón de opción para indicar si quiere eliminar todas las repeticiones del evento o sólo ésta, y después haga clic en Aceptar.

Sugerencias ✔

Si un evento se abre en su propia ventana, ■

puede eliminarlo al hacer clic en el ícono Eliminar, en la barra de herramientas, al selec-cionar Edición > Eliminar evento, o al presionar

#D.

Puede instruir a Entourage para que elimine ■

automáticamente eventos de calendario.

Seleccione Entourage > Preferencias (#,), seleccione la categoría Calendario y marque la opción Eliminar eventos no periódicos anteriores a X (figura 23.18). Especifique un periodo y haga clic en Aceptar, para cerrar el cuadro de diálogo.

Tenga cuidado cuando elimine eventos. No hay ■

un comando Deshacer para restaurar eventos eliminados.

Figura 23.16 Debe confi rmar la eliminación de un evento normal de una sola vez.

Figura 23.17 Cuando elimina un evento periódico, puede eliminar sólo la repetición seleccionada o toda la serie de eventos.

Figura 23.18 Si establece esta preferencia, Entourageeliminará automáticamente eventos expirados.

Elimina automáticamente eventos antiguos

402

Capítulo 23R

espu

esta

a a

viso

s

Respuesta a avisosCuando uno o más avisos de eventos han vencido (o han pasado sin manejarse), aparece la ventana Avisos de Office (aunque Office no se está ejecu-tando). Puede manejar avisos de varias formas.

Para responder a un aviso:

1. En la ventana Avisos de Off ice, seleccione el aviso o los avisos que quiera manejar (figura 23.19).

Puede usar s-clic o #-clic para seleccionar varios avisos.


Descartar. ▲ Para aceptar un aviso selec-cionado y descontinuar más avisos, haga clic en Descartar. El aviso seleccionado se elimina de la ventana Avisos de Office.

Descartar todo. ▲ Para descartar todos los elementos de la lista de forma simultánea, mantenga presionado el botón del ratón mientras hace clic en Descartar, y selec-cione Descartar todo, del menú desplegable que aparece. Todos los avisos se eliminan y se cierra Avisos de Office.

Posponer. ▲ Para pedir que un aviso se presente nuevamente en una hora o fecha posterior, haga clic en Posponer y seleccione un periodo del menú desplegable.

Abrir el elemento. ▲ Para editar un evento, haga doble clic en su aviso.

No haga nada. ▲ Cierre la ventana Avisos de Offi ce al hacer clic en su cuadro de cerrar o al seleccionar Archivo > Cerrar.

3. Para manejar otros avisos desplegados, repita los pasos 1 y 2.

Sugerencias ✔

El descarte de un aviso no elimina su evento del ■

calendario. Siga las instrucciones de la sección anterior para eliminarlo.

Puede seleccionar comandos adicionales de los ■

menús de Avisos de Office o al usar C-clic en un elemento (figura 23.20).

Si sólo quiere cerrar la ventana Avisos de Office, ■

no es necesario cerrarla. Puede hacer clic en su botón de minimizar (amarillo) para que pase al Dock.

Figura 23.20 Puede usar la ventana de Avisos de Office para asociar un proyecto o categoría con un evento selec-cionado.

Figura 23.19 Puede administrar uno (arriba) o varios (abajo) avisos.

Un aviso seleccionado

Dos avisosseleccionados

403

Microsoft Entourage: CalendarioEn

vío de in

vitacion

es y respuesta a éstas

Envío de invitacionesy respuesta a éstasPuede usar Entourage para enviar invitaciones a eventos por correo electrónico y para responder a invitaciones que recibe de otros.

Para invitar a otros a un evento:

1. Cambie a la ventana Calendario. Haga doble clic en el evento para abrirlo en una ventana separada (figura 23.21).

Si es un evento periódico, indique en el cuadro de diálogo que aparece si quiere editar sólo esta repetición o toda la serie de eventos (véase la figura 23.14).

2. Haga clic en el ícono Invitar, en la barra de herramientas.

3. En el panel de direcciones (figura 23.22), espe-cifi que las personas a las que quiere enviar una invitación. Cierre el panel.

Se despliega la invitación de evento completa.

4. Si tiene varias cuentas de correo electrónico, haga clic en la lista desplegable De, para selec-cionar la cuenta que quiere usar para enviar la invitación.

5. Edite la invitación como lo desee.

Por ejemplo, para cambiar el evento de día completo para que abarque sólo un lapso espe-cífi co, quite la marca de la casilla de verifi ca-ción Día completo. Observe que también puede adjuntar archivos, si lo desea.

6. Haga clic en Enviar ahora, en la barra de herra-mientas, para mandar la invitación por correo electrónico a la persona designada.

7. Los destinatarios reciben un mensaje al que pueden responder, si usan Entourage, al hacer clic en el texto Aceptar, Declinar o Tentativo (figura 23.23) o en el ícono equivalente de la barra de herramientas (figura 23.24). Entonces Entourage manda la respuesta a la persona que envió las invitaciones.

Los destinatarios que no usan Entourage o un cliente de correo electrónico compatible, como Outlook, pueden responder con un mensaje de correo electrónico normal.

Figura 23.21 Para invitar a otros para que acudan a un evento, haga clic en el ícono Invitar, en la barra de herramientas.

Ícono Invitar

Figura 23.22 Agregue destinatarios de invitación, como lo haría con destinatarios de correo electrónico. Para selec-cionar personas de su libreta de direcciones, haga clic en el ícono Libreta de direcciones.

Panel de direcciones

Figura 23.23 Los destinatarios que usan Entourage pueden responder a una invitación al hacer clic en un vínculo de texto.

Figura 23.24 Si una invitación se abre en su propia ventana, un usuario de Entourage puede responder al hacer clic en uno de estos íconos de la barra de herramientas.

404

Capítulo 23En

vío

de

invi

taci

on

es y

res

pues

ta a

ést

as

Sugerencias ✔

Los destinatarios de las invitaciones pueden ■

cambiar de opinión en cualquier momento, al abrir de nuevo el mensaje de invitación y hacer clic en un ícono de respuesta diferente.

Para cancelar una invitación que ya ha enviado, ■

abra el evento y haga clic en el ícono Cancelar invitación, en la barra de herramientas. Los par-ticipantes dejarán un mensaje de cancelación.

Si es la persona que envió las invitaciones, ■

puede revisar las respuestas (figura 23.25) al abrir el evento y hacer clic en el texto Ver estado de asistentes, debajo de la barra de herramientas.

Si el correo electrónico de su organización se ■

maneja con un servidor Exchange, puedeseñalar a delegado para administrar sus men-sajes, invitaciones y eventos de calendario en el servidor. Para conocer más detalles, consulteel capítulo 28.

Figura 23.25 Puede revisar las respuestas a la invitación en la ventana Estado de los asistentes.

405


dición

y elimin

ación

de días festivos

Adición y eliminaciónde días festivosEl calendario predeterminado no incluye días festivos. Si lo desea, puede importar días festivos específicos de una religión o un país, agregándo-los como nuevos eventos. También puede decidir después si quiere quitar todas o sólo algunas de estas festividades.

Para agregar fechas festivasal calendario:

1. Seleccione Archivo > Importar.

Aparece el asistente para Importar (figura 23.26).

2. Haga clic en el botón de opción Días festivos. Haga clic en el ícono de flecha hacia la derecha para continuar.

3. Después que Entourage termina de construir la lista de conjuntos de días festivos de países y religiones disponibles, haga sus selecciones al insertar marcas de verificación en las casillas (figura 23.27). Haga clic en el ícono de flecha hacia la derecha para continuar.

4. Haga clic en Finalizar para quitar el cuadro de diálogo.

Figura 23.26 Seleccione Días festivos en la primerapantalla del asistente para Importar.

Figura 23.27 Haga clic en las casillas de verificación de los países y religiones cuyos días festivos quiere importar.

406

Capítulo 23A

dici

ón

y e

lim

inac

ión

de

días

fes

tivo

s

Para eliminar días festivos:

1. Cambie a la vista Calendario.

2. Seleccione Edición > Búsqueda avanzada, o pre-

sione o#F.

Aparece un área Buscar en la parte superior de la ventana de Entourage.

3. Mediante los menús desplegables (figura 23.28), especifi que el conjunto de días festi-vos que quiere eliminar o editar. Seleccione Categoría y, en Es, Día festivo o un conjunto de días.

Aparece la lista de días festivos (figura 23.29).

4. Seleccione los días que quiere eliminar. (Observe que cada día festivo aparece varias veces, representando los diferentes años para los que se agrega al calendario.)

5. Haga clic en el ícono Eliminar, en la barra de herramientas, seleccione Edición > Eliminar, o

presione D o #D.

6. Haga clic en el botón Eliminar, en el cuadro de diálogo de confi rmación que aparece.

7. Para regresar a la vista Calendario normal, haga clic en el botón cerrar (X) (figura 23.29), el ícono Calendario, o Calendario en la barra de herramientas Favoritos.

Sugerencias ✔

Si quiere eliminar ■ todos los días festivos encontrados, seleccione uno, elija Edición >

Seleccionar todo (#A), y después realice la eliminación.

Puede eliminar días festivos individuales ■

(marcados en rojo en el calendario) al seleccio-narlos, y después eliminarlos como lo haría con cualquier otro evento.

Figura 23.28 Establezca el criterio de búsqueda en la categoría Es, después Día festivo o un conjunto de días festivos específi cos.

Figura 23.29 En la lista de resultados, seleccione los días festivos que quiera eliminar.

Cierre la búsqueda

407

Microsoft Entourage: CalendarioIm

presión

de un

calendario

Impresión de un calendarioAl igual que con otros componentes de Entourage, la impresión de un calendario se logra por medio de un cuadro de diálogo Imprimir no estándar (figura 23.30). El cuadro Vista rápida refleja las opciones de impresión seleccionadas.

Para imprimir un calendario:

1. Cambie al calendario.



3. Seleccione la impresora que se usará, en la lista desplegable Impresora.

4. Del menú desplegable Imprimir, seleccione la forma de calendario que le gustaría impri-mir: Calendario diario, Lista del calendario, Calendario semanal y Calendario mensual.

5. Especifique el rango de fechas que se incluirá.

6. Si intenta colocar la impresión en un planea-dor especial, seleccione un estilo de papel del menú desplegable Formulario. De otra forma, seleccione Default (21.6 × 27.9).

7. Para revisar opciones de impresión, haga clic en el botón Diseño. En el cuadro de diálogo Opciones de diseño (figura 23.31), incluya cual-quier cambio necesario y haga clic en Aceptar.

Por ejemplo, puede especificar las fuentes que se usarán, incluir o excluir tareas, y restringir eventos a los que cumplan ciertos criterios, como pertenecientes a un proyecto.

8. Indique el número de copias que se impri-mirá, si las copias deben intercalarse (cuando imprime varias copias) y si deben imprimirse todas las páginas o un rango de páginas.

9. Si necesita especificar un tamaño de papel o una orientación diferentes, haga clic en Configurar página.


Sugerencia ✔

Para generar un archivo PDF en lugar de un ■

documento impreso (para que pueda mandar por correo electrónico su programa a un colega o amigo, por ejemplo), haga clic en el botón PDF (figura 23.30) y seleccione Guardar como PDF o Enviar PDF por correo electrónico.

Figura 23.30 Todas las opciones de configuración para imprimir un calendario se especifican en elcuadro de diálogo Imprimir.

Vista rápida Impresora seleccionada Estilo de calendario

Figura 23.31 En el cuadro de diálogo Opciones de diseño, especifique los tipos de información que incluirá en la impresión y las opciones de impresión especiales.

Tareas

Tareas

24

409

Puede usar la sección Tareas para rastrear dos

tipos de elementos:

Tareas. ◆ Una tarea es un evento o proceso,

como lavar el automóvil, pintar la fachada o

escribir una propuesta de presupuesto, que

necesita completar antes de cierta fecha o

en algún futuro indeterminado. Al igual que

los eventos de Calendario, algunas tareas son

periódicas. Por ejemplo, el pago de la renta o

la hipoteca pueden programarse en periodos

regulares.

Tareas pendientes. ◆ Una tarea pendiente es un

mensaje de correo electrónico o un registro de

contacto que ha marcado como Tarea pen-

diente (lo que significa que quiere dar segui-

miento a ésta en algún momento futuro). Como

las tareas, un elemento de tarea pendiente tiene

una fecha propuesta para completarse.

Puede marcar tareas y elementos de tarea pen-

diente como terminados y para recordatorio cuan-

do se venzan, además de vincularlos con otros

elementos de Entourage y documentos de Office.

Aunque algunas tareas y elementos de tareas pen-

dientes tienen fechas límite específicas, ninguna se

muestra en el Calendario.

Crea

ció

n d

e ta

reas

410

Capítulo 24

Creación de tareasPuede crear nuevas tareas al agregarlas directa-mente a la lista Tareas o al vincularlas con otros eventos.

Para crear una nueva tarea:


Para crear una nueva tarea en la vista ▲

Tareas, haga clic en el ícono Nuevo, de la barra de herramientas que se encuen-tra en la parte superior de la ventana de Entourage, seleccione Archivo > Nuevo >

tarea, o presione #N.

Para crear una nueva tarea en cualquier ▲

vista, seleccione Archivo > Nuevo > Tarea, o haga clic en la fl echa hacia abajo del ícono Nuevo, en la barra de herramientas, y selec-cione Tarea (figura 24.1).

Se abre una nueva ventana de tarea (figura 24.2).

2. Inserte un nombre para la tarea en el cuadro Tareas.

Figura 24.1 Sin importar el componente activo en Entourage, puede crear una nueva tarea al seleccionar este comando del ícono Nuevo, en la barra de herramientas.

Haga clic para desplegar los comandosde la opción Nuevo.

Figura 24.2 Inserte un título y establezca las opciones para la nueva tarea.

Título

Estado Terminada

Fecha de vencimiento

Aviso

Prioridad

Notas

Recurrencia

Barra deherramientas

Fecha de inicio

Creación

de tareas

411

Microsoft Entourage: Tareas

3. Opcional: Seleccione una categoría para la tarea, asóciela con un proyecto, asigne una prioridad, especifique las fechas de inicio y ven-cimiento, un aviso programado y agregue notas (figura 24.3).

4. Para una tarea periódica, elija una de las


Seleccione un programa periódico del menú ▲

desplegable Tiene lugar (figura 24.4).

Para establecer un programa que no ▲

sea el que aparece en la lista, seleccione Personalizar, del menú desplegable Tiene lugar. Aparece el cuadro de diálogo Tarea periódica (figura 24.5). Establezca un patrón periódico y seleccione un criterio de Finaliza. Haga clic en OK.

5. Para guardar la tarea, seleccione Archivo >

Guardar (#S).

La tarea se inserta en la lista Tareas, en el orden actual.

Sugerencias ✔

En el caso de una tarea que no tiene una fecha ■

de vencimiento específica y no es periódica, a menudo basta con insertar sólo el nombre de la tarea. Todo lo demás (como asignar prioridad, avisos o categoría) es opcional.

Cuando crea una tarea similar a una existente, ■

es más rápido crear un duplicado y editar la copia. Seleccione primero la tarea, y luego

Edición > Duplicar (#D).

Los avisos se analizan con más detalle en pági-■

nas posteriores de este capítulo.

Figura 24.3 Esta tarea tiene una fecha de inicio, fecha de vencimiento, aviso, programa periódico y notas.

Figura 24.5 Especifi que programas más complejos en el cuadro de diálogo Tarea periódica.

Figura 24.4 Seleccione programas periódicos comunes del menú desplegable Tiene lugar. Si no hay una opción apro-piada, seleccione Personalizar.

Crea

ció

n d

e ta

reas

412

Capítulo 24

Para crear una nueva tarea como un vínculo con otro elemento de Entourage:

1. Seleccione un elemento de Entourage (un mensaje de correo electrónico o una nota, por ejemplo) o ábralo en su propia ventana.

2. Seleccione Herramientas > Vincular a nuevo > Tarea.

Aparece una nueva ventana de tareas.

3. Inserte la información de la tarea.

4. Guarde la tarea al seleccionar Archivo >

Guardar (#S).

5. Cierre la ventana de la tarea.

Se crea la nueva tarea, y se establece un vínculo entre ésta y el elemento. El vínculo se indica con un ícono de vínculo (figura 24.6). Para conocer más información acerca de la vincu-lación de elementos de Entourage, consulte el capítulo 29.

Sugerencias ✔

Si un mensaje de correo electrónico ya está ■

vinculado al menos con otro elemento, puede crear un nuevo vínculo al hacer clic en el ícono de vínculo que se encuentra a la derecha del encabezado del mensaje (figura 24.7).

A la izquierda de cada elemento de la lista ■

Tareas y la lista Notas hay una columna Vínculos (figura 24.6). Puede crear un nuevo vínculo para el elemento si hace clic en la columna Vínculos y selecciona un elemento de Entourage, del submenú Vincular a nuevo.

Para determinar qué vínculos existen entre ■

un elemento y otros elementos de Entourage, haga clic en el ícono de vínculo del elemento (figura 24.8), seleccione Abrir vínculos, o Herramientas > Abrir vínculos.

Puede crear una tarea a partir de un mensaje de ■

correo electrónico, al seleccionar su encabe-zado de mensaje, abrir el menú Scripts y selec-

cionar Crear Tarea desde mensaje (CT).

Ícono de vínculo

Figura 24.6 Los elementos vinculados despliegan un ícono de vínculo.

Ícono de vínculo

Figura 24.7 Puede agregar vínculos de forma sencilla a ele-mentos que ya tienen al menos otro vínculo.

Figura 24.8 Para ver los elementos de Entourage vincu-lados a un elemento, haga clic en el ícono de vínculo del elemento. En este ejemplo se muestra un vínculo con un mensaje de correo electrónico; Día de enfermedad es su Asunto.

413

Microsoft Entourage: TareasCreació

n de elem

ento

s de Tarea pendien

te

Creación de elementos de Tarea pendienteComo ya se mencionó, Entourage 2008 da soporte a tipos adicionales de tareas llamados tareas pen-

dientes. Al establecer una marca de seguimiento para un mensaje de correo electrónico o registro de contacto, está creando un elemento de tarea pendiente.

Para crear un elemento de una lista de tareas pendientes:

1. Seleccione un mensaje de correo electrónico o un registro de contacto en su lista o abra el elemento.


Haga clic en el ícono Tareas pendientes, en ▲

la barra de herramientas, y seleccione una opción del menú desplegable (figura 24.9).

Si desea marcar el elemento para segui- ▲

miento, sin especificar detalles, haga clic en el área de marca (correo electrónico) o columna (contacto) hasta que aparezca la marca (figura 24.10).

El elemento se agrega como una nueva tarea pendiente.

Sugerencia ✔

La fecha de vencimiento seleccionada del ícono ■

Tareas pendientes en la barra de herramientas (figura 24.9) establece automáticamente una Fecha de inicio para el elemento. Si selecciona Hoy o Esta semana, asigna el valor Hoy a Fecha de inicio; si selecciona Mañana o La próxima semana, le asigna el valor Mañana. Para esta-blecer una fecha de inicio distinta, una fecha de vencimiento no listada, o un aviso, seleccione Elegir fecha o Agregar aviso. Haga los cambios deseados en el cuadro de diálogo Fechas y aviso (figura 24.11).

Figura 24.9 Con el mensaje o registro de contacto seleccio-nado, seleccione un comando del ícono Tareas pendientes, de la barra de herramientas.

Ícono Tareas pendientes,en la barra de herramientas

Marca de tarea pendiente

Marca de tarea pendiente

Figura 24.10 En la lista de mensajes (arriba) o en la Libreta de direcciones (abajo), marque rápidamente un elemento para seguimiento, al hacer clic en el ícono de marca.

Figura 24.11 Puede insertar una fecha de inicio, fecha de vencimiento y aviso en el cuadro de diálogo Fechas y aviso. Sólo se establecen los elementos marcados.

414

Capítulo 24Vi

sual

izac

ión

de

tare

as

Visualización de tareasy tareas pendientesPuede ver sus tareas y tareas pendientes en varias formas, ordenarlas por características importan-tes, y filtrar la lista de elementos visibles para que sea más fácil administrarla.

Para ver las tareas o tareas pendientes:

1. Haga clic en el ícono Tareas, en la esquina superior izquierda de la ventana de Entoruage,

seleccione Ver > Ir a > Tareas, o presione #5.

Aparece la sección Tareas (figura 24.12).

2. En la lista Carpetas, seleccione la lista Tareas o Tareas pendientes.

Las tareas muestran todos los elementos creados como tareas; las tareas pendientes se despliegan como listas combinadas de elemen-tos y tareas pendientes (seguimiento).

Figura 24.12 En Tareas, puede ver la lista Tareas o Tareas pendientes.

Vistas personalizadas

Ícono Tareas Lista de tareasListas Columna de orden actual Filtro

415

Microsoft Entourage: TareasVisu

alización

de tareas

3. Para ordenar la lista, haga clic en cualquier encabezado de columna, excepto la primera. Para invertir el orden, haga clic de nuevo en el mismo encabezado de columna.

El encabezado de la columna de ordenamiento es azul.

4. Opcional: Puede restringir las entradas de lista al seleccionar comandos de los íconos Estado y Fecha de vencimiento. Para restaurar la lista, seleccione de nuevo los mismos comandos.

5. Puede filtrar la lista para mostrar sólo ele-mentos que coincidan con un criterio: texto coincidente, una categoría asignada, o un proyecto asignado. También puede filtrar la lista al seleccionar una vista personalizada, como Vencido o No terminada. Elija una de las


Seleccione La tarea contiene, del menú ▲

desplegable, arriba de la lista, y escriba una cadena de texto en el cuadro (figura 24.13). Conforme escribe, Entourage filtra la lista para mostrar sólo elementos que contienen los caracteres escritos. Para restaurar la lista, haga clic en el ícono Borrar, o elimine el texto.

Seleccione La categoría es, del menú ▲

desplegable, y seleccione una categoría del segundo menú desplegable. Para restaurar la lista Tareas, haga clic en el ícono Borrar o establezca la categoría a Todos.

Seleccione El proyecto es, del menú desple- ▲

gable, y seleccione un proyecto del segundo menú desplegable. Para restaurar la lista Tareas, haga clic en el ícono Borrar, o esta-blezca el proyecto a Todos.

Seleccione un comando Vence, o ▲

Terminada, del menú Vistas (figura 24.14). Para restaurar la lista después de seleccio-nar un comando de terminación, seleccione Todas las tareas o Todas las tareas pen-dientes (dependiendo de la lista que esté viendo). Para restaurar la lista después de seleccionar un comando de vencimiento, seleccione el mismo comando de nuevo.

En el panel Vistas, seleccione una vista ▲

personalizada de la carpeta Vistas de tareas (figura 24.15). Para restaurar la lista, haga clic en el nombre de lista: Tareas o Tareas pendientes.

Sugerencias ✔Para ir directamente a las Tareas pendientes, ■

haga clic en Tareas pendientes, en la barra Favoritos.Cuando trabaje en el calendario, puede ocultar ■

o mostrar Tareas pendientes al hacer clic en el ícono Tareas pendientes, en la barra de herra-mientas.

Figura 24.13 Puede filtrar las Tareas o Tareas pen-dientes al insertar una cadena de texto.

Menú Filtro Cadena de texto Borrar

Lista Tareas

Vistas personalizadas

Figura 24.15 Despliegue una vista personalizada al hacer clic en el nombre de la vista.

Lista Tareas pendientes

Figura 24.14 Puede especificar que las tareas o tareas pendientes se muestren al seleccionar un comando de Vista.

416

Capítulo 24Ed

ició

n d

e ta

reas

y t

area

s pe

ndi

ente

s

Edición de tareasy tareas pendientesPuede cambiar las opciones de las tareas y tareas pendientes.

Para editar una tarea o tarea pendiente:

1. En Tareas, abra la lista Tareas o Tareas pendien-tes, al hacer clic en su nombre en la lista Tareas.

2. Haga doble clic en el elemento que desee editar. Si el elemento es una tarea, se abre su ventana

de tarea. Si el elemento es una tarea pendiente, se abre el mensaje de correo electrónico o regis-tro de contacto.

3. Haga los cambios (como se describe a conti-nuación).

4. Seleccione Archivo > Guardar (#S).

Para cambiar los atributos de un elemento:

Para cambiar el estado de terminación de una ◆

tarea, haga clic en su casilla de verificación en la lista, My Day o Avisos de Off ice. Los elemen-tos completados se muestran en texto tachado en las Tareas pendientes (figura 24.16), y si es una tarea, se eliminan de la lista Tareas.Para cambiar el título de una tarea, seleccione ◆

la tarea en cualquier lista. Haga clic en su título con el fin de seleccionarlo para edición (figura 24.17), haga los cambios y guarde el nuevo

título al presionar r o al hacer clic en cual-quier lugar de la ventana. (Una tarea pendiente se toma del Asunto del mensaje o el nombre de contacto. Puede cambiarse en Tareas.)Para cambiar el programa de una tarea pen- ◆

diente, seleccione la tarea y, luego, una opción del menú desplegable del ícono Tareas pendientes, de la barra de herramientas (véase la figura 24.9).Para asociar una categoría o proyecto con ◆

un elemento seleccionado, haga clic en sus entradas Categorías o Proyectos, y seleccione una opción del menú desplegable (figura 24.18). Para eliminar una categoría o proyecto asociado, seleccione su nombre del menú

desplegable. Para eliminar todas las categorías o proyectos, seleccione Ninguno.

Sugerencia ✔

Cuando quiera hacer varios cambios a una ■

tarea, sería conveniente abrirla en lugar de editarla en la lista.

Figura 24.17 Puede editar el título de una tarea al hacer clic en el título en la lista Tarea o Tareas pendientes.

Título seleccionado para edición

Figura 24.16 Los elementos completos se despliegan en las tareas pendientes en tipo tachado y tienen una marca de verificación en la casilla de verifi cación Estado.

Elemento terminado Elemento no terminado

Figura 24.18 Para asignar una categoría o proyecto a un elemento, haga clic en su entrada Categorías o Proyectos, en la lista, y seleccione una opción del menú desplegable.

417

Microsoft Entourage: TareasElim

inació

n de tareas y tareas pen

dientes

Eliminación de tareas y tareas pendientesCuando ha completado o ya no está interesado en seguir tareas o tareas pendientes, puede eliminar-las de la lista Tareas o Tareas pendientes.

Para eliminar una tarea o tarea pendiente:1. Seleccione uno o más elementos en la Lista

Tarea o Tareas pendientes. Para seleccionar varios elementos, use #-Clic

(para elementos no contiguos) o s-Clic (para elementos contiguos).


Haga clic en el ícono Eliminar, de la barra de ▲

herramientas, seleccione Edición > Eliminar (o Eliminar tarea), presione D, o pre-sione #D.Con la tarea abierta en su propia ventana, ▲

haga clic en el ícono Eliminar, de la barra de herramientas, seleccione Edición > Eliminar tarea, o presione #D.

Aparece un cuadro de diálogo de confirmación.

3. Haga clic en Eliminar, para eliminar la tarea o tarea pendiente.

4. Si una tarea seleccionada es periódica, aparece un segundo cuadro de diálogo, ofreciendo la opción de eliminar sólo esta instancia o toda la serie de tareas (figura 24.19). Haga clic en un botón de opción para indicar su decisión y después haga clic en OK. (Para cancelar la eliminación, haga clic en Cancelar.)Los elementos seleccionados se eliminan de la lista Tareas o Tareas pendientes.

Sugerencias ✔No puede deshacer una eliminación de tarea o ■

tarea pendiente.¡Precaución! ■ Eliminar una tarea pendiente de la lista Tareas pendientes elimina el mensaje o registro de contacto actual (no sólo la instancia de la lista). Para eliminar una tarea pendiente seleccionada de la lista Tareas pendientes, seleccione Borrar marca de tarea pendiente, del menú del ícono Tareas pendientes.

Figura 24.19 Tiene la opción de eliminar sólo esta ocurren-cia (Eliminar ésta) o toda la serie de tareas (Eliminar todas).

Lógica confusa (y algunasformas de solución)

Entourage 2008 trata a las tareas como un

subconjunto de tareas pendientes, en lugar de hacerlo al revés. Cuando trabaja en Tareas, puede ver sus elementos de una de dos formas:

La lista Tareas sólo despliega los elementos ◆

que define como tareas.La lista Tareas pendientes despliega todas ◆

las tareas pendientes (para seguir), además

de sus tareas.El problema es que no hay forma fácil de ver sólo los elementos que no se han realizado en las Tareas pendientes. No puede, por ejemplo, orde-nar por Tipo de elemento o seleccionar sólo los elementos pendientes. Sin embargo, para distin-guir las tareas no realizadas o las que necesitan seguimiento, puede usar estos métodos:

Por ícono ◆ . Las tareas pendientes tienen un sobre o la cabeza de una persona en la columna Tipo de tarea; las tareas tienen una casilla de verificación.Por categoría ◆ . Cree una categoría lla-mada Seguimiento y aplíquela a cada tarea pendiente. Después filtre la lista Tareas pendientes para mostrar sólo la categoría Seguimiento.Cree una búsqueda guardada ◆ . Seleccione Edición > Búsqueda avanzada. Seleccione Mostrar si cumplen todos los criterios, especifi que dos criterios: Marca de tarea pendiente-No completada y Marca de tarea pendiente-Completada, y guarde la búsqueda.

418

Capítulo 24A

dmin

istr

ació

n d

e av

iso

s

Administración de avisosLos avisos de tareas y tareas pendientes no son lo mismo que los avisos de evento de calendario. En lugar de especificar cuánto tiempo quiere que se le recuerde de antemano, puede seleccionar una hora específica en que aparecerá el aviso de la tarea/tarea pendiente.

Off ice 2008 presenta avisos de tareas, tareas pen-dientes y eventos de calendario al usar un progra-ma separado llamado Avisos de Off ice. Esto permi-te que los avisos aparezcan en cualquier momento que su Mac esté encendida, sin importar si se está ejecutando una aplicación de Off ice.

Para responder a un aviso:

1. Cuando aparezca el cuadro de diálogo Avisos de Off ice (figura 24.20), seleccione el elemento al que quiere responder.


Si ha realizado la tarea, haga clic en la casilla ▲

de verificación Completada. Al hacerlo, se quita el aviso y se marca la tarea o tarea pendiente como completa en la lista.

Para quitar el aviso y que no reaparezca, ▲

haga clic en el botón Descartar.

Si es una tarea periódica, puede quitar ésta ▲

y todas las siguientes ocurrencias del aviso, al mantener presionado el botón Descartar y seleccionar Descartar todo, del menú desplegable.

Para retrasar el aviso durante un tiempo ▲

predeterminado (cuando aparecerá en pan-talla), haga clic en el botón Posponer.

Si quiere que se le recuerde después (de ▲

5 minutos a 2 semanas a partir de este momento), mantenga presionado el botón Posponer y seleccione un intervalo de retraso (figura 24.21).

Figura 24.20 Cuando se vence una tarea o aviso del calen-dario, aparece Avisos de Office.

Marca Completada

Deja de recordarRecuerda despuésMarca Completada

Figura 24.21 Haga clic en el botón Posponer para que se le recuerde en 5 minutos (el periodo predeterminado), o selec-cione un periodo para Posponer del menú desplegable.

419

Microsoft Entourage: TareasA

dmin

istración

de avisos

Sugerencias ✔

Cuando se abre Avisos de Office, su ícono en el ■

Dock muestra el número de avisos sin manejar (figura 24.22). Avisos de Office permanece abierto hasta que ha respondido a cada aviso o hasta que lo cierra.

Si quiere abrir una tarea o una tarea pendiente, ■

haga doble clic en Avisos de Office.

También puede ver todas las tareas sin ter-■

minar y todos los elementos de la ventana Calendario (figura 24.23), al hacer clic en el ícono Tareas pendientes, en la barra de herra-mientas, o al seleccionar Calendario > Tareas pendientes. Para marcar un elemento como completado, haga clic en su casilla de verifi ca-ción. Para ver los detalles de un elemento, haga doble clic en éste.

Aunque las tareas y tareas pendientes no ■

completadas pueden verse en la ventana Calendario, y algunas pueden tener fechas de vencimiento o avisos, las tareas no se muestran en la lista como eventos en el Calendario. Por esto es importante decidir con cuidado qué elementos deben ser tareas o tareas pendientes y cuáles deben ser eventos.

Para cambiar la fecha de vencimiento prede-■

terminada, el tiempo para posposición o la hora del aviso para tareas y tareas pendientes, seleccione Entourage > Preferencias, y elija la categoría Tareas pendientes (figura 24.24). Para cambiar el tiempo predeterminado que se pospondrán eventos de Calendario, seleccione la categoría Calendario.

Puede activar y desactivar Avisos de Office al ■

seleccionar Entourage > Desactivar Avisos de Off ice. Permanecerán desactivados hasta que seleccione Entourage > Activar Avisos de Offi ce.

Las tareas futuras y las tareas pendientes ■

también se muestran en My Day. Puede marcar estos elementos como completos al hacer clic en las casillas de verificación de My Day, si lo desea.

Ícono Avisos de Office

Figura 24.22 Avisos de Office agrega su ícono en el Dock. El número es la cantidad actual de avisos.

Figura 24.23 El Calendario también puede desplegar Tareas pendientes, pero sólo muestra las tareas incomple-tas. Puede restringir la lista al seleccionar una opción del menú desplegable de fi ltro.

El ícono Tareas pendientes Filtro de elementos

Panel Tareas pendientes

Figura 24.24 En Preferencias de Entourage, puede esta-blecer la fecha de vencimiento, el tiempo para posponer avisos y la hora del aviso para tareas y tareas pendientes.

420

Capítulo 24Im

pres

ión

de

tare

as y

tar

eas

pen

dien

tes

Sugerencia ✔

También puede usar estos procedimientos de ■

Impresión cuando una tarea o tarea pendiente está abierta en su propia ventana.

Impresión de tareasy tareas pendientesAl igual que con otros componentes de Entourage, la impresión de una tarea se hace por medio de un cuadro de diálogo Imprimir no estándar (figura 24.25). El cuadro Vista rápida refl eja las opciones de impresión seleccionadas.

Para imprimir tareas:

1. Cambie a Tareas, y seleccione Tareas o Tareas pendientes en la lista Carpetas.

2. Opcional: Para imprimir sólo ciertos elemen-tos, seleccione sus títulos en la lista. (Puede

usar s-Clic o #-Clic para seleccionar varios elementos.)


Aparece el cuadro de diálogo Imprimir.


5. Del menú desplegable Imprimir, indique qué quiere imprimir, como Todas las tareas, Tareas seleccionadas o Tareas que vencen hoy.

6. Si intenta colocar la impresión en un planea-dor especial, seleccione un estilo de papel del menú desplegable Formulario.

7. Para revisar opciones de impresión, haga clic en el botón Diseño. En el cuadro de diálogo Diseño de impresión (figura 24.26), aplique cualquier cambio necesario y haga clic en OK.

8. Indique el número de copias que se impri-mirá, si las copias deben intercalarse (cuando imprime varias copias), y si se deben imprimir todas las páginas o un rango de éstas.

9. Si necesita especifi car un tamaño de papel o una orientación diferentes, haga clic en Configurar página.

10. Haga clic en Imprimir para generar la impresión.

Figura 24.26 Es posible establecer opciones de impresión especiales en el cuadro de diálogo Diseño de impresión.

Figura 24.25 Seleccione las opciones de impresión y haga clic en Imprimir.

Vista rápida

Notas

Notas

25

421

La sección Notas de Entourage está diseñada

como una utilería para tomar notas de forma

libre. Puede combinar texto, imágenes y sonidos

en notas. Tiene la opción de asignar categorías a

notas o asociar notas con proyectos. A diferencia

de casi todas las aplicaciones simples para tomar

notas, Entourage crea notas de texto con formato.

Cualquier nota puede contener varias fuentes,

tamaños, estilos, colores y formato de párrafo.

Para ver o trabajar con sus notas, cambie a la vista

Notas al hacer clic en el ícono Notas (figura 25.1),

seleccione Ver > Ir a > Notas, o presione #4.

Nota: Si tiene una cuenta de Microsoft Exchange,

las notas de Entourage no se sincronizan con ésta.

Figura 25.1 Haga clic en el ícono Notas, en la esquina superior izquierda de la ventana Entourage, para ver sus listas de Notas.

Crea

ció

n y

eli

min

ació

n d

e n

otas

422

Capítulo 25

Creación y eliminaciónde notasPuede crear todas las notas que quiera. Y cuando dejen de ser útiles, puede eliminarlas.

Para crear una nueva nota:


Para crear una nueva nota desde la vista ▲

Notas, haga clic en el ícono Nuevo, en la barra de herramientas que se encuen-tra en la parte superior de la ventana de Entourage, seleccione Archivo > Nuevo >

Nota, o presione #N.

Para crear una nueva nota desde cualquier ▲

otra vista, haga clic en la flecha hacia abajo, que se encuentra a un lado del ícono Nuevo, en la barra de herramientas, y seleccione Nota (figura 25.2), o seleccione Archivo > Nuevo > Nota.

Aparece una nueva ventana de nota (figura 25.3).

2. Inserte un título para la nota. Rellene el cuerpo al escribir, pegar o arrastrar y soltar texto.

Tiene la opción de asignar categorías a la nota para clasifi carla o asociarla con un proyecto. Seleccione opciones de Categorías y Proyectos en la barra de herramientas.

Figura 25.3 Aparece una nueva ventana de nota, lista para recibir un título y la nota de texto.

Barra de herramientasFormato

Título de nota

Texto de nota

Asigna una categoría

Asocia con un proyecto

Figura 25.2 Sin importar el componente de Entourage activo, puede crear una nueva nota al seleccionar el comando Nota, del menú desplegable del ícono Nuevo,en la barra de herramientas.

Haga clic para ver los comandos de Nuevo

Creación

y elimin

ación

de notas

423

Microsoft Entourage: Notas

3. Puede usar la barra de herramientas Formato (figura 25.4, en la parte inferior de la pantalla) para dar formato al texto de la nota, o puede seleccionar comandos del menú Formato.

4. Para guardar la nota, seleccione Archivo > Guardar, presione #S, o cierre la ventana de notas y confi rme que desea guardarla (figura 25.5).

Sugerencias ✔

Para guardar un mensaje de correo electrónico ■

para futuras referencias, puede crear una nota desde éste. Seleccione el encabezado del men-saje de correo electrónico en la lista de men-sajes, abra el menú Scripts, y seleccione Crear nota desde mensaje (figura 25.6) o presione

CN. Si lo desea, puede editar el texto del mensaje.Puede agregar un color de fondo a una nota al ■

hacer clic en el ícono Color de fondo, en la barra de herramientas Formato, o al seleccionar un color del submenú Formato > Color de fondo.Como opción, las notas pueden contener ■

imágenes, sonidos, películas o una imagen de fondo. Coloque la marca de inserción de texto y haga clic en el ícono Insertar, en la barra de herramientas de la ventana de notas (figura 25.7), para agregar uno de estos elementos a la nota actual.Puede dar seguimiento a direcciones Web ■

importantes, si las arrastra de Safari a una nota. Puede arrastrar cualquier vínculo que encuentre en el cuerpo de una página Web o la dirección de la página Web actual desde el cuadro Direcciones.

Figura 25.4 Puede dar formato a un texto de nota al seleccionar comandos y opciones de la barra de herramientas Formato.

FuenteTamañode fuente Negrita Subrayado

Cursiva

Alinear texto a la izquierda

Alinear texto a la derecha

CentroTeletipo Numeración

Viñetas

Disminuir sangría

Sangría a la derecha Fondo

Insertar fecha y hora

Líneahorizontal

Color de fuente

Figura 25.5 Si sus elementos de Entourage no se guardan automáticamente cuando los cierra, haga clic en Guardar.

Guarda automáticamente cada elemento cuando se cierra

Figura 25.7 Puede agregar imágenes, sonidos, películas o una imagen de fondo a una nota al seleccionar comandos del ícono Insertar, en la barra de herramientas.

Figura 25.6 Puede guardar el mensaje de correo electró-nico actual como una nota, al seleccionar la secuencia de comandos Crear nota desde mensaje.

Menú Scripts

Crea

ció

n y

eli

min

ació

n d

e n

otas

424

Capítulo 25

Para eliminar una nota:

1. Cambie a la vista Notas y seleccione el encabe-zado de la nota en la lista Notas.

2. Haga clic en el ícono Eliminar, en la barra de herramientas, seleccione Edición > Eliminar

nota, o presione D o #D.

3. En el cuadro de diálogo que aparece (figura 25.8), confirme la eliminación al hacer clic en el botón Eliminar.

Sugerencias ✔

Otra forma de eliminar una nota es usar ■

C-clic en su encabezado, en la lista Notas, y seleccionar Eliminar nota, del menú desplega-ble que aparece.

También puede eliminar una nota que está ■

abierta en su propia ventana. Haga clic en el ícono Eliminar, seleccione Edición > Eliminar

nota, o presione #D.

Para eliminar de forma simultánea varias notas, ■

mantenga presionada #, para seleccionar notas adicionales de la lista Notas, y realice las eliminaciones como lo haría para una nota

individual. (También puede presionar s para seleccionar varias notas contiguas.)

Las eliminaciones de notas no pueden rever-■

tirse. No existe un comando Deshacer eliminar.

Figura 25.8 Debe confi rmar cada eliminación de nota.

Personalizaciónde listas de notas

Conforme usa el componente Notas, puede per-sonalizarlo para cumplir mejor con sus necesi-dades y la forma en que trabaja. Elija cualquiera


Elimine encabezados no deseados. ◆

Seleccione los encabezados de columna del submenú Ver > Columnas. Sólo los encabe-zados marcados aparecerán arriba de la lista de mensajes.

Reorganice encabezados.◆ Para cambiar el orden en que se despliegan los encabeza-dos de columna, puede arrastrar cualquier encabezado a la izquierda o derecha, a una nueva posición.

Personalice la barra de herramientas.◆ Para cambiar los íconos de la barra de herra-mientas Notas, seleccione Ver > Personalizar barra de herramientas. Para cambiar la barra de herramientas cuando crea, edita y lee notas, abra una nota antes de seleccionar el mismo comando.

Ocultar elementos no deseados◆ . Puede ocultar Filtro rápido, la barra Favoritos o la lista de carpetas al seleccionar los coman-dos Ocultar, del menú Ver.

425

Microsoft Entourage: NotasLectu

ra de notas

Lectura de notasPuede leer notas, ordenar la lista Notas y filtrar la lista para desplegar sólo las notas que contienen texto del título coincidente, que han sido asigna-das a una categoría particular o que se asocian con un proyecto dado.

Para ver notas:

1. Cambie a la vista Notas.

La lista Notas aparece en el panel principal (figura 25.9).

2. Para ver una nota (figura 25.10), haga doble clic en su título. O puede seleccionar la nota en la lista, y después seleccionar Archivo > Abrir

nota (#O).


Figura 25.9 La lista Notas se despliega en la ventana prin-cipal. Haga doble clic en una nota para verla.

Lista Notas

Figura 25.10 Para leer una nota, primero debe abrirla.

Imprime la nota actual

Categorías asignadas

Elimina la nota actual

Proyectos asociados

426

Capítulo 25Le

ctu

ra d

e n

otas

3. Puede ordenar la lista Notas por el contenido de cualquier columna al hacer clic en el nombre de la columna. Para invertir el orden, haga clic de nuevo en el nombre de la columna.

La columna de ordenamiento se indica con un encabezado de columna azul. La dirección del ordenamiento se indica con el triángulo a un lado del nombre de columna (figura 25.11).

4. Opcional: Puede filtrar la lista Notas para mostrar sólo los títulos de notas que contienen una cadena de texto particular o notas a las que se les ha asignado una categoría o un proyecto específico (figura 25.12).

Para filtrar por título, seleccione El título es, ▲

del menú Filtro rápido, arriba de la lista de Notas, y escriba una cadena en el cuadro de texto.

Para filtrar por categoría, seleccione La ▲

categoría es, del menú desplegable, y seleccione una categoría del menú que se encuentra a su derecha.

Para filtrar por proyecto, seleccione El pro- ▲

yecto es, del menú desplegable, y seleccione un proyecto del menú que se encuentra a su derecha.

Sugerencias ✔

Cuando una nota se abre en su propia ventana, ■

verá otras notas si selecciona Ver > Siguiente

(#]) o Ver > Anterior (#[).

Para invertir los efectos del filtrado (y ver la ■

lista Notas completa), haga clic en el ícono Borrar, que se encuentra a un lado del filtro, elimine el texto del cuadro de texto, elija Todos en La categoría es, o El proyecto es.

También puede buscar una nota particular ■

al escribir el texto de búsqueda en el cuadro Buscar arriba, de la lista de notas. Buscar despliega todas las notas coincidentes mientras escribe.

Para búsquedas más complejas, seleccione ■

Edición > Búsqueda avanzada. Inserte criterios al seleccionar opciones y escribir (figura 25.13).

Vistas personalizadasOtra forma de filtrar la lista Notas es crear una vista personalizada (un conjunto de criterios de búsqueda guardados que puede repetirse una y otra vez). Entourage proporciona varias vistas personalizadas de notas listas para usarse, como Creados en los últimos 7 días. Las vistas personalizadas se muestran en el panel de la izquierda en la ventana de Entourage.

Para crear una nueva vista personalizada, realice una Búsqueda avanzada que especifi-que los criterios deseados, haga clic en el ícono Guardar y dé un nombre a la vista, en el cuadro de diálogo Guardar búsqueda. Para editar una vista existente, use C-Clic en su nombre y seleccione Editar búsqueda guardada.

Figura 25.11 Haga clic en cualquier nombre de columna para ordenar la lista Notas, a partir de esa columna.

Indicadorde dirección deordenamiento

Columna de ordenamiento

Figura 25.12 Para restringir la lista Notas, puede filtrarla por título, categoría o proyecto.

Menú Filtro rápido Cadena de texto Borrar

Figura 25.13 Use Búsqueda avanzada para especificar varios criterios o criterios específicos de campos. Haga clic en Todas las notas para buscar sólo notas; haga clic en Todo para encontrar cualquier coincidencia, sin importar el componente de Entourage en que esté almacenado.

Criterio de búsqueda Restaura la lista Notas

Las coincidencias se despliegan

427

Microsoft Entourage: NotasM

odifi cació

n de n

otas

Modificación de notasEs fácil cambiar cualquier aspecto de una nota(su texto, formato, categorías asignadas o incluso su título).

Para modificar una nota:


2. En la lista Notas, abra la nota que quiere editar.

Haga doble clic en su título de nota. O selec-cione el título de nota y seleccione Archivo >

Abrir nota (#O).

3. Haga cualquier cambio que desee.

4. Seleccione Archivo > Guardar, presione #S, o seleccione la ventana de la nota y confi rme que quiere guardar los cambios (figura 25.14).

Para cambiar el título de una nota:

1. Seleccione la nota en la lista Notas.

2. Haga clic en el título de la nota.

El título se selecciona y está listo para modifi-carse (figura 25.15).

3. Modifique el título.

4. Para guardar el título revisado, presione r, o haga clic en cualquier otro lugar de la ventana.

Sugerencias ✔

Si edita una nota y cierra su ventana sin guar-■

dar, aparece automáticamente un cuadro de diálogo (figura 25.14).

Elija una de las siguientes opciones:

Haga clic en Guardar, para guardar los cam- ▲

bios de la nota.

Haga clic en Cancelar, si quiere seguir edi- ▲

tando la nota.

Haga clic en No guardar, para cerrar la nota ▲

y descartar los cambios.

Para instruir a Entourage para que guarde to-das las notas automáticamente (sin forzarlo a

usar el comando Guardar), haga clic en la casi-lla de verifi cación Guardar siempre los cambios sin preguntar.

También puede editar un título de nota, des-■

pués de abrir la nota (véase la figura 25.3).

Si extraña el ícono Guardar, de la barra de ■

herramientas de Entourage 2004, puede res-taurarlo al crear una nueva nota o abrir una existente, seleccionar Ver > Personalizar barra de herramientas, y arrastrar el ícono Guardar, en la barra de herramientas del mensaje.

Figura 25.14 Cuando cierra una nota modificada sin guar-darla, aparece este cuadro de diálogo.

Figura 25.15 Puede editar cualquier título de nota al hacer clic en su título en la lista Notas.

428

Capítulo 25Im

pres

ión

de

not

as

Impresión de notasAl igual que con otros componentes de Entourage, las opciones de impresión abundan. Puede impri-mir notas individuales o combinar varias en un solo trabajo de impresión. Incluso puede generar impresiones diseñadas para cumplir con un pla-neador personal, como Day Runner.

Para imprimir notas:


Aparece la lista Notas en el panel principal (véase la figura 25.9).

2. En la lista Notas, seleccione el título de la nota que quiere imprimir. Para incluir varias notas

en una impresión, use #-Clic en cada título de nota.




5. Del menú desplegable Imprimir, indique qué quiere imprimir, al seleccionar Notas seleccio-nadas o Todas las notas

6. Opcional: Para imprimir en papel no estándar, seleccione su estilo del menú desplegable Formulario.

7. Para revisar opciones de impresión, haga clic en el botón Diseño. En el cuadro de diálogo Diseño de impresión (figura 25.17), aplique cualquier cambio necesario y haga clic en Aceptar.

8. Indique el número de copias que se impri-mirá, si las copias deben intercalarse (cuando imprime varias copias) y si se deben imprimir todas las páginas o un rango de éstas.

9. Si necesita especificar un tamaño de papel o una orientación diferente, haga clic en Configurar página.


Papel perforado

Muestra dónde cortar las hojas para un planeador

Figura 25.17 Pueden establecerse varias opciones espe-ciales de impresión en el cuadro de diálogo Diseño de impresión.

Figura 25.16 Entourage presenta este cuadro de diálogo Impresión modifi cado para imprimir notas.

429

Microsoft Entourage: NotasIm

presión

de notas

Sugerencias ✔

Puede usar estos mismos procedimientos de ■

Impresión cuando una nota está abierta en su propia ventana. La apertura de la ventana de las notas incluye un útil ícono Imprimir, en la barra de herramientas.

Entourage también tiene un comando Archivo ■

> Imprimir una copia (o#P). Úselo para imprimir la nota abierta, con las opciones de impresión actuales, evitando el cuadro de diálogo Imprimir.

Para tener una idea del aspecto que tendrá la ■

impresión, haga clic en la casilla de verificación Mostrar vista rápida (véase la figura 25.16). La vista previa cambia a medida que selecciona opciones diferentes de impresión. Haga clic en los botones de flecha, debajo de la vista previa, para revisar otras páginas, si las hay.

Como con otras aplicaciones de OS X, puede ■

crear un PDF ( formato de documento por-tátil, Portable Document Format) desde una impresión de notas. Haga clic en el botón PDF y seleccione Guardar como PDF, o haga clic en Previsualizar para crear un archivo PDF tem-poral que se abrirá en su visor predeterminado (por ejemplo, Vista previa o Adobe Reader).

Cuando selecciona Todas las notas, de la lista ■

desplegable Imprimir, todas las notas de la lista Nota se imprimen en una lista contigua, separa-das por líneas de división horizontales.

Gru

pos de n

oticias

Grupos de noticias

26

431

Los grupos de noticias de Internet (algunas veces

llamados grupos de noticias Usenet) son tableros

de boletín públicos. Existen decenas de miles de

grupos de noticias en Internet, enfocados en un

tema en particular. Los mensajes (o publicaciones),

que se parecen a mensajes de correo electrónico,

se publican en grupos de noticias. Cualquier per-

sona que tenga acceso al grupo de noticias puede

leerlos. Si responde a un mensaje que ha leído, su

respuesta se publica junto a éste. Al igual que los

mensajes de correo electrónico, algunos mensajes

de grupos de noticias contienen datos adjuntos

que puede descargar.

Al usar Entourage 2008, se puede suscribir a gru-

pos de noticias, y puede leer y publicar mensajes.

Al igual que puede manejar varias cuentas de co-

rreo electrónico con Entourage, también puede ad-

ministrar cuentas en varios servidores de noticias.

432

Capítulo 26Cr

eaci

ón

de

un

a cu

enta

de

serv

ido

r

Creación de una cuenta de servidor de noticiasPara usar Entourage con el fin de trabajar con grupos de noticias, necesita acceso a un servidor de grupo de noticias que use el protocolo de trans-ferencia de noticias en red (NNTP, Network News Transfer Protocol). Es probable que su proveedor de servicios de Internet (ISP, Internet Service Pro-vider) tenga uno. Revise sus instrucciones de sus-cripción para conocer el nombre de este servidor de noticias.

Si su ISP no ofrece grupos de noticias, puede usar un motor de búsqueda para ubicar uno de los muchos servidores de noticias públicos gratuitos.

Visite www.google.com, por ejemplo, y busque “ser-vidores de grupos de noticias”. También existen servidores de noticias basados en Web, como

groups.google.com, pero se ven en un explorador Web, no en Entourage.

Para configurar una cuenta de servidor de noticias en Entourage, necesita un nombre o una dirección IP (Internet Protocol, protocolo de Internet) de un servidor de noticias al que pueda acceder. Tal vez también necesite un nombre de usuario y una contraseña. Una vez que tenga la información necesaria, puede confi gurar Entourage como su lector de noticias.

Para crear una cuenta de servidor de noticias:



2. Haga clic en la pestaña Noticias (figura 26.1).

3. Haga clic en el ícono Nuevo, en la barra de herramientas, para crear una nueva cuenta.

Aparece el Asistente para configurar cuenta (figura 26.2).

4. Las personas que contestan a sus publicacio-nes de grupo de noticias pueden responder a su dirección de correo electrónico, publicar

una respuesta en el grupo de noticias, o ambas opciones. Si tiene varias cuentas de correo elec-trónico en Entourage, abra la lista desplegable Cuenta de correo y seleccione la dirección que quiera usar para enviar mensajes de grupo de noticias y recibir respuestas.

Consulte “Usar una dirección de correo electró-nico falsa” en la siguiente sección, para ver un consejo útil.

Figura 26.2 Seleccione una dirección para recibir res-puestas de la lista Cuenta de correo. Si lo desea, también puede insertar el nombre de su compañía u organización.

Continúa

Figura 26.1 La pestaña Noticias muestra una lista de los nombres de todos los servidores que ha configurado, ade-más de los importados de versiones anteriores de Office.

Crea una nueva cuenta Lista de cuentas

www.google.com

433

Microsoft Entourage: Grupos de noticiasCreació

n de u

na cu

enta de servido

r

5. La información de encabezado incluida con sus publicaciones puede incluir una organización con la que está afiliado. Inserte su nombre en el cuadro de texto Organización, si lo desea.

6. Haga clic en el botón de fl echa a la derecha para continuar.

7. Inserte el nombre o la dirección IP del servidor de noticias al que desea conectarse (figura 26.3). Si el servidor requiere que inserte un nom-bre de usuario y una contraseña, marque la casi-lla Mi servidor de noticias necesita iniciar sesión. Haga clic en el botón de flecha a la derecha.

8. Si indicó que se requieren un nombre de usua-rio y una contraseña, insértelos aquí (figura 26.4). Para que la contraseña se inserte auto-máticamente cada vez que acceda al servidor de noticias, marque Guardar contraseña en mis llaves Mac OS. Haga clic en la flecha a la derecha para continuar.

9. En el cuadro de diálogo final, inserte un nombre para la cuenta del servidor de noticias y haga clic en Finalizar.

La cuenta de servidor de noticias se agrega a la lista Cuentas, en la lista Carpetas. Para agregar otros servidores de noticias, repita estos pasos para cada cuenta.

Sugerencias ✔

Para iniciar, puede confi gurar Entourage para ■

acceder a Microsoft News Server (msnews.

microsoft.com), si desea usar los grupos de noticias relacionados con productos de Microsoft.

Su grupo de noticias predeterminado se ■

muestra en negritas en la lista Cuentas. Para establecer una opción predeterminada diferente, seleccione la cuenta y haga clic en Predeterminado (véase la fi gura 26.1). Observe que aquí también puede eliminar cuentas de servidor de noticias.

Las personas que envían correo electrónico ■

basura (spam) a menudo recolectan las direc-

ciones de las personas que publican en grupos de noticias. Para evitar que reciba correo electrónico no deseado en su cuenta principal, considere el uso de Hotmail u otra cuenta de correo electrónico gratuita como su dirección de correo electrónico.

Casi ■ ningún servidor de noticias requiere un nombre de usuario y una contraseña. A menos que le hayan dicho otra cosa, suponga que éste es el caso.

Figura 26.3 Inserte el nombre o la dirección IP del servidor de noticias.

Figura 26.4 Si este servidor de noticias requiere que tenga una cuenta, inserte su ID de cuenta (nombre de usuario) y contraseña.

434

Capítulo 26A

dmin

istr

ació

n d

e li

stas

de

gru

po

Administración de listasde grupo de noticiasUna vez que ha configurado al menos una cuenta de servidor de noticias, puede descargar la lista de grupos de noticias disponibles en el servidor. Tam-bién puede especificar los grupos que le gustaría leer de manera regular.

Para ver los grupos de noticias en un servidor:

1. Seleccione el servidor de noticias en la lista Carpetas.

2. Si es la primera vez que ha seleccionado este servidor de noticias, Entourage le preguntará si quiere recibir la lista de grupos de noticias del servidor (figura 26.5).

Figura 26.5 Haga clic en Recibir para descargar la lista del grupo de noticias de la lista del servidor.

Figura 26.6 Aparece la lista de grupos de noticias.

Servidorseleccionado

Lista de grupos de noticias

Lista Carpetas

3. Haga clic en el botón Recibir.

La lista de grupos de noticias aparecerá en el panel derecho de Entourage (figura 26.6). Tal vez tome un poco de tiempo recibir la lista completa, dependiendo de la velocidad de su conexión a Internet y el número de grupos de noticias que ofrece el servidor.

435

Microsoft Entourage: Grupos de noticiasA

dmin

istración

de listas de gru

po

Actualización de la listade grupos de noticiasLos grupos de noticias disponibles en un servidor de noticias pueden cambiar (y lo hacen a menudo) conforme pasa el tiempo. Si ha pasado mucho tiempo desde que descargó la lista de grupos de noticias en un servidor, puede actualizar la lista.

Para actualizar la lista de grupos de noticias en un servidor:

1. Haga clic en el nombre de la cuenta del servidor de noticias en la lista Carpetas.


Haga clic en el ícono Actualizar, de la barra ▲

de herramientas.

Seleccione Ver > Obtener grupos de noticias ▲

nuevos.

Si hay nuevos grupos de noticias, aparecerán en la lista. Si no los hay, se le informará (figura 26.7).

Filtrado de listas de grupos de noticiasMuchos servidores de noticias contienen miles de grupos de noticias. Tal vez sea una tarea difícil en-contrar uno en particular que quiera leer. Entoura-ge le permite filtrar la lista de nombres de grupos de noticias para mostrar sólo los de interés.

Para filtrar la lista de nombres de grupo de noticias:

1. Haga clic en el nombre de la cuenta del servidor de noticias en la lista Carpetas.

2. Escriba una cadena de búsqueda (figura 26.8) en el cuadro etiquetado Mostrar grupos de noti-cias que contienen (ubicado arriba de la lista de grupo de noticias).

Al igual que una búsqueda de Spotlight, el fil-trado se aplica de manera automática a la lista conforme escribe. Sólo se despliegan los grupos

Figura 26.8 Escriba una cadena de texto para fi ltrar la lista de grupos de noticias y mostrar sólo los grupos que con-tienen la cadena.

Texto de filtro Borra

Figura 26.7 Si selecciona el comando Obtener nuevos gru-pos de noticias, pero no hay grupos nuevos, aparece este mensaje. (Si hace clic en Actualizar, el mensaje no aparece si no hay grupos de noticias nuevos.)

Use una dirección de correo electrónico falsa

Debido a que proporcionar una dirección de correo electrónico para respuestas (incluso una de Hotmail o Yahoo!) puede exponerlo a correo electrónico no deseado, tal vez quiera ir un paso más allá y usar una dirección falsa. Por desgra-cia, como sólo puede seleccionar una cuenta registrada para su dirección de respuesta de su grupo de noticias (véase la figura 26.2), tendrá que crear la cuenta falsa en Entourage.

de noticias que contienen la cadena de bús-queda en el título; todos los demás se ocultan temporalmente.

3. Para restaurar la lista completa de grupos de noticias después de filtrar, haga clic en el ícono Borrar, o elimine el texto de filtrado.

436

Capítulo 26S

usc

ripc

ión

a g

rupo

s de

not

icia

s

Suscripción a gruposde noticiasSi encuentra algunos grupos de noticias que le gustaría leer regularmente, puede suscribirse a éstos. No es lo mismo que suscribirse a una revista; no recibe nada de forma automática. Y suscribirse a un grupo de noticias no lo agrega a una lista en algún lado, como cuando se suscribe a una lista de correo electrónico. La suscripción simplemente facilita el seguimiento de un grupo de noticias al agregar su nombre a la lista Carpetas, debajo del servidor de noticias, y desplegar su nombre en ne-gritas en la lista de grupo de noticias del servidor.

Para suscribirse a un grupo de noticias:

1. Haga clic en el nombre del grupo de noticias, en la lista Carpetas.

La lista de grupos de noticias del servidor de noticias seleccionado aparece en el panel de la derecha.

2. Opcional: Filtre la lista de grupos de noticias (como se describió en la página anterior) para que sea más simple encontrar los grupos de noticias a los que quiere suscribirse.

3. Seleccione un grupo de noticias al que le gusta-ría suscribirse.

4. Haga clic en el ícono Suscribirse, en la barra de herramientas (figura 26.9), seleccione Edición

> Suscribirse, o use C-clic en el nombre del grupo de noticias y seleccione Suscribirse, del menú desplegable que aparece.

El nombre del grupo de noticias se agrega a la lista Carpetas, debajo del servidor de noticias, y se despliega en negritas en la lista de grupos de noticias.

Para ver sólo los grupos de noticias a los que está suscrito:

1. Con una lista de grupos de noticias del servidor desplegada, selecciona Ver > Sólo suscriptores.

Figura 26.9 Haga clic en el ícono Suscribirse, en la barra de herramientas, para suscribirse al grupo de noticias seleccionado.

Grupo de noticias seleccionado

Ícono Suscribirse

Figura 26.10 Sólo los grupos de noticias a los que está suscrito permanecen visibles. Sus nombres se muestran en negritas.

Los grupos de noticias a los que no está sus-crito se ocultan (figura 26.10).

2. Para ver la lista completa de grupos de noticias, seleccione de nuevo Ver > Sólo suscriptores.

El comando funciona como interruptor.

437

Microsoft Entourage: Grupos de noticiasS

uscripció

n a g

rupo

s de noticias

Para dejar de estar suscrito a un grupo de noticias:

1. Haga clic en el nombre de la cuenta del servidor de noticias en la carpeta Lista.

2. Opcional: Para encontrar fácilmente el grupo de noticias, seleccione Ver > Sólo suscriptores.

3. Seleccione el grupo de noticias en la lista del panel de la derecha.

Los nombres de los grupos de noticias a los que está suscrito se muestran en negritas.

4. Haga clic en el ícono Cancelar suscripción, en la barra de herramientas (véase la fi gura 26.9), seleccione Edición > Cancelar suscripción,

o use C-clic en el nombre del grupo de noticias y seleccione Cancelar suscripción del menú desplegable (figura 26.11).

Sugerencia ✔

Los nombres de los grupos de noticias a los que ■

está suscrito aparecen en negritas, en la lista de grupo de noticias. También pueden aparecer en color, si establece una opción de Preferencias. Para seleccionar un color, seleccione Entourage > Preferencias, haga clic en el tema Ver, en el panel de la izquierda, y asegúrese de que está marcada la casilla Mostrar grupos de noticias y carpetas IMAP usando estos colores.

Haga clic en el cuadro de color Suscritos, selec-cione un color de la lista desplegable y haga clic en Aceptar (figura 26.12).

Figura 26.11 Puede usar C-clic en un grupo de noticias y seleccionar Cancelar suscripción, del menú desplegable.

Figura 26.12 Haga clic en el cuadro Suscritos para desple-gar una lista de colores, y después seleccione un nuevo color.

Ver

438

Capítulo 26A

dmin

istr

ació

n d

e m

ensa

jes

Administración de mensajes de grupo de noticiasUna vez que ha confi gurado una cuenta de ser-vidor de noticias, extraído una lista de grupos de noticias y encontrado uno o dos grupos de noticias que le gustarían leer, el siguiente paso consiste en recuperar la lista actual de publicaciones y leer las que le interesan.

Las publicaciones antiguas se eliminan periódica-mente en el servidor de noticias para dejar espacio a las nuevas. Las publicaciones se actualizan varias veces al día.

Para administrar la lista actual de publicaciones en un grupo de noticias:


Si se suscribe al grupo de noticias, haga clic ▲

en su nombre, en la lista Carpetas. Aparece la lista inicial de encabezados de mensajes para el grupo de noticias (figura 26.13).

Si no quiere suscribirse al grupo de noticias, ▲

seleccione el servidor de noticias en la lista Carpetas y haga doble clic en el nombre del grupo de noticias deseado, en el panel de la derecha. La lista de encabezados de men-saje aparece en una nueva ventana.

2. Si están disponibles en el servidor publicacio-nes adicionales para este grupo de noticias, puede extraer el siguiente lote al hacer clic en el ícono Más, en la barra de herramientas (figura 26.13), o al seleccionar Ver > Obtener más men-sajes de noticias.

3. Puede ordenar la lista de mensajes al hacer clic en el texto Organizar por, arriba de la lista, y seleccionar un campo de orden (figura 26.14). Para cambiar la dirección del orden, haga clic a la derecha de Organizar por (figura 26.15).

Figura 26.13 Los encabezados de mensajes actuales en el grupo de noticias seleccionado aparecen en la lista de mensaje.

Panel Vista previaEncabezados de mensaje

Descarga encabezados de mensajes adicionales

Figura 26.14 Haga clic en el texto Organizar por, para seleccionar un campo de orden.

Campo de orden actual

Haga clic para invertir la dirección del orden

Campo de organización

Figura 26.15 Cada clic en el texto de la dirección de orden invierte el orden de la organización.

439

Microsoft Entourage: Grupos de noticiasA

dmin

istración

de men

sajes

Sugerencias ✔

El número de encabezados de mensaje descar-■

gados en cada paso es una opción específica de servidor de noticias. El número predetermi-

nado es 300. Para incrementar o disminuir el número, seleccione Herramientas > Cuentas, haga clic en la pestaña Noticias, en el cuadro de diálogo Cuentas, y haga doble clic en el nombre del servidor de noticias. Haga clic en la pestaña Opciones, especifique el nuevo número en Opciones del servidor (figura 26.16), haga clic en Aceptar y después cierre el cuadro de diálogo Cuentas.

Para simplifi car el seguimiento de una conver-■

sación relacionada con un mensaje determi-nado (llamada hilo o grupo), seleccione Ver > Organizar por > Asunto, y asegúrese de que esté marcado el comando Ver > Organizar > Mostrar en grupos. Esto agrupa cada mensaje original con todas las respuestas a éste (figura 26.17).

Los mensajes pueden agruparse por muchos ■

otros criterios útiles, como Enviado ( fecha de publicación) o De (autor del mensaje).

Para revelar u ocultar de forma simultánea ■

todos los mensajes agrupados en la lista de mensajes, seleccione cualquier encabezado de mensaje y después elija Ver > Expandir todo, o Ver > Contraer todo.

Si selecciona Contraer todo, se produce una ■

lista que sólo contiene grupos, seguida por un número entre paréntesis que muestra el número de mensajes en cada grupo. Para expandir un grupo y poder leer este men-saje, haga clic en el ícono de triángulo que se encuentra a la izquierda del nombre del grupo (figura 26.17).

Figura 26.16 Puede cambiar el número de mensajes des-cargados de un servidor de noticias en cada paso.

Número de mensajes que se descargará

Figura 26.17 Cuando está habilitado Mostrar en grupos, puede agrupar mensajes por Asunto (como se muestra aquí), Enviados o casi cualquier cosa que desee.

Expanda/contraiga

440

Capítulo 26

Lectura de mensajesCuando Entourage despliega la lista de mensajes de un grupo de noticias, o cuando actualiza la lista, sólo descarga los encabezados de mensajes (no el cuerpo del mensaje ni los datos adjuntos). Después de que ha seleccionado uno o más encabezados, Entourage descarga su texto.

Para leer un mensaje:


Seleccione un encabezado de mensaje para ▲

ver su texto en el panel Vista previa (figura 26.18).

Haga doble clic en un encabezado de ▲

mensaje para abrir el mensaje en su propia ventana (figura 26.19).

El texto del mensaje seleccionado se descarga a su Mac y después se despliega.

2. Para leer mensajes adicionales, elija cualquiera


Haga clic en el encabezado del mensaje en ▲

la lista.

Seleccione Ver > Siguiente ( ▲ #]) o Ver >

Anterior (#[).

Haga clic en el ícono Siguiente o Anterior, en ▲

la barra de herramientas. (Sólo puede hacer esto si está leyendo mensajes en una ven-tana separada y si ha personalizado la barra de herramientas al agregar estos íconos.)

Lect

ura

de

men

saje

s

Figura 26.18 Haga clic en el encabezado del mensaje en la lista para leer éste en el panel Vista previa.

Encabezado de mensaje seleccionado Texto del mensaje

Figura 26.19 Haga doble clic en el encabezado de un men-saje para abrirlo en su propia ventana.

441

Microsoft Entourage: Grupos de noticiasLectu

ra de men

sajes

Sugerencias ✔

También puede usar las teclas de cursor para ■

seleccionar los mensajes que habrá de leer.

Presione S y A para expandir o contraer un

grupo, y presione Z y W para leer el mensaje siguiente o anterior. Sin embargo, tome en cuenta que se descargará cualquier men-saje que toque el cursor (aunque sea por un momento).

Puede desplazarse por un mensaje largo si ■

deja presionada la z o al presionar

sz. Cuando llegue al fi nal del men-

saje, presione z para pasar al siguiente mensaje no leído en la lista de mensajes.

No puede ■ eliminar mensajes de grupos de noti-cias, como lo haría con el correo electrónico. Sin embargo, puede establecer una lista para desplegar únicamente los mensajes que no ha leído al seleccionar Mensaje > Sólo no leídos. Para revertir la visualización de toda la lista, elija de nuevo el comando.

Puede seleccionar los encabezados de los ■

mensajes que desee ignorar y marcarlos como leídos al elegir Mensaje > Marcar como leído

(#T). Luego establezca la visualización en Sólo no leídos, para ocultar los mensajes en la lista de mensajes.

En Entourage 2008, la ubicación del panel Vista ■

previa depende del usuario. Seleccione una ubi-cación del submenú Ver > Panel de vista previa (figura 26.20).

Figura 26.20 Puede seleccionar una ubicación para el panel Vista previa, o incluso optar por ocultarlo.

442

Capítulo 26

Publicación en gruposde noticiasPuede publicar mensajes en grupos de noticias al contestar a un mensaje existente o al crear uno nuevo.

Es una cortesía común (y es lo mejor) leer los men-sajes del grupo de noticias antes de publicar. Tam-bién asegúrese de leer las preguntas más frecuen-tes del grupo. Estas preguntas (si existen algunas) suelen explicar lo que constituye una publicación apropiada. Es probable que los mensajes que los participantes regulares del grupo consideran in-apropiados estén en un extremo junto con todos los mensajes de ataque o de insulto.

Para responder un mensaje:

1. Haga clic en un encabezado en la lista de mensajes para ver el mensaje en el panel Vista previa, o haga doble clic en un encabezado para abrir el mensaje en su propia ventana.


Para publicar una respuesta al grupo de ▲

noticias, haga clic en el ícono Responder, en la barra de herramientas (figura 26.21), seleccione Mensaje > Responder, o presione

#R.

Para enviar un mensaje de correo electró- ▲

nico al autor de la publicación del grupo de noticias, seleccione Mensaje > Responder al remitente, haga clic en el ícono Responder directamente, en la barra de herramien-tas (que se despliega en la parte superior de la ventana de Entourage), o presione

o#R.

Para publicar una respuesta al grupo de ▲

noticias y enviar un mensaje de correo electrónico al autor, haga clic en el ícono Responder a todos (desplegado en la parte superior del mensaje abierto), elijaMensaje > Responder a todos, o presione

s#R.

Pu

blic

ació

n e

n g

rupo

s de

not

icia

s

Figura 26.21 Para enviar una respuesta al grupo de noticias, haga clic en el ícono Responder, de la barra de herramientas.

Se abre una nueva ventana de mensaje que contiene una copia del mensaje al que quiere contestar. El mensaje ya tiene la dirección del grupo de noticias, el autor, o ambos, como sea apropiado.

443

Microsoft Entourage: Grupos de noticiasP

ublicació

n en

gru

pos de n

oticias

3. Elimine cualquier mensaje de texto original que sea irrelevante para su respuesta, pero cite la parte del mensaje a la que esté respondiendo.

4. Agregue sus comentarios en el cuerpo del men-saje (figura 26.22).


Haga clic en el ícono Enviar, de la barra de ▲

herramientas, en la parte superior de la ventana.

Seleccione Mensaje > Exponer mensaje ▲

ahora (#r) o Mensaje > Exponer

mensaje más tarde (s#r). Exponer

mensaje más tarde es equivalente al comando Enviar mensaje más tarde, para correo electrónico. El mensaje se alma-cena en su Bandeja de salida y se envía la siguiente vez que use Enviar/Recibir con su cuenta de correo electrónico para responder al grupo de noticias.

Sugerencias ✔

Diferentes íconos de respuesta se despliegan ■

arriba de la ventana de Entourage y en la parte superior de una ventana de mensaje abierta. La primera muestra los íconos Responder y Responder directamente, mientras la segunda muestra los íconos Responder y Responder a todos (véase la figura 26.21).

Antes de enviar una respuesta, revise con ■

cuidado la línea Para. Si el autor original envió la publicación a varios grupos de noticias, tal vez quiera responder sólo al más popular o lógico, en lugar de enviar su respuesta a todos

los grupos.

Figura 26.22 Se abre un mensaje de respuesta con las direcciones. Elimine cualquier texto no necesario y escriba su respuesta.

Grupo de noticias Mensaje originalRespuesta Servidor

444

Capítulo 26

Para publicar un nuevo mensaje en un grupo de noticias:

1. Abra la lista de grupos de noticias en que quiere publicar un mensaje, al seleccionarlo en la lista Carpetas o al hacer doble clic en ésta, en la lista de grupos de noticias del servidor.

2. Haga clic en el ícono Nuevo, en la barra de herramientas, Seleccione Archivo > Nuevo >

Mensaje de noticias, o presione #N.

Se abre una nueva ventana, direccionada al grupo de noticias (figura 26.23).

3. Agregue otros destinatarios deseados al campo de dirección (los grupos de noticias adiciona-les van en la línea Para, y los destinatarios de correo electrónico en la línea Cc), inserte un Asunto, y escriba el cuerpo del mensaje, como lo haría en un mensaje de correo electrónico.

4. Opcional: Puede agregar datos adjuntos, como lo haría con un mensaje de correo electrónico. Haga clic en el ícono Adjuntar, seleccione Mensaje > Agregar datos adjuntos, o presione

#E.

Tal vez quiera comprimir datos adjuntos largos para reducir el tiempo de extracción para los destinatarios.

5. Opcional: Haga clic en el ícono Usar HTML, en la barra de herramientas Formato (figura 26.23), para cambiar entre texto sin formato y texto con formato. También puede seleccionar Formato > HTML.

Sin embargo, esté consciente de que muchas personas usan lectores de noticias de sólo texto y tal vez no puedan leer texto con formato.

6. Cuando haya terminado de redactar su men-saje, elija una de las siguientes opciones:

Haga clic en el ícono Enviar, de la barra de ▲

herramientas.

Seleccione Mensaje > Exponer mensaje ▲

ahora (#r) o Mensaje > Exponer men-

saje más tarde (s#r).

Pu

blic

ació

n e

n g

rupo

s de

not

icia

s

Servidor de noticias Grupo de noticias

Figura 26.23 Redacte su mensaje en la nueva ventana que aparece.

Usa HTML

445

Microsoft Entourage: Grupos de noticiasD

escarga de arch

ivos

Descarga de archivos de grupos de noticiasLos archivos adjuntos se muestran como datos adjuntos en los encabezados de mensajes de los grupos de noticias, igual que en los mensajes de correo electrónico. Sin embargo, el ícono de clip no aparece en el encabezado de mensaje hasta que descarga el mensaje.

Por lo general, puede saber si un mensaje contiene datos adjuntos por su tamaño (es casi seguro que cualquiera también mayor a algunos kilobytes contenga un archivo adjunto). Después de que ha previsualizado o abierto el mensaje, puede manejar estos datos adjuntos de la misma forma que lo ha-ría con un correo electrónico (véase el capítulo 21).

Para descargar un archivo de un grupo de noticias:

1. En la lista Carpetas, seleccione el grupo de noti-cias o haga doble clic en el nombre del grupo de noticias en la lista de grupos.

2. Seleccione el encabezado de un mensaje que crea que contiene un archivo adjunto.

Después de que su Mac descargue el mensaje y los archivos adjuntos del servidor de noticias, aparece el panel Datos adjuntos (figura 26.24).

3. Seleccione un archivo adjunto y haga clic en el botón Guardar, que se encuentra a un lado del panel Datos adjuntos.

Aparece el cuadro de diálogo Guardar archivos adjuntos (figura 26.25).

4. Navegue a la unidad y la carpeta en que quiere guardar el archivo, y después haga clic en el botón Guardar.

Sugerencias ✔

Los archivos adjuntos de imágenes que están ■

en un formato compatible con Entourage (como JPEG, GIF y PDF) aparecen como imáge-nes en el cuerpo del mensaje.

Es probable que los grupos de noticias que ■

promueven activamente datos adjuntos (como imágenes, películas o archivos de canciones) tengan la palabra binaries en su nombre.

Para encontrar mensajes que contienen datos ■

adjuntos sin descargarlos, ordene la lista de mensajes por tamaño. Seleccione Tamaño, del menú desplegable Organizar, arriba de la lista de mensajes (figura 26.14).

Figura 26.25 Seleccione una unidad y una carpeta de des-tino y después haga clic en Guardar.

Figura 26.24 El ícono y el panel Datos adjuntos aparecen después de que el mensaje se descarga del servidor.

Panel Datos adjuntosÍcono Datos adjuntos Guardar

My D

ay

My Day

27

447

Nueva en Office 2008, My Day es una aplicación

independiente que despliega eventos y tareas

futuras (aunque Entourage y otras aplicaciones

de Office no se estén ejecutando). A diferencia de

Recordatorios de Office, la lista de eventos y tareas

de My Day no está restringida sólo a las que inclu-

yen recordatorios.

Lan

zam

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e M

y D

ay

448

Capítulo 27

Lanzamiento de My DayPuede lanzar My Day automática o manualmente, si siempre quiere ejecutarlo o si sólo quiere que esté visible en algunos momentos.

Para lanzar My Day manualmente:


Dentro de Entourage, haga clic en el ícono ▲

My Day, de la barra de herramientas.

Dentro de Entourage, haga clic en Ventana > ▲

Mi día (#9).

Haga doble clic en el ícono del archivo ▲

My Day (se encuentra en la carpeta /Aplicaciones/Microsoft/Off ice 2008/Off ice).

Si My Day se está ejecutando, pero su ▲

ventana está cerrada, seleccione Mostrar My Day, del menú My Day (figura 27.1), haga clic en el ícono My Day, en el Dock, o

presione CM.

Para lanzar My Day de manera automática:

1. Lance My Day manualmente al seguir uno de los procedimientos.


Haga clic en el ícono Preferencias, en la ▲

parte inferior de la ventana My Day.

Seleccione Preferencias, del menú My Day ▲

(figura 27.1).

Aparece la ventana Preferencias.

3. Si el ícono General no se selecciona automáti-camente, haga clic en éste.

4. Seleccione la opción Abrir tras iniciar sesión en el equipo (figura 27.2), y haga clic en Aceptar.

En las futuras sesiones de cómputo, My Day se ejecutará automáticamente al inicio (aunque no estén en ejecución otras aplicaciones de Office 2008).

Sugerencia ✔

Dependiendo de la opción Mostrar... que selec-■

cione en las preferencias General (figura 27.2), My Day desplegará un menú de íconos al lado derecho de la barra de menús (Mostrar en la barra de menú Mac OS) o un menú de aplica-ción (Mostrar en Acoplar).

Ícono de la barra de herramientas My Day

Figura 27.1 Dependiendo de las confi guraciones de prefe-rencias en General (figura 27.2), puede seleccionar coman-dos de este ícono My Day o desde el menú My Day.

Figura 27.2 Puede confi gurar las preferencias para My Day, por ejemplo, si se ejecuta automáticamente al inicio.

Cam

bio del desplieg

ue

449

Microsoft Entourage: My Day

Cambio del despliegueAl igual que otras aplicaciones, My Day ofrece varias formas de cambiar la forma en que se des-pliega.

Para cambiar cómo se despliega My Day:


Mostrar/ocultar ▲ . Para ocultar o mos-trar My Day, seleccione Ocultar My Day o Mostrar My Day, del menú My Day (véase la

figura 27.1), o presione CM.

Minimizar/maximizar. ▲ Para minimizar My Day al Dock, haga clic en el botón mini-mizar (figura 27.3). Para maximizar My Day (moverlo del Dock de regreso al escrito-rio), haga clic en su ícono en el Dock.

Acercar/alejar ▲ . Haga clic en este botón (véase la figura 27.3) para replegar My Day (figura 27.4) o restaurar el despliegue normal.

Mantener mostrado. ▲ Como opción, es posible confi gurar el despliegue en capas de My Day para asegurar que siempre flote sobre otras ventanas. Haga clic en el ícono Preferencias, en la parte inferior de la ventana de My Day, haga clic en la pestaña General en el cuadro de diálogo Preferencias, y asegúrese de que esté mar-cada la casilla Mantener visible sobre las demás aplicaciones (véase la figura 27.2).

Sugerencia ✔

No es necesario salir de My Day antes de apagar ■

el equipo. Sin embargo, si quiere hacerlo, selec-cione Salir de My Day, del menú My Day (figura 27.1) o seleccione Salir, del ícono de My Day en el Dock. Para reiniciar My Day después de salir, use cualquiera de los métodos descritos en la página anterior.

Figura 27.3 Al igual que otras aplicaciones de Mac, My Day proporciona tres botones estándar en su esquina superior izquierda.

Aleja/acercaMinimiza

Cierra

Figura 27.4 Cuando se repliega (se quita el zoom), My Day despliega sólo la fecha, la hora, la línea de hora y los íconos.

450

Capítulo 27La

inte

rfaz

de

My

Day

La interfaz de My DayA continuación se muestran los elementos impor-tantes de la interfaz de My Day (figura 27.5), lo que hacen y cómo usarlos.

Fecha desplegada. Es la fecha de los eventos y las tareas que está viendo. Si hace clic en esta fecha, aparece el cuadro de diálogo Ir a la fecha (figura 27.6). Escriba la fecha que quiera ver y haga clic en Aceptar.

Ver otras fechas. Use estos íconos para ver los elementos y las tareas de otras fechas. Haga clic en un ícono de fl echa para regresar (izquierda) o avanzar (derecha) de día en día. Haga clic en el ícono del centro (viñeta) para desplegar la infor-mación de hoy.

Línea de tiempo. Haga clic en el ícono de flecha para revisar los espacios de hora de la fecha des-plegada. Cada ranura para la que hay un evento programado aparece en color azul.

Figura 27.6 Use el cuadro de diálogo Ir a la fecha para des-plegar información de una fecha específica.

Figura 27.5 La ventana de My Day.

Fecha desplegada

Línea de tiempo

Evento decalendario

Tareas y otroselementos

pendientes

Nueva tarea

Lanzar Entourage

Imprimir

Preferencias

Ve otras fechas

451

Microsoft Entourage: My DayLa in

terfaz de My D

ay

Eventos de calendario, tareas y tareas pen-dientes. Todos los eventos, tareas y tareaspendientes programados se muestran en una lista en la parte principal de la ventana. Puede abrir cualquier elemento al hacer doble clic en él. Para marcar una tarea o tarea pendiente como comple-ta (eliminándola de la lista), haga clic en su casilla de verificación.

Imprimir. Haga clic en este ícono para imprimir una lista de todos los eventos, tareas y tareas pendientes relacionados con la fecha desplegada. También puede seleccionar Imprimir del menú My Day (véase la figura 27.1).

Nueva tarea. Para crear una nueva tarea de En-tourage, haga clic en este ícono.

Preferencias. Haga clic en este ícono para revisar o cambiar las opciones de preferencias de My Day (figura 27.7). También puede seleccionar Prefe-rencias del menú My Day (véase la figura 27.1).

Lanzar Entourage. Si Entourage no está en ejecu-ción, puede lanzarlo al hacer clic en este ícono.

Sugerencias ✔

Los eventos que ya han pasado en el día actual ■

se eliminan de My Day. Sin embargo, perma-necen marcados en la línea de tiempo. Por lo tanto, aunque vea que un evento ha pasado, tendrá que revisar el Calendario para determi-nar qué eventos ya han pasado.

También puede ver elementos para una fecha ■

específica al seleccionar Ir a la fecha, del menú My Day (véase la figura 27.1).

En la actualidad, los eventos de todo el día ■ no

se muestran en My Day. Si quiere desplegar un evento de todo el día, cámbielo a un evento programado con una hora asignada.

Figura 27.7 Además de las preferencias de General (véase la fi gura 27.2), existen otras para Eventos (arriba) y Tareas pendientes (abajo).

Cuen

tas de Micro

soft Exch

ang

e

Cuentas de

Microsoft Exchange

28

453

Si está asociado con corporación o institución grande, o si trabaja para una, tal vez su correo se maneje con Microsoft Exchange Server. Con Office 2008 para Mac u Office 2008 para Mac: Special Media Edition (pero no con la edición Home & Student), Entourage puede administrar su cuenta de correo electrónico de Exchange, además de calendarios y libretas de direcciones de Exchange.

Cuando usa una cuenta de Exchange, ciertos elementos se mantienen continuamente sincroni-zados en la aplicación y el servidor. Los siguientes elementos de cuenta de Exchange pueden sincro-nizarse con Entourage:

Carpetas y subcarpetas de mensajes.◆

Contactos de libretas de direcciones de Exchange.◆

Calendario y eventos de Exchange.◆

Elementos marcados (pendientes).◆

Sólo las libretas de direcciones y los calendarios de Exchange se sincronizan. (Puede crear varias libretas de direcciones y calendarios de Exchange.) Los ele-mentos en la libreta de direcciones y el calendario estándar están visibles y disponibles para editarse sólo en la copia de Entourage en que se crearon.

Las tareas, notas y reglas de mensajes creadas en Entourage no se sincronizan. En Entourage pueden ejecutarse (pero no editarse) las reglas de mensaje creadas en otros clientes de correo elec-trónico que se sincronizan.

Acerca de la sincronización

La sincronización es la ventaja principal de una cuenta de Exchange. Siempre y cuando tenga una conexión de red o Internet, los cambios que hace a su libreta de direcciones, calendarios y correo de Exchange se sincronizan automática-mente con el servidor una vez por minuto. Esto signifi ca que si examina, modifica o crea nuevos elementos en cualquier computadora con soft-ware compatible con Exchange, los datos serán idénticos a los de esas computadoras.

Si usa el equipo en varios lugares, como el trabajo, la casa y el camino, no tiene que preocuparse por tener el conjunto erróneo de mensajes, contactos o citas. Siempre y cuando use la cuenta de correo electrónico, la libreta de direcciones y los calendarios de Exchange (en lugar de las de la carpeta Mi PC de Entourage), puede acceder y usar los datos desde cualquier lugar.

Para aprender cómo sincronizar datos de cuenta con un iPod, iPhone o iPod Touch, consulte “Sincronización de Entourage con un iPod” en el capítulo 20.

454

Capítulo 28Co

rreo

ele

ctró

nic

o d

e Ex

chan

ge

Correo electrónicode ExchangeEl correo enviado o recibido por su cuenta de Ex-change se almacena en el servidor y permanece ahí hasta que se elimina. Entourage también almacena una copia local de sus datos de Exchange en su Mac. Como resultado, puede obtener lo mejor de ambos mundos. Tiene la opción de conectarse a un servidor desde cualquier computadora para leer y crear correo electrónico, y puede revisar mensajes existentes en Entourage aunque no esté conectado a la red corporativa o a Internet.

Establecimiento de una cuentade ExchangeAunque se requieren más datos de cuenta, para es-tablecer una cuenta de Exchange en Entourage se siguen los mismos pasos básicos que para estable-cer otros tipos de cuenta (consulte “Establecimien-to de una cuenta” en el capítulo 21). Como mínimo, necesitará su dirección de correo electrónico de Exchange y la contraseña (figura 28.1).

Si una configuración automática falla, también ne-cesitará los nombres de Exchange, de LDAP (pro-tocolo ligero de acceso a directorios, Lightweight Directory Access Protocol), y de servidores públi-cos, además de definir si debe usar SSL (capa de conectores seguros, Secure Sockets Layer) cuando se conecte a los servidores. Si tiene algún proble-ma para registrar la cuenta, póngase en contacto con su administrador de red o el departamento de tecnología de la información para pedir ayuda.

Para configurar una cuenta de Exchange:



2. En la pestaña Correo, haga clic en el ícono Nuevo, de la barra de herramientas, y después seleccione Exchange o Correo, del menú des-plegable.

Aparece el Asistente para configurar cuenta (figura 28.1).

3. Inserte su dirección de correo electrónico completa de Exchange, como [email protected]. Haga clic en la casilla de verificación y después en el ícono de flecha a la derecha para continuar.

Figura 28.1 Inserte su dirección de correo electrónico de Exchange, haga clic en la casilla de verifi cación, y después en el ícono de fl echa a la derecha.

Correo

electrón

ico de Exch

ang

e

455

Microsoft Entourage: Cuentas de Microsoft Exchange

4. Ocurrirá algo de lo siguiente:

Entourage indicará que ha determinado la ▲

configuración de la cuenta con base en la dirección de correo electrónico que insertó.

Entourage no podrá determinar las opcio- ▲

nes de cuenta (figura 28.2). Puede insertar la información necesaria en la pantalla Asistente para confi gurar cuentas que sigue (figura 28.3).

Sugerencias ✔

Si tiene la información de cuenta requerida, ■

también puede configurar la cuenta de manera manual al hacer clic en el botón Configurar la cuenta manualmente (figura 28.2).

También puede agregar carpetas y subcarpetas ■

de correo adicionales, además de crear reglas de mensaje para mover automáticamente los mensajes relevantes a la subcarpeta apropiada. Para recibir ayuda, lea la siguiente sección y “Organización del correo”, en el capítulo 21.

Envío y recepción de correoA diferencia de una cuenta POP o de Hotmail, no necesita crear un programa de envío y recepción para una cuenta de Exchange, agregarla al progra-ma de Enviar y recibir todo o ni siquiera hacer clic alguna vez en el ícono Enviar y recibir, de la barra de herramientas. Siempre y cuando esté conec-tado al servidor de Exchange (mediante la red o Internet), el contenido de sus carpetas de correo de Exchange se sincroniza de manera automática en Entourage con el servidor una vez por minuto. Los mensajes entrantes simplemente llegan a su Bandeja de entrada sin necesidad de programación o una acción de su parte.

Sugerencia ✔

Además de su correo de Exchange, también ■

se sincronizan continuamente los registros de contacto en sus libretas de direcciones de Exchange y eventos en sus calendarios de Exchange.

Figura 28.2 Si Entourage no puede confi gurar automática-mente su cuenta Exchange, aparece esta pantalla.

Figura 28.3 El Asistente para confi gurar cuentas lo guiará por los pasos complementarios. Asegúrese de probar y verifi car las opciones de cuenta en el paso final.

456

Capítulo 28Co

rreo

ele

ctró

nic

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e Ex

chan

ge

Respuestas automáticasfuera de la oficinaSi sale de vacaciones o en viaje de negocios, puede confi gurar Entourage para enviar automáticamen-te un mensaje fuera de la oficina como respuesta a correo entrante que se dirige a su cuenta de Exchange. Debido a que el servidor maneja la res-puesta automática, la herramienta para respuestas fuera de la oficina funciona aunque Entourage no se está ejecutando.

Para permitir una respuesta automática fuera de la oficina:

1. En la lista de carpetas, seleccione la cuenta de Exchange para la que quiere habilitar una respuesta automática fuera de la oficina.

2. Seleccione Herramientas > Fuera de la oficina.

Aparece el Asistente fuera de la oficina (figura 28.4).

3. Haga clic en el botón de opción Enviar mensa-jes fuera de la oficina.

4. Escriba su texto de respuesta en el cuadro de texto Responder mensajes con.

5. Si su compañía está ejecutando Microsoft Exchange Server 2007, haga clic en el ícono Más opciones para expandir el cuadro de diálogo (figura 28.5). Puede especificar un periodo fuera de la ofi cina y si las respuestas se enviarán al correo electrónico recibido fuera de su com-pañía.


Figura 28.4 Confi gure las opciones fuera de la ofi cina y haga clic en Aceptar.

Figura 28.5 Estas opciones adicionales están disponibles para usuarios de Exchange 2007.

457

Microsoft Entourage: Cuentas de Microsoft ExchangeCo

rreo electró

nico

de Exchan

ge

Sugerencias ✔

La habilitación de la respuesta automática ■

fuera de la oficina sólo afecta a la cuentade Exchange seleccionada. Otras cuentas de Exchange (si las hay) deben habilitarse por separado.

Cuando regrese a la ofi cina, asegúrese de ■

deshabilitar la respuesta automática fuera de la oficina para cada una de sus cuentas de Exchange. Seleccione el botón de opción No enviar mensajes fuera de la oficina, y después haga clic en Aceptar.

Aunque el Asistente fuera de la ofi cina sólo se ■

usa con cuentas de Exchange, puede generar un mensaje similar para cuentas POP e IMAP al crear una regla de mensaje (figura 28.6). Especifi que los mensajes a los que aplicará la regla y agregue una acción Responder, con un mensaje Texto de respuesta. Habilite la regla cuando esté por salir; deshabilítela cuando regrese. (Observe que debe dejar su Mac y Entourage en ejecución mientras está fuera.)

Figura 28.6 Puede crear una regla para enviar un mensaje fuera de la oficina desde cualquier cuenta que no sea de Exchange. En este ejemplo, se envía una respuesta automática a cualquier mensaje entrante, excepto los recibidos de una lista de correo o clasifi cados como correo basura.

458

Capítulo 28C

alen

dari

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ion

es

Calendarios y libretasde direcciones de ExchangeSi revisa la lista de carpetas, observará que su cuenta de Exchange incluye las carpetas Calen-dario y Contactos (figura 28.7). Son las opciones Calendario y Contactos (libreta de direcciones) de Exchange, una para cada cuenta. Estas carpetas no se relacionan con Calendario y Libreta de direccio-nes de Entourage, que se almacenan en su Mac y se acceden desde ésta. A Calendarios y Contactos de Exchange se accede al usar aplicaciones compa-tibles con Exchange, como Entourage u Outlook (Windows).

Si lo desea, puede crear carpetas Calendario y Contactos de Exchange. Por ejemplo, tal vez quiera separar datos personales y de negocios, o crear carpetas relacionadas con proyectos.

Para usar una carpeta Calendariode Exchange:

1. Para crear un nuevo evento para un Calendario de Exchange, seleccione la carpeta Calendario de Exchange en la lista de carpetas (figura 28.7).

Aparece el calendario seleccionado.

2. Cree y edite eventos de la misma forma que si usara el Calendario de Entourage (consulte el capítulo 23).

Sugerencias ✔

Debido a que los datos no se comparten entre ■

calendarios, es importante que seleccione el Calendario correcto cuando registre un evento. Esto también aplica al trabajo con las carpetas de libreta de direcciones (Contactos).

Sin importar qué Calendario use, o si decide ■

usar varios, Recordatorios de Office despliega recordatorios para todos los calendarios. Si hace doble clic en un evento que aparece en Recordatorios de Office, Entourage abrirá el evento del calendario correcto.

De forma similar, los eventos seleccionados ■

de Calendarios de Exchange también pueden presentarse en My Day (figura 28.8).

Cuando abra cualquier evento o contacto, el ■

nombre del calendario o la libreta de direccio-nes se adjunta al título del elemento.

Siga estos pasos cuando cree o edite registros ■

de contactos en una carpeta Contactos de Exchange.

Figura 28.7 Una cuenta de Exchange tiene sus propias carpetas Calendario y Contactos. Estas carpetas de Exchange se sincronizan con cualquier equipo y se acceden desde éste.

Figura 28.8 En Preferencias de My Day, haga clic en la pestaña Eventos y especifique los calendarios que le gustaría desplegar.

459

Microsoft Entourage: Cuentas de Microsoft ExchangeC

alendario

s y libretas de direccion

es

Para crear un nuevo Calendario o una libreta de direcciones de Exchange:

1. En la lista de carpetas, seleccione la cuenta de Exchange (o cualquiera de sus carpetas) en que quiera crear un Calendario o una libreta de direcciones (Contactos) adicional.


Seleccione Archivo > Nuevo > Carpeta. ▲

Haga clic en el ícono Nuevo, de la barra de ▲

herramientas, y seleccione Carpeta, del menú desplegable.

Presione ▲ s#N.

Aparece el cuadro de diálogo Crear nueva car-peta (figura 28.9).

3. En el menú desplegable Tipo, seleccione el tipo de elemento que creará: calendario o libreta de direcciones.

4. En la lista desplegable, elija una de las siguientes

opciones:

Para crear el calendario o la libreta de ▲

direcciones en el mismo nivel que otros elementos y carpetas principales, seleccione el nombre de la cuenta.

Para crear el calendario o la libreta de direc- ▲

ciones como una subcarpeta de una carpeta existente en la cuenta (como Bandeja de entrada, Calendario o Contactos), seleccione la carpeta dentro de su cuenta de Exchange.

5. Escriba un nombre descriptivo para el nuevo elemento en el cuadro de texto Nombre, como

Contactos de trabajo o Calendario de escuela

6. Haga clic en Aceptar para crear el elemento.

El nuevo elemento aparecerá en la lista de carpetas (figura 28.10).

Sugerencias ✔

Para eliminar una libreta de direcciones o un ■

calendario, use C-clic en su nombre, en la lista de carpetas, y seleccione Eliminar libreta de direcciones o Eliminar calendario, del menú desplegable que aparece.

Para cambiar una Libreta de direcciones o un ■

Calendario de un subelemento a un elemento principal, arrástrelo al nombre de la cuenta de Exchange en la lista de carpetas. Por el con-trario, puede cambiar un elemento principal a un subelemento al arrastrarlo al elemento o la carpeta principal apropiada. (Esta sugerencia aplica a todas las secciones de la lista de carpe-tas, como Mi PC.)

Figura 28.9 Especifique el tipo y la ubicación de una nueva carpeta que esté creando.

Figura 28.10 Ahora la cuenta de Exchange tiene un nuevo calendarioy una nueva libreta de direcciones.

Nuevo CalendarioNueva Libreta de direcciones

460

Capítulo 28In

terc

ambi

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as d

e Ex

chan

ge

Intercambio de carpetasde ExchangeLa duplicación de datos entre miembros de depar-tamento o dentro de la corporación puede repre-sentar una pérdida de tiempo y energía, además de espacio de almacenamiento. Como usuario de Exchange, puede designar las carpetas Calendario, Contactos o Correo como compartidas, poniéndo-las a disposición de otros usuarios seleccionados. Si se requiere acceso más amplio, un administra-dor puede crear carpetas públicas accesibles para todos los usuarios de ciertos grupos, dependiendo de los permisos confi gurados para las carpetas.

Carpetas compartidasCualquier usuario puede elegir que se comparta una carpeta de Exchange con otros usuarios de-signados. Si es administrador, por ejemplo, puede compartir su calendario de Exchange con un asistente o gerente de ofi cina para simplificarle la programación de reuniones.

Para compartir una carpeta:

1. Cambie a la vista Correo.

2. En la lista de carpetas, seleccione la carpeta de Exchange que quiera compartir.


Use ▲ C-clic en la carpeta y seleccione Compartir, del menú desplegable.

Seleccione Edición > Propiedades de carpeta. ▲

Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de carpeta.

4. Haga clic en la pestaña Permisos (figura 28.11).

5. Para especificar un usuario con el que quiere compartir la carpeta, haga clic en Agregarusuario.

Aparece el cuadro de diálogo Seleccionar usuario.

6. En el cuadro de texto Buscar, escriba parte del nombre del usuario o la dirección de correo electrónico, y haga clic en Buscar.

Aparece una lista de usuarios (figura 28.12).

7. Seleccione la persona deseada y haga clic en Aceptar.

La persona se agrega a la lista de usuarios, en la pestaña Permisos.

Figura 28.11 La pestaña Permisos, de un cuadro de diálogo Propiedades de carpeta, muestra una lista de todos los usuarios autorizados de la carpeta, además de los permisos concedidos a éstos.

Figura 28.12 Encuentre a la persona con la que quiera compartir la carpeta seleccionada.

461

Microsoft Entourage: Cuentas de Microsoft ExchangeIn

tercambio

de carpetas de Exchan

ge

8. Con el fin de establecer permisos de carpeta para el usuario nuevo, seleccione el nombre de la persona en el cuadro de diálogo Propiedades de carpeta (figura 28.13), y elija cualquiera de


Seleccione un conjunto de permisos del ▲

menú desplegable Nivel de permiso.

Haga clic en las casillas de verifi cación o los ▲

botones de opción para confi gurar varios permisos.

9. Opcional: Repita del paso 5 al 8 para especifi-car otros usuarios que pueden compartir la carpeta.

10. Haga clic en Aceptar, para guardar los cambios.

En la siguiente sincronización, la carpeta compartida aparecerá en cada lista de carpeta de usuarios.

Sugerencias ✔

En lugar de crear permisos personalizados al ■

hacer clic en las casillas de verificación y boto-nes de opción, revise los conjuntos del menú desplegable Nivel de permiso. Por ejemplo, el conjunto Revisor (figura 28.13) permite a un usuario leer elementos, pero no crearlos, editar-los o eliminarlos.

Cuando se comparte una carpeta, todos los ■

elementos de ésta quedan accesibles para los usuarios designados. En lugar de compartir una carpeta existente, tal vez sea preferible crear una nueva carpeta, y después agregar o copiar elementos para compartirse en la carpeta.

Para dejar de compartir una carpeta con una ■

persona, realice los pasos 1-4 y seleccione el nombre de la persona en la lista en la pestaña Permisos (figura 28.13). Para dejar de compartir la carpeta permanentemente con la persona, haga clic en Quitar. Para dejar de compartir temporalmente, seleccione Ninguno, del menú Nivel de permisos.

Si ya no quiere ver una carpeta compartida, ■

seleccione su nombre en la lista de carpetas

y después seleccione Edición > Eliminar de Vista (figura 28.14). Si después desea restau-rar la carpeta a la lista de carpetas, seleccione Archivo > Abrir la carpeta de otro usuario.

Figura 28.13 Establezca permisos para el nuevo usuario.

Figura 28.14 Confirme la eliminación de la carpeta compartida.

462

Capítulo 28In

terc

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chan

ge

Carpetas públicasLos administradores de Exchange pueden crear carpetas públicas. Por ejemplo, una carpeta pú-blica Contactos puede contener información de empleados, vendedores o clientes que es útil para muchos empleados. Una carpeta pública de correo puede servir como foro en la compañía donde los usuarios pueden leer y publicar mensajes. Puede suscribirse a estas carpetas públicas que lee o usa regularmente, facilitando su localización.

A menos que el administrador haya establecido permisos especiales para la carpeta pública, los usuarios pueden leer elementos de ella, además de contribuir con nuevos elementos. Por razones obvias, a los usuarios rara vez se les da permiso para crear o eliminar carpetas públicas.

Para usar una carpeta pública:

1. Cambie al modo Correo. En la lista de carpetas, seleccione una carpeta pública en su cuenta de Exchange (figura 28.15).


Examine mensajes, registros de contacto y ▲

eventos, como lo haría en otras carpetas de correo, libretas de direcciones y calendarios.

Cree un nuevo elemento del tipo apropiado ▲

(publicación, contacto o evento) al hacer clic en el ícono Nuevo, de la barra de herra-mientas Estándar (figura 28.16).

Cree una respuesta pública al mensaje ▲

seleccionado actual, al hacer clic en el ícono Publicar respuesta, en la barra de herra-mientas.

Haga clic en el ícono Responder directa- ▲

mente, en la barra de herramientas, para enviar un mensaje de correo electrónico al autor del mensaje seleccionado. (Su res-puesta no se envía a la carpeta pública.)

Figura 28.15 Seleccione una carpeta pública en la lista de carpetas.

Intercambio de carpetas personalizadas

Las acciones tomadas para compartir una car-peta personalizada de Exchange son diferentes de las usadas con carpetas predeterminadas de Exchange. Para compartir una carpeta perso-nalizada, el individuo con el que está compar-tiendo debe estar de acuerdo en ser su delegado, al hacer lo siguiente:


2. En el cuadro de diálogo Cuentas, haga doble clic en la cuenta de Exchange.

3. En el cuadro de diálogo Modificar cuentas, haga clic en la pestaña Delegado.

4. En la sección Usuarios para los que soy dele-gado, haga clic en el botón Agregar.

5. En el cuadro de diálogo Seleccionar usuario, inserte parte del nombre de usuario real o de Exchange de la persona. Haga clic en Buscar. Seleccione la persona de la lista y haga clic en Aceptar.

6. Cierre el cuadro de diálogo Modificar cuenta, al hacer clic en Aceptar.

Figura 28.16 Cuando lea mensajes de una carpeta pública, puede hacer clic en estos íconos de la barra de herramientas Estándar para crear nuevas publica-ciones y respuestas.

463

Microsoft Entourage: Cuentas de Microsoft ExchangeIn

tercambio

de carpetas de Exchan

ge

Para suscribirse a una carpeta pública:

1. Cambie a la vista Correo. En Todas las carpetas públicas (véase la figura 28.15), seleccione la carpeta a la que quiere suscribirse.

2. Seleccione Edición > Suscribirse.

La carpeta se agrega a la lista Carpetas públicas suscritas (figura 28.17). Las carpetas a las que está suscrito se muestran en cursivas en Todas las carpetas públicas.

Sugerencias ✔

Si no ve una lista de carpetas públicas en la lista ■

de carpetas, es probable que haya olvidado o haya especificado mal el nombre del servidor Carpetas públicas. Aplique cualquier cambio necesario al hacer doble clic en el nombre de la cuenta de Exchange, en el cuadro de diálogo Cuentas, y haga clic en la pestaña Avanzadas, del cuadro de diálogo Modificar cuenta (figura 28.17).

Para dejar de suscribirse a una carpeta, selec-■

cione su nombre en Carpetas públicas suscritas, y seleccione Edición > Cancelar suscripción.

DelegadosTambién puede compartir sus datos al nombrar delegados a su Bandeja de entrada, Libreta de di-recciones o Calendario de Exchange. El proceso de configuración es similar al usado para compartir una carpeta.

Para designar un delegado:



2. Haga doble clic en su cuenta de Exchange.

Aparece la ventana Modificar cuenta.

3. Haga clic en la pestaña Delegado (figura 28.18). En la sección Mis delegados, haga clic en Agregar.

Aparece el cuadro de diálogo Seleccionar usua-rio (véase la figura 28.12).


Figura 28.17 El contenido de una carpeta a la que se está suscrito puede verse al seleccionar la carpeta en Carpetaspúblicas suscritas o Todas lascarpetas públicas.

Carpeta a la que se está suscrito

Agrega un delegado

Figura 28.18 Se agregan, eliminan y administran dele-gados y permisos en la pestaña Delegado, del cuadro de diálogo Modificar cuenta.

464

Capítulo 28In

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4. En el cuadro de texto Buscar, escriba parte del nombre o la dirección de correo electrónicodel usuario, y haga clic en Buscar.

Aparece una lista de usuarios (véase la figura 28.12).

5. Seleccione a la persona deseada y haga clic en Aceptar.

Aparece el cuadro de diálogo Permisos del dele-gado (figura 28.19).

6. Seleccione conjuntos de permisos para su Calendario, Bandeja de entrada o Libreta de direcciones de los menús desplegables.

7. Opcional: Para notificar a la persona de su nuevo estado de delegado, haga clic en la casilla de verificación.

Se envía al individuo un correo electrónico de notificación (figura 28.20).

8. Haga clic en Aceptar, para cerrar el cuadro de diálogo Permisos del delegado.

9. Haga clic en Aceptar, para cerrar el cuadro de diálogo Modificar cuenta. Cierre el cuadrode diálogo Cuentas.

Sugerencias ✔

Es común otorgar permisos de autor desde la ■

Bandeja de entrada o el Calendario. El delegado nombrado puede responder a correo electró-nico y crear citas en su nombre, además de leer elementos de esas carpetas. Sin embargo, el delegado no puede modificar elementos exis-tentes en éstas.

Para eliminar un delegado, seleccione el nom-■

bre de la persona en la sección Mis delegados, del cuadro de diálogo Modificar cuenta (véase la figura 28.18), y haga clic en Quitar.

Para cambiar los permisos de un delegado, ■

seleccione el nombre de la persona, en la sección Mis delegados, del cuadro de diálogo Modificar cuenta, y haga clic en Establecer per-misos. Haga los cambios necesarios en el cuadro de diálogo Permisos del delegado (figura 28.19).

Figura 28.19 Establezca permisos de delegado al seleccio-nar opciones de los menús desplegables.

Figura 28.20 Puede enviar al delegado la lista de permisos que concedió.

465

Capítulo 29: Combinación de datos de Office . 467

Capítulo 30: El Centro de proyectos ................ 481

Capítulo 31: Office 2008 e Internet ................. 495

Parte VI: Integraciónde aplicaciones

Com

binació

n de dato

s de Offi ce

Combinación

de datos de Offi ce

29

467

Por separado, cada aplicación de Office es impre-

sionante. Pero cuando se combinan, forman un

sistema poderoso para compartir información.

Una forma simple de combinar información de di-

ferentes aplicaciones de Office consiste en copiar,

incrustar o vincular. Por ejemplo, puede copiar

una tabla de datos numéricos de Excel a un docu-

mento de Word, para agregar cifras relevantes a un

memorando. O para asegurar que futuros cambios

a datos de Excel fluyan automáticamente a la tabla

en el documento de Word, puede vincular datos

entre los documentos.

Además de explicar cómo copiar, vincular e in-

crustar, en este capítulo se proporcionan algunos

ejemplos de formas de compartir datos entre

aplicaciones de Office. También se explica cómo

vincular elementos de Entourage entre sí y con

documentos de Macintosh.

Copi

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cru

stac

ión

468

Capítulo 29

Copia, vinculacióne incrustaciónOff ice permite compartir información de manera sencilla entre sus aplicaciones. Los tres métodos principales son copiar, incrustar o vincular infor-mación de una aplicación a otra.

El método más simple consiste en copiar y pegar, o arrastrar y colocar material entre programas. Por ejemplo, puede copiar un rango en Excel y pegarlo en un documento de Word. O puede simplemente arrastrar el rango a Word. Los datos se vuelven parte del documento de Word, como una tabla que puede editarse. De forma similar, después de cambiar a la Vista Clasificador de diapositivas, en PowerPoint, puede arrastrar una copia de una diapositiva a un documento de Word. Los datos agregados por medio del método de copiar y pegar o de arrastrar y colocar se vuelven parte del docu-mento de destino (y se guardan con él). Esto signi-fica que puede mover el documento a otro equipo o enviarlo por correo electrónico a alguien seguro, sabiendo que los datos copiados o colocados esta-rán intactos.

Si quiere mantener un vínculo entre los datos u objetos originales y el nuevo documento, puede usar incrustar o vincular. La diferencia entre los dos procedimientos recae en el lugar en que se al-macenan los datos. Los datos incrustados se vuel-ven parte del documento de destino, haciéndolo transportable. Por otra parte, los datos vinculados sólo se almacenan en el documento original, y se hace referencia a ellos en el documento de destino. Por lo tanto, vincular es una opción excelente con archivo en una red o cuando se combinan datos de varios miembros en un proyecto de grupo de trabajo.

Copia, vin

culació

n e in

crustació

n

469

Integración de aplicaciones: Combinación de datos de Office

Uso de copia y pegadoCopiar y pegar (y cortar y pegar) son los métodos más simples y familiares para duplicar datos entre dos documentos (aunque los documentos sean de aplicaciones diferentes). El material pegado no mantiene vínculos con los datos originales ni con sus documentos.

Para copiar y pegar entre documentos:

1. En el primer documento, seleccione el material que quiera copiar, como un bloque de texto, rango de celdas, diapositiva, o uno o más obje-tos (figura 29.1).

2. Seleccione Edición > Copiar (#C).

El material se copia al Portapapeles, un área temporal en la memoria que almacena los elementos copiados o cortados más reciente-mente.

3. Cambie al documento de destino o ábralo.

Tome en cuenta que el documento debe tener la capacidad de aceptar el tipo de datos que pretende pegar. Las aplicaciones de Off ice 2008 aceptan casi todos los tipos de material creados en otras aplicaciones de Off ice.

4. En el documento de destino, especifique el lugar en que pegará, al colocar la marca de inserción, seleccionar una celda, marcar una diapositiva activa, etcétera.

5. Seleccione Edición > Pegar (#V).

El material se pega desde el Portapapeles (figura 29.2). El contenido del Portapapeles permanece sin cambio, hasta que copia o corta algo más.

Sugerencia ✔

Todas las aplicaciones de Office tienen un ■

comando Pegado especial. Si necesita controlar el formato cuando pega cierto material, asegú-rese de revisar las opciones proporcionadas por este comando.

Figura 29.1 Para duplicar esta sección de una hoja de trabajo de Excel en un documento de Word, empiece por seleccionar el rango de datos que habrá de copiarse (en este caso, A1:D7).

Figura 29.2 Cuando se pega en un documento de Word, el rango de Excel se vuelve una tabla de Word.

Material pegado

Copi

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470

Capítulo 29

Uso de arrastrar y colocarAdemás de copiar y pegar (o cortar y pegar), la for-ma más sencilla de mover algo de una aplicación a otra es el uso de arrastrar y colocar. El proceso de arrastrar y colocar es el mismo entre aplicaciones o dentro de una aplicación. Ordene las ventanas de documento de dos aplicaciones para que pueda ver ambas. Después arrastre el texto selecciona-do, o un objeto, de una ventana a su destino en otra ventana de documento de la aplicación. En la tabla 29.1 se muestra una lista de algunos ele-mentos que puede arrastrar y colocar entre aplica-ciones.

Para arrastrar y colocar un objeto:

1. Ordene las ventanas de los documentos de la aplicación para que pueda ver los objetos de origen y destino.

2. Seleccione el objeto o texto, como un rango de hoja de cálculo (figura 29.3).

3. Arrastre el borde del objeto o texto a su destino, en la otra ventana.

4. Suelte el botón del ratón.

El objeto o texto aparece en el documento de destino (figura 29.4).

Sugerencias ✔

Cuando arrastra y coloca un elemento, se ■

vuelve parte del documento de destino. El ele-mento no refl ejará cambios hechos al material original, a menos que establezca un vínculo. Consulte “Vinculación de objetos”, en páginas posteriores de este capítulo.

Tiene la libertad de modificar el objeto o texto ■

en el documento de destino.

Si mantiene presionado ■ o# mientras arrastra un objeto entre aplicaciones, un menú desplegable le permite copiar o mover el objeto. (Al mover, se elimina el objeto original.)

Tabla 29.1

Objetos comunes para arrastrar y colocarA p l i c a c i ó n d e o r i g e n O b j e t o

Word Texto seleccionado o celdas de tablas

Excel Celda, rango, gráfi co o lista

PowerPoint Diapositiva desde la Vista Clasificador de diapositivas

Figura 29.3 Mediante arrastrar y colocar, puede copiar un rango de celdas seleccionado de una hoja de trabajo de Excel a un documento de Word, por ejemplo.

Rango de celdasseleccionado

Figura 29.4 Suelte el botón del ratón cuando el objeto de Excel se coloca apropiadamente enel documento de Word.

Copia, vin

culació

n e in

crustació

n

471


Incrustación de objetosUn objeto incrustado es material que se copia en su aplicación origen y se pega en la aplicación de destino como un objeto de Microsoft. La ventaja de incrustar material en lugar de vincularlo (con-sulte la siguiente sección) es que el material resi-de completamente en el documento de destino. Como resultado, puede mover de forma segura el documento a otra computadora.

A diferencia de un objeto vinculado (que se actuali-za cuando los datos de origen cambian), un objeto incrustado sólo cambia cuando hace una edición en el documento de destino. Esto asegura que el objeto sólo cambiará cuando usted lo desee.

En esta sección se explica cómo incrustar un obje-to existente en una aplicación, al igual que cómo crear un objeto incrustado desde cero.

Para incrustar un objeto existente:

1. Seleccione el objeto o texto en su aplicación de origen (figura 29.5).


3. Cambie a la aplicación de destino y haga clic para establecer el destino del objeto.

El objeto incrustado aparecerá en la marca de inserción de texto.

4. Seleccione Edición > Pegado especial.

Aparece el cuadro de diálogo Pegado especial (figura 29.6).

5. Seleccione el elemento etiquetado como objeto

(como Hoja de Microsoft Excel, por ejemplo). Asegúrese de que el botón de opción Pegar esté seleccionado, y haga clic en Aceptar.

El objeto incrustado aparecerá en el documento de destino (figura 29.7).

Figura 29.5 Seleccione y copie el material que quiera incrustar, como este rango de una hoja de Excel.

Figura 29.6 En el cuadro de diálogo Pegado especial, seleccione el tipo de objeto apropiado de la lista Como. El panel Resultado muestra el tipo de objeto que se insertará.

Tipo de objeto seleccionadoPegar Panel de resultados

Figura 29.7 El objeto incrustado aparece en eldocumento de Word.

Objeto incrustado

Copi

a, v

incu

laci

ón

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cru

stac

ión

472

Capítulo 29

Para crear un objeto incrustado:

1. Haga clic para establecer el destino del objeto.

El objeto incrustado aparecerá en la marca de inserción.

2. Seleccione Insertar > Objeto.

Aparece el cuadro de diálogo Objeto (figura 29.8).

3. Seleccione el tipo de objeto y haga clic en Aceptar.

Se abre la aplicación de Off ice apropiada y aparece un nuevo documento.

4. Cree el objeto (figura 29.9).

5. Opcional: Guarde el documento objeto al selec-cionar Archivo > Guardar copia como.

6. Cierre el documento objeto.

El objeto aparece en el documento, en lamarca de inserción. (Tal vez necesite alterarla opción de ajuste de texto para que el objeto se despliegue de manera correcta.)

Para editar un objeto incrustado:


Haga doble clic en el objeto (por ejemplo, ▲

una hoja incrustada en un documento de Word).

Seleccione el objeto y seleccione Edición > ▲

tipo de objeto > Editar.

Se lanza la aplicación de origen y aparece el objeto.

2. Conforme modifi ca el objeto, los cambios tam-bién aparecen automáticamente en el objeto incrustado. Cuando termine de editar, cierre la ventana de documento.

No es necesario guardar cambios cuando edita un objeto. Cualquier cambio que haga al objeto se aplica automáticamente al documento en el que está incrustado.

Sugerencias ✔

Para transferir ciertos objetos, como un ■

Organigrama de Microsoft, no basta con cerrar el documento. Tal vez tenga que seleccionar un comando, como Archivo > Actualizar objeto.

Puede representar el objeto incrustado como ■

un ícono al marcar Mostrar como ícono, en el cuadro de diálogo Objeto (figura 29.8).

Figura 29.8 Seleccione el tipo de objeto que quiera crear.

Figura 29.9 Cree el nuevo objeto. Si se presentan datos de ejemplo, reemplácelos con sus propios datos.

Copia, vin

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crustació

n

473


Vinculación de objetosCuando vincula un objeto en lugar de incrustarlo, permanece en el documento de la aplicación ori-ginal. Una copia del objeto (vinculada al original) se despliega en el documento de la segunda apli-cación. Considera a la copia como una represen-tación del objeto vinculado. Es sólo una referencia al original. Cualquier cambio que haga al objeto original también aparecerá en la copia vinculada.

Se crean objetos vinculados al usar los comandos Copiar y Pegado especial. El objeto se actualiza cuando vuelve a abrir el archivo de destino, asegu-rando que siempre esté actualizado. La vinculación es ideal para cualquier objeto cuyos datos cambian o se editan de manera regular. Además de (o en lugar de) actualizar un vínculo automáticamente, puede actualizarlo de forma manual.

Para vincular un objeto:

1. En el documento de origen, seleccione el objeto que desea vincular (figura 29.10).


3. Abra el documento de destino y haga clic donde quiera que aparezca el objeto vinculado.

4. Seleccione Edición > Pegado especial.

Aparece el cuadro de diálogo Pegado especial (figura 29.11).

5. Haga clic en el botón de opción Pegar vínculo, seleccione el objeto que habrá de vincularse y haga clic en Aceptar.

El objeto vinculado aparece en el documento de destino.

Sugerencias ✔

Puede hacer doble clic en un objeto vinculado ■

en el documento de destino para editar el objeto original.

Cuando abre un documento que contiene ■

vínculos que se actualizan automáticamente, los vínculos se revisan en busca de cualquier actualización necesaria.

Figura 29.11 Haga clic en el botón de opción Pegar vínculo, seleccione el tipo de objeto específico y haga clic en Aceptar.

Objeto seleccionadoPegar vínculo

Figura 29.10 Seleccione y copie el objeto o material al que quiere vincular, como esta gráfi ca de Excel.

Copi

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474

Capítulo 29

Para actualizar manualmente un vínculo:

1. Seleccione Edición > Vínculos.

Aparece el cuadro de diálogo Vínculos (figura 29.12).

2. Seleccione el vínculo de la lista y haga clic en Actualizar ahora.

Se actualiza el objeto vinculado.

3. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Vínculos.

Sugerencias ✔

El objeto vinculado aparecerá en el documento ■

de destino en su tamaño original. Puede cam-biar el tamaño, si es necesario.

Si desea establecer el vínculo para que se ■

actualice sólo cuando haga clic en Actualizar ahora, seleccione Manualmente, en la opción Actualización.

Para cambiar un objeto vinculado en uno ■

incrustado, seleccione el vínculo y haga clic en el botón Romper vínculo.

Figura 29.12 En el cuadro de diálogo Vínculos, haga clic en Actualizar ahora, para actualizar el vínculo seleccionado.

Actualizaciones manuales

475

Integración de aplicaciones: Combinación de datos de OfficeTablas de W

ord en

Excel

Tablas de Word en ExcelWord y Excel funcionan bien juntos, sobre todo cuando está creando documentos de Word que despliegan datos numéricos estructurados. En las secciones anteriores se explicó cómo copiar y vincular datos de Excel en Word. En esta sección aprenderá a hacer lo contrario (copiar una tabla de Word en una hoja de cálculo de Excel). Más adelante, en este capítulo, verá cómo copiar texto normal de Word en Excel o PowerPoint.

Para copiar una tabla de Word en Excel:

1. En Word, haga clic en cualquier celda de la tabla que quiere copiar.

2. Seleccione Tabla > Seleccionar > Tabla.

Se selecciona la tabla (figura 29.13).


4. Cambie a Excel. Seleccione la celda en que empezará la tabla de Word.

5. Seleccione Edición > Pegar (#V).

La tabla de Word aparece en la hoja de cálculo.

6. Opcional: Como alternativa predeterminada, se retiene el formato original. Para que el formato del material pegado coincida con el de las cel-das de destino, haga clic en el ícono Opciones de pegado (figura 29.14) y seleccione Coincidir con formato de destino.

7. Ajuste el ancho de columna, de acuerdo con lo necesario, para desplegar todo el contenido de cada columna (figura 29.15).

Sugerencias ✔

También puede seleccionar una tabla para ■

copia al arrastrar a través de sus celdas.

Es posible editar por completo en Excel una ■

tabla copiada de esta forma. También puede cambiar el formato, si lo desea. Los datos pega-dos no se vinculan al documento de Word.

Figura 29.13 Para seleccionar una tabla en Word, haga clic en cualquier celda de la tabla y seleccione Tabla > Seleccionar > Tabla.

Figura 29.15 La tabla de Word con formato aparece en la hoja de Excel.

Ícono Opcionesde pegado

Figura 29.14 Especifi que el formato del material pegado.

476

Capítulo 29In

terc

ambi

o d

e es

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emas

Intercambio de esquemas: Word y PowerPointTambién puede usar Word y PowerPoint juntos. En esta sección se explica cómo mover un esquema de una aplicación a otra.

Para usar un archivo de esquema de Word en una presentación de PowerPoint:

1. Abra o cree un esquema de presentación en Word (figura 29.16).

Cada párrafo Título 1 se convertirá en título de una nueva diapositiva. Los párrafos Título 2 se convertirán en texto de primer nivel.

2. Seleccione Archivo > Enviar a > PowerPoint.

Se lanza PowerPoint y el esquema de Word aparece como una nueva presentación. No se mantienen vínculos con el esquema original de Word.

3. Aplique un tema de diapositiva y otro formato a la nueva presentación (figura 29.17).

Sugerencias ✔

No es raro empezar una presentación en ■

Word. La mayoría de las personas encuentran más sencillo escribir y editar en Word que en PowerPoint.

Si usa la primera línea de su esquema de Word ■

como título, esto dará como resultado una sola diapositiva en PowerPoint (porque sólo el título es un párrafo Título 1). Si desea preparar ese esquema para PowerPoint, seleccione todo el texto de esquema después de la primera línea, haga clic en el ícono Aumentar nivel, en la barra de herramientas, para elevar cada punto un nivel, y después elimine la línea de título.

Figura 29.16 Abra el esquema de Word. En este ejemplo, el esquema es parte de una presentación de Office 2008.

Figura 29.17 Con poco trabajo, un esquema de Word puede transformarse en una presentación.

477

Integración de aplicaciones: Combinación de datos de OfficeIn

tercambio

de esqu

emas

Para copiar un esquema de presentacióna un documento de Word:

1. En PowerPoint, cambie a la vista Normal, al seleccionar Ver > Normal, o al hacer clic en el ícono Normal que se encuentra en la esquina inferior izquierda de la ventana del documento.

2. Haga clic en la pestaña Esquema para desplegar el esquema de presentación, en lugar de minia-turas de diapositivas (figura 29.18).

3. Seleccione Archivo > Enviar a > Microsoft Word.

El esquema de PowerPoint se abre como un nuevo documento de Word.

4. En Word, cambie a la vista Esquema, al selec-cionar Ver > Esquema, o al hacer clic en el ícono Vista Esquema, en la esquina inferior izquierda de la ventana del documento.

5. Vuelva a formar el texto, como lo desee (figura 29.19).

Sugerencia ✔

En lugar de volver a formar laboriosamente ■

el texto, tal vez le resulte más simple aplicar de nuevo los estilos de Título apropiados a los puntos de esquema.

Figura 29.19 Éste es un esquema exportado de PowerPoint a Word.

Ícono Vista Esquema

Figura 29.18 Cree o abra una presentación de PowerPoint en la vista Normal. Haga clic en la pestaña Esquema.

Outline tab

478

Capítulo 29Te

xto

de

Wo

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Exc

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Po

wer

Po

int

Texto de Word a Excelo PowerPointPuede transferir texto de Word a Excel o PowerPoint al usar copiar y pegar, o arrastrar y colocar.

Para copiar texto desde Word:

1. Organice la ventana de documento de Word para que también pueda ver la ventana de documento de Excel o PowerPoint.

2. En Word, seleccione el texto que se copiará.


Seleccione Edición > Copiar ( ▲ #C). Pegue el texto en una celda de Excel o una diaposi-tiva de PowerPoint, al seleccionar Edición >

Pegar (#V).

Arrastre el texto a un rango de Excel o una ▲

diapositiva de PowerPoint (figuras 29.20 y 29.21).

Sugerencias ✔

También se copia el formato de texto, como ■

fuente, tamaño y estilo, y aparecerá en la hoja de trabajo de Excel. Sin embargo, en PowerPoint, el formato del texto de marcador de posición de destino determina el tamaño de la fuente inicial.

Con frecuencia, el texto pegado de Word en Excel ■

sobrepasa el ancho de las celdas. Si es necesario, puede expandir el ancho de columna o habilitar el ajuste de texto para las celdas afectadas.

Excel imita el formato de párrafo del texto ■

copiado de Word. Un tabulador dentro de un párrafo se trata como una instrucción para colocar el texto en la siguiente celda; un retorno de carro se trata como una instrucción para pasar hacia abajo a la siguiente fila.

También puede pegar texto de Word como ■

objeto flotante. En Excel o PowerPoint, selec-cione Edición > Pegado especial, y elija Objeto de documento de Microsoft Word (figura 29.22). El resultado es un objeto de texto incrustado que puede editarse en Word.

Figura 29.20 Arrastre o pegue el texto en una celda o rango. Cada línea que se pega se vuelve una nueva fila.

Celda destino

Figura 29.21 También puede arrastrar o pegar en un marcador de posición de texto de una diapositiva de PowerPoint.

Figura 29.22 Al usar el comando Edición > Pegado especial, puede pegar texto de Word como objeto.

479

Integración de aplicaciones: Combinación de datos de OfficeVin

culació

n co

n En

tou

rage

Vinculación con EntouragePuede vincular un elemento de Entourage a un archivo Mac u otro elemento de Entourage. Los vínculos son muy útiles cuando planea unareunión, por ejemplo. Puede vincular un documen-to perteneciente a una reunión con un registro de contactos en su libreta de direcciones. Esto le permite abrir el documento directamente desde la Libreta de direcciones, como se muestra en el siguiente ejemplo.

Para vincular un contacto de Entourage con un documento de Office:

1. En Entourage, cambie a la Libreta de direc-ciones, al hacer clic en su ícono, en la esquina superior izquierda de la ventana, al seleccionar Ver > Ir a > Libreta de direcciones, o al presionar

#2.

2. Seleccione el registro en la lista de contactos.


Seleccione Herramientas > Vincular a exis- ▲

tente > Archivo.

Haga clic en la columna Vínculos del ▲

registro de contacto, y seleccione Vincular a existente > Archivo, del menú desplegable.

Aparece el cuadro de diálogo Vincular.

4. Seleccione el archivo que quiere vincular a la información de contacto (figura 29.23). Haga clic en Vincular.

Un indicador de vínculo aparece a un lado del nombre del contacto en la Libreta de direc-ciones, que muestra que hay un vínculo con un archivo o elemento de Entourage. Para ver después el archivo vinculado, haga clic en el indicador de vínculo, en el registro de la persona, y seleccione el archivo vinculado del menú desplegable que aparece (figura 29.24).

Figura 29.23 Seleccione el documento en el cuadro de diálogo Vincular a archivo (se muestra en OS X 10.5.6/Leopard).

Figura 29.24 Un indicador de vínculo aparece a un lado del nombre del contacto, en la Libreta de direcciones. Para abrir el documento vinculado, haga clic en el indicador de vínculo y seleccione el archivo del menú desplegable.

Indicador de vínculo

480

Capítulo 29Vi

ncu

laci

ón

co

n E

nto

ura

ge

Sugerencias ✔

Puede crear vínculos con archivos creados en ■

cualquier aplicación (no sólo Off ice 2008).

Use el Centro de proyectos (capítulo 30) para ■

proporcionar acceso rápido a materiales de un proyecto, como archivos, mensajes, notas, eventos, tareas y contactos relacionados.

Cuando un vínculo deje de ser útil, puede ■

quitarlo. Haga clic en el ícono de vínculo y seleccione Abrir vínculos, del menú desplegable que aparece (véase la figura 29.24). Aparece el cuadro de diálogo Vínculos a, mostrando todos los vínculos con el elemento seleccionado (figura 29.25). Seleccione el vínculo que habrá de quitarse, haga clic en el elemento Quitar y cierre el cuadro de diálogo.

Figura 29.25 Puede quitar un vínculo al seleccionarlo en el cuadro de diálogo Vínculos a y hacer clic en Quitar.

Quita un vínculo seleccionado

Adición de material de Office a correo electrónico

En Entourage, los mensajes de correo electró-nico en HTML pueden incluir tablas de Word, gráfi cas y rangos de celdas de Excel, diseños SmartArt, WordArt y otros objetos.

1. Cree un nuevo mensaje y seleccione Formato > HTML.

2. Seleccione una gráfi ca o un rango de datos de Excel, una tabla de Word, un diseño SmartArt, WordArt u otro objeto.


4. Establezca la marca de inserción de texto en el mensaje de correo electrónico.

5. Seleccione Edición > Pegado especial > Pegar como imagen.

Sugerencias ✔

Ciertos elementos, como gráficas, SmartArt ■

y WordArt, pueden pegarse al usar el comando Edición > Pegar normal. Por otra parte, los rangos de datos de Excel y las tablas de Word pierden su formato cuando se pegan de esta manera.

Para agregar a un mensaje un material de ■

Colección de recortes, seleccione el ele-mento, haga clic en la flecha hacia abajo que se encuentra a un lado del ícono Pegar y seleccione Pegar como imagen.

El Centro

de proyectos

El Centro

de proyectos

30

481

El Centro de proyectos le ayuda a administrar

proyectos. Proporciona un lugar conveniente para

reunir todos los correos electrónicos, tareas, citas,

notas y documentos importantes de Off ice (y que

no son de Off ice) relacionados con el proyecto. Un

proyecto puede ser algo en lo que está trabajando

solo (como un trabajo de la escuela o un plan de

viaje) o compartido con otros (como un informe de

negocios o el lanzamiento de un producto).

Aunque es un componente de Entourage, puede

accederse al Centro de proyectos desde cualquier

aplicación de Off ice por medio de la pestaña Paleta

de proyectos, del Cuadro de herramientas.

Crea

ció

n d

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roye

cto

482

Capítulo 30

Creación de un proyectoPor supuesto, el primer paso consiste en crear un nuevo proyecto. Todos los proyectos se crean y ad-ministran en el Centro de proyectos de Entourage.

Para crear un nuevo proyecto:


Cambie al Centro de proyectos, al hacer clic ▲

en su ícono (figura 30.1), al seleccionar Ver > Ir a > Centro de proyectos o al presionar

#6. Haga clic en el ícono Nuevo, en la barra de herramientas, seleccione Archivo >

Nuevo > Nuevo proyecto, o presione #N.Desde cualquier otra parte de Entourage, ▲

haga clic en la fl echa hacia abajo que se encuentra a un lado del ícono Nuevo, en la barra de herramientas, y seleccione Archivo > Nuevo > Proyecto.

Aparece el Asistente para nuevos proyectos (figura 30.2).

2. Con el fin de identificar el proyecto, inserte un nombre para éste en el cuadro de texto Nombre.

3. Opcional: Si hay una fecha de vencimiento para el fi nal del proyecto, seleccione una fecha, al hacer clic en el ícono de calendario. Asegúrese de que esté marcada la casilla de verifi cación Fecha de vencimiento.

4. Opcional: Para asociar un color con todos los elementos relacionados con el proyecto, haga clic en el ícono Color, y seleccione un color de la lista desplegable. También puede agregar una imagen para identificar, si arrastra el ícono de su archivo al área designada. Si tiene notas generales acerca del proyecto y le gustaría regis-trarlas, insértelas en el cuadro de texto Apuntes.

5. Haga clic en el ícono con la flecha a la derecha para continuar.

Aparece la siguiente pantalla del Asistente (figura 30.3).

6. Cada proyecto tiene dos carpetas de inspección. Su propósito es permitir que Entourage esté en contacto con los documentos y elementos que son parte del proyecto.

Configuración del proyecto: resultados

Después de que un proyecto ha sido creado, puede volver a visitar sus configuraciones cuando quiera. Puede hacerlo para revisar las decisiones que tomó o para modificarlas. En el Centro de proyectos, haga clic en la pestaña General, y después en el botón Propiedades que se encuentra en la parte inferior de la ventana.

Figura 30.1 Haga clic en el ícono Centro de proyectos para ver y administrar sus proyectos.

Ícono Centro de proyectos

Arrastreuna imagenEspecifica una fecha de vencimiento

Figura 30.2 El Asistente para nuevos proyectos lo llevará a recorrer el proceso de confi gurar un nuevo proyecto.

Establece el color de un proyecto

Creación

de un

proyecto

483

Integración de aplicaciones: El Centro de proyectos

Carpeta Inspección del proyecto de ▲

Entourage. Cuando un mensaje de correo electrónico se mueve o copia a esta carpeta en la lista Carpetas, se asocia con el proyecto.

Carpeta Inspección del proyecto de ▲

Finder. Esta carpeta contiene los documen-tos (o alias de éstos) que ha asociado con el proyecto.

Haga clic en el botón de opción en el área Car-petas Inspección del proyecto, para indicar si las carpetas se crearán automáticamente o si usted quiere crearlas. En el segundo caso, haga clic en el botón Cambiar, para seleccionar una carpeta existente o para crear una nueva.

7. Para importar elementos que ya están asignados a la categoría o proyecto existente, seleccione una categoría, un proyecto de Entourage, o ambas opciones, de las listas desplegables. Haga clic en el ícono de flecha a la derecha para continuar.

Aparece la siguiente pantalla del Asistente.

8. Establezca las reglas para asociar mensajes de correo con el proyecto (figura 30.4):

Asociar correo electrónico de los con- ▲

tactos del proyecto. Si designó contactos de proyecto (consulte “Adición y elimina-ción de contactos de proyecto”), los correos electrónicos de éstos se asociarán automáti-camente con el proyecto.Asociar el correo electrónico con los ▲

siguientes asuntos. Inserte hasta tres palabras clave que (si se encuentran en el Asunto de un mensaje entrante) se usarán para clasifi car el mensaje como relacionado con el proyecto.No aplicar otras reglas a estos mensajes. ▲ Cuando se marca, evita que otras reglasde mensaje que ha creado se apliquen a los mensajes relacionados con el proyecto.Aplicar reglas a mensajes existentes. ▲ Marque esta casilla si quiere usar las reglas especifi cadas para tratar de clasificar de nuevo mensajes de Entourage actuales como relacionados con el proyecto.

Figura 30.3 Cree dos o más carpetas Inspección y, como opción, importe elementos existentes al nuevo proyecto.

Figura 30.4 Establezca reglas para asociar mensajes de correo electrónico con el proyecto.

Crea

ció

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484

Capítulo 30

9. En la sección Herramientas del Finder, haga clic en la casilla de verificación para colocar un alias a la carpeta Inspección, en el escritorio.

La creación de un alias de carpeta le dará acceso sencillo a los documentos del proyecto. También le permitirá agregar nuevos docu-mentos a éste con sólo arrastrarlos o arrastrar sus alias a la carpeta.

10. Haga clic en el ícono de flecha que se encuen-tra a la derecha para continuar.

Aparece la pantalla final del Asistente (figura 30.5).

11. Lea la información presentada y haga clic en el ícono de flecha a la derecha para crear el proyecto.

Éste se genera, y se le lleva al Centro de Proyectos. Figura 30.5 Revise este material y luego haga clic en el

ícono de fl echa a la derecha para crear el proyecto.

485

Integración de aplicaciones: El Centro de proyectosEl Cen

tro de proyecto

s

El Centro de proyectosEn el Centro de proyectos (figura 30.6) puede ver el estado de sus proyectos y los componentes de éstos. Arriba de cada proyecto se encuentra una serie de pestañas en que puede hacer clic para ver, agregar o eliminar elementos relacionados con proyectos.

Para ver un proyecto:

1. En Entourage, haga clic en el ícono Centro de proyectos, para abrir el Centro de proyectos.

2. Haga clic en el nombre del proyecto, en la lista Carpetas.

Aparece el proyecto; se encuentra abierta la última pestaña usada.

Personalizaciónde la pestaña General

En la parte inferior de la pestaña General del proyecto (figura 30.6) se encuentran dos áreas donde puede ver mensajes recientes relacio-nados con el proyecto, tareas futuras, etc. Para especificar qué se desplegará en cada selección, haga clic en un ícono de triángulo y seleccione una opción del menú desplegable. Puede cam-biar los tipos de información desplegados con la frecuencia con que lo desee.

Figura 30.6 El Centro de proyectos, abierto en la pestaña General.Agregar elemento Eliminar elemento

Ícono Centro de proyectosProyectoseleccionado Pestañas

Visualizar carpetas

Establecer opcionesde despliegue

Establecer opcionesde despliegue

486

Capítulo 30A

dici

ón

y e

lim

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de

con

tact

os

Adición y eliminaciónde contactos de proyectosCon frecuencia (pero no siempre) se relaciona a las personas con un proyecto. Puede agregar a cualquier persona de su Libreta de direcciones a un proyecto.

Para agregar contactos a un proyecto:En el Centro de proyectos, puede agregar ◆

nuevos contactos al proyecto seleccionado mediante cualquiera de las siguientes opciones:

En la pestaña Contactos, haga clic en el ▲

botón Agregar.En la pestaña General o Programación, ▲

haga clic en el botón Agregar y seleccione Contactos, del menú desplegable (figura 30.7).

En el cuadro de diálogo Agregar contacto (figura 30.8), seleccione los contactos de su Libreta de direcciones y haga clic en Agregar.

(Para seleccionar varios contactos, use #-clic en cada uno.)

En una libreta de direcciones de Entourage, ◆

seleccione un contacto de la lista y elija Edición > Proyectos > nombre del proyecto. O

use C-clic en un nombre de contacto y seleccione Proyectos > nombre del proyecto, del menú desplegable que aparece.

Si se abre un registro de contacto en su propia ◆

ventana, haga clic en el ícono Proyectos, en la barra de herramientas, y seleccione el nombre del proyecto del menú desplegable (figura 30.9).

Sugerencia ✔

No todos los participantes del proyecto estarán ■

ya en su Libreta de direcciones. Para asociar nuevas personas con un proyecto, primero tendrá que crear registros de contacto para ellos. Consulte el capítulo 22 para conocer instrucciones. (También puede crear un nuevo contacto desde el Centro de proyectos. Haga clic en el ícono Nuevo, en la pestaña Contactos o Programación.)

Botón Agregar

Figura 30.7 Puede agregar un contacto de proyecto si hace clic en el botón Agregar.

Figura 30.8 En el cuadro de diálogo Agregar contacto, seleccione registros de contacto y haga clic en Agregar.

Figura 30.9 Puede agregar un contacto seleccionado o abierto a un proyecto, si hace clic en el ícono Proyectos,en la barra de herramientas.

487

Integración de aplicaciones: El Centro de proyectosA

dición

y elimin

ación

de con

tactos

Para eliminar un contacto de un proyecto:


En el Centro de proyectos, seleccione el ▲

proyecto en la lista Carpetas y haga clic en la pestaña Contactos. Seleccione el contacto que se eliminará y haga clic en el botón Quitar, elija Edición > Proyectos > proyecto

actual, o use C-clic en el nombre del contacto y seleccione Proyectos > proyecto

actual. (El nombre del proyecto es un inte-rruptor; selecciónelo de nuevo para invertir su estado.)

En la Libreta de direcciones, seleccione ▲

el registro de contacto y elija Edición > Proyectos > proyecto actual. O use

C-clic en el nombre del contacto y seleccione Proyectos > proyecto actual.

Se elimina el contacto de inmediato. No apare-ce ningún cuadro de diálogo de confi rmación, y la eliminación no puede deshacerse al seleccio-nar Deshacer.

Sugerencias ✔

Si abre un contacto en su propia ventana, ■

puede seleccionar el nombre del proyecto desde el ícono Proyectos, en la barra de herramientas (figura 30.10).

Use estas mismas técnicas para eliminar ■

cualquier elemento de proyecto, no sólo los contactos.

Para eliminar de forma simultánea un contacto ■

de todos los proyectos, seleccione Ninguno. (Si éste es el único proyecto con el que la persona está asociada, la selección de Ninguno tiene el mismo efecto que la del proyecto actual.)

No ■ elimine un contacto para quitar a la persona del proyecto. Cualquiera de los diversos coman-dos Quitar elimina el registro del contacto de la Libreta de direcciones.

También puede crear un nuevo proyecto al ■

hacer clic en el ícono Proyectos, en la barra de herramientas, y seleccionar Crear proyecto (figura 30.10).

Ícono de proyectos

Figura 30.10 Puede eliminar un contacto de un proyecto al seleccionar el nombre de éste en el menú desplegable Proyectos.

488

Capítulo 30A

dici

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de

men

saje

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Adición de mensajesde correo electrónicoEl hecho de tener la posibilidad de ver todos los men-sajes de correo electrónico relacionados con el pro-yecto en un lugar puede simplificar mucho la admi-nistración del proyecto y sus tareas de seguimiento. Cuando creó el proyecto, Entourage generó una nue-va carpeta de correo electrónico en la lista Carpetas para el almacenamiento de mensajes. Puede almace-nar mensajes en ésta a partir de los contactos de su proyecto, o desde éstos, además de mensajes de otras personas que están relacionadas con el proyecto.

Para agregar un mensaje de correo electrónico a un proyecto:


En la pestaña Correo, del Centro de proyec- ▲

tos, haga clic en el botón Agregar. En el cua-dro de diálogo Agregar correo (figura 30.11), seleccione una carpeta de correo electrónico de la lista, seleccione uno o más de los men-sajes que se despliegan y haga clic en Agregar. Se agrega una copia de cada mensaje a la carpeta de correo electrónico del proyecto.En la vista Correo, cambie a la carpeta que ▲

contiene el mensaje que quiere asociar con el proyecto. Para mover o copiar un mensaje,

arrastre o o-arrastre su encabezado a la carpeta de proyecto, en la lista Carpetas.Hay otras dos alternativas para copiar un ▲

mensaje desde la lista de mensajes a una carpeta de proyecto: seleccionar el mensaje y elegir Edición > Proyectos > nombre del

proyecto, o hacer C-clic en el encabe-zado y elegir Proyectos > nombre de proyecto del menú desplegable que aparece.

Sugerencias ✔

Para eliminar mensajes de un proyecto, cambie ■

a la pestaña Correo del proyecto, seleccione los encabezados de mensaje y haga clic en el botón Eliminar, que se encuentra en la parte inferior de la ventana.

Figura 30.11 Seleccione una carpeta, elija uno o más enca-bezados de mensaje y haga clic en Agregar. Puede hacer clic en la columna de encabezados para cambiar el orden de la organización de la lista de mensajes.

Carpetas de correoLista de mensajesen la carpeta seleccionada

Más ayuda para correo electrónico de proyecto

Las acciones de copia o desplazamiento manual de mensajes en un proyecto pueden consumir mucho tiempo. Aquí se muestran algunas suge-rencias para acelerar las cosas:

Cuando agrega un nuevo contacto de ◆

proyecto, no se agrega el anterior correo electrónico de la persona. En la pestaña General, haga clic en el ícono Propiedades, en la pestaña Mantener y, al final, en Aplicar reglas a mensajes existentes.

Cree algunas ◆ reglas de mensaje de Entourage (Herramientas > Reglas) para administrar correo electrónico entrante o saliente. Por ejemplo, puede enrutar automáticamente todos los correos electrónicos recibidos de una persona en particular, o enviados a ella, a la carpeta de mensajes de proyecto.

Para facilitar la localización de mensajes ◆

existentes para moverlos a la carpeta de pro-yecto, filtre la lista de mensajes para mostrar un asunto o remitente relacionado.

Puede agregar mensajes relacionados con el ■

proyecto que usted escribió, al incluirse a sí mismo como contacto o por medio de la copia selectiva de mensajes.

489


dición

de notas, tareas y even

tos

Adición de notas,tareas y eventosEs probable que un proyecto también tenga notas, tareas y eventos de calendario asociados (como citas y reuniones). Es simple agregar cualquiera de estos elementos a un proyecto.

Para agregar una nota, tarea o eventoa un proyecto de Entourage:


Desde la vista Notas, Tareas o Calendario, ▲

seleccione una nota, tarea o evento. Elija Edición > Proyectos > nombre del proyecto.

Desde la vista Notas, Tareas o Calendario, ▲

use C-clic en una nota, tarea o evento. Seleccione Proyectos > nombre de proyecto

del menú desplegable que aparece (figura 30.12).

En la pestaña Notas o Programación del ▲

Centro de proyectos, haga clic en Agregar, para agregar una nota, tarea o evento existente al proyecto. En estas pestañas, también puede hacer clic en el ícono Nuevo para crear de forma simultánea nuevas notas, tareas o eventos y agregarlos al pro-yecto actual.

Sugerencia ✔

Existen dos tipos de íconos Agregar y Nuevo en ■

las pestañas del Centro de proyectos. Algunas (como las de la pestaña Notas) son específicas de una sección. Es decir, basta con que haga clic en éstas para agregarlas o crear un elemento. Otras (como las de las pestañas General o Programación) contienen un menú desplegable para especificar el tipo de elemento.

Figura 30.12 También puede usar C-clic en cualquier nota, tarea o evento de calendario para asociarlo con un proyecto.

490

Capítulo 30A

dici

ón

de

docu

men

tos

Adición de documentosCon frecuencia, los proyectos dependen de docu-mentos de Off ice (presentaciones, hojas de cálculo y archivos de procesamiento de palabras), o de otros programas, como imágenes, estadísticas, PDF de Acrobat, y publicaciones de programas de edición de escritorio. El Centro de proyectos permite que cualquier archivo se asocie con un proyecto. Al incluir archivos clave en un proyecto, puede abrirlos rápidamente para editarlos o verlos.

Para agregar un documento a un proyecto:Elija cualquiera de las siguientes opciones:◆

En la pestaña Archivos, del Centro de pro- ▲

yectos, haga clic en el botón Agregar. En el cuadro de diálogo Agregar archivo que apa-rece, seleccione el archivo que quiera agregar al proyecto actual y haga clic en Abrir.En la pestaña General o Programación, del ▲

Centro de proyectos, haga clic en el botón Agregar, y seleccione Archivo, del menú desplegable.En la pestaña Programación, del Centro de ▲

proyectos, haga clic en el botón Nuevo, y seleccione Archivo, del menú desplegable. Aparece la Galería de proyectos. Seleccione el tipo de documento nuevo de Off ice que quiera crear, que se agrega simultánea-mente al proyecto actual.En Word, Excel o PowerPoint, abra el ▲

Cuadro de herramientas, al seleccionar Ver > Paleta de proyectos. Para agregar el documento actual a un proyecto (figura 30.13), seleccione el proyecto del menú desplegable, en la parte superior del Cuadro de herramientas, y haga clic en el ícono Agregar archivo actual (el signo de más). Haga clic en Aceptar, en el cuadro de diá-logo que aparece (figura 30.14).Arrastre el ícono de documento original ▲

(o su alias) a la carpeta Inspección del proyecto, en el Escritorio, o en la lista de archivos, en la pestaña Archivos, del Centro de proyectos.

Figura 30.13 Puede usar la Paleta de proyectos para agregar a un proyecto el archivo de Office 2008 abierto.

Agregar archivo actual Seleccione el proyecto

Figura 30.14 Confirme la adición del archivo, al hacer clic en Aceptar.

491


dición

de docu

men

tos

Sugerencias ✔

Para abrir cualquier archivo relacionado con ■

el proyecto, vaya a la pestaña Archivos, o al Centro de proyectos, y haga doble clic en el nombre del archivo (figura 30.15). Observe que esta técnica abrirá cualquier elemento del Centro de proyectos, como eventos, notas, mensajes de correo electrónico, etcétera.

Si cree que la lista de archivos está fuera de ■

sincronización con el contenido de la carpeta Inspección del proyecto, haga clic en el botón Actualizar, en la pestaña Archivos.

Para terminar la asociación entre un archivo ■

agregado y un proyecto, seleccione el nombre del archivo, en la pestaña Archivos, haga clic en el botón Quitar que se encuentra en la parte inferior de la ventana y haga clic en Sí, en la confirmación de eliminación (figura 30.16).

Figura 30.15 Para abrir un documento relacionado con el proyecto, haga doble clic en el nombre del archivo, en la lista de la pestaña Archivos.

Figura 30.16 Haga clic en Sí para completar la eliminación del archivo del proyecto.

492

Capítulo 30A

dici

ón

de

reco

rtes

Adición de recortesLos recortes de la Colección de recortes también pueden asociarse con un proyecto. Para conocer más información sobre la manera de agregar elementos a la Colección de recortes, consulte el capítulo 1.

Para agregar un recorte a un proyecto:

1. En el Centro de proyectos, cambie a la pestaña Recortes del proyecto.

2. Haga clic en el botón Agregar, en la parte infe-rior de la ventana.

Aparece la ventana Agregar recorte (figura 30.17), desplegando una lista de todos los elementos almacenados en la Colección de recortes.

3. Seleccione un elemento para agregar al pro-yecto y después haga clic en Agregar.

El recorte se agrega al proyecto. Para ver cual-quier recorte, selecciónelo de la lista.

Sugerencias ✔

Haga clic en el botón Eliminar para quitar del ■

proyecto un recorte seleccionado.

Para asociar palabras clave con el recorte ■

seleccionado, escríbalas (separadas por comas o espacios) en el área Palabras clave y haga clic en Aplicar (figura 30.18). También puede agre-gar palabras clave en la Colección de recortes. Debido a que hay comunicación de dos vías entre la pestaña Recortes y la Colección de recortes, no importa dónde cree las palabras clave.

También puede agregar o eliminar recortes ■

del proyecto desde la Colección de recortes. Seleccione un recorte en ésta, haga clic en el ícono Proyectos, en la sección Organizar, y después seleccione el nombre del proyecto de la lista desplegable (figura 30.19).

Figura 30.17 Seleccione un recorte que quiera agregar al proyecto, de la Colección de recortes.

Figura 30.18 Puede crear palabras clave para un recorte.

Imagen de recorte Recorte seleccionado

Palabras clave

Figura 30.19 Seleccione un proyecto para vincular el recorte. Seleccione Ninguno para eliminarlo de todos los proyectos.

493

Integración de aplicaciones: El Centro de proyectosIn

tercambio

de un

proyecto

Intercambio de un proyectoEs posible compartir con otros un proyecto y sus materiales. Para ello, usted y sus colegas deben tener acceso a un servidor de archivos o a una cuenta de iDisk. Los materiales compartidos se mueven de su ubicación original a la compartida que se especifique.

Para compartir un proyecto:


En la parte inferior de cualquier pestaña del ▲

Centro de proyectos, haga clic en el ícono Compartir, y seleccione Compartir proyecto.

Seleccione Archivo > Compartir un pro- ▲

yecto.

Aparece el Asistente para compartir proyectos (figura 30.20).

2. Proporcione la información pedida por el Asistente para compartir proyectos, como el proyecto que desea compartir, y la ubicación del servidor de archivos. Haga clic en el ícono de flecha a la derecha para ir de una pantalla a la siguiente.

Sugerencias ✔

Para invitar a colegas por correo electrónico ■

para que se unan al proyecto actual, haga clic en el ícono Compartir, y seleccione Invitar personas al proyecto.

Para unirse al proyecto de alguien más, selec-■

cione Archivo > Suscribirse a un proyecto, seleccione un archivo de proyecto (.rge) de la lista de archivo y haga clic en Seleccionar.

Los materiales que seleccione para compartir ■

quedarán disponibles para otros participan-tes del proyecto. Para confi gurar o cambiar el estado de intercambio de cualquier elemento de proyecto, vaya al Centro de proyectos, seleccione el elemento, haga clic en el ícono Compartir, y seleccione Compartir tipo de ele-

mento o No compartir tipo de elemento.

Figura 30.20 Use el Asistente para compartir proyectos, para habilitar el intercambio para un proyecto.

494

Capítulo 30A

rch

ivad

o d

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Archivado de un proyectoPara asegurarse de que sus datos de proyecto están seguros, o para borrarlos de su disco duro al ter-minar el proyecto, puede usar el procedimiento de archivado y copia de seguridad.

Para hacer una copia de seguridadde un proyecto o archivar éste:1. En el Centro de proyectos, seleccione el pro-

yecto y haga clic en la pestaña General. Haga clic en el botón Copia de seguridad, en la parte inferior de la pantalla.

Aparece el asistente Exportar (figura 30.21).

2. Asegúrese de que está seleccionado el proyecto correcto. Si lo desea, puede seleccionar no archi-var algunas clases de elementos del proyecto, al quitar sus marcas en las casillas de verificación. Haga clic en el ícono de flecha a la derecha.

Aparece la pantalla ¿Eliminar elementos archi-vados? (figura 30.22).

3. Haga clic en un botón de opción para indicar si los elementos del proyecto deben permanecer en Entourage (cuando realiza una copia de seguridad) o eliminarse (cuando hace un archi-vado al terminar un proyecto). Haga clic en el ícono de flecha a la derecha para continuar.

Si elige eliminar los elementos, puede hacer clic en la casilla de verificación para evitar que el asistente elimine elementos asociados con otros proyectos o categorías.

4. En el cuadro de diálogo Guardar (figura 30.23), seleccione una ubicación para el archivo, edite su nombre (si lo desea) y haga clic en Guardar.

Se crea el archivo del proyecto.

5. Haga clic en Listo para quitar el asistente Exportar.

Sugerencias ✔

También puede archivar un proyecto al usar el ■

comando Archivo > Exportar.

Para restaurar un proyecto archivado, selec-■

cione Archivo > Importar, elija Información de Entourage de un archivo o una versión anterior,

Figura 30.21 Seleccione un proyecto y especifique los tipos de elementos que habrán de archivarse.

Proyecto seleccionado

Figura 30.22 Después del procedimiento de archivado, puede eliminar o mantener los datos en Entourage.

Figura 30.23 Seleccione una ubicación para el archivo, y después haga clic en Guardar.

seleccione el archivo de Entourage (.rge) y haga clic en el archivo (.rge).

Offi ce 2008 e In

ternet

Offi ce 2008

e Internet

31

495

Además de usar Entourage para administrar co-rreo electrónico y actividades de grupo de noticias, Office tiene características que le permiten usar el poder de Internet. En este capítulo se muestra cómo incorporar vínculos de Internet (llamados hipervínculos) en sus documentos, para que pueda dirigir lectores a la Web con el fin de que vean una gráfica, escuchen un archivo de audio o lean infor-mación adicional sobre un tema. Por ejemplo, una carta de Word acerca de sus vacaciones de verano puede contener un vínculo con un sitio Web donde publicó sus imágenes.

También aprenderá cómo realizar estas activida-des relacionadas con Internet:

Sin dejar Word, Excel o PowerPoint, enviar el ◆

documento actual por correo electrónico.

Guardar cualquier documento de Office o su ◆

calendario de Entourage en formato HTML para que pueda publicarlo en Web. Debido a que los archivos resultantes pueden verse en cualquier explorador, también puede darlos a personas que no usan Office o mandárselos por correo electrónico.

Revisar actualizaciones de software de Off ice.◆

Visitar Mactopia, la sección de Macintosh del ◆

sitio Web de Microsoft.

Buscar material de referencia útil en Web y en ◆

la enciclopedia Encarta.

Trab

ajo

co

n h

iper

vín

culo

s

496

Capítulo 31

Trabajo con hipervínculosIncluir vínculos en que se puede hacer clic (deno-minados hipervínculos) en un documento de Off ice es una forma útil de mejorar el contenido. Al hacer clic en un hipervínculo se lanza un explorador para desplegar una página Web específica, se abre un documento en su disco duro o dirige un nuevo mensaje de correo electrónico.

Para crear el hipervínculo de una página Web en un documento de Word, Excelo PowerPoint:

1. Coloque la marca de inserción de texto donde quiera insertar un hipervínculo. O seleccione el texto existente o un objeto que quiera designar como vínculo.

2. Seleccione Insertar > Hipervínculo (#K).

Aparece el cuadro de diálogo Insertarhipervínculo.

3. Si no está seleccionada, haga clic en la pestaña Página Web.


Escriba o pegue la dirección Web en el cua- ▲

dro de texto Vincular a (figura 31.1).Si ha vinculado recientemente con la direc- ▲

ción, selecciónela de la lista desplegable.

5. Opcional: El texto del cuadro Mostrar es el que aparecerá en la página del documento. Como opción predeterminada, se despliega el texto de Vincular a. Para especificar un texto diferente, edítelo de acuerdo con sus preferencias.

6. Opcional: Cuando el cursor descansa sobre un hipervínculo, aparece un recuadro con infor-mación sobre herramientas (figura 31.2). Como opción predeterminada, se muestra la dirección de Vincular a. Haga clic en el botón Información en pantalla para personalizar el texto que aparece.

7. Opcional: Para vincular con un punto especí-fico en la página Web (denominado marcador

o ancla), haga clic en el botón Buscar. Observe

Figura 31.1 Puede crear un vínculo en que puede hacer clic en el documento actual, que se abrirá como página Web, o abrir un documento en disco, o crear un mensaje de correo electrónico.

Selecciona una direcciónusada recientemente

Dirección del vínculo

Figura 31.2 Una recuadro con información sobre herramientas aparece en pantalla cuando coloca el cursor sobre un hipervínculo.

Figura 31.3 Para vincular con una ubicación especí-fica en una página Web, selecciónelo de losmarcadores con nombre en la lista.

que el diseñador de la página Web ya debe haber creado el ancla. No puede seleccionar arbitrariamente un punto de vínculo.

En el cuadro de diálogo que aparece (figura 31.3), seleccione un ancla y haga clic en Aceptar.

8. Haga clic en Aceptar para crear el hipervínculo.

Trabajo co

n h

ipervíncu

los

497

Integración de aplicaciones: Office 2008 e Internet

Para crear un hipervínculo con un documento en Word, Excel o PowerPoint:


Coloque la marca de inserción donde quiera ▲

insertar un vínculo de texto.

Seleccione el texto existente o un objeto que ▲

quiera designar como vínculo.


Aparece el cuadro de diálogo Insertarhipervínculo (véase la figura 31.1).

3. En la pestaña Documento (figura 31.4), haga clic en el botón Seleccionar.

Aparece el cuadro de diálogo Elija un archivo (figura 31.5).

4. Seleccione un archivo y haga clic en Abrir.

Para que los archivos vinculados se restrinjan a cierto tipo, seleccione un tipo de archivo de la lista desplegable Activar.

5. Opcional: El texto del cuadro de texto Mostrar es lo que aparecerá en la página del documento. Como opción predeterminada, se muestra el vínculo con el texto. Para especificar un texto diferente, edítelo según sus preferencias.

6. Opcional: Cuando el cursor descansa sobre un hipervínculo, aparece un recuadro con informa-ción sobre herramientas (véase la figura 31.2). Como opción predeterminada, se muestra el texto de Vincular a (por ejemplo, la ruta del archivo). Haga clic en el botón Información en pantalla para personalizar el texto desplegable.

7. Opcional: Para vincular con un punto de marca-dor específico en el documento (denominado marcador o ancla), haga clic en el botón Buscar. En el cuadro de diálogo que aparece, seleccione un marcador y haga clic en Aceptar.

8. Haga clic en Aceptar para crear el hipervínculo.

Cuando se haga clic en el vínculo, se abrirá el documento en un programa apropiado (si tiene instalado uno en la computadora).

Figura 31.4 Para crear un vínculo con otro documento en su disco duro, haga clic en la pestaña Documento.

Pestaña Documento

Figura 31.5 Seleccione el archivo de documento al cual quiere vincular (se muestra OS X 10.5.6/Leopard).

Trab

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498

Capítulo 31

Para crear un hipervínculo de correo electrónico en un documento de Word, Excel o PowerPoint:


Coloque la marca de inserción donde quiera ▲

insertar un vínculo de texto.

Seleccione el texto existente, o un objeto ▲

que quiera designar como vínculo.


Aparece el cuadro de diálogo Insertarhipervínculo (véase la figura 31.1).

3. Haga clic en la pestaña Dirección de correo electrónico (figura 31.6).


Escriba o pegue la dirección de correo elec- ▲

trónico en el cuadro de texto Para.

Seleccione una dirección de la lista desple- ▲

gable Direcciones recientes.

Para ver una dirección en su programa de ▲

correo electrónico predeterminado, haga clic en Iniciar aplicación de correo electrónico.

5. Opcional: Inserte un asunto para el mensaje, en el cuadro de texto Asunto.

6. Opcional: El texto del cuadro Mostrar es el que aparecerá en el mensaje de correo electrónico. Como opción predeterminada, se muestra el texto de Vincular a. Para especifi car un texto diferente, edítelo de acuerdo con suspreferencias.

7. Opcional: Cuando se coloca el cursor sobre un hipervínculo, aparece un recuadro con informa-ción sobre herramientas (véase la fi gura 31.2). Como opción predeterminada, se muestra el texto de Vincular a. Haga clic en el botón Información en pantalla para personalizar el texto desplegable.

8. Cuando las opciones sean satisfactorias (figura 31.7), haga clic en Aceptar.

Figure 31.6 To create an email link, enter or select an address. You can also specify a Subject, if you like.

Figura 31.6 En la pestaña Dirección de correo electrónico, inserte la dirección del destinatario y el Asunto del mensaje.

Figura 31.7 Cuando alguien que lee el documento hace clic en un hipervínculo de correo electrónico, se le enviará a usted (u otro destinatario designado) un mensaje con el Asunto especificado.

Direcciones recientes

Cuando se haga clic en el vínculo, se generará un nuevo mensaje en el programa de correo electrónico predeterminado del usuario. Se direccionará al destinatario designado, se usará el Asunto especificado (si lo hay) y quedará listo para que se inserte el texto del mensaje.

Trabajo co

n h

ipervíncu

los

499

Integración de aplicaciones: Office 2008 e Internet

Para agregar un hipervínculoa un mensaje de correo electrónicode Entourage:

Escriba o pegue la dirección de vínculo com-◆

pleta en el mensaje. Los siguientes ejemplos ilustran la sintaxis apropiada.

http://www.msn.com ▲ (dirección Web).

ftp://ftp.microsoft.com ▲ (sitio FTP).

mailto:[email protected] ▲ (dirección de correo electrónico).

Dependiendo de las capacidades del programa de correo electrónico del destinatario, podrá o no hacer clic en el vínculo.

Para modifi car un hipervínculo en un documento de Word, Excel o PowerPoint:


Use ▲ C-clic en el texto u objeto del hipervínculo para revelar el menú desple-gable. En Word o PowerPoint (figura 31.8), seleccione Hipervínculo > Modificar hiper-vínculo. En Excel, seleccione Hipervínculo.

Seleccione todo o parte del hipervínculo. ▲

Seleccione Insertar > Hipervínculo (#K).

Aparece el cuadro de diálogo Modificar hiper-vínculo (figura 31.9).

2. Haga los cambios necesarios y haga clic en Aceptar.

Para eliminar un hipervínculo:


Use ▲ C-clic en el texto u objeto de hipervínculo para revelar el menú desple-gable. En Word o PowerPoint (figura 31.8), seleccione Hipervínculo > Modificar hiper-vínculo. En Excel, seleccione Hipervínculo.

Seleccione todo o parte del hipervínculo. ▲

Elija Insertar > Hipervínculo (#K).

Aparece el cuadro de diálogo Modificar hiper-vínculo (figura 31.9).

2. Haga clic en el botón Quitar vínculo.

Permanece el texto u objeto de vínculo, pero ya no funcionará como un vínculo en que se hace clic.

Figura 31.8 Para modificar un vínculo, haga clic con

el botón derecho en éste y seleccione Hipervínculo > Modificar hipervínculo.

Texto de hipervínculo

Figura 31.9 En el cuadro de diálogo Modificar hipervínculo, puede modificar o quitar un vínculo existente.

Botón Quitar vínculo

http://www.msn.com

ftp://ftp.microsoft.com

mailto:[email protected]

Trab

ajo

co

n h

iper

vín

culo

s

500

Capítulo 31

Sugerencias ✔

Cuando se hace clic en un hipervínculo de Web ■

o correo electrónico, se lanza automáticamente el explorador Web o el programa de correo electrónico.

Un hipervínculo de documento puede esta-■

blecerse con cualquier documento de su disco duro (no sólo documentos de Off ice). Cuando se haga clic, se lanzará la aplicación apropiada y se abrirá el documento especificado.

Cuando le dé a alguien un archivo de Off ice ■

que contiene vínculos de documentos a otros archivos, asegúrese de que también le entregue los documentos vinculados.

Puede crear una tabla de contenido en que ■

se hace clic en cualquier documento grande de Word. Primero, asigne una marca a cada encabezado principal. Después, cree un hiper-vínculo con cada entrada del contenido en la marca apropiada.

También puede crear un hipervínculo al ■

escribirlo directamente en un documento o al copiarlo de otro origen (como el cuadro de dirección de su explorador Web, un vínculo en una página Web o el cuerpo de mensaje de un correo electrónico) y después pegarlo en el documento.

Para que los hipervínculos escritos se reconoz-■

can en Word, debe establecer Autocorrección en las opciones necesarias para transfor-mar texto elegible en vínculos. Seleccione Herramientas > Autocorrección, y haga clic en la pestaña Autoformato mientras escribe. Asegúrese de que la casilla de verifi cación Rutas de red e Internet por hipervínculos (figura 31.10) esté marcada, y haga clic en Aceptar.

Para que un hipervínculo con una página Web ■

funcione cuando hace clic, debe estar en una computadora conectada a Internet.

Al eliminar el texto del hipervínculo o un objeto ■

hipervinculado, se elimina de forma simultánea el vínculo.

Figura 31.10 Word ignora los hipervínculos escritos, a menos que esta opción esté habilitada.

Convierte direcciones en hipervínculos

501

Integración de aplicaciones: Office 2008 e InternetEn

vío de do

cum

ento

s de Offi ce po

r correo

Envío de documentos de Office por correo electrónicoPuede enviar cualquier documento abierto de Offi-ce por correo electrónico sin salir de Office. Al usar el comando Enviar a, en Word, PowerPoint o Excel, puede enviar cualquier documento abierto como datos adjuntos en un correo electrónico. En Word o Excel, tiene la opción de decidir si traslada los documentos en un mensaje con formato HTML. La segunda opción es más útil cuando un destina-tario no tiene Office.

Para enviar un documento de Officepor correo electrónico:

1. Opcional: Seleccione Archivo > Guardar como, para guardar el documento. Si pretende enviarlo a un destinatario que usa Windows, haga clic en la casilla de verificación Anexar extensión de archivo (figura 31.11).


Seleccione Archivo > Enviar a > Destinatario ▲

de correo (como datos adjuntos).Seleccione Archivo > Enviar a > Destinatario ▲

de correo (como HTML).Se lanza su programa de correo electrónico predeterminado y crea un nuevo mensaje con el documento adjunto o convertido a mensaje HTML (figura 31.12).

3. Especifique los destinatarios, escriba el men-saje de texto (si envía un documento como datos adjuntos) y envíe el mensaje.

Sugerencias ✔

Cuando convierta un documento en HTML, ■

examine cuidadosamente el mensaje gene-rado antes de enviarlo. Muchos documentos de Off ice se amoldan mal para conversión a HTML. Si los resultados no son iguales al docu-mento original, puede usar el comando Archivo > Imprimir para crear un archivo PDF que se envíe como datos adjuntos de correo electró-nico. (Los archivos PDF pueden abrirse y verse en Vista previa o en Adobe Reader.)

Puede editar un mensaje HTML generado con ■

el comando Enviar a.

Si varias personas usan su equipo, tal vez ■

necesite cambiar identidades. Salga del pro-grama de Off ice, lance Entourage, seleccione Entourage > Cambiar identidad, y haga clic en Cambiar, en el cuadro de diálogo que aparece. En el siguiente cuadro de diálogo, seleccione su identidad y haga clic en Aceptar.

Figura 31.11 Cuando envíe datos adjuntos a usuarios de Windows, haga clic en la casilla de verificación Anexar extensión de archivo para agregar la extensión apropiada.

Agrega una extensión de archivo de Windows

Figura 31.12 Si un destinatario no tiene Word o Excel, puede enviar un documento con formato HTML.

502

Capítulo 31O

tras

cap

acid

ades

de

Inte

rnet

Otras capacidadesde InternetOffice 2008 tiene otras capacidades de Internet que tal vez quiera explorar. Aquí se muestranalgunas de las más interesantes:

Puede crear páginas Web a partir de docu-◆

mentos de Word, PowerPoint o Excel al usar el comando Archivo > Guardar como página Web, lo que permite publicar las páginas en Internet o la Intranet de una compañía. Si tiene amigos ocolaboradores que no usan Office, pueden ver los documentos resultantes en cualquier explorador. Para conocer un ejemplo de cómo guardar un documento de Office como página Web, consulte el capítulo 19.

Puede usar el comando Archivo > Guardar ◆

como página Web, en Entourage, para guar-dar su calendario como página Web (figura 31.13). Si publica la página en un sitio Web, tal vez usted y otros puedan hacer referencia al calendario desde cualquier punto de acceso a Internet (por ejemplo, mientras está de vaca-ciones o viaje de negocios).

Use el comando Archivo > Vista Previa de la ◆

página Web para ver rápidamente cómo se verá el documento de Word, Excel o PowerPoint actual si se guarda como página Web.

Puede descargar imágenes prediseñadas desde ◆

Office Online. En Word o Excel, seleccione Insertar > Imagen > Imágenes prediseñadas. En PowerPoint, seleccione Insertar > Imágenes prediseñadas. Después, haga clic en el botón Conectado, en la ventana Galería de Imágenes (figura 31.14).

Figura 31.14 Puede descargar imágenes adicionales desde el sitio Web de Microsoft.

Lanza el explorador

Figura 31.13 Puede seleccionar un rango de datos de su calendario de Entourage y guardarlo como página Web.

503

Integración de aplicaciones: Office 2008 e InternetO

tras capacidades de Intern

et

En la pestaña Herramientas de referencia, ◆

del Cuadro de herramientas (figura 31.15), puede explorar Web o consultar la enciclope-dia Encarta. Si el Cuadro de herramientas está visible, haga clic en la pestaña Herramientas de referencia. De otra forma, seleccione Ver > Cuadro de herramientas > Herramientas de referencia, o haga clic en el ícono Herramientas, en la barra de herramientas Estándar. Haga clic en la pestaña Herramientas de referencia (si no está seleccionado), inserte una cadena de

búsqueda y presione r.

El menú Ayuda tiene comandos que abren su ◆

explorador Web para desplegar información de Internet:

Seleccione Ayuda > Buscar actualizaciones ▲

para lanzar Microsoft AutoUpdate (figura 31.16).

Seleccione Ayuda > Visitar el sitio Web del ▲

proyecto para ver el sitio Web Mactopia en su explorador.

Figura 31.16 Puede configurar AutoUpdate para bus-car actualizaciones de Office bajo un programa,o puede ejecutarlo manualmente cuando desee.

Texto debúsqueda


Resultados Web

Resultados de Diccionario

Figura 31.15 Inserte una cadena de búsqueda en la pestaña Herramientas de referencia y examine los resultados.

Índice

iÍndice

505

¶, ícono (Word), 463-D, efectos (Word), 101

AA mano alzada, herramienta (Word), 129Abrir elemento, comando, 5Abrir reciente, submenú, 14Abrir recientes, submenú, 14Abrir una copia, botón, 10Abrir, cuadro de diálogo, 14acciones, deshacer/rehacer, 22actualizaciones de aplicaciones de Offi ce, 36administración listas, 225 proyecto, 341Administrador de combinación de correspondencia

(Word), 149-151 Administrador de escenarios, cuadro de diálogo (Excel), 267Administrador de listas (Excel), 225-236 adición de fi las de total, 234 creación columnas calculadas, 233 listas, 226-227 establecimiento de opciones de validación, 235-236 fi ltrado de listas, 230 formato de listas, 229 inserción/edición de datos, 228 movimiento de listas, 226 ordenamiento de listas, 231-232 Administrador de listas de distribución de correo

(Entourage), 374 Adobe Reader, 61, 391, 429, 501 Agregar datos, cuadro de diálogo (Excel), 242 Agregar escenario, cuadro de diálogo (Excel), 267 Agregar línea de tendencia, comando (Excel), 247 Agregar recorte, ventana (Centro de proyectos), 492 AIFF, archivos, 328 ajuste palabras, 44, 105 texto, 44, 105

texto (en tablas de Word), 113-114alias, 4Alineación, paleta de (Word), 114alineación datos de tablas, 114 párrafos, 76-77alta-baja-cierre, gráficas, 308anclaje, 496

animación (en diapositivas de PowerPoint), 324-325, 336

Animación, indicador (PowerPoint), 325aplicaciones bases de datos, 249, 251 toma de notas, 421Aplicar regla, comando (Entourage), 373Apple QuickTime Player, 336 Remote, 332 Vista previa, 61, 329, 391, 429, 501AppleWorks, 173archivado de proyectos, 494archivos adjuntos a mensajes de correo electrónico, 360, 501 descarga desde grupos de noticias, 445 importación a Excel, 172-173, 255-256 marca para seguimiento, 30 texto delimitado por comas, 172 área de la gráfica (en gráficas de Excel), 244-245 argumentos (Excel), 213, 215 arrastre y colocación, 19-20, 191, 468, 470 asignación de nombres hojas, 174 plantillas, 11 proyectos, 482 rangos de celdas, 170-171Asignar categorías, cuadro de diálogo (Entourage), 370 Asistente fuera de la oficina (Exchange), 456-457 Asistente para cartas, 13 Asistente para compartir proyectos, 493 Asistente para configurar cuentas y cuentas de Exchange, 454-455 y Entourage, 356-357, 432-433

Índi

ce

506

Índice

Asistente para etiquetas (Word), 145Asistente para gráficos (Excel), 237Asistente para importar texto (Excel), 173Asistente para listas (Excel), 226-227, 236Asistente para nuevos proyectos (Centro de proyectos),

482-484Asistente para suma condicional (Excel), 221asistentes Carta, 13 creación de documentos, 6, 13 definidos, 9 Exportar, 494 Gráficos, 237 Importar, 380-381, 405 Importar desde FileMaker Pro, 256 Importar texto, 173 Lista, 226-227, 236 movimiento entre secciones, 13 Nuevo proyecto, 482-484 propósito, 13 Suma condicional, 221 Tabla dinámica, 260-261Audio Notes, barra de herramientas (Word), 129audio grabación, 327-328 inserción en diapositivas, 326 opciones de reproducción, 328 reproducción, 326Auditoría de fórmulas, barra de herramientas (Excel),

222-223Aumentar nivel, ícono (Word), 80Autocompletar, lista (Excel), 164Autocorrección, característica (Word), 51-53, 55, 500Autofi ltro, característica (Excel), 230, 253Autoformas (en hojas de Excel), 203-204Autoformas, característica (Word), 93, 99-100, 104Autoformato de tablas, cuadro de diálogo (Word), 109Autoformato, característica (Excel), 194, 200, 229Automatizar, cuadro de diálogo (Excel), 271Automator, fl ujos de trabajo, xii, 33Autorrecuperación, característica, 15Autorrellenar, característica (Excel), 157, 165Autorresumen, característica (Word), 152-153Autosuma, característica Excel, 214, 217 Word, 115AutoTexto, característica (Word), 47, 50-51AutoUpdate, característica, 36, 503avisos. Véase también Avisos de Off ice descartar, 402 marca para seguimiento, 30 lanzamiento de Entourage, 5 respuesta, 402 tareas/tareas pendientes, 418-419, 447Avisos de Off ice activar/desactivar, 419 botón Posponer, 402, 418 creación de documentos para seguimiento, 30 diferencia entre la aplicación My Day y, 447 lanzamiento de Entourage, 5 minimización, 402

opciones de Descartar, 402 respuesta a avisos, 402, 418Avisos de Off ice, ícono, 419Ayuda, menú, 503Ayuda, sistema, 35

Bbarra de estado (Entourage), 344Barra de menús Excel, 160 Word, 40 Barra Favoritos (Entourage), 343, 354 barras de herramientas. Véase también barras de

herramientas específicas Entourage, 343, 354, 427 Excel, 161 fl otantes (Word), 42 personalización, 32-33, 354 Word, 40 bases de datos (Excel), 249-257 componentes, 249 creación, 250 despliegue de subtotales, 254 filtrado, 253 importación de datos, 255-257 inserción de datos, 249-251 ordenamiento, 252 relacionales, 249binarios, 445blocs de notas (Word), 126-130 adición imágenes, 129 música, 129 películas, 129 títulos, 127 búsqueda de notas, 128 cambio apariencia, 127 pestañas de sección, 127 creación, 126 dibujos a mano, 129 establecimiento de niveles de notas, 128 formato de texto, 130 grabación de notas de audio, 129-130 inserción de notas, 128 lectura de notas, 128Borde, ícono (Word), 120 bordes documentos de Word, 84-85 hojas de Excel, 199-200 tablas de Word, 111, 120 Bordes, ícono (Excel), 199 Bordes y sombreado, cuadro de diálogo (Word), 84-85 Borrador, herramienta (Word), 111Borrador, vista (Word), 41botones inteligentes, 52-53Buscar actualizaciones, comando, 36, 503 Buscar y reemplazar, característica. Véase también Buscar,

característica Excel, 167-168

Índice

507

Índice

Word, 47-49 Buscar, característica Entourage, 344, 348-351, 426 Excel, 167-168 Word, 47-49, 128 Buscar, cuadro de diálogo (Entourage), 348, 350 Búsqueda avanzada, característica (Entourage), 349-350,

426 búsqueda de metas (Excel), 259, 263

CCalculadora (Excel), 218-219 cálculos. Véase también fórmulas; funciones Excel, 209-224, 254, 263 tasa de interés (Excel), 266 Word, 115 Calendario (Entourage), 393-407 adición de eventos/días festivos, 397-399, 405 eliminación de eventos/días festivos, 401, 406 envío/respuesta invitaciones, 403-404 impresión, 407 modifi cación de eventos en, 400 propósito, 393 respuesta a avisos, 402 sincronización con iPod/iPhone, 352-353 visualización, 394-396 Calendario, ícono (Entourage), 342, 394 calendario reducido (Entourage), 342, 344, 394, 396 Calendarios (Exchange), 453, 458-459 Cambiar dirección del texto, ícono (Word), 114 Cambiar fi la/columna, botón (Excel), 242 Cambiar identidad, comando (Entourage), 361, 501 Cambiar mayúsculas y minúsculas, cuadro de diálogo

(Word), 75 cambio de mayúsculas y minúsculas, 75campos (Excel), 249, 251-252 Captura de imagen, comando (Word), 95 caracteres especiales documentos de Word, 46, 49 hojas de Excel, 207 que no se imprimen (Word), 46 características relacionadas con imágenes (PowerPoint), 287-290 adición de gráficos SmartArt, 289-290 adición de imágenes a fondo, 293 adición de imágenes prediseñadas a diapositivas, 287-288 dibujo de líneas/formas, 287 relacionadas con imágenes (Word), 93-105 creación de cuadros de texto, 104 dibujo de líneas/formas, 98-99 edición de imágenes/formas, 96-97, 100-101 establecimiento de ajuste de texto, 105 inserción de imágenes prediseñadas, 94-95 inserción/modificación de WordArt, 102-103 seguridad (Entourage), 376 carpetas compartidas (Exchange), 460-461 inspección (Entourage), 482-483

públicas (Exchange), 460, 462-463 Carpetas, lista (Entourage), 343 carta modelo, 149-151Categorías, cuadro de diálogo (Entourage), 371 Categorías, ícono (Entourage), 370 celda activa (Excel), 160-161, 163-164 celdas hojas de Excel adición de comentarios, 169 aplicación de bordes/sombreado, 199-200 aplicación de formato condicional, 195-196 asignación de nombre de rangos, 170-171 bloqueo/desbloqueo, 276 centrado de texto a través de grupos de celdas, 197 copia, 191 desplazamiento a, 163 desplazamiento, 191 duplicación de formato, 21 eliminación, 190 formato de fecha/hora, 198 formato de números, 198 formato de rangos, 194 formato de texto, 196-197 inserción de datos, 164 inserción, 190 modifi cación de contenido, 166 rango de Autorrellenar, 165 tablas de Word alineación de datos, 114 aplicación de bordes/sombreado, 120 cambio de la orientación de datos, 114 cambio de tamaño, 112 combinación/división, 117 eliminación, 116 inserción de datos, 113 inserción, 118Centrar, ícono (Word), 77, 114 Centro de proyectos, 481-494 acceso, 481, 485 adición documentos a proyectos, 490-491 eventos a proyectos, 489 mensajes de correo electrónico a proyectos, 488 notas a proyectos, 489 recortes a proyectos, 486-487 tareas a proyectos, 489 y eliminación de contactos, 486-487 archivado/copias de seguridad de proyectos, 494 creación de proyectos, 482-484 establecimiento del intercambio de proyectos, 493 propósito, xv, 481, 485 visualización de proyectos, 485 y Entourage, 481, 485Centro de proyectos, ícono, 342, 482, 485cifrado, correo electrónico, 376Citas, pestaña, Cuadro de herramientas, 24clic y escribir, característica (Word), 45clip, ícono, 445código de barras, 148Códigos postales, 148, 164, 231, 235Colección de recortes, 25-27, 492

Índi

ce

508

Índice

Colección de recortes, pestaña, Cuadro de herramientas, 25, 346

Color de borde, ícono (Word), 112, 120 Color de línea, ícono (Word), 101 Color de relleno, ícono Excel, 200 Word, 101 Color de sombreado, ícono (Word), 120 Colores de tema, comando (PowerPoint), 296 columnas calculadas (Excel), 233 Columnas, cuadro de diálogo (Word), 71 columnas. Véase también celdas; tablas documentos de Word, 71 hojas de Excel, 186-189, 192, 213-214 listas de Excel, 228, 233 tablas de Word, 112, 115, 118 Combinar celdas, comando (Word), 117Combinar estilos, cuadro de diálogo (Excel), 202 Combinar y centrar, ícono (Excel), 197 comentarios (en hojas de Excel), 169, 270comodines, caracteres (Excel), 168Comparar documentos, comandos (Word), 59Compartir libro, cuadro de diálogo (Excel), 272-273, 276Compatibilidad, preferencias, 28Comprobación de errores, cuadro de diálogo (Excel), 224conectividad abierta de base de datos, controladores, 257Confi guración de cuadro de herramientas, ícono, 26Confi gurar página, cuadro de diálogo Excel, 182-184 Word, 64Confi gurar presentación, cuadro de diálogo

(PowerPoint), 332 Consolidar, cuadro de diálogo (Excel), 179, 181Consultas, carpeta (Excel), 257Contacto, barra de herramientas (Word), 142-143, 379contactos adición Libreta de direcciones, 380-383 proyectos, 486 almacenamiento de imágenes, 385 creación de grupos, 389 edición, 385 eliminación Libreta de direcciones, 384 proyectos, 487 extracción a partir de mensajes de correo electrónico, 382 guardado, 384 impresión, 390-391 sincronización con otros dispositivos, 385 Contar palabras, cuadro de diálogo (Word), 57contenido (en documentos de Word), 500contraseñas cuentas de servidor de noticias, 433 hojas/libros de Excel, 275-276Control de cambios, característica Excel, 273-274 Word, 58-59controlador de giro (PowerPoint), 286controladores de relleno (Excel), 165Convertir tabla a texto, comando (Word), 121Convertir texto en tabla, comando (Word), 121

copia y pegado, 468-469, 471, 478Copia, opción, cuadro de diálogo Abrir, 14Copiar formato, 21, 196Copiar, comando, 469, 471, 478copias de seguridad correo electrónico, 377 proyecto, 494correo electrónico Entourage, 355-378 adición de datos adjuntos, 360, 501 adición de direcciones desde la Libreta de direcciones, 388 adición de firma digital, 376 adición de hipervínculos, 499 adición de material de Office a, 480 agrupación, 372 asignación de categorías, 370 búsqueda, 348-351 cifrado, 376 consideraciones de seguridad, 376 copia de seguridad, 377 copia, 369 creación de reglas para procesamiento, 373, 488 desplazamiento, 369 diferencia entre texto simple y HTML, 359 eliminación, 373 envío de documentos de Off ice, 501 envío de invitaciones de evento, 403-404 envío, 358-359 establecimiento de cuentas, 356-357 exportación, 377 fi ltrado, 347, 372, 375 formato, 359, 501 identidades, 361 impresión, 378 lectura, 363 manejo de correo no deseado, 375, 433 manejo de datos adjuntos enviados, 363 ordenamiento, 372 organización, 369-373 popularidad, 355 redirección, 365-366 respuesta, 364 revisión de ortografía, 359, 367-368 revisión para nuevo, 361-362 vista en relación con proyectos, 488 Exchange, 455-457 Web, 356Correo, ícono (Entourage), 342correo no deseado, 375, 433Cortar, comando, 18creación de cuadros de texto, 137 agrupación de objetos, 140 eliminación de páginas, 134 inserción de páginas, 134 plantillas, 131 trabajo con guías, 135-136 vinculación de cuadros de texto, 138-139 visualización/edición de páginas maestras, 133Crear Alias, comando, 4Crear autotexto, cuadro de diálogo (Word), 59Crear colores de tema, cuadro de diálogo (PowerPoint), 296

Índice

509

Índice

Crear contacto, cuadro de diálogo (Entourage), 383Cuadro de herramientas, 24-28 apertura/cierre, 24, 346 establecimiento de preferencias, 26 Paleta de objetos, 98, 346 pestañas Animación personalizada, 324-325 Citas, 24 Colección de recortes, 25, 346 Generador de fórmulas, 24 Herramientas de referencia, 56, 346, 367 Informe de compatibilidad, 24, 28 propósito, 24 y Entourage, 346Cuadro de herramientas, ícono, 23, 162 Cuadro de texto vertical, herramienta (Word), 137, 140Cuadro de texto, herramienta (Word), 137, 140cuadros de texto PowerPoint, 286 Word cambio de tamaño, 137 creación, 104, 131 empuje, 140 formato de texto, 137 texto flotante entre, 138-139 vinculación/eliminación de vínculo, 138-139cuentas de servidor de noticias, 432-433cursor con forma de I, 16

DDar formato a serie de datos, cuadro de diálogo Excel, 244, 247 PowerPoint, 304Dashboard y Exposé, ícono (Mac OS X), 238datos (Excel). Véase también bases de datos búsqueda/reemplazo, 167-168 importación, 172-173, 226, 255-257 ordenamiento, 168 protección, 275-276 publicación en Web, 270-271 validación, 235-236datos adjuntos correo electrónico, 360, 363, 365, 501 mensajes de grupos de noticias, 444-445datos de cotización, descarga, 309Datos de origen, comando (Excel), 242-243Datos del gráfi co, sección, Paleta de formato, 301Day Runner, planeadores, 390, 428Defi nir nombre, cuadro de diálogo (Excel), 170degradado (en diapositivas de PowerPoint), 294delimitados por tabuladores, archivos de texto, 121, 172Derecha, ícono de alineación (Word), 77, 114Descartar, opciones, Avisos de Offi ce, 402Deshacer borrar, comando (PowerPoint), 284Deshacer eliminar diapositiva, comando (PowerPoint), 284 Deshacer, comando, 22, 97Deshacer, ícono, 22Desproteger, comandos (Excel), 276 diapositivas (PowerPoint)

adición animación, 324-325 efectos de transición, 322-323 gráfi cas, 300-301 imágenes SmartArt, 289-290 imágenes, 287-288 organigramas, 310 sonido/películas, 326-328 tablas, 316-317 texto, 285 y eliminación, 284 aplicación de temas, 321 control con Apple Remote, 332 creación, 285 movimiento de grupos, 320 texto, 285 trabajo con marcadores de posición, 291días festivos (en calendarios de Entourage), 405-406Dibujar forma, herramienta (Word), 140Dibujar tabla, ícono (Word), 111, 120Dibujo, barra de herramientas propósito, 20 y PowerPoint, 287 y Word, 94, 98diccionario, 367direcciones de celda (Excel), 163Diseño de impresión, cuadro de diálogo (Entourage), 390,

420, 428Diseño de impresión, vista (Word), 41, 131Diseño de publicaciones, vista (Word), 131-140 agrupación de objetos, 140 creación cuadros de texto, 137 publicaciones, 132 diferencia entre vista Diseño de impresión y, 131 eliminación de páginas, 134 empuje de objetos, 140 inserción de nuevas páginas, 134 objetos de trabajo en capas, 140 propósito, 41, 123, 131 sugerencias de uso, 140 trabajo con guías, 135-136 vinculación de cuadros de texto, 138-139 visualización/edición de páginas principales, 133Diseño Web, vista (Word), 41Diseños de diapositiva, pestaña, Galería de elementos, 285,

289Dividir celdas, cuadro de diálogo (Word), 117Dividir, comando (Excel), 193Documento, cuadro de diálogo (Word), 65Documentos en blanco, opción, 6, 8documentos. Véase también Word adición color de fondo, 71 portada, 144 proyectos, 490-491 tablas, 107-108 alineación de párrafos, 76-77 almacenamiento, 5 apertura uno existente, 14

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documentos. Véase también Word (continúa) usados recientemente, 6, 14 búsqueda sinónimos en, 56 y reemplazo de texto, 47-49 cálculo de conteo de palabras, 57 cambio márgenes, 65 tamaño/orientación de hoja, 64 colaboración, 58 colocación de sangría en párrafos, 78-80 comparación, 59 compatibilidad entre plataforma, 28 condensación/resumen, 152-153 control de cambios, 58-59 creación desde plantillas, 9-10 hipervínculos, 495-500 nuevos, 8 tablas de contenido en que puede hacer clic, 500 despliegue/ocultamiento de caracteres que no se imprimen,

46 envío por correo electrónico, 501 establecimiento propiedades, 152-154 varias columnas, 71 guardado, 11, 15, 61, 502 impresión, 60-61 inserción clips, 26 comentarios, 59 encabezados/pies de página, 66 imágenes prediseñadas/imágenes, 93-95 texto, 44-46, 50-51 lanzamiento de aplicaciones de Off ice mientras se abren, 5 marca para seguimiento, 30 navegación de documentos largos, 43 numeración de páginas, 67 prueba, 54-57 revisión de ortografía/gramática, 54-55 selección de ubicación de almacenamiento, 15 visualización, 41 Dominios seguros, pestaña, Protección contra correo

electrónico no deseado, 375dominios, 375.dotx, extensión de archivo, 11Duplicar, comando (Entourage), 411

Eedición de imagen, herramientas de (Word), 96-97efectos (PowerPoint) entrada, 325 salida, 325 transición, 322-323

Efectos de animación, cuadro de diálogo (PowerPoint), 324Efectos de imagen, cuadro de diálogo (Word), 97Efectos y estilos rápidos, sección, Paleta de formato, 245Eje, opción (PowerPoint), 305ejes (en gráficas de Excel), 244

Eliminar celdas, cuadro de diálogo (Word), 116Eliminar contacto, comando (Entourage), 384Eliminar diapositiva, comando (PowerPoint), 284Eliminar evento, comando (Entourage), 401Eliminar hoja, comando (Excel), 176Eliminar mensaje, comando (Entourage), 373Eliminar nota, comando (Entourage), 424Eliminar tarea, comando (Entourage), 417Encabezado y pie de página, barra de herramientas

(Word), 66encabezados (en documentos de Word), 66-67Encarta, enciclopedia, 503Ensayar intervalos, comando (PowerPoint), 331Entourage, 339-464 Asistente para confi gurar cuentas, 356-357, 432-433 cambio de vistas, 345 características de búsqueda, 344, 348-351 características y técnicas de calendario, 393-407 adición de eventos a proyectos, 489 adición/eliminación de eventos, 397-399, 401, 405-406 edición de eventos, 400 envío/respuesta a invitaciones, 403-404 impresión de calendarios, 407 respuesta a avisos, 402 sincronización con iPod/iPhone, 352-353 visualización de calendarios, 394-396 características y técnicas de correo electrónico, 355-378 adición de hipervínculos a mensajes, 499 agrupación de mensajes, 372 búsqueda de mensajes, 348-351 cifrado de mensajes, 376 copias de seguridad de carpetas de mensajes, 377 creación de reglas de mensaje, 373, 457, 488 creación/envío de mensajes, 358-359 eliminación de mensajes, 373 envío de datos adjuntos, 360 establecimiento de cuenta, 356-357 exportación de mensajes, 377 filtrado de mensajes, 347, 372 firma digital de mensajes, 376 formato de mensajes, 359 impresión de mensajes, 378 lectura de mensajes, 363 manejo de correo electrónico basura, 375 manejo de datos adjuntos, 363 manejo de listas de distribución de correo, 374 movimiento de correo a diferentes carpetas, 369 ordenamiento de mensajes, 372 organización de mensajes, 369-373 redirección de mensajes, 365-366 respuesta a mensajes, 364 revisión de mensajes nuevos, 361-362 revisión de ortografía de mensajes, 359, 367-368 características y técnicas de grupos de noticias, 431-445 actualización de la lista de grupo de noticias, 435 creación de cuenta de servidor de noticias, 432-433 descarga de archivos, 445 eliminación de la suscripción a grupos de noticias, 437 filtrado de listas de grupos de noticias, 435 lectura de mensajes, 440-441 manejo de mensajes de grupo de noticias, 438-439

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Entourage, (continúa) publicación de mensajes, 442-444 suscripción a grupos de noticias, 436 visualización de grupos de noticias, 434, 436 características y técnicas de libreta de direcciones, 379-391 adición de contactos, 380-383 adición de direcciones a mensajes, 388 creación de grupos de contacto, 389 eliminación de contactos, 384 guardado de contactos, 384 importación de libretas de direcciones, 380-381 impresión de contactos, 390-391 modifi cación de contactos, 385 sincronización con iPod/iPhone, 352-353 trabajo con vCards, 386-387 vinculación de contactos con documentos de Offi ce,

479-480 características y técnicas de toma de notas, 421-429 adición de notas a proyectos, 489 edición de notas, 427 eliminación de notas, 424 impresión de notas, 428-429 lectura de notas, 425-426 personalización del componente Notas, 424 características y técnicas relacionadas con proyecto, 481-494 adición de documentos a proyectos, 490-491 adición de eventos a proyectos, 489 adición de mensajes de correo electrónico a proyectos, 488 adición de notas a proyectos, 489 adición de recortes a proyectos, 492 adición de tareas a proyectos, 489 adición/eliminación de contactos de proyecto, 486-487 archivado/copia de seguridad de proyectos, 494 cambio de opciones de proyecto, 483 creación de proyectos, 482-483 habilitar compartir proyectos, 493 visualización de proyectos, 485 características y técnicas relacionadas con tareas, 409-420 adición de tareas a proyectos, 489 creación de tareas/tareas pendientes, 410-413 duplicación de tareas, 411 edición de tareas/tareas pendientes, 416 eliminación de tareas/tareas pendientes, 417 establecimiento de fechas de vencimiento/avisos, 411, 413 establecimiento de tareas periódicas, 411 fi ltrado de tareas/tareas pendientes, 415 impresión de tareas/tareas pendientes, 420 ordenamiento de tareas/tareas pendientes, 415 respuesta a avisos, 418-419 visualización de tareas/tareas pendientes, 414-415, 417 creación de hipervínculos, 499 habilitación de Sync Services, 352 Imprimir, cuadro de diálogo, 378, 407 interfaz, 342-344 lanzamiento, 5 nuevas características, xvii personalización, 354 propósito, xv, 341, 355 sincronización con iPod/iPhone, 352-353 uso del Cuadro de herramientas, 346 vinculación a documentos de Offi ce, 479-480

y combinación de correo, 151 y cuentas de Exchange, 453-454, 456 y la característica AutoTexto de Word, 51Enviar a iPhoto, cuadro de diálogo (PowerPoint), 337Enviar a, comandos, 501Enviar y recibir todo, comando (Entourage), 361Enviar y recibir, submenú (Entourage), 361escenarios (Excel), 264, 267-268Escritorio, método abreviado (Mac OS X), 238Espacio, carácter (Word), 46Esquemas, barra de herramientas (Word), 124esquemas, intercambio entre aplicaciones, 476-477establecimiento de márgenes(Word), 65Estándar, barra de herramientas (Word), 40, 42-43, 56, 61Este no es correo no deseado, ícono (Entourage), 375Estilo de línea, ícono (Word), 120Estilo, cuadro de diálogo (Excel), 201estilos carácter (Word), 86, 89 documentos de Word, 86-91 hojas de Excel, 201-202 párrafo (Word), 86-88Estilos de gráfico, sección, Paleta de formato, 244etiquetas de datos (en gráfi cas de PowerPoint), 304Etiquetas, asistente (Word), 145Etiquetas, menú (Excel), 246Evento periódico, cuadro de diálogo (Entourage), 398eventos (Entourage) adición calendario, 397-399, 405 proyectos, 489 eliminación desde el calendario, 401, 406 envío de invitaciones para, 403-404 modifi cación, 400 respuesta a avisos, 402Excel, 155-277 Administrador de listas, 225-236 adición de filas de total, 234 creación de columnas calculadas, 233 creación de listas, 226-227 edición/inserción de datos, 228 establecimiento de opciones de validación, 235-236 filtrado de listas, 230 formato de listas, 229 movimiento de listas, 226 ordenamiento de listas, 231-232 Calculadora, herramienta, 218-219 características Autofi ltro, 230, 253 Autoformato, 194, 200, 229 Autorrecuperación, 15 Autorrelleno, 165 Autosuma, 214, 217 características y técnicas básicas, 157-184 adición de comentarios de celda, 169 adición/eliminación de hojas, 175-176 asignación de nombres a rangos de celdas, 170-171 asignación/cambio de nombres a hojas, 174 búsqueda y reemplazar datos, 167-168 cambio de hojas, 175 consolidación de hojas, 179-181

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Excel, (continúa) creación de hipervínculos, 496-500 creación de nuevos libros de trabajo, 8, 158-159 desplazamiento de celdas, 163 duplicación de formato de celda, 21 edición de datos de celda, 166 establecimiento de la marca de inserción, 16 establecimiento de preferencias, 161 fi ltrado de celdas con series, 165 importación de datos desde archivos de texto, 172-173 impresión de hojas, 182-184 inserción de datos en celdas, 164 métodos abreviados de teclado para navegación, 163 referencia a otras hojas, 178 reordenación de hojas, 175 visualización de varias hojas, 176 características y técnicas de gráfi cas, 237-247 adición de líneas de tendencia, 247 adición/eliminación de elementos de la gráfi ca, 246 cambio de series de datos, 241-243 cambio de tipo de gráfi ca, 241 creación de gráfi cas, 238-239, 308-309 formato de series de datos, 244 formato del área del gráfi co, 245 modifi cación de elementos de gráfi cas, 240 características y técnicas para compartir, 269-277 control de cambios, 273-274 eliminación de datos personales, 277 intercambio de libros en redes, 272 protección de datos, 275-276 publicación de datos en Web, 270-271 copia tablas de Word, 475 texto de Word, 478 formulas/funciones, 209-220 copia, 220 creación/modifi cación, 210-211, 216-219 identifi cación/corrección de errores, 222-224 inclusión de referencias no adyacentes, 215 propósito, 209, 213 reglas de precedencia, 212 total de columnas, 213-214 uso del Generador de fórmulas, 216-217 uso del signo igual (=), 164, 178, 180, 209 herramientas de análisis de datos, 259-268 análisis del tipo qué pasa si, 264-268 búsqueda de metas, 263 Tablas dinámicas, 260-262 herramientas y técnicas de formato, 185-207 adición de formas/imágenes, 205-206 ajuste de tamaños de columna/fi la, 186-187 aplicación de bordes/sombreado, 199-200 aplicación de estilos, 201-202 arrastre y colocación de datos, 191 centrado del texto, 197 copia/movimiento de datos, 191 división de hojas en paneles, 193 eliminación de celdas, 190 eliminación de columnas/fi las, 188-189

formato condicional, 195-196 formato de fechas, 198 formato de hoja, 198 formato de listas, 229 formato de números, 198 formato de rangos, 194 formato de texto, 196 inmovilización de encabezados de columna/fila, 192 inserción de caracteres especiales, 207 inserción de celdas, 190 inserción de columnas/fi las, 188-189 interfaz, 160-162 nuevas características, xvii propósito de, xiv técnicas de bases de datos, 249-257 creación de bases de datos, 250 despliegue de subtotales, 254 filtrado de bases de datos, 253 importación de datos, 255-257 ordenamiento de bases de datos, 252 uso de formularios de inserción de datos, 251 tipos de archivos compatibles, 173 Exchange aplicaciones compatibles con, 458 Calendarios, 453, 455, 458-459 correo electrónico de, 454-457 cuentas, 453-464 acceso a carpetas, 458 confi guración, 454-455 creación de Calendario/Libreta de direcciones, 459 designación de delegados, 463-464 envío/recepción de correo, 455 habilitación de la respuesta automática fuera de la ofi cina,

456-457 intercambio de carpetas, 460-462 ventaja principal, 453 y carpetas públicas, 462-463Exchange, Libreta de direcciones, 453, 455, 458-459 Exchange Server e invitaciones, 404 y calendarios, 393,404 y correo electrónico de Entourage, 356, 361 y ediciones de Office 2008, xii, 453 y libretas de direcciones, 379, 388 y notas de Entourage, 421Exportar, asistente (Entourage), 494 Exportar, comando (Entourage), 377 Exposé y Spaces, ícono (Mac OS X), 238 Expression Media, Microsoft, xiiextensiones de archivo .dotx, 11 .fp5/.fp7, 255 .htm, 271, 335 .potx, 11 .rge, 493 .vcf, 386 .xls, 172 .xlsx, 172 .xltx, 11

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FF11, método abreviado de teclado, 238fechas adición al calendario (en Entourage), 397-399, 405 establecimiento de avisos (en Entourage), 411, 413 formato (en Excel), 198 vencimiento, establecimiento de tareas, 411, 413Fechas y avisos, cuadro de diálogo (Entourage), 413Fila Total, ícono (Excel), 234filas. Véase también celdas; tablas hojas de Excel, 188-189, 213-214 tablas de Word, 112, 115, 116, 118FileMaker Pro, 172-173, 255-256filtrado bases de datos, 252-253 listas Excel, 230 grupo de noticias, 435-436 mensajes de correo electrónico, 347, 372, 375 notas, 426 tareas, 415 tareas pendientes, 415Filtro rápido, opciones (Entourage), 344FIM/FIM-A, código, 148Fin del párrafo, carácter (Word), 46fi rmas digitales, 376Fondo de diapositiva, comando (PowerPoint), 293, 294Fondo, barra de herramientas (Word), 71Fondo, comando (PowerPoint), 292formas (en documentos de Word), 98-101 aplicación color, 101 sombra/efectos 3-D, 101 cambio de tamaño, 100 dibujo, 98-99 establecimiento de estilo de ajuste, 105 formato caracteres, 73-75 área de la gráfica, 245 documentos, 63-71 elementos de la gráfica, 306 encabezados/pies de página, 66 etiquetas de datos, 304 gráficas, 301 hojas, 194-202 leyendas, 302 líneas, 100 líneas de división, 303 listas, 229 notas, 423 objetos, 20 organigramas, 314 párrafos, 73, 76-85 series de datos de la gráfi ca, 244 tablas, 109-110 Word, 73-75 documento (Word), 63-71 cambio de márgenes, 64 cambio de tamaño/orientación de la hoja, 65 creación de varias secciones, 69-70

diferencia entre formato de carácter/párrafo y, 63 establecimiento de varias columnas, 71 inserción de encabezados/pies de página, 66 inserción de saltos de página, 68 numeración de páginas, 67 número (Excel), 198 párrafo (Word), 73, 76-85 texto (en Excel), 196-197 texto (en Word) alineación de párrafos, 76-77 aplicación a caracteres, 74-75 aplicación de bordes/sombreado, 84-85 con estilos de Word, 86-91 creación de listas con viñetas/numeradas, 83 establecimiento de interlineado, 81 establecimiento de tabuladores, 82 párrafos con sangría, 78-80 tipos, 73Formato condicional, cuadro de diálogo (Excel), 195Formato de Autoforma, cuadro de diálogo (Word), 100Formato de celdas, cuadro de diálogo (Excel), 195, 196,

198-200, 207Formato de cuadro de texto, cuadro de diálogo (Word), 104 formato de documento portátil, 391, 429. Véase también PDF,

archivosFormato de leyenda, cuadro de diálogo (PowerPoint), 302Formato de líneas de división, cuadro de diálogo

(PowerPoint), 303Formato de líneas de tendencia, cuadro de diálogo (Excel),

247Formato de los números de página, cuadro de diálogo

(Word), 67Formato del área del gráfico, cuadro de diálogo (Excel), 245 Formato del Fondo, cuadro de diálogo (PowerPoint), 293-295Formato, barra de herramientas Entourage, 423 Excel, 196 Word, 40, 42, 74, 114 Formato, menú (Word), 89Fórmula, cuadro de diálogo (Word), 115Formulario, comando (Excel), 251fórmulas (Excel), 209-224 copia, 211, 220 creación/edición, 210-211, 216-219 identifi cación y corrección de errores, 222-224 propósito, 209 reglas de precedencia, 212 uso celdas no adyacentes, 215 paréntesis, 212 signo igual (=), 164, 178, 180, 209 Fórmulas, barra de (Excel), 160-161, 163, 178, 210fotografías. Véase también imágenes; iPhoto edición, 96-97 inserción en documentos, 94-95.fp5/.fp7, extensión de archivo, 255fuentes. Véase también formato documentos de Word, 49, 66, 73-75, 81, 83 gráficas de Excel, 245 gráficas/tablas de PowerPoint, 302, 304 hojas de cálculo de Excel, 161, 169, 186, 194, 196

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listas de Excel, 229 notas de Entourage, 421funciones (Excel) anidadas, 217 argumentos/valores, 213, 215 inclusión de referencias no adyacentes, 215 para total de columnas, 213-214 propósito, 213 sintaxis, 224

GGalería de elementos creación de gráficos, 239 miniaturas de gráficas, 237, 239 pestaña Diseños de diapositiva, 285, 289 Gráficos, 300 Hojas, 159 Plantillas de publicación, 132 Temas de diapositiva, 282, 296-297, 321 Transiciones, 322 portadas, 144 propósito, 23 sección Temas personalizados, 297 y Excel, 161Galería de imágenes, ventana PowerPoint, 287 Word, 94Galería de proyectos establecimiento de preferencias, 7, 159 lanzamiento, 6 limitación de los documentos mostrados, 7 propósito, 6 y Excel, 159, 226 y PowerPoint, 282, 297 y publicaciones de Word, 132 Generador de fórmulas (Excel), 216-217 Generador de fórmulas, pestaña, Cuadro de herramientas, 24GIF, archivos, 445Giro, comando (Word), 97Gmail, cuentas, 366Google, 432Grabar narración, opción (PowerPoint), 328Grabar sonido, cuadro de diálogo (PowerPoint), 327gráficas Excel, 237-247 adición de color/borde, 245 adición de líneas de tendencia, 247 adición de títulos, 240 adición/eliminación de elementos, 246 cambio de fi las/columnas, 242 cambio de serie de datos, 241-243 circulares, 307 circulares divididas, 307 cotización, 308-309 creación, 238-239 deshacer cambios, 237 elementos, 244 etiquetas de datos, 238-239, 246

formato de series de datos, 244 modificación de elementos, 240 selección/cambio del tipo, 238-239, 241 PowerPoint, 299-315 adición a diapositivas, 300-301 adición de ejes vertical/horizontal, 305 adición de títulos, 305 cambio de tipo de gráfico, 301 copia y pegado de datos, 301 creación, 299-301 descarga de datos de cotización, 309 despliegue de tabla de datos, 305 etiquetado de puntos de datos, 304 formato, 306 mostrar/ocultar leyendas, 302 mostrar/ocultar líneas de división, 303 propósito, 299 transportar datos, 301Gráfico, barra de herramientas (Excel), 240, 245Gráficos, pestaña, Galería de elementos, 300gráficos. Véase también gráficas Excel, 237 PowerPoint, 299Graph, programa, 299Grosor de línea, ícono (Word), 120Grupo, comando (Entourage), 389grupos de noticias, 431-445 actualización de listas, 435 administración de mensajes, 438-439 cómo funcionan, 431 consideraciones de formato de texto, 444 descarga de archivos, 445 establecimiento de cuenta, 432-433 fi ltrado de listas, 435, 436 lectura de mensajes, 440-441 publicación de mensajes, 442-444 quitar suscripción, 437 suscripción, 436 visualización, 434, 436 Guardar como, cuadro de diálogo, 15Guardar como imágenes, comando (PowerPoint), 337Guardar como página Web, comando, 271, 502Guardar como PDF, botón (Word), 61Guardar como PDF, comando (Entourage), 391Guardar como película, comando (PowerPoint), 336Guardar, barra de herramientas (Entourage), 427Guardar, ícono, 15guías (Word), 131, 135-136 dinámicas, 135 estáticas, 135-136 margen, 135 Guías rápidas, series, xi

HHerramienta manual (Word), 140herramientas análisis de datos (Excel), 259-268 análisis del tipo qué pasa si, 264-268 búsqueda de metas, 263 Tablas dinámicas, 260-262

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Índice

dibujo (Organigrama), 315Herramientas de moderador (PowerPoint), 333Herramientas de referencia, pestaña, Cuadro de

herramientas, 56, 346, 367, 503 hilos, grupos de noticias, 439 hipervínculos, 495-500 correo electrónico, 498-499 creación, 496-499 defi nidos, 495 documento, 497, 500 edición, 499 eliminación, 499-500 modifi cación, 499 propósito, 495-496 y característica Autocorrección de Word, 500historial de cambios (Excel), 273 Hoja de gráfi cos, gráficos (Excel), 239, 243 hojas (Excel) adición comentarios de celda, 169 formas/imágenes, 203-206 y eliminación, 175-176 ajuste de tamaños de columna/fila, 186-187 análisis, 259 aplicación de estilos, 201-202 asignación de nombres rangos de celdas, 170-171 y cambio de nombres, 174 auditoría, 222-223 bloqueo/desbloqueo de celdas, 276 búsqueda/reemplazo de datos, 167-168 cambio, 175 hojas activas, 162 consolidación, 179-181 contabilidad, 159 conversión de datos a listas, 226 copia de celdas, 191 corrección de errores de fórmula, 222-224 creación de bases de datos, 250 defi nidas, 158 división en paneles, 193 edición de datos, 166 eliminación celdas, 190 columnas/fi las, 188-189 formato, 194-202 importación de datos, 172-173 impresión, 182-184 inmovilización de encabezados de columna/fila en, 192 inserción caracteres especiales, 207 celdas, 190 columnas/fi las, 188-189 datos, 164-165 sumas condicionales, 221 métodos abreviados de teclado para navegación, 163 movimiento a celdas, 163 de celdas, 191 ordenación de datos, 168 propósito, 158

protección/desprotección, 275-276 referencia a datos en otros, 178 resumen de datos a través de, 179 salto al rango con nombre, 171 total de filas/columnas, 213-214 visualización de varias, 176-177Hojas, pestañas, Galería de elementos, 159Home & Student Edition, Off ice 2008, xii, 453hora, formato (en Excel), 198Hotmail, cuentas, 356, 366, 433.htm, extensión de archivo, 271, 335HTML, formato conversión de documentos de Off ice, 501 guardado hojas de Excel, 271 presentaciones de PowerPoint, 298, 334-335HTML, mensajes de correo electrónico, 480

IiCal, 352-353íconos de programa, 4ID digital, 376identidades cambio, 379, 501 creación de varias, 361Idioma, pestaña, cuadro de diálogo Internacional, 29iDisk, 493imágenes. Véase también fotografías adición diapositivas, 287-288 documentos, 94-95 ajuste de texto alrededor, 105 consideraciones de derechos de autor, 93 edición, 96-97 escaneo, 93, 95 libres de derechos, 93 prediseñadas descarga desde Off ice Online, 502 diapositivas de PowerPoint, 287-288, 293 documentos de Word, 93-95 hojas de Excel, 205IMAP, cuentas, 356, 457importación contactos en Libreta de direcciones, 380-381 datos archivos de texto en Excel, 172-173 FileMaker Pro a Excel, 255-256 origen externo a Excel, 226 página Web a Excel, 257Importar, asistente (Entourage), 380-381, 405impresión calendarios, 407 códigos de barras, 148 diapositivas, 330 documentos de Word, 60-61 libros/hojas de Excel, 182-184 mensajes de correo electrónico, 378 notas de moderador, 330 notas, 428-429 registros de contacto, 390-391

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impresión (continúa) sobres, 146-148 tareas pendientes, 451 tareas/tareas pendientes, 420, 451Imprimir una copia, comando (Entourage), 429Imprimir, cuadro de diálogo en Excel, 184 Entourage, 378, 407, 420, 428 Word, 60-61incrustación de objetos, 468, 471-472indicador de desbordamiento (Word), 139indicadores de comentarios (Excel), 270Información en pantalla, 35-36información personal (en hojas de Excel), 277Informe de compatibilidad, pestaña, Cuadro de

herramientas, 24, 28informes de ventas, 107Inmovilizar paneles, comando (Excel), 192inserción de datos bases de datos de Excel, 251 hojas de Excel, 164, 228 tablas de Word, 113 Insertar celdas, cuadro de diálogo (Word), 118 Insertar hipervínculo, cuadro de diálogo, 496-499 Insertar película, cuadro de diálogo (PowerPoint), 327Insertar tabla, cuadro de diálogo PowerPoint, 316 Word, 110 Insertar tabla, ícono (PowerPoint), 316Insertar, cuadro de diálogo (Excel), 190Inspección de proyectos, carpetas, 482-483, 491interfaz Entourage, 342-344 Excel, 160-162 My Day, 450-451 Word, 40-43Internacional, ícono, 29Internet. Véase también Web grupos de noticias. Véase grupos de noticias listas de distribución de correo, 374 Offi ce 2008 y, 495-503 vínculos, 495. Véase también hipervínculosinvitaciones, envío/respuesta a, 403-404IP, direcciones, 432-433iPhone, 352-353iPhoto, 95, 206, 288, 298, 337iPod, 298, 337, 352-353, 385Ir a, cuadro de diálogo (Excel), 163, 171Ir a Especial, cuadro de diálogo (Excel), 236Ir a fecha, cuadro de diálogo (My Day), 450ISP, 335, 341, 356, 366, 432iTunes, 352, 385Izquierda, ícono de alienación, 77, 114

JJPEG, archivos, 363, 445Justifi car, ícono (Word), 77, 114

LLDAP, 454lector de grupos de noticias, 341leyendas en gráficas Excel, 244, 246 PowerPoint, 302, 305 Libreta de direcciones (Entourage), 379-391 adición contactos a, 142-143, 380-383, 386-387 direcciones de correo electrónico desde, 388 edición de contactos en, 385 eliminación de contactos desde, 384 importación de contactos a, 380-381 impresión, 390-391 sincronización con iPod/iPhone, 352-353 vinculación de contactos a documentos de Off ice, 479-480 y correo electrónico no deseado, 375 y sistemas de varios usuarios, 379 y vCards, 386-387Libreta de direcciones (Exchange), 453, 455, 458-459Libreta de direcciones, ícono (Entourage), 342, 358libros (Excel) adición/eliminación de hojas, 159, 175-176 asignación de nombres/reasignación de nombres de hojas,

174 cambio de hoja activa, 162, 175 cambio entre hojas, 175 consolidación de hojas, 179-181 contabilidad, 179 control de cambios, 273-274 creación, 158 defi nidos, 158 eliminación de información personal, 277 extensiones de archivo, 172 identifi cación de libros abiertos, 177 impresión, 182-184 intercambio, 269, 272 protección/desprotección, 275-276 resumen de datos en, 179 visualización de varias hojas, 176-177 ligaduras, xvilíneas dibujo (en Word), 98 división gráficas de Excel, 244 gráficas de PowerPoint, 303 tendencia (en gráficas de Excel), 247 vertical parpadeante, 44 Lista Tareas pendientes, panel (Entourage), 394-395Lista, barra de herramientas (Excel), 227listas direcciones, 225 distribución de correo, 374 Excel, 225-236 membresía, 225 numeradas (en Word), 83 números telefónicos, 107

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viñetas, 83 Word, 83, 107Listas personalizadas (Excel), 252

MMac OS X cuadro de diálogo Imprimir, 391 esquemas, 125 método abreviado de teclado F11, 238Macintosh defi nición de tamaño de papel, 64 sistemas de varios usuarios, 379 Sync Services, 352-353, 385Mactopia, sitio, 495, 502-503mapa de bits, imágenes, 96Mapa del documento, vista (Word), 43marca de inserción parpadeante, 16 texto, 16, 44Marca de seguimiento, comando, 30marcadores de posición (en diapositivas de PowerPoint),

285-286, 289, 291 texto, 285, 291marcas, 496márgenes internos (Word), 65MBOX, formato, 377, 381MCA, indicador (Word), 58mensajes inapropiados en grupo de noticias, 442Mensajes, lista (Entourage), 343menús, personalización, 32-33métodos abreviados de teclado acción de deshacer/rehacer, 22 despliegue del Escritorio, 238 efectos de fuente, 75 hojas de navegación, 163 navegación Excel, 163 Off ice, 16 texto, 16Microsoft AutoUpdate, 36, 503 Exchange, cuentas. Véase Exchange, cuentas Exchange Server. Véase Exchange Server Expression Media, xii Galería de imágenes, 205 Off ice. Véase Off ice Outlook, 458, 461 servidor de noticias, 433Miniatura, vista (Word), 43Mis plantillas, carpeta, 297Mis temas, carpeta, 297Modificar cuenta, cuadro de diálogo (Entourage), 376Modificar estilo, cuadro de diálogo (Word), 88Modificar etiqueta personalizada, cuadro de diálogo

(Entourage), 385Modificar hipervínculo, cuadro de diálogo, 498-499Modificar regla, cuadro de diálogo (Entourage), 373, 457

Modificar texto de WordArt, cuadro de diálogo (Word), 102modo de compendio, lista de correo, 374Moneda, formato (Excel), 198Mostrar título, comando (Word), 43Mostrar/Ocultar ¶, ícono (Word), 46Mover gráfi co, comando (Excel), 239Movilizar paneles, comando (Excel), 192MP3, archivos, 328MPEG-4, archivos, 328My Day, 447-451 diferencia entre Avisos de Off ice y, 447 interfaz, 450-451 lanzamiento, 448 lanzamiento de Entourage, 5, 451 opciones de despliegue, 449 propósito, xv, 447 salir, 449 visualización de eventos/tareas, 393, 451

Nniveles (en documentos de Word), 65, 78-80NNTP, 432Nombre, cuadro (Excel), 160nombres de miembros de un club, 225notas (Entourage), 421-429 acceso, 421 adición color de fondo, 423 imágenes/sonido, 423 proyectos, 489 búsqueda, 426 cambio de título, 427 creación, 422-423 vista personalizada, 426 edición, 427 eliminación, 424 fi ltrado, 426 formato, 423 impresión, 428-429 lectura, 425-426 ordenamiento, 426 propósito, 421 y cuentas de Exchange, 421notas de moderador (PowerPoint), 329-330Notas, ícono (Entourage), 342, 421NoteBook, generador de esquema, 125Nueva diapositiva, comando (PowerPoint), 278, 284, 285Nueva presentación, comando (PowerPoint), 8, 282Nuevo documento en blanco, comando (Word), 8, 107Nuevo estilo, comando (Word), 87Nuevo estilo, cuadro de diálogo (Word), 87, 89Nuevo libro, comando (Excel), 8, 158Nuevo mensaje a, comando (Entourage), 388Nuevo, pestaña, Galería de proyectos, 6numeración de página (en Word), 67Numeración y viñetas, cuadro de diálogo (Word), 83Números de página, cuadro de diálogo (Word), 67

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objetos ajuste de texto alrededor, 105 arrastre y colocación, 20, 468, 470 copia, 20 copia de formato, 21 definidos, 20 diferencia entre en línea y flotante, 105 en línea, 104 fl otantes, 105 formato, 20 incrustación, 468, 471-472 movimiento, 20 selección, 20 vinculación, 138-139, 468, 473-474, 479-480ODBC, controladores, 226, 257 Off ice, aplicaciones. Véase también aplicaciones específicas adición de hipervínculos, 496-500 administración de ventanas, 34 almacenamiento de documentos, 5 apertura de documentos existentes, 14 arrastre y colocación entre, 468-470 búsqueda de actualizaciones, 36 copia y pegado, 468-469, 478 creación de documentos, 8-10 Cuadro de herramientas, 24-28. Véase también Cuadro

de herramientas formato de objetos, 20 guardado de trabajo creado, 15 íconos, 4 intercambio de información, 467-480 lanzamiento, 4-5 marca de archivos para seguimiento, 30 nuevas características en Offi ce 2008, xvi-xvii obtención de ayuda, 35-36, 503 personalización/establecimiento de preferencias, 31-33 problemas de compatibilidad, 28 acciones de deshacer, 22 uso Copiar formato, 21 Galería de elementos, 23 Galería de proyectos, 6-7 idiomas extranjeros, 29 Paleta de formato, 20 plantillas/asistentes, 9-13 visualización de sitios Web, 36 trabajo con texto, 16-19Off ice 2007 para Windows, 11Office 2008 for Mac. Véase también Off ice, aplicaciones aplicación de hoja de cálculos. Véase Excel aviso para nuevos usuarios, xiii características relacionadas con internet, 495-503 componentes presentación. Véase PowerPoint procesamiento de palabras. Véase Word correo electrónico, programa. Véase Entourage creación de varias identidades, 361 diccionario/sinónimos, 367 nuevas características, xvi-xvii

operaciones básicas, 3-36 revisor de ortografía, 367 varias ediciones, xii y cuentas Exchange, 453Office, Cuadro de herramientas. Véase Cuadro

de herramientasOmniOutliner, 125opciones interlineado (Word), 81 validación (Excel), 235-236 vista Entourage, 345, 414-415, 417 Excel, 162 PowerPoint, 283 Word, 41Opciones de autocorrección, botón (Word), 52-53Opciones de diseño, cuadro de diálogo (Entourage), 407Opciones de gráfico, sección, Paleta de formato, 240, 302, 305 Opciones de ordenación, cuadro de diálogo (Excel), 232Opciones de pegado, botón (Word), 52-53Opciones de película, cuadro de diálogo (PowerPoint), 336Opciones de reproducción, cuadro de diálogo

(PowerPoint), 326Opciones de sincronización, cuadro de diálogo

(Entourage), 352Opciones de transición, cuadro de diálogo (PowerPoint),

322Opciones Web, botón (Excel), 271Opciones Web, cuadro de diálogo (PowerPoint), 334operadores (Excel), 210, 212operadores aritméticos (Excel), 210ordenación bases de datos, 252 correo electrónico, 372 listas, 231-232 notas, 426 tareas, 415 tareas pendientes, 415Ordenar, barra de herramientas (Excel), 168Ordenar, cuadro de diálogo (Excel), 231, 252Organigrama, aplicación, 310-315 adición de nombres/títulos, 311 adición/eliminación de asistentes, 313 creación de nuevos subordinados, 312 formato de organigramas, 314 ícono, 310 lanzamiento, 310, 315 uso de herramientas de dibujo, 315organigramas, 310-315 adición asistentes, 313 diapositivas, 310 nombres/títulos, 311 nuevos subordinados, 312 texto, 315 cambio del fondo, 315 embellecimiento con herramientas de dibujo, 315 formato, 314Organizador, cuadro de diálogo (Word), 91organizadores personales, 341, 390Organizar ventanas, cuadro de diálogo (Excel), 176

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orientación horizontal (en Word), 64 vertical (en Word), 64Orientación, opciones de (Word), 64Original, opción, Cuadro de diálogo Abrir, 14Ortografía y gramática, cuadro de diálogo (Word), 54-55Ortografía, cuadro de diálogo (Entourage), 368Outlook, Microsoft, 458, 461

PPágina Web, formato, 271páginas (Word) contenido, 133, 134 principales, 131, 133-134Paleta de formato aplicación comandos, 20 formato de caracteres, 74 colocación de sangría en párrafos, 78 Efectos y estilos rápidos, sección, 245 establecimiento encabezados y pies de página, 66 márgenes, 65 formato del área de la gráfi ca, 245 herramientas de edición de imágenes, 96-97 íconos de alineación, 77, 114 lista Estilos, 86 ocultamiento/despliegue, 20-21 opciones de borde y sombreado, 85 propósito, 20 sección Datos del gráfico, 301 Estilo de gráfico, 244 Estilos de gráficos SmartArt, 290 Fondo de diapositiva, 294 Notas, 126 Opciones de gráfico, 240, 302, 305 Páginas principales, 134 Tabla, 317 Word, 40, 42 Paleta de objetos, Cuadro de herramientas, 98, 346Palm, dispositivos, 385panel de navegación (Word), 43Panel de texto (PowerPoint), 290Párrafo, cuadro de diálogo (Word), 68, 79, 81párrafos (en documentos de Word) adición de viñetas, 83 aplicación de bordes/sombreado, 84-85 aumento de nivel, 78-80 establecimiento alineación, 76-77 interlineado, 81 tabuladores, 82 formato, 45, 73, 76-85 numeración, 83patrones (PowerPoint), 329PDA, 385PDF, archivos apertura en Entourage, 363

como datos adjuntos correo electrónico, 501 grupos de noticias, 445 guardado calendarios de Entourage, 407 documentos de Word, 61 Libreta de direcciones, 391 notas de Entourage, 429 presentaciones, 298PDF, botón (Entourage), 391, 407Pegado especial, comando, 469, 471, 473, 478, 480Pegado especial, cuadro de diálogo, 471, 473, 478Pegar, comando, 18, 469, 478Pegar como imagen, opción (Entourage), 480películas adición botones de navegación, 336 diapositivas, 327, 328 guardado de presentaciones como, 336Periodicidad anual, vista (Entourage), 399permisos (Exchange) datos, 460-461, 463-464 delegado, 463-464Personalizar animación, pestaña, Cuadro de herramientas,

324-325Personalizar barras de herramientas y menús, cuadro de

diálogo, 32-33Personalizar la barra de herramientas, comando

(Entourage), 354Personalizar teclado, cuadro de diálogo, 33pestañas de hojas (Excel), 162pies de página (en documentos de Word), 66-67planeadores, Day Runner, 390, 428planeadores personales, 390, 428planos (en gráfi cas de Excel), 244plantillas, 9-12 asignación de nombres, 11 creación de documentos a partir de, 6, 282 definidas, 9 extensiones de archivo, 11 guardado documentos, 11 presentaciones, 297 modificación, 12 para publicaciones, 131Plantillas, carpeta, 12Plantillas de publicación, pestaña, Galería de elementos, 132POP, cuentas, 356, 457Porcentaje, formato (Excel), 198Portada, botón (Word), 144portadas, 144Portapapeles, 25Portapapeles de Off ice, 25Posponer, botón, Avisos de Off ice, 402, 418.potx, extensión de archivo, 11PowerPoint, 279-337 adición animación a diapositivas, 324-325 efectos de transición, 322-323 imágenes a diapositivas, 287-288 imágenes al fondo, 293

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PowerPoint, (continúa) sonidos/películas a diapositivas, 326-328 tablas a diapositivas, 316-317 texto a diapositivas, 285 y eliminación de diapositivas, 284, 321 aplicación de color de fondo/textura, 294-295 cambio de vistas en, 283 característica Autorrecuperación, 15 copia de texto desde Word, 478 creación documentos/notas de moderador, 329-330 hipervínculos, 496-500 películas QuickTime, 336 presentaciones, 8, 282. Véase también presentaciones y uso de gráfi cas, 299-315 ejecución de presentaciones con diapositivas, 332 ensayo de presentaciones, 33, 331 establecimiento de esquemas de color, 296 formatos de archivo soportados, 276, 298 guardado de presentaciones, 276, 297-298, 336-337 guardado/reutilización de diseños, 297 nuevas características, xvi, 281 opciones de vista, 283 propósito, xv, 281 publicación en Web con, 334-335 reordenamiento de diapositivas, 320 trabajo cuadros de texto, 286 marcadores de posición, 291 uso de herramientas de moderador, 333preferencias Autorrecuperación, 15 botones Opciones de pegado, 53 carpeta predeterminada, 15 clic y escribir, 45 Compatibilidad, 28 Control de cambios, 59 Cuadro de herramientas, 26 diccionario, 29 Excel, 277 Galería de proyectos, 7, 159 idioma, 29 método abreviado para mostrar Escritorio, 238 método recomendado para modificar, 31 My Day, 451 ortografía/gramática, 55, 367 para guardado de mensajes en Entourage, 384 selección de texto, 17Preferencias, cuadros de diálogos, 31Preferencias, pestaña, Galería de proyectos, 7, 8Preferencias de Excel, cuadro de diálogo, 277Preguntas más frecuentes, grupos de noticias, 442presentaciones, 319-337 adición animación, 324-325 efectos de transición, 322-323 imágenes de SmartArt, 289-290 sonido/películas, 326-328 texto a diapositivas, 285 y eliminación de diapositivas, 284, 321 aplicación de temas a diapositivas, 321

cambio de vistas, 283 con diapositivas (PowerPoint). Véase también diapositivas control con Apple Remote, 332 ejecución, 332 establecimiento de opciones, 332 reordenamiento de diapositivas, 320 selección de colores de tema, 296 selección de fondo, 292-295 control con Apple Remote, 332 creación, 8, 282 documentos/notas de moderador, 329-330 ensayo, 331, 333 guardado, 276, 297-298, 336, 337 movimiento de grupos de diapositivas, 320 obtención de vista general, 320 publicación en Web, 334-335 reordenamiento de diapositivas, 320 selección de fondo, 292-295 uso de plantillas, 282Previsualizar, comando Excel, 184 Word, 61Programaciones, cuadro de diálogo (Entourage), 362programas de hojas de cálculo, 157, 225. Véase también ExcelProgreso, ventana (Entourage), 364Propiedades de tabla, cuadro de diálogo (Word), 112propiedades del documento Excel, 277 Word, 152, 154Protección contra correo electrónico no deseado, cuadro

de diálogo (Entourage), 375Proteger hoja, cuadro de diálogo (Excel), 275Proteger libro compartido, cuadro de diálogo (Excel), 275Proteger libro, cuadro de diálogo (Excel), 275Protocolo de acceso a mensajes de internet, 356Protocolo de internet, direcciones, 432-433Protocolo de ofi cina postal, 356Protocolo de transferencia de noticias de red, 432Proveedores de servicio de internet. Véase ISPproyectos, 481-494 adición contactos, 486 documentos, 490-491 eventos, 489 mensajes de correo electrónico, 488 notas, 489 recortes, 492 tareas, 489 archivado/copia de seguridad, 494 asignación de nombres, 482 asociación colores con, 482 mensajes de correo electrónico con, 483 creación, 482-484 carpetas de inspección, 483 definidos, 481 ejemplos, 481 extensión de archivo, 493 inserción de fechas de vencimiento, 482 intercambio, 493 visualización, 485

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publicaciones, 131 grupos de noticias, 438, 442-444 Word, 131-140 creación, 132

Qqué pasa si, análisis del tipo (Excel), 259, 264-268QuickTime, películas, 298, 328, 336QuickTime, transiciones, 323Quitar división, comando (Excel), 193

Rrangos (en hojas de Excel) asignación de nombres, 170-171 formato, 194Rastrear, comandos (Excel), 222-223ratón, selección de texto, 17Reciente, pestaña, Galería de proyectos, 6-7, 10, 14recorte de imagen, 19recortes, Colección de recortes, 25-27, 492redes, compartir libros de Excel, 272Redirigir, comando (Entourage), 365-366Reemplazar fuentes, comando (PowerPoint), 296Reemplazar, comando Excel, 168 Word, 48-49Reenviar, comando (Entourage), 365Reenviar como datos adjuntos, comando (Entourage), 366Reenviar como vCard, comando (Entourage), 387referencias celda, 210-211 datos vinculados, 468registros (Excel), 249, 251reglas mensaje de correo electrónico, 373, 457, 488 precedencia (Excel), 212 Word, 40, 79Reglas, cuadro de diálogo (Entourage), 373relleno de carácter, tabuladores, 82Relleno, comando (Excel), 165Repetir, comando, 22, 28Reproducir pista de audio de CD, opción (PowerPoint),

326, 328Resaltar cambios, cuadro de diálogo (Excel), 273Responder, comandos (Entourage), 364respuesta automática, característica (Exchange), 456-457Revisión, barra de herramientas Excel, 169 Word, 58revisor de ortografía revisión documentos de Word, 54-55 mensajes de correo electrónico, 367-368 selección de diccionario de idioma, 29 Word, 54-55.rge, extensión de archivo, 493

SSafari, 257Salto, comando (Word), 69Salto de línea, carácter (Word), 46saltos página documentos de Word, 68 hojas de Excel, 161-162, 182, 184 sección (Word), 69-70sangría francesa (en documentos de Word), 78-80Scripts, menú (Excel), 161Seguridad de correo, pestaña, Modificar cuenta, 376selección de texto, 17-18Selección, herramienta (Word), 140Seleccionar origen de datos, cuadro de diálogo (Excel),

242-243, 301Seleccione una imagen, cuadro de diálogo PowerPoint, 288 Word, 95series de datos (Excel) adición de líneas de tendencia, 247 cambio de valores, 241-243 eliminación, 242-243 formato, 244servidores de noticias, 432signo igual (=), en fórmulas de Excel, 164, 178, 180, 209Símbolos, pestaña (Excel), 207Simétricos, márgenes (Word), 65sincronización, cuentas de Exchange y, 453sinónimos, 56, 367Sinónimos, comando (Entourage), 367Sinónimos, lista (Word), 56sistemas de varios usuarios, 379SmartArt capas (Word), 93 imágenes, 289-290Sobres, asistente (Word), 146-148Sólo lectura, opción, cuadro de diálogo Abrir, 14sombras (en Word), 101sombreado documentos de Word, 84-85 hojas de Excel, 199-200 tablas de Word, 120sonido grabación, 327-328 inserción en diapositivas, 326 opciones de reproducción, 328 reproducción, 326soporte a idiomas extranjeros, 29Special Media Edition, Off ice 2008 for Mac, xii, 453Special, menú (Word), 49Spotlight, búsqueda (Entourage), 351SSL, 454Subtotal, cuadro de diálogo (Excel), 254Suma, función (Excel), 213suscripción grupos de noticias, 436-437 listas de distribución de correo, 374 proyectos, 493Sync Services, Macintosh, 352, 385

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ce

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Índice

TTabla, sección, Paleta de formato, 317Tabla de datos, opción (PowerPoint), 305tablas (diapositivas de PowerPoint), 316-317tablas (Excel), 260-262, 264-266, 475 datos, 264-266 interactivas, 260tablas (Word), 107-121 adición a documentos, 107-108 alineación a datos, 114 anidadas, 119 cambio ancho, 112 tamaño de columnas/filas, 112 celdas de referencia, 115 combinación/división de celdas, 117 conversión a/de texto, 121 creación de, simples, 107, 109-110 edición de la estructura, 112 eliminación celdas, 116 líneas, 111 establecimiento de bordes/sombras, 120 formas de uso, 107 generación desde cero, 111 inserción columnas/filas, 115, 118 datos, 113 ordenamiento de datos, 113 reposicionamineto de líneas, 112 total de columnas/filas, 115Tablas dinámicas (Excel), 259-262Tablas rápidas, característica, 108Tablas y bordes, barra de herramientas (Word), 111, 112,

114, 117, 120 Tabulaciones, cuadro de diálogo (Word), 82Tabulador, carácter (Word), 46, 49tabuladores (Word), 82Tamaño del papel, opciones (Word), 64Tarea pendiente, ícono (Entourage), 413Tarea pendiente, marca (Entourage), 409Tarea periódica, cuadro de diálogo (Entourage), 411tareas (Entourage), 409-420 adición a proyectos, 489 creación, 410-413, 451 defi nidas, 409 duplicación, 411 edición, 416 eliminación, 417 establecimiento como recurrente, 411 fechas de vencimiento, 411 filtrado, 415 impresión, 420, 451 ordenamiento, 415 pendientes, 413-420 creación, 413 definidas, 409 edición, 416 eliminación, 417

filtrado, 415 impresión, 420 ordenamiento, 415 visualización, 414-415, 417, 451 respuesta a avisos, 418-419 visualización, 414-415, 417Tareas, ícono (Entourage), 342tarjetas de presentación electrónicas, 386-387teclado personalizar, 33 selección de texto, 18temas (para diapositivas de PowerPoint), 321Temas de diapositiva, pestaña, Galería de elementos, 282,

296-297, 321Temas personalizados, sección, Galería de elementos, 297texto aplicación de bordes/sombreado, 84-85 arrastre y colocación, 19, 470 artístico (en documentos de Word), 102-103 búsqueda y reemplazo, 47-49 cambio mayúsculas y minúsculas, 75 tamaño, 75 conversión a tabla, 121 copia, 19 formato, 21 cuadros. Véase cuadros de texto edición, 47-53 establecimiento de marca de inserción, 16 formado de manera gráfi ca, 102-103 formato. Véase formato de texto inserción (en Word), 44-46, 50-51 movimiento, 19 reemplazo, 18 selección, 17-18texturas (en diapositivas de PowerPoint), 294Tipo de gráfico, comando (Excel), 241títulos blocs de notas Word, 127 gráficas Excel, 237, 240, 244 PowerPoint, 305 hojas de cálculo de Excel, 192 documentos de Word, 43 organigramas, 311Transiciones, pestaña, Galería de elementos, 322

UUbicación del gráfico, cuadro de diálogo (Excel), 239 Ubicación, menú desplegable, 15 Unicode, soporte de idioma, 29 Usenet, grupos de noticias, 431. Véase también grupos

de noticias

VValidación de datos, cuadro de diálogo (Excel), 235 valores de plazo de préstamo, cálculos (Excel), 266Valores del escenario, cuadro de diálogo (Excel), 267

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vCards, 386-387 .vcf, extensión de archivo, 386Ventana, menú, 34ventanas documento, manejo de ventanas, 34 manejo de, 34Ver actualizaciones instaladas, comando, 36Ver fecha, cuadro de diálogo (Entourage), 396Ver, menú (Word), 41VeriSign, 376vinculación de objetos, 468, 473-474, 479-480. Véase también

hipervínculosVista Clasificador de diapositivas (PowerPoint), 283, 320,

323, 325 Vista Diseño de bloc de notas (Word), 41, 45, 123, 126-130Vista Esquema (Word), 41, 45, 123, 124-125Vista Herramientas de moderador (PowerPoint), 283Vista Normal (PowerPoint), 283Vista página de notas (PowerPoint), 283Vista Presentación con diapositivas (PowerPoint), 283Vista Presentación con diapositivas, comando

(PowerPoint), 332Vista previa de la página Web, comando y Excel, 270, 502 y PowerPoint, 335, 502 y Word, 502Vista previa, Apple, 61, 329, 391, 429, 501Vista previa, panel (Entourage), 343, 372Vista rápida, botón (Entourage), 391Vista, íconos (Excel), 162Viudas/huérfanas, control (Word), 68

WWAV, formato, 336Web consultas (Excel), 257 cuentas de correo electrónico basadas, 356 hipervínculos de página, 496-497, 500. Véase también

hipervínculos páginas guardado de documentos de Off ice, 502 guardado de hojas de Excel, 271publicación datos de Excel, 270-271 presentaciones de PowerPoint, 334-335 descarga de datos de cotización, 309 importación de datos en Excel, 257 servidores de noticias, 432Word, 37-154. Véase también documentos Administrador de combinación de correspondencia, 149-151 Autorrecuperación, 15 Autotexto, 47, 50-51 características relacionadas con imágenes, 93-105 creación de cuadros de texto, 104 dibujo de líneas/formas, 98-99 edición de imágenes/formas, 96-97, 100-101 establecimiento de ajuste de texto, 105 inserción de imágenes prediseñadas/imágenes, 94-95

inserción/modifi cación de WordArt, 102-103 características y técnicas básicas, 39-61 búsqueda/reemplazo de texto, 47-49 cálculo de conteo de palabras, 57 cambio de acercamiento, 42 cambio de vistas, 41 control de cambios, 58-59 creación de archivos PDF, 61 creación de hipervínculos, 496-500 creación de nuevos documentos, 8 despliegue/ocultamiento de barras de herramientas, 42 despliegue/ocultamiento de caracteres que no se

imprimen, 46 edición de texto, 47-53 impresión de documentos, 60-61 inserción de saltos de página/sección, 68-70 inserción de texto, 44-46, 50-51 prueba de documentos, 54-57 revisión de ortografía/gramática, 54-55 uso de clic y escribir, 45 ventana principal, 40 condensación/resumen de documentos, 152-153 copia tabla a Excel, 475 texto a Excel/PowerPoint, 478 creación cartas modelo, 149-151 esquemas, 123-125 etiquetas, 142, 145 portadas, 144 registros de Libreta de direcciones, 143 tablas de contenido en que puede hacerse clic, 500 direccionamiento de sobres, 142-143 diseño de publicaciones, 123, 131-140 formato de documento, 63-71 cambio de márgenes, 65 cambio de tamaño de papel/orientación, 64 creación de varias secciones, 69-70 establecimiento de varias columnas, 71 inserción de encabezados/pies de página, 66 inserción de saltos de página, 68 numeración de páginas, 67 formato de texto, 73-91 alineación de párrafos, 76-77 aplicación a caracteres, 74-75 aplicación de bordes/sombreado, 84-85 con estilos de Word, 86-91 creación de listas con viñetas/numeradas, 83 establecimiento de interlineado, 81 establecimiento de tabuladores, 82 párrafos con sangría, 78-80 tipos, 73 impresión de sobres, 146-148 intercambio de esquemas con PowerPoint, 476-477 interfaz, 40-43 nuevas características, xvi organización de ideas, 123, 126-130. Véase también bloks de

notas propósito, xiv realización de cálculos, 115 tablas, 107-121

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Word, 37-154. Véase también documentos (continúa) adición a documentos, 107, 108 alineación de datos, 114 anidadas, 119 cambio de ancho, 112 cambio de tamaño de filas/columnas, 112 combinación/división de celdas, 117 conversión de texto/desde texto, 121 creación de tablas simples, 107, 109-110 edición de la estructura, 112 eliminación de celdas, 116 eliminación de líneas, 111 establecimiento de bordes/sombreado, 120 formas de uso, 107 generación desde cero, 111 inserción de datos, 113 inserción de filas/columnas, 115, 118 ordenamiento de datos, 113 referencia a celdas, 115 reposicionamiento de líneas, 112 total de filas/columnas, 115 uso del panel de navegación, 43

ventana, 40 y botones inteligentes, 52-53WordArt (Word), 102-103

X.xls, extensión de archivo, 172.xlsx, extensión de archivo, 172.xltx, extensión de archivo, 11

YYahoo! Finance, 309Yahoo! Mail, 366

ZZoom Loupe, herramienta (Word), 140 Zoom, botón, 34 Zoom, comando, 34Zoom, control (Word), 40, 42, 140

Documents

Microsoft Office 2008 Para Mac