Microsoft SharePoint tour d’horizon · SharePoint de Contact ³Document Management plus de vison dentreprise, moins de perte dénergie Stéphanie Philippoz – Getronics 3 novembre

SharePoint de Contact

“Document Management”

plus de vison d‟entreprise,

moins de perte d‟énergie

Stéphanie Philippoz – Getronics 3 novembre 2011


Sommaire

Tour d‟horizon du Document management

Quelques solutions proposées dans Sharepoint

Exposé de cas et prestations

2


PORTRAIT DE GETRONICS

En Suisse

Nbre d„employés: 240

Siège: Wallisellen (ZH)

Agences: Niederwangen (BE)

Lonay (VD)

Quelques clients: Ammann, V-Zug, Metalor, Migros,

McDonald„s, The VIA MAT Group, SBB-CFF-FFS, Givaudan,

SwissRE, Etat du Valais, CSL Behring, Helsana

Principaux partenaires technologiques:

Présence mondiale Présence de Getronics dans plus de 18 pays

Présence de Getronics Workspace Alliance

dans plus de 35 pays

3


GETRONICS, ORCHESTRATEUR DE SOLUTIONS

4

WORKSPACE CONNECTIVITY DATACENTERS

CONTROLLED CHANGE

Design, migration

et transition

ONGOING SUPPORT

Managed Services

CONTINUOUS

IMPROVEMENT

Blueprint Development

Personnalisation,

intégration dans

l‟entreprise

accès aux

applications

Pré-intégration de

modules standard

et optionnel

Infrastructure

sécurisée et

indistrialisée,

intégration des outils

standards

CUSTOM

MODULES

CORE

Processus collaboratif

Workspace device spécifique

Support adapté

Productivité d‟entreprise

Workspace device étendu

On-site et VIP support

Productivité personnel

Workspace device standard

Remote support

Integrated business connectivity

Infrastructure de communication

à la place de travail

Communication intégrée,

LAN/WAN management

Storage et backup,

Sécurité de base

Accès aux contenus d„entreprise

Haute sécurité

Application management

Sécurité étendue


Sommaire




5


QUELQUES CONSIDÉRATIONS…

…sur les documents en entreprise

• Les entreprises dépensent environ 20 $ pour classer un document, 120 $ pour

trouver un document mal classé et 220 $ pour reproduire un document perdu

• Les professionnels dépensent de 5 à 15 % de leur temps à lire de l‟information

et jusqu‟à 50 % pour la trouver

• Un document est photocopié en moyenne 19 fois

• Il y a plus de 4 000 milliards documents en format papier aux États-Unis

seulement et leur nombre grimpe de 22 % par année (Price Waterhouse Coopers)

• En 2007, un employé recevait environ 18 Mo d‟email par jour. En 2011, on

estime qu‟il en reçoit au-delà de 28 Mo par jour (Radicati Group)

…sur le coût environnemental du papier

• 1 arbre = 8330 feuilles de papier

• Une entreprise, c‟est environ 2‟000‟000 pages par an

• Une entreprise, c‟est environ 240 arbres par an


PRÉOCCUPATIONS EN DOCUMENT MANAGEMENT

7

Gestion du cycle de vie

ex: contrats, offres, procédures, etc.

Workflow: Processus de validation, approbation, publication

Stockage du contenu, méthode d’archivage

Classement des informations d‟entreprise, contenu métier

Accès à l‟information, anywhere, anytime selon le mode de

fonctionnement de l‟entreprise (ex: New way of working)

Version et unicité du document, groupement de documents

Sécurité d‟accès, espaces collaboratifs, espaces dédiés, canal de

distribution

Recherche ciblée, indexation

Economie et réduction des coûts (ex: espace des locaux, mobiliers,

infrastructure technique)


• Ressources

humaines

• Ressources

financières

• Outils

• Technologie

• Infrastructure

• Processus

• Méthode de travail

• Respect de normes


8


Workflow

Stockage, archivage

Classement

Accès

Version et unicité, groupement

Sécurité, espaces collaboratifs, espaces dédiés, distribution

Recherche

Economie


• Ressources

humaines

• Ressources

financières

• Processus

• Méthode de

travail

• Respect de

normes


9


Workflow

Stockage, archivage

Classement

Accès


Sécurité, espaces collaboratifs, espaces dédiés, distribution

Recherche

Economie

Document Sets In Place

record

management

Term store

Métadonnées

gérées

Document ID

Rating, tag, note

Classement selon des

règles (drop off) Recherche

Navigation par

métadonnée Document policy,

règles de

conservation

Record center

Règles de rétention,

de conformité

Versions

Synchronisation

offline


Sommaire




10


SOLUTION SHAREPOINT : METADONNÉES GÉRÉES

• Collection de termes d‟entreprise hiérarchisés

• Eléments publiés, à usage de l‟ensemble d‟une entité

homogène

• Utilisable dans différentes langues

• Métadonnées individuelles sur les documents

• Navigation contextuelle sur les listes/bibliothèques

• Permet de respecter la structuration de l‟information

Cas d‟utilisation

• Classification immédiate de l‟information

• Respect des standard d‟entreprise

• Facile et rapide à mettre en œuvre, facile à

comprendre, peu coûteux

• Supprime les barrières entre les « espaces

de stockage » et diminue leur nombre

(bibliothèque, répertoire, etc)

• Rapidité de recherche d‟information

Bénéfices

http://www.sharepointanalysthq.com/wp-content/uploads/2010/07/image16.png


SOLUTION SHAREPOINT :

DOCUMENT SET, DOC ID, VERSIONS

• Regroupement de documents sous un même chapeau,

pour des présentations, séances, assemblées, missions…

• Gestion des métadonnées au sein du document set

• Page d‟accueil personnalisable pour ajouter des

informations propres au document set

• ID et adresse unique des documents peut importe leur

emplacement et leur déplacement

• Versionning des documents et documents set

Cas d‟utilisation

• Centralisation des informations homogènes

• Espace documentaire personnalisable

• Un document = une adresse

• Simplification des références aux

documents, préfix paramétrable

• Mobilités des documents dans le repository

• Conserver les versions de travail et publier

les version approuvées

Bénéfices



IN PLACE RECORD MANAGEMENT

• Enregistrer un document comme record au sein d‟une

bibliothèque d‟équipe, de projet, etc

• Adapter aux bibliothèque sous la responsabilité du

Business, sensibles mais pas stratégiques

• Niveau d‟autorisation pour déclarer en tant que Record

Cas d‟utilisation

• Déclarer des documents comme des « super-

documents »

• Enregistrement des Records au sein même

des bibliothèques habituelles de travail

• Déléguer la gestion des records aux

responsables métiers directement

• Assurer l‟intégrité des documents au quotidien

Bénéfices


SOLUTION SHAREPOINT : RECORD CENTER

• Définition d‟une stratégie globale du cycle de vie des

documents

• Adapté pour les documents sensibles et stratégiques,

nécessitant une gestion globale de leur vie

• Règles de routage basées sur les content types ou les

métadonnées

• Capacité jusqu‟à 4 Tb

Cas d‟utilisation

• Possibilité de déclarer des documents en tant que

record, sorte de « super-document »

• Respect de plan de classement, règles de

rétention, règles de routage au sein d‟une

plateforme commune

• Assurer l‟intégrité des documents appropriés

• Centralisation des Records, single point of access

• Attention: analyse globale pour appliquer des

règles cohérentes et respectueuses des processus

Bénéfices

http://www.sharepointanalysthq.com/wp-content/uploads/2010/07/image15.png


SOLUTION SHAREPOINT : DOCUMENT POLICY

• Rétention des documents jusqu‟à une date limite et

scénarios lors de l‟expiration de la date limite

• Logs des accès, édition, changement de permission sur

un élément, éditable sous forme de rapport d‟audit

• Génération automatique de pdf

• Génération d‟étiquettes automatiques dans le document

(confidentiel, restreint, métadonnées associées…)

• Génération de code barre

Cas d‟utilisation

• Avantageux comme aide à la conformité pour

les documents à caractère très sensible

• Avantageux comme politique d‟archivage

• Automatismes pour certains types de

documents spécifiques: Confidentiel, Copie,

Offre…

Bénéfices



EVALUATION (RATING), BALISE (TAG) ET NOTE

• Evaluation de documents, de pages de site

• Création de balises personnelles pour retrouver

l‟information rapidement

• Suivi des éléments accrochés à une balise, signalé par

l‟utilisateur ou par ses collègues

• Un endroit pour retrouver notes et balises: le My Site !

Cas d‟utilisation

• Valeur ajoutée apportée par la visibilité, le

partage d‟information intergroupe,

l‟appartenance à des groupes d‟information

informels

• Fonctionne dans le cas

• d‟une culture d‟entreprise participative

• d‟une organisation fortement

collaborative

• de l‟implantation du Social collaboration

Bénéfices


• Ressources

humaines

• Ressources

financières

• Processus

• Méthode de

travail

• Normes

SOLUTIONS SHAREPOINT PAR THÉMATIQUE

17

Gestion du cycle de vie In place record management

Règles de rétention, Règles de conformité (Hold et

eDiscovery)

Workflow Workflow, Document policy et règle de conservation

Stockage, archivage Document policy et règles de conservation,

bibliothèques

Classement Term store, métadonnées gérées, classement selon

les règles (Drop off), Record center

Tag, rating, notes


Versions, Document ID, Document sets

Accès Accès sur mobile, bibliothèques collaboratives,

synchronisation offline

Sécurité, espaces collaboratifs, espaces

dédiés, distribution

Gestion des autorisations, In Place Record

Management

Recherche Recherche, navigation et filtre par métadonnées

Economie Documents électroniques

Règles de conformité (Hold et eDiscovery)


Sommaire




18


WORKFLOW COMPLEXE D‟APPROBATION DE

DOCUMENTS

• Demandes d‟investissement passent par

un mécanisme d‟approbation complexe

• En fonction de leur attachement dans

l‟organisation et de leur montant

• Approbateurs pouvant se trouver au

4 coins de la planète

• Problème: temps moyen d‟approbation de

plus d‟un mois !

Situation du client • Mise en place de Sharepoint, développement de

workflow complexe

• Reconnaissance de l‟organisation pour aiguiller

l‟approbation vers les bonnes personnes

• Centralisation de toutes les demandes vers un

affichage commun

• Utilisation au maximum des mécanisme natif SP

• Bénéfice: temps moyen d‟approbation de 5 jours

Solution


WORKFLOW COMPLEXE D‟APPROBATION DE

DOCUMENTS

Liste centralisée des

demandes de diverses natures

Historique des workflow

Liaison avec des documents et

des annexes à la demande


« WAY OF MANAGING DOCUMENT »

Comment choisir le système de Document management le mieux adapté

à son organisation ?

Way of Managing your Document: une grille d‟aide à la décision sur le

système de Document management le mieux adapté aux différentes

problématiques d‟une organisation

Une grille de questions portant sur l‟identification

– Des différents type de documents à inclure dans la démarche

– Des besoins et caractéristiques de types de documents

– Du cycles de vie des documents et des processus liés

Une grille de résultat donnant l‟identification

– Des ensembles de comportements homogènes sur les documents

– Du positionnement des entités par rapport à leur risque, leur utilisation et leur

cycle de vie

– D’une cartographie des solutions et des impacts


« WAY OF MANAGING DOCUMENT »:

RÉSULTAT EN TERME DE RISQUES

• Cartographie des risques liés au documents

22

Solution spécifique Solution stratégique

Solution procédurale Solution conformité Faib

le

Vo

lum

e d

e d

oc

um

en

ts é

levé

faible Niveau de sensibilité (conservation) fort

Comptabilité

Documents

contractuels

Recettes

Documents

juridiques Description

de projets

Documents RH

Documents

relatifs aux AG



RÉSULTAT EN TERME D‟UTILISATION

• Cartographie de l’utilisation des documents

23

Solution de recherche Solution stratégique

Solution de base Solution adéquate aux métiers faib

le

Vo

lum

e d

e d

oc

um

en

ts

éle

vé

base Fréquence d’utilisation haute

Documents de

réalisation des

prestations

Documents

méthodologique

Processus

Documents

de travail

Fiches

clients, offres

Factures

Release

Notes

Document

marketing



CARTOGRAPHIE DE SOLUTIONS

24


Workflow

Stockage, archivage

Classement


Accès

Sécurité, espaces collaboratifs, espaces

dédiés, distribution

Recherche

Processus

Documents

juridiques Recettes

Documents

méthodologique

Factures

Description

de projets

Processus

Fiches

clients, offres


… S‟IL NE DEVAIT EN RESTER QU‟UNE

3. Solutions SharePoint

2. Analyse des entités

documentaires

1. Définir ses objectifs

stratégiques

1. Les nombreuses solutions de

Document management

apportent des bénéfices divers.

A chaque organisation de définir

ses objectifs stratégiques de

gestion de l‟information

2. Choisir sa solution de

Document management

commence par une

analyse des entités

documentaires et de

leurs caractéristiques

3. Getronics propose des solutions

SharePoint « out of the box » ou

des développements spécifiques


« Plus les moyens de diffusion se font merveilleux,

plus barbare, atterrant et choquant est leur contenu »

Arthur C. Clarke - 2001 L’Odyssée de l’espace

Merci de votre confiance

Contact:

Getronics (Suisse) SA Stéphanie Philippoz

Consultante

+41 (0)21 811 12 12

[email protected]

mailto:[email protected]