Planejamento da comunicação no OfficeSharePoint Server 2007

Microsoft Corporation

Resumo

Permitir a comunicação é um fator muito importante para a criação de aplicativos da Web, nos quaisos membros dos grupos podem interagir uns com os outros e informar sobre as alterações por meio da utilização dos alertas.

As informações contidas neste documento representam a visão atual da Microsoft Corporation sobre as questões discutidas até a data de publicação. Como a Microsoft deve responder às condições modificáveis do mercado, elas não devem ser interpretadas como compromisso por parte da Microsoft, e a Microsoft não pode garantir a precisão das informações apresentadas depois da publicação.

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Traduzido por Francisco Baddini, Junho de 2007

Índice

Introdução .................................................................................................... 4Componentes da Comunicação ..................................................................... 4

Planejamento da integração de presença .......................................................... 5Sobre a presença online .............................................................................. 5Vantagens de incorporar a presença online .................................................... 5Considerações organizacionais ..................................................................... 5Requisitos de software ................................................................................ 6Requisitos da conta de e-mail ...................................................................... 6

Planejamento do e-mail de entrada .................................................................. 7Sobre o e-mail de entrada ........................................................................... 7Decisões importantes para planejar o e-mail de entrada.................................. 7Opções de configuração e modos de configuração......................................... 10Antes de configurar o e -mail de entrada ..................................................... 11Planejamento do serviço Microsoft SharePoint Directory Management ............. 11Planilha ................................................................................................... 12

Planejamento do e-mail de saída ................................................................... 13Sobre o e-mail de saída............................................................................. 13Requisitos gerais ...................................................................................... 13Servidor SMTP de saída ............................................................................. 14Endereços From e Reply-to ........................................................................ 14Conjunto de caracteres ............................................................................. 14

IntroduçãoPermitir a comunicação é um fator muito importante para a criação de aplicativos da Web, nos quais os membros dos grupos podem interagir uns com os outros e informar sobre as alterações por meio da utilização dos alertas. Os recursos da coleção de sites que dependem de comunicações configuradas adequadamente são:

• Presença online para permitir o serviço de mensagens em tempo real entre os membros do grupo.

• Alertas para notificar os membros do grupo sobre a ocorrência de alterações.• Mensagens administrativas relacionadas às solicitações de acesso ao site e a outras questões

relacionadas à administração do site.• Grupos de discussão.Para uma utilização eficiente dos recursos de comunicação, o planejamento deve incluir o conhecimento dos requisitos do software. Estão incluídas também as implicações de segurança e privacidade em habilitar a comunicação, principalmente fora do firewall corporativo.Componentes da ComunicaçãoA comunicação inclui três componentes: presença online, e-mails de entrada e de saída. Planeje acomunicação, utilizando os seguintes capítulos:• Planejamento da integração de presença (Office SharePoint Server) fornece informações sobre

como permitir que os usuários vejam a presença online dos membros do grupo e iniciem conversas instantâneas a partir de uma coleção de sites. (dúvida)

• Planejamento do e-mail de entrada (Office SharePoint Server) fornece informações sobre como configurar o e-mail para grupos de discussão.

• Planejamento do e-mail de saída (Office SharePoint Server) fornece informações sobre como utilizar alertas e mensagens administrativas.

Planejamento da integração de presençaA presença online permite que os indivíduos que possuem acesso ao site vejam quem está onlinee enviem mensagens instantâneas a eles. A presença online pode ser uma ferramenta de colaboração eficiente que ajuda os membros do site a reconhecer, rapidamente, quem está disponível para responder a perguntas.Este artigo explica que é a presença online, como ela pode ser utilizada em uma organização,além de listar os softwares exigidos para habilitá-la.Sobre a presença onlineA presença online permite que os indivíduos identifiquem quem está online e disponível para comunicar-se com eles em um determinado momento. Ao habilitar a presença online (e instalar o software exigido), será inserido um indicator de status online próximo ao nome do indivíduosempre que seu nome aparecer em uma coleção de sites. Esse indicador de status mostra se oindivíduo está offline ou online e disponível para responder a consultas por meio de um cliente de mensagem instantânea. Quando um indivíduo estiver online, você poderá clicar no indicador de status a fim de enviar uma mensagem instantânea. Este acesso direto às fontes de conhecimento pode ajudar membros de equipes na realização de um trabalho mais eficiente.Sempre que o nome de um membro aparecer em um site, o menu do indicador de status onlineestará disponível. O indicador de status online é integrado ao serviço de diretório Active Directory, ao Microsoft Exchange Server e ao MSN Messenger a fim fornecer informações, como o statuslocal de trabalho e livre/ocupado. Por esse motivo, ele é uma ferramenta útil para agendar reuniões e enviar e-mails mesmo quando um indivíduo estiver offline.O status online é fornecido por um controle ActiveX instalado com o Microsoft Office. O controle ActiveX permite que o status online seja exibido. Esse controle verifica o endereço de e-mail no registro do usuário e direciona uma consulta para o servidor de presença desse cliente a fim de verificar se ele está online. O controle ActiveX não armazena informações online e nem endereçosde e-mail; ele simplesmente direciona consultas do site para o endereço de e-mail e fornece o status apropriado.A presença online é habilitada por padrão; no entanto, é preciso que os requisitos de software e conta de e-mail sejam atendidos de forma que a funcionalidade esteja disponível para os usuários finais.

Vantagens de incorporar a presença onlineA vantagem de habilitar a presença online está na capacidade de utilizá-la para aprimorar a colaboração entre membros do grupo e aumentar a eficiência nos processos de negócios. Integrando mensagens instantâneas e informações de presença em um site SharePoint, os membros do grupo poderão saber quem está online e, imediatamente, saber se essa pessoa estádisponível para responder a uma dúvida ou participar de uma breve reunião. Os indivíduos podem dinamizar processos de trabalho, notificando imediatamente os membros da equipe sobrealterações em documentos ou no cronograma.

Considerações organizacionaisPelo fato de a presença online ser habilitada no nível do aplicativo da Web, ela é habilitada paratodos os sites e subsites do servidor virtual. Portanto, é extremamente importante garantir que todas as coleções de sites do servidor virtual concordem em compartilhar este nível de transparência.Uma vez que habilitar a presença online traz muitos benefícios para muitos ambientes, éimportante equilibrar os benefícios da colaboração aprimorada entre os membros do grupo com os

requisitos de segurança e conformidade, principalmente no que se refere à implantação de umcliente de mensagem instantânea. O planejamento para a presença deve incluir a garantia de queas comunicações internas e externas a partir do cliente de mensagens instantâneas e para ele sejam coerentes com a diretiva de segurança da empresa e estejam em conformidade com as diretrizes reguladoras e as práticas de negócios.Por exemplo, em algumas empresas altamente controladas, as conversas com mensagens instantâneas devem ser retidas de acordo com os requisitos de preservação de registros em comunicações eletrônicas. As empresas que estão sujeitas à lei Sarbanes Oxley devem arquivar as conversas com mensagens instantâneas como parte de seus requisitos de retenção de registros.

Requisitos de softwareComo o status online é fornecido pelo Office, o Office 2003 ou versão posterior é exigido em todosos computadores cliente. Além disso, um dos seguintes clientes de mensagem instantânea deve ser instalado nos computadores cliente a fim de permitir comunicações em tempo real:• Microsoft Windows Messenger versão 4.6• MSN Messenger versão 4.6 ou posterior• Microsoft Office Communicator 2005 ou posteriorSe o MSN Messenger ou o Windows Messenger estiver instalado no computador cliente, porpadrão, o usuário final verá o status online somente para seus contatos do Messenger. Se o Office Communicator estiver instalado, o usuário final verá o status online para todos os usuários que possuem permissão na coleção de sites.

Requisitos da conta de e-mailPara exibir o status online, o recurso de presença utiliza um endereço SIP (Session Initiation Protocol) para comunicar-se com o cliente de mensagem instantânea. Se um endereço SIP não estiver disponível, um endereço .NET (MSN Messenger) ou um endereço do Exchange Instant Messaging (Windows Messenger) poderá ser configurado individualmente. No entanto, somente endereços SIP podem obter a vantagem dos recursos adicionais de presença, como a capacidadede enviar e receber e-mails e exibir informações do tipo livre/ocupado a partir do indicador de status online.

Planejamento do e-mail de entradaSobre o e-mail de entradaE-mail de entrada é um recurso do Microsoft Office SharePoint Server 2007 que permite que ossites SharePoint recebam e armazenem mensagens de e-mail e anexos em listas e bibliotecas. Esse novo recurso permite que as equipes armazenem e-mails enviados a outros membros da equipe sem a necessidade de abrir o site SharePoint e fazer o upload do conteúdo enviado no e- mail. Isso ocorre porque, para a maioria dos tipos de listas e bibliotecas, é possível atribuir um endereço de e-mail exclusivo.Este artigo ajuda os administradores de servidor e de farm a compreender as escolhas que devem ser feitas antes da implantação do recurso de e-mail de entrada para suas organizações.

Decisões importantes para planejar o e-mail de entradaExistem diversas decisões importantes que podem ser tomadas durante o planejamento do e-mail de entrada. Essas decisões incluem se você irá:• Aceitar e-mails de todos os servidores de e-mail ou somente de servidores de e-mail seguros.• Utilizar o serviço de gerenciamento de diretório para criar listas de distribuição e contatos dos

sites SharePoint.• Especificar a pasta que o sistema deverá verificar para o e-mail de entrada.• Especificar o endereço do servidor de e-mails que será exibido nas páginas da Web quando os

usuários criarem um endereço de e-mail de entrada para um site, uma lista ou um grupo.Alguns cenários, como os que utilizam o serviço de gerenciamento de diretório, exigem o trabalho de um ou mais profissionais de TI em sua implementação. Entretanto, você ainda podeimplementar um cenário básico de e-mail de entrada mesmo se sua organização não possuir um profissional de TI.

Cenário básicoSe sua organização não possuir um profissional de TI, será possível habilitar um cenário básico dee-mail de entrada, instalando o serviço SMTO (Simple Mail Transfer Protocol) no servidor que executa o Office SharePoint Server 2007 e habilitando o e-mail de entrada com a utilização do modo de configurações automáticas com todas as configurações padrão. Nesse cenário, o e-mail será entregue diretamente a seu servidor SMTP, e o Office SharePoint Server 2007 irá verificar,periodicamente, a existência de e-mails na pasta de e-mails padrão configurada automaticamente pelo serviço SMTP.Selecionar o modo de configurações automáticas e aceitar todas as configurações padrão é a maneira mais fácil de habilitar o e-mail de entrada, uma vez que todas as configurações são feitas por você e, portanto, não se exige muita habilidade. Para a maior parte das organizações, essa é configuração necessária.Para habilitar o cenário de e-mail de entrada, você deverá seguir as seguintes etapas:1. O administrador do servidor utiliza o Windows Components Wizard (Assistente de

Componentes do Windows) para instalar o componente E-mail Services (Serviços de E-mail)no servidor que irá receber e-mails de entrada. Isso irá instalar e iniciar o serviço SMTP nesse servidor.

2. O administrador de farm permite o e-mail de entrada, utilizando o modo de configurações automáticas e aceitando todos os valores padrão.

3. O administrador da coleção de sites habilita o recurso de e-mail de entrada nas bibliotecas e listas em que eles desejam armazenar e-mails de entrada e atribui a cada biblioteca e lista um

endereço de e-mail exclusivo no seguinte formato:endereço@<endereço_do_servidor_SMTP>. Por exemplo, a r q u i v o sc o m p a r til h a d o s @ S M TP se r vi d o r . c o n t os o . c om .

Quando os usuários enviarem e-mails para o endereço de uma lista ou biblioteca, o OfficeSharePoint Server 2007 irá detectar a entrega de novos e-mails, enviando-os para a lista ou biblioteca apropriada, com base no endereço de e-mail.

Nota:Se esse cenário básico atender a suas necessidades, você poderá ignorar o restante desse artigo.Para mais informações, veja "Configure e-mails de entrada" no sistema de Ajuda.

Cenários avançadosPara administradores mais avançados, estão disponíveis opções adicionais, as quais exigem umpouco mais de habilidade para serem implantadas do que quando é escolhido o cenário básico com todas as opções padrão. Esta seção descreve as seguintes opções de configuração:• Servidor de e-mails seguro• Pasta de e-mails - dúvida• Serviço Microsoft SharePoint Directory Management• Endereço de exibição do servidor de e-mails de entrada

Servidor de e-mails seguroVocê pode configurar o Office SharePoint Server 2007 para aceitar e-mails de qualquer servidor dee-mails ou somente e-mails que foram roteados por meio de um aplicativo de servidor de e-mails seguro, como o Microsoft Exchange Server.Esta opção exige que um profissional de TI configure o roteamento de e-mails por meio de um servidor de e-mails seguro e está disponível apenas no modo automático.Roteando os e-mails por meio de um servidor de e-mail seguro, você irá obter os seguintes benefícios:• Autenticação de usuários O serviço SMTP não pode autenticar usuários que enviam e-mails

para seu site, mas o Exchange Server pode. O administrador do servidor pode utilizar o site da Web Administração Central do SharePoint para especificar que o sistema aceite e-mails de usuários autenticados somente se o e-mail tiver sido enviado por meio do Exchange Server.

• Filtragem de spam O Exchange Server fornece a filtragem de spam para eliminar e-mails comerciais não solicitados antes que eles sejam encaminhados a seus destinos — neste caso, o servidor que executa o Office SharePoint Server 2007. Outra técnica que pode reduzir os spamsé permitir que os membros do site da equipe arquivem os e-mails somente em listas nas quais você tiver concedido permissões de gravação aos membros.

• Proteção contra vírus O Exchange Server fornece proteção contra vírus para os e-mailsroteados por meio dele.

Planilha

Registre suas decisões quanto aos servidores de e-mail seguros na seção Safe e-mail servers(Safe e-mail servers) da planilha Planejamento do e-mail de entrada( h t tp:/ / go . m i c r os o f t . co m / f w l i n k / ? L i n k I d =8 2 85 7 & c l c id = 0 x 4 09 ).

Pasta de recebimento de e-mailsVocê pode especificar o local a partir do qual o Office SharePoint Server 2007 recupera os e-mails de entrada. O benefício de utilizar essa opção é que ela permite que o Office SharePoint Server2007 recupere e-mails de entrada a partir de um compartilhamento de rede em um outroservidor. Entretanto, recomendamos que você não faça isso, pois o Office SharePoint Server 2007 não consegue detectar alterações de configuração no servidor de e-mails remoto que está entregando o e-mail para sua pasta de recebimento. Isso significa que, se um administrador configurar o servidor de e-mails para que ele não entregue mais e-mails a esta pasta, o Office SharePoint Server 2007 não poderá detectar que a configuração foi alterada e, portanto, não conseguirá recuperar os arquivos a partir do novo local.Em vez de aceitar a configuração padrão do serviço SMTP, você pode utilizar o serviço SMTP para receber e-mails e especificar a pasta para a qual o e-mail será levado. Isso é muito útil quando olocal da pasta padrão estiver cheio ou próximo a chegar a seu limite.

Nota:Quando as configurações de e-mail de entrada estiverem definidas para o modo avançado, vocêdeverá ter a certeza de que a conta de logon para o serviço Windows SharePoint Services Timerpossui permissões para alteração na pasta de recebimento de e-mails.

Planilha

Registre suas decisões quanto aos servidores de e-mail seguros na seção Safe e-mail servers daplanilha Planejamento do e-mail de entrada (ht tp:// go. m ic ros of t.co m/f wli nk /?LinkId=82857&clcid=0x409).

Nota:Como esta opção está disponível apenas no modo avançado, você não poderá especificar umapasta de recebimento de e-mails e também um ou mais servidores seguros.

Serviço Microsoft SharePoint Directory ManagementO serviço Microsoft SharePoint Directory Management conecta os sites SharePoint ao diretório de usuários de sua organização a fim de fornecer recursos de e-mail aprimorados. O benefício de utilizar esse serviço é que ele permite que os usuários criem e gerenciem grupos de distribuiçãode e-mails a partir de sites SharePoint. Esse serviço também cria contatos no diretório de usuários de sua organização de forma que os usuários possam localizar listas do SharePoint habilitadaspara o e-mail em seus catálogos de endereços.Um cenário típico de gerenciamento de diretórios procede da seguinte forma:1. Um administrador da coleção de sites cria um novo grupo do SharePoint.2. O administrador opta por criar uma lista de distribuição a ser associada ao grupo do

SharePoint e atribui um endereço de e-mail a essa lista de distribuição.3. Com o passar do tempo, o administrador adiciona usuários a esse grupo, como também os

remove. Conforme os usuários vão sendo adicionados e removidos, o serviço SharePoint Directory Management automaticamente adiciona esses usuários à lista de distribuição, como também os remove dessa lista, a qual é armazenada no serviço de diretório Active Directory. Pelo fato de as listas de distribuição estar associadas a um grupo do SharePoint específico,elas estão disponíveis a todos os membros desse grupo do SharePoint.

4. Como o serviço SharePoint Directory Management é utilizado, por padrão, os endereços de e-mail são automaticamente gerados para os quadros de discussão e calendários nos sites da equipe e adicionados à lista de distribuição da equipe. Por padrão, os endereços de e-mail para essas duas listas estarão no seguinte formato: EndereçodoGrupo.discussões e Endereçodogrupo.calendário.

5. Ao incluir endereços de e-mail em quadros de discussão e calendários na lista de distribuição,todos os e-mails e os convites de reunião enviados para essa lista de distribuição serão arquivados no site da equipe.

Para mais informações sobre o planejamento para o serviço SharePoint Directory Management,veja "Planejando o serviço Microsoft SharePoint Directory Management" mais adiante nesse artigo.

Endereço de exibição do servidor de e-mails de entradaOs administradores podem especificar o endereço do servidor de e-mails que será exibido nas páginas da Web quando os usuários criarem um endereço de e-mail de entrada para um site, uma lista ou um grupo. Freqüentemente, esta configuração é utilizada em conjunto com o serviço Microsoft SharePoint Directory Management para fornecer um endereço de servidor de e-mailsmais fácil de ser digitado pelos usuários.

Ação da Planilha

Registre suas decisões quanto aos servidores de e-mail seguros na seção Safe e-mail servers daplanilha Planejamento do e-mail de entrada( ht tp:// go. m ic ros of t.co m/f wlink /? Link I d= 82 857&c lc id=0x4 09).

Opções de configuração e modos de configuraçãoNa função de administrador de farm, você possui dois modos de configuração para escolher aohabilitar o e-mail de entrada: automático e avançado. Conforme descrito na seção "Cenário básico", você pode escolher o modo de configurações automáticas com as configurações padrão. Entretanto, o modo de configurações automáticas possui opções adicionais.A tabela a seguir descreve as opções de configuração e informa se elas estão configuradas napágina Defina as Configurações de E-mail de Entrada no site Administração Central, utilizando o modo de configurações automáticas ou o modo de configurações avançadas.Opção de configuração Modo de configurações

automáticasModo de configuraçõesavançadas

Servidores de e-mail seguros Sim Não

Pasta de recebimento de e-mails Não Sim

Serviço de gerenciamento SharePointDirectory

Sim Sim

Endereço de exibição do servidor de e-mails de entrada

Sim Sim

Os modos de configurações automáticas e avançadas são parecidos; ambos permitem que os administradores de farm configurem o serviço Microsoft SharePoint Directory Management e o endereço de servidor de e-mails para exibição nas páginas da Web. Esses modos de configuração diferem no fato de que o modo de configurações automáticas substitui a capacidade de escolher a partir de quais servidores de e-mail os e-mails serão aceitos pela capacidade de especificar a

pasta para a qual o e-mail é direcionado. O Office SharePoint Server 2007 utiliza esta pasta derecebimento de e-mail para detectar novas mensagens de e-mail.

Nota:A configuração de pasta de recebimento de e-mail não está disponível no modo automático, poisesse modo define, automaticamente, a pasta de recebimento de e-mail para a pasta especificadapelo serviço SMTP.

Antes de configurar o e -mail de entradaAntes de configurar o e-mail de entrada, será preciso executar as seguintes tarefas:• Instalar o serviço SMTP em cada servidor no qual você deseja receber e processar os e-mails

de entrada. De forma alternativa, forneça outra maneira para que o e-mail seja entregue a sua pasta de recebimento de e-mail.

• Se você utilizar o serviço SMTP no servidor que executa o Office SharePoint Server 2007, será preciso garantir que o servidor execute o serviço Windows SharePoint Services WebApplication. Isso irá permitir que o e-mail seja recebido no servidor Web a ser processado peloOffice SharePoint Server 2007.

Para mais informações sobre a instalação do serviço SMTP, consulte o sistema de Ajuda doWindows.

Planejamento do serviço Microsoft SharePoint DirectoryManagementVocê pode configurar o serviço Microsoft SharePoint Directory Management, utilizando tanto o modo de configurações automáticas quanto o modo de configurações avançadas. Existe a possibilidade de optar por habilitar o serviço Microsoft SharePoint Directory Management em seu servidor ou em seu farm de servidores que executa o Office SharePoint Server 2007 ou utilizar oserviço Microsoft SharePoint Directory Management de outro farm. Uma das vantagens de utilizaro serviço executado em outro farm é que as permissões do Active Directory são gerenciadas em um local centralizado (ou seja, em outro farm).Para habilitar esse serviço em seu próprio servidor ou farm de servidores que executa o Office SharePoint Server 2007, a conta do pool de aplicativos Administração Central do SharePoint utilizada pelo Office SharePoint Server 2007 deve possuir acesso de gravação no container que você deve especificar no Active Directory. Isso exige que um administrador do Active Directory configure a OU (unidade organizacional) e as permissões dessa OU. A vantagem de utilizar o serviço Microsoft SharePoint Directory Management em um farm remoto é que você não precisa da ajuda de um administrador do Active Directory para criar e configurar a OU, caso ela exista.

Opções de configuração do serviço de gerenciamento de diretóriosAo configurar o serviço Microsoft SharePoint Directory Management para a criação de grupos de distribuição e contatos no Active Directory, será preciso fornecer as seguintes informações:• Nome do container do Active Directory em que os novos grupos de distribuição e os contatos

serão criados. Essa informação deve ser fornecida no seguinte formato:OU=NomedoContainer, DC=NomedoDomínio, DC=NomedoDomíniodeNívelSuperior

• Nome do servidor SMTP que será utilizado para o e-mail de entrada (é possível aceitar o servidor SMTP padrão caso exista um). Essa informação deve ser fornecida no seguinte formato:

Servidor.subdomínio.domínio.domíniodenívelsuperiorPor exemplo, SharePointServer.suporte.contoso.com

• Se apenas mensagens de usuários autenticados serão aceitas.• Se os usuários terão permissão para criar grupos de distribuição a partir dos sites SharePoint.

Se você escolher Sim para essa opção, também será preciso decidir se os usuários poderão executar qualquer combinação das seguintes ações:

• Criar um novo grupo de distribuição.• Alterar o endereço de e-mail de um grupo de distribuição.• Alterar o nome e a descrição de um grupo de distribuição.• Excluir um grupo de distribuição.

Ao configurar o serviço Microsoft SharePoint Directory Management para criar grupos dedistribuição e contatos utilizando um serviço Microsoft SharePoint Directory Management remoto, você deverá fornecer as seguintes informações:• A URL do serviço remoto de gerenciamento de diretórios. Por exemplo,

http://server:adminport/_vti_bin/SharePointEmailWS.asmx.• O nome do servidor SMTP a ser utilizado para os e-mails de entrada.• Se apenas mensagens de usuários autenticados serão aceitas.• Se os usuários terão permissão para criar grupos de distribuição a partir dos sites SharePoint.

Ação da Planilha

Registre suas decisões quanto aos servidores de e-mail seguros na seção Safe e-mail serversda planilha Planejamento do e-mail de entrada( ht tp:// go. m ic ros of t.co m/f wlink /? Link I d= 82 857&c lc id=0x4 09).

PlanilhaUtilize a seguinte planilha para registrar suas decisões quanto ao e-mail de entrada:• Planejamento do e-mail de entrada

( h t t p:/ / g o . m i c r o so f t . c o m/ f wli n k / ? L i n k I d = 828 5 7 &c l c i d = 0 x 4 0 9 )

Planejamento do e-mail de saídaO e-mail de saída é a base na qual os administradores de site podem implementar diversos recursos atrativos de notificação de e-mail. Esses recursos ajudam os usuários finais no controle das alterações e atualizações feitas em coleções de sites individuais e permitem que os administradores de site enviem mensagens de status. Esses recursos de e-mail incluem alertas e mensagens administrativas.• Alertas Em uma coleção de sites grande e crescente, os usuários precisam de uma maneira

eficiente de informar sobre as alterações feitas em listas, bibliotecas, discussões e em outras partes importantes do site. Configurar alertas fornece uma maneira eficiente de passar essetipo de informação. Por exemplo, se diversos grupos diferentes dependerem uns dos outros para revisar documentos, os integrantes de cada grupo poderão configurar alertas para que sejam notificados sempre que houver alterações nos documentos pelos quais eles são responsáveis. Os usuários podem especificar quais áreas da coleção de sites ou quais documentos eles desejam controlar e decidir a freqüência com que eles desejam receber osalertas.

Nota:Os usuários devem possuir, pelo menos, permissões Visualizar para que possam configuraralertas.

• Mensagens administrativas Os administradores de site podem desejar receber notificações sobre quando os usuários solicitarem acesso a um site ou quando os proprietários de sites excederem o limite de espaço de armazenamento. Configurar e-mails de saída permite que os administradores de sites recebam notificações automáticas relacionadas a problemas com a administração dos sites.

Este artigo ajudará os administradores de site a compreender os usos da integração de e-mails desaída e os requisitos para integrá-los a suas coleções de sites.Sobre o e-mail de saídaConfigurar adequadamente o e-mail de saída é um requisito para a implementação de alertas e notificações de e-mail. O recurso de e-mail de saída utiliza um serviço SMTP de saída para enviar alertas e notificações de e-mail.O suporte ao e-mail de saída pode ser habilitado tanto no nível de farm de servidor (disponível na seção Operations do site Administração Central) quanto no nível de aplicativo Web (disponível na seção Application Management do site Administração Central). Portanto, você pode especificar diferentes configurações para um aplicativo Web específico. As configurações de e-mail de saídano nível de aplicativo Web sobrescrevem as existentes no nível de farm de servidor.

Requisitos geraisAs configurações de e-mail de saída incluem diversos componentes que devem ser consideradosquando a utilização desse recurso estiver sendo planejada:• Um serviço SMTP para enviar alertas e notificações. Você precisará do nome de DNS ou o

endereço IP do servidor de e-mails SMTP para utilização.• Um endereço para utilizar no cabeçalho de uma mensagem de alerta que identifique quem

enviou a mensagem.• Um endereço Responder para que seja exibido no campo Para de uma mensagem quando um

usuário for responder a um alerta ou a uma notificação.• Um conjunto de caracteres para ser utilizado no corpo das mensagens de alerta.

Servidor SMTP de saídaO serviço SMTP é um componente importante do IIS (Internet Information Services). No entanto,ele não é habilitado por padrão com o IIS. Ele pode ser habilitado por meio da utilização doAdicionar ou Remover Programas no Painel de Controle.Ao determinar qual servidor SMTP será utilizado, ele deverá ser configurado para permitir o acesso anônimo e o envio das mensagens de e-mail. Além disso, o servidor SMTP deve ter acesso àInternet caso você queira ter a capacidade de enviar mensagens para endereços externos de e- mail.Para mais informações sobre como instalar, configurar e gerenciar o serviço SMTP, consulte aAjuda do IIS (Internet Information Services) Manager(ht tp:/ /go. m icr os of t.co m/ fw lin k/?LinkId=72343).

Nota:Somente um membro do grupo Administradores de Farm pode configurar um servidor SMTP. Ousuário também deve ser um membro do grupo local Administradores no servidor.

Endereços From e Reply-toOs dois endereços de e-mail que você pode especificar durante a definição da configuração dos e-mails de saída são o endereço From e o endereço Reply to.• Endereço From Os alertas e as notificações são enviados a partir de uma conta administrativa

no farm de servidores. Provavelmente, essa conta não é aquela que você deseja que sejaexibida no campo From de uma mensagem de e-mail. O endereço que você utiliza não precisacorresponder a uma conta de e-mail real; ela pode ser um endereço simples e fácil que possa ser reconhecido por um usuário final. Por exemplo, "Administrador do site" pode ser um endereço From apropriado.

• Endereço Reply-to Este é o endereço que será exibido no campo To de uma mensagem se um usuário for responder a um alerta ou a uma notificação. O endereço Replay to também deve ser uma conta monitorada a fim de garantir que os usuários finais recebam um rápidofeedback para os problemas que eles possam encontrar. Por exemplo, o alias Help Desk pode ser um endereço Replay to para apropriado.

Conjunto de caracteresAo definir as configurações de e-mail, você precisará especificar o conjunto de caracteres a serutilizado no corpo das mensagens de e-mail. Um conjunto de caracteres é um mapeamento de caracteres para seus valores de código de identificação. O conjunto de caracteres padrão para o e- mail de saída é o Unicode UTF-8, o qual permite que a maioria das combinações de caracteres (incluindo o texto bidirecional) co-exista em um único documento. Na maior parte dos casos, a configuração padrão do UTF-8 funciona bem, embora os idiomas do leste da Ásia sejam mais bem atendidos com seus próprios conjuntos de caracteres.É importante ter em mente que, se você selecionar o código de um idioma específico,provavelmente, o texto não será exibido corretamente nos leitores de mensagens configurados para outros idiomas.