Th.S : N G U Y Ễ N C Ô N G M IN H vờ nhóm tin học thực dụng

TƯHOCCẨCKỲNẤN0COBẲN

Microsoýt

Office Access 2010Cho người mới sử dụng

NHÀ XUẤT BẢN HỒNG ĐỨC

T ự h ọccá ckỹ năng cơbẳn M icrồsoít OFFICE ACCESS 2010TH.S NGUYỄN CÔNG MINH

Chịu trách nhiệm xuãt bản:Hoàng Chí Dũng Biên tập . Nguyền Nam Sửa bản in : Công Sơn Trình bày ; Thảo Mi Vẽ bia ; Lẽ Thành Thực hiện liên kết xuất bản:CÔNG TY Cố PHÂN VAN HỎA NHÂN VÃN

Phát hành tại:*01 Trường Chinh, P.11, Q. Tân Bình.TP, HCM

Tel: 3971 7882 - 3971 7884 - 39712285 Fax; 39712286* 875 CMT8, p,15, Q.10 TP. HCM

TeL: 39770096 Fax: 39708161• 486 Nguyên Thị Minh Khai, P.2, Q. 3, TP. HCM

TeL: 22174002 Fax: 38396733

In 1000 cuốn, khổ 16x24cm. Tại Cty CP VH Văn Lang.Số đăng ký KHXB số: 86-2008/CXB/114-22/HĐQĐXB; 81/QĐXB/TH do NXB Hồng Đức cấp ngày 27-12-2008.In xong và nộp lưu chiểu quỷ IV năm 2009.

Ờ I N Ó I Đ Ầ U

M ụ c đích Cii bản của chưdiig irình phần m cm M ic ro so ft Access là cho phép các cá nhân và doanh Iiíỉhiệp quản lý những lượng lớn Ihông Ún bằng các cơ sở dữ liệu quan hộ. Chính vì vậy. quyển sách "Tụ học các kỹ năng cơ bản Microsoịt Offỉce Access 2010 cho người mới sử dụng" sẽ là chiếc cầu nối kiến thức Uiyệi VỜI đưa những người mđi bước chùn vào lĩnh vực quản trị dữ liệii Jí qua lá't cả những kỹ nâng cđ bản '.•ủa '.-hướná trinh này.

Sách bao gồm những nội dunii chinh sau đây:

Phần I: Gic'fi thịộii những khái niệm cân biín mà người mđi học cấn đỏ àin viộc tò'i V(;i Accosi,

Phen ìỉ: Tí-p t ra rg vr.o việt, i-ình bì:y Vỉ' i ru l r ữ d ữ l ị ệ ',1 í lh ô rg tin) Irong các bảng. Bạn sẽ không Ihổ làm đưỢc gì vđi Access n í u k h ô n g c ó th ô i ig IÌ !1 i r o i i Ị c á c ỈKỈng.

i ‘hần III: iliíđiig dẫn clu.m lọc những thôiig tin nià !>ạn muốn xcm biing cách sử dụng các ;nảu ttuy \'ấn (qucry), 01111? như cái.'h sãp xèp và lổ cnức ihòng (in sao cho clc hiểxi hơn.

Phẩn IV: Trìiih bày cách tạo các mẫu biểu (form) trong cơ sở dữ líóu Access lứiằin giúp b;Ịii dc uùiis nháp liệu và xem Ihôiig tin mà ban cần hơri ngay ir&ii màn hìiili máv tính.

Phầíi i': Phúiì nay tiitih niiy vC. eát h.id bic\i írcpvìri), là cách sáng lạo đế xom clữ liệii trcii giáy. t)ăy là nơi bạn có ihể làm nluìng viêc như in các Iliư mẫii. nliãp ihư. các số tổng và nhiều sô” liệu khác.

Sách dưỢc bô’ cục rõ ràns dẽ hiểu, nôi ciunẹ nêu ngắn gọn kèm hình ánh minh hoạ. Hy vọng sách sẽ là tài liệu học lập hừu ích cho bạn đọc Irung quá trình lự học các kỹ năng cd bản của Microsoít Office Access 2010.

'T ’ / • "*Tác gia

Chướng 1: Giới thiệu Access 2010

PHẦN í

Những khái niêm cơ bản

Cbtibìtig 1: Giới tb iệu A ccess 2010Chương 2: K h ở i đầu, đinh btiớngCìnỉơttg 3: Tạo m ột cơ s ở d ữ liệu t ỉ i

các tcìiiplateChưưtìg 4. T biế t kê' cơ s ở d ừ liệu

theo cách ọuan b ệV

8 Chương 1; Giới thiệu Access 2010

ĩ \Giới thiệu fìcc0ss 2010

Nbững đ iếm chính;t t Nắm inĩng Microso/t Access 9 Liệt kê sáỉí loại đối lĩỉợnọ, Access K 'Hm biểu tnột số khái ĩiiệm ihiết yến tỉề cơ sờ dữ ìíệii

Access là chương tr ìn h quản lý cơ sở dừ liệu M icrosoft, m ột th à n h p hần của bộ M icrosoft OíTice, cho phép bảo liíu các cơ sờ dữ liệi'

- các tậ p hợp dữ liệu được sắp xếp theo m ột câu trúc có’ đ ịnh . Cấu trúc của nó làm cho thông tin dễ chọn, phân loại và in bằng nh iều (lịnh dạng khác nhau. Với Access, bạn có th ể tạo và bảo lưu bao nhiêu cơ sở dữ liệu tuỳ nhu cầu - th ậm chí bạn có th ể chia sẻ chúng với những người khác trê n m ạng cục bộ hoặc In te rn e t.

Access là m ột chương tr ìn h đa năng làm việc với hầu như bâ^t kỳ loại thông tin . M ột cơ sở dữ liệu có th ể đơn giản như m ột danh sách các địa chỉ để th ay th ế íìle card của bạn . Hoặc, bạn có th ể tạo m ột cơ sở dữ liệu hầm rượu có thông tin về mỗi chai rượu trong hầm hoặc m ột cơ sd dữ liệu sách tồn kho với thồng tin về các cuón sách, nhà xuất bản , các khách hàng và những đơn đ ặ t hàng đặc biệt. Access cũng có th ể xử lý các cơ sở đữ liệu phức tạ p chứa nhiều loại thông tin và nh iều chương tr ìn h được tuỳ biến.

M ột cơ sỗ dữ liệu Access có th ể chứa các danh sách record (bản ghi) về hầu như b ấ t cứ th ứ từ doanh sô" đến t ỉ số các t r ậ n đầu th ể thao.

Không giống như các chương tr ìn h bảng tính Access- làm cho ihông tin ở nhiều đ ịnh dạng khác nhau dễ h iển th ị • bao gồm các danh sách theo bảng chữ cái, các báo cáo đã định dạng, các n h ã n th ư tín và các mẫu biểuđiền vào chỗ trống.

Access 2010 là m ột th à n h phần của bộ chương tr ìn h M icrosoft OÍTice 2010 Profe.ssional và cũng có sắn như là m ột sản phẩm độc lập riêng biệt. Các p h iên bản trước của Access đã là m ột p h ần của các ấn bản Office trước - Access 2003 trong Oííice 2003, Access 2002 trcn g OfFii:e XP, Access 2000 trong Office 2000, và Bởi vì Access là m ột phần của M icrosoĩt Oíĩice, nên việc chia sẻ thông tin với các tà i liệu W ord và bàng tín h Excel th ì dễ dàng.

Sáu lo ạ i đ ố i tượng A c c e ssC/ác cơ sở dư )iệu Access gồm các đòi tượng - những th ứ m à bạn tạo,

biên tâ p và xoá, mỗi đô1 tượng có tôn và những xác lập rièn g của nó. Các hệ thống hướng đôl tượng cho phép tạo những th ứ này mỗi lần một cbần , sử dụng các phần vốn lắp ghép cùng với nhau.

Access cliứa cac loại đô'i iư tỉrg khác n h ru b'ic gồm cúc đô'i tư rn ? lưa irơ , h iển th ị và in dử iiệu, cũng như các đối tượng chứa các chương trìn h rna bạn viế-„. Đầu tiên , bạn liủ dụng cni vài lưạí dôi tưỢiig, Iihưng khi b ạn tuỳ b iến cơ sở dừ liệu, r c t cuộc bạn có th ể sử dụng tâ^t ca ch ú n ^ B ạn b ắ t đầu với các tab le (bảng) để lưu trữ dữ liệu, form (mẫu biểu) để biồn tậ p dữ liệu tr ê n m àn h ình , report (báo biếu) để in dữ liệu và query (niẫu truy vấn) để chọn và k ế t hrtp Jừ liệu, s.aư đó tao các aiacro \'a module chứa những chương trình mò. han viết.

P h ần này sẽ đề cập đến từng loại đối tượng Access: các table. querv, form. report, m acro và inodulí*.

C ác b;ing đỏ’ luìi ỉrr íd ũ ’ liệuCác bạng (table) là nơi bạn đ ặ t dữ liệu. Mộl bảng là m ột dối iượng

Access gôm m ột loạt các record (bán ghi) - dạng điện tử tương đương V’.ỸÌ các th é chỉ mục vốn tạo nên ưiột danh sách đ ịa chỉ. Mỗi record chứa thông tin ở cùng m ột định dạng, T rong m ột danh sách đỊa chỉ, môi record chứa thông tin về m ột người, tên , địa chỉ và nhừng sự kiện khác. Mỗi m ẩu thông tin riêng lẻ, chẳng h ạn như tên , họ hoặc địa chỉ đường được gọi là m ột fielđ (trường).

Cơ sở dữ liệu có th ể chứa nhiều bảng. M ột cơ sô dữ liệu cửa hàng sách (ví dụ) có th ể chứa m ột bảng các cuốn sách (với tựa đề, nhà xuất bản, giá và th ô n g tin khác về mỗi cuốn sách), m ột bảng các n h à cung cấp m à bạn m ua các cuốn sách từ đó (với tên công ty, đĩa chỉ, các điều khoản chiết khấu và thông tin khác về mỗi n h à cung cấp) và có th ể một bảng các khách h à n g thường xuyên (với tên , đ ịa chỉ và thông tin khác).

Chương 1: Giới thiệu Access 2010 9

10 Chương 1: Giới thiệu Access 2010

H ình 1.1 m inh hoạ m ộ t bảng các tên và đ ịa chỉ. Mỗi h à n g là m ột record và các trường được th ể h iện trong các cột.

X

C o n u d • F k s ỉ ' L J S t N ã m c « t : ữ n ip â r v A c í ổ r c s s ỉ c t r y ẳ ỉ4* .c c o u r i r y

j T C r t P â c ih e C 0 ỉ ỉ* . H w Y C A Ĩ 6 7 ệ s V & A

2 v ^ H lo u M i d c ỉ ư 5 0 0 , í t 9 9 * 6 1 h S f i^ t S W Ệ ư m c n t s n A Ệ T i ; 2 2 4 Ii^dia

) V V i in ia w « rư i V/~)» l ỉ 2 i C M r ib A H lA & 4 J 2 M 3 3 4 U & A

4 F r« it i( ly 0 ' . I v U h u l N V 1 W 7 0 U S A

s » 0 . A < S 2 C 5 7 Ư S A '

6 S im p s o r t J3 7 C V V ỉs R c n g T C A U n c P Ấ Ỉ9 C 4 & U S A

7 A 6 C P r o đ u c ĩ c n s K d v e r ỉ t o i^ ỉq ^ a r ? ,> OYÍes^ Cw rí C A \ s v n U S A

0 t l c n « n » 9 . 0 . Ũ C K i O U L iC C ' 'â lC O A K a ^ ỉa a U Ỉ &

9 P e n n y L 9 p e 2 P .O . 10 P A ( ^ A

M a r t ld * 1 2 3 S h i ( » L i ' ' « S k « « đ ỉ ( ỉ l e 0 < W ì \ v $ à

13 ỉ c o t t SDL* S i ỉ Ỉ 2 3 H o i l y v v c o d ữ ( r . « M c fÌY > » ? o đ «1 i9 9 1 đ U S A

u K n d i p « ( « r s c n t 2 ì O è iQ C C ^ n c v n WrA 9*. 7 « U S A

X i V '.u y » i \ u ‘• l í iT n n ì^ U n N V M K i U b A

1 . * i\.! ' y r " K , i M i . 0 ^ r t . . 3 . ' • H ■ ĩ i i '

i 5 O c m i r l c K r^ 2w (c )( i A lC s n v 9.Ì C Ĩ Ũ 5 Ì U à A

i 6 f lo i « m a 'Y S x l- J f l« r 12C5 H ư n t n iđ C '* C'.. s V id o iv C r c v ^ ĩ P A 1 9 0 5 0 -3 7 5 5 U S A

14 M 1 4 1 ' >

Hình 1.1; Một bảng chứa các record (hàng) và trường (cột).

Bảng tính có phải là mộỉ cơ sở dữ liệu hay ktìông?

Không hẳn. Nhiều ngườt sử dụng chương trình bảng tính chẳng hạn như M icrosoíí Excel hoậc Lotus 1,2,3 để lưu trữ các danh sách record. Một số chương trinh bảng tính có các tính năng cơ sở dữ liệu g iớ i hạn nhưng chúng không được th iế t kế để làm nhiều chức năng như m ột chương trình cơ sỏ dữ íiệu. Bạn có th ể sử đụng bảng tính để lưu trữ m ột danh sách địa chỉ và bạn có thể nhập, biên tập, xóa và phàn loại các đ ịa chỉ (m ột địa chỉ mỗi hàng trên bảng tính) nhưng in các nhãn thư tín hoặc các thư mẫu là môt công v iệc quan trọng. C ấc bảng tính không (và không thể) n g h ĩ về dữ liệu là cáo bảng, reoord và trưởng mà ^hay vào đỏ là các ỏ (đơp V' cơ bản của m ột bảng tính) được sắp xếp trong các hàng và cột. Đ ó là m ột rnô hình quá hạn chế cho v iệc quản lý thòng tin phức tạp - như bạn dã nghi ngờ nếu bạn sử dụng Access cho công v iệc cơ sỏ dữ liệu. Đố là còng cụ Ihỉch hợp cho còng v iệc này.

Sau khi bạn th iế t lập các bảng trong cơ sở dừ liệu và gõ nhập (hoặc im port) th ô n g tin , bạn có th ể phân loại các record, chọn các record phù hợp với m ột tiêu chuẩn và sau đó h iển th ị và in các record.

Việc th iế t k ế phù hợp các bảng - chọn bao nhiêu bảng để tạo và các trường nào để lưu trừ tro n g bảng nào - là chìa khoá cho việc tạo m ột cơ sở dữ liệu lin h h o ạ t và k h ả dụng. Chương 3 của phần này có m ột thủ tục theo từng bước về việc th iế t k ế cơ sở dữ liệu và phần II g iả i th ích cách tạo các bảng và điền dữ liệu vào chúng.

Các query để chọn dữ liệuCác query (m ẫu truy vân) là những thao tác xử lý dữ liệu để t r ả lời

những nhu cầu dữ liệu riên g biệt. Loại query thường được sử dụng

nhiêu nhâ”t giúp bạn chọn dữ liệu từ m ột bảng, có lẽ để chọn các record nào m à bạn m uốn bao hàm trong một report. B ạn có th ể tạo m ột query cho th â y tâ 't cả những người trong sổ địa chỉ sông ỗ (ví dụ) V erm ont, hoặc tấ t cả những người m à bạn không có só' đ iện thoại. Đ ể tạo loại query này, b ạ n n h ập tiêu chuấn (criteria) nhằm xác đ ịnh những giá trị nào m à bạn muốn tương hợp trong các trường riên g b iệ t trong các bảng (ví dụ, VT tro n g trường S ta te đê’ tìm V erm onters hoặc không có gì trong tiưừĩdg Phone N um ber đỏ tini agưưi khóng cé sô' đ iện th o ạ i hoặc cả hai).

B ạn cũng có th ể sử dụng các query để k ế t hợp thông tin từ nhiều bảng. M ột cơ sở dữ liệu cửa hàng sáeh có th ể lưu trữ các tê n tác giả sách tro n g b ản g Books và thòng tin đ ặ t m ua sách trong bảng Purchase O rders. M ột query có th ể kéo thông tin từ cả h a i bảng này - để h iển th ị (ví dụ) t â t cả tiểu th u y ế t T erry P ra tch e tt mà bạn đ ặ t m ua th á n g vừa rồi. Các query cũng có th ể tạo các trường tín h to án (calculated fielđ) bao gồm tổng, số lượng đếm và giá tr ị tru n g bình.

M ột loại query khác là íiction qu£-rỵ vốn làm m ột điều gì đó với các rocord mà b a r cho r - sac chổp các record tCrbả:if: này i e n Ị b ề n ĩ thục h iện m ột thay dối đõl với tấ i cả record m à bạn chọn, xoá các rc-cord m à bạn chọn.,.. Các crosátab quưry giứp b ạn pliân tích thứng tin trong các b ản g bằng cách tóm tắ t bao nhiêu record chứa tổ hợp giá trị riêng biệt.

Chướng 1: Giới thiệu Access 2010 11

Tham ch iếu chéo

Cáz qiiCiy lồ cách b i r Khịi' dư,;.: tliòn^ tin Kữu lừ cúc bâng và có lõ bọn sẽ tạo vô số query khi thử nghiệm với cơ sở dữ liệu. Phàn III giải thicii cách lạo và ỉử dụug các query tini<)c lííi cá các [oại.

C jc form dể biên táp và hiến th ị (lữ liệuM ột cách dễ dàng để nhập dừ liệu, đặc b iệ t vào nhiều bảng liên quan

là sử đung m ột form - một tà i liệu cơ sử dữ liệu chuẩn biên th ị thong tin từ m ột hoặc nhiều bảng trê n m àn h ình . Bạn có th ể có tấ t cả sự thú vỊ với các form , ví dụ bạn có th ể

• biên tập d ữ liộìi hoặc gõ ìibậỊ) các record mới^ chọn cách trình bày ibôtig Hu cãa bảng Irêìi form » xác đ ịnh thứ tự các mục Xìiẩt hiộn• nhóm các mục lại i-ới nhau vứi cóc dòng và hộp• sù dụng các dcĩỉih sách x ổ xuống (ptiìl-doỉvn ỉisls), nút radio m các

loại đ iền khiển (contmì) khác trêìi m àn hình đổ nbập và biôn tập dữ liệỉt

H ình 1.2 m in h hoạ m ột form để nhập các tê n và địa chỉ cho bảng A ddress Books được m inh hoạ trd lại trong h ìn h 1.1.

12 Chương 1: Giới thiệu Access 2010

3 A4dí«a»Bool«\ ' > /A d d re s s B ook '5ưídF.nd V-

> ĩype Vérpior V, Conlaci 10: 7 'Ịrirỉt Nđme Lđỉt

(.ữiTipany AbL KCiơucDonsKav«rson Sftưar« 1

Addt ̂ 2 ỉ ỉ 32 glvd. 1Gty ữoylesỉCrvvn PA V*J Ì89QỈ

C4JurtlrY*U5A‘ v! ZP/̂ 05tai Code [

Pttữnù ($Ỡ0)SS5-3ỖỈŨ Pax (<jOỠ) S5ẳ-0eil ỉ

Emafl rÃic.-<*ioMf‘5,c?rr O T9K CusĩotnetVA'A*. ,1 :tl Ct'ỈXO T Oetnpt (D

i4 1 4 M ̂ It ỉ**' ’ SI ĩi *

Hình 1.2 Một form thể hiện thông ỉỉn mỗi lần từ mộỉ record bảng.

N hưng tạ i sao dừng lại ở đó? Bạn có th ể cài sẵn t r í thông m inh vào các form - lập tr ìn h m ột sô' hộp thông m inh (sm art box) tự động viết hoa những gì b ạn gõ nhập hoặc kiểm tra mục nhập dựa vào m ột bảng giá t r ị hợp lệ.

Tham chlếtt chéo

Sau khi dữ liệu được đưa vào sủii xuât ' nghĩa là bạn sử dụng nó đúng với mục đích đã định ' các íorni ird thành đô'i tượng Access được sử dụng nhiều nhấr. Các form đuợc tiiực dii, cư sỏ dữ liệu cũng vậy ' do đó phần IV giải thícK cácli để ihiếi kế, tạo, (.hỉnli sỉía và sử dụng các to n n .

Các report để in dữ liệuCác form được th iế t kẽ chủ yêu đế xuất h iện trê n m àn hình; các

rep o rt (m ặt khác) để in ra như được m inh hoạ trong h ình 1.3. N hư các form , các re p o rt h iển th ị thông tin từ các bảng; b ạn phải chọn layout (cách tr ìn h bày) của thông tin . Hầu h ế t các rep o rt dựa vào các query; bạn sử dụng m ột query để chọn thông tin xuâ”t h iện trong repo rt. Bảng th iế t k ế re p o rt đ ịnh nghĩa thứ tự các record xuất hiện, các trường nào xuâ^t h iện ở đâu và các font, kích cỡ font, dòng và khoảng cách nào để sử dụng.

Chương 1: Giới thiệu Access 2010 13

c i CNt<rto'Y fỉep«Ml »' ĩ■ > ; ' - v V : .

D ire c to ry

A D C r*u«Ju ihvu»

3h<*PA ItỉSI

í ' ‘ỉ 15rv íT cy^ữh í r m aB'. P»í0 5 Í0fr

C i i tíTVví 1 lũíỡC? c * Ỉ Í Í '% '^ I5

Dafvn,Qí, ý:M '

CorM*<tlĐ ỉ

' . i y > ì ' ỉ : ì : . i*

ccm

c « s * ;« r , i 1 w x » c t O T iv ẹ v Ế T t ■ ixẻ/» 'rs3l-

.

Hinh 1.3 Một report cho bạn đặt dữ liệu Access trên giây.

Ngoài các n?port trê n giấy b \nh chường, bạn có tliế tạo các reo o rt để in \rér. các pliong- bì. nhãn aoặc các m ẫu dơn in khác. Access có cac r rp o r t w 'z : i r i n h ằm làm cho việc tạo .'.ác rcp o rt lạ m ố t trở ỉiê a dễ dàng. Nó cũng có th ể in các biểu đồ và cross-tabulations (crosstabs) dựa và<j dừ liệu trong cơ sỏ’ dữ liệu.

Tham k h ảo chéo

i’hâu y đe cập cách irTu và in tái' leport, biểii dồ v ì cvosstab

C ic m acrc để tiế t kiệm cár th ic t k gô phímAccess bao gồm hai ngôn ngữ lập tr ìn h riêng biệt: m ộ t ngôn ngữ cho

(ái nỉrC/-0 và mội I gòr. i;gjr ri^r.g b.ệv iVBA) cnc cái; c.hJong tr in h kVn hơn. Các m acro là những chương tr ìn h tự động hoá các lện h m à b ạn gọi ra khi^sử dụng Access - bạn "viết" chúng bằng cách yêu cầu Access ghi lại. nhữjig th ao tác gò phím cua bạn trong khi làm rnột điều gì đó trên m àn h ìn h . Ví dụ, bạn có th ể v iết m ột m acro di chuyển cu rso r đến record cuối cùng trong bảng Ordej-s b ấ t cứ khi nào bạn mử forni O rder E n try . (Cơ hội bạn muôn biên tập ngay đơn đ ặ t h à n g đầu tiên là gì? H ầu h ế t chúng ta có th ể muốn biên tập đơn đ ặ t h àn g cuối cùng hoặc nhập m ột đơn đ ặ t hàng mđi hơn). Hoặc bạn có th ể v iế t m ột m acro di chuyển cursor đến khoảng trống kế tiếp trong m ột form dựa vào cac mục nhập m à b ạn đã nhập cho đến bây giờ. Sau khi thực h à n h tạo các m acro, b ạn có th ể tạo các n ú t (button) trê n các form chạy các m acro b ăng m ột cú n h âp n h an h . B ạn cũng có th ể yêu cầu form chạy tự động m ột m acro bâ”t cứ kh i nào bạn di chuyển đến m ột trường 't^rêii form hoặc nhập đữ liệu vào trường - th ậ t tiện lợi.

Tham khâo chéo

Bạn không cần phải là một nhà lập trình để cạo các macro. Access giúp bạn viết chúng bằng cách cung câp các raenu lệnh. Phần VI giải thích cách tạo các macro tiện lợi và hữu dụng để làm sạch việc nhập dữ liệu ' và một số mục khác ' một cách tự động.

Các module để v iế t các chư(*ig trình riêng của bạnBây giờ chúng ta đi đến phần lập tr ìn h nghiêm túc: các module -

m ột th u ậ t ngữ khác cho các chương tr ìn h V isual Basic. VBA (Visual Basic for A pplications) là m ột ngôn ngữ lập tr ìn h dựa vào ngôn ngữ BASIC lâu đời; nó đặc b iệ t được đ ịnh hướng để làm việc trong Access và những chương tr ìn h Oíĩice khác. Các m acro tô t cho việc t iế t k iệm vài thao tác gõ phím hoặc làm sạch dữ liệu m à b ạn nhập trong m ột trường, nhưng kh i mọi th ứ trở nên phức tạp , bạn có th ể sử dụng VBA.

C ác kh ái n iệm Gơ bản v ề cơ sở dữ liệuCó bôn k h á i n iệm cơ bản về các cơ sở dừ liệu. B ạn sẽ tìm th ấ y nhiều

qui tắc và hướng dẫn quan trọ n g hơn qua suô^t sách n ày kh i bạn khám phá cách làm việc với những đô'i tượng Access khác nhau, nhưng bốn k h á i niệm này áp dụng ngay từ đầu b ấ t kể bạn đang sử dụng loại cơ sở dữ liệu nào:

* Lưtị trữ thông tin nơi nó tbuộc về, không p h ả i nơi nó x tiâ t b iện . Nơi hạn bfìi irũ thông iin không liên cpian gì đến nơi nó Xĩiất hiện. Trong một cơ sở dữ liệu, bạn liỉii trữ thông tin trong các bảng dựa m o cấn. trúc của ibõng tin. (Đừng bận tâm - chươỉig 3 của phản ỉiàv Qìải tbícb cách cấỉi hình cắìi tn ìccủa dứ liệu). Mỗi mẩìi thông tin có thể x iiđ t h iện ở nhiâĩi nơi khác ìiban. Ví dụ. trong một cơ sà dữ liệu cho một của hiệu sách tntc tuyến, các tựa sách và tôn của tác giả Xỉiất hiện trên các hoá đơn, cỉơíi miia hàng và biẽìi nbậìi bảii hàng. Nhưng đúng nơi đ ể Ỉìỉỉi trữ các tựa sảch và tôn tác giả đó là trong bảng Books, khống phải trong bảng Saỉes bay bảng Pìirchase Orders.

» Nếu nạp d ữ liệu s a i vào m áy tb ì cũng thu được k ế t q u ả s a i (GIGO - G arbage in, garbage out). Nếti bạn không ngại tạo một thiết k ế hợp lý tốt cho cơ sở dữ liệu - và nếĩi bạn không cẩn Ibậĩi nhập đúng dữ liệu - a iố i củng cơ sở dữ ỉiệtL sẽ đầy rác (thông tin vô nghĩa). Một cơ sở dữ liệu được thiết k ế tốt dễ bảo trì hơn một cơ sở dữ liệu thiết k ế kém, bởi vì mỗi mẩn thông tin đĩỉợc b(ỉL trữ chỉ một lần, trong một bảng đĩíợc đật tên rõ ràng, với các qui tắc hiện lực hoá thích hợp đi(ợc thiết lập. Đúng vậy, nghe có Dẻ p h ả i tốn nhiềit công sức, ỉihỉùìg ưiệc làm sạch một cơ sở d ũ ỉiệìt gồm 10.000 record kbôììg đúng thậm chí đòi hỏi thêm nhiềii công si'ỉc nũa. Xem chxtơìig 5 của phần II đ ể biết các cách nhằm tránh GỈGO.

14 Chướng 1; Giới thiệu Access 2010

u Tách b iệ t d ữ liệu ra khỏi các chtíơiig trình. Nến bạn lạo một cơsởdữliộii đ ể chia sỏ íhoặcphãn phối) với những người khác, lưiL t7iì ĩấí cả hảng íroỉỉg mội cư sờ dữ ỉiệii (back end ) rà tắt cả đối tĩ(ợng khác irong một cơ sở ciữ ỉiệii khác (fm nl end). San đó bạn liên kết hai cơsởdữ liệ ii nà ỵ ỉạ i với nhan để ỉàm cho mọi thứ ỉàm việc. Tách biệt các hảng với mọi thứ khác sẽ bơplýhoá toàn bộ thủ tục n(ờm rà d ể cập nhật các qỉiery, /orm, report hoặc nhũng thứ khác san đó mà kììón^ xáo írc/n d .ĩ .'iệii trot:g ccic ờaiiị.

M Sao liù i sớni và tìniờtig xuyên. Sao hdi dự phòng cơ sở d ữ liệu mỗi ngày. Nếti m aym ắu văìiphòng của bạn đã c6 một hệ thống các bản sao hdt đền đặn vốn bao gồm cơsởdữ ỉiệ ìi của bạn. Nến không bãv sao lưti dự phòng cơsởdữ liệìi rào các khoảng thời g ian đềii đặn nà chắc cbchi tncởc khi thực hiện Ịxii kỳ thav đổi lớn.

Chướng 1: Giới thiệu Access 2010_________________________________________15

16 Chưđng 2: Khỏi đầu, định hướng

. A . . . . . .” Khởi đầu, định hướng

Những đ iểm chính:M Tìm biểu cứa sổ AccessK Thù nqhĩệm với các cơ sở dữ liệu mẫu của Access M Sử dụnq các ph ầ n tử cứa sổ Access K Định bitớng qua khỉiìig định bĩtònq (Navigation Pane) t Lam việc í>ới các đối tượng Access và các wizard M Tiết kiệm các ĩhao tác gõ phim bằng các phim tất

J

n r irư ớ c khi b ạn có th ể làm nhiều điều với Access, bạn phải cài đặt X và chạy chương trình .

C hợy A c c e ssW indows thường cung cấp nhiều cách để thực h iện m ột tá c vụ: khởi

động Access không là ngoại lệ. Cách phổ b iến nhâ't để khởi động Access là nhâp S ta r t và chọn AJ1 Program s > M icrosoft OíTice > M icrosoíl Of- fice Access 2010.

M ột cách khác để khởi động chương tr ìn h là bằng cách n h ấp đòi tên hoặc biểu tượng của m ột cơ sở dữ liệu Access tro n g W indows E xplorer (phương pháp này vừa khởi động Access vừa mở cơ sở dữ liệu m à bạn nhâ”p đôi). Hoặc n h âp đôi biểu tượng Access nếu nó xuất h iệ n trê n desk- top Windows.

Chương 2: Khởi đầu, dịnh hướng 17

Khi b ạ n khởi động Access mà knóng mớ m ột cơ sơ dữ liệu, A.ccess 2010 trô n g giông như h ình 2A .

Access 2010 muốn giúp bạn có sự khỏi đầu và cửa sổ ban đầu bạn thấy cho bạn tấ t cả loại lựa chọn để b ắ t đầu xây dựng m ột cơ sở dữ liệu. Chương 3 cùa p h ần này đề cập đến việc sử dụng các tem plate (khuôn mẫu) cơ sở dừ liệu Access để xây dựng cơ sở dữ liệu riên g của bạn. Chương n à y tr ìn h bày việc mở các cơ sở dữ liệu h iện có hoặc mở m ột cơ sở dư liệu rỏ n g mới tin h

Access rr«cbiicÃf

HAviilibl* Tempiat«t

5

Blỉnỉ: .ci)O dtibci';

Hìntì 2.1 Gửa số Geỉỉíng SlarteC Access

Mớ một C0 s ỏ dữ ỉ i ệ u

Trước kíii làm việc trê n niột co sở dừ liệu, b ạn phải niỏ nó trong Accesí^. N hưng híiy đỢi m ột phút: trưóc khi co th ế mở cơ sỡ dừ liệu, bạn phải tạo nó. N êu bạn muôn Ihứ Access nhưng ìchông có rnột cơ sở dữ liệu để làm việc, hàv nhảy đến phần sau "Thử nghiệm với các cơ sở dữ liệu m ẫu Access" để th ử nghiệm với các cơ sở dữ liệu m ẫu Access.

B ạn có th ể m ở m ột cơ sở dữ liệu hiện có từ m àn h ìn h G etting S tarted hoặc bén tro n g cửa sổ Access.

Thổng báo lũi an ninh kỳ quặc này là ^ì?

Nếu bạn cố m ở m ột cơ sở đữ íiệu chứa bất kỳ chương trinh (ơưới dạng các m acro, thủ tục VBA hoặc các action query được giả i thích trong các phần sau), M icrosott m uốn bạn biết rằng bạn đang có m ột cơ hội. Lập trình

18 Chương 2: Khởi đẩu, định hướng

nhúng trong bấ t kỳ là i liệu sau cùng có thể chứa các virus lây nhiễm m áy tính.Bạn cần hiểu m ột vài điểu: trước tiên không giống như trong thế giớ i thật, trong th ế giớ i m áy tính, v irus không chỉ xảy ra. V irus là m ột chương trình phải đưỢc v iế t bởi con người, về bản chất, virus tốn lạ i bởi vì chúng là sinh vậ t có thể tự sinh sản. Trong một máy tính, virus là những chương trình do con người tạo ra, được v iế t để cố ý làm nhừng điều xấu và cũng để tự sao chép.V ậ t thì tại sao có cảnh báo? cảnh, báo ch ỉ là m ột lờ i tuyên bố từ chối khái quát xuất hiện bất củ khi nào bạn md bất kỳ tài liệu chứa bất kỳ m acro, các thủ tục VBA hoặc các action query, Thông báo không biết liệu cơ sỏ dữ liệu có chửa v irus hay không. Thông báo chỉ cho bạn biết rằng các chương trinh (iiuộc loại nao do ' knóng nnất Ih iễ t la v,rL.s nằrri trong các cơ sở dừ liệu.

Nói chung Access 2010 m ở tấ t cả cơ sở dữ liệu nhưng tắ t khả năng thực thí mã.

Nếu cơ sà dữ liệu bạn m ở lúc bạn thấy thông báo này là nội dung bạn đã dovvnload từ Internet từ một nguổn xa lạ đáng nghi ngờ nào đó, thì cõ thể bạn m uốn tãt cơ sở dữ liệu cỏ nội đung và xem quanh nó theo cách đó. Hoặc để an toàn hơn, bạn có thể đống cơ sở dữ liệu và thay vào đó bạn phải tạo m ột cơ sở dữ liệu trống mới, và im port các báng, query, form , và report váo nó (nhưng không có các m arco hoặc mã VBA). Nếu cơ sở dữ liệu đến từ người đó trong tổ chức của bạn m à bạn tin tưỏng không cố ý làm cho nó nhiễm vỉrus, nhấp nút Options trển M essage Bar, chọn Enablé This C ontent và nhấp OK. Tuỳ chọn này bật (enable) nội dung cho đến lần kể tiếp bạn m â cơ sở dữ liệu khi bạn sẽ phải lặp lại những bước này để bật lại nội dung. Nếu bạn đã tạo cơ sở ơữ iiệu và nó phải chứa các m acro, các thủ tục VBA hoặc các action query, bạn có thể ngăn Access h iển thị thông báo an ninh khi bạn m ở cơ sở dữ liệu.Nếu bạn có phẩn m ểm chổng virus, bạn nên quét bãt kỳ và tấ t cả {ile mà bạn dovvnioad từ Internet để tìm virus trước khi bạn thực sự mỏ các fiỉe như vậy, N gày nay hầu hế t v irus lây lan qua các phần đính kèm e-m ail. Hầu như tất cả chương Irình chống v irus tự động quét tấ t cả phần đỉnh kèm e-mail gỏi đến để tim v irus trước khi cho phép bạn m ỏ chúng.

M teroioN t e c u d ty O pỉỉoitc

^ S ecu iity A k rt

VliA H K roAmks h»< *s**dp»ien6»’T n ncI f tms) i n »f tM anil erMb».t fx IMs

r ts Urter^*.

M amaie; JC H Dot to 4cce«in<n« trtềl t h o c p n ten t C4mc fr«4n B InnlaK K lhv Yo» thovld th b c o n l ^ tcen U n t pn>vld«« cnbuưunctK HM kry and v«u I r v i l ftc

(*' ccr«tfnl0 SAdM

CK

Đẻ mớ m ột cơ sơ dừ liệu từ cửa sổ G etting S ta rted , nhấp tên của nónếu nó xuất h iện trong danh sách các cơ sở dữ liệu được sử dụng gần đây (nằm bên phải). Nếu tên không xuất hiện, nhấp tuv chọn M ore ở phầntrê n cùng của danh sách các cơ sở dữ liệu được m d gần đây, và sau đóđịnh hướng san g cơ sở dữ liệu.

Đè’ mữ m ột cơ sở dữ liệu một khi bạn th ấy cứa sò’ Access thòng thường, hãy l à n ^.hac Tvhữỉig bơr.'c sau đâ’-;

1 N hấp OíTice B utton và chọn open.

OtTice B utton là nú t tròn ở góc trá i trê n cùng của tấ t cả ứng dụngOíTice 2010.

2. C họn tên fìle từ hộp thoại o p en vừa xuất h iện .

Có thổ bạn cần duyệt sang nó. Sử dụng các biểu tượng nằm phíabên tr á i hộp thoại Open để thấy các folder khác nhau-

3. N hấp n ú t o p e n h.oặc nhấp đôi tên file.

Accoss mở cơ sd dữ liệu. Nfìu bạ)i chấv m ọt th ô n g oáo an n in n gày hoPDR m i r g xem phần "Thônị: báD 'Ỗ-; í.n n ir.h kỳ quặ,ĩ này lè gi?"

• • • • • • •

Thủ thuậtSau đày là một sô hướng dần tiện lợi vế việc mở các cơ sở dữ liệu:

^ .Víu biỊì- }.ii,ốji ,nO I'ii, t CỪSỜUŨ liựii ÌÌM tkH. 5.'? d ụ n g ^ ầ n đãy, bạn có th ể m ở m etiii File và chọt! ièn f ì k tư Ị)hici bèii p h ả i m enu Ftlf.

* ' ' ' ỉ ( C - ^ r , ' : p ' a ĩ t h ->ăz :ử:i ; ổ \Vii d lU s . ^ p h ì B h b a n :ổ li. ề n b ấ p M.i lên JÌỈÍ> cùa mồl Ctísở dữ liỘH hiện cỏ đ ể m ở nỏ.

• Dế khưi đrii,^ I ã ri.ớ niội /íìe (ĩưí''c sứ JiiH^ lựiri cb-v;Suirt > Aĩỵ Rứceỉii Doctitnenis và chọn/ile.

Khi bạn làm việc với cơ sở dữ liêu, thêm các cửa sể xuâ't h iện bên trong cửa sổ Access. C hính xác những gì bạn th ấy phụ thuộc vào cơ sở dừ liệu. M ột cơ sà dữ liệu đơn giản h iển th ị khung đ ịn h hướng (N avigation Pane), đưực mô tả sau trong chương này. Một sô' cơ sớ dữ liệu bao gồm các m acro hoặc module VBA h iển th ị trong m ột form và làm ẩn Naviga- tion Pane. Cơ sở đữ liệu cũng có th ể được lập tr ìn h để làm ẩn toàn bộ các th àn h p h ần Access chuẩn.

M ở các f ĩle Access cũ

Access 2010 giới th iệu m ột định dạng ílle mới cho Access. T hay vì tạo các file .mdb, Access 2010 tạo các file .accdb. Các đ ịnh dạng fìle mới cho phép tích hỢp với M icrosoíl Windows SharePoint Services 3.0 và Microsoft

Chương 2: Khởi đẩu, định hướng 19

Oíĩĩce Outlook 2010, cho phép tạo các trường dò tìm đa giá tr ị và đưa ra những tín h n ăn g mới.

Access 2010 tạo các file .accdb theo m ặc đ ịnh , nhưng nếu bạn b iế t người nào đó có m ột p h iên bản Access trước cần sử dụng cơ sở dữ liệu của bạn, b ạn có th ể lưu nó bằng định dạng Access 2002-2003, hoặc bằng định dạng Access 2000. N hấp nú t OíTice và chọn Save As để th ây tuỳ chọn đó. B ạn không n ên sử dụng các tín h n ăn g 2010 mới nếu bạn b iế t bạn cần lưu cơ sở dữ liệu bằng một đ ịnh dạng khác.

Access 2010 có th ể mở các cơ sd dữ liệu dược tạo trong các ph iên bảr Access trước. Sau đây là những gì xảy ra khi b ạn m ở các file Access cù như vậy:

^ Access200Ò : yio chi inệc niơ. í\'ểíi bạn .ỌOCCÍC irn'ùng t>oci<. ăối lìíỢHỊ’ mới sử dụn% các iính ìĩãUQ, mới trong Access 2010, các đổi tượng ão sẽ không lảni việc irong Access 2003- Nốii khôìig, bạn có IbểcỊiiay í r ’> nề Access 2003 nếti cần thiết mà không gặp vấn đề g i cả.

ẫi Access 2002 ( OJficeXPy. Access 2003 sửclụnq cùng một định dạng file như 2002. (Tĩiv nbiên, nếíi bạn có Access 2000. chú ý 1'ầnọ, IIỔ không thể mờ các file Access 2002 hoặc 2003)-

M Access 2000: No chì việc rĩiỏ] mặc dìi đinh dụtìg /ile bơi khác. Thanh tiên để ghi Access 2000file /orm at nhìòig mọi :hử lùm việc tốt. Nốn bcin ỉạo hât kỳ đối tượng mới trong fi ỉe cũ đó 11X»IQ kh i nó mở trong Access 2010. chúng sẽ không làm việcìiếii bạn m ờfile cơsởcỉữ liỘH saii đó t}x>ng Access 2000, ìibiùìg mọi thứ khác tbĩ lùm viộc.

K íiccess 2.0. A ccess 95, hoặc A ccess 97; Khi lần đầỉi mở một tìrìHíi cácịile cơĩiở dữ liệu định dạng cũ hơn }7ày, Access cho hạn hai lựu chọn:

B ạn có thổ bật (eiiablc) cư sở d ữ ỉiộn, ỉtgbĩct là Accưs.s 2010 g tữ lileđ ỏ bằníị đ ịnh dạng cũ tbônq tbỉỉờỉiQ, của nỏ đố bạn cồ th ề niủ lại nó san đó twng phiên bản cũ của Access,

n Bạn có th ể chuyền đổi (comxĩrt) cơ sở d ũ liệỉi cũ thành định dạng Access 2010. Dó là lựa cbọn của bạn; quyết đ ịnh dựa vào iHệc bạn (hoặc những ngỉỉời khác) sẽ m ở cơ sở dữ liệu nàyiỉ-onq pbiôn bản Access cũ.

---------------------------------------------------------------------------------------

20 Chưđng 2: Khởi đầu, định hướng

K lil ìxỊĩì rTiồ một cơ sỏ dơ lỉệư được (cnQLled) fron<^ Access 2 0 1 0 , làm việc

c liĩ vói dữ liệu: I3gn cố ilìế fgo \ìoộc d ìỉnh sửa các đếr tượnq cơ sd liệu ckdnq

kgn nkư cóc fopm và reporK M ộ l 5ố íTìodưle V B A cũ kon 5€ kkônq ckq4 tponq

Access 2 0 1 0 .

Đà mơ cơ sứ dữ liệu đo!Access là m ột cơ sờ dừ liệu đa người clÙRg ngh ĩa ià nh iều người có th ể

mờ m ột cơ sd dữ liệu Access cùng m ột lúc. Cách thông thường là m ột sô’ m áy tín h trê n m ột m ạng (thường là m ạng cục bộ tro n g m ột vãn phòng) chạy Access - và tấ t cả có th ể mở cùng m ột cơ sở dữ liệu cùng m ột lúc. Access thpo dõi ai đang làm điều gì, và ngăn người đùng (hầu như) xung: đột nhau. H ai người cố biên tập cùng m ột iúc có th ể gây khó khăn - Acc ess id icá người tliu hal cho íĩếii k}á người tliú nh.Ẳt hoàn tấ t việc bién tập.

Đ ịnh hướng xung quanhSau kh i mờ m ột cơ sở dữ liệu, bạn sần sàn g khảo sá t xung quanh, ở

bên trá i bạn sẽ th ấ y N avigation Pane liẽ t kê các đôi tượng trong cơ sở dừ liệu (nếu t ấ t cả những gì bạn thây là m ột dải dọc m àu xanh dương, nhấp dải đó đế th ấ y N avigation Pane: nếu bạn không th ấv N avigation Pane hoặc dải, h ăy nói vứi n h à p h á t tr iển cơ sở dữ liệu để xem cơ sở dữ liệu áược ấn đ ịnh sử dụng như thê nào.

Ban có th ể nid các ctỗi iượng Access b:lng cíich n h ấp đòi chúng (trừ •jhi bạn đa I.ha} ủổ. hộp thoại N a\'igaũon Opcions đê cho bạn n n ấp đơn ỉ ể mỉr) hoíiC b ằ n g cách rCì '.•húng vàc Mà'.ìgr l.\rn việc.

B ạn sẽ th ấy m ột tab trong vùng iàm việc cho mỗi đối tượng mờ, nhằm làin oho việc địi ih hướng giữa các đối tưọng iĩKỈr trơ nên dễ dàng. Đ ế đóng Tiột đỏ’i tuỢng mở, nhấp X trê n cùng m ột dì>ng với tab đôì tượng khi đối .ượng điíợc kích hoạt, hoăc nhấp phái tab và chọn Cloae.

Thử n gh iệm v ó i c à c cơ sỏ dữ lỉệu mau A c c e ss. \ c j e s s . c ó : h p d o v . i i l c a ù i n ọ t s ó c ơ ă o c-ữ ! i . Ị u d ể c l iO h ạ i i m ộ t t h ứ g ì d ó

đổ vọc sCía trong Ichi bạn khám phá cách h o ạ t động của chương trìn h . T iíịm chi chung cc th»'>:ii!p b ii! Iighi r i il.u-iị,'y tưiíng cLo các C(í-SỜ d J hệu của ch ính bạn.

Thử nghiệm cơ sở dữ liệu N orthw indCơ sỗ dữ liệu m ẫu Northvvind là một hệ thõng n h ập đơn đ ặ t hàng mà

irộ t công ty thực phẩm đ ạ t hàn;^ quii bưu điện ảo sử dụng để theo dõi các đơn đặt. hàng, k liách hàng, n h à cung cấp, và sản phẩm . Cách duy n h ấ t để mở cơ sở dữ liệu Northvvinđ là chọn nó từ cửa sổ O pening (có th ể bạn phải đóng Access, rồ i mở nó lại). N hấp Sam ple từ T em plate Category P ane năm p h ía bên trá i , sau đó chọn Northvvind từ khung giừa. Cơ sở dữ liệu cần m ột tê n tro n g khung bên phải - bạn có th ể để lại tên theo mặc đ ịnh hoặc th a y đổi nó. Sau đó nháp Download để tạo cơ sở dữ liệu Northvvind trê n m áy tính .

Chương 2: Khởi đầu. định hướng 21

Bạn th ấy m ột m àn h ìn h giói th iệu (thực sự là m ột form) hướng dẫn bạn nhấp n ú t O ptions tr ê n M essage B ar và Enable content (bật nội dung). Sau đó b ạn th ấ y m ột form đăng nhập - chọn m ột tên đăng nhập từ danh sách (tên nào th ì không quan trọng), và nhấp Login.

Cơ sở dữ liệu mở ra - bạn có th ể b iết được bdi vì m ột cửa sổ đã xuât h iện với tê n của cơ sở dừ liệu dưới dạng tiêu đề của nó. Vậy th ì bạn có th ể làm gì với nó? Làm th ế nào bạn có th ể th ấy cái gì nằm trong đó? P h ần tiếp theo mô tả cửa sổ này và cách làm cho nó hiển thị tấ t cả nhừng th ứ tro n g cơ sở dừ liệu.

A c c e ss N dvỉgation Bar, Ribbon v à m enu F ileNếu bạn dã là người sử Hụng Ací^ess, bạn sẽ nhân ra nợav rẽ n ? cửa sổ

Access 2010 trông hoàn toàn khác vđi bất kỳ ph iên b sn A.ccess trước. Thực tế, có lẽ bạn đã đi thẳng đến phần này để xem cách định hướng xung quanh giao diện Access mới.

RibbonĐầu tiên b ạn sẽ lưu ý rằ n g không có menu. T hay vào đó có các tab ở

phần trê n cùng của cửa sổ, và m ột nhóm các nút. Sau đây là m ột Ribbon mới đã thay th ế m enu và các th an h công cụ.

M ột só” tab khác nhau trê n Ribbon có sẵn , và được truy cập qua các tab ở phần trê n cùng của cửa sổ. Các tab Home, C reate , E x terna l D ata, và D atabase Tools luôn có sẵn. Có sẵn thêm các tab khi các đô”i tượng cụ th ể mở - ví dụ, tab D a tash ee t có sẵn khi m ột D atasheet đưỢc kích hoạ-. Đây được gọi là các tab ngữ cảnh.

Thanh công cụ O ulck Access

22__________________________________________ Chướng 2: Khỏi đầu, định huớng

Các:T a b

1̂ ..' ỉd o ’ ^ •

frt«rrtai Oat*Ẽỉ Homef j v ; 4 l v > í i 0 3 t â b â ? e 3 : D a t s b â s e f i C C f ỉ t 2 C 0 7 ) • M k o ĩ ô ÍT - < '« S 5 f T « h n l '

Oau Moâíty Fieiđs

'—̂ tỉử ^̂ ị,yịf,ị̂ iiiir ̂>1, ̂ • ,,ys««d *«e»j ĩ«fl _ $h»t»Pomt S|V«C $nífePởim « PCP ĩmềit Cte*?« M»n*9e

I m p o r t t l i Ị ị ị e : . . t ỉ i ộ ữ m l i ỉ t i / i V M a í í * ị.p n , ; ]

Inport CotifrtData

C á c nhóm

Hìnti 2.2: Các tab hiển th ị các ribbon khác nhau, và bên dưới chúng, ttìanh cống cụũuick Access hiến ỉhj.

Ribbon tr ìn h bày các n ú t trong các nhóm được ghi nhãn. Đ ây là lý do tạ i sao to àn bộ sách này yêu cầu bạn (ví dụ) nhấp nú t Excel trong nhóm E xport của tab E x te rn a l D a ta trên Ribbon. Đ ể tìm nú t đó, trước tiên nhấp tab E x tern a l D ata để h iển th ị tab E x terna l D ata trê n Ribbon. Sau

đó tim nhóm E xport ữ giưa Ribbon (các tê n nnõm nằm ó đáy Ribbon,. Sau dó tìm nú t Excel bên trong nhóm đó.

Sau đây là mô tả về các loại nú t m à b ạn sẽ tìm th ấ y trê n từng tab trê n Ribbon;

a Home: N lít đần tiôn íì-ồn tab nàylà nút View, nút này cbophép bạn th a v đ ổ i kh u n g x e m c v a đ ổ i ti'Ợ’ỉg đươc b^ển fh i Ckboảng cácb từ Design đến Dalsheet cho một bảìig). Cĩ'ing chứa các nút được sử dm ig chủ yéit đ ể x ư lý các reccrcL: định dạnị;, ‘etởĩ tục các record mới. tạo các iổng, và chinh tả, cũng n h iíp h â n loại, lọc, ĩ.'à tìm dữ Hỗn.

M Create: Các nút đ ể tạo niột đối tìtợng mới trong cơ sờ dữ liệỉi.u E x terna lD a ta : C á ctiú tđ ể import dữ liệĩi hoặc các đối tĩíỢĩigvào cơ

sở dữ liệii hiện hành hoặc Xìuit íexporO df( liệu hoặc các đối tượng từ cơ sở d ĩĩliệ ii hiện hành, kết nổi và đồỉig bộ hoá I^ớiSharePoũn. và thii thập dữ liệìt qua em ail sứ dụng Outlook.

M D atabase Toóls: Các nút mà hầii hết các nhà phá t triển quan ĩâm nbẩt. Cck víii- dể hiển rhi edilo^ Visnaỉ Basic, hiến thị ci;à lạo) cắc tnốĩ (ịiiaií iỉệ g ữ ĩ -Í(C búng run ị :o 5(> ílũ Lộn, lun t r ĩ à i v.ệ I >à phâìi Urh cơ sở dữ ìiệv .phố i hơpi'âì SQL gĩiải! lý các oảngdược Hêii kếĩ, tạo hoặc qiián lý một dciUibase suntcbboard, mã boá cơ sớ dữ liệìi, <ịi'ần ỉý CÍÍC Ad(J-ln.< cơ.sờ cỉữ liệii, vả Iại> inộl ACCDE.

M Các tab H gữcãnb bíổn ihị cúc núi đổ x ử lý đối tuợng biện hành. Ví (hi t(it Cci kh iín c ixen ỉ D/?.sĩg>t ró cóc Uih n rn ỉỊ n l a chútií- trê n Ribboìi r o i cí ic ì i ì i t cho c a c t a c I’ụ dĩíửc thục Ỉĩiỏỉí hryng n h ữ n q k o n n g x e m I tà y .

-Vlai nuT. cu inụt toOitip mô I.ả - nóu bạu ùặc con crỏ chuọt t iê i i a ú t mà bạn sẽ th ấ y tip với tên của nút, m ột phím tKt có th ể được sử dụng thay cho n j t (>-í du, n a á n C tiU F tiiav vi nhííp rjúi v.i H ')t cảu về cliứcnăng của nút.

Thu nhỏ tô i th iểu RibbonB ạn có th ể đễ đàng thu nhỏ tối thiểu (m inim ize) Ribbon để có được

thêm không gian m àn h ìn h Đ ể thu nhập tối thiểu, nhấp đôi tê n của tab h iện h àn h , n h ấ n C trl + F l , hoặc nhấp phải m ột tab và chọn M inim íze th e Ribbon.

N hấp b ấ t kỳ ta b hoặc n h ấn lại C trl + F1 để h iển th ị lại Ribbon. Tuy n h iên , Ribbon sẽ cuộn lên lạ i sau kh i bạn đã n h âp m ột nút. B ạn có th ể sử dụng các phím tắ t (được đề cập ở cuôl chương này) tro n g kh i Ribbon được thu nhỏ tôl thiểu.

Đ ể h iể n th ị lạ i Ribbon, n h ân C trl +F1 hoặc nhấp phải m ột tab và n h ấp M inim ize th e Ribbon để xoá dấu kiểm.

Chương 2: Khỏi đầu, định hướng _____________________________ ^