Miniboekje Nooit meer een volle inbox

1

Nooit meer eenvolle inbox!

minder-mail-miniboekje

Columns van Taco Oosterkamp en een artikel vanJim Stolze

Miniboekje Volle Inbox-lo.indd 1 22-03-11 12:25

2

* Gebruik deze cijfers als uw baas zich hardop afvraagt of dit seminar nou wel echt nodig is


3

Postvak In (389). Ongelezen. En alle ‘gelezen-maar-nog-niets-mee-gedaan’ berichten

staan daar gezellig tussendoor. De gemiddelde manager is een kwart van de werkdag

(2 uur!) kwijt aan het verwerken van e-mail. E-mail moet u productiever maken, uw

werk vergemakkelijken, niet uw werkdag verstoren.

Stelt u toch eens voor. Een lege inbox, waarin alleen nuttige en relevante berichten

binnenstromen. Zodat u tijd overhoudt om te werken. Het kan! Nederland heeft twee

top-experts in het slimmer gebruiken van e-mail: Taco Oosterkamp en Jim Stolze. Zij

zijn uw redders in nood.

Taco Oosterkamp, auteur van ‘Elke dag je hoofd en inbox leeg’, heeft al menig manager

verlost van een verstikkende inbox. Hij is expert in slimmer en productiever werken en

de koning van de sneltoets. Zijn levensmotto is: ‘muizen is voor mietjes’.

Jim Stolze schreef het boek ‘Hoe overleef ik mijn inbox?’ en liet zich daarvoor vrijwillig

40 dagen afsluiten van alle online activiteiten. Geen e-mail, geen Google, helemaal

niets. Dat is nogal wat voor iemand die aan het roer stond van www.startpagina.nl.

Wat doet dat met je?

Op het seminar ‘Nooit meer een volle inbox!’ staan zij samen op het podium en geven u

een overvolle gereedschapskist om veel tijdwinst te behalen met e-mail. In dit miniboekje

vindt u vast een voorproefje: enkele tips, columns van Taco en een paper van Jim. Zo

kunt u vast een begin maken met het leegmaken van uw inbox. En daarmee uw hoofd.

Veel leesplezier!

DenkProducties

www.volleinbox.nl


4


5

Taco Oosterkamp is expert in slimmer werken. In

zijn boek ‘Elke dag je hoofd en inbox leeg’ beschrijft

hij onder andere hoe u Outlook zo inricht dat u

supersnel en efficiënt uw mail en taken verwerkt.

Taco richtte het bureau meereffect op, waarmee

hij managers traint/coacht in het – dramatisch –

verhogen van hun productiviteit.

Hij geeft u tijdens het seminar een rondleiding

langs alle geheime functies en sluiproutes van

Outlook. U kent nog maar een fractie van de

mogelijkheden om sneller en slimmer te mailen.

Taco Oosterkamp is hard op weg de nieuwe timemanagementgoeroe van Nederland te worden. Dagblad de Stentor


6


7

Slimmer werken krijgt door Jim Stolze een gezicht en we kijken na zijn bezoek met een andere blik naar onze inbox. Elisabeth Verheijen, PR Adviseur bij Het PR Bureau.

Jim Stolze schreef de bestseller ‘Hoe overleef ik

mijn inbox?’. Hij onderging daarvoor een bijzonder

expe riment: gedurende 40 dagen trok hij de stekker

uit zijn mailbox en alle andere internetactiviteiten.

Dat is hele opgave voor iemand die jarenlang aan

het hoofd stond van www.startpagina.nl. Tijdens

het seminar gaat Jim in op de Grote Vragen rond

e-mail: hoe kunt u uw collega’s (her)opvoeden? Hoe

ontdoet u uw mailbox van allerlei futiliteiten en wis-

se wasjes? Hoe maakt u van e-mail weer de ‘produc-

ti v i teitsverbeteraar’ waar het ooit voor bedacht is?


8

Ik ben de afgelopen weken 150 managers bij

een groot Nederlands bedrijf aan het chanteren.

Komende vrijdag stap ik namelijk met een bos

bloemen, een taart en een hotelbon in de auto,

rij ik naar het werkadres van een nietsvermoedende

professional van dat bedrijf en ga ik zijn of haar

werkplek inspecteren.

Wie het precies wordt weet ik nu nog niet. Dat laat ik

de computer bepalen vlak voor ik weg rij. Ik weet al

wel wat ik ga inspecteren: of de gelukkige geen mail

ouder dan 36 uur in haar Outlook inbox heeft staan,

of ze een zogenaamde Wachten Op Lijst bijhoudt en

of haar Agenda en Takenlijst op orde zijn. Zo niet,

dan ook geen cadeaus.

Die dingen zijn namelijk de beste manieren om met

e-mail om te gaan. En in het seminar wat ik vorige

maand bij datzelfde bedrijf hield, heb ik in een uurtje

uitgelegd hoe dat werkt en wat voor voordelen het

heeft. Iedereen ging de zaal uit met een exemplaar

van mijn boek, een stukje software om Outlook

automatisch goed in te richten, een abonnement

op een website met kleine videootjes waarin ik het

nog een keer uitleg en een heleboel andere on-line

ondersteuning achteraf.


9

En nu ga ik de gelukkige blij maken met een

e-mailloos weekend voor twee personen in een

vijfsterrenhotel (Als je geen e-mail hebt is het wel

zo leuk om met z’n tweeën te gaan, natuurlijk).

‘Te veel e-mail’ is ondertussen zo’n beetje klacht

numero 1 in het moderne leven. Op de voet

gevolgd door ‘geen tijd meer voor m’n echte

werk’. En het frappante is, dat Outlook een

ongelofelijke hoeveelheid mogelijkheden heeft

om die e-mailstroom in veel soepeler banen te

geleiden, maar dat bijna niemand weet hoe je

die tools ook gebruikt (“Tjonge Taco, dat is totaal

nieuw voor me - dat dat kan.”).

Maar dat is nog niet het enige: als ik het eenmaal

heb laten zien en uitgelegd blijkt het nog steeds

lastig te zijn om wat tijd vrij te maken om er écht

mee te gaan werken.

En nu ben ik dus heel benieuwd of ik die bloemen,

taart en bon met recht kan overhandigen aan een

blije manager. Dat zou een mooi begin van de

zomer zijn.

colu

mn

taco o

osterkam

p

Alt+F1

Verbergen en tonen van het

Navigatiedeelvenster in Outlook


10

Computers zouden zorgen voor het paperless office. En ook voor zoveel

vrije tijd, dat we van verveling niet meer zouden weten wat we moesten

doen. In principe zijn die voorspellingen wel uitgekomen, maar dan

precies in de tegenovergestelde richting: ik zie bij veel klanten meer

papier dan ooit tevoren en het woord ‘onthaasten’ staat ook niet voor

niks in de Dikke Van Dale.

Ik weet natuurlijk niet hoe het met u persoonlijk zit, maar bijna alle collega-

ondernemers die ik ken zouden best wat extra tijd kunnen gebruiken, of wat

extra rust. Helaas is minder doen niet echt een eenvoudige optie in een

wereld met wereldwijde concurrentie, veeleisende klanten en een overheid

die nieuwe regelgeving over ons uitstort zoals Prins Carnaval confetti.

Het leuke van het MKB is dat u zelf een heleboel invloed heeft op hoe

slim er gewerkt wordt. Want daar zal het dan toch van moeten komen:

colu

mn

taco o

osterkam

p


11

met minder tijd meer bereiken. Bij marketing

hebben we daar sinds het boekje van Karen Romme

zelfs een aparte naam voor: calimeromarketing.

Maar wat voor marketing geldt, geldt overal: als het

slimmer kan — waarom dan niet? De hamvraag:

hoe krijg ik die grijze cellen in beweging?

Een boer vertelde me ooit met veel plezier het verhaal

van een student uit de stad die bij hem vakantiewerk

kwam doen. Dat leek een tricky combinatie, totdat

deze jongen één baal stro onder de balenpers op de

grond liet liggen. De volgende baal viel daar netjes

bovenop, zodat deze bolleboos minder diep hoefde

te bukken. Wie lui is moet slim zijn. En vaak is de

verbetering te vinden in kleine dingen.

U kunt ook de beschikbare tijd inkorten. Stel dat

u nooit meer mag overwerken. Hoe zou dat dan

moeten? Wat zou u veranderen om dat vol te

houden? Of wanneer u uzelf nog maar één uur de

tijd geeft voor een klus, in plaats van de gebruikelijke

drie uur, wat zou u dan doen om dat doel te halen?

Een tijdje in de gaten houden waar de bottlenecks

in uw eigen werkproces zitten levert vast genoeg

aanknopingspunten om dingen te verbeteren. Bij

veel kenniswerkers zal het dan gaan om het elke

dag sneller leegmaken van de e-mail inbox. Dat

kan gelukkig heel goed met Outlook.

Nee, hard werken alleen is niet genoeg. Dan was

u allang rijk geweest en had u vast andere dingen

gedaan met deze 5 minuten.

Alt+F2

Verbergen en tonen van de

Takenbalk in Outlook


12

pap

er jim sto

lze

Volgens internetdeskundige Jim Stolze is het tijd voor wat meer gezond

verstand in internetland. “We kunnen de televisie niet aanzetten of we worden

geïnformeerd over gezond eten, calorieën tellen en verantwoord omgaan met

onze voeding. Als we met een zelfde urgentie kijken naar de manier waarop we

digitaal communiceren, kunnen we Nederland ook bevrijden van de wurggreep

die e-mail heet. Het is tijd dat met name kantoormedewerkers serieus gaan

kijken naar hun e-maildieet.”


13

Niet meer, maar slimmer mailenBrits onderzoek toont aan dat op een gemiddelde werkdag

ongeveer een uur arbeidsproductiviteit wordt verprutst doordat

medewerkers niet hebben geleerd om te filteren, zich overvallen

voelen door de hoeveelheid informatie en er nooit gesproken is

over email-etiquette bij het bedrijf.

“Dat bedoel ik ook met gezond verstand. Meer dan 70% van

de ondervraagden vindt dat zijn collega te veel mails verstuurd.

Grappig dat men dus wel klaagt als men de ‘ontvanger’ is, maar

dat direct vergeten wordt zodra men de rol van ‘verzender’

aanneemt. Het slachtoffer is dus wel degelijk tegelijkertijd

dader.”

Gezond verstand zou je moeten helpen om te beoordelen

wanneer je een e-mail juist wel of niet moet versturen. Stolze

ontwikkelde een speciale placemat waarop tips staan om niet

teveel of te onduidelijk te versturen. Want daar zit de crux: hoe

slechter jij mailt, hoe meer mail je terugkrijgt. Klagen over een

volle inbox is dus voor een deel klagen over jezelf.

Tips bij het versturenE-mail is een prachtig medium om jouw document of

boodschap bij iemand anders te krijgen, terwijl je tijd en plaats

overbrugt. Toch is er een set ongeschreven regels waar je

rekening mee moet houden zodat jouw e-mail iets verduidelijkt

en niet vertroebelt. De volgende tips komen uit het boek ‘Hoe

overleef ik mijn Inbox?’:


14

Tip #14: de ideale e-mail… lengte doet ertoe

Het klinkt misschien wat vreemd, maar sommige mensen roepen

zelf een volle mailbox over zich af. Hun e-mailberichten zijn dan

vaak te kort of onduidelijk. Op die manier werkt e-mail alleen maar

averechts. Probeer iets meer tijd te steken in het opstellen van je

berichten. Maak je duidelijk wat je wilt? Geef je antwoord op de

vraag? Ben je concreet genoeg? Mailtjes met het bericht: ‘Ja, dat

ga ik doen,’ hebben een heel ander effect op de ontvanger dan: ‘Ik

heb het gedaan.’ Het ene voorbeeld vraag om een nieuwe vraag,

het andere voorbeeld sluit de kwestie.

Een ander punt: hoe lang moet een e-mail zijn? Het moet in elk

geval geen eenregelig mailtje zijn. Afgezien van mailtjes zoals:

‘Ik ben even naar het postkantoor,’ roepen ultrakorte mailtjes

meer vragen op dan ze beantwoorden. De ontvangende partij

kan de summiere boodschap bijvoorbeeld verkeerd interpreteren,

waardoor een misverstand ontstaat. Of de ontvanger kan (via

e-mail) om een verduidelijking vragen, wat dus weer leidt tot extra

mailverkeer. Een e-mail langer dan vier alinea’s zit weer aan de

andere kant van het spectrum. Vraag je heel serieus af of je wel

zo veel tekst wilt versturen. In de praktijk worden alleen de eerste

paar alinea’s gelezen en vervolgens wordt met de muis naar

beneden gescrold. Sowieso is het beter om niet te mailen als je

zo’n verhaal kwijt moet. Ga gewoon lekker langs of bel de persoon

in kwestie op.


15

Tip #15: kies je onderwerpregel

Zorg dat je bij het opstellen van een e-mailbericht al in

de onderwerpregel duidelijk maakt wat de intentie van je

e-mailbericht is. Dat kan met woorden: “Spoed: gegevens van

je belastingaangifte,” of: “Leuk: foto’s vakantie.” Nog slimmer

is echter om met de mensen met wie je vaak mailt afspraken

te maken over hoe je de titels gebruikt. In sommige bedrijven

is er zelfs beleid opgesteld waarin beschreven staat hoe iedere

medewerker met e-mail om hoort te gaan.

Kantoor-padvindersboek

Als je op kantoor werkt, kun je bijvoorbeeld onderling een

‘air’- afspraak maken: A = voor actie vereist, I = ter informatie

en R = reactie gewenst op termijn. Op die manier kan de

ontvangende partij zijn inbox scannen om te zien welke

berichten de hoogste prioriteit verdienen, welke hij nog even

moet bewaren en welke e-mails na lezing het archief

in kunnen.

Tip #17: verstuurd geen ongevraagde CC’s

Op kantoor is het een beruchte strategie: zodra een

e-mailconversatie moeilijk dreigt te worden, wordt terloops

een sluw gekozen hogergeplaatste ingekopieerd. Het is alsof

de verzender op dat moment hulp gaat vragen bij zijn grote

broer. De ontvanger zal zich niet laten kennen en zijn e-mail

ook weer ‘reply to all’ verzenden, inclusief hogergeplaatsten.

Geen wonder dat iedereen klaagt over de CC-cultuur.

pap

er jim sto

lze


16

De betekenis van CC gaat terug naar de tijd van de typemachine

met carbonpapier. Door zo’n velletje te gebruiken kon je

eenvoudig ‘doorslagen’ maken, die ‘carbon copieën’ werden

genoemd. Tegenwoordig wordt een CC ook wel ‘copy conform’

(volgens afspraak) genoemd. Wanneer iemand letterlijk heeft

gevraagd om een CC, is er niet zo veel mis mee. Sterker nog,

soms is het fijn om CC’s te zien verschijnen, want daardoor blijf je

op de hoogte zonder dat je verplicht bent om aan de conversatie

deel te nemen.

Linda Stone, ex-manager bij Microsoft, waar zij verantwoordelijk

was voor de bedrijfscultuur, raadt ten zeerste af om op CC’s te

reageren. Volgens Stone is een CC een e-mail die uit beleefdheid

is verzonden en frustreer je de boel alleen maar als je je ermee

gaat bemoeien. Veel managers hebben tegenwoordig een

berichtregel (filter) in Outlook aangemaakt die ervoor zorgt dat

CC’s automatisch naar een apart mapje

worden verplaatst. Op die manier verstoren ze de gewone

e-mailcorrespondentie niet en kun je later op de dag even lezen

wat jou allemaal ‘uit beleefdheid’ is toegezonden.

bcc

Een variant op de CC is de bcc, waarbij de B voor ‘blind’ staat,

omdat de originele ontvanger niet ziet dat een andere persoon

meeleest. Een bcc heeft over het algemeen iets stiekems, je doet

net alsof je een geheimpje doorvertelt. Als je per se iets wilt delen

zonder dat de andere ontvanger dat ziet, kun je je al verzonden

e-mail alsnog naar die andere persoon doorsturen (forwarden).

Zet er dan wel bij wat je van die persoon verwacht.


17

Tips bij het ontvangenBen jij iemand die graag mailtjes bewaard, voor wie de inbox een

soort bureaublad is, een overzicht van de dingen waar je mee bezig

bent? Dan is deze tip waarschijnlijk speciaal voor jou. Door telkens

door je inbox heen en weer te scrollen verspil je nuttige energie

en kostbare tijd. De beste manier om te overleven in de digitale

jungle komt van Merlin Mann (43folder.com). Hij heeft een techniek

ontwikkeld die je in staat stelt om zo effectief mogelijk met al het

binnenkomende mailverkeer om te gaan. Die methode heet inbox

zero.

Volgens inbox zero laat je geen mailtjes in je inbox staan. Zodra er

een mail binnenkomt, moet je deze direct verwerken. Doordat je

meteen een beslissing neemt over de binnengekomen berichten

voorkom je dat je telkens dezelfde mailtjes bekijkt en je afvraagt wat

je daar ook alweer mee moet doen. De grootste problemen lijken te

ontstaan in mailboxen waarin je moet scrollen.

Een mail verwerken betekent niet per definitie dat je hem moet

beantwoorden. Je kunt vijf dingen met een e-mailbericht doen.

1. Verwijderen/achiveren

De meeste mailtjes vallen in deze categorie. Meestal ‘hoef’ je niks

met een mailtje. Door het te verwijderen of naar een doorzoekbaar

archief te verplaatsen ben je alweer klaar voor de volgende mail.

Laat hem dus niet in je inbox staan! Elke keer dat je hem tegen zou

komen, is dat zonde van je kostbare tijd.

pap

er jim sto

lze


18

2. Doorsturen (delegeren)

Als het mailtje niet verwijderd is, doet het er blijkbaar toe. Maar

ben jij het eindstation van deze mail? Pas op dat je niet als

een hondje van Pavlov bij elke mail gaat kwijlen. Ben jij niet de

aangewezen persoon om de taak uit voeren, dan zul je de actie

moeten delegeren. Het doorsturen van de mail naar de juiste

persoon zorgt ervoor dat hij weg is uit jouw inbox. Het is overigens

wel handig om een systeem te hebben waarmee je de voortgang

van dit soort doorgestuurde acties kunt bewaken, een zogenaamde

waiting for-lijst.

3. Antwoorden

Als je de mail niet hebt doorgestuurd, ben jij blijkbaar de ideale

persoon om de mail te behandelen. Als het een korte vraag is of

een verzoek om input, kun je dat het best meteen doen. Het zal je

trouwens verbazen hoe vaak dezelfde soort vragen worden

gesteld. Echte mailtijgers hebben dan ook een lijstje met

standaardantwoorden klaar dat ze gebruiken in combinatie met

een persoonlijke aanhef in hun antwoord. Programma’s zoals

Outlook en Gmail kennen zulke sjablonen (snippets) en het kan je

heel veel tijd schelen als je die slim inzet.

4. Uitstellen (later)

Niet alle mailtjes zijn met een paar regels of een standaardtekst

te beantwoorden. Vaak wil je er even de tijd voor nemen of wacht

je nog op de reactie van iemand anders. In dit geval verplaats je

het bericht van je inbox naar een andere map. Sommige mensen

noemen die map ‘te beantwoorden’, of ze koppelen er in Outlook

een taak aan. Ook zijn er mensen die projecten in mapjes

bewaren; dan kun je deze mail dus naar dat specifieke mapje

verplaatsen. Wanneer ga je het bericht dan wel beantwoorden?


19

pap

er jim sto

lze

Dat zet je op je planning. Dat kan in een papieren agenda,

een weekplanning of bijvoorbeeld je online kalender. Uitstellen

betekent dus niet dat je een mailtje verstopt! Het gaat erom dat

de aanleiding uit je inbox verdwijnt en dat je het juiste moment

gebruikt om hem op te volgen.

5. Doen (nu)

Het leukste is in deze opsomming voor het laatst bewaard.

Niets is lekkerder dan een mailtje direct oppakken, uitvoeren en

triomfantelijk antwoorden dat het klaar is. Als een taak ongeveer

5 minuten kost, voer je hem direct uit! Als het langer gaat duren,

kun je beter voor ‘uitstellen’ kiezen.

Wees streng voor jezelf. Eén uitzondering en je mailbox zal weer

langzaam dichtgroeien. Dwing jezelf bij elke nieuwe e-mail om

een keus te maken. Dat zal je er ook van weerhouden om telkens

je e-mail te ‘checken’. In dat geval kijk je namelijk alleen even wat

er binnenkomt, maar het is beter om direct actie te ondernemen

– je maakt het jezelf dan een stuk makkelijker.


20

Vanwege mijn vak denk ik regelmatig na over mijn eigen werk.

Hoe het gaat en hoe het beter kan natuurlijk. Eén van de

dingen die ik de afgelopen jaren heb gefikst is het overleggen

met mijn medewerkers. Om hun werk goed te kunnen doen

hebben ze nu en dan mijn input of beslissing nodig. En verder

wil ik graag horen hoe dingen gaan en weten wanneer ik ze

kan stimuleren met wat extra hulp, ideeën of aanscherping.

Goed communiceren dus. Maar toch is ‘open-door

management’ niet aan mij besteed. Het concept dat je als

leidinggevende altijd je deur open laat staan om binnen te

lopen is volgens mij geïntroduceerd door een manager die zijn

werkelijke roeping als maatschappelijk werker of therapeut was

misgelopen. Fulltime communiceren met je team is funest voor

de kwaliteit.

Teamleden die weten dat ze op elk gewenst moment kunnen

overleggen, zullen veel te afhankelijk worden van hun

leidinggevende. Dat is niet alleen slecht voor de leidinggevende,

maar ook voor de medewerker. Ik leer mijn mensen liever om in

de loop van de tijd steeds grotere knopen zelf door te hakken en

slimme oplossingen te verzinnen.

Daarom werken wij niet alleen met zeer beperkte overlegtijd,

maar ook met de eis van ‘ja/nee mails’. Praktisch elke nieuwe

medewerker begint e-mails te sturen waarin één of ander


21

probleem wordt geschetst met daarna de vraag

wat we eraan zullen doen. Maar in mijn bedrijf

betalen mijn medewerkers mij niet om hun

problemen op te lossen, maar betaal ik hen

wel om mijn problemen op te lossen. En dus

antwoord ik vriendelijk met de vraag om een

zogenaamd ja/nee mailtje te formuleren.

In een ja/nee mailtje wordt het probleem

geschetst, maar komt de afzender daarna

meteen met een mogelijke oplossing die hij

of zij zou aanraden. “Taco, het hotel waar we

volgende maand training geven is niet heel

handig te bereiken per openbaar vervoer. Ik

stel voor dat we een taxibusje laten rijden voor

onze deelnemers - dat kost ons ongeveer 500

euro. Is dat oké?”

Dat soort mails zijn voor mij veel sneller

te beantwoorden. Ik hoef alleen ‘ja’ of ‘nee’

te zeggen en kan het dan weer uit m’n

hoofd zetten. Op deze manier kost e-mail

beantwoorden mij veel minder tijd, groeit mijn

team steeds verder qua verantwoordelijkheid

en heb ik zelf tijd vrij om lekker inhoudelijk

aan nieuwe dingen te bouwen of dromen

te dromen. En dat is dan precies waar ik als

ondernemer wèl voor word betaald.

Ctrl+1

E-mail weergeven(vanuit bijv. Agenda)

colu

mn

taco o

osterkam

p


22

Jaren geleden al had ik eens bedacht dat ik later graag twee

werkruimtes wilde hebben. Eén voor routinewerk en één voor

het bedenken en maken van nieuwe dingen.

En nu ik die boeken heb gelezen snap ik nog beter waarom.

Als je tijdens je creatieve werk steeds wordt afgeleid door

rompslomp, gaat de flow er al snel uit.

Maar nu de afgelopen jaren het Nieuwe Werken ook diep

is doorgedrongen in mijn bestaan (ik schrijf dit in een

hotelkamer in Londen), is de werkruimte voor mij niet meer zo

bepalend, maar eerder de lijst met dingen om te doen.

En dus heb ik mijn takenlijst nu opgesplitst in twee

afzonderlijke lijsten: één met regelklusjes (“batterij camera

opladen”) en één met creatief werk (“nieuwe Microsoft

column schrijven”).

De afgelopen weken heb ik een aantal boeken gelezen over hoe

hersenen werken. Best cool om na bijna 40 decennia eindelijk eens

een handleiding te lezen over een lichaamsdeel wat je zo beïnvloedt.


23

Zo kan ik ‘s ochtends even fluks door alle administratieve

rompslomp kijken en aanvinken welke taken ik daarvan

vandaag wil doen. In de loop van een dag kan ik die taken

afwerken, bijvoorbeeld in een uurtje achter elkaar.

De rest van de dag kan ik mijn aandacht zo volledig mogelijk

richten op de dingen waar ik écht voor wordt betaald:

artikelen en boeken schrijven, software ontwerpen en

natuurlijk slimme trucjes uitvinden in Outlook, zoals het

werken met een extra takenlijst.

Die kun je trouwens aanmaken met Ctrl+Shift+E (vergeet

niet om de optie ‘Takenlijst’ te kiezen). Dat kun je nu

meteen binnen 1 minuut doen, dan is dat ook maar vast

weer geregeld en kun je verder met dat waar jíj voor betaald

wordt.

colu

mn

taco o

osterkam

p

Ctrl+2

Agenda weergeven(vanuit bijv. E-mail)


24

En toen herontdekte ik een paar jaar geleden het werk van Mihaly

Csikszentmihalyi. Deze Hongaarse professor in de psychologie

deed in de jaren zeventig een onderzoek naar de geluksbeleving

van mensen. Als je meedeed in zijn onderzoek kreeg je een pieper

mee. Elke keer dat het apparaat ging piepen vulde je een vragenlijst

in over hoe je je voelde en wat je aan het doen was.

Zijn conclusie? Mensen die geconcentreerd en intensief aan het

werk zijn, voelen zich het gelukkigst. Hij noemde dit ‘flow’, omdat

het lijkt op meegenomen worden in een stroom water. Datzelfde

fenomeen kom je bijvoorbeeld ook tegen bij sporters, musici en

comedians.

En wat kunnen wij ondernemers doen om in flow te werken?

Volgens mij hangt het erg van uw persoonlijkheid af; verschillende

mensen werken op verschillende manieren. Dus is het handig om

eerst in de gaten te krijgen wanneer u al automatisch in flow werkt.

Hebt u last van hetzelfde probleem als ik? Op sommige dagen ben ik

hyperproductief, maar op andere dagen lijkt het alsof ik de hele dag

door stroop moet waden. Dat vind ik niet alleen frustrerend, het is

ook niet goed voor het werk dat ik wil doen.


25

Ik heb dat zelf bijvoorbeeld als ik langere tijd geconcentreerd

aan één ding kan werken. Nu ik dat weet, kan ik erop

plannen. Dus was ik afgelopen januari een week in

Zwitserland om voor m’n nieuwe website tientallen korte

video’s over slimmer werken met Outlook op te nemen. Dat

had ik misschien ook op kantoor kunnen doen, maar door

ergens anders te gaan zitten raak ik heel veel afleiding kwijt

en kan ik veel sneller werken. Daar heb ik lol in, dus gaat het

gemakkelijker en werk ik niet alleen effectiever, maar ook met

meer plezier. In flow dus.

En hoe werkt u het beste? Misschien dat u juist veel drukte

om u heen nodig hebt, of heel veel afwisseling om echt in

flow te komen. Het mooie van ondernemer zijn is dat u

uiteindelijk zèlf de kans hebt om uw eigen werkomgeving

te scheppen. En als u meer in flow gaat werken, is dat goed

voor het hele bedrijf.

colu

mn

taco o

osterkam

p

Ctrl+Shift+E

Maak nieuwe map aan in Outlook


26

Fantastisch. Ik start nu!Robert de Winter, manager, KvK Rotterdam

Geweldig veel tips, nu aan de slag!Janine Ritzen, Rabobank Dommelstreek

Vele inzichten om weer overzicht en plezier te creëren. Dankjewel.Kees de Bie, manager nipa perf, KPN

Soms is het leven zo simpel, mits je ogen open zijn.Rombout Mastenbroek, senior engineer, Nedtrain

Satisfaction! Een vol hoofd van alle aangereikte tips en tools. Zin in actie!Nathalie Sanchez Baena-Daalhuizen, manager/strategisch adviseur, Belastingdienst

Zeer goede inhoud, heeft mijn verwachtingen overtoffen.Marjolein van Leeuwen, HR assistent, De Nederlansche Bank

Zeer inspirerende dag. Morgen meteen aan de slag!Ellis Gobel, supervisor, KPN

Deelnemers aan de vorige editie van ‘Nooit meer een volle inbox’

vonden er het volgende van:


27

Nooit meer een

Kijk op www.volleinbox.nl voor alle informatie over het seminar, de locatie en veel extra’s.

Het seminar ‘Nooit meer een volle inbox!’ is

bomvol. Van Taco en Jim leert u onder andere:

• waarom een mailbox geen to-do list is

• hoe u het reply to all virus stopt

• hoe u drie keer zo snel uw mail verwerkt

• typen zonder te typen

• dat u ja/nee mails kunt eisen van uw collega’s

• wat te doen als uw collega (of baas) de

grootste spammer is

Nerd-expo

Daarnaast is er een heuse Nerd-expo. Wizz-

kids-met-sociale-vaardigheden laten u de beste

(gratis!) online hulpprogrammaatjes zien

waarmee u ernstig veel tijd kunt besparen. Ooit

gehoord van Evernote, Yammer, Tweetdeck of

Fingertips? Na dit seminar gaat u ze meteen

downloaden. Superhandig!

Inclusief Kluizenaarsochtend

Kent u dat? U bent naar een seminar geweest

en komt de volgende dag met een fris hoofd en

vol goede moed naar kantoor. U wilt meteen

aan de slag, opent u e-mail en … 64 nieuwe

berichten. Als u niet oplet verliezen u mooie

plannen het van de waan van de dag.

Daar hebben we wat op gevonden: de

Kluizenaarsochtend. Die werkt als volgt:

• U laat op kantoor weten dat u de ochtend

na het seminar niet bereikbaar bent. U mag

veinzen dat het seminar anderhalve dag

duurt. Onze telefonistes weten ervan.

• U krijgt een kant en klaar plan mee waarmee

u ongestoord de belangrijkste stappen naar

een bullshit-vrije inbox zet.

• Taco en Jim zijn de hele ochtend beschikbaar

als uw virtuele coaches. U kunt ze mailen en

krijgt per omgaande antwoord.

• Aan het einde van de ochtend heeft u de

stortvloed aan e-mail ingedamd tot een

overzichtelijk stroompje relevante en nuttige

berichten. Heerlijk!

Voor elke deelnemer:

2 boeken + video-abonnement

Uiteraard krijgt u de boeken van Taco en

Jim mee naar huis. Daarnaast krijgt u een

jaarabonnement op de Outlookvideo’s van

Taco t.w.v. 149 euro. Alle Outlook-tips-en-trucs

komen hierin voorbij.


Postvak In (0). Het kan! In het seminar ‘Nooit meer een

volle inbox!’ leert u ultrasnel uw mail verwerken en maakt

u kennis met sluipwegen en geheime functies in Outlook.

Maar u pakt ook de e-mailcultuur in uw organisatie aan.

E-mail is namelijk alleen voor ‘communicatie’ en niet

voor ‘ conversatie’. Het wordt hoog tijd dat uw collega’s

(en uw baas!) dat ook beseffen!

In dit miniboekje vindt u vast een voorproefje op het

seminar: enkele tips, columns van Taco Oosterkamp en

een paper van Jim Stolze. Zij weten wel raad met een

volle inbox.

www.volleinbox.nl

1 uur per dag bespaargarantie!Als u de inzichten uit het seminar ’Nooit meer een volle

inbox!’ toepast, garanderen we dat u 1 uur werktijd per

dag kunt besparen. U mailt -minimaal- twee keer zo slim

en creëert daarmee tijd voor dingen die écht belangrijk

zijn in uw werk. Heeft u na het toepassen van de lessen

uit dit seminar onvoldoende tijd bespaard? Dan krijgt u

gewoon uw geld terug.

(Bluf? Nou nee. Dit programma maakt het waar. Er is nog

geen deelnemer geweest die een beroep heeft willen doen

op deze garantie. Dat zegt wel iets over het seminar.)


Documents

Miniboekje Nooit meer een volle inbox