MINISTERIO DE ENERGIA Y MINAS RESOLUCION SECRETARIAL Social/MAPRO... · 2015-03-20 · Conflictos Sociales, provenientes de las actividades extractivas desarrolladas en el sector

X- 2 930-\rÿlCADet

MINISTERIO DE ENERGIA Y MINAS

RESOLUCION SECRETARIALffa. 007-20 15-MEtfS EG

-Sriÿr sf

Lima> 1 3 MAR, 2015VISTO: El Informe N° 008-2015-MINEM-OGGS/EPF, referido al Manual de

Procedimientos de la Oficina General de Gestión Social del Ministerio de Energía yMinas.

CONSIDERANDO:

Que, mediante Decreto Supremo N° 031-2007-EM se aprobó elReglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Energía y Minas y susmodificatorias;

Que, con Resolución Ministerial N° 103-2011-MEM/DM, se aprobó elManual de Organización y Funciones del Ministerio de Energía y Minas;

Que, con la finalidad de contar con los documentos de gestión y procedercon la organización de la Oficina General de Gestión Social, se procedió con laelaboración del Manual de Procedimientos de la Oficina General de Gestión Social;

Que, el Manual de Procedimientos (MAPRO) es un documento descriptivoy de sistematización normativa, teniendo también un carácter instructivo e informativoque contiene y describe las acciones que se realizan en la ejecución de losprocedimientos de la Oficina General de Gestión Social, generados por elcumplimiento de las disposiciones contenidas en el Reglamento de Organización yFunciones del Ministerio de Energía y Minas y las normas sustantivas que regulan lascompetencias de la mencionada Oficina General;

Que, dicho documento ha sido elaborado en coordinación con la OficinaGeneral de Planeamiento y Presupuesto a través de la Oficina de DesarrolloInstitucional y Coordinación Regional, manteniendo la estructura del Manual deProcedimientos indicada en el numeral 4.3.1 de la Directiva N° 005-2013-MEM/SEG"Procedimiento para la elaboración, aprobación y actualización de los Manuales deProcedimientos del Ministerio de Energía y Minas", aprobada mediante ResoluciónSecretarial N° 015-2013-MEM/SEG;

Que, según lo indicado en el numeral 4.5.1 de la indicada Directiva,concordante con el numeral 7.3 de la Directiva N° 002-77-INAP/DNR, la elaboraciónde los Manuales de Procedimientos corresponde a las oficinas responsables de laejecución del proceso al cual se refiere el procedimiento;

Que, de acuerdo con lo establecido en el numeral 5.2.2 de la Directiva N°005-2013-MEM/SEG "Procedimiento para la elaboración, aprobación y actualizaciónde los Manuales de Procedimientos del Ministerio de Energía y Minas" el Manual deProcedimientos (MAPRO) de la Oficina General de Gestión Social debe ser aprobadomediante resolución de la Secretaría General;

Con las visaciones del Director General de la Oficina Genera! de GestiónSocial, del Director General de la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto ydel Director General de la Oficina General de Asesoría Jurídica del Ministerio deEnergía y Minas;

De conformidad con ei Decreto Ley N° 25962 - Ley Orgánica del SectorEnergía y Minas, y el Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio deEnergía y Minas aprobado mediante Decreto Supremo N° 031-2007-EM y susmodificatorias;

SE RESUELVE:

ARTICULO 1o:- Aprobar el "Manual de Procedimientos de la OficinaGeneral de Gestión Social", el que forma parte integrante de la presente Resolución.

ARTÍCULO 2o.- El Director General de la Oficina General de GestiónSocial queda facultado a actualizar permanentemente el Manual de Procedimientos dela Oficina General a su cargo.

ARTICULO 3o.- Disponer que la Oficina de Informática de la OficinaGeneral de Administración publique la presente resolución y el Manual deProcedimientos de la Oficina General de Gestión Social que se aprueba en el artículo1o precedente, en el portal web del Ministerio de Energía y Minas.

Regístrese y Comuniqúese.

jmÿboSHSCOSW

Vigencia: Versión:

Acción Fecha

Elaborado por:

Supervisado por:

Revisado por:

Aprobado por:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA GENERAL DE GESTIÓN SOCIAL

1

Firma

SECRETARIO GENERAL

OFICINA GENERAL DE GESTIÓN SOCIAL

OFICINA GENERAL DE GESTIÓN SOCIAL

DIRECTOR DE LA OFICINA DE DESARROLLO INSTITUCIONAL Y COORDINACION REGIONAL

MINISTERIO DE ENERGIA Y MINAS

INDICE

Contenido Página

Introducción 3

Generalidades 4

Objeto del Manual 4

Finalidad 4

Alcance 4

Aprobación y Actualización 4

Base Legal 5

Inventario de procedimientos de la Oficina General de Gestión Social 6

01. Elaboración de Informes Trimestrales de las acciones relacionadas a los conflictos sociales en el sector extractivo energético

7 - 8

02. Promoción y seguimiento de Planes de Responsabilidad Social en los ámbitos extractivo energéticos

9 - 11

03. Promoción y seguimiento de las mesas de trabajo para mantener relaciones armoniosas entre comunidades y empresas del sector extractivo energético

12 - 14

04. Promoción y seguimiento los mecanismos de Inversión Social en el sector extractivo energético

15 - 16

05. Implementación de programas de cooperación internacional en zonas extractivo energéticas

17 - 19

06. Elaboración del Presupuesto de la Dirección 20 - 21

07. Elaboración del Plan Operativo Institucional (POI) 22 - 23

08. Evaluación del Plan Operativo Institucional (POI) 24 - 25

09. Elaboración del Programa de Viajes y Supervisión de Rendiciones de Cuentas 26 - 28

10. Elaboración de Términos de Referencia para la Contratación de Servicios denominados Autónomos

29 - 30

11. Contratación de Personal mediante la modalidad de Contrato Administrativo de Servicios (CAS)

31 - 33

12. Adquisición de bienes o servicios por montos iguales o inferiores a tres (03) Unidades Impositivas Tributarias (UIT)

34 - 36

13. Elaboración de Normas Internas 37 - 39

Leyenda Flujograma 40

Glosario de Términos 41

2

INTRODUCCIÓN El Manual de Procedimientos de la Oficina General de Gestión Social es un documento descriptivo, gráfico y de sistematización normativa de carácter instructivo e informativo. Contiene en forma detallada las actividades que se siguen en la ejecución de los procesos generados para dar cumplimiento a las funciones que le corresponde ejecutar en concordancia con las disposiciones legales que regulan su accionar. Para la elaboración del Manual de Procedimientos de la Oficina General de Gestión Social se ha tenido en cuenta la Directiva N° 005-2013-MEM/SEG “Procedimientos para la Elaboración, Aprobación y Actualización de los Manuales de Procedimientos del Ministerio de Energía y Minas”, aprobada mediante Resolución Secretarial N° 015-2013-MEM/SEG. La descripción de los referidos procesos en el presente Manual no es rígida, los procesos pueden ser modificados por efecto de cambios en las disposiciones legales, así como por cambios tecnológicos o efectos de la racionalización o por mejora continua; por lo que la Oficina General de Gestión Social, debe mantener el compromiso de efectuar revisiones periódicas y realizar los ajustes del caso a efecto de mantenerlos actualizados permanentemente. En cuanto a su utilidad el presente Manual de Procedimientos servirá principalmente, como instrumento orientador para el desarrollo de las actividades de los procesos de la Oficina General de Gestión Social, así como para realizar estudios de simplificación y optimización administrativa, entre otros.

3

GENERALIDADES OBJETO DEL MANUAL El presente Manual tiene como objetivo establecer, y describir los procedimientos que se siguen en el desarrollo de los procesos de la Oficina General de Gestión Social, teniendo un carácter orientador, instructivo e informativo de las labores internas y administrativas, en cumplimiento de las funciones que le compete realizar al mencionado órgano, guardando coherencia con las disposiciones legales y administrativas. FINALIDAD Es finalidad del Manual de Procedimientos de la Oficina General de Gestión Social, contar con un documento que coadyuve al mejor logro de la gestión del mencionado órgano; significando que este Manual de Procedimientos debe ser el inicio de un proceso permanente de actualización y mejora continua. ALCANCE El presente Manual de Procedimientos alcanza a la Oficina General de Gestión Social del Ministerio de Energía y Minas. APROBACIÓN Y ACTUALIZACIÓN El presente Manual de Procedimientos deberá ser aprobado mediante Resolución Secretarial, conforme lo establece el numeral 5.2.2 de la Directiva N° 005-2013-MEM/SEG, aprobada mediante Resolución Secretarial N° 015-2013-MEM/SEG, dicho Manual será actualizado permanentemente por la Oficina General de Gestión Social.

4

BASE LEGAL 1. Ley Nº 27658, Ley Marco de Modernización del Estado.

2. Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.

3. Ley N° 28716, Ley de Control Interno de las Entidades del Estado. 4. Ley N° 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

5. Ley N° 27446, Ley del Sistema Nacional de Evaluación del Impacto Ambiental. 6. Decreto Supremo Nº 031-2007-EM, aprueba el Reglamento de Organización y

Funciones del Ministerio de Energía y Minas y sus modificatorias.

7. Resolución Ministerial Nº 103-2011-MEM/DM, aprueba el Manual de Organización y Funciones del Ministerio de Energía y Minas.

8. Resolución Jefatural Nº 059-77-INAP/DNR, aprueba la Directiva Nº 002-77-

INAP/DNR, Normas para la formulación de los Manuales de Procedimientos.

9. Resolución Secretarial Nº 015-2013-MEM/SEG, aprueba la Directiva Nº 005-2013-MEM/SEG “Procedimiento para la Elaboración, Aprobación y Actualización de los Manuales de Procedimientos del Ministerio de Energía y Minas”.

5

Procedimiento Código

Elaboración de Informes Trimestrales de las acciones relacionadas a los conflictos sociales en el sector extractivo energético

P/OGGS-01

Promoción y seguimiento de Planes de Responsabilidad Social en los ámbitos extractivo energéticos

P/OGGS-02

Promoción y seguimiento de las mesas de trabajo para mantener relaciones armoniosas entre comunidades y empresas del sector extractivo energético

P/OGGS-03

Promoción y seguimiento los mecanismos de Inversión Social en el sector extractivo energético

P/OGGS-04

Implementación de programas de cooperación internacional en zonas extractivo energéticas

P/OGGS-05

Elaboración del Presupuesto de la Dirección P/OGGS-06Elaboración del Plan Operativo Institucional (POI) P/OGGS-07Evaluación del Plan Operativo Institucional (POI) P/OGGS-08Elaboración del Programa de Viajes y Supervisión de Rendiciones de Cuentas P/OGGS-09Elaboración de Términos de Referencia para la Contratación de Servicios denominados Autónomos

P/OGGS-10

Contratación de Personal mediante la modalidad de Contrato Administrativo de Servicios (CAS)

P/OGGS-11

Adquisición de bienes o servicios por montos iguales o inferiores a tres (03) Unidades Impositivas Tributarias (UIT)

P/OGGS-12

Elaboración de Normas Internas P/OGGS-13

INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS

6

1.DENOMINACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Código: P/OGGS-01

2. FINALIDAD

A.B.

a.b.

14 DOCUMENTOS RESPONSABILIDAD

1.Correo electrónico solicitando

los informes de las actividades del trimestre

Especialista en Gestión Social

2. Jefe Zonal - OGGS

3.Especialista en G.S.

(descentralizado)


(descentralizado)




descentralizado

8.Especialista en Gestión

Social

9.Correo electrónico reiterando la solicitud de los informes de

actividades


10.Correo del Director General exhortando a Jefes Zonales

que envíen sus informes

Director General de Gestión Social



(descentralizado)




Social


Social

17. Informe Trimestral aprobadoDirector General de

Gestión Social

18.Responsable de

publicar informes - OGGS

19.Informe Trimestral publicado en la página web del MEM

Responsable de publicar informes -

OGGS

PROCEDIMIENTO

Elaboración de Informes Trimestrales de las accione s relacionadas a los conflictos sociales en el sector extractivo

energético

Informar trimestralmente a la ciudadanía, las acciones realizadas para la Prevención, Gestión y Solución deConflictos Sociales, provenientes de las actividades extractivas desarrolladas en el sector minero energético.

3. BASE LEGALDecreto Supremo Nº 031-2007-EM, que aprueba el ROF del Ministerio de Energía y Minas, artículo 51°, literal g).Ley 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

Informe Trimestral de las acciones relacionadas a conflictos sociales.

Cuando tiene la información de todas las zonas, el Especialista en Gestión Social revisa lainformación, adecua al formato de informe trimestral y da formato.

El Especialista en Gestión Social remite al Director General para su revisión.

El Director General de Gestión Social revisa y aprueba la publicación del informe.

Cuando recibe la información de su zona , el Jefe Zonal consolida la información detodos los especialistas.

5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

El Especialista en Gestión Social (descentralizado) remite la información de lasactividades al jefe zonal.

El Jefe Zonal envía la información de las actividades de la zona.

El Responsable de publicar informes adjunta carátula al Informe.

El Responsable de publicar informes publica el informe trimestral en la página web.

4. REQUISITOSInformación de las actividades realizadas en cada zona.

Formato de informe trimestral.

Al quinto día del mes siguiente, el Especialista en Gestión Social verifica que los JefesZonales hayan enviados sus informes.

El Especialista en Gestión Social (descentralizado) envía la información al Jefe Zonal.

El Jefe Zonal revisa la información recibida.

Si existen observaciones , el Jefe Zonal solicita la regularización de las observaciones.

El Director General de Gestión Social envía correo electrónico exhortando a los JefesZonales a que envíen la información solicitada.

El Jefe Zonal solicita información a los especialistas que faltan.

El Especialista en Gestión Social (descentralizado) realiza las acciones correctivasnecesarias. Luego continúa la actividad N° 4.Si no existen observaciones , puede ocurrir una o ambas de las siguientes actividades:

ACTIVIDAD

Necesidad de publicar informes trimestrales de las acciones realizadas por la OGGS.

Si se recibió todos los informes , continúa la actividad N° 15.Si no se recibió todos los informes , el Especialista en Gestión Social envía un correoelectrónico a los jefes zonales con copia al Director de la OGGS, reiterando el pedido dela información.

El Especialista en Gestión Social (G.S.), una semana antes de que termine el mes, solicitaa los Jefes Zonales mediante correo electrónico, que envíen sus informes de lasactividades desarrolladas durante el trimestre.El Jefe Zonal revisa el correo y solicita a los Especialistas de Gestión Social que están enoficinas descentralizadas, que informen en el plazo sobre las actividades realizadas en loscasos asignados.El Especialista en Gestión Social (descentralizado) recopila la información de lasactividades y completa el formato de informe.

Si el jefe zonal recibe información de los especialistas de su zona, continúa la actividad N° 13.

7

8


Código: P/OGGS-02

2. FINALIDAD

A.B.

C.

D.E.

a.b.



a los Jefes Zonales sus planes de R.S.

Especialista asignado a Responsabilidad Social


3.Oficios solicitando planes de

R.S. a las empresasJefe Zonal - OGGS

4. Secretaria de la OGGS

5.Director General de

Gestión Social

6.Planes de R.S. de empresas

de una zonaJefe Zonal - OGGS

7.Especialista asignado a Responsabilidad Social



10.Informe de los planes de R.S.

de la empresas seleccionadas



Gestión Social


a las empresas el primer informe de avance


13.Oficios solicitando avances

de la implementación de planes de R.S.

Jefe Zonal - OGGS




Si lo solicitado a las empresas fue el Avance de la implementación del Plan de R.S., continúa la actividad N° 14..

Si no se alcanza la meta mínima , el Especialista asignado a Responsabilidad Socialsolicita a los Jefes Zonales que faltan remitir su información, que reiteren la solicitud a lasempresas.El Jefe Zonal coordina con las empresas faltantes para que remitan su Plan de R.S., deser necesario solicita apoyo a los Especialistas en Gestión Social de las oficinasdescentralizadas. Cuando las empresas faltantes presentan su Plan, continúa la actividadN° 4.

Si se alcanza la meta mínima , el Especialista asignado a Responsabilidad Social elaborael informe de los Planes de Responsabilidad Social de las empresas seleccionadas.

El Director General de Gestión Social revisa el informe y ordena las acciones a adoptarpara su seguimiento.

Un mes antes del primer seguimiento de avances , el Especialista asignado aResponsabilidad Social envía correo electrónico a los Jefes Zonales para que soliciten alas empresas los avances de la implementación de planes de R.S..

Cuando las empresas presentan su Plan o Avance de implementación del Plan de R.S., laSecretaria de la OGGS recepciona y registra el expediente en el sistema.

El Director General de Gestión Social deriva el expediente al Jefe Zonal.

Si lo solicitado a las empresas fue su Plan de Responsabilida d Social , el Jefe Zonalconsolida la Información de los Planes de R.S. de su zona y los remite.Espera hasta la fecha del plazo otorgado, el Especialista asignado a ResponsabilidadSocial verifica que la cantidad de planes recibidos cumpla con la meta de Planes deResponsabilidad Social.

El Jefe Zonal elabora y firma Oficios solicitando los avances de la implementación dePlanes de R.S. a las empresas seleccionadas de su zona. Luego tramita la notificación delos oficios.

5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ACTIVIDAD

Necesidad de hacer seguimiento al Plan de Responsabilidad Social de las empresas.

Cuando el Avance de la implementación del Plan de R.S. llega a manos del JefeZonal , el Jefe Zonal consolida los avances de la implementación de Planes de R.S. de suzona.

El Jefe Zonal remite los avances de las empresas de su zona.

Se espera hasta la fecha del plazo otorgado , luego el Especialista asignado aResponsabilidad Social verifica los avances de implementación que se recibió de lasempresas seleccionadas.

El Especialista asignado a Responsabilidad Social envía correo electrónico a los JefesZonales para que soliciten a las empresas los planes de Responsabilidad Social para elaño en curso.

El Jefe Zonal elabora y firma Oficios solicitando a las empresas de su zona que fueronseleccionadas, presentar en el plazo de un mes, los Planes de Responsabilidad Social(R.S.). Luego tramita la notificación de los oficios.

Promoción de Planes de Responsabilidad Social

Seguimiento de Planes de Responsabilidad Social

Decreto Supremo N° 042-2003-EM, Establecen compromiso previo como requisito para el desarrollo deactividades mineras y normas complementarias, y sus modificatorias.

4. REQUISITOSInformación de las actividades de responsabilidad social de las empresas seleccionadas.

Información del cumplimiento de las actividades de responsabilidad social de las empresas seleccionadas.

Norma ISO 26000, Responsabilidad Social.

El Jefe Zonal determina en coordinación con el Dirección de OGGS las empresas a lasque se realizarán seguimiento.

PROCEDIMIENTO

Promoción y seguimiento de Planes de Responsabilida d Social en los ámbitos extractivo energéticos

Conocer y realizar el seguimiento de los mecanismos y acciones que utilizan las empresas del sector extractivoenergético en materia de Responsabilidad Social y Relaciones comunitarias para contribuir a fortalecer las relacionesarmoniosas con su entorno y promover el desarrollo sostenible de las comunidades que se encuentren en las zonasde influencia de los proyectos.

3. BASE LEGAL

Ley Nº 27506, Ley del Canon Minero y sus modificatorias.

Decreto Supremo Nº 031-2007-EM, que aprueba el ROF del Ministerio de Energía y Minas, artículo 51°, literal e).

Ley Nº 28258, Ley de Regalía Minera.

9

17 DOCUMENTOS RESPONSABILIDAD 5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

ACTIVIDAD

17.Solicitud reiterando a los

Jefes Zonales el informe de avances de su plan de R.S.



19.Primer informe de avance de la implementación del Plan de

R.S.



a las empresas el segundo informe de avance


21.Segundo informe de avance de implementación del Plan

de R.S.


Si no se recibieron los avances de todas las empresas seleccionadas , el Especialistaasignado a Responsabilidad Social solicita a los Jefes Zonales remitir el avance de laimplementación de los Planes de R.S..El Jefe Zonal coordina con las empresas faltantes para que remitan los avances de suPlan. Cuando las empresas faltantes presentan los avances de su Plan, continúa laactividad N° 4..

Informe de seguimiento al Plan de Responsabilidad Social de las empresas.

Un mes antes del segundo seguimiento de avances , el Especialista asignado aResponsabilidad Social envía correo electrónico a los Jefes Zonales para que soliciten alas empresas su segundo avance de la implementación de planes de R.S., luego continúala actividad N° 13.Si es el Segundo Informe , el Especialista asignado a Responsabilidad Social elabora ypresenta al Director de la OGGS el segundo informe de avance de la implementación delos Planes de R.S..

Si se recibieron los avances de todas las empresas seleccion adas , la siguienteactividad depende de si es el primer o segundo informe de seguimiento.Si es el Primer Informe , el Especialista asignado a Responsabilidad Social elabora ypresenta al Director de la OGGS el primer informe de avance de la implementación de losPlanes de R.S..

10

11


Código: P/OGGS-03

2. FINALIDAD

A.B.C.D.E.

F.

G.

a.b.


1.Secretaria de la

OGGS


Gestión Social

3.Especialista en Gestión Social






9.Documento invitando a los

actores a integrar la mesa de trabajo





(descentralizado)

13.Reglamento interno y Agenda

de trabajoEspecialista en Gestión Social

14.Integrantes de la mesa de trabajo

15.Solicitud a una entidad

competente para analizar la demanda del pedido

Integrantes de la mesa de trabajo



18.Compromiso de formulación

del Proyecto de InversiónIntegrantes de la mesa de trabajo

19. Compromiso de pago directoIntegrantes de la mesa de trabajo

Los Integrantes de la mesa de trabajo analizan la demanda del pedido o afectación.

Los Integrantes de la mesa de trabajo solicitan el análisis de la posible afectación a lasentidades competentes. Por lo general se solicita a una entidad del estado, pero conacuerdo de las partes podría ser una institución académica ya sea pública o privada o aun colegio profesional.Cuando se recibe el informe de la entidad competente, los Integrantes del espacio dediálogo determinan si el resultado del análisis realizado sustenta la atención del pedido.Si no es válido el sustento del pedido , continúa actividad N° 20.

El Especialista en Gestión Social de la oficina descentralizada entrega las invitaciones alos actores y hace firmar un cargo de recepción de la misma.El Especialista en Gestión Social participa en la instalación de la mesa de trabajo, dondese aprueba el Reglamento interno y se establece la agenda de trabajo.

Si determinan que se realice un Proyecto de Inversión , los Integrantes del espacio dediálogo generan el compromiso de formulación de Proyecto de Inversión. Luego continúala actividad N° 21.Si determinan que se realice una compensación , los Integrantes de la mesa de trabajogeneran el compromiso de compensación.

SI no amerita intervención de la OGGS , el Especialista en Gestión Social archiva elexpediente de la denuncia.SI amerita intervención de la OGGS , el Especialista en Gestión Social programa unavisita de campo a la zona involucrada.El Especialista en Gestión Social realiza trabajo de campo para identificar las acciones arealizar.El Especialista en Gestión Social propone la generación de un espacio de diálogo(conocido como mesa de diálogo, mesa de trabajo o mesa de desarrollo) para atender lacontroversia existente entre las partes.

Si es válido el sustento del pedido , los Integrantes del espacio de diálogo determinan laacción para atenter la demanda.

El Especialista en Gestión Social valora la relación de poder de los actores y propone a los integrantes del espacio de diálogo.

El Especialista en Gestión Social elabora un documento (Oficio o Resolución Directoral)para invitar a los actores a integrar la mesa de trabajo y remite al Director.

El Especialista en Gestión Social envía invitaciones a los Especialistas que están enoficinas descentralizadas.


Expediente en físico y electrónico recibido de Caja Trámite, con la denuncia de unacomunidad o empresa

La Secretaria de la OGGS recepciona y registra en el sistema el expediente.

El Director General de Gestión Social deriva atención de la denuncia al especialista enGestión Social.El Especialista en Gestión Social evalúa denuncia y determina si amerita intervención dela OGGS.

Promoción de la Mesa de Trabajo

Ley N° 27680, Ley de Reforma Constitucional de la Descentralización.Ley N° 27867, Ley Orgánica de Gobiernos Regionales.

4. REQUISITOSEscrito con la denuncia de una comunidad o empresa.

Análisis de una entidad competente sobre la demanda de un pedido.

Ley N° 27783, Ley de Bases de la Descentralización.Ley N° 27972, Ley Orgánica de Municipalidades.

El Director General de Gestión Social revisa el documento y lo firma.

Ley N° 28056, Ley de Participación y Control Ciudadano.Decreto Supremo Nº 031-2007-EM, que aprueba el ROF del Ministerio de Energía y Minas, artículo 51°, literal a)y e).Decreto Supremo N° 042-2003-EM, Establecen compromiso previo como requisito para el desarrollo deactividades mineras y normas complementarias, y sus modificatorias.

PROCEDIMIENTO

Promoción y seguimiento de las mesas de trabajo par a mantener relaciones armoniosas entre comunidades y

empresas del sector extractivo energético

Promover buenas relaciones con la comunidad, obras de menor impacto. Beneficia a un sector de la población.Seguimiento y tratamiento de casos sociales en el ambito de la promocion de las relaciones armoniosas entreempresas y comunidades de los sectores extractivo y energético.

3. BASE LEGAL

12


ACTIVIDAD



22.Documento de cierre de la

mesa de trabajoIntegrantes de la mesa de trabajo



25. Matriz de compromisosDirector General de

Gestión Social


Cada fin de mes, el Especialista en Gestión Social registra los avances en la matriz decompromisos y remite para conformidad.

Seguimiento de Compromisos

Cuando las entidades comprometidas efectúan la compensación o no es válido elsustento del pedido , los Integrantes de la mesa de trabajo dan por atendido el pedido ycierran el compromiso.Los Integrantes de la mesa de trabajo verifican la existencia de otros pedidos.Si existen más pedidos , continúa actividad N° 14.

Atención de pedidos de las comunidades o empresas y Matriz de Compromisos.

Si no existen más pedidos , los Integrantes de la mesa de trabajo cierran la mesa detrabajo y firman un documento de cierre.

Cuando se realizan las reuniones de trabajo entre entidades comprometidas, elEspecialista en Gestión Social participa en las reuniones de trabajo donde se evalúa elcumplimiento de los compromisos.

El Director General de Gestión Social revisa la matriz de compromisos y da conformidad.

El Especialista en Gestión Social archiva la Matriz de Compromisos.

13

14


Código: P/OGGS-04

2. FINALIDAD

A.

B.

C.

D.

a.b.


1.

Oficios solicitando a las asociaciones el llenado de la

declaración web de la ejecución del fondo social



Gestión Social

3.Oficio reiterando el llenado de

la declaración webEspecialista en Gestión

Social

4.Reporte de declaraciones ingresadas en el sistema



Social

6.Cronograma de visitas a las

empresasEspecialista en Gestión

Social


Social


Social

9.Información del uso del fondo

socialEspecialista en Gestión

Social

10.Informe cuatrimestral de los

fondos socialesEspecialista en Gestión

Social


Gestión Social


Gestión Social


Social


Gestión Social


Gestión Social


Gestión Social

17.Informe cuatrimestral de los fondos sociales publicados

Especialista en G.S. que tramita publicaciones

El Especialista en G.S. que tramita publicaciones coordina con la oficina de informática lapublicación del informe cuatrimestral en la página web del MEM, con lo cual finaliza elprocedimiento.

Informe de los mecanismos de inversión social.

El Director General de Gestión Social deriva el informe al responsable de control del POIpara los fines pertinentes.En simultáneo, el Director General de Gestión Social deriva informe para publicación en lapágina web del MEM.

El Especialista en Gestión Social realiza el viaje y monitorea a la asociación según lainformación que posee de ella.Sólo si la asociación efectuó un cambio de directivos , el Especialista en GestiónSocial expone la normativa sobre el uso de recursos del Fondo Social.El Especialista en Gestión Social completa la información faltante y recoge las accionesque deben ser corregidas.Si existen más asociaciones por visitar , continúa la actividad N° 7.Si no existen más asociaciones por visitar , cuando culmina las visitas a lasasociaciones, el Especialista en Gestión Social elabora el informe cuatrimestral de losfondos sociales y remite para revisión.

El Director General de Gestión Social revisa el informe cuatrimestral de fondos sociales.

Si está conforme con el contenido del informe , el Director General de Gestión Socialfirma el informe en señal de conformidad.

El Director General de Gestión Social revisa y firma los oficios. Luego el Especialista enGestión Social tramita la notificación de los oficios que solicitan a las asociaciones elllenado de la Declaración web.Espera hasta la fecha del plazo otorgado (15 días calendario), las actividades para lasasociaciones que cumplan son diferentes a las de las asociaciones que no cumplan, talcomo sigue:Para asociaciones que cumplen el plazo , continúa la actividad N° 4.Para asociaciones que no cumplen el plazo , el Especialista en Gestión Social elaboraoficio reiterando el llenado de la información y otorgando 15 días calendario de plazo.Espera 15 días calendario más, el Especialista en Gestión Social genera reporte en elsistema y evalúa la información.El Especialista en Gestión Social determina que asociaciones requieren ser visitadas. Lasasociaciones que no llenaron la declaración son incluidas en el cronograma de visitas.

ACTIVIDAD

Necesidad de hacer seguimiento a los mecanismos de inversión social

El Especialista en Gestión Social elabora oficios para solicitar a las asociaciones el llenado de la Declaración web de la ejecución del fondo social, 30 días calendario antes definalizar el cuatrimestre.

El Especialista en Gestión Social elabora el cronograma de visitas.

Si no está conforme con el contenido del informe , el Director General de GestiónSocial solicita realizar ajustes al informe.El Especialista en Gestión Social realiza los ajustes necesarios al informe y remite pararevisión.

BASE LEGAL

Decreto Legislativo N° 996, que aprueba el régimen aplicable a la utilización de los recursos provenientes de losprocesos de promoción de la inversión privada en la ejecución de programas sociales.

Decreto Supremo Nº 031-2007-EM, que aprueba el ROF del Ministerio de Energía y Minas, artículo 51°, literal f).

Decreto Supremo N° 082-2008-EF, Aprueban el Reglamento del Decreto Legislativo N° 996 y otrasdisposiciones.Decreto de Urgencia N° 047-2009, Establecen la obligación de constituir un Fondo Social con los recursosobtenidos en los procesos de promoción de la inversión privada calificados como autosostenibles y que seencuentren priorizados mediante el Decreto de Urgencia Nº 047‐2008, para la ejecución de programas socialesen beneficio de la zona de influencia del proyecto promovido.


4. REQUISITOSInformación de las actividades de los mecanismos de inversión social.

Información del avance de las actividades de los mecanismos de inversión social.

PROCEDIMIENTO

Promoción y seguimiento los mecanismos de Inversión Social en el sector extractivo energético

Realizar el seguimiento a la obligación de constituir un fondo social con los recursos obtenidos en los procesos depromoción de la inversión privada en el sector extractivo energético, asimismo monitorear los avances de laejecución de los fondos sociales.

3.

15

16


Código: P/OGGS-05

2. FINALIDAD

A.B.C.D.E.

a.b.c.



Gestión Social


Gestión Social


Gestión Social


Gestión Social


Social


Social

7.Proyecto de programa de cooperación internacional


8.Memorando remitiendo el proyecto de programa de cooperación internacional


9.Representantes de las

unidades orgánicas evaluadoras

10.Representantes de las

unidades orgánicas evaluadoras

11.Resolución Directoral que aprueba el programa de

cooperación internacional


12. Alta Dirección

13. Alta Dirección

14. Alta Dirección


Gestión Social


Social


Gestión Social


Gestión Social


Social

20.Informe de cumplimiento de actividades de programa de cooperación internacional


REQUISITOS

Resolución Suprema N° 450-84-RE, Manual de Procedimientos de la Cooperación Técnica Internacional.

Si no se aprueba el programa , los Representantes de las unidades orgánicasevaluadoras informan los motivos por los que no fue aprobado, con lo cual finaliza elprocedimiento.Si se aprueba el programa , el Especialista en Gestión Social elabora la ResoluciónDirectoral de aprobación y documento de acuerdo de cooperación internacional y derivapara suscripción.

El Alta Dirección suscribe acuerdo de cooperación internacional.

Decreto Supremo N° 044-2007-RE, Aprueban la Política Nacional de Cooperación Técnica Internacional.

El Especialista en Gestión Social ejecuta las actividades del programa en coordinacióncon los entes involucrados.

Cuando el ente cooperante está conforme con el acuerdo, el Alta Dirección firma elacuerdo de cooperación internacional.

Decreto Legislativo N° 719, Dictan Ley de Cooperación Técnica Internacional y sus modificatorias.

Información del ente coperante para elaborar el acuerdo de cooperación internacional.

El Especialista en Gestión Social realiza coordinaciones con las entidades cooperantes,verificando la posibilidad de realizar el programa de cooperación.


Si no es factible realizar el programa , el Especialista en Gestión Social informa losmotivos de la no factibilidad, con lo cual finaliza el procedimiento.Si es factible realizar el programa , el Especialista en Gestión Social elabora proyecto deprograma de cooperación internacional y remite para revisión.

4.Información del avance la implementación del programa.

Los Representantes de las unidades orgánicas evaluadoras evalúan el proyecto delprograma de cooperación internacional.

Solicitud de cooperación internacional.

PROCEDIMIENTO

Implementación de programas de cooperación internac ional en zonas extractivo energéticas

Analizar e implementar acuerdos de cooperación internacional vinculadas con asuntos sociales, en coordinación conla Agencia Peruana de Cooperación Internacional (APCI), la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto, laDirección General de Asuntos Ambientales Mineros y la Dirección General de Asuntos Ambientales Energéticos.

3. BASE LEGALDecreto Supremo N° 015-92-PCM, Aprueba el Reglamento de la Ley de Cooperación Técnica Internacional.

Decreto Supremo Nº 031-2007-EM, que aprueba el ROF del Ministerio de Energía y Minas, artículo 51°, literal h).

Si no es factible atender la solicitud, el Director General de Gestión Social elabora unoficio denegando la solicitud, sustentando los motivos. Luego tramita el oficio que deniegala solicitud, con lo cual finaliza el procedimiento.Si es factible atender la solicitud, el Director General de Gestión Social designa a unEspecialista en G.S. la elaboración del expediente.

El Director General de Gestión Social revisa el proyecto de programa y envía mediantememorando a las unidades orgánicas responsables de su evaluación. Se envía a la OGP,Oficina de Asesoría Jurídica y Secretaría General.

Si no es una iniciativa para la transparencia en las industri as extractivas (EITI) , elEspecialista en Gestión Social elabora y presenta informe de cumplimiento de actividades,con lo cual finaliza el procedimiento.

El Director General de Gestión Social designa a los responsables de la implementacióndel programa.

El Director General de Gestión Social recepciona acuerdo de cooperación internacional.

El Director General de Gestión Social determina en coordinación con el Especialista enG.S. la forma y modo de implementación.

Oportunidad de establecer un programa de cooperación internacional

Un programa de cooperación puede originarse dentro del MEM o por un ente cooperante:Si se origina por un ente cooperante , cuando la Alta Dirección aprueba cooperacióninternacional, continúa la actividad N° 12.Si se origina en el MEM, como una oportunidad identificada po r la OGGS , el DirectorGeneral de Gestión Social propone la realización de realizar un programa de cooperacióntécnica. Luego continúa la actividad N° 4.Si se origina en el MEM, en atención a una solicitud de cooperación internacional , el Director General de Gestión Social evalúa la solicitud y determina su factibilidad.

Solo si es un acuerdo elaborado por un ente cooperante , el Especialista en GestiónSocial elabora propuesta de implementación y presenta al Director.

El Alta Dirección deriva el acuerdo de cooperación internacional a la OGGS para suimplementación.

17


ACTIVIDAD

21.Solicitud del avance de la

implementación del programaEspecialista en Gestión

Social

22.Informe de avance de la

implementación de actividades


23.Informe de actividades de la

EITI publicadoEspecialista en G.S. que

tramita publicaciones

Acuerdo del programa de cooperación internacional e Informe de avance de lasactividades de su implementación.

El Especialista en Gestión Social elabora informe de avance de actividades en formatrimestral y coordina su publicación.

Si es una iniciativa para la transparencia en las industrias extractivas (EITI), elEspecialista en Gestión Social solicita información del avance la implementación delprograma.

El Especialista en G.S. que tramita publicaciones realiza la publicación del informe en lapágina web de EITI Perú del MEM, con lo cual finaliza el procedimiento.

18

19


Código: P/OGGS-06

2. FINALIDAD

A.

B.

C.

D.

a.b.c.


1.Memorando solicitando la

elaboración del PresupuestoDirector General de

Gestión Social

2.Coordinador

Administrativo - OGGS

3.Coordinador


4.Coordinador


5.Coordinador


6.Reportes de los gastos presupuestales visados

Coordinador Administrativo - OGGS


Gestión Social


Gestión Social

9.Reportes de los gastos

presupuestales subsanadosCoordinador


10.Presupuesto aprobado por el

Director GeneralDirector General de

Gestión Social

11.Coordinador



13.Memorando electrónico con

Presupuesto aprobadoDirector General de

Gestión Social

14.Cargo de recepción de los

documentosCoordinador


15.Coordinador


16.Memorando electrónico

archivadoSecretaria de la OGGS

La Secretaria de la OGGS ingresa mediante el sistema el borrador de memorandoelectrónico para que sea autorizado por el Director General.El Director General de Gestión Social revisa y aprueba en el sistema el envío delmemorando electrónico a la OGP con el Presupuesto formulado por el órgano.

El Coordinador Administrativo entrega a la Secretaria la información y documentaciónsobre el presupuesto aprobado.

El Coordinador Administrativo coordina con el responsable del área o responsable demeta, priorizan las metas a cumplir y evalúan la capacidad operativa (Para evaluar lacapacidad operativa consideran: recursos humanos, bienes, servicios y tecnología).El Coordinador Administrativo determina los gastos teniendo en cuenta el marcopresupuestal asignado e ingresa los montos presupuestales en el sistema GESTOR.El Coordinador Administrativo obtiene los reportes de los gastos presupuestales, los visa yhace visar por el responsable del área o responsable de la meta y los entrega al DirectorGeneral.El Director General de Gestión Social revisa la información presupuestal, que puede estaro no conforme.Si la información no está conforme , el Director General de Gestión Social, dispone lascorrecciones necesarias.

El Coordinador Administrativo imprime y presenta el memorandum a la OGP adjuntandolos formatos del Presupuesto y hace firmar un cargo

Memorando electrónico informando el Presupuesto de la OGGS.

La Secretaria de la OGGS, archiva la documentación utilizada en la formulación delPresupuesto.

El Coordinador Administrativo realiza los ajustes necesarios a la información presupuestaly lo presenta al Director General.

Si la información está conforme , el Director General de Gestión Social, suscribe elPresupuesto y dispone su remisión.El Coordinador Administrativo elabora el proyecto de memorando electrónico y lo envía ala secretaría.


Memorando electrónico enviado por la OGP solicitando la elaboración del Presupuesto.

El Director General de Gestión Social recibe la solicitud de elaboración del Presupuestoenviada por OGP mediante memorando electrónico y dispone al CoordinadorAdministrativo la formulación del proyecto de presupuesto.El Coordinador Administrativo revisa y analiza la normativa externa e interna emitida por laentidad y unidad relacionadas con el proceso de programación y formulación delpresupuesto.

El Coordinador Administrativo recopila información y documentación necesaria para laelaboración presupuestal (PAC, Plan operativo institucionales, Directiva de formalizacióndel presupuesto, reportes de ejecución presupuestal, metas programadas, escala deprioridades, entre otros).

4. REQUISITOSMemorando electrónico de la OGP solicitando la elaboración del Presupuesto.

Información y documentación necesaria para la elaboración presupuestal.Presupuesto de la Oficina General de Gestión Social.

PROCEDIMIENTO

Elaboración del Presupuesto de la Dirección

Establecer el presupuesto institucional anual, con una perspectiva de programación multianual de los objetivos ymetas institucionales y de los recursos necesarios para alcanzarlos.

3. BASE LEGAL

Ley Nº 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.Decreto Supremo Nº 031-2007-EM, aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio deEnergía y Minas, y sus modificatorias.Directiva sobre Programación y elaboración del Presupuesto emitidas por el Ministerio de Economía y Finanzas.Lineamientos establecidos por la Oficina de Presupuesto de la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto,para la programación y elaboración del presupuesto institucional.

20

21


Código: P/OGGS-07

2. FINALIDAD

A.

B.

C.D.E.

a.b.c.d.e.



elaboración del POIDirector General de

Gestión Social

2.Coordinador


3.Propuesta de objetivos y

actividades del POICoordinador


4.Propuesta de objetivos y

actividades del POI viables

Personal de la OGGS (Director General,

Coordinador Adm. y responsables de área)

5.Formato con el Proyecto del

POICoordinador


6.Coordinador



Gestión Social


Gestión Social

9.Formato con el Proyecto del

POI corregidoCoordinador


10.POI aprobado por el Director

GeneralDirector General de

Gestión Social

11.Coordinador




el POI de la OGGSDirector General de

Gestión Social




15.Memorando electrónico y POI

archivadosCoordinador


El Director General de Gestión Social revisa y remite el memorando electrónico a la OGPadjuntando el POI aprobado.

El Coordinador Administrativo archiva la documentación generada en el proceso deformulación del POI.

Memorando electrónico enviado por la OGP solicitando la elaboración del POI

El Director General de Gestión Social recibe la solicitud de elaboración del POI enviadapor la OGP mediante memorando electrónico y dispone al Coordinador Administrativo suformulación.El Coordinador Administrativo recopila y analiza la información necesaria para laelaboración del POI.


Si no está conforme , el Director General de Gestión Social, dispone las correccionesnecesarias.

El Coordinador Administrativo presenta en físico los documentos del POI a la OGP y hacefirmar un cargo

Memorando electrónico con el POI de la OGGS.

El Coordinador Administrativo realiza los ajustes necesarios al Proyecto de POI y lopresenta al Director General.Si está conforme , el Director General de Gestión Social, suscribe el Proyecto de POI ydispone su remisión.El Coordinador Administrativo elabora el proyecto de memorando electrónico y lo envía ala secretaría.La Secretaria de la OGGS ingresa mediante el sistema el borrador de memorandoelectrónico para que sea autorizado por el Director General.

El Coordinador Administrativo coordina con los responsables de los procesos operativos,los probables objetivos y actividades a desarrollar teniendo en cuenta el PEI ypresupuesto aprobado y de acuerdo al marco normativo dictado por el Gobierno Central ynormativa del MEM.

El Personal de la OGGS (Director General, Coordinador Administrativo y responsables deárea) determinan en una reunión la viabilidad de las actividades a realizar.

El Coordinador Administrativo formula el proyecto de POI de la Oficina, utilizando para ellolos formatos requeridos en la normativa interna aprobada y lo visa.El Coordinador Administrativo hace visar el proyecto de POI con los responsables de áreay lo presenta al Director General para su aprobación final.El Director General de Gestión Social revisa el proyecto de POI, que puede estar o noconforme.

Ley del Sistema de Control Interno.

4. REQUISITOS

Memorando electrónico de la OGP solicitando la elaboración del POI.

Proyecto de Plan Operativo Institucional.

Plan Estrategico Institucional (PEI) vigente.Presupuesto de la Oficina General de Gestión Social.

Marco normativo del Gobierno Central y normativa del MEM.

Directiva sobre elaboración y evaluación del Plan Operativo Institucional.

PROCEDIMIENTO

Elaboración del Plan Operativo Institucional (POI)

Establecer el Plan Operativo Institucional (POI), armonizando y concertando las actividades de las diferentesunidades orgánicas que permitan asegurar la racionalidad de la gestión gubernamental y la optimización en el uso delos recursos disponibles.

3. BASE LEGAL

Ley Nº 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.Decreto Supremo Nº 031-2007-EM, aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio deEnergía y Minas, y sus modificatorias.

Lineamientos establecidos por la Oficina de Presupuesto de la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto.

22

23


Código: P/OGGS-08

2. FINALIDAD

A.

B.

C.D.E.

a.b.c.



evaluación del POIDirector General de

Gestión Social

2.Coordinador


3.Información de los

responsables de las metasCoordinador


4. Formato de evaluación POICoordinador


5.Coordinador


6.Coordinador



Gestión Social


Gestión Social

9.Formato de evaluación POI

corregidoCoordinador


10.Evaluación de POI aprobada

por el DirectorDirector General de

Gestión Social

11.Coordinador




la evaluación de POIDirector General de

Gestión Social




15.Memorando electrónico y

Evaluación de POI archivados


El Coordinador Administrativo presenta en físico los documentos del POI a la OGP y hacefirmar un cargo

PROCEDIMIENTO

Evaluación del Plan Operativo Institucional (POI)

Evaluar el cumplimiento de los objetivos y metas formuladas en el Plan Operativo Institucional (POI), a fin deasegurar la racionalidad de la gestión gubernamental y la optimización en el uso de los recursos disponibles.

3. BASE LEGAL

Ley Nº 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.Decreto Supremo Nº 031-2007-EM, aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio deEnergía y Minas, y sus modificatorias.

Lineamientos establecidos por la Oficina de Presupuesto de la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto.

4. REQUISITOSMemorando electrónico de la OGP solicitando la evaluación del POI.

Informe de evaluación del POI aprobado.

El Coordinador Administrativo coordina con los responsables de los procesos operativos,el cumplimiento de las actividades desarrolladas de acuerdo al POI aprobado por launidad orgánica.

La Secretaria de la OGGS ingresa mediante el sistema el borrador de memorandoelectrónico para que sea autorizado por el Director General .

Directiva sobre elaboración y evaluación del Plan Operativo Institucional.

Información de los responsables de las áreas sobre cumplimiento de objetivos y metas.


El Coordinador Administrativo rellena en coordinación con los responsables de las metas,los formatos de evaluación del POI aprobado según normativa interna.El Coordinador Administrativo despacha con el Director General la evaluación del POI,precisando el avance de las actividades que fueron propuestas.

El Director General de Gestión Social recibe la solicitud de evaluación del POI enviada porla OGP mediante memorando electrónico y dispone al Coordinador Administrativo larealización de las acciones para evaluar el POI.El Coordinador Administrativo recopila y analiza la información necesaria para laevaluación del POI.


Memorando electrónico con la Evaluación del POI de la OGGS.

El Director General de Gestión Social revisa y remite el memorando electrónico a la OGPadjuntando la Evaluación del POI.

El Coordinador Administrativo archiva la documentación generada en el proceso deevaluación del POI.

Si no está conformem, el Director General de Gestión Social, dispone las correccionesnecesarias.El Coordinador Administrativo realiza los ajustes necesarios a la Evaluación del POI y lopresenta al Director General.

Memorando electrónico enviado por la OGP solicitando la evaluación del POI

El Coordinador Administrativo visa la evaluación del POI, hace visar a los responsables deárea y lo presenta al Director General para su aprobación final.El Director General de Gestión Social revisa la evaluación del POI del Órgano a su cargo,que puede estar o no conforme.

Si está conforme, el Director General de Gestión Social, suscribe la Evaluación del POI ydispone su remisión.El Coordinador Administrativo elabora el proyecto de memorando electrónico y lo envía ala secretaria.

24

25


Código: P/OGGS-09

2. FINALIDAD

A.B.

C.

D.

E.

F.

a.b.c.d.



Gestión Social


Gestión Social

3.Coordinador


4.Profesional comisionado

- OGGS

5.Coordinador


6.Solicitud de viáticos en el

sistema GESTORCoordinador


7.Coordinador



Gestión Social

9. Secretario General


Gestión Social

11Coordinador


12. Operador Logístico

13. Director de Logística

14. Pasajes aéreos adquiridos Operador Logístico

15. Operador Logístico

16.Coordinador


17.Coordinador



- OGGS


Gestión Social

4.

ACTIVIDAD

Decreto Supremo Nº 031-2007-EM, aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio deEnergía y Minas, y sus modificatorias.

Cuando la solicitud de viáticos haya sido autorizada, se realizan actividades en simultáneo

REQUISITOS

Cronograma y programación de viaje

El Director General recibe comunicación sobre la necesidad y/o determina la realizaciónde una comisión de servicio fuera de la ciudad de origen.

PROCEDIMIENTO

Elaboración del Programa de Viajes y Supervisión de Rendiciones de Cuentas

Uniformizar los criterios para tramitar la autorización y entrega de viáticos a los funcionarios y servidores de la OficinaGeneral de Gestión Social para realizar comisiones de servicios en el territorio nacional y extranjero; así comocautelar la rendición de cuentas de los recursos asignados.

3. BASE LEGALDirectiva de Tesorería Nº 001-2007-EF/77.15 de la Dirección de Tesorería del Ministerio de Economía yFinanzas.

Resolución Secretarial N° 023-2014-MEM/SEG, aprueba Directiva N° 009-2014-MEM/SEG sobre "Programación,autorización y rendición de cuentas de viajes en comisión de servicio en el interior y exterior del país".

Decreto Supremo N° 007-2013-EF, establece Escala de Viáticos para viajes en comisión de servicios en elterritorio nacional.

Ley Nº 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.

Si se requiere traslado a zonas alejadas , el Coordinador Administrativo solicita alcomisionado presentar la Declaración Jurada (DJ) por traslado.


Documentos que sustentan los gastos realizadosDeclaración Jurada por traslado dentro de la zona (si fuera necesario)

Si el viaje no es mayor a 3 días , el Director General revisa la programación de viaje yautoriza solicitud de viáticos en el sistema.

Como parte de las actividades simultáneas , el Coordinador Administrativo envía correoelectrónico solicitando a la Oficina de Logística la adquisición de pasajes.


Elaboración del Programa de Viajes

Formato de Liquidación de viáticos

El Secretario General revisa la programación de viaje y autoriza solicitud de viáticos en elsistema.

Como parte de las actividades simultáneas , el Coordinador Administrativo imprime losdocumentos de sustento de la comisión y determina si se requerirá traslado dentro de lazona. Involucra traslados a zonas lejanas con un medio de transporte o movilidadalquilada.

El Operador Logístico efectúa la compra de los pasajes.

El Operador Logístico remite los pasajes al Profesional comisionado.

El Director General solicita al coordinador administrativo que realice el trámite de comisiónde servicio y elabore la programación de viaje Descripción La solicitud la realizaverbalmente o mediante correo electrónico.

Necesidad de efectuar una comisión de servicio. Esta necesidad puede producirse porparte del profesional comisionado, el Director General o la Alta Dirección.

El Coordinador Administrativo realiza coordinaciones con el profesional comisionado paratramitar la comisión de servicio.El Profesional comisionado elabora un cronograma de viaje y lo remite al CoordinadorAdministrativo.

El Coordinador Administrativo elabora la programación de viaje y visa el documento.

El Coordinador Administrativo registra solicitud de viáticos en el sistema GESTOR,adjuntando programación de viaje.

El Coordinador Administrativo remite la programación de viajes al Director General.

Si el viaje es mayor a 3 días , el Director General remite la programación de viaje alSecretario General para su autorización.

El Operador Logístico verifica que la programación de viaje este correcta y envía para suaprobación.El Director de Logística revisa el requerimiento en el sistema y autoriza la compra depasajes.

El Profesional comisionado rellena formato de Declaración Jurada de Traslado a zonasalejadas.

El Director General firma la DJ en señal de conformidad.

26

20 DOCUMENTOS RESPONSABILIDAD ACTIVIDAD 5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

20.Coordinador


21. Director de la OGA

22.Coordinador


23.Cheque por lo viáticos a nombre del comisionado

Oficina Financiera

24. Oficina de Tesorería

25. Oficina de Tesorería


- OGGS

27.Informe de rendición de

cuentasProfesional comisionado

- OGGS

28.Coordinador


29.Formatos de rendición de

cuentas de viáticosCoordinador



- OGGS


- OGGS

32.Coordinador



- OGGS


Gestión Social

35.Secretaria de la

Dirección - OGGS


Gestión Social

37.Coordinador


38.Documentos de la rendición

de viáticos archivadosCoordinador



- OGGS

40.Documentos que sustentan la

rendición presentados a la Oficina Financiera

Profesional comisionado - OGGS

Rendición de viáticos concluida.

En simultáneo, el Profesional comisionado realiza la devolución del monto sobrante de losviáticos en Caja. En caso la Oficina Financiera rechace algún comprobante, el montotambién es devuelto.

El Coordinador Administrativo archiva la copia del memorando junto con los documentostramitados.

El Profesional comisionado presenta los documentos de la rendición de viáticos y elcomprobante de la devolución a la Oficina Financiera.

El Coordinador Administrativo recibe el memorando firmado y los documentos de larendición de viáticos y entrega al comisionado.

El Director de la OGA revisa los documentos, aprueba la solicitud de viáticos y lo entregaa la Oficina Financiera.

Sólo las actividades N° 15 y N° 25 se realicen, el Profesional comisionado realiza lacomisión de servicio.

El Oficina de Tesorería entrega el cheque al comisionado, para que pueda realizar lacomisión de servicio.

No se requiere traslado a zonas alejadas , el Coordinador Administrativo presenta losdocumentos que sustentan la comisión a la Oficina Financiera.El Oficina Financiera revisa la documentación y dispone la emisión del cheque a nombredel profesional comisionado.

La Secretaria de la Dirección elabora el memorando electrónico en el sistema y alcanza alDirector General para su aprobación y firma.

Supervisión de Rendiciones de Cuentas

El Oficina de Tesorería registra el viático y emite el cheque.

El Coordinador Administrativo presenta los documentos que sustentan la comisión a laOGA, adjuntando la DJ del comisionado.

El Director General revisa, remite memorando electrónico a la Oficina de Financiera yfirma el memorando.

Cuando concluye la comisión de servicio, las actividades dependen del tipo de contratoque tenga el comisionado.Si tiene contrato autónomo , el Profesional comisionado elabora informe de rendición decuentas y entrega al Coordinador Administrativo adjuntando los documentos quesustentan los gastos por los viáticos recibidos.El Coordinador Administrativo revisa los documentos de los gastos de viáticos delprofesional con contrato autónomo.El Coordinador Administrativo rellena e imprime los formatos de rendición de cuentas porlos viáticos que recibió el comisionado para realizar la comisión de servicio.Si no tiene contrato autónomo , el Profesional comisionado rellena e imprime losformatos de rendición de cuentas por los recursos que recibió por sus viáticos.El Profesional comisionado elabora un informe de rendición de cuentas adjuntando ladocumentación sustentatoria y lo presenta vía correo electrónico y en físico.El Coordinador Administrativo revisa los documentos que sustentan los gastos realizadosy la liquidación de viáticos y las visa.El Profesional comisionado realiza los ajustes que fueran requeridos, firma losdocumentos de rendición de los viáticos y los presenta.

El Director General revisa y firma el informe y los formatos de rendición.

27

28


Código: P/OGGS-10

2. FINALIDAD

A.

B.

C.

a.b.


1.Informe sustentando lasla

necesidad del servicioCoordinador Regional -

OGGS


Gestión Social


Gestión Social


Gestión Social

5.Coordinador


6.Justificación del servicio y

TDRCoordinador



Gestión Social


Gestión Social

9.Coordinador



Gestión Social

11.Coordinador




14.Coordinador




17.Coordinador


18.Requerimiento del servicio autónomo en el GESTOR



Gestión Social

20. Orden de ServicioCoordinador


El Coordinador Administrativo realiza los ajustes necesarios y lo presenta, luego continúala actividad N° 7.Si está conforme la documentación , el Director General visa los TDR y firma lajustificación.

El Coordinador Administrativo presenta TDR y justificación a la OGA, adjuntando cargo.

El Director de la OGA evalúa el TDR y justificación del servicio requerido.

Si existen observaciones , el Director de la OGA anota las observaciones en losdocumentos y entrega.

Necesidad de contratar a un servicio.

Si no está conforme la documentación , el Director General solicita realizar ajustes a ladocumentación.

El Coordinador Administrativo realiza coordinaciones con proveedores a efecto de obtenerinformación sobre el servicio requerido.Cuando recibe la información, el Coordinador Administrativo elabora la justificación delservicio a contratar, términos de referencia, entre otros y lo presenta al Director General.

El Director General revisa los documentos de la contratación.

Cuando se recibe la orden de Servicio que se notifico al proveedor, el CoordinadorAdministrativo recibe notificación de la orden de servicio y archiva la documentación, conlo cual finaliza el procedimiento.

Orden de Servicio para la contratación del servicio autónomo.

El Coordinador Administrativo coordina con el Director el levantamiento de observaciones.Luego continúa la actividad N° 9.Si no existen observaciones , el Director de la OGA remite los documentos al SecretarioGeneral.El Secretario General revisa, firma autorizando la justificación del servicio y remite losdocumentos a la unidad solicitante.El Coordinador Administrativo escanea los documentos necesarios para la contratacióndel servicio.El Coordinador Administrativo registra en el sistema GESTOR el requerimiento delservicio autónomo.El Director General aprueba en el sistema GESTOR el requerimiento de contratación delservicio autónomo.

PROCEDIMIENTO

Elaboración de Términos de Referencia para la Contr atación de Servicios denominados Autónomos

Realizar la contratación directa de servicios denominados Autónomos, por montos que sean iguales o inferiores atres (03) Unidades Impositivas Tributarias (UIT).

3. BASE LEGAL

Ley Nº 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Decreto Supremo Nº 031-2007-EM, aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio deEnergía y Minas, y sus modificatorias.Ley del Sistema de Control Interno.

4. REQUISITOSRequerimiento de personal.Términos de Referencia.

Si la necesidad se origina en una Región , el Coordinador Regional elabora informesustentando la necesidad del servicio y envía para su evaluación.

El Director General evalúa la necesidad del servicio.

Si se determina que no es necesario el servicio , finaliza el procedimiento.Si la necesidad se origina en Lima o se determina que es necesa rio el servicio , elDirector General determina la necesidad de contratar un servicio bajo la modalidad decontrato autónomo.El Director General designa al Coordinador Administrativo la elaboración de losdocumentos necesarios contratar el servicio requerido.


29

30


Código: P/OGGS-11

2. FINALIDAD

A.

B.

C.

a.b.c.



Gestión Social

2. Formato de justificación CASDirector General de

Gestión Social

3.Coordinador


4. Proyecto de TDRCoordinador


5.Especialista de la

Oficina de Personal


Oficina de Personal

7.Coordinador



Oficina de Personal

9.Coordinador



Gestión Social


Gestión Social

12.Coordinador



Gestión Social

14.Coordinador







20.Coordinador


21.Memorando con la

documentación para llevar a cabo concurso CAS


22.Informe de disponibilidad

presupuestal registrado en el sistema GESTOR


23.Coordinador


BASE LEGAL

Decreto Supremo Nº 031-2007-EM, aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio deEnergía y Minas, y sus modificatorias.Decreto Legíslativo Nº 1057, que Regula el Régimen Especial de Contratación Administrativa de Servicios.Decreto Supremo Nº 075‐2008‐PCM, aprueba el Reglamento del Decreto Legislativo Nº 1057, que regula elrégimen especial de contratación administrativa de servicios.

4. REQUISITOSFormato de Justificación.Terminos de Referencia (TDR)Informe de Disponibilidad Presupuestal.

Si no existen observaciones , el Director de la OGA remite los documentos al SecretarioGeneral.

El Coordinador Administrativo elabora memorando electrónico en el SITRADOC,adjuntando los documentos necesarios para la contratación.

El Secretario General revisa, firma autorizando la justificación CAS y remite losdocumentos a la unidad solicitante.La Secretaria de la OGGS recibe la documentación y deriva al Coordinador Administrativopara que continúe con el trámite.

El Coordinador Administrativo imprime y hace firmar los documentos de la solicitud alDirector General y los entrega a la Oficina de Personal.

El Director General revisa y envía el memorando electrónico a la Oficina de Personal conlos documentos necesarios para llevar a cabo el concurso CAS.

Como parte del grupo de actividades simultáneas 1 , el Coordinador Administrativoregistra en el GESTOR el informe de disponibilidad presupuestal para solicitar lacertificación presupuestal (La solicitud de la certificación de crédito presupuestal se realizacon el número de Registro de la solicitud en el Sistema de Trámite Documentario(SITRADOC) a través del sistema GESTOR, para ello debe adjuntar la documentacióntécnica sustentatoria conforme a la normatividad y plazos).

PROCEDIMIENTO

Contratación de Personal mediante la modalidad de C ontrato Administrativo de Servicios (CAS)

Regular el procedimiento de la contratación administrativa de servicios (CAS), asímismo potenciar los recursoshumanos de la Oficina General de Gestión Social a efecto de cumplir con el Plan Operativo y objetivos programados.

3.

El Coordinador Administrativo presenta TDR y justificación a la OGA, adjuntando cargo.

El Director de la OGA evalúa el TDR y justificación del servicio requerido.

Si existen observaciones , el Director de la OGA anota las observaciones en losdocumentos y entrega. Luego continúa la actividad N° 11.

Si no está conforme con la documentación , el Director General solicita realizar ajustesa la documentación.

El Coordinador Administrativo realiza las coordinaciones necesarias a efecto de obtenerinformación sobre la naturaleza del servicio a prestar y el perfil de la persona a contratar.El Coordinador Administrativo elabora proyecto de Términos de Referencia (TDR) y envíaa la Oficina de Personal para su revisión.

El Especialista de la Oficina de Personal revisa el contenido del proyecto de TDR.

El Director General determina la necesidad de contratar a una persona bajo la modalidadCAS.El Director General designa al Coordinador Administrativo la elaboración del formato dejustificación CAS y los Términos de Referencia.


El Coordinador Administrativo realiza los ajustes necesarios y lo remite al DirectorGeneral.Si está conforme con la documentación , el Director General visa TDR y firma lajustificación.

Necesidad de contratar personal.

Como parte del grupo de actividades simultáneas 1 , el Coordinador Administrativoremite el Proyecto de TDR con la información del servicio requerido al Director Generalpara su revisión.

El Director General revisa el Proyecto de Términos de Referencia.

Si existen observaciones , el Especialista de la Oficina de Personal remite lasobservaciones para corrección.El Coordinador Administrativo realiza ajustes a los términos de referencia y envía pararevisión. Luego continúa la actividad N° 5.Si no existen observaciones , el Especialista de la Oficina de Personal devuelve TDRpara continuar con el trámite.

31


ACTIVIDAD


Oficina de Personal

25.Certificación presupuestaria

aprobadaEspecialista de

Presupuesto

Certificación presupuestaria que aprueba la contratación del personal CAS, dando lugar alprocedimiento "Contratación de personal bajo la modalidad CAS".

El Especialista de Presupuesto revisa el informe de disponibilidad presupuestal y apruebaen el sistema GESTOR la certificación presupuestal, con lo cual finaliza el procedimiento yda origen a otro denominado "Contratación de personal bajo la modalidad CAS".

Cuando las actividades N° 21 y N° 23 se realicen, el Especialista de la Oficina de Personalrevisa la solicitud y la remite a la Oficina de Presupuesto.

32

33


Código: P/OGGS-12

2. FINALIDAD

A.

B.

C.

D.

E.

F.

a.b.c.



Gestión Social


Gestión Social

3.Coordinador


4.Cotización sobre el bien o

servicio requeridoCoordinador



Gestión Social


Gestión Social


Gestión Social


Gestión Social

9.Requerimiento de adquisición

y de Certificación Presupuestal



Gestión Social

11 Director de la OGA


13.Coordinador





Gestión Social

17.Secretario General -

OGGS

18.Secretario General -

OGGS


20.Coordinador


21.Coordinador


22.Coordinador


PROCEDIMIENTO

Adquisición de bienes o servicios por montos iguale s o inferiores a tres (03) Unidades Impositivas Tributa rias (UIT)

Realizar la contratación directa de bienes y/o servicios requeridos, por montos iguales o inferiores a tres (03)Unidades Impositivas Tributarias (UIT), dentro de los márgenes que establece la Ley Anual de Presupuesto.

3. BASE LEGAL

Ley Nº 27444- Ley del Procedimiento Administrativo General.Decreto Legislativo Nº 1017, Ley de Contrataciones del Estado, inciso i), numeral 3.3 del artículo 3°, modificadopor el Artículo Único de la Ley Nº 29873.Decreto Supremo Nº 031-2007-EM, aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio deEnergía y Minas, y sus modificatorias.Decreto Supremo Nº 184-2008-EF, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, modificado por elartículo 1 del Decreto Supremo Nº 138-2012-EF.

El Coordinador Administrativo realiza la búsqueda de proveedores y solicita cotizaciones.

El Director General determina la necesidad de adquirir un bien o servicio.

Resolución Secretarial N° 026-2013-MEM/SEG, aprueba la Directiva N° 008-2013-.MEM/SEG "Procedimientopara la contratación directa de bienes y servicios por montos iguales o inferiores a tres Unidades ImpositivasTributarias".


4. REQUISITOSRequerimiento de contratación de adjudicación sin proceso.Requerimiento de adquisición.

El Director General solicita al Coordinador Administrativo realizar la cotización del bien oservicio, según Anexo N° 1: Requerimiento de Contratación de Adjudicación sin Proceso -Especificaciones Técnicas - EETT (Bienes).

El Director General solicita autorización al Secretario General mediante correo electrónico.

Resolución Ministerial N° 103-2011-MEM/DM, aprueba el manual de organización y funciones (MOF) del MEM.

Requerimiento de Certificación presupuestal.

Necesidad de adquirir un bien o servicio

Si no requiere la autorización de Secretaria General o ya fue autorizado por elSecretario General , el Secretario General remite correo electrónico autorizando elrequerimiento.El Director de la OGA permite continuar con la adquisición. Se remite el requerimiento deadquisición de bienes o servicios para que se realice el procedimiento "Adquisición sinproceso, menor a 03 UIT".

El Coordinador Administrativo envía correo electrónico con la justificación delrequerimiento, luego continúa la actividad N° 11.Si está conforme con el sustento , el Director de la OGA determina si se requiere laautorización de Secretaria General.Si requiere la autorización de Secretaria General , el Director de la OGA solicita tramitarla autorización de la Secretaria General.

El Director de la OGA valida el requerimiento de adquisición del bien o servicio.

El Secretario General evalúa la justificación del requerimiento. Si el Secretario General noautoriza la solicitud, finaliza el procedimiento.

El Director General aprueba el requerimiento de adquisición en el sistema GESTOR.

Cuando se haya emitido la orden de compra o servicio , el Coordinador Administrativorecibe notificación de la orden de compra o servicio.El Coordinador Administrativo coordina con el proveedor para adquirir el bien o ejecutar elservicio.Cuando se adquiere el bien o ejecuta el servicio , el Coordinador Administrativorecepciona el bien o servicio y evalúa el cumplimiento del proveedor.

El Coordinador Administrativo presenta cotización al Director General.

El Director General evalúa la cotización y determina la acción a realizar.

Si el Director desiste , el Director General ordena culminar con la adquisición, con lo cualfinaliza el procedimiento.Si el Director no está conforme , el Director General solicita la búsqueda de otraalternativa. Luego continúa la actividad N° 3.

Si el Director está conforme , el Director General aprueba la continuación del trámite.

El Coordinador Administrativo registra el requerimiento de adquisición del bien o servicio yde Certificación Presupuestal en el sistema GESTOR adjuntando las especificacionestécnicas.

Si no está conforme con el sustento , el Director de la OGA solicita sustentaradecuadamente el requerimiento.

34


ACTIVIDAD

23.Coordinador



Gestión Social

25.Constancia de conformidad

del bien o servicioDirector General de

Gestión Social

26.Coordinador


27.Coordinador


28.Coordinador



Gestión Social

30.Coordinador


31.Coordinador


32.Memorando de

incumplimiento del servicioDirector General de

Gestión Social

33.Coordinador


Constancia de Conformidad del bien o servicio

Si no se cumplió con una orden de Servicio , el Coordinador Administrativo elaboramemorando del incumplimiento del servicio.

Si se cumplió con todo lo requerido , el Coordinador Administrativo registra laconstancia de conformidad en el sistema GESTOR e imprime.

El Coordinador Administrativo realiza el seguimiento hasta su cumplimiento y cuando seejecuta el servicio, continúa la actividad N° 22.

El Coordinador Administrativo presenta la constancia de conformidad a la OficinaFinanciera, con lo cual finaliza el procedimiento.Si no se cumplió con todo lo requerido en la orden , el Coordinador Administrativodetermina las acciones a realizar según el tipo de orden emitida.

El Coordinador Administrativo tramita la anulación de la orden y busca otro proveedor yreinicia con la Adquisición sin proceso, menor a 03 UIT.

Si no se cumplió con una orden de Compra , el Director General solicita tramitar laanulación de la orden de compra.

El Director General aprueba constancia de conformidad en el Sistema GESTOR.

El Director General firma constancia de conformidad en físico.

El Director General revisa y aprueba memorando electrónico de incumplimiento delservicio.

El Coordinador Administrativo comunica al proveedor para que presente su factura a laOficina Financiera.

35

36


Código: P/OGGS-13

2. FINALIDAD

A.

B.

C.

D.

4. REQUISITOS a.


1.Director General o

responsable del área

2.Equipo de trabajo de

la Direccíon

3.Equipo de trabajo de

la Direccíon

4.Coordinador


5.Informe Técnico de

sustentación de la DirectivaEspecialista Técnico

de la OGGS

6.Especialista Técnico

de la OGGS

7.Coordinador


8.Coordinador


9.Especialista Técnico

de la OGGS

10.Coordinador


11. Informe de opinión legalEspecialista Legal de

la OGGS

12.Informe Técnico - Legal que

sustenta la DirectivaEspecialista Técnico

de la OGGS


Gestión Social


Gestión Social

15.Proyecto de normativa

evaluadoEquipo de trabajo de

la Direccíon


evaluadoDirector General de

Gestión Social


Gestión Social


reformuladoEspecialista Técnico

de la OGGS

19.Proyecto de normativa visado

por Director GeneralDirector General de

Gestión Social

20.Memorando con proyecto de

normativaDirector General de

Gestión Social

21. OGP - DIR

22.Memorando de

observaciones y sugerencias OGP - DIR

23. OGP - DIR

Si no es conforme el proyecto de normativa , la OGP - DIR, remite memorando con lasobservaciones y sugerencias sobre el aspecto formal del documento, luego se realiza laactividad N° 17.Si es conforme el proyecto de normativa , la OGP - DIR, deriva el proyecto normativo ala Oficina General de Asesoría Jurídica (OAJ) para su revisión.

El Director General de Gestión Social remite memorando a la OGP - DIR adjuntando elinforme técnico - legal, proyecto de Directiva y proyecto de Resolución aprobatoria.

La OGP - DIR coordina y evalúa el proyecto de normativa, que puede ser o no conforme.

Si no existen observaciones , el Director General de Gestión Social, visa el proyecto denormativa en señal de conformidad.

Si se requiere una norma , el Coordinador responsable del área delega a un EspecialistaTécnico la elaboración de la Directiva y los documentos necesarios.

El Especialista Técnico de la OGGS elabora el informe técnico - legal que sustenta laemisión de la Directiva y lo remite al Director General.

El Equipo de trabajo de la Direccíon evalúa el proyecto de normativa y brinda su opinión.

Si no es necesaria la revisión del equipo de trabajo, el Director General de Gestión Social,evalúa el proyecto de normativa, pueden o no existir observaciones.Si existen observaciones , el Director General de Gestión Social, remite lasobservaciones y sugerencias a fin de que reformule el proyecto de normativa.El Especialista Técnico de la OGGS revisa las Observaciones, reformula el proyecto denormativa y lo presenta, luego se realiza la actividad N° 13.

El Director General de Gestión Social determina la necesidad de que el proyecto denormativa sea revisado por el equipo de trabajo.Si es necesaria la revisión del equipo de trabajo, el Director General de Gestión Social,convoca a una reunión de revisión.

BASE LEGAL

Ley Nº 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.Decreto Legislativo Nº 1099 al 1107, Procedimientos relacionados a la formalización minera y medidas contra losdelitos de minería ilegal.Decreto Supremo Nº 031-2007-EM, aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio deEnergía y Minas, y sus modificatorias.Resolución Secretarial Nº 015-2013-MEM/SEG, aprueba la Directiva N° 005-2013-MEM/SEG "Procedimientopara la elaboración y actualización de los manuales de procedimientos del Ministerio de Energía y Minas".

El Especialista Técnico de la OGGS remite el informe y la documentación al CoordinadorAdministrativo.

Si no están conformes los documentos , el Coordinador responsable del área, remitelas observaciones y solicita su reformulación.El Especialista Técnico de la OGGS revisa las Observaciones y las subsana, luego serealiza la actividad N° 7.Si están conformes los documentos , el Coordinador responsable del área brindaconformidad, visa y remite la documentación al Especialista Legal.

El Especialista Legal de la OGGS visa la documentación y remite opinión legal.

Directivas relacionadas a la elaboración de normas.

El Equipo de trabajo de la Direccíon determina en una reunión convocada por el DirectorGeneral, si es necesario elaborar una Directiva con los lineamientos, procedimientos oacciones que deben ejecutarse.

El Equipo de trabajo de la Direccíon determina en una reunión convocada por el DirectorGeneral, si es necesario elaborar una Directiva con los lineamientos, procedimientos oacciones que deben ejecutarse.Si no se requiere una norma , el Equipo de trabajo de la Direccíon determina lasacciones necesarias para cumplir con los dispositivos legales y finaliza el procedimiento.

El Coordinador responsable del área revisa que los documentos atiendan las necesidadque originó la norma, que pueden estar o no conformes.

PROCEDIMIENTO

Elaboración de Normas Internas

Elaborar documentos normativos que permitan mejorar el marco legal en relación al saneamiento de la pequeñaminería y de la minería artesanal.

3.

El Especialista Técnico de la OGGS coordina con el Especialista Legal de la OGGS yelabora un informe sustentando la emisión de la Directiva y los documentos necesariospara su aprobación (Proyecto de Directiva, Proyecto de Resolución Directoral, Flujograma,Carátula y Anexos).

Necesidad de un documento normativo

El Director General o Profesional de la OGGS identifica la necesidad de contar conlineamientos normados para cumplir con los dispositivos legales vigentes.


37


ACTIVIDAD

24. OAJ

25. Informe de observaciones OAJ

26. OAJ

27.Resolución aprobatoria de la

normativaAlta Dirección

28. Secretaría General

29.Memorando solicitando publicación de la norma

aprobada


30. Norma aprobada archivada OGP - DIR

La OAJ revisa el marco legal que sustenta el proyecto de normativa, que puede ser o noconforme.

Memorando dirigido a la OGA, solicitando la Publicación de la norma aprobada

Si es conforme legalmente , la OAJ, remite a la Alta Dirección para su aprobación.

La Alta Dirección revisa y suscribe la Resolución aprobatoria de la normativa.

La Secretaría General envía la normatividad aprobada a la Unidad Orgánica que generó eldocumento para su aplicación y seguimiento y a la OGP-DIR para su registro.

En simultáneo, la OGP - DIR registra y archiva la norma aprobada.

El Director General de Gestión Social envía a la OGA mediante memorando copiasautenticadas de la Directiva y de sus antecedentes para su publicación en el portal Web eIntranet del MEM.

Si no es conforme legalmente , la OAJ, remite las observaciones encontradas para sureformulación, luego se realiza la actividad N° 17.

38

39

Inicio / Fin

Decisión

Conector de actividades

LEYENDA FLUJOGRAMA

LEYENDA

Proceso

40

Abreviatura Definición APCI Agencia Peruana de Cooperación InternacionalCAS Contrato Administrativo de ServiciosDJ Declaración JuradaDREM Dirección Regional de Energía y MinasEITI Iniciativa para la Transparencia en las Industrias Extractivas

ISOInternational Organization for Standardization (Organización Internacional de Normalización)

MEM Ministerio de Energía y MinasOAJ Oficina General de Asesoría JurídicaOGA Oficina General de AdministraciónOGGS Oficina General de Gestión SocialOGP Oficina General de Planeamiento y Presupuesto

OGP - DIROficina General de Planeamiento y Presupuesto - Dirección de Desarrollo Institucional y Coordinación Regional

PAC Plan Anual de ContratacionesPEI Plan Estrategico InstitucionalPOI Plan Operativo InstitucionalROF Reglamento de Organización y FuncionesSERNANP Servicio Nacional de Áreas Naturales Protegidas por el EstadoSITRADOC Sistema de Trámite DocumentarioTDR Términos de ReferenciaTUPA Texto Único de Procedimientos AdministrativosUIT Unidad Impositiva Tributaria

GLOSARIO DE TÉRMINOS

41

Documents

MINISTERIO DE ENERGIA Y MINAS RESOLUCION SECRETARIAL Social/MAPRO... · 2015-03-20 · Conflictos Sociales, provenientes de las actividades extractivas desarrolladas en el sector