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Ministerio de Justicia y Derechos Humanos

DIRECTIVA N° 43 -2018-JUS/OGA

"PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN Y EJECUCIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA DEL MINISTERIO DE JUSTICIA Y DERECHOS HUMANOS"

Formulada por Oficina General de Administración

Tipo de Directiva Directiva de órgano

I. OBJETIVO

La presente Directiva establece las normas y procedimientos que permitan una adecuada administración, uso y control de la Caja Chica, por las diferentes dependencias del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos.

II. BASE LEGAL

2.1. Ley N°25632, Ley Marco de los Comprobantes de Pago y sus modificatorias. 2.2. Ley N° 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la

Contraloría General de la República. 2.3. Ley N° 28112, Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público. 2.4. Ley N° 28411, Ley General del Sistema Nacional del Presupuesto. 2.5. Ley N° 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería. 2.6. Ley N° 29158, Ley Orgánica del Poder Ejecutivo. 2.7. Ley N° 29809, Ley de Organización y Funciones del Ministerio de Justicia y

Derechos Humanos. 2.8. Ley N° 30161, Ley que regula la presentación de Declaración Jurada de

Ingresos, Bienes y Rentas de los Funcionarios y Servidores del Estado. 2.9. Ley NI° 30694, Ley del Presupuesto del Sector Público para el año fiscal

2018. 2.10 Decreto Supremo N° 012-2007-PCM, Prohiben a las entidades del Estado

adquirir bebidas alcohólicas con cargo a recursos públicos. 2.11 Decreto Supremo N° 013-2017-JUS, Reglamento de Organización y

Funciones del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos. 2.12 Decreto Supremo N° 027-2001-PCM, Aprueba el Texto Único Actualizado de

las Normas que rigen la obligación de determinadas entidades del Sector Público de proporcionar información sobre sus adquisiciones.

2.13. Decreto Supremo N° 380-2017-EF, que aprueba el Valor Impositivo Tributario (UIT) durante el año 2018.

2.14 Decreto Legislativo N° 1246, que aprueba diversas medidas de Simplificación Administrativa.

2.15 Resolución de Superintendencia N° 007-99/SUNAT, Reglamento de Comprobantes de Pago y sus modificatorias.

2.16 Resolución de Contraloría N° 320-2006-CG, Normas de Control Interno. 2.17 Resolución de Contraloría N° 174-2002-CG, por la cual aprueban la Directiva

sobre procesamiento y evaluación de Declaraciones Juradas de Ingresos y de Bienes y Rentas de autoridades, funcionarios y servidores públicos, así como información sobre Contratos o Nombramientos, remitidas a la Contraloría General

2.18 Resolución Directoral N° 026-80-EF/77.15, Normas Generales del Sistema de Tesorería.

2.19 Resolución Directoral N° 002-2007-EF/77.15, Aprueba la Directiva de Tesorería N° 001-2007-EF/77.15.

2.20 Resolución Directoral N° 001-2011-EF/77.15, Disposiciones complementarias a la Directiva de Tesorería aprobada por la Resolución Directoral N° 002-

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2007-EF/77.15, y sus modificatorias respecto del cierre de operaciones del Año Fiscal anterior, del Gasto Devengado y Girado y el uso de la Caja Chica, entre otras.

ALCANCE

Las disposiciones contenidas en la presente Directiva son de cumplimiento obligatorio por todas las Dependencias integrantes de la Unidad Ejecutora 015: Oficina General de Administración — Ministerio de Justicia y Derechos Humanos; servidores civiles designados como responsables del manejo del fondo de Caja Chica y usuarios de Caja Chica.

RESPONSABILIDAD

4.1 Los servidores civiles del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos son responsables del cumplimiento de lo dispuesto en la presente Directiva.

4.2 Los servidores civiles designados y/o encargados como responsables del fondo de Caja Chica son responsables de su adecuado uso y custodia así como de mantener liquidez y el efectivo del Fondo.

4.3 Los servidores civiles del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos que reciben dinero de la Caja Chica son responsables de rendir cuenta en los plazos previstos en la presente Directiva.

DISPOSICIONES GENERALES

5.1. DEFINICIONES

5.1.1 Atención Rutinaria: Se refiere a aquellas actividades que se realizan de manera continua, frecuente o común.

5.1.2 Asuntos Prioritarios: Son aquellas actividades que requieren su pronta atención, tienen plazo y merecen ser atendidas de forma urgente.

5.1.3 Caja chica: Es un fondo especial en efectivo que se crea y repone constantemente para hacer pagos menores o de cuantía pequeña.

5.1.4 Dependencias: Comprende a los órganos, Unidades Orgánicas, Consejos, Comisiones y Programas del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos.

5.1.5 Desplazamiento: Es el movimiento para trasladarse de un lugar a otro.

5.1.6 Detracción: La detracción en términos tributarios se refiere al monto porcentaje deducido (detraído) por la persona compradora de un bien beneficiaria de un servicio, este monto debe ser depositado en una

cuenta particular autorizada por el banco a nombre del prestador del servicio o vendedor.

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5.1.4. Responsable del manejo del fondo de Caja Chica: Es aquel servidor civil designado mediante Resolución Jefatural como responsable único de su administración, uso y custodia o del fondo.

5.1.5. Servidores Civiles: Es el conjunto de personas que están al servicio del Estado y pueden ser contratado bajo los regímenes de la Ley del Servicio Civil, el Decreto Legislativo N° 276 o bajo el ámbito del Decreto Legislativo N° 1057, en adelante Servidores.

5.2. DE LA APERTURA DE LOS FONDOS

5.2.1. Las dependencias solicitarán la apertura del fondo de Caja Chica en el plazo de 5 días hábiles de inicio del ejercicio presupuestal a la Oficina General de Administración adjuntando el reporte del Sistema de Planeamiento y Presupuesto verificándose la existencia de los recursos disponibles en los clasificadores solicitados, además, solicitará la designación de los responsables titulares o suplentes del manejo del fondo de Caja Chica, debiendo indicar:

Nombres y Apellidos Régimen Laboral o contractual. Número de DNI, adjuntando la copia correspondiente.

5.2.2. La apertura de los fondos será realizado mediante Resolución Jefatura' emitida por el Jefe de la Oficina General de Administración, en la cual se señale la Dependencia a la que se asigna (n) el (los) Fondo (s), el Responsable del manejo del fondo de Caja Chica y su suplente, servidor que autoriza el gasto, el monto total del fondo, monto máximo asignado a cada partida, el tipo de gasto a ser atendido por el fondo y los procedimientos y plazos para la adecuada Rendición de Cuentas, de acuerdo a lo establecido en la NGT-05: Uso del Fondo para Pagos en Efectivo y NGT-06 Uso del Fondo Fijo para Caja Chica, aprobadas mediante Resolución Directoral N° 026-80-EF/77.15.1

5.2.3. En caso de modificación de los responsables titulares o suplentes deberá ser comunicado mediante documento formal a la Oficina General de Administración.

5.2.4. El suplente designado mediante la Resolución Jefatural asumirá todas y cada una de las funciones del Responsable del manejo del fondo de Caja Chica establecidas en la presente Directiva en caso el titular no se encuentre o se encuentre imposibilitado por razones de vacaciones, licencia o cualquier otro motivo, previa acta de arqueo de caja chica debidamente suscrita por los referidos titular y el suplente, remitiendo copia de dicha acta a la Oficina General de Administración.

5.2.5 El monto del fondo de Caja Chica puede ser modificado en consideración a su flujo operacional mediante Resolución de igual nivel a la emitida para su autorización, previo informe favorable de la Oficina Financiera de la Oficina General de Administración, el mismo que puede ser temporal de acuerdo a la atención de eventos coyunturales comprometidos por las dependencias.

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NGT: Normas Generales de Tesorería


5.2.6. El Responsable del manejo del fondo de Caja Chica debe cumplir con presentar una "Declaración Jurada de Ingresos de Bienes y Rentas" de conformidad con lo dispuesto en la Ley N° 30161, Ley que regula la presentación de declaración jurada de ingresos, bienes y rentas de los funcionarios y servidores públicos del Estado y la Resolución de Contraloría N° 174-2002-CG, por la cual aprueban la Directiva sobre procesamiento y evaluación de Declaraciones Juradas de Ingresos y de Bienes y Rentas de autoridades, funcionarios y servidores públicos, así como información sobre Contratos o Nombramientos, remitidas a la Contraloría General.

5.3. DE LA EJECUCIÓN DE LOS FONDOS

5.3.1. El uso de la Caja Chica se destina únicamente para la atención de gastos menores y urgentes en la adquisición de bienes y servicios que demanden su cancelación inmediata o que, por su finalidad y característica no pueden ser debidamente programados. La caja chica podrá cubrir viáticos no programados y urgentes, conforme a la Directiva de Tesorería N° 001-2007-EF/77.15. En casos de urgencia se solicitará a la Oficina General de Administración el adelanto de los viátitos en efectivo debidamente autorizado y justificado por el Jefe y/o Director de la Dependencia a cargo. La reposición del adelanto será reembolsado al responsable del manejo del fondo de Caja Chica.

5.3.2. Los gastos deberán ser autorizados por la Oficina General de Administración utilizando el formato pre-numerado: "Recibo Provisional"- Anexo N° 01 de la presente Directiva. La autorización se realizará con anterioridad a la ejecución del gasto bajo responsabilidad del Responsable del manejo del fondo de Caja Chica, salvo autorización expresa del Jefe de la Oficina General de Administración.

5.3.3 El monto máximo para cada pago con cargo al Fondo de Caja Chica, no debe exceder del veinte por ciento (20%) de una (01) Unidad Impositiva Tributaria - U1T.

5.3.4 En los casos que por razones justificadas se requieran efectuar pagos por montos mayores a lo señalado en el numeral precedente de la presente Directiva, hasta un máximo de 90% de una (01) UIT, el Jefe y/o Director de las Dependencias solicitara mediante documento sustentado la autorización a la Oficina General Administración. La autorización será conferida por escrito o rúbrica.

5.3.5 En los supuestos previstos en el numeral anterior, se debe considerar la retención por concepto de detracción: 10% en arrendamiento de bienes muebles; 4% por contratos de construcción, mantenimiento y conservación de obras públicas, servicio de transporte de traslado de bienes, servicio de Courier (mensajería); 10% por ,mantenimiento y reparación de bienes muebles y de 10% para servicios de transporte de bienes vía terrestre, entre otros.

5.3.6 El Responsable del manejo del fondo de Caja Chica y el Jefe y/o Director de la Dependencia que autoriza el gasto debe considerar la política de austeridad y racionalidad del gasto público.

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5.3.7 La adquisición de bienes de consumo, materiales de escritorio, repuestos y accesorios y otros de naturaleza similar, solo procede cuando no exista stock de dichos productos en el almacén, lo que debe estar acreditado mediante el pedido — comprobante de salida firmado y sellado por el Coordinador del Almacén.

En caso de adquisición de bienes que por su naturaleza son durables (herramientas, etc.) estos deben ser ingresados por almacén para su registro y control.

La adquisición de bienes patrimoniales se encuentra expresamente prohibida.

5.3.8 El Responsable del manejo del fondo de Caja Chica efectuará la revisión y verificación de la documentación que sustentan los gastos, antes de su cancelación.

5.3.9 El Responsable del manejo del fondo de Caja Chica, atienden el otorgamiento de los recibos provisionales sólo hasta el 15 de diciembre del año Fiscal; a excepción del Responsable del manejo del fondo de Caja Chica de la Oficina General de Administración; y en los casos de los fondos asignados en provincias otorgarán vales provisionales hasta el 20 de diciembre del año fiscal.

VI. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

6.1. GASTOS QUE PUEDEN ATENDERSE CON EL FONDO DE CAJA CHICA

6.1.1. Bienes Se efectuarán adquisiciones de bienes que no cuenten con stock en almacén y que al año no supere las tres (03) UIT, tales como: materiales de oficina, rollos de película, materiales de gasfitería, electricidad, iluminación, repuestos y accesorios para equipos de cómputo, y similares, accesorios y otros bienes renovables, previa evaluación a cargo de la Oficina de Abastecimiento, la cual debe adjuntar la cotización correspondiente.

Previa a la compra de repuestos y accesorios de equipos informáticos, conexos y vehículos, se requiere de un informe técnico del área técnica competente, sustentando la excepcionalidad de la adquisición.

Se puede adquirir arreglos florales, cuando la ocasión lo amerite, a nombre del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos (Despacho Ministerial y Oficina General de Administración).

6.1.2. Servicios Gastos en tarifas de embarque, peaje, estacionamiento de vehículos oficiales, flete, embalajes, parchado de llantas, reparación de muebles y artefactos eléctricos servicios de pintado y de lavandería, impresiones, confección de: sellos, tarjetas personales, publicaciones y copias fotostáticas que no se pudieran realizar en las Sedes del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos; servicios de mensajería; el cargo de portes de mantenimiento de cuenta corriente; otros servicios que se encuentren debidamente autorizados.

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6.1.3. Servicios Básicos y Arbitrios Se atenderá el pago de energía eléctrica, agua y desagüe, telefonía fija y/o arbitrios, en el caso de arrendamiento de inmuebles siempre que en el respectivo contrato se estipule el pago parcial o total de dichos servicios, debiendo presentar los comprobantes de pago original y/o segunda copia, así como la copia del contrato (se debe consignar en el contrato el nombre del arrendatario que debe coincidir con el que figura en el recibo), y en caso de pérdida de recibo, se adjunta la denuncia correspondiente.

En el caso de transferencia, donación y cesión en uso de inmuebles, debe adjuntarse la resolución correspondiente o en su defecto el acta de entrega o recepción del bien inmueble, para el reconocimiento del pago por energía eléctrica, servicio de agua y desagüe y derechos administrativos (arbitrios).

El Responsable del manejo del fondo de Caja Chica de las dependencias llevan el control del consumo mensual de los servicios básicos mediante el Cuadro de Control de Pago de Servicio Básicos - Anexo N° 10, el cual debe ser remitido en la rendición de cuentas.

6.1.4. Movilidad Local Los gastos por movilidad local, sirven para sustentar el desplazamiento de los servidores, para efectuar comisiones de servicios que impliquen el retorno en el mismo día de la comisión, utilizando vehículos de transporte urbano o el servicio de taxis. El uso de vehículos de transporte urbano será únicamente para atenciones rutinarias y el uso del servicio de taxis será utilizado para asuntos prioritarios, lo que deberá ser autorizado en el correspondiente recibo de movilidad local, por el Jefe y/o Director del servidor.

Los recibos de movilidad deben ser presentados ante la Oficina Financiera en un plazo no mayor a las 72 horas de realizada la comisión de servicio y deberá adjuntar el reporte de "Record de asistencia del Trabajador' que emite el módulo de Sistema de Gestión de Personal en el que se evidencia la hora de salida y retorno de la comisión de servicio. Los costos son fijados en el Monto Máximo de Movilidad Local (Taxi) (en Soles) — Aneko 04 y en el Tarifario de Movilidad Local de Transporte Urbano (en Soles) — anexo 05, respectivamente. El formato "Recibo de Movilidad Local", deben ser pre impreso con numeración correlativa - Anexo N° 02.

Se otorga el monto por concepto de movilidad, según la escala establecida en el Anexo N° 04 y por concepto de alimentos el importe máximo de S/ 20.00 soles, en los siguientes casos:

a Cuando el servidor realice labores fuera del horario de trabajo por necesidad del servicio y en casos excepcionales, para los servidores contratados con el Decreto Legislativo N° 276 (siempre que la labor sea realizada hasta las 18:30 horas como mínimo) y para los servidores contratados por el Decreto Legislativo N° 1057 (siempre que la labor sea realizada hasta las 20:00 horas como mínimo).

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Cuando el servidor labore los días sábados, domingos y/o feriados, se otorga el monto por concepto de movilidad y concepto de alimentos siempre que se labore por un mínimo de cuatro horas.

Cuando el servidor trabaje fuera del horario normal, en las fechas determinadas para compensar los días no laborables decretados por el Gobierno Central, siempre que la labor sea realizada hasta las 21:00 horas.

Para solicitar el concepto de alimentos deberá presentarse ante la Oficina Financiera el "Formato de Autorización Previa" — Anexo 06, en el que se detallen las actividades a realizar, el formato debe contener firma y sello del Jefe y/o Director de quien depende el servidor.

6.1.5. Alimentos y Bebidas Se atienden gastos de alimentos y bebidas para reuniones de trabajo y eventos protocolares, para aquellas Dependencias a las que se les haya asignado la específica 23.11.11, cuyos gastos deben ceñirse a los montos autorizados en la Resolución Jefatural respectiva.

Asimismo, se atenderán gastos por alimentos y bebidas para los servidores que realicen comisiones de servicio fuera del radio urbano y en el departamento de Lima (mínimo 5 horas) que implique el retorno al centro laboral o vivienda en el mismo día, hasta por un monto máximo de 8/20.00 Soles por persona.

6.1.6. Gastos por concepto de capacitación Se atenderá los gastos de pasajes (aéreos y/o terrestres), alimentación y alojamiento de las personas naturales que participen en calidad de expositores, siempre que no cobren honorarios profesionales, de acuerdo a la escala de viáticos por día de comisión conforme al Decreto Supremo N° 007-2013-EF.

Los pasajes aéreos serán adquiridos a través de la Oficina de Abastecimiento.

La rendición de gastos por concepto de capacitación deberá ir acompañada de la documentación sustentatoria completa, para su revisión por la Oficina Financiera, quien de ser el caso podrá observarla y devolverla para su respectiva subsanación.

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6.2. DE LAS RENDICIONES DE CUENTA Y DOCUMENTOS SUSTENTATORIOS

6.2.1 Las Rendiciones de Cuentas deberán efectuarse en el formato del "Rendición del Fondo de Caja Chica" - Anexo N° 07 adjuntando el "Resumen de Clasificadores Presupuestales" -Anexo N° 08; los mismos que deben ser presentados sin borrones o enmendaduras y debidamente firmados por el Responsable del manejo del fondo de Caja Chica y el Jefe y/o Director de la Dependencia.

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6.2.2 La rendición será remitida mediante Oficio a la Oficina Financiera, el cual deberá ser suscrito por el Responsable del manejo del fondo de Caja Chica, adjuntando los documentos sustentatorios originales de los gastos ejecutados debidamente autorizados en forma ordenada y en los formatos respectivos, debiendo tener en consideración lo siguiente:

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Los comprobantes de pago (original y emisor) se pegarán en una hoja bond reciclable, debidamente foliado, con fastener v folder manila A-4. Todos los comprobantes deberán ser detallados en forma clara y precisa (precio y cantidades), no se aceptarán comprobantes con borrones, tachaduras, enmendaduras o mutilados (rotos). Todos los comprobantes deben contener al reverso la justificación del gasto. Se deberá adjuntar copia en la primera rendición del contrato de arrendamiento de inmueble y/o cesión en uso (para las oficinas que pagan servicios básicos como agua y luz). Servicio de mensajería y fotocopia, se anexará la relación detallando la cantidad y destino con firma y sello de la empresa que presta el servicio. Las demás disposiciones contenidas en la presente directiva.

6.2.3 El servidor que reciba dinero en efectivo de la Caja Chica, deberá rendir cuenta documentada al Responsable del manejo del fondo de Caja Chica con los correspondientes comprobantes de pago, en un plazo que no podrá exceder de dos (02) días hábiles, a partir de la recepción del dinero. El Responsable del manejo del fondo de Caja Chica realizará el seguimiento de las rendiciones de cuentas, informando a la Oficina General de Administración, vía correo electrónico los casos de los servidores que no presentan la rendición de cuentas dentro del plazo señalado, para el inicio de las acciones administrativas y/o legales correspondientes.

6.2.4 No procederá la entrega de dinero a aquellos servidores que tengan rendiciones de cuenta pendiente, bajo responsabilidad del Responsable del manejo del fondo de Caja Chica.

6.2.5 Las rendiciones de cuentas de los fondos otorgados deben contener los Comprobantes de Pagos establecidos en la Resolución de Superintendencia N° 007-99/SUNAT, Reglamento de Comprobantes de Pago Reglamento de Comprobante de Pago, debidamente sustentados de acuerdo a lo siguiente:

a. Comprobantes de Pagos: Facturas, Recibos por Honorarios, Boletas de Venta, Tickets o cintas emitidas por máquinas registradoras y otros documentos autorizados por la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria (SUNAT) debidamente girados a nombre del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos e incluirá el RUC N°20131371617, debiendo consignarse en los mismos en forma clara y precisa el concepto de los gastos.

b Las Facturas presentadas deberán estar correctamente emitidas en cuanto a los importes (Base imponible, IGV o Exoneraciones y monto) de las adquisiciones de bienes y/o servicios que hayan efectuado; información que se reportará mensualmente a la SUNAT a través del Confrontación de Operaciones Autodeclaradas -COA, en cumplimiento a lo dispuesto por el Gobierno mediante Decreto Supremo N° 027-2001-PCM.

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GENERAL

TRACIÓN HO G.

Los Comprobantes de Pago que sustentan los gastos efectuados deberán, al reverso de los mismos, estar debidamente firmados por el servidor que recibió dinero de caja chica, consignar su número de DNI y además por el Responsable del manejo del fondo de Caja Chica, con visto y sello respectivos.

Los Recibos por Honorarios Electrónicos impresos deben presentarse en las rendiciones de la Caja Chica como fecha máxima hasta el último día hábil del mes en que se cancela el mismo, a fin de declararlos a la SUNAT en forma mensual a través del PDT. Se podrá pagar por la Caja Chica, Recibos de Honorarios Profesionales para servicios eventuales, hasta por el importe de 20% de la UIT. En ningún caso se utilizará para el pago a servidores contratados por el Decreto Legislativo N° 1057.

Asimismo, los comprobantes de pago deben tener una antigüedad máxima de 30 días tomando en cuenta la fecha de emisión y la fecha de cancelación de la caja, de lo contrario, se transgrede el espíritu de la Caja Chica (atender gastos urgentes de menor cuantía y de rápida cancelación).

6.2.6 Con relación a los pagos se deben tener en cuenta los procedimientos sobre Retenciones y Detracciones previa coordinación con la Oficina Financiera, tomando en consideración las facturas mayores de S-700,00 (Setecientos y 00/100 Soles) y en aquellos casos en que se trate de servicios por transporte de carga las facturas mayores de S/ 400,00 (Cuatrocientos Soles).

62.7 El Recibo de Movilidad Local deberá tener adjunto la "Solicitud de Movilidad Vehicular" — Anexo N° 03. La solicitud de movilidad debe ser presentada a la Oficina de Abastecimiento como mínimo 24 Horas antes de la comisión, salvo para la Alta Dirección. La Oficina de Abastecimiento registrará hora de recepción de la solicitud y sellará (NO HAY MOVILIDAD) como constancia de no contar con vehículo de la entidad para el cumplimiento de la comisión. Asimismo, se debe adjuntar el reporte de "Record de asistencia del trabajador" en que se evidencia la hora de salida y regreso de la comisión autorizada.

6.2.8 El uso del Tarifario de Movilidad Local de transporte urbano — Anexo N° 05 es aplicable para realizar comisiones de trabajo aplicando el criterio de racionalidad, bajo responsabilidad de los jefes inmediatos, asimismo, se utilizará el procedimiento del numeral anterior.

6.3. DE LA REPOSICIÓN DE LOS FONDOS

6.3.1 La Reposición de los fondos podrán renovarse hasta tres veces el monto constituido durante el mes calendario (si tiene presupuesto) indistintamente del número de rendiciones documentadas que se presenten, garantizando en todo momento la liquidez del Fondo.

6.3.2 Las reposiciones se solicitarán tan pronto los gastos desciendan a niveles de hasta el 50% del importe asignado.

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6.3.2 Las reposiciones se solicitarán tan pronto los gastos desciendan a niveles de hasta el 50% del importe asignado.

6.3.3 La reposición de los fondos será autorizado por la Oficina Financiera y atendida de acuerdo a la disponibilidad presupuestaria de la Unidad Ejecutora 015 por la Fuente de Financiamiento correspondiente, después de revisada la documentación, según —el "Resumen de Clasificadores Presupuestales" — Anexo N° 08.

6.3.4 La Oficina Financiera es la encargada de informar la reposición a los Responsables del manejo del fondo de Caja Chica, vía correo electrónico, debiendo señalar el monto de la reposición y el mes al que corresponde.

6.4. LIQUIDACIÓN Y CIERRE DE FONDOS. -

6.4.1 La Rendición de Caja Chica de las Dependencias a nivel nacional del mes de noviembre se deberá presentar indefectiblemente hasta el 06 de diciembre de 2018.

6.4.2 La Caja Chica de diciembre será repuesta únicamente a aquellos que remitan su rendición de cuentas en la fecha señalada en el numeral anterior.

6.4.3 Los Responsables del manejo del fondo de Caja Chica que no presentan su Rendición del mes de noviembre en la fecha señalada en el numeral 1, deben efectuar la liquidación de Caja Chica hasta el 14 de diciembre del 2018, remitiendo a la Oficina General de Administración la Rendición de Gastos, adjuntando la Papeleta Original del Depósito efectuado en la Cta. RDR N° 0000-281778 Banco de la Nación por concepto de devolución de saldo en las partidas no utilizadas.

6.4.4 El cierre de los Fondos de Caja Chica asignada por la Oficina General de Administración, deberá liquidarse de acuerdo a los plazos establecidos por el Ministerio de Economía y Finanzas y/o norrnatividad legal que corresponda.

6.4.5 En caso que el servidor que recibió dinero en efectivo del fondo de caja chica no efectúe la rendición de cuenta y/o devolución del efectivo o saldo en los plazos señalados, la Oficina General de Administración conforme a la autorización realizada en el Recibo Provisional - Anexo N° 01, tomará las acciones administrativas y/o legales que correspondan para el recupero de los fondos pendientes de rendición, en caso corresponda.

6.4.6 Los Responsables del manejo del fondo de Caja Chica deberán remitir hasta el 11 de enero del 2019, la liquidación de la reposición de Caja Chica del mes de diciembre 2018 (únicamente con los gastos efectuados hasta el 31 de diciembre del 2018), a la Oficina General de Administración con la debida rendición de gastos, asimismo, deberán adjuntar la Papeleta Original del Depósito efectuado en la Cta. RDR N° 0000-281778 Banco de la Nación por concepto de devolución de saldo en las partidas no utilizadas.

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6.5.1. La Oficina Financiera efectuará la fiscalización de las Rendiciones de Cuenta de los Fondos, de acuerdo a la normatividad vigente y las recomendaciones efectuadas por el órgano de Control Institucional; una vez encontradas conformes de acuerdo a Ley, se colocará el sello de "REVISADO" en cada Comprobante de Pago.

6.5.2. De existir observaciones, la Oficina Financiera remitirá vía correo electrónico al Responsable del manejo del fondo de Caja Chica , otorgándole un plazo máximo de 48 horas para subsanarlas, de no cumplir con la subsanación, se notificará al Responsable del manejo del fondo de Caja Chica tramitando la reposición, descontando el monto observado.

6.5.3. Se practicarán arqueos sorpresivos de Caja Chica, incluyendo los valores en Custodia. Los servidores de la Oficina Financiera y/u otro designado por la Oficina General de Administración son servidores competentes para efectuar arqueos, para lo cual se utilizarán el Acta de Arqueo de Caja Chica — Anexo N° 11, Recibos Provisionales — Anexo N° 12, Documentos Cancelados y Definitivos — Anexo N° 13, Dinero en Efectivo — Anexo N° 14 y Documentos para Reembolso — Anexo N°15.

6.5.4. El Responsable del manejo del fondo de Caja Chica brindará las facilidades necesarias para la realización de los arqueos de Caja Chica indicados en numeral precedente.

6.5.5. En el arqueo de Caja Chica correspondiente, todo efectivo debe contarse a la vez y en presencia del Responsable del manejo del fondo de Caja Chica, debiendo obtenerse su firma como prueba que el arqueo se realizó en su presencia y que el dinero en efectivo le fue devuelto en su totalidad.

6.5.6. En el Acta de arqueo de Caja Chica que se suscriba, se detallará la conformidad o disconformidad del mismo, debiendo ser firmada por el servidor que efectúe el arqueo y por el Responsable del manejo del fondo de Caja Chica

6.5.7. Si el servidor que realiza el arqueo de Caja Chica detectará cualquier situación de carácter irregular, deberá dejar constancia en el acta de arqueo e informar a la Oficina General de Administración para la adopción de las medidas pertinentes. Si el resultado del arqueo presentará sobrantes o faltantes, estos serán sustentados por el Responsable del manejo del fondo de Caja Chica y consignados en el Acta del Arqueo, debiendo revertir el excedente o reponer el faltante.

6.5.8. El Responsable del manejo del fondo de Caja Chica deberá llevar un libro de Caja Excel y/o un libro manual (Libro Caja - Anexo N° 9), registrando el ingreso (apertura/reposición) y los egresos diarios a fin de conocer los saldos disponibles. Estos registros contarán con la firma del Jefe y/o Director de la dependencia y del Responsable del manejo del fondo de Caja Chica en señal de conformidad, cada vez que se elabore la rendición de cuentas.

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6.5.9 Los Responsables del fondo de Caja Chica, deberán respetar el monto asignado en cada una de las específicas de gastos en el presupuesto mensual asignado.

Dichos responsables realizarán una evaluación permanente respecto a la proyección de gastos en las específicas asignadas a fin de proponer las modificaciones correspondientes por parte de la dependencia respectiva.

6.6. MEDIDAS DE SEGURIDAD Y PRECAUCIÓN PARA EL MANEJO DEL FONDO.-

6.6.1. La Oficina Financiera solicitará a la Oficina General de Administración la implementación de mecanismos de seguridad necesarios para la custodia y protección del Fondo aperturado mediante Resolución Jefatural.

6.6.2. El Responsable del manejo del fondo de Caja Chica deberá estar respaldado por una Póliza de Seguros. Para tal efecto la Oficina Financiera, gestionará ante la Oficina de Abastecimiento, la contratación de las pólizas de seguros para cubrir los gastos de deshonestidad, robo y otros.

VII. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS:

7.1. El Responsable del manejo del fondo de Caja Chica, el Jefe y/o Director de la Dependencia, y los servidores que ejecutan el gasto, deben tener en consideración la política de austeridad, racionalidad y proporcionalidad en el gasto público.

7.2. Está prohibida la conformación de fondos especiales o de naturaleza o características similares a la Caja Chica, cualquiera sea su denominación, finalidad o fuente de financiamiento, bajo responsabilidad de la Oficina General de Administración.

7.3. En el caso de pérdida o sustracción parcial o total del fondo de Caja Chica, deberá denunciarse el hecho a la Policía Nacional, remitiendo a la Oficina de Abastecimiento un informe detallado, adjuntando el parte policial para efectos del trámite del siniestro antes del seguro, independientemente de la investigación administrativa, caso contrario, el Responsable del manejo del fondo de Caja Chica responderá por dichos fondos.

7.4. En el caso de existir en los registros contables saldo pendiente por liquidar en la Caja Chica, corresponderá al Jefe y/o Director o el Responsable del manejo del fondo de Caja Chica, liquidar indefectiblemente con documentos sustentatorios y/o dinero en efectivo, debiendo coordinar con la Oficina Financiera para su liquidación.

7.5. En caso de ausencia por licencia, destitución, renuncia, fallecimiento u otra causa del Responsable del manejo del fondo de Caja Chica, el Jefe y/o Director de la Dependencia liquidará la Caja Chica y remitirá la documentación sustentatoria, los nombres completos y apellidos, número del DNI del nuevo Responsable del manejo del fondo de Caja Chica a la Oficina General de Administración para solicitar su designación.

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N. HERRERA H.

PERÚ


7.6 En caso de incumplimiento de lo establecido en la presente Directiva, se comunicará a la Oficina General de Administración para el inicio de las acciones administrativas y/o legales correspondientes, de conformidad con lo dispuesto en la Ley N° 30057-Ley del Servicio Civil y su Reglamento, aprobado por Decreto Supremo N° 040-2014-PCM, asi como lo dispuesto en el Decreto Legislativo N° 1068, Decreto Legislativo del Sistema de Defensa Jurídica del Estado y su Reglamento, aprobado por Decreto Supremo N° 017-2008-JUS.

La presente Directiva entrará en vigencia a partir del día siguiente de la fecha de su aprobación.

VIII. RELACIÓN DE ANEXOS:

Anexo N° 01 - Recibo Provisional Anexo N° 02 - Recibo de Movilidad Local Anexo N° 03 - Solicitud de Movilidad Vehicular Anexo N° 04 - Monto Máximo de Movilidad Local (Taxi) (en Soles) Anexo N° 05 - Tarifario de Movilidad Local de Transporte Urbano. Anexo N° 06 - Formato de Autorización Previa. Anexo N° 07 - Rendición del Fondo de Caja Chica. Anexo N° 08 - Resumen de Clasificadores Presupuestales. Anexo N° 09- Libro Caja. Anexo N° 10- Cuadro de control de pago de servicios básicos (Energía eléctrica,

agua potable, arbitrios municipales) Anexo N° 11 - Acta de Arqueo de Caja Chica. Anexo N° 12- Recibos Provisionales. Anexo N° 13- Documentos Cancelados Definitivos. Anexo N° 14 - Dinero en Efectivo. Anexo N° 15- Documentos para Reembolso.

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ANEXO N°01

S/

RECIBO PROVISIONAL N° 001-000001

Miraflores

Yo Recibí de la OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN, DE LA CAJA CHICA la suma de :

Dependencia:

DETALLE -JUSTIFICACIÓN DEL GASTO

IMPORTE

TOTAL

Compromiso: Yo como usuario, declaro que los recursos recibidos serán rendidos con la documentación sustentatoria definitiva, en un plazo que no excederá los 02 (dos) días hábiles después de recibido el dinero, caso contrario, autorizo a que se le efectúe el descuento correspondiente de mi planilla de ingresos o remuneraciones por el monto no rendido, sin perjuicio de la responsabilidad que la administración deslinde.

V° B° OGA

Dependencia - órgano o Firma del Usuario Unidad Orgánica

Facturar a: MINISTERIO DE JUSTICIA Y DERECHOS HUMANOS R.U.C. 20131371617

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S.RODRIGUE1

PERÚ


ANEXO N°02

5/

RECIBO DE MOVILIDAD LOCAL N° 001-000001

Miraflores

Yo Recibí de la OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN, DE LA CAJA CHICA la suma de :

Dependencia -: Motivo de la Comisión:

FECHA

ITINERARIO - JUSTIFICACIÓN DEL GASTO IMPORTE

TOTAL

V° OGA Dependencia - Órgano o Of. Financiera Firma Usuario Unidad Orgánica

DNI.

Cargo.

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N. HERRERA H.


ANEXO N°03

SOLICITUD DE MOVILIDAD VEHICULAR

Fecha: Chofer: Veh. Placa:

Nombre del solicitante:

Órgano o Unidad Orgánica:

Destinos:

Hora de salida: Hora de retorno: Km. de salida: Km. de retorno:

Firma del solicitante Firma y Sello V° B° Responsable Jefe y/o Director de Servicios Generales

QFJCINAtEWEftu. DL ADMINIS 10 R. A. H C3.

V° B° Control Vehicular

S. RODRIGUEZ S.

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CflC NERAL o

ADMINIST CióN


ANEXO N°04

MONTO MÁXIMO DE MOVILIDAD LOCAL (TAXI) (EN SOLES)

N° Desde sede central a: Ida Y vuelta

1 Aeropuerto 60 2 Ancón 80 3 Ate. Sta. Anita 40 4 Barranco 20 5 Bellavista 40

6 Breña 25 7 Callao — cercado 50 8 Carabayllo 60 9 Carmen de la Legua 40 10 Cedros de Villa 40 11 Cercado de Lima 30 12 Chaclacayo 60 13 Chorrillos 30 14 Chosica 70 15 Cieneguilla 70 16 Comas 50 17 El Agustino 40 18 Huachipa Ate 50 19 Huaycán 50 20 Independencia 40 21 Jesús María 30 22 La Molina 50 23 La Perla 30 24 La Punta 50 25 La Victoria 30 26 Lince 20 27 Los Olivos 50 28 Lurín 60

29 Magdalena 30 30 Miraflores —Ovalo Pardo 16 31 Miraflores—Ovalo

Higuereta 25

32 Monterrico 40 33 Pachacamac 60 34 Pro 60 35 Pucusana 70 36 Pueblo Libre 30 37 Puente Piedra 70 38 Punta Hermosa 60 39 Punta Negra 60 40 Rímac 40 41 S.J. Miraflores 50 42 Salamanca 40 43 San Bartolo 60 44 San Borja 20 45 San Isidro 20 --

46 San J. De Lurigancho 50 47 San Luis 30 48 San M. de Porres 40 49 San Miguel 40 50 Santa Rosa 60 51 Surco 40 52 Surquillo 20 53 Ventanilla 60 54 Villa María del Triunfo 50 55 Villa El Salvador 60

R. A. H G.

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ANEXO N°05

TARIFARIO DE MOVILIDAD LOCAL DE TRANSPORTE URBANO (EN SOLES)

N' Desde sede central a: Movilidad de

transporte Urbano Ida y vuelta

1 Ate Vitarte 12 2 Breña 8 3 Callao 12

4 Cercado de Lima 8

5 Chaclacayo 20 6 Chorrillos 7 7 Comas 10 8 Carabayllo 16 9 Jesús María 7 10 La Molina 8 11 La Victoria 7 12 Lince 7 13 Los Olivos 8 14 Lurín 15 15 Magdalena 7 16 Miraflores 7

17 Pueblo Libre 7

18 Puente Piedra 20 19 Rímac 8 20 San Borja 7 21 San Isidro 7 22 San Juan de Lurigancho 10

23 San Juan de Miraflores 7

24 San Martin de Porras 8

25 Santa Anita 12

26 Santiago de Surco 8

27 Surquillo 7 28 Ventanilla 20

29 Villa El Salvador 10

30 Villa María del Triunfo 10

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S.RODRIGUEZ 5

N. HERRERA H.


ANEXO N°06

FORMATO DE AUTORIZACIÓN PREVIA

Apellidos y Nombres Oficina Fecha

ACTIVIDADES A REALIZAR

ACTIVIDADES REALIZADAS

V° B° de Autorización Jefe y/o Director de Dependencia

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N. HERRERA H.

Tipo de Comprobante N'

Específica de gasto

Fecha

TOTAL

Orden Razón Social Importe

MOVIMIENTO DEL DINERO EN EFECTIVO

Saldo anterior S/

Importe de la presente rendición S/

SALDO ACTUAL


ANEXO N°07

RENDICIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA N°

OFICINA:

Responsable del manejo del fondo de Caja Chica R.J. N°

Jefe y/o Director de la Dependencia

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Viáticos y Asignaciones

Combustible

Lubricantes

o vaSar


ANEXO N°08

RESUMEN DE CLASIFICADORES PRESUPUESTALES

FIENDICION DE CAJA CHICA N° 000-2017

CUENTA ESPECÍFICA DE GASTO

S/

Alimentos de Personas

Materiales de Construcción

Bienes de Consumo

Pasajes y Gastos de Transporte

Otros Servicios de Terceros

Materiales de Oficina

Materiales de Instalación Eléctrica

Otros servicios de comunicación

Correos y Mensajería

Rendición parcial al Meta 00000

Responsable del manejo del fondo de Caja Chica Jefe y/o Director de laDependencia

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ANEXO N°09

LIBRO CAJA

FECHA (a)

INGRESOS (b)

EGRESOS (c)

SALDO (d)

(a) En esta columna se debe registrar la fecha del i (b) Deberán registrarse los cheques por el comprobante de pago. monto asignado y los montos reembolsables a

fin de mantener actualizado el saldo de efectivo.

(c) En esta columna se registrarán documentos (d) Columna que refleja la existencia de dinero definitivos que sustenten el gasto en efectivo (INGRESOS -EGRESOS) (Comprobantes de Pago autorizados por la SUNAT y recibos de movilidad local, los que se rebajarán el saldo del respectivo fondo)

Responsable del manejo del fondo de Caja Chica Jefe y/o Director de la Dependencia

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Situación del inmueble (**)

Recibo N° Suministro N° Mes de Consumo

Empresa N° de Rendición

S/ Importe Local

Total rendido SI


ANEXO N°10

CUADRO DE CONTROL DE PAGO DE SERVICIOS BÁSICOS (*)

(ENERGÍA ELECTRICA, AGUA POTABLE, ARBITRIOS MUNICIPALES)

Responsable del manejo del fondo de Caja Chica

(*) Para el control de pago por cada servicio básico deberá efectuarse en cuadros diferentes y presentarse en cada rendición de cuentas. (**) Consignar si el local es propio, alquilado y/o cedido en uso.

Página 23 de 28 N. HERRERA ti.


ANEXO N°11

ACTA DE ARQUEO DE CAJA CHICA

En la ciudad de , a las horas del día reunidos en la oficina del señor y el señor con el propósito de practicar el arqueo al fondo de caja chica para , cuyo resultado es como sigue:

1. Fondo asignado con Resolución

S/

2 Recuento de dinero en Anexo 14 S/ efectivo

Recibos provisionales Anexo 12 S/ Relación de documentos

cancelados y definitivos Anexo 13 S/

Documentos para reembolso

Anexo 15 S/

Total rendición Diferencia S/

Explicaciones de la diferencia:

Comentarios:

Siendo las del mismo día se dio por terminado el arqueo, procediéndose a devolverse los registros y documentación revisada al Sr. en señal de conformidad se suscribe el Acta.

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ANEXO N°12

RECIBOS PROVISIONALES

N° Fecha Nombre y Apellido

Concepto Importes! Aprobación por

Total

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Detalle del gasto Documentos Importe SI N° Clase Fecha

Total

PERÚ


ANEXO N°13

DOCUMENTOS CANCELADOS Y DEFINITIVOS

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ANEXO N°14

DINERO EN EFECTIVO

Denominación Cantidad Importe S/ 0.05 0.10 0.20 0.50 1.00 2.00 5.00

SUBTOTAL Billetes

10.00 20.00 50.00

100.00 200.00

TOTAL

Resumen Importe 5/ Total Monedas Total Billetes Total General

N. HERRERA H. Página 27 de 28

PERI) Ministerio de Justicia y Derechos Humanos

ANEXO N°15

DOCUMENTOS PARA REEMBOLSO

Ref. Fondo:

Fecha

N°

Importe S/

Situación actual

TOTAL

Página 28 de 28 N. HERRERA H.

Documents

Ministerio y Derechos Humanos DIRECTIVA N° 43 -2018-JUS ... · Chica y usuarios de Caja Chica. RESPONSABILIDAD . 4.1 Los servidores civiles del Ministerio de Justicia y Derechos