Mitarbeitergespräche

Leitfaden für die Durchführung von Mitarbeitergesprächen

Sehr geehrte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, sehr geehrte Kolleginnen und Kollegen, Kommunikation und Personalentwicklung sind uns wichtige Anliegen, die im Rahmen der Stiftungsuniversität noch mehr an Bedeutung gewonnen ha-ben und für die Entwicklung unserer Universität unerlässlich sind.

Wir sehen das Instrument des Mitarbeitergesprächs als ein zentrales Instrument, das in Form eines Dialogs Führungskraft und Mitarbeiterinnen und Mit-arbeiter auf einer Ebene zusammenbringt.

Im Gegensatz zu jederzeit stattfindenden und von diesem Instrument losgelöst zu sehenden, anlassbezogenen Feed-Back-Gesprächen handelt es sich beim Mitarbeitergespräch um einen institutionalisierten Gesprächsprozess, der jährlich stattfindet und in dem Ziele, Aufgaben und unterstützende Ent-wicklungsmaßnahmen vereinbart werden.

Ein herausragendes Ziel der Mitarbeiter-Vorgesetzten-Gespräche ist, die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu verbes-sern. Dafür ist es erforderlich, dass sowohl Mitarbeitende als auch Führungskräfte sich auf das Gespräch einlassen und es als Instrument tragen. Das Prä-sidium der Universität zu Lübeck steht hinter diesem Instrument und hofft, Ihnen mit diesem Leitfaden neben wichtigen Informationen auch praktische Anregungen für die Durchführung geben zu können.

Wir hoffen, dass die flächendeckende Durchführung von Mitarbeitergesprächen das Arbeiten an unserer Universität durch offene Kommunikation und gemeinsam erarbeitete persönliche Entwicklungsmöglichkeiten möglichst attraktiv gestaltet.

Mit den besten Grüßen

Prof. Dr. Hendrik Lehnert Dr. Oliver Grundei Präsident Kanzler Anke Boettcher-Krause Helge Illig Personalrat des technisch-administrativen Personals Personalrat des wissenschaftlichen Personals Dr. Hauke Nielsen Personalrat des wissenschaftlichen Personals UKSH

Inhalt:

I. Ziele des Mitarbeitergesprächs II. Ablauf des Mitarbeitergesprächs III. Hinweise zur Gesprächsführung IV. Organisatorische Hinweise V. Kontakt

Vorlagen

I. Ziele:

• Förderung der Kommunikation und der vertrauensvollen Zusammenarbeit

• Bilanzierendes Gespräch über das vorangegangene Jahr

• Sicherung und Weiterentwicklung der Arbeitszufriedenheit, Klärung möglicher Probleme

• Leistungsbeurteilung als Basis für mögliche Personalentwicklungsmaßnahmen und berufliche Entwicklung

II. Ablauf

• Was kann verbessert werden?•Relation zwischen Ausstattung und Aufgaben passend?

• Perspektiven des/der Vorgesetzten•Weiterbildung?• Persönliche

Entwicklungsmöglichkeiten? Anreize?

•Erleben der alltäglichen Arbeit•Gegenseitige Erwartungen•Besondere, konkrete S Situationen

•Anhand einer strukturierten Vorbereitung

Leistung und

Beurteilung

Zusammen-arbeit

Arbeits-platz und

Arbeitsbe-dingungen

Mitarbeiter_ innen-

förderung/Personal-

entwicklung

III. Hinweise zur Gesprächsführung:

• Gute Leistungen herausstellen und positive Aspekte voranstellen

• Positive Grundhaltung in Bezug auf Gesprächspartner_innen

• Respektvoller und wertschätzender Umgang• Gesprächspartner_innen aufmerksam zuhören• Offene und zugewandte Körpersprache• MVG positiv abschließen• Vertraulichkeit des Gesprächs

IV. Organisatorische Hinweise:

• Jährlich wiederkehrend im Frühjahr, idealerweise im März• Ausreichend frühzeitige Terminierung zur Vorbereitung (auch

anhand der Vorlagen)• Mindestens 1,5 Stunden pro Gespräch einplanen (wenn es dann

kürzer dauert, ist das in Ordnung)• Dokumentation anhand von Vorlagen, die bei der/dem

Vorgesetzten und bei dem/der Mitarbeiter_in aufbewahrt und zum nächsten Gespräch mitgebracht werden

• Meldung über das Stattfinden des Gesprächs an das Personaldezernat

V. Kontakt:

Sandra Magens, Ass. jur., MPA/WissenschaftsmanagementQualitätsbeauftragteLeitung Qualitätsmanagement und OrganisationsentwicklungKontakt: magens@zuv.uni-luebeck.de

0451 500 / 6502

Anlage I

Vorbereitung des Mitarbeitergesprächs – Mitarbeiter_in:

Diese Fragestellungen dienen ausschließlich der Vorbereitung auf die Gespräche und müssen weder vollständig bearbeitet werden, noch werden sie vor dem Gespräch dem/der Gesprächspartner_in übermittelt. Sie werden auch nicht an Dritte (auch nicht das Personaldezernat) weitergeleitet.

Fragen zur Leistung und Beurteilung im vergangenen Jahr

Welche/was/wo? Warum?

Mit welchen Arbeitsergebnissen bin ich besonders zufrieden?

Welche Aufgaben konnte ich nicht oder noch nicht erledigen und warum?

Wo sehe ich meine Stärken? Wo möchte ich meine Stärken mehr einbringen?

Was kann ich an meiner Arbeitsweise verbessern:

- Fachkompetenz - Arbeitsqualität - Arbeitsquantität - Persönliche Kompetenz - Soziale Kompetenz

Fragen zur Zusammenarbeit Ja/In der Regel/Nein Beispiele/Warum

Bekomme ich in angemessener Form konstruktive Rückmeldungen? Wenn nein, konkrete Beispiele.

Bekomme ich ausreichend Hilfestellung und Rückendeckung von mei-

ner/meinem Vorgesetzten? Wenn nein, konkrete Beispiele. Trägt mein_e Vorgesetzte_r meine Ent-scheidungen und Handlungsfolgen mit? Wenn nein, konkrete Beispiele.

Trage ich die Entscheidungen und Handlungsfolgen meiner/meines Vorge-setzten mit und wenn nicht, warum nicht?

Nimmt die/der Vorgesetzte kritische Anregungen auf und setzt sich damit auseinander? Wenn nein, konkrete Bei-spiele.

Ist mein Handlungs- und Entschei-dungsspielraum ausreichend angemes-sen?

Werde ich von meiner/meinem Vorge-setzten ausreichend informiert?

Ist die Zusammenarbeit mit Kol-leg_innen angenehm und konstruktiv?

Fragen zum Arbeitsplatz und zu den Arbeitsbedingungen

Ja/In der Regel/Nein Beispiele/Warum?

Sind die notwendigen Arbeitsmittel vorhanden?

Funktioniert die gegenseitige Vertre-tung bei Abwesenheit?

Konnte ich die mir übertragenen Aufga-ben in der dafür vorgesehenen Zeit er-ledigen? Wenn nein, welche? Und wa-rum nicht?

Wenn ich Führungsverantwortung tra-ge: Wie gehe ich mit dieser Verantwor-tung in Bezug auf Motivation, Delegati-on, Information, Gesprächsführung etc. um und wie sind die Rückmeldungen zu meiner Führungsqualität von meinen Mitarbeiter_innen?

Fragen zur Mitarbeiter_ innenförderung/Personalentwicklung

Ja/In der Regel/Nein Beispiele

Entspricht meine Tätigkeit meinen Befä-higungen und Interessen?

Welche Vorstellungen habe ich hinsicht-lich meiner beruflichen Entwicklung? Veränderungswünsche (neues oder erweitertes Aufgabengebiet, erweiterter Verantwortungsbereich, Hospitation in anderen Bereichen etc.)?

Welche neuen Aufgaben oder Heraus-forderungen könnte ich mir vorstellen (Projekte, Sonderaufgaben, Wahrneh-mung von Vertretungen etc.)?

In welchen Bereichen möchte ich mich weiterentwickeln/welche Fortbildungen wären hilfreich?

Welche konkreten Ziele möchte ich mir für das kommende Jahr setzen?

Liegen Gründe für eine Gehaltsüberprü-fung vor?

Anlage II

Diese Fragestellungen dienen ausschließlich der Vorbereitung auf die Gespräche und müssen weder vollständig bearbeitet werden, noch werden sie vor dem Gespräch dem/der Gesprächspartner_in übermittelt. Sie werden auch nicht an Dritte (auch nicht das Personaldezernat) weitergeleitet.

Vorbereitung des Mitarbeitergesprächs – Vorgesetzte_r:

Fragen zur Leistung und Beurteilung im vergangenen Jahr

Welche/was/wo? Warum?

Welche Aufgaben liegen dem/der Mit-arbeiter_in besonders und warum?

Welche Aufgaben bereiten dem/der Mitarbeiter_in Schwierigkeiten?

Wie gut sind die Arbeitsabläufe organi-siert? Was kann konkret verbessert wer-den?

Was möchte der/die Mitarbeiter_in am liebsten stärken und was würde ich ihr oder ihm vorschlagen und warum:

- Fachkompetenz - Arbeitsqualität - Arbeitsquantität - Persönliche Kompetenz - Soziale Kompetenz

Fragen zur Zusammenarbeit Ja/In der Regel/Nein Beispiele

Gebe ich hinreichend klare Arbeitsan-weisungen und gebe ich ausreichend Rückmeldung? Werden die Ursachen von Erfolg und Misserfolg ermittelt und angesprochen? Kritisiere und lobe ich in

angemessener Form, so dass es bei dem/der Mitarbeiter_in richtig an-kommt? Gebe ich meinem/meiner Mitarbeiter_in ausreichend Hilfestellung und Rücken-deckung? Wenn nein, was sind die Ursa-chen?

Trage ich die Entscheidungen und Handlungsfolgen meines Mitarbei-ters/meiner Mitarbeiterin mit? Wenn nein, was sind die Ursachen?

Trägt mein_e Mitarbeiter_in meine Ent-scheidungen mit? Setzt sie/er sie wie besprochen um? Wenn nein, konkrete Beispiele.

Nehme ich kritische Anregungen mei-nes Mitarbeiters/meiner Mitarbeiterin auf und setze mich aktiv damit ausei-nander?

Inwiefern ist der/die Mitarbeiter_in in der Lage, selbständig zu arbeiten?

Informiert der/die Mitarbeiter_in mich so, dass ihr/sein Arbeitsbereich für mich hinreichend transparent ist?

Treten Missverständnisse auf? Wenn ja, konkrete Beispiele.

Wie gut arbeitet der/die Mitarbeiter_in mit Kolleg_innen anderer Abteilungen zusammen?

Welche Stellung nimmt der/die Mitar-beiter_in im Team ein?

Fragen zum Arbeitsplatz und zu den Arbeitsbedingungen

Ja/In der Regel/Nein Beispiele/Warum?

In welchem Zustand sind die Arbeitsmit-tel?

Wie ist die Vertretung geregelt? War die anfallende Arbeit nur mit einem zusätzlichen Aufwand zu bewältigen? (Zeit, Sachmittel, psychische Belastung)

Wenn der/die Mitarbeiter_in selbst Füh-rungsverantwortung trägt, wie geht sie/er mit dieser Verantwortung in Be-zug auf Motivation, Delegation, Informa-tion, Gesprächsführung etc. um und wie sind die Rückmeldungen zu ihrer/seiner Führungsqualität von ihren/seinen Mit-arbeiter_innen?

Fragen zur Mitarbeiter_ innenförderung/ Personalentwicklung

Ja/In der Regel/Nein Beispiele

Welche Tätigkeiten entsprechen zur Zeit den Befähigungen und Interessen des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin beson-ders und welche weniger?

Zeigt mein_e Mitarbeiter_in Interesse an neuen oder veränderten Anforderun-gen?

Welche Perspektiven sehe ich für die berufliche Entwicklung meines Mitarbei-ters/meiner Mitarbeiterin (neues oder erweitertes Aufgabengebiet, erweiterter Verantwortungsbereich, Hospitation in anderen Bereichen etc.)?

Was müsste mein_e Mitarbeiter_in tun, damit sich diese Perspektiven realisieren lassen?

Welche Fort- und Weiterbildungsmaß-nahmen wurden bereits vereinbart und wurden diese wahrgenommen?

Durch welche gezielten Weiterbil-dungsmaßnahmen könnten die Fähig-keiten und Kenntnisse meines Mitarbei-ters/meiner Mitarbeiterin weiter entwi-ckelt bzw. trainiert werden?

Welche konkreten Ziele können mei-nem/meiner Mitarbeiter_in für das kommende Jahr gesetzt werden?

Was spricht für eine Gehaltsüberprü-fung?

Anlage III

Protokoll-Vordruck

Dieses Protokoll ist ausschließlich für die Gesprächspartner_innen gedacht und wird nicht an Dritte (auch nicht das Personaldezernat) weitergeleitet. Die Protokolle dienen beim Folgegespräch und im Laufe des Jahres als Gedankenstütze. Sollen besprochene Maßnahmen an Dritte weitergegeben werden (bspw. um sie umzusetzen), muss das hier festgehalten werden.

Thema Ergebnis Kommentare

Fragen zur Leistung und Beurteilung im vergangenen Jahr

Fragen zur Zusammenarbeit

Fragen zum Arbeitsplatz und zu den Arbeitsbedingungen

Fragen zur Mitarbeiter_innen förderung/Personalentwicklung

Eventuell vereinbarte Ziele für das kommende Jahr Welche Vereinbarungen müssen für ihre Umsetzung an Dritte weiterge-geben werden?

Datum: ___________________________________

_____________________________________________ _____________________________________________ Mitarbeiterin/Mitarbeiter Vorgesetzte/Vorgesetzter

Anlage IV

Mitteilung über die Durchführung des Mitarbeitergesprächs An das Personaldezernat Das jährlich stattfindende Mitarbeitergespräch im Jahr _____________ zwischen _____________________________________ Mitarbeiter_in und _____________________________________ Vorgesetzte_r hat am _________________________ stattgefunden. Der Inhalt des Gesprächs ist abgesehen von als im Protokoll nicht vertraulich gekennzeichneten Maß-nahmen vertraulich und wird von mir nicht an Dritte weitergegeben. Lübeck, der _________________ _____________________________________ Vorgesetzte_r