Mobiles Controlling.

Die Praxis heute

Mitarbeiter tragen ihre Arbeitszeiten auf Stunden-zetteln ein.

Stundenzettel werden i.d.R. wöchentlich oder monatlich eingesammelt.

Stundenzettel werden manuell geprüft.

Stundenzettel werden manuell in Buchhaltungs-software übertragen.

Stundenzettel werden manuell in Controlling-software übertragen.

Hohe Verwaltungskosten für

Plausibilitätsprüfung

Personalbuchhaltung

Controlling und Nachkalkulation

Daten liegen später vor:

schlechte Steuerbarkeit des Außendienstes

verzögerte Fakturierung

verzögertes Controlling

schlechtere Liquidität

Mit virtic erfassen die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten über ihreHandys

• Alle Eingaben werden sofort auf die virtic-Server übertragen

• Der Mitarbeiter bekommt zu jedem Zeitpunkt die aktuellen Informationen angezeigt

• Ein Dialog stellt sicher, dass nur sinnvolle Eingaben möglich sind

Senden Optionen

Abfahrt zur BaustelleBesorgungsfahrtAbfahrt zur FirmaKrankmeldung

bitte auswählen und Senden:

Antwort vom Server: Abfahrt zur Baustelle 12.04.2007 05:45:06

Antwort vom Server: Abfahrt zur Baustelle 12.04.2007 05:45:06

OK

Senden Optionen

Tiefbau RabenwegRathaus FassadeHafenstraße RohbauSchneider GmbH, Essen

bitte auswählen und Senden:

Antwort vom Server: Hafenstraße Rohbau 12.04.2007 05:45:13

Antwort vom Server: Hafenstraße Rohbau 12.04.2007 05:45:13

OK

Senden Optionen

Arbeitsbeginn Baustelle

bitte auswählen und Senden:

Antwort vom Server: Arbeitsbeginn Baustelle 12.04.2007 06:23:41

Antwort vom Server: Arbeitsbeginn Baustelle 12.04.2007 06:23:41

OK

Senden Optionen

PauseFeierabend/HeimfahrtAbfahrt zur BaustelleAbfahrt zur FirmaBesorgungsfahrtWerkstattfahrt

bitte auswählen und Senden:

Antwort vom Server: Abfahrt zur Firma 12.04.2007 13:04:56

Antwort vom Server: Abfahrt zur Firma 12.04.2007 13:04:56

OK

Vertrauen ist gut...

Lokalisierung gibt Gewissheit.

virtic wahrt die Privatsphäre.

Ortungen sind nur während der Arbeitszeit möglich!

virtic ist transparent.

Mitarbeiter haben persönliche Zugänge zu ihren Arbeitszeitkonten.

Alle Daten liegen sofort auf den virtic-Servern bereit.

Für die Nutzung von virtic ist nur ein PC mit Internet-Anschluss erforderlich.

Unternehmer, Disponenten, Buchhalter, Projektleiter und Controller können über das Internet sofort auf die Daten zugreifen.

Zeitpunkt der ersten Buchung des Tages

Plausibilitätsprüfung bei der ersten Buchung

aktuelle Baustelle

aktuelle Tätigkeit

Plausibilitätsprüfung bei der letzten Buchung

Zeitpunkt der aktuellen (letzten) Buchung

Name

Personalnummer

Liste aller Buchungen des TagesHandy orten*

SMS schreiben*

eMail schreiben

Cockpit

Kommunikations- und Dispositionszentrale

Cockpit

Kommunikations- und Dispositionszentrale

Baustelle

Ortung

Baustelle

Ortung

Chronologie

Alle Buchungen im Detail.

Zeitkonto

Genau Ihr Arbeitszeitmodell.

Reisekosten

Spesen, Auslösen, Reisekosten, Verpflegungs-mehraufwände

Excel-Export

Ihre eigenen Auswertungen.

Import aus Fremdsoftware

SOAP-ClientsWerden auf dem Kundenrechner installiert und führen automatische Uploads von Exportdateien ausDerzeit verfügbar für: Mitarbeiterstammdaten, Baustellen- / Projektstammdaten, Einsatztermine, Urlaub, Krankheitstage, Kostenstellen, Kostenträger

SQL-AbfragenWerden gemäß Kundenspezifikation ausgeführt

Uploads über HTML-FormularExportdateien (txt, csv) werden über ein HTML-Formular manuell hochgeladenDerzeit verfügbar für Baustellen- /Projektstammdaten, Mitarbeiterstammdaten

Beliebige SchnittstellenWerden gemäß Kundenanforderungen erstellt

Export in Fremdsoftware

Export von txt-DateienTextdateien (txt, csv, asc) werden vom Nutzer generiert und gespeichert, anschließend vom Fremdsystem importiertDerzeit u.a. verfügbar für Zeitbuchungen, Arbeitszeiten, Reisekosten

Beliebige SchnittstellenWerden gemäß Kundenanforderungen erstellt

Export von XML-DateienXML-Dateien werden vom Nutzer generiert und gespeichert, anschließend vom Fremdsystem importiertDerzeit u.a. verfügbar für Zeitbuchungen, Arbeitszeiten, Reisekosten

Vorteile für den Unternehmer

• Abrechnungsgerechtigkeit

• Geringere Verwaltungskosten

• Präzises und schnelles Projektcontrolling

• Verbesserte Dispositon

• Niedrigere Fahrzeugkosten

• Exaktere Kalkulation in Folgeprojekten

• Schnellere Fakturierung

• Verbesserte Liquidität

Anzahl Mitarbeiter im Außendienst 100Personalbuchhaltung 20 Std/Monat

Zeitaufwand für die Prüfung, Einsammlung, Korrektur der Stundenzettel und die Eingabe in eine Buchhaltungssoftware o.ä.

Controlling 20 Std/Monat

Zeitaufwand für die manuellen Tätigkeiten bei der Begleitkalkulation und im Projektcontrolling

Lohnkosten je Mitarbeiter im Außendienst 25,00 EUR/Std

incl. Lohnnebenkosten

Gehaltskosten Verwaltung 20,00 EUR/Std

incl. Lohnnebenkosten

Arbeitszeitabweichung 10 Min/Tag

Geschätzte Abweichung zwischen der Aufschreibung auf den Stundenzetteln und der tatsächlichen Arbeitszeit

Kostensenkung beiArbeitszeitabweichung 100.000 € Controlling 4.800 € Personalbuchhaltung 4.800 € -

20.000

40.000

60.000

80.000

100.000

120.000

Mitarbeiter buchen ihre Arbeits-zeiten über Handy.

Die Lohnbuchhaltung prüft die Daten und sendet sie an den Steuerberater – fertig!

Die Buchhaltung versendet dieRechnungen am Tag nach dem Arbeitsabschluss. Die zufriedenen Kunden zahlen sofort. Die Liquidität steigt und die Kapitalkosten sinken.

Praxisbeispiel: Maler

Mitarbeiter buchen ihre Arbeits-zeiten über Handy.

Der Unternehmer kennt jederzeitdie aktuellen Standorte der Mitarbeiter und kann so optimaldisponieren.

Die Lohnbuchhaltung prüft die Daten und schickt sie perMausklick an den Steuerberater.

Lesen Sie hier den Bericht ausder Allgemeinen Bauzeitung.

Praxisbeispiel: Tiefbauunternehmen

Mitarbeiter buchen ihre Arbeitszeiten über Handys.

Die gebuchten Zeiten werden auf Projekte gebucht. Der Unternehmer verfolgt die gebuchten Zeiten, um seine Projekte zu steuern.

Neue Angebote können anhand der gesammelten Daten noch schärfer kalkuliert werden.

Die Lohnbuchhaltung prüft die Daten und sendet die Datenan den Steuerberater. Fertig!

Lesen Sie hier den Bericht aus dem Handwerksblatt.

Praxisbeispiel: Dachdecker

Mitarbeiter buchen ihre Arbeits-zeiten über Handy und PC!

Für vorbereitende Arbeiten in der Werkstatt wird der Werkstatt-PC verwendet. Auf den Baustellen werden Handys verwendet.

Projektleiter haben stets den Überblick über alle Zeiten, die auf ihre Projekte gebucht wurden.

Die Lohnbuchhaltung schickt die Daten nach der Prüfung per eMail zum Steuerberater.

Praxisbeispiel: Anlagenbau

Techniker buchen ihre Arbeitszeiten über ihre Handys oder über den Werkstatt-PC.

Aufträge können sofort abgerechnet werden.

Vertriebsmitarbeiter erfassen ihre Kundenbesuche mit ergänzenden Informationen über Handys oder Blackberrys.

Die gesammelten Daten werden von den Vertriebsmitarbeitern und von der Vertriebsleitung in Excel importiert. So nutzen sie mit Excel ein Online-Vertriebstagebuch.

Die Buchungen der Mitarbeiter werden zu Online-Fahrtenbüchern und Online-Reisekosten-abrechnungen verarbeitet.

Praxisbeispiel: Baumaschinenhandel

und –wartung

Praxisbeispiel: Praxisbeispiel: LadendetektivLadendetektiv

Spezielles Problem:

Detektive wechseln die Einsatzorte und geben sich nie zu erkennen. Ihre Arbeitszeiten lassen sich deshalb nicht nachvollziehen.

Lösung:

Detektive buchen ihre Arbeitszeitenüber Handys. Jede Buchung wirdmit einer Lokalisierung verknüpft.So kann der Detektiv nachweisen, dass er tatsächlich vor Ort war.

Lokführer buchen ihre Arbeitszeiten und viele betriebliche Informationen über ihre Handys, z.B.

• Lokwechsel• Tankvorgänge• Wartungen• uvm.

Disponenten verfolgen die Buchungen und nutzen die Ortungen zur optimierten Disposition der Fahrzeuge.

Praxisbeispiel: Bahnunternehmen

für Ihre mobilen Prozesse