EXPEDIENTE DE CONTRATACIONy

Determinación del Valor Referencial

Ada Basulto Liewald

Plan Anual de

Contrataciones

(PAC)

Expediente de

ContrataciónComité

Especial

Bases

Programación y Actos Preparatorios

VALOR REFERENCIAL

El Plan Anual

Valor estimado

Valor que se considera en el PAC, para registrar la información.

Valor referencial

Valor que se determina de las posibilidades que ofrece el mercado.

EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN

Documento que contiene todas las actuacionesreferidas a la adquisición o contratación, desdela decisión de adquirir o contratar hasta laculminación del contrato.

El Expediente de Contratación se elabora en laFase de Actos preparatorios y acaba en laliquidación del contrato.

Contenido del Expediente de Contratación

Requerimiento Área Usuaria (Características técnicas y cantidad )ESTUDIO DE LAS POSIBILIDADES QUE OFRECE EL MERCADO:

a) Valor Referencial,b) Tipo de proceso de selección, c) Modalidad de Selección y contrataciónd) Sistema de Contratación, e) Fórmula de Reajuste,

Resumen EjecutivoDisponibilidad Presupuestal: Certificación Presupuestaria)Aprobación del Expediente de contratación …

Características del Bien o Servicio

•Condiciones obligatorias.

•Aspectos técnicos

•Aspectos contractuales futuros.

APROBACION DEL EXPEDIENTE DE CONTRATACION

En su fase inicial, debe ser aprobado porórgano competente.

Si el proceso es declarado desierto, la nuevaconvocatoria debe contar con nuevaaprobación del expediente, sólo si se hamodificado en algún extremo.

INNOVACIONES

DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

Contenido de la Certificación Presupuestal:

– Fuente de Financiamiento

– Cadena Funcional Programática y del gasto

– Monto al cual asciende la certificación con las anotaciones del caso

Estudio de Posibilidades que ofrece el mercado

Basándose en las características técnicas por el área usuaria, el OECdebe evaluar las posibilidades que ofrece el mercado paradeterminar:

El valor referencial

La existencia de pluralidad de marcas y postores

La posibilidad de distribuir la buena pro

Información que pueda servir para establecer factores deevaluación: Garantía, Plazo, Mejoras, etc.

La pertinencia de realizar ajustes a las características y/ocondiciones de lo que se va a contratar, entre otros aspectos.

La existencia de bienes sustitutos con mejor relación calidad –precio.

OEC

Estudio de las Posibilidades que ofrece el mercado

Ajuste de características técnicas (C.T.) y determinación del valor referencial (V.R.)

RESUMEN EJECUTIVO

Establece el tipo de proceso de selección: LP, CP, AD, AMC.- Proveedor único

Estudio de Posibilidades que ofrece el mercado

ESTUDIO DE LAS POSIBILIDADES DE MERCADO

Como mínimo

dos fuentes

Presupuestos y cotizaciones actualizadas

Precios históricos

Estructura de costos

Descuentos por

volúmenes

Alternativas existentes según

nivel de comercialización

Disponibilidad

inmediata

Mejoras en las

condiciones de venta

Garantías, vigencia

tecnológica y otros

beneficios

Costos involucrados en los contratos del Estado:

• Costos del productoNiveles de comercialización y precios del agenteTributos

• Costos de transacciónProfusión normativaCostos de oportunidad (plazos, mercados)Costos financieros (garantías)Solución de controversias (plazos, legalidad)

• ExternalidadesIdiosincrasia del Estado (oportunidad de pago)Incertidumbre (cumplimiento real de los contratos)

Costos del producto:

• Costos de inversión directo.

• Costo de operación y mantenimiento.

• Costo de inversión indirecto.

• Costo de capital.

NIVELES DE

COMERCIALIZACIÓN

Y

NIVELES DE

PRECIOS

DEL AGENTE

Niveles de Comercialización y Niveles de Precios

• Facilitadores

(transporte, almacén)

• Intemediarioscomercializadores

(DP, mayorista, minorista)

• Intermediarios agentes

(agentes de venta, corredores, representantes)

Fuentes de información de precios

Presupuestos y cotizaciones actualizados

Estructura de costos

Precios históricos

Precios SEACE

VALOR REFERENCIAL

Disponibilidad inmediata

Así también, considerar

los siguientes aspectos:

Garantías

El OEC debe determinar el valor referencial.

El OEC puede solicitar apoyo que requiera del Área Usuaria, este último está obligado a dar apoyo bajo responsabilidad.

VALOR REFERENCIAL

• Servicios de Cobranzas o Recuperaciones

• Honorarios de éxito:

El V.R. es la suma del honorario fijo más el honorario de éxito. Se considerará monto máximo que la Entidad pagaría como honorario de éxito.

VALOR REFERENCIAL

• Antigüedad:

– En caso de BIENES Y SERVICIOS: 03 meses desde aprobación delExpediente de Contratación.

– En caso de CONSULTORÍA DE OBRA: 06 meses desde aprobación delexpediente de contratación.

– En caso de OBRAS: 06 meses contados desde fecha de determinación delpresupuesto de obra consignada en el expediente técnico.

•No hay límite INFERIOR para las ofertas económicas, salvo para ejecución y consultoría de obras: 90%

• El límite SUPERIOR de las ofertas económicas, será el valor referencial, salvo en el caso de ejecución de obras: 110%

VALOR REFERENCIAL

Valor Referencial

FUENTES:

-Presupuestos y Cotizaciones actualizados

-Precios SEACE

-Folletos, catálogos especializados

-Precios en Internet

-Valor Histórico

-Estructura de costos

ASPECTOS A CONSIDERAR:

-Alternativas existentes según nivel decomercialización

-Disponibilidad inmediata

-Descuento por volúmenes, de ser elcaso

-Mejora en las condiciones decontratación.

-Beneficios adicionales, así como lavigencia tecnológica del objeto de lacontratación.

FUENTE: Valor Histórico

Precio contratado por la Entidad respecto delrequerimiento del bien, servicio u obra de igual osimilar características técnicas.

Se recomienda considerar como valor histórico lascontrataciones del ejercicio presupuestalanterior, salvo que abarquen más de un ejerciciodada la naturaleza de su ejecución:Arrendamiento, suministros, etc.

FUENTE: Cotizaciones

Las cotizaciones (dos o más) constituyen una sola fuente. Serecomiendan las de fechas recientes a fin que el V.R. se determinesobre precios actuales.

Cuando sea necesario, la OEC podrá solicitar al área usuaria otécnica de la Entidad el apoyo para verificar las característicastécnicas de las cotizaciones.

El área usuaria o técnica podrá recomendar justificadamente serevise el Valor Referencial. También, el Comité Especial puedesolicitar la revisión del mismo.

FUENTE: Precios de consultas SEACE

Las consultas realizadas en el SEACE se haránrespecto de valores adjudicados (con buena proconsentida) por otras entidades distintas alrequiriente.

Son de bienes, servicios u obras de iguales osimilares objeto de contratación, debiendodescartarse aquellas de inferiores características.

FUENTE: Estructura de costos

Lo determinará la Entidad en virtud de los costos de cadacomponente o partida del bien, servicio u obra a contratar(incluir utilidades, tributos y todos costo que incida en elprecio – ART. 13 RLC).

En el caso de obras, la estructura de costos tiene doscomponentes:

• Costos directos (metrados por precios unitarios) y

• Costo indirectos (gastos generales y utilidad)

Ejemplo: Servicio de limpieza, transportes, seguridad, etc.

CONCLUSIONES

1. Valor estimado es diferente al valor referencial(V.R.).

2. El V.R. se determina en la Fase de actospreparatorios; forma parte del expediente decontratación.

3. Una de las finalidades del estudio deposibilidades que ofrece el mercado esdeterminar el VR.

¿QUÉ ES UN RESUMEN EJECUTIVO?

COMUNICADO Nº 002 – 2009 - OSCE/PRE

El Resumen Ejecutivo tiene la finalidad de dar aconocer el análisis realizado por la Entidad paradeterminar el valor referencial de un proceso deselección.

Momento de elaboración: Luego del estudio deposibilidades que ofrece el mercado.

Contenido del resumen ejecutivo

1) Objetivos: Finalidad

2) Descripción del requerimiento: Bien, Servicio, Obra.

3) Área Usuaria: Identificar quien es, cuando se recibióel requerimiento y para cuando quieren el pedido.

4) Las fuentes empleadas a fin de determinar el valorreferencial: Mínimo 2 fuentes distintas referidas alrequerimiento del área usuaria.

COMUNICADO Nº 002 -2009 - OSCE/PRE

Contenido del resumen ejecutivo

Fuentes empleadas

Valor Histórico: Contrato de la Entidad de iguales o similarescaracterísticas.

Cotizaciones: Constituyen una sola fuente.

Se invitó a cotizar a… Remitieron cotizaciones…

Opinión de área usuaria: Dependiendo de la naturaleza delobjeto de la contratación.

Observaciones de cotizaciones recepcionadas:nombre, fecha, precio total y unitario, IGV, plazo, garantía, etc.

Detalle consultas SEACE: Precios adjudicados por otrasEntidades con iguales/similares características.

Otras fuentes: Estructura de Costos, PACE o portal decontraloría.

5)Análisis de las posibilidades que ofrece el mercado:Qué fuentes son válidas para la determinación del valorreferencial y cuáles no. Porqué: Criterios. En caso exista laimposibilidad de consultar más de una fuente deberáfundamentarse tal situación.

Contenido del resumen ejecutivo

Contenido del resumen ejecutivo

6) Los criterios, el procedimiento y/o metodologíautilizados a partir de las fuentes previamenteidentificadas para determinar el VR:

Indicar qué procedimiento siguió para determinar elValor Referencial sobre fuentes válidas consideradas enel cuadro y porqué ¿Utilizó el valor promedio, el menorvalor, menor valor promediado con el resultado de otrasfuentes, etc.?

7) El valor referencial y su antigüedad

Contenido del resumen ejecutivo

8) Información adicional que resulterelevante en el estudio realizado:

Sugerencias para la modificacióndel PAC, establecimiento defactores deevaluación, condiciones deejecución contractual, etc.

Resumen Ejecutivo

FORMALIDAD:

El Resumen ejecutivo del estudio de posibilidades queofrece el mercado se debe publicar en el SEACE bajosanción de nulidad:Obligatoriamente para LP, CP y ADConjuntamente con la convocatoria y las Bases delproceso.

El OSCE supervisará el cumplimiento de lo señalado en la normativa antes referida

Conclusiones: Contenido del RE

1

• Fuentes válidas discriminadas por el OEC.

2

• Criterios y procedimientos empleados para definir el VR

3• VR

CONCLUSIONES

1. Cualquiera sea el número decotizaciones, ellas constituyen una solafuente.

2. Se debe tener claro qué fuentes son válidaspara la determinación del valor referencial ycuáles no. Siempre hay que saber el porqué.

3. Si existe imposibilidad de contar con mínimo 2fuentes, deberá sustentarse técnicamente laexistencia de una sola fuente.

4. Lo más importante es la justificación que sehaga de la determinación del valorreferencial.