Moderne Budgetierung - icv-controlling.com · Wesentliche Charakteristik als Unterstützungsbeitrag Einfachheit: “Gießkannen”-Funktion: Gegenstromverfahren als effiziente Planungsmethode

Industriewirtschaft/Industrial Management

Industriewirtschaft / Industrial Management

Moderne BudgetierungAdäquate IT-Unterstützung zur Praxisumsetzung

Sabine Rossegger

Prof. Dr. Martin Tschandl

CIB - Berlin

27. Oktober 2012

Industriewirtschaft/Industrial ManagementAusgangssituation


Veränderungsradikalitätniedrig hoch

Neue Ansätzeaufgrund anhaltender Kritik an der klassischen Budgetierung

Better

Budgeting

Advanced

Budgeting

Beyond

Budgeting

Klassische

Budgetierung

Moderne Budgetierung

■ Einfachheit: Verringerter Detaillierungsgrad bei vereinfachten Prozessen

■ Flexibilität: Erhöhte Anpassungsfähigkeit durch dynamische Planung

■ Integration: Verknüpfte operative und strategische Planung

Seite 2


Die Moderne Budgetierung geht wieder auf den

nutzenbringenden und steuerungsrelevanten Kern zurück


Industriewirtschaft/Industrial ManagementZielsetzung / Methodisches Vorgehensmodell


Definition entscheidungsrelevanter Anforderungen (Anforderungsprofil)

1

Erhebung der am Markt bestehenden IT-Systeme zur Planung (Leistungsprofil)

2

Anforderungsgerechter Vergleich der einzelnen IT-Systeme

3

Überprüfung der theo-retischen Entscheidungs-findung auf ihre Praxistauglichkeit (Showcase)

5

Auswahl der besten Alternative4

Welche Anforderungen

werden an die IT-

Unterstützung gestellt,

um eine effiziente

Umsetzung der

Modernen Budgetierung

zu ermöglichen?

1

Welche IT-Systeme kön-

nen diesen Anforde-

rungen gerecht werden

und eine optimale

Praxisumsetzung

gewährleisten?

2

Welche konkreten Bei-

träge leisten diese aus-

gewählten Planungs-

systeme zur Umsetzung

des Konzeptes der

Modernen Budgetierung

im Einzelnen?

3

Definition und Gruppierung von Anforderungen1

Erhebung Anforderungs-erfüllung und Kosten2

Eliminierung allgemein erfüllter Anforderungen3

Eliminierung nicht relevanter Kriterien4

Gewichtung der Anforderungen5

Bewertung der Anforderungserfüllung6

Ranking der Alternativen7

Auswahl der Showcase-Teilnehmer8

Bewertung der Showcases9

Auswahl der besten Alternative10


Anforderungsgruppe Relevante Planungsfunktionalitäten

sp

ezif

isc

he

An

ford

eru

ng

en

Ein

fac

hh

eit

(B

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sc

hb

ar/

Ve

rstä

nd

lic

hk

eit

)

Eingabe-

anforderungen

Validierung

Web-Unterstützung/Eingabe über Internet

Eingabe auf verdichteter Ebene

Kommentierungen (für Zusatzinformationen)

Vorbelegen bzw. Vordefinieren

Prozess-

anforderungen

Workflow-Funktion

Aggregation dezentral geplanter Daten/Konsolidierung

Dezentrale Abstimmung zwischen einzelnen Bereichen

Navigation/Dokumentation im Sinne der Nachvollziehbarkeit

Methoden- und

Modellanforderungen

Vordefinierte Anzahl an (Standardplanungs-) Modellen

Abbildung von abhängigen Plangrößen/Treiberabhängigkeiten

Detailplanungen

Planungsmethoden (Top-down, Bottom-up, Gegenstromverfahren)

Forecasts/Rollierende Mehrjahresplanung

Automatisierte Top-down-Verteilungen

Analyse-

anforderungen

Bereitstellung vordefinierter (Standard-) Reports

Durchführung (komplexer) Ad-hoc-Analysen

Simulationen/Trendrechnungen

Analysefunktionen (Objekt-, Zeit-, Soll-Ist-Vergleiche, Abweichungen)

ge

ne

risc

he

An

ford

eru

ng

en

Fle

xib

ilit

ät

Konfigurations-

flexibilität

Variable Eingabe (-masken)

Variable Oberfläche (z.B. Anbindung von Add-Ins, Maskendesigner,

Informationspräsentation)

Anpassungsflexibilität Variable Eingabe (Dynamik der Formeln)

Variable Oberfläche (dynamische Anpassung an neue Strukturen)

Erweiterbarkeit, Skalierbarkeit (z.B. bei Planungsmethoden)

Inte

gri

tät Integrität Integration mit Drittsysteme zur Datenanbindung

Integrität von Teilpläne

Anbindung an strategische (Führungs-) Systeme

■ Anforderungskatalog, spezifiziert durch konkrete

Planungsfunktionalitäten

■ Anforderungsanalyse zur optimalen IT-Unterstützung für

Planung und Budgetierung

■ Kombinierung mit Anforderungen der Modernen Budgetierung

Methodisches Vorgehen / Ergebnisse


Vorgehen

Ergeb-

nisse

Welche Anforderungen werden an die IT-Unterstützung der

Modernen Budgetierung gestellt?1

Einfachheit

Eingabeunterstützung

Prozessunterstützung

Methodenunterstützung

Analyseunterstützung

Flexibilität

Konfigurationsflexibilität

Anpassungsflexibilität

Integration

Seite 6


Der Anforderungsprofil/-katalog zur IT-gestützten

Praxisumsetzung der Modernen Budgetierung



sp

ezif

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An

ford

eru

ng

en

Ein

fac

hh

eit

(B

eh

err

sc

hb

ar/

Ve

rstä

nd

lic

hk

eit

)

Eingabe-

anforderungen

Validierung





Prozess-

anforderungen

Workflow-Funktion




Methoden- und

Modellanforderungen



Detailplanungen




Analyse-

anforderungen





ge

ne

risc

he

An

ford

eru

ng

en

Fle

xib

ilit

ät

Konfigurations-

flexibilität







Inte

gri





■Erhebung bestehender IT-Systeme zur Planung

■Systematische Bewertung der potentiell geeigneten IT-

Systeme


Welche IT-Systeme sind imstande, diesen Anforderungen

gerecht zu werden?


Vorgehen

1. Gewichtung der Anforderungen

2. Bewertung der Anforderungserfüllung

3. Berechnung des Gesamtnutzwertes und Auswahl der

besten Alternative

Vgl. Studie des Instituts für Business

Intelligence 2008.

349 Unternehmen in DACH-Region

Seite 8

IT-Werkzeugeinsatz bei der Planung

Tabellenkalkulation

ERP-Systeme

OLAP-Datenbank

Eigenentwicklung

Dezidierte Planungslösung

Sonstiges

86,2 %

50,1 %

30,4 %

26,9 %

11,2 %

6 %

2



Methodisches Vorgehen: Detailschritte

Komplexität

Dyn

am

ik

gering mittel hoch

gering

mitte

lhoch

Lebenszyklus

Fle

xib

ilit

ät

Konfiguration Laufzeit

Tabellen-

kalkulation

Tabellen-

kalkulation

KomplexitätD

yn

am

ik

gering mittel hoch

gering

mitte

lhoch

Lebenszyklus

Fle

xib

ilit

ät


ERP-Systeme

ERP

Komplexität

Dyn

am

ik

gering mittel hoch

gering

mitte

lhoch

Lebenszyklus

Fle

xib

ilit

ät


OLAPOLAP

Ergeb-

nisse

Bewer-

tung

IT-

Systeme

Komplexität

Dyn

am

ik

gering mittel hoch

gering

mitte

lhoch

Lebenszyklus


PlanungssoftwarePlanungs- und

Budgetierungssoftware


gerecht zu werden?2





gerecht zu werden?2

Einfachheit

33% 33%

Adäquate IT-Unterstützung der Modernen Budgetierung 100%

Flexibilität

33% 33%

Integrität

33% 33%

Eingabe-unterstützung

25% 8,25%

Methoden- und Modellunterstützung

25%

Prozess-unterstützung

25% 8,25%

Analyse-unterstützung

25%

Konfigurations-flexibilität

50% 16,5%

Anpassungs-flexibilität

50% 16,5%8,25% 8,25%


sp

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Ve

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lic

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)

Eingabe-

anforderungen

Validierung





Prozess-

anforderungen

Workflow-Funktion




Methoden- und

Modellanforderungen



Detailplanungen



Analyse-

anforderungen






ge

ne

risc

he

An

ford

eru

ng

en

Fle

xib

ilit

ät

Konfigurations-

flexibilität







Inte

gri




Bewertung - Schritt 1:

Einzelbewertung der IT-Systeme anhand der Planungsfunktionalitäten

Bewertung - Schritt 2:

Berechnung des Gesamtnutzwertes auf Basis der Einzelbewertung




Anforderungsgruppe Planungsfunktionalität

Tabellen- kalkulation

OLAP – System

ERP – System

spez. Planungssyst.

spe

zifis

che

Anfo

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Ein

fach

he

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Be

he

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ers

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lich

ke

it)

Eingabe-

anforderungen

Validierung





Prozess-

anforderungen

Workflow-Funktion




Methoden- und

Modellanforderungen



Detailplanungen




Analyse-

anforderungen





gen

erisch

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nfo

rde

r.

Fle

xib

ilitä

t Konfigurations-

flexibilität


Variable Oberfläche (Anbindung von Add-Ins, Maskendesigner etc.)

Anpassungs-

flexibilität

Variable Eingabe (Dynamik der Formeln)


Inte

gri





gerecht zu werden?2



gerecht zu werden?



Ergebnisse

0

1

2

3

4

5

Eingabe-unterstütz

ung

Prozess-unterstütz

ung

Methoden-unterstütz

ung

Analyse-unterstütz

ung

Konfigurations-

flexibilität

Anpassungs-

flexibilität

Integration

2

Tabellen-

kalkulation



gerecht zu werden?



Tabellenkalkulation ERP-Systeme

OLAP-Systeme

Ergebnisse

0

1

2

3

4

5



Methoden-unterstützung




Integration

0

1

2

3

4

5







Integration

Spezifische Planungssysteme

0

1

2

3

4

5







Integration

0

1

2

3

4

5







Integration

2



Welche konkreten Beiträge leisten diese ausgewähltenPlanungssysteme zur Umsetzung des Konzeptes der Modernen Budgetierung im Einzelnen?

Vorgehen■Methodisch gestützte Software-Evaluation zur Prüfung

der besten Alternative

■Entwicklung eines generischen Vorgehensmodells


Vorfilter Grobfilter Feinfilter

• Einholung von Offerten

• Auswahl potentieller Anbieter

• Prüfung der “Muss”- Kriterien

• Ermittlung des Erfüllungs-grades

• Beratungsunternehmen• Messen• Softwareverzeichnis• Kongresse/Seminare• Internet und Literatur• Referenzen

• K.O.-Kriterien-liste

• Güte der Offerte

• ev. Kosten-rahmen

• Kriterien-katalog

• Bewertungs-blätter

Hilfsmittel /

Informations

quellen

Durchfüh-

rungsschritte

Vorevaluation Detailevaluation

Seite 14

3



Ergeb-

nisse


■Praxistest des definierten Vorgehensmodells

Wesentliche Charakteristik als Unterstützungsbeitrag

Einfachheit: “Gießkannen”-Funktion: Gegenstromverfahren als effiziente Planungsmethode

Flexibilität: Ad-hoc-Analysen zur raschen Reaktion auf dynamische Anpassungen

Integration: KPMG-zertifizierte Konsolidierung der integrierten Planung (IFP-Model)

Seite 15

Kriterium Gewichtung Erfüllungsgrad

Einfachheit 33% 91,63%

Flexibilität 33% 88,70%

Integration 33% 85,80%

Welche konkreten Beiträge leisten diese ausgewähltenPlanungssysteme zur Umsetzung des Konzeptes der Modernen Budgetierung im Einzelnen?

3



“Es kommt nicht darauf an, die Zukunft

vorherzusagen, sondern auf die Zukunft vorbereitet

zu sein.”

Moderne BudgetierungAdäquate IT-Unterstützung zur Praxisumsetzung

Perikles



Methodisches Vorgehen / Detailbewertung im Feinfilter

Lieferant: CP Corporate Planning AG Produkt: Corporate Planner

Stufen-

gewichtPkt. Wert Bemerkung

1.1.1 Validierung 20 0,9 18

Alle Eingaben – manuell als auch automatisiert – w erden

Plausibilitätsprüfungen unterzogen, um konsistente Daten

sicherzustellen. Widersprechen sich Plandaten, w erden diese

zum Teil farblich angezeigt.

1.1.2 Web-Unterstützung/

Eingabe über Internet20 0,8 16

Der Web Client von Corporate Planner (CP-Web) bietet eine

einfache, standortunabhängige Dateneingabe.

1.1.3 Eingabe auf verdichteter Ebene 20 1 20

Mithilfe der „Gießkannen“ Funktion können Summen auf

aggregierter Ebene eingegeben w erden, die gemäß den

definierten Regeln auf die darunterliegenden Ebenen verteilt

w erden.

1.1.4 Kommentierungen

(für Zusatzinformationen)20 0,8 16

Notw endige Nebenrechnung können mithilfe eines eigenen

Dialogfensters „Corporate Planner Rechner “ durchgeführt

w erden. Zudem können alle Anw ender Tätigkeiten und

Planungen kommentieren, um den Budgetierungsprozess

transparent und nachvollziehbar zu gestalten.

1.1.5 Vorbelegen bzw . Vordefinieren 20 1 20

Durch die Vordefinierung von Multiplikatoren (t für Tausend, m

für Millionen) w ird die Dateneingabe w esentlich erleichtert. Des

Weiteren w erden Vorjahresw erte automatisiert übernommen

und Daten mithilfe eines Import-Wizard automatisch aus

Vorsystemen übertragen, sofern ein entsprechender

Kontenrahmen hinterlegt ist.

Total 100 90

1.2.1 Workflow -Funktion 25 0,9 22,5

Workflow -Funktionen ermöglichen beispielsw eise, den Zugriff

auf einzelne Datenebenen (Ist, Plan, Budget) zeitlich

einzuschränken, um einen organisatorisch definierten Planschritt

abzuschließen. Der Planer kann Aufgaben mit Status „erledigt“,

„in Arbeit“ oder „zu überarbeiten“ belegen. Des Weiteren w ird

der Planungsfortschritt durch die jew eiligen Anw ender in

Prozent angegeben, um den Gesamtfortschritt zu

dokumentieren.

1.2.2 Aggregation dezentral geplanter

Daten/Konsolidierung25 0,8 20

Dezentral geplante Werte über CP-Web w erden automatisch in

den Corporate Planner zurückgeschrieben. Das Zusatzmodul

CP-Cons bietet Unterstützung für die Erstellung und Analyse

von Konzernabschlüssen nach HGB und IAS/IFRS.

1.2.3 Dezentrale Abstimmung

zw ischen einzelnen Bereichen25 1 25

Mithilfe eines Planungsbaumes können im Planungsprozess

involvierte Personen ihren Fortschritt laufend dokumentieren.

Auf diese Weise erhält der Controller stets einen aktuellen

Überblick über das Geschehen.

1.2.4 Navigation/Dokumentation im

Sinne der Nachvollziehbarkeit25 0,9 22,5

Das Datenmodell w ird in leicht überschaubarer Weise

(Baumstruktur) präsentiert und zeigt den Datenfluss als auch die

Organisation. Bei größeren, komplexeren Baumstrukturen sinkt

allerdings die leichte Handhabung. In Sinne der

Nachvollziehbarkeit erfasst das Planungsprotokoll im

Hintergrund automatisch, w elcher User Planw erte für w elchen

Zeitraum erstellt hat und kann gegebenenfalls Planungsprozesse

auch zurücksetzen.

Total 100 90

1.2 Prozessanforderungen

1.1 Eingabeanforderungen

Kriterienkatalog Offert 1-n

absolutes Gewicht %

(mögliche Punkte)

Stufe 1 Stufe 2 Übertrag* Punkte Übertrag Punkte

1 Einfachheit 33 30,236

1.1 Eingabeunterstützung 25 8,25 0,900 7,425

1.2 Prozessunterstützung 25 8,25 0,900 7,425

1.3 Methoden- und Modellunterstützung 25 8,25 0,940 7,755

1.4 Analyseunterstützung 25 8,25 0,925 7,631

33 29,271

2.1 Konfigurationsflexibilität 50 16,50 0,850 14,025

2.2 Anpassungsflexibilität 50 16,50 0,924 15,246

33 28,314

3.1 Integrität 100 33,00 0,858 28,314

* aus Bew ertungsblatt

Offert n

3 Integrität

2 Flexibilität

Haupt-/Teilkriterien

Stufengewicht %Offert 1

(Corporate Planner)




Einfachheit – “Gießkannen”-Funktion: Gegenstromverfahren als

effiziente Planungsmethode

Seite 18

■ Top-down-Prinzip mit

automatischer Top-

down-Verteilung

■ CP-Web ermöglicht

dezentrale

Werteeingabe durch

den jeweiligen

Kostenstellenbereich

■ Abgleich der

zurückgeschriebenen

Werte mithilfe

anfangs „gedeckelter“

Zielvorgaben




Flexibilität – Ad-hoc-Analysen zur raschen Reaktion auf dynamische Anpassungen

Seite 19

■ Top-down-Prinzip mit

automatischer Top-

down-Verteilung

■ CP-Web ermöglicht

dezentrale

Werteeingabe durch

den jeweiligen

Kostenstellenbereich

■ Abgleich der

zurückgeschriebenen

Werte mithilfe anfangs

„gedeckelter“

Zielvorgaben

Abweichungsanalysen Kennzahlensysteme

Break-Even-Analyse ABC-Analysen

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