SLA arkivuddannelse

Modul 2, dag 1

Arkivets samlinger: Arkivalier

Dagens program

• Velkomst – introduktion• Hvad er arkivalier• Arbejdsgang på arkivet• Indkomst

– Indsamlingspolitik– Modtagelse, journalskrivning, klausuler mv.– Opgave

• A-fonde– Kassation– Sortering, registrering, søgning, pakning– Opgave

Hvad er arkivalier?

• Papirer – og det, der ligner• Breve

• Protokoller

• Dokumenter

• Bøger og hæfter

• Bøger og aviser Nationalbiblioteket

• Genstande museerne

1. Aflevering

2. Indkomstjournal

3. Sortering/kassation

4. Registrering

5. Magasin

Arbejdsgang på arkivet

Hvad indsamler vi på et arkiv?

• Materiale af privat oprindelse

• Materiale af offentlig oprindelse

• Originalt materiale

• Kopimateriale

• Dubletter

• Uden for arkivets dækningsområde

• Journal: Internt arbejdsredskab

Indeholder oplysninger om giver

• Registrering: Offentligt tilgængelig

Indeholder oplysninger om arkivalierne

• 1 aflevering = 1 journal

- Men 1 journal kan blive til mange registreringer:

– Arkivfonde

– Billeder

– Småtryk

– Emnesamlinger

– etc.

Modtagelse

• Få alle oplysninger

• Udfyld modtagelseserklæring

• Skriv journal

• Klausulering

• Indkomsthylde

Modtagelseserklæring

Tilgængelighed• Generelt: Efter 20 år• Billeder: Straks• Personfølsomt: Efter 75 år

• Ikke tilgængeligt:– Endnu ikke registreret– Skrøbelige arkivalier– Interne papirer (journaler mv.)– Ophavsretbeskyttet eller beskyttet af andre

årsager– Etiske årsager

Opgave 1

Lav indkomstjournal

Arkivfonde

Registrering

Kassation

• Bevarer vi alt, som afleveres på arkivet?

• Hvad gør vi med kasseret materiale?

RegistreringsprincipDe nuværende registreringsprincipper er indført i 1983 og videreført

fra papirsystemet til Arkibas.

Proveniensprincippet : oprindelse, herkomst, oprindeligttilhørsforhold eller hjemsted

ArkivskaberDen, der har affødt arkivalierne eller som arkivalierne har et

tilhørsforhold til

Arkivtyper• Arkivalier af privat oprindelse

– Personarkiv– Institutionsarkiv (Forening, virksomhed, institution)

• Arkivalier af offentlige oprindelse

Digitale arkivalier

• Scanning af originale arkivalier

• ”Fødte” digitale arkivalier

• Hvordan håndteres og opbevares digitale arkivalier?

1 arkivskaber = 1 arkivfond!

Opgave 2

Fordel arkivalier på relevante arkivfonde

Registrering

• Stamkort

• Indhold

• Søgeord

• Relation til journal

Registrering - stamkort

• Arkivskaber (tjek om allerede oprettet!)

• Type

• Navn, adresse

• Årstal (født/død – stiftet/nedlagt)

• Bemærkninger

Registrering - indhold

Sorter efter arkivalietype:

• V: Vedtægter

• C: Cirkulærer

• F: Forhandlingsprotokoller

• M: Medlemslister

• P: Personlige papirer

• K: Korrespondance

• S: Sagligt ordnede sager

• R: Regnskabsmateriale

• E: Ejendomspapirer

• D: Dagbøger, erindringer

• U: Udklip

• A: Andet

Registrering - indhold

Rækkefølge

Arkivalietype, dernæst kronologisk

Årstal

Arkivaliets yderår, ikke arkivskaberens

Registrering - arkivaliet

• Hvert arkivalie påføres A-nummer og løbenummer og evt. journalnummer

• Brug blød blyant! (4 B)

Registrering - søgesystemer

• I gamle dage brugte vi kartotekskort

• I dag laver vi henvisninger i Arkibas – DK5-nummer (kategori/emne)

– Ordningsord (søgeord inden for kategori/emne)

• Eller vi nøjes med fritekstord

Eksempel:

63.7 (Mejeri) Ådalsmejeriet. 1895-1940

Registrering - relationer

• Til journalen – og fra journalen

• Til andre registreringer

Arkivet skal altid kunne redegøre for,

hvor arkivaliet kommer fra og hvor det

befinder sig nu.

Registrering - historik

Logbog over registreringsarbejdet

• Hvem

• Hvad (modtaget, registreret, tilføjet)

• Begivenheder (scannet, returneret, konserveret)

• Interne bemærkninger

Udskrift – arkivering af registreringen

Opgave 3

Fordel arkivalier på

relevante arkivfonde

Pakning

Fjern skadelige materialer

Pakning

Brug syrefri æsker, læg og kuverter

Pakning

• Hver A-fond i eget læg (eller flere)

• Bind (protokoller o.l.) uden for læg

• Højeste nummer øverst

• Småting evt. i kuvert

• Storformat pakkes i papir eller placeres på storformat-reol

Vil du vide mere?

Tjek

ArkiWiki og

ArkibasWiki