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DatArSoft Sistema de gestión documental en
aplicativo Web para la UFPS Manual de Usuario – Módulo de Gestión
DatArSoft: Manual de Usuario
Modulo de Gestión
DatArSoft Sistema de gestión documental en
aplicativo Web para la UFPS Manual de Usuario – Módulo de Gestión
CONTENIDO
1. GENERALIDADES
1.1 USUARIO GESTOR
1.2 ESTADOS DE COMUNICACIONES
2. CONSULTA DE COMUNICACIONES
2.1 LISTA DE COMUNICACIONES
2.2 CONSULTA AVANZADA
3. GESTIONAR UNA COMUNICACIÓN
3.1 EXPORTAR COMUNICACIÓN
3.2 DELEGAR COMUNICACIÓN
3.3 GENERAR RESPUESTA
3.4 MARCAR SIN TRÁMITE
3.5 MARCAR RECIBIDO FÍSICO
3.6 APROBAR COMUNICACIÓN
3.7 NO APROBAR COMUNICACIÓN
3.8 MODIFICAR COMUNICACIÓN
3.9 BORRAR COMUNICACIÓN
3.10 AGREGAR COMENTARIOS A UNA COMUNICACIÓN
3.11 ENVIAR COPIAS
4. PRODUCIR COMUNICACIONES
5. ACTUALIZAR DATOS
6. OTROS LISTADOS
6.1 MENSAJES
6.2 DOCUMENTOS INFORMATIVOS
DatArSoft Sistema de gestión documental en
aplicativo Web para la UFPS Manual de Usuario – Módulo de Gestión
1. GENERALIDADES
DatArSoft es un software para la gestión de comunicaciones de la Universidad Francisco de
Paula Santander, el cual le permite gestionar las comunicaciones oficiales de los
administrativos de la universidad, este software radicará las comunicaciones oficiales y
documentos informativos que llegan a la unidad de gestión y atención documental de la
UFPS.
La radicación de estos documentos permitirá su uso, control, almacenaje, recuperación,
clasificación, ordenación, descripción, protección, conservación, difusión y consulta a
través de Internet.
Para ingresar al software se puede hacer desde Internet a través de cuatro formas diferentes:
1. Entrar a la pagina de Internet de la Universidad Francisco de Paula Santander
(http://www.ufps.edu.co)
Dar clic en el icono UGAD de la columna izquierda, como se muestra a continuación
DatArSoft Sistema de gestión documental en
aplicativo Web para la UFPS Manual de Usuario – Módulo de Gestión
Aparece la siguiente Interfaz
El gestor inicia sesión digitando su código de administrativo y clave.
La primera interfaz que aparece es la siguiente:
En ella se aprecia un listado de todas las dependencias a las cuales el gestor se encuentra
asociado.
El gestor debe seleccionar la dependencia (con su respectivo cargo) que desea gestionar.
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Una vez el gestor seleccione la dependencia que desea acceder el sistema carga una
estadística de las comunicaciones vencidas, tramitadas, por vencerse, por tramitar e
históricas y las visualiza en la siguiente interfaz:
Esta es la interfaz principal, y desde aquí se puede acceder a todas las funcionalidades del
sistema
Aparece un icono en la parte inferior derecha de la interfaz.
Permite visualizar y descargar un diagrama de tortas relacionado
con la gestión de comunicaciones nombradas.
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1.1 USUARIO GESTOR
Los usuarios del sistema son todos los administrativos de la universidad, cada
administrativo podrá acceder a las comunicaciones que le competen en una determinada
dependencia y cargo. El usuario podrá estar activo máximo un cargo por unidad
administrativa.
DatArSoft provee diferentes privilegios a los usuarios dependiendo del perfil asignado por
el administrador del sistema, este perfil se asigna de acuerdo a los procesos que el
administrativo desempeñe en dicha dependencia.
El Usuario Gestor es el usuario del sistema encargado de gestionar las comunicaciones
internas y externas que le competen de acuerdo al perfil. Los posibles perfiles del usuario
gestor son: “user”, el cual permite gestionar las comunicaciones enviadas y recibidas que
solo le competen a él; “userAuto”, el cual permite gestionar las comunicaciones enviadas y
recibidas que le competen a él y las de su jefe, y el perfil “admin” el cual permite gestionar
las comunicaciones enviadas y recibidas en toda la unidad administrativa. Además un
gestor que sea jefe de dependencia tendrá un rol denominado “principal”
1.2 ESTADOS DE COMUNICACIONES
ESTADO DESCRIPCION
Distribución Interna Este estado indica que la comunicación está en proceso de
distribución por el mensajero. Este estado solo aplica a las
comunicaciones entrantes (externo a interno).
Recibido Interno Este estado indica que la comunicación la recibió físicamente
el destino. Este estado solo aplica a las comunicaciones
entrantes (externo a interno).
Tramitado Este estado indica que la comunicación ha cumplido con su
función administrativa.
Histórico Este estado indica que la comunicación ha terminado su
vigencia en el archivo de gestión y pasa al archivo histórico.
(Pasa al archivo histórico después de treinta días de haber
sido tramitado).
Enviado Este estado indica que la comunicación ha sido producida y
radicada, y espera ser leída. Este estado solo aplica a las
comunicaciones internas (interno a interno).
Leído Este estado indica que la comunicación ha sido leída o abierta
por el destino original. Este estado solo aplica a las
comunicaciones internas (interno a interno).
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Por Aprobar Este estado indica que la comunicación ha sido producida
pero no se ha radicado, espera la aprobación del jefe.
Reprobado Este estado indica que la comunicación producida no fue
aprobada por el jefe.
Revisar Este estado indica que la comunicación ha sido producida
pero no se ha radicado, espera la aprobación del archivista
(UGAD). Este estado solo aplica a las comunicaciones
salientes (interno a externo).
Corregir Este estado indica que la comunicación producida no fue
aprobada por el archivista (UGAD). Este estado solo aplica a
las comunicaciones salientes (interno a externo).
Revisado Este estado indica que las comunicación esta aprobada y
radicada y espera ser distribuida. Este estado solo aplica a las
comunicaciones salientes (interno a externo).
Por distribución externa
local
Este estado indica que la comunicación está en la lista de
distribución externa. Este estado solo aplica a las
comunicaciones salientes (interno a externo).
Por distribución externa
outsorcing
Este estado indica que la comunicación está en la lista de
distribución externa por outsorcing con número de guía. Este
estado solo aplica a las comunicaciones salientes (interno a
externo).
En distribución externa Este estado indica que la comunicación está en proceso de
distribución externa por el mensajero. Este estado solo aplica
a las comunicaciones salientes (interno a externo).
Devuelto Este estado indica que la comunicación ha sido devuelta por
el destino. Este estado solo aplica a las comunicaciones
salientes (interno a externo).
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2 CONSULTA DE COMUNICACIONES
El usuario gestor podrá listar las comunicaciones oficiales enviadas, recibidas, pendientes e
históricas en un cargo que desempeñe en una dependencia. La lista de comunicaciones se
mostrara a través de la siguiente interfaz:
En la parte superior de la interfaz aparece el siguiente icono
Permite exportar el listado de las comunicaciones en formato
Excel.
2.1 LISTA DE COMUNICACIONES
En la parte superior de la interfaz principal aparece una serie de iconos que permitirá
navegar por los diversos listados de comunicaciones.
Los iconos de acceso rápido a las diferentes listas son:
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Muestra el listado de las comunicaciones originales o copias
recibidas por el gestor.
Muestra el listado de las comunicaciones enviadas por el gestor.
Muestra el listado de las comunicaciones históricas del gestor.
Muestra el listado de comunicaciones por aprobar (Solo Jefe de
dependencia).
Muestra el listado de comunicaciones reprobadas.
Muestra el listado de comunicaciones por corregir.
Muestra el listado de comunicaciones por revisar.
Muestra el listado de comunicaciones vencidas.
O bien se podrá acceder desde el menú principal:
2.2 CONSULTA AVANZADA
En la parte superior de la interfaz principal aparece un icono que permite consultar
comunicaciones.
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Permite realizar una consulta avanzada de las comunicaciones
recibidas y enviadas por el gestor.
O bien se podrá acceder desde el menú principal:
La interfaz de consulta avanzada es la siguiente:
Ninguno de los campos es obligatorio, pero se requieren para obtener los resultados más
especificos esperados.
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Permite consultar por fecha de radicación.
Seleccionar una fecha de radicación inicial y una fecha de radicación Final
Permite consultar por fecha de elaboración.
Seleccionar una fecha de elaboración inicial y una fecha de elaboración Final
Permite consultar por Tipo de
Comunicación
Permite consultar por Estado de
Comunicación
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Permite consultar por Asunto de Comunicación. A medida que se va escribiendo irá
filtrando y apareciendo las posibles opciones válidas de asunto.
Permite consultar por Texto de Comunicación. Se podrá colocar palabras sueltas y el
sistema encontrará concordancias de las mismas en los resultados.
Después de personalizar la consultar, dar click en el botón Consultar, y aparece un listado
resultado de nuestra consulta según los parámetros de búsqueda suministrados en la interfaz
anterior.
En caso de arrojar resultados la consulta avanzada, se verá la siguiente interfaz:
Dar click en la X, y empezamos el proceso de consulta de nuevo.
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3 GESTIONAR UNA COMUNICACIÓN
Para gestionar una comunicación, primero seleccionamos una comunicación de alguno de
los listados dando click en el recuadro de la izquierda de la comunicación deseada.
Una vez seleccionada la comunicación de la lista de comunicaciones, el usuario gestor
podrá ver los detalles de la comunicación a través de la opción Ver detalles del menú
Opciones, o bien por medio del icono en la barra de la parte superior de la interfaz.
Permite ver los detalles de la comunicación como contenido,
destinos, origen, comentarios, historial de estado, distribución
externa, entre otros
Aparecerá la siguiente interfaz:
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Si en la parte superior aparece el siguiente mensaje
Significa que la persona quien ha enviado la comunicación ya sabe que usted a leído la
comunicación (solo cuando se tiene la comunicación original).
Esta interfaz consta de una serie de pestañas donde se encuentra la información referente a
la comunicación.
En la pestaña GENERAL aparece la información del Tipo de Comunicación,
Origen/Destino, Fecha de Vencimiento, Número de Radicación y Fecha de Radicación.
Otros datos como consecutivos y año son exclusivos para las circulares.
En la pestaña DATOS aparece la información del Asunto, Texto, Anexos, Transcriptor y
Fecha de Elaboración.
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En la pestaña ORIGEN aparece la información del Origen de a comunicación. Se muestra
la Dependencia, Cargo, y nombre del Funcionario quien ha enviado la comunicación.
Además, se aprecia la serie y subserie (si la tiene) asociada a la comunicación.
En la pestaña DESTINO aparecen los destinos de la comunicación.
En la columna Tipo aparece Original o Copia, indicando quien tiene la Original.
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En la pestaña COMENTARIOS aparecen los comentarios realizados a la comunicación.
Se muestra el número de comentario, la fecha, el nombre del funcionario que lo hizo, y el
texto del comentario.
En caso de que la comunicación no tenga comentarios asociadas a ella, aparecerá la
siguiente interfaz:
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En la pestaña ESTADOS aparece un historial de los estados en los que ha trascendido la
comunicación.
Se muestra la fecha y la descripción del Estado.
En la parte superior de la vista previa de la comunicación, aparece una serie de íconos que
permiten efectuar acciones sobre la comunicación seleccionada.
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O en la parte superior izquierda en los menús.
En el menú Archivo
En el menú Trámites
En el menú Actualización
En el menú Opciones
3.1 DESCARGAR ADJUNTO
Permite descargar el adjunto de una comunicación. Este icono se
habilita solo cuando una comunicación tiene adjuntos. El tipo de
archivo que se puede adjuntar es: .pdf, .doc, .rtf, .xls, .rar o .zip.
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3.2 EXPORTAR COMUNICACIÓN
Permite exportar una comunicación al formato definido por la
entidad, cumplimento con su imagen corporativa. Este icono se
habilita solo para las comunicaciones con origen interno.
La comunicación exportada es similar a la siguiente:
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3.3 DELEGAR COMUNICACIÓN
Permite delegar una comunicación a otro gestor de la entidad. Este
icono se habilita solo al gestor que es destino original, y si la
comunicación está en estado Leído o Distribución Interna o
Recibido Interno.
La interfaz delegar comunicación le permite realizar filtros por dependencia, cargo y gestor,
y seleccionar el gestor destino.
3.4 GENERAR RESPUESTA
Permite generar una respuesta a una comunicación. Este icono se
habilita solo al gestor que es destino original, y si la comunicación
está en estado Leído o Distribución Interna o Recibido Interno.
Abre el formulario de producir comunicación.
3.5 MARCAR SIN TRÁMITE
Permite marcar como tramitado una comunicación. Este icono se
habilita solo al gestor que es destino original, y si la comunicación
está en estado Leído o Distribución Interna o Recibido Interno.
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3.6 MARCAR RECIBIDO FÍSICO
Permite marcar como Recibido Interno una comunicación. Este
icono se habilita solo al gestor que es destino original.
3.7 APROBAR COMUNICACIÓN
Permite aprobar una comunicación que se encuentra pendiente por
radicar. Este icono se habilita solo al gestor remitente original y si
la comunicación está en estado Por Aprobar.
3.8 NO APROBAR COMUNICACIÓN
Permite no aprobar o reprobar una comunicación que se encuentra
pendiente por radicar. Este icono se habilita solo al gestor
remitente original y si la comunicación está en estado Por
Aprobar.
3.9 MODIFICAR COMUNICACIÓN
Permite modificar una comunicación que se encuentra Reprobado
o corregir. Este icono se habilita al gestor remitente original o un
gestor autorizado.
Esta opción abre un formulario con campos editables para asunto, texto y anexos, una vez
se modifique la comunicación la comunicación pasa a estado Enviado, Revisar o Por
aprobar dependiendo del Rol del gestor.
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3.10 BORRAR COMUNICACIÓN
Permite borrar una comunicación que se encuentra Reprobado o
corregir. Este icono se habilita al gestor remitente original o un
gestor autorizado.
3.11 AGREGAR COMENTARIOS A UNA COMUNICACIÓN
Permite agregar comentarios a una comunicación.
Esta funcionalidad se puede realizar una vez se haya seleccionado una comunicación
del listado de comunicaciones o bien cuando se vea los detalles de la comunicación.
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Al agregar el comentario, dar click en el botón Guardar, y aparecerá el siguiente mensaje en
la parte superior de la ventana:
3.12 ENVIAR COPIAS
Permite enviar copias de una comunicación a varios gestores.
Esta funcionalidad se puede realizar una vez se haya seleccionado una comunicación del
listado de comunicaciones o bien cuando se vea los detalles de la comunicación
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4 PRODUCIR COMUNICACIONES
En la parte superior de la interfaz principal aparece un icono que permite Producir
comunicaciones.
Permite producir una comunicación oficial.
O bien se podrá acceder desde el menú principal:
El usuario gestor podrá producir comunicaciones oficiales de origen interno con destino
interno y comunicaciones de origen interno con destino externo. La interfaz es la siguiente:
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Seleccionar el tipo documental requerido
Si la comunicación tiene un radicado origen,
oprimir el botón Buscar
Y seleccionar la comunicación origen.
Seleccionar una serie documental correspondiente
a lo que necesita
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Seleccionar una subserie documental dependiendo
de la serie documental seleccionada anteriormente
Si el tipo documental es Circular Interna,
seleccionar el (los) destino(s) interno(s) oprimiendo
el Botón (…) en Destinatario.
Aparece la siguiente interfaz, en la cual, debe seleccionar una dependencia de la lista,
oprimir el botón Copiar si es una sola, o copiar todos si necesita todas las dependencias.
Las dependencias destino para circulares internas son las que aparecen en la lista de
dependencias seleccionadas.
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Si el tipo documental es Memorando, seleccionar
el (los) destino(s) interno(s) oprimiendo el Botón
(…) en Destinatario.
Aparece la siguiente interfaz, en la cual, debe seleccionar una dependencia de la lista
desplegable, y automáticamente aparece la lista de usuarios activos que pertenecen a la
dependencia seleccionada.
Seleccionar los usuarios de la lista, oprimir el botón Copiar si es uno solo, o copiar todos si
se necesita todos los usuarios de la dependencia seleccionada.
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Los usuarios destino para memorando son los que aparecen en la lista de usuarios de
dependencia seleccionados.
Si el tipo documental es Circular
Externa, digitar el destino.
Si el tipo documental es Carta, digitar
los campos correspondientes.
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Seleccionar el remitente de la comunicación oficial,
que puede ser usted o su respectivo jefe (si lo tiene).
Digitar el asunto, texto y anexos (si los
tiene) de la comunicación oficial.
También puede agregar un mensaje de
despedida.
Si necesita enviar copias a destinos internos de la
UPFS, oprimir el Botón Buscar en Copias.
Aparece la siguiente interfaz, en la cual, debe seleccionar una dependencia de la lista
desplegable, y automáticamente aparecerá la lista de usuarios activos que pertenecen a la
dependencia seleccionada.
Seleccionar los usuarios de la lista, oprimir el botón Copiar si es uno solo, o copiar todos si
se necesita todos los usuarios de la dependencia seleccionada.
Los usuarios destino para copias son los que aparecen en la lista de usuarios de
dependencia seleccionados.
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Seleccionar una fecha de vencimiento que
debe ser superior a la fecha actual.
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Si la comunicación requiere de un archivo
adjunto, seleccionar la opción Adicionar
Archivo en Anexos.
Si la información fue proporcionada, dar click en el botón Producir, y aparece la siguiente
interfaz.
Esta es la vista previa de la comunicación que esta creando. Si quiere modificar algo,
oprimir el Botón Modificar, pero si esta seguro de la información, oprimir el Botón
Confirmar.
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Si todo ha ocurrido sin contratiempos, podrá ver un mensaje de éxito.
En este momento, la comunicación o comunicaciones oficiales han sido enviadas
digitalmente.
Los destinos internos ya podrán acceder y mirar la comunicación desde su propia sesión.
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5. ACTUALIZAR DATOS
En la parte superior de la interfaz principal aparece el icono Actualizar Datos.
El gestor puede actualizar o modificar sus datos como email, clave
y firma digital.
O bien se podrá acceder desde el menú principal:
La interfaz de Actualizar Datos es la siguiente:
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Luego de modificar los datos requeridos, dar click en el botón Actualizar
Aparece el siguiente letrero indicando que el proceso se realizó efectivamente:
En la parte superior de la interfaz principal aparece el icono Mis Usuarios.
El gestor con rol Principal puede autorizar a los usuarios de su
dependencia para examinar sus comunicaciones.
O bien se podrá acceder desde el menú principal:
La interfaz de Mis Usuario es la siguiente:
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5 OTROS LISTADOS
5.1 MENSAJES
En la parte superior de la interfaz principal aparece el icono Listar Mis Mensajes.
Lista los mensajes recibidos.
O bien se podrá acceder desde el menú principal:
La interfaz de Listar Mis Mensajes es la siguiente:
Borra un mensaje de la lista de mensajes.
Abre la comunicación relacionada en el mensaje.
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5.2 DOCUMENTOS INFORMATIVOS
En la parte superior de la interfaz principal aparece el icono Listar Documentos
Informativos
Lista los documentos informativos que han ingresado a la
dependencia.
O bien se podrá acceder desde el menú principal:
La interfaz de Listar Documentos Informativos es la siguiente:
Existe un icono en la parte superior de la interfaz principal que permite volver al listado de Dependencias asociadas y cambiar de Dependencia
Permite cambiar de dependencia.