Monitoraggio e valutazione Il monitoraggio e la valutazione che devono essere applicati a tutto il processo complessivo della gestione delle raccolte devono

Monitoraggio e valutazione

Il monitoraggio e la valutazione che devono essere applicati a tutto il processo complessivo della gestione delle raccolte devono servire a misurare i risultati ottenuti, a validare o a modificare le scelte fatte, in modo che la politica documentaria della biblioteca e quindi la crescita delle raccolte risulti effettivamente congrua, organica e adeguata ai bisogni dell’utenza.


Varie metodologie

Valutazione centrata sul posseduto

oppure sull’utente Valutazione di tipo quantitativo o

qualitativo


Alcune definizioni Dati = derivano della misurazione di qualcosa,

risorse o attività (libri posseduti, personale in servizio, prestiti effettuati, volumi catalogati)

Misurazione = fase di raccolta delle informazioni e di elaborazione delle stesse sulla base dei parametri prescelti.

Indicatori = sono rapporti statistici che si ottengono incrociando dati disomogenei oppure elaborando un dato di partenza.


Nel caso di una valutazione centrato sul posseduto saranno utili dal punto di vista quantitativo la costruzione di indicatori relativi ad esempio al tasso di incremento e a quello di rinnovamento (percentuale dei documenti deselezionati), ma anche l’indice di spesa (percentuale destinata al potenziamento delle raccolte), mentre dal punto di vista qualitativo sarebbero utili analisi comparative delle proprie raccolte rispetto a liste di riferimento (bibliografie, cataloghi di biblioteche simili alla nostra).


Nel caso invece di una valutazione centrata sull’utente una valutazione di tipo quantitativo si baserà essenzialmente sugli indici di circolazione del documento, mentre dal punto di vista qualitativo occorrerà procedere ad indagini specifiche volte a stabilire la soddisfazione dell’utente.


Indicatori d’uso Uno degli indicatori fondamentali è quello di

circolazione, che si calcola dividendo il numero dei libri prestati e di quelli dati in lettura per il numero totale dei volumi posseduti. E’ possibile costruire l’indicatore di circolazione sia rispetto all’intera raccolta, che rispetto a sezioni particolari (la narrativa, la sezione ragazzi, etc.), così come è possibile costruire indici di circolazione diverse a seconda dell’uso (prestito interno, prestito interbibliotecario, lettura in sede).


L’indice di circolazione ci offre informazioni di massima, perché esistono una serie di variabili che possono influire:

Biblioteche a scaffale aperto Concentrazione di prestiti e lettura

in determinati settori (zone morte)


Al puro dato numerico offerto dall’indice di circolazione è possibile aggiungere:

osservazione diretta da parte del bibliotecario

rilevazioni su settimane campione (periodi di massima e minima affluenza)

Acquisizione di dati su settori della biblioteca (quantitativi) non utilizzata


Interpretazione dell’indice di circolazione un alto valore dell’indice di circolazione può

essere interpretato positivamente, perché indica una buona rispondenza fra raccolte ed esigenze del pubblico, ma un indice eccessivamente altro potrebbe indicare un sovrautilizzo.

un basso indice di circolazione può in genere essere letto negativamente, ma può anche indicare un uso diverso della biblioteca (lettura di libri propri, utilizzo di altri servizi, per esempio reference)


Indicatori di gestione Sono costituiti da dati statistici relativi alle

procedure e alle risorse disponibili, letti come fonte di informazione sul peso assegnato alla crescita delle raccolte all’interno dell’intera attività della biblioteca.

Gli indicatori più importanti sono quelli relativi alla quota del bilancio destinata alle nuove acquisizioni e alla velocità dell’iter del processo di acquisizione.

Monitoraggio e valutazione Percentuale del budget complessivo

comparata con i valori medi internazioni (Biblioteche universitarie 25%; biblioteche pubbliche 10%)

Standard IFLA: per le biblioteche pubbliche l’acquisizione di 250-300 nuovi documenti all’anno ogni mille abitanti


Altri indicatori utili sono relativi alle procedure di acquisizione e della messa in disponibilità del documento.

Nel primo caso si tratta di misurare il tempo che intercorre tra la data di pubblicazione del documento e il suo arrivo in biblioteca: un tempo breve fra questi due momenti cronologici garantisce l’aggiornamento e indica buona capacità della biblioteca di raccogliere informazioni e selezionare il materiale utile al suo servizio.


Un tempo più alto può anche non dipendere dal bibliotecario responsabile degli acquisti (l’incertezza del bilancio, lentezza del libraio a soddisfare l’ordine, etc.).

.


L’altro indicatore misura invece il tempo che intercorre fra l’arrivo del libro e la sua completa disponibilità sugli scaffali: misura dunque i tempi medi in cui la biblioteca riesce ad esaurire tutte le procedure relative al trattamento biblioteconomico del documento. E’ dunque un ottimo indicatore per misurare anche l’efficienza del lavoro in biblioteca e individuare i punti deboli dell’iter del libro.


Indicatori di qualità Sono sicuramente gli indicatori più

complessi da utilizzare: sono pensati per misurare sia il valore della copertura bibliografica delle raccolte e il grado di profondità di informazione garantito, per consentire al bibliotecario di valutarne l’adeguatezza rispetto alla mission della biblioteca.

Monitoraggio e valutazione I metodi per avere una valutazione sulla qualità delle

raccolte possono essere diversi:

L’osservazione diretta del bibliotecario o di esperti nei vari settori delle raccolte.

Questo metodo empirico, presuppone in chi osserva lo scaffale ed analizza la progressione dei documenti

abbia una buona conoscenza dell’ambito/ soggetto che il segmento delle collezioni che sta esaminando rappresenta;

non sia lo stesso che cura l’incremento di quel segmento (potrebbe essere poco obiettivo).


Vantaggi facile da applicare in biblioteche

piccole, a scaffale aperto (molto meno altrove)

mette l’osservatore in condizione di vedere lo scaffale come lo vede il lettore

Scopo far emergere la presenza/assenza di

titoli importanti, l’aggiornamento, lo stato di conservazione e quindi di uso


Confronto del posseduto di un determinato segmento con bibliografie o liste di riferimento specifiche dell’ambito di copertura del segmento stesso.


La soddisfazione degli utenti Un altro approccio per la valutazione può

essere la misurazione della soddisfazione dell’utente (customer satisfaction).

Solitamente è rivolta a rilevare la soddisfazione sul servizio nel suo complesso (quindi anche lo spazio, gli orari, l’efficacia del catalogo, i servizi di prestito, reference, etc.) ma può anche essere utilizzata come parametro aggiuntivo ai precedenti per il monitoraggio e la valutazione del processo di gestione delle raccolte.


Fattori che possono influenzare il giudizio dell’utente:

catalogo non strutturato al meglio per l’individuazione di risorse che pure esistono

l’utente che non è sufficientemente autonomo nella ricerca

Monitoraggio e valutazione Per la verifica del livello di soddisfazione,

dovremo quindi tener conto di una molteplicità di elementi

Completezza delle raccolte varietà e aggiornamento facile disponibilità cortesia e competenza del bibliotecario facilità di uso del catalogo tempi di attesa chiarezza dei criteri di collocazione, soprattutto

quando la biblioteca è organizzata a scaffale aperto.


Se facciamo valutare i vari aspetti all’utente su base decimale, (da 1 a 10), per avere un risultato positivo le risposte dovrebbero collocarsi attorno ad un valore del 7.50.


Gli strumenti per rilevare e misurare la soddisfazione

degli utenti sono vari: rilevazioni dirette, in genere questionari informazioni raccolte sul campo da parte del

personale che lavora a contatto con il pubblico

analisi dei reclami, dei desiderata, dei suggerimenti, delle richieste inevase e delle transazioni non andate a buon fine.


Interviste mirate

Individuazione di un numero limitato di persone, che sia però rappresentativo delle categorie di utenti

Ripetizione casuale delle interviste in più giorni, cambiando le persone, in modo da avere un campione statistico attendibile

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