MOSER GMBH & CO. KG • Telefon: 02405 - 4711 • www.moser.deMOSER GMBH & CO. KG • Telefon: 02405 - 4711 • www.moser.de

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MOS‘aik Die modulare Software für den Mittelstand und das Handwerk

MOSER GmbH & Co.KG
Hauptstraße 50
52146 Würselen / AachenTelefon: +49 (0 24 05) 47 11
 www.moser.de

REFERENZBERICHT - AUS DER PRAXIS FÜR DIE PRAXIS

EVOLUTION, NICHT REVOLUTION

Die Zukunft des Handwerks ist digital: Früher notierten Mitarbeiter Auftragsdaten auf Zetteln und dokumentierten Projekte in Klad-den, heute sorgen passende Softwarelösungen für die schnelle Übermittlung und Verarbeitung. Wie das in der Praxis aussieht, zeigt der SHK-Betrieb Matulla aus dem ostfriesischen Holtgast.

MOS’AIK BEI MATULLA

Der digitale Wandel fi ndet in Holtgast bereits seit über 20 Jahren statt – und ist trotzdem noch lange nicht abgeschlossen. Geschäftsführerin Kerstin Matulla hat sich für den SHK-Betrieb ein großes Ziel gesetzt: „Wir wollen möglichst alles digital erfassen und verarbeiten.“ Arbeits- und Verbrauchszettel sollen verschwinden. Die Akten aus Papier sollen ebenso wie der Aufwand, den sie verursachen, deutlich reduziert werden. Schnellere, schlanke und transparente Prozesse sind die Idealvor-stellung. Aber alles Schritt für Schritt. Evolution, nicht Revolution, ist dabei die Vorgabe von Matulla, die das Unternehmen zusammen mit ihren Eltern führt.

DAS SYSTEM PASST SICH DEM ANWENDER AN

Als sich die Matullas vor über 20 Jahren auf den Weg machten, das analoge Zeitalter zu beenden, dachte noch niemand an das heute so häufi g genutzte Wort Digitalisierung. Ganz im Gegenteil: „Wir hatten damals viele kleine Bücher, in denen wir die Projektnummern eingetragen hatten, und große Schränke mit Akten“, er-innert sich Matulla heute an das aufwendige Prozedere. Die Kladden sind inzwischen verschwunden, die da-mals noch im Einsatz befi ndlichen Schreibmaschinen auch. Nur die Aktenschränke gibt es noch, ganz ohne Papier geht es auch heutzutage noch nicht.

Geändert hat sich trotzdem eine Menge. Die ersten Computer kamen, doch die Software war sehr kompli-ziert, die Umstellung von analog auf digital lief in kleinen Schritten „Wir haben dann erstmal die Rechnungen am Computer erstellt, bei den Angeboten aber noch auf die Schreibmaschine zurückgegriff en.“ Nachkalkulation? Gab es nicht. „Das lief dann eher Pi mal Daumen“, be-richtet Matulla.

Was bei kleinen Kundendiensteinsätzen noch funktio-nieren mag, ist bei Großaufträgen, die durchaus ein hal-bes Jahr in Anspruch nehmen können, problematisch. Fest stand: Die mit den althergebrachten Methoden verbundene Intransparenz und die verzögerte Nachkal-kulation sollten der Vergangenheit angehören.

Kurz nach der Jahrtausendwende entschied sich die Geschäftsführerin zu einem Schnitt: Das bisherige System konnte die Anforderungen an die durchgehen-de, medienbruchfreie Abbildung des Prozesses nicht erfüllen. Matulla machte sich auf die Suche nach einem System, das diese Anforderung erfüllt und wurde letzt-lich bei der Moser Software GmbH & Co. KG fündig.

TRANSPARENZ BEI PROJEKTEN

Seit 2002 setzt das SHK-Unternehmen mit seinen 30 Außendienst- und elf Verwaltungsmitarbeitern auf des-sen Handwerkersoftware MOS’aik. Deren modularer Aufbau ermöglicht eine schrittweise Digitalisierung der innerbetrieblichen Prozesse. „Unsere Kunden wünschen sich ein fl exibles System, das an ihre Anfor-derungen angepasst werden kann“, sagt Maximilian A. Moser, Geschäftsführer bei dem Softwareunternehmen aus Würselen bei Aachen.

Moser hat sich vor allem auf die Bedürfnisse kleiner und mittelgroßer Betriebe spezialisiert, für die große Stan-dardlösungen schlichtweg überdimensioniert wären. „Die Ansprüche an eine Handwerkersoftware sind so vielfältig wie die Unternehmen selbst.“ Deswegen ne-ben dem individuellen Zuschnitt des Systems auch eine schrittweise Einführung.

Das war auch bei Matulla der Fall. Kernstück von MOS‘aik ist die Projektverwaltung, die bei der Erstellung des Angebots anfängt. Daraus wird dann im Anschluss – im Optimalfall – ein Auftrag. Parallel zum Projekt läuft die Begleitkalkulation, wobei die von den Mitarbeitern geleisteten Stunden und die Materialverbräuche in das System gebucht werden. „Ich kann zeitnah sehen, wie der Stand in dem Projekt ist“, freut sich Matulla, die Do-kumente wie Anzahlungs- und Schlussrechnung auch in MOS‘aik erstellt.

Dieses Modul ist wiederum mit dem Mobilen Service verbunden, den Matulla derzeit für die Kundendienst-mitarbeiter einführt. Hier wird der Arbeitszettel vor Ort auf einem Tablet ausgefüllt, per Knopfdruck in die Zentrale geschickt und schon kann die Rechnung gestellt werden. Nützlich ist das Modul auch, wenn ein Auftrag kurzfristig reinkommt, „Viele Kunden rufen im Laufe des Tages wegen einer Störung oder eines Lecks an. Das kann man dem Mitarbeiter dann unkompliziert mitteilen“, sagt Matulla. Hier muss nur noch eine Mail verschickt und nicht teils mehrfach telefoniert werden.

MOBILE ANWENDUNGEN GEPLANT

Mit der mobilen Erfassung der Arbeitszeiten ist ein weiteres Moser-Modul derzeit in der Testphase, das die Stundenzettel der Mitarbeiter überfl üssig machen könnte. Auch die Einführung des mobilen Aufmaßes ist geplant, bisher läuft der Vorgang noch papierbasiert ab. In der Planung befi ndet sich auch die Anlagenakte: Hierüber wird die Wartung der bei den Kunden ste-henden Anlagen, sei es die Therme im Einfamilienhaus oder der Heizkessel in der Grundschule, geplant. Dabei bekommt jede Anlage ihrer digitale Akte, Wartungster-mine können so organisiert und eine Wartungshistorie gepfl egt werden.

Die Lagerhaltung hingegen hat Matulla bereits vor eini-gen Jahren umgestellt. „Alles, was rein- und rausgeht wird gescannt“, erläutert Matulla. Was aus dem Lager entnommen wird, wird auf das Projekt gebucht. Die Monteure rufen abends an und geben ihre Bestellung für den Folgetag durch. Die wird ihnen dann von den beiden Lagermitarbeitern zusammengestellt. „Das Lager ist bei uns traditionell etwas größer, weil Materi-allieferungen früher etwas länger gedauert haben“, sagt Matulla, die auch die Mitarbeiter für die Neuerungen im Betrieb gewinnen konnte hat. „Am Anfang ist immer eine gewisse Skepsis vorhanden, sie haben bislang im-mer schnell erkannt, welche Vorteile sich ihnen bieten.“