MS EXCEL cd.MS Access

Wykład 5

= DZIŚ()= TERAZ()= CZAS (gg;mm;ss)= DATA(rr; mm ;dd)

Przykład: = DZIŚ() - DATA(1981;12;13)

Funkcje czasu

= SUMA(zakres)= ŚREDNIA(zakres)= ODCH.STANDARDOWE(zakres)= MIN(zakres1;zakres2)= MAX (zakres)

Funkcje statystyczne

• finansowe• logiczne• tekstowe• informacyjne• inne

Inne grupy funkcji

• bezpośrednie wpisywanie do formuł (wyrażeń)• kreator (lub menu fX)• funkcje zagnieżdżane (pole nazwy

przekształcone w rozwijane okno dostępu do ostatnio używanych funkcji oraz kreatora – Więcej funkcji)

Jeśli przenosimy komórki z danymi do których odnoszą się formuły w innych komórkach to zmiana adresu jest w formułach automatycznie śledzona.

Jeśli przenosimy komórkę z formułą to odwołania do adresów innych komórek nie zmieniają się.

Przy kopiowaniu komórki z formułą:• jeżeli adresy odwołań są względne to następuje ich zmiana w

proporcji do drogi przemieszczenia kopii względem oryginału,• jeżeli adresy odwołań są bezwzględne ich zmiana nie następuje• jeżeli adresy odwołań są mieszane to następuje ich zmiana w

proporcji do drogi przemieszczenia kopii względem oryginału ale tylko względem współrzędnej względnej (tylko wiersza albo tylko kolumny)

KOPIOWANIE I PRZENOSZENIE DANYCH I FORMUŁ

Odwołanie do komórki (zakresu komórek) innego arkusza:

=’Arkusz’!adres

Dokładność obliczeń i wizualizacja miejsc dziesiętnychdokładność obliczeń 1E-15 czyli 10-15

składniowe (niepoprawne wyrażenie, brak nawiasów, zły zapis liczby, nieznana nazwa #NAZWA), zgłasza się „Pomoc”.

#ADR!

matematyczne (np. dzielenie przez zero, argument poza obszarem określoności funkcji), #LICZBA, #DZIEL/0

inne – np. za wąska kolumna ############

odwołanie cykliczne, formuła odnosi się do adresu samej siebie.

BŁĘDY W ARKUSZU

Typy•kolumnowe•liniowe•słupkowe•powierzchniowe (3‑wymiarowe)•inne

Wykresy - kreator

Tworzenie wykresów

• utworzenie tabeli danych• zakres i krok dla zmiennej niezależnej (seria)• zapis serii dla zmiennej niezależnej,• funkcja dla pierwszej wartości zmiennej y• kopiowanie funkcji do pozostałych komórek• wybór typu wykresu• dane do wykresu

Wykresy funkcji 1 zmiennej x y

0 00,1 0,09531

0,20,18232

2

0,30,26236

4

0,40,33647

2

0,50,40546

5

0,60,47000

4

0,70,53062

8

0,80,58778

7

0,90,64185

4

10,69314

7

1,10,74193

7

1,20,78845

7

1,30,83290

9

Pozostałe opcje wykresu (tytuły, osie, siatka, legenda)

Korekta wykresu:• wielkość – zaczepy rozmiaru• parametry – z menu kontekstowego elementów wykresu

(tło, obszar danych, wykres, osie itp.)

y x 1 2 3 41 1,2322 ...2 3,445 ...3 5,667 ....4 7,544 ...

Wykresy 2 zmiennych:

Przed wywołaniem kreatora zaznaczamy cały obszar danych

f(x,y)

x

y

Sortowanie i filtrowanie (na wstędze Dane)

częśćkolumn

część wierszy fragmentcałość

EXCEL - WSPOMAGANIE DECYZJI

funkcje i narzędzia - użyteczne są:• relacje oraz funkcje logiczne - do wspomagania

decyzji strukturyzowanych, szczególnie przydatne w sytuacjach, gdy trzeba sprawdzać, czy zawartości danych komórek arkusza spełniają określony warunek logiczny.

• funkcje informacyjne, do testowania typu zawartości komórek,

•narzędzia: Szukaj wyniku i Solver - do wspomagania decyzji strukturyzowanych oraz semi-strukturyzowanych

Relacja jest połączeniem dwóch wyrażeń (numerycznych lub tekstowych) jednym z operatorów relacji (porównań):= równy> większy niż< mniejszy niż>= większy niż lub równy<= mniejszy niż lub równy<> różny (nierówny)

Przykłady wyrażeń logicznych:=A1>0=B5>=2*C8=SUMA(A1:A5)<1E-8=C8<>-5

Wyrażenie logiczne przyjmuje wartość logiczną PRAWDA lub FAŁSZ, zależną od tego, czy jest spełniona czy nie.

FAŁSZ - oznacza wartość logiczną fałszu (0 logiczne),PRAWDA - oznacza wartość logiczną prawdy (1 logiczna),NIE - odwraca wartość logiczną argumentu (negacja),LUB - suma logiczna (alternatywa) argumentów,ORAZ - iloczyn logiczny (koniunkcja) argumentów,JEŻELI - określa wybór, na podstawie testu logicznego,

jednej z dwóch wartości.

Funkcje logiczne

Funkcje FAŁSZ( ) oraz PRAWDA( ) są funkcjami bezargumentowymi, które oznaczają stałe logiczne, stosowane w wyrażeniach logicznych lub jako wartości wpisywane do komórek.

Funkcja negacji NIE(wyr_logiczne) jest funkcją jednoargumentową, która neguje (odwraca) wartość swojego argumentu. Należy stosować funkcję NIE wtedy, gdy trzeba być pewnym, że dana wartość nie jest równa jakiejś szczególnej wartości.

Przykład:

NIE(FAŁSZ) jest równe PRAWDA,NIE(2+2=4) jest równe FAŁSZ

LUB(wyrażenie_logiczne1; wyrażenie_logiczne2; ...)

przyjmuje wartość logiczną PRAWDA, jeśli choć jeden argument ma wartość logiczną PRAWDA. Jeśli wszystkie argumenty mają wartość logiczną FAŁSZ, funkcja przyjmuje wartość logiczną FAŁSZ.

Przykłady:LUB(1+1=2; 2+2=5) jest równe PRAWDA,LUB(A1:A3) jest równe PRAWDA, jeśli zakres A1:A3 zawiera

wartości logiczne i przynajmniej jedna wartość wynosi PRAWDA.

Funkcja sumy logicznej LUB o postaci:

ORAZ(wyrażenie_logiczne1; wyrażenie_logiczne2; ...)

przyjmuje wartość PRAWDA, jeśli wszystkie jej argumenty mają wartość PRAWDA. Wartością funkcji jest FAŁSZ, jeśli co najmniej jeden z argumentów ma wartość FAŁSZ.

Przykłady:ORAZ(PRAWDA; FAŁSZ) jest równe FAŁSZ,ORAZ(2+2=4; 2+3=5) jest równe PRAWDA.

Funkcja iloczynu logicznego ORAZ o postaci:

Uwagi dotyczące funkcji LUB i ORAZ:

• argumenty powinny być wyrażeniami logicznymi bądź adresami komórek, zawierających wyrażenia lub wartości logiczne.

• jeśli którakolwiek z wartości składowych tabel lub komórek zawiera tekst, liczby lub jest pusta, wartości te są pomijane.

• jeśli określony argument nie jest wartością logiczną, funkcja LUB przyjmuje wartość komunikatu o błędzie "#ARG!".

Funkcja wyboru JEŻELI, o postaci:

JEŻELI(wyrażenie_logiczne; wyrażenie_1; wyrażenie_2)

pozwala na podjęcie decyzji wyboru jednej z dwóch alternatywnych wartości wyrażeń, na podstawie testu wartości wyrażenia logicznego.

Argument wyrażenie_1 oznacza wartość jaką przyjmuje funkcja dla przypadku, gdy wartość wyrażenia logicznego jest równa PRAWDA. W przypadku, gdy wyrażenie logiczne przyjmuje wartość FAŁSZ wartością funkcji staje się wartość wyrażenie_2.

=JEŻELI(A1>0;"dodatnia"; "ujemna lub zero")

=JEŻELI(A1>0;A6; A7) teksty w cudzysłowie

Funkcja JEŻELI jest szczególnie przydatna w zapisywaniu określonych reguł decyzyjnych.

Można zagnieździć do siedmiu funkcji JEŻELI stosując je jako argumenty wyrażeń wyrażenie_1 i wyrazenie_2, w celu zapisania bardziej złożonych warunków.

=jeżeli (A1<20;"młody";jeżeli(A1>70;"stary";"średni"))

A B1 23 średni2 12 młody3 3 młody4 49 średni5 89 stary

są przeznaczone do ustalania typu danych przechowywanych w komórce

Grupa funkcji CZY - funkcje te przyjmują wartość PRAWDA, jeśli komórka-argument spełnia warunek.

LICZ.PUSTE(zakres) ile w zakresie komórek jest komórek pustychCZY.PUSTA(adres) czy pusta komórkaCZY.BŁĄD(adres) czy argument przyjmuje wartość błęduCZY.LICZBA(adres) czy argument jest liczbąCZY.LOGICZNA(adres) czy argument przyjmuje wartość logiczną

SUMA.JEŻELI(zakres;kryterium) sumowanie komórek spełniających warunek: np.:=suma.jeżeli (A1:A10;”>5”)

LICZ.JEŻELI(zakres;kryterium) ile komórek spełnia warunek: np.:=licz.jeżeli (A1:A10;”>5”)

Funkcje informacyjne

Przykład: Sytuacja decyzyjna:Przekroczenie – gdy 14 dni od daty sprzedaży.

Wspomaganie decyzji ustrukturyzowanych

=JEŻELI(data_b – data_sp <= 14; 0 ; (data_b – data_sp - 14) * stopa_dz*Wartość)

to są nazwy innych komórek

Wyrażenie, które zawiera zmienną - adres lub nazwę innej komórki - traktowaną jako zmienną decyzyjną.Celem jest znalezienie wartości zmiennej decyzyjnej aby uzyskać wartość docelową wyrażenia (czyli rozwiązanie równania z jedną niewiadomą)

Czynności:• identyfikacja problemu,• określenie zależności pomiędzy zmiennymi występującymi w

problemie,• wprowadzenie do arkusza zależności w postaci wyrażeń (wzór może

również zawierać funkcje standardowe),• wskazanie komórki, zawierającej wzór określający poszukiwana

wartość oraz komórki, która stanowiącej zmienna decyzyjną problemu.

• interpretacja wyniku.

Narzędzie Szukaj wyniku

Komórka, która powinna przyjąć wartość 400 000 zł

Komórka, której wartości poszukujemy

Przykład

Wielkość sprzedaży wpisujemy 1 oraz sporządzamy formułę przychodów=B1 *B2

Uruchamiamy narzędzie Szukaj wyniku- na karcie Dane w grupie Narzędzia danych przycisk Analiza symulacji/Szukaj wyniku.

WPROWADZENIE DO OBSŁUGI BAZ DANYCH

MS ACCESS

Pliki z rozszerzeniem *.mdb *accdb

Możliwości:• tworzenie tabel,• projektowanie kwerend,• projektowanie formularzy,• projektowanie raportów itd.

Zbiór atrybutów, które są odpowiednikiem szczególnych, elementarnych cech opisywanego obiektu i które zwane są nazwami pól tabeli.Każdy atrybut (pole tabeli) ma określone właściwości,

przede wszystkim typ danych. MS Access umożliwia ustalenie następujących typów:

Tabele bazy danych

Typ Przeznaczenie Uwagitekst dla pól zawierających ciągi

znaków alfanumerycznych (perso nalia, nazwy, adresy, kody itp.)

standardowa długość 50 znaków, maksymalnie 255 znaków

liczba dla danych numerycznych liczba całkowita,liczba całkowita długa,liczby dziesiętne

data/godzina dla daty i czasu możliwy wybór formatu wyświetlania

walutowy kwoty standardowo w złotychautonumerowanie licznik – liczby całkowite,

zwykle wykorzystywany jako klucz tabeli

dla kolejnych rekordów automatycznie powiększany o 1

TAK/NIE dla pól typu logicznego: Prawda/Fałsz, Wł./Wył.

np. zapłacił/nie zapłacił

obiekt OLE do przechowywania plików: dokumentów, obrazów, dźwięków

hiperłącze odnośnik do innego pliku, adresu strony www albo adresu e-mail

nota (memo) dłuższe ciągi znaków, np. życiorys

długość pola do ok. 65000 znaków

Jeśli jest to pole tekstowe określamy długość (maksymalną liczbę znaków)Dla pola liczbowego ustalamy typ liczby (liczba całkowita, liczba całkowita długa, dziesiętna itp.).

Odpowiedni typ danych wymusza: - kontrolę poprawności wpisywanych danych, - pozwala wykorzystywać mechanizmy sortowania, filtracji i wyszukiwania danych.

Po zaprojektowaniu tabeli wprowadzamy dane do tabeli.

dane - rekord to pojedynczy wiersz danych w tabeli

Przykład

Jeden z atrybutów, najczęściej sztucznie wprowadzony identyfikator (z reguły

o typie danych Autonumerowanie), jest tzw. kluczem głównym (podstawowym), jednoznacznie identyfikującym rekord (pojedynczy wiersz danych) w tabeli. Kluczem podstawowym może być też pole informacyjne tabeli (np. numer telefonu w tabeli Książka telefoniczna).

Wartości w polu klucza nie mogą się powtarzać, muszą być unikalne dla każdego rekordu danych.

Podstawowe operacje na tabelach

Klucz podstawowy i obcy - związki między tabelami

Klucz podstawowy

nazwa

adres

telefon

NIP

Klucz podstawowy

nazwa

cena

ilość

ID dostawcy – klucz obcy

Dostawcy Towary

Tworzymy drugą tabelę Towary, której atrybutami są następujące dane:

Nazwa Pola Typ Rozmiar pola

ID Towaru AutonumerowanieNazwa Towaru Text 20Ilość Liczba Liczba

całkowitaData zakupu Data/GodzinaCena zakupu WalutowyIDDostawcy Liczba Liczba

całkowita długaklucz obcy

Tabele Dostawcy i Towary połączone są związkiem jeden-do-wielu.

Związek jeden-do-wielu oznacza, że:każdy towar ma jednego i tylko jednego dostawcę.każdy dostawca może dostarczać wiele towarów.

Wymaga to umieszczenia w tabeli Towary pola IDdostawcy (klucza obcego), zawierającego wartości z pola klucza głównego tabeli Dostawcy.

Jeśli klucz główny tabeli Dostawcy był typu Autonumerowanie, to klucz obcy powinien posiadać typ liczbowy o typie liczby całkowitej długiej. IDdostawcy jest kluczem głównym w tabeli Dostawcy i kluczem obcym w tabeli Towary.

Mogą występować też związki jeden-do-jeden (1:1) i wiele-do-wielu (N:M)

Jakie to związki?

WYKŁADOWCY – PRZEDMIOTYWYKŁADY – SALEOSOBY – TELEFONYPRACOWNICY – STANOWISKAKIEROWNICY – BRYGADYPRACOWNICY – BIURKATOWARY – KATEGORIEKSIĄŻKI - CZYTELNICY

Jeśli związki są 1:1 to wszystkie dane w jednej tabeli

Jeśli związek wiele do wielu to tworzymy nową tabelę:Książki – wypożyczenie – CzytelnicyWówczas są dwa związki jeden do wielu – jakie?

Książki Wypożyczenia Czytelnicy? ?

Relacje – związki między tabelami

Relacje i więzy integralności pilnują poprawności – np. aby nie wolno było dla towaru wpisać numeru dostawcy, który nie istnieje, lub usunąć dostawcy, którego towary istnieją w tabeli towarów.

Chcąc utworzyć kwerendę - zapytanie do bazy – należy wybrać obiekt Kwerendy i utworzyć nową kwerendę w widoku projektu.

Kwerendy – QBE – Query by Example

kryteria

Chcąc wyświetlić dane z dwóch tabel należy dodać do kwerendy obie tabele – Dostawcy i Towary.

Jeśli tabele zawierają identyczne nazwy pól – tu służą one do związania obu tabel – klucz główny i klucz obcy – to zostanie automatycznie wykonane sprzężenie.

Następnie przeciągamy z tabel do kwerendy te pola, które nas interesują – tutaj Nazwa_Towaru i Cena z tabeli Towary i NazwaFirmy z tabeli Dostawcy. Teraz należy uruchomić kwerendę

like [Podaj literę:] &*

Precyzyjniej kwerendy buduje się przy pomocy SQL – specjalny język zapytań – ale to już bardziej zaawansowany problem.

Tworzenie kryterium:

Koniec