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Olivier DEHECQ – http://aide.informatique1.fr 2
Table des matières 1 Rappels sur la notion de projet ....................................................................................................... 3
2 Projet piloté par les tâches ............................................................................................................. 6
3 Projet piloté par les ressources ................................................................................................... 14
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1 Rappels sur la notion de projet
1.1 Définition et caractéristiques d’un projet
Plan de communication (comité de pilotage, réunion) défini au début du projet
Objectifs :
Qualité (tests) / Objectifs (produit, cahier des charges),
Délais (date de début, date de fin),
Couts (fonction des ressources et des moyens)
Analyse de risques (réponse aux risques : plan de formation, prestataire externe) à refaire à
chaque prise de décision.
Les équipes d’un projet
Définition :
Un projet est un effort unique, mettant en œuvre des moyens (humains, matériels ou services)
pour atteindre un objectif défini, dans les délais fixés
Caractéristiques d’un projet :
Attention aux :
délais incompressibles,
nombre d’acteurs (10% du projet est utilisé à la communication),
changements de stratégie globale,
besoins des clients qui évoluent (processus d’acceptation des changements : formaliser,
analyse/chiffrage, comité de pilotage si > 10JH-1).
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Les deux composantes principales :
Organisation et méthode
Communication et relationnel (faire un effort)
1.2 Rôle de MS Project
Microsoft Project est un logiciel d’aide à la planification.
Détermine le délai en fonction des taches et des ressources.
Permet des synthèses visuelles
Ce que fait Microsoft Project :
Calcul des dates de début et de fin pour les taches
Calcul de la date prévisionnelle de fin (ou de début) de projet
Calcul de la durée totale du projet
Mise en évidence des tâches « critiques » (chemin critique, impacte la date de fin du projet)
y affecter les techniciens expérimentés
Ce que ne fait pas Microsoft Project :
Dresser la liste des tâches et jalons
o Avancement : nombre de jalons franchis réel / prévisionnel
Déterminer l’enchainement des tâches
Estimer la durée de chaque tâche
Diagramme de GANTT / Diagramme de PERT :
GANTT : positionné sur un calendrier
PERT : organigramme des tâches (dans Microsoft Project)
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1.2.1 Planifier un projet
Dresser la liste des tâches et des jalons :
Ne pas TROP faire de tâches sous peine de se sentir trop materné et d’ajouter trop de suivi
pour le chef de projet
Il en faut quand même : aide à estimer la durée du projet
Déterminer les relations entre les tâches :
Tache achevée avant que la suivant ne débute (prédécesseur / successeur)
Relation fin à début : B ne peut pas commencer tant que A n’est pas terminé
Relation début à début : B ne peut pas commencer tant que A n’est pas commencé
Relation de fin à fin : B ne peut pas se terminer tant que A n’est pas terminé
Relation début à fin : B ne peut pas se terminer tant que A n’est pas commencé
Estimer la durée de chaque date
Attention à ne pas sous-estimer
Dans le schéma suivant, [I] nécessite que [A] et [B] soient réalisés ; [L] nécessite que [G] et [E] soient
réalisés et [D] nécessite que [B] et [K] soient réalisés.
Méthode de PERT
On organise ensuite son planning et on fait le diagramme de GANTT
Durée : quantité de temps entre le DEBUT et la FIN d’une tâche.
La durée est fonction du rapport entre quantité de travail et ressources affectée.
Si on augmente les ressources, on augmente la durée de pilotage
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2 Projet piloté par les tâches
Mode planning : On indique la date de début, Project calcule tout au plus tôt
Mode rétro planning : On indique la date de fin, Project calcule tout au plus tard
A faire dès le début : PROJET > informations sur le projet > prévision à partir de …
Définir les périodes ouvrées du projet
Rentrer les tâches : attention au libellé.
Ne pas saisir directement les dates début / date de fin (c’est Project qui calcule cela)
Rentrer la durée de chaque tâche (jours, minutes, heures, semaines, ms : mois)
Jalon de durée non nulle : double clic > avancées > modifier la durée
Définir une étape (une tâche) :
En affichage de Gantt, nommer la tâche
Faire un clic droit « planification manuelle » (la date est rentrée à la main) ou « planification
automatique » (la date est calculée par Project)
Définir la durée de la tâche : renseigner la colonne « Durée » ou clic-doit « informations »
Pour définir la place de la tâche vis-à-vis des autres tâches, cliquer-glisser la ligne à
l’emplacement voulu
Rentrer les liaisons en mode tableur :
Exemple : 1;2 indique que la tâche ne peut être effectuée que si les tâches 1 et 2 sont terminées
Exemple : 3DD (de début à début). FD (fin à début), FF (fin à fin), DF (début à fin)
2.1 Techniques de gestion de projets
Modifier les types d’affichage : AFFICHAGE >
Afficher le diagramme de PERT : FORMAT > Réseau de taches
En rouge : chemin critique
FORMAT > Mise en forme du diagramme et Mise en forme globale
Affichage de la table prévision (clic droit en haut à gauche) en affichage Gantt :
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Marge libre, marge totale
Marge libre : marge à laquelle je peux déplacer une tâche sans impacter les autres
Marge totale : marge à laquelle je peux déplacer une tâche sans impacter la date de fin de projet
Contraintes et échéances :
Sélectionner une tâche > Clic-droit > Informations > Onglet Avancés > Type de contrainte :
Contraintes inflexibles : « Doit … ». Contrainte semi-flexibles : les autres
Quand on crée une contrainte, on ajoute en + une remarque (pour éviter les bugs plus tard) :
Sélectionner une tâche > Clic-droit > Notes … (ou onglet « Remarques » des informations)
Afficher le mode « utilisation » ou ajouter la colonne « Indicateurs » :
ou
Ajoute des icônes dans les infos sur la tâche (1ere colonne)
Affichage des indicateurs d’une tâche
« Fin au plus tard le » est une échéance (et non pas une contrainte)
Echéance : recalcule si modification des autres tâches mais place une alerte
Contrainte : ne recalcule pas si modification des autres tâches
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Un des intervenants n’utilise pas le même calendrier que nous (bossent le samedi) :
PROJET > Modifier les horaires de travail > Créer un nouveau calendrier…
Cliquer sur l’onglet « Semaines de travail », bouton « Détails », Samedi, définir des horaires de
travail spécifiques … : 09h-12h et 14h-18h. Ok
Double clic sur la tache > Onglet avancé > Calendrier : Affecter le calendrier voulu
2.2 Planifier un projet
Phases de planification d’un projet
Latence entre 2 taches
Notion de retard : infos sur la tache > onglet « Prédécesseurs » > colonne « Décalage »
Exemple : entre la cuisson et la 1ère couche d’une poterie, il y a 6h d’attente
On peut aussi écrire : 3FD+6hé é : on résonne en temps universel, pas en h ouvrées
Pour la tâche « cuisson », qui ne fonctionne pas non plus en heures ouvrées, on peut créer
un nouveau calendrier ou mettre « é ».
On peut mettre B A-2j (fixe) ou B A-20%é (dépend de la durée de A)
B
À 80% de la réalisation de A, début
de B
A (10j)
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Tâches répétitives
Exemple : tous les matins, vérification du four (durée 5 minutes)
TÂCHE > Tache > Tâche périodique …
Mise en évidence du chemin critique
FORMAT > Tâches critiques ou AFFICHAGE > Diagramme de Gantt > Suivi Gantt
FORMAT > Format > Barres et style
Le chemin critique peut évoluer tout au long du projet
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Vues particulières :
D’autres vues particulières :
Fractionner la fenêtre
AFFICHAGE > Détails (cocher) > Liste déroulante > Plus d’affichages > Schéma des dépendances
Créer une table personnalisée :
AFFICHAGE > Tables > Plus de tables… > Créer
Nom : ‘liaisons’, visible dans le menu
Colonnes : numéro cadré à droite largeur colonne4, nom cadré à gauche largeur 33,
prédécesseur centré largeur 16, successeur centré largeur 13
Optimisation :
On peut faire démarrer les taches critiques plus tôt
C’est le chemin critique qui conditionne la durée d’un projet : il faut donc agir sur le chemin
critique !
On peut essayer de découper les tâches critiques en plusieurs taches élémentaires pour en
faire commencer une plus tôt.
Ne pas laisser de prédécesseur ou de successeur qui se rapporte à une phase (ensemble de
tâches)
On peut ensuite afficher le Gantt relatif aux marges :
AFFICHAGE > Détails (cocher) > Liste déroulante > Plus d’affichages > Gantt relatif aux marges
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2.3 Suivi de projet
2.3.1 Planification initiale
PROJET > Définir le planning de référence > Définir le planning de référence
Project peut enregistrer 10 planifications initiales (de référence) contenant les informations de :
Date début et fin des tâches
Informations relatives au travail (ressources) : pas dans la planification temporaire
Informations relatives aux coûts : pas dans la planification temporaire
Pour supprimer : PROJET > Définir le planning de référence > Effacer le planning de référence
Afficher les infos enregistrées dans la planification initiale :
AFFICHAGE > Tables > Planning de référence
2.3.2 Suivi d’avancement du projet
But : anticiper un retard (ou une avancée) éventuel ; pouvoir avoir une action correctrice en cas de
retard.
Moyen de retour d’informations :
CRA : Compte Rendu d’Activité :
Quantitatif, systématique
Pas de qualitatif
Réunion d’équipe :
Qualitatif, on peut être plus réactif
Plus difficile pour le quantitatif
Entretien individuel :
Suivi approfondi
Plus difficile à mettre en place
Il faut tout mettre en œuvre pour éviter les retards et prévoir les problèmes éventuels
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PROJET > Informations sur le projet > Date actuelle (date où on fera l’avancement sur le projet)
FORMAT > Quadrillage > Quadrillage… > Date du jour : la mettre dans une autre couleur pour que ça pète !
PROJET > Mettre à jour le projet :
Mettre à jour le projet
Précis ou 0%|100%
Les parties achevées ont une encoche dans la colonne « indicateur », et sur le diagramme de Gantt la
tache a un trait noir représentant l’état d’avancement.
Une tache dure plus longtemps que prévu :
Exemple : 5 jours à la place de 3 jours.
TACHE > Avancement conforme > Mettre à jour les tâches
Modifier la durée réelle d’une tâche
Quand on va voir les équipes, on a besoin de savoir combien de temps ils ont passé sur la
tâche, et si le temps alloué restant est suffisant.
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Afficher le résultat des modifications :
AFFICHAGE > Diagramme de Gantt > Suivit Gantt
PROJET > Informations sur le projet
AFFICHAGE > Tables > Suivi
En cas de grève (ou de coupure) :
Il faut avoir fait un suivi au moment de l’arrêt de l’activité
PROJET > Mettre à jour le projet
Mise à jour d’un projet après un arrêt total
Marges du chemin critique :
FICHIER > Options > Options avancées > Options de calcul pour ce projet
Définir la sensibilité du chemin critique
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3 Projet piloté par les ressources Deux types de ressources
Type travail : humain, matériel ayant un cout horaire/journalier…
Type matériel : tout ce qui est consommable (cout à l’unité)
AFFICHAGE > Tableau des ressources
Pour pouvoir voir/modifier/ajouter des ressources
Etiquette matériau : conditionnement du matériel (sachet, boite, etc.)
Initiale : trigramme (doit être significatif)
Capacité max : capacité max de la ressource sur le projet. Est-on à 100% dédié au projet ? (50% : à mi-
temps sur le projet)
Calendrier de base : calendrier affecté à cette ressource
Affecter des jours de congés supplémentaires :
Modifier une personne (double clic dessus) : Dans l’onglet général, modifier les horaires de
travail, ajouter une exception.
Cliquer sur « Détails… » pour indiquer si le jour est chômé ou si les horaires sont particuliers.
On ajoute ensuite une remarque (dans l’onglet Remarques) car cette modification n’apparait
pas sinon
3.1 Durée, charge, ressource
Durée : intervalle de temps (date de début + date de fin). Exprimé en jours/semaines/mois …
Charge|Travail : quantité de travail à fournir. Exprimée en jour.homme
Ressource : homme/matériel
CHARGE = DUREE × RESSOURCE
Microsoft Project connait la durée car on lui a indiqué (méthode de Gantt)
Lors de la première affectation de ressources, Microsoft Project calcule la charge
Exemple :
Une tâche dure 2 jours ; j’affecte 3 ressources sur cette tâche
Microsoft Project définit une charge de 6J.h (jours d’homme = nombre de jours pour 1
ressource à temps plein)
MSProject considère ensuite cette charge comme CONSTANTE
Lors de la deuxième affectation de ressources, Microsoft Project modifie la durée
ON DIT QUE LA TACHE EST PILOTEE PAR L’EFFORT.
3.2 Première affectation des ressources
Double clic sur une tache, Onglet avancé
Clic-droit > Informations > Onglet ressources… ou clic droit >
Liste des ressources du tableau des ressources, affecter (utiliser la touche [CTRL])
Dans la partie gauche on voit l’évolution du travail (=charge), mais pas l’évolution de la durée
(sauf congés)
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3.2.1 Définir des ressources faisant partie d’un groupe, mais sans définir leur nom
Il faut avant tout terminer d’affecter les ressources.
1. Clic droit sur la tâche
2. Cliquer sur
Affecter 200% (2 personnes à temps plein)
3.3 Ajustement des ressources
Ajouter des ressources sans changer la durée, juste que la charge de travail qui a augmenté
Ajouter des ressources pour diminuer la durée
On s’est trompé dans la première affectation et on veut corriger le tir
3.3.1 Ajouter des ressources sans changer la durée, juste que la charge a augmenté ou On s’est trompé dans la première affectation et on veut corriger le tir
Double cliquer sur la tache > onglet avancé > Décocher ‘pilotée par l’effort’
Onglet ressources > ajouter une personne (exemple : Olivier Dehecq)
La durée de la tâche n’est pas modifiée
Une icône information est apparue
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3.3.2 Ajouter des ressources pour diminuer la durée
Double cliquer sur la tache > onglet avancé > laisser coché ‘pilotée par l’effort’
Onglet ressources > ajouter une ressource (exemple : Vincy Lamour et Henry Randy)
La durée de la tâche est modifiée
Une icône information est apparue
On peut aussi modifier le pourcentage
3.3.3 Heures supplémentaire
1. Partie du haut : AFFICHAGE > Giagramme de Gantt
2. Partie du bas : AFFICHAGE > Détails > Formulaire tâche
3. Sur une des colonnes de la partie du bas > clic-droit > Travail
Pour rattraper un retard (ne pas modifier la durée) :
On a ajouté 2h à travail, on a aussi ajouté 2h supplémentaires
Afficher les taches avec de heures supplémentaire :
AFFICHAGE > filtres > taches/affectation avec heures supplémentaires.
Afficher les heures par ressources :
Affichage > Utilisation des taches
Modifier l’évolution de la charge de travail
Une icône apparait dans la colonne « indicateurs »
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Vues particulières :
Fractionner la fenêtre
Partie haute : utilisation des ressources
Partie basse : Graphe des ressources
Clic droit sur la partie basse
On va afficher la disponibilité des ressources
Penser à Outils > Organiser … pour exporter les rapports, tables, etc. vers le disque pour les réutiliser
Calculs de MS Project
Double clic sur une tache > Avancée (en laissant « piloté par l’effort »)
Modification de :
Type de tâche Durée Capacité Travail
Durée fixe Travail Travail Capacité
Capacité fixe Travail Durée Durée
Travail fixe Capacité Durée Durée
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3.4 Résoudre les problèmes de sur utilisation
Exemple : une personne affectée en même temps à plusieurs taches (et donc > à son maxi.)
1) PROJET > Définir le planning de référence > Définir le planning de référence
2) Afficher les taches > Clic droit > Onglet général > Priorité de la tâche
Augmenter la priorité des tâches prioritaires, etc.
3) RESSOURCE > Options de nivellement
Cliquer ensuite sur auditer maintenant
4) RESSOURCE > Niveler tout
5) Utiliser le Gantt suivi et constater que les ressources surutilisées ne le sont plus, et que les
tâches ont été décalées
3.5 Suivi d’avancement du projet
Cliquer sur « TACHE > Avancement conforme » et remplir les champs l’un après l’autre.
Incorporer des informations sur l’avancement du projet
3.5.1 Heures travaillées, pourcentage de tache réalisée
Fractionner la fenêtre
En haut (clic-droit en haut à gauche) : travail
En bas (AFFICHAGE > Détails) : Tableau des ressources
Le fait de modifier le nombre d’heure travail réel modifie le pourcentage achevé en même temps que
le pourcentage de tache achevée
FICHIER > Options > Echéancier : le temps de tache réalisé n’est pas fonction du temps de travail réel