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Curso Básico MS Project 2013
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‹Nº›www.cec.espol.edu.ec
Gestión de Proyectos con MS Project 2013
(Nivel Básico)
Instructor:
José Franco N.
• MPM, PMP, MCTS, CSM, CSPO, PSM, PMI-ACP
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Objetivo General
Planificar un proyecto empresarial o
personal, aplicando conceptos, técnicas y la
herramienta informática MS Project 2013,
para ejecutar proyectos realistas, dentro de
los plazos y presupuestos establecidos.
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Objetivos Específicos
1. Identificar los conceptos básicos relacionados a la Dirección de Proyectos,
referentes a la identificación de involucrados, definición de requerimientos y
objetivos del proyecto, para establecer apropiadamente el alcance del proyecto.
2. Construir el cronograma del Proyecto, identificando las actividades,
dependencias, recursos necesarios y tiempos estimados para el cumplimiento del
Alcance del Proyecto comprometido.
3. Producir un Informe sobre la situación del proyecto, teniendo en cuenta las
variables de tiempo, costo y alcance, informando a los involucrados del proyecto
y facilitando la toma de decisiones correctivas y preventivas.
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Metodología
Exposición de conceptos fundamentales,
luego del cual los participantes realizarán
prácticas que le ayudarán a desarrollar
destrezas en el manejo del aplicativo MS
Project 2013. El curso concluye con la
realización de una simulación de un
proyecto general realizado en equipos.
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• Nombre: Cuál es tu nombre?
• Empresa: En donde trabajas o has trabajado?
• Cargo: Qué funciones desempeñas?
• Experiencia: Has manejado proyectos?
• Expectativas: Qué esperas del curso?
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• Pregunta lo que consideres necesario.
• Comparte tu experiencia con otros.
• Usa tu tiempo productivamente y respeta el de los demás.
• Participa activa y dinámicamente.
• Descubre tus habilidades!
• Piensa en función de casos
reales!
• 80-20
Sé parte del equipo!
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• Recuerda que…El proyecto final representa el 60%
El examen final el 40%
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• Sesión 1:Introducción a la Gestión de Proyectos
• Sesión 2: Introducción al MS Project 2013
• Sesión 3: Creación del Cronograma del Proyecto
• Sesión 4: Optimización del Cronograma
• Sesión 5: Control y Seguimiento
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Definiciones
¿Qué es un proyecto?
¿Algún proyecto en mente?
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Definiciones
Qué es un proyecto?
“Emprendimiento temporal para lograr un producto,
servicio o resultado único” PMBOK 5ta Edición
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Características
Temporal:
– Fecha de inicio y fin definidas.
Único:
– Es algo que no se ha realizado antes.
Elaboración Gradual:
– Se realiza por etapas o
fases
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Administración de Proyectos
Definición
“Es la aplicación de conocimientos, habilidades,
herramientas y técnicas a las actividades, para
conseguir los requerimientos del proyecto”
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Administración de Proyectos
Implica:
– Identificar requerimientos
– Gestionar las expectativas de los involucrados
– Balancear eficiente y eficazmente:
• Alcance
• Calidad
• Tiempo
• Costos
• Recursos
• Riesgos
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¿Para qué nos sirve?
Mejorar Calidad
Cumplir objetivos: Tiempo, Costo y Alcance
Establecer procesos formales probados
Gestionar, y no solo desarrollar
Alinearse a un código ético
Mejores resultados, mejores proyectos, clientes más satisfechos
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EJERCICIO
En grupo de 3 o 4 personas:
•Identificar razones para éxito de sus
proyectos
•Identificar razones de fracaso en sus
proyectos
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Estadísticas del Proyecto
Los proyectos fallan por:
– Modificaciones en el alcance
– Fechas irreales
– Presupuestos excedidos
– Usuarios inconformes
– Pobre calidad del producto
o servicio
– Falta de metodología
– RRHH no capacitado
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Interesados (stakeholders)
Definición
“Personas u organizaciones envueltas activamente en
el proyecto o aquellas cuyos sus intereses podrían
verse afectados por el proyecto”
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Interesados (Stakeholders)
PROYECTO
PatrocinadorClientes
Accionistas
Usuarios Finales Gerentes de
Áreas
Autoridad pública /
Entidades de ControlMiembros del Equipos
Equipo comercial
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Objetivos
eSpecífico
Medible
Asignable
Realista
basado en Tiempo
Lanzar un producto para
mejorar las ventas
Comercializar el producto ABC en el
mercado de adolecentes (10 a 15
años) de la costa, para incrementar
las ventas en un 5% durante el 2011
usando canales de distribución
actuales.
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Ciclo de Vida del Proyecto
Definición
“Es una colección generalmente secuencial y en
ocasiones superpuestas de etapas del proyecto, los
nombres y cantidades de las etapas son definidas por
la organización y por el tipo de proyecto a realizar”
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Ciclo de Vida del Proyecto
INICIO ORGANIZACIÓN Y
PREPARACIÓN
EJECUCIÓN DE
TRABAJO
CIERRE
Depende de la organización y de sus procesos
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Procesos Gestión de Proyectos
Grupo de Procesos del la Gestión de Proyectos del PMBOK®
Planificación
Ejecución
CierreInicio
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Procesos Gestión de Proyectos
Inicio
Se define el proyecto con la debida autorización.
Planificación
Se establece el alcance, se refinan objetivos y se determina
el curso de acción a seguir para alcanzar dichos objetivos.
Ejecución
Se realiza el trabajo definido en el proyecto
Monitoreo y control
Se revisa y analiza el progreso y desempeño del proyecto
Cierre
Se realizan actividades para formalizar la conclusión del
proyecto.
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Áreas de Conocimiento PMBOK
Tiempo >
Costo >
Riesgos >
Proveedores >
< Comunicaciones
< RRHH
< Alcance
< Integración
< Calidad
Interesados >
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Restricciones del proyecto
ALCANCE
CALIDAD
Lo que usualmente sucede
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Restricciones del proyecto
Quién define las prioridades?
– Identificar el stakeholder responsable
Qué restricción es la prioritaria?
– Cuál es fija?
– Cuál podemos elegir?
– Cuál es variable?
Al menos se requiere negociar dos y dejar una variable
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Ejemplo de restricciones
Evento para lanzamiento de producto
– Tiempo: 1 mes (fijo)
– Recursos: Presupuesto aprox. $10.000 (elegible)
– Alcance: Podría ser cena, show, etc (variable)
“Con un tiempo fijo, podemos establecer los
recursos y ajustar el alcance necesario”
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Ejemplo de restricciones
Planificar viaje para cierre de negocio
– Recursos: Presupuesto aprobado $5.000 (fijo)
– Tiempo: Entre 1 a 5 días. (variable)
– Alcance: Viaje, viáticos, cena de cliente, etc
(elegible)
“Con recursos fijos, podemos establecer el alcance
y ajustar el tiempo”
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Alcance del proyecto
Definición
“Es todo el trabajo incluido y únicamente el incluido,
para alcanzar los objetivos del proyecto y finalizarlo
exitosamente”.
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Alcance del proyecto
PROYECTO
Actividad 1
Actividad 2
Actividad 3
Actividad 4
Actividad 5
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Alcance del proyecto
Actividad 1
Actividad 2
Actividad 3
Proyecto
INICIO PLANIFICACIÓN DISEÑO EJECUCIÓNCONTROL Y
MONITOREOCIERRE
Acta del Proyecto
Alcance del Proyecto
Cronograma
Planos / Prototipo Producto Final Informes de Avance Acta de Entrega
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Alcance del proyecto
Entregables del proyecto
“Productos, servicios o resultados que debe producir
el proyecto, la aceptación de los mismos implica la
finalización del proyecto”
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Alcance del proyecto
Requerimientos del entregable del proyecto
“Condición o capacidad que debe ser obtenida por un
producto o servicio para satisfacer el cumplimiento de
un contrato o especificaciones”.
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Alcance del proyecto
Requerimientos
Debe cumplir
especificaciones:
2 plantas
Piso flotante color cerezo
Pintura satinada cod 5645
Ventanas acústicas
Etc
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Alcance del proyecto
Supuestos del Proyecto
“Supuestos son factores del proyecto, que para
propósitos de planificación, son considerados como
verdaderos, reales o certeza, sin tener pruebas”.
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Alcance del proyecto
Supuestos del Proyecto
– El cliente proveerá…
– El usuario participará…
– El proyecto se desarrollará…
– Las condiciones ambientales se mantendrán…
– Los aspectos legales permanecerán…
– La moneda no cambiará…
– El precio del acero será…
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Alcance del proyecto
Exclusiones del Proyecto
“Características, entregables, actividades o todo
aspecto NO incluido en el proyecto”.
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Conclusión
PROYECTO
IDENTIFICADO
PROYECTO
CREADO
CRONOGRAMA
GENERADO
CRONOGRAMA
OPTIMIZADO
REPORTE DE
AVANCES
Documento formal de definición del proyecto y
su alcance
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SESIÓN 2
Introducción al MS Project
2013
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Interfase del MS Project 2013
Estimar duración de
actividades
Controlar recursos y costos
Determinar el avance del
Proyecto
Proyectar y simular
escenarios
Permitir colaboración entre
el equipo
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Detalle de la PlanificaciónEstructura de Proyecto (Nombre de
Proyecto, fase, entregable y actividad)
Listado de tareas
Duración de
Actividad Fechas
Dependencia a otras
actividades
Recursos asignados
Hito
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Creación del proyecto
Configuración y preferencias
Involucra todos los componentes y definiciones,
opciones del proyecto y de la Organización ejecutora
dentro de la herramienta.
• Nombre del proyecto
• Fecha de Inicio
• Calendario de la Organización
Tener a mano feriados de todo el año
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Listado de actividades
LISTADO EJEMPLO
Fase Diseño de Producto
Entregable Boceto del producto
Tareas 1.- Reunión para lluvia de ideas
2.- Prototipo de producto
Hito Aprobación formal del boceto
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Definición de tareasTareas Sumarias:
– Tareas principales que contienen actividades, usadas para las
etapas, fases o entregables del proyecto.
Tareas:
– Actividades necesarias para poder realizar los entregables o
fases del proyecto.
– Se asignan recursos a este nivel.
Repetitivas:
– Tareas realizadas con una frecuencia establecida. Ej.
Reuniones de seguimiento del proyecto.
Hitos:
– Punto o evento significativo dentro del proyecto. Ej:
Aprobaciones.
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Conclusión
PROYECTO
IDENTIFICADO
PROYECTO
CREADO
CRONOGRAMA
GENERADO
CRONOGRAMA
OPTIMIZADO
REPORTE DE
AVANCES
Proyecto y listado de actividades
ingresados en la herramienta
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Componentes de Planificación
Métodos de
Planificación
Herramien-
tas
Modelo
(Actividades
Recursos)
Información
del Proyecto
Listado de Actividades
Diagrama de Gantt
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Procesos de Planificación
Definición de actividades
Definición de secuencia
Estimación de Recursos
Estimación de Duración
Cronograma definido
QUÉ SE HACE?
EN QUÉ ORDEN?
QUIÉN LO HACE?
QUÉ SE NECESITA?
EN QUÉ TIEMPO SE REALIZA LA
ACTIVIDAD DE ACUERDO A LOS
RECURSOS DEFINIDOS?
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Definición de actividades
Definición de actividades
Definición de secuencia
Estimación de Recursos
QUÉ SE HACE?
• Nombre de actividad
• Descripción de la actividad
• Descripción del resultado o entregable de la actividad
• Restricciones:
– Fecha de Inicio
– Fecha de Fin
– Comenzar lo antes posible / No comenzar después
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Definición de secuencias
Tipo de dependencias
– Mandatoria: Depende de la naturaleza del proyecto
o restricción contractual.
– Discrecional: Relacionada a las mejores prácticas.
– Externas: Depende de otros actores o actividades
fuera del proyecto.
Definición de secuenciasEN QUÉ ORDEN?
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Definición de secuencias
Tipo de secuencias
EN QUÉ ORDEN?Definición de secuencias
• Fin a comienzo (FC)
a1
a2
• Fin a fin (FF)
a1
a2
• Comienzo a comienzo (CC)
a1
a2
• Comienzo a fin (CF)
a1
a2
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Estimación de recursos
Recurso Humano: Evaluar habilidades y destrezas
necesarias
Evaluar disponibilidad
Estimación de Recursos
QUIÉN LO HACE?
QUÉ SE NECESITA?
Materiales: Equipos, transporte
Recursos de acuerdo a unidades requeridas
Costo: Gastos variables
Logística
Viáticos
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Estimación de duración
Valores para estimación de duración:
– Asignar por “duración”
• ¿Cuántos días demora la actividad? (días)
– Asignación por “trabajo”
• ¿Cuántas horas se requiere trabajar? (horas)
Estimación de Duración
EN QUÉ TIEMPO SE REALIZA LA
ACTIVIDAD DE ACUERDO A LOS
RECURSOS DEFINIDOS?
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Estimación de duración
Valores para estimación de duración:
– Cantidad de horas por recurso asignado
– % de disponibilidad del recurso asignado
– Cantidad de material necesario
Estimación de Duración
EN QUÉ TIEMPO SE REALIZA LA
ACTIVIDAD DE ACUERDO A LOS
RECURSOS DEFINIDOS?
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Generación de Cronograma
Partiendo de la lista de actividades, se procede a detallar
actividades, enlazar las secuencias, asignar recursos y
tiempos, para obtener una fecha de entrega final.
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Conclusión
PROYECTO
IDENTIFICADO
PROYECTO
CREADO
CRONOGRAMA
GENERADO
CRONOGRAMA
OPTIMIZADO
REPORTE DE
AVANCES
Fecha de inicio, fin y
recursos establecidos
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Inclusión de restricciones y deadlines
Ten en cuenta las siguientes restricciones antes de
optimizar:
– Actividades con fechas fijas de inicio o fin.
– Plazos fijos (deadline – fecha límite).
– Calendarios individuales de recursos.
– Actividades adicionales o fuera del alcance.
– Imprevistos que afecten el horario laboral.
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Opciones de Optimización
Con relación a las secuencias:
– Confirmar que las secuencias establecidas tengan lógica
– Se pueden cambiar las secuencias?
– Se pueden realizar actividades simultaneas?
Con relación al recurso humano:
– Se puede seleccionar otros recursos?
– Se puede solicitar mayor disponibilidad a los recursos asignados?
– Se puede agregar más recursos a ciertas actividades?
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Opciones de Optimización
Con relación al Alcance:
– Se puede negociar el alcance?
– Se puede realizar por etapas o versiones de
lanzamiento?
– ¿Cuáles son las características críticas de proyecto
y cuáles puede esperar?
– ¿Los cambios en el alcance, modificaron
(aumentaron) el costo y tiempo inicialmente
previsto, o se mantuvo fijo?
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Opciones de Optimización
Técnicas de optimización:
– Fast tracking:
• Realiza actividades en paralelo que normalmente se hacen en secuencia
• Requiere análisis y validación
– Crashing:
• Análisis de disminución de duración de actividades
• Asignación de más recursos por actividad
• Genera posiblemente mayor costo y riesgo
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Identificación costos de recursos
Asignado por Trabajo
– Costo hora hombre $
– Costo hora extra $
Asignado por Material
– Costo de uso por hora $
– Costo fijo $
– Costo único por uso $
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Optimización de carga de recursos
Identificar exceso de carga en ciertos recursos
Asignaciones irreales de recursos en tareas específicas.
Reasignación de carga de
trabajo.
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Identificar la ruta crítica
Definición:
“Generalmente, pero no siempre, es la secuencia de
las actividades que determinan la duración del
proyecto”
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Identificar la ruta crítica
– Son las actividades mas críticas del proyecto
– Requieren mayor control y seguimiento
– Los esfuerzos de optimización deben enfocarse en
estas actividades.
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Creación del cronograma final
– Definir fecha de inicio y fin optimizada del proyecto.
– Define lista de recursos involucrados
– Determina el costo total
– Determina cantidad de horas totales
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Conclusión
PROYECTO
IDENTIFICADO
PROYECTO
CREADO
CRONOGRAMA
GENERADO
CRONOGRAMA
OPTIMIZADO
REPORTE DE
AVANCES
Fecha de inicio, fin y
recursos optimizados y
costos estimados
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Proceso de Seguimiento
DESVIACIONES
Tiempo - Costo
RUTA CRITICA
TOMA DE
DECISIONES
FECHA INICIO
H. TRABAJADAS
H. FALTANTES
FECHA INICIO
% AVANZADO
TIMESHEET
HORAS POR
CADA DIA
FORMULARIOS
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Generación de Línea Base
Definición:
“Corresponde a la planificación aprobada. Se usa
para determinar el desempeño del proyecto,
comparando el estatus real vs lo planificado en la
línea base”.
Una vez aprobado
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Seguimiento de avances
– Requiere ingresar información del tiempo utilizado en cada recursos y actividad.
– Se puede obtener a través de reuniones de seguimiento
– Debe ser información precisa
– Requiere participación y compromiso del equipo
– Vital identificar actividades adicionales o fuera del alcance
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Seguimiento de avances
Puede ser realizada de 3 formas:
1. Porcentaje de avance por tarea (25%)
2. Cantidad de horas trabajadas y horas restantes
por tarea
3. Cantidad de horas trabajadas por día, por cada
recurso para cada tarea
Elija la forma más óptima para su organización
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Identificación del avance
Variación de tiempo
Variación de recursos
Variación de costos
Avance por etapas
Avance por entregables
Tiempo faltante
Costo faltante
Horas faltantes
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Fecha de Estado
¿En qué fecha estamos estableciendo los avances?
– Se refiere a la fecha de actualización de la
información
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Actualización de tareas
Actualizando rápidamente!
Actualiza de
acuerdo a lo
programado
Actualización a un
solo clic
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Reporte de Avance
• Cuándo inicio el proyecto?
• Cuándo finalizará el proyecto?
• Qué metas se han cumplido?
• Cuáles son las siguientes metas por cumplir?
• Cuánto está costando el proyecto?
• Qué problemas se han presentado?
• Cuáles son las acciones correctivas o preventivas a
tomar?
‹Nº›www.cec.espol.edu.ec
Conclusiones
PROYECTO
IDENTIFICADO
PROYECTO
CREADO
CRONOGRAMA
GENERADO
CRONOGRAMA
OPTIMIZADO
REPORTE DE
AVANCESSituación real identificada
![Ms word v1[1].0](https://img.pdfslide.net/doc/110x75/547b0de7b4af9fda158b4dd4/ms-word-v110.jpg)
