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texto para aprender el ms project
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1
Administracin y Programacin de
Proyectos
Conceptos de Proyectos y Administracin de Proyectos.
Definir un proyecto usando MS PROJECT.
GUA DIDCTICA
Descripcin
En esta sesin aprender los conceptos de proyecto y de administracin de proyectos.
MS Project es un software que permite la programacin, seguimiento, monitoreo y
reprogramacin de proyectos, procesos que son importantes en cualquier rea en el que se desarrolle
proyectos.
Capacidad
Al final de esta sesin estar en capacidad de definir y programar un proyecto.
Actividad
Las actividades a desarrollar en la sesin son:
Crea un calendario para el proyecto.
Define la estructura de las tareas del proyecto.
Define las dependencias entre proyecto.
Reprograma el inicio de las tareas usando retardo.
Evaluacin
En esta sesin Ud. ser evaluado en:
1. Crear calendario para el proyecto.
2. Elabora un proyecto define duraciones y dependencias.
4
Microsoft Project y la Administracin de Proyectos
INTRODUCCIN
Microsoft Project, es una herramienta de administracin de proyectos eficaz y
flexible que puede utilizarse para controlar proyectos simples o complejos. Le
ayudar a programar y realizar un seguimiento de todas las actividades para
supervisar su progreso. Esta aplicacin permite organizar la informacin, basado en
la duracin de las tareas, sus costos asociados y sus recursos tanto de trabajo como
materiales del proyecto, para que se puedan respetar los plazos sin exceder el
presupuesto y conseguir as los objetivos planteados.
La versin 2013 tiene 3 diferentes versiones. Project Standard y Project Professional
son las versiones base, la profesional difiere de la estndar en que tiene algunas
opciones adicionales, adems de poder conectar al Project Server. Project Pro para
Office 365 es el mismo software que el Project Professional 2013, para poder usarse
se tienen que suscribir.
La administracin de proyectos, es el proceso de planear, organizar y administrar
tareas y recursos para alcanzar un objetivo concreto, generalmente con
delimitaciones de tiempo, recursos o costo. Un plan de proyecto puede ser sencillo
(Por ejemplo: una lista de tareas y sus fechas de comienzo y fin escritas en un
archivo en Word o en MS Outlook), o puede ser complejo (Por ejemplo: miles de
tareas y recursos, y un presupuesto del proyecto de millones de nuevos soles).
La mayora de los proyectos comparten actividades comunes, como la divisin del
proyecto en tareas de fcil manejo, la programacin de las tareas, la comunicacin
entre los miembros del equipo y el seguimiento de las tareas a medida que progresa
el trabajo.
GESTIN DE PROYECTOS
Qu es un Proyecto?
Es un sistema cuidadosamente seleccionado de actividades definidas para utilizar
los recursos (tiempo, dinero, recursos humanos, materiales, energa, espacio,
provisiones, comunicacin, calidad, riesgo, etc.) para resolver los objetivos
predefinidos.
Un proyecto es un esfuerzo temporal, nico y progresivo, empleado para crear un
producto o un servicio tambin nico. Esta temporalidad y unicidad diferencia a los
proyectos de las operaciones, que son trabajos funcionales en curso permanente o
5
semipermanente y que crean el mismo producto o servicio una y otra vez. A
continuacin se muestra el ciclo de vida de un proyecto.
Qu es la Gestin de Proyectos?
Es la disciplina que organiza y administra recursos de manera tal, que el proyecto
pueda culminar con el trabajo requerido en el tiempo, y costos programados.
En tal sentido, la programacin es una tcnica que permite planear el desarrollo de
un proceso en el tiempo y establecer un modelo de referencia para controlar su
ejecucin.
UTILIDAD DE LAS APLICACIONES DE MS-PROJECT 2013
MS-Project es una herramienta de administracin de proyectos eficaz, que
proporciona la combinacin perfecta de uso, poder y flexibilidad, de forma que su
administracin sea ms eficiente y efectiva.
Informa y controla el trabajo, la programacin y las finanzas del proyecto,
manteniendo la sintona entre los equipos de proyecto y la productividad.
Realiza un seguimiento y anlisis eficaz de los proyectos con una mayor
compresin de la programacin y la repercusin de los cambios. Aprovecha las
ventajas de un mayor control financiero y de anlisis ms exhaustivos.
Cambios en la versin 2010:
Interfaz de Usuario Microsoft FluentTM (Cinta de Opciones). Ahora se tiene
una localizacin de comandos similar a la que conocamos en Excel, Word y
PowerPoint 2007, lo que le permitir encontrar sus herramientas favoritas de
manera ms fcil con nuevos grficos y barras de herramientas y comandos
organizados en pestaas y grupos.
Vista de Microsoft Office Backstage. Un sitio central para controlar sus
proyectos. Guardar, Compartir, Imprimir o Publicar sus Proyectos desde una
Planificar
Proyecto
Ejecutar Ciertas tareas
Actualizar
Progreso
Reprogramar Reportes
Proyecto
Completado? Cierre
Planificar Ejecucin Cierre
6
Ubicacin nica. Contiene los mismos comandos que el men Archivo anterior,
tambin administre aqu sus conexiones de Project Server.
Barra de Herramientas de Rpido Acceso. Permite agregar las nuevas
funcionalidades y comandos que necesita en un slo lugar.
Comandos con Un Clic Derecho. Permite encontrar comandos ms
comnmente utilizados de manera rpida nicamente con Un Clic Derecho,
dependiendo sobre qu parte se le da el clic derecho sobre una tarea.
Copiado y pegado tipo Excel fcil y mejorado. Permite copiar a y desde Excel
manteniendo el formato.
Copiar fcilmente el listado EDT1 desde MS Word, es muy comn que en el
avance de la planificacin la Estructura de Desglose del Proyecto que incluye
todas las tareas se defina primero en otro software de uso menos especfico tal
como Word y luego se desee usar esta lista en Project. En las versiones
anteriores era posible copiar y pegar tareas pero Project no mantena la
estructura definida en otros archivos mediante tabulaciones. Es decir, que a
partir de esta versin, cualquiera puede hacer la EDT en Word y luego se copia
directamente a Project, y se mantienen todos los niveles de la EDT.
La Vista de Escala de Tiempo (Timeline). Se despliega de manera automtica
debajo de la Cinta de Opciones, nos muestra un resumen general y conciso de
todo el proyecto. Se integran tareas con slo dar un dar un clic derecho o
arrastrndolas y soltndolas. Se puede imprimir la escala de tiempo para un
reporte resumido o copiar y pegar en otra aplicacin o en un correo electrnico.
Tareas Desactivadas. Se ha incorporado una funcionalidad que permite
desactivar tareas y aun as conservarlas en su programacin. Las tareas
desactivadas conservan la informacin crtica y no se borran del proyecto, pero
desaparecern del Organizador de Equipo y no afectarn a la disponibilidad de
recursos, planificacin del proyecto, o cmo se programen otras tareas
Organizador de Equipo Interactivo. sta es una de las mejores novedades de
Project 2010. La vista de Organizador de Equipo le permitir interactuar con su
cronograma de nuevas maneras; con un vistazo, sabr en qu trabaja cada
miembro del equipo y podr transferir tareas de un miembro del equipo a otro.
Vea y asigne trabajo de manera conveniente, cuando un recurso est sobre
asignado, slo arrastre la tarea de un recurso a otro y la sobre asignacin
desaparecer.
1 EDT - Estructura de Descomposicin de trabajo (WBS Work Breakdown Structure)
7
Cambios en la versin 2013:
En la versin 2013, Microsoft ha reescrito completamente los informes, los informes
que aparecan en versiones anteriores ya no se han incluido. Ahora el usuario tiene
un completo dominio sobre los informes y grficos (tipo Excel 2013). As como en
los otros productos del Office 2013, Project tambin tiene habilitada la opcin para
grabar directamente en la nube, haciendo uso de su cuenta de correo y si tiene
disponible el OneDrive (llamado antes Skydrive).
INICIAR SESION EN MICROSOFT PROJECT 2013
En Windows 7, de un clic sobre el botn de inicio,
Digite Project en el cuadro de bsqueda y seleccione Project 2013 como se
observa en la siguiente imagen.
3 1. Clic en botn
Inicio.
2. En cuadro de
bsqueda digitar
PROJECT 2013
3. Clic en Project
2013
2 1
8
Cuando se cargue Project la pantalla que visualizar es la siguiente:
De un clic en Proyecto en blanco para empezar un nuevo proyecto.
ENTORNO DE MS-PROJECT 2013
1
2
3
4
1. Clic para un
proyecto nuevo.
2. Clic para abrir un
proyecto usado
recientemente.
3. Clic para abrir
otros proyectos.
4. Clic para abrir
alguna de las
plantillas de
ejemplo.
1
2
3
4 5
6 7
VISTA DIAGRAMA DE GANTT
1. Barra de acceso
rpido.
2. Escala de tiempo.
3. Cinta de opciones.
4. Tabla entrada.
5. Diagrama de
Gantt.
6. Campos de la
tabla entrada.
7. Escala temporal.
8. Vista activa.
9. Vistas rpidas.
10. Zoom.
8
9 10
9
Cintas de opciones en Microsoft Project 2013
Cinta Tarea
Cinta Recurso
Cinta Crear Informe
Cinta Proyecto
Cinta Vista
Cinta Formato (Depende de la vista activa, en este caso la vista Diagrama de
Gantt)
10
El calendario del Proyecto
Todas las actividades del proyecto son programadas en funcin a un calendario
laboral, donde se especifican los das y horas que los recursos asignados a las
tareas deben trabajar, los tiempos de descanso normales (como, por ejemplo fines
de semana y noches) y das de descanso especiales (festividades) y das en los que
ese trabaja de un modo diferente (por ejemplo 4 horas o 12 horas). Todo nuevo
proyecto tiene un calendario laboral predeterminado, que no siempre es el que
deber emplearse; para lo cual deber configurar dicho calendario.
En MS Project existen 3 calendarios base que estn predefinidos, estos son:
Calendario Estndar.
Calendario Turno Noche.
Calendario 24 Horas.
El calendario predeterminado de un proyecto es el calendario Estndar cuyos das
de trabajo son de lunes a viernes y el horario es de 9am a 1pm y de 3pm a 7pm.,
estos das y horas de trabajo se pueden modificar y adaptar a nuestras necesidades.
La definicin del calendario debe hacerse antes de indicar la fecha de inicio y el
llenado de las tareas del proyecto.
Crear y Configurar un Calendario Laboral
A continuacin aparecer la siguiente ventana.
1
2
1. Clic en ficha
PROYECTO.
2. Ubicar el grupo
Propiedades.
3. Clic en Cambiar
tiempo de trabajo.
11
Ejemplo 01 (Guarde el archivo con el nombre de Calendario01)
Establecer para su proyecto, el calendario laboral de lunes a sbado, de 7:00am a
12:00 m y 01:00 pm a 04:00 pm. Las excepciones son: la empresa no trabajar el
da 28 y 29 de Julio y el da 24 trabajar de 7am a 7pm. (No olvidar el establecer las
opciones de calendario de Project.)
Estableciendo los das de la semana que se trabajaran y los horarios:
4
1. Calendario que
se est
personalizando.
2. Pestaa
Excepciones: ah
se definen las
excepciones.
3. Pestaa
Semanas
laborales: ah se
defines los das
laborales y los
horarios.
4. Para crear
nuevos
calendarios base.
5. Para definir las
opciones de
calendario de
Project.
1
2
3
5
1
2
3
5
4
1. Clic en Semanas
laborales.
2. Doble clic en
Predeterminado.
3. Seleccionar de
Lunes a Sbado.
4. Clic en la tercera
opcin para que el
usuario pueda
colocar el horario de
trabajo.
5. Indicar las horas de
trabajo. Usar mejor
formato de 24 horas.
12
Estableciendo las excepciones:
Indicando que el da 24/07/2015 se trabajar de 7am a 7pm.
Para terminar la definicin del calendario, tenemos que ingresar a modificar las
opciones de calendario de Project e igualarlo con lo definido en el calendario del
proyecto.
1
2 3
1. Clic en Excepciones.
2. Colocar las
excepciones.
3. Indicar las fechas
correspondientes a
las excepciones.
1
2
3
4
1. Doble clic en Trabajo de
12 horas.
2. Clic en Periodos
laborables.
3. Indicar el rango de
horas.
4. Clic para Aceptar y salir.
1
2
3
4 5
6
1. Definir primer da de la
semana.
2. Hora de ingreso.
3. Hora de Salida.
4. Horas de trabajo por
da.
5. Horas de trabajo por
semana. (6 x 8).
6. Das del mes, esto se
tomara cuando se
defina una tarea con
duracin en meses.
13
Ejemplo 02 (Guarde el archivo con el nombre de calendario02) Establecer el calendario laboral de lunes a viernes, de 7:00am a 12:00 pm y 03:00
pm a 06:00 pm y sbado de 07:00 am a 12:00 pm.
Siguiendo el mismo proceso de definicin del calendario, primero se define el
horario de 7-12 y 3-6pm para los das lunes a viernes:
Para el da sbado, se selecciona sbado y se indica el horario de trabajo:
Las opciones de calendario de Project sern:
14
Creacin de nuevos Calendarios Base
Como se ha indicado MS Project trae configurado 3 calendarios base. Si se desea
crear nuevos calendarios base se siguen los mismos pasos para crear un calendario,
la diferencia es que tiene que dar clic en el botn Crear Calendario:
Visualizar que ya se ha creado el nuevo calendario, ahora solo tendr que seguir
los mismos pasos para definir las excepciones, semanas laborales, y si este
calendario ser el calendario del proyecto, entonces definir las opciones de
calendario de Project.
15
2 3
4
1. Clic para crear nuevo
calendario base.
2. Clic para crear el
calendario.
3. Clic para indicar el
nombre.
4. Clic para terminar la
creacin del nuevo
calendario.
15
Establecer informacin preliminar del Proyecto
Cuando inicie un nuevo proyecto en Microsoft Project, deber especificar:
Calendario del proyecto
Fecha de comienzo o Fin del Proyecto.
Propiedades del Proyecto (Opcional)
Se recomienda especificar nicamente la fecha de comienzo del proyecto y dejar
que Microsoft Project calcule la fecha de fin, una vez introducidas y programadas
las tareas.
Siga los siguientes pasos para definir las propiedades, de clic en la ficha Archivo,
1 22
3 4
5
1. Clic en ficha proyecto.
2. En grupo Propiedades,
clic en Informacin del
proyecto.
3. Clic para indicar el
calendario del proyecto.
4. Clic para indicar que se
programar a partir de la
fecha de comienzo.
5. Clic para especificar la
fecha de inicio del
proyecto.
IMPORTANTE! Si el formato de fecha muestra
tambin la hora, debe indicar tanto fecha como la hora
1
22
3
1. Clic en Informacin.
2. Clic en informacin del
proyecto.
3. Clic en propiedades
avanzadas.
16
Se visualizar la siguiente ventana donde se tiene que definir datos
complementarios del proyecto.
17
Administracin y programacin de tareas en Project
Una tarea, es una actividad que tiene un comienzo y un final. Las tareas se
superponen, se enlazan, se concatenan en el tiempo hasta alcanzar la finalizacin
del proyecto. Todo proyecto est compuesto por tareas.
En MS Project, la duracin de las tareas se pueden definir en meses, semanas,
das, horas o minutos (las siglas respectivas son: ms, s, d, h, m).
La programacin de las tareas en Project puede ser:
Manual: El usuario es el que define uno de los siguientes elementos: duracin,
fecha de inicio o fin de la tarea. Los otros 2 elementos se calculan en forma
automtica. Esta es la forma predefinida de Project para la programacin de las
tareas.
Automtica: El usuario indica solamente la duracin y Project se encarga de
calcular la fecha inicial y termino en base a la fecha de inicio y la duracin
indicada.
Las tareas, sus duraciones y fechas de inicio fin se realizan en la tabla ENTRADA,
que se visualiza en la parte izquierda de la vista DIAGRAMA DE GANTT.
IMPORTANTE! La forma ms utilizada para programar las tareas es la AUTOMTICA.
IMPORTANTE! En otros programas, por
ejemplo S10, a las tareas se les denomina
PARTIDAS.
TABLA ENTRADA
18
Ejemplo
Se definirn tareas usando la configuracin por defecto: Programadas
Manualmente. (Se usar la fecha de inicio del proyecto 04/05/2015 y el calendario
Estndar). Grabar el ejemplo con el nombre de EJEMPLO01.
Ingrese lo siguiente en la tabla entrada.
Id Nombre de la tarea Duracin Comienzo Fin
1 Tarea1 2d 04/05/2015
2 Tarea2 3d 08/05/2015
3 Tarea3 06/05/2015 12/05/2015
4 Tarea4 Revisar
5 Tarea5 1s 07/05/2015
6 Tarea6 11h 08/05/2015
7 Tarea7 45min 11/05/2015
8 Tarea8 1ms 04/05/2015
9
10 Tarea9 2d
11 Tarea10 4d
12 Tarea11 6d
El resultado ser el siguiente.
Notas: Al ingresar la Tarea 1, Project calcula la fecha trmino de la tarea.
2, Project calcula la fecha de comienzo.
3, Project calcula la duracin
4, Project asume que no hay definido ninguna duracin y fechas.
5, Project calcula la fecha de trmino.
6, Project calcula la fecha de trmino.
7, Project calcula la fecha de trmino.
8, Project calcula la fecha de trmino.
Despus de la tarea 8 se deja una fila en blanco.
10, 11 y 12, Project no
realiza ningn clculo ya
que se necesitan por lo
menos 2 datos para hacer
el clculo del tercero.
IMPORTANTE! El campo Modo de Tarea
permite cambiar la forma de programacin de la tarea.
19
Convirtiendo la programacin manual de la tarea 9 en automtica:
El resultado ser: Para cambiar la programacin de manual en automtico, en varias tareas, primero seleccionaremos las tareas 10 y 11, luego: Las fechas de comienzo y fin de las tareas seleccionadas se han calculado en base a la fecha de comienzo del proyecto y la duracin de las tareas.
1. Clic en campo Modo
de tarea de la tarea
9.
2. Clic en Programada
automticamente.
1
2
IMPORTANTE! Observe que se ha calculado la fecha de
comienzo y fin en base a la fecha de inicio del proyecto y la duracin de la tarea. La barra de esta tarea en el diagrama de Gantt ha cambiado de color.
12
2
1. Clic derecho en
cualquiera de las
tareas seleccionadas.
2. Clic en
Autoprogramar.
20
Otra forma de convertir la programacin manual en automtica es la siguiente:
Para que todas las tareas que ingresamos estn programadas en forma
automtica haga lo siguiente:
Definiendo otros tipos de tareas
Hitos: Una forma de establecer controles y saber si se logr el cumplimiento de una
tarea en el plazo establecido, es usar Hitos (Milestone en ingls).
Un hito es una tarea que tiene una duracin de cero (0) das.
Ejemplo Se definir un hito de final del proyecto con una duracin de cero (0) das, el
resultado se observa a continuacin.
12
2
3
1. Seleccionar las
tareas.
2. Clic en la ficha tarea.
3. En el grupo Tareas,
clic en
Autoprogramar.
1
2
1. Clic en NUEVAS
TAREAS.
2. Clic en Programada
automticamente.
IMPORTANTE! De aqu en adelante todas las tareas se
programaran automticamente, es decir, luego de ingresar la duracin, se calculara la fecha de comienzo y fin.
21
Tareas Peridicas (Tareas Repetitivas)
Algunas tareas tienen que ejecutarse en forma regular, por ejemplo, reuniones
mensuales para analizar el avance del proyecto o semanales para analizar las
ocurrencias.
Afortunadamente en Project no se tiene que programar estas tareas en forma
separada, se pueden crear tareas peridicas, tambin llamadas tareas repetitivas.
Ejemplo
Se desea programar:
Reuniones Mensuales, que se llevaran el segundo lunes de cada mes.
Reuniones Semanales, que se llevar a cabo cada jueves.
Ejemplo1
Use el proyecto EJEMPLO01. Se agregar la Tarea 12 con una duracin de 180
das para que se visualice mejor la programacin de las tareas peridicas.
Reuniones Mensuales, que se llevaran el segundo lunes de cada mes:
A continuacin debe ingresar los valores en:
1. Ingresar Tarea 12 con
una duracin de 180
das.
2. Clic en Ficha TAREA.
3. En el grupo Insertar, clic
en Tareas.
4. Clic en Tarea Peridica.
32
2
4
1
5. Clic para ingresar el
nombre de la tarea.
6. Clic para seleccionar el
patrn de repeticin.
7. Clic para indicar la
frecuencia.
8. Como no se indica
Calendario, Project
programa la tarea
usando el calendario del
Proyecto.
9. Clic para crear las
tareas peridicas.
5
6 7
9 8
22
El resultado ser:
Ejemplo2 Reuniones Semanales, que se llevar a cabo cada jueves
Siga los mismos pasos que en el ejemplo anterior y defina lo siguiente en la
ventana Informacin de tarea repetitiva:
El resultado ser:
Guarde el proyecto y cierre Project.
1
2 4
5
3
1. Clic para ingresar el
nombre de la tarea.
2. Clic para seleccionar
el patrn de
repeticin.
3. Clic para indicar cada
cuantas semanas se
repite la reunin, uno
(1) representa cada
semana.
4. Clic para indicar los
das de la semana que
habr reuniones.
5. Clic para que crear las
tareas peridicas.
23
Operaciones con Tareas Insertar tareas
Una de las operaciones ms comunes en Project es la de insertar tareas.
Abrir el proyecto EJEMPLO01.
Insertaremos 1 tarea entre la tarea 9 y 10:
El resultado ser: Observe que la duracin por defecto es de 1 da, el smbolo de interrogacin en la
duracin indica que la duracin es estimada.
Eliminar tareas
El procedimiento para eliminar una tarea es similar al de insertar.
Eliminaremos la tarea que insertamos:
1. Clic derecho sobre la
tarea en donde deseo
insertar la nueva
tarea, en el ejemplo la
tarea 10.
2. Clic en Insertar tarea.
1
2
1
2
1. Clic derecho sobre la
tarea que deseamos
eliminar.
2. Clic en Eliminar tarea
IMPORTANTE! Si desea insertar ms de una tarea a la vez, solo
seleccione la misma cantidad de tareas que desea insertar y luego siga el procedimiento para insertar. Para eliminar varias tareas, seleccione las tareas a ser eliminadas y siga el mismo procedimiento para eliminar.
24
Estructura de Tareas y Subtareas
Cuando todo lo que tiene en el proyecto es una larga lista de tareas, puede perder
de vista panorama general del proyecto.
El uso de esquemas ayuda a organizar las tareas en bloques ms manejables.
Puede aplicar sangras a las tareas relacionadas para situarlas bajo una tarea ms
general, creando una jerarqua. Las tareas generales se denominan tareas de
resumen o fases; las tareas con sangra que aparecen debajo de la tarea de
resumen son subtareas. Las fechas de comienzo y fin de una tarea de resumen se
determinan en funcin de las fechas de comienzo y fin de su primera y ltima
subtarea.
La forma predeterminada, las tareas de resumen aparecen en negrita y las
subtareas aparecen con sangras debajo de ellas. Utilice los controles de esquema
(sangra y anulacin de sangra) para indicar la estructura jerrquica de la lista de
tareas.
Para el siguiente ejemplo, cree un nuevo proyecto y grbelo con el nombre de
TAREAS y SUBTAREAS, la fecha de inicio ser 02/06/2015, el calendario del
proyecto ser el Estndar con las horas y das de la semana predeterminados.
Establezca la forma de programacin del proyecto en Automtico.
Ingrese las siguientes tareas y duraciones:
25
Luego de ingresar las tareas se observar lo siguiente:
La tarea 1 se ha dividido en 4 tareas, ests son la tarea 2,3, 4 y 5. Para convertir
estas tareas en subtareas de la tarea 1 (OBRAS PROVISIONALES), siga los
siguientes pasos:
El resultado es el siguiente: Seleccione desde la tarea 7 hasta la tarea 23 y defnalas como subtareas de la 6
(TRABAJOS PRELIMINARES). El resultado ser el siguiente:
2
1
3
1. Seleccione las tareas
que desee convertir en
subtareas.
2. Clic en la Ficha TAREA.
3. En el grupo
Programacin, clic en
Aplicar sangra a la
tarea.
4. Tarea de Resumen
Creada.
5. Subtareas creadas.
6. Datos resumidos de las
subtareas. 4
5
6
IMPORTANTE! Para eliminar la sangra que define a una tarea como subtarea,
solo seleccione las tareas y de clic en el icono , esto anula la sangra aplicada a las tareas seleccionadas.
26
ESTABLECER DEPENDENCIAS DE TAREAS
En el Diagrama de Gantt las dependencias se representan con
lneas entre las barras de representacin de cada tarea.
Las tareas a menudo suceden en secuencia lineal: por ejemplo, se
preparan las paredes, se pintan y Despus se decoran. Sin
embargo, puede haber excepciones en todos los proyectos. Por ejemplo, cuando
una persona masilla y lija las paredes para pintarlas, otra persona puede pintarlas.
Para crear una secuencia, se vinculan o relacionan las tareas dependientes entre s
y se indica a Microsoft Project en qu consiste esa dependencia.
Existen cuatro tipos de dependencias entre tareas en Microsoft Project:
Dependencia entre tareas Descripcin Fin a Comienzo (FC) Comienzo a Comienzo (CC) Fin a Fin (FF) Comienzo a Fin (CF)
Ejemplo Abrir el proyecto TAREAS Y SUBTAREAS.
Vamos a definir la relacin entre las tareas: CARTEL DE IDENTIFICACION DE LA
OBRA 3.60 x 2.40 M. y la tarea CASETA PARA LA OBRA Y GUARDIANIA.
La relacin o dependencia es FC, es decir la tarea CASETA PARA LA OBRA Y
GUARDIANIA no puede empezar sino termina la tarea CARTEL DE
La tarea (B) no puede
comenzar hasta que
finalice la tarea (A).
La tarea (B) no puede
comenzar hasta que
comience la tarea (A).
La tarea (B) no puede
finalizar hasta que
finalice la tarea (A).
La tarea (B) no puede
finalizar hasta que
comience la tarea (A).
27
INDENTIFICACION DE LA OBRA 3.60 x 2.40 M. y la tarea CASETA PARA LA
OBRA Y GUARDIANIA.
La relacin o dependencia se indica en el campo PREDECESORAS. En nuestro
caso se debe indicar en el campo predecesoras de la tarea CASETA PARA LA
OBRA Y GUARDIANIA.
El resultado ser:
Slo cuando la dependencia es FC, sta no se visualiza luego de presionar
ENTER.
2FC significa lo siguiente:
La tarea 3 que es CASETA PARA LA OBRA Y GUARDIANIA, le sigue a la tarea 2
que es la tarea CARTEL DE IDENTIFICACION DE LA OBRA 3.60 x 2.40 M.. La
dependencia entre las 2 tareas es FC, es decir, la tarea CASETA PARA LA OBRA
Y GUARDIANIA, comienza cuando termine la tarea CARTEL DE
IDENTIFICACION DE LA OBRA 3.60 x 2.40 M..
Use el archivo de Excel TAREAS Y SUBTAREAS para que complete el campo
PREDECESORAS en todas las tareas.
El resultado final ser el siguiente:
1
1. Clic en campo
predecesoras de la
tarea 3, escriba 2FC y
presione ENTER.
28
Cambiando el tipo de dependencia entre las tareas
Cambiaremos la dependencia entre las tareas 2 y 3 de FC a CC. Esto lo haremos
en el diagrama de Gantt.
El resultado ser:
Observe que toda la programacin ha cambiado, ahora la fecha de finalizacin de
la tarea OBRAS PROVISIONALES es 03/06/15.
Adelantar o Posponer (Retardar) el inicio de una tarea En un proyecto es muy frecuente adelantar o posponer el inicio de una tarea.
Si el retardo es positivo, la tarea se pospone; y si es negativo, la tarea se adelanta.
Se puede adelantar o posponer usando las mismas unidades de la duracin, es
decir, das, semanas, horas, minutos y meses.
En el siguiente ejemplo vamos a posponer el inicio de la tarea CASETA PARA LA
OBRA Y GUARDIANIA en 2 das
1
2
3
1. Doble clic en la
cabeza de flecha.
2. Clic para cambiar de
dependencia a CC.
3. Clic en aceptar
1
2
3
1. Doble clic en la
cabeza de flecha.
2. Clic en retardo e
indicar 2d.
3. Clic en Aceptar para
que se efecten los
cambios.
29
El resultado ser el siguiente:
Observe que el diagrama ha cambiado, la predecesora de la tarea 3 ha cambiado
para efectuar el retardo del inicio de esta tarea y la fecha de trmino de la tarea
OBRAS PROVISIONALES ha cambiado.