Capitulo A-1Hablemos de licitaciones

No es vencido sino el que cree serlo. Rojas.

ESTA ES UNA MUESTRA DEL CONTENIDO DEL LIBRO

LICITAR PARA GANAR

QUÉ ES UNA LICITACION

Definición

Dentro de la terminología habitual de la construcción se entiende por licitación el procedimiento por medio del cual una entidad convoca a varios proponentes para que, analizando algunas condiciones especiales, le ofrezcan la ejecución de un trabajo o la prestación de un servicio, a cambio de una remuneración que se pacta de manera específica y en un plazo predeterminado.

En términos jurídicos, el Estatuto de contratación define, en su Art. 29, al proceso licitatorio como:

El procedimiento de selección por medio del cual se escoge el ofrecimiento más favorable a la Entidad y a los fines que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés, y en general cualquier clase de motivación subjetiva.

Debe notarse que el estatuto exige seleccionar el ofrecimiento más favorable, y nó al mejor oferente. Lo que está en juego es la propuesta y nó el oferente. Esta distinción fundamental suele marcar la razón de muchos fracasos por parte y parte.

Porqué se licita?

El Estado es un organismo administrador. No puede ser operativo. Por esta razón, debe comprar los servicios del sector privado para llevar a cabo las tareas que debe emprender en procura de la satisfacción de las necesidades de la comunidad. Por otra parte, el Estado debe obedecer a normas y reglamentos, pues solamente puede hacer aquello que se le autoriza. Esta es la razón de su necesidad de contratar tales compras

Esta subasta de oportunidad se conoce como licitación , es decir competir por un negocio, y es el mejor mecanismo disponible para acceder a los negocios más jugosos que ofrece el Estado; sujeto a reglas que se deben conocer y obedecer. Con su utilización, el Estado puede seleccionar, en condiciones de aparente equidad, el ofrecimiento que le es más favorable.

El escenario del mercado

El Estado Colombiano ha sido tradicionalmente cliente de excepción para los proveedores de bienes y servicios. El proceso de apertura económica, la reforma fundamental del estatuto de contratación y la reglamentación especial para los sectores de Hidrocarburos, Energía, Servicios Públicos y Salud que facilitan prodigiosamente los procesos licitatorios de estos sectores, son nuevos factores que en los últimos años han introducido profundas reformas al sistema de contratación con el Estado tanto en la actitud como en el escenario general, incluyendo la tan vilipendiada moral pública, y se ha introducido

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gradualmente en el medio oficial el componente tradicional del comercio privado: La sana y honesta competencia.

El mercado ofrecido es de una increíble magnitud. A nivel de ejemplo, en Enero de 1997 más de 100 entidades estatales han convocado cerca de 250 licitaciones, con un valor acumulado superior al Billón y medio de pesos. Esta cifra, a precios reales excede al presupuesto anual de ejecución del distrito capital para el año 2000. El 86% de este volumen corresponde a negocios del orden nacional. Y el saldo se reparte entre Eje cafetero, Valle y el Distrito Capital quienes se llevan la parte del león. Y esto en un mes en el cual aún no hay dinero para ejecutar y que las convocatorias son apenas un coletazo de los negocios inacabados de la vigencia anterior. Será que todo este volumen está sujeto a la cultura de la corrupción?. Y cual es la fracción del mercado que cada uno está capturando?

Y el mercado de los oferentes tiene las dimensiones de la nación entera. Mientras que el Estado tiene que hacer aquello que expresamente se le autoriza, el particular tiene el derecho a participar en aquellas labores que quiera y pueda hacer, limitándose únicamente por las prohibiciones expresas de la ley.

Licitar es ahora es una nueva ciencia, pero vender sigue siendo un viejo arte. Piedra de escándalo, culpada de originar la corrupción de la administración publica, el proceso licitatorio es el origen de las relaciones contractuales y se caracteriza por ser un proceso en el cual el manejo de la información se convierte en factor dominante. El olvidado arte de leer y escribir adecuadamente, dominado por unos pocos, es arma determinante en la competencia.

Del resultado de este ejercicio se puede derivar el cumplimiento oportuno y satisfactorio de una necesidad de la comunidad, cliente terminal del proceso, opción que puede atraerle al funcionario de turno el beneplácito de la opinión o, por el contrario, el repudio por la tarea inacabada y que no cumple su función. Esta ultima opción, hasta ahora impune, ha recibido especial atención en el Estatuto, ya que se ha establecido un severo régimen de sanciones que pueden significar el fin de una carrera, pues las consecuencias pueden tener vigencia hasta por 20 años.

El enfoque del problema para los protagonistas del proceso es totalmente diferente. Se mueven en dos universos distintos, cuyas visiones contrastan ampliamente.

La visión estatal.

Para la entidad contratante, el proceso de la licitación representa el final de un período de estudio relativamente prolongado, que le permitirá someter a la realidad del mercado sus presunciones sobre el costo de su proyecto, en conjunto con las hipótesis formuladas acerca de la viabilidad de ejecución, dentro de sus limitaciones presupuestales y calendarios de ejecución..

El estado, comprador, detecta sus necesidades y basado en un sondeo de mercado, formula una solicitud para adquirir los suministros, bienes y servicios que demanda su normal funcionamiento. Debe invertir con prudencia los dineros públicos en la satisfacción de las necesidades de la comunidad cuyos intereses administra, por lo cual convoca los concursos correspondientes llamando a quienes quieren y pueden desarrollar los negocios que propone el Estado.

Su búsqueda se centra en la conveniencia. Debe comprar de acuerdo con el mercado, dentro de sus requisitos de calidad. No tiene por qué interesarle cuanto le cuesta al productor el bien o servicio que está

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Eje Cafeteroo36%

Valle

25%

Otrasregiones

25%

Bogota

14%

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adquiriendo, así como tampoco se debe interesar por el margen de utilidad que aquel pueda obtener. Si el precio le conviene y la calidad es la esperada, puede comprar. El estado contrata una compra

La visión empresarial

Por su parte, el contratista encuentra en las licitaciones su fuente de alimentación de trabajo, motor de la actividad de su empresa. Paradójicamente, mientras que el contratante dispone de todo el tiempo del mundo para establecer las condiciones de ejecución de un trabajo, estudiar las exigencias y cantidades de obra, etc., el proponente sólo dispone de un período muy corto durante el cual, y asumiendo riesgos muy altos, debe interpretar las hipótesis de la entidad, armar una estrategia de combate para acometer una extenuante competencia, y formular un ofrecimiento que le va a comprometer en su capacidad, recursos y buena reputación para desarrollar en un cierto tiempo la ejecución de una tarea. Y para él también existe la sanción de la ley, además de los efectos económicos que puede tener un fracaso contractual.

Y además, los postulados del ofrecimiento resultan ser terminales, ya que si las condiciones del escenario no varían, es necesario cumplir el compromiso exactamente en las condiciones pactadas. El nivel de riesgo es bastante alto.

El proponente, vendedor, considera al Estado como un cliente más, eso sí bastante caprichoso y problemático, a quien ofrece sus servicios como él está acostumbrado. Y muchas veces, pierde el concurso porque respondió las preguntas que no se le habían hecho.. Y sin embargo, el estado es un buen cliente, que paga bien, aunque con retraso, y que reparte trabajo aún en medio de las peores crisis.

Hace un tiempo, el autor tuvo la oportunidad de participar, con otros 40 empresarios vinculados con los más diversos campos de la actividad nacional, en unas mesas de trabajo sobre el tema del mercadeo. Su intervención consistía en describir la actividad, en ese escenario, de la empresa constructora que representaba. Mientras los demás participantes exhibían cuadros, diagramas y sesudas exposiciones sobre sus métodos y procedimientos para la venta de servicios y productos de la más diversa índole, nuestra empresa - exponente único en el grupo del área de la construcción - estableció el récord de brevedad: "Nosotros presentamos licitaciones y, de tarde en tarde, recibimos un contrato"

Cabe preguntarse si existirá en Colombia otra empresa constructora que pudiera aportar una mejor ilustración a este tipo de reuniones. Porque en realidad, nuestras compañías constructoras no despliegan, de manera particular, esfuerzos significativos en el área de la venta de su servicio. La Mercadotecnia es una ciencia exótica para el proponente. Pero no es este el terreno exclusivo de este gremio. Otros sectores de la actividad nacional, que también participan en la licitación de bienes y servicios, ven en esta actividad un evento aislado, extraño a las tareas usuales de la venta. No se comprende que como resultado de las licitaciones, se está contratando una venta.

El régimen de responsabilidades

En el sector oficial, es posible incurrir muy fácilmente en errores u omisiones que, a la vez que acarrean perjuicios al estado, hacen simultáneamente responsable al ordenador del gasto ya que dentro del principio de que quien daña paga, tendrá que resarcir con su peculio personal el daño causado. La vigencia de 20 años para los efectos administrativos, civiles y penales es una temible espada de Damocles, que puede

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ocasionar una inhabilidad vitalicia para quien aplique prácticas deshonestas o cometa errores, así sean de buena fé.Conviene citar la posición del Estatuto, ilustrativa de su voluntad política, contenido en el articulo 3, cuando dice

"... Los servidores públicos tendrán en consideración que al celebrar los contratos y con la ejecución de los mismos, las entidades buscan el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos, y la efectividad de los derechos de los administrados que colaboran con ellos en la consecución de dichos fines...".

Y para los particulares, añade:

"...Los particulares, por su parte, tendrán en cuenta al celebrar y ejecutar contratos con las entidades estatales que, además de la obtención de utilidades, cuya protección garantiza el Estado, colaboran con ellas en el logro de sus fines y cumplen una función social que, como tal, implica obligaciones..."

Redefinidos así los derechos y deberes de las partes, abierto el mercado a la participación internacional y con mecanismos legales que permiten enfrentar con eficacia la inmoralidad administrativa, el proceso de contratación ofrece una nueva cara para los próximos años. Este verdadero cambio cultural sobrevino de manera repentina, ya que al imponerse nuevas responsabilidades de una manera dramática, los ordenadores del gasto, los proveedores, los contratistas y los interventores se ven enfrentados a la

imperiosa necesidad de cambiar los procesos que tradicionalmente se venían aplicando. Aparecen algunas nubes en el horizonte con la anunciada reforma del Estatuto, la cual ojalá no retome las malas costumbres que imperaban bajo el imperio de reglamentos anteriores, y las cuales han sido harto difíciles de erradicar de la práctica cotidiana.

Tal vez no se debería mencionar aquí un mundo subterráneo, oscuro y medroso, que han construido algunos tenebrosos personajes, afortunadamente pocos, cuya negra conciencia e inexistente moral les hacen creer que, por el hecho de haber alcanzado por oscuros caminos una posición oficial, tienen "derecho" a beneficiarse de los resultados del proceso. Para estos delincuentes no existía sanción. Por ahora, los padres de la patria han establecido un estatuto anticorrupción que debe poner coto a estas inconfesables prácticas.

TIPOS DE CONVOCATORIA En el escenario estatal pueden resultar dos tipos de procesos diferentes: La Licitación pública, con formalidades plenas, o la contratación directa., algo más informal, pero no menos rigurosa En este capítulo se discuten las características de estos procesos, orientados hacia la visión del proponente. Las características jurídicas se reservan para el contenido del suplemento de la obra.

Recordando la clasificación allí establecida, se analizarán en el siguiente orden::

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Para Contratación directa Solicitud de Cotización Invitación directa

Para concursos Concurso de méritos Concurso arquitectónico Concursos especiales

Para Competencia pública Licitación pública Concesión Especiales

La estrategia de intervención debe obedecer a una sana política de manejo del portafolio de trabajo. Si bien es cierto que los trabajos pequeños suelen implicar las mismas complejidades de los mayores, y por tanto pueden no ser muy atractivos para empresas de un cierto tamaño, también lo es que pueden brindar mayores oportunidades de beneficio unitario, se ven rendimientos más tempranos y se pueden mantener ocupados recursos que de otra manera solamente estarían gravando la organización por su inactividad.

No se trata de establecer que” tal monto de dinero” no es atractivo sino mas bien de contar con mecanismos operativos ( Outsourcing, subcontratación, organizaciones satélites, alianzas etc.) para atender eficazmente (no necesariamente eficientemente) tales retos. El principio a seguir es de que nunca hay que poner todos los huevos en la misma canasta. Esta política debe llevar a establecer un piso de precios, muy real, en las cuantías de contratación. Así como también un techo, para no incurrir en ineficiencia por saturación.

Para contratación directa

Las características de la contratación directa como mecanismo de vinculación se discuten en el siguiente capítulo y en el suplemento. Aquí, se tratan los aspectos relacionados con el manejo estratégico de cada tipo de convocatoria.

Solicitud de cotización

Este tipo de convocatoria permite una participación masiva y no muy seleccionada de aspirantes. Como los pliegos son informales, con frecuencia se invita al candidato a una reunión en la cual se le plantean las necesidades de la ENTIDAD y se le solicita que defina el alcance de sus servicios. Esta oportunidad se debe aprovechar para ajustar las características operativas del proyecto a las metodología y características operativas propias del proponente

El costo de participación para el proponente es bajo, ya que frecuentemente ni siquiera se cobra el pliego. La adjudicación se basa casi siempre en el precio, lo cual suele conducir a relaciones contractuales posteriores de difícil manejo, pues la selección original de los proponentes puede haber sido motivada por razones ajenas a la mejor conveniencia.

Cuando se recurre al sorteo, es necesario asegurarse de que se está debidamente inscrito en las listas de elegibles y estar presente en los actos de adjudicación. Casi siempre, el contrato resultante termina cuando se invierte la cantidad de dinero que le es asignada, de manera que le contratista tiene un nivel de

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manejo sobre el alcance real. Generalmente son trabajos de menor cuantía, paro pueden representar fuentes de alimentación básica de trabajo. Para este tipo de trabajos, hay que conocer muy bien los escenarios de precios del cliente para asegurarse de que se puede trabajar con beneficio dentro de los precios que se ofrecen, ya que no se tiene la oportunidad de establecerlos.

Desde el punto de vista estratégico, en este tipo de convocatorias hay que equilibrar las aspiraciones empresariales con las verdaderas necesidades el cliente. Hay que usar todos los recursos necesarios para entender a cabalidad el deseo del cliente y darles cumplida satisfacción. La competencia suele ser muy numerosa pero menos exigente, pero suelen mediar razones subjetivas en el proceso de adjudicación. El posicionamiento ante el cliente resulta clave en la estrategia.

Invitación directa.

LA LICITACIÓN PRIVADA

Como esta modalidad es exclusiva del sector privado, no hay límites de alcance ni cuantía. No se le aplica el rigorismo de la contratación estatal y la estrategia es muy variada. En esencia, hay que contestar el pliego y hacer permanente presencia ante el cliente para asegurar la invitación. Por lo general se puede identificar de antemano y trabajarla desde antes de que sea convocada. Las estrategias son más propias de las aplicadas en una venta. Hay que tener en cuenta que el manejo, mas laxo, genera dificultades en la competencia y que con frecuencia las decisiones no son del todo justas.

PARA CONTRATACIÓN ESTATAL

Este es un procedimiento que enfrenta a varios competidores. con menos trámites y formalidades que con el proceso público. Se preparan algunos documentos, similares a los de la licitación , y se plantean algunas exigencias, en ocasiones excesivas. Hay que cumplir con lo solicitado, pero nunca hay que ofrecer lo que no se está pidiendo.

La convocatoria es muy informal y la modalidad depende de la cultura contractual del funcionario que esté a cargo de la oficina jurídica de la entidad. Es por tanto muy arbitrario. Por lo general los plazos son muy estrechos y las condiciones de selección pueden ser muy caprichosas. Precisamente por su simplicidad de trámites y la menor cuantía que se suele asociar con este tipo de convocatoria, la participación es multitudinaria, y la adjudicación pide una buena dosis de suerte. Sin embargo, es conveniente que se le

ayude con Obediencia y Organización suficientes.

La estrategia de manejo es similar a la de la solicitud de cotización. Hay que ejercer rigor en obedecer las exigencias, cumplir con la documentación y en general impedir el rechazo. El precio debe optimizarse y evaluar muy bien a los competidores. Como es un competencia de participación masiva, hay que ser simplemente el mejor de todos, sin lugar a discusión alguna.

A nivel estratégico, debe evaluarse la necesidad de participación en este tipo de competencias, ponderando los beneficios que se pueden obtener contra el esfuerzo que significa su participación.

Concursos.

En el concurso se elige al proponente por sus méritos relativos. Los documentos de convocatoria se suelen denominar Términos de Referencia. Es frecuente que el precio de estos concursos sea meramente

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convencional, derivado de una asignación de recursos a los cuales se les aplica una tarifa convencional preestablecida, como es el caso de la consultoría, los servicios de vigilancia, el aseo y cafetería, la intermediación de seguros etc.

Como se establece en el suplemento, se distinguen tres clases de concursos:

De consultoría en los cuales la selección se hace con base en el mérito profesional, la organización y los recursos del proponente, dejando la decisión económica para una segunda etapa de negociación.

Arquitectónicos reglamentados y obligatoriamente patrocinados por la Sociedad Colombiana de Arquitectos La participación en esta modalidad, suele ser muy costosa ya que implica la elaboración de anteproyectos técnicos.

Especiales que sin ser de consultoría, vinculan el servicio profesional detallado para prestar un servicio. Por ejemplo, contratar la gestión del programa de seguros ó los viajes aéreos de una entidad, elaborar los cálculos estructurales de un edificio, etc.

Concursos de consultoría

Debe tenerse en cuenta que la definición permite considerar la ejecución de trabajos técnicos o especializados, además de aquellos exclusivamente dedicados al ejercicio de tareas intelectuales. Estos últimos se han asimilado a contratos de consultoría, en particular en el campo de la ingeniería. La consultoría en ciencias económicas, jurídicas, o incluso en los campos sociales o de capacitación, que también cabe en la definición, no ha sido debidamente identificada ny recibe un tratamiento que depende en gran manera de la visión particular.

En el caso de los concursos de ingeniería, se informa sobre el proyecto y supuestamente se define el alcance técnico. Generalmente confundiendo la misión del documento, esta definición se convierte en una síntesis de metodología, lo cual deja muy poco contenido disponible para el aporte del proponente. Así, la propuesta se centra en la planificación y asignación de recursos que, al combinarse con la preexistencia de tarifas máximas aceptadas por la Entidad, elimina virtualmente el supuesto sigilo que buscaba la ley, ya que es posible calcular el valor sin abrir la propuesta económica. Esta fue la razón de que en el nuevo Estatuto se eliminara el mencionado sigilo. El gremio de consultores de Ingeniería ha buscado que tal sigilo se mantenga, como lo manifiestan en su manual, pero sus argumentos son débiles. Si, efectivamente el precio no debe ser factor de selección, que puede importar que se conozca el presupuesto oficial o que se solicite incluso

el acuerdo sobre el precio, si al fin y al cabo la remuneración se hará sobre los hechos cumplidos al terminar el contrato.

La adjudicación es también arbitraria, pues los pliegos no contienen instrumentos confiables para juzgar el mérito técnico de los proponentes.

El contrato resultante suele ser un Contrato de Servicios por Administración Delegada, evaluado a costo real más multiplicador aunque, en ocasiones, se puede pactar una Suma Global con base en Tarifas Preestablecidas.

La estrategia consiste en interpretar de la mejor manera posible los requisitos subjetivos que se plantean para la selección, en especial en la identificación de alcance y la metodología. Así mismo, hay que ser muy cuidadosos en presentar las hojas de vida del personal con exactamente el perfil que exige el cliente, destacando la especificidad de sus experiencia y la calidad de sus ejecutorias. Especialmente en este caso hay que recordar que se debe puntuar 100/100.

El costo de participación puede resultar elevado, pues puede implicar la intervención de especialistas profesionales quienes deben elaborar el estudio metodológico y la evaluación de recursos.

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Concursos arquitectónicos.

ESCENARIO GENERAL

Para el sector público, están reglamentados por el decreto 2326/ de 1995. Antes de la emisión de este decreto, la SCA publicó un reglamento par los concursos que se puede considerara como una buena guía de aplicación y conveniente para el sector privado. Este reglamento se puede consultar en la Guía Lec de la construcción.[ REF 16 ]

SIGNIFICADO Y REMUNERACIÓN DEL CONCURSO

Los concursos arquitectónicos son convocatorias de muy diferente naturaleza a las demás clases y, por lo general, resultan en la obtención de un “premio”, que usualmente consiste en el contrato de diseño cuyo honorario se reconoce a tarifa plena, y que es otorgado por jurado a la calidad de un anteproyecto presentado por un concursante para cumplir con unos pliegos técnicos preparados por la ENTIDAD. En oportunidades se convoca en dos etapas, asumiendo diferentes niveles de aproximación, para lograr una preselección de los aspirantes en la primera. En una segunda ronda, se establecen comentarios sobre las soluciones y se pide a un grupo más pequeño que proceda a detallar la solución para elegir un ganador Tradicionalmente, el triunfo en un concurso es timbre de orgullo para el agraciado y constituye punto notable en la correspondiente hoja de vida profesional.

El primer puesto en un concurso arquitectónico representa una bonificación en tiempo para efectos de la calificación en el registro único de proponentes. De acuerdo con el decreto 2326, es necesario estar inscrito en el RUP aunque no se considera el requisito de capacidad de contratación, la cual inclusive puede ser de cero.

Los pliegos de los concursos arquitectónicos, suelen incluir bases técnicas, información sobre el proyecto, y en ocasiones algunas “reglas del juego” para la adjudicación. Sin embargo, el proceso de selección es muy subjetivo ya que depende de la decisión inapelable de un jurado.

El premio establecido por el reglamento es del valor del Honorario pleno por el anteproyecto, proyecto y supervisión arquitectónica, lo cual es el valor base, liquidándose sobre este valor los honorarios según el

reglamento contenido n el decreto 2090/89. Se debe entregar un 30% de este premio como anticipo. Si la entidad desiste de ejecutar el proyecto o transcurre más de un año sin dar orden de iniciar el proyecto, se considera esta suma como una “arras” del negocio. Los demás premios se evalúan según la importancia del proyecto así, como fracciones del primer premio. Nótese

que la cuantía acumulada es siempre del 25%, variando solamente la distribución del monto

ESTRATEGIA.

Este es un concurso de calidad profesional. Indudablemente que el éxito depende de la calidad del anteproyecto presentado. El mérito mismo del oferente no se tiene en cuenta puesto que el concurso es anónimo. Obviamente, que el estilo del diseñador se puede leer en el r3esultado, pero no hay manera de identificar a los proponentes hasta que no se emite el fallo correspondiente. Aunque es importante dar cumplida respuesta a las bases, no hay que descartar la posibilidad de aportar elementos de calidad que inclinen la balanza a favor de la propuesta. Hay que ser muy claro en los planteamientos y por sobre todo

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PremioCategorías para construcciones cuya área no excede

de1.- 1,000

m22.- 5,000

m23.- 20,000

m24.- > 20,000

m2Segundo 15 % 12 % 10 % 8.5 %Tercer 10 % 7 % 7 % 6 %Cuarto 5 % 5 % 5 %Quinto 3 % 3 %Sexto 2 %

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entender que se debe solucionar el proyecto que plantea la administración y nó aquel que le profesional querría ver desarrollado. No se puede dejar de lado la subjetividad de la evaluación.

Concursos especiales La estrategia a tener en cuenta en estos concursos es la misma que se aplicaría a la Licitación privada, ya que las características de competencia son las del mercado. Hay que tener en cuenta que los proponentes de este tipo de concursos no suelen ser habituales con el estado y que no siempre conocen las particularidades del manejo correspondiente. En especial, no se maneja con propiedad el proceso de información, al revisión de propuestas, las reclamaciones y el sistema de establecer precios de venta. Aunque por otra parte se tiene la ventaja de que el enfoque es más de Ventas y los aspectos estratégicos propios de la venta se manejan de manera más adecuada que por parte de otro tipo de proponentes. Valle la pena consultar el decreto 1436/98 en lo referente a la intermediación de seguros.

Para competencia pública.

Este tipo de convocatoria se remite a las contrataciones de mayor cuantía, por encima de los 1,000 SMMV. Exige una numerosa cantidad de formalidades, representa un proceso más complejo y dá una condición de mejor competitividad pues obviamente hay una preselección de los participantes. En especial, exige la participación en el registro único de proponentes. La estrategia es de competitividad y el criterio de selección suele apoyarse en el precio.

Tal vez uno de los factores más desconocidos en el proceso licitatorio, es su naturaleza de proceso escrito. Toda la relación entre las partes se hace, por expreso mandato de la ley, por escrito.

En efecto, al iniciar el proceso, el Dueño del proyecto elabora unos documentos escritos que se utilizan para dar instrucciones, fijar condiciones y reglamentar la actuación de tres tipos diferentes de interlocutores, en tres momentos diferentes del proceso contractual :

En la etapa Precontractual, con los Aspirantes a proponer En la etapa de Concurso con los proponentes y En la etapa de Ejecución, con el contratista.

Generalmente no se identifica esta multiplicidad de destinatarios, y es así como los pliegos suelen ser confusos y a menudo inadecuados al fin propuesto, ya que se preparan desde el punto de vista del Contratante y nó de sus interlocutores

Una venta por correspondencia, en la cual todo el trámite es escrito!

La actividad mas importante para lograr una buena oferta, es el detallado estudio de la documentación. Vale la pena traer a colación la recomendación que consigna una empresa estatal en la carátula de sus pliegos de condiciones: “No permita que su oferta sea desestimada por el incumplimiento de alguno de los requisitos”. En este aspecto se debe ser particularmente exigente, sin cuestionar la utilidad o validez de una exigencia. Simplemente si se pide algo, hay que darlo.

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Licitación pública.

Como resultado de esta licitación puede celebrarse cualquier tipo de contrato. Sin embargo, la estrategia propia de la presentación dependerá de las características del sistema de pago por el contrato. En esta parte se describen las diferentes modalidades de la licitación, se repasa el proceso licitatorio, desde el punto de vista del proponente, ya que por reglamento y características está tratado en el suplemento y se establecen las estrategias básicas que se deben seguir para garantizar el éxito.

PRECALIFICACIÓN.

El sistema no ha sido bien utilizado, y con una gran frecuencia se invierten ingentes esfuerzos en evaluar de manera repetitiva los mismos factores para los mismos proponentes. Entidades como el Invias, el IDU en Bogotá, las Secretarías de obras departamentales, las corporaciones regionales y otras cuyo universo de inversión es amplio se podrían beneficiar de estos procedimientos.

La estrategia del proponente, a menudo mal interpretada, consiste en presentar la precalificación con el mismo rigor con el cual se trata la licitación. En los aspectos decisorios hay que entrar entonces a extremar la calidad el ofrecimiento, pues ellos definirán la adjudicación.

REGISTRO O INSCRIPCIÓN ESPECIAL

La publicidad que se da a estas convocatorias suele ser muy reducida. La estrategia es obviamente el estar registrado, cumpliendo con todos los requisitos exigidos. No se debe perder de vista que estas instancias previas en rigor hacen parte del esfuerzo de la licitación y deben recibir el mismo grado de atención, La mejor estrategia es estar en el sitio adecuado en el momento adecuado. La intervención personal en las instancias previas

LICITACIONES INTERNACIONALES

Para participar en este tipo de licitaciones hay que dar la talla de competidor internacional y no simplemente conformarse con ser protegido para competir.

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También puede darse el caso de participar en una licitación convocada en otro país. En este caso la mejor estrategia consiste en asociarse así sea en forma operativa con un buen proponente de ese país. Si este mecanismos se maneja con sagacidad, es posible sacudirse la calidad de extranjero y competir en mejores condiciones. Exceptuando el conocimiento del medio foráneo y las reglas que hayan de cumplirse en tales países, las estrategias son las mismas que para la competencia nacional.

ENCARGOS FIDUCIARIOS Y FIDUCIA PÚBLICA.

La estrategia de competencia radica en la calidad del servicio ofrecido y las ventajas que se puedan ofrecer a la entidad. Como en otras competencias se relaciona más con las técnicas de venta que con los sectores más tradicionales como la construcción o la consultoría .

Concesión

Es un sistema en el cual se empeñan los ingresos de los futuros colombianos, que se supone usarán las obras. Se contrasta con el de obtener prestamos, hacer y destruir las obras, y luego usar los recursos de los futuros colombianos para pagar obras acabadas. La intervención del sector privado puede asegurar una mayor eficiencia en la inversión. Dada su modalidad de autofinanciación, está sujeta a régimen especial. La estrategia es muy compleja, pues hay que considerar temas de financiación, mantenimiento, rehabilitación, garantías, recuperación de ingresos, administración de tarifas etc. A nivel de referencia, las propuestas que se presentaron para optar por la concesión de la telefonía celular, ocuparon varios baúles de camarote para contener los documentos de propuesta de cada proponente.

La estrategia de presentación de licitaciones.

Las reflexiones que se incluyen a continuación, expuestas en los cursos que se dictan sobre el tema, han sido publicadas en un artículo del autor [Ref. 25 ]. Aquí se incluye una síntesis para atender a la coherencia del tema.

La estrategia se fundamenta en la aplicación de seis consejos cuya estricta aplicación garantiza el buen suceso:

En primer lugar, se trata la Obediencia, que debe ser ciega. Los pliegos son ley entre las partes y todas sus exigencias deben satisfacerse con verdadera excelencia. No es justificable que se pierda el esfuerzo de preparación de una oferta por desobedecer una solicitud expresa.

En particular, hay que identificar muy claramente las causales estipuladas para el rechazo . En cerca de 10 licitaciones recientes en una entidad del orden municipal en Bogotá, se ha presentado cerca de un 40% de rechazos en las propuestas ofrecidas, porque los proponentes no satisfacen requisitos mínimos de experiencia y capacidad claramente exigidos por los pliegos.

El aspecto financiero suele ser fuente de rechazos. Por alguna extraña razón, los departamentos de administración de las entidades aplican criterios de un inusitado rigor y casi imposible cumplimiento, exigiendo el cumplimiento de requisitos meramente formales calificados ligeramente como de fondo : falta de firmas en el balance, que este no es un balance certificado según tal o cual decreto, que la fecha está mal, o que no le gustó a alguien la intensidad de la tinta de la fotocopia !!

No importa cuan absurdo, redundante u oneroso pueda parecer un requisito, es necesario cumplir con perfección con todos ellos. Qué sentido puede tener presentarse a un concurso en el cual se ofrecen 100 puntos, con menos de 100 puntos? De otro manera, los riesgos de fracaso se disparan .Hágase pues un verdadero voto de obediencia, tan estricto como el que jura el recluta al ingresar a filas o la monja que se entrega a la clausura. Y bórrese así de paso uno de los causales más recurrentes de fracaso: El rechazo.

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Continua el Orden, atributo de santos y mártires. Pero nó ciertamente de los proponentes colombianos. Carentes de una visión gerencial, todas las acciones se improvisan y se desarrollan sin concierto alguno.

Baste visitar una oficina en la cual se esté preparando una licitación: Papeles en todas partes, planos pegados en la pared, apilados o extendidos en el suelo, ceniceros, tazas y envases de vidrio por todos lados. Seres demacrados y carentes de sueño, ambiente de tensión, el piso lleno de restos de papel, basureras sin evacuar, errores flotando en el ambiente.

Los documentos se deben manejar con un gran sentido del orden. Como es prudente ir aprontando la información, es conveniente usar un archivador de fuelle ( o varios si es necesario) para ir guardando los documentos en el orden del índice general. Obviamente, este archivador debe dormir a buen recaudo, para evitar filtraciones peligrosas.

El tercer consejo es la Organización, piedra angular del proceso de elaborar licitaciones. Desde la concepción misma del trabajo hasta su entrega, todo debe ser planeado estrictamente, pronosticando las incidencias y desarrollando planes B para atender emergencias. Cada participante debe conocer su cometido, la fecha y hora de entrega de su producto y a quien la debe entregar. No debe haber pasos atrás, trabajo repetido, entregas tardías. Todo debe funcionar como un mecanismo de relojería.

La asignación de recursos a la preparación de las licitaciones debe ser bien dimensionada respecto al esfuerzo a realizar, tanto en calidad como en cantidad. No se debe recargar a una sola persona todo el trabajo. Las jornadas de trabajo, aunque largas deben ser planeadas. Hasta medianoche es trasnocho. Después, es amanecida.

No menos importante resulta el Olfato. Desde el mismo momento de la compra de los pliegos, cuando se ha decidido participar, hay que identificar a los competidores, medir su potencial, evaluar sus posibles alianzas y actitudes hacia el concurso. Se deben revisar a fondo los pliegos, en especial en los referente a los requisitos a cumplir, los documentos por entregar y la manera como se hará la evaluación Es necesario solicitar aclaraciones al pliego. El momento de obtener la adjudicación es mientras se prepara, nó en la opción de revisión, en la cual se ataca con desespero los pequeños o grandes errores de los rivales . Se debe manejar con extrema prudencia la información confiada al medio magnético. Los archivos que guarda el disco duro deben ser protegidos por medio de una contraseña reservada. Sin olvidar las copias externas de respaldo.

La garantía de seriedad se debe pedir por un valor redondo y superior al valor real de la oferta. El análisis del presupuesto debe hacerse rigurosamente, sin incorporar márgenes o colchones. El panorama de riesgos debe reflejar el verdadero objeto del contrato, previendo las recuperaciones a partir de quien inflige daño. Las cuotas de administración y utilidad se adjudican con un sentido estratégico general. En fin el precio debe ser absolutamente real y óptimo.

Todo lo anterior resulta vano si no se aplica el don de la Oportunidad. No solamente se trata de entregar a tiempo. También de retirar los pliegos a tiempo, de solicitar las constancias y certificados, pólizas y documentos con tiempo, de planear las entregas internas con oportunidad para obtener los resultados especiales.

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Y finalmente, el proceso licitatorio se debe encuadrar en un ambiente de Optimismo. El triunfalismo del gerente se debe transmitir no solo a la organización sino también al grupo de competidores y a los clientes. Un jugador que se presenta a competir convencido de su derrota, ya perdió. Cuando se compran varios números para el mismo sorteo de lotería, ya se perdió. El estudio y análisis de la conducta de la competencia aporta datos de un enorme valor para mejorar las posibilidades de triunfo.

EL PROCESO LICITATORIO

Mapa del proceso

En el suplemento se consigna en detalle el procedimiento, los términos y las normas que se deben seguir para el proceso licitatorio, desde el punto de vista del Estado. El proponente debe aplicar diferentes estrategias durante este proceso. Esta obra presenta estas estrategias.

Para ilustrar al Lector, se seguirá el mapa que se presenta en la siguiente página.

Estrategia del proponente

La estrategia que se debe seguir, desde el punto de vista del proponente, se puede resumir así:Primera Fase, Prepararse para competir. Comprende los eventos 1 a 3 y son tareas que debe acometer el proponente en el proceso de inscripción y evaluación de la estrategia que se aplicará a la participación Incluye la decisión de participar, fundamentada en un estudio de las necesidades y posibilidades de triunfo.

La estrategia general consiste en mantener organizados los archivos, las bases de datos y en general toda la información que permita una rápida reacción y una casi inmediata decisión de participar . Se debe construir la capacidad de evaluar muy rápidamente las oportunidades y amenazas de cada prospecto de contratación.

La fase recibe información del proceso del estado una vez se publica la intención de licitar en el Boletín d el a cámara de comercio, para buscar una identificación temprana de los proyectos de interés.

Establece interfaz con la compra de pliegos (evento 4) mediante la decisión de participar y una vez definida esta se fijan las políticas de participación que hacen interfaz con el análisis estratégico (evento 5)

Esta estrategia se desarrolla en el capítulo A3

Segunda fase, Estrategia de competencia

Adquiridos los pliegos (evento 4) se inicia la fase de estudio detallado de las exigencias y requerimientos, estableciendo el plan de acción necesario para la elaboración de la propuesta. Basado en la formulación de políticas para participar, se organiza el plan estratégico para fundamentar el ofrecimiento.

Lo más temprano posible en esta fase se debe identificar a la competencia, para evaluar el factor de participación. La fase hace interfaz con la Preparación de licitación (evento 6)

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Se describe en los capítulos B2 y C3 .

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:MAPA DEL PROCESO LICITATORIO

A PREPARA DOCUMENTOS

1 ESTUDIA ESTATUTO Contratar asesorResolución apertura B AUTORIZACIONES

2 INSCRIPCION RUP Clasificar y calificarPublicación en Boletín de Cámara

3 ANALISIS ESTRATEGIA

Decisión de participar C CONVOCATORIA

Políticas de licitación 4 COMPRA PLIEGOS

5 ANALISIS DE LA COMPETENCIA

Identifica competencia

Plan Estratégico 6 PREPARAR LICITACION Entrega propuesta D GESTION

PROCESO

7 REVISIÓN DE INFORME E CIERRE LICITACION F EVALUACION

OFERTAS Inconforme

Conforme Entrega Copia

8 CONFORME CON DECISIÓN ? G EMISIÓN DE

INFORMEACCION DE LA CONTRALORÍA

No Si Formula objeciones Solicita Audiencia pública

Notifica decisión H APROBACION INFORME

InconformeResolución motivada

HAY ADJUDICACION ? No Si Resolución

I 1 LICITACION DESIERTA I 2 ADJUDICACION

AdjudicaciónAcepta y documenta

SE GANA LICITACION No Si

9 RECLAMACION J 1 CONTRATACION DIRECTA

J 2 PERFECCIONA CONTRATO

10 CIERRA PROCESO

En este diagrama, se han adoptado las siguientes convenciones: La tipografía común y bastardilla se refiere a acciones y eventos que debe procesar el contratista y

se tratan dentro de esta obra. La tipografía común y resaltada refiere a acciones y eventos a cargo del estado y que se tratan en

el suplemento.La simbología para los eventos es así:

3 ANALISIS ESTRATEGIA

Evento que hace parte de la estrategia del proponente C CONVOCATORIA

Evento que hace parte del proceso licitatorio

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Tercera fase: Preparar la licitación

Esta fase, descrita en los capítulos B2 y B3 y en toda la tercera parte, incluye tanto el análisis del proyecto como la tarea material de escritura del documento. En esta fase es crucial la elaboración de la Directriz de Propuesta y al revisión por una persona independiente nó comprometida conocida en esta obra como el abogado del diablo.

Un aspecto de la mayor importancia, relacionada con los procesos de gestión es que esta es la etapa en la cual se debe buscar la aclaración o modificación del pliego de condiciones, que durante esta etapa es controvertible, naturalmente que motivando las razones de la solicitud.

Recibe la información de los procesos de Gestión de la licitación por parte del estado y culmina con la entrega oportuna y eficaz de la propuesta.

Cuarta Fase Revisión del resultado

El estado evalúa los ofrecimientos y está obligado a someter a revisión y consulta de los interesados el informe que prepara para sustentar su decisión. En esta fase que se inicia con el recibo del informe entregado por entidad, se debe desarrollar muy rápidamente, ya que solamente hay un periodo de días hábiles para formular las objeciones conducentes a enmendar los posibles errores y malas interpretaciones a que haya habido lugar.Esta etapa es crucial y representa una actividad casi permanente. Por otra parte, representa la mejor oportunidad que se dá para conocer en detalle las propuestas de los opositores, alimentando de manera muy eficaz las bases de datos de inteligencia.

Las estrategias se desarrollan en el Evento 7 el cual debe culminar con un oficio en el cual se formulan las objeciones y aclaraciones pertinentes. Debe tenerse en cuenta que esta NO ES la etapa de objetar el pliego, el cual ha sido aceptado en su integridad al formular el ofrecimiento. Tampoco se debe perder de vista que en esta fase se tiene la oportunidad de objetar el estudio de la administración. Después ya no es posible formular objeciones.

Se desarrolla este tema en el capítulo D2.

Quinta fase: Seguimiento de la oferta.

Después de recibir las objeciones formuladas por los proponentes, la Administración toma un periodo de tiempo, usualmente corto, para tomarlas en cuenta y casi siempre alterar su decisión original, produciendo una nueva versión aprobada del informe de evaluación. La decisión tomada es entonces irrevocable y ya no es posible buscar la adjudicación, en caso de que el fallo haya sido desfavorable.

Las acciones que se deben tomar en esta eventualidad dependen de si se tiene o nó conformidad con el fallo. En el caso de estar conformes y haber recibido la adjudicación, se debe proceder a aceptar la misma y a producir la documentación correspondiente. Es especialmente importante en esta fase el otorgamiento de la Garantía única de contratos estatales y los procedimientos de publicidad del contrato, para la formalización correspondiente.

En caso de incorfomidad, se puede prescindir de cualquier acción. Si embargo, si se considera que la decisión ha sido injusta por mala conducta de los funcionarios, se puede denunciar el hecho ante los organismos de control, la contraloría en este caso, aportando las pruebas pertinentes. Esta acción, si resulta exitosa culmina con la sanción y eventual inhabilidad d el funcionario acusado, paro no reporta beneficios, ni costos, al denunciante. Es simplemente el ejercicio de un deber ciudadano, actitud que debe estimularse.

Si se considera que la decisión ha generado una lesión cuantificable por su injusticia, entonces es procedente la demanda en contra de la entidad, por los perjuicios recibidos. Si esta acción resulta exitosa, el proponente perjudicado podrá recuperar los beneficios por los cuales demandó. Esta opción obviamente implica costos y trámites ya que el proponente se constituye en parte civil.

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Estas estrategias se amplían y desarrollan en los capítulos D2 y D3.

Cumplidas estas etapas, se procede a cerrar el proceso licitatorio, llevando a las bases de datos los resultados estadísticos y dedicando el esfuerzo de la parte productiva a generar el trabajo contratado, si se ha tenido éxito y en todos los casos, a participar en nuevos eventos licitatorios.

En conclusión,

Una licitación es un ejercicio que permite a una entidad seleccionar al contratista mas conveniente. Por otra parte, permite a las compañías contratistas obtener trabajo por medios de competencia sana y honesta. En el estado, este proceso est reglamentado para garantizar principios y procedimientos que garanticen la selección objetiva del contratista.

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