MyBusiness POS Manual del Usuario - giasesores.comgiasesores.com/programas/mb06/Manual MybusinessPos 2006 Web.pdf · de 1999. Comenzó como una aplicación estándar desarrollada

MyBusiness POS Manual del Usuario


GUIA DEL USUARIO MyBusiness POSMyBusiness POSMyBusiness POSMyBusiness POS

Agradecemos su preferencia en MyBusiness POS. El software está elaborado para

ser usado como una útil herramienta que facilite el control administrativo de las empresas, con especial énfasis en los puntos de venta.

Más que un manual extensivo, este documento pretende ser una guía para el usuario

estándar. A continuación explicaremos los alcances de MyBusiness POS

Historia

El sistema MyBusiness POS fue ideado a partir de un análisis de las herramientas

de software de control administrativo existentes. Concluimos que la gran mayoría de estos programas son muy poco flexibles y acartonados, algunos de ellos sin modificaciones significativas desde hace años, lo cual los hace obsoletos. En otras palabras, la gran mayoría de éstos son programas son limitados, sin el dinamismo que las empresas requieren actualmente. En el otro extremo están los programas que, siendo robustos, son exorbitantemente caros e inaccesibles para la micro y pequeña empresa. Fue así que decidimos desarrollar la primera versión del sistema a principios de 1999. Comenzó como una aplicación estándar desarrollada en Visual Basic que accedía a una base de datos de Microsoft Access, como lo hacen en la actualidad una gran cantidad de programas. Las versiones sucesivas lo fueron evolucionando hasta convertirse en lo que es hoy: un sistema robusto que puede realizar todas las operaciones comerciales de la empresa de forma ágil y con precio accesible. El software es capaz de correr en una red convencional y también a través de Internet en todos sus módulos, lo que significa una gran posibilidad de control inmediato y remoto. Por ejemplo, los administradores a través de un módem común pueden, desde cualquier conexión a Internet, consultar sus reportes y gráficos gerenciales, establecer derechos de usuario o precios especiales, incluso realizar ventas o pedidos a distancia etc., sin necesidad de complicados servidores o costosa infraestructura de comunicación.

Para la manipulación de los datos el sistema emplea actualmente a MySQLTM, que es un RDBMS (Sistema manejador de bases de datos relacionales) que rivaliza en poder y desempeño con ORACLETM y SQL ServerTM de MicrosoftTM, y que ha sido utilizado en organizaciones como la NASA en algunos de sus servidores, con la enorme ventaja de que la licencia de MySQL es gratuita. El poder de este manejador de base de datos radica en que nos permite trabajar con los datos de un usuario en una sola computadora o en un centro comercial con decenas de terminales, sin una baja en el desempeño y sin que esto represente un costo de miles de dólares para nuestros clientes. Cabe mencionar que el uso de MySQLTM, no es una limitante restrictiva del

sistema, ya que MyBusiness POS puede usar Microsoft AccessTM o SQL ServerTM

como alternativas de conexión hacia otras bases de datos.


Créditos

Analistas Programadores

Román Rosales Daniel Oliver Rojas

Daniel Oliver Rojas

Requerimientos de hardware de MyBusiness POS: Mínimos: Pentium Celeron o similar a 333 mhz, 64 Mb en RAM, 100 Mb libres en Disco Duro, monitor SVGA, CD-ROM, mouse. Deseables: Pentium III o similar a 600 mhz, 64 Mb en RAM, 300 MB libres en Disco Duro, monitor SVGA color, CD-ROM, mouse, tarjeta de red, módem, no-break.

Sistemas Operativos: Windows 98, NT, 2000, XP


Configuración después de la instalación

Al iniciar el sistema MyBusiness POS por vez primera, nótese que aparece una

pantalla que solicita los datos de la empresa.

Llenar los datos cuidadosamente, aún cuando se pueda regresar para corregirlos. Pantalla de Datos de la Empresa Descripción: ‘Nombre de la empresa’, evitar colocar espacios innecesarios, sobre todo al final. Descripción: Pantalla de configuración general del sistema. ‘Usuario’ y ‘Password’, se refiere al usuario y clave de acceso del súper usuario del sistema (note que un usuario del sistema es diferente a un usuario de la base de datos). Éste tiene todos los derechos de operación dentro del sistema, y es el único que puede modificar la configuración del programa. ‘Moneda base del sistema’, dispone de hasta tres caracteres para indicar el código de la moneda; si no se tiene la seguridad de lo que se debe colocar, deje los datos por defecto. Estos son, MN (moneda nacional), PESOS para el ‘Nombre de la moneda’ y M.N. para la ‘Leyenda de la moneda’. Estos datos son utilizados para desplegar


leyendas en reportes y formatos, por ejemplo: en el formato de facturas, tickets y remisiones.

‘Formato para cantidades numéricas’, indica el formato que el sistema utilizará para desplegar las cantidades numéricas utilizadas. Por ejemplo, si desea utilizar cuatro dígitos decimales para sus operaciones, aumente dos ceros al final del formato que se le presenta. Es decir: ##,##0.0000 El mismo caso se presenta con el ‘Formato para cantidades en dinero’. ‘Nombre de la sucursal’, indica el nombre de la sucursal donde se encuentra instalado el sistema, esto es muy útil debido a que los reportes desplegarán, además de la razón social de la empresa, el nombre de la sucursal, lo cual permite diferenciarlos. Después de oprimir el botón Aceptar, la pantalla siguiente solicita los datos de ingreso al sistema, en el campo usario se coloca la clave del usuario y su password separados por un espacio. Si es la primera vez que se utiliza el sistema, recuerde que el nombre del usuario es SUP y el password es el que se indicó en la pantalla de ‘Configuración general’. ‘Estación de trabajo’, por omisión es ESTACION01, es recomendable dejarlo así la primera vez que se ingresa al sistema. ‘Periodo de trabajo’, debe de ser igual al año y mes actuales. Recibirá un mensaje que le indicará que el periodo que está intentando usar no existe. Responda afirmativamente a la pregunta de si desea crearlo. Esto sucederá cada principio de mes o cuando intente acceder a un nuveo periodo de trabajo.

‘Verificar versión’, indica al sistema que deberá actualizar la base de datos con los nuevos campos adicionados en versiones más recientes del programa. Es decir, si cuenta con una versión del sistema MyBusiness, y desea actualizar ésta versión hacia una más reciente, deberá marcar la casilla por una sola ocasión para que el proceso además de actualizar el sistema, actualice la base datos.

Al finalizar, habrá concluido con éxito la instalación del sistema MyBusiness POS.


Visión general del Software MyBusiness POS

El sistema MyBusiness POS contiene módulos diferenciados para el control de la

operación comercial de una empresa, a saber: � Ventas � Compras � Inventario � Cuentas por cobrar � Cuentas por pagar � Administración del software

Componentes de MyBusiness POS

El software MyBusiness POS se compone por una ventana dividida en dos partes,

éstos permiten un acceso rápido a las opciones del sistema. ‘Barra de tareas’ La parte izquierda –la cual llamaremos en adelante ‘barra de tareas’-, contiene los grupos de acceso directo a las operaciones del sistema: ‘Ventas’, ‘Compras’, ‘Inventario’, ‘Utilerías‘, ‘Configuración’ y ‘Programación’. Cada una de estas secciones contiene a su vez los iconos de acceso rápido a los principales módulos del sistema.


VENTAS

INVENTARIO

COMPRAS

UTILERÍAS


CONFIGURACIÓN

PROGRAMACIÓN

La parte derecha contiene al Business Manager, el cual se subdivide en ‘Business Manager’ y ‘Business Information Center’.


‘Business Information Center’ Contiene los reportes del sistema. Todos los reportes son visibles únicamente para el supervisor o los usuarios que tengan derechos. Para la mayoría de los casos un reporte puede solicitar rangos de algún catalogo o de una secuencia de datos para filtrar en el reporte, aunque existe la opción de no utilizar un rango para lo cual el reporte mostrará todos los datos disponibles. Estos rangos en su mayoría llevan un orden alfabético en donde primero son los números y después las letras en el orden tradicional. También se le puede solicitar un rango de fechas.


‘Business Manager’ Esta ventana está compuesta por una sección de menús, una sección de botones, un panel izquierdo de carpetas, un panel derecho que se llena con los elementos de la carpeta seleccionada -los cuales pueden ser otras carpetas o algún elemento específico- y una sección de estatus que indica el catálogo activo sobre el cual se está trabajando y el número de elementos encontrados en cada carpeta. Esta herramienta opera de manera muy semejante al Explorador de Windows. Las carpetas de las que se compone el ‘Business Manager’ pueden ser de dos categorías: las fijas y las que se crean conforme se agrega información. Las principales carpetas fijas son ‘Catálogos’, ‘Operación’, ‘Ingresos / Egresos’ y ‘Configuración’, que serán detalladas más adelante.

Un breve ejemplo práctico consiste en seleccionar la carpeta ‘Líneas’ ubicada en la carpeta de ‘Artículos’ dentro de la carpeta de ‘Catálogos’ (Catálogos-Artículos-Lineas); una vez seleccionada esta carpeta, presione el botón derecho del mouse sobre el panel derecho del explorador, observe que aparece un menú con varias opciones, seleccione la opción ‘Nuevo’, imediatamente aparece una ventana que le solicita ingresar los datos para introducir una línea de artículos nueva. Capture los datos solicitados y al finalizar de un click sobre el botón ‘Aceptar’. Ahora verá que en el panel derecho del


‘Business Manager’ aparece un icono que representa a la línea de artículos que acaba de ingresar.

Si desea consultar o modificar la descripción de la línea, seleccione la línea recién creada, presione el botón derecho del mouse y de un click sobre la opción ‘Propiedades’, ésto abrirá nuevamente la ventana de la línea y podrá ver los datos sin


opción a modificarlos; presione el botón ‘Aceptar’. Nuevamente presione el botón derecho del mouse y de un click sobre la opción ‘Cambiar’ y entonces podrá ver y modificar los datos, excepto la clave; cambie la descripción de la línea y presione el botón ‘Aceptar’.

Por último, vamos a proceder a borrar la linea creada. Presione el botón derecho del mouse sobre el ícono de la línea creada y seleccione la opción ‘Eliminar’. A continuación aparecerá un mensaje de confirmación, conteste afirmativamente y visualizará cómo la línea desaparece. Algunas ocasiones los elementos no desaparecen en forma automática, oprima la tecla F5, esto refresca la pantalla.


Hasta este momento se han mencionado las operaciones más comunes que se realizan con registros de una base de datos, como son: Altas, Bajas, Modificaciones y Consultas. Otras formas opcionales para realizar las operaciones que se activan en los menús contextuales, es decir, los que se presentan oprimiendo el botón derecho del mouse, son: utilizando una combinación de teclas y, por medio de los menús y botones del encabezado del Business Manager. Por ejemplo, la combinación de teclas <Control> + <Ins> inserta un registro, la tecla <Enter> modifica el registro seleccionado y la tecla <Supr> lo elimina.


Configuración

‘Mantenimiento a la base de datos’ permite optimizar el espacio que ocupan los datos en el disco duro de la computadora, además de corregir inconsistencias en las tablas. Este procedimiento se recomienda realizarlo una vez por semana o cada vez que el equipo sea apagado de manera abrupta por falla de energía o descuido humano.

El menú ‘Sincronizar procedimientos’ actualiza aquellos formatos, reportes, gráficos o procedimientos de usuarios que hubiesen cambiado en el servidor y que se tienen que actualizar en la terminal local, es conveniente para aquellos sistemas que accedan a la base de datos en forma remota, sobre todo en aquellas computadoras que se conectan por medio de Internet y su conexión es por medio de una linea telefónica y el ancho de banda es muy pequeño.


‘Datos de la empresa’: Esta opción permite editar los datos generales de la empresa, además de los datos de la conexión con la base de datos. Esta pantalla se explica en detalle al inicio de ésta sección.

‘Alta de nueva empresa’: Aquí se ingresan los datos de una empresa adicional. Esto permite trabajar con dos bases de datos distintas. Cuando se ingresan dos o más empresas, la próxima vez que se ingrese, se le solicitará seleccionar la empresa con la cual trabajar. ‘Configuración general’: En esta sección se pueden cambiar los formatos de despliega tanto de cantidades numéricas como cantidades de dinero, el nombre de la sucursal, costo de mantener una unidad en inventario, etc. (Esta pantalla fue analizada al inicio de ésta sección).


‘Establecer formatos de impresión’: En esta pantalla se designan los formatos asociados a cada documento de impresión. Por ejemplo: formato de factura, formato de ticket, formato de nota de crédito, formato de devoluciones y todos los que se indican en la pantalla.


‘Consecutivo de impresión: Aquí se puede indicar el folio inicial de las facturas, remisiones, notas de crédito y tickets, cabe aclarar que para el caso de las remisiones y tickets el consecutivo es por estación de trabajo.

‘Borrar base de datos’: Elimina la información completa de la base de datos de forma permanente, esta opción debe ser utilizada cuidadosamente. El sistema perderá la totalidad de la información y queda en estado de nueva instalación. La única información base que permanece después de un borrado es, procedimientos de usuario, formatos del sistema, gráficos y reportes, además de usuarios y permisos de usuario. Ésta opción tiene asociado un procedimiento de usuario llamado “inicio007” desde el cual puede ser personalizado el borrado de la base de datos, es decir, se puede omitir por completo el borrado de la información, o borrar solo los datos que se consideren pertinentes.


El Menú ‘Cambiar de empresa’ permite seleccionar la base de datos de la empresa con la cual se desea trabajar sin necesidad de reiniciar el sistema. Se le solicitará que cierre todas las ventanas de MyBusiness para evitar conflictos.


El manejo de los artículos

La columna vertebral de los catálogos de MyBusiness POS es el de artículos, que

es una lista de claves que definen las características de los productos que se venden en su negocio, por ejemplo mercancía como una cajetilla de cerillos, o servicios, como una consultoría o un servicio de mensajería. En la mayor parte de los casos la codificación de los artículos ya existe, como es el caso del código de barras para la mayor parte de productos de consumo en la actualidad. Si es ese su caso, le recomendamos utilizar este código para la clave del artículo en el sistema, ya que como es un estándar le permitirá una mayor interacción con sus proveedores, mayor facilidad de captura y continuar esta cadena de orden a sus clientes. Si sus productos no tienen código de barras le recomendamos que defina una buena política de asignación de claves y los responsables sean rigurosos en su aplicación.

Líneas de artículo

Antes de proceder con la captura de artículos es necesario que capture sus líneas de artículos. Una línea es una clasificación o agrupamiento de artículos, como lo es el caso de las líneas de electrodomésticos y la de frutas y verduras en un centro comercial. Para dar de alta sus clasificación abra el ‘Business Manager’, después busque las carpetas ‘Catálogos’ - ‘Artículos’ - ‘Líneas’. A continuación capture sus líneas de artículos empleando en la clave de la línea un máximo de cinco caracteres, siendo el primero de ellos forzosamente una letra. En la descripción puede haber un máximo de 40 caracteres.

Marcas de artículos

Estas claves indican la marca del producto. Para dar de alta sus marcas abra el ‘Business Manager’, después busque en las carpetas ‘Catálogos’ – ‘Artículos’ – ‘Marcas’ y capture.

Ubicación de artículos

Una ubicación indica la posición en almacén de este artículo. Esto hace posible levantar inventarios físicos únicamente de una sección para poder llevarlos a cabo a tienda abierta. Para darlas de alta abra el ‘Business Manager’ y después busque la carpeta ubicaciones que se encuentra dentro de las carpetas ‘Catálogos’ – ‘Artículos’. Nota: Tanto como las líneas de artículos como las marcas y las ubicaciones son deseables de definir antes de los artículos, pero no indispensables, ya que el sistema crea elementos genéricos por defecto llamados “SYS”.


Catálogo de artículos

Para acceder a este catálogo puede dar un clic sobre el icono Artículos en la sección de ‘Inventario’ de la ‘Barra de tareas’. Se le mostrará una ventana donde se puede realizar cualquier operación sobre los artículos con excepción del borrado, lo cual se puede hacer únicamente en el ‘Business Manager’ dentro de las carpetas ‘Catálogos’ – ‘Artículos’. Indique la clave del artículo. Le recomendamos que aunque el sistema acepta claves de hasta de treinta caracteres, use los menos posibles, ya que el máximo de caracteres utilizados en los códigos de barras estándar es de trece. Proceda a dar de alta el artículo oprimiendo la tecla <Enter>. Si ya existe un artículo con esta clave los datos aparecerán y la ventana entrara en modo de modificación. Si la clave no está dada de alta, el sistema asume que el artículo es nuevo. Capture los datos que se le piden: ‘Descripción’ se puede colocar cualquier texto con un máximo de 100 caracteres. Los datos ‘Línea’, ‘Marca’, ‘Impuesto’ y ‘Ubicación’ vienen precargados con la leyenda “SYS” o genéricos. Cámbielos si lo considera necesario. Si estos datos no han sido creados, puede minimizar la ventana actual e ingresarlos dentro del Business Manager para posteriormente regresar a seguir capturando los datos del artículo. En el dato ‘Costo Ultimo’ capture el costo de compra del artículo o el costo de producción del mismo. Capture las listas de precios, por omisión MyBusiness puede manejar hasta 10, de los cuales el único dato necesario es el primero.


El sistema trae precargado un procedimiento que calcula el margen de utilidad en base a este costo. El cálculo de márgen de utilidad se realiza con base al precio capturado, aunque también es posible cambiar el precio cuando se modifica el margen de utilidad. Desde el precio número dos hasta el precio número 10 el dato ‘Cantidad’ indica que se utilizará este precio cuando la cantidad de artículos vendidos sea igual o mayor a la indicada (esto último se activa en combinación con la configuración de las estaciones de trabajo). El dato ‘Unidad’ representa la leyenda de la unidad de medida de este artículo, por ejemplo, Kilogramo (KG), litro (LT), etc. Una vez terminado lo anterior presione la tecla <F5> con lo cual se guardarán los cambios. El cursor se colocará nuevamente en el dato ‘Artículo' esperando que se inicie la captura siguiente.


Opciones especiales del catálogo de artículos

El catálogo de artículos cuenta con opciones adicionales, lo cual permite adaptarlo a sus necesidades. En la pestaña principal observará una opción con la leyenda ‘Artículo para venta’. Esto le dice al sistema si se trata de un producto que se puede vender, en contraste con los insumos que no se venden y sirven únicamente para crear producto terminado. Si la opción ‘Venta a granel’ está activada en el ‘Punto de Venta’ se podrá vender en cantidades fraccionarias, por ejemplo 1.5 Kg. de azúcar, lo cual no aplica por ejemplo si se tratara de una botella de refresco, ya que no se pueden vender 1.5 bebidas. ‘Vender abajo del costo’ permite que el artículo se pueda vender abajo del costo dentro del punto de venta, tomando como base el último costo de compra. Esto es utilizado en departamentos con productos perecederos como las frutas y verduras. ‘Artículo bloqueado’ Se trata de un producto que ya no aparecerá en las listas de precios, un producto que ya fue usado en cualquier operación dentro del sistema ya no se puede borrar, pero se puede simular una baja con esta opción. ‘Control de series’ Permite llevar el control de series, y números de pedimento. Cuando un artículo lleva éste tipo de control, los movimientos de Entrada y Salida al inventario solicitarán las correspondientes series. ‘Es articulo compuesto’ (Kits). Indica que este producto esta compuesto por otros, al activar esta opción el botón de componentes se activa, lo que permite capturar los componentes o insumos de este producto. ‘Control de inventario’ Para los artículos marcados con esta opción, el sistema llevara un control de la existencia y costos del producto, en caso contrario, el sistema no llevará un seguimiento del registro en el kardex de los movimientos del producto. ‘Modificar precio en tienda’ Permite el cambio de precio en el punto de venta aunque el usuario no tenga permiso para realizarlo. ‘Solicitud de peso’ Al activar esta opción en la pantalla de productos, entonces dentro de la pantalla del punto de venta, se activa una ventana donde se solicita el peso. Éste


peso es leído en forma automática desde la báscula electrónica conectada, si es que existe alguna. Ésta operación es dependiente de la opción ‘Venta a granel’, también localizada en el catálogo de artículos, es decir, tendrá que activar la opción ‘Venta a granel junto con la opción ‘Solicitud de peso’. ‘Control de lotes’ Permite activar el control de lotes para el artículo deseado. Este control activa la solicitud de números de pedimento, números de lote y fechas de caducidad tanto en las entradas como en las salidas de cualquier operación involucrada con el inventario. ‘Inventario por presentación’ De manera estándar MyBusiness controla el inventario de cada unidad especificada en el catálogo de productos. Si el producto contiene presentaciones esta opción nos permite llevar un control estricto de inventario por presentación y no por unidad definida de producto. ‘Servicio’ Esta opción es utiliza para definir un servicio como reservaciones de habitaciones de hotel, mesas en un restaurante o computadoras en un cyber café. ‘Impuesto especial’ Es un segundo impuesto que se aplica al momento de hacer la venta, por ejemplo el impuesto del 2% que se cobra en hoteles. ‘Formato de código de barras’ Aquí es necesario indicar el procedimiento de usuario fuente que genera el código de barras que se pretende utilizar para este producto. ‘Modelo de proveedor’ Es un campo informativo que se utiliza para indicar un código alterno que es el que usa el proveedor principal del producto, es decir, es la clave del proveedor, este campo solo es útil en el módulo de compras y distribución.

Las presentaciones

Uno de los aspectos más poderosos de MyBusiness POS es el manejo de las presentaciones en los artículos. Una presentación es una equivalencia de la clave original, ya sea en relación uno a uno, uno a muchos o muchos a uno. Permite, por ejemplo, vender equivalencias unitarias como sabores, colores o tallas; también paquetes de la unidad original (también llamada unidad de consumo). Asimismo se pueden vender productos en fracciones. La forma de introducir una presentación es presionando la tecla <F9> en la ventana de artículos. Esta acción muestra una ventana en la cual se debe de indicar la clave de la presentación, la cual puede ser de hasta veinte caracteres. Cabe aquí la misma recomendación de la clave del artículo: utilice hasta trece caracteres máximo para ser compatible con los estándares del código de barras. El dato siguiente solicita el Nombre del empaque, por ejemplo, paquete, caja, palet, etc. El dato ‘Dato2’ es opcional y únicamente es informativo, el dato de ‘Cantidad’ indica la equivalencia con la unidad origen, por ejemplo, si está tratando de dar de alta un paquete de cigarros de diez cajetillas entonces la cantidad es diez. En el dato ‘Unidad’ se indica la unidad de medida de esta presentación. Presione ‘Aceptar’ para


ingresar la presentación. Cabe mencionar que se pueden ingresar un número ilimitado de presentaciones.

Las listas adicionales de precios


La pantalla de productos muestra por omisión hasta 3 precios, pero además de ofrecer las tres primeras listas de precios, el sistema ofrece otras siete, que van de la lista cuatro a la diez. Esto se observa en la pestaña de ‘Listas Adicionales, existencias por almacén’. Existe también la opción de capturar listas de precios especiales para sucursales, lo cual puede hacer presionando la tecla <F7>, indicando el nombre de la sucursal y capturando las diez listas de precios posibles. Mediante procedimientos de usuario es posible crear un archivo para transferir dichos precios a la sucursal indicada, ya sea por medio Internet ó con medios magnéticos.

R.O.P. Mínimos y Máximos

Los datos máximo, mínimo, ROP (punto de reorden), EOQ (lote económico) son datos capturables por el usuario, sin embargo existe un método de cálculo que permite definirlos en forma automática, simpre y cuando se cuente con un mínimo de un año de histórico de ventas. Este apartado será explicado con más detalle en la sección Optimización de inventario. Información del producto y su imagen


Dentro del dato ‘Información’ se puede colocar una referencia a un archivo externo que muestre la información técnica del producto, ya sea en un documento de Word, en un documento de Excel, en un documento de Power Point, una imagen, incluso la dirección de una página en Internet. Una vez capturado este dato es posible acceder a la información desde el ‘Business Manager’. Por ejemplo, accesando el catálogo de artículosy seleccionando uno de ellos, con el botón derecho del mouse se elige la opción ‘Ver Información’, esta operación abre una ventana con la aplicación asociada al archivo.

Este dato puede ser necesario si el negocio requiere mostrar datos adicionales al producto desde el punto de venta; por ejemplo: Videos explicativos de sus productos, imágenes de cualquier formato, páginas web, archivos de Excel o de Word, etc. Para mas detalles de cómo activar esta opción en el punto de venta refiérase a la configuración de la estación de trabajo ‘Mostrar imagen del producto’. Proveedores por artículo


Presionando la tecla <F8> es posible capturar los proveedores que surten un determinado artículo, pueden ser 1 ó varios proveedores. La captura de proveedores es opcional, es decir, se pueden ir capturando durante la operación del sistema pero es recomendable capturar por lo menos el proveedor principal que va a surtir éste artículo.

Los artículos compuestos

Este tipo de artículos, como se explicó anteriormente, se componen de otros artículos del catálogo.


Para poder capturar sus componentes es necesario que entre al ‘Business Manager’, encuentre el artículo, lo seleccione con el mouse, presione el botón derecho y seleccione el menú ‘Componentes del producto’ o desde la ventana del artículo presione el botón componentes, que solo esta disponible si la casilla “Articulo compuesto” esta activada, en la ventana que se muestra. Le aparecerá una ventana para la definición de los componentes. Presione el botón ‘Agregar’ con lo que el cursor se posicionará en el dato ‘Parte’. Indique la clave del artículo componente, presione la tecla <Enter> e indique la cantidad necesaria para poder ensamblar por lo menos un producto. Después indique el almacén de donde se tomará la existencia y los días de proceso necesarios. En este punto, en el lado derecho de la ventana puede agregar observaciones a este componente. Finalmente, presione el botón ‘Guardar’. Observe como en la parte superior aparece la estructura en forma de árbol del artículo recién capturado. Ahora, si desea corregir o borrar el dato, seleccione el componente con el mouse, cambie los datos y presione nuevamente el botón ‘Guardar’. Puede alimentar todos los artículos que quiera, inclusive otros que sean a su vez artículos compuestos, lo cual se visualizará en el árbol de componentes. Para ensamblar estos productos se tienen 2 opciones: 1. Venderlos. Si el artículo no contiene existencia en el sistema, la venta realizará la cantidad de ensambles necesarios para cubrir la venta.


Note en la imagen anterior que el kit contiene a su vez otro kit, este módulo puede manejar sencillas ordenes de producción con subensambles en cascada, existe una manera de controlar estos ensambles y es por medio de ordenes de producción, vea el apartado ordenes de producción mas adelante. 2. También es posible hacer un ensamblado o desensamblado previo de los artículos presionando el botón derecho del mouse sobre el artículo en el ‘Business Manager’, seleccionando la opción ensamblado o desensamblado rápido e indicando la cantidad y el almacén hacia donde se destinará el ensamble. Importante: No olvidar que para activar las opciones de ensamble y desensamble se requiere que el artículo sea un artículo compuesto.


El manejo de los clientes

Los tipos de clientes


Antes de proceder con la captura de clientes es necesario capturar los tipos de clientes. Los tipos de clientes son una clasificación o agrupamiento, por ejemplo, los clientes con crédito o sin crédito, clientes con un cierto porcentaje de descuento, etc. Para dar de alta las clasificaciones: Dentro del ‘Business Manager’, localizar la carpeta ‘Clasificación de clientes’ que se encuentra dentro de la carpeta ‘Catálogos’ – ‘Clientes’.

La clave es de un máximo de cinco caracteres y el primero de ellos debe de ser necesariamente una letra. La descripción puede ser de un máximo de 40 caracteres.

Zonas de clientes

La zona de clientes es una clasificación por su situación geográfica, por ejemplo, los clientes de la zona norte y los de la zona sur. Para dar de alta sus clasificaciones abra el ‘Business Manager’, después busque la carpeta ‘Zonas de clientes’ que se encuentra dentro de las carpetas ‘Catálogos’ – ‘Clientes’. Cuando la localice capture las zonas. La clave es de un máximo de cinco caracteres en donde el primero de ellos necesariamente debe de ser una letra. La descripción puede ser de un máximo de 40 caracteres.

Vendedores


Los vendedores son entidades que representan a sus agentes de venta y que pueden ser asociados con los clientes y con las ventas, y que ayudarán a su posterior cálculo de comisiones. Para dar de alta a sus vendedores abra el ‘Business Manager’, después busque la carpeta ‘Vendedores’ en las carpetas ‘Catálogos’ – ‘Clientes’. La clave es de un máximo de cinco caracteres siendo el primero de ellos una letra. La descripción puede ser máximo de 40 caracteres. El campo activo indica si este vendedor esta habilitado para hacer ventas desde el punto de venta.

Cobradores

Los cobradores son entidades que pueden ser asociadas con clientes o con una cuenta por cobrar. De esto se deriva el cálculo de comisiones por cobranza. Para dar de alta sus cobradores abra el ‘Business Manager’, después busque la carpeta ‘Cobradores’ que se encuentra dentro de las carpetas ‘Catálogos’ – ‘Clientes’. No olvide que la clave del cobrador es de un máximo de cinco caracteres con el primero de ellos con letra y que la descripción puede ser máximo de 40 caracteres.

El catálogo de clientes

El catálogo de clientes puede ser accedido desde el ‘Business Manager’ en la carpeta ‘Clientes’ o desde la ‘barra de tareas’ en la sección ‘Ventas’. Al abrir la ventana de ‘Clientes’ el cursor estará posicionado en el dato de ‘Clave del cliente’. El sistema de forma automática genera una clave consecutiva y siempre comienza en el número dos ya que el cliente uno está reservado para el sistema. Le sugerimos que las claves de los clientes tengan una relación con la forma en que tradicionalmente los conocemos, por ejemplo, si tiene un cliente el cual usted y todos sus empleados lo conocen como “GUTIERREZ” entonces la clave del cliente puede ser “GUTIERREZ”. De este modo conseguirá memorizar estas claves de una manera natural, dando así agilidad a las operaciones relacionadas del sistema. Los datos de la primera pantalla son los datos fiscales, que son los mas usados dado que con éstos se crean facturas.


Crédito, Descuentos e Internet

Dentro de la pantalla de clientes se pueden capturar datos adicionales a los antes mencionados. En la pestaña de ‘Crédito/Desc./Internet’ se encuentra el contacto o la persona con la que comúnmente nos dirigimos en esa empresa, los días de crédito y el límite de crédito del cliente, el tipo de precio que indica cuál de las diez listas de precios disponibles en artículos utilizaremos con este cliente, cinco descuentos en cascada que se aplicarán al momento de realizar la venta, la fecha de revisión y pago, su correo electrónico. Dentro del dato ‘Información’ pondremos un archivo o una dirección en Internet que nos proporcionara información adicional del cliente. El dato ‘Proveedor’ es un dato informativo que se usa para indicar la clave de proveedor que nosotros tenemos en el sistema del cliente.


Contactos

En la ventana de ‘Clientes’ es posible agregar los contactos de la empresa, por ejemplo, el director, el comprador, el contador, el encargado de cuentas por pagar, entre otros. Podemos también agregar sus teléfonos, su puesto y llevar el control de la agenda con cada uno de ellos. Para dar de alta un contacto presione sobre la pestaña ‘Contactos’ de la ventana ‘Clientes’ y después presione el botón derecho del mouse sobre la ventana resultante. Seleccione el menú ‘Nuevo’, capture los datos indicados y presione el botón ‘Guardar y Salir’ o ‘Guardar Datos’.


En el momento de Guardar datos el sistema pregunta si desea dar de alta los teléfonos del contacto. Si lo desea indique que sí y capture el primer teléfono, incluyendo el código de área. En otro caso podrá capturar los teléfonos en otro momento.



Cuando presione el botón ‘Aceptar’ se le repetirá la pregunta hasta que usted indique que ya no desea capturar más teléfonos.

Asuntos pendientes con los contactos: Al finalizar la captura de teléfonos es posible agregar asuntos pendientes con el contacto. Un pendiente es un asunto a tratar, como por ejemplo el envío de un fax, una cita o incluso algún proyecto. Si se desa agregar un pendiente para este contacto, indique en la ventana de ‘Pendientes’ su descripción, la fecha, la persona que lo atendió y la persona destino, es decir a quién va dirigido el pendiente.



Al terminar la captura del asunto pendiente, es posible dar respuesta en forma imediata. Existen dos tipos de respuestas: la definitiva o la de seguimiento. La primera marca al asunto como ‘Solucionado’ y lo elimina de su lista de pendientes. En la ventana de respuestas la fecha y la hora de la siguiente respuesta es importante señalarlas, esto como recordatorio al seguimiento de las actividades que debe de realizar.


Una vez completada la captura, se puede observar que se ha agregado un contacto a la lista del cliente.


Para modificar, eliminar o consultar la información de un contacto, presione el botón derecho del mouse y seleccione la opción correspondiente. Si dispone de una diadema o de una extensión de teléfono conectada a su computadora puede utilizar la opción de marcado automático. Para esto sólo basta con abrir la ventana de contacto, seleccionar la pestaña ‘Teléfonos’ y presionar el botón derecho del mouse sobre el menú ‘Marcar número’. Después se le preguntará si desea utilizar el código de área si es que va a llamar de larga distancia. Proceda si lo desea y cuando escuche que contestan descuelgue el teléfono y comience a hablar o hable directamente por el micrófono de la computadora. Por último, presione el botón ‘Colgar’ cuando la conversación termine.

Precios especiales

En el botón de ‘Precios especiales’ de la ventana de clientes podemos otorgarle un precio especial a un cliente en particular, el cual predominará sobre otras políticas predefinidas, como los descuentos y la lista de precios. Para dar de alta, modificar o eliminar un precio especial solo presione el botón correspondiente de la barra en la ventana de precios especiales.


Direcciones de embarque

Las direcciones de embarque se utilizan para indicar el destino de las mercancías que se venden, por ejemplo, cuando le facturamos a un cliente pero el envío de los productos va hacia una de sus sucursales.


El inventario inicial La captura del inventario inicial empieza en el módulo de ‘Entradas al Inventario’ que se encuentra en la pestaña ’Inventario’ de la ‘barra de tareas’. Esta ventana permite ingresar los costos iniciales de los productos lo que trae como consecuencia un correcto cálculo del costo desde el arranque de las operaciones con el sistema.


Concepto de la entrada.

Existe un catálogo localizado en el Business Manager donde es posible definir los conceptos de entrada al inventario. MyBusiness trae por omisión algunos conceptos capturados. Si desea utilizar éste catálogo predefinido por MyBusiness simplemente tendrá que elegir la clave correspondiente al inventario inicial, es decir, utilice la clave II (Inventario Inicial), en caso contrario tendrá que definir una y colocarla en el concepto de la entrada. Almacén

Indica el almacén hacia donde se va a agregar la existencia de los productos a ingresar Fecha del documento.

Fecha de entrada al inventario de los productos. ‘ Artículo’ Código del producto.

Presione la tecla <Enter> hasta el dato ‘Cantidad’

Con otro <Enter> se encontrara en el dato ‘Precio’

Importante: En caso de no conocer el costo del producto, coloque un costo aunque sea muy pequeño, esto permitirá al sistema un mejor cálculo de costos. Aunque simpre es recomendable colocar costos reales.


Presione nuevamente la tecla <Enter> hasta que vea aparecer la partida en la malla de datos capturados.

Borrar una partida Para borrar una partida deberá seleccionar la partida con el mouse en la malla de datos y presionar la tecla ‘Del’ o ‘Supr’. Modificar la cantidad dentro de la malla de datos. Para modificar la cantidad de producto dentro de la malla de datos deberá seleccionar el dato, darle un doble clic con el mouse, modificar la cantidad y presionar la tecla <Enter>. Importante: La malla de datos acepta hasta un máximo de 800 partidas por entrada. Finalizar la entrada Al oprimir el botón ‘Finalizar’ o presionar la tecla <F5> se presenta una ventana de confirmación para cerrar la Entrada. Antes de aceptar es recomendable que la opción imprimir este activada, así quedará un registro de que la captura del movimiento está realizado de forma correcta. Es posible dejar la Entrada como un movimiento pendiente con el fin de retomarla para su revisión o para agregar más partidas.


Inventario físico

El inventario físico es uno de los procesos más complejos y tediosos para el personal administrativo de la empresa. MyBusiness tiene su propia filosofía para realizar este proceso. Se detalla a continuación. Para acceder a la pantalla de inventario físico seleccione la pestaña de ‘Inventario’ en la ‘Barra de tareas’ y después dar un click del mouse sobre el icono ‘Inventario físico’.


PASO 1

Indique el almacén en el que se va a levantar el inventario físico. Opcionalmente puede indicar una familia (Línea) sobre la cual se realizará el inventario. PASO 2

Coloque la fecha cuando será aplicado el inventario. Después dé clic en ‘Paso 2 clic aquí para iniciar inventario físico’. Recibirá una advertencia diciendo que los artículos que pertenecen a la ubicación especificada serán bloqueados y que no podrá realizar ninguna operación que pudiera afectar al inventario.

El inventario físico está en estado de pendiente, lo cual quiere decir que se puede iniciar la captura de artículos. ¿Qué significa que el inventario físico está pendiente? El inventario físico está listo para aceptar los productos con las existencias de cada uno de los conteos. En esta etapa del proceso se almacenan las cantidades contadas en forma fisica dentro del almacén, pero sin afectar aún las existencias de los productos. Existen dos formas de capturar el inventario físico. Vamos a explicar la forma tradicional.


Colóquese en el dato ‘Código del artículo’ y teclee la clave del artículo que se desea capturar. Presione la tecla <Enter>, lo cual lo posicionará en el dato ‘Número de Marbete’, coloque ahí el folio del marbete si es que realiza el inventario a través de los cartones especiales para conteos físicos. Si no es así, puede dejar el espacio sin llenar. De la misma manera proceda con los datos ‘Primer conteo’ y ‘Segundo conteo’. Aunque es una práctica recomendable realizar mas de un conteo y por personas distintas, el único dato importante es el ‘Real’, que es donde se tiene que capturar la cantidad real contada. Presionando la tecla <F5> el dato será registrado. Proceda así con todos los artículos de su lista. Una vez terminada la captura dé un click sobre el botón ‘Aplicar inventario físico’, con lo cual las diferencias encontradas serán aplicadas y las existencias reales pasarán a ser la nueva cantidad teórica de los productos. Por ejemplo: Si se tiene una existencia teórica de 50 piezas de un producto cualquiera, pero el conteo real del inventario físico marcó 55, entonces el sistema ingresará un movimiento de entrada por concepto de IF (Inventario Físico) con una cantidad de 5. Por el contrario, si el conteo real de inventario físico marcó 45, entonces el sistema ingresará un movimiento de salida por concepto de IF (Inventario Físico) con una cantidad de -5. En ambos casos la cantidad teórica del producto se modificará dentro del catálogo de artículos.

Impresión del inventario físico


Es posible imprimir un reporte del inventario capturado, éste nos va a permitir verificar el estado de la captura de cada uno de los artículos. Asimismo nos va reflejando las diferencias tanto de existencias como costos que van surgiendo en el transcurso de la captura del inventario fisico. Es decir, la diferencia tanto en existencia como costo de lo real contra lo contado. Entonces es posible rastrear los artículos que tanto en costo como en existencia tienen las diferencias mayores. El reporte asociado a este botón es: INVFIS (Impresión de inventario físico).

Impresión de la forma de captura Imprime un listado de los artículos contenidos en el catálogo de productos e incluye una linea para la captura del conteo. El formato asociado a este botón es: INVFISCAPTURA (Captura de inventario físico)

Impresión de marbetes Imprime los marbetes de todos los artículos del catálogo en el formato especificado. El formato asociado a este botón es: MARBETES (Formato de marbetes de inventario).

Captura acumulativa del inventario físico Si usted posee un scanner de código de barras inalámbico o tiene forma de hacer llegar su scanner a los anaqueles y, además, la mayoría de sus productos contienen un código de barras, le convendrá seleccionar la opción ‘Activar captura acumulativa’. Notará que el cursor se posiciona en la barra negra de captura de códigos. Con esto, se podrán capturar los códigos directamente del anaquel y el sistema almacenará sumará los códigos leídos.

Recálculo del inventario

Dentro de la pestaña de ‘Inventario’ de la ‘Barra de tareas’ existe una opción llamada ‘Recalcular Inventario’. El control de existencias en un principio puede parecer un simple proceso de sumas y restas en la cual la mercancía entra y sale y el único


trabajo de la computadora es llevar esta cuenta para al final arrojar la existencia. Sin embargo, además de esto, la computadora lleva un control del costo de los productos, de los márgenes de utilidad y costo de ventas. Esto es afectado por el orden en el que se realizan los procesos de captura, por ejemplo, si en este momento vendemos mercancía de la cual no tenemos existencia capturada, el sistema no puede determinar el costo de venta, pero si posteriormente se captura la compra que justifica la existencia, el sistema indica la existencia de forma correcta pero no así el costo de la venta que naturalmente se fue en cero lo que indicaría una falsa utilidad del 100%. Por esto es muy importante que cuando se capture un movimiento se indique certeramente la fecha del documento que se está capturando y más si se trata de movimientos de fechas atrasadas o diferentes a la del día, en cuyo caso necesariamente se ha de ejecutar este proceso de ‘Recalcular Inventario’. Esta opción es exactamente la misma que se localiza dentro de la forma de inventario físico. Es recomendable realizar un recálculo de inventario antes de iniciar un inventario físico.

Importar de colectora de datos Permite ingresar un archivo de texto generado de una colectora de datos, al seleccionarlo aparecerá una ventana que pedirá el nombre del archivo, de forma estándar se solicita un archivo de texto con el formato “Articulo”, “cantidad “, separados por comas, pero se puede modificar el procedimiento de usuario asociado llamado “COLECTORA” para aceptar prácticamente cualquier formato de datos.

Entradas al inventario

Anteriormente vimos como utilizar el módulo de entradas al inventario para la captura del inventario inicial. Este módulo también es útil cuando se trata de capturar entradas al inventario por razones distintas a la compra tradicional. Para acceder a este módulo busque la pestaña ‘Inventario’ y presione un click sobre ‘Entradas al Inventario’. Una vez que se despliegue la ventana indique el concepto de la entrada, capture el almacén al que desea agregar la mercancía y posteriormente capture los artículos indicando su código, cantidad y costo. El costo es necesario debido a que este será utilizado en el cálculo del costo de venta por lo que le sugerimos que sea el costo real. Una vez que ya ingresó sus partidas presione la tecla <F5> y se le preguntará si desea confirmar la


entrada. No olvide que una vez que conteste afirmativamente el movimiento ya no es reversible. Le sugerimos que antes de confirmar la entrada verifique que la casilla ‘Imprimir movimiento’ este activada para que tenga un documento que ampare su captura. Si olvidó hacerlo posteriormente puede hacerlo desde el ‘Business Manager’.

Salidas al inventario

En la pestaña ‘Inventario’ y presione un click sobre ‘Salidas al Inventario’. De igual manera que con las entradas, al desplegarse la ventana indique el concepto de la salida, capture el almacén al que desea descontar la mercancía y posteriormente capture los artículos indicando su código, cantidad y costo.

Al terminar de ingresar sus partidas presione la tecla <F5> y se le preguntará si desea confirmar la salida.


Preste atención a la opción de ‘Traspaso al almacén’. Si usted la activa y le indica un almacén destino, no sólo creará la salida del almacén indicado primero, sino también la entrada al almacén destino.

Asimismo preste atención a la opción de ‘Traspaso entre sucursales’. Esta opción permite realizar un traspaso desde una sucursal hacia otra. Es decir, generando una salida confirmada desde la sucursal origen y una entrada pendiente hacia la sucursal destino.


La venta Uno de los procesos más complejos que existen en las empresas es el de la venta. Cada empresa vende de forma diferente y controla sus precios de venta en forma distinta. En algunos casos se trata de ventas como la de un centro comercial en donde solamente se pasan productos por un lector de código de barras y se imprime un ticket para venta en efectivo o tarjeta, pero en otros casos también se vende en plazos y habrá otros que requieran especificar las direcciones de embarque o precios especiales sobre un artículo o un cliente, control de comisiones a vendedores, etc. El software

MyBusiness POS ha pensado en casi todos los casos que usualmente se

presentan. A continuación se presenta la descripción de cada uno de ellos.

El punto de venta (Para obtener información mucho más detallada acerca del punto de venta, refiérase al manual de usuario del punto de venta)

El punto de venta es nuestra propuesta a lo que se conoce comúnmente como software de retail, que es parecido al de una caja de un centro comercial. Para activarlo basta con ir a la ‘barra de tareas’ y darle un click sobre el icono ‘Punto de venta’.


Observará una ventana que abarcará toda la pantalla. Su operación es verdaderamente fácil y rápida. Lo que tiene que hacer es pasar los artículos por el lector de código de barras (si tiene uno conectado) ó colocar los códigos de los artículos que desea vender y presionar <Enter>. Con esto el sistema comenzará a llevar la lista de lo consumido así como la sumatoria de los totales de venta. El punto de venta fue diseñado para no tener que utilizar el mouse, ya que todo puede ser activado con el teclado. Por ejemplo, es posible aumentar en una unidad la última cantidad capturada presionando la tecla <+> del teclado numérico o con el signo menos realizar la operación contraria, siempre y cuando los parámetros de punto de venta en la estación de trabajo estén activados.


La opción de ‘Incrementos rápidos…’ está activada. El proceso para usar ésta opción es el siguiente: presione la <flecha arriba> del teclado y verá que el cursor se posiciona en la última partida capturada y así podrá usted cambiar la cantidad, como en los casos cuando se trata de ventas a granel o cuando no se desea pasar los mismos artículos varias veces por el lector de código de barras. Si desea quitar el producto de la lista basta con posicionarse sobre la partida indicada y presionar la tecla <Supr>. Una vez capturados todos los artículos presione la tecla <F5> y aparecerá una opción preguntándole por las formas de pago. El sistema viene preconfigurado para aceptar pagos en efectivo y dos formas de pago en blanco que puede ser utilizada para indicar montos en cheques o tarjetas de crédito o cualquier otro concepto que desee.


Una vez capturada la forma de pago el sistema indica el cambio. Presione nuevamente la tecla <F5> para terminar con la venta, con esta operación se imprimirá el ticket y se abrirá el cajón de dinero. A continuación la pantalla es limpiada y queda lista para atender al siguiente cliente. El único dato que queda activo de la venta anterior es la información del cambio, ésto nos permite guardar la referencia para una posible reclamación del cliente con respecto a su cambio.

Cambio de precio en el punto de venta Dentro del ´Punto de venta’ existen operaciones que permiten un mayor control de la venta. Por ejemplo, no es posible cambiar los precios, de tal suerte que cuando lo intente se le pedirá el nombre del usuario y la clave de un usuario que autorice el cambio de precio. Si son válidos, el sistema registra el cambio de precio. De cualquier forma el usuario aún cuando tenga derechos de cambio de precio no podrá vender abajo del último costo siempre y cuando así esté estipulado en el dato del artículo ‘Vender abajo del costo’’ dentro de la pantalla de artículos.

Elaboración de facturas en el punto de venta Es posible convertir un ticket en una factura dentro del punto de venta. El proceso es el siguiente: en el espacio donde se colocan las claves de los artículos se debe escribir la secuencia ‘//fac’ seguido del número de ticket asociado y el número de estación de trabajo o caja que generó el ticket, oprimir <Enter>, por ejemplo “//fac 354 caja01”.


A continuación se le piden los datos del cliente o podrá seleccionar uno previamente capturado y al presionar el botón ‘Aceptar’ se comenzará a imprimir la factura, para lo cual la única condición es que el cliente tenga su RFC, recuerde que tambien es posible realizar esta operación de una forma mas sencilla al presionar la tecla F1 y seleccionar la opción “Convierte un ticket en factura” en donde solo basta con colocar el numero de ticket.

Devoluciones del punto de venta En punto de venta es posible devolver mercancía de un ticket, tecleando ‘//dev’ en donde se capturan los códigos de los artículos. A continuación se colocan el número de ticket y el nombre de la caja que lo generó. Al presionar <Enter> verá que la malla de datos cambia a color azul mostrando las partidas contenidas en el ticket. A continuación colóquese en la partida que va a devolver y se mostrará una ventana con el cursor en el dato ‘Cantidad a devolver’. Modifique la actual y las demás partidas y al final presione la tecla <F5>. Se le preguntará si desea cerrar la devolución y se imprimirá un comprobante de la devolución y se creara de forma automática una nota de crédito.


Ayuda en el punto de venta

El punto de venta fue hecho para ser fácil y rápido de operar; sin embargo al principio puede ser engorroso aprenderse las diferentes opciones que existen con el teclado, para esto puede presionar la tecla F2 y mostrara una ventana donde se puede acceder a todas las opciones del sistema con solo presionar la tecla <ENTER>


Las opciones de ayuda son las siguientes: F2 Regresa el puntero a la barra de captura: el punto de venta fue hecho para no usar el Mouse debido al poco espacio que se tiene normalmente en los mostradores, por lo que si se desea regresar el cursor al campo donde se capturan los productos, basta con presionar esta tecla para colocar el cursor en esa posición sin importar en que parte de la pantalla se encuentre. F3 Cambia o da de alta un cliente: Si el campo cliente del punto de venta contiene una clave valida de cliente esta tecla permite abrir la ventana con los datos del cliente si se desea los puede modificar, si la clave del cliente no existe en el sistema asume que se esta tratando de dar de alta un nuevo cliente. F4 Quita bloqueo por error en código: Si por alguna razón se tecleo un artículo que no existe en el catálogo el sistema se bloquea para pasar productos que si existen o para cobrar la venta, esto tiene como propósito el no regalar algún producto por error, cuando se trata de introducir un producto que no existe el software emite un sonido, con lo que el cajero no necesita ver el monitor mientras pasa los productos por el lector de código de barras. Al presionar esta tecla se permite continuar con la operación. F5 Confirma o muestra ventana de cobro: Esta tecla cierra la venta ya sea dejándola en estado de pendiente para ser cobrada en una terminal que si tenga el permiso de cobrarla o muestra la ventana de cobro con lo cual se pueden indicar las formas de pago y el cambio si es que lo hubiese.

F6 Da de alta o modifica un artículo: Si el usuario tiene permiso que por defecto no es así se pueden dar de alta o modificar cualquier artículo en cualquiera de sus características.


F7 Deja como pendiente la venta actual: Si por alguna razón la operación de venta no se va a concluir en este momento se puede dejar pendiente para recuperarla después, por ejemplo si la persona que se esta atendiendo no tiene dinero o se tarda en autorizar una ytarjeta se puede dejar pendiente y cobrar a la siguiente persona en la fila. F8 Muestra lista de ventas pendientes: Muestra una lista de todas las ventas que no fueron cerradas, con esto es posible recuperar las ventas que se dejaron como pendientes con la opción anterior. F9 Posiciona el cursor en el campo de cliente: si desea cambiar el cliente al que se le esta aplicando la venta presione esta tecla borre la clave de cliente, presione la flecha abajo y seleccione uno de la lista. F10 Pantalla de descuentos: Permite capturar un descuento ya sea por importe o por porcentaje a toda la operación, esta pantalla requiere de la autorización de un usuario con permiso de cambiar descuentos en derechos de ventas. F11 Corte X: Emite el corte parcial, lo muestra en la pantalla y permite imprimirlo en la impresora de tickets. F12 Corte Z: Emite un corte total, este solo se puede confirmar si se imprime y una vez hecho esto el total en caja regresa a cero. //ING Permite capturar un ingreso de dinero en caja: Permite abrir una ventana donde es posible capturar un ingreso a caja que no tenga que ver con la venta, por ejemplo: un saldo inicial en caja o un cobro a un cliente al que se le vendió a crédito. //EG Permite capturar una salida de dinero a caja: Llama una ventana donde es posible sacar dinero de la caja por ejemplo para un pago de gasolina o de un retiro de efectivo cuando se llega a cierto monto. //DEV Realiza una devolución de mercancía: Permite habilitar la ventana del punto de venta para realizar una devolución. //FAC Convierte un ticket en factura: Solicita un numero de ticket si el cliente con el que se realizo el ticket es el genérico o no tiene R.F.C. entonces aparecerá la ventana de los datos del cliente al llenarlos creara una factura y la mandara imprimir. //PDEV Realiza el pago de una devolución: Cuando se efectúa una devolución de mercancía no se ha efectuado la devolución del importe pagado en la venta, por lo cual se debe de generar un vale para que el usuario pueda pagar con este otra mercancía. Al ejecutar esta opción se solicita el numero de devolución a pagar lo cual genera el vale correspondiente, este vale puede ser aceptado como cualquier otro pago dentro del punto de venta al indicar el concepto de pago como “DEV” o devolución de venta. SHIFT + F1 Muestra información del producto: Despliega del lado izquierdo de la pantalla el archivo de información asociado al producto. Reimprimir Ticket: Envía a la impresora el ticket indicado. Cancelar Ticket: Marca como cancelado un ticket Pago de comisión a taxistas: Es un ejemplo de cómo se puede modificar la ayuda para agregar opciones nuevas.


El control de existencia El punto de venta lleva control de existencia pero no muestra mensajes de error. A menos que se indique la opción “control de existencia” dentro de las opciones del punto de venta de la estación de trabajo, con esto el sistema no permitirá la venta sin existencia.

Si desea información mas detallada del punto de venta consulte el manual del punto de venta.


La venta tradicional En algunas empresas no es necesario vender con tanta velocidad como es el caso del punto de venta, si no que, por el contrario, es necesario capturar descuentos y plazos de pago. Para estas situaciones el sistema cuenta con otra ventana, que se llama ‘Asistente de ventas’. Esta se puede activar en la ‘barra de tareas’ en la pestaña de ‘Ventas’ ya sea en el icono de ‘Facturas’ o el de ‘Remisiones’. Al mostrarse la primera pantalla del asistente podrá indicar si desea efectivamente realizar una factura o una remisión. Presione la tecla <F5> para avanzar a la siguiente ventana del asistente (si lo desea, en cualquier momento se puede regresar a la anterior con <F4>) para pasar en donde se podrá capturar la clave del cliente, la clave del vendedor -que por defecto es la clave del vendedor asignado al cliente-, el número de la lista de precios del catálogo de artículos que se empleará por defecto en la venta y cinco descuentos en cascada aplicables a cada partida de la venta. Al presionar nuevamente la tecla <F5> podrá capturar el almacén de donde se descontará la mercancía, la moneda y el tipo de cambio que se utilizará para realizar la venta. Presione la tecla <F5> de nuevo y verá la ventana de captura de productos. Aquí podrá capturar los artículos indicando su clave, la cantidad, la lista de precios a utilizar, su precio, el almacén, el descuento y el impuesto de cada partida. Recuerde que cualquiera de los datos anteriores puede ser cambiado directamente en la malla de datos y si desea eliminarlo basta con seleccionar la partida y presionar la tecla <Sup>. Presione nuevamente la tecla <F5> y estará en la pantalla final donde se el pedirá la fecha del documento así como la fecha de vencimiento, la dirección de embarque, el número de pedido del cliente que se está surtiendo y la presentación de la mercancía. Presione nuevamente la tecla <F5> y comenzará el proceso de cerrado de la venta, en donde se afectará al inventario y se generará la cuenta por cobrar. Un poco antes de que comience la impresión de la factura se mostrará un mensaje preguntándole si el folio del documento es el correcto o si lo desea modificar.


Cotizaciones y pedidos

El software MyBusiness POS considera similares a las cotizaciones y a los pedidos

con la diferencia de que las cotizaciones no son tomadas en cuenta para los reportes de artículos por surtir. Cuando una cotización se comienza a surtir se convierte automáticamente en pedido. Para acceder al módulo de pedidos basta con darle un click en la pestaña de ‘Ventas’ de la ‘barra de tareas’ al icono ‘Cotizaciones’ donde se mostrará la ventana del ‘Asistente de Cotizaciones / Pedidos’. Seleccione la opción y presione <F5>. En la siguiente pantalla se le pedirán los datos del cliente, la clave del vendedor, el número de la lista de precios que se utilizara en la cotización, y los descuentos en cascada que serán aplicados. Presione nuevamente <F5> y observará la pantalla que le pide el almacén de donde se tomará la mercancía cuando se surta y la moneda y el tipo de cambio con el que se va a realizar la cotización / pedido. Nuevamente pulse <F5> y podrá capturar los artículos indicando su código, la cantidad, precio de venta propuesto, el almacén de donde se tomará la mercancía por cada partida y el número de la lista de precios a manejar. Por supuesto está que la cotización y el pedido no afectan al inventario. Al oprimir <F5> podrá ahora capturar la fecha de la cotización / pedido, la fecha de entrega, además de la dirección de embarque. Verifique la casilla de imprimir el documento y presione nuevamente <F5> con lo que se registrará el movimiento y obtendrá una impresión del mismo. A diferencia de las ventas que una vez confirmadas ya no es posible modificarlas para los pedidos y cotizaciones, mientras no se comiencen a surtir, se pueden modificar en el ‘Business Manager’ en las carpetas de ‘Pedidos’ y ‘Cotizaciones’.

Surtir una cotización o un pedido Para surtir una cotización o un pedido es necesario ir al ‘Business Manager’, buscar la carpeta de cotizaciones o la de pedidos / pedidos parcialmente surtidos e identificar la operación. Los pedidos antes de ser surtidos deben de ser autorizados por un usuario con derechos presionando el botón derecho del mouse y seleccionando el menú autorizar pedido. Después de este paso se selecciona la operación (puede seleccionar una o varias), se presiona el botón derecho del mouse y se selecciona el menú ‘Surtir pedido’. De inmediato se desplegará una ventana en donde todos los pedidos que se van a surtir de un mismo cliente aparecen agrupados debido a que es posible crear una factura de varios pedidos o varias facturas de un solo pedido. Posteriormente tiene usted que capturar en el espacio ‘Cantidad a surtir’, la cantidad real de mercancía que se le va a entregar al cliente, debido a que se pueden surtir cantidades menores a las solicitadas por el cliente. Una vez realizada la captura se presiona el botón <Aceptar> con lo que automáticamente se crean tantas ventas como clientes diferentes hubiera seleccionado para surtir, a través del ‘Asistente de ventas’. En cada ventana observará que los datos están precargados con los datos del pedido, pero aun así puede usted hacer los cambios que considere necesarios. Confirme la venta e imprima su factura o remisión y observe que el pedido dependiendo del caso pudo quedar como cerrado cuando ya no tiene mas mercancía por surtir o parcialmente surtido cuando algunas de sus partidas quedaran aun pendientes. Si cancelara alguna de la facturas generadas, los pedidos regresan a su estado anterior. También cabe aclarar que un pedido se da por surtido desde el momento en que se crea la venta, se confirme ésta o no, por lo que si se desea deshacer el movimiento tiene que borrar la venta pendiente o cancelar la factura o remisión.


Cerrar un pedido Un pedido del cual ya no se va a surtir mercancía se debe cerrar manualmente. Esto ocurre, por ejemplo, cuando el cliente cancela el pedido y usted ya no desea que continue apareciendo en sus reportes de artículos por surtir. Para cerrarlo, busque la carpeta de pedidos o de pedidos parcialmente surtidos en el ‘Business Manager’, seleccione el pedido, presione el botón derecho del mouse y de un click sobre la opción ‘Cerrar pedido’. Le será solicitado un pequeño comentario de la razón por la cual el pedido ya no se termino de surtir y esto entrara si el concepto así lo indica a las ventas perdidas.


La cobranza La cobranza dentro del sistema es bastante sencilla y flexible. Antes se deben de

entender algunos conceptos: para el software MyBusiness POS los movimientos

de cobranza pueden provenir de una venta, ya sea que se utilice el asistente de ventas o el punto de venta, o directamente puede ser capturada en la carpeta cobranza del ‘Business Manager’, por ejemplo para la captura de los saldos iniciales. Un movimiento de cobranza puede contener cargos y abonos lo que determinan el saldo. Por ejemplo, si usted crea una venta por $10,000.00 se crea un movimiento de cobranza con un solo cargo por los mismos $10,000.00 y después se le pueden aplicar abonos que disminuyan el saldo o mas cargos como en el caso de los intereses.

Alta de un nuevo movimiento de cobranza Para dar de alta un nuevo movimiento de cobranza busque la carpeta ‘Cobranza’ en el ‘Business Manager’. Observe que a su vez esta carpeta se divide en otras dependiendo de las monedas que haya configurado, en donde por defecto sólo existe la de la moneda base del sistema. Ingrese un nuevo registro y le aparecerá una pantalla donde es posible capturar el cliente, el tipo de documento que dio origen a la cobranza, el tipo de documento asociado (por ejemplo una factura y su número de referencia), la moneda del movimiento de cobranza, el tipo de cambio de ser necesario y el importe del documento. Capture también el cobrador asignado, la fecha de la cobranza y su fecha de vencimiento. Presione el botón <Aceptar> y ahora tiene un nuevo movimiento de cobranza. Así es como puede capturar los saldos iniciales de cada cliente.

Aplicar abonos a la cobranza Para liquidar una de las cuentas por cobrar capturadas o las que son generadas por las ventas, diríjase a la ‘barra de tareas’. Una vez ahí busque el icono ‘Cobranza’ en la pestaña ‘Ventas’. Al darle un click se abrirá una ventana que le


pedirá la clave del cliente del cual desea consultar su cobranza, una vez hecho esto presione la tecla <Enter>. Si dejo sin activar la casilla ‘Sólo mostrar movimientos con saldo’ entonces aparecerá todo el histórico del cliente aunque ya no tenga saldo. Localice el movimiento que desea liquidar, presione el botón derecho del mouse y seleccione la opción ‘Nuevo abono’. A continuación observará una ventana que le pedirá el tipo de documento con el que se está liquidando el adeudo y su número (p.e. si le pagan con un cheque local coloque en el dato ‘Documento’ CHL y en ‘Número’ coloque el numero de cheque con el que le están pagando), indique el importe del pago, los conceptos de cobrador y el concepto del ingreso, los cuales están dados de alta conforme a los datos del cliente por lo que si no los tiene que cambiar presione la tecla <F5> y el movimiento será confirmado. Si dejó la casilla de verificación marcada se imprimirá un formato que servirá de comprobante.

Modificar, borrar o consultar un abono Diríjase a la ‘barra de tareas’ en la pestaña ‘Ventas’ y de un click al icono de ‘Cobranza’. Seleccione al cliente y presione <Enter>. Cuando vea la lista de movimientos de cobranza seleccione uno de ellos, presione el botón derecho del mouse y de un click sobre el menú ‘Modificar’ y con esto podrá ver la ventana del movimiento de cobranza en donde podrá, en la pestaña ‘Cargos / Abonos’, eliminar, modificar o agregar un abono seleccionando uno de la lista. Para los cargos es la misma situación.

Devoluciones


Para el software las devoluciones y las notas de crédito son equivalentes. Las devoluciones se pueden hacer por mercancía o por conceptos como el descuento por pronto pago. También es posible devolver mercancía o hacer descuentos con referencia o no a una venta. Para poder realizar una devolución es necesario que en la ‘barra de tareas’ en la pestaña ‘Ventas’ de un click sobre el icono ‘Devoluciones de venta’. Entonces podrá ver la ventana del ‘Asistente de Devoluciones’. En este momento podrá indicar si quiere devolver de una factura o de una remisión. Si se trata de una remisión tendrá que indicar el nombre de la estación que generó la remisión y en el dato siguiente el numero de la remisión (no olvide que el consecutivo de remisiones es por estación de trabajo o caja). Si desea devolver de una factura sólo tiene que indicar el numero de la misma. Presione la tecla <F5> y podrá seleccionar al cliente (note que estos datos ya están llenos si es que eligió devolver de una remisión o de una factura). Presione nuevamente <F5> y ahora notara que también el almacén y la moneda del documento ya están llenos. Nuevamente oprima <F5> y de un click sobre la leyenda ‘Recuperar partidas de venta’ con lo que traerá los productos junto con sus precios o descuentos que se hubieran aplicado en la venta origen. Borre las partidas que no se van a devolver o cambie las cantidades en la malla de datos, de acuerdo a la devolución, presione <F5>, indique la fecha del movimiento de devolución, nuevamente <F5> y con esto la devolución afectará al inventario y generará un movimiento de abono a la cuenta por cobrar de la factura o remisión seleccionada.

Descuentos sin devolver mercancía


En muchos casos es necesario realizar notas de crédito por descuentos, como el descuento por pronto pago. Para realizar este tipo de operación es necesario que siga los pasos del párrafo anterior hasta el punto en donde recupera las partidas de la venta. Observe que abajo de la malla de datos de los productos se indica si éstos van a afectar al inventario. Por omisión la partida indica que sí se afecta. Para cambiar este estado presione un doble click sobre el renglón correspondiente. Ahora el proceso es calcular el importe para que coincida, por ejemplo, con un 5% de descuento alterando el precio del artículo. La finalidad de esto es llevar un control estricto de la utilidad de cada uno de los artículos, ya que si simplemente se realiza la nota de crédito por un concepto genérico es imposible determinar el descuento por artículo, lo que arrojaría resultados erróneos en el importe de la venta y la utilidad por artículo.


Compras El proceso de captura de una compra es análogo al proceso de ventas, con las diferencias lógicas de afectación al inventario y que crea cuentas por pagar en un control semejante al de las cuentas por cobrar.

Tipos de proveedores Los tipos de proveedores es una clasificación o agrupamiento de sus proveedores. Para ingresar su captura abra el ‘Business Manager’ y busque la carpeta ‘Tipos de proveedores’ en la carpeta ‘Proveedores’ e ingrese los que considere necesarios.

Proveedores Para capturar sus proveedores busque en la ‘barra de tareas’, pestaña ‘Compras’, click sobre icono de ‘Proveedores’. Al aparecer la ventana de proveedores notará que el sistema de forma automática genera un clave numérica consecutiva. Aunque la que puede utilizar, recomendamos preferentemente que escriba una clave que le recuerde el nombre del proveedor. Por ejemplo, si su proveedor es Laboratorios La Central, S. A. de C. V. una clave cómoda de aprender sería “CENTRAL”. Al presionar <Enter> o la tecla de tabulador sobre este dato se posicionará a continuación en el dato ‘Nombre o razón social’ en donde se debe de indicar la razón social completa del cliente sin abreviaciones hasta donde sea posible, ya que sólo dispone de 100 caracteres. Capture los datos generales del proveedor y de un click sobre la pestaña ‘Crédito descuento e Internet’. Aquí podrá capturar el nombre del contacto, los días de crédito y el límite de crédito del proveedor, cinco descuentos en cascada y la dirección de correo electrónico de este proveedor. Al final presione el botón ‘Guardar’, lo que salvará los datos y colocará el cursor en el dato de ‘Clave del proveedor’ con lo que podrá modificar o dar de alta otro proveedor. Para dar de baja un registro tiene que hacerlo desde el ‘Business Manager’ en la carpeta ‘Proveedores’.

Compras directas


Para acceder al módulo de compras en la ‘barra de tareas’, pestaña ‘Compras’, de un click en el icono ‘Compras’. Le aparecerá el ‘Asistente de Compras’. En la primera vista no tiene nada que hacer con excepción de leer unas indicaciones. Presione <F5>. Se le pide la clave del proveedor y el número de factura del documento que ampara la compra (aunque si no se posee la factura se debe de capturar el número de remisión). Es importante notar que no se puede capturar el mismo número de factura o de remisión para el mismo proveedor mas de una vez. El porcentaje de descuento a aplicar a cada partida de la compra es el cálculo del descuento real aplicado si es que capturaron los cinco descuentos en cascada del proveedor. Presione <F5>, capture el almacén en donde será entregada la mercancía, indique la moneda y el tipo de cambio, presione <F5> y capture las partidas de la compra indicando los códigos de los artículos así como las cantidades y costo. Una vez capturados sus artículos verifique que el total de la compra coincida con el total marcado en el asistente de compras; si no es así entonces significa que existe un error en la captura y debe de corregirlo. En caso normal, presione <F5> y ahora podrá capturar la fecha del documento y su vencimiento. Marque el dato ‘Imprimir el movimiento’ y presione un último <F5> para confirmar la venta, afectando el inventario y las cuentas por pagar.


Ordenes de compra

El software MyBusiness POS opera las requisiciones y las ordenes de compra

similarmente, sólo que las requisiciones no son tomadas en cuenta para los reportes de artículos por recibir. Además, cuando la requisición se comienza a recibir se convierte automáticamente en orden de compra. Para acceder al módulo de ordenes de compra basta con darle un clic, en la pestaña de ‘Compras’ de la ‘barra de tareas’, al icono ‘Ordenes de compra’ donde se mostrará la ventana del ‘Asistente de Requisiciones / Ordenes de Compra’. Seleccione la operación que desea realizar. Presione la tecla <F5>, se le pedirán los datos del proveedor y el descuento que será aplicado. Presione nuevamente <F5> y se le pedirá que indique el almacén a donde nos entregarán la mercancía. Una vez que comience a ser recibido, indique también la moneda y el tipo de cambio con el que se va a realizar la requisición o la orden de compra. Nuevamente <F5> y podrá capturar los artículos indicando su código, la cantidad, el costo propuesto, el almacén donde se entregará la mercancía. Obviamente tanto la requisición como la orden de compra no afectan al inventario. Presione <F5> para registrar los gastos que se generan por causa de esta orden de compra (como son gastos de importación u otros). Dispone de hasta 10 gastos adicionales por cada orden de compra. Indique la clave del proveedor (por ejemplo el agente aduanero), el importe en moneda base y el documento origen que puede ser una factura. Si presiona el botón que aparece en el renglón capturado se generaría una cuenta por pagar para este proveedor. Presione <F5> y podrá capturar la fecha de la requisición o la orden de compra, así como la fecha de entrega. Verifique la casilla ‘Imprimir el documento’ y presione nuevamente <F5> con lo cual se registrará el movimiento y obtendrá una impresión del mismo. A diferencia de las compras que una vez confirmadas ya no es posible modificarlas, para las ordenes de compra y requisiciones mientras no se comiencen a recibir se pueden modificar en el ‘Business Manager’ en la carpeta ‘Ordenes de compra’.


Surtir una requisición o una orden de compra Para surtir una requisición o una orden de compra es necesario ir al ‘Business Manager’, buscar la carpeta de ‘Ordenes de Compra’ o la de ‘Ordenes de compra parcialmente recibidas’, identificar la(s) orden(es) del proveedor, seleccionar las ordenes de compra que desee recibir, presionar el botón derecho del mouse y seleccionar la opción ‘Recibir orden’. Le será mostrada una ventana en donde los artículos serán organizados por proveedor debido a que es posible crear una compra de varias ordenes de compra o varias compras de una sola orden de compra. En esta ventana sólo tiene que capturar en el espacio ‘Cantidad a recibir’ la cantidad real de mercancía que se le va a recibir al proveedor, ya que se pueden recibir cantidades menores a las solicitadas. Una vez realizada la captura se presiona el botón ‘Aceptar’. A continuación aparecerán tantas ventanas del ‘Asistente de Compras’ como proveedores diferentes hubiera seleccionado para recibir. En cada ventana podrá observar que los datos están precargados con los datos de la orden de compra, pero aun puede hacer los cambios que considere necesarios. Confirme la compra y observe que la orden de compra dependiendo del caso pudo quedar como cerrada cuando ya no tiene mas mercancía por recibir o parcialmente surtida cuando algunas de sus partidas estén aun pendientes. Si cancela la compra o compras generadas las órdenes de compra regresan a su estado anterior, también cabe aclarar que una orden de compra se da por recibida desde el momento en que se crea la compra se confirme ésta o no, por lo que si desea deshacer el movimiento tiene que borrar la compra pendiente o cancelar la compra.

Cerrar una orden de compra Al igual que con los pedidos, cuando por alguna razón de una orden de compra ya no se desea recibir mercancía y ya no quiere que aparezca en sus reportes de artículos por recibir, puede cerrarla, aunque la orden de compra no esté completamente recibida, para lo cual debe de ir al ‘Business Manager’, buscar la carpeta de ‘Ordenes de Compra’ o de ‘Ordenes de compra parcialmente recibidas’, seleccionar la orden a cerrar y con el botón derecho del mouse ejecutar la opción ‘Cerrar orden de compra’.


Devoluciones de compra A diferencia de las devoluciones de venta, las devoluciones de compra son menos estrictas ya que permiten devolver mercancía, aun si ésta no se encuentra contenida dentro de la compra indicada. El proceso es igual al de la compra. Para acceder a este módulo en la ‘barra de tareas’ seleccione la pestaña ‘Compras’ y de un click en el icono ‘Devoluciones de Compra’. En la primera pantalla indique el número de compra del cual desea hacer la devolución y presione <F5>. Si anotó un número de compra en la pantalla anterior y la siguiente visualizará los datos de la compra. Presione dos veces <F5>. En la pantalla de partidas, a diferencia de las ventas, no es posible recuperar la partidas origen de las compras y tendrán que ser tecleadas directamente. Si desea saber cuáles son éstas presione un doble click y aparecerá una ventana mostrando una malla de datos en donde podrá seleccionar el producto a devolver. Indique la cantidad y el costo a devolver; una vez indicados todos los productos requeridos, presione <F5>, indique la fecha, marque la opción de impresión y finalice la devolución con <F5>.

Cuentas por pagar El módulo de cuentas por pagar permite llevar un control de los saldos que tenemos con los proveedores. Para acceder a este módulo busque la ‘barra de tareas’, después la pestaña ‘Compras’ y de un click sobre el icono ‘Cuentas por pagar’. Indique la clave del proveedor del cual desea consultar su estado de cuenta y presione <Enter>. Aquí puede dar de alta, modificar, eliminar o simplemente consultar alguno de los movimientos de cuenta por pagar ya sean generados por una compra o capturado por usted mismo, además de que puede aplicar abonos a los movimientos de cuentas por pagar seleccionados en la malla de datos. Para poder realizar estas operaciones seleccione un renglón en la malla de datos, presione el botón derecho del mouse y seleccione la opción correspondiente.


Saldo inicial de proveedores

Para capturar el saldo inicial siga los pasos indicados en el párrafo cuentas por pagar y seleccione la opción ‘Nuevo’ del menú del botón derecho. Indique la clave del proveedor y en ‘Tipo de documento’ teclee el concepto, por ejemplo COM que es la clave de compras y su número. Indique la moneda y el tipo de cambio de este movimiento, el importe, la fecha del documento y la fecha de vencimiento. Presione ‘Aceptar’ con lo que el movimiento será guardado y de forma automática será creado un cargo para este movimiento por el importe indicado.

Abonos a las cuentas por pagar

Aunque contablemente se debe de pronunciar de manera inversa o sea que los cargos reducen el saldo con el proveedor y los abonos lo aumentan, en el sistema nos referiremos a éstos de modo igual que en el módulo de cobranza, en donde los cargos aumentan al saldo y los abonos los disminuyen, ya que la experiencia nos dice que de la primera forma se puede confundir al usuario provocando errores operativos. Para aplicar un abono a una cuenta por pagar siga los pasos del párrafo cuentas por cobrar. En la pantalla de abonos indique el proveedor aunque el sistema ya coloca la clave del proveedor de la cuenta por pagar, indique el documento con el que se está pagando el saldo, por ejemplo “CHL” que indica un cheque local. Capture su número y el importe de pago en donde normalmente el sistema coloca el saldo del documento. Si el pago es menor al saldo indíquelo. Finalmente, presione ‘Aceptar’ y el pago estará aplicado.

Operaciones de control de efectivo

Hasta este momento se han visto las operaciones básicas del software MyBusiness POS pero además de éstas existen una gran cantidad de opciones adicionales que

pueden ayudarlo en el control de las operaciones, entre ellas se encuentran los cortes parciales y totales de caja (que nosotros llamamos corte X y Z como una añoranza a aquellas viejas cajas registradoras), el control de los gastos y el de presupuestos, así como de fondos especiales como el de la caja chica.

Los cortes X y Z El software genera dos tipos de corte uno parcial llamado X y uno total llamado Z. Ambos muestran un resumen de las operaciones diarias, como es el pago a proveedores, ventas, crédito, devoluciones y el saldo que debe de quedar en caja. La diferencia es que en el corte X su folio se inicia en uno siempre que se saca un corte Z y donde el folio de los cortes totales nunca regresa a uno. Por eso se dice que puede haber 10 cortes X para un corte Z pero sólo un corte Z por día. Estos cortes se pueden imprimir presionando la tecla F11(X), F12(Z) en el ‘Punto de venta’ o en el ‘Asistente de Ventas’.

El control de gastos Si usted va a la carpeta de egresos en el ‘Business Manager’, observará que puede dar de alta un gasto por medio de la ventana que vio en cuentas por pagar. Lo que tiene que hacer es simplemente dejar el dato ‘Proveedor’ en blanco, capturando el importe y el documento con el que va a realizar su gasto. En el dato ‘Concepto de pago’ utilice alguno de los que tiene en la lista, pero puede dar de alta también los que sean necesarios en las carpeta ‘Configuración’ – ‘Conceptos de egresos’.


El control de presupuestos

Cuando se asigna una cierta cantidad de dinero a un rubro determinado le llamamos presupuesto y una variante de esto es la caja chica. Para controlarlo sólo tiene que dar de alta un concepto de egreso con la opción de presupuesto activada. Cuando realice un gasto a un concepto de egreso considerado como presupuesto, se realiza un reembolso a este concepto. Ya habrá notado que para cada concepto que creó que fuera del tipo presupuesto se creó una carpeta en el ‘Business Manager’ con el nombre del concepto. Si da un click observará los movimientos de gasto como reembolsos creados desde el gasto del que se habló hace un momento. Ahora bien, si desea disminuir el saldo de este movimiento, ingrese un movimiento en esta carpeta. Observará una ventana donde podrá capturar una salida de dinero de forma semejante a como lo hace con los vales azules de caja chica. Se tienen que indicar la clave del usuario que esta aceptando el vale (éste de ser alguno de los que están dados de alta en el catálogo de usuarios del sistema), el importe del vale y por último el concepto del gasto. Si los que trae el sistema no le son suficientes se pueden ingresar mas en el catálogo de conceptos de gastos de la carpeta de ‘Configuracion’.

El control de la caja chica

Como habrá notado en el párrafo de el control de presupuestos el software

MyBusiness POS es capaz controlar los fondos revolventes. Para poder realizar

este proceso basta con crear un pago como se explicó en el control de gastos, en donde se pueden capturar el reembolso de la caja y después repartir ese dinero en pagos mas pequeños como se explicó en el control de presupuestos. Existen una buena cantidad de reportes que permiten controlar los gastos por usuario o para realizar arqueos. Le sugerimos revisarlos.


Los periodos de trabajo Habrá notado que al entrar al sistema se le solicita el periodo de trabajo o sea el mes y el año sobre el que se desea trabajar. El sistema sugiere el mes y el año actuales según la fecha de la máquina. Esto es importante ya que todas las operaciones del sistema utilizan el periodo de trabajo como referencia y no la fecha de la máquina como pudiera suponerse. La razón de esto es evitar que algunos usuarios pudieran capturar movimientos fuera del periodo establecido, con la finalidad de que los datos ya reportados de meses anteriores no varíen por capturar de movimientos fuera de fecha. Si desea evitar esto puede decidir qué usuarios tienen permiso de trabar fuera de un periodo de trabajo determinado.

Cambiar el periodo de trabajo y el periodo activo Existen dos conceptos que para un usuario que comienza a usar el programa resulta confuso uno es el del periodo de trabajo y otro es el periodo activo, el periodo de trabajo indica un mes y un año sobre el que estamos trabajando en el software en este momento y el periodo activo que indica a cual periodo de trabajo tienen que entrar forzosamente todos los usuarios. Cada vez que un usuario con derechos entra al sistema y crea un periodo nuevo por ejemplo al principio de cada mes lo establece como periodo activo para el resto de los usuarios, pero si no desea que así puede Abrir el ‘Business Manager’ e ir a la carpeta periodos de trabajo seleccione el periodo deseado y si lo que desea es simplemente cambiar el periodo de trabajo presione el botón derecho del mouse y seleccione el menú establecer como periodo de trabajo, o si desea establecer el periodo activo o sea el que deben de utilizar el resto de los usuarios realice los mismos pasos y seleccione el menú establecer como periodo activo. Aquí también es posible dar de alta nuevos periodos o borrar alguno creado con anterioridad.


La operación administrativa Hasta este momento hemos visto la parte operativa del sistema, esto es, las partes necesarias para llevar un buen control del sistema, pero hemos dejado para este momento la parte administrativa del propio software como es el control de usuarios, la configuración de las estaciones de trabajo y la modificación de formatos impresos.

Los usuarios Para dar de alta los usuarios del software tenemos que ir a la carpeta ‘Usuarios’ en ‘Configuración‘ dentro del ‘Business Manager’. Ahí podrá ver por lo menos uno que es SUP o súper usuario, el cual se crea cada vez que se instala el sistema. Ingrese un usuario nuevo. En la ventana que se le muestra le serán solicitados los siguientes datos: la clave del usuario, su nombre, una clave de acceso o password, su puesto y la posibilidad de ingresar la ruta de un archivo con la foto del usuario. Capture los datos que considere necesarios.

Alta para los usuarios

El software MyBusiness POS es sumamente estricto en cuestión del manejo de

usuarios. El password en esta ventana esta encriptado, así que aunque se pueda tener acceso a la base de datos (que de por sí ya tiene su propio password) debe de tener cuidado de no olvidar sus claves ya que de lo contrario resultaría casi imposible recuperarlas.

Permisos para los usuarios Los permisos en el ‘Business Manager’ son en varios niveles. El nivel general se establece en el mismo momento en que se da de alta al usuario. Abra el usuario “SUP” o supervisor. Notará que existe una casilla de verificación con la leyenda Supervisor. Si está activada este usuario tendrá los derechos de configuración, lo cual le permite alterar los parámetros más delicados del sistema.


Permisos para reportes y procedimientos

El software MyBusiness POS permite definir a qué reportes, gráficos y

procedimientos de usuario podrá tener acceso desde el menú reportes de la ‘barra de tareas’. Recién instalado el sistema, el usuario SUP ya tiene derecho a todos los reportes, pero si entra al sistema con algún otro usuario notará que no tiene acceso a ningún reporte. Es posible hacer las asignaciones de dos maneras: 1) Abriendo la ventana del usuario como si se quisiese modificar alguno de sus datos, dar un click sobre la pestaña “Reportes y procedimientos” , después abra una ventana del ‘Business Manager’ y busque la carpeta ‘Reportes’ o ‘Gráficos’, seleccione un elemento y arrástrelo con el mouse a la zona de la malla de datos del usuario, suéltelo y con esto habrá asignado el reporte y 2) Un proceso alternativo es seleccionar al usuario al que se le van a asignar sus reportes, presionar el botón derecho del mouse y seleccionar el menú ‘Asignar todos los reportes’, con lo cual se dará derecho a este usuario sobre todos los reportes y gráficos que hasta este momento se encuentren en el sistema.

Quitar el derecho de un reporte previamente asignado Si por alguna razón desea quitarle el acceso a un usuario de un reporte que previamente fue asignado, abra la ventana del usuario como si quisiera modificar alguno de sus datos, de un click sobre la pestaña “Reportes y procedimientos”, seleccione el reporte que desea quitar de la malla de datos y presione la tecla <Supr>.

Derechos generales Dentro de la misma ventana del usuario existe una pestaña con la leyenda “Derechos generales”, en donde se pueden asignar los siguientes derechos: “Manejo de periodos contables”, que permite al usuario crear periodos de trabajo; “Autorizar pedidos” que, como se vio en la sección pedidos, es un proceso necesario para antes de surtir un pedido; “Captura con fecha fuera del periodo de trabajo”, permite al usuario capturar movimientos del sistema con fechas fuera del periodo de trabajo.

Derechos del ‘Business Manager’ Es posible definir cuáles son las carpetas del ‘Business Manager’ a las que el usuario puede acceder además de las opciones que podrá activar en cada carpeta. Por ejemplo, podemos decir que un usuario puede únicamente acceder a la carpeta ‘Artículos’, pero que únicamente puede dar de alta artículos y modificarlos pero no borrarlos. Para conseguir esto necesita seleccionar al usuario, presionar el botón derecho del mouse y seleccionar el menú ‘Derechos del Business Manager’. En unos instantes aparecerá una ventana donde aparecen todas las carpetas del ‘Business Manager’ con un icono en forma de llave que indica cuáles carpetas están activadas o no. Seleccione cualquier carpeta y presione el botón derecho del mouse y escoja la opción ‘Desactivar’ o ‘Activar’, según sea el caso. Con esto inhabilitara o habilitará para este usuario la carpeta completa, lo que la hará invisible para este usuario. También notará que los diferentes menús disponibles en esa carpeta aparecen del lado derecho, también pueden ser activados o desactivado usando los mismo pasos para activar o desactivar la carpeta. Los cambios en los derechos se harán notorios hasta que el usuario inicie una nueva sesión del sistema.


Derechos en la barra de tareas Si presiona el botón derecho del mouse encima de un usuario en el ‘Business Manager’ puede seleccionar la opción ‘Derechos de la barra de tareas’. Visualizará una ventana que muestra una copia de la ‘barra de tareas’. Presione alguno de los iconos y se mostrara un menú en donde podrá seleccionar si desea activar o desactivar la opción para este usuario. La próxima vez que el usuario entre notará que los accesos directos inactivos se mostrarán con la figura de un sobre de seguridad y que no es posible ejecutarlos.


Derechos de ventas Usted puede definir algunos derechos especiales que tienen que ver con el procesos de la venta, los cuales son: ‘Cambiar precio de venta’: si desactiva esta opción no le será posible al usuario cambiar los precios en el ‘Asistente de Ventas’, ni el ‘Punto de Venta’. Si algún usuario sin derecho de cambiar el precio intenta hacerlo en el punto de venta, le será solicitada una autorización de un usuario con este derecho. ‘Cambiar almacén’: permite que en el ‘Punto de Venta’ se pueda indicar el almacén del cual será descontada la existencia, ‘Alta baja del vendedor’: permite que en el ‘Punto de Venta’ se pueda dar de alta, baja o modificar un vendedor o agente de ventas. ‘Cambiar descuento’: esta opción habilita el dato descuento(s) del ‘Asistente de Ventas’ para su captura. ‘Vender sin existencia’: aplica al ‘Asistente de Ventas’ y permite al usuario vender aun si la cantidad capturada supera a la existencia, si esta opción está activada recibirá un mensaje de advertencia, pero se le permitirá continuar. ‘Alta baja de clientes’: permite desde el ‘Punto de Venta’ o en el ‘Asistente de Ventas’ dar de alta, modificar o borrar clientes del catálogo. ‘Alta de vendedor’: permite en el ‘Asistente de Ventas’ dar de alta, modificar, o borrar a los vendedores o agentes. ‘Alta de almacén’: permite dar de alta o modificar un almacén en el ‘Asistente de Ventas’. ‘Alta de moneda’: permite dar de alta o modificar una moneda del sistema en el ‘Asistente de Ventas’. ‘Alta baja de artículo’: permite dar de alta, modificar o borrar un artículo en el ‘Punto de Venta’ o el ‘Asistente de Ventas’. ‘Cancelar venta’: permite eliminar una venta desde el ‘Asistente de Ventas’ o cancelarla si ésta ya fue confirmada. ‘Devolver mercancía’: esta opción permite recuperar una venta de otra cancelada en el ‘Asistente de Ventas’. ‘Corte X y Corte Z’: permite obtener los cortes de flujo de caja desde el


‘Punto de Venta’ o en el ‘Asistente de Ventas’. ‘Devolver en el punto de venta’ permite devolver directamente sobre la pantalla del ‘Punto de Venta’. El último derecho “Cambio de precios en búsqueda de artículos”, permite cambiar el precio del articulo directamente desde la pantalla de búsqueda de artículos, al presionar <ENTER> en la columna Artículo de la misma vista.


La estación de trabajo Habrá notado que al entrar al sistema inmediatamente después de pedirle su nombre de usuario y password existe un dato llamado ‘Estación de trabajo’. Este dato es importante ya que con ese nombre de estación se definen algunos parámetros adicionales, por ejemplo la definición de la impresora que va a imprimir las facturas, o cuál es la moneda por defecto que se utilizará en todo el sistema, de suerte tal que se puede destinar una estación a facturar en dólares o a que tome su mercancía siempre del almacén 2, etc. Para configurar la ‘Estación de trabajo’ o para dar de alta mas estaciones es necesario buscar la carpeta ‘Estaciones’ que se encuentra a su vez en la carpeta ‘Configuración’ en el ‘Business Manager’. De un doble click sobre cualquier estación en el catálogo. Al instalarse existe la llamada “ESTACION01”. Los datos que puede observar son: el ‘Almacén por defecto’, la ‘Moneda por defecto’ y el ‘Tipo de venta por omisión’. En caso de no indicar el tipo de venta se utilizará la indicada aquí. El ‘Puerto de marcado’ es una opción solo útil en instalaciones donde sea necesario indicar manualmente en qué puerto escucha el módem (en la mayor parte de los casos esta opción ya no es útil). En el dato ‘Dígito del conmutador’ debe de indicar el número con el que da línea externa el conmutador. ‘Partidas por factura’ es utilizado por el ‘Punto de Venta’ para cuando un ticket es convertido en factura, ya que si el ticket es demasiado extenso entonces se crean varias facturas con el máximo de partidas indicados aquí.


Luego de esto se encuentran una serie de casillas de verificación, las cuales son: ‘Activar el lector de código de barras en ventas’: habilita la captura rápida de productos en el ‘Asistente de Ventas’, especial para trabajar con lector de código de arras. Las opciones ‘Pago en remisiones y facturas’ permiten visualizar una ventana de pago sólo en el ‘Asistente de Ventas’. ‘Venta rápida’ hace que el ‘Asistente de Ventas’ sólo pida los artículos y no pase por el resto de las pantallas lo cual es útil, por ejemplo, en una venta de mostrador en donde se requiere un poco mas de versatilidad que el ‘Punto de Venta’. ‘Compra rápida’ es equivalente al punto anterior pero aplica al ‘Asistente de Compras’. ‘Dividir cobranza en enganche y pagos en ventas’ permite que al terminar la venta se puedan dividir el monto de la venta en una serie de pagos periódicos ya sea semanales, quincenales o mensuales, esto solo esta activo en el asistente de ventas, es útil para aquellas empresas que vendan productos a plazos. El proceso de ‘Captura de múltiples vencimientos en compras’ abre una ventana al finalizar la compra que permite capturar mas de un vencimiento. Esto permite dividir el pago al proveedor hasta en seis pagos cada uno con su respectiva fecha de vencimiento. ‘Afectar al inventario en línea’ Esta opción hace que los procesos de venta afecten al inventario de forma automática, esta es la opción por defecto, pero esto consume algo de tiempo que aunque insignificante puede ser molesto en situaciones donse se requiera gran velocidad en la operación, como seria el caso de un centro comercial, para esto se puede desactivar esta casilla y activar la siguiente, ‘Activar monitor del sistema’ esta opción afecta al inventario una vez cada 30 segundos, lo que provoca mayor rapidez en el punto de venta, esta opción no se debe de usar si maneja artículos con serie. ‘Incluir apartados por venta en disponibilidad’ Esta opción hace un recuento de las ventas que estén pendientes en este momento de un articulo y lo disminuye de la existencia, con lo cual se asegura de no poder vender un producto que ya ha sido apartado por otro cliente en otro punto de venta. ‘Incluir pedidos de clientes en disponibilidad’ Al igual que la anterior disminuye el disponible tomando en cuenta los productos que se encuentran pendientes por surtir. ‘Requiere autorización de pedidos’ Al activar esta opción será necesario que un usuario con derecho de autorizar pedidos lo haga al momento de querer surtir un pedido. ‘Requiere sincronización de procedimientos’ Con esta opción se indica que esta estación de trabajo, correrá los Scripts del sistema desde su disco y no desde el servidor, aumentando el desempeño en la conexión, esta opción es importante, para los usuarios que usen Internet. ‘Conectar con sucursales a la entrada del sistema’ Esta opción le dice al sistema que busque todas las sucursales que están en Internet al entrada del sistema para poder conectarse a sus bases de datos y sacar reportes de esa sucursal además de otros procesos, si por alguna razón una sucursal no se conecto


en Internet al principio puede usar la opción de la barra de tareas en utilerías ‘Reconectar con sucursales’. ‘Busqueda de artículos con gráficos’ permite ver la imagen de los productos cuando se activa la ventana de búsqueda de productos. En la pestaña Impresoras se define cuales impresoras instaladas se usará para imprimir algún documento y cuántos tantos se imprimirán, esto es posible definirlo para remisiones, notas de crédito y facturas.

Dentro de la pestaña telefonía del punto de venta, indicamos el digito que usa el conmutador para dar línea externa, esto es importante si se usa la opción de marcado automático del módulo de telemercadeo. Se debe de indicar el protocolo que usa el MODEM para el identificador de llamadas y el puerto donde esta conectado, el puerto lo puede ver desde el panel de control MODEMS, y el protocolo puede probar cada uno, si el led del modulo de telemercadeo se pone en verde es que selecciono el correcto, pero cabe aclarar que en pruebas hechas en la ciudad de México, solo el protocolo CID=1 funciona de forma correcta.



Opciones especiales del punto de venta

‘Cobrar en punto de venta’ permite que antes de finalizar la venta en el ‘Punto de Venta’ le sea solicitado el pago al cliente, de otro modo solo vera un mensaje solicitando cerrar la venta, esto permite tener una serie de estaciones para venta y una que únicamente cobre ya que puede recuperar las ventas de las otras estaciones con la Tecla F8 desde el punto de venta. ‘Suma de unidades en punto de venta’ Muestra un campo que al igual que el total de la venta muestra el total en unidades vendidas útil en negocios donde se venda el mismo tipo de mercancía. ‘Recuperar ventas por estación’ Esta opción inhabilita a la estación de trabajo para poder traer ventas en el punto de venta que no hubiesen sido hechas por la misma estación. ‘Controlar existencia en punto de venta’ Con esta opción no se le permite vender al usuario si no se dispone de existencia ‘Captura de intereses en punto de venta’ Permite capturar un interés al momento de cobrar la venta en forma de porcentaje cuando se vende a crédito desde el punto de venta.


‘Incrementos rápidos en facturas y punto de venta’ Permite que cuando se presione la tecla “+” aumente en uno la cantidad del ultimo producto capturado o al presionar “-“ disminuya en uno. ‘Activar redondeo en punto de venta’ Permite que únicamente al total de la venta le sea aplicado un redondeo de acuerdo a las posiciones decimales indicadas en el campo siguiente, con esto por ejemplo se puede evitar el tener que dar cambio en monedas de cincuenta centavos. ‘Precios de venta por cantidad vendida’ activa una opción para el ‘Punto de Venta’ en donde la lista de precios que se utilizará depende del dato ‘Cantidad’ del catálogo de productos (por ejemplo, si en su lista de precios definió un artículo con un precio de 10 como lista base y de 8 si se llegan a comprar 20, la reducción en precio lo hace de forma automática el ‘Punto de Venta). ‘Ventana de selección de precios en punto de venta’ Con esta opción activa en el punto de venta se mostrara una ventana con los diferentes precios que tiene el producto para que el usuario seleccione alguno. ‘Mostrar imagen del producto’ Esta opción muestra la imagen cargada en el catálogo de productos dentro del punto de venta. ‘Mostrar información del producto’ Al igual que en la casilla anterior con esta opción es posible mostrar el archivo adjunto del catálogo de productos en el campo información, esta opción es muy interesante ya que permite poder mostrar cualquier tipo de archivo dentro del punto de venta, como puede ser imágenes, video, documentos PDF, Word, Excel etc, páginas web, presentaciones de Power Point, y prácticamente cualquier cosa que pueda abrir Windows, por ejemplo se pueden mostrar documentos técnicos o promociones en forma gráfica de los productos que se estan vendiendo. ‘Presentar información del producto solo por solicitud del usuario’ Esta opción evita que se muestre el archivo adjunto como información al producto inmediatamente después de aceptar el producto, si no que espera hasta que el usuario presione las teclas <SHIT> + <F1>. ‘Activar punto de venta al entrar al sistema’ Con esta opción activada al iniciar el sistema se activa de forma automática el punto de venta. ‘Forzar solicitud de clave de cliente en punto de venta’ Con esta opción es necesario indicar la clave de un cliente existente en el catálogo para poder iniciar el proceso de venta. ‘Forzar solicitud de clave de vendedor’ Obliga a que se capture el dato del vendedor en el punto de venta antes de cualquier operación. ‘El precio de venta del cliente tiene preferencia sobre el volumen de venta’ Esta opción es útil cuando se quiere dar a algún cliente el precio pactado sin importar el volumen comprado, por ejemplo si el precio pactado con el cliente es de $100 pero por volumen su precio debería de ser de $110, el sistema toma de forma forzosa el precio de $100.


‘El precio de la presentación tiene preferencia sobre el volumen de venta’ Esto quiere decir que si se ha capturado un precio de venta para cada presentación este tendrá preferencia sobre el volumen vendido o indicado en los precios de venta del producto. ‘Manejo de cobranza en el punto de venta’ Si esta opción esta activa se podrá dejar a crédito las ventas desde el punto de venta. ‘Crear duplicados de operaciones de venta’ Con esto cada vez que se realice una venta se guardará un respaldo en tablas secundarias de la base de datos de cada venta realizada, las tablas se pueden utilizar para recuperar perdidas o daños en las tablas maestras al momento de obtener un corte X e indicar que si se desea verificar las tablas de las bases de datos. ‘Una sola venta pendiente por cliente’ Con esta opción cada vez que cambiemos de cliente en el punto de venta, se mostrará la última venta pendiente que tenía. ‘Captura del dato comodín’ El dato comodín es un campo de texto que puede ser usado para diferentes cosas, si esta opción está marcada aparecerá exactamente arriba del total de la venta. ‘Leyenda del dato comodín’ Es el texto descriptivo del dato comodín. ‘Captura del dato comodín obligatorio’ Con esto es imposible comenzar a capturar productos hasta que no se coloque algo dentro del campo comodín. ‘Acepta pagos parciales en punto de venta’ Permite aceptar pagos aunque la venta no este completa, este tipo de ventas se quedan pendientes pero se les puede ir abonando y al final indicar en la pantalla de cobro del punto de venta que la cuenta esta cerrada. ‘Incrementa la cuenta de los servicios por minuto’ Si se marca esta opción aquellos productos que sean servicios y que se encuentren dentro de la venta se incrementaran duplicando su precio cada ves que pase el tiempo indicado en el campo ‘numero de minutos para el incremento’, esto es útil para aquellos lugares donde se cobre por hora o por día. ‘Incluir columna de descuento’ Esto hace que sea visible la columna descuento en la pantalla de punto de venta y si el usuario tiene permiso poder editarla para indicar descuentos partida a partida. ‘Incluir columna de presentación’ Muestra la columna presentación en la pantalla de punto de venta.


Dispositivos y hardware de punto de venta Dentro de la estación de trabajo también es posible indicar los dispositivos o hardware conectado con el sistema.

El primer dispositivo que se puede configurar es la impresora de tickets. Cabe aclarar que MyBusiness POS no requiere del driver de la impresora para poder usarla ya que se envía la señal directamente al puerto. Basta con conectarla e indicar en qué puerto está conectada, si tiene cajón de dinero conectado y si la impresora tiene corte o no. Esta configuración es valida sin importar si se trata de impresoras térmicas, de inyección de tinta o de matriz de puntos. Si se trata de una impresora serial, le recomendamos desinstalar el driver de la impresora (recuerde MyBusiness POS no lo necesita) ya que tanto el driver como MyBusiness POS intentaran tomar el control del puerto por lo que alguno de los dos indicara un error de puerto ocupado.


El lector de código de barras solo se configura si se trata de un lector serial, para los lectores a teclado no es necesario, en donde dice modelo de lector le recomendamos el modelo genérico ya que este trabaja bien con el 90% de los modelos de lectores seriales existentes. Para que la configuración del lector funcione es necesario reiniciar el software, el programa convierte la señal serial en señales de teclado, esto quiere decir que la señal será recibida en cualquier programa aun si no se tata de MyBusiness POS.


La torreta es un display que le muestra información al usuario como puede ser su cambio y el total de la compra, actualmente el software solo maneja el modelo 5220, pero como se vera mas adelante es posible diseñar mas de estos manejadores.


El software MyBusiness POS puede manejar básculas para la captura del peso en el punto de venta, existen dos tipos de básculas de acuerdo a la forma que envían la señal del peso a la computadora, en el primer tipo la señal del peso solo llega cuando el peso es estable en la bascula esto quiere decir que el peso no cambio por lo menos en dos segundos, este tipo de básculas son las mas caras, pero las mas confiables. El segundo tipo manda la señal de forma constante y pueden ocurrir pequeñas variaciones del peso debido a que no existe señal de estabilización.


La impresora de código de barras es un tipo especial de impresora que permite imprimir grandes volúmenes de etiqueta, MyBusiness POS puede manejar cualquiera de las tres marcas mencionadas con anterioridad.


Conceptos y catálogos adicionales Dentro de la carpeta ‘Configuración’ existen una serie de catálogos que permiten definir claves que son útiles y que definen la razón de un movimiento en el sistema. Dichos catálogos son los siguientes:

Monedas del sistema Como ya se mencionó anteriormente el software trabaja con una moneda base que es la del país y que tiene como tipo de cambio 1 ya que servirá como base para las otras que a partir de ahí tendrán tipos de cambio diferentes de 1. Usted puede trabajar con tantas monedas necesite.

Impuestos Permite definir mas de un impuesto al consumo, el sistema viene con dos impuestos el SYS que es por defecto del 0% y el IVA del 15% . Si en un momento dado este impuesto cambiara, sólo bastaría con cambiar el porcentaje del impuesto en su catálogo. Es posible dar de alta todos los que requiera.

Almacenes El sistema tiene dado de alta solamente un almacén cuando es instalado, pero es posible definir nueve mas.

Tipos de movimientos de inventario Cuando se realizan movimientos con los módulos de entradas y salidas al inventario es necesario que indique la razón de este movimiento por medio de una clave de tres letras. Si las que están dadas de alta no le son suficientes en este catálogo, es posible dar de alta los que hagan falta.

Conceptos de cuentas por cobrar Aquí se definen todos los conceptos que se pueden utilizar cuando se esta realizando un cobro a un cliente, sobre todo para definir cómo es que está pagando el cliente. Ejemplos: cheque, efectivo, nota de crédito, etc. A cada concepto es posible definir si se trata de un abono o de un cargo y asociarle un formato de impresión para que, por ejemplo, se pueda imprimir un recibo al mismo tiempo que se liquida una cuenta por cobrar.

Conceptos de cuentas por pagar Aquí se definen todos los conceptos que se pueden utilizar cuando se esta realizando un pago a un proveedor sobre todo para definir como es que se le esta pagando al proveedor. A cada concepto es posible definir si se trata de un abono o de un cargo y asociarle un formato de impresión.

Conceptos de ingresos Aquí es posible definir el concepto por el cual está entrando dinero. Ya existe un concepto llamado CLIEN que indica pago de clientes.

Conceptos de egresos


Permite definir los conceptos por los cuales se realiza un pago.

Catálogos de Telemercadeo Dentro de los catálogos de telemercadeo se pueden definir los medios de contacto, es decir, el concepto por el cual un cliente nos localizó. Y dentro de los tipos de pendientes se indica los conceptos por los cuales un cliente se pone en contacto con nosotros, por ejemplo una clave COT significa que cuando se de alta un pendiente en telemercadeo es porque quiere una cotización.

Personalización Esta carpeta del ‘Business Manager’ permite definir los aspectos mas complejos del sistema y no es el objetivo de esta documentación definirlo en su totalidad ya que esto se hará en la documentación técnica del sistema. Las carpetas de personalización con excepción de una tienen que ver con scripts de Visual Basic que permiten definir formatos de impresión, reportes y gráficos. La ‘Definición de menús’ permite definir las etiquetas de los menús y las carpetas en que serán activados.


Configuración para usar el sistema en Internet Durante muchos años se ha tratado de solucionar el problema del control de operaciones remotas. Hasta ahora se ha tratado de solucionar el problema con sistemas basados en paginas WEB o por medio de protocolos como el EDI (Electronic Data Interchange) o XML, que resultan ser poco cómodos a menos que se traten de pocos datos como es el primer caso o de poseer gran infraestructura como es el segundo. La solución es simple: poseer un software que utilice Internet como si estuviese utilizando la red local. Esto permite, por ejemplo, obtener información de todos sus reportes y gráficos desde cualquier punto del planeta y sólo es necesario un módem tradicional.

¿Qué es una dirección IP? El gobierno de Estados Unidos creo un protocolo de comunicaciones para hacer mas fácil la comunicación entre sus sistemas militares. Con el tiempo esto creció hasta convertirse en el Internet actual. Una de las cosas mas importantes fue que tenia que dársele una forma de identificar a una computadora de otra, entonces se pensó en un método similar a los que usan las centrales telefónicas y al igual que con los teléfonos, se creó un conjunto de números llamado dirección IP. En su computadora se puede observar este número desde el símbolo del sistema (MS-DOS) con el comando ipconfig. Su máquina arrojará algo como esto: 127.0.0.1. Existen dos tipos de direcciones IP: unas llamadas no ruteables y las ruteables. Las direcciones IP que utiliza una red local son normalmente no ruteables, esto quiere decir que no sirven para salir a Internet. Para poder conseguir esto debe de obtener una dirección IP de un proveedor de servicios de Internet, pero también debe de tomar en cuenta que no siempre se le da esta dirección, por ejemplo si el proveedor de Internet utiliza algún servicio llamado de proxy (o sea que varios usuarios comparten una misma dirección IP) como el Internet por Cable. Pero casi la mayoría de los servicios tradicionales vía dial-up (telefónico) proporcionan una dirección IP ruteable, así como los servicios DSL y ADSL que son líneas telefónicas digitales de alta velocidad. También es posible establecer enlaces dedicados. Para el caso de los servicios dial-up existe otro inconveniente, que es que el proveedor de servicios de Internet no tenga suficientes direcciones IP como para proporcionarle una diferente a cada usuario que contrate el servicio, pero si tienen las suficientes para los usuarios conectados, lo cual se explica porque algunas veces en horario de tráfico pesado parece que se conecta pero no puede ver ninguna página en el navegador. Otro efecto es que no se dispone de una dirección IP fija, sino que cambia cada vez que se conecta con su módem, por lo que seria imposible localizarla desde una parte remota, lo que lo inhabilita para servicios de conexión directa. Sin embargo, es posible brincarse esta limitante con algunos servicios de algunas compañías, que por medio de un software cargado en su máquina le asocian un nombre a la dirección IP que este usando en el momento. Con este método en lugar de que su máquina se localice con un número como el 200.44.186.11, tenga un alias llamado nombre de dominio por ejemplo MiEmpresa.com. A este servicio se le llama asignación de IP dinámica y existen algunos gratuitos o a un costo bajo. Nosotros recomendamos el siguiente www.dns2go.com


MyBusiness POSMyBusiness POSMyBusiness POSMyBusiness POS en Internet

Es necesario que del lado de la máquina en donde se encuentra instalado el servidor se disponga de una salida a Internet y con un servicio que permita localizar a la máquina en Internet como el que se comentó en la sección anterior. Una vez hecho esto, del lado de la máquina remota en el dato ‘Servidor’ en los ‘Datos de la Empresa’, se debe colocar el nombre del dominio del servidor y reiniciar el equipo y con esto para el sistema será transparente si esta trabajando en una red local o en Internet.

¿Quá tan rápido es MyBusiness POSMyBusiness POSMyBusiness POSMyBusiness POS en Internet?

Obviamente MyBusiness POS no es tan rápido en Internet como lo sería en una

red local, pero es bastante operable y esto es debido a las velocidades de conexión actuales y la calidad de su conexión a Internet. También debido a que lo viajan son

sólo datos. MyBusiness POS trabaja bastante bien aun en velocidades de hasta

28Kb (Kilo bits por segundo) pero su velocidad de operación resulta bastante aceptable

a 128Kb, aunque obviamente no se va a utilizar MyBusiness POS en Internet para

utilizarlo como punto de venta en donde se están pasando 100 productos por minuto, ya que eso requiere mas velocidad o ancho de banda, pero se puede utilizar para levantar cotizaciones y pedidos a distancia, el control de usuarios y todos sus reportes tienen un comportamiento excelente, se pueden traer miles de registros en pocos

segundos. Una ventaja importante de MyBusiness POS es que conforme pase el

tiempo y las conexiones a Internet mejoren el sistema mejorara también, abriendo todavía mas posibilidades a su operación.

¿Quá tan seguro es MyBusiness POSMyBusiness POSMyBusiness POSMyBusiness POS manejando información en

Internet? Aunque no existe a nivel mundial un software capaz de resistir un ataque de fuerza

bruta sobre sus claves de acceso, el software MyBusiness POS utiliza un método

de compresión y encriptamiento de datos que lo hace seguro, pero le recomendamos ampliamente que su personal de sistemas agregue un usuario a la base de datos que no sea root y que no disponga de autorización de todos los privilegios de la base de datos. Asimismo recomendamos una utilería llamada ‘Dbtools’ para establecer los derechos de acceso por usuario en la base de datos.

¿Cómo respaldar la información de la base de datos? Un respaldo es una de las mejores prácticas que puede tener un usuario. MyBusiness POS no hace los respaldos por sí mismo, ya que lo mejor es hacerlo con las propias utilerías de MySQL. Para hacer esto, abra una ventana del Símbolo del sistema (MS-DOS), diríjase a la carpeta ‘MySQL’ y después a la carpeta ‘Bin’ y teclee el siguiente comando (en negritas): c:\MySQL\Bin\mysqldump –opt nombreDeSuBaseDeDatos > respaldo.sql El nombreDeSuBaseDeDatos es normalmente Business.


Con esto obtendrá un archivo de texto listo para reconstruir toda la información de la base de datos del sistema en una emergencia. Nosotros recomendamos realizar el respaldo en un disco duro diferente del actual, incluso si es posible en otra máquina y en otro medio magnético o digital como una unidad de respaldo o un CD R/W. Puede también usar las tareas programadas de Windows para realizar un respaldo diario. Existe la opción de tener un servidor esclavo del principal, el cual constantemente se actualiza y permite tener un servidor de reserva. Consulte a su personal de sistemas. El respaldo es una de las actividades más importantes de la operación administrativa de su empresa ya que la información es uno de sus activos más importantes. No queremos enlistarles la cantidad de malas experiencias que hemos conocido por usuarios que no tenían un sistema de respaldos adecuado. Por favor respalde su base de datos por lo menos una vez por día.

¿Cómo recuperar un respaldo? En un caso necesario, recomendamos recuperar un respaldo anterior cuando todos los usuarios estén fuera del sistema. El comando es el siguiente (en negritas): c:\MySQL\Bin\mysql –D nombreDeSuBaseDeDatos < respaldo.sql

¿Cuál es el volumen de carga que soporta MyBusiness POS?

La base de datos MyBusiness POS es estable y poderosa. Tal y como está

configurado en la instalación que trae propiamente el software MyBusiness POS

permite la operación en carga pesada de aproximadamente doce terminales, pero la limitante no es de software si no de hardware del lado del servidor, el desempeño esta íntimamente ligado a la cantidad de memoria RAM y la velocidad del procesador del servidor, si la carga de trabajo es demasiada por ejemplo imagine un centro comercial un día antes de navidad con unos 24 puntos de venta trabajando a toda su capacidad, seria conveniente tener un servidor con Windows 2000 o XP y 512 de RAM además de ajustar alguna propiedades de MySQL para que use efectivamente la memoria disponible, pero como creemos que será muy difícil que alcance ese nivel de saturación cualquiera de las maquinas actuales es mas que suficiente para un optimo desempeño.


ANEXO 1 Impresión de códigos de barras MyBusiness POS es capas de imprimir directamente en impresoras de código de barras, aunque el software MyBusiness POS puede imprimir código 3 de 9 en cualquier tipo de impresora, recomendamos usar impresoras especializadas ya que al final el costo del consumible es mucho mas económico.

MyBusiness POS imprime los códigos de barras por medio del lenguaje propio de la impresora el sistema tiene ejemplos de los tres tipos de lenguajes mas importantes que son EPL II (Eltron Programming Language II) ZPLII (Zebra Programming Language II) y DPL (Datamax Programming Language) Esto requiere de un cierto nivel de experiencia por parte del usuario y lo cual se explica un poco mas adelante en la sección de programación. Para llegar al módulo de impresión de etiquetas: en la barra de tareas en la sección utilerías, de un clic sobre el icono etiquetas. En la ventana que se le muestra busque el producto del cual desea imprimir las etiquetas y escríbalo directo en la pantalla, si la etiqueta lo permite indique lo mismo en la parte inferior donde se muestran las presentaciones del producto, seleccione el formato que desea utilizar y presione el botón imprimir, antes de usar esta opción nuevamente presione el botón limpiar etiquetas. Recuerde que el campo filtro se puede utilizar para buscar un producto de acuerdo a su descripción.


ANEXO 2 Salidas a sucursales Existen opciones adicionales a las salidas de inventario y su función principal es el de enviar entradas automáticas a sucursales remotas.

Esta función esta activa únicamente si se usa la herramienta concentradora, ya que esta es la encargada de enviar la salida a la sucursal. El proceso es el siguiente: Si fue marcada la opción de traspaso entre sucursales y se indico la sucursal el sistema creara una tarea la cual si esta activo el concentrador enviara a la sucursal indicada una entrada que llegara de forma pendiente para ser confirmada cuando la mercancía llegue de forma física. Si por alguna razón la salida no pudo ser enviada, existe la opción de reenviar el movimiento por medio del botón “Re enviar a sucursal” Si por alguna motivo la entrada ya estaba en el sistema remoto, el nuevo movimiento borra al anterior creando uno nuevo, si el movimiento fue completado con éxito, el campo “Entrada remota” de este movimiento contiene el folio de entrada en el sistema remoto.

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MyBusiness POS Manual del Usuario - giasesores.comgiasesores.com/programas/mb06/Manual MybusinessPos 2006 Web.pdf · de 1999. Comenzó como una aplicación estándar desarrollada