Način pisanja projekta

8/8/2019 Nain pisanja projekta

1/8

SAVEZ IZVIAA HRVATSKE - Odjel za gospodarske i podravajue djelatnostiPISANJE PROJEKTA KORAK PO KORAK

Pisanje projekta korak po korakAutori : Chad T.Green i Yvette Castro-Green

Preveo i uredio: Arsi Saa-Arso

Pisanje prijedloga projekta ili projektnog zahtjeva povezano je sa traenjem sredstava i dioje procesa traenja, prikupljanja sredstava za ope funkcioniranje udruge.

to mislite, to ide prvo: pisanje projekta ili traenje donatora?

Pisanje prijedloga projekta obino slijedi nakon to smo pronali jednog ili vie potencijalnihdonatora. Svi donatori, bili oni pojedinci, poduzea ili velike zaklade imaju svoje specifineinterese i prioritete, koje moemo podijeliti na sljedee kategorije:

odreeno polje interesa (izgradnja civilnog drutva, ekologija, obrazovanje..) odreena ciljna skupina (djeca i mlade, ene, ugroene skupine..)

odreeno geografsko podruje (gradovi, upanije ili regije ) odreene vrste organizacija (razne udruge, sportske, studentske, specifinog programa..) odreene namjene (grantovi za opremu, kampanje, okrugle stolove ..)

Klju za uspjeno prikupljanje sredstava je pozitivan pristup (mi to moemo uiniti). Akood samog poetka sumnjate u uspjeh, ako ste uplaeni, ako se sramite ili smatrate da jevama ispod asti traenje sredstava, vjerojatno neete uspjeti. Ako ste optimist i ako uvaem prijedlogu ee koristite glagole mogu i elim nego moda, donator e vievjerovati u vau sposobnost uspjenog izvrenja projekta.

Postoje brojne predrasude koje vam onemoguuju da budete uspjeni u prikupljanju

sredstava. Te predrasude i najee zablude su:

1. Donatori jedva ekaju da mi daju sredstvaNaprotiv, u stvarnosti je traenje sredstava aktivan proces, gde vi istraujete i traitesredstva i ne ekate pasivno da vas donator nae.Va uspjeh ili neuspjeh zavise od toga da li ste prepoznali pravu prilikuza donaciju ili ne!

2. to vie sredstava traim, vie u dobitiNaprotiv, to je proraun vei, tee je dobiti sredstva. Velika sredstva se obino dajuorganizacijama koje iza sebe imaju itav niz uspjeno izvrenih projekata. Zato, ako stemala i nova udruga, ponite sa malim proraunom. Vremenom ete izgraditi svoj kredibilitetkoji e omoguiti dobijanje veih sredstava. S druge strane, ako imate mali projekt s velikimproraunom, dobiti ete vjerojatno manja sredstva nego to ste traili.

3. Ako jednom dobijemo sredstva od donatora, garantirano emo ih dobivati i u budunostiNe oekujte da i sljedei put automatski dobijete sredstva od vaeg donatora. Donatori vievole ako imate mreu financijske podrke koja vam omoguuje nastavak vaeg projekta irada. Prioriteti i interesi donatora se mijenjaju - nemojte se zato nikada oslanjati samo najednog donatora.Pravilo Nita nije opasnije nego se oslanjati samo na jednog donatora i oekivatiod njega doivotnu podrku.

1


2/8


4. Ako dobijemo novce - oni su nai i nikome ne polaemo rauna o njimaStvarnost je: donatori vam ne poklanjaju novac - oni sklapaju ugovor saorganizacijama/udrugama iji projekti zadovoljavaju njihove potrebe i interese. Aplikacija iliprojektni zahtjev je stoga obvezujui ugovor izmeu vas i donatora. To znai da morateslijediti njihova pravila podnoenja financijskih i narativnih izvjetaja, obaveznog

informiranja o svim izmjenama u projektu, itd. Ako elite, primjerice, kupiti prijevoznosredstvo ili opremu koja nije predviena proraunom, morate prvo konzultirati donatora.

5. Lai ili preuveliavanja poveavaju moje anse za dobivanje grantaesto padamo u iskuenja da slaemo i preuveliavamo kod pisanja projekata - nemojte toraditi, nikada se ne isplati. Dugotrajni i uspjeni odnosi sa donatorima su uglavnomzasnovani na istini. Ako izgubite povjerenje donatora, izgubiti ete i svoju reputaciju, amoda ete morati i vratiti sredstva.Pravilo: P otenje je najbolja politika

6. Svoje ciljeve trebamo potpuno prilagoditi interesima i potrebama donatoraNemojte svoje interese i potrebe nikada u potpunosti podrediti interesima donatora. Bolje je

ako odredite svoje ciljeve i interese i onda ih prilagodite tako da odgovaraju interesimadonatora.Pravilo je: Ne moete upravljati vjetrom, ali moete podesiti jedra

7. Neuspjeh je katastrofaU prosjeku samo izmeu 10-30% prijedloga dobiva sredstva. Zato, ako je va prijedlogodbijen, ne uzimajte to tragino, ve ga primite kao iskustvo iz kojeg ste neto nauili ipokuajte ponovo. Ako je potrebno, pitajte donatora zato je odbio va prijedlog i to dauinite sljedei put.Pravilo: Ako ne uspijete iz prve, uite iz iskustva i pokuajte ponovo!

Prva faza procesa prikupljanja sredstava je istraivanje i identificiranje pravog donatora.Zato je, kada govorimo o pisanju prijedloga projekta, vano prethodno identificiratipotencijalne donatore? Prije svega zato to prije nego se obratimo potencijalnom donatoru,trebamo razmisliti i odgovoriti na pitanja o tome tko smo mi, to elimo uiniti za kogaelimo to uiniti. Potrebno je utvrditi vezu koja postoji izmeu nae udruge, naegprojekta i donatora. Kako bi definirali ovu vezu, treba prethodno odgovoriti na sljedeihosam pitanja:

O kojem problemu ili potrebi se radi Koja je ugroena populacija/ciljana skupina O kojem se geografskom podruju radi Rjeenje problema Vrsta projekta Trajanje projekta Iznos prorauna Karakteristike vae udruge

Kada ste odgovorili na sva ova pitanja, znat ete kakav je va projekt i znat ete i kakvogdonatora trebate traiti.Za pronalaenje donatora mogu vam posluiti podaci na internetu, ali i druga javna glasila, ukojima redovito moete pronai otvorene natjeaje za donacije.

2


3/8


Ako ste identificirali najmanje tri potencijalna donatora, obratite im se osobno ili pismeno itraite od njih obrasce za aplikaciju (prijedlog) ili upute za pisanje prijedloga. Ako jepotrebno, nazovite odgovornu osobu i traite dodatne podatke. Sve ovo pomoi e vam davau aplikaciju (prijedlog projekta) to vie prilagodite potrebama i interesimadonatora.

Vano je znati da traenje donatora i pisanje prijedloga projekta zahtjeva mnogo vremena.Ne moete, na primjer, sjesti i napisati prijedlog za velik projekt u jednom danu. Aplikacijutreba podijeliti na vie dijelova (o tome malo kasnije) i zatim svaki razraivati za sebe, zatimse ti dijelovi usporeuju, prilagoavaju kako bi se osigurala najbolja mogua prezentacijavaih ideja. Dobra vijest je, naravno, ta da e vam za svaku narednu aplikaciju trebatimanje vremena i napora, zato to ete znati vie o najteim dijelovima kao to suodreivanje ciljeva i pisanje prorauna. Neke dijelove vae aplikacije kao to supredstavljanje organizacije moete ponavljati.

KAKO NAPISATI DOBAR P RIJEDLOG PROJEKTA?

Prijedlog projekta najee obuhvaa slijedeih 11 komponenti:

1. Propratno pismo ( Cover Letter)2. Naslovna strana (Title Page)3. Sadraj (Table of Contents)4. Saetak (Summary)5. Uvod (Introduction)6. Definicija problema, izjava o potrebama (Statement of Need, Problem )7. Ciljevi i zadaci (Aims and Objectives)8. Program i metode , metodologija sa vremenskim planom (Methodology with Timetable)9. Evaluacija (Evaluation)

10. Proraun (Budget)11. Prilozi (Appendix)

1. Propratno pismo (Cover letter)

Prvi dokument koji e donator proitati. Po sadraju je slian saetku projekta, s tim datrebate izbjegavati ponavljanje. Propratno pismo: treba biti upueno (adresirano) odreenoj osobi

ponite sa razlogom obraanja donatoru navedite ukupnu cijenu projekta opiite ukratko o kojoj vrsti projekta se radi i cilj projekta objasnite zato je ovaj projekt prioritetan za vau udrugu na kraju navedite ime osoba za budue kontakte neka propratno pismo potpie osoba koja ima najveu funkciju u udruzi (predsjednik).

2. Naslovna strana (Title Page)

Predlaemo da ponete sa :Prijedlog upuen ... i naziv donatorske organizacije kojoj se upuuje prijedlog,

3


4/8


zatim slijedi Naziv projekta i na kraju Naziv i adresa vae udruge.

Npr.Pr i j ed log upu en :

Podravka d.d.

Korporativne komunikacijeAndrije Hebranga 32, 10000 Zagrebs naznakom Natjeaj za dodjelu donacija 2007Naz iv p r o jek t a : IZVIAKA KOLA U PRIRODI ZA

DJECU SA POSEBNIM POTREBAMA

Poslano od :

ODRED IZVIAA I STRA PULAGajeva 3/ II , 52100 Pula

tel/ fax: 052/ 505-195

3. Sadraj (Table of Contents)

Provjerite samo da li broj stranica odgovara sadraju (ukoliko va projekt ima sveganekoliko stranica, sadraj nije neophodan).

4. Saetak (Summary)

Saetak je dio prijedloga koji se ita prvi, ali se pie tek na kraju. Ovo poglavlje itaocutreba objasniti o emu se radi i to slijedi u nastavku. Kljuna stvar je da saetak daje

kratko i jezgrovito objanjenje sutine projekta. Ovaj dio treba sadravati: Tko ste vi (va opis i pravni status vae udruge) Svrha postojanja vae organizacije (misija) Ukupan iznos projekta prepisan iz prorauna Vrsta projekta i cilj (ciljevi) projekta Lokaciju projekta Vremensko razdoblje za koji se trae sredstva - vrijeme trajanja projekta

Ako u uputama donatora nije drugaije odreeno, ograniite duinu ovog dijela prijedloga na250 do najvie 500 rijei. Npr. PHARE Democracy Programme zahtjeva da saetak ne budedui od osam redova.

5. Uvod (Introduction)Ovaj dio prijedloga projekta opisuje vau organizaciju i cilj tog opisa je da izgradite svojkredibilitet kod donatora. Ope je pravilo: piite ovo poglavlje tako, kao da donator nita nezna o vaoj organizaciji i obavezno ukljuite i sljedee podatke: misija i svrha postojanja vae organizacije datum osnivanja vae organizacije nagrade i ostala priznanja koja ste primili za svoj dosadanji rad projekti i programi koje ste uspjeno realizirali opis vae ciljane skupine izvori vaeg financiranja (lista donatora)

4


5/8


visina vaeg prorauna za tekuu godinu neto po emu ste jedinstveni ili po emu se razlikujete od ostalih

Nakon prorauna, uvod je najvie analizirano poglavlje vaeg prijedloga. Stoga, va je cilj dau ovom poglavlju rasprite sve mogue sumnje ili nedoumice donatora u pogledu vae

sposobnosti da izvrite zadatke i upravljate dobivenim sredstvima. Ako ste ovo poglavljedobro napisali, donator e biti uvjeren da ete ovaj projekt realizirati sa istim uspjehom kao iprethodne.Novoformirane udruge e, naravno, imati problema kako pisati o svojim iskustvima iuspjesima. U tom sluaju preporuujemo kupovinu ili unajmljivanje kredibiliteta od nekedruge organizacije. Drugim rijeima, moda je bolje ako za sredstva konkurira iskusnijapartnerska organizacija, koja ima vee anse da dobije grant. U tom sluaju, dogovorite se snjima da vam oni kao podizvoau ustupe veinu projektnih aktivnosti, to e vam pomoida steknete iskustvo i ponete izgraivati svoju reputaciju koja je neophodnaza uspjeno dobivanje grantova.

6.Definicija problema, iskaz o potrebama (Statement of Need)- ovo poglavlje se esto naziva i P roblem definition ili Needs assesed

U ovom poglavlju elite odgovoriti na dva pitanja: to je to to se deava u vaem okruenju (lokalnoj zajednici) i Tko je identificirao (utvrdio) problem (potrebu) i kako je to uinio?

U ovo poglavlje trebate ukljuiti detaljne demografske i statistike podatke koji e itaocimajasno predstaviti obujam i veliinu problema. Dokumentacija je kljuna rije u ovompoglavlju. Moete ukljuiti sljedee: opis ciljane skupine ili lokalne zajednice statistike podatke koji e dokumentirati postojanje problema (navesti i izvore podataka) rezultate istraivanja, evaluacije... citate ili izvode iz slubenih dokumenata (UN, ministarstva itd.)

metode koje su koritene za utvrivanje potreba/problema urgentnost problema i to e se desiti ako se sada nita ne poduzme ostale organizacije koje se trenutno bave rjeavanjem ovih potreba/problema

Pored toga to dokazujete znaaj problema, trebate ukazati i na potrebu za vaimodreenim projektom. Drugim rijeima, iz analize problema itatelj treba naslutiti ipredvidjeti vae metode i strategije za rjeavanje problema.Vano je zapamtiti i sljedee: izbjegavajte iskaze o problemu koji su napisani suvieuopeno, uz koritenje fraza kao to su malo se zna o..., ili nedostaju informacije o ..., ili"ope je poznato", "svi znaju".

7. Ciljevi i zadaci (Aims and Objectives)

Nakon opisivanja problema, sada izlaete kakav e biti rezultat vaih napora i kako e se toodraziti na ciljanu skupinu i problem. Ova promjena kojoj teite moe se izraziti i prikazatikroz ciljeve i zadatke vaeg projekta.to su ciljevi i zadaci?Ciljevi su uopeni krajnji rezultati, koji su tee mjerljivi. Ciljevi ukljuuju PROMJENU kojuelite ostvariti kod vae CILJANE SKUPINE, poput: Ovim projektom se tei iskorjenjivanju predrasuda o vaninstitucionalnom radu s djecoms posebnim potrebama

Poveanje svjesti studenata uiteljskog fakulteta o vannastavnim programima putemedukacije

5


6/8


Osposobljavanje izviakih voditelja za koritenje konzola Play station III organiziranjemteajeva i seminara

Za razliku od ciljeva, zadaci su specifini i mjerljivi iskazi koji su relevantni u odnosu naproblem i na va cilj, i dostini su u zadanom vremenskom razdoblju.Ili jo preciznije: zadaci trebaju rei to ete uraditi , kada, na koji nain (MUDRO

postavljeni). Primjeri mjerljivih zadataka su: U toku narednih 6 mjeseci, organizirati emo poetni teaj PS III za 25 izviakih voditelja,dva puta tjedno, po dva kolska sata, u trajanju od tri mjeseca

Otvorit emo savjetovalite za ene rtve nasilja, koje e raditi svakim radnim danom od 9do 20 sati, koje e pruati psiholoke, terapeutske i pravne usluge, u trajanju od godinudana.

8. Program i metode, metodologija sa vremenskim planom(ovo poglavlje se esto naziva i Aktivnosti projekta) - Metodology w ith Timetable/ Activities

Kako ste u prethodnim poglavljima opisali problem i promjenu koju elite izvriti, sada trebaobjasniti kako ete operativno izvriti te zadatke. Ovdje je izuzetno vana preglednost,

koritenje grafike, ilustracija, shema i dijagrama koji trebaju ilustrirati to e se desiti zavrijeme trajanja vaeg projekta. Kako je to detaljan opis realizacije vaeg projekta, to enajee biti i najdue poglavlje prijedloga projekta. Meu ostalim, preporuujemo vam daopiete: odgovornost vaeg osoblja (tko e izvjetavati, tko e vriti kontrolu itd.) koja je funkcija upravnog odbora, savjetnika, itd. ukljuivanje volontera uloga ciljane skupine u vaem projektu kako ete upravljati dobivenim sredstvima lokacija i opis mjesta projekta vrijeme implementacije projekta distribucija resursa

alternativne metode za sluaj potrebe

Preporuamo vam da u cilju vizualizacije projekta napravite vremenski plan - tablice idijagrame koji e prikazati vrijeme potrebno za realizaciju svih aktivnosti.

9. Evaluacija (Evaluation)

Svaki prijedlog projekta mora sadravati i poglavlje o evaluaciji koje e opisati kako e seutvrditi uspjeh ili neuspjeh u postizanju planiranih ciljeva i zadataka . Ako su vai ciljevidobro formulirani, a vai zadaci specifini i mjerljivi, onda je lako napisati ovo poglavlje, jertono znate to treba evaluirati. U ovom poglavlju trebate: odrediti tko e uiniti evaluaciju i zato to e se evaluirati i kada (ciljevi, zadaci)

postaviti indikatore - pokazatelje objasniti metode koje ete koristi kod evaluacije (testovi, istraivanje, upitnici, intervjui,promatranje itd...). Vodite rauna da izbor metoda zavisi od indikatora

navedite kada e izvjetaj o evaluaciji biti napisan

6


7/8


9a. Budue financiranje (Future Funding )- ponekad se naziva i Follow up - tj. nastavak projekta

Donator oekuje od vas da ve imate neku strategiju za nastavak i budue financiranjeprojekta. Donator naravno ne trai da mu date apsolutnu garanciju da moete osigurati

sredstva i u budunosti, ve ga vie interesira imate li alternativni lokalni izvor prihoda.Stoga budite to precizniji. Tu moete spomenuti: obeanja drugih donatora ili organizacija kako i kada e vaa udruga pokriti neke od trokova ideja odrivosti projekta ostale potencijalne izvore podrke itd..

Zapamtite: traenje grantova je samo jedna od mnogih opcija za financiranje projekta. Zamnoge NVO u SAD grantovi predstavljaju relativno mali dio njihovog prorauna. Oni senajee oslanjanju na velik broj malih donacija. Ostali izvori prihoda mogu biti: lokalna poduzea bogati pojedinci lanarine

prodaja promotivnog materijala poput majica, postera, video-filmova, kalendara publikacije: bilteni, broure pruanje usluga - treninzi, seminari, izleti, kole u prirodi itd.

10. Proraun (Budget)

U proraunu se detaljno prikazuju svi trokovi projekta. Ako je potrebno, treba dati inarativno objanjenje pojedinih stavki.Proraun se obino dijeli na tri kolone:1. traeno (requested) - to je ustvari iznos koji traite od donatora kojem se obraate ovim

prijedlogom2. uee u trokovima / podjela trokova na vie donatora (cost sharing) - to je planirano

uee drugih donatora u ukupnim trokovima3. ukupno (total) - to je zbroj prve dvije kolone

Va proraun mora biti napisan tako da prui sve odgovore na mogua pitanja donatora. Uproraunu ne smije biti nikakvih iznenaenja ni novina - on proizlazi iz svega onoga to jenapisano u prethodnim poglavljima, naroito iz aktivnosti. Ne smijete traiti sredstva zaneku aktivnost koja ve nije opisana u projektu. Npr. ako u aktivnostima niste navelitransport, nemojte u proraunu traiti sredstva za novi minibus!Ovo su jo neki savjeti za sastavljanje prorauna: podijelite proraun na trokove osoblja (osobni dohodci i honorari) i indirektnetrokove (trokovi telefona, pote, uredskog materijala i drugo)

izbjegavajte uopene kategorije kao razliito, ostalo neka opis svake stavke u proraunu bude to detaljniji, tako da ne zahtjeva posebno

objanjenje ostali nespomenuti trokovi (to su nepredvieni ili hitni izdaci vezani za projekt - npr. akoimamo projekt koji predvia kupovinu novih raunala, bit e potrebno kupiti hardver,softver, angairati nekoga da ga instalira raunalo, itd. - kako ne moemo izravnopredvidjeti visinu ovih trokova, uzima se odreen postotak od vrijednosti raunala -ograniite na 10-30% ukupnih trokova

7


8/8


11 . Prilozi (Appendix)

Sve ono to bi donatora interesiralo, a ne treba se nalaziti u prijedlogu projekta, treba dati uprilozima. U prilozima se najee nalazi: certifikat o vaem pravnom statusu (rjeenje o registraciji vae udruge)

organizacijska shema vae udruge spisak lanova upravnog tijela pismo potpore CV vaeg osoblja ili savjetnika opis poslova za vae osoblje statistiki podaci, tablice, grafikoni izvjetaj o reviziji vaih financija evaluacijski instrumenti kao to su upitnici i testovi novinski lanci, programi, broure rauni, ponude ili cijene za traenu opremu..

8

Documents

Način pisanja projekta