Miniveiledning om innovative offentlige anskaffelser

Nasjonalt program for leverandørutvikling

HVORFOR? »

NASJONALE UTFORDRINGER KREVER NYE LØSNINGER

Norge står overfor betydelige fremtidige utfordringer. Eldre- bølgen og lavutslippssamfunnet krever omfattende investe-ringer samtidig som oljeinntektene reduseres. Dette fordrer utvikling av nye løsninger i et samspill mellom det offentlige og næringslivet.

VI MÅ SAMHANDLE SMARTEREOffentlig sektor kjøper varer og tjenester for rundt 400 milli-arder kroner i året. Som «krevende kunde» kan stat og kom-muner stimulere til utvikling av nye fremtidsrettede løsninger i mye større grad enn i dag. Det handler om god planlegging og åpen dialog med leverandørmarkedet i en tidlig fase i anskaffelsesprosessen.

LEVERANDØRUTVIKLING ER Å UTVIKLE BÅDE KUNDE OG LEVERANDØRLeverandørutvikling er et samspill mellom det offentlige og leverandører, hvor det offentlige tilrettelegger anskaffelses-prosesser som utfordrer og utvikler leverandørmarkedet. Samspillet bidrar til å sikre bedre utnyttelse av samfunnets ressurser.

Offentlig sektor skal gå foran som krevende kunde

Regjeringen ønsker å fremme innovasjon gjen-nom offentlige anskaffelser. […] Innovasjon bør i

økende grad vektlegges på relevante områder i innkjøps-prosessene.

Fra Stortingsmelding nr. 7 (2008-2009) Et nyskapende og bærekraftig Norge

MÅL »

NASJONALT PROGRAM FOR LEVERANDØRUTVIKLING

PROGRAMMET SKAL FREMME:Konkurranse, næringsutvikling og innovasjon gjennom mer • aktiv bruk av offentlige anskaffelser

Forståelse, kompetanse og kunnskap om innovative offent-• lige anskaffelser

Gjennomføring av flere innovative offentlige anskaffelser•

MÅLGRUPPERMålgrupper for programmet er offentlige innkjøpere, leveran-dører/bedrifter, innovasjonsaktører som private og offentlige utviklings-/FoU-aktører

Et femårig program i samarbeid med nasjonale innovasjonsaktører, statlige virksomheter, større kommuner og næringsliv.

HVORDAN? »

Som følge av manglende kunnskap og kompetanse om regel-verk, metodikk og måter å organisere offentlige innkjøp på, blir mulighetene til å vektlegge innovasjon ved offentlige anskaffelser alt for lite utnyttet. I vår miniveiledning gir vi noen gode råd og en kort innføring i hvordan offentlige virksomheter kan gå fram når de ønsker å være krevende kunder. En grundigere veiledning vil etter hvert bli lagt ut på hjemmesiden til Nasjonalt program for leverandørutvikling: www.leverandorutvikling.no

Matrisen viser at mulighetene for å tenke nytt og annerledes er størst i fasen frem til konkurransegrunnlaget ferdigstilles og konkurransen kunngjøres. Dette utgjør et «mulighetsrom» som kan utnyttes mer aktivt.

Skisseforprosjekt Prosjektering

INNOVASJONSPÅVIRKNINGSTERK

IDENTIFISERE

SVAK

MOBILISERELEVERANDØRUTVIKLING

Konkurranse Leveranse

1 Identifiser behov og sørg for forankring

Utfordringer som miljøkrav, nye brukerbehov, stramme bud-sjett eller nye krav i regelverket kan skape behov for å tenke nye løsninger. Samtaler og dybdeintervjuer med brukere eller andre interessenter kan gi viktig informasjon og inspirasjon i kartleggingen av behovet. En suksessfaktor i denne fasen er å ikke definere behovet for snevert eller for detaljert. Et bredt fokus kan få frem bedre løsninger og kanskje løse flere utfor-dringer.

Samarbeid med brukerne er også viktig for å få et grunnlag for forankring i ledelsen. Tenk systematisk gjennom målet med ar-beidet og eventuelle utfordringer som risiko, mulige barrierer og økonomi i prosjektet.

1 2 3 4 5 6 7

TRADISJONELL OFFENTLIG ANSKAFFELSE INNOVATIV OFFENTLIG ANSKAFFELSE

OPPDRAGSGIVER

BRUKERELEVERANDØRER

Oppdrags-beskrivelse

OPPDRAGSGIVER LEVERANDØR

Potensialet for å tenke nytt er størst i fasen før konkurransen starter. Prosjektet bør derfor settes i gang i god tid før konkur-ransen skal gjennomføres. For å få en grundig kartlegging av behovet, samt tilgang på kunnskap og ressurser, må arbeidet forankres hos ledelsen og mange ulike miljøer må involveres.

Husk derfor:å involvere aktuelle fagmiljøer, brukere og andre berørte • parter i en tidlig fase av arbeidet

at de gode løsningene fås ved å sette av god tid og ressurser i • forberedelsen av konkurransen

å ikke lage for detaljerte beskrivelser og la leverandørene bli • utfordret på løsninger

Kun 5% av de kommunale og 10 % av de statlige aktø-•rene har aktivt søkt innovative løsninger siste 2-3 år. 4 av 5 statlige og kommunale innkjøpere svarer at •mangel på kunnskap om innovative offentlige innkjøp begrenser innovative innkjøp. Halvparten av alle statlige virksomheter og 2 av 3 •kommuner savner ledelsesstøtte, strategisk fokus og virksomhetspolicyer i forbindelse med innovative kjøp.

(Fra Basisundersøkelse om innovative offentlige innkjøp. Gjennomført sommeren 2010 av Nasjonalt program for leverandørutvikling, KS og Difi)

2 Hvordan organisere en innovativ anskaffelse?

1 2 3 4 5 6 7

Innovative offentlige anskaffelser krever tettere samhandling mellom leverandører og kunder enn tradisjonelle anskaffelser. Dialog mellom markedet, brukere og andre fagmiljøer gir bedre informasjon om alternative muligheter. En suksessfak-tor her er å mobilisere bransjenettverk og fagmiljøer slik at leverandørene blir utfordret til å komme med kreative løsnin-ger på kravene fra den offentlige kunden.

Regelverket om offentlige anskaffelser er ikke til hinder for kontakt med markedet så lenge hensynet til konkurranse og likebehandling ivaretas.

Husk derfor:å ha tydelige spilleregler slik at det er forutsigbart for leve-• randørene hva som er målet med dialogen, og at de eventuelt senere må konkurrere om fremtidige leveranser

å ha åpne møter for alle interesserte leverandører, og annon-• ser møtene bredt på forhånd

at informasjonen som gis om fremtidige planer er på et • overordnet nivå og at informasjonen er tilgjengelig for alle interesserte leverandører

Markedsundersøkelser kan gjennomføres for å kart-legge hva som finnes i markedet av ulike produkter og tjenester, og til å gi informasjon om hvordan konkurranse-situasjonen er.

Leverandørkonferanser kan brukes for å presentere en eller flere fremtidige anskaffelser, og til å orientere om spesielle fokusområder virksomheten har.

Dialogkonferanser kan brukes for å diskutere konkrete utfordringer virksomhetene har, og for å få innspill om alternative løsninger som finnes i markedet.

Plan- og designkonkurranser kan brukes til få gode idéer om hvordan fremtidige anskaffelser kan løses.

3 Markedsundersøkelse og dialog

1 2 3 4 5 6 7

Enkelte ganger kan det være behov for å sette i gang et forsknings- og utviklingsarbeid for å utvikle nye produkter, tjenester eller løsninger. Innovasjon Norge og Forskningsrådet er viktige samarbeids-partnere for forsknings- og utviklingsarbeid .

Innovasjon Norge har Programmet for Offentlige og industrielle forsknings- og utviklingskontrakter (OFU/IFU). Programmet skal stimulere til samhandling mellom den offentlige kunden og en eller flere leverandører i jakten på nye produkter eller løsninger.

Det er også mulig å søke Forskningsrådet om støtte til forskningsbasert innovasjon. Ordningen skal stimulere til forskning og innovasjon i regi av offentlig sektor (Innova-sjonsprosjekt offentlig sektor) eller i regi av bedrifter (Innova-sjonsprosjekt næringsliv). I begge typer prosjekter inngås det partnerskap mellom søker, forskningsmiljø og andre relevante partnere, blant annet bedrifter. Disse har som formål å skape verdier for henholdsvis offentlig sektor og deres brukere og for bedrifter, gjerne leverandører til offentlig sektor.

OFU kontrakt: dRofus – Utvikling av Bygnings-InformasjonsModell (BIM)

Avtale mellom Nosyko, Statsbygg og Innovasjon NorgeØkonomisk ramme: 6,8 millioner kroner, fordelt på 1/3 for hver av partene. Varighet: tre år 2008- 2010. Produkt: Utvikling av KravBIM.Dette produktet har gitt Statsbygg større kontroll i byggepro-sjekter. Det har satt internasjonale standarder som gir et mar-ked for produktet både nasjonalt og internasjonalt. Produktet har også gitt Statsbygg fordeler i form av:

visualisering av BIM i dokumenthåndteringssystemet•bedre kontraktsoppfølging•kulturminneregistrering•gjenbruk av informasjon i forvaltning, drift og vedlikehold •gjennom tilstandsrapportering

Erfaring med bruk av OFU som innovasjonsverktøy:

Tett kobling mellom utvikling og implementering i prosjekter •bidrar til innovasjon og gode resultater.OFU kontrakter innbærer delt risiko, som gir større vilje til •satsning.Arbeidsformen fører til synergieffekter og overraskende •gevinster på tilknyttede områder.

Les mer om BIM på: www.statsbygg.no/FoUprosjekter/

4 Forsknings- og utviklingsarbeid

1 2 3 4 5 6 7

Når dialogen med markedet og fagmiljøene har gitt verdifulle innspill kan arbeidet med å planlegge anskaffelsen starte. For å få frem innovative løsninger i konkurransen er det viktig å unngå detaljerte tekniske spesifikasjoner.

Utfordringen er å bruke informasjonen fra dialogen på en måte som ikke utelukker konkurranse senere og som ivaretar kravet til likebehandling i regelverket om offentlige anskaffelser.

Husk derfor å:beskrive behovet i form av ytelses- eller funksjonskrav • stille alt materiale som er av betydning til leverandørenes • disposisjonikke «skreddersy» konkurransegrunnlaget til en bestemt • leverandørs løsningutjevne eventuelle konkurransefordeler enkelte leverandører • kan ha fått ved å gi lengre tidsfrist for innlevering av tilbud

Langsiktige løsninger: E39 Lyngdal - Flekkefjord

Her ble det valgt å legge et lysere tilslag i asfalten. Målet var å redusere energiutgiftene i driftsfasen og finne mer miljøvennlige løsninger. En lys asfalt reflekterer lyset slik at funksjonskravet på belysning og refleksjon ble ivare-tatt, og løsningen var energisparende. Det lyse tilslaget var dyrere enn ordinære tilslag, men løsningen viste seg likevel lønnsom fordi man kunne se investeringen i et helhetlig perspektiv – i livssyklusperspektivet.

5 Beskriv oppdraget

1 2 3 4 5 6 7

Også i gjennomføringen av konkurransen er det mye som kan gjøres for å fremme innovasjon:

Gi mulighet for å levere inn alternative tilbud. •

Vurder bruk av konkurransepreget dialog, eventuelt konkur-• ranse med forhandlinger ved mindre kjøp, som konkurranse-form ved teknisk kompliserte anskaffelser.

Bruk tildelingskriterier som vektlegger andre forhold enn • bare pris, for eksempel kvalitet, funksjonalitet og driftsom-kostninger.

6 Velg konkurranseform som fremmer innovasjon

1 2 3 4 5 6 7

Etter å ha gjennomført en innovativ innkjøpsprosess er det viktig å sikre læring fra arbeidet som er gjennomført. Evalu-eringen kan bidra til å systematisere erfaringen fra prosjektet og tydeliggjøre eventuelle hindringer for innovasjon.

En rekke forhold kan inngå i evalueringen:

hvordan brukernes behov ble ivaretatt•

økonomi/lønnsomhet (prosess og resultat)•

eventuelle hindringer for innovasjon•

styrker/svakheter ved gjennomføringen av prosjektet•

tilbakemeldinger fra markedet eller fag- og forskningsmiljøer•

Mer informasjon »

OM FORSKNINGS- OG UTVIKLINGSARBEID:

Forskningsrådet: www.forskningsradet.noInnovasjon Norge: www.innovasjonnorge.no

LEVERANDØRUTVIKLING:

Nasjonalt program for leverandørutvikling: www.leverandorutvikling.no

OM REGELVERKET OM OFFENTLIGE ANSKAFFELSER:

I Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementets veiledning på: www.regjeringen.no/nb/dep/fad

GENERELT OM ANSKAFFELSER:

Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) har laget en portal med informasjon om offentlige anskaffelser og nyttige verktøy: www.anskaffelser.no

7 Evaluering

1 2 3 4 5 6 7

HER ER VI »

Besøksadresse:Essendrops gate 3, 6. etg.www.leverandorutvikling.no

Postboksadresse:Næringslivets HovedorganisasjonPostboks 5250 Majorstuen0303 Oslo

Oslo kommune