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ÍNDICE
2
CONTEXTO ………………………………………………………………………………………….. 3
MARCO DE TRABAJO PARA EQUIPOS DESLOCALIZADOS ……………………………………….. 5
ROLES ………………………………………………………………………………………………. 7
REUNIONES ………………………………………………………………………………………... 8
HERRAMIENTAS ……………………………………………………………………………………. 9
DECÁLOGO PARA EL TRABAJO DESLOCALIZADO …………………………………………………
TIPS ………………………………………………………………………………………………….
ANEXO: HERRAMIENTAS PARA EL TRABAJO DESLOCALIZADO ………………………………….
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14
El reciente brote de COVID-19, más conocido como coronavirus, ha provocado una situación
inesperada. Este imprevisto es una de las infinitas situaciones que pueden generar inestabilidad
y riesgos organizacionales.
Como manifiesta una de las entidades bancarias más relevantes de España en un reportaje del
diario El País: “Existe incertidumbre sobre el impacto del coronavirus sobre el crecimiento
económico de China y, en cadena, de la economía mundial”.1 Al vivir en un mundo totalmente
globalizado e interconectado, estos escenarios volátiles pueden afectar a las empresas desde
varios ámbitos: negociaciones paralizadas, eventos y reuniones suspendidas, viajes de negocios
anulados, cambio forzado del lugar de trabajo, entre otros, que afectan el flujo normal de
trabajo.
Reuniones canceladas Eventos pospuestos
Viajes anuladosTeletrabajo indefinido
En esta transición, la adopción de una solución escalable que no ponga en riesgo la
productividad de la empresa es primordial para superar esta crisis de manera exitosa. La
implementación del trabajo deslocalizado junto a la adopción de metodologías de trabajo
ágiles, se está posicionando como la mejor alternativa para las organizaciones de cara a dar
este paso.
Empresas como Chevron, Microsoft, e Hitachi han sido pioneras en la adopción de esta forma de
trabajo para abordar este nuevo escenario2. A nivel nacional, algunas empresas ya están
adoptando estas iniciativas. Este es el caso de empresas como Prosegur e Indra que han
decidido, ante esta situación, instaurar el trabajo deslocalizado de forma indefinida como
principal respuesta.
CONTEXTO
1. Víctor Martínez, Crisis del coronavirus: BBVA avisa a sus inversores del riesgo y Meliá ya sufre el impacto en sus hoteles, El Mundo, accedido el 5 de marzo de
2020.
2. Joye Hadden, Twitter and Amazon are among 31 of the largest global companies who have restricted travel or asked their employees to work remotely as a
precaution against the novel coronavirus, Business Insider, accedido el 5 de marzo de 2020.
Esta emergencia global puede convertirse en una oportunidad para reinventar las formas de
trabajo, pasando de iniciativas puntuales como el teletrabajo, hacia un modelo integral
deslocalizado, donde podemos imaginar, incluso en un futuro no tan lejano, empresas sin
oficinas centralizadas y con una red de trabajadores globales e interconectados.
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3. Marina Such, Tras diez años de teletrabajo, esto puedo decir sobre los mitos y realidad de trabajar desde casa, Xataka, accedido el 5 de marzo de 2020.
4. Juan Pablo Del Alcázar Ponce, Trabajo remoto, las ventajas y desventajas del teletrabajo o trabajar fuera de oficina, Formación Gerencial, accedido el 5 de
marzo de 2020.
A pesar de que esta solución no es novedosa, la mayoría de las organizaciones se resisten a su
adopción. De acuerdo con datos del Instituto Nacional de Estadística (INE), en España tan solo
un 27 % de las empresas contempla esta modalidad de trabajo.3
Teniendo en cuenta estos datos, surge la necesidad de innovar en la manera de trabajar. Ya
existen estudios que avalan el teletrabajo y el trabajo deslocalizado por sus beneficios
principales, como: reducir costes, aumentar la flexibilidad de la plantilla, aumentar la
productividad, conciliación laboral, reducción del estrés, etcétera. Algunas cifras muestran las
ventajas del teletrabajo4:
● 60% de reducción de las bajas por ausentismo.
● 56% de ahorro en viáticos.
● 56% de crecimiento de producción.
● 20% de reducción de rotación de empleados.
Ante las situaciones de incertidumbre y crisis, las empresas no solo deben minimizar riesgos
sino también aprovechar las oportunidades que se presentan para testear nuevos modelos
que puedan mejorar la productividad de sus empleados a través de conceptos como el trabajo
deslocalizado.
Con este motivo, desde Opinno compartimos con nuestro ecosistema una guía práctica de
nuestro modelo de trabajo deslocalizado, que pretende ir más allá de una guía metodológica,
ofreciendo una propuesta de roles, herramientas, y recomendaciones basadas en nuestra
experiencia trabajando internamente en nuestras oficinas así como con nuestra red de partners
y clientes.
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CONTEXTO
MARCO DE TRABAJO PARA EQUIPOS
DESLOCALIZADOS
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Modelo OpinnoEl elemento imprescindible para mantener un sistema de trabajo deslocalizado se basa en
asegurar que los equipos sigan entregando valor a la organización de forma recurrente e
iterativa a pesar de no estar ubicados en el mismo espacio físico. Para esto, resulta clave que los
objetivos estén correctamente marcados, los roles bien definidos, las tareas bien distribuidas y
que utilicemos las herramientas adecuadas que faciliten el proceso.
Para lograrlo, introducimos el concepto de sprints remotos, desarrollado para facilitar el trabajo
deslocalizado a partir de la combinación de diversas metodologías ágiles de innovación, y
construído sobre la base de herramientas digitales y colaborativas que servirán para allanar el
camino hacia la eficiencia y productividad.
¿Qué es un sprint remoto?Es un ciclo corto de trabajo (entre 1 y 4 semanas) de un equipo deslocalizado, con objetivos
claramente marcados, que busca conseguir una rápida entrega de valor y la mejora continua de las
formas de trabajo.
¿Cómo se trabaja por sprints remotos?1.- El equipo de gestión marca los objetivos para el sprint.
2.- El equipo de trabajo define qué tareas deben ejecutarse durante el sprint para cumplir con
los objetivos previamente marcados.
3.- Se distribuyen las tareas que deben ejecutarse durante el sprint entre los miembros del
equipo.
4.- A lo largo del sprint se desarrollan las tareas asignadas, identificando bloqueos, dependencias
y avances, apoyados en diferentes herramientas que permiten una comunicación constante entre
los miembros del equipo.
5.- Una vez terminado el sprint, se hace una revisión del trabajo realizado.
6.- Se recogen los aprendizajes para mejorar el desempeño del trabajo del equipo en el próximo
sprint.
MARCO DE TRABAJO PARA EQUIPOS DESLOCALIZADOS
Definición: Definir objetivos del departamento y comunicarlos al equipo de gestión.
Planificación: Marcar los objetivos del sprint, definir y asignar tareas.
Diaria: Comunicación de bloqueos y avance del trabajo.
Riesgos: Identificación de riesgos o bloqueos comunes.
Punto de control: Actualización de bloqueos y avance del trabajo.
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6
Gestión
Las capas intermedias, formadas por los
gestores de equipos definen los objetivos de
los proyectos y los equipos de trabajo a
partir de los objetivos que le comunica la
capa directiva, y se encargan de dar
seguimiento, designar los perfiles correctos
y dar apoyo organizacional a los equipos.
ROLES
Líder de equipo
Gestiona el avance de los equipos así como
los riesgos asociados, y reporta al gestor de
equipos, se encarga de mantener al equipo
coordinado y alineado hacia la consecución
de los objetivos del sprint.
Para poder ejecutar este modelo de forma correcta es importante que se definan roles y se
asignen responsabilidades que aseguren un avance en la dirección correcta. Estos roles se
han desarrollado en función de una selección de elementos de distintos modelos
organizativos, y de nuestra experiencia acompañando la transformación organizacional de
empresas de distintos tamaños. Los roles detallados a continuación representan un ejemplo
genérico y deberán adaptarse en función de las necesidades específicas y las
características de cada compañía o departamento.
Durante el proceso de definición de roles debemos asegurar el cumplimiento de ciertos
pilares fundamentales, como: la definición y priorización de los objetivos de negocio al más
alto nivel, la traducción de esos objetivos al trabajo del equipo en el sprint, el desbloqueo de
problemas y dependencias que puedan surgir, y la mejora continua de las formas de trabajo
dentro del equipo.
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Dirección
La capa de dirección define los objetivos de
negocio y su prioridad dentro de la
organización y los transmite a los gestores
de equipos.
Facilitador del equipo
Este rol será el encargado de dar soporte y
facilitar el trabajo de los equipos,
solventando aquellos bloqueos que
impidan el avance tanto en cuestiones
tecnológicas como metodológicas, así
como buscar la mejora continua de las
formas de trabajo dentro del equipo.
REUNIONES
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¿Qué reuniones se dan a lo largo de un sprint remoto?A lo largo del sprint existen varias ceremonias imprescindibles para mantener un buen
alineamiento y visibilidad del trabajo del equipo.
Definición estratégicaReunión de definición de objetivos y alineamiento de la capa de gestión y dirección entre los diferentes departamentos de la organización.
PlanificaciónReunión de transmisión de objetivos al equipo. En esta reunión el equipo define y asigna las tareas que deben de ejecutarse en el sprint.
Seguimiento diarioReuniones diarias de 15 minutos realizadas a primera hora donde cada miembro del equipo comenta:
- Avance realizado en el día anterior.- Tareas a abordar a lo largo del día. - Bloqueos o dependencia.
Elevación de riesgosAdicionalmente, es recomendable incorporar una ceremonia de seguimiento por la capa de gestión. Esta ceremonia, que se realizará 2 veces en semana, es clave en los primeros sprints para identificar riesgos e ineficiencias y resolverlos cuanto antes.
RetrospectivaReunión que se realiza al final del sprint con el objetivo de mejorar el funcionamiento del equipo, buscando identificar buenas prácticas y puntos de mejora para los próximos sprints. Esta reunión es clave para asegurar la mejora contínua de los equipos.
Punto de controlReunión diaria de 15 minutos al medio día. En esta reunión se comentan avances, bloqueos y dependencias.
Dirección Gestión Equipo
Existen factores imprescindibles para que este modelo se pueda llevar a cabo, como el acceso a
una conexión de internet estable y segura, debido a que la mayoría de las herramientas para
trabajar de manera deslocalizados son plataformas digitales. Además, es importante tener
siempre en mente aspectos referentes a la ciberseguridad, por lo que deberemos contar con
servicios de VPN que garanticen y certifiquen la seguridad de la información e informática de los
empleados y la compañía, evitando así riesgos futuros.
Los elementos claves que nos van a facilitar el trabajo deslocalizado se pueden clasificar en
cuatro categorías:
HERRAMIENTAS
Gestión de equipo
Ejecución y seguimiento de tareas
Transmisión de conocimiento
Comunicación
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Para conseguir un trabajo en remoto eficaz, tenemos que asegurarnos de que el equipo
cuente con todas las herramientas necesarias para cumplir con las tareas asignadas de forma
eficiente.
Gestión de equipo
Realizar videoconferencias y
reuniones en remoto.
Mantener al equipo informado y
coordinado.
Trabajar sobre de repositorios de
información unificada y compartida.
Gestionar la disponibilidad y la
asignación de equipos.
Asignar y dar seguimiento a las tareas.
Aumentar la productividad de los
integrantes del equipo.
Crear y editar documentos, informes, bases de
datos y presentaciones. Es importante que
permita la edición y consulta por parte de varios
miembros del equipo de forma simultánea y en
tiempo real.
Controlar el estado y avance del trabajo
mediante plataformas de seguimiento y control.
Transmisión de conocimiento
HERRAMIENTAS
Ejecución y seguimiento de tareas
Herramientas
Comunicación
Índice de herramientas
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Actualmente es cada vez más habitual que el equipo esté involucrado en tareas basadas en la
co creación y en el trabajo en equipo, que requieren de una mayor interacción, debate o
elementos como pizarras y post-its.
Este tipo de interacciones, necesarias en formaciones y en sesiones de trabajo, fluyen de
forma muy natural de forma presencial, pero requieren de unas herramientas específicas
para poder realizarse de forma deslocalizada.
Índice de herramientas especiales para sesiones en grupo
Coordinar sesiones de creativas, de trabajo,
debate o co creación en remoto con elementos
como notas o pizarras.
Herramientas
Impartir formaciones o presentaciones
favoreciendo la interacción y maximizando la
participación de los asistentes.
Workshops y sesiones de trabajo
HerramientasFormaciones
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HERRAMIENTAS
Traducir los objetivos de negocio en metas alcanzables y accionables en un sprint.
Definir la duración del sprint remoto, entre 1 y 4 semanas.
DECÁLOGO PARA EL TRABAJO
DESLOCALIZADO
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Reconfigurar los grupos de trabajo en equipos de entre 5 y 10 personas.
Asignar los roles adecuados dentro de los equipos.
Asegurar la comunicación constante entre los miembros del equipo y los distintos roles.
Establecer las métricas que permitan visibilizar el aporte de valor de cada sprint.
Asegurar que el equipo cuenta con todas las herramientas necesarias y una conexión adecuada y
segura.
Definir claramente los objetivos de negocio a alcanzar en el medio plazo (1-4 meses) por la
organización y por cada área o departamento.
Actuar de forma rápida ante los riesgos identificados y asegurar el desbloqueo continuo de
problemas y dependencias.
Adoptar una mentalidad de mejora continua de las formas de trabajo.
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- Programar alarmas para fijar diferentes descansos en la jornada de trabajo ayuda
a mantener altos períodos de concentración.
- Disponer de herramientas y espacios de trabajo adecuados favorece la eficiencia
en la ejecución de tareas.
- Buscar un lugar en donde las distracciones sean las menores posibles para no
interrumpir la concentración.
- Activar la cámara web da un aporte extra de seriedad y concentración a los
participantes de la reunión.
- Silenciar el micrófono mientras los participantes no están hablando ayuda a que la
persona que está hablando no pierda las ideas que está explicando y evitar sonidos
molestos interrumpan.
- Asignar un rol de moderador de la reunión que se encargue de asegurar la correcta
participación durante la reunión virtual.
- Crear minutas de cada reunión virtual para dejar constancia de todos los temas
tratados durante la misma.
TIPS
Además de tener un paso a paso de cómo poder implementar el trabajo deslocalizado, en
Opinno tenemos algunos tips que hemos recopilado a través de nuestra experiencia con el
trabajo deslocalizado.
Para que las reuniones virtuales sean eficaces
Para mantener la concentración y la productividad
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ANEXO: HERRAMIENTAS
PARA EL TRABAJO
DESLOCALIZADO
Plataforma colaborativa para la gestión y
seguimiento de tareas y proyectos que permite
la mejora de la eficiencia de los equipos. Cuenta
con espacios de trabajo y cronogramas que
permiten visualizar el estado de las tareas, ver
las fechas de entrega y las personas
involucradas.
A
B
Plataforma que permite realizar evaluaciones y
formaciones de una manera gamificada a través
de preguntas, el cual ofrece métricas detallada
del nivel de formación que va teniendo el equipo
o los departamentos.
Herramienta de gestión de tareas y de proyectos
que permite distribuir las tareas entre los
diferentes miembros del equipo, un seguimiento
y comunicación efectiva en los proyectos y
tareas.
C
Plataforma de videos en vivo que permite crear
encuesta, chats, Q&A, webinars y hasta sesiones
de formación.
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Herramienta que permite crear y realizar
webinars, videoconferencias y formaciones
totalmente personalizadas ya que brinda la
posibilidad de personalizar las ventanas y las
vistas de la sesión. Además, permite realizar
seguimiento de las métricas obtenidas.
Herramienta de gestión de tareas y proyectos
que permite asignar tickets a cada uno de los
miembros del equipo y ordenarlos según la
complejidad o el grado de urgencia de las tarea.
ANEXO: HERRAMIENTAS PARA EL TRABAJO DESLOCALIZADO
C
Plataforma de espacio de trabajo colaborativo
que permite centralizar ideas y contenido en un
mismo lugar, permitiendo que los equipos
puedan trabajar en tiempo real a través de
videollamadas, chats y comentarios dentro de
los paneles de trabajo. Además, gracias a las
funcionalidades que ofrece la plataforma la hace
óptima para formar y hacer tutorías.
Software para realizar webinars, reuniones,
formaciones, clases y demos de productos.
Permite automatizar los webinars, ver las
estadísticas, generar un espacio para que los
asistentes vean la minuta antes de que comience
el webinar, entre otras funcionalidades.
Herramienta de gestión de proyectos, recursos y
tareas que permite identificar el desempeño del
equipo en base a los históricos, identificar
futuros cuellos de botellas y gestionar proyectos
en tiempo real. Esta herramienta permite la
integración de programas como Microsoft
Projects y Jira.
E
F
Planificador virtual que permite gestionar
proyectos y a las personas involucradas,
teniendo visibilidad del tiempo, disponibilidad y
cargos del equipo.
G
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Entorno de trabajo desarrollado por Google que
recoge un conjunto de aplicaciones de trabajo
colaborativo como comunicación, creación y
edición de documentos, seguimiento de tareas,
entre otros.
Herramienta de espacio de trabajo colaborativo
donde se puede crear proyectos, gestionar
tareas y administrar equipos para tener un
seguimiento óptimo.
G
Herramienta que permite realizar y organizar
webinars de una manera automatizada, eficiente
y personalizada. Además, permite chequear el
nivel de interacción con los asistentes, ver el
tiempo que ha transcurrido, realizar encuestas
en vivo y obtener reportes del desempeño de las
sesiones.
H
Herramienta de gestión de tareas y proyectos.
Cuenta con opciones de chat y video chats
internos para la comunicación entre las personas
del equipo y además cuenta con un servicio de
Inteligencia Artificial que aporta
recomendaciones sobre tareas como: a quién le
podrías asignar tareas y otras sugerencias.
J
Software de gestión de proyectos desarrollado
para que los equipos de trabajo puedan realizar
la supervisión, planificación, y publicación de
software de manera efectiva.
K
Herramienta de gestión de proyectos apoyados
en un tablero Kanban. Permite generar listas de
tareas y subtareas, asignar responsables,
establecer una estimación del tiempo de
entrega, entre otras funcionalidades.
M
Es una plataforma de mensajería,
videoconferencias y llamadas que permite,
mediante un código de URL único, llevar a cabo
reuniones independientemente del lugar en el
que te encuentres tanto tú como tu equipo.
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Plataforma de almacenamiento en la nube.
Además de funcionar como un gran repositorio
de recursos, cuenta con herramientas propias de
edición de documentos (presentaciones, hojas
de datos, documentos de texto…) de forma
colaborativa y en tiempo real.
ANEXO: HERRAMIENTAS PARA EL TRABAJO DESLOCALIZADO
Plataforma que brinda un panel colaborativo en
la red que permite crear canvas de ideas y
templates variados como los de roadmaps y
planificadores.
O
Herramienta para la gestión de tareas y
proyectos en el entorno iOS. Ofrece vistosos
diagramas de Gantt funcionales y
personalizables que se adaptan a los diferente
dispositivos para tener organizadas todas las
tareas.
Herramienta que permite gestionar, organizar y
asignar tareas y planes. Además permite
compartir archivos a través de la herramienta y
dispone de un chat para estar en constante
comunicación.
Entorno de trabajo desarrollado por Microsoft
que recoge un conjunto de aplicaciones de
trabajo colaborativo como comunicación,
creación y edición de documentos, seguimiento
de tareas, entre otros.
M
Herramienta que permite la comunicación
directa mediante chat y videollamadas. Además,
permite compartir cualquier tipo de archivo y
trabajar de manera colaborativa a través de las
diferentes herramientas que componen el
paquete.
Plataforma de mensajería, videoconferencias y
llamadas que permite, mediante un código de
URL único, llevar a cabo reuniones
independientemente del lugar en el que te
encuentres tanto tú como tu equipo.
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ANEXO: HERRAMIENTAS PARA EL TRABAJO DESLOCALIZADO
18
P
Herramienta para la gestión de proyectos y
tareas. Permite gestionar distintos tipos de listas
como las de tareas profesionales o como
personales, todo en una misma aplicación. La
herramienta se puede integrar con otras
herramientas como Google Drive, Dropbox o
Evernote.
Herramienta para gestionar el trabajo en
equipos. Esta herramienta permite dividir largas
listas de tareas en acciones pequeñas y así
distribuirlas a distintas personas de tu equipo de
trabajo.
S
Software que permite la comunicación entre
equipos a través de la creación de canales de
comunicación según proyecto, en donde los
miembros pueden compartir archivos e
información.
O
Plataforma diseñada para facilitar la gestión
integral del talento en la empresa. Se compone
de distintos módulos que permiten: gestión
integral de talento incluidas la asignación de
proyectos y evaluaciones, plataforma de
e-learning, plataforma de gestión de eventos y
plataforma de gestión de competiciones.
Herramienta de gestión del tiempo que se basa
en la técnica de Pomodoro para eficientar el uso
del tiempo a la hora de ejecutar tareas.
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Herramienta colaborativa de gestión de
proyectos, la cual para la planificación y el
seguimiento de las tareas ofrece diagramas de
Gantt, además de permitir la gestión de
documentos e informes y la integración con
otras herramientas.
ANEXO: HERRAMIENTAS PARA EL TRABAJO DESLOCALIZADO
19
T
Herramienta que permite la planificación de la
lista de tareas o la gestión de los proyectos de los
equipos de trabajo organizandolos según
importancia o prioridad. Además estima el
tiempo indicado para cada proyecto y sugiere el
plazo de entrega y la duración del mismo
basados en la prioridad.
W
Software de gestión de tareas en la nube que
permite supervisar documentos y operaciones,
obtener informes en tiempo real sobre el nivel de
progreso y desarrollo de los proyectos que se
ejecutan.
Software para medir el tiempo que se dedica a
cada tarea, permite añadir los diferentes
proyectos en los que se trabajan, asociarlos a
cliente concretos y añadir etiquetas. Incluye
informes detallados y gráficos que permiten
analizar cómo se ha invertido el tiempo y sacar
conclusiones que ayuden a tomar decisiones
internas.
Herramienta virtual que es un Tablero Kanban
para la gestión de proyectos. Permite organizar
tareas, asignar miembros del equipo, agregar
listas, adjuntar archivos, compartir tableros y
establecer fechas de entrega.
Herramienta de gestión de proyectos que
permite crear listas de tareas, organizarlas por
su relevancia, y delegarlas a otros usuarios del
equipo.
Z
Plataforma online que permite realizar
videoconferencias, chats y pantallas
compartidas orientada.
T
Plataforma de gestión que permite visualizar la
carga de trabajo de los empleados, monitorizar a
los equipos, pronosticar con precisión la
disponibilidad real de los empleados y poder
planificar en consecuencia.
ANEXO: HERRAMIENTAS PARA EL TRABAJO DESLOCALIZADO
Daniel Medina Eduardo Lorite Alejandro E. Rebolledo Mariana M. Medina Laia I. Rodríguez Diego Díaz Lucía López Lucía Gutiérrez
investigación, redacción y diseño de Opinno
