Upload
others
View
5
Download
1
Embed Size (px)
Citation preview
[Pick the date]
Inleiding Dubbel boekhouden (Algemeen boekhouden)
Werkgroep Opleiding Algemene Boekhouding
Module Algemene Boekhouding
2014
Module Algemene Boekhouding > Voorwoord
I
Colofon Deze syllabus is het resultaat van een werkgroep Opleiding Algemene Boekhouding, onder
coördinatie van FOD Budget en Beheerscontrole en FOD Financiën.
Wij bedanken de deelnemende organisaties voor hun medewerking: Federale Politie, FOD
Binnenlandse Zaken, FOD Justitie, FOD Mobiliteit en Vervoer, POD Maatschappelijke Integratie.
Medewerkers voor deze module:
Ariane DE BOEVER Federale Politie
Steven QUINTYN Federale Politie
Bart MENSCHAERT FOD Budget en Beheerscontrole
Sébastien LOOS FOD Budget en Beheerscontrole
Elisabeth LOISEAU FOD Financiën
Mouhsine HAJJI FOD Financiën
Sylvie HONORÉ FOD Financiën
Module Algemene Boekhouding > Voorwoord
II
Inhoudstabel
Colofon ................................................................................................................................................. I
Inhoudstabel ........................................................................................................................................ II
Voorwoord ........................................................................................................................................... VIII
Overzicht ............................................................................................................................................ IX
1 Algemene inleiding FEDCOM ........................................................................................................... 1
1.1 Wat is FEDCOM ? ..................................................................................................................... 1
1.2 FEDCOM : doelstellingen ......................................................................................................... 1
1.2.1 Moderniseren van de federale comptabiliteit en begrotingsopvolging ......................... 2
1.2.2 Beheren, automatiseren en informeren ......................................................................... 2
1.2.3 Toepassen van de nieuwe reglementering (wet van 22 mei 2003 en
uitvoeringsbesluiten) ....................................................................................................................... 3
1.2.4 Introduceren van geïntegreerde werkprocessen ............................................................ 4
1.2.5 Toewijzen van rollen en verantwoordelijkheden ............................................................ 5
2 Van enkelvoudig naar dubbel boekhouden (of algemeen boekhouden)........................................ 6
2.1 Geschiedenis............................................................................................................................ 6
2.2 Definitie ................................................................................................................................... 6
2.3 Enkelvoudig boekhouden ........................................................................................................ 7
2.4 Dubbel boekhouden ................................................................................................................ 8
2.4.1 Omschrijving .................................................................................................................... 8
2.4.2 Entiteit ............................................................................................................................. 8
2.4.3 Evaluatie in dezelfde waarde .......................................................................................... 8
2.4.4 Chronologisch en zakelijk ................................................................................................ 9
2.4.5 Geboekt ........................................................................................................................... 9
3 Algemene boekhoudkundige principes ......................................................................................... 10
3.1 Definitie ................................................................................................................................. 10
3.2 Fundamenten van het boekhouden ...................................................................................... 10
3.2.1 Boekhoudkundige entiteit ............................................................................................. 10
3.2.2 Monetaire waarde-uitdrukking ..................................................................................... 11
3.2.3 Consistentie ................................................................................................................... 11
3.2.4 Continuïteit van de entiteit (going concern) ................................................................. 11
3.3 Registratie van boekhoudkundige transacties ...................................................................... 12
3.3.1 Verantwoordingsstukken .............................................................................................. 12
Module Algemene Boekhouding > Voorwoord
III
3.3.2 Volledigheid ................................................................................................................... 12
3.3.3 Compensatieverbod ...................................................................................................... 12
3.3.4 Toerekeningsprincipe = realisatieprincipe en overeenstemmingsprincipe .................. 13
3.4 Waarderingsprincipe ............................................................................................................. 13
3.4.1 Relevantieprincipe ......................................................................................................... 13
3.4.2 Individuele waardering .................................................................................................. 13
3.4.3 Objectiviteitsbeginsel .................................................................................................... 14
3.4.4 Voorzichtigheidsbeginsel ............................................................................................... 14
3.5 Principes met betrekking tot de verslaggeving ..................................................................... 14
3.5.1 Periodiciteit ................................................................................................................... 14
3.5.2 Vergelijkbaarheid .......................................................................................................... 14
3.5.3 Getrouw beeld ............................................................................................................... 15
3.6 Enkele boekhoudkundige principes eigen aan de overheidssector ...................................... 15
3.6.1 het begrip “Vastgestelde rechten” (art.8 W2003 en art. 19 KB 10/11/2009) ............... 15
3.6.2 Het algemeen boekhoudplan (art. 5 W2003) ................................................................ 15
3.6.3 De primauteit van de algemene boekhouding op de begrotingscomptabiliteit (art. 13
W2003) 16
4 Balans ............................................................................................................................................ 17
4.1 Doel ....................................................................................................................................... 17
4.2 De balansmethode ................................................................................................................ 19
4.3 Voorbeelden .......................................................................................................................... 19
4.3.1 Samengevat ................................................................................................................... 22
4.4 Oefening ................................................................................................................................ 25
4.5 Rubrieken op de balans ......................................................................................................... 26
4.5.1 De actiefzijde ................................................................................................................. 26
4.5.2 De passiefzijde ............................................................................................................... 26
4.5.3 Schematische voorstelling ............................................................................................. 27
4.6 Oefeningen ............................................................................................................................ 28
5 Van balans naar (T-)rekeningen .................................................................................................... 29
5.1 Inhoud ................................................................................................................................... 29
5.2 Oefening ................................................................................................................................ 30
6 Grootboek en Dagboek of Journaal ............................................................................................... 32
6.1 Inleiding ................................................................................................................................. 32
6.2 Grootboek ............................................................................................................................. 33
Module Algemene Boekhouding > Voorwoord
IV
6.3 Journaal of Dagboek .............................................................................................................. 33
6.4 Oefening ................................................................................................................................ 34
7 Afsluiting van de grootboekrekeningen ........................................................................................ 35
7.1 De praktische boekhoudkundige verwerking ........................................................................ 35
7.2 Debet- en creditsaldo ............................................................................................................ 36
7.3 Oefening ................................................................................................................................ 37
8 Proef- en saldibalans ..................................................................................................................... 38
8.1 Proefbalans ............................................................................................................................ 38
8.2 Saldibalans ............................................................................................................................. 39
8.3 Oefening ................................................................................................................................ 40
9 Resultatenrekening ....................................................................................................................... 41
9.1 Kosten- en opbrengstenrekeningen ...................................................................................... 41
9.2 Oefening ................................................................................................................................ 41
9.3 Opbrengsten .......................................................................................................................... 42
9.4 Kosten .................................................................................................................................... 42
9.5 Oefening ................................................................................................................................ 43
9.6 De resultaatrekeningen ......................................................................................................... 44
9.6.1 Concreet ........................................................................................................................ 44
9.6.2 Oefening ........................................................................................................................ 47
10 Het boekhoudplan van de federale overheid............................................................................ 48
10.1 Algemeen ............................................................................................................................... 48
10.2 Bespreking van de klassen volgens het KB van 10 november 2009 ...................................... 50
10.2.1 Actief.............................................................................................................................. 51
10.2.2 Passief ............................................................................................................................ 53
10.3 Overzicht in balans ................................................................................................................ 54
10.4 Klassen 6 en 7 ........................................................................................................................ 54
10.5 Oefeningen ............................................................................................................................ 60
10.5.1 Oefening 1 ..................................................................................................................... 60
10.5.2 Oefening 2 ..................................................................................................................... 60
11 Samenvattende oefening .......................................................................................................... 61
12 Europees systeem van nationale en regionale rekeningen (ESR) ............................................. 63
12.1 Algemeen gebruik van de ESR-code ...................................................................................... 63
12.2 Opbouw ................................................................................................................................. 64
Module Algemene Boekhouding > Voorwoord
V
12.2.1 Samenstelling van de budgettaire aanrekening ............................................................ 64
12.2.2 Samenstelling van de ESR-code ..................................................................................... 66
12.2.3 ESR-code en algemene boekhouding ............................................................................ 66
12.2.4 Oefening ........................................................................................................................ 67
13 Enkele belangrijke boekhoudkundige begrippen ...................................................................... 68
13.1 Actief ..................................................................................................................................... 68
13.2 Verwerving: investering versus kost ..................................................................................... 68
13.2.2 Aanschaffingswaarde .................................................................................................... 69
13.3 Aanpassingen aan de aanschaffingswaarde .......................................................................... 70
13.3.1 Afschrijvingen ................................................................................................................ 71
13.3.2 Uitzonderlijke afschrijvingen ......................................................................................... 73
13.3.3 Waardeverminderingen ................................................................................................ 73
13.4 Buitengebruikstelling ............................................................................................................. 74
13.5 Meer- of minderwaarde bij realisatie ................................................................................... 74
13.6 Oefening ................................................................................................................................ 74
14 Samenvattende oefeningen ...................................................................................................... 75
14.1 Elecgas ................................................................................................................................... 75
14.2 Wezo ...................................................................................................................................... 75
14.3 Reclyo .................................................................................................................................... 76
14.4 Virtualize ................................................................................................................................ 76
14.5 Brummo ................................................................................................................................. 76
14.6 Meubelland ........................................................................................................................... 77
15 Wachtrekeningen ...................................................................................................................... 78
15.1 Omschrijving .......................................................................................................................... 78
15.2 Oefening ................................................................................................................................ 79
16 Balans van de Federale Staat .................................................................................................... 81
17 Belasting op de Toegevoegde Waarde (BTW) ........................................................................... 84
17.1 Algemeen principe................................................................................................................. 84
17.2 Intracommunautaire levering van goederen en diensten. De bijzondere Btw-aangifte
(formulier 629) .................................................................................................................................. 85
17.3 Boekingen .............................................................................................................................. 85
18 Voorraden .................................................................................................................................. 88
18.1 Algemeen ............................................................................................................................... 88
18.2 Voorraadwijziging .................................................................................................................. 88
Module Algemene Boekhouding > Voorwoord
VI
18.3 Waarde .................................................................................................................................. 89
18.4 Boekingen .............................................................................................................................. 89
18.5 Oefeningen ............................................................................................................................ 90
18.5.1 Vaccins ........................................................................................................................... 90
18.5.2 Promotieartikelen .......................................................................................................... 91
19 Eindejaarsactiviteiten ................................................................................................................ 92
19.1 Algemeen ............................................................................................................................... 92
19.2 Kosten en opbrengsten eigen aan boekjaar .......................................................................... 92
19.2.1 Inhoud ........................................................................................................................... 92
19.2.2 Facturen en kredietnota’s ............................................................................................. 93
19.2.3 Regularisatierekeningen ................................................................................................ 94
19.2.4 Oefeningen .................................................................................................................... 97
19.2.5 Provisie personeel ......................................................................................................... 98
19.3 Hangende geschillen ............................................................................................................. 99
19.3.1 Inhoud ........................................................................................................................... 99
19.3.2 Boekingen .................................................................................................................... 100
19.4 Waardeverminderingen op vorderingen ............................................................................. 100
19.4.1 Inhoud ......................................................................................................................... 100
19.4.2 Boekingen .................................................................................................................... 100
19.4.3 Oefening ...................................................................................................................... 101
19.5 Fysieke inventaris en buitengebruikstellingen .................................................................... 102
20 Algemene boekhouding in FEDCOM ....................................................................................... 103
20.1 Inleiding ............................................................................................................................... 103
20.2 Uitgaven .............................................................................................................................. 103
20.2.1 Aankoop kost: grootboekrekening klasse 6 ................................................................ 103
20.3 Inkomsten ............................................................................................................................ 114
20.4 Afsluiting .............................................................................................................................. 117
20.4.1 Afschrijvingen .............................................................................................................. 117
20.4.2 Over te dragen kosten ................................................................................................. 120
Module Algemene Boekhouding > Voorwoord
VII
Deze pagina is opzettelijk leeg.
Module Algemene Boekhouding > Voorwoord
VIII
Voorwoord
Een aantal jaren geleden werd bij de
Federale overheid het FEDCOM-systeem
geïntroduceerd. Voorheen bestond de
boekhouding van de Federale overheid
voornamelijk uit het voeren van een
budgettaire boekhouding. Met het
FEDCOM-systeem werd ook een
algemene en een analytische boekhouding ingevoerd. Heel wat medewerkers kregen te
maken met deze ‘algemene boekhouding’ of dubbel boekhouden. Voorbeelden zijn het
bepalen van de grootboekrekeningen bij een bestelbon of het vastgesteld recht, of het
boeken van een factuur,... Vaak zelfs zonder het te beseffen hebben bepaalde
handelingen een invloed op de algemene boekhouding.
Deze cursus ‘algemeen boekhouden’ kan gezien worden als een globale inleiding tot 3
andere opleidingen. Een eerder theoretische opleiding waarbij gepoogd wordt de
techniek van het dubbel boekhouden te verduidelijken. De volgende opleidingen zijn
meer specifiek en praktijkgericht. Ze concentreren zich op bepaalde onderdelen van de
algemene boekhouding en hun concrete verwerking in FEDCOM:
Uitgaven toegespitst op (assistent) vereffenaars
Inkomsten met als doelpubliek boekhouders vastgesteld recht en rekenplichtigen
Afsluiting gericht op de boekhouders
De doelstellingen van deze cursus ‘algemeen boekhouden’ zijn de eigen werkzaamheden
te kunnen kaderen in de algemene boekhouding, de impact van bepaalde handelingen
beter te kunnen inschatten en op deze manier het aantal fouten (of vergissingen) te
reduceren.
Fig 1: Schrijftafel met kasboeken
Module Algemene Boekhouding > Voorwoord
IX
Overzicht Deze syllabus bevat de volgende hoofdstukken:
Voorwoord ........................................................................................................................................... VIII
1 Algemene inleiding FEDCOM ........................................................................................................... 1
2 Van enkelvoudig naar dubbel boekhouden (of algemeen boekhouden)........................................ 6
3 Algemene boekhoudkundige principes ......................................................................................... 10
4 Balans ............................................................................................................................................ 17
5 Van balans naar (T-)rekeningen .................................................................................................... 29
6 Grootboek en Dagboek of Journaal ............................................................................................... 32
7 Afsluiting van de grootboekrekeningen ........................................................................................ 35
8 Proef- en saldibalans ..................................................................................................................... 38
9 Resultatenrekening ....................................................................................................................... 41
10 Het boekhoudplan van de federale overheid............................................................................ 48
11 Samenvattende oefening .......................................................................................................... 61
12 Europees systeem van nationale en regionale rekeningen (ESR) ............................................. 63
13 Enkele belangrijke boekhoudkundige begrippen ...................................................................... 68
14 Samenvattende oefeningen ...................................................................................................... 75
15 Wachtrekeningen ...................................................................................................................... 78
16 Balans van de Federale Staat .................................................................................................... 81
17 Belasting op de Toegevoegde Waarde (BTW) ........................................................................... 84
18 Voorraden .................................................................................................................................. 88
19 Eindejaarsactiviteiten ................................................................................................................ 92
20 Algemene boekhouding in FEDCOM ....................................................................................... 103
Module Algemene Boekhouding > Algemene inleiding FEDCOM
1
1 Algemene inleiding FEDCOM
1.1 Wat is FEDCOM ? FEDCOM is de afkorting voor “Federale Comptabiliteit”. Het is de benaming voor een geïntegreerd
systeem voor boekhouding en begrotingsopvolging bij de Federale overheid.
Dit systeem werd geïmplementeerd in alle federale overheidsdiensten (FOD’s), programmatorische
overheidsdiensten (POD’s), het Ministerie van Landsverdediging en de Federale Politie. Het systeem
wordt beheerd door de Federale Overheidsdienst Budget en Beheerscontrole (FOD B&B).
1.2 FEDCOM : doelstellingen
De doelstellingen van het systeem kunnen als volgt omschreven worden:
Moderniseren van de federale comptabiliteit en begrotingsopvolging.
Het beheren, automatiseren en informeren
Toepassen van de nieuwe reglementering (Wet van 22-05-2003 en
uitvoeringsbesluiten).
Introduceren van geïntegreerde werkprocessen.
Federale Staat – jaarrekening
(Art 110 van de Wet 22/05/2003)
Het algemeen bestuur – Algemene rekening
(Art 4 en 72 van de Wet 22/05/2003)
= jaarrekening en rekening van uitvoering van
begroting
FOD
ADBA ’s
Algemene rekening
Art. 81 van de Wet
22/05/2003 Defensie FOD
AOI ’s
Algemene rekening
Art. 93 van de Wet
22/05/2003
Schema 1: Federale comptabiliteit
Module Algemene Boekhouding > Algemene inleiding FEDCOM
2
Toewijzen van rollen en verantwoordelijkheden.
1.2.1 Moderniseren van de federale comptabiliteit en begrotingsopvolging
FEDCOM heeft als opdracht de federale boekhouding te moderniseren. Het gaat meer
bepaald om:
1. De invoering van een drievoudige boekhouding voor de uitgaven en de
ontvangsten, de bezittingen en de schulden.
Een begrotingsboekhouding, om de uitvoering van de federale begroting
op te volgen.
Een algemene boekhouding, die vergelijkbaar is met de private sector, om
de evolutie van het patrimonium (balans) en de federale resultaten
(resultatenrekening) op te volgen.
Een analytische boekhouding, om de analyse van de uitgaven per
kostencentrum op te volgen.
2. De uitgaven opvolgen, vanaf de bestelbon tot de opvolging van de betalingen.
3. De ontvangsten opvolgen, van vastgesteld recht tot de inning.
1.2.2 Beheren, automatiseren en informeren
Om de drievoudige boekhouding te integreren en te informatiseren, maakt FEDCOM
gebruik van de applicatie SAP. SAP is de afkorting voor Systemen, Applicaties en
Producten.
SAP is een informatie- en besturingssysteem waarin bedrijfsmatige processen kunnen
worden vastgelegd en beheerd. Deze processen worden onderverdeeld in modules. De
modules bevatten op hun beurt transacties. Transacties zijn de handelingen die de
gebruiker kan uitvoeren. Elke transactie heeft een specifieke code.
Kort samengevat: proces > module > transactie
Voorbeeld:
Het proces aankopen omvat diverse modules, waaronder de module Material
Management Purchasing (MM-PUR) waarin een aankoop kan gedaan worden. Eén van de
Module Algemene Boekhouding > Algemene inleiding FEDCOM
3
mogelijke transacties binnen deze module is de transactie ME21N, het opmaken van een
bestelbon.
Samengevat: aankopen > MM-PUR > ME21N
Werken met een dergelijke structuur kent een aantal voordelen:
Volledigheid en eenheid van het informatiesysteem: alle informatie en
bedrijfsprocessen worden geïntegreerd in een eenvormig systeem en
opgeslagen in één enkele database.
Consistentie en eenduidigheid van de informatie: informatie wordt gedeeld
door meerdere modules die vroeger aparte applicaties zouden zijn geweest.
Minimalisering van de kosten: geen interface tussen de verschillende
modules.
Standaardisatie van processen, handelingen, functies of rollen.
Betere rapporteringsmogelijkheden
…
Het huidige systeem heeft desondanks echter een aantal onvolkomenheden die de ‘prijs’
zijn van deze voordelen:
Een grote complexiteit doordat er getracht wordt om alle aspecten van de
entiteit te omvatten (verkopen, boekhouding, personeelsbeheer, financiën,...).
Hierdoor is de nood aan opleidingen hoog.
Moeilijk aan te passen aan de publieke sector waardoor bepaalde modules
momenteel nog niet geactiveerd zijn (voorbeeld lonen, publieke schuld).
Hierdoor dient er gewerkt te worden met interfaces.
1.2.3 Toepassen van de nieuwe reglementering (wet van 22 mei 2003 en
uitvoeringsbesluiten)
De oorsprong van de modernisering van de federale boekhouding gaat terug tot 1991,
toen geconstateerd werd dat het opstellen van de algemene rekening van de federale
overheid vertraging opliep. Er werd voorgesteld om bij de overheid een boekhouding te
voeren die sterk lijkt op de boekhouding in het bedrijfsleven.
Module Algemene Boekhouding > Algemene inleiding FEDCOM
4
De hervorming van de Federale boekhouding werd aldus ingezet met de wet van 15
maart 1991 houdende de hervorming van de algemene Rijkscomptabiliteit en van de
provinciale comptabiliteit. De Commissie voor Normalisatie van de Openbare
Comptabiliteit (CNOC) werd opgericht en het werk ervan resulteerde uiteindelijk in de
Wet van 22 mei 2003 houdende de organisatie van de begroting en van de
comptabiliteit van de federale staat. Het FEDCOM-systeem steunt op deze wet.
We kunnen concluderen dat FEDCOM voor alles een wettelijke noodzaak is. Er moet
immers beantwoord worden aan volgende eisen:
1. De Europese wetgeving betreffende de klassering van de nationale rekeningen
volgens het Europese Systeem van Rekeningen (ESR).
2. De Belgische wetgeving inzake de comptabiliteit van de federale staat (Wet van
22-05-2003).
3. Uitvoeringsbesluiten zoals boeking op het moment van het vastgesteld recht in
plaats van een kasboekhouding en alle betalingen via een centraliserende
rekenplichtige.
1.2.4 Introduceren van geïntegreerde werkprocessen
De FOD’s, POD’s, Ministerie van Landsverdediging en de Federale Politie hebben in 2007
de werkprocessen gedefinieerd die geïntegreerd werden in het FEDCOM-systeem. Dit
resulteerde in 3 globale end-to-end processen:
1. van Vastgesteld Recht tot Kasbeheer (VRK)
2. van Begroting tot Rapportering (BtR)
3. van Bestelling tot Betaling (BtB)
Elk end-to-end proces is verder opgesplitst in subprocessen.
Module Algemene Boekhouding > Algemene inleiding FEDCOM
5
Schema 2: De FEDCOM-processen
1.2.5 Toewijzen van rollen en verantwoordelijkheden
Het FEDCOM systeem ondersteunt ook de scheiding van de functies (artikel 29 wet van
22/05/2003).
Daartoe krijgt elke medewerker binnen de organisatie bepaalde rollen toegewezen. Deze
rollen zullen bepalen welke transacties de medewerker zal kunnen uitvoeren. Een
medewerker met enkel de rol “aankoper” zal bijgevolg geen goederenontvangst kunnen
doen of facturen vereffenen.
Een rollenmatrix die per dienst weergeeft welke medewerker welke rol vervult, wordt
beheerd door de rollenverantwoordelijke in FOD / POD of Ministerie en de FOD Budget
en Beheerscontrole.
Module Algemene Boekhouding > Van enkelvoudig naar dubbel boekhouden (of algemeen boekhouden)
6
2 Van enkelvoudig naar dubbel boekhouden (of algemeen
boekhouden)
2.1 Geschiedenis
Door de eeuwen heen hielden met name handelaren een boekhouding bij om op deze
manier een overzicht te hebben van de in hun ondernemingen gedane uitgaven en
ontvangsten. Op die manier werd een inzicht bekomen in de resultaten. Van de oudheid
tot de middeleeuwen verliep dit op eenvoudige wijze. Er waren vele methoden van
boekhouden.
In de Renaissance werd in Italië de basis gelegd van ons huidig boekhoudsysteem,
waarschijnlijk naar aanleiding van de reizen van Marco Polo en de kennis die hij uit het
Verre Oosten naar Europa meenam. Er werd namelijk gewerkt met dubbel boekhouden
waarbij elke transactie op twee rekeningen werd geboekt. Op deze manier kunnen
eventuele fouten uiteindelijk altijd gevonden worden. Daarnaast kan op ieder gewenst
moment inzicht gekregen worden in de actuele stand van bezittingen en schulden en de
resultaten over een periode.
Figuur 1: Luca Paciolo
2.2 Definitie
Boekhouden is het systematisch registreren van de uitgaven en de ontvangsten,
bezittingen, schulden, rechten en verplichtingen van een persoon, van een bedrijf of van
een (overheids-)instelling.
Het doel is:
Overzicht krijgen en houden in de financiële positie
Module Algemene Boekhouding > Van enkelvoudig naar dubbel boekhouden (of algemeen boekhouden)
7
Inzicht krijgen in het resultaat
Afleggen van verantwoording over het gevoerde financiële beleid
Gegevens leveren voor bepaling van de kostprijs en het uitbrengen van offertes
2.3 Enkelvoudig boekhouden
Enkel boekhouden of enkelvoudig boekhouden is het systeem waarin dagelijkse
boekingen in dagboeken worden bijgehouden. De enkelvoudige boekhouding houdt
enkel rekening met financiële transacties en niet met bewegingen van vorderingen en
schulden. Het resultaat (winst of verlies) kan wel worden bepaald doordat alle uitgaven
en ontvangsten zijn genoteerd.
Bij enkelvoudig boekhouden beperkt men zich tot het bijhouden van:
Een inkoopdagboek: hierin worden alle facturen en creditnota’s ingeschreven die
ontvangen werden van leveranciers. Elke inkomende factuur en creditnota krijgt
éérst een doorlopend volgnummer. Ook de wijze van betaling wordt opgetekend.
Een verkoopdagboek: de aan klanten gerichte facturen en creditnota’s worden
hierin
genoteerd. Ook elke uitgaande factuur en creditnota krijgt een doorlopend
volgnummer. Voor verkopen waarvoor geen factuur vereist is (bv. contante
verkopen in de winkel), volstaat het om dagelijks het totale verkoopcijfer in te
schrijven.
Een financieel dagboek: hierin worden de verrichtingen in contanten
(‘kasverrichtingen’) opgetekend, geldopnames voor privédoeleinden, en het
dagelijkse saldo in speciën.
Een inventarisboek: volgende elementen worden in de inventaris opgenomen:
Alle bezittingen:
de voorraad;
geldmiddelen in kas en op financiële rekeningen;
andere bezittingen van de entiteit zoals gebouwen, machines, …
Alle schulden:
de eigen middelen die in de entiteit geïnvesteerd werden;
Module Algemene Boekhouding > Van enkelvoudig naar dubbel boekhouden (of algemeen boekhouden)
8
2.4 Dubbel boekhouden
2.4.1 Omschrijving
Dubbel boekhouden, het onderwerp van deze opleiding, is een boekhoudkundige
systeem waarbij elke transactie van een entiteit
kan geëvalueerd worden in dezelfde waarde
geboekt wordt op zowel chronologische als zakelijke manier
altijd dubbel wordt geboekt, namelijk een inschrijving op de debetzijde van een
rekening en een inschrijving op de creditzijde van een rekening.
Hieronder worden een aantal begrippen uit deze omschrijving verduidelijkt.
2.4.2 Entiteit
Onder ‘entiteit’ verstaan we een persoon, een onderneming of een (overheids-) instelling.
2.4.3 Evaluatie in dezelfde waarde
Door de diverse bezittingen van de entiteit in geldwaarde uit te drukken, kan een zinvolle
uitspraak worden gedaan over de waarde van de entiteit.
Het geld heeft de eigenschap een gemeenschappelijke waardemeter te zijn, waardoor
elementen van diverse aard kunnen uitgedrukt worden in optelbare getallen en
aftrekbare getallen.1
Voorbeeld:
Indien een entiteit € 75 000,00 tegoed heeft op haar bankrekening, 200.000 kg
handelswaren bezit en 2 ha grond, kan men onmogelijk een uitspraak doen over de
totale bezittingen van de entiteit. De voormelde elementen kunnen inderdaad niet tot
een geheel opgeteld worden.
Indien de handelswaren € 25 000,00 waard zijn en de grond € 200 000,00 dan is het
totale bezit van de entiteit € 300 000,00.
1Weliswaar moet aan het voorgaande toegevoegd worden dat de geldwaarde als maatstaf geen volmaakte maatstaf is. Inderdaad de
waarde van het geld wijzigt in de tijd, gezien het de uitdrukking van de koopkracht vertegenwoordigt. Het geld als meetinstrument is dus niet volmaakt daar het aan wijzigingen onderhevig is, en dit in tegenstelling tot andere meeteenheden -zoals de meter, de kilogram, het uur, de calorie enz...
Module Algemene Boekhouding > Van enkelvoudig naar dubbel boekhouden (of algemeen boekhouden)
9
2.4.4 Chronologisch en zakelijk
De boekingen dienen zodanig gebeuren zodat opzoekingen hetzij in de tijd, hetzij
volgens specifieke criteria (voorbeeld aard van de uitgaven) mogelijk zijn.
Het optekenen moet op een dusdanige wijze gebeuren dat de invloed van de wijzigingen
voortdurend kan worden gemeten en dit op eenduidige wijze.
Deze doelstelling wordt niet beïnvloed door de activiteit van de entiteit, enkel de wijze
waarop de verrichtingen zullen geregistreerd worden, zal afgestemd worden op de
specifieke behoeften van de entiteit.
Opmerkelijk is dat de redeneringswijze en de basisprincipes van het boekhouden
dezelfde blijven ongeacht of het gaat over een onderneming of een (overheids-)
instelling.
2.4.5 Geboekt
De boekingen worden geschreven in boeken of boekhoudkundige registers. Volgens
Belgisch recht dienen twee registers verplicht bijgehouden te worden :namelijk het
journaal of dagboek en het grootboek. De rekeningen van het grootboek hebben een
debetzijde en een creditzijde. De totalen van alle debetbedragen moet gelijk zijn aan de
totalen van de creditbedragen. Dit is het boekhoudkundig evenwicht.
Module Algemene Boekhouding > Algemene boekhoudkundige principes
10
3 Algemene boekhoudkundige principes
3.1 Definitie
Onder algemene boekhoudprincipes moet worden verstaan: een geheel van regels die
moeten worden gevolgd bij het voeren van een dubbele boekhouding.
Deze principes komen voor in de wetten met betrekking tot de boekhouding in de
privésector. Concreet zijn ze terug te vinden in de wet van 17 juli 1975 en het
voornaamste uitvoeringsbesluit ervan, met name het KB van 8 oktober 1976 met
betrekking tot de boekhouding en de jaarrekening van de ondernemingen.
Deze cursus behandelt in het bijzonder « de Wet van 22 mei 2003 houdende organisatie
van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat » (W2003) evenals het
KB van 10 november 2009 (tot vaststelling van het boekhoudplan van de federale staat
en op de gemeenschappen , de gewesten en de gemeenschappelijke
gemeenschapscommissie wordt eveneens verwezen naar algemene boekhoudprincipes).
Door het toepassen van deze boekhoudprincipes worden de transacties van een entiteit
op een ondubbelzinnige wijze geregistreerd. Het zijn als het ware regels voor een goed
boekhoudkundig gedrag. Deze boekhoudprincipes worden hier opgesplitst in:
Fundamenten van het boekhouden
Registratie van boekhoudkundige transacties
Waarderingsprincipes
Principes met betrekking tot de verslaggeving
3.2 Fundamenten van het boekhouden
3.2.1 Boekhoudkundige entiteit
Een boekhouding kan slechts gevoerd worden indien er een duidelijke afgebakende
entiteit bestaat.
De ‘boekhoudkundige entiteit’ wordt gedefinieerd in artikel 2 van de Wet van 2003. In
het kader van de federale Staat heeft dit betrekking op :
Module Algemene Boekhouding > Algemene boekhoudkundige principes
11
1° - het algemeen bestuur ( waaronder de FOD’s, het ministerie van Defensie
en de Federale Politie vallen)
2° - de administratieve diensten met boekhoudkundige autonomie;
3° - de administratieve openbare instellingen;
4° - de staatsbedrijven.
Deze 4 categorieën van diensten onderscheiden zich door hun eigen aard en hun graad
van autonomie. (Artikel 2 en 11 - W2003).
3.2.2 Monetaire waarde-uitdrukking
Het dubbel boekhouden registreert de financiële gevolgen van transacties. Dit kan enkel
indien men de transacties op de een of andere manier kan meten. Dit gebeurt in
geldwaarde.
Het gebruik van eenzelfde munteenheid (Euro) maakt het mogelijk om zaken van diverse
aard (bankrekening, goederen, terrein …) uit te drukken in cijfers die worden opgeteld of
afgetrokken.
Aan de hand van deze gemeenschappelijke meeteenheid kan de waarde van de entiteit
gewaardeerd worden. (Art. 10-15, KB 10/11/2009)
Aangezien er soms ook aankopen gebeuren met landen buiten de Eurozone, dienen deze
aankopen in vreemde munt omgezet worden in euro.
3.2.3 Consistentie
De waarderingsregels en hun toepassing moeten voor ieder boekjaar constant blijven,
tenzij er belangrijke veranderingen optreden wegens economische of technologische
omstandigheden. (Art. 5, KB 10/11/2009)
3.2.4 Continuïteit van de entiteit (going concern)
Dit principe veronderstelt dat de boekhoudkundige entiteit lang genoeg in werking zal
blijven om al haar verbintenissen uit te voeren. Men gaat ervan uit dat de levensduur van
de entiteit oneindig is.
Module Algemene Boekhouding > Algemene boekhoudkundige principes
12
3.3 Registratie van boekhoudkundige transacties
3.3.1 Verantwoordingsstukken
Elke boeking geschiedt aan de hand van een gedagtekend verantwoordingsstuk,
waarnaar zij moet verwijzen. (Art. 12, W2003)
Dit verantwoordingsstuk kan intern of extern zijn :
intern : dit zijn stukken die door de entiteiten zelf gecreëerd worden en binnen
de entiteit blijven. (Voorbeelden hiervan zijn een samenvattende nota over de
geschillen die in behandeling zijn, de inventarislijst op 31/12, interne
berekening van een vastgesteld recht …);
extern : deze zijn afkomstig van een derde partij (bijvoorbeeld de factuur van
een leverancier, een contract …).
De verantwoordingsstukken moeten worden gearchiveerd.
3.3.2 Volledigheid
Alle verrichtingen moeten worden opgenomen in de boekhouding.
Volledigheid wordt in de eerste plaats gewaarborgd door de toepassing van de principes
van dubbel boekhouden.
Naast de volledigheid naar inhoud moet er ook zekerheid zijn dat alle verrichtingen
geregistreerd worden, maar ook niks meer dan de eigen verrichtingen. Dit kan
bewerkstelligd worden door het systeem van interne controle.(Art 12 en 23 W2003)
3.3.3 Compensatieverbod
Elke compensatie tussen actief- en passiefbestanddelen, tussen rechten en verplichtingen
en tussen kosten en opbrengsten is verboden. Dit komt erop neer dat elke transactie
integraal moet worden geboekt en niet mag worden gecompenseerd met een andere
verrichting. (Art. 25, KB 10/11/2009)
Voorbeeld:
Een FOD organiseert een seminarie. De deelnemers dienen inschrijvingsgeld te betalen.
Hierbij boekt de FOD 1.000 EUR als opbrengsten. Eveneens wordt er voor 50 EUR
broodjes en 30 EUR drank aangekocht.
Module Algemene Boekhouding > Algemene boekhoudkundige principes
13
Naar de boeking toe betekent dit : enerzijds 1.000 EUR opbrengsten en anderzijds 80
EUR kosten. Het is niet mogelijk om enkel de 920 EUR aan opbrengst te boeken, ook al is
de netto opbrengst van het seminarie 920 EUR.
3.3.4 Toerekeningsprincipe = realisatieprincipe en overeenstemmingsprincipe
De kosten en de opbrengsten moeten aan de juiste periode worden gelinkt. (Art. 7,
W2003 / Art. 21 en 22, KB 10/11/2009)
De boekhouding baseert zich op het principe van het vastgesteld recht (zie verder voor
de definitie). De kosten en de opbrengsten die eruit voortvloeien moeten verwerkt
worden in het « boekjaar » waarin het recht (ten gunste of ten laste) werd opgemaakt,
ongeacht de dag waarop het bedrag wordt geïnd of betaald. Het « boekjaar » is de
periode van 1/1/JJJJ tot 31/12/JJJJ. Men moet dus controleren of de opbrengsten en de
kosten wel degelijk aan het boekjaar toebehoren dat wordt verwerkt.
Soms worden kosten gemaakt in de loop van een boekjaar, maar pas gefactureerd in de
loop van het volgende boekjaar. Omgekeerd kunnen kosten worden betaald tijdens een
boekjaar maar pas later effectief gemaakt.
Hetzelfde geldt voor de opbrengsten. Het gebeurt dus dat kosten of opbrengsten foutief
in een boekjaar worden geboekt waartoe ze niet behoren. Dan moeten ze naar het
volgende boekjaar worden overgedragen of getransfereerd.
3.4 Waarderingsprincipe
3.4.1 Relevantieprincipe
Alle relevante verrichtingen, dit wil zeggen die waarderingen of beslissingen kunnen
beïnvloeden, moeten in de boekhouding worden opgenomen.
3.4.2 Individuele waardering
Elk bestanddeel van het actief en passief moet afzonderlijk worden gewaardeerd (Art. 6,
KB 10/11/2009)
Voorbeeld
Voor alle gebouwen wordt de aanschaffingswaarde genomen als initiële boekwaarde,
echter elk gebouw heeft zijn eigen technische en economische kenmerken zodat de
waarde van elke gebouw afzonderlijk dient te worden bepaald.
Module Algemene Boekhouding > Algemene boekhoudkundige principes
14
3.4.3 Objectiviteitsbeginsel
De waardering moet gebaseerd zijn op betrouwbare methodes en controleerbare
gegevens.
De informatie opgenomen in de boekhouding moet vrij zijn van fouten en vertekeningen.
Het kan dus niet zijn dat er door interpretatie een vertekening is in de gerapporteerde
informatie.
3.4.4 Voorzichtigheidsbeginsel
De kosten worden geboekt ook al zijn ze slechts waarschijnlijk, de opbrengsten
daarentegen worden enkel geboekt wanneer ze zeker zijn.
Wanneer meerdere waarderingsmethodes mogelijk zijn :
neemt men de opbrengsten of actiefelementen aan het laagste bedrag,
neemt men de kosten of passiefelementen aan het hoogste bedrag.
3.5 Principes met betrekking tot de verslaggeving
3.5.1 Periodiciteit
De indeling in periodes wordt het principe van periodiciteit genoemd.
Financiële verslagen mogen enkel betrekking hebben op onderscheiden en duidelijk
afgebakende periodes. De wet van 22 mei 2003 en de uitvoeringsbesluiten ervan bepalen
het volgende:
het financiële boekjaar van de entiteiten begint op 1 januari en eindigt op 31
december van hetzelfde jaar (Art. 6 W2003);
ten minste eens per jaar worden de nodige opnemingen, verificaties, opzoekingen
en waarderingen gedaan om de inventaris op te maken van alle bezittingen,
vorderingen, schulden en verplichtingen van de entiteiten (Art. 16 W2003);
de boekhouding moet met het oog op het informeren van externe partijen
jaarlijks worden afgesloten door de publicatie van een jaarverslag (Art. 18 W2003).
3.5.2 Vergelijkbaarheid
De jaarrekeningen moeten elk boekjaar dezelfde regels inzake waardering, rapportering
en boekhouding volgen. (voorbeeld manier van afschrijven niet veranderen, de wijze van
voorraadwaardering niet wijzigen). Dit principe maakt het mogelijk om jaarrekeningen te
vergelijken hetzij met een andere entiteit of met zichzelf (over de verschillend boekjaren).
Module Algemene Boekhouding > Algemene boekhoudkundige principes
15
3.5.3 Getrouw beeld
De jaarrekeningen moeten een getrouw beeld weergeven van het vermogen, de
financiële situatie en de resultaten van een onderneming. (Art. 12 en 23, W2003).
Om dit te verwezenlijken steunt men meestal op verantwoordingsstukken en het plaatsen
van de boekingen op niet-veranderbare informatiedragers. Toch is 100%
betrouwbaarheid onhaalbaar, het is meer een houding die via reglementering kan
worden vastgelegd.
3.6 Enkele boekhoudkundige principes eigen aan de overheidssector
3.6.1 het begrip “Vastgestelde rechten” (art.8 W2003 en art. 19 KB 10/11/2009)
1. Een recht is vastgesteld wanneer aan de volgende 4 voorwaarden wordt voldaan:
zijn bedrag is op nauwkeurige wijze vastgesteld: het bedrag van de schuld moet
gekend zijn, er mag geen twijfel bestaan over de schuld zelf.
2. de identiteit van de schuldenaar of van de schuldeiser is bepaalbaar: de identiteit
van de schuldenaar of de schuldeiser moet niet noodzakelijk nominatief gekend
zijn, maar ze moet bepaalbaar zijn.
3. de verplichting om te betalen bestaat: de betaling is verschuldigd en niet meer
onderworpen aan bepaalde voorwaarden. Dit houdt echter niet in dat het bedrag
opeisbaar is aangezien de opeisbaarheid samenhangt met de betalingstermijn.
4. een verantwoordingsstuk is in het bezit van de betrokken dienst: het betreft elk
document dat het ontstaan van het recht kan aantonen, het gaat dus niet
noodzakelijk over een factuur, ook een intern document kan voldoende zijn.
3.6.2 Het algemeen boekhoudplan (art. 5 W2003)
Alle diensten van de Federale Staat, evenals de Gemeenschappen en Gewesten volgen
hetzelfde boekhoudplan2 om hun boekhoudingen te consolideren.
Het boekhoudplan wordt weergegeven in het KB van 10 november 2009 (tot vaststelling
van het boekhoudplan van de federale staat en op de gemeenschappen , de gewesten
en de gemeenschappelijke gemeenschapscommissie wordt eveneens verwezen naar
algemene boekhoudprincipes).
2 Het boekhoudplan dat gevolgd wordt komt uitgebreid aan bod in een van de hoofdstukken van deze cursus.
Module Algemene Boekhouding > Algemene boekhoudkundige principes
16
Het algemeen boekhoudplan bepaalt de indeling van de rekeningen (indeling in
genormaliseerd rekeningstelsel), stelt vast wat de rekeningen van dat stelsel moeten
bevatten en hoe ze moeten worden gebruikt. Bovendien worden de aanrekenings- en
waarderingsregels vastgelegd.
De eerste drie cijfers zijn voor alle overheden verplicht.
Dit boekhoudplan heeft veel gelijkenissen met het boekhoudplan dat gebruikt in de
privésector maar bevat een aantal specialiteiten die eigen zijn aan de publieke sector.
3.6.3 De primauteit van de algemene boekhouding op de begrotingscomptabiliteit (art.
13 W2003)
De boekhouding van de federale Staat wordt gevoerd op basis van een duaal systeem
waarin de basisboekhouding, de algemene boekhouding is. Bovendien dient de algemene
boekhouding het mogelijk maken om de overeenstemming te verzekeren met de
begrotingscomptabiliteit.
Daarom wordt elke verrichting geboekt in de algemene boekhouding en, indien zij een
budgettair karakter heeft, gelijktijdig in de begrotingscomptabiliteit.
In de algemene boekhouding gebeurt die boeking als aan de vier voorwaarden van het
vastgesteld recht is voldaan. (Zie hierboven artikel 8 van de Wet van 22/05/2003 en
artikel 19 en 20 van het KB van 10/11/2009.)
In de begrotingscomptabiliteit komt dit moment overeen met de vereffening, wat de
uitgaven betreft, en met de vaststelling van de rechten, wat de ontvangsten betreft.
Indien de verrichting geen begrotingsverrichting is, wordt ze enkel in de algemene
boekhouding geboekt.
Module Algemene Boekhouding > Balans
17
4 Balans
4.1 Doel
Het boekhouden heeft volgende doelstellingen:
Het vermogen van de entiteit bepalen d.w.z. in geldwaarde bepalen van het
geheel van de bezittingen, vorderingen en schulden van de entiteit.
Het resultaat (winst of verlies ) van de activiteiten van de entiteit bepalen
Bij dubbel boekhouden wordt het vermogen van de onderneming vanuit een
dubbel standpunt bekeken:
Enerzijds: de oorsprong van de middelen (eigen vermogen, schulden …)
m.a.w. de middelen ter beschikking van de entiteit ( eigen middelen,
schulden,…)
Anderzijds: de aanwending van de middelen (uitrusting, meubilair,
handelsgoederen …).
Deze doelstelling wordt bereikt door of bij de opmaak van de jaarrekening.
De jaarrekening wordt opgemaakt op basis van de verrichtingen die geregistreerd zijn in
het grootboek volgens een wettelijk model.
Bij het dubbel boekhouden is er sprake van een volledige boekhouding waarbij alle
verrichtingen op een efficiënte manier worden geregistreerd met ingebouwde
controlesystemen.
Een jaarrekening bestaat uit:
een balans;
een resultatenrekening;
een toelichting;
Deze boekhouding stelt de entiteit in staat te allen tijde verantwoording af te leggen aan
aandeelhouders, overheid, enz. d.w.z. onderstaande vragen te kunnen beantwoorden:
Hoe werden de ontvangen middelen aangewend?
M.a.w. welke zijn de bezittingen van de entiteit?
welke sommen is de entiteit verschuldigd? (=schuld)
Module Algemene Boekhouding > Balans
18
Tabel 1: Actief en Passief
LINKS
AANWENDING VAN DE MIDDELEN
RECHTS
OORSPRONG VAN DE MIDDELEN
een opsomming van al de bezittingen van
de entiteit (wat heeft de entiteit met haar
vermogen gedaan)
= het ACTIEF van de entiteit (of ‘activa’)
Een opsomming van het eigen vermogen
en de schulden van de entiteit (waar haalt
de entiteit haar vermogen)
= het PASSIEF van de entiteit (of ‘passiva’)
KS RECHTS
Dit overzicht vertegenwoordigt twee visies over één en hetzelfde vermogen. De
rechterkant (PASSIEF) is een juridische visie: waar komt het vermogen van de entiteit
vandaan (eigen vermogen of extern vermogen), de linkerkant (ACTIEF) is een
economische visie: hoe wordt het vermogen van de entiteit gebruikt (vast actief, stock,
klanten, liquide middelen). Vermits het op beide zijden van je schema over één en
hetzelfde vermogen gaat moet de linkerzijde ALTIJD gelijk zijn aan de rechterzijde. Beide
zijden zijn dus met andere woorden in evenwicht. Daarom noemen we dit schema een
balans.
Figuur 2: Balans
Module Algemene Boekhouding > Balans
19
4.2 De balansmethode
Uit de balans blijkt dat:
Aanwendingen van vermogen = bronnen van vermogen
ACTIEF = PASSIEF
Elk onderdeel van de balans noemen we een balanspost. Zowel de benaming als de
volgorde van weergave van deze balansposten ligt vast. Voor de federale overheid, de
gewesten en de gemeenschappen werden de benamingen en de volgorde van de
balansposten bepaald bij KB van 10/11/2009 (tot vaststelling van het boekhoudplan van
toepassing op de Federale Staat en op de gemeenschappen, de gewesten en de
gemeenschappelijke gemeenschapscommissie). Actiefposten staan langs de linkerzijde
van de balans (actiefzijde); passiefposten staan langs de rechterzijde van de balans
(passiefzijde).
Aan de actiefzijde vinden we o.a.: Aan de passiefzijde vinden we o.a.: Tabel 2: Balansposten
ACTIEF PASSIEF
Gebouwen
Uitrusting
Meubilair
Rollend materieel
Handelsgoederen
Handelsdebiteuren
Bank
Kas
Kapitaal
Leningen
Leveranciers
De balans geeft de toestand weer op één bepaald ogenblik; het is een momentopname.
4.3 Voorbeelden
Met onderstaande voorbeelden worden de basistechnieken van het dubbel boekhouden
uitgelegd aan de hand van de balansmethode. Met andere woorden, er worden enkele
eenvoudige boekhoudkundige verrichtingen rechtstreeks geregistreerd in de balans.
Module Algemene Boekhouding > Balans
20
Als illustratief voorbeeld wordt er gewerkt met het Algemeen Bestuur als
boekhoudkundige entiteit. Op 01/01/N staat een bedrag van € 50.000 op de
bankrekening van deze entiteit.
De balans van het Algemeen Bestuur op 01/01/YYYY is de volgende :
ACTIEF PASSIEF
Bank 50.000 Eigen vermogen 50.000
TOTAAL ACTIVA 50.000 TOTAAL PASSIVA 50.000
Het Algemeen Bestuur ontvangt op 06/01/N een factuur met factuurdatum 02/01/N voor
de aankoop van een voertuig. De vervaldag van de factuur is 01/02/N.
Bij ontvangst van de factuur voor de aankoop van het voertuig zal dit in de balans als
volgt duidelijk zijn:
ACTIEF PASSIEF
Rollend materieel 20.000 Eigen vermogen 50.000
Bank 50.000 Leveranciers 20.000
TOTAAL ACTIVA 70.000 TOTAAL PASSIVA 70.000
Verworven bezitting of actief = een voertuig
Welke schuld/passief is hierdoor ontstaan? schuld aan de autoleverancier
Op 30/01/N wordt de betaling van de factuur voor de aankoop van het voertuig
doorgegeven aan de bank. Op 31/01/N wordt het rekeninguittreksel van de bank
ontvangen. Daaruit blijkt dat de betaling is uitgevoerd.
Bij betaling van de factuur :
ACTIEF PASSIEF
Rollend materieel 20.000 Eigen vermogen 50.000
Bank 50.000
- 20.000
Leveranciers 20.000
- 20.000
TOTAAL ACTIVA 50.000 TOTAAL PASSIVA 50.000
Module Algemene Boekhouding > Balans
21
Door de betaling van het factuur nemen de financiële middelen van de bankrekening van
het Algemeen Bestuur af, en de schuld ten opzichte van de leverancier verdwijnt, doordat
ze wordt betaald.
Na afwikkeling van de betaling van de factuur :
ACTIEF PASSIEF
Rollend materieel 20.000 Eigen vermogen 50.000
Bank 30.000 Leveranciers
TOTAAL ACTIVA 50.000 TOTAAL PASSIVA 50.000
Op 03/02/N ontvangt het Algemeen Bestuur een factuur op datum van 02/02/N voor de
aankoop van een voorraad uniformen voor € 15.000. Deze voorraad is bestemd voor
verkoop aan andere entiteiten. De vervaldag van de factuur is 03/03/N.
ACTIEF PASSIEF
Rollend materieel 20.000 Eigen vermogen 50.000
Voorraden 15.000
Bank 30.000 Leveranciers 15.000
TOTAAL ACTIVA 65.000 TOTAAL PASSIVA 65.000
Op 05/02/N ontvangt het Algemeen Bestuur een bedrag van € 100.000 op haar
bankrekening. Dit bedrag heeft betrekking op een lening op lange termijn, die door het
Algemeen Bestuur werd aangegaan.
ACTIEF PASSIEF
Rollend materieel 20.000 Eigen vermogen 50.000
Voorraden 15.000 Schulden op meer dan één
jaar
100.000
Bank 130.000 Leveranciers 15.000
TOTAAL ACTIVA 165.000 TOTAAL PASSIVA 165.000
Module Algemene Boekhouding > Balans
22
Op 28/02/N stelt het Algemeen Bestuur vast dat volgens de bepalingen in het contract
van de lening een schijf van € 10.000 van de € 100.000 vervalt binnen het jaar.
Dit wordt in de balans als volgt weergegeven:
ACTIEF PASSIEF
Rollend materieel 20.000 Eigen vermogen 50.000
Voorraden 15.000 Schulden op meer dan één
jaar
90.000
Schulden kleiner of gelijk
één jaar
10.000
Bank 130.000 Leveranciers 15.000
TOTAAL ACTIVA 165.000 TOTAAL PASSIVA 165.000
De balansmethode laat ons dus toe om elke transactie te registreren middels een
dubbele boekhoudkundige verrichting, en daarbij op permanente wijze het evenwicht op
de balans te visualiseren.
4.3.1 Samengevat
Uit het voorgaande kunnen volgende conclusies getrokken worden:
1. telkens wanneer er een verrichting plaatsvindt dient een nieuwe balans opgesteld
te worden.
2. telkens wanneer een balans opgesteld, wordt moet het evenwicht tussen actief en
passief behouden worden.
3. elke verrichting die aanleiding geeft tot het opstellen van een nieuwe balans dient
gerechtvaardigd te worden door een document (factuur, bankuittreksel, ...).
Module Algemene Boekhouding > Balans
23
Volgende wijzigingen kunnen zich voordoen:
a. Vermeerdering van een het actiefpost en vermeerdering van de passiefpost
b. Vermindering van een actiefpost en vermindering van een passiefpost
c. Vermindering van een passiefpost en vermeerdering van een andere
passiefpost
d. Vermindering van een actiefpost en vermeerdering van een andere
actiefpost
ACTIEF PASSIEF
+ - - +
A
B
C
D
Toename ACTIVA = toename PASSIVA
Voorbeeld : in het bovenstaand voorbeeld het saldo de bankrekening bij opstart van het
Algemeen Bestuur in vergelijking met het eigen vermogen
ACTIEF PASSIEF
Bank 50.000 Eigen vermogen 50.000
TOTAAL ACTIVA 50.000 TOTAAL PASSIVA 50.000
Vermindering ACTIVA = vermindering PASSIVA
Voorbeeld : uitvoering betaling vermindert het saldo op de bankrekening en vermindert
schuld aan leveranciers
Bij betaling van de factuur :
Module Algemene Boekhouding > Balans
24
ACTIEF PASSIEF
Rollend materieel 20.000 Eigen vermogen 50.000
Bank 50.000
- 20.000
Leveranciers 20.000
- 20.000
TOTAAL ACTIVA 50.000 TOTAAL PASSIVA 50.000
Toename ACTIVA = vermindering ACTIVA
voorbeeld : de betaling van de aankoop van een voertuig met het geld op de
bankrekening
ACTIEF PASSIEF
Rollend materieel 20.000
+20.000
Eigen vermogen 5O.000
Voorraden 15.000
Bank 30.000
-20.000
Leveranciers 15.000
TOTAAL ACTIVA 65.000 TOTAAL PASSIVA 65.000
Toename PASSIVA = vermindering PASSIVA
Voorbeeld : schulden op lange termijn worden schulden op korte termijn zodra zij binnen
de twaalf maanden vervallen.
ACTIEF PASSIEF
Rollend materieel 20.000 Eigen vermogen 50.000
Voorraden 15.000 Schulden op meer dan één
jaar
90.000
-10.000
Schulden kleiner of gelijk
één jaar
10.000
+10.000
Bank 130.000 Leveranciers 15.000
TOTAAL ACTIVA 165.000 TOTAAL PASSIVA 165.000
Module Algemene Boekhouding > Balans
25
4.4 Oefening
Kathelijne Dupont koopt een huis en gaat een hypothecaire lening aan. Er moet EUR
150.000 worden afbetaald voor de hypothecaire lening. Zij heeft ook een deel van haar
privé vermogen in de woning geïnvesteerd, namelijk EUR 50.000. Zij heeft een interieur
gekozen : meubilair voor EUR 50.000. Deze moet ze echter nog gedeeltelijk betalen aan
de leverancier ( EUR 30.000). Verder bezit ze 4000 EUR. Hiervan ligt EUR 800 in baar geld
bij haar thuis, en de rest staat op haar zichtrekening. Haar vriendinnen moeten haar nog
EUR 4.000.
Maak de balans op van Katelijne Dupont en bepaal haar eigen vermogen.
Module Algemene Boekhouding > Balans
26
4.5 Rubrieken op de balans
Om de balans van de ene entiteit te vergelijken met die van een andere worden de
verschillende actiefposten en passiefposten op een balans ingedeeld in rubrieken. Deze
indeling maakt de balans overzichtelijker en vergemakkelijkt de leesbaarheid en de
interpretatie.
4.5.1 De actiefzijde
Op de actiefzijde treffen we twee groepen aan.
1. Vaste activa: hier worden de investeringsgoederen genoteerd: middelen die voor
lange tijd (vast) aanwezig zullen blijven in de entiteit
Voorbeeld:
Materiële vaste activa: zijn tastbare investeringsgoederen zoals:
gebouwen, uitrusting, meubilair, rollend materieel.
Niet-materiële vaste activa: licenties informatica, onderzoeks- en
ontwikkelingskosten (vanaf ESR2010)
2. Vlottende activa: hier worden de werkmiddelen die voortdurend wijzigen (vlotten)
genoteerd. Bij deze groep treffen we o.a. aan:
Voorraden Hier worden de voorraden van o.a. grondstoffen,
handelsgoederen, wapens en energieproducten genoteerd (wapens en
energieproducten zijn enkel gezien als voorraad bij Defensie en de
Federale Politie).
Vorderingen op ten hoogste één jaar Hier treffen we de vorderingen aan
die binnen het jaar zullen geïnd worden zoals vorderingen op klanten
Liquide middelen Dit zijn financiële middelen die onmiddellijk beschikbaar
(liquide) zijn: tegoeden in kas, op bank- en/of postrekeningen.
4.5.2 De passiefzijde
Op de passiefzijde treffen we twee groepen aan.
1. Netto-actief of Eigen vermogen: Het eigen vermogen of netto-actief is gelijk aan
het totaal van de activa verminderd met het totaal van de voorzieningen en de
schulden.
2. Schulden: de schulden van de entiteit. Hieronder vinden we volgende rubrieken:
Schulden op meer dan één jaar Hier treffen we de schulden aan
die niet binnen het jaar volledig moeten terugbetaald worden
zoals leningen.
Module Algemene Boekhouding > Balans
27
Schulden op ten hoogste één jaar Hier worden de schulden
genoteerd die binnen het jaar vervallen zoals schulden aan
leveranciers.
4.5.3 Schematische voorstelling
Balans op xx/xx/xxxx
ACTIEF PASSIEF
VASTE ACTIVA
Materiële Vaste Activa
Gebouwen
Uitrusting
Meubilair
Rollend Materieel
VLOTTENDE ACTIVA
Voorraden
Handelsgoederen
Vorderingen op ten hoogste één jaar
Vorderingen op klanten
Liquide Middelen
Bank
Kas
EIGEN VERMOGEN
Netto-actief
SCHULDEN
Schulden op meer dan één jaar
Leningen
Schulden op ten hoogste één jaar
Leveranciersschulden
Schema 3: Balansrubrieken
De activa worden opgelijst in graad van liquiditeit (het gemakkelijkst om te zetten in baar
geld staat onderaan, hetgeen moeilijk of slechts op lange termijn om te zetten is in baar
geld staat bovenaan).
De passiva worden opgelijst in graad van opeisbaarheid (onderaan de schulden die eerst
kunnen opgeëist worden, bovenaan het eigen vermogen want dit zal normaal gezien niet
opgeëist wordt).
L
I
Q
U
I
D
I
T
E
I
T
O
P
E
I
S
B
A
A
R
Module Algemene Boekhouding > Balans
28
4.6 Oefeningen
A. Geef voor elk van volgende elementen van de balans aan tot welke groep ze behoren.
Zet een kruisje in de gepaste kolom
ACTIEF PASSIEF
Vlottend Vast Nettoactief Schuld
Gebouw
Deel lening op lange termijn dat
binnen het jaar vervalt
Zichtrekening
Negatief saldo op bankrekening
Financiële schulden
Voorraden
Vorderingen uit fiscale opbrengsten
Computers
Contanten in kas
Vordering op lange termijn
Door te storten ingehouden
voorheffing
Voorziening voor vakantiegeld
Module Algemene Boekhouding > Van balans naar (T-)rekeningen
29
5 Van balans naar (T-)rekeningen
5.1 Inhoud
Een nieuwe balans opstellen telkens na elke verrichting is onbegonnen werk. Bij elke FOD
worden er immers dagelijks tientallen (of honderden) verrichtingen geregistreerd. Het
registreren kan echter sneller en eenvoudiger: door enkel de elementen die betrokken
zijn bij een verrichting te wijzigen en alle andere elementen ongemoeid te laten. Na elke
verrichting telkens een nieuwe balans opstellen is overbodig.
Een voorbeeld:
een leverancier wordt betaald met een bankoverschrijving: voor 50 euro
SCHULDEN AAN LEVERANCIERS BANK
500,00 EUR
-50,00 EUR
450,00 EUR
900,00EUR
-50,00EUR
850,00EUR
Om praktisch tewerk te gaan wordt voor elk element van de balans een apart ‘balansje’
of rekening gemaakt.. Een rekening heeft, net zoals een balans, de vorm van een T. Er
wordt afgesproken om de linkerzijde de debetzijde (D) te noemen; de rechterzijde noemt
men creditzijde (C). Bovenaan vermeldt men op welk element van de balans de
gegevens slaan = naam van de rekening.
D Leveranciers
C
Linkerzijde = debetzijde Rechterzijde = creditzijde
Voor elk van de elementen van de balans wordt een rekening geopend.
ACTIEF Van balans naar grootboekrekeningen
op XX/XX/XXXX
PASSIEF
Debet Credit Debet Credit
Debet Credit Debet Credit
Module Algemene Boekhouding > Van balans naar (T-)rekeningen
30
Actiefrekeningen worden geopend door het beginwaarde van het balansbedrag in te
schrijven op de debetzijde. Passiefrekeningen worden geopend door beginsaldo in te
schrijven op de creditzijde. Vermeerderingen worden genoteerd op dezelfde zijde als het
beginsaldo: voor actiefrekeningen is dat dus de debetzijde en voor passiefrekeningen is
dat dus de creditzijde. Verminderingen worden genoteerd op de tegenovergestelde zijde
van het beginsaldo.
D Actiefrekening C D Passiefrekening C
Beginsaldo
(BS)
Beginsaldo
(BS)
Vermeerderen Verminderen Verminderen Vermeerderen
+ - - +
Als je het saldo van alle actiefrekeningen groepeert, bekom je het actief van je entiteit.
Hetzelfde geldt voor het passief van de balans: alle saldi van je passiefrekeningen
gegroepeerd geeft het totale passief van je entiteit.
5.2 Oefening
Balans FOD Algemeen bestuur
ACTIEF PASSIEF
Rollend materieel 20.000 Eigen vermogen 50.000
Voorraden 15.000 Schulden op meer dan één
jaar
100.000
Bank 130.000 Leveranciers 15.000
TOTAAL ACTIVA 165.000 TOTAAL PASSIVA 165.000
Maak grootboekrekeningen van deze balans en boek de onderstaande verrichtingen
Er worden volgende goederen aangekocht op 4 juni.
1 bureau aan 239 euro
12 tafels aan 179 euro per stuk
2 kasten aan 367 euro per stuk
De firma Lyreco maakt hiervoor een factuur op.
Van de schulden op meer dan één jaar vervalt 10.000 euro binnen het jaar. Dit gedeelte
wordt geboekt op een rekening Schulden minder dan één jaar op datum van 15 juni.
Module Algemene Boekhouding > Van balans naar (T-)rekeningen
31
Op 20 juni komt er een rappel voor een factuur voor een bedrag van 20.000 euro voor
de auto die werd geleverd.
Er worden een aantal uniformen (uit de voorraden) verkocht voor een bedrag van 5000
euro en deze worden contant betaald aan de kassa (op 25 juni)
Op 29 juni wordt het contante geld van de kassa op de bankrekening gestort.
Module Algemene Boekhouding > Grootboek en Dagboek of Journaal
32
6 Grootboek en Dagboek of Journaal
6.1 Inleiding
De balans geeft een globaal en samengevat overzicht weer van het vermogen van de
entiteit.
Zoals reeds gezien wordt om praktische redenen, de balans uit elkaar gehaald door één
of meerdere rekening(en) te openen, in T-vorm, voor elke individuele post. Elke
verrichting wordt ingeschreven in de individuele rekeningen en al deze individuele
rekeningen bevinden zich in het Grootboek.
Naast het grootboek, dienen de verrichtingen van de entiteit ook worden ingeschreven
op chronologische wijze, in het Journaal of dagboek.
Elke verrichting zal worden geregistreerd op die rekeningen, bijgehouden in een stelsel
van boeken. De belangrijkste zijn het journaal en het grootboek.
De term “journaal” en “grootboek” komt uit het tijdperk waarin de boekhouding manueel
diende gevoerd te worden, in fysieke boekhoudkundige stukken. Het Journaal was een
groot boek met genummerde pagina’s, die gedrukt waren met een stempel van de
rechtbank van koophandel. Het grootboek bestond onder de vorm van een grote map
met uitneembare pagina’s, op deze manier konden nieuwe pagina’s toegevoegd worden
indien dit nodig was.
In een geautomatiseerd systeem, zoals het systeem dat door de federale overheid
gebruikt wordt (SAP), worden de belangrijkste gegevens van de algemene boekhouding
(debetrekening, creditrekening, bedrag, naam van de leverancier, datum) bijgehouden in
geïnformatiseerde tabellen of lijsten.
De uiteindelijke totstandkoming van de boekhoudkundige ‘dagboeken’ gebeurt door
middel van “rapporten”: het zijn de transacties waarmee aan het systeem gevraagd wordt
om bepaalde informatie te leveren voor een afgebakende periode in een specifiek
formaat.
Module Algemene Boekhouding > Grootboek en Dagboek of Journaal
33
6.2 Grootboek
Het grootboek is de verzameling van alle grootboekrekeningen van de entiteit. Zoals
beschreven in voorgaand hoofdstuk. Elke verrichting wordt opgenomen in het Grootboek
onder de vorm van een inschrijving in de debetzijde (linkerzijde) van één of meerdere
rekeningen en in de creditzijde (rechterzijde) van één of meerdere rekeningen.
Het voordeel van het Grootboek is, in vergelijking met de balans, dat er voor elke
individuele rekening een overzicht van de verrichting, gedurende een bepaalde periode,
wordt weergegeven.
6.3 Journaal of Dagboek
Hoewel de inschrijving van de verrichtingen op rekeningen ons een logische indeling
geeft en materieel praktisch is, gezien niet telkens een nieuwe balans dient opgesteld te
worden, is de registratie niet volledig.
Het is het moeilijk om van elke verrichting de tegenzijde te vinden, terwijl de diverse
rekeningen geen overzicht geven van de opvolgingen van de verrichtingen en evenmin
toelaten een overzicht te krijgen van de verrichtingen die zich op een bepaalde dag of
gedurende een bepaalde periode voorgedaan hebben.
Om daaraan te verhelpen worden alle verrichtingen chronologisch (volgens datum)
ingeschreven in een dagboek. Het Franse woord voor dagboek is journal; wij spreken
van het journaal. Het journaal is een verplicht boekhoudkundig boek dat alle operaties
van de entiteit dag per dag bijhoudt.
Elke verrichting wordt afzonderlijk ingeschreven in het journaal en vormt een
journaalpost. In elke journaalpost worden éérst de rekeningen ingeschreven die
gedebiteerd worden. Daarna komen de rekeningen die gecrediteerd worden. In de oude
manueel bijgehouden dagboeken staan de te debiteren rekeningen van oudsher tegen
de linkerkantlijn terwijl de te crediteren rekeningen meer naar rechts staan en
voorafgegaan worden door het woordje ‘aan’.
Een journaalpost eindigt met het vermelden van de verantwoordingsstukken die deze
boeking bewijzen, bijvoorbeeld ‘Factuur XXX’ en de factuurdatum’.
Module Algemene Boekhouding > Grootboek en Dagboek of Journaal
34
Nummer van de
journaalpost
Datum van de
verrichting
te debiteren rekening
aan te
crediteren rekeningen;
verantwoordingsstuk
Te debiteren
bedrag
Te crediteren
bedrag
Schema 4: Inhoud en structuur van een journaalpost
Gelet op de regel "debet = credit", geldt dat het totaal van de debetbedragen gelijk is
aan het totaal van de creditbedragen. De totalen van de debetkolom en de creditkolom
van het dagboek moeten dus aan elkaar gelijk zijn. Dit verschaft een eerste controle op
de juistheid van de inschrijvingen. Merk op dat de controle beperkt is tot de
mathematische juistheid van de inschrijving en geenszins een waarborg geeft over de
juistheid van de ingeschreven journaalposten (foutieve rekening gebruikt, rekening ten
onrechte gedebiteerd of gecrediteerd).
In functie van de noden van de boekhouding, wordt het journaal opgedeeld in één of
verschillende dagboeken: één of verschillende aankoopdagboeken, verkoopdagboeken,
bankboeken, kasboeken, dagboek van diverse verrichtingen (salarissen,
afsluitverrichtingen, correcties) waarbij het totaal van de transacties in een centraal
dagboek worden gecentraliseerd.
6.4 Oefening
Schrijf de oefening van het grootboek uit in het journaal (zie afsluitende oefening van
Balans naar (T-)rekening).
Module Algemene Boekhouding > Afsluiting van de grootboekrekeningen
35
7 Afsluiting van de grootboekrekeningen
7.1 De praktische boekhoudkundige verwerking
Ingevolge de veelvuldige te verwerken verrichtingen is de balans voorbijgestreefd en
werd er verkozen om niet meer telkens een foto op te maken, maar de wijzigingen in de
waarden van de entiteit voortdurend te registreren op grootboekrekeningen.
Na deze registraties, en op het moment dat men zelf kan kiezen, wordt dan vanuit de
rekeningen terug naar de balans gegaan. Deze laatste geeft dan een synthetisch
overzicht van de toestand van de entiteit op het gekozen tijdstip.
De balans en de grootboekrekeningen hebben bijgevolg elk een afzonderlijke betekenis
en een afzonderlijke functie. Tussen de balans en de grootboekrekeningen kunnen
daarom volgende verschillen genoteerd worden:
Tabel 3: Verschillen tussen balans en grootboekrekening
BALANS GROOTBOEKREKENING
Geldig op een bepaald moment Omvat alle opeenvolgende wijzigingen binnen
eenzelfde grootboekrekening
Omvat alle activa en passiva Volgt één welbepaald element van balans of
resultaatrekening op
Indeling in actief en passief Indeling in debet en credit
Basisregel: actief = passief Afgeleide regel: voor één journaalpost debet =
credit
Samengevat:
Uitgaande van een balans waarbij actief en passief in evenwicht waren, werd een
rekeningsysteem ontwikkeld waarbij het totaal van de bedragen aan debetzijde gelijk is
aan het totaal van de bedragen aan creditzijde (Grootboek), en waarbij een ordening aan
de verrichtingen gegeven wordt.
Daartoe werden het dagboek of journaal en de journaalposten ontwikkeld, die een
chronologische registratie van de verrichtingen mogelijk maken.
In de praktijk van de boekhoudkundige registratie wordt de omgekeerde weg gevolgd:
Module Algemene Boekhouding > Afsluiting van de grootboekrekeningen
36
1) de verrichtingen worden in volgorde van de datum ingeschreven in het
dagboek,
2) de aldus opgetekende gegevens worden stelselmatig op rekeningen
overgebracht,
3) periodiek, en tenminste eenmaal per jaar, wordt uit de gedane boekingen een
balans opgesteld.
In geautomatiseerde boekhoudingen zoals FEDCOM, worden de transacties slechts één
maal ingeschreven in de lijsten van het systeem. De rapportering in FEDCOM is zodanig
ingesteld dat het mogelijk is om alle boekhoudkundige registraties weer te geven onder
de vorm van het grootboek, het journaal of de balans.
7.2 Debet- en creditsaldo
Alvorens een nieuwe balans kan opstelt worden om opnieuw een overzicht te krijgen van
de toestand van het vermogen van de entiteit op een bepaald moment, moeten de
grootboekrekeningen afgesloten worden.
Eerst moet het saldo van de rekening bepaald worden.
Om de exacte waarde te kennen die op een bepaald ogenblik op een rekening staat,
moet het saldo van de rekening gemaakt worden. Dit is het verschil tussen het totaal
van de debetzijde en het totaal van de creditzijde.
Voorbeeld
De rekening ‘Kas’ in een entiteit ziet er op een bepaald ogenblik als volgt uit:
D
KAS
C
BS 1500,00 233,57
193,05 502,25
36,50
Een bedrag op de creditzijde van deze actiefrekening betekent dat een vermindering van
de middelen plaatsvond, in casu een betaling
Om te weten hoeveel geld er nog in kas is, dient het saldo berekend te worden.
Dit gebeurt als volgt:
Totaal van de debetzijde = 1 693,05 €= (beginsaldo)1.500 + 193,05
Totaal van de creditzijde= 772,32 € = 233,57 +502,25+36,50
We trekken van het grootste totaal het kleinste af: 1 693,05 € - 772,32 € = 920,73 €
Module Algemene Boekhouding > Afsluiting van de grootboekrekeningen
37
Dit is het saldo van de rekening; vermits de debetkant het grootst is, spreken we van een
debetsaldo (DS).
Op dit ogenblik is er dus 920,73 EUR in kas.
Om tot de gelijkheid ‘D = C’ op de grootboekrekening te komen, schrijven we het saldo
–in dit geval een debetsaldo- in op de zijde met het kleinste totaal- in dit geval de
creditzijde. . We schrijven er de letters DS (debetsaldo) voor.
D
KAS
C
BS 1500,00 233,57
193,05 502,25
36,50
DS 920,73
TOTAAL 1693,05 TOTAAL 1693,05
7.3 Oefening Sluit de rekeningen af van de FOD Algemeen bestuur.
Module Algemene Boekhouding > Proef- en saldibalans
38
8 Proef- en saldibalans
8.1 Proefbalans
Vóór het afsluiten van de rekeningen vindt een controle plaats aan de hand van de
proef- en saldibalans.
Zoals hierboven uitgelegd, worden de verrichtingen in volgorde van datum ingeschreven
in het dagboek en daarna op de grootboekrekeningen overgebracht. Doordat er hier
gewerkt wordt met meervoudige registratie is het nodig om de overeenstemming tussen
het dagboek en de grootboekrekeningen na te gaan. Daarom wordt een proefbalans
opgesteld.
De proefbalans is een samenvatting van de rekeningen met vermelding van de totalen
van hun respectievelijke debet- en creditbedragen. De totalen van debet-en creditkolom
van de proefbalans moeten in evenwicht zijn en gelijk zijn aan het totaal van het
dagboek.
Voorbeeld Tabel 4: Voorbeeld proefbalans
Naam van de rekening Debet Credit
Terreinen
Installaties, machines & uitrusting
Bankrekening
Kas
Kapitaal
Lening
Schulden aan Leveranciers
50.000,00
10.000,00
75.000,00
25.000,00
15.000,00
10.000,00
50.000,00
10.000,00
90.000,00
25.000,00
10.000,00
TOTAAL 185.000,00 185.000,00
Hierbij dient opgemerkt dat de controle tussen de proefbalans en het dagboek enkel een
mathematische controle is, die aangeeft of de bedragen van het dagboek ook
voorkomen in de grootboekrekeningen. Dit geeft echter geen waarborg over de juistheid
van de boekhouding (foutieve journaalposten gemaakt, bedragen op foutieve rekeningen
ingeschreven) noch van de proefbalans (elkaar opheffende telfouten, bedragen naast
verkeerde rekeningnamen ingeschreven).
Module Algemene Boekhouding > Proef- en saldibalans
39
8.2 Saldibalans
De saldibalans volgt op de proefbalans en geeft een overzicht van de rekeningen met
hun respectievelijke saldi.
Gezien de saldibalans opgesteld wordt, vertrekkende van de proefbalans, waarbij debet
en credit in evenwicht zijn, moet ook de saldibalans gelijke totalen van debet- en
creditsaldi vertonen.
Voorbeeld Tabel 5: Voorbeeld proef- en saldibalans
Naam van de rekening PROEF BALANS SALDI BALANS
Debet Credit Debet Credit
Terreinen
Installaties, machines &
uitrusting
Bankrekening
Kas
Kapitaal
Lening Peeters
Leveranciers
50.000,00
10.000,00
75.000,00
25.000,00
15.000,00
10.000,00
50.000,00
10.000,00
90.000,00
25.000,00
10.000,00
50.000,00
10.000,00
25.000,00
15.000,00
90.000,00
10.000,00
TOTAAL 185.000,00 185.000,00 100.000,00 100.000,00
Teneinde de juistheid van de boekhoudkundige saldi te onderzoeken en zo nodig te
regulariseren, zal men deze saldi vergelijken met de inventaris.
De inventaris bevestigt dus de saldi van de rekeningen.
Eenmaal per jaar wordt een gedetailleerde lijst opgemaakt van alle bezittingen en
schulden van de entiteit met hun waarde.
Met "inventaris opnemen" bedoelt men de werkzaamheden van het fysisch tellen en/of
opmeten en nagaan van de aanwezige hoeveelheden en elementen, de waardering ervan
en dit voor de bezittingen, de rechten, de schulden en de verplichtingen (art 16 wet
22/05/2003).
De inventaris:
geeft een duidelijke momentopname van de samenstelling van het vermogen van
de entiteit
laat toe de gegevens in de boekhouding in overeenstemming te brengen met de
werkelijkheid.
Module Algemene Boekhouding > Proef- en saldibalans
40
We gaan uit van de hypothese dat er effectief een inventaristelling plaatsvindt in de
betrokken entiteit, en dat deze een totale waarde blijkt te hebben van 100.000 €. De saldi
van de saldibalans wordt vergeleken met deze inventaris en hieruit blijkt dat deze
volledig overeenstemmen. We mogen er dus van uitgaan dat de balans per 31-12-20XX
de volgende is:
BALANS
ACTIEF PASSIEF
Terreinen
Installaties, machines en
uitrusting
Kas
Bank
50.000,00
10.000,00
15.000,00
25.000,00
Eigen vermogen
Lening
90.000,00
10.000,00
Totaal 100.000,00 Totaal 100.000,00
8.3 Oefening
Maak de proef- en saldibalans van de FOD Algemeen bestuur.
Module Algemene Boekhouding > Resultatenrekening
41
9 Resultatenrekening
9.1 Kosten- en opbrengstenrekeningen
Tot dusver lag de focus op de balans en de bewerkingen die tot een nieuwe balans
leiden. Echter een groot onderdeel van de boekhouding werd hierbij over het hoofd
gezien, want kosten zoals voorbeeld elektriciteitskosten, loonkosten of opbrengsten
zoals voorbeeld inning van belastingen, boetes, hebben uiteraard ook een impact op de
entiteit.
Deze kosten- en opbrengstenrekeningen worden eveneens weergegeven op T-
rekeningen en verhouden zich op volgende wijze:
D Kostenrekening C D Opbrengstenrekening C
Vermeerderen Verminderen Verminderen Vermeerderen
+ - - +
Debetsaldo Creditsaldo
Schema 5: Kosten- en opbrengstenrekening
9.2 Oefening
Komen onderstaande verrichtingen op een grootboekrekening voor kosten (K) of voor
opbrengsten (O)?
Langs welke zijde van de grootboekrekening zal de verrichting geregistreerd worden,
debetzijde (D) of creditzijde (C)?
Zet een kruisje in de juiste kolom
Verrichtingen K O D C
Lonen van het personeel
Betaling van de elektriciteitsfactuur
Aankoop van cartridges voor de printer
Terugsturen van cartridges want verkeerde kleur
Module Algemene Boekhouding > Resultatenrekening
42
9.3 Opbrengsten
In de boekhouding, vormen de opbrengsten een bron van verrijking van de entiteit die
uitmonden in een van een verhoging van het eigen vermogen of het netto-actief (m.a.w.
de verhoging van het vermogen van de entiteit). Ze omvatten, onder andere, de verkoop
van goederen en diensten, ontvangen belastingen,…die toelaten inkomsten te innen.
In het boekhoudplan van de Federale Staat worden volgende opbrengsten opgenomen:
verkopen van handelsgoederen, tweedehandsgoederen en zelf geproduceerde
vaste activa
diensten (vb. begeleiding van waardetransporten)
belastingen
sociale bijdragen
financiële opbrengsten (vb. ontvangen intresten)
inkomensoverdrachten
kapitaaloverdrachten
kapitaalwinsten.
9.4 Kosten
In de boekhouding, verminderen de kosten het eigen vermogen of het netto-actief van
de entiteit (m.a.w. een vermindering van het vermogen van de entiteit). Ze omvatten,
onder andere, de aankoop van goederen en diensten, het toekennen van subsidies aan
derden,….
In het boekhoudplan van de Federale Staat worden volgende kosten opgenomen :
Aankopen van handelsgoederen (of diensten)
Diensten
Bezoldigingen
Afschrijvingen
Subsidies
Financiële kosten (vb. betaalde intresten)
Sociale prestaties
Inkomensoverdrachten
Kapitaaloverdrachten
Kapitaalverliezen
Module Algemene Boekhouding > Resultatenrekening
43
9.5 Oefening
Bepaal voor volgende verrichtingen of het gaat om kosten of opbrengsten.
Bepaal hun aard zoals hierboven beschreven
Kosten Opbrengsten
Bezoldigingen personeel
Intresten op aangegane
lening
Verkoop van
gepersonaliseerde
nummerplaat
Meerwaarde op verkoop
van een gebouw
Autoverzekering
Bureelbenodigdheden
Ontvangst verkeersboetes
Honorarium advocaat
Werkgeversbijdrage
Bankkosten
Aankopen elektriciteit
Onderhoud van een
installatie
Belasting van een natuurlijk
persoon ten gunste van
een overheid
Telefoonrekening
Huur gebouw
Herstellen waterschade
door stortregen,
Betaalde verwijlintresten
Module Algemene Boekhouding > Resultatenrekening
44
9.6 De resultaatrekeningen
Kosten- en opbrengstenrekeningen zijn van nut om het resultaat te bepalen, vandaar dat
ze resultaatrekeningen worden genoemd. Ze komen dus niet voor op de balans. Terwijl
de balans statische informatie verschaft (foto op een bepaald ogenblik), brengt de
resultatenrekening, dynamische informatie. Ze verschaft ons informatie over hoe het
resultaat van het boekjaar tot stand is gekomen.
Het verschil tussen kosten en opbrengsten levert het resultaat op. Als de opbrengsten
groter zijn dan de kosten dan heeft de entiteit een gunstig resultaat (winst of overschot).
Als de kosten groter zijn dan de opbrengsten dan heeft de entiteit een ongunstig
resultaat ( verlies of tekort). Het uiteindelijke resultaat wordt op het passief van de balans
geplaatst. Op deze manier wordt het eigen vermogen vermeerderd (in geval van een
gunstig resultaat: winst) of verminderd (in geval van een ongunstig resultaat : verlies); in
dit laatste geval wordt het ingeschreven met een – teken, doordat het verlies het eigen
vermogen verminderd. Deze verrichting wordt de bestemming van het resultaat
genoemd.
9.6.1 Concreet
In het begin van het boekjaar is het totaal van het actief gelijk aan het totaal van het
passief. (ACTIEF = PASSIEF)
De resultaatrekening is op dat moment gelijk aan 0.
Gedurende het boekjaar doet de entiteit allerlei verrichtingen; maakt kosten, genereert
opbrengsten, creëert schulden, betaalt schulden, doet bankverrichtingen, koopt en
verkoopt (handels)goederen,…
Actief
50
Passief
50
Kosten
0
Opbrengsten
0
Module Algemene Boekhouding > Resultatenrekening
45
Op het eind van het jaar kan de balans er als volgt uitzien (idealiter zou ze er zo moeten
uitzien):
De resultaatrekening ziet er eventueel (in het ideale geval )als volgt uit (andere opties
mogelijk)
Om het uiteindelijke resultaat te bepalen dienen de opbrengsten verminderd worden met
de kosten.
Resultaat = verschil tussen opbrengsten en kosten
Resultaat = Opbrengsten – Kosten
In ons voorbeeld geeft dit: 100-90=10
De opbrengsten zijn groter dan de kosten, vandaar dat de entiteit een positief (of
gunstig) resultaat heeft
Het resultaat wordt dan in de balans gebracht, meer bepaald bij het eigen vermogen.
Passief
140
Actief
150
Kosten
90 Opbrengsten
100
RESULTAAT
=Opbrengsten – kosten
=100-90
Actief
150
Passief
140
Kosten
90
Opbrengsten
100
Module Algemene Boekhouding > Resultatenrekening
46
Uiteindelijk resulteert dit in het volgend schema:
Door het resultaat in de balans over te brengen wordt het evenwicht tussen actief en
passief hersteld (ACTIEF = PASSIEF = 150).
Actief
150
Passief
150
Overgedragen
Resultaat= 10
Module Algemene Boekhouding > Resultatenrekening
47
9.6.2 Oefening
Balans per 31/12/YYYY
NETTO-ACTIEF EXCLUSIEF RESULTAAT
= 15.000.000
ACTIVA
= VOORZIENINGEN
? =6.350.000
SCHULDEN
=22.850.000
Resultatenrekening over het jaar YYYY
RESULTAAT
=?
KOSTEN
=98.250.000
OPBRENGSTEN
=101.750.000
1) Hoeveel bedraagt het resultaat (opbrengsten – kosten) over het jaar YYYY ?
2) Waar wordt dit resultaat over het jaar YYYY geplaatst op de balans per 31/12/YYYY ?
3) Welk is het bedrag van de activa in de balans per 31/12/YYYY ?
Module Algemene Boekhouding > Het boekhoudplan van de federale overheid
48
10 Het boekhoudplan van de federale overheid
10.1 Algemeen
Bij het opstarten van een boekhouding moeten de nodige grootboekrekeningen voorzien
worden waarmee een entiteit optimaal kan werken in alle mogelijke situaties. Al deze
grootboekrekeningen worden opgenomen in een overzichtelijk en netjes geordend
schema: het rekeningstelsel. Deze grootboekrekeningen zijn om praktische redenen
genummerd en logisch geordend. Door deze nummering, ordening en het vastleggen
van de benaming en inhoud van deze rekeningen wordt de consistentie en
vergelijkbaarheid van de boekhoudkundige registratie nagestreefd (zie hoofdstuk
‘Algemene boekhoudkundige principes’). Daartoe werd een, bij Koninklijk besluit van
10/11/2009 tot vaststelling van het boekhoudplan van toepassing op de federale Staat en
op de gemeenschappen, de gewesten en de gemeenschappelijke
gemeenschapscommissie, minimum genormaliseerd stelsel van de grootboekrekeningen
vastgesteld: het boekhoudplan
Elke entiteit van de federale overheid is gebonden aan dit boekhoudplan, dat door de
wet van 22/05/2003 en KB van 10/11/2009 wordt opgelegd. De indeling en de gebruikte
nummers moeten nageleefd worden.
Het rekeningenstelsel verdeelt de rekeningen vooreerst in klassen waarbij de klasse 1
t.e.m. 5 de balansrekeningen bevatten.
Klasse 6 en 7 respectievelijk de kosten- en opbrengstenrekeningen (en komen dus nooit
voor op de balans).
Klasse 8 en 9 vormen de specifieke begrotingsrekeningen.
De klasse 0 groepeert bepaalde rechten en verplichtingen buiten balans (voorbeeld:
waarborgen), maar die voorlopig nog geen invloed hebben op de balans of op de staat
van opbrengsten en kosten. Ze worden ook wel de orderekeningen genoemd.
klasse 0 Niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen
klasse 1 Nettoactief en schulden meer dan één jaar
klasse 2 Vaste activa en vorderingen op meer dan één jaar
klasse 3 Voorraden
Module Algemene Boekhouding > Het boekhoudplan van de federale overheid
49
klasse 4 Vorderingen en schulden op ten hoogste één jaar (exclusief financiële
beleggingen en ontleningen)
klasse 5 Financiële beleggingen en ontleningen op ten hoogste één jaar, financiële
liquiditeiten en afgeleide financiële instrumenten
klasse 6 Kosten
klasse 7 Opbrengsten
klasse 8 Begrotingsklassen – uitgaven (dit komt in het hoofdstuk over ESR aan
bod)
klasse 9 Begrotingsklassen – ontvangsten (dit komt in het hoofdstuk over ESR aan
bod)
Deze klassen worden verder ingedeeld in
subklassen (2de cijfer)
rubrieken (3de cijfer)
sub-rubrieken (4de cijfer)
rekeningen (5de cijfer)
sub -rekeningen (6de cijfer)
Module Algemene Boekhouding > Het boekhoudplan van de federale overheid
50
ACTIEF PASSIEF Vaste Activa
2
Eigen vermogen
1
Voorraden
3
Schulden > 1 jaar
1 Vorderingen < 1 jaar
4
Schulden < 1 jaar schulden
4-5 Liquide middelen
5
Schema 6: Klassen algemeen boekhoudplan
10.2 Bespreking van de klassen volgens het KB van 10 november 2009
Het Koninklijk besluit van 10/11/2009 (tot vaststelling van het boekhoudplan van
toepassing op de federale Staat en op de gemeenschappen, de gewesten en de
gemeenschappelijke gemeenschapscommissie) schrijft voor hoe de verschillende activa en
passiva op de balans worden ingedeeld in klassen, subklassen en rubrieken. Deze
indeling maakt de balans overzichtelijk en vergemakkelijkt de interpretatie.
Module Algemene Boekhouding > Het boekhoudplan van de federale overheid
51
10.2.1 Actief
10.2.1.1 Klasse 2
De klasse 2 omvatten de vaste activa en de vorderingen op meer dan één jaar.
De vaste activa zijn de middelen die lange tijd aanwezig blijven binnen de diensten,
waarop het KB van 10/11/2009 van toepassing is.
De vaste activa omvatten :
immateriële vaste activa vb. octrooien of patenten
terreinen en gebouwen
installaties, machines en uitrusting voor exploitatie
meubilair en materieel – dieren en planten
materiële vaste activa in leasing en andere zakelijke rechten
werken van burgerlijke bouwkunde
materiële vaste activa in uitvoering
financiële vaste activa
De vorderingen op meer dan één jaar omvatten
effecten,
tegoeden op rekeningen
algemeen rechten op meer dan één jaar ten opzichte van derden.
10.2.1.2 Klasse 3
De activa in klasse 3 omvatten de voorraden. De voorraden bij de federale overheid
hebben voornamelijk betrekking op
De voorraden van de energieproducten (bijvoorbeeld brandstoffen bij Ministerie
van Defensie),
bewapeningsgoederen (bijvoorbeeld vernietigingswapens en munitievoorraden bij
Ministerie van Defensie en Federale Politie)
sociale prestaties in natura (bijvoorbeeld geneesmiddelen).
Module Algemene Boekhouding > Het boekhoudplan van de federale overheid
52
10.2.1.3 Klasse 4
De activa in de subklassen 40 tot en met 43 omvatten
Vorderingen op ten hoogste één jaar
Vorderingen op meer dan één jaar welke binnen de komende twaalf maanden
vervallen ten opzichte van derden.
Deze vorderingen omvatten onder andere
vorderingen ingevolge levering van goederen en diensten
vorderingen, ingevolge leningen door de overheidsdiensten,
fiscale vorderingen van FOD Financiën ten opzichte van de belastingplichtigen,
tegoeden op rekening (voorbeeld: borgtochten op geblokkeerde rekeningen,
die binnen het jaar terugbetaalbaar zijn)
algemene rechten op ten hoogste één jaar of op meer dan één jaar welke
binnen de komende twaalf maanden vervallen
De subklasse 48 tenslotte omvatten de wacht- en regularisatierekeningen van het actief.
Dit zijn
de naar een volgend boekjaar over te dragen kosten,
de aan het boekjaar toe te rekeningen opbrengsten
de wachtrekeningen van de bank- en postrekeningen voor de ontvangsten.
10.2.1.4 Klasse 5
De activa in de klasse 5 omvatten
de leningen op ten hoogste één jaar
leningen op meer dan één jaar, welke binnen de komende twaalf maanden
vervallen,
aandelen en deelbewijzen,
bank- en postrekeningen
liquide middelen
afgeleide financiële instrumenten
Module Algemene Boekhouding > Het boekhoudplan van de federale overheid
53
10.2.2 Passief
10.2.2.1 Klasse 1
De passiva in klasse 1 betreft
het eigen vermogen of netto-actief,
de voorzieningen voor toekomstige kosten
de schulden op meer dan één jaar.
Het netto-actief is gelijk aan het totaal van de activa verminderd met het totaal van de
voorzieningen en de schulden.
Netto-actief = totaal actief – (voorzieningen + schulden)
De voorzieningen voor toekomstige kosten betreffen verplichtingen die nog geen
vastgestelde rechten vormen. Deze hebben voornamelijk betrekking op verplichtingen uit
juridische geschillen waarin nog geen definitieve uitspraak werd bekomen.
De schulden op meer dan één jaar hebben voornamelijk betrekking op de leningen op
meer dan één jaar in het kader van de overheidsfinanciën.
10.2.2.2 Klasse 4
De passiva in de subklassen 44 tot en met 47 omvatten
de schulden op ten hoogste één jaar
schulden op meer dan één jaar, welke binnen de komende twaalf maanden
vervallen ten opzichte van derden.
Deze passiva omvatten onder andere
schulden ingevolge levering van goederen en diensten
schulden ingevolge leningen in het kader van het beheer van de
overheidsschuld,
fiscale schulden van FOD Financiën ten opzichte van de belastingplichtigen
algemene verplichtingen op ten hoogste één jaar of op meer dan één jaar,
welke binnen de komende twaalf maanden vervallen.
De subklasse 49 tenslotte omvat de wacht- en regularisatierekeningen van het passief.:
aan het boekjaar toe te rekenen kosten,
de naar een volgend boekjaar over te dragen opbrengsten
Module Algemene Boekhouding > Het boekhoudplan van de federale overheid
54
de wachtrekeningen van de bank- en postrekeningen voor de uitgaven.
10.2.2.3 Klasse 5
De passiva in klasse 5 omvatten (specifiek voor de publieke sector):
de ontleningen op ten hoogste één jaar
de ontleningen op meer dan één jaar welke binnen de komende twaalf maanden
vervallen
de afgeleide financiële instrumenten.
10.3 Overzicht in balans
De vermelde activa en de passiva worden op de balans van de federale overheid
ingedeeld in klassen.
ACTIVA PASSIVA
Klasse 2 (subklasse 15 in min) Klasse 1 (uitgezonderd subklasse 15)
Klasse 3 Subklassen 44 tot en met 47
Subklassen 40 tot en met 43 (subklasse 15
in min)
Subklassen 51 – 53 – 57 – 59
Subklassen 50 – 52 – 54 – 55 – 56 – 58 Subklasse 49
Subklasse 48
Schema 7: Overzicht op balans
Ter illustratie werd het boekhoudplan van de Federale Overheid ingedeeld in klassen /
subklassen en rubrieken opgenomen in bijlage.
10.4 Klassen 6 en 7
10.4.1.1 Klasse 6
De klasse 6 groepeert de kosten van de entiteit met inbegrip van de inkomens- en de
kapitaaloverdrachten.
10.4.1.1.1 Subklasse 60
De kosten in subklasse 60 omvatten
de aankopen van grond- en hulpstoffen voor bewerking
handelsgoederen bestemd voor doorverkoop.
Ook de voorraadwijzigingen met betrekking tot deze aankopen worden in
subklasse 60 geboekt.
Module Algemene Boekhouding > Het boekhoudplan van de federale overheid
55
Grootboekrekeningen in deze subklasse worden gebruikt door de Federale Politie voor
aankopen bestemd voor de lokale politiezones en voor de voorraadwijzigingen met
betrekking tot deze aankopen.
10.4.1.1.2 Subklasse 61
De kosten in subklasse 61 omvatten de
aankopen van verbruiksgoederen en diensten van derden
de onroerende voorheffingen
allerhande taksen.
In het bijzonder, in deze veelgebruikte subklasse, is de keuze voor de toepasselijke
rubriek en grootboekrekening van belang met het oog op rapportering.
10.4.1.1.3 Subklasse 62
De kosten in subklasse 62 omvatten directe en indirecte bezoldigingen van het personeel
en van daarmee gelijkgestelde personen. In de praktijk worden de kosten in deze
subklasse 62 voornamelijk geboekt via interface met CDVU of personeelsapplicatie van
Ministerie van Defensie of Federale Politie.
10.4.1.1.4 Subklasse 63
De kosten in subklasse 63 hebben betrekking op de afschrijvingen (zie hoofdstuk 13) op
oprichtingskosten, op immateriële vaste activa en op materiële vaste activa. De
afschrijvingen worden in het FEDCOM systeem automatisch berekend en geboekt vanuit
de module van de vaste activa. De grootboekrekeningen in deze subklasse 63 zijn in
principe niet budgettair afgeleid.
10.4.1.1.5 Subklasse 64
De kosten in subklasse 64 hebben betrekking op de economische subsidies aan de
producenten en aan de ondernemingen.
10.4.1.1.6 Subklasse 65
De kosten in subklasse 65 hebben betrekking op
de intresten
de andere financiële lasten,
de verschuldigde huurprijzen voor terreinen
Module Algemene Boekhouding > Het boekhoudplan van de federale overheid
56
de verschuldigde belastingen op roerende inkomsten van de boekhoudkundige
entiteit.
De kosten in deze subklasse worden voornamelijk geboekt door het Agentschap van de
Schuld in het kader van het beheer van de overheidsschuld.
10.4.1.1.7 Subklasse 66
De kosten in subklasse 66 betreffen de sociale prestaties. De sociale prestaties hebben
voornamelijk betrekking op de pensioenen van ambtenaren en toelagen aan
gehandicapten en oorlogsslachtoffers.
10.4.1.1.8 Subklasse 67
De kosten in subklasse 67 betreffen de andere inkomensoverdrachten dan de sociale
prestaties. Deze inkomensoverdrachten werden uitgesplitst in functie van de tegenpartij,
zoals de gezinnen, de rest van de wereld, de instellingen van sociale zekerheid, de lagere
overheden, de onderwijsinstellingen, de andere institutionele overheden, …
10.4.1.1.9 Subklasse 68
De kosten in subklasse 68 betreffen de kapitaaloverdrachten, bijvoorbeeld
investeringsbijdragen, ook uitgesplitst in functie van de tegenpartij, zoals de
ondernemingen, de gezinnen, de rest van de wereld, de instellingen van sociale
zekerheid, de lagere overheden, de onderwijsinstellingen, de andere institutionele
overheden, …
10.4.1.1.10 Subklasse 69
De kosten in subklasse 69 betreffen
de kapitaalverliezen
de herwaarderingsminderwaarden
de waardeverminderingen op activa
de dotaties aan de voorzieningen voor toekomstige kosten
de overboeking van het gunstig eindsaldo naar het netto-actief of naar het netto-
passief.
De grootboekrekeningen in deze subklasse 69 zijn in principe niet budgettair afgeleid.
Module Algemene Boekhouding > Het boekhoudplan van de federale overheid
57
10.4.1.2 Klasse 7
De klasse 7 groepeert de opbrengsten van de entiteit met inbegrip van de inkomens- en
de kapitaaloverdrachten.
10.4.1.2.1 Subklasse 70
De opbrengsten in subklasse 70 omvatten
1. de verkopen van door de entiteit vervaardigde goederen en handelsgoederen
aangekocht met het oog op doorverkoop,
2. de “tweedehands” verkopen
3. de bijkomstige verkopen en de zelfgeproduceerde vaste activa.
Grootboekrekeningen in deze subklasse worden gebruikt door
de Federale Politie voor haar doorverkopen aan de lokale politiezones,
Ministerie van Defensie voor haar verkopen met betrekking tot houtkappingen,
FOD Financiën voor de verkopen van onroerend patrimonium.
10.4.1.2.2 Subklasse 71
De opbrengsten in subklasse 71 hebben betrekking op alle door de entiteit aan derden
geleverde diensten onafgezien of deze diensten moeten worden betaald op zicht van
facturen, ereloonstaten of als forfaitaire of getarifeerde rechten en retributies, die de
tegenprestatie vormen voor de geleverde diensten. Net als in de subklasse 61 is de keuze
voor de toepasselijke rubriek en grootboekrekening van groot belang met het oog op
rapportering.
10.4.1.2.3 Subklasse 72
De opbrengsten in subklasse 72 omvatten de belastingen op de productie en de invoer.
De grootboekrekeningen in deze subklasse worden gebruikt door
FOD Financiën voor belasting over de toegevoegde waarde, accijnzen,
registratierechten, … ,
FOD Economie voor belasting voor vloeibare en gasvormige brandstoffen
FOD Binnenlandse Zaken voor vergunning voor bezit van wapens,
beveiligingsondernemingen, …
Module Algemene Boekhouding > Het boekhoudplan van de federale overheid
58
10.4.1.2.4 Subklasse 73
De opbrengsten in subklasse 73 hebben betrekking op courante belastingen op inkomen
en op vermogen. De grootboekrekeningen in deze subklasse worden gebruikt door FOD
Financiën voor personenbelasting, vennootschapsbelasting, rechtspersonenbelasting,
onroerende en roerende voorheffing, …
10.4.1.2.5 Subklasse 74
De opbrengsten in subklasse 74 bevatten de effectieve en toegerekende sociale
bijdragen. Per 01/01/2014 worden in deze subklasse geen grootboekrekeningen gebruikt
door de federale en programmatorische overheidsdiensten.
10.4.1.2.6 Subklasse 75
De opbrengsten in subklasse 75 omvatten de
te ontvangen interesten
andere financiële inkomsten,
de huurprijzen voor terreinen en minerale reserves.
De grootboekrekeningen in deze subklasse worden voornamelijk gebruikt door
FOD Financiën voor interesten en financiële opbrengsten in het kader van het
beheer van liquiditeiten,
Ministerie van Defensie voor huuropbrengsten van terreinen
FOD Financiën en FOD Mobiliteit voor dividendenopbrengsten van
overheidsbedrijven, …
10.4.1.2.7 Subklasse 76
De opbrengsten in subklasse 76 hebben betrekking op de andere inkomensoverdrachten
dan belastingen en sociale bijdragen. De grootboekrekeningen worden gebruikt in
diverse federale en programmatorische overheidsdiensten voor allerhande
inkomensoverdrachten van ondernemingen, gezinnen, internationale instellingen,
instellingen sociale zekerheid, lokale overheden, …
10.4.1.2.8 Subklasse 77
De opbrengsten in subklasse 77 omvatten de vermogensheffingen. Ingevolge de
regionalisering van bijvoorbeeld successierechten en schenkingsrechten worden in deze
subklasse geen grootboekrekeningen gebruikt door federale overheidsdiensten.
Module Algemene Boekhouding > Het boekhoudplan van de federale overheid
59
10.4.1.2.9 Subklasse 78
De opbrengsten in subklasse 78 bevatten de kapitaaloverdrachten. Deze opbrengsten
hebben bijvoorbeeld betrekking op schenkingen van ondernemingen en gezinnen en op
legaten.
10.4.1.2.10 Subklasse 79
De opbrengsten in subklasse 79 betreffen
de kapitaalwinsten
de herwaarderingsmeerwaarden
de terugnemingen op waardeverminderingen op activa
de terugnemingen op de voorzieningen voor toekomstige kosten
de overboeking van het ongunstig eindsaldo naar het netto-actief of naar het
netto-passief.
De grootboekrekeningen in deze subklasse 79 zijn in principe niet budgettair afgeleid.
Module Algemene Boekhouding > Het boekhoudplan van de federale overheid
60
10.5 Oefeningen
10.5.1 Oefening 1
Zoek de grootboekrekening. Gebruik het bijgevoegde boekhoudplan
Aankoop grond voor een nieuw administratief gebouw
Aankoop van een voertuig
Netto - actief van de entiteit
Nieuwe lening > 1 jaar toegestaan aan privé - onderneming
Stookolie voor verwarming
Factuur van de firma Lyreco voor bureelbenodigdheden
Factuur van de Provincie Antwerpen (provinciebelasting)
Zichtrekening bij de Nationale Bank
Huur voor een administratief gebouw
Benzine voor auto’s
Kast
Verwijlintresten aan privé - ondernemingen
Koffie
Aankoop van inktpatronen
Computer
Verzekering voor lokalen
Opleiding bij OFO
Verf voor het schilderen van een kantoor
10.5.2 Oefening 2
Een federale overheidsdienst factureert aan “klant 1000258975” de getarifeerde retributies
voor de door haar geleverde diensten van de maand april van het boekjaar N voor een
totaal bedrag van € 1.750. Het toepasselijke begrotingsartikel is 158924161103.
1. De boekhouder vastgesteld recht boekt dit vastgesteld recht voor de geleverde
diensten. Geef de journaalpost en de budgettaire aanrekening.
2. Geef de boekingen op T-rekeningen in het grootboek.
Module Algemene Boekhouding > Samenvattende oefening
61
11 Samenvattende oefening
Balans per 01/01/XXXX
Beginbalans FOD ALGEMEEN BESTUUR
RUBRIEK ACTIEF BEDRAG RUBRIEK PASSIEF BEDRAG
224 Terreinen en
gebouwen
1.500.000,00 101 Netto-actief 2.000.000,00
240 Rollend materieel 400.000,00
244 Kantoormeubilair 300.000,00 176 Private leningen op
meer dan één jaar
600.000,00
355 Voorraden
benzine
8.000,00
356 Voorraden
dieselolie
5.500,00
400 Vorderingen
levering goederen
en diensten
250.000,00 440 Schulden aankoop op
goederen en
diensten
63.500,00
551 Postrekeningen 375.000,00 516 Private leningen
vervallend binnen
één jaar
200.000,00
556 Kas 25.000,00
TOTAAL 2.863.500,00 TOTAAL 2.863.500,00
Open de grootrekeningen voor het ALGEMEEN BESTUUR
Boek de volgende opgave in het journaal en vervolgens in de grootboekrekeningen.
Module Algemene Boekhouding > Samenvattende oefening
62
Een factuur voor de aankoop van kantoormeubilair voor € 5.000,00, wordt op
05/01/XXXX ontvangen door de vereffenaars. In het dossier zit een goedgekeurde
bestelbon. Na contact met de logistieke afdeling blijkt er een ondertekende
leveringsnota aanwezig en zal de goederenontvangst worden uitgevoerd. Daarna
boekt de vereffenaar de factuur.
De vereffenaar ontvangt op 07/01/XXXX een factuur voor een bedrag van € 300
voor de aankoop van bureelbenodigdheden. Een goedgekeurde, ondertekende
bestelbon en ondertekende leveringsnota zijn bij de factuur gevoegd. Een Migo
werd door de dienst ontvangst reeds uitgevoerd. Hierop kan de vereffenaar de
factuur boeken.
Een rekenplichtige ontvangt een rekeninguittreksel op 10/01/XXXX van de
postrekening waarop een aantal bedragen worden vermeld. Na opzoeking blijkt
dat het om volgende transacties gaat:
- 7.000,00 Betaling factuur 456 van leverancier X
- 16.000,00 Aflossing kapitaal van private leningen,
vervallend binnen 12 maanden
+ 30.000,00 Openstaande vordering van klant Y
+ 5.000,00 Kasgelden die op postrekening werden
gestort
De rekenplichtige boekt het rekeninguittreksel van 10/01/XXXX in de boekhouding
Op 12/01/XXXX wordt door de vereffenaar een factuur ontvangen voor een
bedrag van € 6.500,00 voor het vullen van de benzinetanks. De vereffenaar kan de
factuur boeken want een goedgekeurde, ondertekende bestelbon en een
leveringsbon zijn aanwezig. Bovendien werd de goederenontvangst ( MIGO)
uitgevoerd.
Bepaal het saldi van de grootboekrekeningen en maak een nieuwe balans op.
Module Algemene Boekhouding > Europees systeem van nationale en regionale rekeningen (ESR)
63
12 Europees systeem van nationale en regionale rekeningen (ESR)
12.1 Algemeen gebruik van de ESR-code
In het kader van het lidmaatschap van België aan de Europese Monetaire Unie is de
federale overheid verplicht om jaarlijks een stabiliteitsprogramma op te stellen. Hierin
wordt het budgettaire beleid van België voor de volgende jaren uitgestippeld en de
toestand van zijn overheidsfinanciën toegelicht. Dit stabiliteitsprogramma is onderworpen
aan de controle van de Europese Commissie en de Europese Raad en wordt gebruikt als
berekeningsgrondslag voor en controle op de in het Verdrag van Maastricht vermelde
budgettaire voorwaarden. In dit programma moeten niet alleen de financiële gegevens
van de federale en regionale overheden worden opgenomen maar ook deze van de
lokale en provinciale besturen.
De inhoud van het programma wordt bepaald in het Europees systeem van Nationale en
Regionale rekeningen (ESR95) zoals verplicht gesteld door verordening nr. 2223/96 van
de Raad van 25 juni 1996. In ESR95 worden zowel de economische stromen als de
mutaties in de vermogenssituatie in kaart gebracht volgens macro-economische criteria
zoals het verbruik, de wedden, de kredietenverleningen en deelnemingen, de
overdrachten, de investeringen...
Het ESR-systeem moet toelaten te komen tot een consistente, betrouwbare en
vergelijkbare kwantitatieve beschrijving van de EU-lidstaten.
Voor wat betreft de algemene boekhouding is vooral de bepaling van belang, die stelt
dat binnen het ESR geregistreerd wordt op transactiebasis, dus op het moment van
wijzigingen in waarde, of het ontstaan van afspraken of verplichtingen. Voorts werden het
minimale boekhoudplan (KB 10/11/2009) en de economische sectorcodes zodanig
opgesteld dat de ESR- rapportering zo vlot mogelijk kan afgeleid worden.
Op 13 maart 2013 werd het ESR 2010 goedgekeurd door het Europees Parlement waarbij
de aanpassingen aan het ESR op 1 september 2014 van toepassing worden. In
vergelijking met het ERS95 bevat het ESR2010 nieuwe hoofdstukken. De voornaamste
Module Algemene Boekhouding > Europees systeem van nationale en regionale rekeningen (ESR)
64
aanpassingen voor FOD’s zijn de overgang van bepaalde uitgaven naar investeringen (in
plaats van werkingskosten)
1. aankopen inzake onderzoek en ontwikkeling
2. overgang zuiver militaire investeringen
3. aankopen van gegevensbanken
4. klein gereedschap dat meer dan 1 jaar gebruikt wordt
12.2 Opbouw
Het ESR-stelsel is de normalisering van de macro-economische nationale rekeningen
volgens het Europees Systeem van Rekeningen (ESR). De code is ook terug te vingen in
het artikel of de basisallocatie van de budgettaire aanrekening. De ESR-code hangt
eveneens samen met de grootboekrekening.
Er is bovendien een link met de klasse 8 en 9 van het boekhoudplan.
De ESR-code maakt onderscheid naargelang de tegenpartij, bijvoorbeeld de privésector
(1211) of de overheidssector (1221) gaat.
12.2.1 Samenstelling van de budgettaire aanrekening
De ESR-code is terug te vinden in de budgettaire rubricering, meer bepaald het artikel of
de basisallocatie
BUDGETAIRE AANREKENING
Sectie OA P A ART waarbij
Sectie: voorbeeld 17 voor de Federale Politie (company code)
OA: staat voor organisatieafdeling.
Onder organisatieafdeling verstaat men elk component van
de departementale organisatie die een op zichzelf staand
beheerscentrum vormt. Het betreft doorgaans een
algemene directie of een evenwaardige administratieve
entiteit. Deze bestaat uit een algemene administratieve
Module Algemene Boekhouding > Europees systeem van nationale en regionale rekeningen (ESR)
65
afdeling, een algemene directie of een gelijkvormige
eenheid.
P: staat voor programma.
Het geheel van activiteiten ten voordele van elke
organisatieafdeling voor de realisatie van een objectief en
nodig voor het toekennen van het budget.
A: staat voor activiteit.
De operatie waaraan de budgettaire middelen zijn
toegekend en die, alleen of in samenwerking met anderen,
een bijdrage leveren aan de realisatie van de objectieven
gevolgd door een programma aan activiteiten.
ART: staat voor het artikel.
Dit bestaat uit 6 cijfers XX.YY.NN, bijvoorbeeld 12.11.01
(XX.YY.NN) waarbij XX YY economische code deel uitmaakt
van de ESR-code.
XX:
1e cijfer: economische aard van de verrichting
1 tot 4: lopende verrichtingen (periodiek)
5 tot 8: kapitaalverrichtingen (eenmalig)
9 en 0: delging rijksschuld en diversen
2e cijfer: uitgave of ontvangst
1 tot 5: uitgavenzijde
6 tot 9: ontvangstenzijde
YY = volgnummers
NN = volgnummers
Voorbeeld
BA12: volgnummer 01, 04 en 07
1211.01 = werkingskosten uitgezonderd
informatica(bijvoorbeeld onderhoud wagens)
1211.04 = werkingskosten informatica(bijvoorbeeld software)
BA74: volgnummer 01 en 04
Module Algemene Boekhouding > Europees systeem van nationale en regionale rekeningen (ESR)
66
7410.01 = investeringen in vervoermiddelen
7422.01 = overige investeringen (bijvoorbeeld meubilair)
7422.04 = investeringen in informatica(bijvoorbeeld
computers)
12.2.2 Samenstelling van de ESR-code
De ESR-code wordt dus afgeleid van de budgettaire rubricering, meer bepaald uit het
artikel.
Voorbeeld
Budgettaire aanrekening =17 42 21 121101.
Het artikel is hier 121101. De ESR-code bestaat uit 5 cijfers.
ESR-code is hier 12118 waarbij
1211 staat voor de eerste 4 cijfers van het artikel waarbij nog een
vijfde cijfer toevoegen om aan te geven of het om een kost of
opbrengst gaat.
8 = kost en verwijzend naar de Klasse 8 van het
boekhoudplan
9 = opbrengst en verwijzen naar de Klasse 9 van het
boekhoudplan
12.2.3 ESR-code en algemene boekhouding
De ESR-code hangt eveneens samen met de grootboekrekening.
1 grootboekrekening kan slechts afleiden naar 1 ESR-code .
1 ESR-code kan daarentegen verwijzen naar meerdere grootboekrekeningen
Schema 8: Voorbeeld ESR-codes en grootboekrekeningen
11nn
621010 Weddes
623310 RSZ bijdragen
62.. Andere Personeelskosten
12nn
614310 Electriciteit
615610 Opleiding
61.. Andere directe kosten
74nn
243010 Materiaal informatica
244010 Meubilair en Materiaal
24.. Andere INVEST.
Module Algemene Boekhouding > Europees systeem van nationale en regionale rekeningen (ESR)
67
12.2.4 Oefening
Zoek de grootboekrekening en de ESR-code voor de volgende gevallen
Erelonen voor advocaten
Loonkosten voor gedetacheerd personeel (vb. Brussels Hoofdstedelijk Gewest)
Aankopen balpennen
Aankopen bureau, bureaustoelen
Aankoop gebouw van de privé - sector
Kosten informatica-opleiding van personeelsleden
Kosten te betalen aan de regie der gebouwen
Module Algemene Boekhouding > Enkele belangrijke boekhoudkundige begrippen
68
13 Enkele belangrijke boekhoudkundige begrippen
13.1 Actief
Een entiteit kan activa verwerven, dit wil zeggen bezittingen of vorderingen toevoegen
aan haar activa.
Een entiteit kan een actief verwerven door aanschaffing (vb. een terrein), maar ook door
aan een klant een betalingsuitstel toe te staan toestaan bij een verkoop.
Bij het dubbel boekhouden wordt deze verwerving geregistreerd.
13.2 Verwerving: investering versus kost
Een entiteit koopt goederen en diensten die ze nodig heeft voor haar verkoop van
handelsgoederen en/of diensten én voor haar gehele werking (vb. dienstverlening).
Deze aankopen kunnen gerangschikt worden als:
investeringen: de verwerving van goederen en diensten met een duurzaam
karakter, gedurende langere periode nuttig voor de entiteit. Deze investeringen
worden geregistreerd op een rekening van klasse 2.
Voorbeelden :
installaties en machines
gebouwen en terreinen,
rollend materieel,
meubilair, ...
software,...
kosten: alle andere aankopen zonder dit duurzame karakter, worden geboekt in
klasse 6.
voorbeelden:
bezoldigingen van het personeel
telefoon, water, energie,
verbruiksgoederen enz.
Module Algemene Boekhouding > Enkele belangrijke boekhoudkundige begrippen
69
13.2.1.1 Oefening
Bepaal voor volgende uitgaven of het gaat om investeringen of kosten, bepaal bovendien
de grootboekrekening
Aankoop van een externe harde schijf
Aankoop van een Senseo koffiemachine
Aankoop van smartphone
Aankoop van een tablet
Aankoop van een boormachine
Een perforator
Een printer
GPS
13.2.2 Aanschaffingswaarde
13.2.2.1 Algemene regel
Als algemene regel wordt gesteld dat elk actiefbestanddeel gewaardeerd wordt
opgenomen in de boekhouding tegen aanschaffingswaarde en voor dat bedrag in de
balans wordt opgenomen, ( artikel 7 KB 10/11/2009) Onder de aanschaffingswaarde moet
één van de volgende waarden worden verstaan:
de aanschaffingsprijs ( artikel 7 KB 10/11/2009)
de ruilwaarde ( artikel 7 KB 10/11/2009)
de schenkingswaarde
13.2.2.2 Aanschaffingsprijs
De aanschaffingsprijs omvat, naast de aankoopprijs, de bijkomende kosten zoals niet-
terugvorderbare belastingen (bv. Niet-terugvorderbare btw), vervoerkosten,...
Aanschaffingsprijs = aankoopprijs + bijkomende kosten van aanschaffing
voorbeeld: aankoopprijs van een machine
Vervoerkosten
installatiekosten
voorbeeld:
aankoopprijs van een personenwagen + niet-aftrekbare B.T.W.
voorbeeld: verzendkosten van bureelbenodigdheden. Kostprijs bureelbenodigdheden
(inclusief B.T.W.) 45 euro en verzendkosten 2 euro.
Module Algemene Boekhouding > Enkele belangrijke boekhoudkundige begrippen
70
Datum Rekeningnummer Omschrijving Debet Credit
05/11/XXXX 613210
440020
Courante kantoormateriaal
Aan
Leveranciers
Factuur nr. 1A28/1
47
47
13.2.2.3 Ruilwaarde
Bij transacties waar besturen gelijkwaardige economische waarden in ruil krijgen of geven
die niet in geld zijn, wordt een ruilwaarde bepaald. Deze is gelijk aan de marktwaarde
van de in ruil overgedragen actiefbestanddelen. Deze waarde wordt geschat op de
datum van de ruil.
13.2.2.4 Vervaardigingsprijs
De vervaardigingsprijs omvat, naast de aanschaffingskosten van de grondstoffen,
verbruiksgoederen en hulpstoffen, de productiekosten die rechtstreeks aan het
individuele product of aan de productengroep toerekenbaar zijn. De productiekosten die
niet rechtstreeks aan het individuele product of aan de productengroep toerekenbaar zijn
(de zogenaamde overhead vb. loonkosten voor het personeel van de stafdiensten vb.
financiële dienst of personeelsdienst), maken geen deel uit van de vervaardigingsprijs.
13.2.2.5 Schenkingswaarde
De schenkingswaarde is de marktwaarde van de goederen die aan het bestuur worden:
geschonken;
in nalatenschap worden toegewezen;
of worden verkregen door verjaring;
en dit op het moment van de schenking, de datum van het openvallen van de
nalatenschap en de verjaring evenals de ermee samenhangende belastingen en kosten.
13.3 Aanpassingen aan de aanschaffingswaarde
Bij de verwerving worden de activa opgenomen in de boekhouding tegen hun
aanschaffingswaarde.
Maar de waarde van een actief kan wijzigen met verloop van tijd. De boekhouding wordt,
afhankelijk van het geval, in bepaalde situaties, aangepast bij een wijziging van de
waarde van het actief.
Module Algemene Boekhouding > Enkele belangrijke boekhoudkundige begrippen
71
De aanschaffingswaarde van het actief zal gecorrigeerd worden:
bij een waardedaling naargelang de aard van het actief
een afschrijving
een uitzonderlijke afschrijving
een waardevermindering
bij een toename van de waarde naargelang de aard van het actief
een terugname van afschrijvingen
een terugname van uitzonderlijke afschrijvingen
een terugname van waardeverminderingen
een herwaardering.
13.3.1 Afschrijvingen
Een aantal vaste activa - immateriële vaste activa en materiële vaste activa - met een
beperkte levensduur dalen over deze levensduur in waarde.
Indien voor deze vaste activa de aanschaffingswaarde behouden wordt in de balans, dan
wordt geen getrouw beeld weergegeven van het patrimonium van de entiteit. . Er
bestaat daarom een boekhoudkundige techniek die toelaat om deze vermindering in
waarde in de rekeningen en in de balans op te nemen: afschrijvingen. De afschrijvingen
weerspiegelen een voorzien en regelmatig verlies van waarde toe te wijten aan de
veroudering van de vaste activa. De afschrijvingen zijn kosten die in de resultaatrekening
worden opgenomen.
Voorbeeld:
een machine met:
een aanschaffingswaarde = € 240 000,00
een verwachte levensduur van 5 jaar
Deze machine zal 1 jaar na haar aankoop nog steeds tegen haar aanschaffingswaarde in
de boekhouding staan. Nochtans zal door het gebruik en de hierdoor ontstane slijtage
haar waarde gedaald zijn. Door de afschrijving zullen we op systematische wijze deze
waardedaling weergeven.
De afschrijvingen kunnen berekend worden volgens verschillende methodes
Module Algemene Boekhouding > Enkele belangrijke boekhoudkundige begrippen
72
Bij de lineaire afschrijvingen wordt er elk jaar een zelfde bedrag als kosten geboekt. Het
bedrag van de afschrijving wordt berekend als een percentage op de
aanschaffingswaarde.
Voorbeeld:
aanschaffingswaarde van het activum = €,240 000,00
verwachte levensduur = 5 jaar,
dus afschrijvingspercentage = 20% per jaar.
Tabel 6: Afschrijvingstabel
Aanschaffingswaarde Nettowaarde Afschrijving
eindejaar
1ste jaar
2de jaar
3de jaar
4de jaar
5de jaar
Einde 5de jaar
240 000,00
240 000,00
240 000,00
240 000,00
240 000,00
240 000,00
240. 000,00
192.000,00
144.000,00
96.000,00
48.000,00
0
48 000,00
48 000,00
48 000,00
48 000,00
48 000,00
0
Tabel 7: Boekhoudkundige verwerking van een afschrijving
Datum Rekeningnummer Omschrijving Debet Credit
30/11/XXXX 63XXXX
231X9X
geboekte afschrijving
Aan
Machine (afschrijvingen)
Afschrijvingstabel
4.000
4.OOO
Berekeningswijze:
Basiswaarde: 240.000,00 euro
Jaarlijkse afschrijving: 240.000,00 : 5 = 48.000,00 euro
Maandelijkse afschrijving: 48.000,00:12 = 4.000,00 euro
De afschrijvingen moeten wettelijk toegepast (art 8§2 KB 10/11/2009) worden op de:
Module Algemene Boekhouding > Enkele belangrijke boekhoudkundige begrippen
73
de immateriële vaste activa
materiële vaste activa
Er dienen waarderingsregels (art 5 KB 10/11/2009) te worden opgesteld, hierin dient het
afschrijvingsplan vastgelegd te worden en dit plan moet daarna op consistente wijze
toegepast worden.
Het opgestelde plan moet rekening houden met de normen van:
Voorzichtigheid
Oprechtheid
goede trouw.
De uitvoering van het plan mag niet afhangen van het resultaat van het boekjaar.
De afschrijvingsregels met betrekking tot de vaste activa worden verklaard in de
inventarisregels.
13.3.2 Uitzonderlijke afschrijvingen
De waardedaling van een actiefelement wordt veroorzaakt door het gebruik (= technische
slijtage) doch kan ook worden veroorzaakt door economische en technologische evolutie
(= economische slijtage). (art 8§2 4° lid KB 10/11/2009)
Daarom kan het nodig zijn meer afschrijvingen te boeken dan in het oorspronkelijk plan
voorzien was, of bij de aanpassing van het plan "inhaalafschrijvingen" voor de vorige
jaren te boeken.
In dit geval spreekt men van uitzonderlijke afschrijvingen.
Indien per inventarisdatum zou blijken dat een aanschaffingswaarde min de afschrijvingen
tot
op dat moment hoger is dan de gebruikswaarde voor de entiteit, dan moet een
uitzonderlijke afschrijving worden toegepast.
Voorbeeld:
Een computergestuurde machine, aangekocht in 20X1, wordt lineair afgeschreven over
een periode van 5 jaar. Door de technische evolutie zijn de prijzen van de computers en
dus ook van de computergestuurde machines sterk gedaald. 3 jaar later -in 20X4- is de
netto boekwaarde van de machine te hoog in vergelijking met de aanschaffingswaarde
van een nieuwe machine: een uitzonderlijke afschrijving is noodzakelijk.
13.3.3 Waardeverminderingen
Waardeverminderingen worden toegepast bij vorderingen die niet worden afgeschreven
(art. 6 KB 10/11/2009) zodat er rekening gehouden wordt met het risico van het niet
invorderen.
Module Algemene Boekhouding > Enkele belangrijke boekhoudkundige begrippen
74
Activa, die niet kunnen worden afgeschreven, moeten een waardevermindering
ondergaan wanneer op de inventarisdatum blijkt dat de reële waarde blijvend lager is
dan de boekwaarde.
Het onderscheid tussen afschrijvingen en waardeverminderingen is te vinden in het feit
dat de afschrijvingen een planmatig verloop kennen en aansluiten op een bij voorbaat
gekende waardedaling door technische of economische slijtage van activa met een
beperkte gebruiksduur; waardeverminderingen daarentegen beantwoorden aan plotse
niet voorziene waardedalingen door externe omstandigheden.
13.4 Buitengebruikstelling
Bij buitengebruikstelling wordt het activa niet meer aangewend binnen de entiteit, het
blijft echter wel in haar bezit .
De buiten gebruik gestelde activa worden overgebracht naar specifieke rubrieken van het
boekhoudplan.
13.5 Meer- of minderwaarde bij realisatie
Na een bepaalde tijd zal het activa verwijderd worden uit het patrimonium van de
entiteit, of m.a.w. het activa wordt gerealiseerd.
De verkoop van een vast activa geeft aanleiding tot een meerwaarde (kapitaalwinst) of
een minderwaarde (kapitaalverlies). Deze wordt berekend door het verschil te maken
tussen de netto boekwaarde en de verkoopprijs.
Deze meer- of minderwaarde heeft een rechtstreekse invloed op het resultaat van de
entiteit.
13.6 Oefening
Er werden voor 400 000,00 euro afschrijvingen geboekt op de diverse materiële vaste
activa van het Algemeen Bestuur. Geef hiervoor de boeking in het journaal.
Module Algemene Boekhouding > Samenvattende oefeningen
75
14 Samenvattende oefeningen
14.1 Elecgas
De vereffenaar in een federale overheidsdienst ontvangt een tussentijdse factuur voor de
levering van aardgas en elektriciteit door energieleverancier ELECGAS. Het bedrag voor
aardgas is € 1.000 exclusief BTW, het bedrag voor elektriciteit is € 300 exclusief BTW. De
toepasselijke basisallocatie voor de budgettaire aanrekening is 151025121101. Het
nummer van de leverancier in het boekhoudsysteem is 100001213. De voorgaande
stappen in het aankoopproces werden reeds correct doorlopen. Een goedgekeurde
bestelbon en andere documenten zijn dus reeds aanwezig.
Gevraagd:
1. De vereffenaar gaat over tot boeking van de factuur. Geef de journaalpost en de
budgettaire aanrekening.
2. Geef de boekingen op T-rekeningen in het grootboek.
14.2 Wezo
De lokalen van een federale overheidsdienst bevinden zich in een gehuurd gebouw. De
federale overheidsdienst heeft via de toepasselijke procedure voor overheidsopdrachten
passieve zonnewering laten plaatsen vóór de ramen. De vereffenaar in de overheidsdienst
ontvangt een factuur van de leverancier WEZO met leveranciersnummer 100067389.
Daaruit blijkt dat het systeem voor passieve zonnewering € 3.000 exclusief BTW en de
levering, de plaatsing en de inwerkingstelling € 1.500 exclusief BTW kosten. De
vereffenaar stelt vast dat het aankoopdossier volledig is en het aankoopproces correct
werd doorlopen en boekt de factuur
Gevraagd:
1. Is de levering, de plaatsing en de inwerkingstelling van het systeem van passieve
zonnewering een investering of een kost ?
2. Bepaal het totale bedrag van de investering of de kost en geef de journaalpost en
de budgettaire aanrekening.
3. Geef de boekingen op T-rekeningen in het grootboek
Module Algemene Boekhouding > Samenvattende oefeningen
76
14.3 Reclyo
De vereffenaar in een federale overheidsdienst ontvangt een factuur voor de levering van
kopieerpapier, balpennen, potloden, gommen, notitieboekjes en mappen door de
leverancier RECLYO. Het bedrag van de factuur is € 135 exclusief BTW. De toepasselijke
basisallocatie voor de budgettaire aanrekening is 150113121101. Het nummer van de
leverancier in het boekhoudsysteem is 100071383. De voorgaande stappen in het
aankoopproces werden reeds correct doorlopen. Een goedgekeurde bestelbon en andere
documenten zijn dus reeds aanwezig
Gevraagd:
1. De vereffenaar gaat over tot boeking van de factuur. Geef de journaalpost en de
budgettaire aanrekening.
2. Geef de boekingen op T-rekeningen in het grootboek
14.4 Virtualize
Een federale overheidsdienst koopt een licentie van een Helpdesk applicatie bij de
leverancier VIRTUALIZE voor een bedrag van € 4.000 exclusief BTW. Bij dezelfde
leverancier worden ook een aantal PC schermen en speaker sets gekocht voor een
bedrag van € 675 exclusief BTW. De toepasselijke basisallocatie voor de budgettaire
aanrekening is 150441742201. Het nummer van de leverancier in het boekhoudsysteem is
100029647. De voorgaande stappen in het aankoopproces werden reeds correct
doorlopen. Een goedgekeurde bestelbon en andere documenten zijn dus reeds aanwezig.
Gevraagd:
1. De vereffenaar gaat over tot boeking van de factuur. Geef de journaalpost en de
budgettaire aanrekening.
2. Geef de boekingen op T-rekeningen in het grootboek.
14.5 Brummo
Een federale overheidsdienst huurt een kantoorgebouw van de eigenaar BRUMMO. Voor
het eerste kwartaal van dit jaar N heeft de vereffenaar een debet nota ontvangen. Dit
Module Algemene Boekhouding > Samenvattende oefeningen
77
document vermeldt een huur van € 100.000 (geen toepassing van BTW), kosten voor het
schoonmaken van de lokalen van € 3.000 exclusief BTW, kosten voor het bewaken van
het gebouw van € 4.750 exclusief BTW, kosten voor brandverzekering van € 1.750 (geen
toepassing van BTW) en kosten voor periodiek nazicht van de liften voor € 925 exclusief
BTW. De toepasselijke basisallocaties voor de budgettaire aanrekening zijn 151987121101
en 151987121201. Het nummer van de leverancier in het boekhoudsysteem is 100069274.
Gevraagd:
1. De vereffenaar gaat over tot boeking van de factuur. Geef de journaalpost en de
budgettaire aanrekening.
2. Geef de boekingen op T-rekeningen in het grootboek.
14.6 Meubelland
Een FOD heeft meubilair aangekocht voor € 7.000 exclusief BTW bij de leverancier
MEUBELLAND. De vervoerskosten bedragen € 50 exclusief BTW. De vereffenaar in de FOD
ontvangt de factuur, die verwijst naar de goedgekeurde bestelbon en een kopie van de
leveringsnota, op basis waarvan de levering in het systeem werd geregistreerd. De
toepasselijke basisallocatie voor de budgettaire aanrekening is 151367742201. Het
nummer van de leverancier in het boekhoudsysteem is 600005739. De voorgaande
stappen in het aankoopproces werden correct doorlopen.
Gevraagd:
1. De vereffenaar gaat over tot boeking van de factuur. Geef de journaalpost en de
budgettaire aanrekening.
2. Geef de boekingen op T-rekeningen in het grootboek
.
Module Algemene Boekhouding > Wachtrekeningen
78
15 Wachtrekeningen
15.1 Omschrijving
Volgens artikel 12 van de wet van 22 2003.(Wet houdende organisatie van de begroting
en van de comptabiliteit van de federale Staat) dienen de gebruikelijke regels en de
beginselen van het dubbel boekhouden te worden toegepast namelijk (art. 12).
“Elke verrichting wordt zonder uitstel, getrouw, volledig en naar tijdsorde ingeschreven in
een of meer dagboeken. Elke boeking geschiedt aan de hand van een gedagtekend
verantwoordingsstuk”.
Zoals hierboven gezegd dienen alle transacties per dag in de boekhouding worden
opgenomen. Het is dus niet mogelijk om een transactie eventjes aan de kant te laten
liggen doordat de identificatie niet kan gebeuren (voorbeeld ontvangst van geld op een
bankrekening zonder dat deze aan een klantrekening kan gelinkt worden). Om dit op te
vangen werden er wachtrekeningen gecreëerd. Hierop kunnen transacties worden
geplaatst waarvan de identificatie nog dient te gebeuren. Normaal gezien dienen deze
rekeningen afgeboekt worden voor de opmaak van de eindbalans.
Voorbeeld:
Een bankrekening (679-...) van de ontvangsten ontvangt van Meneer Durant een bedrag
van € 5.000 op 14 januari 20XX. Het dossier kan echter niet onmiddellijk geïdentificeerd
worden doordat er geen vastgesteld recht werd aangemaakt op naam van Meneer
Durant in de boekhouding.
Dit bedrag wordt op een wachtrekening van het type 48**** geplaatst, en wordt op deze
wijze geboekt (in het journaal):
15 januari 20XX:
Datum Rekeningnummer Omschrijving Debet Credit
15/01/XXXX 551***
488***
Bankrekening
Aan wachtrekening
Bankuittreksel
5.000
5.000
Module Algemene Boekhouding > Wachtrekeningen
79
Op 22 januari, na de nodige opzoekingen te hebben gedaan, verneemt de Rekenplichtige
dat Meneer Durant de betaling heeft gedaan voor rekening van zijn vrouw Mevrouw
Janssens. Zij heeft een openstaande schuld bij de Rekenplichtige van de ontvangsten,
voor een bedrag van € 5.000.
De rekenplichtige kan op deze manier de transactie regulariseren op de volgende manier:
Datum Rekeningnummer Omschrijving Debet Credit
22/01/XXXX 488***
400***
Wachtrekening
Aan klantrekening Janssens
Regularisatie
5.000
5.000
15.2 Oefening
Op 28/03/XXXX ontvangt de vereffenaar volgende facturen:
Voor elke factuur werd vastgesteld dat zij een werkelijke schuld vormen (goedgekeurde
bestelbon, leveringsnota of prestatie van de dienst,...)
Geef de journaalpost voor elk individuele factuur, die door de vereffenaar werd geboekt.
Maak gebruik van de grootboekrekeningen in het gepubliceerd boekhoudplan.
Factuur voor ereloon advocaat voor 1.750 euro
Factuur voor loonkosten voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest gedetacheerd
personeel voor 5.250 euro
Factuur voor kosten voor opleiding van medewerkers voor 3.425 euro
Factuur voor een receptie naar aanleiding van de voorstelling van het jaarverslag
voor 875 euro
Factuur voor schoonmaken van burelen voor 2.350 euro
Factuur voor telecommunicatiekosten voor 6.825 euro
Factuur voor verwarming (aardgas) voor 4.375 euro
Factuur voor het herprogrammeren van software voor 12.500 euro
Factuur voor onderhoud van rollend materieel voor 1.650 euro
Factuur voor elektriciteit voor 1.025 euro.
Op 30/04/XXXX komen al deze facturen op vervaldag.
Bepaal het totaal bedrag van de vervallen facturen
Module Algemene Boekhouding > Wachtrekeningen
80
De centraliserende rekenplichtige van het Algemeen Bestuur maakt in het systeem een
betalingsbestand aan voor het totaal van de vervallen facturen. Om aan te geven dat het
verschuldigd bedrag aan de leveranciers werd overgemaakt aan het betalingsbestand,
wordt dit bedrag afgeboekt (gedebiteerd) van de grootboekrekening van de leverancier
en geboekt (gecrediteerd) op een wachtrekening (498XXX). Deze wachtrekening 498XXX
gaat samen met de centrale rekening van de uitgaven van de entiteit (551XXX) van de
centraliserend rekenplichtige.
Geef de journaalpost die naar de centraliserende rekenplichtige wordt gestuurd.
Bij uitvoering van het betalingsbestand door de financiële post, gaat het geld van de
postrekening en ontvangt de centraliserend rekenplichtige het rekeninguittreksel. Op het
rekeninguittreksel staat de betaling van 40.000 euro. Geef de journaalpost met de
postrekening 551XXX en de wachtrekening 498XXX.
Module Algemene Boekhouding > Balans van de Federale Staat
81
16 Balans van de Federale Staat Tabel 8: De balans van de Federale Staat voor het jaar 2012
ACTIVA PASSIVA
Oprichtingskosten en
immateriële vaste activa
24.441.542,37 Eigen vermogen -
292.799.647.99
5,91
Materiële vaste activa 6.567.100.356,
35
Voorzieningen voor
toekomstige kosten
475.216.330,08
Financiële vaste activa 74.421.449.260
,24
Schulden>1jaar 302.860.370.35
9,53
Vorderingen>1jaar 8.931.230.329,
50
Schulden<1jaar 34.311.618.029
,45
Voorraden 16.173.749,61
Vorderingen<1jaar 5.829.871.466,
46
Liquide middelen en
financiële beleggingen
26.785.473.108
,64
Financiële leningen die
binnen het jaar vervallen
68.523.174.973
,69
Overlopende rekeningen
en wachtrekeningen
96.426.813.753
,32
Overlopende rekeningen
en wachtrekeningen
105.631.821.86
9,65
TOTAAL 219.002.553.5
66,49
TOTAAL 219.002.553.5
66,49
In een voorgaande oefening werd reeds verwezen naar de balans van de Federale Staat.
Deze vertoont een aantal bijzonderheden. Een van deze eigenaardigheden is het negatief
bedrag van het eigen vermogen.
Hoe kan dit negatief eigen vermogen concreet begrepen worden ?
Er moet uitgegaan worden van ACTIEF = PASSIEF
Module Algemene Boekhouding > Balans van de Federale Staat
82
Waarbij PASSIEF = eigen vermogen + vreemd vermogen
Om het eigen vermogen te bepalen kan dus de afgeleide formule als volgt worden
geformuleerd: ACTIEF – VREEMD VERMOGEN = EIGEN VERMOGEN
Twee elementen verklaren dit negatief eigen vermogen.
1. De balans van de federale Staat per 31/12/2012 omvat nog niet alle activa (en
passiva) van de federale Staat.
Het jaar 2012 was het eerste jaar waarin het FEDCOM systeem geïmplementeerd
was in alle FOD ’s, POD ’s, Ministerie van Landsverdediging en de Federale Politie.
Echter tot op heden zijn nog niet alle bestaande activa (bijvoorbeeld gebouwen,
meubilair, voertuigen,...) opgenomen in deze balans. De overheidsdiensten hebben
daartoe tot 2016 de tijd.
Het totaal bedrag van de activa is dus onderschat. Het toevoegen van activa aan
de balans zal enerzijds het totaal bedrag van activa verhogen, en anderzijds het
bedrag van het negatief eigen vermogen verminderen.
2. Toch zal na het toevoegen van activa aan de balans van de federale Staat het
eigen vermogen negatief blijven. Dit is deels te verklaren door de evolutie van de
staatsschuld, vooral sinds de tweede helft van de jaren 70 van de vorige eeuw.
Tabel 9: Evolutie van de staatsschuld van 1840 tot 1998 in % BNP
Evolutie van de staatsschuld van 1840 tot 1998 in % van het Bruto Nationaal
Product
1840 10% 1890 40% 1930 60% 1970 45%
1850 30% 1900 45% 1940 70% 1980 60%
1860 20% 1910 50% 1945 120% 1990 110%
1870 15% 1920 100% 1950 120% 1994 125%
1880 25% 1926 140% 1960 70% 1998 115%
Module Algemene Boekhouding > Balans van de Federale Staat
83
Uitgaande van :
ACTIVA (31/12/YYYY) =PASSIVA (31/12/YYYY)
=
EIGEN VERMOGEN (31/12/YYYY) +VREEMD VERMOGEN (31/12/YYYY)
=
EIGEN VERMOGEN (01/01/YYYY)
+ [(OPBRENGSTEN – KOSTEN lopende jaar ]
+ VREEMD VERMOGEN (31/12/YYYY) ]
En rekening houdende met de vaststelling van vooral sinds de tweede helft van de jaren
70 van de vorige eeuw de kosten (zoals wedden, werkloosheidsvergoedingen,
pensioenen, interesten) groter zijn dan de opbrengsten (zoals belastingen), maakt het
negatief resultaat van kosten ten opzichte van opbrengsten het eigen vermogen jaar na
jaar kleiner.
Daardoor is steeds meer vreemd vermogen nodig als bron van vermogen voor de activa
op de balans.
KOSTEN > OPBRENGSTEN
NEGATIEF RESULTAAT
EIGEN VERMOGEN
Module Algemene Boekhouding > Belasting op de Toegevoegde Waarde (BTW)
84
17 Belasting op de Toegevoegde Waarde (BTW)
17.1 Algemeen principe
De belasting over de toegevoegde waarde (BTW) is een algemene verbruiksbelasting op
handelsactiviteiten.
De belasting wordt berekend op de waarde, die aan de goederen en diensten wordt
toegevoegd. En dit in ieder stadium van de productie en distributie. De belasting wordt
niet ineens maar in fracties geïnd, en dus bij gedeelten betaald, door BTW-plichtigen
(voor BTW doeleinden geïdentificeerde entiteiten).
Deze belastingplichtigen (bedrijven, handelaars, zelfstandigen,…) kunnen deze
belastingbedragen ten opzichte van de administratie, in mindering brengen van de
bedragen die zij aan andere BTW-plichtigen hebben betaald, op de aankopen die zij door
hun handelsactiviteiten in het vorig stadium hebben verricht. Maar ze dienen eveneens
de bedragen doorstorten aan de fiscale administratie, die zij laten betalen hebben door
hun klanten bij hun verkopen. Dit gebeurt door een maandelijkse of trimestriële aangifte
ten opzichte van de fiscale administratie waarbij ze het verschil tussen de betaalde B.T.W.
op de aankopen en de ontvangen B.T.W. ten opzichte van de verkopen.
Door dit mechanisme wordt de belastingsneutraliteit gewaarborgd ongeacht het aantal
handelingen.
De BTW wordt uiteindelijk voldaan door de eindverbruiker in de vorm van een
percentage van de eindprijs van het product of dienst..
De EU-lidstaten hebben een gemeenschappelijk BTW -stelsel. Sinds de totstandkoming
van de Europese interne markt in 1993 kunnen goederen en diensten binnen die markt
vrij worden verhandeld en zijn de grenscontroles weggevallen.
De volgende handelingen zijn onderworpen aan BTW :
de levering van goederen
de verrichting van diensten
de invoer van goederen
de intracommunautaire verwervingen van goederen
Module Algemene Boekhouding > Belasting op de Toegevoegde Waarde (BTW)
85
17.2 Intracommunautaire levering van goederen en diensten. De bijzondere
Btw-aangifte (formulier 629)
De federale en programmatorische overheidsdiensten zijn niet belastingplichtige
rechtspersonen. De uitzondering op dit algemene principe is de BTW - plichtige afdeling
van het Belgisch Staatsblad bij de FOD Justitie.
De niet belastingplichtige rechtspersonen, waaronder de federale en programmatorische
overheidsdiensten, kunnen toch gehouden zijn tot het indienen van een bijzondere BTW
– aangifte ( formulier 629 ) indien de drempel van € 11.200 voor de intracommunautaire
verwervingen van goederen andere dan nieuwe vervoermiddelen en accijnsproducten
wordt overschreden ,of indien ervoor geopteerd wordt alle intracommunautaire
verwervingen van goederen aan de belasting te onderwerpen.
Onder intracommunautaire verwerving moet worden verstaan het in België
binnenbrengen van een goed, dat wordt verstuurd of getransporteerd vanuit een land,
dat een lidstaat is van de Europese Unie.
Bovendien is een niet-belastingplichtige rechtspersoon, die een BTW –
identificatienummer met landencode BE heeft voor het belasten van zijn
intracommunautaire verwervingen van goederen, sinds 1 januari 2010 voor het
merendeel van de diensten die voor hem worden verricht door belastingplichtigen, die
niet in België zijn gevestigd, schuldenaar van de Belgische BTW. Deze Belgische BTW is
eveneens aan te geven via de bijzondere aangifte ( formulier 629 ).
De bijzondere BTW – aangifte (formulier 629) is een kwartaalaangifte . Zij wordt
ingediend uiterlijk de twintigste dag van de maand die volgt op het kalenderkwartaal
waarop ze betrekking heeft, tenzij in dat kwartaal geen handelingen werden verricht
waarop BTW verschuldigd is.
17.3 Boekingen
Een federale overheidsdienst heeft ervoor geopteerd alle intracommunautaire
verwervingen van goederen te onderwerpen aan de Belgische BTW.
De vereffenaar van de overheidsdienst boekt op 25/09/YYYY de factuur voor de aankoop
van boeken als werkdocumentatie in een andere lidstaat van de Europese Unie voor €
150,00.
Module Algemene Boekhouding > Belasting op de Toegevoegde Waarde (BTW)
86
De journaalpost is :
Datum Rekeningnummer Omschrijving Debet Credit
25/09/YYYY 613510 Werkdocumentatie 181,50
Aan
440521 Leverancier 150,00
441220 Wachtrekening intracommunautaire
BTW
31,50
Intracommunautaire verwerving van
goederen
De vereffenaar van de overheidsdienst boekt op 28/09/YYYY de factuur van een
dienstverlener in een andere lidstaat van de Europese Unie voor € 4.000,00 met
betrekking tot een campagne in die lidstaat om personeel te werven voor Belgische
ziekenhuizen.
De journaalpost :
Datum Rekeningnummer Omschrijving Debet Credit
28/09/YYYY 610610 Vergoedingen geleverde diensten 4.840,00
Aan
440521 Leverancier 1.000,00
441220 Wachtrekening intracommunautaire
BTW
840,00
Intracommunautaire dienst
De vereffenaar boekt dan op 15/10/YYYY het vastgesteld recht voor de betaling van de
intracommunautaire BTW aan het ontvangkantoor van de Administratie van de BTW.
Module Algemene Boekhouding > Belasting op de Toegevoegde Waarde (BTW)
87
Datum Rekeningnummer Omschrijving Debet Credit
15/10/YYYY 441220 Wachtrekening intracommunautaire
BTW
871,50
Aan
460060 BTW ontvangkantoor
FOD Financiën 871,50
Vereffenen te betalen
intracommunautaire BTW
Module Algemene Boekhouding > Voorraden
88
18 Voorraden
18.1 Algemeen
Voorraad is de totaliteit van grond- en hulpstoffen, goederen in bewerking, gereed
product en handelsgoederen van de entiteit, die bestemd zijn voor de activiteiten van de
entiteit of voor de verkoop.
Concrete invulling van de verschillende soorten voorraden:
1. Grondstoffen: goederen die werden ingekocht en een belangrijke rol hebben in
het productie- of transformatieproces
2. Hulpstoffen: goederen die werden ingekocht en een bijkomstige functie hebben
in het productie- of transformatieproces.
3. Goederen in bewerking: gedeeltelijk afgewerkte goederen, geproduceerd door de
entiteit.
4. Gereed product: afgewerkte goederen door de entiteit zelf geproduceerd en
bestemd voor de verkoop.
5. Handelsgoederen: goederen die werden ingekocht om zonder bewerking of na
beperkte bewerking te worden doorverkocht
18.2 Voorraadwijziging
De voorraden wijzigen in de loop van een boekjaar. De aankopen van voorraadgoederen
worden in kosten geboekt. Op het einde van het boekjaar worden op basis van de
inventaris voorraadwijzigingen geboekt om de voorraden de balans in overeenstemming
te brengen met de realiteit.
Deze toepassing komt uit artikel 4 van het KB van 10 november 2009.
Art. 4. De boekhoudkundige entiteiten verrichten ten minste op het einde van het
boekjaar, de nodige opnemingen, verificaties, onderzoekingen en waarderingen, om op
dezelfde datum een inventaris op te maken van al hun bezittingen, vorderingen, schulden
en verplichtingen, evenals van hun nettopatrimonium. De inventaris wordt op dezelfde
manier opgesteld als het genormaliseerd boekhoudplan. De rekeningen worden in
overeenstemming gebracht met de gegevens van de inventaris.
Module Algemene Boekhouding > Voorraden
89
18.3 Waarde
Tegen welke waarde moet de aanwezige voorraad gewaardeerd worden?
Het Koninklijk besluit van 10 november 2009 (houdende vaststelling van het
boekhoudplan van toepassing op de federale Staat en op de gemeenschappen, de
gewesten en de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie) stelt in haar artikel 7 dat
de waardering tegen aanschaffingswaarde dient te gebeuren. Concreet betekent dit dat
de aanschaffingsprijs of vervaardigingskost voor voorraden wordt genomen tenzij op het
einde van het jaar de marktprijs beduidend lager zou zijn, in dit geval worden de
voorraden gewaardeerd aan deze lagere marktwaarde.
waardering voorraad
aanschaffingswaarde > marktprijs Marktprijs
Marktprijs > aanschaffingswaarde Aanschaffingswaarde
Schema 9: Waardering voorraad
18.4 Boekingen
Bij een voorraadtoename op het einde van de periode ten opzicht van het begin van de
periode
Eindvoorraad > beginvoorraad
3XX Voorraden 60X Voorraadwijziging
500 500
Bij een voorraadafname op het einde van de periode ten opzicht van het begin van de
periode
Eindvoorraad < beginvoorraad
3XX Voorraden 60X Voorraadwijziging
500 500
Module Algemene Boekhouding > Voorraden
90
18.5 Oefeningen
18.5.1 Vaccins
In de loop van het boekjaar N werden in de federale overheidsdienst vaccins aangekocht
in het kader van een algemene inentingscampagne van de bevolking. De aankoop van
5.000.000 stuks aan € 2 per stuk werd geboekt als sociale prestaties in natura op GL
669910. Op het einde van het boekjaar N ontvangt de boekhouder een inventarislijst
waaruit blijkt dat nog 1.000.000 stuks in voorraad zijn.
Gevraagd
1. De boekhouder boekt de voorraadwijziging. Geef de journaalpost en de
budgettaire aanrekening.
Geef de boekingen op T-rekeningen in het grootboek.
Module Algemene Boekhouding > Voorraden
91
18.5.2 Promotieartikelen
In de loop van het boekjaar N werden in de federale overheidsdienst promotieartikelen
aangekocht als handelsgoederen bestemd voor doorverkoop. De aankoop van 3.000.000
stuks aan € 4 per stuk werd geboekt als aankopen van handelsgoederen op GL 603000.
Op het einde van het boekjaar N ontvangt de boekhouder een inventarislijst waaruit
blijkt dat nog 500.000 stuks in voorraad zijn.
Gevraagd
De boekhouder boekt de voorraadwijziging. Geef de journaalpost en de
budgettaire aanrekening.
Geef de boekingen op T-rekeningen in het grootboek.
Module Algemene Boekhouding > Eindejaarsactiviteiten
92
19 Eindejaarsactiviteiten
19.1 Algemeen
Tijdens het boekjaar worden er de transacties geboekt in de verschillende dagboeken. Al
deze transacties gebeuren op basis van interne en externe documenten. Op het einde
van het boekjaar is het belangrijk dat het boekjaar wordt afgesloten. Het positief of
negatief resultaat van het boekjaar moet berekend worden. Maar om het uiteindelijke
resultaat te kennen, moeten er nog een aantal berekeningen en boekingen gedaan
worden. Deze berekeningen en boekingen worden vaak maar één keer gedaan normaal
gezien op het einde van het boekjaar. Vandaar dat ze eindejaarsverrichtingen genoemd
worden.
Een aantal van deze verrichtingen werden hierboven reeds besproken
Voorraden
Afschrijvingen en herwaarderingen
19.2 Kosten en opbrengsten eigen aan boekjaar
19.2.1 Inhoud
In het Koninklijk besluit van 10 november 2009 ( tot vaststelling van het boekhoudplan
van toepassing op de federale Staat en op de gemeenschappen, de gewesten en de
gemeenschappelijke gemeenschapscommissie) vermeldt in Artikel 21 het volgende
Er moet rekening worden gehouden met de kosten en de opbrengsten eigen aan het boekjaar of aan
de vorige boekjaren, ongeacht de datum van betaling of inning
Daarnaast dient ook rekening gehouden worden met artikel 8 van de wet van 22 mei
2003 (houdende de organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de
federale Staat) namelijk:
Een recht is vastgesteld wanneer tegelijk aan vier voorwaarden wordt voldaan :
1. zijn bedrag is op nauwkeurige wijze vastgesteld(Het bedrag van de schuld moet zijn gekend;
er mag geen twijfel bestaan over de schuld zelf);
Module Algemene Boekhouding > Eindejaarsactiviteiten
93
2. de identiteit van de schuldenaar of van de schuldeiser is bepaalbaar(De identiteit van de
schuldenaar of van de schuldeiser moet niet noodzakelijker wijze nominatief gekend zijn,
maar ze moet bepaalbaar zijn);
3. de verplichting om te betalen bestaat(De betaling is verschuldigd en niet meer onderworpen
aan de verwezenlijking van bepaalde voorwaarden. Dit houdt evenwel niet noodzakelijk in
dat het bedrag opeisbaar zou zijn aangezien dit laatste element afhangt van de toegekende
betalingstermijnen);
4. een verantwoordingsstuk is in het bezit van de betrokken dienst(Het betreft elk document dat
het ontstaan van het recht kan aantonen; het gaat dus niet noodzakelijk over een factuur,
ook een intern document kan voldoende blijken).
19.2.2 Facturen en kredietnota’s
In principe moeten alle resultaten met betrekking tot een bepaald boekjaar in dat
betrokken boekjaar worden geregistreerd. Door gebruik te maken van ‘te ontvangen
facturen’ (of kredietnota’s) en ook ‘op te maken facturen’ (of kredietnota’s) worden de
kosten of opbrengsten in het correcte boekjaar geregistreerd. De rechten die tijdens een
boekjaar (x)worden vastgesteld kunnen aan dat boekjaar worden gehecht tot uiterlijk 31
januari van het volgend jaar (x+1). De kosten (of opbrengsten) die betrekking hebben op
het boekjaar (x) maar waarvoor de factuur of kredietnota nog moet worden ontvangen
(of opgemaakt) in het volgend boekjaar, dienen te worden opgenomen als ‘ te ontvangen
facturen (kredietnota’s)’ of ‘ op te maken facturen(kredietnota’s).
Concreet betekent dit wanneer bij de afsluiting van het boekjaar een factuur of een
kredietnota nog niet werd ontvangen of nog niet werd opgemaakt, dat zal deze moeten
worden geraamd. Deze raming moet worden geboekt onder de rekening ‘ te ontvangen
factuur’ (of kredietnota).
Boekingen
Boeking van de in het volgend boekjaar te ontvangen facturen met betrekking tot het
huidig boekjaar op 31/12/XXXX
Datum Rekeningnummer Omschrijving Debet Credit
31/12/XXXX 6XXXXX Kosten X
Aan
440810 Te ontvangen facturen X
Module Algemene Boekhouding > Eindejaarsactiviteiten
94
Regularisatie in het volgend boekjaar
Datum Rekeningnummer Omschrijving Debet Credit
01/01/XXXX+1 440810 Te ontvangen kredietnota X
Aan
6XXXXX Kosten X
Boeking van de in het volgend boekjaar te ontvangen kredietnota met betrekking tot het
huidig boekjaar op 31/12/XXXX
Datum Rekeningnummer Omschrijving Debet Credit
31/12/XXXX 400910 Te ontvangen kredietnota’s X
Aan
6XXXXX Kosten X
Regularisatie in het volgend boekjaar
Datum Rekeningnummer Omschrijving Debet Credit
01/01/XXXX+1 6XXXXX Kosten X
Aan
400910 Te ontvangen kredietnota’s X
19.2.3 Regularisatierekeningen
Het artikel 21 van het KB van 10/11/2009 vermeldt:
‘Er moet rekening worden gehouden met de kosten en de opbrengsten eigen aan het boekjaar of aan
de vorige boekjaren, ongeacht de datum van betaling of inning.’
Bijkomend, in art. 24 van hetzelfde KB voorziet:
Art. 24. De interesten, de huurvergoedingen en de andere burgerlijke vruchten, alsook de
vergoedingen voor in de tijd gespreide prestaties, ten voordele of ten laste van de boekhoudkundige
entiteit worden in de algemene boekhouding pro rata temporis geboekt. In de
begrotingsboekhouding worden zij aangerekend ofwel op het ogenblik van de boeking in de
algemene boekhouding ofwel op het ogenblik dat ze eisbaar zijn.
Worden met interesten gelijkgesteld :
Module Algemene Boekhouding > Eindejaarsactiviteiten
95
de uitgifteverschillen en de vooraf vastgestelde terugbetalingspremies op leningen en de
verschillen bij inschrijving op of aanschaffing van vastrentende effecten;
de verschillen, krachtens een verbintenis of een wederinkoopoptie, tussen de prijs van afstand
en de aanschaffingsprijs van een financieel instrument.
De regularisatierekeningen zijn rekeningen die het mogelijk maken om kosten op te
nemen in een boekjaar die betaald zijn in een ander boekhoudkundig jaar (voorgaand of
het volgende boekjaar).
Voorbeelden:
De verzekering van een gebouw begint in de maand november van elk jaar en is
voorafgaand in één keer te betalen ten laatste op 31 oktober. De kosten dienen dus in
één keer worden betaald maar bevatten een periode langer dan één jaar. de kosten
kunnen dus aan verschillende boekjaren worden toegerekend. In het geval van de
verzekering wordt de factuur volledig betaald in het lopend boekjaar, maar de dekking
omvat ook een groot gedeelte van het volgend boekjaar. Het is dan ook niet correct om
de volledige factuur toe te rekenen aan het boekjaar waarin de factuur werd betaald.
Een ander voorbeeld is de intrest van een lening die op vervaldatum een keer per jaar
wordt betaald. De intresten beginnen dus te lopen op het moment van de eerste maand
van de lening. Maar aangezien de intresten op de vervaldag betaald worden, dient ook
hier rekening mee gehouden te worden in de boekhouding.
Hoe gebeurt dit nu concreet?
Op 31/10 wordt verzekering betaald van 6000 euro. Hiervoor ontvangen we een factuur.
In eerste instantie wordt de factuur geboekt en betaald:
Datum Rekeningnummer Omschrijving Debet Credit
Module Algemene Boekhouding > Eindejaarsactiviteiten
96
31/10/XXXX 612510
440020
Verzekering
Aan
leverancier
Factuur
6000
6000
05/11/XXXX 440020
551000
Leverancier
Aan Bank
Bankuittreksel
6000
6000
Vervolgens wordt op een regularisatierekening een deel van de factuur geboekt. Dit deel
bevat het gedeelte van de verzekering voor volgend jaar (in ons geval dus 10/12 van
6000 euro namelijk 5000 euro)
Datum Rekeningnummer Omschrijving Debet Credit
31/12/XXXX 485990
612510
Regularisatie verzekering
Aan
verzekering
Regularisatie
5000
5000
Op het einde van het jaar heeft de kostenrekening van de verzekering een debetsaldo
van 1.000 euro. Dit bedrag is de toerekening van de dekking van de verzekering op het
huidig boekjaar.
De bankrekening 551*** heeft een credit van 6.000 euro, verwijzend naar het betaalde
bedrag van factuur.
Aan het begin van het volgend boekjaar, wordt het bedrag van het gedeelte van de
verzekering die dit boekjaar dekt overdragen. Dit wordt op volgende manier geboekt
Datum Rekeningnummer Omschrijving Debet Credit
Module Algemene Boekhouding > Eindejaarsactiviteiten
97
01/01/XXXX 612510
485990
Verzekering
Aan regularisatie verzekering
Regularisatie
5000
5000
Op deze manier wordt de regularisatierekening tegen geboekt en worden de kosten van
de verzekering toegevoegd op 1 januari van het volgend boekjaar en hierdoor
opgenomen in de resultaatrekening van het toepasselijke boekjaar.
19.2.4 Oefeningen
Boek volgende verrichtingen in het journaal:
19.2.4.1 G8-Insurance
Op 01/11/2014, stuurt de maatschappij G8-insurance haar betalingsuitnodiging voor
verzekeringspremies van een totaal bedrag van 120.000,00 €, te betalen door het
Algemeen Bestuur voor het toekomstige jaar (Dekking door de Verzekering van de
werknemers loopt van 01/01/2014 tot 31/10/2015). Deze premies moeten uiterlijk zijn
betaald op 31/12/2014. Boek de factuur en de betaling ervan. Bepaal de over te dragen
kosten en doe de boekingen op 31/12 en 1/1.
19.2.4.2 Onderhoud printers
In de loop van 2015 zal een onderhoudscontract met betrekking tot het onderhoud van
de printers moeten betaald worden, voor het onderhoud dat verricht werd in 2014. In dit
onderhoudscontract wordt rekening gehouden met het aantal onderhoudsbeurten en de
ernst ervan. Het bedrag wordt geraamd op 10.000 €. Boek deze toe te rekenen kosten
(op 31/12 en 1/1).
In 2015 wordt de eindfactuur ontvangen ten bedrage van 10.500 €. Boek de factuur en
de betaling ervan.
19.2.4.3 Over te dragen financiële opbrengsten
Het Algemeen Bestuur int vervroegd interesten op de financiële opbrengsten op
01/09/2014, voor het toekomstige jaar. Boek het bankuittreksel hiervan.
Bepaal het stuk over te dragen opbrengsten en voer de boekingen uit op 31/12 en 1/1.
Module Algemene Boekhouding > Eindejaarsactiviteiten
98
19.2.4.4 Toe te rekenen financiële opbrengsten
Het Algemeen Bestuur zal interesten op de financiële opbrengsten ontvangen in 2015,
met betrekking tot 2014. Deze worden geraamd op 120.000 €.
Boek deze toe te rekenen opbrengsten (op 31/12 en 1/1), evenals het
bankrekeninguittreksel van 1/1.
19.2.5 Provisie personeel
Zoals reeds vermeld dienen in principe kosten en opbrengsten met betrekking tot een
bepaald boekjaar in dat boekjaar worden geregistreerd. Door het registreren van
provisies voor het personeel worden alle kosten in het juiste boekjaar geregistreerd. Voor
personeelskosten is er een verplichting voor het betalen van wedden, incidentele premies,
detacheringen en andere uitkeringen. Het is dan ook van belang om deze kosten aan de
periode te hechten waarop de prestatie werd verricht.
Voorbeelden zijn:
Dubbel vakantiegeld voor contractuelen en statutairen
Overgedragen vakantiedagen
Detacheringen van personeel
Allerhande premies vb. competentiepremies
Looncorrecties
Overuren
...
Boekingen
Datum Rekeningnummer Omschrijving Debet Credit
31/12/XXXX 62XXXX Directe en indirecte bezoldigingen
van het personeel
X
Aan
444XXX Schulden inzake personeel X
Module Algemene Boekhouding > Eindejaarsactiviteiten
99
Regularisatie in het volgend boekjaar
Datum Rekeningnummer Omschrijving Debet Credit
01/01/XXXX+1 444XXX Schulden inzake personeel X
Aan
62XXXX Directe en indirecte bezoldigingen
van het personeel
X
19.3 Hangende geschillen
19.3.1 Inhoud
In het Koninklijk besluit van 10 november 2009 (tot vaststelling van het boekhoudplan
van toepassing op de federale Staat en op de gemeenschappen, de gewesten en de
gemeenschappelijke gemeenschapscommissie) vermeldt in Artikel 14 het volgende:
Art. 14.
Voorzieningen kunnen worden aangelegd om het hoofd te bieden aan verlies- en kostenrisico’s met
betrekking tot verbintenissen buiten balans, voor zover hun aard duidelijk is omschreven, ze zijn
ontstaan in de loop van het boekjaar of tijdens een vorig boekjaar, en dat, op de afsluitingsdatum, ze
waarschijnlijk of zeker zijn, maar onbepaald wat hun bedrag betreft.
Er dient dus rekening gehouden worden met risico’s die wegen op het vermogen, zelfs
indien het verlies nog niet definitief is of er nog geen vastgestelde rechten zijn
ontvangen. Er wordt dus een inschatting gemaakt van het risico en hier overeenkomstig
een provisie aangelegd. Concreet gaat het om juridische dossiers of hangende dadingen
waarbij er door de juridische dienst een inschatting moet gemaakt worden van de
dossiers en de bijkomende kosten zoals erelonen van advocaten en dergelijke.
Module Algemene Boekhouding > Eindejaarsactiviteiten
100
19.3.2 Boekingen
Aanleg van een voorziening op basis van een raming
Datum Rekeningnummer Omschrijving Debet Credit
31/12/XXXX 699210 Dotaties aan de voorzieningen voor
toekomstige risico’s en kosten -
geschillen
X
Aan
140010 Voorzieningen voor toekomstige
risico’s en kosten – geschillen
X
19.4 Waardeverminderingen op vorderingen
19.4.1 Inhoud
In het Koninklijk besluit van 10 november 2009 (tot vaststelling van het boekhoudplan
van toepassing op de federale Staat en op de gemeenschappen, de gewesten en de
gemeenschappelijke gemeenschapscommissie) vermeldt in Artikel 10 het volgende:
Artikel 10 § 3. Op de vorderingen worden waardeverminderingen toegepast zo er op de vervaldag
onzekerheid bestaat over de terugbetaling van het geheel of een gedeelte van de vordering.
Een waardevermindering kan de volgende oorzaak kennen:
De schuldenaar zal waarschijnlijk niet of slechts gedeeltelijk betalen
Bepaalde vorderingen zijn vervallen en het is waarschijnlijk dat een gedeelte niet
meer kan geïnd worden.
19.4.2 Boekingen
Bij het boeken van het vastgesteld recht wordt het volgende geboekt
Datum Rekeningnummer Omschrijving Debet Credit
XX/XX/XXXX 4XXXX Klanten X
Aan
7XXXXX Opbrengsten X
Module Algemene Boekhouding > Eindejaarsactiviteiten
101
Boeken van een waardevermindering gebeurt als volgt
Datum Rekeningnummer Omschrijving Debet Credit
31/12/XXXX 697XXX Waardeverminderingen op activa X
Aan
15XXXX Waardeverminderingen op X
19.4.3 Oefening
De federale overheidsdienst heeft openstaande vorderingen ingevolge levering van
goederen en diensten, initieel op ten hoogste 1 jaar. Hieronder de tabel met de
waardeverminderingen.
Uitstaand sinds
:
Bedrag Percentage waardevermindering
x < 1 jaar 10.000.000 0%
1 jaar < x < 2
jaar
100.000 10%
2 jaar < x < 3
jaar
10.000 25%
3 jaar < x < 4
jaar
50%
4 jaar < x < 5
jaar
75%
5 Jaar < x 100%
Gevraagd:
1. De boekhouder boekt de waardeverminderingen op de vorderingen volgens de
informatie in bovenstaande tabel. Geef de journaalpost en de budgettaire
aanrekening.
Geef de boekingen op T-rekeningen in het grootboek.
Module Algemene Boekhouding > Eindejaarsactiviteiten
102
19.5 Fysieke inventaris en buitengebruikstellingen
In het Koninklijk besluit van 10 november 2009 (tot vaststelling van het boekhoudplan
van toepassing op de federale Staat en op de gemeenschappen, de gewesten en de
gemeenschappelijke gemeenschapscommissie) vermeldt in Artikel 4 het volgende
Art. 4. De boekhoudkundige entiteiten verrichten ten minste op het einde van het boekjaar, de nodige
opnemingen, verificaties, onderzoekingen en waarderingen, om op dezelfde datum een inventaris op
te maken van al hun bezittingen, vorderingen, schulden en verplichtingen, evenals van hun
nettopatrimonium. De inventaris wordt op dezelfde manier opgesteld als het genormaliseerd
boekhoudplan. De rekeningen worden in overeenstemming gebracht met de gegevens van de
inventaris
Na het opmaak van de fysische inventaris dient de boekhoudkundige inventaris hiermee
in overeenstemming gebracht worden. Er zijn een aantal oorzaken waardoor er een
verschil is tussen de fysische en boekhoudkundige inventaris:
Verkoop van een vast actief waarbij het vast actief niet werd uitgeboekt
Een buitengebruikstelling van een vast actief waarvan het betrokken actief niet
werd uitgeboekt
Een vast actief dat ‘verdwenen’ is.
Module Algemene Boekhouding > Algemene boekhouding in FEDCOM
103
20 Algemene boekhouding in FEDCOM
20.1 Inleiding
Hierboven kwam het dubbel boekhouden of algemeen boekhouden ruim aan bod.
Termen als debet, credit, actief en passief werden uitgewerkt. Er werd stilgestaan bij de
grootboekrekeningen en het journaal. Ongetwijfeld rijst de vraag: hoe vertaalt dit zich in
FEDCOM zelf?
Om dit te verduidelijken worden hieronder een aantal schermen gebruikt uit FEDCOM;
zodat zichtbaar wordt dat door het uitvoeren van transacties er wel degelijk in de
algemene boekhouding geboekt wordt. De namen van de transacties (en/of de concrete
instructies om tot dergelijk scherm te komen) worden vaak niet vermeld omdat dit
uitgebreid aan bod komt in de drie andere cursussen (zijnde Uitgaven, Inkomsten en
Afsluiting).
Om het overzichtelijk te maken werd wel geopteerd om de voorbeelden te visualiseren
volgens de drie vervolgcursussen (Uitgaven, Inkomsten en Afsluiting).
20.2 Uitgaven
20.2.1 Aankoop kost: grootboekrekening klasse 6
20.2.1.1 Bestelbon – PO
Bij de uitgavenkant dient bij het opmaken van een PO (bestelbon) eveneens een
grootboekrekening geselecteerd te worden. Ondertussen zal wel duidelijk zijn dat er op
dit moment nog geen effectieve boeking gedaan wordt in de algemene boekhouding
maar dat deze grootboekrekening wel bepalend zal zijn op het moment van het boeken
van de factuur. 3
3 NOOT: De vereffenaar kan bij het boeken van de factuur de grootboekrekening soms
nog aanpassen, indien er voldaan wordt aan een aantal voorwaarden.
Module Algemene Boekhouding > Algemene boekhouding in FEDCOM
104
Figuur 3: Voorbeeld PO (Bestelbon)
In de PO wordt in positiedetail de grootboekrekening ingevuld in bovenstaand geval:
20.2.1.2 Factuur
Bij het boeken van de factuur worden volgende boekingen in de algemene boekhouding
verricht:
Hierboven zien we eigenlijk de boeking in het journaal. De opsplitsing in debet en credit
wordt gemaakt aan de hand van codes in dit voorbeeld codes 81 en 31 en bovendien
wordt het Creditbedrag in negatief weergegeven.
Module Algemene Boekhouding > Algemene boekhouding in FEDCOM
105
Een geboekte factuur heeft in FEDCOM twee nummers; enerzijds een 51-nummer4,
anderzijds een 6-nummer. Door het detail op te vragen van het 6-nummer5 kunnen de
boekingen in de algemene boekhouding bekeken worden. Het 6-nummer wordt
weergegeven bovenaan in het scherm.
In de kolom rekening komt normaal gezien het nummer van de grootboekrekening.
Aangezien echter er zo veel leveranciers zijn wordt de uitsplitsing gemaakt per
leverancier en wordt het LIF-nummer (leveranciersnummer FEDCOM) ingevuld.
Ter verduidelijking gaat het om volgende boeking:
Datum Rekeningnummer Omschrijving Debet Credit
03/03/2014 616010 KOH Rollend materieel 1053,18
Aan
44000X6 Leverancier (10007043) 1053,18
6000003749
Op de vervaldag wordt een factuur dan uiteindelijk betaald aan de leverancier. Hieronder
wordt de boeking weergegeven van de opdracht tot betaling. Er wordt dan een
document gecreëerd met een 2-nummer. In FEDCOM kan via het leveranciersrapport
(FBL1N) nagegaan worden of een factuur ter betaling is doorgestuurd.
4 Het 51-nummer van een factuur komt uit de logistieke module van FEDCOM
5 Het 6-nummer van een factuur komt uit de boekhoudkundige module van FEDCOM
6 In het FEDCOM-systeem wordt elke leverancier weergegeven aan de hand van zijn LIF-nummer
(leveranciersnummer). Bij het boeken wordt deze leverancier verbonden met grootboekrekening 44000X.
Module Algemene Boekhouding > Algemene boekhouding in FEDCOM
106
Ter herhaling: de boeking in het journaal
Datum Rekeningnummer Omschrijving Debet Credit
16/04/2014 44000X7 Leverancier (10007043) 1.053,18
Aan
498130 Wachtrekening Bank 1.053,18
2000022179
Uiteindelijk is de link te zien tussen de boeking van de wachtrekening Bank naar de
bankrekening, via het 52-nummer.
Als we dit 52-document concreter gaan bekijken zien we volgende boeking:
7 In het FEDCOM-systeem wordt elke leverancier weergegeven aan de hand van zijn LIF-nummer
(leveranciersnummer). Bij het boeken wordt deze leverancier verbonden met grootboekrekening 44000X.
Module Algemene Boekhouding > Algemene boekhouding in FEDCOM
107
In de kolom ‘ ’ zijn de bedragen weggehaald. De effectieve betaling van 1 factuur
is hier niet in terug te vinden; het gaat om globale bedragen betreffende het totaal van
een aantal facturen die op eenzelfde dag werden betaald.
Hierbij is de boeking in het journaal:
Datum Rekeningnummer Omschrijving Debet Credit
16/04/2014 498130 Wachtrekening Bank X
Aan
55XXXX Bank
520014649
X
20.2.1.3 Aankoop investering = grootboekrekening klasse 2
Bij de aankoop van investeringen wordt eveneens een bestelbon opgemaakt. Echter
wordt hier gekozen voor het Rubriceringstype A (terwijl voor kosten dit het type Z of K
is). Bij het opmaken van een PO type A wordt eveneens een vaste activa-fiche gecreëerd.
Elk investeringsgoed wordt hiermee in FEDCOM geïdentificeerd. De bedoeling is om de
levensduur van het vast actief op te volgen, er dienen namelijk afschrijvingen op te
gebeuren. Deze vast-activa fiches hebben een 2-nummer8 in FEDCOM.
8 Opgelet:2-nummer wordt gebruikt voor Vaste Activa fiches maar eveneens voor vereffeningsdocumenten
(Leverancier aan Wachtrekening Bank).
Module Algemene Boekhouding > Algemene boekhouding in FEDCOM
108
Figuur 4: Voorbeeld PO (bestelbon) investering
Ook hier wordt in de bestelbon reeds bepaald op welke grootboekrekening de factuur
van deze aankoop zal worden geboekt.
Het boeken van de factuur ziet er als volgt uit:
Concreet worden volgende boekingen gedaan:
Module Algemene Boekhouding > Algemene boekhouding in FEDCOM
109
Datum Rekeningnummer Omschrijving Debet Credit
29/09/2013 243010 Computer fiche 20041499
Computer fiche 20041500
Computer fiche 20041501
Computer fiche 20041502
….
Computer fiche 20041526
838,73
838,73
838,73
838,73
…
838,73
Aan
440000 Leverancier (10000549) 23.484,69
6000053486
De effectieve betaling aan de leverancier gebeurt op dezelfde manier zoals een factuur
van kosten (klasse 6) zoals hierboven beschreven.
20.2.1.4 Kredietnota
Naast facturen worden er ook kredietnota’s geboekt. Er zijn verschillende soorten
kredietnota’s:
Een kredietnota rechtstreeks van de leverancier om een factuur (of een gedeelte
van de factuur) te annuleren. In het FEDCOM systeem wordt gekenmerkt door een
document type F6.
Een interne kredietnota om een geboekte factuur tegen te boeken. In het
FEDCOM systeem wordt gekenmerkt door een document type F7.
Een interne kredietnota om bijvoorbeeld een boete of straf (in het kader van
overheidsopdrachten) aan te rekenen aan de leverancier. In het FEDCOM systeem
wordt gekenmerkt door een document type F7.
Een kredietnota in FEDCOM wordt weergegeven door een 7-nummer
20.2.1.5 Kredietnota van leverancier
In de eerste plaats wordt gekeken naar een kredietnota die door de leverancier werd
opgesteld.
In het leveranciersrapport (FBL1N) wordt het volgende weergegeven:
Module Algemene Boekhouding > Algemene boekhouding in FEDCOM
110
Het 6-nummer verwijst naar een factuur waarbij de boeking als volgt is:
Datum Rekeningnummer Omschrijving Debet Credit
20/02/2014 613210 Klein adm. materieel 558,14
Aan
44000X9 Leverancier (100001654) 558,14
6000001131
Daarnaast zien we een 7-nummer, verwijzend naar een kredietnota. Bij het bekijken van
dit document zien we het volgende:
9 In het FEDCOM-systeem wordt elke leverancier weergegeven aan de hand van zijn LIF-nummer
(leveranciersnummer). Bij het boeken wordt deze leverancier verbonden met grootboekrekening 44000X.
Module Algemene Boekhouding > Algemene boekhouding in FEDCOM
111
Datum Rekeningnummer Omschrijving Debet Credit
20/02/2014 44000X10 Leverancier (100001654) 6,63
Aan
613210 Klein adm. materieel 6,63
7000000025
Het 2-document verwijst naar de betaling via de wachtrekening Bank en geeft het
volgende:
Datum Rekeningnummer Omschrijving Debet Credit
24/02/2014 44000 Leverancier (100001654) 551,51
Aan
498130 Wachtrekening Bank 551,51
2000008728
Samengevat wordt dit:
Soort Document Bedrag
Factuur 6000001131 558,14
Kredietnota 7000000025 -6,63
Betaling 2000008728 551,51
10
In het FEDCOM-systeem wordt elke leverancier weergegeven aan de hand van zijn LIF-nummer
(leveranciersnummer). Bij het boeken wordt deze leverancier verbonden met grootboekrekening 44000X.
Module Algemene Boekhouding > Algemene boekhouding in FEDCOM
112
20.2.1.6 Interne kredietnota
In sommige gevallen gebeurt het dat er een boeking dient geannuleerd worden.
Voorbeeld door het invoeren van een verkeerde referentie (factuurnummer van de
leverancier), en dient de desbetreffende factuur of kredietnota te worden tegengeboekt
(STORNO) en dus geannuleerd.
Een voorbeeld hiervan in het leveranciersrapport (FBL1N):
Concreet wordt eerst een factuur geboekt:
Deze boeking ziet er als volgt uit in een meer uitgeschreven journaal:
Datum Rekeningnummer Omschrijving Debet Credit
25/02/2014 613410 Tel, Fax, Email 74,71
Aan
44000X11 Leverancier (100000058) 74,71
6000001764
Daarna wordt vastgesteld dat de boeking dient geannuleerd worden (STORNO) en wordt
een tegenboeking gedaan. Dit creëert een kredietnota (die weliswaar ook een 6-nummer
heeft):
11
In het FEDCOM-systeem wordt elke leverancier weergegeven aan de hand van zijn LIF-nummer
(leveranciersnummer). Bij het boeken wordt deze leverancier verbonden met grootboekrekening 44000X.
Module Algemene Boekhouding > Algemene boekhouding in FEDCOM
113
Datum Rekeningnummer Omschrijving Debet Credit
25/02/2014 613410 Leverancier (100000058) 74,71
Aan
44000X12 Tel, Fax, Email 74,71
6000001826
De factuur en de kredietnota worden met elkaar vereffend, met andere woorden beiden
worden aan elkaar gelinkt. Hierdoor ontstaat een vereffeningsdocument met een 1-
nummer.
12
In het FEDCOM-systeem wordt elke leverancier weergegeven aan de hand van zijn LIF-nummer
(leveranciersnummer). Bij het boeken wordt deze leverancier verbonden met grootboekrekening 44000X.
Module Algemene Boekhouding > Algemene boekhouding in FEDCOM
114
Dit geeft volgende boeking weer, namelijk een nuloperatie:
Datum Rekeningnummer Omschrijving Debet Credit
25/02/2014 44000X13 Leverancier (100001654) 74,71
Aan
44000X Leverancier (100001654) 74,71
100004478
20.3 Inkomsten
Sommige FOD’s factureren goederen of diensten aan derden (niet personeelsleden
voorbeeld privéfirma’s).
Een voorbeeld hiervan vindt u hieronder:
Weergegeven in een uitgeschreven journaal wordt dit:
Datum Rekeningnummer Omschrijving Debet Credit
31/12/2013 40000X14 Klant ZPZ 5376 108,48
Aan
704401 Verkoop goederen PS 108,48
1844001676
Na deze boeking is deze openstaande vordering naar de klant toe zichtbaar in het
individueel klantrapport (FBL5N):
13
In het FEDCOM-systeem wordt elke leverancier weergegeven aan de hand van zijn LIF-nummer
(leveranciersnummer). Bij het boeken wordt deze leverancier verbonden met grootboekrekening 44000X.
14
In het FEDCOM-systeem wordt elke klant weergegeven aan de hand van zijn LIF-nummer
(leveranciersnummer). Bij het boeken wordt deze klant verbonden met grootboekrekening 40000X.
Module Algemene Boekhouding > Algemene boekhouding in FEDCOM
115
Bij betaling door de klant komt het geld op de bankrekening terecht. Indien een aantal
parameters uniek zijn (vb. de vermelding van de juiste betalingsreferentie en het bedrag
van de factuur) worden er door het systeem automatisch afgepunt. Indien er geen
automatische reconciliatie plaatsvindt, moet dit manueel gebeuren. De boekingen in de
algemene boekhouding blijven echter dezelfde.
Hieronder vindt u het rekeninguittreksel van de betaling van het vastgesteld recht.
Onderaan vindt u 2 boekingsgebieden waarbij een 52-nummer werd ingevuld. Deze 52-
nummers stemmen overeen met een boeking.
Module Algemene Boekhouding > Algemene boekhouding in FEDCOM
116
Boekingsgebied 1:
Hierbij wordt het bedrag ontvangen op de bankrekening op een wachtbankrekening
geplaatst. Uitgeschreven wordt dit:
Datum Rekeningnummer Omschrijving Debet Credit
24/03/2014 55176 Bank 108,48
Aan
48876 Wachtrekening bank 108,48
5200011273
Boekingsgebied 2:
De andere 52-nummer komt overeen met deze boeking:
Hierbij wordt het bedrag van de wachtrekening gelinkt aan de openstaande schuld van
de klant.
Module Algemene Boekhouding > Algemene boekhouding in FEDCOM
117
Uitgeschreven wordt dit:
Datum Rekeningnummer Omschrijving Debet Credit
24/03/2014 488760 Wachtrekening Bank 108,48
Aan
40000X15 Klant (700002443) 108,48
5200011372
Als er dan gekeken wordt in het individueel klantrapport (FBL5N) dan zien we het
volgende:
Enerzijds de creatie van het vastgesteld recht zoals hierboven besproken. Echter nu is er
een Vereffeningsdocument ingevuld evenals een vereffeningsdatum, op deze manier
wordt duidelijk dat het vastgesteld recht door de klant is vereffend.
Daarnaast wordt er ook een lijn gecreëerd, gelinkt aan de klant waarbij er verwezen
wordt naar de boeking van de betaling (wachtrekening bank naar klant).
20.4 Afsluiting
20.4.1 Afschrijvingen
Bij het onderdeel ‘Uitgaven’ wordt de verwerking in de algemene boekhouding van de
aankoop van vast activa beschreven.
Er werd ook aangehaald dat er per vast actief een vast activa fiche wordt opgemaakt
(met een 2-nummer in FEDCOM). De reden voor deze vast activa fiches is om het ‘leven’
15
In het FEDCOM-systeem wordt elke klant weergegeven aan de hand van zijn LIF-nummer
(leveranciersnummer). Bij het boeken wordt deze klant verbonden met grootboekrekening 40000X
1
2
1
2
Module Algemene Boekhouding > Algemene boekhouding in FEDCOM
118
van het actief weer te geven en om zo hun waarde evenals de afschrijving te kunnen
bepalen.
Hieronder wordt dit principe van de afschrijvingen weergegeven. In 2013 werd het actief
(met vast actief nummer in FEDCOM 20041499) aangekocht voor een bedrag van 845,43
euro. De factuur werd geboekt op 29/9. Er dient dus een afschrijving te worden geboekt
van 29/9/13 tot 31/12/13. Dit komt overeen met 88,07 euro. De restwaarde of
boekwaarde van de computer is dus nog 757,36 euro.
Datum Rekeningnummer Omschrijving Debet Credit
31/12/2013 635390 Afschrijvingen informatica en
telematica
88,07
Aan
243010 Informatica en telematica (Vast
actief 200041499)
88,07
Module Algemene Boekhouding > Algemene boekhouding in FEDCOM
119
In 2014 wordt deze fiche aangevuld. Voor 2014 zal er een afschrijving gebeuren van
211,36 euro.
In het systeem kan eveneens de opvolging gebeuren van de afschrijvingen voor de
gehele levensduur van het vast actief (in het geval van de computer dus 5 jaar).
Module Algemene Boekhouding > Algemene boekhouding in FEDCOM
120
20.4.2 Over te dragen kosten
Op het einde van het boekjaar worden een aantal boekingen uitgevoerd om er voor te
zorgen dat kosten (of opbrengsten) aan het juiste boekjaar worden toegerekend.
Hieronder wordt de boeking in FEDCOM weergegeven van overgedragen kosten meer
bepaald huurkosten. Indien per kwartaal of per jaar huur betaald wordt voor het huren
van gebouwen, dan kan het zijn dat de huurperiode niet overeenkomt met het boekjaar.
Voorbeeld: voor een bepaald gebouw loopt de huur van 01/10/X tot 30/09/X+1. Indien
er gewerkt wordt met een jaarlijkse factuur dan zal in het jaar X deze huur worden
betaald. Echter dient de huur die betaald wordt voor de periode 01/01/X+1 tot
30/09/X+1 opgenomen te worden in de kosten van X+1.
Module Algemene Boekhouding > Algemene boekhouding in FEDCOM
121
Vandaar volgende boeking in FEDCOM:
Uitgeschreven in het journaal zien we het volgende:
Datum Rekeningnummer Omschrijving Debet Credit
31/12/2013 485010
Wachtrekening adm. gebouw 155.543,67
Aan
612160 Huur en erfpacht 155.543,67
9000000001
Op 01/01/X+1 wordt deze boeking tegengeboekt zodat de huur in de kosten van X+1
wordt opgenomen.
Module Algemene Boekhouding > Algemene boekhouding in FEDCOM
122
Uitgeschreven wordt dit:
Datum Rekeningnummer Omschrijving Debet Credit
01/01/2014 612160 Huur en erfpacht 155.543,67
Aan
485010
Wachtrekening adm. gebouw 155.543,67
9000000001
Module Algemene Boekhouding > Bibliografie
123
Bibliografie
Betreffende de begroting, de boekhouding en het Europees Systeem van
Rekeningen met betrekking tot de administraties van de publieke sector Wet van 15 maart 1991 houdende hervorming van de algemene Rijkscomptabiliteit en van
de provinciale comptabiliteit Wet van 16 mei 2003 tot vaststelling van de algemene bepalingen die gelden voor de
begrotingen, de controle op de subsidies en voor de boekhouding van de gemeenschappen en de gewesten, alsook voor de organisatie van de controle door het Rekenhof
Wet van 22 mei 2003 houdende organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat.
Koninklijk besluit van 10 november 2009 tot vaststelling van het boekhoudplan van toepassing op de federale Staat en op de gemeenschappen, de gewesten en de gemeenschappelijke gemeenschapscommissie
Een becommentarieerde lezing van de wet van 22 mei 2003 houdende de organisatie van de begroting en van de comptabiliteit van de federale Staat door Michel JONET, Auditeur-generaal van Financiën, met de medewerking van Luc MAUDENS, Directeur FOD Budget en Beheerscontrole
Algemene boekhouding voor lokale en provinciale besturen volgens de beleids- en beheerscyclus RUBRIEKEN EN WAARDERINGSREGELS Christophe Vanhee Universiteit Gent Met de medewerking van: Rudi Hellebosch Gewestelijk ontvanger en medewerker Agentschap Binnenlands Bestuur, Jan Leroy Stafmedewerker gemeente- en OCMW-financiën Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten, Donald Nuttynck Gewestelijk ontvanger en Geert Mertens Medewerker Agentschap Binnenlands Bestuur
Verordening (EG) Nr. 2223/96 van de Raad van 25 juni 1996 inzake het Europees systeem van nationale en regionale rekeningen in de Gemeenschap
Informatief document inzake ESR-methodologie Verslag goedgekeurd op 18 mei 2005 in algemene vergadering van het Rekenhof
International Public Sector Accounting Standards, www.ipsasb.org Portaal Belgische Overheid informatie en diensten van de overheid www.belgium.be
Handelingen onderworpen aan btw en vrijstellingen
Betreffende de boekhouding van de ondernemingen Algemeen boekhouden delen 1 en 2 door Herman Van Den Brande Faculteit Economie en
Bedrijfswetenschappen, Bachelor 1ste opleidingsfase 2013-2014 Basiskennis van het bedrijfsbeheer module dubbele boekhouding als beleidsinstrument
Responsable Young Starters Richtlijn 2006/112/EG van de Raad van 28 november 2006 betreffende het
gemeenschappelijke stelsel van belasting over de toegevoegde waarde
Betreffende de geschiedenis van het boekhouden "On the curious historical coincidence of algebra and double-entry bookkeeping."
Foundations of the Formal Sciences. Bringing together Philosophy and Sociology of Science “ door ALbrecht Heeffer; Ed. Karen François, et al.
"Five Hundred Years of Bookkeeping: A Portrait of Luca Pacioli." Tijdschrift voor Economie en Management (1994) door L. Lauwers en M. Willekens
short history of Accountants and Accountancy. Door A.H.Woolf