Embed Size (px)
Citation preview
NỘI DUNG
NGUYÊN NHÂN GÂY RA THẤT THOÁT
1/ Vấn đề quản lý bộ mã danh mục vật tư:
Bộ mã danh mục vật tư cồng kềnh:
- Cần quản lý nhiều loại mã: Mã hàng hóa, Mã CCDC, Mã nguyên vật liệu, v…v…
- Trung bình có khoảng 200-300 món => có 400 mã NVL, CCDC 200 đầu CCDC cần quản lý
=> Việc xây dựng không khoa học, gây nên khó khăn trong việc quản lý
NGUYÊN NHÂN GÂY RA THẤT THOÁT
1/ Vấn đề quản lý bộ mã danh mục vật tư:
Lượng mã tăng nhanh theo thời gian:
- Món ăn thay đổi theo xu hướng, thường xuyên được thay đổi, điều chỉnh để phù hợpvới chiến lược kinh doanh và thị trường
=> Lượng mã cũng vì thế mà thay đổi theo
NGUYÊN NHÂN GÂY RA THẤT THOÁT
1/ Vấn đề quản lý bộ mã danh mục vật tư:
Tạo mã không phù hợp dẫn đến khó quản lý:
NGUYÊN NHÂN GÂY RA THẤT THOÁT
2/ Quy trình quản lý kho không chặt chẽ:
Chuỗi có hiện tượng nhà hàng A thiếu hàng nên mượn hàng
ở nhà hàng B. Kế toán không kiểm soát được => mất mát
Tạo ra nhiều kho mà không có người kiểm soát
Một nhà hàng có nhiều kho, các kho lấy hàng của nhau
mà không được báo lại => khi kiểm kê thấy thất thoát
Chưa xây dựng
được quy trình
luân chuyển kho
NGUYÊN NHÂNGÂY RA THẤT THOÁT
2/ Quy trình quản lý kho khôngchặt chẽ:
Quy trình quản lý kế toán chưa phù hợp để xử lý một số nghiệp vụ đặc thù:
- Quy trình xử lý nguyên vật liệuhỏng hủy
- Quy trình quản lý khách hànghủy được sự đồng ý của quảnlý/ không được sự đồng ý củaquản lý.
- Quy trình chuyển đổi mục đíchsử dụng
- Quy trình quản lý NVL sơ chếtrong kho
- Nội bộ tự lấy đồ.
NGUYÊN NHÂN GÂY RA THẤT THOÁT
3/ Vấn đề xây dựng định mức:
Xây dựng định mức không phù hợp với tiêu chí quản trị:
Không có sự
thống nhất giữa
bộ phận xây
dựng định mức
và kế toán
Thiếu cấp
quản lý BTP
Xây dựng định
mức quá chi tiết
đến những NVL
phụ rất nhỏ.
NGUYÊN NHÂN GÂY RA THẤT THOÁT
3/ Vấn đề xây dựng định mức:
Xây dựng định mức không kịp thời:
- Món đã bán nhưng không xây dựng định mức dẫn đến NVL không quản lý được
NGUYÊN NHÂN GÂY RA THẤT THOÁT
3/ Vấn đề xây dựng định mức:
Tự ý thay thế NVL trong món ăn
Giảm định mức món ăn xuống theo
nhu cầu của khách hàng
Một số
nguyên nhân
khác
Do nhân viên không được phép tạo món
mới nên phải đưa vào món mở, dẫn đến
không quản lý được định mức
NGUYÊN NHÂNGÂY RA THẤT THOÁT
4/ Hệ thống kiểm soát không
nhất quán:
Việc không dùng một hệ thống tậptrung dẫn đến khó kiểm soát, khó truysoát dữ liệu hệ thống:
- Bán hàng
- Kiểm kê
- CCDC, TSCĐ: không theo dõi trêncùng 1 phần mềm mà sử dụng hệthống thứ 3 để theo dõi
NGUYÊN NHÂN GÂY RA THẤT THOÁT
TỔNG KẾT:
4 nguyên nhân chính dẫn đến thất thoát trong quản lý kho:
Vấn đề quản lý bộ
mã danh mục vật tư
Thiếu quy trình quản
lý kho chặt chẽ
Vấn đề trong việc
xây dựng định mức
Hệ thống kiểm soát
không nhất quán
GIẢI PHÁP QUẢN LÝ KHO TRÁNH THẤT THOÁT
1. Xây dựng bộ mã khoa học.
- Xây dựng quy tắc tạo mã Vật tư hàng hóa: hạn chế sự cồng kềnh của danh mục, giúp cho người dùng dễ quản lý.
+ Đặt mã theo nhóm tính chất của từng loại NVL
+ Tìm kiếm được theo tên, không đặt quá dài
- Bộ mã chứa đầy đủ thông tin: Bộ mã đẹp, chứa đầy đủ thông tin, dễ hiểu.
+ Quy về 1 người – 1 đầu mối tạo mã
GIẢI PHÁP QUẢN LÝ KHO TRÁNH THẤT THOÁT
2. Xây dựng định mức xử lý thất thoát
3 bước xây dựng định mức nguyên vật liệu:
Khoanh vùng món ăn
cần xây dựng định mức
Xác định nhu cầu quản lý
định mức tới cấp độ nào
Có sự kết hợp giữa
bộ phận bếp và kế toán
GIẢI PHÁP QUẢN LÝ KHO TRÁNH THẤT THOÁT
3. Xây dựng quy trình quản lý kho
- Xây dựng quy trình luân chuyển kho phù hợp: hàng hóa trong kho luân chuyểnbắt buộc phải có chứng từ ghi nhận giao cho kế toán
- Xây dựng kho trung tâm (với mô hình chuỗi)
+ Lưu trữ và bảo quản NVL
+ Điều chuyển NVL cho nhà hàng, đảm bảo đủ lượng cần thiết
=> Tránh lãng phí khi nhà hàng không kiểm soát được NVL
GIẢI PHÁP QUẢN LÝ KHO TRÁNH THẤT THOÁT
3. Xây dựng quy trình quản lý kho
- Xây dựng quy trình xử lý một số nghiệp vụ đặc thù trong kho
Quy trình xử lý NVL không đạt chất lượng hỏng, hủy
Quy trình hủy món ăn được sự đồng ý của quản
lý/không được sự đồng ý của quản lý
Quy trình bán nội bộ
Quy trình chuyển đổi mục đích sử dụng của NVL
GIẢI PHÁP QUẢN LÝ KHO TRÁNH THẤT THOÁT
TỔNG KẾT:
3 việc cần làm để quản lý kho tránh thất thoát:
Xây dựng
bộ mã khoa học
Xây dựng định mức
xử lý thất thoát
Xây dựng quy trình
quản lý kho
NỘI DUNG
Thực trạng
nhà hàng Mirai ban đầu
Quy trình quản lý kho
của nhà hàng Mirai hiện tại
THỰC TRẠNG BAN ĐẦU
1/ Bộ mã cồng kềnh:
Đặt mã không
khoa học
Không có quy
ước tạo mã
2/ Không có quy trình quản lý kho hợp lý
- Không có quy trình nhập kho, xuất khohợp lý
- Quy trình luân chuyển kho chưa phù hợp
- Chưa có quy trình xử lý các nghiệp vụnhư hỏng hủy
- Khi kiểm kê kho không biết cách xử lýphần chênh lệch
- Chưa có quy trình hỏng, hủy NVL
- Chưa có quy trình sơ chế NVL
NGUYÊN NHÂNGÂY RA THẤT THOÁT
NGUYÊN NHÂN GÂY RA THẤT THOÁT
3/ Không xây dựng định mức nguyên vật liệu: dẫn đến khó kiểm soát được tồnkho
- Muốn biết tháng này lượng NVL đã dùng hết bao nhiêu, phải đi xuống kho kiểm kêsố lượng NVL tồn sau đó lấy tổng NVL trong kho – NVL tồn= NVL đã xuất dùng
Không đánh giá được hiệu quả
- Bếp và Ban quản trị không muốn tiết lộ thông tin về cost nguyên vật liệu
NGUYÊN NHÂN GÂY RA THẤT THOÁT
4/ Hệ thống phần mềm bán hàng và kế toán không đồng bộ:
Kế toán gặp khó khăn khi phải nhập liệu lại
dữ liệu bán hàng vào phần mềm kế toán
Dữ liệu không khớp nhau thì
mất thời gian kiểm tra
Khi kế toán không kiểm soát được hàng tồn dẫn
đến tình trạng thất thoát nguyên vật liệu không rõ
nguyên nhân
QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO HIỆN TẠI
1/ Xây dựng lại bộ mã:
Quy hoạch lại bộ mã: với
tiêu chí bộ mã phải đẹp và
chứa đầy đủ thông tin
Đặt ra quy tắc mã: để sau này
các nhân viên kế toán khác
tạo theo quy tắc đã đưa ra
Tạo ra quy chuẩn trong
cách gọi tên các loại NVL.
Phân công trách nhiệm
trong việc tạo mã
QUY TRÌNH QUẢN LÝKHO HIỆN TẠI
2/ Xây dựng định mức món ăn:
- Đưa ra quy định tất cả các món ăn, đồuống mà không phải là hàng hóa thì đềuphải có định mức NVL
- Kết hợp giữa kế toán và bếp để đưa rađịnh mức chính xác
- Xây dựng định mức ngay khi có kếhoạch đưa món mới bán trong nhà hàng.
- Có quy định xây dựng định mức rõ ràng
QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO HIỆN TẠI
Đặt ra quy trình gọi
hàng, cấp hàng
Quy trình luân chuyển
hàng hóa trong nội bộ
nhà hàng
Quy trình bán hàng
đối với nội bộ nhân viên
Đưa ra quy trình xử lý
hỏng hủy nvl
Quy trình kiểm kê và xử
lý chênh lệch thừa thiếu
Quy trình sơ chế NVL
3/ Đưa ra
quy trình
quản lý kho:
QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO HIỆN TẠI
4/ Sử dụng giải pháp quản trị tập trung và dành riêng cho F&B
- Tìm giải pháp đồng bộ giữa bán hàng và kế toán
- Phần mềm bán hàng iPOS đồng bộ với phần mềm kế toán IPOS Accounting khiếncho việc kiểm soát NVL rất kịp thời
- Dùng phần mềm kế toán dành riêng cho nhà hàng
QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO HIỆN TẠI
5/ Xây dựng hệ thống bếp trung tâm
Giảm thiểu lượng hàng
hóa ở nhà hàng, kiểm
soát hàng dễ hơn
Dùng làm nơi tập
trung lưu trữ hàng hóa
cho chuỗi
TỔNG KẾT
Kế toán đóng vai trò rất quantrọng trong vận hành và quảnlý kho ở nhà hàng
=> Quan tâm đầy đủ tới hệthống quản trị kế toán của nhàhàng thì mọi quy trình đềuđược quản lý chặt chẽ
THANK YOU!
Nếu anh/chị muốn tư vấn sâu hơn về một giải pháp quản lý kho tránh thấtthoát hoặc cần tìm hiểu về phần mềm kế toán iPOS Accounting - chuyên sâuvề quản lý tiêu hao nguyên vật liệu, xin anh/chị vui lòng liên hệ:
Phone: 1900 4766
Email: [email protected]
