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Nonterritoriale Büros Das Konzept der Zukunft?

Nonterritoriale bürokonzepte bleiben dank ihrer Vorteile, vor allem der Möglichkeit zur Flächenverdichtung, im Trend. Aufgrund ihrer Nachteile, z. b. ggf. entpersönlichung sowie akustische und visuelle Ablenkung, werden sie aber weiterhin kontrovers diskutiert. Der Arbeitswissenschaftler Prof. Dr. Dieter lorenz, Fachbeirat von Das büro, sieht in ihnen eine chance, wenn man die Natur des Menschen bei ihrer Planung berücksichtigt.

Ein Citizen Office von Vitra besteht aus einem zentralen Office Forum und rundherum ange-ordneten Workstation Areas für Meetings, konzentriertes Arbeiten oder Entspannung.

Fotos: Tonatiuh Ambrosetti

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b etrachtet man die Büroarbeit in den letzten 20 Jahren, so ist einerseits eine massive Verschiebung von der Papierar-beit zur Bildschirmarbeit festzustellen, auch wenn noch oft

unnötiger Weise digital vorliegende Informationen ausgedruckt werden. Andererseits stehen die Kosten der Büros – und hier vor allem die Flächenkosten – viel stärker im Zentrum der Betrachtung als früher. Beide Veränderungen gipfeln derzeit in einem nicht un-umstrittenen Konzept der nonterritorialen Büros. Bevor das Kon-zept näher betrachtet wird, ist zunächst einmal zu definieren, was überhaupt ein nonterritoriales Büro ist.

Nonterritoriale Büroformen In der Praxis werden unterschiedliche Begriffe verwendet, teil-weise synonym: etwa Desksharing oder Flexible Office. Im vor-liegenden Kontext wird das nonterritoriale Büro als Oberbegriff für seine unterschiedlichen Ausprägungen verstanden, die fol-gendermaßen gekennzeichnet sind:

Desksharing: Ein oder mehrere Mitarbeiter teilen sich ein und denselben Arbeitstisch/-platz (z. B. Teilzeitkräfte morgens/nachmittags).

Roomsharing (auch Flexible Office genannt): Die Mitarbeiter nutzen beliebige Arbeitstische/-plätze in einem Raum (z. B. in der eigenen Abteilung).

Buildingsharing: Die Mitarbeiter nutzen beliebige Arbeits-tische/-plätze in einem Gebäude (z. B. in unterschiedlichen Stockwerken).

Hotelling: Für externe Büronutzer werden Arbeitsplätze auf Zeit eingerichtet, ggf. mit zugehörigem Besprechungsraum, Sekretariat und Bürotechnik.

EinstellungssacheGrundsätzlich ist beim Betrieb eines jeden nonterritorialen Büros darauf zu achten, dass die Arbeitstische einfach höhen-verstellbar sind. Während bei einer festen Zuordnung eines Arbeitsplatzes zu einem Mitarbeiter eine einmalige Höhenein-stellung möglich ist, die dann über die gesamte Nutzungsdau-er durch den Mitarbeiter beibehalten werden kann, ist das bei ständig wechselnder Nutzung der Tische nicht möglich. Wichtig in diesem Kontext ist es auch, dass die Mitarbeiter in der kor-rekten Einstellung ihrer Arbeitsplätze (Tisch und Stuhl) geschult sind und einfache Hilfsmittel (z. B. Höhenangabe an Tisch oder Stuhl) ggf. die rasche Einstellung der individuell richtigen Hö-hen unterstützen. Darüber hinaus muss der Reinigungsaufwand in einem nonterritorialen Büro im Vergleich zu einer individuel-len Zuordnung aus hygienischen Gründen deutlich höher sein.

Zustand: LeerstandDas englische Architektur- und Ingenieurbüro DEGW hat sich mit dem nonterritorialen Büro schon vor über einem Jahrzehnt be-schäftigt. Der Autor erinnert sich noch gut an Gespräche mit Fran-cis Duffy (Das „D“ in DEGW), der sich vor allem damit beschäf-tigte, wie man den Büromenschen dieses flächenwirtschaftliche Bürokonzept „schmackhaft“ machen kann, da die Umsetzung des Konzeptes häufig am Widerstand der Büromenschen scheiterte. Von DEGW stammen auch die Multimomentstudien, die zeigen,

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dass – bezogen auf die theoretische maximale Nutzungskapa-zität eines Büroarbeitsplatzes von 8.760 h. p. a. (365 Tage x 24 Stunden) – der Mitarbeiter nur ca. 5 % dieser Zeit tatsächlich an seinem Arbeitsplatz ist. Ein schwerwiegendes Argument für den wirtschaftlichen Betrieb eines Büros.

Produktivitätsreserve Mensch Dennoch: Wirtschaftlichkeit eines Büros bedeutet mehr als Flächenwirtschaftlichkeit. Sollte nicht längst erkannt sein, dass die letzte vorhandene Produktivitätsreserve der Mensch ist? Selbst klassische Wirtschaftlichkeitsberechnungen zei-gen, dass die Kosten für Fläche im Verhältnis zu den Kosten für Wertschöpfung durch den Beschäftigten verschwindend gering sind. Daher ist dies der entscheidende Hebel. Unse-ren hohen Lebensstandard werden wir nur über Innovatio-nen halten können. Es wird immer ein Land geben, das billi-ger fertigen kann als wir. Wie sagte doch der ehemalige Bun-despräsident Horst Köhler: „Wir müssen so viel besser sein, wie wir teurer sind als der Rest der Welt!“ „Besser“ ist unser Erfolgskonzept, nicht „billiger“. Auch die Wertschätzung der Beschäftigten gehört dazu. Nur wertgeschätzte Beschäftigte schätzen auch das Unternehmen wert und engagieren sich durch Motivation, Kreativität und Innovation. Gute Arbeits-bedingungen im Büro zeigen Wertschätzung.

Damit kein Missverständnis entsteht: Nonterritoriale Bü-ros sind kein Synonym für schlechte Bürobedingungen. Schlechte Bürobedingungen haben ganz andere Ursachen. Um nur einige zu nennen:

• zuhoheVerdichtung(Flächenminimierung),• akustischeStörungen(insbesonderedurchzuhohe,aber

nicht gewünschte Sprachverständlichkeit),• visuelleStörungen(BewegungenimGesichtsfeld),• mangelndes Tageslicht (Reduzierung der biologischen

Wirkung des Lichtes) sowie• MobbingundungeeignetesFührungsverhalten.

Nonterritorialität als ChanceRichtig gestaltete nonterritoriale Büros sind sogar eine Chance, Büroarbeit neu zu gestalten. Waren die Mitarbeiter in ihrem Zellenbüro bisher weitgehend autark, so können sie nun Bürobereiche nutzen, die für spezielle Büroaufgaben besser geeignet sind.

Die „autarke“ Bürozelle (Ein- bis Mehrpersonen-Zellenbüro) bietet dem Mitarbeiter eine Lösung für alle Bürofunktionen. Hier werden Texte und Dokumente in digitaler Form oder auf Papier bearbeitet, Dokumente auf dem eigenen Drucker ausge-druckt, Telefonate sowie Gespräche mit Kunden oder Kollegen geführt und ggf. sogar das Mittagessen eingenommen. Sogar ein kleines „Nickerchen“ („Powernapping“) ist möglich, denn man kann den Kopf – wenn auch mehr schlecht als recht – auf der Tischfläche ruhen lassen. Sozusagen: All in One! Vielleicht kann man diese „althergebrachte“ Büronutzung mit Fließband-arbeit vergleichen. Alle erforderlichen bzw. zu montierenden Teile werden an den Arbeitsplatz des Mitarbeiters gebracht. Die Philosophie eines nonterritorialen Büros schafft für jede Bürofunktion einen eigens und besonders geeigneten Be-

reich im Office. Also eher vergleichbar mit der Arbeitsweise eines Handwerkers, der mit seinem Werkstück immer zu dem Arbeitsplatz – der Maschine – geht, die für die weitere Bear-beitung besonders geeignet ist. So finden sich in einem gut gestalteten nonterritorialen Büro neben den klassischen Ar-beitstischen, die nur auf Zeit genutzt werden, spezielle Berei-che für konzentrierte Arbeit (Rückzugsräume, „Thinktanks“ etc.), für Kommunikation (Zwei-Personen-Besprechungen bis hin zu Mehrpersonenbesprechungen in „klassischen“ Besprechungsräumen), Regeneration („Chill Out“-Bereiche ebenso wie Fitnessbereiche oder Spiel- und Freizeitange-bote) und vieles mehr. Dabei kann die gesamte Arbeit oder einzelne Teile davon auch nach Hause oder zum Kunden ver-lagert werden („Mobile Working“). Je mehr ein Mitarbeiter „unterwegs“ ist, umso eher bietet sich ein nonterritoriales Büro an. Warum einem Mitarbeiter einen persönlich zuge-wiesenen Arbeitsplatz dauerhaft „frei“ halten, wenn dieser nur wenige Tage pro Woche im Unternehmen weilt?

Der Arbeitsplatz ist eigentlich nicht mehr der Schreibtisch im Büro, sondern der Ort, an dem der Mitarbeiter auf die zu bearbeitenden Daten und Dokumente online zugreifen und diese geeignet bearbeiten kann. Eine wichtige Vorausset-zung für nonterritoriale Büros ist also in der weitgehenden Unabhängigkeit von Papier zu sehen: „My Office is where I am!“ Für den modernen Büronomaden scheint demnach das nonterritoriale Büro die richtige Konzeption zu sein.

Auch der Autor verzichtet darauf, seinen Büroraum an der Hochschule ausschließlich für sich zu beanspruchen. Während seiner häufigen Abwesenheit von seinem Büro aufgrund von Lehrveranstaltungen, Betreuung von Studierenden in der Praxisphase, Bearbeitung von Forschungsprojekten in Unternehmen etc. sitzen Dip-lomanden an seinem Platz und nutzen die technische Ausstattung und Literatur für ihre eigenen Arbeiten. Da-mit ist er aber so ziemlich der einzige an der gesamten Hochschule.

Multimomentstudien an einer anderen Hochschule haben gezeigt, dass die Arbeitsplätze der Hochschullehrer ein-schließlich deren Assistenten zu weniger als 30 % der regu-lären Arbeitszeit genutzt werden. Aber daraus die Erkenntnis zu ziehen, nonterritoriale Büros zu nutzen, scheint nahezu un-möglich (seltene Ausnahme: Abteilung Arbeitspsychologie der Fachhochschule Nordwestschweiz in Olten).

Das Mittelzonen-Programm NET.WORK.PLACE von König + Neurath bietet interessante Lösungen für flexible Bürolandschaften.

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Unser Territorialverhalten Woran liegt es also, dass ein rational so überzeugendes Konzept von so vielen Menschen abgelehnt wird? Es ist die nicht-rationale Komponente des Menschen: seine Emotio-nen, seine Erfahrungen, seine Wünsche und Bedürfnisse. Einige Vergleiche aus anderen Bereichen sollen dazu beitra-gen, das Territorialverhalten der Menschen und damit auch der Büromenschen zu verdeutlichen:

• DieStraßenflächevoreinemEinfamilienhausistGemein-deeigentum. Dennoch ärgert sich manch Hausbesitzer, wenn ein Fremder dort sein Auto abstellt.

• Der Frühstücksgast in einem Hotel bringt zunächst dasGlas Orangensaft an seinen ausgewählten Frühstücks-tisch. Damit markiert er quasi sein Territorium. Dann geht er zum Büffet, um sein Frühstück zusammenzustellen. Sein Platz bleibt solange frei, da die anderen diese Regel res-pektieren.

• Selbst bei einer Stadtrundfahrt kommt jeder wieder andenselben Platz im Bus zurück, an dem er zu Fahrtbeginn gesessen hat. Und wehe, einer verstößt gegen dieses Prin-zip und setzt sich auf den Platz eines anderen.

• DerTraumstrandimUrlaub–isterendlichgefunden–wirdmit Handtüchern und Sonnenschirmen ganz früh morgens vor dem Zugriff anderer gesichert.

• SogardieStudierenden indenVorlesungensitzenüber-wiegend am selben Platz (die einen vorne links, die ande-ren immer hinten rechts, egal in welchem Hörsaal).

Sind das nur Gewohnheiten oder Ausdruck eines gewissen „Ordnungssystems“, in dem es um gleiche Nachbarschaften und „Sicherheit“ des Arbeitsplatzes geht, da dieser nur mir „gehört“? Dieses Territorialverhalten zeigt sich dann auch noch in der Individualisierung des Arbeitsplatzes mit eige-nen Bildern, Utensilien bis hin zu Stofftieren und Pflanzen

als Markierungen des eigenen Territoriums. Eigene Erfah-rungen mit nonterritorialen Büros haben gezeigt, dass schon ein vom Vortag liegen gebliebener Bleistift zunächst davon abhält, diesen Platz zu wählen. Es könnte sich ja um ein „Re-servierungssignal“ eines Kollegen handeln.

Damit wird deutlich, dass die Nutzung nonterritorialer Büros neben I+K-technischen Voraussetzungen, der Papierarmut der Arbeitserledigung, vor allem im Kopf der Mitarbeiter ent-wickelt werden muss. Change Management ist in der Regel unerlässlich.

Büro als ZuhauseUnd genau da beginnt das Problem in der Praxis. Der eigene Arbeitsplatz ist für den einen oder anderen Mitarbeiter auch so etwas wie ein Rückzugsraum, ein geborgener „Hafen“, den er nach seinen Vorlieben ausgestaltet hat. Seine Büro-nachbarn, an die er sich gewöhnt hat, deren Verhalten er kennt, will er nicht verlieren. Weiterhin erschwerend kommt egoistisches Verhalten dazu:

• Die Tatsache, dass man ggf. täglich an einem anderenTisch oder auf einem anderen Stuhl sitzt, wird als unange-nehm oder sogar als Zumutung empfunden.

• Räume, die eigentlich für konzentrierte Einzelarbeit nurvorübergehend genutzt werden sollten, werden ganztägig von einem Einzigen blockiert, der damit seinen Kollegen den Zugang verwehrt, ggf. auch um den Preis des „frühen Aufstehens“, um sich diesen Platz zu sichern.

Die Führungskräfte lassen dies viel zu oft geschehen und greifen nicht ein. Frust und Verärgerung sind die Reaktion der anderen. Regenerationsbereiche (Leseecken, Spiel- und Freizeitzonen) werden oft nicht genutzt, weil die Kolleginnen und Kollegen (nicht unbedingt die Führungskraft) die Nut-zung mit dem Hinweis torpedieren: „So schön möchte ich es auch einmal haben – einfach nichts tun.“

Es gäbe noch sehr viel zu diesem Thema zu sagen, hiermit ist es längst nicht erschöpfend betrachtet, dennoch ein kur-zes Resümee. Nonterritoriale Büros müssen zunächst einmal zu den Aufgaben und zu bearbeitenden Arbeitsprozessen

passen und vor allem von den Mitarbeitern ak-zeptiert, besser noch gewünscht werden. Dann kann eine ganz neue Arbeitsweise Einzug hal-

ten, die Büroarbeit besser unterstützt als unsere Konzepte aus der Vergangenheit. Bei einem der-art neu entwickelten Bürokonzept wird man aller-dings oftmals feststellen, dass sie nicht weniger, sondern vielleicht sogar mehr Fläche benötigen als unsere tradierten Arbeits- und Raumkonzepte.

ZU

M A

UT

OR Prof. Dr.-Ing. Dieter Lorenz,

lehrstuhl für Arbeitswissen-schaft, Technische Hoch- schule Mittelhessen.

www.th-mittelhessen.de

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Das Versicherungsunter-nehmen Interpolis zählt zu den Pionieren der flexiblen, nonterritorialen Büroarbeit. Bereits Mitte der 90er konnte und musste man sich dort – wie hier im Bild – je nach Arbeitsform in ver-schiedene Räumlichkeiten zurückziehen.