NotfallmanagementNotfallmanagementNotfallmanagementRichtig handeln im NotfallOrientierungshilfe für das Notfallmanagement im Bistum Trier Teil A: Grundlagen zum Umgang mit Notfällen bei Freizeiten

Herausgeber

Bischöfliches Generalvikariat Trier, Mustorstraße 2, 54290 Trier Telefon 0651-7105-110, kanzlei@bgv-trier.de

Nach einer Idee und mit freundlicher Zustimmung des Erzbischöflichen Jugendamtes der Erzdiözese Bamberg; wir danken Karin Buchholz, Kerstin Kerperin, Jens Laumann, Franziska Notzon und Roland Herzog (Redaktion, fachliche Beratung), sowie der Dom Medien GmbH des Bistums Osnabrück für die Nutzung des Layouts sowie den Inhalten.

Der Inhalt dieses Handbuches ist urheberrechtlich geschützt. Ohne ausdrückliche, schriftliche Zustimmung des Herausgebers ist die Veröffentlichung, Veränderung und jede Form der gewerblichen Nutzung – auch in Teilen oder in überarbeiteter Form – untersagt.

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InhaltEinleitung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5A1 Notfalldefinition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6A2 Faktoren beim Management eines Notfalls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 A2.1 Faktor Organisation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 A2.2 Faktor Kommunikation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 A2.3 Faktor Mensch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 A2.4 Umgang mit der Presse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16A3 Vorlagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 A3.1 Hinweise und nützliche Anregungen zu Elternabenden bzw. Elternbriefen . . . 18 A3.2 Teilnehmer-Anmeldebogen (Inland) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 A3.3 Teilnehmer-Datenbogen (Inklusion) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25A4 Anlagen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 A4.1 Materialliste Notfallausrüstung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

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EinleitungWer für Freizeiten zuständig ist, kennt die Herausforderungen: Ein Teilnehmer1 hat einen Sonnenstich, der Regen im Zeltlager scheint gar nicht mehr aufzuhören, der Bus auf dem Weg nach Taizé hat eine Panne oder das Norovirus kursiert beim Gruppenleitergrundkurs. Die vorliegende Sammlung von Materialien für das Notfallmanagement soll bei all diesen kleinen und großen Notfällen eine Unterstützung sein, um besonnen und angemessen in Krisensituationen unterschiedlichster Art handlungsfähig zu sein. Ziel ist die Präven-tion von Schäden jeglicher Art bei Notfallereignissen sowie die schnellstmögliche Sicher-stellung von operativen und strategischen Notfallmaßnahmen. Dies gilt für die kleinen Unfälle des Alltags genauso wie für mögliche Katastrophen mit Todesfolge.

Zum Umgang mit den Materialien

Die Materialien bieten eine Orientierungshilfe, die sich in erster Linie an die Leitungen von Freizeitmaßnahmen wendet. Sie dienen ihnen zur präventiven Vorbereitung des Not-fallmanagements, unterstützen bei der Einordnung von Notfällen und bieten zahlreiche Checklisten für den Umgang mit Notfallereignissen. Des Weiteren definieren sie die unter-schiedlichen Funktionen verschiedener Personen in einem Notfall im Zuständigkeitsbe-reich des Bistums Trier. Diese sind zur besseren Orientierung graphisch als kleine Männchen dargestellt, sodass schnell deutlich wird, wer jeweils die handelnden Personen sein sollten. Die Dokumente bieten damit eine gute Grundlage für ein vorausschauendes Notfallma-nagement. Voraussetzung für ein vorauschauendes Notfallmanagement ist die Auseinan-dersetzung mit den Dokumenten im Vorfeld einer Veranstaltung. Denn nur wenn man sich vorher vorbereitet, kann im Notfall ohne großes Nachdenken zielsicher reagiert werden. Hilfreich ist, die Unterlagen in einem eigenen Ordner Notfallmanagement bei der Veran-staltung dabei zu haben. Die Vorlagen und Checklisten können auch als Download unter www.www.notfall.bistum-trier.de heruntergeladen werden.

Rückmeldungen

Natürlich leben solche Arbeitsmaterialien von der Weiterentwicklung. Für 2018 wird das Notfallmanagement in dieser Weise zunächst auf Probe in den Sommerferien vom 23. Juni – 05. August in unserem Bistum eingesetzt. Danach soll ausgewertet werden, wie es dauerhaft aussehen soll. Sollten Sie Verbesserungsvorschläge für das Notfallhandbuch und den Notfallplan haben, melden Sie diese daher gerne an folgende E-Mail zurück: jugend@bistum-trier.de

Gliederung

Die hier bereit gestellten Inhalte gliedern sich in zwei Bereiche. Der Teil A führt in die Denkweise des Notfallmanagements ein und gibt Anregungen für die Vorbereitung und Umsetzung eines entsprechenden Konzepts im Rahmen einer Ferienmaßnahme.Der Teil B enthält die Checklisten, die Sie im Falle eines Notfalls brauchen. Es empfiehlt sich, diese entweder auszudrucken, oder auf einem Gerät (Tablet, Notebook) mit zu führen, um sie im Notfall schnell nutzen und ausfüllen zu können. Für die Nutzung auf Datenverarbeitungsgeräten sind die Dateien deshalb elektronisch ausfüllbar.

1 Aufgrund der besseren Lesbarkeit wird in diesem Dokument nur die männliche Form verwendet. Die weibliche Form ist selbstverständlich immer mit eingeschlossen. .

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A1 Notfalldefinition Zunächst ist es wichtig zu klären, in welchen Situationen man tatsächlich von einem Notfall spricht. Sowohl bei kleineren Vorfällen als auch bei massiven Notfällen zeigt der Notfallplan weitere Handlungsoptionen auf. Zur Definition kann das folgende Schema verwendet werden:

Kleiner Notfall

A

Ja

B

Aktuer Notfall

Notfall-Plan

Nein

min. 2x Ja

mehr als 1x Nein

Ist ein Mensch im Rahmen der Veranstaltung zu Tode gekommen?

Ist für einen Menschen im Rahmen der Veranstaltung eine Lebensbedrohung entstanden?

Ist der weitere Verlauf der Maßnahme erheblich eingeschränkt oder nicht mehr leistbar?

Werden Behörden bzw. Rechtsinstitutionen in diesem außergewöhnlichen Fall tätig?

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A2 Faktoren beim Management eines NotfallsIm Notfall gibt es verschiedene Faktoren, die berücksichtigt werden müssen, um hand-lungsfähig zu sein: die Organisation, die Kommunikation, der Mensch sowie Technik und Ausstattung.

Diese wichtigsten Faktoren werden im Folgenden kurz erläutert.

A2.1 Faktor OrganisationNotfallfunktionen

Zur Umsetzung der Notfallaufgaben und –maßnahmen sieht das Notfallmanagement in der Jugendpastoral des Bistums Trier vier sogenannte Notfallfunktionen vor. Im Ereignis-fall müssen die dafür vorgesehenen ehren- oder hauptamtlichen Mitarbeiter und Leitun-gen diese Notfallfunktionen wahrnehmen. Die Notfallfunktion hat somit Priorität gegen-über den Aufgaben und der Funktion im Alltag.

Zuständigkeiten im Notfall

VO MN VBErsthelfer

Erster Mitarbeiter am Notfall-Ort

Malteser-Notrufzentrale

24 Stunden erreichbare Entgegennahme der Meldung akuter Notfälle

Verantwortlicher Bistum

Vorab bestimmte Leitungsperson (Strategisch Verantwortlicher)

Verantwortlicher vor Ort

Erste Führungskraft am Notfall-Ort, in der Regel die Leitung der Ferien-maßnahme

VO MN VB

VO MN VB VO MN VB

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Ersthelfer VO MN VBErsthelfer sind die Mitarbeiter und (ehrenamtlichen) Gruppenleiter2 einer Maß-

nahme, die unmittelbar mit der Notfallsituation konfrontiert sind. Die Umset-zung dieser Funktion ist abhängig von der jeweiligen Situation vor Ort.

Der Ersthelfer übernimmt folgende Aufgaben:

• Sofortmaßnahmen (z. B. Erste Hilfe, Brandbekämpfung)• Alarmierung der Einsatzkräfte und Notfallmeldung beim Verantwortlichen vor Ort• Hilfeleistung für die Teilnehmer (Stabilisierung, Beruhigung, unmittelbar in Sicherheit bringen)• ggf. Mitarbeit in einem NotfallteamBeispiele: Schulsanitäter, Teamer, Gruppenleiter, Jugendfeuerwehr, Malteser, …

Verantwortlicher vor Ort

VO MN VB Der Verantwortliche vor Ort ist der verantwortliche, ehrenamtliche oder haupt-berufliche Leiter der Maßnahme, der im Notfall automatisch die nachfolgenden Aufgaben übernimmt:

• Sicherstellung der „Sofortmaßnahmen“• Bewertung des vorliegenden Ereignisses sowie ggf. Initialisierung des Notfallmanagement-Systems • Erster Ansprechpartner des jeweiligen Rechtsträgers im Notfall (vor Ort)• ggf. Leitung eines Notfallteams • Einleiten erster Stabilisierungsmaßnahmen für die Teilnehmer

WICHTIG: Der Verantwortliche vor Ort muss den Überblick behalten und übernimmt daher nicht die Aufgaben von Ersthelfern (Ausnahme: Kein anderer Helfer ist vor Ort) Beispiele: Zeltlagerleitung, Freizeitleitung, Leitung des Gruppenleiterkurses, …

Er sorgt dafür, dass die relevanten Notfall-Unterlagen vor Ort bereitliegen. Damit er aus-kunftsfähig gegenüber den Maltesern und dem Verantwortlichen des Bistums ist, hält er die Gruppenleiter- & Teilnehmer-Notfallliste bereit

2 Mit dem Begriff „Gruppenleiter“ sind auch Personen gemeint, die die Bezeichnung „Teamer“ tragen. Zur besseren Lesbarkeit wird auch im Folgenden nur die Bezeichnung „Gruppenleiter“ verwandt.

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Malteser-Notrufzentrale VO MN VBDas Bistum Trier hat mit den Maltesern eine Vereinbarung geschlossen, auf

deren Grundlage diese 24 Stunden bereit stehen, um Meldungen zu akuten Not-fällen entgegen zu nehmen:

• übernimmt die Notfallmeldung-Abfrage• verständigt den Verantwortlichen im Bistum und übermittelt die Informationen

Verantwortlicher im Bistum VO MN VBNach Verständigung durch die Malteser übernimmt eine Person der Bistums-

leitung3 folgende Aufgaben:

• koordiniert die gesamten strategischen Notfallmanagementmaßnahmen• Ansprechpartner für Behörden und Einsatzorganisationen• Ansprechpartner für Eltern, Angehörige und die Öffentlichkeit• trifft Entscheidungen in Bezug auf die Öffentlichkeitsarbeit• entscheidet über die Einberufung des „Krisenstabs“ und leitet diesen ggfls.• plant und koordiniert mittel-und langfristige Koordinierungsmaßnahmen

3 Dabei steht immer ein Tandem aus der Bistumsleitung zur Verfügung, um die Erreichbarkeit zu gewährleisten.

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A2.2 Faktor KommunikationIm Fall eines Notfalls ist eine gute Kommunikation entscheidend. Dafür sind unterschied-liche Verfahrenswege und Hintergrundinformationen hilfreich:

DatenmanagementEine gute Vorbereitung sowie Absprachen über das Vorgehen im Notfall sind von großer Bedeutung. Unter anderem ist dabei wichtig, eine genaue und immer wieder aktualisierte Gruppenleiter- und Teilnehmerliste vorliegen zu haben, auf die im Notfall alle Leitungs-personen (Verantwortlicher vor Ort, Verantwortlicher am Heimatort, Verantwortlicher des Bistums) Zugriff haben. Hilfreich kann dabei eine Cloud sein. Abgesprochen werden sollte in jedem Fall, wo die Datei zu finden ist und wer diese immer wieder aktualisiert.

RegelführungskreislaufTritt ein Notfall ein, gilt es bestimmte Schritte einzuhalten. Hilfreich kann dabei das folgende Beispiel des Regelführungskreislaufs sein:

Lagefeststellung

Umsetzungskontrolle

Umsetzung der Maßnahmen

Planung der Umsetzung

Festlegung der (Sofort-) Maßnahmen

Lagebewertung

VO

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Dringlichkeit – von der Information bis zur AlarmmeldungDie Dringlichkeit einer direkten und schnellen Kommunikation mit der nächst höhe-ren Leitungsebene ist abhängig von der jeweiligen Situation und der Schwere eines Not-falls und erfordert unterschiedliche Vorgehensweisen. Diese können von einer einfachen Information bis zu einer Alarmmeldung reichen.

Alarm / Alarmmeldung (Ereignis kritisch und dringend)

schnellstmögliche Weitergabe von notfallbezogenen Informationen (mündlich/schrift-lich) z.B. „unmittelbar Gefahr im Verzug“, Todesfall, mehrere Verletzte.

Notfallmeldung (kritisches Ereignis)

Weitergabe von notfallbezogenen Informationen (mündlich/schriftlich) (im Stundenbe-reich bis 12 Stunden), wenn keine akute Gefahr besteht, aber eine Entwicklung noch nicht abzusehen ist, z.B. drohendes Unwetter, vermehrtes Vorkommen von Erkrankungen.

Information

Weitergabe von (notfallbezogenen) Informationen (bis 48 Stunden), z.B. wenn sich jemand verletzt hat und versorgt ist.

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Alarm- und Meldeplan Daraus ergibt sich für das Notfallmanagement im Bistum Trier der folgende Alarm- und Meldeplan:

Notfall

Kritisches Ereignis

Ende

Notfall

VO

MN

VB

Sofortmaßnahmedurch den Ersthelfer

Verständigung des Ver-antwortlichen vor Orts

Verständigung der Malteser-Notrufzentrale

Verständigung der Bistumspressestelle

Verständigung des Ver-antwortlichen d. Bistums

Bewertung des Ereignisses (VO) Lösung

Notfall

Notfall

Einberufung eines Krisenstabes

Bewertung des Ereignisses EndeLösung

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Dokumentation von SituationenIn vielen Krisen- und Notfallsituationen ist eine zeitnahe Dokumentation des Vorgangs sinnvoll, um den Hergang des Geschehenen wahrheitsgetreu wiedergeben zu können. Dies ist sowohl für die Darstellung bei Versicherungsfällen als auch für evtl. polizeiliche Ermittlungen notwendig. Im Notfallplan ist jeweils die Dokumentation als Aufgabe dem Verantwortlichen vor Ort angeführt. Die Darstellung sollte einen zeitlichen Ablauf haben, um nachvollziehen zu können, was wann passiert ist.

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A2.3 Faktor MenschJeder Mensch reagiert sehr individuell auf Notfälle und auf die damit verbundenen Stresssituationen. Diese unter-schiedlichen Reaktionen sind entscheidend für die Leitung und deren weitere Vorgehens-weisen.

Neben den unterschiedlichen Reaktionen sind auch verschie-dene Symptome bei betroffe-nen Personen erkennbar:

Emotional

Hilflosigkeit, Überwältigung, erhöhte Erregbarkeit, Reizbarkeit / Aggression, Gefühlsarmut

Verhalten

zielloses Umherlaufen, Zurückgezogenheit / Abkapselung, unsoziale Handlungen, seltsames / nicht der Situation angemessenes Verhalten, Hektik / Rast- und Ruhelosigkeit, erhöhter Genuss- und Suchtmittelmissbrauch, Veränderungen in der Sprache, …

Kognitiv

Schwierigkeiten bei der Entscheidungsfindung, Desorientiertheit bezüglich Zeit, Raum und Personen, veränderte Reaktionsbereitschaft, Erinnerungs-, Denk-, Wahrnehmungs- und Konzentrationsschwierigkeiten, Verdrängung, Abspaltung (Depersonalisation), …

Körperlich

Schwindel- / Schwächeanfälle, Benommenheit und Kopfschmerzen, erhöhter Puls, Atemprobleme / beschleunigte Atmung, Hyperventilation, Sehstörungen, Schüttelfrost/Schweißausbrüche, Übelkeit und Erbrechen, Muskel- / Nerven-zucken, …

starkeStressreaktion

Angri� Flucht

Erstarrungund / oder

Zusammenbruch

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Für die Zeit nach einem Notfall können drei Phasen unterschieden werden, in denen Betroffene mit der Situation umgehen und diese verarbeiten.

SchockphaseMinuten bis Stunden

EinwirkungsphaseStunden bis Tage

ReaktionsphaseTage bis Wochen

die ersten Stunden 24-72 Stunden die nächsten Tage bis ca. 4-6 Wochen

Akute Belastungs-

reaktion

Akute Belastungs-

störung

Posttraumatische Belastungs-

störung

Auf diesem Hintergrund ergeben sich folgende Ansatzpunkte für mögliche Betreuungs-maßnahmen:

Schockphase (Stunden)

• Psychische Erste Hilfe am Notfallort (unter anderem über Notfallseelsorger)• Ansprechstelle für weitere Hilfe benennen• Ggf. Opfer und Betroffene registrieren

Einwirkungsphase (Stunden bis Tage)

• Rückzugsmöglichkeiten für Betroffene schaffen (auch vor der Presse)• Angehörige von Betroffenen unterstützen• Betroffene und Angehörige adäquat informieren

Reaktionsphase (Tage bis Wochen)

• Psychoedukation (Wie kann ich mit der Erfahrung umgehen?)• Angehörige von Betroffenen adäquat einbeziehen• Längerfristige Betreuung sicherstellen

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A2.4 Umgang mit der Presse Journalisten sind von Natur aus etwas neugierig. Aber sie erledigen ihre Arbeit in der Regel seriös und professionell. Sie sind „Partner“ und keine Bittsteller oder Gegner.

In einem Notfall ermitteln Unfallhergang und Unfallursache die Behörden. In der Akut-phase sind diesbezüglich keine Auskünfte zu geben. Stattdessen darauf hinweisen, was die Organisation grundsätzlich (im Vorfeld) unternimmt, um für Sicherheit in der Jugend-arbeit zu sorgen. Außerdem die Notfallmaßnahmen darstellen, um zu zeigen: „Wir küm-mern uns und tun alles Menschenmögliche, um jetzt zu helfen“.

Für die Pressearbeit gilt dabei die Vorgabe, dass diese bei schweren Notfällen auf Bistums-ebene über die Pressestelle organisiert wird. Den Handelnden vor Ort wird empfohlen, nicht ohne Rücksprache oder auf eigene Initiative mit der Presse Kontakt aufzunehmen oder Statements zu geben.

Situation des Journalisten

• Zeit- & Konkurrenzdruck• Braucht „Neuigkeiten“ und gute Geschichten

Situation des Verantwortlichen der Organisation

• Handlungsdruck & hoher Stresslevel• Wenige / keine Erfahrungen mit Krisen-PR

Was Journalisten brauchen

• Schnelle und korrekte Informationen• „Geschichten“, in denen vor allem von Menschen die Rede ist• Ansprechpartner, deren Namen und Funktion man „zitieren“ kann• Ansprechpartner, die auch in den nächsten Stunden / Tagen erreichbar sind

VO MN VBVO MN VB

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Zuständigkeiten für die Öffentlichkeitsarbeit vor Ort und im Notfallbüro

Notfallort Notfallbüro

Verantwortlicher • KEINE AUSKÜNFTEvor Ort • Verweis auf Pressesprecher der Einsatzkräfte

• Verweis auf den Verant- wortlichen des Bistums und Weitergabe der Kontaktdaten

Verantwortlicher Information der Bischöflichen Bistum Pressestelle, die die Öffentlich- keitsarbeit übernimmt:

• Informationen über Maß- nahmen und laufende Prozesse

• Versand Pressemitteilung

• Informationen auf Homepage stellen

VO MN VBVO MN VB

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A3 VorlagenDie im folgenden auffgeführten Vorlagen werden mit freundlicher Erlaubnis des Bistums Osnabrück als Anregung mit aufgeführt. In diesem Zusammenhang sei aber auch an die Broschüre „Alles was Rechens ist!“ der Abteilung ZB 1.6 Jugend erinnert. Auch dort fin-den sich praktische Hinweise.

A3.1 Hinweise und nützliche Anregungen zu Elternabenden bzw. ElternbriefenNachfolgend sind wichtige Impulse bzw. Standards gelistet, die helfen sollen, einen Eltern-abend durchzuführen oder einen Elterninfobrief zu verfassen. Je nach Maßnahme emp-fiehlt sich das eine oder das andere. Es ist jedoch in jedem Fall obligatorisch, die Eltern zu informieren, sei es schriftlich oder persönlich in einer Infoveranstaltung.

Zu vermittelnde Informationen

Regeln des Zusammenlebens

• Was ist vorgegeben?• Konsequenzen bei Missachtung (z.B. Vorzeitige Heimreise auf eigene Kosten)• Was wird von der Gruppe gemeinsam an Regeln gestaltet?• Dürfen Eltern ihre Kinder besuchen? (z. B. bei Lagern)• Dürfen Kinder zu Hause anrufen? Umgang mit Handys, falls erlaubt• Welche elektronischen Geräte sind erlaubt?

Leistungen

• Wer betreut die Teilnehmer und was qualifiziert ihn/sie dafür? (Hinweis auf Einsichtnahme ins erweiterte Führungszeugnis durch Träger)• Kennenlernen des Teams und der Eltern - Vertrauen schaffen• Welches Programm bieten wir? Inhalte, Ziele und Methoden der Veranstaltung – so erhalten die Eltern einen Einblick in die methodische Arbeit• Wo beginnt die Leistung und wo endet sie (Aufsichtspflicht!)? -> Genau kennzeichnen wann die Veranstaltung beginnt und wann sie endet! (Datum, Uhrzeit, Ort der Veranstaltung)• Kosten der Veranstaltung• Unterbringung (Informationen über die Unterkunft)• Welche Verpflegung wird geleistet?• Welche Versicherungen seitens des Anbieters bestehen bzw. werden abgeschlossen?• Welchen Transport leisten wir? Können Eltern mit einbezogen werden? • Wie sieht es hier dann mit Versicherung aus?• Was ist von den Teilnehmern mitzubringen?

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Information

• Kontaktdaten des Leitungsteams und der Unterkunft (Notfallhandy)• Aufklären über mögliche Gefahren• für Ängste und Befürchtungen der Eltern Raum schaffen, diese ernst nehmen und ihnen entgegenwirken, • für Vorsichtmaßnahmen und Gefahrenabwendung ist gesorgt • Information über das Bestehen eines Notfallmanagementsystems• Kurzer Einblick in die Rollenstruktur• Umgang mit dem Thema Nähe und Distanz• Einholen nötiger Einverständniserklärungen der Eltern durch vorbereitete Formulare

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A3.2 Teilnehmer-Anmeldebogen (Inland)Diese Vorlage erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Besondere örtliche Begeben-heiten können ggf. erweiterte Regelungen und Einverständniserklärungen von Erzie-hungsberechtigten erfordern. Der Anmeldebogen soll als Orientierungshilfe für die Ent-wicklung eines auf die Veranstaltung abgestimmten Anmeldebogens dienen.

Die Unterschrift der Erziehungsberechtigten und/oder der Teilnehmer muss aus juristi-schen Gründen analog getätigt werden und in Papierform vorliegen. Deshalb wird emp-fohlen, die Datenblätter als interaktives Dokument zum Download zur Verfügung zu stellen. So können die Interessenten es am PC digital ausfüllen und müssen nach dem Ausdruck nur noch unterschreiben. Dieses Dokument ist postalisch zu übersenden. Gleichzeitig kann der Veranstalter die Ausfüllenden bitten, das ausgefüllte digitale Doku-ment zu speichern und per Mail zu zusenden.

Die Datenblätter sollten nicht nur von den Teilnehmern sondern auch von Gruppenlei-tern und der Leitung der Maßnahme ausgefüllt werden, sodass Daten zu allen anwesen-den Personen vorliegen.

Die Datenblätter sind in einer Mappe zur Veranstaltung mitzuführen sowie in doppelter Ablage in einem veranstaltungsbezogenen Ordner beim Träger der Veranstaltung zu hin-terlegen!

Ergänzungen Teilnehmer-Anmeldebogen (Ausland)

Der Teilnehmerbogen für Veranstaltungen im Ausland gleicht dem Anmeldebogen für Veranstaltungen im Inland. Zusätzlich abgefragt werden kann (je nach Reiseland), ob Fremdsprachenkenntnisse vorhanden sind, eine Auslandsversicherung existiert und ein Reisepass vorhanden ist.

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Name, Ort und Datum der Veranstaltung sollten gut sichtbar im oberen Bereich des Datenbogens, der gleichzeitig den Vertrag darstellt, auftauchen. Auch der Vertragspartner (=Veranstalter) muss hier genannt werden.

Angaben zur Veranstaltung

Veranstaltung Termin Ort Veranstalter Adresse Telefon E-Mail Verantwortliche Leitung

Liebe/r Teilnehmer/in, liebe Erziehungsberechtigte,

bitte fülle/füllen Sie diesen Datenbogen sorgfältig, vollständig und leserlich aus und sende/n ihn bis zum an den Veranstalter (Anschrift ergänzen) zurück! Vielen Dank!

Die folgenden Angaben sind hilfreich und wichtig, damit wir uns während der Veranstal-tung den Teilnehmern/-innen gegenüber richtig und angemessen verhalten können. Den Datenbogen bekommen nur die für die Veranstaltung Verantwortlichen zu sehen. Diese unterliegen der Schweigepflicht, sodass alle Informationen streng vertraulich behandelt werden.

Persönliche Angaben der Teilnehmerin / des Teilnehmers

Name Vorname PLZ, Ort Straße, Nr. Geboren am Geschlecht Telefon Mobil E-Mail Pfarrei Jugendver. Krankenk. Vers.-Nr. Bitte Krankenversicherungskarte und Kopie vom Impfpass zur Veranstaltung mitbringen!

Angaben der Erziehungsberechtigten

Name Name Vorname Vorname Telefon Telefon Mobil Mobil E-Mail E-Mail Im Notfall sind Sie unter folgender Nummer erreichbar Wenn wir Sie unter der angegebenen Nummer widererwartend nicht erreichen, wer ist dann erreichbar? (Name und [verwandtschaftliches] Verhältnis zum Teilnehmer/zur Teil-nehmerin):

Telefon

PDF-Download unter www.notfall.bistum-trier.de

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Gesundheits-Check der Teilnehmerin / des Teilnehmers:

Ist bei dem/der Teilnehmer/-in auf gesundheitliche Besonderheiten zu achten? (Aller-gien, Krankheiten, Einschränkungen,…)

Besteht im Hinblick auf den/die Teilnehmer/-in besonderer Unterstützungsbedarf?

Liegt eine gesundheitliche Einschränkung oder ein besonderer Unterstützungsbedarf vor, werden wir uns mit Ihnen persönlich in Verbindung setzen.

Essensgewohnheiten (freiwillige Angabe)

vegetarisch vegan koscher halal keine Besonderheiten

Aus gesundheitlichen oder religiösen Gründen verzichtet der Teilnehmer/ die Teilnehmerin auf

Sonstige wichtige Informationen

Vereinbarungen mit der/dem Teilnehmer/-in und den Erziehungsberechtigten

Die/der Teilnehmer/-in darf unter Aufsicht eines DLRG-Rettungsschwimmers schwimmen.

ja nein

Die / der Teilnehmer/-in ist

Nichtschwimmer Schwimmer Sicherer Schwimmer

Ggf. weitere Aktivitäten ergänzen, die einen besonderen Gefährdungsbereich betreffen, wie z.B. Klettern, Fahrradfahren, Kanufahren etc.

PDF-Download unter www.notfall.bistum-trier.de

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Ausdrückliche Einwilligung der Personensorgeberechtigten bei minderjährigen Teilnehmern/-innen

„Wir gestatten unserem Kind die Teilnahme an der zuvor genannten Veranstaltung. Die Aufsichtspflicht wird durch den Veranstalter bzw. dessen beauftragten Personen für die Zeit der Veranstaltung übernommen. Wir haben unser Kind ausdrücklich darauf hinge-wiesen, dass den Anweisungen der Leiter unbedingt Folge zu leisten ist und die Regeln bindend sind. Im Übrigen stimmen wir den vorgenannten Regelungen zu.“

Die Regeln der Veranstaltung finden Sie auf dem beiliegenden Infoblatt / auf unserer Homepage / im Anhang, … (passende Angabe auswählen)

„Wir sind damit einverstanden, dass die Kinder/ Jugendlichen während der Veranstaltung auch Freizeit haben, in der sie in Rücksprache selbstständig in Kleingruppen von min-destens drei Personen unterwegs sein dürfen und sich nicht in Begleitung eines Betreuers oder einer Betreuerin befinden.“

ja nein

„Wir erklären uns damit einverstanden, die Kosten des außerplanmäßigen Rücktrans-ports des teilnehmenden Kindes zu übernehmen, wenn außerordentliche in der Person des Kindes begründete Anhaltspunkte für eine frühere Abreise bestehen.“

ja nein

„Wir erklären uns damit einverstanden, dass die von unserem Kind während der Ver-anstaltung gemachten Fotos für die Öffentlichkeitsarbeit (Print und Online) des Trägers genutzt werden dürfen.“

ja nein

Bei diesen Fotos wird es sich um Aufnahmen von Gruppensituationen handeln. Portraits und Detailaufnahmen werden zum Zwecke der Öffentlichkeitsarbeit nicht verwendet. Ein Recht auf Veröffentlichung besteht nicht. Ein Honorar wird nicht gezahlt.

Die Erklärung gilt grundsätzlich für eine zeitlich, räumlich und inhaltlich unbegrenzte Nutzung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit des Trägers. Die Einwilligung kann jedoch jederzeit widerrufen werden.

Leistungen / Ausfallgebühren

Der Teilnehmerbeitrag beläuft sich auf Euro. (ergänzen)Die Teilnahme an der oben angegebenen Veranstaltung beinhaltet (Benannt werden soll-ten hier: Art der Unterbringung, Art der Verpflegung, Art der Betreuung, Bestandteile des Programms, welche Leistungen im Teilnehmerbeitrag nicht enthalten sind.)Nimmt eine für die Veranstaltung bestätigte Person nicht teil und der Platz kann nicht ander-weitig vergeben werden, so werden ihr bzw. den erziehungsberechtigten Personen vom Ver-anstalter Ausfallgebühren bis zur Höhe des gesamten Teilnahmebeitrages berechnet. Beispiel für eine Staffelung: • Vor dem Anmeldeschluss 1/2 des Teilnahmebeitrages• Bis 10 Tage vor Beginn der Veranstaltung 2/3 des Teilnehmerbeitrages.• Ab 10 Tage vor der Veranstaltung den gesamten Teilnahmebeitrag.Hinweis: Die Ausfallgebühr muss den tatsächlichen Kosten der Veranstaltung angepasst werden und angemessen sein.

PDF-Download unter www.notfall.bistum-trier.de

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Versicherungen

Alle Teilnehmer/-innen sind durch den Anbieter für die Dauer des Aufenthaltes unfall-versichert. Für den Verlust von Sachen wird nicht gehaftet. Bei Krankheitsfällen wird die Krankenversicherung des Teilnehmers in Anspruch genommen.

Datenschutzerklärung

Die oben notierten persönlichen Angaben werden für die Durchführung der Veranstal-tung benötigt und elektronisch für die Dauer von 5 Jahren gespeichert. Sie werden an staatliche Kostenträger zur Erlangung von Zuschüssen weitergegeben. Eine anderweitige Weitergabe der Daten an kommerzielle Anbieter sowie externe Personen und Institutio-nen findet nicht statt.

Die übrigen Daten werden gelöscht.

Unterschrift Teilnehmer/in

Mit meiner Unterschrift bestätige ich die Richtigkeit der im Teilnehmerbogen gemachten Angaben und erkenne die Verbindlichkeit der geforderten Verhaltensweisen an.

(Ort/ Datum) (Unterschrift des Teilnehmers/ der Teilnehmerin)

Unterschrift gesetzlicher Vertreter minderjähriger Teilnehmer

Mit unserer Unterschrift bestätigen wir die Richtigkeit der im Teilnehmerbogen gemach-ten Angaben. Wir haben unser Kind auf die Notwendigkeit hingewiesen, die geforderten Verhaltensweisen einzuhalten.

(Ort/ Datum) (Unterschrift aller Erziehungsberechtigten)

PDF-Download unter www.notfall.bistum-trier.de

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A3.3 Teilnehmer-Datenbogen InklusionWenn aus dem Datenbogen zu einem Teilnehmer deutlich wird, dass eine Behinderung vorliegt oder bekannt ist, dass ein Teilnehmer behindert ist, sollte möglichst ein Besuch bei der Familie stattfinden. Der Interviewbogen Inklusion kann dann als Hilfe und Grund-lage für ein Gespräch dienen. Der Interviewbogen sollte je nach Behinderung angepasst werden. Wenn ein Besuch nicht leistbar ist, kann der Datenbogen an die Erziehungsbe-rechtigten versandt werden.

Liebe Eltern, liebe Erziehungsberechtigte,

wir möchten Sie bitten, die nachfolgenden Fragen so gut wie möglich zu beantworten. Ihre Angaben werden von uns streng vertraulich behandelt!

1. Persönliche Angaben der Eltern

Name, Vorname

Geburtsdatum

Adresse

Festnetz/Mobil

2. Grundinformationen

Art und Grad der Behinderung

Gibt es Einschränkungen beim Sehen. Hören, Greifen?

Wie wirken sich Einschränk- ungen im Alltag aus?

Können bei Ihrem Kind Anfälle auftreten? Wenn ja: Welche Anzeichen gibt es, wie lange dauern sie an und wie kann geholfen werden

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Sind bei Ihrem Kind bestimmte Zeiten zu beachten?• Mahlzeiten• Aufstehen• ins Bett gehen• Pausen

Welche Vorlieben hat es in Bezug auf Spiele und Beschäftigung?

3. Angaben zur Selbständigkeit

Benötigt Ihr Kind pflegerische Hilfe? Wenn ja, in welchen Bereichen?:• Toilette• Waschen/Duschen• An- und Ausziehen• Allgemeine Hygiene

Benötigt Ihr Kind Unterstützung beim Essen? Welcher Art?

Benötigt Ihr Kind Unterstützung beim ins Bett gehen/aufstehen? Wacht es nachts öfter auf und braucht Hilfe?

Wie mobil ist Ihr Kind? Kann es sich selbständig fortbewegen, laufen, sitzen, Treppen steigen? Welche Art von Unterstützung benötigt es? Welche Hilfsmittel sind erforderlich?

Kann Ihr Kind seine Wünsche und Bedürfnisse mitteilen und sich verständlich machen? Wie gut ist es zu verstehen? Verwendet es spezielle Ausdrucks- formen (Mimik, Gestik, Köperreaktionen, ...)?

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4. Angaben zum Verhalten

Welche Tätigkeiten fallen Ihrem Kind leicht? In welchen Bereichen ist Ihr Kind besonders gut oder kennt sich besonders gut aus?

In welchen Situationen ist Ihr Kind überfordert? Bei welchen Tätigkeiten neigt Ihr Kind dazu, sich zurück zu ziehen?

Gibt es Auffälligkeiten im Verhalten Ihres Kindes, bei Aufregung, Müdigkeit, Überforderung, ...?

Wie kann man Ihr Kind motivieren? Welche wichtigen Rituale kennt es von zu Hause?

Wie können sich Betreuer/innen in schwierigen Situationen am besten gegenüber Ihrem Kind verhalten?

5. Hintergrund

Hat Ihr Kind schon einmal an einer ähnlichen Veranstaltung/ teilgenommen? Wo und Wann?

War Ihr Kind schon einmal länger von zu Hause weg? Wie kommt es mit Abweichungen vom normalen Alltag zurecht?

6. Sonstige Anmerkungen

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A4. Anlagen VO MN VB

A4.1 Materialliste Notfallausrüstung In erster Linie wird diese Notfallausrüstung direkt bei der Veranstaltung gebraucht und muss von dem Verantwortlichen vor Ort für die Veranstaltung zugänglich gemacht werden.

Erste-Hilfe-Koffer (nach DIN 13157)

Notfallplan

Schreibzeug (wasserfester Stift; kein Kugelschreiber)

Klemmbretter & Papier

Licht (Stirnlampe inkl. Ersatzbatterien, LED-Kurbellampe)

Erkennungszeichen (Warnwesten für das gesamte Team)

Papiertaschentücher, Feuerzeuge, Kerzen, ...

Stabile schwarze Müllsäcke zum Sichern von Gegenständen

Absperrband

Schild „Sammelpunkt“

Krisenhandy inklusive Ladegerät (Kfz-tauglich, Headset)

Laptop & USB-Stick

Powerbank /Ersatz-Akku für Laptop und Handy

Aktualisierte Gruppenleiter- & Teilnehmer-Notfallliste in Papierform und in elektronischer Form.

Finanzielle Ausstattung (z.B. Bargeld, EC-Karte,...)

Land-/Stadtkarten, Navi

Auto (betankt)

Regenkleidung (Schuhe, Jacke, ...)

Schlafsack

Essen (z. B. Müsliriegel, Traubenzucker, ...) und Getränke

Digitalkamera

PDF-Download unter www.notfall.bistum-trier.de

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NotfallmanagementNotfallmanagement NotfallmanagementNotfallmanagementNotfallmanagement

Veranstaltung: Termin: Ort: Veranstalter: Adresse: Telefon 3: 2_1: 2_2: 2_3: 2_4: 2_5:

EMail 3: 2_1: 2_3: 2_4:

Leitung 3: 2:

Datum 3: 2:

Name 3: 2_1: 2_2: 2_3:

Vorname 3: 2_1: 2_2: 2_3:

PLZ Ort 3: 2:

Straße 3: 2:

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