www.uib.cat

NOTIFIC@

Octubre de 2017

Marina Martín Mas

www.uib.cat

Com sorgeix Notific@?

La plataforma Notific@ és la solució tecnològica construïda inicialment per donar resposta a les mesures CORA, que impulsen la implantació i concentració de les notificacions, i ha estat declarada com un servei compartit per la Comissió d'Estratègia TIC.

A la memòria CORA s'especifica que qualsevol acte administratiu que afecti els drets o interessos ha de ser notificat als interessats.

Actualment, l'article 14 de la Llei 39/2015 ens especifica que es podrà establir l'obligació de relacionar-se amb les administracions públiques a través de mitjans electrònics, i l'article 41 de la mateixa llei ens diu que les notificacions s’han de fer preferentment per mitjans electrònics.

www.uib.cat

Què és Notific@?

És una plataforma tecnològica que dona suport al Servei compartit de Gestió de Notificacions i l’han d’utilitzar obligatòriament l’Administració General i els seus organismes públics.

www.uib.cat

01 02 03 04

Què he de conèixer per poder implantar Notific@?

S’ha de tenir clar quins són els procediments de la UIB en què s’emeten notificacions i comunicacions, com estan regulats i com es resolen.

Quins requisits legals té cada un dels procediments quant a terminis d’entrega de notificacions, reintents, etc.

El volum aproximat d’emissions per any de cada un, si existeix certa estacionalitat o, si les emissions són contínues durant tot l’any, l’esforç en recursos humans i els costs que suposen actualment.

Quins terminis mitjans d’entrega s’obtenen en l’actualitat i el nivell d’èxit de les entregues.

www.uib.cat

Una vegada que s’han estudiat els quatre punts anteriors, la UIB ja haurà decidit tots aquells procediments per als quals voldrà emetre notificacions electròniques. Per tant, a través del SIA, els diferents serveis de la UIB hauran d’anar emplenant totes les fitxes. Una vegada emplenades, ja tindrem el procediment i podrem emetre notificacions.

Sistema

Informació

Administrativa

(SIA)

www.uib.cat

Entrega de notificacions

Es realitza a través de:

- La Carpeta Ciutadana: la UIB la tindrà situada a la seu electrònica, i a través d’aquest portal es podrà accedir a les diferents notificacions/comunicacions.

- DEH: en el cas dels destinataris que s’adhereixin a aquest sistema de manera voluntària i els que estiguin obligats a utilitzar-lo.

- I finalment, en el cas d’aquelles notificacions en què no sigui obligatori utilitzar mitjans electrònics, es faran o bé en paper o via electrònica, a elecció del ciutadà.

www.uib.cat

Components

La Universitat de les Illes Balears té el deure de cobrir dues tasques importants abans de donar-se d’alta a la plataforma Notific@. Són: la funcional (o de negoci) i la tècnica (relacionada amb les tecnologies de la informació i de les comunicacions –TIC). Per això s'ha de nomenar un responsable per a cada activitat i tots dos tindran un caràcter predirectiu:

- Responsable funcional - Responsable tècnic

Les tasques i responsabilitats d'aquests dos responsables són:

www.uib.cat

Responsable funcional

Tasques

- Estar familiaritzat amb la Llei 39/2015, del procediment administratiu comú.

- Conèixer l'escenari general del projecte Notific@.

- Registrar, si encara no hi estan, els procediments que generaran comunicacions o notificacions en el Sistema d'Informació Administrativa. Actualment la UIB només hi té accés per mitjà d'un entorn de proves.

- Decidir com s'han de fer els enviaments.

- Redactar i tramitar els convenis, documents d'adhesió i/o contractes que hagi de firmar la Universitat per poder utilitzar Notific@.

www.uib.cat

Responsable tècnic

Tasques

- Conèixer, almenys, els articles 14, 42 i 43 de la Llei 39/2015, del procediment administratiu comú.

- Conèixer l'escenari general del projecte Notific@.

- Decidir, en funció de la informació que traslladi el responsable funcional, el model d'integració que implantarà i si s’utilitzaran serveis web o només es farà ús de l'aplicació web, o si s'utilitzaran tots dos sistemes.

- Sol·licitar els permisos necessaris d'accés per als dos responsables i els seus suplents, utilitzant per a això el servei del Centre d'Atenció a Integradors i Desenvolupaments (CAID) i el formulari dissenyat a aquest afecte.

- Sol·licitar l'alta al servei Notific@ utilitzant el formulari dissenyat a aquest efecte.

www.uib.cat

Donar-se d’alta a Notific@

S’ha de fer un acord bilateral amb la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT).

Existeix un conveni AGE (MINHAP) - CRUE Universitats Espanyoles per a la prestació mútua de solucions bàsiques d'administració electrònica que inclou el servei de notificacions electròniques.

El MINHAP té, alhora, encomanada aquesta tasca a la FNMT-RCM. A part de l'acord CRUE-MINHAP per a l'accés als serveis bàsics a l'administració electrònica, és necessari firmar l'instrument jurídic entre la UIB i la FNMT com a acord bilateral per la prestació del servei.

Ja tenim la darrera versió d'aquest instrument jurídic, que només caldrà revisar, emplenar i signar.

www.uib.cat

Fases

Hi ha dues fases per posar en marxa Notific@:

- PREproducció

- PROducció

Ambdues es gestionaran a través d’aquest enllaç: https://ssweb.seap.minhap.es/ayuda/consulta/Notifica

S’haurà d’emplenar el següent formulari amb totes les dades, i a més, els dos documents Excel per indicar els responsables funcionals i tècnics, i els seus suplents.

www.uib.cat

www.uib.cat

!

Al formulari hi ha un apartat on diu “tipo”, i al desplegable veureu diferents opcions:

www.uib.cat

En el nostre cas, seleccionarem:

1) “Modificación responsables” i adjuntarem els dos Excel, on ja haurem indicat els responsables i suplents. 2) Seguidament, “Alta en Notific@”. 3) Totes dues vegades haurem de seleccionar l’entorn afectat, que en un primer moment serà “Preproducción” i llavors “Producción”.

!

www.uib.cat

PREproducció

La UIB no sols ha de decidir qui són els responsables, sinó també un seguit de coses que són importants estudiar: - Si utilitzarem o no CIE - Si utilitzarem o no DEH - Si utilitzarem o no l’aplicació web o el servei web - Si implantarem Adviser - Si hi integrarem la seu electrònica

Una vegada hàgim decidit sobre totes aquestes qüestions, podrem començar a utilitzar Notific@ en preproducció.

A continuació teniu un breu esquema:

www.uib.cat

Inici PRE

Alta responsables

Alta servei Notific@

Utilitzarem CIE?

Inserció de dades a l’App.

Web

Utilitzarem DEH?

Alta certificat responsables

DEH

Gestió procediments

www.uib.cat

Aplicació web? o

serveis web?

Alta usuaris

Alta de claus i

certificats

Implantar serveis web per a la UIB

Implantar Adviser?

Implementar serveis web

d’Adviser

Integrar seu electrònica?

Proves d’integra-

ció

Proves del sistema

Pas a producció

Implementar serveis web per a seu

electrònica

www.uib.cat

PROducció

En aquesta fase el procés a realitzar és pràcticament el mateix que en PREproducció, per tant, en principi ha de ser una tasca relativament senzilla i ràpida.

Per a l’alta en Producció és necessari realitzar satisfactòriament proves a l’entorn de PREproducció.

Per poder-nos donar d’alta com a organisme emissor a l’entorn de PROducció és necessari haver establert les relacions jurídiques amb la Direcció de Tecnologia de la Informació i Comunicacions com a proveïdor del Servei Notific@ i, si escau, amb els agents col·laboradors.

Els passos a seguir són exactament els mateixos que en PREproducció. Aquí teniu l’esquema facilitat.

www.uib.cat

Inici PRO

Alta responsables

Alta servei Notific@

Utilitzarem CIE?

Inserció de dades a l’app.

Web

Utilitzarem DEH?

Alta certificat responsables

DEH

Gestió procediments

www.uib.cat

Aplicació web? o

serveis web?

Alta usuaris

Intercanvi claus i

certificats

Proves d’integra-

ció

Proves del sistema

Producció

www.uib.cat

Preus Notific@ 2017-2018

Per a cada notificació: 0,125 €

Per a cada comunicació: 0,10 €

Només es factura pel consum realitzat

www.uib.cat

CURSO NOTIFIC@

PROS

- Més rapidesa

- Agilitza la tramitació de l’expedient

- Totes les notificacions es concentren a la Carpeta Ciutadana

- Estalvi de costs

- Suprimeix les barreres territorials

CONTRES

- Falta de costum

- Desconfiança dels empleats a l’hora d’utilitzar el programa

- Dotacions d’equips informàtics a totes les persones que hagin de notificar

- Possibles problemes informàtics

www.uib.cat

Funcionament de Notific@

Gener de 2018

Marina Martín Mas

www.uib.cat

Què necessitam per poder fer notificacions o comunicacions?

Certificat d’empleat públic: si notificam o comunicam en nom de la UIB, sense aquest certificat no podrem accedir a la pàgina web de Notific@.

Notific@ funciona per unitats de servei o, com ells ho anomenen, organismes emissors. Cada servei de la UIB que vulgui fer notificacions s’haurà de donar d’alta amb el seu DIR3. Llavors s’haurà de nomenar un responsable funcional i un responsable tècnic per cada servei. Aquests dos responsables podran donar d’alta tots els usuaris que vulguin.

1

2

www.uib.cat

Què necessitam per poder rebre notificacions o comunicacions?

Hi ha diverses opcions, i qualsevol és vàlida per poder veure les notificacions o comunicacions que ens arribin:

Certificat d’empleat públic.

DNI electrònic.

Cl@ve PIN: és necessari registrar-s’hi.

Cl@ve permanent: és necessari registrar-s’hi.

Ciutadans de la UE.

www.uib.cat

Com es pot fer una notificació?

Accedirem al Portal per a la gestió administrativa, a l’enllaç: https://ssweb.preapp.seap.minhap.es/portalAGE/

Anirem a “área de usuario” i clicarem sobre “acceder”.

1

2

www.uib.cat

www.uib.cat CURSO

Una vegada dins, ens apareixerà, destacat en negre, l’usuari que ha accedit a Notific@:

www.uib.cat

Llavors, haurem de situar-nos just davall, on surten totes les aplicacions. Nosaltres clicarem sobre Notific@.

www.uib.cat

Quan entrem dins la pàgina web de Notific@ ens apareixerà aquesta informació:

I si ja hem fet notificacions, a més, ens apareixeran totes les notificacions que hagi fet la unitat de servei o l’organisme emissor.

En el nostre cas, com a Secretaria General tenim:

www.uib.cat

www.uib.cat

Per fer una nova notificació, simplement hem de clicar sobre “Nuevo envío”.

I a partir d’aquí només hem d’anar emplenant amb la informació requerida. És una pàgina web molt intuïtiva i no comporta gaires complexitats.

www.uib.cat

En primer lloc, apareixerà:

Podem veure l’Organisme que emet la notificació.

Posarem el títol de la notificació o comunicació.

Una breu explicació del que volem notificar o comunicar. Tant el concepte com la descripció són importants, ja que el receptor rebrà un correu electrònic amb aquesta informació.

SIA ens genera un codi per cada procediment que té la UIB.

De les dues, n’hem d’escollir una.

Llavors hi ha l’opció de programar la tramesa de la notificació. Simplement s’ha de clicar damunt el requadre i posar la data en què es vol enviar la notificació.

www.uib.cat

En segon lloc:

S’ha de pujar el document que rebrà el receptor. En totes les notificacions o comunicacions que es realitzin, s’ha d’adjuntar un document.

- Normalitzat: s’ha d’utilitzar el costat superior per imprimir informació sobre el titular, destinatari, domicili, etc. En cas de dubte, es recomana elegir “no normalitzat”.

- Generar CSV: si elegim aquesta opció, el document obligatòriament haurà d’anar signat digitalment.

Validar el PDF és opcional.

www.uib.cat

En tercer lloc:

No és necessari escriure res, ja que la referencia la genera el programa. Hi ha la possibilitat d’escriure una referència pròpia, però no es podrà repetir mai.

S’ha d’escollir una de les dues opcions.

Dies que romandrà la tramesa a la seu electrònica per a la seva compareixença abans d’enviar-se per altres mitjans.

S’ha d’emplenar amb la informació del TITULAR

Data en què caducarà la notificació.

www.uib.cat

En quart lloc, apareixerà el següent:

Si clicam sobre “+ Añadir Destinatario”, trobarem:

És opcional, per tant, no és obligatori emplenar aquesta casella. El destinatari serà el mitjà per arribar al titular, per exemple: un representant o un apoderat. És la persona que físicament rebrà la notificació o comunicació, encara que el contingut vagi dirigit cap al titular.

Es pot afegir més d’un destinatari per cada notificació i/o comunicació.

S’ha d’emplenar amb tota la informació: nom, NIF, cognoms i correu electrònic.

www.uib.cat

Finalment apareixerà:

Actualment no les podem fer servir, ja que la UIB no té sol·licitada ni la DEH ni l’entrega postal a través de Notific@.

www.uib.cat

I quan ja estigui tot emplenat, simplement clicarem sobre “Enviar”:

El mateix programa ens generarà un document, que ells anomenen: “Remesa de envíos”.

I apareixerà el següent:

www.uib.cat

www.uib.cat

www.uib.cat

A partir d’aquí, el TITULAR i/o el DESTINATARI rebran un correu electrònic on seran informats que tenen a la seva disposició una notificació o comunicació a la Carpeta ciutadana. En el mateix correu ens indicaran si som titulars o destinataris de la notificació o comunicació.

En cas que enviem una notificació o comunicació a un destinatari, s’enviaran dos correus electrònics, un el rebrà el titular i l’altre el destinatari, i podrà ser acceptat indistintament per un dels dos.

En aquests correus veurem la informació següent:

www.uib.cat

Si jo som el/la TITULAR de la notificació, rebré aquest e-mail:

www.uib.cat

Si jo som el DESTINATARI de la notificació, rebré aquest e-mail:

www.uib.cat Què s’ha de fer?

El TITULAR, o si escau el DESTINATARI, han de clicar sobre l’enllaç que surt a l’e-mail. Accedirem a la “Carpeta ciudadana” i clicarem sobre “Acceder a la carpeta”:

www.uib.cat

Per poder veure la notificació ens demanaran que ens identifiquem, i tenim diverses opcions per escollir:

Nosaltres hem elegit el certificat electrònic.

www.uib.cat

Una vegada identificats, ens apareixerà la nostra carpeta ciutadana. I clicarem sobre “Mis notificaciones pendientes”:

www.uib.cat

Llavors apareixeran totes les notificacions o comunicacions que tenim pendents. En el nostre cas, una:

www.uib.cat

Per veure la notificació, haurem de clicar sobre

I si el que volem és rebutjar directament la notificació, sense accedir al seu contingut, clicarem sobre

www.uib.cat

Finalment ens apareixerà aquesta pàgina web:

Des d’aquí podem fer diverses coses:

- Descarregar un justificant de recepció

- Donar el consentiment, per poder accedir a la notificació.

- O clicar per rebutjar la notificació.

1er

2n

www.uib.cat

Si hi donam el nostre consentiment, ens dirà el següent:

Ara ens podrem descarregar el document que ha penjat l’emissor de la notificació (Prova Marina), que en aquest cas seria la resolució del recurs d’alçada

I, també un justificant de recepció.

www.uib.cat

Només pot acceptar la notificació o la comunicació una persona: el TITULAR o el DESTINATARI.

La persona del servei de la UIB que enviarà les notificacions podrà veure el seu estat en tot moment. En concret ens podrem trobar davant sis situacions:

- Pendent d’enviar - Enviat per CIE - Enviat per DEH - Pendent de compareixença - Tramesa programada - Error en la tramesa

www.uib.cat

Una vegada enviada la notificació o la comunicació, podrà tenir diferents ESTATS:

Notificació:

Notificada Rebutjada Expirada

Comunicació:

Llegida

www.uib.cat

Es pot canviar, però sempre ha de ser diferent, si no,

l’assigna el programa

aleatòriament

No es pot canviar

Dues possibilitats: Notificació o comunicació

NIF del titular

Nom complet del titular

És el número de certificat de correus (postal)

El genera el programa SIA, i és

immodificable

Ens indica com es troba una notificació

o comunicació

Ens permet veure la

notificació

www.uib.cat

Si anam a la pàgina web principal, tenim altres opcions:

“Envío masivo” és quan volem enviar una notificació o comunicació a un grup de persones. Per realitzar aquest tipus de tramesa necessitarem adjuntar les metadades i un arxiu on constin totes les persones a qui enviarem la notificació o comunicació.

1

www.uib.cat

Haurem de donar totes aquestes dades:

“Envío masivo”

www.uib.cat

2

“Exportar datos”: en aquest cas ens genera un document Excel amb la informació bàsica de totes les trameses. És la mateixa informació que ens apareix a la pàgina d’inici.

www.uib.cat

3

Finalment tenim l’opció de “Filtrar”, que ens permetrà fer una recerca de les notificacions que hem fet.

www.uib.cat

Si filtram pel nostre codi SIA 341904, que és “l’Exercici del dret d’accés a les dades de caràcter personal (ARCO)”, trobarem:

Filtrar

1er

2n

www.uib.cat

A la part superior de la pàgina web també hi trobarem més informació:

A la dreta apareixerà l’usuari que està utilitzant Notific@, juntament amb la seva unitat de servei o l’organisme emissor.

I just al seu costat, tenim el botó “Salir”, que ens permetrà sortir de l’aplicació.

www.uib.cat

Ens apareixeran totes les trameses

realitzades

Per enviar una nova notificació i/o comunicació

Quan es vol enviar la notificació o

comunicació a un grup de persones

Quan se sol·licita una certificació

S’han de posar les dades de: - l’operador postal - i del CIE

Podem cercar totes les trameses amb el DIR3

Apareixeran el total de les trameses, i també podrem saber les notificacions acceptades i rebutjades

www.uib.cat

I ara, què?

Si el que volem és donar-nos d’alta a la fase de postproducció (real) de Notific@:

S’ha de fer un acord bilateral amb la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT).

Hi ha un conveni AGE (MINHAP) - CRUE Universitats Espanyoles per a la prestació mútua de solucions bàsiques d’administració electrònica que inclou el servei de notificacions electròniques.

El MINHAP alhora té encomanada aquesta tasca a la FNMT-RCM. A part de l’acord entre CRUE-MINHAP per a l’accés als serveis bàsics a l’Administració electrònica, és necessari firmar l’instrument jurídic entre la UIB i la FNMT com a acord bilateral per la prestació del servei.

Tenim la darrera versió d’aquest instrument jurídic, que només caldrà revisar, emplenar i signar.

www.uib.cat

Una vegada firmat l’acord, s’haurà de decidir quins seran els serveis que duran a terme les notificacions.

S’hauran d’emplenar dos Excel:

1)  Un haurà de tenir aquest contingut: la data, el DIR3 de la UIB, el DIR3 de l’organisme emissor amb la unitat DIR3. I llavors decidir si s’hi volen integrar una sèrie de recursos com la seu electrònica, Adviser, DEH, etc.

2) A l’altre Excel s’haurà de nomenar un responsable funcional i un responsable tècnic per a cada organisme emissor.

www.uib.cat

Glossari

Adviser: Servei de recepció automàtica de dades i certificacions que permet als organismes emissors consultar l’estat dels seus enviaments.

CAID: Centre d’Atenció a Integradors i Desenvolupadors. Servei de la Secretaria de l’Estat de l’Administració Pública on s’atén els usuaris dels serveis TIC.

Carpeta Ciutadana: Seu electrònica particular des d’on les persones poden accedir als seus expedients, dades personals, registrats a la UIB.

CIE: Centre d’impressió i ensobrament.

Codi SIA: el programa SIA ens genera un codi per cada procediment o servei que té la UIB. Aquest codi és imprescindible, ja que, si no, no podrem fer notificacions.

Comunicació: carta sense justificant de recepció. S’utilitza per comunicar informació sense rellevància jurídica.

Concepte: descripció textual del contingut administratiu de la notificació o comunicació. En el cas de les notificacions, apareix imprès en el justificant de recepció.

www.uib.cat

Glossari

CORA: Comissió per la Reforma de les Administracions Públiques.

DEH: Dirección Electrónica Habilitada -Adreça Electrònica Habilitada-.

Destinatari: o receptor, és la persona que rebrà la notificació o comunicació.

DIR 3: Ens proporciona un inventari unificat i comú a totes les administracions, cosa que facilita el manteniment distribuït i corresponsable de la informació.

Emissor: organisme que emet la notificació o comunicació.

Expirada: el ciutadà no ha comparegut i s’ha superat el termini de caducitat establert legalment.

FNMT: Fàbrica Nacional de la Moneda i Timbre

www.uib.cat

Acrònims

CIE: centre d’impressió i ensobrat.

CSV: codi segur de verificació.

DEH: adreça electrònica habilitada.

DIR 3: directori comú d’unitats orgàniques i oficines.

SIA: sistema d’informació administrativa.

www.uib.cat

Bibliografia

Tota la informació està extreta del Portal d’Administració electrònica del Govern:

https://administracionelectronica.gob.es/ctt/notifica/descargas

I, de la plataforma NOTIFIC@.