Upload
others
View
0
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
NSA AnskaffelseNytt saksbehandlings- og arkivsystem: Public 360
Bjørn H. KopperudSUHS 2013
30. oktober 2013
SUHS 2012: I forhandlinger..
To tilbydere
• EVRY• Software Innovation
Viktig å holde kortene tett til brystet
Krevende forhandlinger
• Funksjonelle og tekniske krav• Pris
Forhandlingene strakk ut i tid
• Tildelingsbrev sendt 4. april 2013• … cirka fire måneder forsinket ihht. prosjektplan
6. november 2013 SLIDE 2
6. november 2013 SLIDE 3
Tildelingskriterier (Sum: 100%)
• Priser og livsløpskostnader 20 %• Funksjonelle og tekniske krav 30 %• Brukervennlighet 35 %• Integrasjon 15 %
Tildelingen (I)
Priser og livsløpskostnader (20%)
6. november 2013 SLIDE 4
Funksjonelle og tekniske krav (30%)
Tildelingen (II)
• Evry ble trukket for– Logging av data– Sporingsinformasjon– Utvalgsbehandling– Krav som først ble oppfylt i
senere versjoner
Brukervennlighet (35%) • Evry ble trukket for– Ledere (GUI / litt)– Arkivmedarbeidere (GUI / litt)– Utvalg (GUI / vesentlig)
Integrasjoner (15%)
6. november 2013 SLIDE 5
Tildelingen (III)
6. november 2013 SLIDE 6
300 Ansatte (Oslo, København, Stockholm og Bangalore)
Fornebu
Største kontrakt: UNINETT
Produkter:
Hvem er Software Innovation (SI)?
Jorunn NæssProsjektleder
Susanne LudvigsenTestlederKonsulent
Odd-Henrik HansenSalgsdirektør
6. november 2013 SLIDE 7
Krevende kontraktsforhandlinger
• Strakk ut i tid• 4. april – 31. mai 2013
Hovedutfordringer
• Driftsløsning (SaaS)• SLA• Fakturering• Kvalitetssikring (lagring, brukere mm.)
Arbeidet startet parallelt
• Startet arbeidet ifbm. Informasjonsmøtet 7. mai 2013• Inngikk en intensjonsavtale 21. mai 2013
Kontraktsforhandlinger
6. november 2013 SLIDE 8
Pilot- og referansevirksomheter29. april 2013
6. november 2013 SLIDE 9
Kurs
• Grunnkurs saksbehandling (2 stk.)• Saksbehandlingskurs• Arkivkurs• Administratorkurs• Kurs i møte- og utvalgsbehandling
Arbeidsmøter («Workshops»)
• Saksbehandling• Arkiv• Møte/utvalg• Papirløse møter• Malutvikling• Innsynsbegjæring• Importsenter
Kurs og arbeidsmøter24. mai – 8. august 2013
Uvurderlige bidragsytere
Anita Holter NMBU
Christian Meuche Haugstad NMBU
Frank Wikstrøm HiST
Gro Haugland HBV
Gunhild Nyborg-Skagseth NMBU
Guri Lilleby HBV
Hanna Skoog NHH
Hilde Andersen NHH
Jeanne P Moum HiST
Kari Hansen NHH
Kirsti Klokkerhaug HiST
Laila Ebbesen Smed NMBU
Leif Kristiansen UNINETT
Lisbeth Viken HiST
Liv Fludal Haugan HiST
Margit Hytta HiOA
Marianne Juvodden HBV
Marianne Øvregaard HiST
Mette Støtterud HBV
Nina Ødegård HBV
Signe Morvik NHH
Solrun Moen HiNT
Terje Berger NHH
6. november 2013 SLIDE 10
Påmeldte virksomheterJuli 2013 (September 2013)
Arkitekt- og designhøgskolenDiakonhjemmet høgskoleDronning Mauds Minne HøgskoleFolkehelseinstituttetHøgskolen i BergenHøgskolen i Buskerud og VestfoldHøgskolen i GjøvikHøgskolen i HarstadHøgskolen i HedmarkHøgskolen i LillehammerHøgskolen i MoldeHøgskolen i NarvikHøgskolen i NesnaHøgskolen i Nord-TrøndelagHøgskolen i Oslo og AkershusHøgskolen i Sogn- og FjordaneHøgskolen i Sør-TrøndelagHøgskolen i Telemark
Høgskolen i VoldaHøgskolen i ØstfoldHøgskolen i ÅlesundHøgskolen Stord HaugesundInstitutt for samfunnsforskningKunsthøgskolen i BergenKunsthøgskolen i OsloNLA HøgskolenNorges HandelshøgskoleNorges IdrettshøgskoleNorges miljø- og biovitenskapelige univ.Norges MusikkhøgskoleSamisk høgskoleSenter for IKT i utdanningenUNINETTUniversitetet i AgderUniversitetet i NordlandUniversitetet i Stavanger
Sitter på gjerdet…
• Haraldsplass diakonale hs.• Diakonova• Menighetsfakultetet
Frist 31. oktober 2013
6. november 2013 SLIDE 11
Testplan, how-to og bistand fra SI
Startet testperioden 9. september 2013
Første del: Teknisk oppsett
• Scanning (Pixedit & Fileimporter)• «Rød» administrator• Offentlig journal• Brukere…
Andre del: Funksjonell testing
Tredje del: Test av FS
• Utsatt gjentatte ganger pga. sykdom / høstferie
Test av Public 360(Mer om det kl. 15:30 i dag)
Testperiode
• 9. september – 31. oktober 2013
Akseptansetest
• 30. september – 4. oktober 2013 (HiST, NHH)• 7. oktober – 11. oktober (HBV, NMBU)• 21. oktober – 25. oktober (Alle)
Oppsummeringsmøte
• Tirsdag 29. oktober 2013
6. november 2013 SLIDE 12
Oppsummering - testperiode
Sene leveranser fra systemleverandør
• Rød administrator• Scanning / Fileimporter• Utvalgsbehandling (Malverket kom sent)• FS-integrasjonen• Offentlig journal• Varsler
0 A-feil - (0)
4 B-feil - (5)
17 C-feil - (25)
Endringsønsker
Leverandør: Profesjonalitet
Leverandør: Bistand / service
I det store og hele fornøyde med resultatet
6. november 2013 SLIDE 13
Oppsummering med pilot- og referansevirksomheter
• 29. oktober 2013
Oppsummering sendes Software Innovation
• 1. november 2013
Dialog mellom SI og UNINETT
Ekstraordinært styringsgruppemøte
• 8. november 2013
Avgjørende for videre fremdrift
• Herunder signaliserte datoer for utrulling
Aksept / godkjenning av løsningSannsynligvis med restanser…
6. november 2013 SLIDE 14
Delprosjekt: Konvertering
• Dialog med Evry• Oppstartsmøte med Software Innovation• Delprosjektleder Jon Strømme (UNINETT)• Eget foredrag i morgen kl. 14:30
Teknisk workshop23. august 2013
Deltakelse på SI sitt brukerforum23. – 25. september 2013
• Sannsynligvis nyttig for en del av dere neste år• Ålesund 22. – 23. september 2014
Andre aktiviteter
Oppsett av test- og kursmiljø
• 15. november 2013• Alle får ikke tilgang med en gang• Kommer tilbake med informasjon om dette
6. november 2013 SLIDE 15
Stort informasjonsbehov
Merkantile og kontraktile forhold
• Fakturering• Funksjonalitet inkludert i avtalen
Utrulling og opplæring
Kjøp av ekstra bistand
Endringsønsker / tilpassinger
Integrasjoner
• Rekrutteringsmodul• Box.com vs. P360• Sharepoint• FS• Automatisk populering av brukere
Henvendelser til UNINETTi perioden 1. juni – 30. oktober 2013
Vi har sagt «vent» eller «kommer senere»
• Utrulling• Integrasjoner
VIKTIG:Alle bestillinger skal gå via UNINETT(også i fremtiden)
6. november 2013 SLIDE 16
Forvarsel sendt fra UNINETT 25. oktober 2013
Les og forstå avtalens bilag 7
SI fakturerer virksomhetene direkte
Sett eventuelt av midler til
• Kurs (20.000 kroner pluss reise og forberedelser)• Ekstra bistand fra SI (1250 kroner per time pluss reise)• Konvertering av databaser (80.000 kroner per stykk)• Opsjoner? (NB! Ikke sikkert disse er mulig å utløse)
Overgang mellom to systemer er ressurskrevende!
Forvarsel
6. november 2013 SLIDE 17
Epost: [email protected]
Telefon: 73 55 78 11
Mobil: 91 85 21 22