i  

COMMUNITY BASED MICRO ENTERPRISE DEVELOPMENT

THROUGH MAHUA FLOWER BUSINESS

HOST ORGANIZATION

SEVA MANDIR, UDAIPUR

“A report submitted for partial fulfillment of MBA in Rural management” (MTS-II)

FACULTY GUIDE: PROF. SANJIT KUMAR DASH

SUBMITTED BY:

ASHUTOSH NANDA (70201040)

KIIT SCHOOL OF RURAL MANAGEMENT (KSRM)

KIIT UNIVERSITY, BHUBANESWAR

January 2009

ii  

ACKNOWLEDGEMENTS 

 

I would first of all like to thank Prof. AV Ramana Acharyulu, the MTS Coordinator and

KSRM for providing me an opportunity to understand and work with Seva Mandir for my

MTS-II.

I would like to thank my host organization, Seva Mandir for giving me an opportunity to

work with them and also for providing me with all the needed support. I would like to

mention my special gratitude to Mr. Vivek Vyas, my reporting officer, for his guidance and

help during the study. I am also thankful to Mrs. Nilima Khaten,, Shri Satish Narayan Bhise

,Shri R K Khetarpal and Sailandra sir, who in spite of their busy schedule made it possible for

me to meet and interact with them.

I thank my faculty guide Prof. Sanjit Kumar Dash whose guidance provided me useful insights

and helped me to undertake this study in an objective manner. My special thanks to Prof

V.Venkatkrishnan for his all time support, without his support it was not possible to

accomplish this project in such a successful manner as it has been done

I thank to all the employees of NRD Unit and especially Priti Sikhawat, Mr Arun Pujari,

Kripasankar ji,Firoz Ji, Khatulal Ji and Panalal Ji of Seva Mandir for their support and

cooperation. Last but not the least, I express my thanks to all of my friends volunteers, LIzzy,

Aminaz, Rose, windy, Rimjhim ,Anisha, Sangeeta, Raswmi, Tushar, Abhisekh, Arati

,Samrat,sandeep and Subhashree for their Moral support during this study.

KSRM, KIIT University                                                                                    Ashutosh Nanda 

iii  

EXECUTIVE SUMMARY

I. Title : Community Based Micro enterprise through Mahua Flower initiative. II. Organization : Seva Mandir III. Reporting officer: Mr. Vivek Vyas, Development Professional, Seva Mandir IV. Faculty guide : Prof. Sanjit Dash V. Students name : Ashutosh Nanda( 70201040)

The objective of the study is substantial analysis of current business in financial, operational and

marketing aspect of the organization’s initiative on NTFP trading. The study was conducted

using structured interviews and semi structured interviews, formal discussions, and informal

chats with villagers at various levels within the village, Forest department and it includes use of

different financial tool and operational tool for planning of the up gradation Seva Mandir’s

initiative. The study also attempted to identify the organizational activities , work breakdown

structure and how the NTFP initiative has evolved over the years and the problem faced during

this journey.

The outcome of this study is,  the  members  of  the  FPCs  will  get  proper  prices  for      the 

collected NTFPs (Mahua with major Focus) and their labor days spent while doing it. And 

maximizing profit through introducing economies of scale through pooling of the produce. 

This study enables various possible Value addition of the pooled produce in such a way so 

as  to  fetch  the  best  possible  price  for  the  NTFP.  The  basic  stategy  adopted  here  is 

collectivization of NTFP and make the business in sustainable manner, 

 

This  study  also  addresses      the  questions  such  as whether  to  go  and  strengthen  the  old 

institution, which of them already exist or to form a new village level institution for NTFP 

trading in a forest area. From the research a clear understanding developed that the best 

possible institutions for NTFP trading are Cooperative, FPC (Forest protection Committee) 

and GVK. The study gives a clear differentiation between various institutions prospects and 

constraints.  A detail planning, starting from collection to commercialization has been done 

for five villages with in Jhadol Block of Udaipur district in this paper. 

iv  

LIST OF ABBREVIATION

NTFP: Non Timber forest Produce 

MFP: Minor forest produce 

FPC: Forest protection Committee 

CIG: Common interest group 

LAMPS: Large Multi Purpose Society 

SHG: Self Helf Groups 

GVK: Gram Vikash Kosh (A unit of Seva Mandir) 

SAMUHA:  Village unit of GVK 

Rajas Sangh: NTFP Trading Authority of Rajasthan 

Mahua: Flowers of Madhuca indiaca tree 

Dolma: Seeds of Mahua tree 

NRD: Natural Resource Development Unit of Seva Mandir 

NGO: Non government organizations 

MSP: Minimum Support Price for selected NTFP 

BEP: Break Even Point 

CC: Collection Centers 

Bakhara: Storage point 

DRDA: District Rural Development Agency 

WBC: Work Break down Structure 

 

v  

 

SL NO 

Particulars  Page No 

1  INTRODUCTION    1 

1.1 Organization Overview  2 

1.2 Objectives   3 

2  METHODOLOGY: 

 

  3 

2.1 Location  3 

2.2 Data Requirements  3 

2.3 Sources of Data  4 

2.4  Limitation  4 

3  RATIONALITY OF THE PROJECT    5 

4 

 

PROPSED BENIFTS FROM THE 

PROJECT 

  6 

4.1Tangible Benefits   6 

4.2 Intangible Benefits   6 

4.3 Advocacy Rights:  6 

5  PROJECT BACKGROUND: PAST EXPERIENCE OF MAHUA BUSINESS AT VILLAGE SOM 

 

 

 

  7 

5.1 Problem in Storage and                 

weight Loss: 

8 

5.2 Problem in Accounting & Record 

keeping: 

8 

5.3Problem in Profit Sharing:  9 

5.4 Problem in Price Fixation:  9 

TABLE OF CONTENTS 

vi  

6  PLANNING FOR NTFP BUSINESS IN THE CLUSTER FOR 2009‐10 FINANCIAL YEAR 

  10 

6.1   objective  10 

6.2   Core service:   10 

6.3   Support Service  10 

6.4   Business Model:   11 

6. 5   Procurement Policy:  11 

6.6    Risk Bearing:  11 

6.7 Possible Source of Value Addition  12 

6.8  Developing  the  Proper 

Marketing Channel: 

13 

    6.9  Profit  Distribution  or  Profit 

Sharing: 

14 

6. 10 Planning For the Cluster and its

Details 

14 

7  POSSIBLE   INSTITUTIONAL MODELS   FOR NTFP BUSINES  15 

8  GOVERNANCE STRUCTURE OF 

FPC  BUSINESS: 

  17 

8.2 Operating   structure  18 

8. 3 Benefits from the centre  19 

9  ORGANIZING  CLUSTERS    20 

 

 

  9.1Work Break down Structure  21 

vii  

 

10. 

 

CLUSTER DEVELOPMENT  

 

   

22 

10. 1 Identification of Area 

 

22 

10. 2 Production   Estimation  22 

10. 3 Discussion with GVK Unit   24 

10. 4 Linkage with Rajas Sangh and 

other Private Players: 

25 

10.5 By Laws Formation:  25 

10.6 Membership Terms:  26 

10. 7 Procurement Rules:  26 

10.8 Payment Mode:  27 

10. 9 Storage Mechanism:  27 

10. 10 Profit Distribution:  27 

10. 11 Membership Registration  28 

10. 12 Price Fixation Mechanism:  28 

11  ESTABLISHMENT ACTIVITIES:    30 

11.1 Purchasing weighing Machine  30 

11.2 Building of Storage Point 

11.3 Purchasing Office Administrative 

Cost 

30 

viii  

    11.4 Appointing Managers:  32 

11.5 Training for Record keeping:  32 

12  PROCUREMENT OF RAW 

MATERIAL 

 

  33 

12.1 Purchasing of raw material:  33 

12.2 Guide Lines for Procurement   33 

12.3 Grading and SUN Drying:  34 

12.4 Record Keeping/ Book Keeping  34 

13  STORAGE /VALUE ADDITION    35 

13.1 Oil Extraction  35 

13.2  Linkage  with  Soap  Making 

Industries 35 

13.3  Using  Mhaua  Seed  Cake  as 

fertilizer 36 

13.4 Time Utility: 36 

13.5 Primary Value Addition 37 

14  TRADING OR MARKETING 

 

  38 

14.1 Option 1: Rajas Sangh  38 

14.2 Option 2: Traders other than 

Rajas Sangh 

38 

14.3 Option 3: Trader + Rajas  39 

14.4 Option4: Selling to villager  39 

14.5 Supportive Activities for 

effective Marketing: 

39 

ix  

 

ANNEXTURE 1:       Activity Chart of NTFP Business Institution‐ Page 52 

ANNEXTURE: 2:        Production Estimation‐ Page 55 

ANNEXTURE: 3:       Formats of Card System and Stock Resister‐ page 56 

ANNEXTURE: 4:       Job Profile of Co‐Operative Coordinator‐ page ‐57 

LIST OF CHARTS AND GRAPHS 

Chart‐1 Business Process Flow: Page 11 

               Chart: 2 Possible Value Addition in NTFP: Page 12 

               Chart‐3 Proposed Marketing Channel of Mahua at Udaipur: Page 13 

               Chart‐4 Showing Organization structure: page 17 

Chart‐5 showing Work Break Down Structure: page 

14.6 Cost of Transportation   40 

 

15 

 

FINANCIAL ANALYSIS: 

41 

  15.1 Fixed Cost: 

For 50 Quintal NTFP Business 

42 

15.2 Variable Cost  

for 50 Quintal Business 

42 

15.3 Break Even Point Analysis  43 

15.4.Fixed Cost:  

For 100 Quintal NTFP Business 

44 

15. 5 Variable Cost  

for 100 Quintal Business 

44 

15.6 Opportunity Mapping   46 

15. Opportunity Mapping (100Q)  48 

16.8Cost Sheet for300 Quintal NTFP Business  50 

x  

 

 

Table ‐1                Study Area Details: District Udaipur………………………………………...….…4 

Table ‐2                Showing financial Status of GVK…………………………………………………..14 

Table‐3                  Showing Comarigion between Various Institutional Models…….….15 

Table 4:                 Production Estimation for the Cluster (Selected Village)………..…….23 

Table 5:                 Target Quantity for the Cluster to Start the Business…………….……..23 

Table 6                   Showing responsibility allocation…………………………………….………...29 

Table 7                   Showing Estimated Budget of different village of the cluster……....30 

Table 8                   Showing logistics details of Storage point………………………….……..…31 

Table 9                   Showing Purchasing Details of Administrative work…………………...31 

Table10                    Details of Managers Responsibility……………………………………………..32 

Table 11                 Procurement Guide line of Mahua………………………………………….….33 

Table 12                    Price fluctuation in Market………………………………………………...………36 

Table 13                    Details of Packaging material with Price……………………………….…....39 

Table‐14                 Details of wage for Loading in trucks……………………………………...…40 

Table‐15                 Details of transportation……………………………………………………….......40 

Table: 16 &17         Details of Fixed Cost and Variable cost for 50 Quintal Business…....42 

Table 18&19           Details of Fixed Cost and Variable cost for 100 Quintal Business….44   

Table: 20 & 22        Showing Operational Cost per Kg.........................................................…........46 

Table 21 & 23         Shows Viably of the Business………………………………………………47 &49 

 

 

List of Tables: 

1 | P a g e

1. INTRODUCTION 

 

 Rajasthan is 11% of the country's geographical area. It is situated in the northwestern part 

of the Indian Union and lies between 23º30´ and 30º 11’ North latitude and 69º 29’ and 78º 

17’ East longitude. It has only 9.5 % of total geographical area recorded as forest. The state 

is  girdled  by  Punjab  and Haryana  states  in  the  north, Uttar  Pradesh  in  the  east, Madhya 

Pradesh in the southeast and Gujarat in the southwest. The forests of Rajasthan are spread 

unequally in Northern, Southern, Eastern and South Eastern parts. The forests are mostly 

adapho‐climatic climax forests. The extent of Natural Forest in Rajasthan is not only one of 

the  lowest  in  the  country  but  also  the  lowest  in  terms  of  productivity  of  forest.  NTFP 

collection and selling is an important source of livelihood for the forest dwellers of Udaipur 

District, Rajasthan. In the last decade, the NTFP management system in the area has gone 

through  a  lot  of  changes.  The  study  tries  to  analyze  the  past  years  experience  of  NTFP 

business  (especially Mahua)  and  various dimensions of  it. Mahua  (Madhuca  indica)  is  a 

large  deciduous  tree  growing  widely  under  dry  tropical  and  sub  tropical  climatic 

conditions. It  is an important tree for poor tribal peoples of Udaipur district as they have 

great value for its flowers and its seeds known as Dolma. The trees with the best girth in 

the  forest  are  often  protected  and  cared  for  by  forest  dwellers.  The  tree with  its  useful 

flowers and multipurpose fruits can be a great relief to poor people when an unusual dry 

spell  can  destroy  most  other  crops.  In  rural  areas  of  the  state,  tribal  and  other  forest 

dwellers depend so much on the Mahua flower during days of scarcity period. 

                   As part of the Management Traineeship Segment, a study of business analysis in 

both  financial  and  operational  aspect  of  NTFP  Commercialization  was  carried  out  to 

understand  the various  initiatives  taken by Seva Mandir  (NRD Unit).  In order  to  identify 

challenges for the organization in current and future context different concepts that were 

learnt  in  the  classroom  were  utilized.  The  period  of  the  study  was  from  the  14th  of 

September to the 20th of  January 2008.  It  is an occasion  for  the organization to assess  its 

success over the past year following the efforts taken by NRD Unit. 

 

 

 

2 | P a g e

 1.1 Organization Overview: 

 

                 Seva Mandir was established  in 1968 by Dr Mohan Sinha Mehta, an educationist 

from Udaipur in Rajasthan, India. Seva Mandir operates in the southern part of Rajasthan in 

the  form  of  a  NGO.  Seva  Mandir's  work  area  encompasses  626  villages  and  56  Urban 

Settlements.  Majority  of  these  villages  are  located  in  Udaipur  District.  In  total  the 

organization  reaches  out  to  around  70,000  households,  influencing  the  lives  of 

approximately  3,  60,000  persons.  Seva  Mandir  began  its  work  in  the  field  of  adult 

education, later expanding to encompass a wide variety of interventions spanning natural 

resource management (NRM), primary and continuing education, health systems, women’s 

empowerment,  early  child  care  and  development  (ECCD),  alternative  income  generation 

activities (IGAs), and people’s institutions at the village level. Seva Mandir’s philosophy of 

development is based on the Gandhian concept of constructive work,  in which people are 

able to achieve ‘development’ or swaraj only through the very process of working for their 

own  development.  This  places  communities  at  the  centre  of  the  development  process, 

rather than merely as beneficiaries of externally driven agendas. Thus, at the very core of 

Seva  Mandir’s  work  is  a  participatory  process  that  seeks  to  bring  people  together  in 

dialogue  on  the  issues  that  affect  them  and  to  engage  in  collaborative  efforts  to  address 

them 

                Seva  Mandir’s  work  on  restoring  and  enhancing  productivity  of  the  natural 

resource  base  in  its  work  area  dates  back  to  the  1970s.  Land,  water  and  forests  play  a 

major role not only in strengthening sustainable livelihoods but also in contributing to the 

development of social solidarity. Indeed, many of the strongest village institutions that Seva 

Mandir works with are  those  that have collectively resolved conflicts over  their common 

lands.  At  present  the work  includes  afforestation  –  on  both  private,  common  and  forest 

lands; developing water resources for agricultural, livestock and human needs; promoting 

sustainable agricultural practices to improve crop productivity and diversity; and engaging 

in  policy  advocacy  and  networking  to    share  lessons  and  insights  with  the  rest  of  the 

development sector. 

 

3 | P a g e

1.2 OBJECTIVES OF THE PROJECT  

 

To help the people/members of the FPCs to get proper prices/ of the collected 

NTFPs (Mahua with major Focus) and their labor days spent while doing it. 

To introduce economies of scale through pooling of the produce. This will also 

enable Value addition of the pooled produce in such a way so as to fetch the best 

possible price for the NTFP. 

To  enhance livelihood portfolio through collective action 

To strengthen Van Utthan Sangh as well as the forest protection committees as an 

institution capable of providing incentives which it has been promising. 

 

Strategy: The strategy adopted to achieve the above objective is:

Understanding the current supply chain of the Mahua,

Identifying the various stakeholders involved in the value chain,

Designing a financially viable model which gives benefits to farmers by giving them

proper value for their produce and

Exploring the possible value addition options for Mahua flower and seed.

2. METHODOLOGY: 2.1 Location: 

The  location  constitutes  a  cluster  of  six  villages  namely  Som,  Bhamti  and  Garanvas  and 

Mangara,  Nayakhola  and  Dala.  The  reason  for  these  villages  being,  they  had  descent 

productivity of Mahua and enjoyed good connectivity with the markets. All these areas are 

coming under jhadol Block of Udaipur District.  

2.2 Data Requirements:  

To get sensitized regarding the production potential of  the village and to know the ground 

realities of the village life it is very much necessary to know the demography, social structure 

and  dynamics,  infrastructure  facilities,  agro‐climatic  resources,  forest  Resource  and  other 

village economy, village organizations and people’s institutions etc. so various data related to 

it were collected. We divided it into two major classes: Quantitative and Qualitative.  

4 | P a g e

 2.3 Sources of Data 

 Primary Sources:  

Interviews, case studies, Meetings with villagers, Focus group Discussion of  the village and 

sample survey formed our primary data sources. 

Secondary Sources: 

 The  data  collected  from NRD  Department  of  Seva Mandir  and  ,  data  collected  from  the 

Forest Department . To ensure the production and to know the marketing channel  we have 

collected data from various Traders operating in the cluster 

 

Table ­1                                     Study Area Details: District Udaipur 

Village Names    GVK Fund(Rs) ***           Block  Forest Range 

SOM   200490   Jhadol  Phalasia 

Bhamati   681406   Jhadol  Phalasia 

Garanvas   14781   Jhadol  Phalasia 

Mangara   48229   Jhadol  Phalasia 

Nayakhola   176458   Jhadol  Phalasia 

*** All those data taken from GVK unit. The data shows the 2008 July Check list of GVK Unit,

Seva Mandi 

2.4 Limitations: The limitations remain in this study due to certain field based constraints such as:

• Limited sample size due to language constraint.

• Unavailability of precise data towards the quantity of the produce.

• Limited availability of literature on the topic and secondary data.

• Lack of presence and interaction with villagers towards community meetings because of

Rajasthan State Election.

• The limited time frame available

 

5 | P a g e

3. RATIONALITY OF THE PROJECT: 

This study could impact on intuition in the capacity building of tribal and forest dependant 

people.  It will  also helpful  for  the  traders and organization working  for NTFP marketing. 

This  intervention  can  be  apparent  in  from  of  developing  policy  and  legal  framework  for 

channelization of NTFP in national markets. It will avoid or eliminate the middle man from 

the  NTFP  trading  so  that  the  poor  tribal  people  will  be  in  a  position  to  enhance  their 

income  in  various  seasons.    The main  aim  of  this  project  is  to  compare  all  the  possible 

intuitional  model  for  NTFP  Commercialization  and  choosing  the  best  among  them  for 

Business.  This  study  also  helpful  to  different  NGO’s  for  their  developmental  work  and 

promotion of livelihood planning in long term basis. It will also helpful to know the impact 

of  NTFP  collection  in  the  ecology    and  biodiversity  Conservation.  At  the  village  level 

multiple buyers system (LAMP) has failed to trade NTFP in all forest areas. The old traders 

and  their networks still  continue  in  the NTFP  trade. Thus  in most situations  the primary 

gatherers are left with little option to sell their produce. So here the study tries to develop a 

village level institution through which NTFP trading will be done without exploitation and 

the tribal’s will get better price. 

 

 

 

 

 

 

6 | P a g e

4. PROPSED BENIFTS FROM THE PROJECT

 

4.1 Tangible Benefits (monetary)  

 

As on date the monetary benefits accruing from the project shall be in the form of the 8 % 

commission  that  the  Agent  shall  get  through  the  Rajas  Sangh  for  selling  the  collected 

produce. Therefore the net rate of return from the investment turns out to be 8%. 

 

4.2 Intangible Benefits (Social Benefits) 

 This shall be in the form of reduced exploitation: ­ 

 

• The fair prices/returns that the average collectors shall get due to directly 

selling at    the rates specified.  

• Correct weighing practices will lead to the correct accrual to the collector. 

• Benefits of the economies of scale shall accrue to the committee in the form of 

lesser administrative costs etc. 

 

4.3 Advocacy Rights: 

Once the FPCs start dealing in the produce they can also look into advocacy issues  

• Ownership Rights. 

 

• Issue of transfer of revenue from the Rajas Sangh to the collectors. 

 

• Ensuring a decent price for the collectors so that they are not caught in the 

vicious web of the middlemen. In many cases the declared prices of the NTFPs 

does not reach the collector due to false weighing etc. 

 

• Training and capacity building of the collectors regarding the correct methods of 

collection and harvesting of the NTFPs. 

7 | P a g e

5. PROJECT BACKGROUND: PAST EXPERIENCE OF MAHUA BUSINESS AT 

VILLAGE SOM 

 

Som is situated in the Jhadol Block of Udaipur district in Rajasthan. Som is well‐known for 

its natural resources. Many people in Som depend on natural resources and especially on 

Forest. But  the  forest dwellers were exploited  for many years by various middleman and 

traders. They never got the fair price for NTFPs or the MSP provided by the Government.  

The  government  (Rajesh  Sangh)  collect  NTFP  through  LAMPs  but  it  has  also  many 

limitations  and  constraints.    So  Seva  Mandir  thought  to  intervene  in  the  NTFP 

commercialization work  to help  the people  to  get  there minimum price  through  its NRD 

unit.  The basic  principle  followed  in  this was  collectivization of NTFPs.  Before  going  to 

intervene  in  this  domain  a  pilot  study was  taken  by Mr.  Vivek  Vyas1  (Seva Mandir)  and 

other  staff  members  to  know  the  feasibility  of  such  an  intervention.  Initially  the  role 

allocation  and  responsibility  distribution work  started  in  the  village  for NTFP  Collection 

and  storage.  The  FPC  took  the  responsibility  to  look  at  all  activities.  The  initial  grant 

provided by Seva Mandir was Rs 75000  to  the FPC account.  It was decided  to  collect 50 

quintals on an experimental basis. The price fixation mechanism started in the village with 

discussions by the members of FPC. It was decide that the price should be more than the 

local market or the trader’s price offered. With common concerns it was decided to collect 

NTFP (Mahua) at a rate of Rs 8.50 per kg (This was fixed by considering the Local market 

price  of  Mahua  Rs  8.00  per  kg).  Initially  the  decision  was made  to make  two  collection 

centers  and  building  the  storage  point.  Then  the  storage  point  was  constructed  in 

Shambhulal  ji’s  house2.  But  unfortunately  it  was  collected  in  one  collection  center.  But 

during all those activities FPC faced many problems because of  the haste with which they 

carried out all the activities. The collection was good and it crossed more than 55 quintals. 

Then the collection stopped and the remaining NTFP was stored in the storage point. After 

that  the  institutional  linkage  was  done  and  all  material  was  sold  to  Rajas  Sangh.  All 

operational expenses were adjusted from the grant money provided by Seva Mandir. At last 

1 Mr. Vivek Vyas is Working as Development Professional in NRD Unit of Seva Mandir 2 Shambulal JI is one of the Member of FPC in SOM Village and actively associated with Seva Mandir.

8 | P a g e

the FPC committee received Rs. 59000 from Rajas Sangh for the 55 quintal material sold. 

After  the  final calculation  it was  felt  that FPC had a profit3 of Rs. 8000. So  the profit was 

again redistributed among the primary collectors( Actually when . Being our first attempt 

in Mahua Flower trading various problem and difficulties were faced . Some of these were: 

 

 

5.1 Problem in Storage and weight Loss: 

 

Storage and value addition  is  the most  important  thing  in  the whole process. During  the 

pilot we did not have enough guidelines to ensure good quality material and also we lagged 

in  storage mechanism. We  stored  it without  regards  of  the  pest  control  activities  in  the 

building made for storage. But we need more storage practices for this, we will discuss this 

issue more in next chapter. Basically we have to take greater care for the weight loss and 

pest attack by adding  natural pesticides or preservatives, if we are thinking to store Mahua 

for a longer time and sell it in the market at a higher price.  

 

5.2 Problem in Accounting & Record keeping: 

 

Being the 1st year, accounting and records could not be maintained properly due to lack of 

proper  training  for which  the  committee  faced  problems  in  the  settling  of  accounts  and 

payments.  In  last  year  business  FPC  did  not  have  any  receipt  system  for  payment  these 

payments ware done  informally. There was no proper  track record of  the payments. The 

FPC did not have also any counter receipt of payments made in its procurement activities 

nor  the  villagers  who  gave  their  commodity.  The  stock  book  maintenance  was  not 

systematic, that is why FPC faced some  problems like, profit sharing and monitoring. Last 

year  there  was  no  format  to  record  the  shareholders  names  and  business  activities.  So 

when  the  profit  was  redistributed  family  wise  then  the  problem  of  recognizing  who 

belonged to which family became an issue. So we need an accounting system where we will 

have  a  sufficient database  and official  records of  our procurements  and payments  of  the  3 The MSP price is Rs 10 .00 per Kg. Initially we offered 8.50per kg of Mahua, so the rest amount 1.50@kg adjusted from the amount Rs 8000. And when we are doing business with Rajas Sangh the net profit is very less

9 | P a g e

business.  This would  then make  things  easier  at  the  time  of  profit  distribution  and  also 

audit work in the long term and for better transparency 

 

 

5.3Problem in Profit Sharing: 

 

During procurement it was decided that, If any profit will be earned that will be distributed 

among the villagers. If any loss will occurs then that was to be faced by SevaMandir but not 

by the villagers. During procurement activity the villagers were paid 8.50 (with respect to 

the local market price) per kg of Mahau flower. After procurement the  Mahua flowers were 

sold  to Rajas Sangh at  the MSP and Rs 59000 revenue received  from Rajas Sangh.  It was 

decided  that  the villagers  should get  the MSP  fixed by  the Rajas  sang,  so  they should get 

1.50 /kg more for the Mahua flower. Then it was decided by NRD unit to give Rs 1.5 per one 

kg  in equitable manner. But some suggestion comes to distribute the amount  in an equal 

manner. But this issue resolved by the villagers and profit distributed in equitable manner. 

So from the beginning of the business the bylaw of profit distribution should be cleared and 

standardized.  

 

5.4 Problem in Price Fixation: 

The  main  challenge  in  the  NTFP  commercialization  work  is  fixating  the  price  of  the 

commodity  (NTFP)  and offering  to  the  forest  dweller.  There  is  no  certain  fixed price  for 

Mahua in the market. The price fluctuate day to day basis and season to season. So last year 

it was decided by FPC and Seva Mandir that we should offer a price rate which should be 

slightly more than the local market price. The objective behind this decision was to collect 

and creating interest among the NTFP collector to sell their produce to FPC Committee nor 

to the traditional Traders. The problem is NTFP collector’s wants instant money, when we 

do procurement activities. Rajas sangh will provide  MSP after procurement but that is after 

three month of procurement. The NTFP collector cannot wait for such a long time. So if we 

will not provide good price than the traders, then NTFP collectors will sell to the Traders. 

So here we have to watch the price of Local market and Big Mandi Markets of Udaipur. 

 

10 | P a g e

6. PLANNING FOR NTFP BUSINESS IN THE CLUSTER FOR 2009­10 

FINANCIAL YEAR 

The objective of the project was to construct a marketing model for the trading of the NTFP 

(Mahua) for the villages Som, Bhamti, Mangara, Nayakhola and Garanvas,. For this, first of 

all it was required to find out the feasibility of such a project taking into consideration the 

social aspects, the financial analysis and most importantly; the willingness of the people to 

undertake such a project. This  required a detailed discussion with  the villagers of all  the 

five  villages  as  well  as  the  traders  to  know  the  intricacies  of  the  trade  and  gauge  the 

potential of the villages towards a co‐operative trading body.  

6.1 The main objective of the NTFP Commercialization Planning is:­ 

 

• Facilitating the process of cooperative formation, management and business 

• Exploring new territory and strengthening broad territories 

• Capacity Building  through Market Facilitation 

• Arranging working  capital  from revolving  fund established at  its  level  at very  low 

interest rates. 

6.2 Core service:  

 

These  cooperatives  have  been  formed  exclusively  with  NTFP  gatherers  to  address  their 

common need of proper marketing of  their produce and  thereby earn a  fair  return. Core 

service of these cooperatives is shaped on the aforesaid common need. 

 

6.3 Support Service 

 

o Forest Management and Biodiversity Conservation awareness 

o Sustainable Harvesting 

o Introducing Scientific storage Mechanism 

 

11 | P a g e

6.4 Business Model:  

 

These  cooperatives  follow commodity pooling based model of procurement, which  seeks 

low  working  capital  requirement  and  can  better  withstand  the  vagaries  of  market.  The 

produces brought by the members are kept with the cooperative and not ‘purchased’ and a 

pooling advance is being given. Final distribution price is arrived at only after completion 

of sale of the produce. Even out of their due advance members leave 20% of it as ‘running 

share’ in order to keep requirement of working capital low. 

Chart­1 Business Process Flow 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6. 5 Procurement Policy: 

 

Each cooperative formulates a season‐wise, commodity specific procurement policy, which 

guides  the  cooperative  business.  The  procurement  policy  speaks  of  quality  standards, 

verification  methods,  storage  methods/  place,  procurement  time,  sustainable 

harvesting  principles,  roles  &  responsibilities,  advance  rate  fixation  procedure, 

payment system and record maintenance. 

 

 

Primary Collectors

FPC (Value Add) Seva Mandir

FPCs

Retailer/ Retailing

Rajas Sangh

Tribal’s Women Child Individual family

Membership Profit Sharing Fund Availability Procurement Storage Value Addition

Technical Support Forward and Backward Linkage Human resource

Whole Seller

12 | P a g e

6.6 Risk Bearing: 

  

The collective business has enhanced the risk bearing capacity  of  the member’s manifold 

who all live below the poverty line and have negligible capital base. 

 

6.7 Possible Source of Value Addition: 

 

 

 Chart: 2 Possible Value Addition in NTFP  

Time Utility 

This refers to the increase in value due to storage of the produce. This is already being 

done  in some cases  like Mahua. Traders store the excess produce of Dolma  seeds and 

sell it in the months of winter when they are in short supply. Thus they benefit through 

sale of the produce in the off‐season  

 

 

 

March- May Flower Price- Rs 6 to 7 June- July Flower Price Rs 8-10 Aug- September Flower Price Rs 10- 12 Sept- January Price-Rs 14-18

Flowers Drying Grading Storage Application of Preservatives Liquor Edible Purpose

Village level Nearest Market Block HQ Nearest City Outer market

13 | P a g e

Form Utility 

 This entails change in the form of the produce through processing so as to bring about 

increase  in  the  value.  But  it  is  very  difficult  I  the  context  of  Mahua  change  in  value 

addition and add value 

Place Utility  

This  helps  in  fetching  better  price  for  the  produce  through  transportation  of  the 

produce to such areas where it is in greater demand such as Udaipu 

 

 

6.8 Developing the Proper Marketing Channel: 

 

 

 

Chart-3 Proposed Marketing Channel of Mahua at Udaipur

Nearest Market Trader (Big Trader) Option 3 

LAMP Agent Traders 

    Rajas Sangh           Option‐1 

Big Players in Udaipur, Ahmadabad: Option‐2 

  Open Market   Udaipur District   Consumers 

Auction Village Level  

Micro Enterprise  (Value Addition) Direct selling 

Primary Collectors 

      Consumers 

14 | P a g e

6.9 Profit Distribution or Profit Sharing: 

 

Profit  distribution  will  be  done  to  the  members  only.  And  the  main  agenda  of  profit 

distribution is to share the profit in equitable manner but not in equal manner. This means 

the  profit  will  be  divided  on  the  basis  of  patronage  in  the  total  amount  purchased  or 

collected. The profit per kg will  be calculated and accordingly we can give  the amount  to 

the  stake holders. The profit  sharing will be done  family wise  not  individual wise. Anthe 

family enrolled under  the FPC or Cooperative has  the right on Profit. Those people don’t 

have membership but participated  in  the business  they will not  allowed  to get  the profit 

amount Now we will discuss in details how we should approach from the beginning of the 

entire process. For this we have to prepare the work break down structure and the activity 

chart of each and every activity. So that that chart will be act as the guideline to do every 

single activity 

 

6. 10 Planning For the Cluster and its Details4: 

Village Names

Target Quantity

No of CC

Estimated Budget (Rs)

GVK Fund(Rs) Possibility

Total FD Saving Cash in Hand

SOM 100 1 59000 200490 75197 68113 57180 well

Bhamati 50 1 59000 681406 620521 55963 4939 well

Garanvas 50 1 59000 14781 0 13540 1241 Fund Deficit

Mangara 50 1 59000 48229 35000 13229 0 Fund Deficit

Nayakhola 50 1 59000 176458 150000 26458 0 well

Total 300 quintal

6 295000 923364

Table No -2 Showing financial Status of GVK

Interpretation 4 All those data taken from GVK unit. The data shows the 2008 July Check list of GVK Unit, Seva Mandir

15 | P a g e

7. POSSIBLE INSTITUTIONAL MODELS FOR NTFP BUSINESS

Parameters  Self­help groups  Cooperatives  FPC  

 

GVK  CIG 

Size/ base  Limited size 

(10‐15 members) 

Broad‐based; 

Open ended 

( more than 15 ) 

Limited  

 

opened  Limited 

Vision  Limited  vision. 

Basic  orientation 

has  been  on  thrift 

&  credit.  Being 

small  in  size  it 

normally  starts 

with  saving 

operation,  which 

is easier. 

Definite  set  of 

principles,  norms 

having  a  vision 

followed  by 

different  mission 

to  do  trading  of 

NTFP 

Primary focus is 

to look JFM and 

forest protection 

 

Secondary  

objective is NTFP 

Trading 

   

Legal entity  No legal back‐up 

Except Banks  

Recognised  as 

body  corporate 

under law 

 Recognised by 

law 

No Legal 

Back ‐Up 

No legal 

Back‐Up 

Membership 

 

Limited/ 

restricted    not 

concern  for  the 

community 

Open  to  eligible 

persons.  And 

concern  for  the 

whole 

community. 

Not concern for 

the whole 

community 

Limited  Limited 

Economy  of 

Scale 

Very difficult 

Cannot  be 

achievable 

Can be achievable  Can be 

achievable 

Can be 

Achievable 

Difficult 

Participatio

n  in 

business 

Less Concern 

 

Many  time 

More Concern 

 

Competitive 

Well 

Participation 

 

No 

Well  Well 

16 | P a g e

confined  to 

female 

membership 

only 

ness  to  earn 

profit 

 

compulsion 

 

No Mandatory 

ness 

Viability  Less viable  Viable  Viable  Viable  Not Viable 

Role of govt.  More  interference 

in  absence  of 

clearly  defined 

legal position. 

Non‐interfering 

facilitative role as 

enshrined  in  the 

governing act. 

 

****** 

Least  Least 

Fund 

Availability 

Deposits 

against 

Saving 

Bank 

MFI 

Loan from 

Can  be  taken 

from  the 

Banks 

Rajash  Sang 

another 

Alternative 

Grant  based 

Funding 

No Financial 

support from 

Bank for 

NTFP trading

Grant based 

funding by 

NGO 

 

*******  ******** 

Ownership  Limited to 10‐15 

people 

All Members  All members who 

are under FPC 

Open  Limited 

Profit 

sharing 

Equal  Equitable  Equitable  Equitable  Equial 

Supervision 

Monitoring 

Less         Less  More  More  Most 

Support 

Service e.g. 

Health camp 

Limited 

 

Well   Well  Well  Less 

Risk Bearing  Less  Well  Less  Well  well 

Table­3: Showing Comarigion between Various Institutional Models 

17 | P a g e

7.1 Interpretation 

These are the possible institutional model we can opt for possible collective action of NTFP 

Commercialization.  Apart  from  it  Government  arrangements  are  also  working  for  NTFP 

through LAMPs. So now the question is whether to go and strengthening the old institution 

which are already existing or forming a new village level institution for NTFP trading. This 

table  gives  a  clear  understanding  regarding  the  various  drawbacks  and  strength  of 

institutions.  From  the  above  comaragion  we  get  a  clear  understanding  that  the  best 

possible institutions for NTFP trading are Cooperative, FPC (Forest protection Committee) 

and GVK.  But the dilemma is whether Forest department will give transit pass to all those 

institution or not.  It’s  clear  that  the  forest protection Committee  and  cooperative will  be 

not  a  problem  with  respect  to  transit  pass  and  legal  back‐up.  So  further  discussion  is 

required  at  Policy  level  to  take  the  appropriate  institutional model. Whatever  the model 

will  be  the  operational  process  will  be  almost  same  in  NTFP  trading.  So  Looking  all 

parameters we  thought  that  the FPC and Cooperative  institution  are  the good option  for 

doing business. 

8. GOVERNANCE STRUCTURE OF FPC /COOPERATIVE NTFP

BUSINESS:  

 

Chart­4 Showing Organization structure 

18 | P a g e

The governance structure will consist of the people who will have the decision making authority.

This may be formed by the FPC members involved in setting up centers for collection of selected

villages where centers are set up. It will consist of one representative from each hamlet of village

where centers have been set up. In order to ensure maximum participation and due representation

from the entire centre’s, representatives will be replaced after a fixed duration. This body will

decide upon the pattern of profit distribution every season. This body will also consist of a Zonal

worker employed by Seva Mandir who will be the link between the centre and the market. His

job will be to:

• Be updated himself about the latest market prices of Mahua and inform the sanchalaks

about the same from time to time

• Determine the procurement price for each day based on market information

• Monitor for proper functioning of centers

• Ensure that correct entries are being made at every centre

• Ensure that the norms regarding loan and interest repayment to GVK are met for every

centre

8. 2 Operating structure-the implementing body

It will consist of the entire elected member who will run the centers. Details process we will

discuss in the subsequent chapter. One procurement manager will be appointed for the

procurement and payment activity Minimum qualifications for a person to become a centre

procurement manager are as follows:

• He/she should not be attached to Seva Mandir in any programme directly

• He/she should be at least 10th pass

• Preferably he/she should be the one who is unemployed and not working anywhere else

• He/she should have attended one day training module at the zone office

19 | P a g e

His/her job will be to:

• Carry out the collection after confirmation of price by the Secretary

• Maintain adequate stock of stationary, packing bags and essential items like weights for

measurement

• Distribute the profit among the villagers in proportion to their patronage

• Keeping daily record of quantity collected and number of people who sold the fruit

• Act as link between the governing body and the beneficiaries

8. 3 Benefits from the centre

Increase in economic profit  

It will also help to build entrepreneurial skills among the villagers

It will help in increasing the credibility of Seva Mandir over a period of time

Will improve the living standard of people

Ultimately, this type of arrangement will help in building an institution which will

increase the binding among villagers

20 | P a g e

9. ORGANISING MICRO ENTERPRISE IN CLUSTER LEVEL 

21 | P a g e

9.1Work Break down Structure: For NTFP Business Development:

Chart-5 showing Work Break Down Structure

22 | P a g e

10. CLUSTER DEVELOPMENT  

 

10. 1 Identification of Area 

Identification of Area is the most important job in the whole process. Initially availability of 

raw material and production estimation are the important task to be done. For this activity 

we have to go and see the availability of tree species (especially the Mahua trees) and its 

ownership.  During  cluster  identification  another  important  component  is  to  decide  the 

operational area and its nearest market. Also we have to know the level of exploitation and 

the willingness of the villagers to carry out the business. In cluster identification a detail list 

of  the  various  existing  institution  working  on  that  area  should  be  analyzed  for  better 

intervention.  In  this  step  initial market  research  is  also  required  for  all  sub  activities  to 

know the external and internal environment. So basically we have to gather data of the last 

couple of year’s price  in  the nearest markets of  the operational area and detail  list of  the 

private players present on that cluster and the value chain of the Product 

10. 2 Production   Estimation/ Target Fixation for the Selected Village   : 

Once  it will decided to work  in the selected Village. The next  step  is  to estimate the total 

production and the target quantity for that particular village. Last year in village  SOM the 

target  quantity  was  estimated  for  collection  of  50  Quintal  Mahua  flower.  It  is  crucial  to 

decide  the  target  quantity  in  the  very  fast  year.  In  the  initial  year  the  feasibility  of  the 

project  is  not  guaranteed  and  secondly  traders may  not  accept  this  type  of  intervention 

.Traders may form Cartel and hamper the Business.  So in the initial years we will have to 

start the business with very carefully. The Quantity in the new village should be maximum 

82 Quintals and in SOM it can be up to 100Quintals. The Collection quantity also dependant 

on  the  fund  available  in  GVK  of  the  village.  During  production  estimation  we  have  to 

analysis the various operational costs and BEP5 of our business.  

 

 

 

5 For Details of BEP (Break Even Point) please see the Annexure.

23 | P a g e

Table 4: Production Estimation for the Cluster (Selected Village) Village Names  Minimum Production(Quintal)  No of Trader  Nearest Market 

SOM  216  12  Phalsia 

Bhamti  100  6  Phalsia 

Garanvas  192  10  Phalsia 

Mangara  195  5  Phalsia 

Nayakhola  180  10  Phalsia 

Total  883  43  Phalsia 

Source: Primary Market Survey

These data’s were collected from the primary market survey in the cluster. We have taken 

the  average  of  production  of  last  three  years.  The  village  wise  data  collected  with  the 

interaction with village traditional traders. 

Table 5 : Target Quantity for the Cluster to Start the Business 

Village Names   Target Quantity  No of Collection Centres  Estimated Budget(Rs) 

SOM  100  1  59000 

Bhamti  50 1  59000 

Garanvas  50 1  59000 

Mangara  50 1  59000 

Nayakhola  50 1  59000 

Total  300 quintal  6  295000 

  Source: Taken as Assumption 

 

It  is  the  responsibility  of  the  Zonal  worker  with  Professional  (NRD  Unit)  to  decide  the 

collection  and  the  production  estimation  for  the  village.  Figure  of  Collection  Quantity 

should be available to the Committee for better decision making. 

 

 

24 | P a g e

10. 3 Discussion with GVK Unit and Samuha for Fund Arrangement 

(Fund, interest rate, Time limit) 

 

Fund availability is one of the important factors for every business activity. During financial 

year  2007‐08  an  amount  of  Rs  75000  fund  was  given  to  the  FPC  as  a  grant  from  Seva 

Mandir to FPC SOM to do the NTFP Business. But Seva Mandir will not be in a position to 

provide  grant  to  the  whole  cluster.  Every  time  when  we  will  upgrade  our 

commercialization activities to larger scale, we will have to arrange more working capital. 

So we have to arrange that amount from some other source. The possible options for fund 

are money available with GVK Fund. But GVK  fund  cannot be  taken  as  grant  amount.  So 

certain rate of interest we have to charge on FPC for the fund. Now it is very difficult to say 

that every time the FPC will have profit in NTFP business. The GVK fund is the property of 

whole village but in NTFP business it may happens that whole villagers will not participate. 

Only the forest dwellers will participate in the process. So if loss occurs we cannot give the 

loss burden to the whole village, the burden should be carried out the stakeholders of NTFP 

business. That’s why it is important to discuss with the villagers investing the GVK fund in 

NTFP business. Points to be considered during the Discussion: 

1: Availability of Fund 

2: Amount with Saving Account and in Hand 

3: Interest Rate for the Financial Year 

4: Pay Back Period of the Fund 

5: Contribution to GVK if any profit earned  

In general we can take loan from GVK with common concern with a interest rate of 4% per 

annum provided all villagers will agreed to the proposal and participate in the Process. It 

may also happen that the GVK will not charge any interest on the loan amount in the initial 

year for starting the business.  

 

Responsibility: 

  

The main responsibility to take the decision is with the villagers on the issue. The process 

of decision making will be facilitated with the Block Coordinator with the GVK in charge of 

25 | P a g e

the Block. In this process of facilitation the main agenda should be the decision to take the 

fund of GVK and invest it in the NTFP business and the second agenda should be the rate of 

interest should be charged to NTFP FPC/ Cooperative for the business,. The time frame is 

required be discussed  in  the meeting. During  this process  the  all  details  of GVK must be 

discussed, like the amount availability, the amount in the form of fixed deposit, the amount 

availability in Bank as current savings and etc. 

10. 4 Linkage with Rajas Sangh and other Private Players: 

 

After  the  process  of  meetings  and  fund  availability  work  finished,  we  need  to  link  our 

program with Rajas sangh. Because without linkage to Rajas Sangh it will be very risky to 

carried out the business in the cluster. Basically we need to link our intervention with Rajas 

Sangh  having  two  objective  that  are,  the  first  one  is we  have  to  hedge  our  risk  of NTFP 

business.  The  second  one  is  to  achieve  the  legal  support  for  our  business  from  forest 

department. Once we will link our program to Rajas Sangh then the FPC or any form of the 

village level institution have the legal authority to carry out the business. So the FPC has to 

apply to Rajas Sangh for taking the permission of NTFP trading. The Rajas Singh’s MSP will 

be  counted  as  the  benchmark price  for  the  villagers.  If  any disturbance happened  in  the 

market  price  on  the  financial  year  then  also  we  have  less  risk  regarding  our  product. 

Because we can sell it to Rajas Sangh. 

 

10.5 By Laws Formation: 

 

By laws formation is the next step of institutional building. The FPC/ Cooperative have to 

fix some by laws and guideline for successful business activities. Previous year it was felt 

that  there was no such strong rules and regulation regarding  the procurement and other 

Mechanism like storage and profit sharing. So before venturing the whole process it should 

be very clearly decided and convinced to the entire interested stake holder. Once they will 

agree  on  those,  then  it  will  easier  to  enroll  them  as  the member  of  Forest  user  group/ 

Cooperative. So during fixing the bylaws some points to be considered that are described 

26 | P a g e

below.  It  varies  from village  to  village  and depends  on  the  context  of  business.  Thje  key 

points to be discussed are: 

 

10.6 Membership Terms: 

 

 For membership we will fixed some criteria. 

• The members should have dependant on the forest for  their livelihood.  

• Commitment   towards the FPC and various role perceptions regarding the business. 

• Once the member discontinues from the Institution he/she will not be allowed to 

share the profit of the Business 

• Membership fee should be collected during registration 

• Membership Card should be provided by FPC after registration to Head of the 

enrolled family 

10. 7 Procurement Rules: 

 

• The Pooling Quantity to Collection Center must be more than 5kg in Quantity in every 

time by individuals or by Family 

• The Quality of Mahua should be Grade‐A(1) and Good Color in nature 

• The CC will not receive Black Colored Mahua from Members 

• The CC will not receive wet Mahua  from the Members 

• If wet Mahua with Good quality procured then the price will be lesser for the 

commodity  

• No Pest attacked or fungus attacked material will be acceptable 

• In case of child of the family brought Mahua, then the price will be provided on 

his/her name and the quantity will be with the family account. 

 

 

 

 

27 | P a g e

10.8 Payment Mode: 

• The payment will be given in every seven days/every day by  Card system 

• The payment will be paid to Individual family wise( not individual wise) 

• The payment will  be given according the Grade of the material( Grade given by the 

Manager/President of Collection Center  will be final decision) 

10. 9 Storage Mechanism: 

 

• The material will stored in Cool and dried place 

• If  possible then Bamboo Baskets will be used for storage purpose 

• From all side of the Bamboo basket or place  should be air tighten 

• After one month if Possible one  hard sun draying is required(three days) 

• The Polythene cover should be  covered from all side 

• Application of preservative will be done with presence of President and Block officials 

• The  Final material in godown should be  matched with the Stock Book Records 

• The Manager and watch man will be responsible  for any change in quantity except 

the storage weight loss( max up to 10% with one Business cycle of 12 months) 

• Terms and commission  terms of Storage Points( if constructed in somebody Home) 

10. 10 Profit Distribution: 

 

• The profit realized (if any) will be distributed by equitable manner 

• The Profit will be shared at the end of the business cycle 

• The profit will be calculated after paying the interest rate or any other unpaid 

expenses 

• Profit will be distributed to only the enrolled members 

• Non members do not have any claim over the Profit of the business 

• Only in case of Rajas Sangh trading it may be happen that they will get the MSP 

• The FPC will decided the amount to be kept in GVK from the Profit will be final 

 

 

28 | P a g e

10. 11 Membership Registration 

 

Once  all  the  bylaws  formation work will  be  finished  by  FPC members,  we  have  to  keep 

those by laws in front of all interested villagers. If the villagers agreed on these bylaws then 

they  will  be  registered  under  the  membership  with  an  amount  of  50/100  Rupees  with 

common agreement. The basic idea behind the membership fee was to raise some fund in 

the form of equity for the self sustainability of the institution. And in future this institution 

can  be  enrolled  itself  under  cooperative  society  act  and  became  a  independent  self 

sustainable organization. Processes of membership registration are 

• Awareness regarding  various By laws 

• Clears understanding of Rules and regulations 

• Depositing the Membership fee 

• Issuing the membership Card 

• Updating the membership Card 

• All details documentation of the family and family member 

 

The main responsibility will be taken by the FPC committee and basically by the president 

of FPC committee for membership. The process will be facilitated by the zonal worker and 

all technical details will be handled by the zonal worker for easier process. 

 

10. 12 Price Fixation Mechanism: 

 

Price is determined by the market every time. The demand and supply of material actually 

finalized the price. So we do not have much control over pricing mechanism in the market. 

For our business context MSP will be the minimum bench mark for trading. But the risk is 

in  value  addition  and  to  sell  it  in  outer markets  of Udaipur  and Himmatnagar  instead of 

sailing to Rajas sangh. Then it will be highly challenging to determine the price. According

to initial research6 the prices remain in the range of Rs. 8-10 during the Mahua collection season

(mid April to May) and go up to Rs. 15 to 20 in the off-season. When it is traded back to these 6 Research carried out by IIFM students and Vivek Vhyas

29 | P a g e

tribal villagers for meeting their liquor demand the price increased by 50%. So many a time

fluctuations in price will cause heavy loss and the vice-versa. So it will be better for us if we will

offer the minimum price at the time of initial procurement and after the business cycle we will

redistribute the net profit if any realized out of the business. But the major constraint in this

operation is, it may not be accepted by the villagers or members to sell their product if we (FPC)

will provide the price lesser than the trader provide in new clusters. The villagers will not think

about long-term benefit, they simply believe that trader is giving more money so they should

give them. In the intervened village like Som we can convince the people from our previous

business experience but it will be highly challenging to convince the members of new areas. So

we have to offer the price which is slightly more what the trader proving in the local market.

Responsibility Allocation 

 

A detailed discussion is required regarding the structure of official body to be constituted 

with the collection and the trading rights and absolute legal validity too. The villagers have 

to suggest names for this work and its should be undertaken by the persons who have well 

understanding of Mahua. After a brief discussion on who would be they, we have to chek 

the willing ness to operate those elected members.We cannot do all those activities by our 

self or taking all members. It is not also possible to take the concern of individual member’s 

every  time  for  the  decision making.  So  once  the membership  activities  finished  we  will 

have  to  do  a  small  election  among  the  members  to  choose  Some  person  for  certain 

responsibilities. We have to do like this:‐ 

 

   1.Building of Storage Point  ‐ Responsibility goes to” Elected Members X, Y, Z” 

2.Purchasing of weighing Machine‐ Responsibility goes to – President+ Zonal worker 

3.Supervision of Procurement‐ Responsibility goes to‐ Elected Members A, B, C 

4.Packaging and Loading in Trucks‐ Y+B+ Zonal worker 

5, Overall Coordination and Decision Making‐  President +X+A+ Zone Worker 

Table 6 Showing responsibility allocation 

30 | P a g e

11. ESTABLISHMENT ACTIVITIES: 

11.1 Purchasing weighing Machine 

 

Before the Procurement starts we have to be ready with all supporting activities. So during 

the  procurement  the  first  thing  is  to  weight  the  raw  materials  brought  by  the  primary 

collectors and give them the price according to the weight of the material. So Purchasing of 

weighing machine is nessecery after cluster development work. 

 Village Names   No of Collection    Centres   Estimated Budget 

SOM  1  5200   

 

 

26000 

Bhamati  1  5200 

Garanvas  1  5200 

Mangara  1  5200 

Nayakhola  1  5200 

Total  6  26000 

Table­7                                  Showing Estimated Budget of different village of the cluster. 

11.2 Building of Storage Point 

 

Building of the storage point is also required before we start out procurement activities. So 

we have to go through following steps before going to build the storage point 

 

 11.2.1 Construction Plan: 

 

Before going to prepare the construction plan we have to check the decision taken by FPC 

regarding  the  estimated  collection Quantity.  Keeping  our  Collection Quantity we  have  to 

design the capacity of out storage unit (Bakhara). In construction plan some critical points 

should be considers that are:‐ 

 

31 | P a g e

The length and breadth of the (Bakhara) 

The height of the Bakhara 

The  Storage unit should be free from Water resource or Rain 

The storage point should be above the Ground( min  one meter) to avoid the 

problem of Seepage and percolation problems 

Bamboo covering or wooden or Cement Brick  use and quantity 

11.2.2 Logistic arrangement 

 

Once the plan is prepared the next step is to arrangement all accessories required for the 

building of storage point. The material and cost involved in all those activities are 

Building Expense in Rs   

Total(Rs)  

Transportation        1000 5000Brick  1250 2 2500 5000Cement  250 2 500 2500Hardware     600 600 3500Labor (@100 Rs/Lab)  12    1200 6000Covering Polythene  2 400 600 3200Total Capital Investment        11600 51200Table­8  Showing logistics details of Storage point 

11.3 Purchasing Office Administrative Cost: 

 

Office and Adm Expense  Unit  Cost  Total Per Village 

For Five Village 

Total    1750

Registers  4  25  100  500 Rubber Stamps  2  50  100  500 Telephone Expenses      100  500 Salary of the Staff    0  0  0 Stationary(Pen/Penil/Eraser)      50  250 Office rent         

1750 Total  350  

Table­9 Showing Purchasing Details of Administrative work 

 

 

32 | P a g e

11.4 Appointing Managers: 

 

 Appointing  the  storage manager/ procurement manager  is necessary before  starting  the 

procurement activities. For this work one person is required who is relatively qualified and 

good in numbers. He has to do the weighing and have to do record keeping of all financial 

activities.  So  he  should  be  well  trained  in  the  procurement  activities  before  doing  the 

business. The duties of procurement manager are: 

3.1 Purchasing  of raw material  Weighing,  

3.2  Grading of raw material  Good Quality checking 

3.3 Drying of raw Material  If  Good Quality wet Mahua will be there 

3.4 Storing in the Storage Box  Transfer the Raw material to storage box 

3.4 Payment @ weighing  Giving payment to primary collectors 

3.5 Receipt Issuing to Member  Also provide receipt for quantity purchased vs Amount 

3.6 Stock Book Updating  Book Keeping( Total Collection/Cash inflow and outflow)/day 

3.7  Reports of Accounting   Reporting to Zone worker every seven days 

3.8 Track Record of Cash Flow   

Table‐10 Details of Managers Responsibility 

11.5 Training for Record keeping: 

 

Training should be given to the procurement manager and Zonal worker by NRD unit 

professional or other agency regarding these issues, like 

o How to issue the receipts and  make entry of details of slips in the Record Book 

o To measure the cash inflow and out flow 

o Every day stock register maintain 

o Updating the Card of the Members 

o Regular tracking of  market information  

o Quality checking and book keeping 

 

 

33 | P a g e

12. PROCUREMENT OF RAW MATERIAL 

 

12.1 Purchasing of raw material: 

 

Purchasing of raw material will be done by the procurement manager which will be trained 

by Seva Mandir in accounting. His job is to procure the material (Mahua) from the members 

or from the primary collectors. The time will decide by the FPC members who are in charge 

of  supervision  and with  the  time  suitability  of  Procurement managers.  The Procurement 

manager will  purchase  the  raw material  on  the price  fixed by  the  committee  previously. 

The Committee is supposed to give the price list and criteria to the Procurement managers 

for  easy  and  effective  procurement.  It  is  also  the manager’s  duty  to  update  the  cards  of 

every member and give receipt for every transaction. 

12.2 Guide Lines for Procurement  

SL NO  Date   Named of MFP  Grade  Price  Special Order 

1    Mahua  Grade I  8.50   

2      Grade II  8   

3      Grade I( wet)  8   

Table: 11 Procurement Guide line of Mahua 

• This  format  chart  always  should  be  kept  with  the  procurement  manager  with 

Collection Center 

• If Possible the market price also we can show 

• Issuing Receipt to the members and make entry in Cash Book 

It is the whole responsibility of procurement manager to look all procurement activities. It 

is also his responsibility to look the weighing machine and other valuable property of FPC. 

The  procurement  manager  is  responsible  for  all  financial  transaction.  The  supervision 

committee  consisting  of  members  A,  B,  and  C  will  facilitate  the  process  and  help  the 

Procurement  activities.  They  are  responsible  any  problem  if  happens  in  the  Collection 

Center. 

 

 

34 | P a g e

12.3 Grading and SUN Drying: 

After procurement of Mahua flowers we need to differentiate the good pest free Mahua 

flowers from the pest attacked flowers.  We can grade like the whole materials like this: 

Grade 1: Yellow Dried Pest free 

Grade 2: Yellow Wet Pest Free 

Grdae3: Wet Mahua 

Grade4: Black Mahua 

 

12.4 Record Keeping/ Book Keeping 

Accounting is a vital process in running any business efficiently and profitably. The main

objective includes all four stages of accounting processes starting from recording financial

transactions in the books of business, classifying the transactions into meaningful and orderly

types, summarizing the accounting data into useful reports and interpreting the financial data to

for better decision making and learning’s. the format of the stock register is as follows The

procurement manager is supposed to update the stock book every day and make entry of all

details of the day transaction. And the stock book should be rechecked and audited in every

seven / fifteen days by the zonal worker for better activity scheduling. The stock book

calculation should be done every day

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

35 | P a g e

13. STORAGE /VALUE ADDITION 

 

In form Utility particularly we do not have much option or scope to do. Most of the people 

use  Mahua  for  preparation  of  country  liquor.  But  we  cannot  go  for  this  because  it’s 

unethical  from our part. And it  is not socially accepted. So preparing  liquor out of Mahua 

flower  and  Marketing  is  not  viable  in  case  of  village  level  institution.  But  yes  we  have 

option for the Mahua fruit called Dolma. We can  go for Oil extraction out of those collected 

seed. If we will collect the Mahua seeds in the same procedure as like Mahau flower and go 

for value addition then that may be one source of value addition in the form. 

 

13.1 Oil Extraction 

 

Setting up a small size oil as a SSI(Small scale industry)  would cost Rs. 1 to 1.25  including 

filtration set up required at a central  level. DWCRA and DRDA schemes could be explored 

for this. KVIC also has schemes that could help setting up of a SSI. Assuming that 3 Kgs of 

ripe gully will result in 1 kg of oil and average price of oil as Rs. 27 a Kg, the returns to the 

primary  collector  per  kg  of  gully  would  be  Rs.  7/  Kg  again  assuming  a  Rs.  2  per  Kg  of 

processing  cost  of  the  gully.  The  percentage  of  oil  content  is  varies  from  30  to  40% 

maximum. 

13.2 Linkage with Soap Making Industries: 

Many industries are coming with various new product. And all industries are now want to 

minimize their cost  in both operational and with the raw material.  In  this context Mahua 

seed oil is one the best substitute of other soap making oil. So if we can link with some Soap 

or  lubricant making  industry  and  sell  them  directkty,  then  it  will  be  one  possible  value 

addition to the product 

 

 

36 | P a g e

13.3 Using Mhaua Seed Cake as fertilizer: 

The  remnants of  extraction  can be used  for Organic manure  in  the  field.  In  the domestic 

market the demand of organic manure  is growing day by day. So  if  the FPC/ Village  level 

institution  can  think  on  this  and  have  market  linkage  with  Organic  manure  Producing 

Company , then we can sell directly to those company and get the benefit. Another option is 

we  can  sell  it  directly  in Udaipur  and Himmatnagar Mandies.  So  that  it will  enhance  the 

livelihood portfolio of the members of FPC. 

13.4 Time Utility: 

The time factor brings with itself one more effect on the revenue to be realized. The Mahua 

flower on being stored starts  losing weight and tends to dry up. This  is good as  far as  its 

longevity or shelf life is concerned as the flower would get blackened and catches germs etc 

if moisture  above  a  certain  level  remains  in  that.  But  it  has  a  negative  impact  since  the 

weight of  the commodity doesn’t remain same as  it was bought a  few months ago. On an 

average, the Mahua flower loses 5 to 6 % of weight over a storage period of 5 months. Out 

of this,  the first three months account  for about  four percent of the weight  loss. Similarly 

the revenue to be realized also decreases in the same proportion. But since the increase in 

demand and thus the price overcomes the effect of weight  loss,  therefore the net effect  is 

still of increase in profit only. For example, the approximate rates at Himmatnagar market 

during these time frames are (figures chosen are the most conservative ones obtained from 

the survey conducted with local traders): Table­12 Price fluctuation in Market 

Month  May  June  July  August  September  October  Nov‐December 

Quantity  100 kg  98 kg  97 kg  96 kg   95 kg  94 kg  94 kg 

Price  13/kg  13/kg  13.5/kg 14/kg   15/kg  16/kg  16/kg 

Revenue  1300  1274  1309  1344  1425  1504  1504 

Actual Price  13  12.74  13.09  13.44  14.25  15.04  15.04 

The actual price of the materials is less because of the weight loss of flowers over a period 

of time. 

37 | P a g e

13.5 Primary Value Addition 

13.5.1 Spreading polythene Cover: 

Once  the  procurement  activity  will  be  finished  the  it  the  duty  of  the  Manager  and  the 

Concern person from the FPC will cover the polythene cover over the Storage material in a 

manner that the raw material will be kept air tightened. The polythene cover should not be 

damaged one or with low quality. The checking work should be done by the FPC president. 

 13.5.2 Collection of Neem Leaf and Addition of Neem Leafs 

We have to also  look that the whole stock should be disease and pest  free.  It was proven 

that neem  leafs  acts  as  good preservative  against  pest  and  fungus.  So we have  to  collect 

Neem leafs and twigs to add those in our stock point. Its usually require 20 to 30 kg Neem 

leaf will be sufficient for the 100 quintal material. Neem leafs act as a natural repellent to 

kill the fungus and various pests. 

13.5.3 Purchasing of preservative & Application of preservative 

Chemical preservative is the not advisable for Mahua. But in case of Sevier pest attack we 

have to add some chemical preservative. Chemical preservative addition will be done very 

carefully  with  appropriate  quantity  and  dosages.  During  chemical  preservative  or 

insecticide application experts should be there to guide this operation. 

13.5.4 Watch and guard of Storage: 

Its  natural  that  the  amount  will  dry  and  loose  weight.  But  for  better  transparency  and 

accountability we have to take care the watch and guard of the raw material. So the storage 

point  should  be well  locked  or  sealed.  And when  ever  supervision work  should  be  then 

with presence of  concern members of the FPC. 

 

 

38 | P a g e

14. TRADING OR MARKETING 

Financial  success  often  depends  on  marketing  ability.  Marketing  is  an  organizational 

function  and  a  set  of  processes  for  creating,  communicating  and  delivering  value  to 

customers  and  for  managing  customer  relationships  in  a  way  that  benefits  the 

organization. Marketing is a mix of product, price, promotion, and place. So here we have a 

clear understanding what the areas and possible option where we have to emphasize more 

are let’s see 

 

14.1 Option 1: Rajas Sangh

Here, it has to be taken care that this option is feasible only if the MSP (minimum support price)

provided by the Sangh is higher than the average procurement price paid per Kg. by the firm.

Sometimes the MSP remains lower than the average price provided by the traders throughout the

season. Since, in case of pricing the firm needs to compete with the local traders also; therefore

the prices would definitely remain higher than the MSP and in such a case selling off to Rajas

Sangh would incur losses only. Presently the rate being offered by the Rajas Sangh is Rs. 10 per

Kg. and going by their trend in the past; it would remain the same for at least the next two

seasons. In addition to that, since the VFPMC undertaking the activity would be registered as

their agent, it would also get a commission of 8%. Therefore in this option the risk factor is

minimum.

14.2 Option 2: Traders other than Rajas Sangh

Here, we have two major options again, one is to sell at the Udaipur market and the other

remains to sell at the Himmatnagar market. On a dialogue with the villagers it was found that in

the belt we have chosen (village Som and the cluster of neighboring villages); it is much more

profitable to sell at the Himmatnagar market owing to the better returns it provides even after

taking into consideration the transportation cost. But in this alternative risk factor is very high.

39 | P a g e

14.3 Option 3: Trader + Rajas Sangh:

Here we have the option that we can sell our produce to both Rajas Sangh and to the private

players. The aim behind this decision is to minimize the risk and to get better price from the

private Players. But in this model we will minimize the transportation cost and get better Profit.

This option is the best option from the point of profit maximization of our Business. All financial

we will see below.

14.4 Option4: Selling to village traders in the off season 

Also, the existing laws permit such a firm run by the VFPMC to trade back the whole or a part of

the stock to the villagers themselves. During interaction with the villagers at Som, it was known

that the Mahua is traded back to the villagers themselves at the cost of about Rs. 18 per Kg.

during the off-season. Now, if the co-operative sells the produce to the traders at Rs. 16 per Kg.

and the traders then sell some part of that produce back to the villagers at Rs. 18 per kg. then this

whole process can be replaced by the co-operative itself selling it back to the villagers at the rate

of 16 per kg. This would mean that the co-operative would realize the revenue it would have

earned by selling to the traders and at the same time, the villagers would earn Rs. 2 per Kg. as

indirect income through saving: 

14.5 Supportive Activities required for effective Marketing:

14.5.1 Packaging: 

 

We have to pack the dried Mahua flowers in the sac and stitched it properly. Because all the 

traders/Rajas   sangh wants the raw material in packed form. So for this activity we need to 

arrange labor and made sure that all the materials were packed well. 

Particular  Units  Rate  Price@ one Village  For Five Villages 

Thread  1.2  50  50  250 

Sacs  100  12  1200  6000 

Table­13 Details of Packaging material with Price 

40 | P a g e

 

14.5.2Labor for Loading to Trucks: 

 

Once  it  decided  and  the  trucks  will  be  arranged  then  it  the  responsibility  of  the    FPC 

members to arrange the labor for loading the material in the truck. The wages will be paid 

by  the  manager  or  by  the  zonal  worker.  But  the  arrangement  duty  will  be  of  the  FPC 

members. The cost incurred in the loading process will be charged in the whole lot of raw 

material and deducted from the profit amount if any 

 

Particular  Quantity  Price@ one Village  For Five Villages 

Labor  50 Quintal  1000  5000 

Labor  100 Quintal  2000  10000 

Table‐14  Details of wage for Loading in trucks. 

14.6 Cost of Transportation and Economy of Scale:  In case of the Mahua marketing effort at Som, this quantity comes out to be 50 quintals. The 

transportation from there to the nearby markets of either Himmatnagar or Udaipur can be 

carried  out  through  trucks  or  smaller  loading  vehicles  which  charge  a  minimum  basic 

amount for any quantity up to 50 quintals. If an amount of 50 quintals is transported, the 

average cost comes around Rs. 0.5 per Kg. and as the quantity of transportation decreases 

the average  cost would  increase  to Rs 0.833  for 30 quintals  and would go as high as Rs. 

1.25 per Kg for a quantity of 20 quintals. For example; while transporting to Himmatnagar, 

the average cost pattern with different quantities would be: 

Quantity transported  Total Cost /Truck(Rs.)  Average Cost (Rs./Kg.) 50 quintals  2500  0.5 60 quintals  5000***  0.833 70 quintals    5000  0.714 80 quintals  5000  0.625 100 quintals  5000  0.5 Table­15              

****Details of transportation is given in opportunity Mapping Analysis 

 

 

41 | P a g e

 

 

 

15. Financial Analysis:

42 | P a g e

15.1 Fixed Cost: For 50 Quintal NTFP Business 

     Fixed Cost( Capital Investment)       

          

Sl No  Particular  Unit  Cost   Total (Per One Village) 

1  Weighing Machine  2  2500  5000 

2  Additional weights        100 

3  Building Expense          

   Transportation         1000 

   Brick  1250  2  2500 

   Cement  250  2  500 

   Hardware     600  600 

   Labor (@100 Rs/Lab)  12     1200 

4  Covering Polythene  2  300  600 

   Total Capital Investment        11500 

Table: 16 

15.2 Variable Cost for 50 Quintal Business 

 B.1  Direct Cost(Fixed Cost)   Unit/kg   Rate    

 +  Purchasing of Raw Material  5000  8.5  42500 

 +  Direct Labor(Packaging loading)      1000 

   PRIME COST       

 B.2  Indirect Costs       

 +  Storage Rent  0  0  0 

 +  Thread  1.2  50  50 

 +  Sacs  100  12  1200 

 +  Neem Leafs      300 

 +  Salary of Procurement Manager      2000 

   Factory Cost      47050 

Table: 17 

43 | P a g e

Here Total sales: 54000 

(10.80@ one kg * 5000 kg = Rs 54000) 

We know that Contribution= Sales‐ variable Cost= Rs  6950 

Per unit Contribution= 1.39 

Now BEP= Fixed Cost/ Contribution 

Once we will get the contribution we can calculate the BEP of the collection 

So the BEP is    11500/1.39= 8273 Kg that mean  82 Quintal 

 

BEP is the equilibrium point where the industry do not face any loss nor any profit. So 

if we will be in position to collect 50 Quintals then our Collective business is in loss. So 

a minimum amount of 82 Quintal required for  attending the BEP So it is realized that 

we need have to collect minimum 32 Quintal more with 50 quintals what we have 

target But in the first year of Business No Industry or Micro enterprise will attend its 

BEP. 

****BEP: 

In economics & business, specifically cost accounting, the break‐even point (BEP) is the 

point at which cost or expenses and revenue are equal: there is no net loss or gain, and one 

has "broken even". Therefore has not made a profit or a loss. in other words The Break‐Even 

Point is where Total Costs equal Sales. In the Cost‐Volume‐Profit Analysis model, Total 

Costs are linear in volume. the break-even point is one of the simplest yet least used analytical

tools in management. It helps to provide a dynamic view of the relationships between sales, costs

and profits.

15.3.1 Findings:

In last year Business we have collected only 55 Quintal Raw materials for the NTFP

Business. But that amount is less than the BEP amount. So our business is not incurring

any profit last year. So when we are planning for this year our minimum target should be

more than 80 Quintals.

 

15.3 Break Even Point Analysis:

44 | P a g e

15.4.Fixed Cost: For 100 Quintal NTFP Business 

     Fixed Cost( Capital Investment)       

          

Sl No  Particular  Unit  Cost   Total (Per One Village) 

1  Weighing Machine  2  2500  5000 

2  Additional weights        100 

3  Building Expense          

   Transportation         1000 

   Brick  1250  2  2500 

   Cement  250  2  500 

   Hardware     600  600 

   Labor (@100 Rs/Lab)  12     1200 

4  Covering Polythene  2  300  600 

   Total Capital Investment        11500 

Table:18 

 

16. 5 Variable Cost for 100 Quintal Business 

 B.1  Direct Cost(Fixed Cost)   Unit/kg   Rate    

 +  Purchasing of Raw Material  10000  8.5  85000 

 +  Direct Labor(Packaging loading)      2000 

   PRIME COST       

 B.2  Indirect Costs       

 +  Storage Rent      500 

 +  Thread  1.2  50  100 

 +  Sacs  100  12  2400 

 +  Neem Leafs      500 

 +  Salary of Procurement Manager      3000 

   Total Cost Incured      93500 

Table:19

45 | P a g e

Here Total sales: 108000 

(10.80@ one kg * 10000 kg = Rs 108000) 

We know that Contribution= Sales‐ variable Cost= Rs  14500 

Per unit Contribution= 1.45 

Now BEP= Fixed Cost/ Contribution 

Once we will get the contribution we can calculate the BEP of the collection 

So the BEP is    11500/1.45=80 Quintal  

46 | P a g e

15.6 Sensitivity / Opportunity Mapping Analysis   For 50 Quintals 

6% weigh loss Assumption 

         Option 1 

    Rajas Sangh 

     Option 2 

 Private Trader 

Option 3

Rajash + Private

    Amount  Cost/Unit  Amount  Cost  Amount Cost

  Revenue 

 

54000  10.80  70500  15  64500

  Cost Incurred         

  Raw Material Cost  42500 8.5  42,500 8.50  42,500 8.50 

  Initial capital Invest 

(Rs 10,000=Establishment 

Cost) 

1275  0.25  1275  0.25  1275  0.25 

  Salary of Manager  2000  0.4  2000  0.4  2000  0.4 

  Labour for Packaging & 

Loading 

1000  0.2  1000  0.2  1000  0.2 

  Sac and needle   1200  0.24  1200  0.24  1200  0.24 

  Storage Cost  500  0.1  500  0.1  500  0.1 

  Adding Preservative  0  0  1000  0.2 

  Interest rate from GVK/Bank  0  0  2400  0.5  2400  0.5 

  Transportation Cost  0  0  2500  0.5  1500 0.3

  Cost incurred   48475  9.695  54375  10.87  52375 10.47

  Profit  5525  1.10  16125  3.22  12125 2.42

Operational Cost    1.2    2.37  1.9

Table: 20 Showing Operational Cost per Kg

47 | P a g e

*** The yellow component is the initial capital investment and converted to per kg unit. The

initial fixed investment depreciated in 10 years and charged for every year. One may not take

initial capital investment as the liability when calculating the profit.

Bar Graph-1 Comparing Profit with operational Cost

Interpretation: Option Rajas Sangh Private Player Private+ Rajas

Profit less -10 Pc More 0.85 More 0.52

Operational Cost More Less Less

Viability NO Yes but Risky Viable

Table: 21

48 | P a g e

16.7 Sensitivity Analysis for 100 Quintal Business

  For 100 Quintals 

6% weigh loss Assumption 

         Option 1 

    Rajas Sangh 

     Option 2 

 Private Trader 

Option 3

Rajash + Private

    Amount  Cost/Uni

t 

Amount  Cost  Amount Cost

 

 

Revenue 

 

108000 

 

10.80  141000  15  129000

  Cost Incurred         

  Raw Material Cost  85000  8.5  85000  8.50  42,500  8.50 

  Initial capital Invest 

(Rs 10,000=Establishment 

Cost) 

1275  0.25  1275  0.25  1275  0.25 

  Salary of Manager  4000  0.4  4000  0.4  4000  0.4 

  Labour for Packaging & 

Loading 

2000  0.2  2000  0.2  2000  0.2 

  Sac and needle   2500  0.24  2500  0.24  2500  0.24 

  Storage Cost  500  0.05  500  0.05  500  0.05 

  Adding Preservative  0  0  1000  0.1 

  Interest rate from GVK/Bank  0  0  4800  0.5  4800  0.5 

  Transportation Cost  0  0  5000  0.5  2500 0.25

  Cost incurred   95275  9.52  106075  10.60  102576 10.25

  Profit  12725  1.27  34925  3.5  26424 2.64

Operational Cost    1.14    2.24  1.39

Table:22 

49 | P a g e

 

Graph­2 

Interpretation: 

Option Rajas Sangh Private Player Private+ Rajas

Profit More +0.13 Pc More 1.26 More 1.25

Operational Cost More Less Less

Viability Yes Viable Yes but Risky Yes Viable

Table­23 

 

 

 

 

 

 

 

50 | P a g e

16.8 Cost Sheet for 300 Quintal NTFP Business: For the Whole Cluster: 

Fixed Cost for 300 Quintal NTFP BusinessSl No  Particular Total (Per One 

Village) Five Village

1  Weighing Machine  5000 250002  Additional weights  200 10003  Building Expense       Transportation  1000 5000   Brick  2500 5000   Cement  500 2500   Hardware  600 3500   Labor (@100 Rs/Lab)  1200 60004  Covering Polythene  600 3200   Total Capital Investment 11600 51200   Cost sheet for 300 Quintal NTFP Trading    

      Unit in Kg  Rs/kg  Cost 

 A  Total Revenues  29000 10.8  313200 B.1  Direct Cost(Fixed Cost)           +  Purchasing of Raw Material  30000 8.5  255000 +  Direct Labor  0 0  0   PRIME COST        255000 B.2  Indirect Costs           +  Storage Rent(6% per kg)***           +  Thread        400 +  Sacs  600 10  6000 +  Neem Leafs        500 +  Niddle        150   Factory Cost        262050 B.3  FPC Adm Expense           +  Registers  10    500 +  Rubber Stamps  10    250 +  Telephone Expenses        300 +  Salary of the Staff        4000 +  Stationary(Pen/Pencil/Eraser)  10    100 +  Office rent  0    0   Cost of Production        267200 B.4  Selling and Distribution           +  Transportation Charge        0 +  Mahua Packaging  600 1  600 +  truck Loading  500 4  2000   Cost of Goods Sold        269800

51 | P a g e

A‐B  Profit/loss        profit  Table­24 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

52 | P a g e

ANNEXTURE 1 

Activity Chart of NTFP Business Institution 

 

Responsibility Activity  Budget  Time   NRD  BLOCK  FPC  Manager 

1.Cluster Development    Jan‐March  

1.1 Identification of Cluster  ‐   

1.2 Initial Meetings  ‐   

1.3 Production Estimation  ‐   

1.3 Discussion with FPC & GVK 

(Fund, interest rate, Time limit) ‐           

1.4.Linkage with Rajash Sangh  ‐   

1.5 By Laws Formation   ‐   

1.6 Membership Registration  ‐   

1.7Administrative Body Formation  ‐   

1.8 Price Fixation Mechanism ‐   

1.8. Storage Point Identification  ‐   

1.9 Guideline Formation(Quality)  ‐   

1.10Talk on Mode of Profit sharing  ‐   

2.Establishment  Activities    February(30)  

2.1 Purchasing weighing Machine  5000   

2.2 Building of Storage Point     

2.2.1 Construction Plan     

2.2.2 Transportation of material  2500   

2.2.3 Logistic arrangement  4200   

2.2.4 Labor for Construction  1200   

53 | P a g e

2.2.5 Payment to the Labor  ‐   

2.3PurchasingOfficeAdministrative  300   

2.4 Purchasing Polythene Cover  400   

2.5 Appointing Managers  2000   

2.6 Training for Record keeping Tr  500   

3.Procurement of Raw Material   15th  March‐May 15th 

       

3.1 Purchasing  of raw material  42500  

3.2  Grading of raw material  ‐   

3.3 Drying of raw Material  ‐   

3.4 Storing in the Storage Box  ‐   

3.4 Payment @ weighing  ‐   

3.5 Receipt Issuing to Member  ‐   

3.6 Stock Book Updating  ‐   

3.7  Reports of Accounting   ‐   

3.8 Track Record of Cash Flow  ‐   

4. Storage /Value Addition   May15th  –July1st week 

       

4.1 Spreading polythene Cover  100   

4.2 Collection of Neem Leaf  200   

4.3 Addition of Neem Leafs  100   

4.4 Purchasing of preservative  1000   

4.5 Application of preservative  100   

4.6 Watch and guard of Storage  500   

4.7 Regular checking of flower      

4.8 Purchasing of Sac  1200   

54 | P a g e

4.8  

Purchasing of Thread and Niddle  300   

      

5.Processing/ Trading   July  2nd  week –Aug 2nd week 

       

5.1 Packaging  300   

5.2 Stacking     

5.3Labor for Loading to Trucks  500   

5.4 Weighing the truck load  ‐   

5.5 Transportation fee  ‐   

6 Transaction     August 30th  

6.1  Collection  of  Money  from opposite party 

‐           

6.2 Deposit it in Bank  ‐   

6.3 Calculation of total  profit  ‐   

6.4 Payment of due interest or any   other miscellaneous work 

‐           

6.5 Calculation of Net Profit  ‐   

6.6 Equitable distribution  ‐   

6.7 Contribution to GVK 10%  of profit 

September 5th 

       

 

55 | P a g e

ANNEXTURE:2 Production Estimation

Production Estimation Garanvas in Quintals 

Sl No  Name of the Trader  Year 2008  2007 2006  Avarage 

1  Sankar Baranda  40 40 40  40

2  Lala Singh  20 25 30  25

3  Manji bhai Baranda  30 30 10  23.33333

4  Kawaram Baranda  25 30 15  23.33333

5  Hiralal Aahari  15 20 15  16.66667

6  Sarhad Khumari  12 20 10  14

7  Phalasia Market   60 50 40  50

8  Lamps  0 0 0  0

8  FPC  0 0 0  0

9  Total Production  202 215 160  192.3333

Production Estimation in SOM in Quintals

Sl No Name of Trader Year 2008 2007 2006 Average

Quintals Collected

1 Deepak Choudhary 30 50 30 36.66667

2 Badrilal Ahari 25 50 30 35

3 Vouralal Jain 20 40 35 31.66667

4 Nathulal Darangi 20 30 30 26.66667

5 Ratanlal Khrari 10 12 5 9

6 Shankarji Kharari 10 10 5 8.333333

7 Raton Promod 10 18 8 12

8 FPC 55 0 0 18.33333

9 Phalasia Market 20 30 25 25

10 Lamps 0 0 40 13.33333

11 Total Production 200 240 208 216

56 | P a g e

ANNEXTURE: 3 CARD FORMAT FOR MEMBERS

Individual Member Wise( Front Side ) Name of the members: Name of the collection center:

Silp no:Advance:

Sl no Date Name of the commodity Quantity(kg) Rate per kg

Total Rate

Amount Paid Sign

Grade-1Grade-2

Grade-1

Grade-2

Special Comments: Signature of Head of the Family

Signature of Representative

Signature of In charge of CC

Guide Lines or Membership Terms ( Back Side Card)

1 2 3 4 5 6 7 Name of the family members…………………………………………………………………………………………

57 | P a g e

DAILY COLLECTION REGISTER

Collection center Date-

Sl no

Name of the member

Collection slip no

Quantity(kg) Amount Paid Total Amount Paid

Grade-1

Grade-2

Grade-1 Grade-2

Total

58 | P a g e

ANNEXTURE:4 JOB PROFILE OF CO-OPERATIVE COORDINATOR

o To coordinate the field level facilitation support to the cooperative process in Jhadol

Block (prospective operational area of the Union).

o To maintain proper coordination with employees of cooperative union.

o To document and record major events and processes under cooperative work with special emphasis on process documentation.

o To coordinate monthly planning and reporting in collaboration with the Union.

o To help design and implement training programmes,work shops on cooperative process.

o To help identify other thematic issues in the operational area and provide support to concerned thematic team as per commonly agreed plan.(WCD,EDUCATION or GVK)

o To liaison with local line departments/ PR institutions/ other support agencies.

o To ensure proper field office management – maintenance of attendance registers/ log book/ cash book

o To undertake monthly bill settlement as per procedures.

o To report to the team leader (Concern person from NRD) and the organization as per the laid procedures.

o To facilitate entire cooperative business in proper collaboration with the cooperative union in Jhadol Block.

o To develop business and marketing skills of cooperative members, facilitators and workers.

o To develop/ help develop business and marketing literature relating to cooperative business.

o To facilitate market and business development activities of the cooperatives.

o To help design and implement training programmes on cooperative business.

o To develop and maintain proper database on marketing and business 

 

************   THANK YOU   ************* 

 

59 | P a g e

 

 

Prepared By: Ashutosh Nanda, MBA (Rural Management), B.Sc (Forestry)KSRM. 

Email Id: ashutosh40@gmail.com or ashu_forestry@yahoo.co.in 

Host Organization: Seva Mandir, Udaipur, Rajasthan