Upload
others
View
1
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Darko Božić, Mikrocop
Odlučili smo se za digitalnu
transformaciju – što napraviti s
papirnatom arhivom?
Tehnologije budućnosti!
2017. godina
Mikrocop koristi tehnologije:
• Skeniranje – 20 godina
• „Arhiviraj si” – 12 godina
• OCR podataka – 12 godina
• „Bezpapira.biz” platforma – 9 godina
Zakonodavstvo - Nacrt prijedloga Zakona o
arhivskom gradivu i arhivima – u korak s
naprednim tehnologijama!
Što s papirnatom poslovnom
dokumentacijom nakon digitalne
transformacije?
• Završava li era papirnatog poslovanja?
• Koje su nove opcije načina poslovanja?
Što učiniti s postojećom papirnatom
poslovnom dokumentacijom?
• Skenirati dokumentaciju i digitalno arhivirati
• Urediti papirnatu arhivu
• Predati arhivu na čuvanje specijaliziranom izvođaču
Što s postojećom papirnatom
poslovnom dokumentacijom
Skeniranje dokumentacije i
digitalno arhiviranje
Skeniranje dokumentacije i digitalno
arhiviranje
• 20 godine iskustva
• Stručni djelatnici na obuhvatu dokumenata
• Mikrocop produkcijski centri – kapacitet od 165 mil.
dokumenata godišnje
• Skeniranje poslovne dokumentacije
• Skeniranje tehnološki zahtjevnog gradiva do A0 formata
Oblici gradiva
Najstariji skenirani dokument
u Mikrocopu iz 16. stoljeća
Isporuka Kodak skenerske opreme
• cca. 1.500 isporučenih Kodak skenera
• Osiguran servis u jamstvenom i van jamstvenom roku
• Osigurana podrška za Kodak KCPRO
ARHIVIRAJ SI – Što je?
• Elektronski sustav za pohranu eDokumenata
preko Interneta
• RJEŠENJE U OBLAKU
• razvijen u MIKROCOP-u
• Na tržištu je već 12 godina
• u 6 država
• > 300 poduzeća
• > 6000 korisnika dnevno
• > 300.000.000 dokumenata ~ 1 milijarda stranica
Arhiv papira
Sigurne sobe
Lampertz
Toplinska stanica
Klima i provjetravanje
UPS1, UPS2
Diesel agregat
Čelične boce stabilnog gašenja
Arhiv mikrofilmova
Logistički ulaz
Teretni lift
ARHIVIRAJ SI – Gdje?
ARHIVIRAJ SI
S I G U R N O S T – najvažnija odlika- kontrola svih oblika pristupa
- visoka dostupnost sustava
– preko 99,9%
– dvije back-up lokacije
– redovito održavanje i provjera DR procedura
- MIKROCOP certifikat
- TIME STAMP
- revizijski trag
ARHIVIRAJ SI – ODLIKE
• jednostavna i jeftina implementacija
• transparentni troškovi
• jednostavna prilagodba volumenu
• mogućnost integracije s raznim aplikacijama
• višestruke mogućnosti pretraživanja dokumenata
ARHIVIRAJ SI – Za koga?
• za sve stvaratelje / korisnike eDokumenata
– skeniranjem, ePoštom, iz aplikacije …
– eRačun
• jednako velikim i malim tvrtkama
• geografski disperzirane organizacije
• upotreba jednog dokumenta u više procesa
istovremeno
• siguran i vjerodostojan izvor podataka
• nadzor nad pretraživanjem
• poboljšanja procesa i smanjenje troškova
Što s postojećom papirnatom
poslovnom dokumentacijom
Uređivanje papirnate arhive
Izgled fizičkog arhiva
A što ako arhiva izgleda ovako???
POSLJEDICE
• NEUREĐENA ARHIVSKA SKLADIŠTA
-Prostori natrpani papirom
-Ugrožena sigurnost podataka i dokumenata
-Ugroženo je očuvanje gradiva
• NEPOZNAVANJE SADRŽAJA ARHIVSKOG
SKLADIŠTE
-Dugotrajno i teško pretraživanje dokumenata
-Onemogućeno uništavanje dokumentacije
-Visoki troškovi vlasništva dokumenata
Postoji arhiva ali ne i sustav upravljanja
Samostalno uređivanje
arhiva
1. Zaposlite arhivara za vođenje arhivskog
sustava!
2. Osigurajte minimalne tehničke uvjete i
ljudske resurse!
Profil djelatnika za rad u arhivi
RJEŠENJE
Angažirajte stručnjake koji će Vam urediti
arhivski sustav kvalitetno
Mikrocop – veliko iskustvo u uređivanju arhiva
korisnika!
Uspostavljanje uređenih arhivskih
sustava - PRISTUP
• Izrada pravilnika o arhiviranju
-Definiranje čuvanja
-Definiranje korištenja
-Definiranje odabiranja i izlučivanja gradiva
• Izrada klasifikacijskog nacrta
-Popis svih vrsta gradiva
-Definiranje rokova čuvanja
Uređivanje dokumentarnog gradiva i
arhivskih skladišta - PRISTUP• Osiguravamo jedinstveno uređenje arhivskog
skladišta
-Preporuke oko tehničkog uređenja arhiva
-Označimo i evidentiramo arhivske cjeline po
skladištima
-Popisujemo sve pojavne oblike arhivskih jedinica
Uređivanje dokumentarnog gradiva i
arhivskih skladišta
• Kompletan popis gradiva u arhivu
– Trajno gradivo
– Ročno gradivo
– Gradivo za izlučivanje
Unikatni
broj AJ Oblik AJ Opis na AJ
Godina
nastankaLokacija Mikrolokacija
Rok čuvanja
(godina)
Datum
uništavanjaStatus
01.000125 Registrator Carinske deklaracije od 1-100 2011 Arhiv 1 E 14 7 2018 1
01.000753 Fascikal Naknada za špediterske usluge 01.01.2009. - 31.12.2009. 2009 Arhiv 1 H 4 11 2020 1
02.001256 Mapa Putni nalozi - PU-555-RH 2013 Arhiv 2 A 8 5 2018 1
02.000253 Mapa Putni nalozi - PU-555-RH 2010 Arhiv 2 A 1 5 2015 2
Uređivanje dokumentarnog gradiva i
arhivskih skladišta - REZULTAT
Angažiranje specijaliziranog izvođača
• Brže vrijeme uređivanja arhiva!
• Kvalitetnu uslugu obavljaju kvalificirani djelatnici!
• Brži uvid u stanje arhive!
• Uvjete za jednostavno daljnje vođenje arhiva!
• Racionalizaciju prostora!
Postoji arhiva i sustav upravljanja
Što s postojećom papirnatom
poslovnom dokumentacijom
Čuvanje papirnate arhive kod
specijaliziranog izvođača
Mikrocop arhivski centri!
Preuzimanje dokumentarnog gradiva
na čuvanje i upravljanje
• Definirati način upravljanja s dokumentacijom
• Prije preuzimanja gradivo urediti i označiti
• Arhivske jedinice preuzeti u arhivsko skladište
Preuzimanje arhivskog gradivaSigurnost i povjerenje
• Pratimo revizijski slijed dokumenata-Preuzimanje arhivskih jedinica u skladište
-Izdavanje arhivskih jedinica na uništavanje
-Posuđivanje i vračanje arhivskih jedinica
• Naručitelja obavještavamo o završetku roka
čuvanja
• Garantiramo primjerene i osigurane prostore-Protupožarni i protuprovalni alarmni sustavi
-Idealni mikroklimatski uvjeti
-Sistem nadzora ulaza i kretanja po prostoriji
Prednosti
• Rasterećenje vlastitih prostora
• Promptno izlučivanje dokumentacije s isteklim
rokovima čuvanja
• Nadzor nad troškovima čuvanja
• Prikladni tehnički uvjeti čuvanja
• Kontrolirana i dokumentirana upotreba gradiva
• Kvalificirani djelatnici upravljaju gradivom
ZAKLJUČAK
• Dostupne tehnologije!
• Usklađeno zakonodavstvo!
Prilika da se uredi arhivska funkcija!
MIKROCOP
Za sva dodatna pitanja slobodno nas
kontaktirajte.
Darko Božić, Mikrocop