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本科教学工作合格评估支撑材料整理归档要求和规范

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为了做好我校 2018 年本科教学合格评估支撑材料整理归档工

作，现将整理归档作如下要求。

一、材料整理原则

1.针对性原则。紧扣指标及观测点的内涵，确实体现学校改革与

发展的主题，按照评建要求组织材料；做到每一级指标体系，每一个

观测点都有充分的支撑材料，材料要重点突出，有说服力。在说明问

题和反映工作全貌的前提下，力求简洁明了。

2.真实性原则。各项材料要实事求是，不弄虚作假，做到真实可

信，有据可查；要精练，突出特点、优势和成绩；需要原件的，要提

供原件。对已经遗失的材料要提交情况说明，并报评估办备案；对已

经做了工作，但填写不全的要补上；没有做或正在做还没做好的工作，

要本着以评促建的原则，加强整改建设。

3.一致性原则。材料体系要做到“三一致”：一是全校的评建材

料目录一致、格式一致；二是各部门、各单位的材料要照应上下左右

的有关材料特别是数据的协调一致，避免材料、数据之间的矛盾与错

位；三是各教学单位自身的材料要自成系统，系统内各方面的材料要

保持一致。各单位（部门）负责人统稿、把关，保证各类材料和数据

的一致性。当出现数据和表述不一致时，由负责该项指标的职能部门

予以确认和统一。

4.层次性原则。各项材料总体思路要清晰，要突出主线，明确重

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点，支撑材料和原始材料条块明晰、层次分明。支撑材料要有原始材

料支撑。

5.规范性原则。评估材料的收集、整理、撰写、归档要按照学校

统一规范要求进行。数据统计要符合评估方案及指标内涵说明的要

求；材料目录设置、文档格式、立卷归档及材料的保管、移交要符合

学校统一的规范要求。

在构建迎评材料（包括历史材料、现时的综述材料、未来规划材

料等）的同时，加强日常工作材料（特别是原始档案材料）的建设，

及时整理，及时归档，做到材料齐全、完整、规范，不漏、不重、不

乱。所有材料要分类准确,编目清楚，排列有序，整齐美观，调用方

便，查找无误。

二、材料整理归档要求

（一）材料分类

评估材料主要指支撑教育部“普通本科教学工作合格评估指标体

系”所需的各类佐证材料和支撑材料，如各类数据统计表、图表说明、

花名册、人事档案、各类证书、文件、简报、计划、规划、总结、领

导讲话、研究文章、规章制度、会议记录、纪要、综述材料、培养方

案、课程大纲、课表、试卷、教案、听课记录、教学档案、毕业（设

计）论文等。

1.评估材料按归档范围分为学校层面材料及相关单位材料，其

中，学校层面材料由各部门负责整理提供，学校评估办负责统一归档；

相关单位用于支撑或佐证学校层面材料的原始材料由各单位负责收

集、整理、归档。

2.评估材料按形成过程，可以分为原始档案材料、新建档案材料

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及评估工作材料（评估过程中的工作材料）。

3.评估材料按材料形式，可以分为文字、表格、图片(彩色印刷)、

音像、实物等材料形式。

（二）材料建档要求

1.评建材料实行学校、相关单位（部门）两级建档。学校评估办

材料根据评估指标体系设置一级指标、二级指标、主要观测点三个层

面，负责归档保存对评估指标体系有直接支撑作用的各种制度、报表、

规划、计划、总结、讲话、论文、综述性材料、文件、证书等（主要

指南昌工学院迎接本科教学工作合格评估支撑材料目录所列条目）。

相关单位（部门）负责归档保存各种原始档案，如作业、教案、试卷、

毕业设计（论文）、听课记录、实验报告、实验记录、会议记录、人

事档案资料、财务票据、各类证书原件与复印件、教材、专著、期刊、

奖品、奖杯、奖状、照片(彩色印刷)、录音、录像及其他教学、管理

工作过程材料。各院（部）同时按评估指标体系全面归档保存本院(部)

的各种评建材料。

2.建议各相关单位（部门）要建立迎评档案室，设置专用档案柜，

安排专人负责迎评材料归档工作，学校评建工作领导小组将每年组织

专项检查验收工作。

3.评建材料目录共分三级。

一级目录：《普通本科教学工作合格评估指标体系》中的一级指

标。例：1.办学思想与领导作用

二级目录：《普通本科教学工作合格评估指标体系》中的二级指

标。例：1.1 学校定位

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三级目录：《普通本科教学工作合格评估指标体系》中的观测点。

如：1.1.1 学校定位与规划，或 1.2.1 领导能力

三级目录以下的材料是说明“三级目录”所需要的具体支撑或佐

证材料，材料名称可参照南昌工学院迎接本科教学合格评估支撑材料

目录确定。

说明：根据实际情况，如果三级目录还不能满足材料准备的需求，

可继续伸展，用其它特殊符号区分材料的层次性、阶段性或类别性。

每一类佐证材料订在一起，三级目录的材料一定要有封面和材料清单

（材料名称及目录）。

（三）材料归档格式要求

1.各类原始材料（如管理文件、制度，会议记录、纪要，历年工

作安排、计划、总结、讲话稿等）一般应采用原件，以体现材料的真

实性，原件类材料的纸张大小不必完全统一。

2.新建文字材料均采用 Word 文档格式，表格采用 Word、Excel

文档格式均可，具体格式要求见附件。

3.所有的复印件统一使用 A4纸。

4.文件、资料中如有附件，应在正文后标识“附件”，并标明附

件名称，对于数量较多不便统一分装的背景材料应标明保存地点（如

试卷、论文、影像资料等）。凡正式文件、材料必须落款并加盖公章，

需落款的材料应署成文单位全称，同时打印成文日期。

5.照片材料。照片材料分类装册并彩色印刷，并简要注明：时间、

地点、人物、内容、摄影者等信息。

6.实物材料。实物材料（如获奖作品、科技作品等）须拍制照片，

列出清单，汇编成册。实物暂由原获得部门陈列保管。

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7.证书、奖状、聘书等。校级以上证书、奖状、聘书等将原件扫

描、照相后制作成电子文档存档，并注明形成时间、内容（名称）、

作者及颁发单位。另用 A4纸彩印汇编成册，以便与相关材料配套。

8.录音、录像材料。录音、录像材料要注明内容、录音（像）时

间、录音（像）人、带长（分钟），要求制作为数据光盘（DVD、VCD、

CD 等）。

（四）其他要求

1.各单位、各部门要注意积累教学、管理和工作过程性材料，如

各种重点工作，工作计划、总结，典型材料，工作成绩等。做到原始

性、真实性、针对性、丰富性，已经形成的原始材料不得随意改动。

2.学校下达给各相关单位（部门）收集、整理和归档评估支撑材

料的任务，主要基于工作职能分工与过程性积累的考虑。学校所有单

位和部门都有义务按照按评估指标体系的要求将与自身工作有关的

原始支撑材料收集、整理和汇总，并及时提供给相应的责任部门汇总

归档或自行归档。

3.各单位（部门）提交的统计数据必须和学校上报发布的数据一

致，所有的数据必须有支撑材料说明，支撑材料要齐全、准确。

4.所有收集、整理出的材料（尤其是综述材料），都必须有据可

查，要注意收集原始依据材料。各单位（部门）领导及相关工作人员，

对材料的名称、来源、原始依据都必须做到心中有数，要做到说得出、

理得清、拿得出。

5.各相关单位（部门）提供给学校层面的所有文件材料及数据等

纸质材料均应同时报交电子版，同时自行备份留存。

附件： 1.新建评估材料文档格式要求

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2.单独表格性材料、插入表格模板

3.插入图片模版

4.校徽、校名样式

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附件 1：

新建评估材料文档格式要求

一、页面设置

（一）纸型

采用A4纸。页面设置采用默认设置，即上、下页边距均为2.54cm,

左、右页边距均为 3.17cm，装订线位置为左。

（二）页脚

所有材料均应在页脚处加注页码（居中、宋体小五号、“第 1

页”）。

（三）方向

Word 文档一律使用纵向，Excel 文档表格列宽过大的可使用横

排。一般材料采用 A4纸竖向单面打印（表格等需要横向打印的除外）。

二、文档格式

(一)标题

用小二号、方正小标宋简体、加粗（如有副标题，用三号楷体，

靠右侧）。标题可分一行或多行居中排布，回行时，要做到词意完整，

排列对称，间距恰当。

（二）正文

用四号仿宋_GB2312 字（表格材料的字体、字号酌情处理，建议

用五号宋体字，表格尽量竖排，做到整齐美观，表中的双名中间空一

格，如张三，写为“张 三”）。表名在表格上方，居中。如有图片，

图名应在图片下方，居中）。行间距为 1.5 倍。

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标题层次序数，第一级为“一、”，第二级为“(一)”，第三级

为“1.”，第四级为“(1)”, 第五级为“①”。第一级标题字体四

号黑体加粗，第二级标题字体四号楷体加粗，第三级标题四号仿宋

_GB2312 加粗，结构层次超过五层的可自行根据情况设置，原则上不

要超过五层。

材料中所出现的度量单位要按国际标准度量单位，如面积用“平

方米”等；量词应统一，如图书用“册”，计算机用“台”，座位用

“个”等。小数点后面统一保留两位有效数字。文本中出现的两位及

其以上数字统一用阿拉伯数字表示。

文件资料如有附件，在正文下空一行，左空 2 个字符，用四号仿

宋字体标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉

伯数字（如“附件：1.XXXXXXXX”），附件名称后不加标点符号。

（三）综述材料

观测点概述材料的写作要点：观测点综述材料属于命题式写作，

结合各观测点的内涵，要求开门见山，直述主题，对某项工作进行综

述，避免过多的陈述和解释；综述应包括前言、主体、结语三个部分。

1.前言。要求直接点明该综述要介绍什么、说明什么。

2.主体。主体部分可分为若干层次，每个层次说明一个主题，层

次之间用一个小标题分开。

文字量较少的综述，主体部分可以不分层次，而用段落区分。特

点是语言精炼，概述性较强。

3.结尾。应采用总结式，对该观测点的工作给予简明的总结，即：

对该观测点给出定性和定量的评价。

（四）落款

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凡需加盖公章的材料应在正文右下方落款处署单位全称，在下一

行相应处标识日期。单位全称如：建筑工程学院；不能署“建工学院”。

日期的标示格式统一为：如“2016 年 3月 5 日”。

（五）装订位置

文件装订均为左订两枚订书针，在距纵向打印纸张上、下边缘

8cm 处各订一钉，书钉距纸张左边缘 3mm～8mm。

注：对各单位收集整理的原始支撑材料的格式不做统一要求。

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附件 2：

单独表格性材料、插入表格模板

一、单独表格材料模板

备注：此表用于单独性表格文档支撑材料，如学生花名册、教师花名册、实验师一览表等。

二、正文中插入表格材料模板

表 1:***统计表

产品 产量 销量 产值 比重

手机 11000 10000 500 50%

电视机 5500 5000 220 22%

计算机 1100 1000 280 28%

合计 17600 16000 1000 100%

xxx 统计表

统计单位（盖章）： **学院 统计时间：****年**月**日

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附件 3：

插入图片模版

图 1：校领导深入教学一线检查开学第一课

图 2：我校第一次党代会隆重开幕

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附件 4：

文件中所用校徽、校名样式

一、校徽

二、校名