Office of the General Counsel

Budget PresentationOctober 31st, 2019

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

Office of the General Counsel – Budget Presentation – October 31st, 2019 ‐ Page 2

VISION and MISSION STATEMENT

2020 Vision

� We  will  be  the  best  in  the  West  and  first  in  the  nation 

� We  will  be  an  employer  of  choice  for  public  law  work

� We  will  model  our  best  practices  to  public  law  offices across  the  state

� We will take pride in the knowledge that we played a significant  role  in  achieving  the  Board  and Superintendent’s  goals 

� We  will  have  been a prevailing  party  in litigation  that  benefits students  and  shapes public  education 

� We  will  develop  and  negotiate terms of employment in our collective  bargaining agreements  that  are  transparent, fair,  and equitable  while  keeping  in  mind  the  best interest of the  students  and  communities we  serve  and  the  District  as a  whole

Our Vision

To be the preeminent public law office driven by innovation, trust and integrity in support of effective 

teaching and learning for all LAUSD students.

Mission Statement

Our mission is to use our specialized experiences, knowledge and skills to support and advance the LAUSD.  We provide effective and proactive legal advice and quality representation 

while creating an ethical environment in support of a high‐quality learning 

environment for all students.

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

Office of the General Counsel – Budget Presentation – October 31st, 2019 ‐ Page 3

nowledge Management– Keep, Maintain and Expand Knowledge of Policies, Processes and 

Procedures 

mproved Services and Efficiencies– Improve OGC Services and Efficiencies 

ata Driven – Utilize metrics to make strategic decisions  

afety– Support Safety throughout the District 

STUDENT FOCUSED

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

Office of the General Counsel – Budget Presentation – October 31st, 2019 ‐ Page 4

KEY PERFORMANCE INDICATORS (KPI)

Knowledgeable; Improved Services & Efficiencies; Data Driven; Safety

Educational Employment Relations Act (EERA) ‐ State agency that handles labor   complaintsEducational Equity Compliance Office (EECO) ‐ investigates student complaints (e.g., discrimination, harassment, bullying or intimidation)Equal Opportunity Section (EOS) ‐ investigates employee complaints (e.g., discrimination, harassment)Public Records Act (PRA) ‐ designed to give the public access to information in possession of public agenciesStudent Safety Investigation Team (SSIT) – investigates alleged employee misconductUniform Complaint Procedure (UCP) – investigates Districts’ failure to comply with laws and regulations

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

Office of the General Counsel – Budget Presentation – October 31st, 2019 ‐ Page 5

FY2019‐20 ORGANIZATION CHART

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

Office of the General Counsel – Budget Presentation – October 31st, 2019 ‐ Page 6

OGC TEAMS and SUBDIVISIONS FY 2019‐20 Budget of Positions with Count

*Active & permanent positions as of 10/15/19.   Excludes the Office of the Independent Monitor (OIM).

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

Office of the General Counsel – Budget Presentation – October 31st, 2019 ‐ Page 7

OGC TEAMS and SUBDIVISIONS FY 2019‐20 Budget of Positions with Count

*Active & permanent positions as of 10/15/19.   Excludes the Office of the Independent Monitor (OIM).

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

Office of the General Counsel – Budget Presentation – October 31st, 2019 ‐ Page 8

CURRENT LEGAL ISSUES

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

Office of the General Counsel – Budget Presentation – October 31st, 2019 ‐ Page 9

REDUCING RISK and POTENTIAL LEGAL COSTS

PREVENTIVE MEASURES 

Advice 

Compliance Monitoring 

Contracts and MOUs 

HELP Book – Handbook: Emergency Legal Procedures 

Training   

x ADA Program Accessibility  x Prevailing Wage x Bullying & Hazing  x Prop 39 x Child Abuse  x Sexual Harassment x Custody  x Special Education x Ethics  x Student Discipline x Labor Negotiations  x Student Records x Legal Updates 101  x Subpoenas 

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

Office of the General Counsel – Budget Presentation – October 31st, 2019 ‐ Page 10

NUMBER OF MATTERS BY MATTER TYPE

* For fiscal year 2019‐20, we are forecasting a 25% increase from 2018‐19.  Fiscal year 2019‐20 forecast is based on 1st quarter data.Fiscal year 2020‐21 numbers are based on linear trend/forecast.

** Figures are based on open matters within a fiscal year as recorded in Time Matters.*** Starting in fiscal year 2018‐19, data includes special education due process (parent attorney) and BTS matters.

1601

3392

4392

5919

1018

822

969

887

782

1045

1214

1446

3401

5259

6575

8252

0

1000

2000

3000

4000

5000

6000

7000

8000

9000

FY 2017‐18 FY 2018‐19 FY 2019‐20 (Forecast) FY 2020‐21 (Forecast)

Litigation Advice Transaction Linear (Total)

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

Office of the General Counsel – Budget Presentation – October 31st, 2019 ‐ Page 11

IN‐HOUSE HOURLY BILLING BY MATTER TYPELitigation v. Advice/Transactional

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

Office of the General Counsel – Budget Presentation – October 31st, 2019 ‐ Page 12

AUTHORIZED OUTSIDE COUNSEL and LEGAL SERVICES By Division/Funds

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

Office of the General Counsel – Budget Presentation – October 31st, 2019 ‐ Page 13

AUTHORIZED OUTSIDE COUNSEL and LEGAL SERVICES By Division/Funds

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

Office of the General Counsel – Budget Presentation – October 31st, 2019 ‐ Page 14

OUTSIDE COUNSEL and LEGAL SERVICES EXPENDITURESPROGRAM 13040 (OGC GENERAL FUND)

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

Office of the General Counsel – Budget Presentation – October 31st, 2019 ‐ Page 15

COMPARISON OF LEGAL DEPARTMENTS 

# of Students  # of Employees  Current # of Attorneys 

Planned Changes 

# of Students per Attorney 

# of Employees per Attorney 

# of Students & Employees per 

Attorney 

New York1 1,126,501  169,484  186  +22  6,056 911 6,968

LAUSD2 673,849  66,523  46  TBD  14,649 1,446 16,095

Chicago3 361,314  37,375  53  TBD  6,817 705 7,522

Miami‐Dade4 350,040  37,830  36  TBD  9,723 1,051 10,774

San Francisco5 54,063  10,506  7  +1  7,723 1,501 9,224

1. The number of in‐house attorneys is from Council of the Great City Schools' email dated 12/10/2018.  The number of employees is from the New York City Workforce Profile Report FY2017.  It is important to note that the school district's in‐house attorneys do not handle litigation; it is handled by New York City's Law Department.  In addition, the number of in‐house attorneys will soon be increasing to 208.

2. Student and employee figures based on Fingertip Facts 2019‐2020.  Number of students include those attending K‐12, Special Day, Continuation and Opportunity schools, Early Education, and Adult Education.  The number of in‐house attorneys is based on positions as of 10/2019.

3. Student and employee figures from Chicago Public Schools website https://cps.edu, last updated 10/2018 and 10/2019 respectively.  The number of in‐house attorneys is from Council of the Great City Schools' email dated 10/24/2019.

4. Figures from Miami‐Dade website http://www.dadeschools.net, last updated 8/21/2018 and Miami Dade County Statistical Highlights 2018‐2019.5. Student and employee figures from Facts at a Glance 2018.  The number of in‐house attorneys will increase from 7 to 8 on 1/3/2019.

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

Office of the General Counsel – Budget Presentation – October 31st, 2019 ‐ Page 16

COST AVOIDANCE STRATEGIES

STRATEGIES Alternate Fee Arrangements x Flat Fee Agreements x Internal Bidding x Re‐Negotiate Rates 

Electronic Billing System for Multi‐Level Review 

Independent Financial and Operational Review 

Hiring Additional In‐House Staff x Optimize Savings as In‐House Staff is ⅓ to ½  the Cost of Outside Counsel 

RFPs x Legal Bench x Court Reporters x Messenger Service 

Strategic Assignment of Cases x Capacity x Expertise 

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

Office of the General Counsel – Budget Presentation – October 31st, 2019 ‐ Page 17

EXAMPLES OF REVENUE GENERATION and RECOVERY

ISSUE AMOUNTRECEIVED

Environmental Cost Recovery $149,463,000

Education Revenue Augmentation Fund (ERAF) $117,819,726

Insurance Recovery $46,384,286

Salary Overpayment Recoupment $23,646,184

Insurance Attorney Fee Reimbursement $3,566,948

Department of General Services (DGS) Reimbursement Claims $396,417

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

Office of the General Counsel – Budget Presentation – October 31st, 2019 ‐ Page 18