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F-DOC-01
VERSIÓN: 01
D S SBARCHIVO
GESTION
ARCHIVO
CENTRALCT E D S
24 12 03 g CONCEPTOS
c CONCEPTOS CONTRACTUALES 5 10 x
i Concepto Físico
i Anexos Físico
g CONTRATOS
24 14 01 c CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIÓN 3 10 X
iSolicitud elaboración del contrato firmada.
Físico
iCertificación Inexistencia en planta
Físico
iCertificado de disponibilidad presupuestal.
Físico
iEstudios previos firmados
Físico
iPropuesta Contratista
Físico
iFormato Unico de Hoja de Vida (Actualizado y firmado en original - sin inhabilidad alguna).
Físico
iFotocopia legible de la cédula de ciudadanía o documento de identificación (extranjero).
Físico
iCopia libreta militar. (Excepto varón mayor de 50 años).
Físico
iLicencia de Conducción (Si procede)
Físico
iCertificado de Antecedentes Disciplinarios, expedido por la Procuraduría General de la Nación,
cuya expedición no sea superior a 3 meses.Físico
iCertificado de Antecedentes Fiscales, expedido por la Contraloría General de la
República.(Último boletín)Físico
iCertificado Judicial de Antecedentes Penales, expedido por la Policía Nacional, cuya fecha de
expedición no sea superior a un año.Físico
iFormato Único de Bienes y Rentas - Persona Natural. (Actualizado y firmado en original).
Físico
iRegistro Unico Tributario (RUT).
Físico
iAfiliación o constancia de pago realizada al Sistema de Seguridad Social, en lo que se refiere a
las cotizaciones efectuadas a Salud.Físico
iAfiliación o constancia de pago realizada al Sistema de Seguridad Social, en lo que se refiere a
las cotizaciones efectuadas a PensiónFísico
iDocumentos que acreditan estudios.
Físico
iTarjeta profesional, cuando se requiera para su ejercicio o registro.
Físico
iCertificado de Antecedentes disciplinarios del ejercicio de la profesión expedido por el
correspondiente consejo (Actualizado y vigente).Físico
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS) SOPORTE
RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: GRUPO DE GESTION CONTRACTUAL
CODIGO OFICINA PRODUCTORA: 24
Una vez finalizado el tiempo de de retención, los conceptos se
podrán eliminar ya que estos pierden vigencia por los cambios
que se puedan presentar en las normas
Se pueden eliminar una vez finalizado el tiempo de retención de
los contratos en el archivo central, ya que estos son de apoyo a
la gestión y no se constituye en material estratégico para la
Entidad. Adicionalmente se encuentran publicados en el SECOP
y se considera también que el tiempo de retención es suficiente
para que se pueda solicitar algún tipo de información del
mismo.
TRD AUNAP 04/05/2016 1 de 17
F-DOC-01
VERSIÓN: 01
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS) SOPORTE
RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: GRUPO DE GESTION CONTRACTUAL
CODIGO OFICINA PRODUCTORA: 24
iDocumentos que acreditan experiencia laboral.
Físico
iFotocopia Certificación Bancaria.
Físico
iCertificación de idoneidad (Original)
Físico
iMinuta del Contrato
Físico
iRegistro Presupuestal
Físico
iDocumentos poliza con aprobacion (si procede)
Físico
iAfiliación ARL
Físico
iActa u Orden de Inicio
Físico
iOficio Designación de Supervisor
Físico
iReporte Publicación SECOP
Físico
iSoporte de pago según corresponda. ( pago salud, pensión, ARL)
Físico
iInformes de ejecución
Físico
iActos Contractuales relacionados con la ejecución del contrato
Físico
24 14 02 c CONTRATOS DE CONSULTORIA O INTERVENTORIA 3 10 X
i Solicitud de Trámite de Elaboración del Proceso Físico
iEstudio de precios de mercado
Físico
iCertificado de Disponibilidad Presupuestal
Físico
iFicha Bpin del proyecto
Físico
iCertificado de planeación del PAA con la identificación del bien o servicio a adquiririse.
Físico
iEstudios previos firmados
Físico
iAviso de convocatoria
Físico
iAviso de convocatoria de solicitudes de expresiones de interés para la precalificación
Físico
iListado manifestaciones de intereses de Mypes y Mipymes
Físico
iActo administrativo donde se indique si la preclaificación se limitara a Mypes y/o a Mipymes.
Físico
iProyecto de Pliegos de Condiciones
Físico
iRegistro de expresiones interés a la precalificación
Físico
Se pueden eliminar una vez finalizado el tiempo de retención de
los contratos en el archivo central, ya que estos son de apoyo a
la gestión y no se constituye en material estratégico para la
Entidad. Adicionalmente se encuentran publicados en el SECOP
y se considera también que el tiempo de retención es suficiente
para que se pueda solicitar algún tipo de información del
mismo.
Una vez finalizado el tiempo de retención de los contratos en el
archivo central, se seleccionarán y digitalizarán aquellos que
impacten los valores y objetivos institucionales, los demás
documentos se pueden eliminar.
TRD AUNAP 04/05/2016 2 de 17
F-DOC-01
VERSIÓN: 01
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS) SOPORTE
RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: GRUPO DE GESTION CONTRACTUAL
CODIGO OFICINA PRODUCTORA: 24
iDesignación comité evaluador de las expresiones de interes
Físico
iComunicación al comité verificador de las expresiones de interes
Físico
iActo de conformación de precalificación
Físico
iPublicación del informe de la conformacion de la lista corta
Físico
iActa de audiencia pública de la precalificación
Físico
iInvitación a los oferentes que conforman la precalificación para la presentación de propuestas
Físico
iActo administrativo/Apertura del proceso
Físico
iPliego de Condiciones Definitivo
Físico
iActa de audiencia aclaración de pliegos (si el proceso supera la menor cuantia)
Físico
iListado de asistencia audiencia de aclaración de pliegos
Físico
iAdendas (si hay lugar a ello)
Físico
iRegistro de presentación de ofertas
Físico
iListado de Asistencia de audiencia de cierre
Físico
iRegistro de apertura de propuestas técnicas
Físico
iInforme de verificación propuestas técnicas
Físico
iActa de audiencia de apertura de la propuesta económica y verificación de consistencia de la
oferta económicaFísico
iActo administrativo de Adjudicación o declaratoria desierta
Físico
iMinuta del contrato
Físico
iRegistro Presupuestal
Físico
iRegistro Publicación SECOP
Físico
iGarantia (cuando aplique)
Físico
iDocumento de aprobación de la garantia (si aplica)
Físico
iActa u Orden de Inicio (cuando aplique)
Físico
iOficio designación del supervisor
Físico
iDocumentos soportes de pago e informes
Físico
iActos Contractuales relacionados con la ejecución del contrato
Físico
Una vez finalizado el tiempo de retención de los contratos en el
archivo central, se seleccionarán y digitalizarán aquellos que
impacten los valores y objetivos institucionales, los demás
documentos se pueden eliminar.
TRD AUNAP 04/05/2016 3 de 17
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VERSIÓN: 01
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS) SOPORTE
RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: GRUPO DE GESTION CONTRACTUAL
CODIGO OFICINA PRODUCTORA: 24
iLiquidación del contrato
Físico
iReporte Publicación SECOP
Físico
24 14 03 c CONTRATOS CORRETAJE DE SEGUROS 3 10 x
i Solicitud de Trámite de Elaboración del Proceso Físico
iEstudio de precios de mercado
Físico
iEstudios previos firmados
Físico
iCertificado de Disponibilidad Presupuestal
Físico
iFicha Bpin del proyecto
Físico
iCertificado de planeación del PAA con la identificación del bien o servicio a adquiririse.
Físico
iAviso de convocatoria
Físico
iAviso de convocatoria de solicitudes de expresiones de interés para la precalificación
Físico
iListado manifestaciones de intereses de Mypes y Mipymes
Físico
iActo administrativo donde se indique si la preclaificación se limitará a Mypes y/o a Mipymes.
Físico
iProyecto de Pliegos de Condiciones
Físico
iRegistro de expresiones interés a la precalificación
Físico
iDesignación comité evaluador de las expresiones de interes
Físico
iComunicación al comité verificador de las expresiones de interes
Físico
iActo de conformación de precalificación
Físico
iPublicación del informe de la conformacion de la lista corta
Físico
iActa de audiencia pública de la precalificación
Físico
iInvitación a los oferentes que conforman la precalificación para la presentación de propuestas
Físico
iActo administrativo/Apertura del proceso
Físico
iPliego de Condiciones Definitivo
Físico
iActa de audiencia aclaración de pliegos (si el proceso supera la menor cuantia)
Físico
iListado de asistencia audiencia de aclaración de pliegos
Físico
iAdendas (si hay lugar a ello)
Físico
Una vez finalizado el tiempo de retención de los contratos en el
archivo central, se procederá a su eliminación.
Una vez finalizado el tiempo de retención de los contratos en el
archivo central, se seleccionarán y digitalizarán aquellos que
impacten los valores y objetivos institucionales, los demás
documentos se pueden eliminar.
TRD AUNAP 04/05/2016 4 de 17
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VERSIÓN: 01
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS) SOPORTE
RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: GRUPO DE GESTION CONTRACTUAL
CODIGO OFICINA PRODUCTORA: 24
iRegistro de presentación de ofertas
Físico
iListado de Asistencia de audiencia de cierre
Físico
iRegistro de apertura de propuestas técnicas
Físico
iInforme de verificación propuestas técnicas
Físico
iActa de audiencia de apertura de la propuesta económica y verificación de consistencia de la
oferta económicaFísico
iActo administrativo de Adjudicación o declaratoria desierta
Físico
iMinuta del contrato
Físico
iRegistro Presupuestal
Físico
iRegistro Publicación SECOP
Físico
iGarantia (cuando aplique)
Físico
iDocumento de aprobación de la garantia (si aplica)
Físico
iActa u Orden de Inicio (cuando aplique)
Físico
iOficio designación del supervisor
Físico
iDocumentos soportes de pago e informes
Físico
iActos Contractuales relacionados con la ejecución del contrato
Físico
iLiquidación del contrato
Físico
iReporte Publicación SECOP
Físico
24 14 04 c CONTRATOS DE COMPRAVENTA 3 10 X
i Solicitud de Trámite de Elaboración del Proceso Físico
iEstudio de precios de mercado
Físico
iEstudios previos firmados
Físico
iCertificado de Disponibilidad Presupuestal
Físico
iFicha Bpin del proyecto
Físico
iCertificado de planeación del PAA con la identificación del bien o servicio a adquiririse.
Físico
iAviso de Convocatoria
Físico
iConstancia no subasta electronica
Físico
Una vez finalizado el tiempo de retención de los contratos en el
archivo central, se procederá a su eliminación.
Una vez finalizado el tiempo de retención de los contratos en el
archivo central, se procederá a su eliminación.
TRD AUNAP 04/05/2016 5 de 17
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VERSIÓN: 01
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS) SOPORTE
RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: GRUPO DE GESTION CONTRACTUAL
CODIGO OFICINA PRODUCTORA: 24
iProyecto de Pliegos de Condiciones
Físico
iRegistro de manifestación de Interes de Mypes y Mipymes
Físico
iActo administrativo de Apertura
Físico
iPliego de Condiciones Definitivo
Físico
iInvitación Pública
Físico
iAnexo técnico (cuando aplique)
Físico
iListado Manifestaciones de Intereses en participar
Físico
iActa de audiencia de sorteo (cuando sean más 10 oferentes)
Físico
iActa de audiencia de aclaración de pliegos de condiciones y revisión asignación de riesgos
Físico
iAdendas (si hay lugar a ello)
Físico
iRegistro presentación de propuestas
Físico
iListado de audiencia al cierre
Físico
iActa de audiencia de cierre
Físico
iRegistro Apertura de sobres
Físico
iDesignación del comité verificador y evaluador
Físico
iComunicación a los miembros del comité y envío de propuestas
Físico
iInforme de verificación y evaluación de propuestas
Físico
iListado de Asistencia de audiencia pública de adjudicación
Físico
iActa de audiencia pública de adjudicación
Físico
iActa de audiencia de la Subasta Inversa Presencial
Físico
iListado de la audiencia de la subasta Inversa Presencial
Físico
iActo administrativo de adjudicación proceso de selección o declaratoria de desierta
Físico
iComunicación de aceptación de la Oferta (Mínima Cuantía)
Físico
iMinuta del contrato
Físico
iReporte Publicación SECOP
Físico
iRegistro Presupuestal
Físico
Una vez finalizado el tiempo de retención de los contratos en el
archivo central, se procederá a su eliminación.
TRD AUNAP 04/05/2016 6 de 17
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VERSIÓN: 01
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS) SOPORTE
RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: GRUPO DE GESTION CONTRACTUAL
CODIGO OFICINA PRODUCTORA: 24
iGarantía (cuando aplique)
Físico
iDocumento de aprobación de la garantia (si aplica)
Físico
iActa u orden de inicio (cuando aplique)
Físico
iOficio designación del supervisor
Físico
iDocumentos soportes de pago e informes
Físico
iActos Contractuales relacionados con la ejecución del contrato
Físico
iLiquidación del Contrato
Físico
iReporte Publicación SECOP
Físico
24 14 05 c CONTRATOS DE SUMINISTROS 3 10 x
i Solicitud de Trámite de Elaboración del Proceso Físico
iEstudio de precios de mercado
Físico
iEstudios previos firmados
Físico
iCertificado de Disponibilidad Presupuestal
Físico
iFicha Bpin del proyecto
Físico
iCertificado de planeación del PAA con la identificación del bien o servicio a adquiririse.
Físico
iAviso de Convocatoria
Físico
iConstancia no subasta electronica
Físico
iProyecto de Pliegos de Condiciones
Físico
iRegistro de manifestación de Interes de Mypes y Mipymes
Físico
iActo administrativo de Apertura
Físico
iPliego de Condiciones Definitivo
Físico
iInvitación Pública
Físico
iAnexo técnico (cuando aplique)
Físico
iListado Manifestaciones de Intereses en participar
Físico
iActa de audiencia de sorteo (cuando sean más 10 oferentes)
Físico
iActa de audiencia de aclaración de pliegos de condiciones y revisión asignación de riesgos
Físico
Una vez finalizado el tiempo de retención de los contratos en el
archivo central, se procederá a su eliminación.
Una vez finalizado el tiempo de retención de los contratos en el
archivo central, se procederá a su eliminación.
TRD AUNAP 04/05/2016 7 de 17
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VERSIÓN: 01
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS) SOPORTE
RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: GRUPO DE GESTION CONTRACTUAL
CODIGO OFICINA PRODUCTORA: 24
iAdendas (si hay lugar a ello)
Físico
iRegistro presentación de propuestas
Físico
iListado de audiencia al cierre
Físico
iActa de audiencia de cierre
Físico
iRegistro Apertura de sobres
Físico
iDesignación del comité verificador y evaluador
Físico
iComunicación a los miembros del comité y envio de propuestas
Físico
iInforme de verificación y evaluación de propuestas
Físico
iListado de Asistencia de audiencia publica de adjudicación
Físico
iActa de audiencia pública de adjudicación
Físico
iActa de audiencia de la Subasta Inversa Presencial
Físico
iListado de la audiencia de la subasta Inversa Presencial
Físico
iActo administrativo de adjudicación proceso de selección o declaratoria de desierta
Físico
iComunicación de aceptación de la Oferta (Mínima Cuantía)
Físico
iMinuta del contrato
Físico
iReporte Publicación SECOP
Físico
iRegistro Presupuestal
Físico
iGarantia (cuando aplique)
Físico
iDocumento de aprobación de la garantia (si aplica)
Físico
iActa u orden de inicio (cuando aplique)
Físico
iOficio designación del supervisor
Físico
iDocumentos soportes de pago e informes
Físico
iActos Contractuales relacionados con la ejecución del contrato
Físico
iLiquidación del Contrato
Físico
iReporte Publicación SECOP
Físico
24 14 06 c CONTRATOS DE PRESTACION SERVICIOS 3 10 x
Una vez finalizado el tiempo de retención de los contratos en el
archivo central, se procederá a su eliminación.
Una vez finalizado el tiempo de retención de los contratos en el
archivo central, se procederá a su eliminación.
TRD AUNAP 04/05/2016 8 de 17
F-DOC-01
VERSIÓN: 01
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS) SOPORTE
RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: GRUPO DE GESTION CONTRACTUAL
CODIGO OFICINA PRODUCTORA: 24
i Solicitud de Trámite de Elaboración del Proceso Físico
iEstudio de precios de mercado
Físico
iEstudios previos firmados
Físico
iCertificado de Disponibilidad Presupuestal
Físico
iFicha Bpin del proyecto
Físico
iCertificado de planeación del PAA con la identificación del bien o servicio a adquiririse.
Físico
iAviso de Convocatoria
Físico
iConstancia no subasta electronica
Físico
iProyecto de Pliegos de Condiciones
Físico
iRegistro de manifestación de Interes de Mypes y Mipymes
Físico
iActo administrativo de Apertura
Físico
iPliego de Condiciones Definitivo
Físico
iInvitación Pública
Físico
iAnexo técnico (cuando aplique)
Físico
iListado Manifestaciones de Intereses en participar
Físico
iActa de audiencia de sorteo (cuando sean más 10 oferentes)
Físico
iActa de audiencia de aclaración de pliegos de condiciones y revisión asignación de riesgos
Físico
iAdendas (si hay lugar a ello)
Físico
iRegistro presentación de propuestas
Físico
iListado de audiencia al cierre
Físico
iActa de audiencia de cierre
Físico
iRegistro Apertura de sobres
Físico
iDesignación del comité verificador y evaluador
Físico
iComunicación a los miembros del comité y envio de propuestas
Físico
iInforme de verificación y evaluación de propuestas
Físico
iListado de Asistencia de audiencia publica de adjudicación
Físico
Una vez finalizado el tiempo de retención de los contratos en el
archivo central, se procederá a su eliminación.
TRD AUNAP 04/05/2016 9 de 17
F-DOC-01
VERSIÓN: 01
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS) SOPORTE
RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: GRUPO DE GESTION CONTRACTUAL
CODIGO OFICINA PRODUCTORA: 24
iActa de audiencia pública de adjudicación
Físico
iActa de audiencia de la Subasta Inversa Presencial
Físico
iListado de la audiencia de la subasta Inversa Presencial
Físico
iActo administrativo de adjudicación proceso de selección o declaratoria de desierta
Físico
iComunicación de aceptación de la Oferta (Mínima Cuantía)
Físico
iMinuta del contrato
Físico
iReporte Publicación SECOP
Físico
iRegistro Presupuestal
Físico
iGarantia (cuando aplique)
Físico
iDocumento de aprobación de la garantia (si aplica)
Físico
iActa u orden de inicio (cuando aplique)
Físico
iOficio designación del supervisor
Físico
iDocumentos soportes de pago e informes
Físico
iActos Contractuales relacionados con la ejecución del contrato
Físico
iLiquidación del Contrato
Físico
iReporte Publicación SECOP
Físico
24 14 07 c CONTRATOS DE OBRA PÚBLICA 3 10 x
i Solicitud de Trámite de Elaboración del Proceso Físico
iEstudios Análisis del Sector
Físico
iEstudios previos firmados
Físico
iCertificado de Disponibilidad Presupuestal
Físico
iFicha Bpin del proyecto
Físico
iCertificado de planeación del PAA con la identificación del bien o servicio a adquiririse.
Físico
iAviso de Convocatoria
Físico
iConstancia no subasta electronica
Físico
iProyecto de Pliegos de Condiciones
Físico
Una vez finalizado el tiempo de retención de los contratos en el
archivo central, se procederá a su eliminación.
Una vez finalizado el tiempo de retención de los contratos en el
archivo central, se seleccionarán y digitalizarán aquellos que
impacten los valores y objetivos institucionales, los demás
documentos se pueden eliminar.
TRD AUNAP 04/05/2016 10 de 17
F-DOC-01
VERSIÓN: 01
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS) SOPORTE
RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: GRUPO DE GESTION CONTRACTUAL
CODIGO OFICINA PRODUCTORA: 24
iRegistro de manifestación de Interes de Mypes y Mipymes
Físico
iActo administrativo de Apertura
Físico
iPliego de Condiciones Definitivo
Físico
iInvitación Pública
Físico
iAnexo técnico (cuando aplique)
Físico
iListado Manifestaciones de Intereses en participar
Físico
iActa de audiencia de sorteo (cuando sean más 10 oferentes)
Físico
iActa de audiencia de aclaración de pliegos de condiciones y revisión asignación de riesgos
Físico
iAdenda (si hay lugar a ello)
Físico
iRegistro presentación de propuestas
Físico
iListado de audiencia al cierre
Físico
iActa de audiencia de cierre
Físico
iRegistro Apertura de sobres
Físico
iDesignación del comité verificador y evaluador
Físico
iComunicación a los miembros del comité y envio de propuestas
Físico
iInforme de verificación y evaluación de propuestas
Físico
iListado de Asistencia de audiencia publica de adjudicación
Físico
iActa de audiencia pública de adjudicación
Físico
iActa de audiencia de la Subasta Inversa Presencial
Físico
iListado de la audiencia de la subasta Inversa Presencial
Físico
iActo administrativo de adjudicación proceso de selección o declaratoria de desierta
Físico
iComunicación de aceptación de la Oferta (Mínima Cuantía)
Físico
iMinuta del contrato
Físico
iReporte Publicación SECOP
Físico
iRegistro Presupuestal
Físico
iGarantia (cuando aplique)
Físico
Una vez finalizado el tiempo de retención de los contratos en el
archivo central, se seleccionarán y digitalizarán aquellos que
impacten los valores y objetivos institucionales, los demás
documentos se pueden eliminar.
TRD AUNAP 04/05/2016 11 de 17
F-DOC-01
VERSIÓN: 01
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS) SOPORTE
RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: GRUPO DE GESTION CONTRACTUAL
CODIGO OFICINA PRODUCTORA: 24
iDocumento de aprobación de la garantia (si aplica)
Físico
iActa u orden de inicio (cuando aplique)
Físico
iOficio designación del supervisor
Físico
iDocumentos soportes de pago e informes
Físico
iActos Contractuales relacionados con la ejecución del contrato
Físico
iLiquidación del Contrato
Físico
iReporte Publicación SECOP
Físico
24 14 08 c CONTRATOS DE SEGUROS 3 10 x
i Solicitud de Trámite de Elaboración del Proceso Físico
iEstudio de precios de mercado
Físico
iEstudios previos firmados
Físico
iCertificado de Disponibilidad Presupuestal
Físico
iFicha Bpin del proyecto
Físico
iCertificado de planeación del PAA con la identificación del bien o servicio a adquiririse.
Físico
iAviso de Convocatoria
Físico
iConstancia no subasta electronica
Físico
iProyecto de Pliegos de Condiciones
Físico
iRegistro de manifestación de Interes de Mypes y Mipymes
Físico
iActo administrativo de Apertura
Físico
iPliego de Condiciones Definitivo
Físico
iInvitación Pública
Físico
iAnexo técnico (cuando aplique)
Físico
iListado Manifestaciones de Intereses en participar
Físico
iActa de audiencia de sorteo (cuando sean más 10 oferentes)
Físico
iActa de audiencia de aclaración de pliegos de condiciones y revisión asignación de riesgos
Físico
iAdendas (si hay lugar a ello)
Físico
Una vez finalizado el tiempo de retención de los contratos en el
archivo central, se seleccionarán y digitalizarán aquellos que
impacten los valores y objetivos institucionales, los demás
documentos se pueden eliminar.
Una vez finalizado el tiempo de retención de los contratos en el
archivo central, se procederá a su eliminación.
TRD AUNAP 04/05/2016 12 de 17
F-DOC-01
VERSIÓN: 01
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS) SOPORTE
RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: GRUPO DE GESTION CONTRACTUAL
CODIGO OFICINA PRODUCTORA: 24
iRegistro presentación de propuestas
Físico
iListado de audiencia al cierre
Físico
iActa de audiencia de cierre
Físico
iRegistro Apertura de sobres
Físico
iDesignación del comité verificador y evaluador
Físico
iComunicación a los miembros del comité y envio de propuestas
Físico
iInforme de verificación y evaluación de propuestas
Físico
iListado de Asistencia de audiencia publica de adjudicación
Físico
iActa de audiencia pública de adjudicación
Físico
iActa de audiencia de la Subasta Inversa Presencial
Físico
iListado de la audiencia de la subasta Inversa Presencial
Físico
iActo administrativo de adjudicación proceso de selección o declaratoria de desierta
Físico
iComunicación de aceptación de la Oferta (Mínima Cuantía)
Físico
iMinuta del contrato
Físico
iReporte Publicación SECOP
Físico
iRegistro Presupuestal
Físico
iGarantia (cuando aplique)
Físico
iDocumento de aprobación de la garantia (si aplica)
Físico
iActa u orden de inicio (cuando aplique)
Físico
iOficio designación del supervisor
Físico
iDocumentos soportes de pago e informes
Físico
iActos Contractuales relacionados con la ejecución del contrato
Físico
iLiquidación del Contrato
Físico
iReporte Publicación SECOP
Físico
24 14 09 c CONTRATOS DE COMODATO 5 10 X
i Documento de Viabilidad de Destino del Bien Físico
Una vez finalizado el tiempo de retención de los contratos en el
archivo central, se seleccionarán y digitalizarán aquellos que
impacten los valores y objetivos institucionales, los demás
documentos se pueden eliminar.
Una vez finalizado el tiempo de retención de los contratos en el
archivo central, se procederá a su eliminación.
TRD AUNAP 04/05/2016 13 de 17
F-DOC-01
VERSIÓN: 01
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS) SOPORTE
RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: GRUPO DE GESTION CONTRACTUAL
CODIGO OFICINA PRODUCTORA: 24
iSolicitud elaboración del contrato firmada.
Físico
iCertificación del Contador Valor Contable del Bien
Físico
iEstudios previos firmados
Físico
iDocumentos titulación del bien mueble e inmueble
Físico
iDocumentos representante legal
Físico
iActo administrativo de justificación de contratación directa
Físico
iMinuta del Contrato
Físico
iReporte Publicación SECOP
Físico
iCertificado de Garantia y Aprobación
Físico
iActa u Orden de Inicio
Físico
iDesignación de Supervisor
Físico
iActa de entrega y recibo (si aplica)
Físico
iDocumentos e informes de seguimiento
Físico
iActos Contractuales relacionados con la ejecución del contrato
Físico
iLiquidación del Contrato
Físico
iReporte Publicación SECOP
Físico
24 14 10 c CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO 3 10 x
iSolicitud elaboración del contrato firmada.
Físico
iEstudio de precios de mercado
Físico
iDocumentos del Inmueble
Físico
iCertificado de Disponibilidad Presupuestal
Físico
iFicha Bpin del proyecto
Físico
iCertificado de planeación del PAA con la identificación del bien o servicio a adquiririse.
Físico
iEstudios previos firmados
Físico
iDocumentos del arrendendador
Físico
iActo administrativo de justificación de contratación directa
Físico
Una vez finalizado el tiempo de retención de los contratos en el
archivo central, se procederá a su eliminación.
Una vez finalizado el tiempo de retención de los contratos en el
archivo central, se seleccionarán y digitalizarán aquellos que
impacten los valores y objetivos institucionales, los demás
documentos se pueden eliminar.
TRD AUNAP 04/05/2016 14 de 17
F-DOC-01
VERSIÓN: 01
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS) SOPORTE
RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: GRUPO DE GESTION CONTRACTUAL
CODIGO OFICINA PRODUCTORA: 24
iMinuta del Contrato
Físico
iReporte Publicación SECOP
Físico
iRegistro Prepuestal
Físico
iActa u Orden de Inicio
Físico
iOficio designación del supervisor
Físico
iDocumentos soportes de pago e informes
Físico
iActos Contractuales relacionados con la ejecución del contrato
Físico
iLiquidación del Contrato (si procede)
Físico
iReporte Publicación SECOP
Físico
24 14 11 c ACUERDO MARCO DE PRECIOS (ORDEN DE COMPRA) 3 10 x
i Estudios Previos Formulario de Tienda Virtual Físico
iCertificado de Disponibilidad Presupuestal
Físico
iFicha Bpin del proyecto
Físico
iCertificado de planeación del PAA con la identificación del bien o servicio a adquiririse.
Físico
iCotizaciones
Físico
iOrden de Compra
Físico
iRegistro Presupuestal
Físico
iVerificación de Publicacion en Tienda Virtual
Físico
iActa u orden de inicio (cuando aplique)
Físico
iOficio designación del supervisor
Físico
iDocumentos soportes de pago e informes
Físico
iActos Contractuales relacionados con la ejecución del contrato
Físico
iLiquidación del Contrato (si procede)
Físico
iReporte Publicación SECOP
Físico
g CONVENIOS
24 51 01 c CONVENIOS 5 10 X
Una vez finalizado el tiempo de retención de los contratos en el
archivo central, se procederá a su eliminación.
Una vez finalizado el tiempo de retención de los contratos en el
archivo central, se procederá a su eliminación.
Una vez finalizado el tiempo de retención de los contratos en el
archivo central, se seleccionarán aquellos que impacten los
valores y objetivos institucionales, los demás documentos se
pueden eliminar.
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VERSIÓN: 01
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS) SOPORTE
RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: GRUPO DE GESTION CONTRACTUAL
CODIGO OFICINA PRODUCTORA: 24
i Solicitud elaboración del convenio firmada. Físico
i Certificado de disponibilidad presupuestal. Físico
i Ficha Bpin del proyecto Físico
i Certificado de planeación del PAA con la identificación del bien o servicio a adquiririse. Físico
iPublicación en el Secop del PAA con del bien o servicio a adquirirse, debidamente descrito con
los códigos UNSPSCFísico
i Estudios previos (Original) Físico
i Solicitud dirigida al futuro cooperante para participar en el proyecto y presentar propuesta. Físico
i Propuesta del Cooperante (firma original) Físico
i Certificado de contrapartida (Firmado en original por el Representante legal) Físico
iFormato Unico de Hoja de Vida de la persona jurídica (Actualizado y firmado en original - sin
inhabilidad alguna).Físico
iCertificado de existencia y representación del cooperante con fecha de expedición no superior a
30 días o documento que acredite la existencia, representación legal y objeto social de la Físico
iCopia del acta o del documento expedido por el órgano correspondiente en donde conste la
autorización dada al representante legal para comprometer a la entidad o de las facultades Físico
iFotocopia legible de la cédula de ciudadanía o documento de identificación (extranjero) del
representante legal o del facultado para suscribir el convenio .Físico
iCopia libreta militar del representante legal o del facultado para suscribir el convenio (Excepto
varón mayor de 50 años).Físico
i Certificado de Antecedentes Disciplinarios, expedido por la Procuraduría General de la Nación Físico
iCertificado de Antecedentes Fiscales, expedido por la Contraloría General de la
República.(Último boletín)Físico
i Certificado Judicial de Antecedentes Penales, expedido por la Policía Nacional Físico
i Registro Unico Tributario (RUT) de la persona jurídica. Físico
iCertificado de Paz y Salvo de Aportes al Sistema General de Seguridad Social Integral (salud,
pensión y ARP) y Parafiscales (SENA, ICBF y Cajas de compensación) de la persona jurídica, Físico
i Fotocopia Certificación Bancaria Físico
iCertificación suscrita por el representante legal en el cual se compromenta a manejar los
recursos de forma exclusiva en la cuenta bancaria que se anexa. Físico
iCertificación de idoneidad (Original) junto con los documentos que acreditan experiencia de la
persona jurídica.Físico
i Acto Administrativo de contratación directa Físico
i Convenio Físico
iReporte Publicación SECOP
Físico
i Registro Presupuestal Físico
Una vez finalizado el tiempo de retención de los contratos en el
archivo central, se seleccionarán aquellos que impacten los
valores y objetivos institucionales, los demás documentos se
pueden eliminar.
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VERSIÓN: 01
CODIGO
SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS) SOPORTE
RETENCION DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTO
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: GRUPO DE GESTION CONTRACTUAL
CODIGO OFICINA PRODUCTORA: 24
i Garantías Físico
i Aprobación de las garantías Físico
i Acta u Orden de Inicio Físico
iOficio designación del supervisor
Físico
iDesignación de Comités ( Si Procede)
Físico
iDocumentos soportes de desembolsos e informes
Físico
iActos Contractuales relacionados con la ejecución del contrato
Físico
iLiquidación del Convenio
Físico
iReporte Publicación SECOP
Físico
CONVENCIONES
S: Serie documental CT: Conservación Total
SB: Subserie documental E : Eliminación SECRETARIO GENERAL
g Serie documental D: Digitalización
c Subserie documental S: Selección
i Tipo documental
Una vez finalizado el tiempo de retención de los contratos en el
archivo central, se seleccionarán aquellos que impacten los
valores y objetivos institucionales, los demás documentos se
pueden eliminar.
PROFESIONAL SECRETARÍA GENERAL - GESTIÓN DOCUMENTAL
TRD AUNAP 04/05/2016 17 de 17
