0

   

ON‐THE‐JOB  

AND  

CUSTOMIZED   

TRAINING  

MANUAL 

1

TABLE OF CONTENTS  

I.  INTRODUCTION AND OVERVIEW  3 II. FUNDAMENTALS OF OJT AND CUSTOMIZED TRAINING  3 

A. OJT  3 B. ECONOMIC DEVELOPMENT RESTRICTIONS  5 C. DEMAND FOR OCCUPATION IN THE LABOR MARKET  5 D. CUSTOMIZED TRAINING  5 

III. SELECTION OF TRAINEES  6 A. RECRUITMENT  6 B. EMPLOYER REFERRALS  7 

IV. ASSESSMENT  8 A. DOCUMENTING NEED  8 B. PARTICIPANT WITH PREVIOUS EXPERIENCE  8 C. PREVIOUS EMPLOYER OF APPLICANT  9 D. CURRENTLY EMPLOYED WORKERS; UPGRADES  9 

V. MARKETING AND SALES TO EMPLOYERS  10 A. MARKETING  11 B. SALES  12 

VI. QUALIFYING THE BUSINESS  14 A. THE PRE‐AWARD REVIEW  14 B. APPROPRIATE BUSINESSES  15 C. RETENTION RECORD OF PARTICIPATING EMPLOYER  18 D. DISPROPORTIONATE SHARE OF THE WORKFORCE  18 

VII. THE OJT CONTRACT  19 A. APPROPRIATE JOBS AND CONDITIONS  19 B. STARTING WAGE  20 C. LIMITATIONS ON TRAINING COSTS  20 D. DETERMINING TRAINING DURATION  21 E. THE TRAINING PLAN  22 F. SUPPLEMENTAL TRAINING AND SUPPORTIVE SERVICES  25  G. TERMS AND CONDITIONS  26 H. COLLECTIVE BARGAINING  27 I. APPROVAL OF CONTRACTS  27 J. MODIFICATIONS  28 K. TERMINATION  28 L. NEPOTISM  29 

VIII. REIMBURSEMENT PROCESS  30 A. TIME AND ATTENDANCE  30 B. VOUCHERS  30 C. HOLIDAYS, VACATION AND SICK LEAVE  31 D. OVERTIME   31 E. PAY RAISES  32 

2

IX. MONITORING AND EVALUATION  32 A. REGULAR CONTACT  32 B. FORMAL MONITORING  34 C. REPORTS AND RECORDS  34 

  APPENDICES: 

INDIVIDUAL ON‐THE‐JOB TRAINING CONTRACT  36 OJT TERMS AND CONDITIONS  39 ON‐THE‐JOB TRAINING CONTACT MODIFICATION  45 OJT REIMBURSEMENT VOUCHER  46 TRAINEE WORK AND OJT CONTRACT EVALUATION  47 OJT JUSTIFICATION AND TRAINING LENGTH  48 OJT/INTERNSHIP WORKSHEET  50 TRAINING JUSTIFICATION  52 SELECTED SECTIONS OF WIA AND WIA REGULATIONS  53 

3

 DATE ISSUED:  July 1, 2002 

SUBJECT:  ON‐THE‐JOB (OJT) AND CUSTOMIZED TRAINING  STAFF MANUAL 

REFERENCE:  WIA 01‐26 

I. INTRODUCTION AND OVERVIEW TO OJT: 

The Northwest Workforce Council (NWC) operates a comprehensive training and employment program that utilizes most activities authorized under the Workforce Investment Act (WIA) to systematically develop the employability of eligible youth, dislocated workers and adults and when appropriate to place them into jobs.  On‐the‐Job Training (OJT), when properly implemented, serves this dual purpose very effectively since a trainee is hired into a job or upgraded and is then trained in the requisite skills. 

While the WIA contains a number of provisions (see attached pertinent WIA sections and regulations) that broadly define OJT and prohibit various practices, many of the parameters of this activity have been left to local definition.  Consequently, over time, specific policies and procedures have been put into practice by the Northwest Workforce Council to govern the use of OJT within this Workforce Development Area (WDA).   

This manual consolidates the policies and procedures that are to be used by staff of the Northwest Workforce Council in the development, negotiation, implementation, and monitoring of On‐the‐Job Training contracts.  It incorporates or references the relevant policy documents that have been issued since the inception of the WIA and formalizes procedures that have previously been patterns of practice.   

II. THE FUNDAMENTALS OF OJT AND CUSTOMIZED TRAINING  

A. OJT 

The basic purpose of On‐the‐Job Training is to allow an employer to hire an individual or upgrade an eligible employed worker (incumbent worker) who would not otherwise qualify for the job and to teach them the skills needed to perform at the entry level or at the next level.  The activity is based upon a contractual exchange between the employer and the NWC.  The NWC provides the employer with a partial wage reimbursement for an agreed‐upon training time period in exchange for the provision of training by the employer and a commitment to retain the individual if the training is successfully completed and the OJT employee is retained.  This commitment is enforced by the “pattern of failure” requirements specified in Section VI.C. 

4

OJT is a hire‐first program.  The trainee is actually an employee of the company that has agreed to provide the training.  It is very important that everyone involved understands that it is not a subsidized employment program.  OJT training payments to employers are deemed to be compensation to the employer for the extraordinary costs associated with training participants and the costs associated with the lower productivity of the participants.  Employers are not required to document such extraordinary costs (WIA reg. 663.710(c)).  Employers may be reimbursed up to 50 percent of the wage rate of an OJT participant for the extraordinary costs of providing the training and additional supervision related to the OJT (WIA reg. Sec.673.710; WIA.101(31)B).  The NWC limits the training duration to six months as per the Operations Plan. 

Because all new employees undergo some form of training, it is essential to differentiate the initial "training and orientation" routinely provided by the employer to qualified new hires from the additional training that is to be provided for the OJT trainee.  The employer should only be compensated for training that is in addition to what is normally provided to a qualified new employee. 

During the course of the OJT, the trainee must be treated as a regular employee and should receive wages and benefits at the same level as similarly employed workers.  Not all jobs are appropriate for OJT.  The emphasis on training automatically eliminates all jobs that require no more than a brief initial orientation period.  Similarly, because reimbursements are intended to compensate the employer for decreased productivity, jobs that pay by commission or piecework are generally considered inappropriate.  Additionally, seasonal and temporary jobs should likewise be avoided because the desired outcome is long‐term retention into full time employment at the completion of training. 

The assessment process is used to substantiate that each trainee has a need for the training that is to be provided and has the capability to benefit from this training.  The decision to assign a participant to OJT should be based on consideration of the individual's employability skills, skill deficiencies, and interests. 

OJT can also be inappropriate for a variety of other reasons.  The trainee should generally possess at least the threshold level of basic and work readiness skill proficiency to ensure the possibility of success.  Placement into OJT before a trainee is ready can negate earlier achievements and undermine motivation and self‐confidence.  Additionally, the placement of trainees who fail to meet even basic employer expectations will diminish the credibility of the Council within the business community.  The initiation of an OJT for an unemployed registrant is generally delayed until the trainee: 

1) has identified interests and aptitudes that match the prospective training; 

2) has expressed an occupational preference based upon sound and current labor market information; 

3) understands and/or exhibits the attitudes and behaviors that employers require; 

4) appears motivated and committed to give a best effort; 

5) has sufficient basic, work readiness and occupational skills to learn job skills; 

5

Although the primary focus of OJT is training in job‐specific skills, it is sometimes necessary to build in activities that simultaneously address needed basic and/or work readiness skill deficiencies as part of the overall contract. 

Trainees who already possess a substantial portion of the skills required to perform the job also should not be placed into OJT positions.  The responsibilities that accompany the use of public funds demand that expenditures for training activities be confined to situations in that there is a documentable need for training; mere subsidies for business or financial incentives to hire are avoided. Thus, the selection of trainees for OJT should be carefully governed by a well‐thought out process.  The skills already possessed by the participant must be considered along with the skills required to do the job. 

B. ECONOMIC DEVELOPMENT RESTRICTIONS 

Employment generating activities, economic development, and other similar activities are not allowed unless they are directly related to training for eligible individuals.  Activities regarded as directly related to training for eligible individuals include:  

1) employer outreach and job development activities including contacts with potential employers for the purpose of placement of WIA participants; 

2) the development of OJT activities. 

C. DEMAND FOR OCCUPATION IN LABOR MARKET 

OJT positions must be in demand in the local labor market.  Local labor market information can be used to establish that the OJT training is for a demand occupation.  OJTs that occur in small businesses where the OJT training covers a relatively broad range of functions that draw from several occupations are generally considered as a unique occupation for labor market demand purposes.  With these unique occupations, the fact that an opening exists for the occupation at the business presupposes the existence of a demand for the occupation. 

D. CUSTOMIZED TRAINING 

Customized training is designed to meet the special requirements of an employer (including a group of employers) that is conducted with a commitment by the employer to employ, or in the case of currently employed (incumbent workers), continue to employ, an individual on successful completion of the training and for which the employer pays for not less than 50% of the cost of the training. 

6

For employed individuals, training may be provided for an employer or a group or employers when  

1) the employee is not earning a self‐sufficient wage as defined by the NWC and are within industries that are sectoral initiatives approved by the NWC.  Self‐sufficiency is defined as having family income exceeding the Low‐Income (80% of median family income) limits based on Department of Housing and Urban Development median family income guideline for Northwest Workforce Development Area using the Bellingham Metropolitan Statistical Area: http://www.huduser.org/Datasets/IL/IL06/ . Go to the map and click on Washington State; 

2) the requirements of commitment to employ and financial contribution by the employer are met; and 

3) the customized training relates to the introduction of new technologies, introduction to new production or service procedures, upgrading to new jobs that require additional skills, workplace literacy, or other appropriate purposes identified by the NWC.  

III. SELECTION OF TRAINEES: 

OJT is not appropriate as an initial activity for all participants.  Although some may be ready for training in occupational skills immediately upon enrollment into the WIA program, others may benefit more from other activities that focus training on basic and/or work readiness prior to consideration of OJT.  Yet for others, basic and work readiness skills can be taught most effectively at the same time as occupational skills by integrating basic and/or work readiness training into the work‐based training plan and/or by concurrent enrollment into other training activities.  Additionally, even when the participant is ready to be trained in occupational skills, the occupational classification that has been chosen must be factored into the determination of whether OJT is the most effective activity.  For some occupations, particularly those requiring some form of institutional certification, classroom skills training is a more suitable approach. 

A. RECRUITMENT: 

Sometimes an unfulfilled demand for skilled workers by an employer or among a group of employers may result in a targeted effort by the Workforce Council to recruit appropriate trainees.  Candidates may also be identified from the pool of applicants who have applied for WIA and have not yet been enrolled or among registrants/participants already enrolled in other training activities. 

To access program registrants, the Coordinator must complete a Private Employer Identification Sheet.  This form is used to convey information about the job to potential trainees and to other NWC staff.  Side one describes the job's location, title, duties, entry requirements, schedule, wages, and benefits.  It is posted in the WorkSource Center or other locations where participants routinely look for job openings and training opportunities.  Side two provides additional information, for staff use only, detailing the referral process for interviews.  Candidates for vacant training positions may also be identified by conferring with other Coordinators, during caseload reviews or at weekly staff meetings.  

7

Prospective candidates may also be referred by partner agencies such as Employment Security, local colleges, etc, or may submit applications in response to specific media advertising.  Use of these recruitment approaches is directed by the Area Manager.  It is the Area Manager's responsibility to oversee coordination with other organizations and to approve any outside advertising. 

B. EMPLOYER REFERALS: 

An employer may sometimes refer an applicant for a vacant position in order to determine whether the applicant is eligible for WIA and appropriate for OJT.  This practice is allowed under WIA. Coordinators should assess the circumstances to determine whether On‐the‐Job Training should be avoided because: 

1) the applicant has basic, work readiness or occupational deficiencies that would preclude successful job training; 

2) the applicant has basic, work readiness or occupational deficiencies that would preclude successful job training; 

3) the applicant has adequate previous experience or skills that make On‐the‐Job Training unnecessary; or  

4) any condition of the OJT Agreement would be violated. 

Upon completing this assessment, an applicant who is referred to the Workforce Council by an employer can  be registered into an OJT only after eligibility for WIA has been verified and after the assessment process has documented a need for and ability to benefit from the training offered by the employer.  Both the employer and the applicant should be advised initially of the possibility that the applicant may not be appropriate for the training program.  This interaction can be used to establish the proper tone for ongoing relationships with the employer as a "customer" and the applicant as a "client." 

The OJT arrangement should be explained as an "investment" that the Workforce Council is making in both the business and the trainee.  Like any sound business decision, the placement of a trainee must be based upon enough information to insure a reasonable likelihood of success.  Despite the training reimbursement, the employer is also committing valuable time and money to the preparation of a new employee and should not risk the expense of rapid turnover resulting from a mismatch.  Hence, the timely assessment of the applicant's interests, attitude, skills, and abilities will work to the benefit of the business.  Similarly, the applicant's best interest is also served by avoiding the failure that will inevitably result from a hasty and inappropriate placement. See Section IV on Previous Employer of Applicant and Section IV.D on Currently Employed (Incumbent) Workers; Upgrade. 

8

IV. ASSESSMENT  

A. DOCUMENTING NEED: 

An individual's need for on‐the‐job training is established by documenting their deficiency in occupational skills during the assessment process.  Although the primary focus of OJT is the acquisition of job specific skills, deficiencies in basic and work readiness skills may for some also be addressed simultaneously.  Regardless of the method used for recruitment, the decision to place a participant in OJT must be based upon an assessment of the skills, knowledge, attitudes, and behaviors.  An individual may be placed in OJT only when assessment, testing, and individual counseling indicate a need for and ability to benefit from the training specified in the OJT agreement. 

In addition, consideration must be given to the chosen occupational classification to determine whether OJT is an appropriate training modality.  Further discussion of this issue is presented hereinafter in Section VI on Qualifying the Business. 

A review of the individual's employment history and educational background provides an appraisal of whether the applicant has relevant skills.  A deficiency in occupational skills (job‐specific skills) is adequately documented where application and assessment materials show that the individual: 

1) has minimal previous work experience in the occupation; and 

2) has not substantially completed a skills training program in the occupation for that training will be given. 

A presumptive need for training may thus be established. 

See. Section VII.B. on determining training duration and adjustments for previous experience. 

B. PARTICIPANTS WITH PREVIOUS EXPERIENCE IN THE OCCUPATION: 

An individual who possess knowledge or skills essential to the full and adequate performance of the specific occupation for that on‐the‐job training is proposed may not be placed into an OJT in that occupation.  While strict compliance with this principle is inherent in the concept of OJT, in reality many jobs are unique and do not present an exact match of the skills required for jobs with other employers, even where the job title is identical.  Thus, even where an individual has some relevant experience or training, the need for OJT may still be substantiated through the assessment process.  In addition, a lack of contemporary application of skills or a change in technology may necessitate additional training. 

Where need cannot be established through satisfaction of the presumptive conditions listed in the previous subsection, then a deficiency must be demonstrated through: 

1) a pre‐test administered by the Workforce Council or by an occupational skills training provider within two weeks of enrollment into a program activity that provides occupational skills training; or 

2) a comparison of employers' job descriptions and/or institutional training curricula that 

9

provide substantive evidence of the need for training in the prospective OJT. 

3) a comparison of the employer’s job description or a task analysis with the applicant’s job specific skills. 

An interview, however, does not constitute a pre‐test and does not substitute for actual written job descriptions or training curricula.  Pre‐testing may be accomplished by use of standardized paper and pencil tests, computer‐interactive techniques, worksite simulations, simulation formats conducted by educational institutions or civil service boards, or on the job. 

The training plan that is part of the OJT Agreement, discussed further in Section VII, may be used as an assessment instrument to determine that skills a trainee already possesses and to document the need for further training.  A preliminary two‐week OJT Agreement is created.  During this period the trainee is exposed to the range of skills required to perform the job and given hands‐on opportunity to demonstrate abilities.  The employer rates performance for each skill identified in the training plan.  On the basis of the skill evaluation, the OJT Agreement is then modified to specify that skills must be learned and specify the time period required to achieve entry‐level skill. 

C. PREVIOUS EMPLOYER OF APPLICANT: 

As with employer referrals, where a candidate for training is a previous employee of the business wishing to provide OJT, the Coordinator must carefully examine whether the proposed training involves skills and duties that are substantially the same as the previous job.  This lack of new or upgraded skills is a valid reason to prohibit an OJT.   

If, however, there is adequate reason to enter into the agreement, e.g., a new job or upgraded job at a higher rate of pay, then OJT can be justified for a proportionately reduced duration or reimbursement rate.  Additionally, regular monitoring must substantiate that training is occurring and that the trainee is not spending excessive time performing the duties of the previously held job. 

10

D. CURRENTLY EMPLOYED (INCUMBENT) WORKERS; UPGRADES: 

A currently employed worker may be placed into an OJT with the same employer only under the following specific circumstances: 

1) The employee is not earning a self‐sufficient wage as determined by the Council and are within industries that are sectoral initiatives approved by the NWC.  Self‐sufficiency is defined as having family income exceeding the Low‐Income (80% of median family income) limits based on Department of Housing and Urban Development median family income guideline for Northwest Workforce Development Area using the Bellingham Metropolitan Statistical Area: http://www.huduser.org/Datasets/IL/IL06/ . Go to the map and click on Washington State; 

2) The employer has not previously exhibited a pattern of failing to provide OJT participants with continued long‐term employment with wages, benefits, and working conditions that are equal to those provided to regular employees who have worked a similar length of time and are doing the same type of work. 

3) The OJT relates to the introduction of new technologies, introduction to new production or service procedures, upgrading to new jobs that require additional skills, workplace literacy, or other appropriate purposes identified by the Council. 

Where the employer proposes to upgrade the employee by training for a job that required substantially different or higher‐level skills, the training must result both in a minimum of one dollar per hour pay raise and an hourly pay of $10.00 per hour or more (as of 7/1/02).  The position that the upgraded trainee is leaving should create an entry‐level opening that should be filled by a WIA participant. 

Finally, a decision must be rendered within the context of the WIA program as a whole, considering whether a currently employed worker meets the NWC’s prioritization policy and criteria. 

V. MARKETING AND SALES TO EMPLOYERS 

A thorough understanding of the needs of local employers is at the core of the NWC’s marketing and sales activities.  The mandates of the Workforce Investment Act are fulfilled by a process of assessment and systematic improvement of the skills, knowledge, attitudes, and behaviors of each participant.  These competencies have been designed by the Workforce Council to reflect the standards of the employing community.  Hence, the businesses throughout the WDA are ultimately the consumers of the services that are provided; the employer is our customer. 

Operation of a successful OJT program requires the participation of businesses with a capacity for and commitment to high quality training.  To achieve this aim, service staff must: 

1) have a well‐conceived marketing strategy that reaches enough employers to allow training and employment opportunities that match the needs and interests of program applicants; 

11

2) have a thorough understanding of the product, the OJT Program/Agreement; 

3) sell the benefits of OJT to interested employers and select only those with the "qualifications" to use OJT effectively; 

4) provide needed technical assistance to the business to create and implement a training plan; 

5) service each "account" regularly by monitoring progress, troubleshooting, and resolving problems; 

6) use each success as a sales opportunity to obtain repeat business and get endorsements and referrals to other businesses. 

A. MARKETING: 

Although marketing is a key ingredient for program success, it must be kept in a proper perspective.  Marketing is a multi‐faceted concept; over time different aspects will require emphasis as strategies are adapted to changing labor market conditions.  Yet regardless of how businesses are attracted, Coordinators must remember that not all businesses are appropriate for OJT.  Discerning that are not to develop the capacity is an area worth cultivating. 

In most instances OJTs are marketed to employers in ones and twos.  There are two basic approaches, with variations, each of that is effective at the appropriate time: the client‐centered approach and the employer‐centered approach. 

The client‐centered approach begins with a "training‐ready" participant; assessment indicates the presence of requisite basic and work readiness skills and an occupational interest founded on adequate and accurate information and exploration.  The Coordinator "packages" the participant and approaches employers who are known to hire people in the chosen occupational field.  Thus, the individual trainee is being "sold" to the business along with the program's services. 

When done properly, self‐marketing by participants can also be an effective way to identify possible OJT sites.  It is, however, a potentially dangerous practice.  If poorly structured and supervised, misconceptions are spread and perpetuated regarding paperwork expectations, overemphasis of the "half‐price ticket" and underemphasize of training needs and expectations.  If participants are permitted to market OJT as part of a self‐directed job search activity, they are more effective when provided with written materials and clear instructions regarding when to call in Coordinators to explain the details and develop the OJT agreement.  Although participants can collectively spend far more time contacting potential employers, remember that not all participants or employers are appropriate for OJT.  Discretion must be built into the process to avoid the temptation of quick numbers at the expense of high‐quality training and long‐term credibility. 

The employer‐centered approach starts with the business contact.  Many methods may be used to recruit interested employers including advertising in the media, direct mail, telephone solicitation, cold calls, presentations to business and service organizations, and networking.  Yet no matter how the initial contact is made, the OJT is always "sold" by a personal contact with the employer to explain the benefits and advantages.  Thus an interested employer may identify one or more job 

12

classifications for which trainees are desired.  If the business is qualified and the position is appropriate, it is then incumbent upon the Coordinator to present and "sell" the position to prospective trainees. 

The availability of a range of possible training positions is also an effective recruitment strategy to attract motivated trainees to apply for the program.  Additionally, this approach helps to maintain participant motivation by avoiding the frustration of delay inherent in the client‐centered approach.  Conversely, employers should not be given over‐optimistic expectations regarding the immediate availability of training‐ready candidates. 

B. SALES: 

Like any product or service, OJT is best sold by stressing its benefits and advantages rather than its features.  Employers become interested in OJT for a variety of reasons, including: 

1) help in recruiting workers; 

2) assistance in developing a skilled work force; 

3) receipt of the 50% OJT reimbursement offsetting training costs. 

Help in recruiting workers can best be "sold" to the employer through brief testimonials from satisfied customers, other OJT employers.  Use concrete examples to provide a concise description of how, from an employer's standpoint, job leads are received and applicants are screened and referred to the employer.  Clarify that the employer is the customer and that only appropriate applicants will be referred for final interviews and selection by the employer.  Coordinators should, whenever possible, avoid using language wrought with "program‐ese."  Attempt to replace the terms "participants,"  “registrants” or "program" with those terms commonly used by for‐profit employers such as "job applicant," "trainee" and "agency."  The success of your recruitment efforts will be measured by the employer in terms of the speed of your response and the attitude, appearance, and appropriateness of the applicants referred. 

Development of a well‐trained and stable work force is arguably the greatest advantage of OJT to an employer. The benefits of a well‐developed and properly implemented training plan include increased productivity, reduced turnover, and ultimately new training opportunities. 

Above all, Coordinators must believe in the benefits of training to the employer and employee and bring to local employers the expertise to improve the functioning of the employer's human resource management system.  All too often, particularly among small businesses (and small to medium‐sized businesses tend to be where the bulk of job growth is occurring), human resource management skills are sorely lacking.  Employers may need employees, but just as much need technical assistance to recruit, screen, select, train, and retain their work force.  To properly manage human resources it is necessary to thoroughly describe work functions and assign responsibilities through job descriptions; analyze existing jobs to identify component skills; articulate the prerequisites to streamline recruitment and selection; create effective training plans; and use employee evaluation to monitor skill attainment and improve performance. 

Coordinators must become expert in employer staff development.  The commitment to personal 

13

professional growth entails ongoing education through: 

1) active participation in structured staff training 

2) thorough familiarity with the NWC’s policies and procedures  

3) articulation of questions and concerns to supervisory and administrative staff 

4) identification of training needs and outside sources of information and expertise including books, professional journals, colleagues at other agencies and institutions, and courses and seminars; 

5) modeling successful approaches used by veteran staff experts; 

6) experience 

Coordinators should incorporate into the sale approach the offer to teach the employer how to write job descriptions, perform task analysis, specify performance criteria and on‐the‐job competencies, and design effective training activities.  Effective training aids business by promoting the effective use of human capital.  Stress that employees who are helped to realize their potential are not only more valuable inherently but also value their job more and tend to stay longer.  Reducing the costs of turnover is but one advantage of well‐implemented training.  A good OJT with an effective training plan will help a business far more than a check for half the wages.  It will add value to the company's human capital and provide a tool for future growth.  

Thus, the sale of OJT entails the offer of a relationship.  The employer is being offered a source of pre‐screened job applicants whose skills have been assessed, along with the expertise to create a plan for training that is "customized" to the needs of the business.  Moreover, the Coordinator's ongoing support in problem resolution and coordination of ancillary training and services demonstrate a commitment to success.  This support may also extend nine to twelve months beyond the completion of the OJT agreement to help insure that the trainee is retained as an employee. 

Lastly, the availability of the wage reimbursement makes it financially possible for the employer to provide training that might not otherwise be accomplished.  Add up the potential savings for the employer.  Use these figures to demonstrate that the employer can afford to invest in training, but do not oversell it.  Reinforce that the cash reimbursement is a "quid pro quo", a contractual exchange, that is contingent upon hiring, training, and retaining the trainee in accordance with the OJT terms; but clarify that a good faith retention commitment is all that is expected.  The employer is not required to retain a trainee who is not succeeding.  It must also be clear that fringe benefits, including paid sick leave and holidays, although desirable, are not included in the OJT wage base and are not reimbursable.  Overtime hours may be reimbursed, but only at the base rate of pay. 

The key to repeat business and referrals to other employers is customer satisfaction.  For this reason, ongoing contact with the employer and fast response to any OJT problem is critical.  Your ability to sell employers on the worth of the training plan is directly related to the quality of employees who have been trained.  The improvement in trainee skills, documented by evaluations against the training outline, demonstrates the worth of the OJT.  Local employers do not live in a vacuum.  They quickly become aware through business contacts, fellow members of associations and clubs, or from customers what services are available and how effective those services are.  In 

14

the long run, a quality product and a reputation for good service are the only successful sales "gimmicks".  The usual business wisdom holds true: one satisfied customer will lead to two follow‐up sales, but one dissatisfied customer will cost five to ten potential sales.  When approaching a potential OJT employer, always be prepared to offer five success stories that have some relevance.  Develop a list of previous OJT employers who would be willing to share their successful OJT experience with a prospective OJT businessperson.  So remember, your reputation precedes you.  

VI. QUALIFYING THE BUSINESS 

A.  THE PRE‐AWARD REVIEW 

The contracting process begins with a systematic exchange of information between the prospective employer and the agency.  The Coordinator must make an on‐site visit to the interested employer to: 

1) explain the program; 

2) learn about the business; 

3) identify and describe the job(s) to be filled; 

4) observe the work setting and environment; and 

5) review the administrative systems and the business' capacity to insure fiscal integrity. 

If initial discussion indicates that the business may be appropriate for an OJT, it is necessary to gather and record detailed information that insures that the business can comply with the required administrative standards, in effect to "qualify" the business for OJT services.  The process entails an interview with the owner or manager, inspection of documents or forms, and observation of the premises and work setting.  Additionally, the requirements of the OJT contract, the Terms and Conditions, are explained to the employer. 

The information that is gathered is summarized and recorded on the OJT Worksheet.  The purpose of this process is to determine whether: 

15

1) the business is solvent; 

2) it has the capacity and resources to adequately train; 

3) successful training will provide a long‐term job; 

4) the business's turnover rate is reasonable; 

5) the health, safety, and working conditions are reasonably safe and sanitary; 

6) adequate Workers' Compensation or accident insurance coverage is in effect; 

7) adequate payroll and record keeping systems are in place; 

8) any positions are covered by collective bargaining agreements, and if so whether the bargaining agent approves of and will concurs in writing with the training plan; 

9) there is a need to avoid an OJT because other employees are currently in layoff status or currently employed workers will be displaced by a trainee or the OJT would infringe on promotional opportunities of currently employed workers; 

10) the rate of pay, and fringe benefits, and working conditions offered to the trainee are the same as similarly situated employees in similar positions in the local labor market; and 

11) there is any evidence of discrimination or other unlawful practices. 

12) if the relocation results in any employee losing his or her job at the original location since WIA funds may not encourage or induce a business, or part of a business, to relocated from any location in the United States,.  If an employee has lost her or her job at the original location, no OJT or customized training funds can be used at the new location until the business has operated at the new location for 120 days.  To verify that an establishment is not relocating from another area, a standardized pre‐award review is completed and documented jointly by the NWC as a prerequisite to WIA assistance.  Such review must include the names under which the establishment does business, including predecessors and successors in interest; the name, title, and address of the company official certifying the information, and whether WIA assistance is sought in connection with past or impending job losses at other facilities, including a review of whether WARN notices related to the employer have been filed.  This review may include consultations with labor organizations, the Employment Security Department and others in the affected local area(s). 

B.  APPROPRIATE BUSINESSES: 

The review process described above is used to determine whether a business is appropriate for OJT.  Note that members of the Workforce Council are not a party to the selection and approval process for OJT contracts.  OJT contracts with organizations represented on the Northwest Workforce Council are subject to the same policies and approval procedures as any other employer. 

All OJT contracts must comply with the Workforce Investment Act, its implementing regulations, State of Washington Policies, and NWC policies.  These requirements include: 

16

1) The business is not involved in a labor dispute, has employees in layoff status, or is in violation of Davis‐Bacon Labor practices that govern prevailing wage rates for government construction contracts. 

2) An OJT contract must not impair existing contracts for services or collective bargaining agreements.  When an OJT contract would be inconsistent with a collective bargaining agreement, the appropriate labor organization and employer must provide written concurrence before the OJT can begin. 

3) The OJT contract would not assist, promote or deter union organizing. 

4) The OJT employer does not illegally discriminate in training or hiring practices because of race, color, sex, national origin, religion, physical or mental handicap, political beliefs or affiliations, or age. 

5) The OJT employer has adequate payroll record keeping systems that track hours worked, gross pay, deductions, and net pay. 

6) The OJT employer is registered with the Internal Revenue Service and, has an account with the Employment Security Department for Unemployment Insurance and the Department of Labor and Industries for Workman's Compensation Industrial Insurance. 

7) The OJT training does not violate the NWC’s sectarian prohibition (See NWC Policy WIA01‐06). 

8) OJT trainees are compensated at the same rates, including periodic increases, as trainees or employees who are similarly situated in similar occupations by the same employer and who have similar training, experience, and skills, and such rates shall meet the higher of the federal state or NWC minimum wage rate.  Employed workers with an upgrade OJT must meet the NWC’s self‐sufficient wage requirement of $10.00 per hour and receive at wage increase of at least one dollar per hour. 

9) OJT employees are provided benefits and working conditions at the same level and to the same extent as other trainees or employees working a similar length of time and doing the same type of work. 

10) The prospective OJT employer has met any existing performance criteria and requirements of the Governor and/or NWC.  By meeting any such criteria, the OJT employer is considered to be identified as an eligible provider of training services and provide informed customer choice.  Absent other criteria, meeting the existing “pattern of failure” requirements constitutes meeting this performance criteria.  When the employer has trained previous NWC registrants, the employer must have retained a sufficient percent to exceed the “pattern of failure” requirement of providing continued long‐term employment with wages, benefits, and working conditions that are equal to those provided to regular employees who have worked a similar length of time and are doing the same type of work. 

11) The OJT employee would not be engaged in partisan political activities. 

12) The OJT contract would not displace any currently employed worker (including partial displacement such as reduction in non‐overtime hours, wages, or benefits) or infringe upon the promotional opportunities of any current employee to enter into an OJT 

17

contract.  Regular employees and program participants alleging displacement may file a complaint under the NWC’s grievance procedures. 

13) (a) No individual is on layoff from the same or any substantially equivalent job; (b) the employer has not terminated the employment of any regular employee or otherwise reduced the workforce of the employer with the intention of filling the vacancy so created with an OJT participant; (c) the job is not created in a promotional line that will infringe in any way upon the promotional opportunities of currently employed individuals (as of the date of the participation). 

14) The OJT does not encourage or induce the relocation of a business or part of a business if such relocation would result in a loss of employment for any employee of such business at the original location and such original location is within the United States unless 120 days have lapsed since the date on which such business commences operations at the new location. 

15) The OJT site has necessary equipment, materials, and supervision to provide adequate training. 

16)  The OJT employer forecasts sufficient work to provide long‐term regular employment for the OJT participant. 

17) The OJT site has safe and healthy working conditions, without previously reported health and safety violations have been reported but have not been corrected.  (Note that the Coordinator should be attentive to this issue during the initial visit ‐ and subsequent visits ‐ to the training site and should inquire about safety records and inspections.  The Coordinator is not a WISHA/OSHA inspector, however, and is only expected to question reasonably apparent potential hazards).  To the extent that the State workers’ compensation law applies, workers’ compensation must be provided to OJT employees on the same basis as the compensation provide to other individuals in the State in similar employment. 

18) No fee has been charged to the participant to be referred or placed into the OJT training position. 

18

C. RETENTION RECORD OF PARTICIPATING EMPLOYER: 

The decision to enter into an OJT should also take into consideration the track record of employers who have previously undertaken OJTs.  The NWC must not contract with an employer who has previously exhibited a “pattern of failing” to provide OJT participants with continued long‐term employment with wages, benefits, and working conditions that are equal to those provide to regular employees who have worked a similar length of time and are doing the same type of work (663.700(b); WIA195(4)).  Only businesses with a history of successful training and retention of OJT employees should be used as repeat OJT sites.  Employers that use OJT to subsidize short‐term "revolving door" positions will be decertified as OJT sites.  For the purposes of recontracting and “pattern of failure” considerations, additional OJT agreements should not generally be negotiated with any business that, having had five or more previous OJT contracts: 

1) Does not meet an employment (retention) rate of 60%.  The employment rate is the percentage of all exiters from the applicable program who has unsubsidized employment in the 3rd quarter after exit.  The employment rate calculation is: 

(a) # of exiters from the applicable program employed in the 3rd quarter after exit 

(b) # of exiters from the applicable program during the reporting period 

Exception: When a business does not meet the employment rate of 60% for five or more exiters, but agrees to a corrective action plan that addresses the identified problems, additional OJT contracts can be approved on an interim basis after the corrective action plan has received administrative approval.  Absent an approved corrective action plan, a business that has been determined to exhibit a pattern of failure to retain trainees will be decertified as an OJT site for a limited duration of two years. 

Such recontracting/corrective action decisions take into account the circumstances of trainees who have failed to complete training.  A pattern of failure determination is generally not made until at least five OJT trainees contracts have expired and the trainees have completed the follow‐up period for performance.  Efforts should be made to determine why trainees failed to complete.  An OJT Employer Evaluation form should be completed at the conclusion of each OJT to aid in this process.  The information that is summarized in this form is useful to develop corrective action procedures for the employer and to improve the quality of the match in the referral of trainees to the business.  

 D. DISPROPORTIONATE SHARE OF THE WORK FORCE: 

To effectively implement an OJT agreement it is necessary that the employer have adequate supervisory staff or other skilled workers who are available to instruct the trainee.  The number of trainees participating at any business should, therefore not represent a disproportionate share of the employer's work force.  Although a reasonable ratio may vary with circumstances such as the size and nature of the business, as a general guideline, the number of trainees placed into OJT positions should not exceed: 

1) one trainee for businesses with five or fewer employees; and 

2) 50% of the work force for businesses with six or more employees. 

19

This guideline may be exceeded with administrative approval if sufficient benefit to the trainee can be documented. 

VII.THE OJT CONTRACT 

The OJT contract document must contain certain minimum informational items.  The importance of a clearly written and concise but thorough training plan cannot be overemphasized.  The contract document details the expectations and promises of the parties.  It is the primary tool for the resolution of disputes that may arise during the course of performance. Good contracting practice requires that the OJT agreement contain: 

1) A clear statement of purpose; 

2) Thorough identification of all parties including the trainee; 

3) Signatures of the respective parties; 

4) Identification of the training job title and appropriate job and training Specific Vocational Preparation (SVP) code; 

5) Start and end dates; 

6) Respective responsibilities for any supplemental training that is to be provided away from the worksite and for supportive services that are needed by the trainee; 

7) Detailed computation of the wage reimbursement showing the wage rate, reimbursement rate, planned raises, and training duration; 

8) Concurrence of a collective bargaining representative when the training position come under a collective bargaining agreement between the employer and a labor union; 

9) An extensive set of general provisions ensuring regulatory compliance; and 

10) A training plan that is incorporated by reference in the body of the contract. 

The body of the contract describes the purpose of the OJT agreement.  A variety of assurances regarding the conditions of employment and compliance with federal and state rules and regulations are included as standard language (sometimes called the "boilerplate") in the Terms and Conditions.  The remaining information must be specified and completed during the contract negotiation process.  

20

A. APPROPRIATE JOBS AND CONDITIONS: 

Types of employment to avoid for OJT contracts include: 

1) employment is offered only on a part‐time, temporary, or seasonal basis (Note that some seasonal jobs may only have a brief lay‐off period and thus afford economic self‐sufficiency despite this characterization and may therefore be acceptable for OJT); 

2) the principal method of payment is by commission or piecework; 

3) working conditions do not comply with program requirements; 

4) there is no need for training other than a brief period of orientation; 

5) a professional license or other certification requiring institutional training is necessary. 

An individual's need for training is determined through the assessment process.  Whether a job warrants training is determined by the time it takes an average employee with no previous experience to learn to perform at the entry level. This average duration is provided by the Specific Vocational Preparation (SVP) code for each occupation listed in the Dictionary of Occupational Titles.  In general, any job that requires less than 30 days of training for the previously inexperienced employee is not appropriate for an OJT.  Exceptions to this guideline may be justified by documentation of special circumstances such as basic skill deficiencies or disabilities that substantiate the need for training or for longer training periods. 

B. STARTING WAGE 

To insure that WIA resources are utilized in a manner that provides participants with high quality training placements leading to long term job retention and financial independence, the NWC has periodically reviewed the minimally acceptable starting wage rate for OJT sites.  OJT contracts will have a minimum starting wage rate of $10.00 per hour (7/1/07). 

Written administrative waivers may be issued based on special circumstances, e.g., 

1) Special client needs such as disability or limited English 

2) The employer provides a good benefit package; for example, adequate employer‐paid health insurance and paid sick leave. 

C. LIMITATIONS ON ANNUAL TRAINING COSTS 

In order to control costs of OJT contracting, the NWC periodically reviews and updates limits to individual OJT contracts.  The training cost limitation of $3,500 applies to each OJT contract and includes the training cost reimbursement to the employer and any ancillary training costs such as the cost of the participant attending outside classes to enhance basic skills. 

Written administrative waivers may be issued based on special circumstances such as the need for additional training for special needs populations such as persons with disabilities persons and limited English communicators. 

D. DETERMINING TRAINING DURATION: 

21

An OJT contract must be limited to the period of time required for a participant to become proficient in the occupation for which the training is being provided.  In determining the appropriate length of the contract, consideration is given to the skill requirements of the occupation, the academic and occupational skill level of the participant, prior work experience, and the participant’s individual employment plan. (WIA sec. 101(31)C) 

Training duration is negotiated with the employer on the basis of the skills that need to be learned to perform the job at a level comparable to an entry‐level employee who would be hired without the need for OJT.  An upper limit for training duration is established using the Specific Vocational Preparation (SVP) estimates for occupations in the U>S> Department of Labor.  The following definitions for SVP levels are contained in the DOT (Revised 4th Edition):  

Level  Time 1  Short demonstration only (usually not appropriate for OJT) 2  Anything beyond short demonstration up to and including 30 days 3  Over 30 days, up to and including 3 months 4  Over 3 months, up to and including 6 months 5  Over 6 months, up to and including 1 year 6  Over 1 year, up to and including 2 years 7  Over 2 years, up to and including 4 years 8  Over 4 years, up to and including 10 years 9  Over 10 years 

However, the Workforce Council's program limits OJT to 6 months or less.  Thus, all jobs with SVP codes of 5 or higher will likewise be limited to 6 months of training. 

Again, the SVP codes represent upper limits of OJT training duration for an "average" trainee.  Sometimes these limits can be exceeded (though not longer than 6 months) where adequate documentation supports the need for longer training.  Reasons to exceed these "average" durations frequently include: 

1) Basic educational skill deficiencies that affect the rate of training (including English‐as‐a‐second Language (ESL), reading, writing, and oral communications, mathematics); 

2) Identified problems with required work attitudes and behavior that will be addresses as part of the OJT; 

3) Complexity of the job exceeds the DOT description; and 

4) Other relevant factors such as disabilities (if the job is not restructured as "reasonable accommodation" to the condition). 

 Shorter training periods are often established on the basis of the agency's successful experience using shorter time periods, an employer's estimate of necessary time, job descriptions that vary from the DOT description, or a participant's prior experience that makes some of the training unnecessary.  Occasionally, adjustments for a trainee's prior experience may be negotiated by varying the reimbursement rate instead of the training duration. 

Because the length of training is determined through a process of negotiation, it is good 

22

procurement practice to provide written justification for the agreed‐upon duration.  Written documentation serves to satisfy procurement regulations.  And also records the rationale employed in the negotiation.  See the OJT Justification and Training Length form. 

E. THE TRAINING PLAN: 

A well‐stated training plan is the heart of the OJT agreement.  Because OJT reimbursements are intended to compensate the employer for the extraordinary costs of training, the training plan serves as the work statement of the contract.  Contractually it: 

1) specifies what is being "purchased" from the employer; 

2) serves as an instrument to monitor whether what has been "purchased" has been "delivered." 

The TP provides structure and content to insure thorough and comprehensive training.  Employers will need assistance in the development of a training plan that will satisfy program requirements, serve as a meaningful guide for the trainee, and result in a valuable, skilled employee for the business.  It helps to think the plan through in several steps: 

1) Describe the job.  The duties and responsibilities must be identified and expressed in language that everyone understands.  A written job description will help to fit each job within the proper context of the employer's overall operation.  Although a job description informs the employee about the tasks that must be performed, it is only the starting point for the development of a training plan. 

2) Identify component skills.  Proper performance of each task requires the mastery of one or more skills.  An analysis of each task should be performed to specify what skills are needed to do it correctly. 

3) Describe how the skills will be measured.  This is necessary to evaluate progress.  Help the employer to identify the method of measurement that will be used to determine if the skill has been acquired. 

4) Articulate the training methods.  Although OJT, by its nature, stresses learning‐by‐doing, it is not enough to expect that a trainee will acquire skills simply by performing the job.  Assist the employer to develop an instructional strategy that is well adapted to the skill level and learning style of the trainee. 

5) Plan a schedule for achievement.  Training quality can be improved by logically sequencing the skills to be learned.  Although a schedule should not be inflexible, it generally keeps training on track with the goal.  A clear timetable also helps to inform the employer and trainee about progress. 

A training plan structured in this manner has the added benefit of helping to motivate the trainee by clearly defining expectations and goals and providing built‐in opportunities for feedback.  Thus, by thinking through and defining the training process, the employer can be helped to fulfill his or her contractual responsibilities, but more importantly, it permits the development of an effective employee. 

The development of a training plan requires that a job analysis be performed.  This is best 

23

accomplished with as much input as possible from the prospective OJT employer.  Do not, however, rely exclusively upon or require the employer to do this task independently. 

Job analysis entails a systematic procedure for gathering, documenting, and analyzing information about a job.  Because the training plan is structured around the skill requirements of the job, it is necessary to first identify the tasks that must be performed and to then factor and translate those tasks into the skills that must be acquired and demonstrated.  For most entry‐level jobs, the rudiments of job analysis, concisely applied, can add the necessary rigor and accountability to the OJT agreement. 

At a minimum, each training plan should identify at least ten job‐specific skills that must be demonstrated to perform the job at the entry level and encompass safe operation of all tools and equipment that are utilized.  

Coordinators who are assigned to the function of OJT or workbased training contract development should adopt a standardized approach to the creation of training plans, considering several basic sources of information: 

1) Background research.  A wealth of generic descriptions and training materials already exists.  It is often easiest and most effective to use these as a starting point and adapt them to the requirements of the job through a negotiation process with the employer.  Well‐developed materials include the DACUM analysis of selected occupations, the Dictionary of Occupational Titles, Training Achievement Records (TAR) developed for the Job Corps under contract with the U.S. Department of Labor, Vocational Technical Consortium of the States (V‐TECS) catalogs and guides, Occupations in the Labor Market (OLM) for Washington State, ETC. 

2) Employer training materials.  A review of existing employer job descriptions, existing training plans, supplemental training materials, manuals, and protocols provides valuable insight into the skills needed to perform the job. 

3) Interview and observation.  Interview and observation of both supervisors and employees who perform the job is fundamental to help identify and classify the skills that are needed.  Encouraging supervisors to describe satisfactory performance levels is most helpful in identifying component skills. 

 

24

Additionally, as training plans are developed they are compiled and maintained as a data bank.  A notebook of training plans is maintained in each county office.  These plans should also be saved in computer files.  Staff responsible for training plan development should have ready access to previously developed outlines from each of the offices.  Use of computerized files allows quick, professional quality adaptation of plans to similar positions with different employers. 

The process of analysis quickly builds upon itself.  Despite differences among employers, the limited number of growth occupations within the local labor market soon becomes evident.  The data bank approach has additional advantages.  It can aid new employers to define skill requirements and improve training effectiveness as well as help to ensure that trainees acquire skills that are transferable to other employers. 

After skill requirements have been specified, it is necessary to identify the method of measurement by that it will be determined if the trainee has acquired the skill.  The most typical methods of measurement include oral or written questions and answers (testing), observation of the trainee as he or she performs a process, or review and inspection of a work product.  Depending upon the skill, one of these methods will most likely be utilized by the supervisor to determine whether the skill has been acquired to a satisfactory level. Wherever possible, the employer should identify an objective standard against that performance will be measured. 

EXAMPLE:  AN OBJECTIVE METHOD FOR MEASURING PERFORMANCE 

A trainee placed into an OJT as an assistant in a small cabinet and furniture making shop is required to pre‐cut parts for assembly from a parts list using a radial arm saw and to locate and drill holes according to assembly diagrams.  The training plan specifies that all usable parts must be cut to within 1/64" of specifications and that mounting holes must be on 16 inch centers, plus or minus 1/64".  The supervisor specifies that performance will be rated by measurement of a random sample of pieces and that the wastage rate must be less than 2 percent. 

The training method that will be used to teach each specific skill must be specified.  Typical methods include classroom attendance, observation, oral instruction, demonstration and practice, reading of instruction/procedure manuals, guided simulation, and trial and error.  Effective learning of most tasks involves a combination of several methods adapted to the setting and the learning style of the trainee.  An enhancement of the demonstration and practice method employing the following eight steps is often recommended by skilled trainers: 

1) supervisor or other "expert" demonstrates performance of the entire function; 

2) the expert explains each step in detail; 

3) trainee observes performance again; 

4) trainee performs each aspect of the function, receiving corrective instruction and criticism during each step; 

5) expert assists trainee to perform entire function; 

6) trainee performs entire function independently; 

7) expert provides feedback and suggestions; 

25

8) trainee performs and practices independently; expert provides periodic feedback and inspects product. 

Learning is often most effective when several methods of instruction are used for reinforcement.  For example, when demonstration and practice is supplemented with written materials, comprehension and retention are improved.  Employers should be encouraged to organize written materials that provide background information and supplement the demonstration method.  Use of more than one expert as trainer (if a business is large enough to have many available) can speed progress and enhance the quality and thoroughness of the training. 

Additionally, each coordinator should at a minimum become familiar with the training plans that have been developed and compiled in the respective county notebook.   

F. SUPPLEMENTAL TRAINING AND SUPPORTIVE SERVICES: 

In addition to work‐based instruction in job‐specific skills, it may be necessary to supplement the basic OJT design with additional activities and services to insure that all assessed skill deficiencies and barriers are addressed.  This can include: 

1) counseling that focuses on work‐related attitudes and behaviors that are needed to keep the job; 

2) participation in off‐site workshops conducted by NWC staff or professionals that address work readiness skills. 

3) provision of case management and supportive services to solve problems not related to work that interfere with effective and consistent work performance; 

4) provision of additional services that directly contribute to the trainee's ability to participate in training.  This may include transportation, work clothing, and tools that are not normally provided by the employer (Note that any item that is provided becomes the property of the trainee upon successful completion of the training and does not belong to the employer); 

5) participation in basic skills and General Equivalency Degree (GED) preparation. 

Each of these activities should be incorporated into the OJT contract in one or more ways.  The contract document requires identification of all clothing and tools to be provided and the supplemental education/training to be provided.  The appropriate sections of the contract must be filled in prior to signature. 

Basic and work readiness skills that may be incorporated into the training plan.  This approach requires the full support of the employer.  The Coordinator can help to tie together job training and basic skill instruction by acting as an intermediary, relaying workplace basic skills needs to the instructor and insuring that reading, math, and language skills are used on the job and that gains are reinforced as much as possible.  Many employers will agree to allow limited leave time for basic skills instruction.  Some may even agree to pay for all or part of the leave time, reinforcing the importance of education to work. 

Additionally, some employers may not be able to provide all the needed job‐specific skills training or 

26

may wish to augment the on‐site skills instruction.  Supplemental training in job‐specific skills can be arranged through: 

1) a class at a community college, technical college or other school outside of work hours or during work hours if the employer is willing to pay wages during class time; 

2) a short, intensive seminar or training session to teach a specific technical skill (Note that this can be paid for by the Workforce Council if it is training that is not normally provided to new employees); 

3) a formal in‐house program offered by the company to its employees (Note that if such an in‐house program is ordinarily offered to new employees in similar positions it should not be part of reimbursed OJT time.  However, efforts could be made to work such training into the contract and training plan when it would not normally be available to the trainee during the training period). 

Prior to initiating any of the above‐listed supplemental training activities, the Coordinator must determine: 

1) the costs and other available funding sources; 

2) related supportive service needs such as transportation lodging, necessary books and tools and agreement with the employer regarding cost sharing; 

3) admissions and academic requirements such as basic skill levels needed for classroom success. 

Plans for supplemental training should be carefully reviewed with the trainee in advance and must be specified in writing in the appropriate section of the OJT contract.  Careful monitoring of the trainee's initial progress may uncover supplemental training and SS deficiencies that were not apparent at the time the contract was executed. In such cases, the NWC Coordinator may initiate training plan revisions to include these. 

G. TERMS AND CONDITIONS: 

The "Terms and Conditions" that are referenced in the body of the OJT contract must be attached to the copy of each OJT contract that is given to the employer and the participant.  The Terms and Conditions that are sometimes referred to as the contract “boilerplate” are the standard assurances that the parties to the contract must give.  The language contained in this section of the contract reflects the compliance requirements of the WIA; the Department of Labor's implementing regulations, the State of Washington WIA Policies, other relevant federal and state laws, and local policies adopted by the Workforce Council.  (See Appendix for relevant WIA Provisions.) 

Each clause of the Terms and Conditions should be carefully explained to the potential OJT employer prior to execution of the contract.  Coordinators should be familiar with all Terms and Conditions.  If an employer is reluctant to enter into an OJT contract because of any of these Terms and Conditions and proposes a modification, the request must be brought to the attention of administration through the Area Manager.  Changes to the Terms and Conditions may only be approved by the Executive Director. 

27

H. COLLECTIVE BARGAINING: 

Whenever on‐the‐job training is proposed for a job that is covered under a collective bargaining agreement, it is necessary to get written concurrence on the OJT contract from the appropriate union representative.  The correct contact can most often be obtained directly from the employer. 

There is no standard approach to obtaining union concurrence.  Depending upon the relationships that exist, the employer may wish to take the lead in contracting the union.  In most instances it will be incumbent upon the Coordinator or Area Manager to make the necessary contact, explain the purpose of the program, review the specifics of the proposed training including the wage rate, and to obtain written concurrence.  Contact may sometimes be limited to telephone and mail due to the location of the union official.  Whenever possible, however, a face‐to‐face meeting should be arranged if no previous relationship has been established.  Note that the WIA requires that the Workforce Council must neither promote nor deter union organizing.  If a proposed OJT agreement surfaces issues of disagreement or dispute between the union and the employer, the NWC administration must be informed through the Area Manager. 

I. APPROVAL OF CONTRACTS: 

The initiation of an OJT contract requires several steps of approval. Prior to negotiating the details of the contract, an OJT Worksheet should be completed and reviewed by the Area Manager. 

Next, the proposed contract that includes all required informational items is reviewed by the Area Manager.  Upon approval, the contract must be signed by the Area Manager, the authorized representative of the business, the union representative if applicable, and the trainee prior to the start of the contract.   

Reimbursement of wages under the contract will not begin until the official contract start date. 

28

J. MODIFICATIONS: 

It is not uncommon for circumstances to change after an OJT contract has commenced.  Contracts may therefore be modified to best suit the respective and mutual needs of the employer, the Workforce Council, and the trainee.  All modifications must be in writing, and signed and dated prior to the effective date of the modification.  Oral modifications of OJT contracts are not valid. 

OJT contracts may require modification for a variety of reasons.  These can include: 

1) changes to the training plan to more accurately reflect the training that will be provided.  This may entail a "planned" modification at the end of a two‐week assessment period, or an unplanned change in the training due to business necessity, learning difficulties, or newly discovered aptitudes; 

2) wage increases for the trainee that the employer agrees to implement during the training period that were not provided for in the original contract document (Note that a wage increase will result in a reduction to the training duration if the total financial obligation is not increased); 

3) extension of the contract end date to accommodate a brief period of illness, layoff, or other unexpected contingency that interrupted the training, or foreshortening of the contract to reflect a reduction in the number of training hours; 

4) supplemental training, clothing and tools that were not identified in the initial contract and have subsequently been identified as necessary and reasonable. 

Contract modifications must be approved in the same manner as the initial contract.  An On‐the‐Job Training Contract Modification Form must be completed along with a revised Training Plan when necessary. 

K. TERMINATION: 

An OJT contract may terminate because: 

1) it has been successfully competed and the trainee is retained as an employee; 

2) it expires at the ending date or the completion of the specified training duration although the trainee is not retained (Note that when a trainee's failure to achieve the employer's expectations suddenly emerges at the conclusion of the contract, it is a significant factor in the decision not to recontract with the employer.  Usually unsuccessful performance will be identified earlier in the contract and the contract should be cut short if efforts to intervene are to no avail.); 

3) the trainee quits or is fired (Efforts should be made to contact both the trainee and the employer to determine the reason(s).  The employer should not fire a trainee without first contacting the Coordinator for assistance in correcting the problem unless the trainee has exhibited particularly egregious behavior); 

An OJT contract may also be terminated if: 

1) the trainee is determined to be ineligible for WIA upon verification of information 

29

presented at intake or otherwise; 

2) the Workforce Council experiences a reduction in grant funds prior to the ending date of the contract; 

3) the employer fails to provide the training that was specified in the Training Plan included in the contract; 

4) the employer violates a material term of the contract such as displacement of a non‐WIA employee, violation of regulations governing employment of a minor, significant safety violations, or failure to pay the trainee at the agreed‐upon wage rate. 

Coordinators must immediately report violations of the OJT contract to the Area Manager. The Area Manager will evaluate whether the violation is correctable or whether the contract should be recommended for termination.  The Area Manager has the authority to suspend an OJT contract pending investigation and correction.  All suspensions should be reported to administration for follow‐up action.  An OJT contract that is terminated as a result of serious violations of the Terms and Conditions may result in efforts to collect repayment of wage reimbursement and/or referral to Federal authorities for investigation where there is an indication that fraud may have occurred.  These actions are always initiated by administrative staff.  Coordinators should not initiate contact with any employer under suspension or attempt to investigate unless specifically directed to do so. 

L. NEPOTISM 

No person participating in the OJT program shall be “hired by” and/or “supervised” by a relative of that person.  For the purpose of this policy, relative is defined to include: mother, father, son, daughter, grandfather, grandmother, grandson, granddaughter, sister, brother, uncle, aunt niece, nephew, cousin, step‐parent, step‐child, foster parent, foster‐child, mother‐in‐law, and brother‐in‐law. 

An individual who “hires and/or supervises” refers to an individual who exercises authority to hire for the position, provides day‐to‐day training or direction, or keeps time and attendance records.  In addition, owners are included as supervisors/hirers since they have general authority to supervise, hire and dismiss. 

Individual owners of organizations, cooperatives and corporations with more than 20 owners shall not be considered an owner in regard to this policy directive. 

30

VIII.REIMBURSEMENT PROCESS 

The OJT contract specifies the rate of pay that will be provided to the trainee by the employer and the percentage rate of reimbursement that will be provided by the Workforce Council to the employer.  Reimbursement to the employer is triggered by submittal of a monthly OJT Reimbursement Voucher.  Several conditions of the OJT contract reference the voucher and the requirements that must be met for regulatory compliance. 

A. TIME AND ATTENDANCE: 

The employer is required to maintain daily attendance records for each trainee employed under an OJT contract at the work site.  These records may be kept in any of several ways including sign‐in/out sheets, time clocks, or other time cards that record hours worked.  The actual form is less important than the existence of accurate and verifiable records that must be maintained and made available to the Workforce Council upon reasonable request.  Good administrative practice necessitates that verification be made by signatures of the trainee and supervisor.  The hour of employment thus recorded are then reported to the Workforce Council on the Reimbursement Voucher. 

B. VOUCHERS: 

The Reimbursement Voucher must be completed in its entirety and submitted to the Workforce Council on a monthly basis.  A Voucher should be submitted by the employer by the 5th day of each month following the month for that reimbursement is sought.  Vouchers that are received in the Bellingham office by the 10th of the month will be processed and paid by the 25th.  Late receipt will delay reimbursement until the next month's vouchers are processed for payment.  A Coordinator may help to insure timely reimbursement by picking up the voucher from the business as part of the regular monthly contact. 

The voucher documents that the reimbursement request is properly computed by recording: the number of hours worked by the trainee on a daily basis (as stated in the previous subsection) during the specified monthly period; and calculation of the reimbursement due by multiplying the total hours worked by the pay rate and the reimbursement rate.  Additionally, it serves to document that the reimbursement is provided in exchange for training by recording whether training is progressing on schedule and recording a brief evaluation of the trainee's performance.  

Lastly, signatures of the trainee and the employer attest to the accuracy of the information contained on the voucher.  Occasionally circumstances arise that make it impossible for the trainee to sign the voucher.  This may occur when the trainee has left the job unexpectedly or was fired or when absence due to illness or change in work schedule prevents timely signature.  In these instances the voucher may still be processed for payment if it is accompanied by payroll records that document that the trainee has been paid at the contracted rate for the hours included on the voucher. 

Late or unsigned vouchers should not occur on a regular basis however.  Repeated occurrences indicate that there is likely an issue at the training site that should be examined by the Coordinator.  Similarly, it is important that the evaluation of the trainee's skills and progress be used to provide 

31

regular feedback to the trainee to improve performance and provide positive reinforcement.  Unsigned vouchers highlight that, at a minimum, a communication problem may exist. 

The Workforce Council also requires that the first Reimbursement Voucher submitted for each trainee must be accompanied by a copy of the pay stub (or cash pay receipt) that documents that the participant has been paid, that the pay rate matches the contracted amount, and that appropriate deductions as required by law and the contract have been made. 

C. HOLIDAYS, VACATION, AND SICK LEAVE: 

Although some trainees may be paid by the employer for holidays, vacation, and/or sick leave, the Workforce Council can not reimburse the employer for this time.  The NWC requires an employer to pay the trainee these "benefits" if they are provided to similarly situated employees.  However, because the reimbursement is for training, it cannot be provided for time that is not spent in training. 

For a trainee who is paid on an hourly basis, proper reimbursement can be calculated by simply deducting the holiday, vacation, and sick leave hours from the reimbursement calculation on the voucher.  For a trainee who is paid a monthly salary, however, a standard approach must be used to prorate the reimbursable portion of the salary.  The reimbursable salary is deemed to be the percentage of the month calculated by the actual number of hours worked divided by the total number of hours available to be worked in that month had there been no holidays, vacation, or sick leave. 

Prorating is done on the basis of the actual month in order to insure that reimbursement will never exceed 50% of the wage paid for training.  (Note that where monthly salary is paid for a training position that begins or ends part way through a month, the reimbursement may be calculated either by documenting the actual gross pay received by the trainee or the same prorating method.) 

D. OVERTIME: 

An employer is generally required to pay the trainee at a rate of 1.5 time the normal hourly pay rate for hours worked in excess of 40 per week (overtime).  The Workforce Council will not, however, reimburse the employer at 50% of the regular hourly pay rate but may reimburse at 50% of base pay for hours in excess of 40 per week. 

32

It is presumed to be the employer's choice to employ the participant for more than 40 hours per week.  Reimbursement at a higher pay rate would reduce the number of hours of reimbursable training for a given contract dollar obligation.  Thus, to insure that the trainee receives the agreed‐upon training, the reimbursement rate is kept at the regular rate of pay. 

Excessive or continual use of overtime may indicate other issues associated with training or employment.  Where there are more than 8 hours of overtime for each of two weeks in a month, the Coordinator should determine why the training could not be accomplished within the planned workweek. 

E. PAY RAISES: 

Reimbursement will be made to the employer only at the rate of pay specified in the OJT contract.  When a pay raise is planned and included in the OJT contract, the new rate of pay is used to calculate the reimbursement beginning with the effective date of the raise as specified in the contract only if the trainee actually receives the new pay rate as planned.  The Coordinator should verify that the pay raise has been implemented before approving the voucher. 

Occasionally an employer may wish to provide a pay increase to the trainee that was not planned for in the original OJT contract.  If the pay raise is being given because all (or other) employees are also to receive a raise, it may be warranted to modify the OJT contract to increase the wage rate and the total dollar amount of the contract.  If, on the other hand, the pay raise is being given to the trainee because the trainee is learning more rapidly than anticipated and is becoming more productive, then it may be warranted to increase the contract wage rate without increasing the total dollar amount of the contract.  The resultant decrease in the number of training hours will thus be proportional to the more rapid training progress. 

IX.MONITORING AND EVALUATION 

Monitoring and evaluation play a critical role in insuring that the goals of the OJT are achieved.  In basic form, monitoring activities are distinguished from evaluation in that monitoring examines the process of compliance with the OJT contract, the regulations, etc. whereas evaluation focuses on the achievement of the training objectives and where that progress fits into the overall goal for the participant. 

A. REGULAR CONTACT: 

Monitoring entails the regular examination of performance to insure that the employer is complying with the Terms of Conditions of the contract.  This includes a determination of whether training is being provided in accordance with the plan, payment of wages is timely and at the specified rate, and the maintenance of records and working conditions are in keeping with the contract "boilerplate." 

33

Effective monitoring requires the desk review of all correspondence from the employer, including monthly OJT Reimbursement Vouchers.  Vouchers should be reviewed in the light of the contract itself to verify wage rate, hour limits, etc., but should also be compared to previous vouchers to identify trends in attendance and performance evaluations.  Information reported on the voucher may trigger the need for an immediate on‐site visit. 

Additionally, regular visits to the OJT training site by the Coordinator are essential.  At a minimum, a monthly visit to each site is required. Observation of the workstation and interviews with both the trainee and the supervisor, preferably in separate locations, should be used to determine whether benefits and working conditions remain unchanged and whether the trainee is being paid on time at the proper rate.  Any deviations from the contract should be dealt with promptly, either with an appropriate corrective action plan or by suspension or termination of the contract if serious violations have occurred.  Care must be taken to avoid the loss of employment for the trainee by imposition of inflexible standards or unduly harsh penalties for the employer. 

The training plan is used to guide the trainee evaluation process.  It should be referenced each time the Coordinator makes an on‐site visit to insure that all key training elements are being addressed.  In addition to the monthly evaluation that is included on the OJT Reimbursement Voucher, the training plan is used to measure and document skill acquisition and the progress of training.  At least twice, at mid‐point and near the conclusion of the contract, the training plan must be used to evaluate the trainee's progress.  Evaluation is not, however, limited to two sessions and should be scheduled on an as needed basis to accommodate the unique nature of the arrangement.  Use of the training plan in this fashion serves three important purposes: 

1) Adjustment of the training plan.  By identifying the skills that have been attained and those that require continued instruction, the intensity of the training can be focused on the areas most in need of attention. 

2) Retention by the employer.  A favorable evaluation serves to convince the employer to retain the trainee as a regular employee.  A well‐constructed OJT training plan sets out measurable performance requirements that represent the skills of an entry‐level worker who would have been hired without the need for OJT.  The decision to retain the trainee after a favorable training evaluation can be made with confidence that the trainee can perform substantially at this level. 

3) Reassignment of the trainee.  When the evaluation documents that the trainee is not making adequate progress, corrective action should be taken to remedy the problem.  If improvement does not result, it is often wise to reassign the trainee to a different activity or other, more appropriate OJT.  Timely intervention will avoid failure on the part of the trainee, waste of program resources, and disenchantment on the part of the employer. 

 

All visits to the business should be documented in the counseling log.  The entry should identify when the visit was made, what was observed, who was interviewed, a synopsis of the content of the conversation, and any items of concern that need to be addressed.  A copy of each skill evaluation must be maintained in the participant's file.  The skill evaluation is used to document each 

34

attainment. 

B. FORMAL MONITORING: 

In addition to the regular desk review of documents and the monthly on‐site visit to each OJT worksite, OJT as a program activity is included as part of the annual formal monitoring review that is conducted by the Workforce Council.  A standardized monitoring protocol, encompassing fiscal and programmatic examinations for compliance with the rules and regulations, includes a sample of OJT contracts and transactions. 

The monitor examines financial records, participant files, and employer files at the offices of the Workforce Council and selects a sample of sites from among the various program activities, including OJT, to visit in person.  On site, the monitor will observe the work setting, interview trainees and supervisors, and examine employer payroll records to insure compliance with the Terms and Conditions of the contract. 

A monitoring report that specifies the procedures that are used and any issues or findings is prepared for the Workforce Council Board.  Corrective action is required to improve any deficiencies that are identified. 

Additionally, other entities may monitor the Workforce Council's finances and programs.  These include the State of Washington’s Employment Security Department, the Department of Labor's Employment and Training Administration, and the Department of Labor's Office of Inspector General. 

Monitoring is complemented by an annual audit that is conducted by a Certified Public Accountant after the closeout of each program year.  Auditors may perform the same types of tests as a monitor.  Note that deficiencies identified by auditors may result in disallowed costs rather than corrective action.  Federal authorities may also audit each WDA on a random basis or if there is "reason" to include the WDA in a sample. 

C. REPORTS AND RECORDS: 

Several additional reports are also used to monitor and oversee the operation of the OJT program.  These include the Monthly OJT Obligation Report, and the OJT Employer Evaluation.  The Monthly Obligation Report is prepared by the accounting department.  The financial obligation incurred in each OJT is tracked as a declining balance ledger.  This report is a spreadsheet of all OJTs by county and is used by Administration, Area Managers, and Coordinators to track spending and deobligations, and to flag potential problems for review. 

The OJT Employer Evaluation is also integral to the monitoring process.  Completed forms are maintained in employer files and are used in re‐contracting decisions and to improve OJT quality. 

Additionally, the records used in the reimbursement process are used by administration to help monitor the quality of the OJT program.  Each reimbursement voucher that is submitted is compared to the contract, modification, and previously submitted vouchers before a check to the employer is issued.  The check is attached to the reimbursement voucher and any other documentation that was 

35

submitted.  Each check must be signed by two administrative staff who each review the documentation for consistency and compliance and follow up on identified problems. 

36

  

INDIVIDUAL ON‐THE‐JOB‐TRAINING CONTRACT  This Contract by and between the Northwest Workforce Council hereinafter called NNWC and   BUSINESS NAME:   

  

 PHONE: 

 MAIL ADDRESS:   

  

 IRS #: 

 CITY/STATE/ZIP CODE:   

  

  

 hereinafter called the Employer is entered into for the purpose of providing on‐the‐job‐training in accordance with the rules and regulations under the Workforce Investment Act of 1999 as amended hereinafter called WIA 

The Employer agrees to train ___________________, SSN# _________________, who has been certified by the NNWC to be eligible for services under WIA and has been assessed as appropriate for training under the agreement.  

The NNWC agrees to reimburse the Employer for training costs at a fixed rate which shall be deemed to be in compensation for the extraordinary costs associated with lower productivity of the WIA participant.  

This contract shall commence on __________ and shall be completed on or before _________ 

The Employer is not eligible for a training payment prior to the agreed upon starting date.  The reimbursable training shall be completed by the ending date as stated in the contract unless an extension has been applied for an approved by the NNWC in writing. 

Rate of Reimbursement:  

 Position, DOT and SVP Code 

 Start Wage 

 Training Period 

 Training Hours 

 Reimb Rate 

 Training Cost 

  

  

 From: To:     

    

  

  

  

  

 From: To: 

  

  

  

  

  

  

    

 TOTALS 

  

Training Supervisor: _____________________________________________ Coordinator Initials ____   Subcode   _____     Contract  __________ 

NWDC Northwest Workforce Development Counci l101 Pros pect Street (PO Box 2009) Bellingham, WA 98227 671-1660 — 2021 East College Way, Suite 210, Mount Vernon, WA 98273 336-5781

31975 SR 20, Suite 3, Oak Harbor WA 98277 675-5966 — 540 Guard Street #210 (PO Box 1696) Friday Harbor WA 98250 378-4662

37

Detail of Training: 

Training provided in accordance with the attached "Training Plan" will be conducted at: 

____________________________________________________________________________ 

Trainee shall be required to have the following clothing and tools (which are not normally provided by the Employer):______________________________________________________ 

Supplemental education/training, related to training specified elsewhere in this agreement, will consist of the following (which are not normally provided by the Employer):________________ 

____________________________________________________________________________ 

The Employer shall pay the participant at the agreed upon wage rate on the following payroll schedule: (CHECK ONE)  

  

 WEEKLYY 

  

 BI‐WEEKLY SEMI‐MONTHLY MONTHY 

Employer further agrees to: 

1) Will comply with the WIA and its implementing regulations, as amended, and with the attached Terms and Conditions.  

2) Will comply with Federal and State laws and local ordinances and all applicable business licensing, taxation, and insurance requirements; 

3) Would not otherwise hire trainee into this position without the OJT agreement; 

4) Has not relocated or expanded the current facility within the previous 120 days, the result of which is a loss of employment for any employee at the original location; 

5) Will provide training as specified in the attached training plan and complete periodic progress and performance reports regarding the trainee. 

6) Will maintain all records pertinent to payroll, time and attendance, job duties, employment status, benefits, and training in sufficient detail to document reimbursement requests and compliance with the terms and conditions of this agreement and shall make such records available to the NNWC, state and Federal WIA representatives upon reasonable request.  Such records will be maintained at: _____________________________________________________________________ 

Collective Bargaining Agent Concurrence:  

1) Is the occupation in which employment and training to be offered covered under a collective bargaining agreement?    Yes:______     No:______ 

2) If yes: Name of ___________________________  Union Local No. ___________ 

38

Displacement of Workers: 

I certify that this OJT Position does not displace (including partial displacement such as a reduction in the hours of non‐overtime work, wages, or employment benefits) a person in layoff status or a current employee.        Yes:          No:______  

Termination Provisions  

This contract shall terminate upon the earliest of:  

1) the final date of the training period, or  

2) the completion of the specified training duration, or  

3) the final date of the trainee's employment by the Employer.  

In lieu of these dates, the contract may be terminated immediately for:  

1) non‐performance, or  

2) lack of funds, or  

3) violations of WIA, its implementing regulations, or the Terms and Conditions of this agreement.  

Either party may terminate this agreement by giving written notice specifying the reasons for termination.  ___________________________________________________________________________ 

Certification: 

The Employer and NNWC do mutually agree to all the terms and conditions set forth above and incorporated by reference in attachments and certify their legal authority to enter into this contract on behalf of the respective party. 

_____________________________      ___________________________________ NNWC Signature    Date      Employer Signature    Date 

I certify that both the Employer and participant are eligible and appropriate for these services and will act as the agent of NNWC in implementing and monitoring this agreement. 

_______________________________________ Coordinator Signature    Date 

I understand that I am an employee of the Employer and agree to put forth my best effort in acquiring the skills specified in the training plan. 

_______________________________ Participant Signature    Date 

 

Page 1 of 6 (Terms and Conditions)

  

ON ‐ THE ‐ JOB TRAINING CONTRACTS TERMS AND CONDITIONS 

 PARTIES TO THE CONTRACT WILL UPHOLD AND ABIDE BY THE FOLLOWING: 

ACCOUNTING: 

EMPLOYERS WILL KEEP THE RECORDS FOR THE TRAINEE WHICH MUST INCLUDE: 

1) Social Security Number 2) Job Title and Job Duties Statement 3) Copies of all Time Invoices 4) Copies of all warning letters and other correspondence and / or letters relating to 

the Trainee 5) Gross Pay and Fringe Benefits for each pay period 6) Copy of the OJT Contract 

All Trainee records are subject to audit and must be maintained for three (3) years beyond completion of Contract. 

ATTENDANCE RECORDS:  

Employer must maintain daily attendance records and report attendance to Northwest Workforce Council, hereinafter referred to as “NNWC”, on reimbursement vouchers provided by the NNWC. 

BENEFITS: 

EMPLOYER SHALL PROVIDE TRAINEE WITH: 

1) State Accident Insurance or its equivalent 2) State Unemployment Insurance 3) Any other Fringe Benefits required by law 4) All Fringe Benefits provided other persons similarly employed by the Employer and 

to the same level and extent 

CLASSROOM TRAINING: 

Supplemental classroom training provided by an educational institution or the Employer in a classroom setting to enhance Trainee’s skills and the ability to complete training shall be outlined in the contract.  NNWC can pay for tuition, books or instructional materials only when prior approval has been given by the NNWC.

NWDC Northwest Workforce Development Counci l101 Pros pect Street (PO Box 2009) Bellingham, WA 98227 671-1660 — 2021 East College Way, Suite 210, Mount Vernon, WA 98273 336-5781

31975 SR 20, Suite 3, Oak Harbor WA 98277 675-5966 — 540 Guard Street #210 (PO Box 1696) Friday Harbor WA 98250 378-4662

Page 2 of 6 (Terms and Conditions)

COMPLAINTS / GRIEVANCES: 

Complaints arising from the terms of this contact shall first be informally negotiated between the complainant and the respondent.  Bona fide WIA grievances shall be processed in accordance with the WIA grievance procedure.  The NNWC reserves the right to review any complaint or grievance arising from the terms of this contract.  The Employer agrees to present any relevant documentation or records to the NNWC upon written request.   

CONTRACT AMENDMENTS: 

AMENDMENTS OR MODIFICATIONS TO THE CONTRACT MAY BE MADE WHEN THERE IS: 

1) A change in the ending of the Contract 2) An increase or decrease in the hours to be worked 3) Revision of Training goals 4) Wage change (see pay upgrades) 5) Any change affecting total training reimbursement or maximum duration of the 

total contract 6) Amendments must be processed in writing prior to the stated change and will be 

affixed as an addendum to the Contract 

CORRECTIVE ACTION: 

In other than extreme instances, e.g., theft, endangering others, etc., Employers must issue a written notice to the Trainee when a problem arises.  A copy must be sent to the NNWC and a copy placed in the Trainee’s file at the work site.   

The corrective action should state the problem(s) needing correction, corrective action which should be taken and the consequences if this action is not taken within a specified time.  If possible, the Employer is asked to issue at least one (1) written warning prior to termination of the OJT Contract.  A NNWC staff member is available at all times to help work out employment problems.  

DISPLACEMENT OF WORKERS: 

No currently employed worker may be displaced by a Trainee (including partial displacement such as a reduction in the hours of non‐overtime work, wages, or employment benefits).  No Trainee shall be employed of job openings filled when any other individual is on the layoff from the same or any substantially equivalent job or when the Employer has terminated the employment of any regular employee or otherwise reduced its work force with the intention of filling the vacancy so created by hiring an On‐The‐Job Training Participant.  No training position can be created which infringes upon the promotional opportunities of currently employed workers. 

Page 3 of 6 (Terms and Conditions)

EQUAL OPPORTUNITY EMPLOYMENT: 

Titles VI and VII of the Federal Civil Rights Act of 1964 and Section 504 of the Rehabilitation Act of 1964 enjoins Employers not to discriminate against any applicant or Trainee or employee on the grounds of race, creed, color, political affiliation or belief, sex, national origin, age or handicap (except where age is a bona fide occupational qualification).  NNWC is prohibited from contracting with any Employer who unlawfully discriminates.  

FEDERAL / STATE LIABILITY: 

It is understood that the Federal Government, represented by the U.S. Department of Labor and the State of Washington are not a party hereto and that no legal liability on the part of the Federal Government or the State of Washington is implied under the terms and conditions of this contract.   

HIRING: 

Employer shall make the final hiring decision from among eligible applicants referred by the NNWC.  The Employer shall not be eligible for training payments prior to the agreed upon starting date specified in the contract.   

The Trainee hired shall be considered a permanent Employee.  

This Contract signifies Employer’s intent to retain the Trainee upon satisfactory completion of training. 

MONITORING: 

NNWC is required to contact Employer and Trainee periodically to determine the effectiveness of the training program.  Employer agrees to maintain all records pertinent to payroll, time and attendance, job duties, employment status, benefits, and training in sufficient detail to document reimbursement requests and compliance with the terms and conditions of this agreement and shall make such records available to the NNWC, State and Federal WIA representatives upon reasonable request. 

Funds which are spent in violation of the contract may be subject to repayment. 

NEPOTISM: 

Employer may not hire a Trainee who is related to the owner or staff without prior written consent of  NNWC. 

OVERTIME: 

The NNWC shall reimburse the Employer for overtime hours at the regular rate of pay only.  The Employer shall pay all overtime which may become due and owing the participant and agrees to comply with the Fair Labor Standards Act and the Washington Minimum Wage Act (RCW 49.46) 

Page 4 of 6 (Terms and Conditions)

PAY UPGRADE: 

The Employer will notify the NNWC prior to any pay upgrade so that the contract can be modified and approved prior to payment.  

POLITICAL ACTIVITIES:   

No funds received from the NNWC may be used to promote political activities or for lobbying.  

REIMBURSEMENT: 

The maximum amount to be paid to the Employer by the NNWC for On‐The‐Job Training shall be for the specified rate of reimbursement in the Contract of the wages or salary paid to a Trainee by Employer for the hours recorded on the Reimbursement Voucher or attached time records copies. 

Paid hours for Holiday, Vacation, or Sick Leave can not be reimbursed as not training occurs during these periods.  

No reimbursement will be made to Employer for work performed and training provided after the ending date of the Contract.  A Contract Amendment must be signed by all parties extending length of the Contract before further reimbursement may be made. 

REIMBURSEMENT VOUCHER: 

Employer will bill NNWC by the 5th day of the month for training cost reimbursement on vouchers provided, as outlined under reimbursement. 

RELIGIOUS ACTIVITIES: 

No Trainee may be employed in the construction, maintenance or operation of any facility used for sectarian instruction or religious worship, or by any organization engaged in sectarian activities.    

SAFETY AND HEALTH STANDARDS: 

The Employer agrees to comply with appropriate safety and heath standards as defined in the Federal Occupational and Health Safety Act (Public Law 91‐596) and Washington Industrial Safety and Health Act (RCW 49.17) and rules and regulations adopted under its authority. 

SUBCONTRACTING: 

Employer may not subcontract On‐The‐Job Training provided for under this Contract without the express approval of the NNWC. 

Page 5 of 6 (Terms and Conditions)

SUPPORTIVE SERVICES: 

Limited funds are available from the NNWC to enable the WIA trainee to participate in the training, which they would not otherwise be able to participate without the assistance.  Such funds may be used to help with such things as transportation to and from work and work enabling clothing until the trainee receives the first paycheck. 

TERMINATION OF CONTRACT: 

This Contract will terminate upon: 

1) The final date of the training period 

2) The completion of the specified training duration 

3) The final date of the Trainee’s employment with the Employer, whichever is sooner 

CONTRACT MAY BE TERMINATED EARLIER BY EMPLOYER OR NNWC, UPON WRITTEN NOTICE DUE TO: 

1) ‐Failure of Trainee to meet Employer requirements (see corrective action). 

2) ‐Failure of Employer to comply with the Terms and Conditions of this contract. 

3) ‐Termination or reduction of WIA program funding to NNWC. 

The NNWC may terminate any Contract in whole or in part, at anytime before the date completion due to funding reductions or cost within the WIA, Title 1B, On‐The‐Job Training program. 

Contract will be terminated if Trainee leaves the OJT position prior to ending date of the contract.  Trainee has agreed to verification of eligibility information provided at intake and understands that immediate termination will occur if he / she is found to ineligible.    

Page 6 of 6 (Terms and Conditions)

TRAINING: 

EMPLOYER IS RESPONSIBLE FOR PROVIDING TRAINING AS OUTLINED IN THE CONTRACT.  TRAINING GOALS WILL BE LISTED IN THE ON‐THE‐JOB CONTRACT.  EMPLOYER AGREES TO: 

1) Orient Trainee to work site and explain safety rules and standard work policies. 

2) Provide skill training as specified in the training plan 

3) Assign tasks to Trainee in relation to his / her ability to perform those tasks. 

4) Supervise Trainee in the performance of the duties and tasks described in the training goal outline on the OJT contract. 

5) Provide Trainee with necessary working tools and equipment ordinarily provided to non WIA employees. 

6) Evaluate skill acquisition on a regular basis. 

7) Counsel Trainee in regard to job related problems or questions. 

UNIONS: 

No WIA funds received under an OJT Contract may be used to assist, promote or deter union organizing. 

WAGES: 

No trainee shall receive less than the Federal Minimum Wage as authorized by the Fair Labor Standards and its amendments.  Trainee shall be paid at the same rate as other persons similarly employed by Employer including periodic raises.  Where raises affect reimbursement under this Contract, prior NNWC approval is required.   

Affected employers agree to abide by the Davis Bacon Act Section 143 (d): All laborers and mechanics employed by contractors or subcontractors in any construction , alteration, or regular repair, including painting and decorating, or projects, buildings and works which are federally assisted under this Act, shall be paid wages at rates not less than those prevailing on similar construction in the locality as determined by the Secretary in accordance with the Act of March 3, 1931 (40 USC 276a‐276a‐5), popularly known as the Davis‐Bacon Act.  The Secretary shall have, with respect to such labor standards, the authority and have, with respect to such labor standards, the authority and functions set forth in Reorganization Plan Numbered 14 of 1950 (15 F.R. 3176: 64 Stat. 1267) and Section 2 of the Act of June 1, 1934, as amended (49 Stat.   948, as amended; 40 USC 276(c)).  The provisions of this subsection shall not apply to a bona fide trainee in a training program under this Act.  The provisions of section 167 (a) (4) shall apply to such trainees.

   

  

NWDC Northwest Workforce Development Counci l101 Pros pect Street (PO Box 2009) Bellingham, WA 98227 671-1660 — 2021 East College Way, Suite 210, Mount Vernon, WA 98273 336-5781

31975 SR 20, Suite 3, Oak Harbor WA 98277 675-5966 — 540 Guard Street #210 (PO Box 1696) Friday Harbor WA 98250 378-4662

ON‐THE‐JOB TRAINING CONTRACT MODIFICATION  Modification Number___________  On‐the‐Job Training Contract number _________________________ by and between _____________________________________, known as the Employer, and Northwest Workforce Council, known as NNWC, is hereby amended in accordance with the Term and Conditions of said Contract.  The following changes replace previous contract conditions:  This Contract/training agreement shall be completed on or before _____________.  Position  title  & DOT Code 

Wage or Salary  Training  Period & Hours 

Reimburse‐ment Rate 

Total  Training Cost 

                                       Total Training Cost: ___________________  Has the position description and training outline changed?________ If yes, the description and outline must be attached.  Is there supplemental training or additional supportive services, not outlined in the original contract, required for the successful completion of the training plan?  If so, describe the nature of the services and anticipated cost: _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________    ____________________________    ____________________________ Signature of Employer  Date      Signature of NNWC    Date  ____________________________    ____________________________ Signature of Participant  Date      Signature of Coordinator  Date  ____________________________ Signature of Collective   Date Bargaining Agent (if applicable) 

   

OJT REIMBURSEMENT VOUCHER   Trainee’s Name: ______________________ 

 Contract #: ___________________________ 

 Social Security #: ______________________ 

 Employer: ____________________________ 

 Start Date: ___________________________ 

 Address: ____________________________ 

____________________________________  End Date: ____________________________  ____________________________________ 

____________________________________   

 Telephone #: ____________________________ 

Supervisor Instructions: 

1) Please  include  the exact hours  for which payment  is due  to  trainee by completing  the  following Record of Attendance for the reimbursement period. 

2) All  vouchers  of  this  contract  must  be  submitted  with  documentation  of  gross  wages  paid  and  payroll deductions taken for the employer=s pay periods. 

3) The Workforce Council will reimburse the Employer for overtime hours at the regular rate of pay only. 4) Please do not include paid Sick, Vacation or Holiday hours, as these cannot be reimbursed. 

 DO NOT WRITE BELOW THIS LINE  

Date_______________  Check#_________________ Check Amount ____________________ Reimbursement Amount _________  Contract Balance ___________  Verified by:___________     

 

RECORD OF ATTENDANCE  This voucher is submitted on                                               for job training performed during the month of                            only.                                                                           Date Submitted 

 Day of Month 

 1 

 2 

 3 

 4 

 5 

 6 

 7 

 8 

 9 

 10 

 11 

 12 

 13 

 14 

 15 

  Hours Worked 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  Day of Month 

 16 

 17 

 18 

 19 

 20 

 21 

 22 

 23 

 24 

 25 

 26 

 27 

 28 

 29 

 30 

 31 

  Hours Worked 

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  

                             total hours worked at ________   =   ________________   X  _______ %  =  ____________       Total reimbursement of $____________  If the trainee is no longer employed, please provide the final date of employment, the reason for termination and any available information as to the trainee’s next place of employment. 

NWDC Northwest Workforce Development Counci l101 Pros pect Street (PO Box 2009) Bellingham, WA 98227 671-1660 — 2021 East College Way, Suite 210, Mount Vernon, WA 98273 336-5781

31975 SR 20, Suite 3, Oak Harbor WA 98277 675-5966 — 540 Guard Street #210 (PO Box 1696) Friday Harbor WA 98250 378-4662

  

TRAINEE WORK AND OJT CONTRACT EVALUATION  1) Is the schedule for training as described in the OJT Contract on target at this point?  Yes___ No ___ Employer 

Comments: _________________________________________________________ _________________________________________________________________________Coordinator Comments________________________________________________________ _________________________________________________________________________ 

2) Are there any factors which have or could cause changes or updates in the trainee’s job training position (e.g., layoffs, change of duties, raises, etc.) as outlined in the Job Description and OJT Contract?   Yes ______ No _____ 

3) Using a 1 to 5 rating scale, with 1 being low and 5 being high, how do you rate the trainee=s demonstration of the following skills and qualities?  Please circle the appropriate number. 

 

a) Trainee shows enthusiasm on the job.    1  2  3  4  5 

b) Trainee works well independently.    1  2  3  4  5 

c) Trainee works extra when needed.   1  2  3  4  5 

d) Trainee works productively and quickly.    1  2  3  4  5 

4) Other. Please add any comments about the trainee=s work habits and skills (e.g., honestly, ability to follow instructions, reliability, cooperativeness, ability to handle tasks, appearance, etc. 

 5) Comments: ________________________________________________________________ 

_________________________________________________________________________ 

Payment Schedule: Vouchers must be received by the 5th day of each month to be paid by the 25th day of that month. 

Payroll records: Employer must maintain records sufficient to support all reimbursement requests. These records must be made available to the Northwest Workforce Council upon request. 

Authorizing Signatures: The Employer understands that training costs will be reimbursed only upon submission of this voucher and will be allowed only for the regular hours that the trainee is in a paid status. The Employer certifies that all applicable Federal and State taxes and Industrial Insurance have been paid through the end of the previous quarter.  The Employer also certifies that the amount claimed on this voucher constitutes payment in accordance with the terms of the OJT Contract.  The Employer and Trainee acknowledge that the Record of Attendance completed on this voucher is correct and that the completed Trainee Work and OJT Contract Evaluation is accurate and has been discussed by both parties. 

_________________________________    _________________________________   OJT Trainee’s Signature    Date    OJT Employer’s Signature        Date  _________________________________ Coordinator Initials 

NWDC Northwest Workforce Development Counci l101 Pros pect Street (PO Box 2009) Bellingham, WA 98227 671-1660 — 2021 East College Way, Suite 210, Mount Vernon, WA 98273 336-5781

31975 SR 20, Suite 3, Oak Harbor WA 98277 675-5966 — 540 Guard Street #210 (PO Box 1696) Friday Harbor WA 98250 378-4662

  

OJT JUSTIFICATION AND TRAINING LENGTH  Participant: __________________________________________ Adult: ______ Youth: ______  Occupation recommended for Training: ____________________________________________ 

A. List the applicable DOT and SVP Codes: ________________________________________ 

B. How many hours of training are predicted by the SVP code: Minimum: __________; Maximum: __________ 

C. Is there any prior participant work experience as shown on the Participant Assessment Worksheet or Resume (if available)?  If yes, list the job(s) 

1) ______________________________________________ Months worked___________ 

2) ______________________________________________ Months worked___________ 

3) ______________________________________________ Months worked___________ 

D. Is there any related participant education/training?  Y/N_______ If yes, describe and list months of education/training, course curriculum titles and degrees/certificates received. 

1) ____________________________________________________ Months ___________ 

2) ____________________________________________________ Months ___________ 

3) ____________________________________________________ Months ___________ 

E. List barriers preventing the participant from securing this job.  (Brief but specific) 

1) ______________________________________________________________________ 

______________________________________________________________________ 

2) ______________________________________________________________________ 

______________________________________________________________________ 

3) ______________________________________________________________________ 

______________________________________________________________________  

NWDC Northwest Workforce Development Counci l101 Pros pect Street (PO Box 2009) Bellingham, WA 98227 671-1660 — 2021 East College Way, Suite 210, Mount Vernon, WA 98273 336-5781

31975 SR 20, Suite 3, Oak Harbor WA 98277 675-5966 — 540 Guard Street #210 (PO Box 1696) Friday Harbor WA 98250 378-4662

Job Training and Employment Resources 

F. Is any routine training offered to non‐WIA employees filling similar jobs?  Y/N ______.  If so, describe the length and content of routine training. 

____________________________________________________________________________ 

____________________________________________________________________________ 

____________________________________________________________________________  

G. Is any training for skills included in the DOT/SVP crosswalk left out of the training outline?  Y/N___  If yes, describe. 

____________________________________________________________________________ 

____________________________________________________________________________  

____________________________________________________________________________  

H. Is  the  employer willing  to  offer  and  does  the  trainee  and  job  require  and  specific  training  not considered in the DOT/SVP hours? Y/N______ If so, describe. 

____________________________________________________________________________ 

____________________________________________________________________________ 

____________________________________________________________________________ 

I. Describe why,  in  your  judgment,  the  training  to be provided  is not  a duplication of  skill/training already acquired.  (See questions C & D). 

____________________________________________________________________________ 

____________________________________________________________________________ 

____________________________________________________________________________ 

J. Given  all  the  factors  listed  above,  how  many  OJT  hours  are  recommended  within  the Minimum/Maximum SVP range and not exceeding 1,040? ___________. 

I hereby certify that the participant=s past work history, education and training skills, barriers to employment, employer circumstances, proposed training plan and other factors necessary to secure employment have been considered in making the decision to enroll the above named participant into OJT training at the length recommended.  _______________________________________________ Coordinator          Date  

   

OJT / INTERNSHIP WORKSHEET 

EMPLOYER: _________________________________________________________________ 

IRS IDENTIFICATION#____________________________________________________________ 

ADDRESS: _________________________________________________________________________ 

AUTHORIZED REPRESENTATIVE: __________________________TITLE: _________________ 

FOR PROFIT?: _____________ PRIVATE NON‐PROFIT?: ____________ PUBLIC?:______________ 

DESCRIPTION OF BUSINESS / PRODUCTS / SERVICES:  

____________________________________________________________________________________ 

____________________________________________________________________________________ 

____________________________________________________________________________________ 

____________________________________________________________________________________ 

____________________________________________________________________________________ 

HOW LONG IN BUSINESS?:________________________NUMBER OF EMPLOYEES:______________ 

BUSINESS FLUCTUATIONS (LAYOFF / PEAK TIMES):  ______________________________________ 

ANYONE CURRENTLY IN LAYOFF?: ________________PERMANENT POSITION?: _______________ 

ARE THEY WORKING UNDER COLLECTIVE BARGAINING?:__________________________________ 

HAVE THEY USED OJT BEFORE?: ___________ WHAT HAPPENED?: _________________________ ____________________________________________________________________________________ 

HAS THE COMPANY RELOCATED FROM ANOTHER AREA WITHIN THE LAST YEAR?: ___________ 

IF SO, WERE WORKERS LAID OFF?: _______ HOW MANY?: _______ WHAT JOBS: ______________ 

HAS THE COMPANY OR PREDECESSOR EVER FILED BANKRUPTCY?:________________________ 

PAYROLL SYSTEM: WEEKLY: _____  BI‐WEEKLY: _____ MONTHLY: _____ SEMI‐MONTHLY:_______ 

PAID BY: CHECK: ________________ CASH: _________________ 

PAID: HOURLY RATE: _____ SALARY: _____ COMMISSION: _____ BONUS: _____ OVERTIME: _____ 

COMMENTS: __________________________________________________________________ 

NWDC Northwest Workforce Development Counci l101 Pros pect Street (PO Box 2009) Bellingham, WA 98227 671-1660 — 2021 East College Way, Suite 210, Mount Vernon, WA 98273 336-5781

31975 SR 20, Suite 3, Oak Harbor WA 98277 675-5966 — 540 Guard Street #210 (PO Box 1696) Friday Harbor WA 98250 378-4662

51

IS  THERE  A  PAYROLL  SYSTEM WITH  LEDGERS WHICH  TRACK  GROSS  PAY,  DEDUCTIONS,  INCLUDING:  FEDERAL WITHHOLDINGS, F.I.C.A., INDUSTRIAL INSURANCE AND NET PAY? 

____________________________________________________________________________ 

CAN COPIES OF PAY‐STUBS, VOUCHERS, OR CASH PAY RECEIPTS SHOWING WAGE AND REQUIRED DEDUCTIONS BE OBTAINED?:   YES:_______ NO: _______  

JOBS TO BE FILLED: ____________________________________________________________ 

OPENING DUE TO: EXPANSION: _____________________SEPARATION: ______________________ 

IF SEPARATION, QUIT: _____ RETIRED: _____ FIRED: _____ IF FIRED, WHAT WERE THE CIRCUMSTANCES: ____________________________________________________________________ 

WAGE: ________________ 

BENEFITS: __________________________________________________________________________ 

____________________________________________________________________________________ 

DUTIES: (ATTACH JOB DESCRIPTION IF AVAILABLE)_______________________________________ 

____________________________________________________________________________________  

LIKELY SCHEDULE: ___________________________________________________________________ 

TRAINING SITE: ______________________________________________________________________ 

SUPERVISOR / TRAINER: ______________________________________________________________ 

ARE THERE SUFFICIENT TOOLS, EQUIPMENT, WORK SPACE AND SUPERVISORY PERSONNEL TO ACCOMMODATE THE TRAINEE?: ____________________________________________________ 

DOES THE WORK SITE APPEAR REASONABLY SAFE AND SANITARY?: _______________________ 

BRIEF NARRATIVE OF TRAINING METHODS: _____________________________________________ 

____________________________________________________________________________________ 

SUMMARY COMMENTS: DOES THIS APPEAR TO BE A GOOD TRAINING SITE / EMPLOYER? (Include comments on transferability of skills, potential within company, etc. and any other concerns you may have) 

____________________________________________________________________________________ 

____________________________________________________________________________________ 

____________________________________________________________________________________ 

_______________________________      ___________________________________ Coordinator Signature  Area Manager Signature

52

 

TRAINING JUSTIFICATION 

Name:________________________________________ Phone:__________________ 

SSN:_________________________________________ Subcode: NW 

Current Occupational Skills: 

1.___________________________________  4.______________________________ 

2.___________________________________  5.______________________________ 

3.___________________________________  6.______________________________ 

Skills were determined by work history evaluation, Skills I.D. workshop, WSS Matrix, Assessment tool (name):_______________________,  other;____________________ (Circle all that apply) 

Possible Jobs (based on skills listed above):      JOB TITLE            DEMAND OCCUPATION 

1. ________________________________________     YES/NO 

2._________________________________________      YES/NO 

3._________________________________________      YES/NO 

Pay range for the above listed jobs:___________to___________. Labor Market Information Sources:__________________________________________ Other considerations (skills need updating, age, disability, any other mitigating factors): 

_____________________________________________________________________ 

_____________________________________________________________________ 

ITA/OJT NEED CERTIFICATION: _______________________ is not able to obtain a job which would adequately support his/her family size of _______ in the local labor market without further skill development and training. _______________________ and I have jointly determined that training in __________ is appropriate based on Career Decision Making Activities and current Labor Market Information.  ____________________________   ____________________________  _______   NNWC Coordinator      Customer      Date  

NWDC Northwest Workforce Development Counci l101 Pros pect Street (PO Box 2009) Bellingham, WA 98227 671-1660 — 2021 East College Way, Suite 210, Mount Vernon, WA 98273 336-5781

31975 SR 20, Suite 3, Oak Harbor WA 98277 675-5966 — 540 Guard Street #210 (PO Box 1696) Friday Harbor WA 98250 378-4662

53

SELECTED SECTION OF THE WORKFORCE INVESTMENT ACT AND REGULATIONS PERTAINING TO OJT  Public Law 105‐220: Workforce Investment Act of 1998  Sec.  112(31)  On‐the‐job  training.‐‐The  term  “on‐the‐job  training”  means  training  by  an employer that is provided to a paid participant while engaged in productive work in a job that— 

1) provides knowledge or skills essential to the full and adequate performance of the job; 

2) provides reimbursement to the employer of up to 50 percent of the wage rate of the participant, for the extraordinary costs of providing the training and additional supervision related to the training; and  

3) is limited in duration as appropriate to the occupation for which the participant is being trained, taking into account the content of the training, the prior work experience of the participant, and the service strategy of the participant, as appropriate. 

Sec. 122(h) On‐the‐Job Training or Customized Training Exception.‐‐ 

1) In general.‐‐Providers of on‐the‐job training or customized training shall not be subject to the requirements of subsections (a) through (e). 

2) Collection and dissemination of information.‐‐A one‐stop operator in a local area shall collect such performance information from on‐the‐job training and customized training providers as the Governor may require, determine whether the providers meet such performance criteria as the Governor may require, and disseminate information identifying providers that meet the criteria as eligible providers, and the performance information, through the one‐stop delivery system. Providers determined to meet the criteria shall be considered to be identified as eligible providers of training services. 

Sec. 134(D) Training services.‐‐Training services may include‐‐ 

a) occupational skills training, including training  

b) for nontraditional employment; 

c) on‐the‐job training; 

54

SEC. 181. REQUIREMENTS AND RESTRICTIONS. 

a) Benefits.‐‐ 

1) Wages.‐‐ 

A.) In general.‐‐Individuals in on‐the‐job training or individuals employed in activities under this title shall be compensated at the same rates, including periodic increases, as trainees or employees who are similarly situated in similar  occupations by the same employer and who have similar training, experience, and skills, and such rates shall be in accordance with applicable law, but in no event less than the higher of the rate specified in section 6(a)(1) of the Fair Labor Standards Act of 1938 (29 U.S.C. 206(a)(1)) or the applicable State or local minimum wage law. 

b) Labor Standards.‐‐ 

1) Limitations on activities that impact wages of employees.‐‐No funds provided under this title shall be used to pay the wages of incumbent employees during their participation in economic development activities provided through a statewide workforce investment system. 

2) Displacement.‐‐ 

A.) Prohibition.‐‐A participant in a program or activity authorized under this title (referred to in this section as a “specified activity”) shall not displace (including a partial displacement, such as a reduction in the hours of nonovertime work, wages, or employment benefits) any currently employed employee (as of the date of the participation). 

B.) Prohibition on impairment of contracts.‐‐A specified activity shall not impair an existing contract for services or collective bargaining agreement, and no such activity that would be inconsistent with the terms of a collective bargaining agreement shall be undertaken without the written concurrence of the labor organization and employer concerned.  

3) Other prohibitions.‐‐A participant in a specified activity shall not be employed in a job if— 

A.) any other individual is on layoff from the same or any substantially equivalent job; 

B.) the employer has terminated the employment of any regular employee or otherwise reduced the workforce of the employer with the intention of filling the vacancy so created with the participant; or 

C.) the job is created in a promotional line that will infringe in any way upon the 

55

promotional opportunities of currently employed individuals (as of the date of the participation). 

4) Health and safety.‐‐Health and safety standards established under Federal and State law otherwise applicable to working conditions of employees shall be equally applicable to working conditions of participants engaged in specified activities. To the extent that a State workers' compensation law applies, workers' compensation shall be provided to participants on the same basis as the compensation is provided to other individuals in the State in similar employment. 

A.) Employment conditions.‐‐Individuals in on‐the‐job training or individuals employed in programs and activities under this title, shall be provided benefits and working conditions at the same level and to the same extent as other trainees or employees working a similar length of time and doing the same type of work. 

B.) No impact on union organizing.‐‐Each recipient of funds under this title shall provide to the Secretary assurances that none of such funds will be used to assist, promote, or deter union organizing. 

d) Relocation.‐‐ 

1) Prohibition on use of funds to encourage or induce relocation.‐‐No funds provided under this title shall be used, or proposed for use, to encourage or induce the relocation of a business or part of a business if such relocation would result in a loss of employment for any employee of such business at the original location and such original location is within the United States. 

2) Prohibition on use of funds for customized or skill training and related activities after relocation.‐‐No funds provided under this title for an employment and training activity shall be used for customized or skill training, on‐the‐job training, or company‐specific assessments of job applicants or employees, for any business or part of a business that has relocated, until the date that is 120 days after the date on which such business commences operations at the new location, if the relocation of such business or part of a business results in a loss of employment for any employee of such business at the original location and such original location is within the United States. 

Sec.195(4) On‐the‐job training contracts under this title shall not be entered into with employers who have received payments under previous contracts and have exhibited a pattern of failing to provide on‐the‐job training participants with continued long‐term employment as regular employees with wages and employment benefits (including health benefits) and working conditions at the same level and to the same extent as other employees working a similar length of time and doing the same type of work. (5) No person or organization may charge an individual a fee for the placement or referral of the individual in or to a workforce investment activity under this title. 

56

20 CFR 660‐667: WIA Implementing Regulations 

Sec. 663.430  Under what circumstances may mechanisms other than ITA's be used to provide training services?  

a) Contracts for services may be used instead of ITA's only when one of the following three exceptions applies:  

1) When the services provided are on‐the‐job training (OJT) or customized training;  

2) When the Local Board determines that there are an insufficient number of eligible providers in the local area to accomplish the purpose of a system of ITA's. The Local Plan must describe the process to be used in selecting the providers under a contract for services. This process must include a public comment period for interested providers of at least 30 days;  

3) When the Local Board determines that there is a training services program of demonstrated effectiveness offered in the area by a community‐based organization (CBO) or another private organization to serve special participant populations that face multiple barriers to employment, as described in paragraph (b) in this section. The Local Board must develop criteria to be used in determining demonstrated effectiveness, particularly as it applies to the special participant population to be served. The criteria may include:  

(i) Financial stability of the organization; 

(ii) Demonstrated performance in the delivery of services to hard to serve participant populations through such means as program completion rate; attainment of the skills, certificates or degrees the program is designed to provide; placement after training in unsubsidized employment; and retention in employment; and  

(iii) How the specific program relates to the workforce investment needs identified in the local plan.  

(b) Under paragraph (a)(3) of this section, special participant populations that face multiple barriers to employment are populations of low‐income individuals that are included in one or more of the following categories:  

(1) Individuals with substantial language or cultural barriers; 

(2) Offenders; 

(3) Homeless individuals; and 

(4) Other hard‐to‐serve populations as defined by the Governor. 

 Sec. 663.440 What are the requirements for consumer choice? 

57

a) Training services, whether under ITA's or under contract, must be provided in a manner that maximizes informed consumer choice in selecting an eligible provider. 

b) Each Local Board, through the One‐Stop center, must make available to customers the State list of eligible providers required in WIA section 122(e). The list includes a description of the programs through which the providers may offer the training services, the information identifying eligible providers of on‐the‐job training and customized training required under WIA section 122(h) (where applicable), and the performance and cost information about eligible providers of training services described in WIA sections 122 (e) and (h).  

c) An individual who has been determined eligible for training services under Sec. 663.310 may select a provider described in paragraph (b) of this section after consultation with a case manager. Unless the program has exhausted training funds for the program year, the operator must refer the individual to the selected provider, and establish an ITA for the individual to pay for training. For purposes of this paragraph, a referral may be carried out by providing a voucher or certificate to the individual to obtain the training.  

d) The cost of referral of an individual with an ITA to a training provider is paid by the applicable adult or dislocated worker program under title I of WIA. 

Sec. 663.595 What requirements apply to providers of OJT and customized training? 

For OJT and customized training providers, One‐Stop operators in a local area must collect such performance information as the Governor may require, determine whether the providers meet such performance criteria as the Governor may require, and disseminate a list of providers that have met such criteria, along with the relevant performance information about them, through the One‐Stop delivery system. Providers determined to meet the criteria are considered to be identified as eligible providers of training services. These providers are not subject to the other requirements of WIA section 122 or this subpart. 

Sec. 663.700  What are the requirements for on‐the‐job training (OJT)? 

a) On‐the‐job training (OJT) is defined at WIA section 101(31).OJT is provided under a contract with an employer in the public, private non‐profit, or private sector. Through the OJT contract, occupational training is provided for the WIA participant in exchange for the reimbursement of up to 50 percent of the wage rate to compensate for the employer's extraordinary costs. (WIA sec. 101(31)(B).)  

b) The local program must not contract with an employer who has previously exhibited a pattern of failing to provide OJT participants with continued long‐term employment with wages, benefits, and working conditions that are equal to those provided to regular employees who have worked a similar length of time and are doing the same type of work. (WIA sec. 195(4).)  

c) An OJT contract must be limited to the period of time required for a participant to become proficient in the occupation for which the training is being provided. In determining the appropriate length of the contract, consideration should be given to 

58

the skill requirements of the occupation, the academic and occupational skill level of the participant, prior work experience, and the participant's individual employment plan. (WIA sec. 101(31)(C).) 

Sec. 663.705 What are the requirements for OJT contracts for employed workers? 

OJT contracts may be written for eligible employed workers when: 

a) The employee is not earning a self‐sufficient wage as determined by Local Board policy;  

b) The requirements in Sec. 663.700 are met; and  

c) The OJT relates to the introduction of new technologies, introduction to new production or service procedures, upgrading to new jobs that require additional skills, workplace literacy, or other appropriate purposes identified by the Local Board. 

Sec. 663.710 What conditions govern OJT payments to employers? 

a) On‐the‐job training payments to employers are deemed to be compensation for the extraordinary costs associated with training participants and the costs associated with the lower productivity of the participants.  

b) Employers may be reimbursed up to 50 percent of the wage rate of an OJT participant for the extraordinary costs of providing the training and additional supervision related to the OJT. (WIA sec. 101(31)(B).)  

c) Employers are not required to document such extraordinary costs. 

Sec. 663.715  What is customized training? 

Customized training is training: 

a) That is designed to meet the special requirements of an employer (including a group of employers); 

b) That is conducted with a commitment by the employer to employ, or in the case of incumbent workers, continue to employ, an individual on successful completion of the training; and  

c) For which the employer pays for not less than 50 percent of the cost of the training. (WIA sec. 101(8).) 

59

Sec. 663.720 What are the requirements for customized training for employed workers? 

Customized training of an eligible employed individual may be provided for an employer or a group of employers when: 

a) The employee is not earning a self‐sufficient wage as determined by Local Board policy;  

b) The requirements in Sec. 663.715 are met; and  

c) The customized training relates to the purposes described in Sec. 663.705(c) or other appropriate purposes identified by the Local Board. 

Sec. 663.730 May funds provided to employers for OJT of customized training be used to assist, promote, or deter union organizing? 

No, funds provided to employers for OJT or customized training must not be used to directly or indirectly assist, promote or deter union organizing. 

Sec. 667.262 Are employment generating activities, or similar activities, allowable under WIA title I? 

a) Under WIA section 181(e), WIA title I funds may not be spent on employment generating activities, economic development, and other similar activities, unless they are directly related to training for eligible individuals. For purposes of this section, employer outreach and job development activities are directly related to training for eligible individuals.  

b) These employer outreach and job development activities include:  

(1) Contacts with potential employers for the purpose of placement of WIA participants;  

(2) Participation in business associations (such as chambers of commerce); joint labor management committees, labor associations, and resource centers;  

(3) WIA staff participation on economic development boards and commissions, and work with economic development agencies, to:  

(i) Provide information about WIA programs,  

(ii) Assist in making informed decisions about community job training needs, and  

(iii) Promote the use of first source hiring agreements and enterprise zone vouchering services,  

(4) Active participation in local business resource centers (incubators) to provide technical assistance to small and new business to reduce the rate of business failure;  

(5) Subscriptions to relevant publications;  

(6) General dissemination of information on WIA programs and activities; 

60

(7) The conduct of labor market surveys; 

(8) The development of on‐the‐job training opportunities; and  

(9) Other allowable WIA activities in the private sector. (WIA sec. 181(e).) 

Sec. 667.264 What other activities are prohibited under title I of WIA? 

a) WIA title I funds must not be spent on:  

1) The wages of incumbent employees during their participation in economic development activities provided through a Statewide workforce investment system, (WIA sec. 181(b)(1).);  

2) Public service employment, except to provide disaster relief employment, as specifically authorized in section 173(d) of WIA, (WIA sec. 195(10));  

3) Expenses prohibited under any other Federal, State or local law or regulation. 

b) WIA formula funds available to States and local areas under subtitle B, title I of WIA must not be used for foreign travel. (WIA sec. 181(e).) 

Sec. 667.266 What are the limitations related to sectarian activities? 

a) Limitations related to sectarian activities are set forth at 

b) WIA section 188(a)(3) and 29 CFR 37.6(f). 

c) Under these limitations: 

1) WIA title I financial assistance may not be spent on the employment or training of participants in sectarian activities. This limitation is more fully described at 29 CFR 37.6(f)(1).  

2) Under 29 CFR 37.6(f)(1), participants must not be employed under title I of WIA to carry out the construction, operation, or maintenance of any part of any facility that is used or to be used for sectarian instruction or as a place for religious worship. However, as discussed in 29 CFR 37.6(f)(2), WIA financial assistance may be used for the maintenance of a facility that is not primarily or inherently devoted to sectarian instruction or religious worship if the organization operating the facility is part of a program or activity providing services to WIA participants. (WIA sec. 188(a)(3).) 

Sec.  667.268 What  prohibitions  apply  to  the  use  of WIA  title  I  funds  to  encourage business relocation? 

a) WIA funds may not be used or proposed to be used for:  

1)  The encouragement or inducement of a business, or part of a business, to relocate from any location in the United States, if the relocation results in any employee losing his or her job at the original location;  

2) Customized training, skill training, or on‐the‐job training or company specific assessments of job applicants or employees of a business or a part of a business that has 

61

relocated from any location in the United States, until the company has operated at that location for 120 days, if the relocation has resulted in any employee losing his or her jobs at the original location.  

b)  Pre‐award review. To verify that an establishment which is new or expanding is not, in fact, relocating employment from another area, standardized pre‐award review criteria developed by the State must be completed and documented jointly by the local area with the establishment as a prerequisite to WIA assistance.  

1) The review must include names under which the establishment does business, including predecessors and successors in interest; the name, title, and address of the company official certifying the information, and whether WIA assistance is sought in connection with past or impending job losses at other facilities, including a review of whether WARN notices relating to the employer have been filed.  

2) The review may include consultations with labor organizations and others in the affected local area(s). (WIA sec. 181(d).) 

 Sec. 667.269 What procedures and sanctions apply to violations of Secs. 667.260 through 667.268? 

a) We will promptly review and take appropriate action on alleged violations of the provisions relating to: 

1) Employment generating activities (Sec. 667.262); 

2) Other prohibited activities (Sec. 667.264); 

3) The limitation related to sectarian activities (Sec. 667.266); 

4) The use of WIA title I funds to encourage business relocation (Sec. 667.268). 

b) Procedures for the investigation and resolution of the violations are provided for under the Grant Officer's resolution process at Sec. 667.510. Sanctions and remedies are provided for under WIA section 184(c) for violations of the provisions relating to: 

1) Construction (Sec. 667.260); 

2) Employment generating activities (Sec. 667.262); 

3) Other prohibited activities (Sec. 667.264); and 

4) The limitation related to sectarian activities (Sec. 667.266(b)(1)). 

c) Sanctions and remedies are provided for in WIA section 181(d)(3) for violations of Sec. 667.268, which addresses business relocation. 

d) Violations of Sec. 667.266(b)(2) will be handled in accordance with the DOL nondiscrimination regulations implementing WIA section 188, codified at 29 CFR part 37. 

 Sec. 667.270  What safeguards are there to ensure that participants in Workforce Investment Act employment and training activities do not displace other employees? 

62

a) A participant in a program or activity authorized under title I of WIA must not displace (including a partial displacement, such as a reduction in the hours of non‐overtime work, wages, or employment benefits) any currently employed employee (as of the date of the participation). 

b) A program or activity authorized under title I of WIA must not impair existing contracts for services or collective bargaining agreements. When a program or activity authorized under title I of WIA would be inconsistent with a collective bargaining agreement, the appropriate labor organization and employer must provide written concurrence before the program or activity begins.  

c) A participant in a program or activity under title I of WIA may not be employed in or assigned to a job if:  

1) Any other individual is on layoff from the same or any substantially equivalent job;  

2) The employer has terminated the employment of any regular, unsubsidized employee or otherwise caused an involuntary reduction in its workforce with the intention of filling the vacancy so created with the WIA participant; or  

3) The job is created in a promotional line that infringes in any way on the promotional opportunities of currently employed workers.  

4) Regular employees and program participants alleging displacement may file a complaint under the applicable grievance procedures found at Sec. 667.600. (WIA sec. 181.) 

Sec. 667.272  What wage and labor standards apply to participants in activities under title I of WIA? 

a) Individuals in on‐the‐job training or individuals employed in activities under title I of WIA must be compensated at the same rates, including periodic increases, as trainees or employees who are similarly situated in similar occupations by the same employer and who have similar training, experience and skills. Such rates must be in accordance with applicable law, but may not be less than the higher of the rate specified in section 6(a)(1) of the Fair Labor Standards Act of 1938 (29 U.S.C. 206(a)(1)) or the applicable State or local minimum wage law.  

b) Individuals in on‐the‐job training or individuals employed in programs and activities under Title I of WIA must be provided benefits and working conditions at the same level and to the same extent as other trainees or employees working a similar length of time and doing the same type of work.  

c) Allowances, earnings, and payments to individuals participating in programs under Title I of WIA are not considered as income for purposes of determining eligibility for and the amount of income transfer and in‐kind aid furnished under any Federal or Federally assisted program based on need other than as provided under the Social Security Act (42 U.S.C. 301 et seq.). (WIA sec. 181(a)(2).)  

63

Sec. 667.274 What health and safety standards apply to the working conditions of participants in activities under title I of WIA? 

a) Health and safety standards established under Federal and State law otherwise applicable to working conditions of employees are equally applicable to working conditions of participants engaged in programs and activities under Title I of WIA. 

b) (1) To the extent that a State workers' compensation law applies, workers' compensation must be provided to participants in programs and activities under Title I of WIA on the same basis as the compensation is provided to other individuals in the State in similar employment. 

c) If a State workers' compensation law applies to a participant in work experience, workers' compensation benefits must be available for injuries suffered by the participant in such work experience. If a State workers' compensation law does not apply to a participant in work experience, insurance coverage must be secured for injuries suffered by the participant in the course of such work experience. 

Sec. 667.275  What are a recipient's obligations to ensure nondiscrimination and equal opportunity, as well as nonparticipation in sectarian activities? 

a) (1) Recipients, as defined in 29 CFR 37.4, must comply with the nondiscrimination and equal opportunity provisions of WIA section 188 and its implementing regulations, codified at 29 CFR part 37. Under that definition, the term ``recipients'' includes State and Local Workforce Investment Boards, One‐Stop operators, service providers, vendors, and subrecipients, as well as other types of individuals and entitites. 

(2) Nondiscrimination and equal opportunity requirements and procedures, including complaint processing and compliance reviews, are governed by the regulations implementing WIA section 188, codified at 29 CFR part 37, and are administered and enforced by the DOL Civil Rights Center. 

(3) As described in Sec. 667.260 

(a)  financial assistance provided under WIA title I may be used to meet a recipient's obligation to provide physical and programmatic accessibility and reasonable accommodation/modification in regard to the WIA program, as required by section 504 of the Rehabilitation Act of 1973, as amended, the Americans with Disabilities Act of 1990, as amended, section 188 of WIA, and the regulations implementing these statutory provisions. 

(b) Under 29 CFR 37.6(f), the employment or training of participants in sectarian activities is prohibited, except with respect to the maintenance of a facility that is not primarily or inherently devoted to sectarian instruction or religious worship, in a case in which the organization operating the facility is part of a program or activity providing services to participants.