Digital  Portfolio    

Start-­‐up  Guide                        

Updated:  2/8/2012  Created  by:  Dr.  Jensen  Moore

  2  

Table  of  Contents    Getting  Started  ................................................................................................................................  3  Creating  a  Strong  Digital  Portfolio  ...................................................................................................  5  Designing  Your  Portfolio  ..................................................................................................................  6  Sharing  Your  Digital  Portfolio  with  the  World  ...............................................................................  12    

   

   

   

  3  

Getting  Started    As  you  get  started  with  your  online  portfolio,  you  will  need  to  have  a  clear  vision  of  who  your  primary  target  audience  is.  Do  you  want  your  family  and  friends  to  see  your  work?  Are  you  using  your  portfolio  to  gain  an  internship  opportunity?  Is  this  for  future  employers  to  view?  Are  you  gathering  things  to  ask  for  a  promotion  or  award?  Here  are  some  tips  to  help  you  get  started.    Create  Your  Resume    The  first  step  you  should  take  is  to  create  a  paper  copy  of  your  resume.  This  will  allow  you  to  collapse  data,  determine  your  objectives,  edit  and  get  feedback  from  colleagues  before  you  post  information  online.  Also,  most  companies  still  request  paper  copies  of  your  resume  so  you  should  have  it  handy.    The  website  has  a  section  for  references  as  well.  So,  take  some  time  to  find  professionals  (and  ask  their  permission)  to  serve  as  references  for  you.  This  will  be  an  impressive  addition  to  your  digital  portfolio.    Gather  and  Sort  Your  Portfolio  Items    Collect  everything  you  have  done  that  has  your  name  attached  to  it.  It  can  be  an  advertisement,  a  logo,  a  newspaper  article,  a  video  news  release,  a  newsletter  story,  a  social  media  release  or  a  flier.      Create  a  pile  of  all  your  work  –  then  sort  it  into  categories.  Perhaps  you  want  to  group  items  based  on  the  class  you  created  it  for.  Maybe  you  want  to  sort  items  based  on  an  internship  or  a  project  you  worked  on.  Maybe  you  do  different  kinds  of  work  (e.g.,  graphic  design  and  writing)  and  want  to  sort  items  that  way.  Whatever  you  do,  don’t  just  throw  all  your  work  on  a  website  and  expect  it  to  speak  for  itself,  or  for  your  audience(s)  to  make  sense  of  it.  Categories  will  help  you  develop  the  “brand”  of  your  site.    Additionally,  just  because  you  created  something  doesn’t  mean  you  should  use  it.  People  usually  want  to  see  only  your  best  work.  So,  make  sure  to    “separate  the  wheat  from  the  chaff.”    Find  a  Point  of  View    Many  people  have  created  online  portfolios.  The  main  thing  that  will  set  yours  apart  is  that  it  accurately  reflects  you  and  it  has  a  sense  of  purpose.  Find  a  consistent  voice  or  “brand  image”  that  makes  your  portfolio  stand  out,  while  remaining  relevant  to  your  audience(s).      Portfolios  Don’t  Have  to  Be  LONG    You  aren’t  trying  to  create  a  complete  repository  of  your  entire  life  from  high  school  through  college,  just  a  place  to  showcase  your  most  important/exceptional  work.  Again,  make  sure  to  highlight  just  the  BEST  things  you  have  done.        

  4  

Have  fun!    You  are  creating  something  that  is,  above  all,  for  you.  It  is  on  a  topic  that  you  know  very  well  and  you  enjoy.  Have  some  fun  with  it.  Enjoy  the  experience.  

  5  

Creating  a  Strong  Digital  Portfolio    

You’ve  been  taught  how  to  write  a  certain  way  your  whole  life,  but  the  rules  are  different  online.  Most  people  don’t  have  time  to  spend  sifting  through  large  blocks  of  text.  They’re  looking  for  rich,  information-­‐packed  content  they  can  process  quickly.  Think  about  how  you  surf  the  web  at  home.  Are  you  going  to  land  on  a  page  full  of  text  and  make  it  all  the  way  to  the  bottom?  Probably  not.  That’s  why  you  need  to  write  your  digital  portfolio  for  an  online  audience.      Think  Visual      Once  again,  think  about  how  you  surf  the  web.  In  other  words,  do  the  work  for  your  audience(s)  so  they  don’t  have  to.  The  more  you  do  to  make  your  digital  portfolio  easily  read  and  absorbed,  the  more  likely  your  audience(s)  will  be  to  view  it.    Optimize  Your  Titles      If  you  build  it,  they  won’t  necessarily  come.  You  have  to  get  them  in  the  front  door  first.  Tell  your  audience(s)  what  they  are  clicking  on  and  they’ll  be  more  likely  to  do  it.  Creative  gallery  titles  and  project  titles  show  not  only  what  the  content  is  about,  but  why  your  audience(s)  should  be  interested.    Write  Short  and  Punchy      People  are  moving  fast  online  and  they  won’t  wait  for  the  last  sentence  so  you  can  explain  yourself.  Tell  them  what  first,  then  explain  why.      Be  Conversational      Using  a  conversational  tone  helps  your  audience(s)  realize  that  you  are  a  real  person.  Speak  comfortably,  but  professionally,  in  your  content  descriptions.      

  6  

Designing  Your  Digital  Resume  and  Portfolio    

Jobrary.com  is  a  quick  and  easy  way  to  get  your  digital  portfolio  started.  This  section  will  walk  you  through  the  process  and  show  you  a  few  tips  to  help  you  get  started.  If  you  are  unfamiliar  with  digital  portfolios  you  may  want  to  look  at  some  of  the  features  offered  by  the  JObrary  site.    Creating  Your  JOBrary  Account    The  first  step  to  getting  started  with  your  digital  portfolio  is  creating  your  account  on  JObrary.  Go  to  Jobrary.com.  Click  the  gray  –  sign  up  for  free  –  button.    

     

  7  

Choosing  Your  Portfolio  Address    You  will  be  prompted  to  enter  your  email  address,  your  password  your  unique  URL.  For  your  URL  address  (and  username)  you  will  usually  want  to  choose  your  name  so  employers  can  easily  find  your  digital  portfolio.  The  site  will  let  you  know  if  your  name  is  available  –  or  if  you  need  to  add  initials  or  numbers  for  the  address.  Once  you  have  filled  out  the  form,  click  the  sign  up  button.      

     A  screen  will  then  tell  you  to  check  your  email  for  activation  instructions.  Once  you  receive  your  activation  you  will  get  a  screen  that  looks  like  this.      

         

  8  

Creating  Your  Digital  Resume    Otherwise  Known  as  the  First  Thing  the  Employer  Sees    When  you  log  in  to  your  digital  portfolio,  you  will  first  see  your  resume  dashboard.  While  you  are  creating  your  digital  portfolio  (i.e.,  it  is  under  repairs)  you  may  want  to  set  the  button  on  the  upper  right  corner  to  private.  When  you  are  done  with  your  portfolio  make  sure  to  set  it  back  to  public  so  that  people  can  see  your  materials.    

   You  will  be  asked  to  complete  the  following  resume  sections:  objective,  education  and  experience.  There  are  additional  buttons  at  the  top  of  the  webpage  for  adding:  skills,  certifications,  references  or  customizing  your  resume.      If  you  already  have  a  resume  in  a  Word  (or  similar  text  document)  you  should  be  able  to  simply  copy/paste  your  information.          

  9  

Changing  the  Resume    You  can  make  several  changes  to  the  resume  page  so  that  it  appears  how  you  want  it.  If  you  want  to  remove  a  resume  section  click  the  (X)  in  the  upper  right  corner.  If  you  want  to  add  a  section  click  on  the  add  another  section  button  at  the  bottom  left  of  the  webpage.  If  you  want  to  move  the  page  arrangement  you  will  first  need  to  enter  data  and  save  changes  to  that  section  and  then  use  the  edit  and  move  up/move  down  menu.    

       

  10  

Creating  and  Personalizing  Your  Digital  Portfolio    At  the  top  of  the  screen  select  the  Portfolio  button.  On  your  screen  you  will  see  an  about  note.  Click  on  the  (pencil)  button  to  add  information  about  yourself  or  the  topic  of  your  portfolio  here.  This  is  another  place  where  you  can  provide  some  information  to  help  “brand”  yourself.    Create  a  New  Gallery    The  galleries  are  where  you  can  begin  uploading  your  digital  portfolio  content.  Accepted  formats  are:  JPEG,  JPG,  PNG,  GIF  and  PDF.  The  maximum  file  size  is  5  MB.      It  is  suggested  that  you  provide  a  title/name  for  the  gallery  and  select  save  changes  before  uploading  any  content.  Then,  select  modify  this  gallery  and  upload  content  to  the  gallery.  Once  you  have  uploaded  the  content  you  will  see  the  following  screen:    

 

  11  

 Make  sure  to  provide  a  full  description  of  each  item  you  upload  including:  1)  who  (i.e.,  organization,  class,  professor)  the  piece  was  created  for,  2)  the  intended  audience,  3)  the  creation  date,  and  4)  what  part  you  completed  (especially  if  the  piece  was  group  work).    You  can  also  embed  videos  to  your  portfolio.  First,  however,  you  need  to  save  videos  to  one  of  the  following  sites:  YouTube,  Vimeo  or  Blip.tv    Creating  a  Digital  Portfolio  for  Class(es)    If  you  are  currently  a  student  and  are  completing  the  digital  portfolio  for  your  class(es)  you  may  wish  to  create  separate  gallery(ies)  for  each  class.  This  will  allow  your  professor(s)  to  easily  locate  the  materials  you  are  submitting  for  their  class(es).  See  example  below.    

       

  12  

Sharing  Your  Digital  Portfolio  With  the  World    Emailing,  Printing,  or  Downloading  Your  Digital  Portfolio  Employers  may  to  view  your  portfolio  in  a  number  of  ways.  JOBrary  lets  you  email,  print  (for  a  bound  portfolio),  or  download  your  digital  portfolio  (to  put  on  a  CD)  for  them.  Use  the  buttons  on  the  right  menu  to  get  your  portfolio  to  them  in  the  format  they  request.    *  make  sure  to  set  your  profile  back  to  public  for  these  to  work.    Sharing  Your  Digital  Portfolio  via  Social  Media  You  can  also  share  your  portfolio  with  friends  and  family  via  the  Facebook  and  Twitter  buttons.  This  is  a  handy  way  to  let  people  know  what  you  have  accomplished!  It  may  also  help  you  to  network  with  others  in  your  field  –  or  even  find  a  job  you  didn’t  know  existed.    *  make  sure  to  set  your  profile  back  to  public  for  these  to  work.    

     Congratulations!  You  have  now  created  your  online  portfolio  and  are  on  your  way  to  showing  the  world  what  you  have  to  offer.