KIM SPINDERInnovator en piraat voor het publieke domein

penLab INITIATIEFNEMERS

RAMSES DE VRIESCommunicatie-adviseur OVER-Gemeenten

RONALD SMITBeleidsadviseur HRM OVER-Gemeenten

MIRANDA VROOMSenior beleidsme-dewerker Ministerie van VWS

OPENLAB

Het OpenLab is opgericht om leren, innovatie en mobiliteit te stimuleren binnen het

publieke domein. We leren door te doen. We starten in het OpenLab pilots en

testen direct wat wel en niet werkt. We schrijven geen plannen van aanpak. Er

verdwijnen teveel ideeën en rapporten in een bureaula. Dat is zonde van onze tijd

en creativiteit. En stel je voor, straks voeren we een slecht plan heel succesvol uit

simpelweg omdat we het nog niet getest hadden. Daar willen we niet over een half

jaar achter komen, maar juist zo snel mogelijk. Innovatie kun je namelijk managen

door te doen en daar direct van te leren. Wat was succesvol en welke ideeën bleken

uiteindelijk toch te gek voor woorden?

FAILURE IS THE ONLY OPTION

Door in het OpenLab in de praktijk te testen wat wel en niet werkt, komen we

steeds een stap verder. We doen alles in kleine stapjes, oftewel fast-cycle testing.

Voor ons is leren het belangrijkst, maar dan wel gevalideerd. Daarom voeren we

alleen datgene uit wat nodig is om weer iets nieuws te leren, vervolgens testen en

evalueren we of we daadwerkelijk waarde toevoegen of moeten bijstellen of juist

doorgaan. Dat er dingen anders gaan dan we vooraf dachten is onontkoombaar

anders zouden we immers niets leren. Het OpenLab runnen kunnen we niet alleen,

daar hebben we ondernemers voor nodig die helpen. Gelukkig is ondernemerschap

een carrière, ook binnen de overheid. Je kunt het OpenLab het beste zien als een

startup binnen de overheid. "A startup is a human institution designed to create a

new product or service under conditions of extreme uncertainty."

1

Turn Your Can’ts Into Cansand Your Problems Into Plans

PILOT: BANENRUIL

De eerste pilot van het Openlab start in februari op het gebied van mobiliteit,

namelijk Banenruil. Het vergroten van flexibiliteit en mobiliteit is één van de

veranderopgaven waar veel overheidsorganisaties mee te maken hebben. Op dit

moment zijn er weinig vacatures, maar er zijn wel banen. Onder het mom van ‘mijn

baan, jouw baan’ kun je onderling ruilen. Ben je bijvoorbeeld communicatieadviseur

bij een gemeente dan kun je wellicht ruilen met een communicatieadviseur van een

andere overheidsorganisatie. Onder banenruil verstaan we de mogelijkheid om

tijdelijk of structureel van baan te ruilen. De ruilkandidaten zijn zelf

verantwoordelijk voor een kwalitatief goede ruil en komen na afgesproken periode

(tenzij anders overeengekomen) weer terug op hun oude werkplek. Medewerkers

kunnen in deze periode waarin er minder vacatures zijn via Banenruil werken aan

hun persoonlijke ontwikkeling en nieuwe ervaring opdoen. Daarnaast hebben

organisaties ook flexibele, adaptieve medewerkers nodig die zich blijven

ontwikkelen. De uitwisseling van ervaring en kennis heeft voor alle betrokkenen

meerwaarde. Tijdelijk ergens anders ervaring opdoen is ook in tijden van

taakstelling en bezuiniging nodig, maar zeker ook mogelijk. Banenruil is een

initiatief door en voor medewerkers en biedt een platform én netwerk voor

medewerkers die geïnteresseerd zijn in het werken bij een andere

(overheids)organisatie.

We willen tijdens de pilot met elkaar leren hoe dit concept het beste voor de

overheid kan werken. We brengen de do’s en dont’s in kaart om tot een

succesformule te komen om mobiliteit, innovatie en leren binnen de overheid te

stimuleren.

2

START

We gaan in 2014 regionale en internationale speeddates organiseren waarbij

ambtenaren elkaar kunnen ontmoeten en een brede uitwisseling mogelijk is. Dit zijn

kleinschalige bijeenkomsten van 30 tot maximaal 40 deelnemers. Hiermee blijft het

informele karakter behouden en doen we wat de kern van het initiatief is; een

platform bieden voor medewerkers om elkaar te ontmoeten. De bijeenkomsten zijn

georganiseerd rondom specifieke schalen, vakgebieden of regio’s. Deze sessies

worden via een gezamenlijke ‘kalender’ op de OpenLab website bekend gemaakt,

waarbij ook de naam en contactgegevens van de organisator staan. Deelnemers

kunnen zich aanmelden bij de organisator van de bijeenkomst.

De bijeenkomsten worden geor-

ganiseerd door ambtenaren zelf.

We zoeken een aantal enthousiaste

ambtenaren die in hun eigen regio

mee willen doen met de pilot

Banenruil en een speeddate sessie

willen organiseren. Zij worden

ondersteund door het OpenLab en

door collega's die al eerder hebben

meegedaan helpen bij de organisa-

tie en begeleiding van een speed-

date. Zij bieden veel meerwaarde

voor de deelnemers, omdat zij ook

over hun eigen ervaringen kunnen vertellen. De organisatoren van de

speeddate-bijeenkomsten vormen een netwerk op Facebook genaamd OpenLab

Organisatoren. Zij delen ervaringen, voorzien elkaar van tips en kunnen

deelnemers verwijzen naar bijeenkomsten van collega’s. In februari 2014 is de

startbijeenkomst. Digitaal ondersteunen we de speeddates. We maken het mogelijk

om ook met de deelnemers van de andere bijeenkomsten in contact te komen

zodat er een brede netwerkfunctie is. Zij hebben een eigen OpenLab Deelnemers.

HOE WERKT BANENRUIL?

We organiseren speeddates per regio, schaal en vakgebied waarbij ambtenaren

elkaar ontmoeten. Het principe is eenvoudig: je regelt je eigen ruil. Je bent dus zelf

verantwoordelijk voor het vinden van een match en het maken van afspraken over

het moment van aanvang en de duur van een ruil. We bieden alleen een netwerk

van collega’s die zich ook op een ruil oriënteren. Na een succesvolle speeddate ga

je zelf verder met elkaar in gesprek. Vaak lopen collega’s eerst een dag met elkaar

mee, voordat zij overgaan tot een ruil. Is er een goede match? Dan bespreek je het

voorstel met je leidinggevende. Pas als de leidinggevenden akkoord zijn met het

voorstel kan de ruil worden geregeld.

In eerste instantie – om het simpel te houden – gaat het om een 1 op 1 ruil. Een ruil

kan zowel tijdelijk als structureel zijn. Veelal wordt gestart met een tijdelijke ruil

voor een periode van 1 of 2 jaar met de optie om deze definitief te maken als alle

partijen akkoord zijn. Bij een tijdelijke ruil behoud je allebei je arbeidsvoorwaarden,

ook als er sprake is van niveauverschil in functie.

Uiteraard kun je buiten de speeddate om zelf ook initiatief nemen om collega’s te

benaderen waar je mee zou willen ruilen. Heb je interesse in het werken bij een

andere overheidsinstelling: gemeente, ministerie, departement etc? Ga het gesprek

aan, dat wordt gewaardeerd! Bovendien zitten daar ongetwijfeld collega’s die

geïnteresseerd zijn om een tijdje serieus aan de slag te gaan in jouw huidige

werkomgeving.

3

“A Single Conversation Across The Table With A Wise Man Is Better Than Ten Years Mere Study Of Books.”

Be Open To Learn

ERVARING TOT NU TOE

Inmiddels is de eerste ervaring opgedaan met het fenomeen banenruil. Banenruil is

gestart als een kleinschalig en informeel initiatief binnen de Rijksdienst. Van 18

deelnemers in 2011 groeide het in 2013 uit tot bijeenkomsten met meer dan

honderd aanmeldingen. Voor de laatste bijeenkomst op 25 november waren 300

aanmeldingen. Het initiatief is destijds gestart voor beleidsmedewerkers van schaal

11 t/m 13. Inmiddels is het verbreed: in november 2013 deden medewerkers mee van

schaal 5 t/m 14 vanuit ruim 20 organisaties binnen de Rijksoverheid en enkele

organisaties daarbuiten.

4

Innovation distinguishes between a leader and a follower.Steve Jobs

DO’S AND DON’TS

De eerste pilot van het Openlab start in februari op het gebied van mobiliteit.

FYSIEKE ONTMOETING IS BELANGRIJK

Het fysieke karakter van de speeddates is erg belangrijk. Door de speeddate met

collega’s oriënteer je je breder en krijg je als deelnemer een beter beeld van wat

mogelijk is. Door het gesprek gaat een takenpakket meer leven dan via een

vacaturebank of functieprofiel. Digitaal kan dit proces worden ondersteund, maar

dit vormt niet de hoofdactiviteit.

DRAAIT BIJ UITSTEK OM DE EIGEN VERANTWOORDELIJKHEID

Door de eigen verantwoordelijkheid komen medewerkers met een andere instelling

naar de bijeenkomsten dan wanneer het voor ze geregeld wordt. Deelnemers

voelen zich hierdoor ook zelf verantwoordelijk voor het laten slagen van de ruil. Je

maakt van tevoren een goede inschatting of de ander op jouw plek past. Veelal

werken ‘ruilpartners’ elkaar in op de dossiers en houden zij ook na de ruil nog

contact met elkaar.

REGEL NIET TEVEEL VANUIT DE ORGANISATIE

Ga niet teveel regelen rondom de speeddates. Denk hierbij aan intakegesprekken,

inventarisatie van de behoefte, nazorgbijeenkomsten, etc. Dit neemt een deel van

de verantwoordelijkheid van de deelnemers weg, waardoor medewerkers

achterover gaan leunen in de verwachtingen dat er een ruil voor ze geregeld wordt.

5

De bijeenkomsten worden geor-

ganiseerd door ambtenaren zelf.

We zoeken een aantal enthousiaste

ambtenaren die in hun eigen regio

mee willen doen met de pilot

Banenruil en een speeddate sessie

willen organiseren. Zij worden

ondersteund door het OpenLab en

door collega's die al eerder hebben

meegedaan helpen bij de organisa-

tie en begeleiding van een speed-

date. Zij bieden veel meerwaarde

voor de deelnemers, omdat zij ook

ER ZIJN GEEN FORMELE PROCEDURES AANWEZIG

Essentieel voor het succes is het ontbreken van een formele procedure. Banenruil

biedt geen vastomlijnd kader voor praktische zaken als duur van de ruil en

geschikte matches qua functie-eisen, schaalniveau en arbeidsduur. Dit is maatwerk

en aan betrokkenen om hier een goede invulling aan te geven. Praktische

randvoorwaarden zijn bij banenruil volgend in plaats van leidend. Dit laat

bovendien ruimte voor mogelijkheden die je vooraf niet kan bedenken.

ZORG VOOR KLEINSCHALIGE BIJEENKOMSTEN

Grootschalige bijeenkomsten leveren niet per definitie meer matches op. De

bijeenkomsten zijn anoniemer, deelnemers komen makkelijker niet opdagen zonder

zich af te melden en voelen zich minder betrokken. Ook de aanmelding via

formulieren i.p.v. persoonlijk bij de organisator dragen hier aan bij. Bij kleinschalige

bijeenkomsten is dit minder het geval, denk hierbij aan 30 tot maximaal 40

deelnemers.

ER ZIJN DIVERSE GROEPEN DEELNEMERS

Deelnemers zijn te onderscheiden in een aantal groepen:

één groep wil zich oriënteren op een andere baan binnen het eigen

vakgebied

één groep wil zich breder oriënteren op de mogelijkheden binnen de

overheid

één groep is geïnteresseerd in een baan buiten de rijksoverheid.

Bij de Rijksoverheid gaf 80% van de deelnemers aan ook geïnteresseerd te zijn

in een baan buiten de rijksoverheid, bijvoorbeeld bij gemeenten of andere

organisaties.

BANENRUIL MAAKT MOBILITEIT POSITIEF

Banenruil draagt bij aan het bespreekbaar maken van mobiliteit. De benadering is

positief; de deelnemer wil aan zijn eigen ontwikkeling werken en neemt hiervoor

zelf de regie in de handen. Het is niet de organisatie die vindt dat de medewerker

mobiel moet worden. Banenruil moet daarom niet als het ultieme mobiliteitsinstru-

ment worden gezien, maar kan daar uiteindelijk wel een bijdrage aan leveren.

DRAAGT BIJ AAN VERGROTEN NETWERK EN ORIËNTATIE

De speeddatebijeenkomsten zijn niet alleen nuttig in het zoeken naar een match,

maar dragen ook bij aan het verbreden van netwerken en een brede oriëntatie op

de mogelijkheden binnen de gehele overheid.

VOOR DEELNEMERS: HOE GAAT RUILEN IN ZIJN WERK?

VOORBEREIDING VOOR DE SPEEDDATE

Je gaat zelf na of er een plek te vinden is die zou kunnen passen. Wanneer

je daar zicht op hebt, ga je (eventueel al in overleg met je leidinggevende)

na wat goed zou zijn voor de afdeling of directie die je mogelijk een tijdje

verlaat. Idealiter hebben zij ook voordeel bij een ruil. Wat is er nodig voor

jouw project, afdeling, team of de directie de komende tijd?

Voor zowel je leidinggevende als de kandidaat waar je mee ruilt hoeft het

niet per se handig of aantrekkelijk te zijn precies jouw bestaande takenpak

ket over te nemen. De inzet na een ruil kan in overleg ‘op maat’ gemaakt

worden.

Je hebt nu zowel in beeld wat de eigen vraag is, maar ook wat wenselijk zou

zijn voor je huidige plek.

6

NA DE SPEEDDATE

Tijdens de speeddate spreek je ongeveer 8 collega's. Neem het initiatief

voor een oriënterend gesprek met de collega van de plek die je op het oog

hebt. Ga maar gewoon in gesprek en als er een klik is, ga dan eens bij elkaar

op de werkvloer kijken, een dagje meelopen, met collega’s praten etc.

Wanneer je allebei interesse hebt de tijdelijke of vaste ruil verder te

verkennen is het goed je beide leidinggevenden hierover bij te praten en

in overleg te bezien wat een goede stap in het proces lijkt (bijvoorbeeld

het organiseren van een kennismakingsgesprek met de leidinggevende

van de plek waar je na ruil terecht zou komen).

Als alle partijen de ruil tijdelijk of voor vast zien zitten (beide

leidinggevenden en beide ruilkandidaten) dan kunnen verder praktische

afspraken gemaakt worden (per wanneer, duur, tussentijdse evaluatie,

proefperiode, leerdoelen, inwerkperiode, begeleiding, e.d.) en kan je van

start op de andere plek.

TIPS VOOR ORGANISATOREN VAN EEN SPEEDDATEBIJEENKOMST

Laat deelnemers een korte beschrijving van hun functie aanleveren

(maximaal 25 woorden). Dit voorkomt dat je uitgebreide CV’s krijgt

toegestuurd.

Vraag alleen naar de functie die de

deelnemer in de ‘aanbieding’ heeft, niet

naar de wensen. Hiermee wek je de

verwachting dat je met een concreet

aanbod/match komt.

Maak de deelnemerslijst van te voren

niet bekend; risico dat deelnemers op

basis van de korte teksten oordelen dat

er geen interessante match tussen zit is

dan groot. Een veel gehoorde reactie

achteraf is dat men niet had kunnen

denken dat bepaalde functies of

organisaties zo interessant zijn, maar men daar na het gesprek pas anders

over is gaan denken. Belangrijk onderdeel van de speeddate is de brede

oriëntatie. Adviseer deelnemers die als ze exact weten in welke functie en

in welke organisatie zij willen werken om rechtstreeks contact te zoeken

met die organisatie en een netwerkgesprek aan te vragen.

Laat maximaal 40 deelnemers meedoen aan de speeddate. Hiermee is de

organisatie behapbaar en blijft het informele karakter behouden. Geen

‘kijkers’, foto’s of video’s tijdens de speeddate. Het verzoek om te komen

kijken houden we af, omdat het voor de deelnemers ongemakkelijk is. Er

zijn alleen deelnemers of begeleiders aanwezig.

7

De meeste tijd gaat zitten in de indeling van de speeddate sessies. Maak

groepen van ongeveer 12 deelnemers, dan is het ook niet erg als iemand op

het laatste moment afmeld of niet komt opdagen. Bedenk van te voren wie

mogelijk interessante gesprekspartners voor elkaar zijn. Let op dat er niet

(te veel) collega’s van een zelfde organisatie of -onderdeel aan een tafel

zitten.

Zorg goed voor de vertrouwelijkheid van de gegevens. Alleen deelnemers

mogen de gegevens van elkaar ontvangen. Deel de deelnemerslijst alleen

uit op de bijeenkomst zelf.

Speeddatebijeenkomsten zijn luidruchtig; iedereen praat tegelijk. Zorg dat

je op een plek zit waar je geen overlast bezorgd en regel iets van een bel

waarmee je de speeddate kan begeleiden.

Organiseer niet meer dan 7 tot 8 gesprekken tijdens de speeddate. De

gesprekken zijn heel intensief voor de deelnemers.

Stel in de ruimte lange tafels voor 12-14 deelnemers op en laat de

deelnemers na iedere ronde doordraaien. Bij een even aantal deelnemers

blijft één deelnemer op een vast plek zitten.

Vraag na 3 maanden wat de speeddate heeft opgeleverd, wat de ervaringen

zijn en of men nog tips heeft voor de organisatie.

Houd de aanmeldingen in de gaten. Wanneer je veel personen van dezelfde

organisatie bij de aanmeldingen hebt zitten, kun je deze beter verspreiden

over twee bijeenkomsten.

VOORBEELDPROGRAMMA

15.00 uur | Welkom, toelichting op banenruil en toelichting op middag

15.15 uur | Uitdelen van de deelnemerslijst en eventueel plenaire kennismaking

15.30 uur | Start speeddate: 7 gesprekken van 8 minuten (2x4 minuten)

16.30 uur | ‘Vrije ronde’ zorg dat mensen nog in gesprek kunnen komen met

deelnemers die niet bij hen in de groep waren ingedeeld, bijvoorbeeld

door enveloppen met namen op te hangen of andere werkvormen die

contact tussen de deelnemers bevorderen. Deelnemers gaan naar

huis met de deelnemerslijst. Oproep om vooral vertrouwelijk met deze

lijst om te gaan en ook na de bijeenkomst elkaar te bellen/mailen en

in gesprek te gaan.

8

PLANNING

De pilot banenruil duurt een jaar. We gaan per keer evalueren wat er beter kan

voor de volgende keer, maar gaan pas aan het eind van het jaar de totale balans

opmaken.

IEDERE ORGANISATOR HOUDT DE VOLGENDE GEGEVENS BIJ:

Hoeveel mensen doen mee aan de speeddate?

Hoeveel speeddates hebben plaatsgevonden?

Hoeveel mensen zijn daadwerkelijk gewisseld? [naam, baan, hoe lang]

Wat ging er goed tijdens de sessies, wat was voor verbetering vatbaar?

PLANNING

Eerste speeddate week 24 maart t/m 28 maart

Tweede speeddate week 9 juni t/m 13 juni

Derde speeddate week 24 november t/m 28 november

9

VOOR DEELNEMERS: HOE GAAT RUILEN IN ZIJN WERK?

VOORBEREIDING VOOR DE SPEEDDATE

Je gaat zelf na of er een plek te vinden is die zou kunnen passen. Wanneer

je daar zicht op hebt, ga je (eventueel al in overleg met je leidinggevende)

na wat goed zou zijn voor de afdeling of directie die je mogelijk een tijdje

verlaat. Idealiter hebben zij ook voordeel bij een ruil. Wat is er nodig voor

jouw project, afdeling, team of de directie de komende tijd?

Voor zowel je leidinggevende als de kandidaat waar je mee ruilt hoeft het

niet per se handig of aantrekkelijk te zijn precies jouw bestaande takenpak

ket over te nemen. De inzet na een ruil kan in overleg ‘op maat’ gemaakt

worden.

Je hebt nu zowel in beeld wat de eigen vraag is, maar ook wat wenselijk zou

zijn voor je huidige plek.